EXCEL - SKRIPTUM

EXCEL - SKRIPTUM
1 GRUNDLEGENDES
1.1 BEDIENUNG
Wie jedes „normale“ Windows-Programm läßt sich auch Excel auf verschiedene Arten bedienen. Wir unterscheiden:
 PullDown-Menü: die gewohnte Menüzeile - bei Aktivierung eines Menüpunkes wird eine Liste mit weiteren Untermenüpunkten
herabgezogen (engl. Pull - Down).
 Smartbuttons: „gescheite“ Knöpfe, ein Klick auf einen Knopf bewirkt eine bestimmte Aktion.
 ShortCuts: Tastaturkürzel, die wiederum eine bestimmte Aktion auslösen.
 PopUpMenü: ein Klick mit der rechten Maustaste bewirkt je nach augenblicklicher Position das Aufklappen eines
kontextsensitiven (zur jeweiligen Position inhaltlich passend) Menüs.
Die Bedienung erfolgt entweder mit Hilfe der Maus oder über die Tastatur. Zum Beispiel läßt sich die Menüzeile auch mit der
Kombination <ALT> + <D> für Datei (immer der unterstrichene Buchstabe) ansteuern. Neben der in Windows-Programmen
üblichen Taste F1 für Hilfe braucht man sehr häufig die Taste F2 - mit ihr kann man die Bearbeitung der aktiven Zelle starten
(auch mit der Maus möglich - man muß in die Bearbeitungszeile klicken).
Einige wichtige Tastaturkürzel als Wiederholung:
 <STRG> + <C>
oder
<STRG> + <Einfg>
=
copy - kopieren
 <STRG> + <V>
oder
<SHIFT> + <Einfg>
=
paste - einfügen
 <STRG> + <X>
oder
<SHIFT> + <Entf>
=
cut = ausschneiden
Gerade die Möglichkeit des Kopierens ist von essentieller Bedeutung im Rahmen einer Tabellenkalkulation.
Wir unterscheiden folgende Bildschirmelemente:
 Menüzeile (oberste Zeile)
 Symbolleisten (Ansammlungen von Buttons)
 Bearbeitungszeile
 der eigentliche Arbeitsbereich (die Tabelle)
 Bildlaufleisten bzw. die „Reiter“, die die verschiedenen vorhandenen Tabellen der Arbeitsmappe kennzeichnen
 Statuszeile
Excel unterscheidet die Begriffe Arbeitsblatt (eine Tabelle!) und Arbeitsmappe, wobei eine Mappe aus mehreren
Arbeitsblättern besteht (hier bestehen Unterschiede in den letzten Versionen). Mit <STRG> + <Bild > kann man schnell zum
nächsten Arbeitsblatt springen (analog zurück). Durch verschiedenste Export- bzw. Importfilter lassen sich auch Daten von
anderen Tabellenkalkulationen (Lotus 1-2-3 etc.) oder auch Datenbanken (DBASE etc.) einlesen und ausgeben.
Eine Tabelle (eigentlich ein Arbeitsblatt)ist traditionell in Spalten und Zeilen eingeteilt. Der Schnittpunkt Spalte - Zeile ergibt eine
"kleinste Einheit" der Tabellenkalkulation, die Zelle. Eine Zelle kann auf mehrere Arten gefüllt werden. Sie kann verschiedene
Inhalte haben:
 Zahlen
 Text
 Formeln
1.2 ZAHLEN
Sie können verschiedenste Formate aufweisen
2029384
Normales Format
2029384,00
Fixkomma
2.029.384,00
Tausendertrennzeichen
S 2.029.384,00
Währungsformate
2,03E+06
Wissenschaftliches Format
31. Dez 84
auch Datumsformat möglich
Sobald man zu einer Zahl händisch etwas zufügt (zB ÖS) oder ein falsches Kommazeichen wählt, wird die Zahl zu einem String
(einer Zeichenkette). Mit solchen kann man nicht rechnen!!!
1.3 TEXT
Dient in erster Linie zur Erklärung und Verdeutlichung. Text kann in der modernen Tabellenkalkulation ähnlich formatiert und
gestaltet werden wie in einer Textverarbeitung. Es gibt wie immer die Möglichkeiten der Schriftart, Schriftgröße, Auszeichnung
(fett, kursiv), Unterstreichung. Auch die Bündigkeit des Textes (seine Ausrichtung: links, rechts, zentriert) läßt sich festlegen.
