AP Online Hilfe - HP Supplier Portal
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AP Online Hilfe Herzlich Willkommen auf der AP Online Seite 1.0 Allgemeine Informationen 1.1 Wer kann AP Online benutzen? 1.2 Wie funktioniert AP Online? 1.2.1 Welche Rechnungen werden innerhalb von AP Online unterstützt? 2.0 AP Online Benutzer Leitfaden 2.1 Zugang zu AP Online über "Supplier Portal" 2.1.1 "Supplier Portal" Anmeldung 2.1.2 Mein "Supplier Portal" 2.2 AP Online Suche 2.3 Zusammenfassung 2.4 Lieferantenangaben 2.5 Rechnungsangaben 2.6 Bestellungsangaben 2.7 Zahlungsangaben 3.0 Suchtechniken 3.1 Szenarien und mögliche Eingaben 4.0 Genaue Textfeldbeschreibung 5.0 Kontakt zur Kreditorenbuchhaltung 5.1 Gebührenfreie Nummern 5.2 E-Mail 6.0 Häufig gestellte Fragen 7.0 Support 7.1 Portal Hilfe 7.2 AP Online Administrator ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- DIE INHALTE (EINSCHLIESSLICH ALLER SOFTWARE) UND SERVICES AUF DIESER WEBSITE WERDEN UNTER AUSSCHLUSS JEGLICHER HERSTELLERGARANTIE ZUR VERFÜGUNG GESTELLT. HP ÜBERNIMMT KEINE VERANTWORTUNG FÜR DEREN HANDELSÜBLICHKEIT, EIGNUNG FÜR EINEN BESTIMMTEN ZWECK SOWIE DIE NICHTVERLETZUNG GEISTIGEN EIGENTUMS. Die Verpflichtungen von HP in Bezug auf seine Produkte und Services unterstehen ausschließlich den Vereinbarungen, unter denen diese Produkte und Services zur Verfügung gestellt werden. Keine Inhalte auf dieser Website sollten so ausgelegt werden, dass sie eine Änderung dieser Vereinbarungen darstellen. HP übernimmt zudem keine Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte, Software und Services auf dieser Website. HP kann jederzeit ohne vorherige Ankündigung Änderungen am Inhalt und den Services dieser Website oder an den darin genannten Produkten und Preisen vornehmen. Der Inhalt und die Services dieser Website entsprechen möglicherweise nicht mehr dem neuesten Stand. HP ist nicht zur Aktualisierung der Inhalte und der Services auf dieser Website verpflichtet. Bestimmte Informationen auf dieser Website können sich auf Produkte, Programme oder Services beziehen, die in einigen Ländern nicht erhältlich sind. Willkommnen auf der AP Online Homepage Mit AP Online haben unsere externen Kunden, Partner, Lieferanten und Service Anbieter einen einfachen und sicheren Zugang zu aktuellen Informationen, die sich auf Rechnungs-, Bestell-, Zahlungs- und Lieferantendaten beziehen. Dieser Online Service ist schnell, einfach zu benutzen und jederzeit verfügbar um den Status einer an uns ausgestellten Rechnung abzufragen. AP Online Vorteile 24 Stunden / 7 Tage die Woche Zugriff auf Ihre Rechnungsdaten, die Sie an HewlettPackard gesendet haben Keine Wartezeiten am Telefon wegen Fragen zur Rechnung, Zahlung und Transaktionen Informationen zur Zahlung, Rechnung und zum Status der Zahlung an einem zentralem Ort Möglichkeit zum direkten Kontaktes mit den Hewlett-Packard’s Kundenberatungszentren über AP Online Voraussichtliches Fälligkeitsdatum der offenen Transaktionen "Supplier Portal" Vorteile Das HP "Supplier Portal" gewährt HP Geschäftspartnern und HP Lieferanten einen zentralen Zugang für ihre gesamten web-basierten Geschäfte mit HP, dies beinhaltet folgendes: Eine einzige URL Ein gewohnter Anblick und ein vertrautes Gefühl auf allen Seiten Effiziente Navigation auf den Internet-Seiten Standardisierte Benutzer-Verwaltung Einmalige Anmeldung zu für alle Dienste Benutzer ID und Passwort zur Anmeldung Ein allgemeines Support Modell Zum Inhalt 1.0 Allgemeine Informationen 1.1 Wer kann AP Online benutzen? AP Online ist verfügbar für externe Geschäftspartner mit ordnungsgemäßer Registrierung und Zugangsberechtigung. Zur Zeit werden Transaktionsdaten von vier Hewlett-Packard Buchhaltungsystemen geladen. Registrierung Passwort geschützte Leistungen - Passwort geschützte Leistungen entsprechen Leistungen mit einem Authentifizierungsmodell der Klasse C. Leistungen in diesem Modell sind auf HP beschränkt und können nur mit einer Benutzer ID und einem Passwort benutzt werden. Der Registrierungsvorgang umfasst auch die Anmeldung zum Klasse C Modell und veranlasst den AP Online Administrator, ein