DOC (Format Microsoft Word)

Bedienungsanleitung
1.
Vorbemerkungen
1.1
Willkommen zu CH-Adress
Willkommen zu CH-Adress, der Adress-Datenbank unter Microsoft Windows. CHAdress wurde in der Schweiz entwickelt und geprüft, es ist ein einfaches, aber
leistungsfähiges und komfortables Adress-Verwaltungsprogramm.
1.2
Urheberrechtsbestimmung
Alle Rechte an diesem Produkt sind der Firma
Amadeus Informatik AG
Waldegg 7
CH-6210 Sursee
vorbehalten. Ohne schriftliche Genehmigung dieser Gesellschaft ist es nicht
gestattet, diese Software oder Teile daraus durch irgendein Verfahren zu
vervielfältigen oder zu verbreiten.
Die
in
dieser
Dokumentation
urheberrechtlich geschützt.
beschriebenen
Softwareprodukte
sind
Jeder Verstoss gegen diese Bestimmungen hat automatisch den Verlust der Lizenz
zur Folge und wird strafrechtlich verfolgt.
1.3
Registrierung bei der Installation
Bitte registrieren Sie sich als Anwender per E-Mail.
Als registrierter Anwender haben Sie Anrecht auf günstige Programm-Updates
sowie allfälligen Garantie-Support in den ersten 12 Monaten ab Kaufdatum.
2.
Grundlagen
Die CH-Adress Datenbank arbeitet unter Microsoft Windows 9x/NT/ME/2000/XP
oder Vista. Es wird vorausgesetzt, dass Sie mit der Anwendung von Microsoft
Windows-Software vertraut sind.
2.1
Kapazität
Mit CH-Adress können unbeschränkt Datenbanken eröffnet werden. Jede von
ihnen kann bis zu 10'000 Adressen verwalten.
2.2
Datenformat
Sämtliche Dateien sind im MS Access 7.x Format (*.MDB) gespeichert. Dies ist
notwendig, da sonst Anwender von Microsoft Office 97 die Daten nicht mehr
öffnen könnten.
Es ist dadurch möglich, die Daten in MS Access oder MS Word für Windows 95/98
sowie in MS Access oder MS Word von Office 2000 zu exportieren und dort
weiterzubearbeiten. Dabei müssen nur die *.MDB-Files exportiert werden:
Menü: Optionen, Exportieren... oder Symbol MS Word
2.3
Drucker
Die Druckersteuerung wird von Microsoft Windows übernommen.
Das Druckergebnis hängt vom Druckertreiber und der Druckereinrichtung ab.
3.
Menü
3.1
Datei
Neue Datenbank
Sie können unbeschränkt Datenbanken anlegen (z.B. Geschäft, Privat, e.t.c.). Pro
Adress-Datenbank werden bis zu 10'000 Adressen verwaltet. Geben Sie den
Namen der neuen Adress-Datenbank ein und bestätigen Sie anschliessend mit
„Öffnen“.
Datenbank öffnen
Klicken Sie auf die Adress-Datenbank, welche Sie öffnen möchten. Es kann jeweils
nur eine Adress-Datenbank geöffnet werden. Wenn Sie in eine andere wechseln
möchten, wird die bereits aktive Datenbank automatisch geschlossen.
Achtung! Achten Sie hier unbedingt darauf, dass die Datei, die Sie öffnen wollen,
wirklich mit CH-Adress erstellt wurde. Falls dem nicht so ist, importieren Sie die
Datei über “Datei/Datenbank öffnen”.
Datenbank löschen
Wählen Sie die Datenbank aus, die Sie löschen möchten. Achtung! Die Daten
können nach dem Löschen nicht mehr wiederhergestellt werden!
Speichern
Bevor Sie die aktive Adress-Datenbank schliessen, sollten Sie die Daten speichern.
Sichern
Diese Funktion dient zur Sicherung der aktiven Adress-Datenbank. Sicherungen
sollten in den meisten Fällen auf einen externen Datenträger vorgenommen
werden, damit bei einem Systemabsturz oder beim Formatieren der Festplatte die
Daten wieder importiert werden können.
Drucken
Diese Funktion wird in Kapitel 7 genauer beschrieben.
Drucker einrichten
Hier wird die Dialogbox zu Ihrem Drucker geöffnet, wo Sie verschiedene
Einstellungen vornehmen oder den Drucker wechseln können. Wie Sie den
Drucker einrichten können entnehmen Sie aus dem Druckerhandbuch.