1
1.4 FORMELN
Dienen zur Weiterberechnung der eingegebenen Zahlen. Neben den Grundrechnungsarten (zugegenerweise die mit Abstand
meistverwendeten „Formeln“) gibt es eine Fülle von mathematischen, statistischen, finanzmathematischen, logischen und
anderen Funktionen.
= A3 + B3
addiert den Inhalt von Zelle B3 zu A3 dazu
A3 -> Spalte A, Zeile 3
= SUMME (A4 : A15)
berechnet die Summe über die Inhalte von
A4 bis A15
= SIN (A5/B5)*C5
auch komplexe Formeln sind möglich
Für Formeln verwendet man den Begriff des Zellbezugs. Man unterscheidet
 relativen Zellbezug
 absoluten Zellbezug
2 ZELLBEZUG
2.1 RELATIVER ZELLBEZUG
Spalte B:
Zeile 44:
18
Zeile 45:
= B44 + 5
 bezieht sich hier nicht direkt auf die Zelle B44 sondern meint "Eine Zeile oberhalb, gleiche Spalte" - also die relative
Entfernung von der aktuellen Zelle. Sie sehen natürlich in Ihrem Arbeitsblatt nicht die Formel, sondern das Ergebnis (in unserm
Fall: 23). Nur in der Bearbeitungszeile sehen Sie den tatsächlichen Inhalt der Zelle.
Beispiel:
Wir fügen in folgende 8 Zeilen (ab Zeile 5, Spalte B) Zahlen (Preise) zwischen 0 und 100 ein. In Spalte A tragen wir
dazugehörige Warennamen, in Spalte C die Stückzahl ein.
In Spalte D wollen wir Preis * Stückzahl mit Hilfe einer Formel berechnen.
Die Formel lautet: = B5*C5 (für Zeile 5). Also: in die Zelle D5 kommt das
Produkt von B5 mal C5 hinein. Im Anschluß wollen wir denselben Vorgang
für die restlichen 7 Zeilen wiederholen. Hier hilft uns die Kopiermöglichkeit
von Excel. Wir stellen uns auf die Zelle D5 (die Formel!) und kopieren sie die
Kopiermöglichkeit von Excel.
Wir stellen uns auf die Zelle D5 (die Formel!) und kopieren sie Kurztasten
wie <STRG>+<C> oder <STRG> + <Einfg> oder mit Hilfe der rechten
Maustaste. Nachdem wir die Formel kopiert haben, wollen wir sie in wieder
einfügen - und zwar in die Zellen die Kopiermöglichkeit von Excel. Wir
stellen uns auf die Zelle D5 (die Formel!) und kopieren sie D6 bis D12. Dafür
müssen diese Zellen markiert werden (mit der Maus oder mit
640
Summe
<SHIFT>+Cursor).
Anschließend drückt man auf <Einfügen> - rechte Maustaste, Smartbutton oder Menü bzw. über die Tastatur: <SHIFT> +
<Einfg> oder <STRG> + <Y>. Die Formel passt sich automatisch an!  Relativer Zellenbezug !!! - in der Formel steht ja in
Wirklichkeit: 2 Zellen links mal 1 Zelle links. In der Zeile 15 wollen wir die Summe unserer Einkäufe berechnen: mit dem
Smartbutton <Summe> läßt sich das schnell und ohne große Vorkenntnisse durchführen.
Brot 1 kg
Milch 1 Liter
Käse 10 dkg
Extrawurst 10 dkg
Salami 10 dkg
Bier - ½ Liter
Coca Cola - 2 ½ Liter
Lachs 10 dkg
26
11
21
9
22
11
27
49
2
5
3
3
2
20
3
2
52
55
63
27
44
220
81
98
2.2 ABSOLUTER ZELLBEZUG
Im Gegensatz zum relativen Zellbezug - Adresse der Zelle wird nur relativ (als Entfernung) angegeben, gibt es den absoluten
Zellbezug: eine Adresse wird eindeutig adressiert! Auch bei Kopiervorgängen ändert sich an einer absoluten Adressierung
nichts. Man verwendet das Dollarzeichen $, um Absolutadressierung anzugeben. Es kann sowohl die Spalte als auch die Zeile
oder beides absolut adressiert werden.