Benutzerprofil zu anzulegen. Benutzerzugang Innerhalb von 2 Arbeitstagen nach Ihrer Anfrage erhalten Sie eine Bestätigungs E-Mail mit den Zugangsdaten. Danach können Sie sich über der Link "Sign-in using user id and password" links in der Navigationsleiste des "Supplier Portal" anmelden. Sie brauchen nur Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort einzugeben und auf der sicheren Homepage des "Supplier Portal" den Service AP Online auszuwählen (linke Navigationsleiste). Zum Inhalt 1.2 Wie funktioniert AP Online? AP Online hat Schnittstellen zu Hewlett-Packard Kreditorenbuchhaltungen auf vier SAP Systemen. Folgende Systeme werden unterstüzt: US1 und FI1 [ursprüngliche HP Systeme] und EPH und SPE [ursprüngliche Compaq Systeme]. Während HP eine Vielzahl von Systemen zur Abwicklung von Zahlungen an externe Kunden verwendet, unterstützt AP Online nur die oben erwähnten Systeme. Täglich laufen Programme um Transaktionsdaten aus den Hewlett-Packard SAP Systemen zu extrahieren. Dann werden die Daten in die AP Online Datenbank importiert. Diese SAP Daten beinhalten: Offene & beglichene Rechnungen mit Bestellbezug Offene & beglichene Rechnungen ohne Bestellbezug Zahlungen (Angaben zur Überweisung /Angaben zur Rechnung) Zum Inhalt 1.2.1 Welche Rechnungen werden innerhalb von AP Online unterstützt? Hewlett-Packard's SAP Systeme Hewlett-Packard erhält Rechnungen aus der ganzen Welt, die dann in den jeweiligen Standorten durch die Kreditorenbuchhaltung bearbeitet werden. Wie und wo Rechnungen bearbeitet werden hängt mit der Art der Transaktion, die Hewlett Packard erhalten hat, zusammen. Es gibt zwei zentralisierte Hauptplattformen die HP nutzt, das "Amerika" SAP System US1, und das "EMEA" SAP System, FI1. Darüber hinaus laufen Buchungen und Zahlungen von Rechnungen über eine Vielzahl von anderen SAP Systemen. Jedoch sind nicht alle SAP Systeme mit der AP Online Anwendung verbunden. Zur Zeit bestehen Schnittstellen zwischen den zwei Hauptsystemen von HP und denen von Compaq zur AP Online Anwendung. Sollten Rechnungen Ihrer Firma an SAP Systeme wie D7, IJBU, oder JD Edwards weitergeleitet werden, dann sind diese nicht in AP Online ersichltich. AP Online unterstützt folgende Schnittstellen: US1 [Amerikas zentrales System]; HP 4.5b SAP FI1 [EMEA und Asiens zentrales System]; HP 4.5b SAP SPE; ursprüngliches Compaq 3.1 SAP EPH; ursprüngliches Compaq 3.1 SAP Zum Inhalt 2.0 AP Online Benutzer Leitfaden 2.1 Zugang zu AP Online über "Supplier Portal" Für den Zugang zu AP Online loggen Sie sich bitte auf der Seite: www.hp.com/go/supplierportal mit Ihrer Benutzer ID und Ihrem Passwort, welches Sie vom AP Online Administrator erhalten haben, ein. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Zum Inhalt 2.1.1 "Supplier Portal" Anmeldung Benutzer ID und Passwort Wie erwähnt, sollte der externe Partner nach der Registrierung bei AP Online, innerhalb von zwei Werktagen eine Bestätigung und seine Zugangsinformationen via E-Mail erhalten. Nachdem Sie diese Information erhalten haben, können Sie sich über den Link "Sign-in using user id and password" in der Navigationsleiste links anmelden. Bitte beachten Sie sowohl bei der Benutzer ID als auch beim Passwort Groß- und Kleinschreibung. Klicken Sie nach deren Eingabe "Sign-On". Zum Inhalt 2.1.2 Mein "Supplier Portal" Die linke Navigationsleiste zeigt alle Anwendungen/Dienste an, zu denen der registrierte Benutzer den Zugang hat. Klicken Sie auf den >> AP Online Link. Ein neues Fenster wird sich öffnen. Zum Inhalt 2.2 AP Online Suche Auf der Hauptseite haben Sie die Möglichkeit nach Posten über folgende Kriterien zu suchen: Buchungskreis (z.B. DE00/de00) Lieferantennummer (Auswahlliste; benutzen Sie Strg+Klick um mehrere Lieferanten auszuwählen) Rechnungsnummer Rechnungsdatum von (MM/TT/JJJJ) Rechnungsdatum bis (MM/TT/JJJJ) Bestellnummer Zahlungsnummer (Ausgleichs-Dokument) Sie haben die Möglichkeit die Suche nach dem Zahlungsstatus der Rechnungen einzugrenzen: Offen Bezahlt Gesperrt Sie haben die Möglichkeit das Ergebnis nach primären und sekundären Kriterien zu sortieren: Buchungskreis Lieferantennummer