Druckvorschau
Diese Funktion wird in Kapitel 7 genauer beschrieben.
Schliessen
Die aktive Adress-Datenbank wird geschlossen ohne das Programm zu verlassen.
Beenden
Das Programm CH-Adress wird beendet.
3.2
Datensatz
Neu
Eingabe einer neuen Adresse.
Löschen
Löschen der ausgewählten Adresse.
Einfügen aus Swisscom-CD
Kopieren Sie die Adresse in der swisscom Telefonbuch-CD via DataXchange
(Getrennt durch Strichpunkt). Wählen Sie das Symbol „Neuer Datensatz“ im
CH-Adress und anschliessend “Einfügen aus swisscom-CD”.
Einfügen aus Twixtel
Exportieren Sie die Adresse in der Twixtel CD via “Datei/Daten exportieren” und
der Option “SmartAdress” in eine Datei. Wählen Sie das Symbol „Neuer
Datensatz“ im CH-Adress und anschliessend “Einfügen aus Twixtel”. Wählen Sie
nun die Datei aus, welche Sie vorher abgespeichert haben.
Erster, Vorheriger, Nächster und Letzter
Ermöglicht das Navigieren in der Adress-Datenbank.
3.3
Bearbeiten
Kopieren, Einfügen, Ausschneiden
Funktionen zum Arbeiten mit der Windows Zwischenablage.
3.4
Optionen
Symbolleiste
Die jeweiligen Funktionen werden angezeigt, wenn Sie mit dem Maus-Cursor auf
einem Symbol verweilen.
Mit der Kennzeichnung “” kann die Symbolleiste ein- und ausgeschaltet werden.
Statusleiste
Mit der Kennzeichnung “” kann die Statusleiste ein- und ausgeschaltet werden.
Allgemein
In diesem Dialog können Sie diverse Einstellungen für CH-Adress vornehmen.
Reaktion auf Enter-Taste in Detailansicht
Stellen Sie hier ein, was geschehen soll, wenn Sie in der Detailansicht die EnterTaste drücken. Falls das nächste Feld den Fokus erhalten soll, wählen Sie bitte
diese Funktion, ansonsten wählen Sie „keine Reaktion“.
Land
Wählen Sie hier Ihr Land aus.
(Das Programm unterdrückt durch die Wahl von „Schweiz“ den Ausdruck des
Landes bei einem Etikettendruck.)
Wert für Datensatz ändern
Falls Sie, sobald Sie einen neuen Datensatz erstellen wollen, eine Fehlermeldung
erhalten, müssen Sie hier den Wert für den Datensatz auf den aktuell höchsten
Wert in Ihrer Datenbank setzen. Den höchsten Wert erfahren Sie aus der
Tabellenansicht. Sortieren Sie die Daten nach dem Feld Datensatz und gehen Sie
auf den letzten Datensatz. Tragen Sie die dort stehende Datensatznummer in das
Feld “Wert für Datensatz ändern” ein.
Ausserdem können Sie durch erhöhen dieses Felder vor dem Eingeben der ersten
Adressen bewirken, dass Sie nicht mit Datensatznummer 1 sondern mit der von
Ihnen konfigurierten Nummer beginnen.
Automatische Berechnung der Spaltenbreite
Falls sich das Programm sehr langsam startet, sollten Sie diese Option unbedingt
ausschalten. Dadurch werden die Spalten zwar nicht mehr auf die ideale Breite
angepasst, aber dafür wird sich die Geschwindigkeit beim Starten merklich
erhöhen.
Beschriftungen
Die diversen Editier-Felder können beschriftet sowie ein- und ausgeblendet
werden (z.B. Code/AHV-Nummer). Tipp: Editieren Sie die Felder bereits am
Anfang einer neuen Datenbank. Je mehr Adressen Sie in der Datenbank
haben, desto länger dauert die Verarbeitung, da das Programm jede einzelne
Adresse bearbeiten muss.
Exportieren
Daten nach MS Access, MS Word oder in eine Textdatei exportieren. Falls Sie in
MS Word oder MS Access gefragt werden, ob Sie die Datenbank konvertieren
wollen, verneinen Sie dies, ansonsten ist die Datei in CH-Adress anschliessend
nicht mehr lesbar.
Achtung! Achten Sie darauf, dass in Microsoft Word 2000 unter
“Extras/Makros/Sicherheit” die Sicherheitsstufe auf Mittel eingestellt ist,
ansonsten funktioniert der Seriendruck in MS Word nicht.