Wir wollen nun in der Zelle E42 den Mehrwertsteuersatz von 20% eintragen. Dieser wird anschließend in einer Formel
verwendet. Beachten Sie bei Kopiervorgängen, daß sich die relative adressierten Teile der Formel ändern, während der absolut
adressierte Teil gleich bleibt. Tragen Sie nun für die Zeilen 44 bis 50 entsprechend dem oberen Beispiel Zahlen und Formeln ein.
Beispiel:
Artikel:
Brot 1 kg
Milch 1 Liter
Käse 10 dkg
Extrawurst 10 dkg
Salami 10 dkg
Bier - ½ Liter
Coca Cola - 2 ½ Liter
20%
Preis/Stk Stückzahl Gesamt
MWSt.
S 25,90
2
S 51,80
S 8,63 (MWSt.-Anteil)
S 10,90
5
S 54,50
S 9,08
S 21,90
3
S 65,70 S 10,95
S 9,90
3
S 29,70
S 4,95
S 24,90
2
S 49,80
S 8,30
S 10,90
20 S 218,00 S 36,33
S 26,90
3
S 80,70 S 13,45
S 550,20 S 91,70
Summe:
Wir können nun die Zellen noch formatieren (rechte Maustaste) und Währungsformat einstellen.
2
3 FORMATIERUNG VON ZELLEN
3.1 EINFACHE ZELLFORMATIERUNG
Wie in WinWord ist es möglich, Zellen einzurahmen, Text und Schattierung einzustellen etc. Damit kann das Layout einer
Tabelle ansprechend gestaltet werden. In denselben Bereich fallen Spaltenbreiten und Zeilenhöhen: diese können ganz einfach
über das Lineal oder über entsprechende Menüpunkte bzw. mit der rechten Maustaste eingestellt werden. Auch die Schatti erung
der Zellen und entsprechenden Rahmen können im Formatmenü eingestellt werden.
Wir wollen in dieser Tabelle die verschiedenen Möglichkeiten ausprobieren:
 Menüzeile
 PopupMenüs-rechte Maustaste
 Lineal (Spalten/Zeilenbezeichnungen)
 Smartbuttons
 Shortcuts
Beispiel:
Die erste Spalte soll eine Breite von 20 aufweisen, die zweite bis vierte Spalte sollen 15 breit sein. Die Zeilen 1 - 5 stellen wir mit
einer Zeilenhöhe von 18 ein und fügen einen entsprechenden Rahmen ein. Auch die Musterung sollte dem unteren Beispiel
entsprechen. Wir stellen die Schriftart in der Zeile 1 auf ARIAL 18 Punkt, FETT ein. In der Spalte 1 (Zeile 2-5) stellen wir auf
TIMES NEW ROMAN 12 Punkt, KURSIV.
Schriftart
Eins
Zwei
Drei
Vier
Eins
Zwei
Drei
Vier
Fünf
Sie erhalten einen guten Eindruck, wie ihre Tabelle wirklich aussieht, wenn Sie im Menüpunkt Datei auf „Seitenansicht“
gehen. Im anschließend angezeigten Bildschirm können Sie recht bequem Kopf- und Fußzeile der Datei, Seitenlayout (Hochbzw. Querformat - Papierformat) und Ränder einstellen oder korrigieren. Sie werden dabei bemerken, daß die Normalansicht, in
der Sie üblicherweise arbeiten, nicht immer alle Schriften und ihre Breite korrekt angibt.
3.2 ZEICHENMODUL
Wie Sie von WinWord her gewohnt sind, gibt es auch in EXCEL ein Zeichenmodul, welches sich sowohl bei Diagrammen als
auch innerhalb der Tabellen anwenden läßt. Von Kreisen, Rechtecken über Textelemente gibt es wieder reichhaltige
Gestaltungsmöglichkeiten. Vor allem die Textelemente lassen sich auch in "normalen" Tabellen sehr oft gut verwenden, da sie
nicht an die Spalten- bzw. Reihenformatierung gebunden sind.
3.3 OLE-FÄHIGKEITEN
Excel ist eines der „kontaktfreudigsten“ Programme. Seine Tabellen und Graphiken lassen sich sehr einfach (genügend Arbei tsund Plattenspeicher am Computer vorausgesetzt) in andere Software übertragen. Excel kann aber auch den „Empfänger“ für
andere Softwareprodukte spielen. Der Überbegriff für die Übertragung von Objekten ist OLE (Object Linking and Embedding Objekte verknüpfen und einbetten).