Rechnungsnummer Zahlungsnummer Zahlungsstatus Bestellnummer Rechnungsdatum (MM/TT/JJJJ) Die Standard-Sortierung ist nach Rechnungsnummer. Der "Zurücksetzen" Button löscht alle Werte, die in den Auswahlfeldern eingegeben wurden. Wenn Sie auf "Suche" klicken wird Ihre Abfrage in der Datenbank ausgeführt. Hinweis: Benutzen Sie den ">> Suche" Link auf der linken Navigationsleiste um zur Hauptseite "AP Online Suche" zurückzukehren. Zum Inhalt 2.3 Zusammenfassung Diese Seite zeigt Ihnen die Ergebisse der Auswahlkriterien aus der vorherigen Seite. Sollten zu viele Daten den Kriterien entsprechen, kehren Sie bitte zur AP Online Hauptseite zurück und schränken Sie Ihre Suche durch weitere Parameter ein. Die Zusammenfassung kann im Excel-, Word- oder HTML-Format herunterladen und abgespeichert werden. Die Ergebnisliste beinhaltet alle Rechnungen der letzten sechs Monate, die den Suchkriterien entsprechen. Von der Zusammenfassung hat der Benutzer die Möglichkeit eine der folgenden detaillierten Seiten aufzurufen: Lieferantenangaben Rechnungsangaben Bestellungsangaben Zahlungsangaben Hinweis:: Benutzen Sie den ">> Suche" Link auf der linken Navigationsleiste um zur Hauptseite "AP Online Suche" zurückzukehren. Die Funktion "Herunterladen" dient zur Speicherung der Zusammenfassung aller Transaktionen. Microsoft Excel, Microsoft Word und Web [.html] Optionen sind vorhanden. Durch das Klicken auf eines der Felder kann der Benutzer die Ergebnisse speichern. Zum Inhalt 2.4 Lieferantenangaben Auf der Seite "Lieferantenangaben" finden Sie die Lieferantennummer, die Adresse und die Informationen zur Bankverbindung (abhängig von der Zahlungsmethode), wie es auch im internen HP Buchhaltungssytem (SAP) zu finden ist. Durch das Klicken auf den ">> zurück zur Zusammenfassung" Link gelangen Sie zurück zu den Suchergebnissen. Sollten Sie Fragen zu den Lieferanten- oder Bankdaten haben, die auf der Seite angezeigt werden, setzen Sie sich bitte über den Link ">> Fragen/Probleme zur Transaktion" mit dem zuständigen HP Kundenberatungszentrum in Verbindung. Es erscheint ein Antragsformular, das schon mit den allgemeinen Lieferanteninfomationen vorgefüllt ist. Sie haben die Möglichkeit zusäztliche Informationen anzugeben, um dem Support Team die Bearbeitung zu erleichten. Klicken Sie bitte auf "Senden" nach der Eingabe aller erforderlichen Daten. Zum Inhalt 2.5 Rechnungsangaben Auf der Seite "Rechnungsangaben", finden Sie Details zur Rechnung, wie sie auch im internen HP Buchhaltungssystem (SAP) zu finden sind. Durch das Klicken auf den ">> zurück zur Zusammenfassung" Link gelangen Sie zurück zu den Suchergebnissen. Beispiel "offen" Beispiel "gesperrt" Beispiel "bezahlt" Sollten Sie Fragen zu den angezeigten Rechnungsdaten haben, setzen Sie sich bitte über den Link ">> Fragen/Probleme zur Transaktion" mit dem zuständigen HP Kundenberatungszentrum in Verbindung. Es erscheint ein Antragsformular, das schon mit den Rechnungsinfomationen vorgefüllt ist. Sie haben die Möglichkeit zusäztliche Informationen anzugeben, um dem Support Team die Bearbeitung zu erleichten. Klicken Sie bitte auf "Senden" nach der Eingabe aller erforderlichen Daten. Zum Inhalt 2.6 Bestellungsangaben Auf der Seite "Bestellungsangaben", finden Sie Details zur Bestellung, wie sie auch im internen HP Materialwirtschaftssystem (SAP) zu finden sind. Durch das Klicken auf den ">> zurück zur Zusammenfassung" Link elangen Sie zurück zu den Suchergebnissen. Sollten Sie Fragen zu den angezeigten Bestelldaten haben, setzen Sie sich bitte über den Link ">> Fragen/Probleme zur Transaktion" mit dem zuständigen HP Kundenberatungszentrum in Verbindung. Es erscheint ein Antragsformular, das schon mit den Bestellinfomationen vorgefüllt ist. Sie haben die Möglichkeit zusäztliche Informationen anzugeben, um dem Support Team die Bearbeitung zu erleichten. Klicken Sie bitte auf "Senden" nach der Eingabe aller erforderlichen Daten. Zum Inhalt 2.7 Zahlungsangaben Auf der Seite "Zahlungsangaben", finden Sie Details zur Zahlung, wie sie auch im internen HP Buchhaltungssystem (SAP) zu finden sind. Durch das Klicken