3.5
Internet
Adressen importieren
Importieren Sie hier Ihre Microsoft Outlook 98 (Version 2000 in Bearbeitung) und
Netscape Messenger Adressbücher.
Adressen exportieren
Exportieren Sie hier Ihre Adressen nach Netscape Messenger, Microsoft Outlook
98 (Version 2000 in Bearbeitung) und Eudora
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4.
4.1
Detailansicht
Code
Als Code wird ein eindeutiger Schlüssel eingegeben, der es ermöglicht, eine
Adresse zu suchen oder zu identifizieren. Es können maximal 20 Zeichen
eingegeben werden (z.B. AHV.-Nr.).
4.2
Anrede
Die Anrede dient für eventuelle Serienbriefe. Geben Sie z.B. ein: “Sehr geehrte
Damen und Herren” oder “Sehr geehrte Frau Doktor.......” oder wählen Sie eine
der Standardanreden aus.
4.3
PLZ/Ort
Hier können Sie Ortschaften durch die Eingabe der PLZ suchen. Achten Sie darauf,
dass dies nur für die Länder Schweiz, Deutschland und Österreich funktioniert.
4.4
Kriterien
Durch diese Kriterien können Sie die Adressen klassifizieren.
Beispiel:
Hans Muster und diverse andere Personen sind im gleichen Kochclub wie Sie. Sie
können nun via Menü Optionen, Beschriftungen ein Kriterienfeld Kochclub
eröffnen und mit OK bestätigen. In der Detailansicht erscheint in der Kriterienliste
der Name Kochclub. Setzen Sie bei Hans Muster den Kochclub aktiv.
Es wird empfohlen, mit Kriterien zu arbeiten, da dies die Arbeit mit Mailings,
Ausdruckrn und der Suchoptionen sehr erleichtert.
4.5
E-Mail senden
Mit Hilfe dieses Buttons können Sie ein E-Mail an die aktive Adresse senden. Wenn
die E-Mail-Adresse nicht im Feld “Senden an:” angezeigt wird, klicken Sie mit der
rechten Maustaste auf dieses Feld und wählen Sie “Einfügen”.
5.
Tabellenansicht
5.1
Tabellenansicht
In der Tabellenansicht werden sämtliche Datensätze der aktiven Adressverwaltung
angezeigt.
6.
Suchen
6.1
Suchkriterien
Die Suche kann nach Code, Name, PLZ e.t.c. durchgeführt werden. Markieren Sie
das gewünschte Suchkriterium und geben Sie den Suchbegriff in das Suchfeld ein.
Starten Sie die Suche. Die gefundenen Adressen erscheinen in der unteren Tabelle
und sind somit für den Ausdruck bereit.
6.2
Suchen nach Kriterien
Sie suchen alle Mitglieder des Kochclubs? Geben Sie im Editier-Feld den Kochclub
an und starten Sie ebenfalls die Suche.
6.3
Detailsuche
Um eine genaure Suche auszuführen bzw. einen Filter zu erstellen, wählen Sie die
Detailsuche. Dort können Sie gezielt Datensätze herausfiltern. In der Auswahlbox
„Feld“ wählen Sie das Feld in welchem Sie suchen wollen. Danach wählen Sie
einen der fünf Vergleichsoperatoren. Anschliessend geben Sie den Begriff an, den
Sie suchen.
Wollen Sie noch eine zweite Zeile hinzufügen, wählen Sie den Verknüpfungstyp
und wiederholen Sie den oben beschriebenen Vorgang.
Beispiel:
Die Verknüpfung “AND” bedeutet, dass beide Suchkriterien zutreffen müssen. Es
werden also hier alle Einträge gesucht mit der Postleitzahl 4054 und dem Namen
Müller.
Wenn Sie eine Verknüpfung mit “OR” durchführen, dann muss mindestens eines
der Suchkriterien zutreffen.
7.
Drucken
7.1
Adresse Drucken
Diese Optionen bestimmen,
welche Daten beim Ausdruck
erscheinen. Sie können einund ausgeschaltet werden.
1.
Ausgabeform
Wählen Sie hier, ob Sie
Etiketten, Tabellen oder Briefe
drucken wollen. Wenn Sie
„Brief“
oder
„Etiketten“
wählen, erscheint nach dem
drücken auf den Button “OK”
ein weiteres Menü, in welchem
Sie
entweder
den
Brief
schreiben oder die Etiketten
editieren können.