4 DIAGRAMME
Mit modernen Tabellenkalkulationen lassen sich recht einfach Zahlen in Graphiken darstellen. Diagramme sind eine oft
gebrauchte Möglichkeit, Zahlenmaterial anschaulicher zu machen. Excel stellt eine Fülle von Diagrammtypen zur Verfügung. Ein
Assistent hilft bei der Auswahl des richtigen Diagrammtyps. Ein eingebautes Zeichenprogramm hilft, die ausgewählten
Diagramme anschließend individuell zu gestalten.
Die Möglichkeiten reichen hier von einfachen Balken- und Kreisdiagrammen bis hin zu recht aufwendigen dreidimensionalen
Graphiken und statistischen Auswertungen.
Beispiel:
Autoverkauf in Stück
April
VW
Opel
Ford
Nissan
Mitsubishi
Fiat
Renault
Mai
215
192
115
126
87
126
88
Juni
248
209
145
155
99
143
101
Juli
241
213
134
167
101
129
148
209
185
126
151
96
134
137
3
Die daraus resultierende Graphik schaut wie folgt aus
Autoverkauf
250
Anzahl
200
150
April
Mai
100
Juni
Juli
50
0
VW
Ford
Mitsubishi
Renault
Marke
Man markiert zuerst den gewünschten Bereich, der die Grundlage für das Diagramm bietet. Anschließend braucht man nur den
entsprechenden Smartbutton drücken und den Bereich des Diagramms festlegen (bei gedrückter linker Maustaste). Der
Assistent gibt den weiteren Ablauf vor und hilft, das für den Präsentationszweck richtige Diagramm zu finden.
5 GLIEDERUNG
(bessere Überschaubarkeit)
Das Layout einer Tabelle soll nicht durch die Detailrechnungen verwirrt werden! Vor allem bei größeren Tabellen ist es oft vo n
Vorteil, Berechnungen und Ergebnisse zu trennen. Um dieses Resultat zu erzielen, gibt es mehrere Möglichkeiten.
 Verlagerung in räumlich getrennte Teile der Tabelle (weiter "unten" oder "rechts")
 Ausblenden von Spalten (Zeilen)
 Aufteilen der Berechnungen auf mehrere Arbeitsblätter
ad a) Es ist oft von Vorteil, Seitenumbrüche einzuführen. Diese trennen verschiedene Teile der Tabelle. Sie haben außerdem
(wie schon aus WinWord bekannt), die Möglichkeit, mehrere Bereiche einer Seite gleichzeitig am Bildschirm zu betrachten. Dazu
schieben Sie die entsprechenden Markierungen (in der vertikalen Bildlaufleist ganz oben, in der horizontalen ganz rechts zu
finden) auf die gewünschte Position und erreichen damit eine Mehrteilung (2 bzw. 4) des Bildschirms, wobei die vier Positione n
voneinander unabhängig sind.
ad b) Spalten oder Zeilen, die für die entgültige Layout-Version eines Dokuments nicht mehr von Wichtigkeit sind, können auch
ausgeblendet werden (ihre Breite / Höhe wird auf 0 reduziert). In den letzteren Versionen läßt sich dies einfach erreichen, indem
man eine ganze Spalte/Zeile markiert (ein Klick auf die entsprechende Zahl/ den entsprechenden Buchstaben der Spalte/Zeile
genügt) und anschließend das Popup-Menü öffnet - es bietet unter anderem die Möglichkeit an, auszublenden/einzublenden.
ad c) Man kann über den Tabellennamen auch sehr einfach auf andere Tabellen der Arbeitsmappe zugreifen. Beispiel einer
solchen Formel: =A5 * Tabelle1! A3 - das Rufzeichen kennzeichnet eine Tabelle. Für komplexere Berechnungen ist das die
„sauberste“ Lösung. Sie vereint leichten Zugriff mit einer räumlichen und damit auch optischen Trennung der Elemente, die sehr
übersichtlich ist.
6 WICHTIGE FUNKTIONEN






Folgen von Zahlen
Verwendung von Variablennamen
Verweise (am Beispiel Leichtathletik-Dreikampf)
Wenn-Funktion
Zielwertsuche (am Beispiel einer Zinssuche - Sparbuch)
Weitere Zinsfunktionen
6.1 FOLGEN VON ZAHLEN (WERTEN)
Ein häufig auftretendes Problem ist die Erzeugung gleichartiger Zahlenfolgen (1, 2, 3, 4, ...; Montag, Dienstag, Mittwoch, .. .; 3.