auf den ">> zurück zur Zusammenfassung" Link gelangen Sie zurück zu den Suchergebnissen. Sollten Sie Fragen zu den angezeigten Zahlungsdaten haben, setzen Sie sich bitte über den Link ">> Fragen/Probleme zur Transaktion" mit dem zuständigen HP Kundenberatungszentrum in Verbindung. Es erscheint ein Antragsformular, das schon mit den Zahlungsinfomationen vorgefüllt ist. Sie haben die Möglichkeit zusäztliche Informationen anzugeben, um dem Support Team die Bearbeitung zu erleichten. Klicken Sie bitte auf "Senden" nach der Eingabe aller erforderlichen Daten. Zum Inhalt 3.0 Suchtechniken Die Seite "AP Online Suche" dient zur Eingrenzung der Daten, die von der AP Online Anwendung abgerufen werden. Der Benutzer kann viele Kombinationen der Suchkriterien wählen. Von der Zusammenfassung kann man die detaillierten Informationen über die bestehenden Links aufrufen. Um "Unendliche Abfragen" zu verringern (Ausgabe zu vieler Daten), sind manche Auswahlkriterien Pflichtangaben. Die Lieferantennummer ist zur Zeit die einzige Pflichtangabe. Der Benutzer hat die Möglichkeit zusätzliche Daten anzugeben, falls gewünscht. Nachdem die Auswahlkriterien gewählt sind, muss der Benutzer auf "Suche" klicken am unteren Rand des Bildschirms. Die AP Online Zusammenfassung erscheint. Zum Inhalt 3.1 Szenarien und mögliche Eingaben Auf der nächsten Seite finden Sie detaillierte Beispiele für die einzelnen Positionen 1 Sprache ändern – Der Benutzer hat während der Registrierung die Möglichkeit eine Sprache zu wählen. Die gewählte Sprache erscheint automatisch bei der nächsten AP Online Anmeldung. Der Benutzer kann jederzeit eine andere Sprache aus der Liste wählen. EN = Englisch ES = Spanisch DE = Deutsch FR = Französisch 2 Benutzer ID -Die Benutzer ID wird vom AP Online Administrator zugeteilt. Normalerweise ist dies die E-mail Addresse des Benutzers. Dieses Feld kann für externe Benutzer nicht überschrieben bzw. modifiziert werden. 3 Buchungskreis – Dieses Feld ist optional und dient zur Identifizierung der Region innerhalb von Hewlett-Packard. Dieses Feld ist maximal 4-stellig (alphanumerisch und numerisch) Beispiele: US00 [USA]; MX00 [Mexiko]; SG00 [Singapur]; DE00 [Deutschland]; ES00 [Spanien]; FR00 [Frankreich]; CA00 [Kanada]; GB00 [Grossbritannien]; NO00 [Norwegen] 4 Lieferantennummer - Eine Lieferantennummer besteht aus maximal zehn Zeichen (meist 8 Zeichen), die verwendet wird, um den Lieferanten auf Zahlungspapieren, die von Hewlett Packard erhalten und bezahlt werden, zu identifizieren. Die Lieferantennummern bestehen überwiegend aus Zahlen, nur ein kleiner Teil enthält auch alphanumerische Zeichen. Externen Benutzern wird eine Lieferantenliste zur Verfügung gestellt und diese Werte können nicht verändert oder überschrieben werden. Der Benutzer kann alle oder mit Strg+Klick zwei oder mehrere Lieferantennummern auswählen. Beispiele: 0014011488, 0017009501, 0020098172, 0031096762, 0016001304, 0071008495, DH00000034 5 Rechnungsnummer – Rechnungsnummer des Lieferanten. Während der Rechnungserfassung werden alle Leerzeichen und Sonderzeichen [i.e. &%^#@/_-] entfernt. Im Feld Rechnungsummer ist Groß- und Kleinschreibung irrelevant. Bei Eingabe einer Rechnungsnummer zusätzlich zur Lieferantennummer, wird das System nur passende Rechnungen auflisten. Achtung: Die Eingabe von Jokerzeichen oder Platzhaltern ist nicht unterstützt. Beispiele: INV93743 kann eingegeben werden als inv93743 oder INV93743 09-12314 würde als 0912314 eingegeben werden 6 Rechnungsdatum – Der Benutzer kann die Anfrage auf einen bestimmten Zeitraum einschränken, indem er die Kalender benutzt. Achtung: AP archiviert nur Daten der letzten sechs Monate. 