2.
Druckumfang
Wählen Sie hier, bb Sie nur
eine Adresse, alle Adressen
oder gefilterte Adressen
drucken wollen. Falls Sie nur eine Adresse („aktiver Datensatz“) wählen, wird die
vor dem Drucken aktive Adresse gedruckt, falls Sie gefilterte Adressen wählen,
erstellen Sie bitte unter “Filter” den Filter.
3.
Druckausrichtung
Stellen Sie hier ein, ob Sie im Hoch- oder im Querformat drucken wollen. Der
Tabellendruck macht meistens im Querformat den besseren Eindruck.
4.
Zu druckende Felder
Alle Feldnamen, die in der rechten Spalte stehen, werden gedruckt, die anderen
werden nicht gedruckt. Durch die vier Buttons verschieben Sie die Einträge von
links nach rechts und umgekehrt.
5.
Filter
Wie Sie den Filter richtig konfigurieren, können Sie unter Detailsuche nachlesen.
6.
Schriftart
Es können frei wählbare Windows-Schriftarten für den Ausdruck selektiert werden.
Wählen Sie eine Schrift. Je nach Grösse der Schrift kann es sein, dass die Adresse
keinen Platz auf der Seite hat. Wählen Sie weniger Felder oder verkleinern Sie die
Schrift.
7.2
Etiketten
Bevor Sie Etiketten drucken können, müssen Sie ein Etikettenformat und eine
Etikette erstellen. Über den Button “Neue Etikette” erstellen Sie ein neues
Etikettenformat. Geben Sie einfach an, welche Masse Ihre Etiketten haben.
Durch
den
Button
“Etikette
bearbeiten”
erstellen
Sie
ein
Layout.
Fügen
Sie
einfach die Felder in
der
gewüschten
Reihenfolge und mit
den
gewünschten
Abständen
ein.
Speichern Sie danach
die
Etikette
unter
einem Namen.
Mit „Spalte“ und „Zeile“
können
Sie
die
Startposition für den
Druck angeben, falls
nicht mit der ersten
Etikette auf dem Blatt
begonnen werden soll.
7.3
Brief
Um einen Brief zu schreiben, wählen Sie im Druckmenü die Option „Brief“.
Verfassen Sie nun den Brief und fügen Sie die Datenbankfelder an den
gewünschten Stellen ein.
Es wird generell empfohlen, den Microsoft Word-Export zu nutzen, (anstelle dieses
Briefdruckes), da MS Word viel mehr Möglichkeiten bietet als CH-Adress.
Sie können hier die Schriftart, Schriftgrösse und die Schrifattribute einstellen.
Einmal erstellte Briefe können Sie speichern, um sie später wieder zu verwenden.
8.
Terminplaner
1.
Termine hinzufügen
Um einen Termin hinzuzufügen, klicken Sie auf das Terminsymbol oder starten Sie
die Terminverwaltung unter dem Menüpunkt „Terminplaner / Terminplaner
starten“. Es erscheint ein Kalender. Sie müssen zum gewünschten Datum gehen
und danach einen Doppelklick auf das Datum ausführen. Nun sehen Sie folgende
Eingabemaske, in der Sie Ihre Termine eingeben können:
Zuerst klicken Sie auf „Neu“, dann geben Sie Ihre Termindaten ein und danach
klicken Sie auf „Eintragen“.
2.
Termine löschen
Sie können Termine löschen, indem Sie den entsprechenden Tag öffnen und bei
der Maske (siehe 8.1) mit „Löschen“ alle Einträge entfernen. Sind Termine seit
langer Zeit vorüber und möchten Sie nicht jeden einzeln zu löschen, dann starten
Sie aus dem Menü den Befehl „Terminplaner / Einstellungen“. Sie können nun
einfach Ihre Termine löschen. Es gibt dazu drei Möglichkeiten:
1. Alle Termine löschen (es werden auch die Termine in Zukunft gelöscht)
2. Alle Termine löschen bis und mit dem Datum, welches Sie eingeben.
3. Alle Termine löschen zwischen zwei wählbaren Daten.
3.
Erinnerung
Die Erinnerungsfunktion ist nur dann aktiv, wenn das Proramm CH-Adress offen
ist. Werden Termine verpasst, so wird beim nächsten Start von CH-Adress darauf
hingewiesen, welche Termine verpasst wurden.