7 Bestellummer – Dieses Feld enthält alphanumerische Zeichen. Die Bestellnummer wird von Hewlett Packard vergeben. Achtung: Die Eingabe von Jokerzeichen oder Platzhaltern ist nicht unterstützt. Beispiele: SBY…, 77…, SBE…, 32…, H4… 8 Zahlungsnummer– Eine Zahlungsnummer kann unterschiedliche Bedeutungen haben, die wiederum von der Region des Lieferanten abhängig ist. Zum Beispiel wird sie in den USA als Schecknummer bezeichnet. Im Gegensatz dazu ist sie als "Clearing Reference Number" in Grossbritannien und Irland bekannt. Es ist eine 10-stellige Zahl, beginnend mit 20... Achtung: Die Eingabe von Jokerzeichen oder Platzhaltern ist nicht unterstützt. Beispiele: 2012871967, 2000002644 9 Zahlungsstatus – Um alle Transaktionen abzurufen kann der Benutzer kann alle drei Auswahlkästchen markiert oder unmarkiert lassen. Ausserdem können einzelne Stati selektiert werden. BEZAHLT– Die Rechung hat den kompletten Hewlett Packard Zahlungsprozess erfolgreich durchlaufen. Zahlungen werden mit der vereinbarten Zahlungsmethode abgewickelt. OFFEN – Die Rechnung wurde nach Erhalt in das Hewlett-Packard Buchhaltungssystem eingegeben. Das System stellt die Rechnung zu den Zahlungsbedingungen zur Bezahlung bereit. GESPERRT – Die Rechnung wird zurückgehalten. Eine Rechnung kann durch verschieden Gründe zurückgehalten werden. Beispiele - noch nicht genehmigt (großer Rechungsbetrag), fehlende/unvollständige Lieferung, ausstehende Gutschrift, preisliche Unterschiede zw. Rechnung und Bestellung, steuerliche Gründe etc. STORNIERT – Die Rechnung wurde storniert. Eine Transaktion wird storniert, falls die Rechung fehlerhaft eingegeben wurde. Sollten Sie Fragen haben haben warum Ihre Rechung storniert wurde, wenden Sie sich bitte an HP. 10 Sortierung – Der Benutzer hat die Möglichkeit die Transaktionen in beliebiger Reihenfolge sortieren zu lassen. Sollte die Auswahl mehrere Posten umfassen, haben Sie die Möglichkeit diese entsprechend zu sortieren. In der Auswahlliste kann der Benutzer das Feld wählen, nachdem die Transaktion sortiert wird. Zum Beispiel wenn die gewünschte Reihenfolge Rechnungsdatum innerhalb der Bestellnummer wäre, dann würde der Benutzer Bestellung als primäres Sortierungkriterium wählen und Rechnungsdatum als sekundäres Kriterium. Zum Inhalt 4.0 Genaue Textfeldbeschreibung Name des Feldes Definition Benutzer ID Die Benutzer ID ist ein Code, der vom Benutzer verwendet wird, um sich beim Einloggen in das System zu identifizieren. Durch diese Benutzer ID kann das System den Benutzer eindeutig identifizieren. Buchungskreis Hewlett-Packard's Organisationseinheit der Finanzbuchhaltung innerhalb des Kreditorensystems zur Zuordnung externer Kunden, basierend auf Regionen. Z.B. SG00/Singapur; US00/USA; GB00/Großbritannien Lieferantennummer Die Lieferantennummer ist eine acht- bis zehnstellige Kennzahl, die verwendet wird, um den Lieferanten auf Zahlungspapieren, die von Hewlett Packard erhalten und bezahlt werden, zu identifizieren. Rechnungsnummer Eine Rechnung ist ein Geschäftsdokument, dass vom Verkäufer an Hewlett-Packard ausgestellt wird und welches die Produkte, Mengen und vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen, die der Verkäufer HP bereitgestellt hat, ausweist. Anmerkung:: HP entfernt alle Leerstellen und Sonderzeichen, wenn die Rechungen in das Zahlungssystem eingegeben werden. Rechnungsdatum Normalerweise das Datum des Versandtages; das Zahlungsdatum wird relativ zum Rechungsdatum oder dem Rechungseingangsdatum festgesetzt. Bestellnummer Ein Hewlett-Packard Dokument, das als Lieferanforderung benutzt wird, als Gegenleistung für eine Bezahlung, vorausgesetzt die Spezifikationen und Mengen stimmen überein. Zahlungsnummer Eine Hewlett-Packard Dokumentnummer, die der/den Rechnung(en) zugeordnet wird, die bezahlt wurden. In einigen Regionen wird diese Nummer als "Clearing Reference Number" bezeichnet. (In den USA auch Schecknummer) Zahlugsstatus Der aktuelle Status der Rechnung / Bezahlung innerhalb des HewlettPackard Buchhaltungssystems. Der Status wird alle 24 Stunden in APOnline aktualisiert. Primäre/Sekundäre Sortierung Um die AP Online Information in der gewünschten Reihenfolge zu sortieren; AP Online hat z. B. Sortierfunktionen, die die Posten alphabetisch, numerisch oder per Datum, aufsteigend oder absteigend sortieren lässt. ZahlungsfristenBasisdatum Das Datum ab welchem die Zahlungsbedingungen gelten; teilweise das Rechnungseingangsdatum. Währung Die Zahlungsmitteleinheit, die der externe Lieferant und / oder Hewlett Packard zur Übertragung von Gütern oder Dienstleistungen benutzt. Voraussichtliches Fälligkeitsdatum Das Datum an welchem die Rechnung voraussichtlich bezahlt wird, berechnet anhand des Rechnungsdatums und den Zahlungsbedingungen, oder berechnet anhand des Rechungseingangsdatums und den Zahlungsbedingungen, abhängig von den regionalen Zahlungsbedingungen. **Achtung: das voraussichtliche Fälligkeitsdatum enthält keine Daten für Lieferanten, deren Zahlungsabwicklungen in 3.1 SAP vorgenommen werden, oder Lieferanten mit speziellen Zahlungsbedingungen. Dokumentnummer Durch die Dokumentnummer kann das Systems auf das Buchhaltungsdokument zugreifen. Die Dokumentnummer ist eindeutig pro Buchungskreis und Geschäftsjahr. Mehrfache Bestellnummern In einigen Regionen akzeptiert Hewlett-Packard Rechnungen von externen Lieferanten, welche mehrere Bestellnummern aufweisen; deshalb können Sie eine mehrfache Erfassung von Bestellnummern in der Bestellunmmer Rubrik in APOnline sehen. Wenn Sie Ihre Maus über dem Hyperlink "Mehrfache Bestellungen" halten, können Sie alle Bestellnummern sehen, die den Zahlungsvorgang oder die Rechnung betreffen. Zahlungsbedingungen Informationen auf einer Rechnung, die direkt mit Hewlett Packard´s Geschäftsbedingungen in Verbindung stehen, und welche die Zahlung an den Lieferanten betreffen z. B. 45 Tage netto, Skonti Zahlungsmethoden Verfahren mit dem die Zahlung geleistet wird (zum Beispiel Scheck, Wechsel oder Überweisung) Bankleitzahl Eindeutige Identifikationskennzahl für eine Bank Zahlungsbetrag Gesamtbetrag pro Hewlett-Packard Zahlungsausgang um eine oder mehrere Rechnungen zu begleichen. SWIFT Code Diese Kennzahlen werden bei Zahlungsüberweisungen zwischen Banken benutzt, vor allem bei Auslandsüberweisungen. Die Kennzahl besteht aus acht oder elf Zeichen in folgender Weise aufgebaut: vier Zeichen - Bankleitzahl, zwei Zeichen - ISO Ländercode, zwei Zeichen Standortkennzahl, drei Zeichen - Branchenkennzahl, optional (`XXX` für die Zentrale) Offen Die Rechnung kann bezahlt werden, wenn die Zahlungsbedingungen erfüllt sind. Bezahlt Für diese Rechnung ist der HP Zahlungsprozess abgeschlossen. Gesperrt Zu der Rechnung fehlen Genehmigung, Wareneingang, oder Ähnliches. Gesperrte Rechnungen erreichen normalerweise den offenen Status, bevor die Zahlungsbedingungen erfüllt sind. Storniert Die Rechnung wurde storniert. Eine Transaktion wird storniert, falls die Rechung fehlerhaft eingegeben wurde. Sollten Sie Fragen haben haben warum Ihre Rechung storniert wurde, wenden Sie sich bitte an HP. Zum Inhalt 5.0 Kontakt zur Kreditorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Leistungsbeschreibung: In der Finanzbuchhaltung werden werden fällige Zahlungen an Lieferanten bearbeitet, die durch den Einkauf von Handelswaren, Materalien, Lieferungen und Leistungen entstanden sind. Das HP Kundenberatungszentrum ist zuständig für alle Anfragen von Lieferanten, Käufern und Antragstellern bezüglich des Status der Rechnungen, die sich auf Waren und Leistungen, die HP bezogen hat, beziehen. USA Telefon: +1 404 774 4646 Zum Inhalt 5.1 Gebührenfreie Nummern Land Gebührenfreie Nummer Vereinigte Staaten von Amerika +1 800 325 5372 Argentinien 0 800 288 52 800 (International +1 800 325 5372) Brazilien 0800 890 0288 (International + 1 800-325-5372) Chile 800 260 029 (International +1 800 325 5372) Kolumbien +1 800 911 0010 (International +1 800 325 5372) Ekuador +1 800 225 528 (International +1 800 325 5372) Mexiko +1 800 288 2872 (International +1 800 325 5372) Peru 0 800 50 288 (International +1 800 325 5372) Puerto Rico 800-325-5372 Venezuela 0 800 552 6288 (International +1 800 325 5372) Die Bearbeitung der Transaktionen in der Kreditorenbuchhaltung geschieht weltweit. Diese Rechungen werden an folgenden Orten weltweit bearbeitet:Global e:Business Center in Bangalore, Indien; Barcelona Global Business Center; Guadalajara, Mexiko oder Singapur. Zum Inhalt 5.2 E-Mail Region Unterstützte Länder E-Mail Adresse Asien-Pazifik-Raum China, Hong Kong, Thailand & Taiwan [email protected] Asien-Pazifik-Raum Ausser China, Hong Kong, Thailand & Taiwan [email protected] Nord-Amerika Vereinigte Staaten von Amerika [email protected] Nord-Amerika Kanada [email protected] Lateinamerika Alle Länder [email protected] Europa, Mittlerer Osten Großbritannien und Irland [email protected] und Afrika Europa, Mittlerer Osten und Afrika Ausser Großbritannien und Irland [email protected] Zum Inhalt 6.0 Häufig gestellte Fragen Fehlende Rechnungen Ich habe meine Rechnung über OB10 eingereicht, kann sie aber nicht in AP Online auffinden Die Zusammenfassung enthält keine Bestellnummer Berechung des voraussichtlichen Fälligkeitsdatums Was bedeuten die unterschiedlichen Zahlungsstati? OB10 Informationen Allgemeine Fehlermeldungen Was bedeutet Buchungskreis? Anleitung zur Registrierung 1 Es fehlen Rechnungen in meinem Suchergebnis Ihr AP Online Profil sollte alle Lieferantennummern beinhalten, die sich auf Ihrer Firma beziehen, wie sie im HP Buchaltungssystem zu finden sind. Der AP Online Administrator nutzt die Informationen, die Sie während der Registrierung angegeben haben, um die richtigen Lieferanten zu identifizieren. Sollte ein Benutzer mehrere Lieferantennummern haben, dann kann er diese durch den AP Online Administrator hinzufügen lassen. Benutzen Sie dazu bitte den Link "APOnline Fragen/Probleme" auf der Seite "Zusammenfassung". AP Online speichert alle Transaktionen für einen Zeitraum von 6 Monaten. Daher werden Sie keine bezahlten Rechnungsoder Zahlungsdokumente älter als 6 Monate finden. 2 Bitte erklären Sie warum Rechnungen im OB10 sind und nicht im AP Online angezeigt werden Die Rechnung wurde elektronisch an Hewlett Packard via OB10 gesendet; die Rechnung ist jedoch noch nicht in unserem Buchhaltungssystem zu verarbeitet. Sobald die Rechnung in SAP eingegeben wurde, ist sie auch in AP Online verfügbar. Dieser Prozess kann 4-6 Tage in Anspruch nehmen. 3 Warum sehe ich keine Bestellnummer in der Spalte "Bestellnummer"? Zur Zeit bezieht die AP Online Anwendung nur Rechnungs-, Zahlungs- und Bestelldaten aus vier SAP Systemen (US1, FI1, EPH, & SPE). Auch wenn Sie eine Bestellnummer auf der Rechnung angegeben haben, die Sie an Hewlett Packard geschickt haben, kann es trotzdem möglich sein, dass die Rechnung in einem anderen System bearbeitet wurde und lediglich zur Zahlung an eines der oben genannten Systeme weitergeleitet wurde. Die Bestellummer wird in diesem Fall nicht übertragen. Bestellungen, die mit folgenden Nummern beginnen 44... 77... werden nicht sichtbar sein. Darüber hinaus bearbeitet Hewlett Packard Rechnungen in komplett separaten Buchhaltungssystemen, die keine Schnittstelle zu AP Online haben (z.B. D7, IJBU, Fusion,etc). Wir arbeiten an einer Anbindung aller Hewlett Packard Buchhaltungssysteme, jedoch haben wir das System, dass Bestellnummern bearbeitet, die mit 45 beginnen, noch nicht integriert. 4 Kann ich am voraussichtlichen Fälligkeitsdatum einen Zahlungseingang erwarten? Das voraussichtliche Fälligkeitsdatum errechnet sich aus dem Zahlungsfristenbasisdatum plus Zahlungsbedingung (z.B. 45 Tage netto). Zu diesem Tag wird die Rechnungszahlung im HewlettPackard System bearbeitet, abhänig von der Region und der Zahlungsmethode ist die Rechnung dann innerhalb von 2-3 Tagen beglichen. Berücksichtigen Sie die Versandzeit wenn zutreffend. 5 Was bedeuten die unterschiedlichen Zahlungsstati? Offen - Die Rechnung wurde nach Erhalt in das Hewlett-Packard Buchhaltungssystem eingegeben. Das System stellt die Rechnung zu den Zahlungsbedingungen zur Bezahlung bereit. Bezahlt - Die Rechung hat den kompletten Hewlett Packard Zahlungsprozess erfolgreich durchlaufen. Zahlungen werden mit der vereinbarten Zahlungsmethode abgewickelt. Storniert - Die Rechnung wurde storniert. Eine Transaktion wird storniert, falls die Rechung fehlerhaft eingegeben wurde. Sollten Sie Fragen haben haben warum Ihre Rechung storniert wurde, wenden Sie sich bitte an HP. Gesperrt - Die Rechnung wird zurückgehalten. Eine Rechnung kann durch verschieden Gründe zurückgehalten werden. Beispiele - noch nicht genehmigt (großer Rechungsbetrag), fehlende/unvollständige Lieferung, ausstehende Gutschrift, preisliche Unterschiede zw. Rechnung und Bestellung, steuerliche Gründe etc. Die Rechnung wird üblicherweise innerhalb der nächsten Tage entsperrt bevor die Zahlungsbedingungen erfüllt sind. Bitte überprüfen Sie den Status innerhalb der nächsten Tage. 6 Wie versende ich meine Rechnungen elektronisch via OB10? Welche Schritte sind zu befolgen? HP hat die Buchhaltung mit der Integration von OB10 überarbeitet. Das OB10 Netzwerk stehl Lieferanten zur Verfügung, die Rechnungen an die USA, Grossbritannien, Kanada, Frankreich, Spanien, Niederlande, Deutschland und Irland ausstellen. Die Liste der HP Unternehmen, die das OB10 Netzwerk nutzen finden Sie unter E-Invoicing auf der folgenden Seite: https://h20168.www2.hp.com/supplierextranet/invoicing.do HP bittet Lieferanten die Papierrechnungen an diese Organisationen schicken, diese Rechnungen nun über das OB10 Netzwerk einzureichen. Die Mitarbeiter des Kundenberatungszentrum kennen sich mit Fragen des OB10 Netzwerkes bestens aus. Sie können das Team unter foldender E-mail: vendor-payables-us- [email protected] oder aus den USA unter folgender kostenfreien Telefonnummer 800-325-5372 erreichen; ein Mitarbeiter freut sich Ihre Fragen zu beantworten. 7 Allgemeine Fehlermeldungen Bitte Suche einschränken, da zu viele Suchergebnisse - Um "Unendliche Abfragen" oder "Keine passenden Einträge gefunden" zu vermeiden, erfordert diese Applikation die Angabe von bestimmten Auswahlkriterien. Die Eingabe von mindestens zwei Suchkriterien behebt normalerweise das Problem. Sie können dies in der Suchtechniken Kapitel in diesem Dokument nachlesen. Your session has timed out - Nach 30 Minuten Inaktivität, meldet das System Sie automatisch ab. Ein nochmaliges Log-In über das "Supplier Portal" ist dann erforderlich. 8 Was bedeutet Buchungskreis? Ein Buchungskreis ist eine organisatorische Einheit innerhalb der Finanzbuchhaltung. US00 ist USA; FR00 ist Frankreich, CA00 ist Kanada. Bitte setzen Sie sich mit AP Online Administrator in Verbindung um eine komplette Übersicht zu erhalten. 9 Ich habe Probleme bei der Registrierung Klicken Sie auf den >> AP Online Link links auf der Seite. Schauen Sie sich die AP Online Übersicht an, um sicher zu sein, dass diese Anwendung auch für Ihr Unternehmen funktioniert. Klicken Sie auf Neuer Benutzer - Registrierungs- Link unter der Sektion "Hilfreiche Informationen bei der Registrierung". Füllen Sie die erste Registrierungsseiten aus und wählen Sie den AP Online Service auf dem unteren Teil des Fensters und klicken Sie auf "Continue". Tragen Sie auf der zweiten Registrierugsseite die Informationen Ihrer Firma ein. Bitte geben Sie alle notwendigen Geschäftinformationen an. Klicken Sie auf "Submit" und überprüfen Sie die Daten. Sollte alles korrekt sein, klicken Sie nochmals auf "Submit". Nach zwei Tagen erhalten Sie eine Bestätigung und eine Begrüßungsnachricht von AP Online mit Angaben zum einfachen Log-In Prozess ins System. Sollten Sie unsererseits keine Meldung innerhalb von zwei Werktagen erhalten oder sollten Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an das Supplier Portal Support Team, via E-mail. Zum Inhalt 7.0 Support 7.1 Portal Hilfe Wenden Sie sich an das HP Lieferanten Portal Support Team , falls Sie: Probleme im "Supplier Portal" haben Probleme mit einem Service im Portal haben ein HP Mitarbeiter sind und einen Antrag stellen müssen zu folgenden Punkten: a. Sie müssen einen Textinhalt ändern oder hinzufügen b. falls Sie Änderungen in der Funktionsweise des Portals benötigen c. falls Sie eine Integration Ihres Systems mit diesem Portal wünschen Sie erreichen das Supplier Portal support team wie folgt: Email: Online über den Supplier Portal Support link: https://h20168.www2.hp.com/supplierextranet/contactSupport.do Zum Inhalt 7.2 AP Online Administrator Wenden Sie sich an den AP Online Administrator, falls Sie: Schwierigkeiten beim Auffinden einer Rechnung haben wenn Sie AP Online Benutzerprofil erweitern möchten a. hinzufügen einer Lieferantennummer b. zusätzliche Benutzer mit dem gleichen Profil hinzufügen Sie können eine E-mail an den AP Online Administrator senden: [email protected] [nur in Englisch] Zum Inhalt