10. 96, 4. 10. 96, ...). Dies läßt sich sehr einfach mittels Formeln lösen, Excel bietet allerdings in den höheren Versionen auch
Hilfen (automatische Funktionen) an, die vor allem im Zusammenhang mit Datumswerten sehr angenehm sind.
Die händische Methode lautet:
 in der ersten Zelle der Folge wird der Startwert eingetragen
 in der zweiten Zelle erstellt man folgende Formel: = <erste Zelle> + <Steigerungswert>
 man kopiert diese Formel weiter
Die automatische Methode:
 Man trägt in die ersten beiden Zellen Startwert und ersten Folgewert ein
 man markiert die ersten beiden Zellen und zieht am linken unteren Ende der Markierung an
 Excel formatiert die folgenden Werte automatisch
4
6.2 VARIABLEN
Eine grundlegende Vereinfachung der Bedienung einer Tabelle stellt die Verwendung von Variablen dar. Statt relativ
nichtssagenden Adressen (wie zB <A33>) verwendet man „sprechende“ Variablennamen (zB <mwst>). Den dazugehörigen
Menüpunkt findet man unter <Einfügen> <Namen> <festlegen>. Hier kann einer Zelle (oder einem Zellbereich) ein Name
zugeordnet werden. Dieser steht anschließend in Formeln zur Verfügung (auch in anderen Tabellen der Arbeitsmappe!).
6.3 VERWEISE
Verweise entsprechen in ihrer Art am ehesten der Verknüpfung zweier Datenbanktabellen. Die Syntax (Schreibweise) lautet
VERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Ergebnisvektor)
Als Beispiel nehmen wir einen Leichtathletik Dreikampf. In der ersten Tabelle stehen die Leistungen der Schüler. In einer zweiten
Tabelle (Punkte-Referenz) stehen die zu bestimmten Leistungen zugeordneten Punkte. Ich möchte dies für den 60m-Lauf
zeigen:
Tabelle 1
Schüler
Heinrich Floribus
Wolfgang Isaak
Walter Garein
Florian Muzek
Sebastian Flurl
Christian Kobenz
Tobias Renz
Siegfried Kubasta
Christoph Haberl
Johann Karl
Hans Schmidt
Spalte B
Leistung
8,9
9,2
8,6
9,1
8,8
9,0
8,7
9,3
8,9
9,1
9,3
Tabelle 2
Zeit
8,5
8,6
8,7
8,8
8,9
9,0
9,1
9,2
9,3
9,4
9,5
Spalte B
Punkte
50
46
42
39
36
33
31
29
27
25
23
Ein Verweis der Form =VERWEIS(B1;Tabelle2!A1:A11;Tabelle2!B1:B11) in der ersten Tabelle berechnet die entsprechenden
Punkte zu den vorgegebenen Werten. Das Suchkriterium ist die Leistung, diese wird anschließend in der Matrix der Werte
gesucht und der zugeordnete Punktewert zurückgegeben. Nachfolgende Kommastellen werden übrigens nicht berücksichtigt
(falls man dies will, muß man Rundungsfunktionen wie RUNDEN, AUFRUNDEN, etc. einsetzen).
6.4 WENN-FUNKTION
Hier können in Abhängigkeit eines Wertes Formeln verändert werden. Als Beispiel wollen wir die Preisberechnung für einen
Tennisplatz wählen. Die Berechnung erfolgt stundenweise. Falls der Benutzer eine Ermäßigung bekommt (Student,
Präsenzdiener, …) zahlt er pro Stunden 120.- für den Platz, andernfalls 180.=WENN(B9="ja";C9*$F$9;C9*$F$10)
Wenn-Funktion
Benutzer
Heinrich Floribus
Wolfgang Isaak
Walter Garein
Florian Muzek
Sebastian Flurl
Christian Kobenz
Tobias Renz
Ermäßigt
ja
ja
ja
Stundenanz.
6
1
4
11
5
8
12
zu bezahlen
720
180
720
1320
600
1440
2160
Preise:
120 ermäßigt
180 voll
Durch Strichpunkt getrennt lautet die Schreibweise:
= WENN (Bedingung; Formel1; Formel2)
Auch verschachtelte Wenn-Bedingungen (Verzweigungen) sind möglich. Aufpassen muß man hier allerdings auf die
Übersichtlichkeit der Formeln. Diese geraten schnell außer Kontrolle und sind nur mehr schwer nachzuvollziehen.
6.5 ZIELWERTSUCHE
Gerade bei Zinsproblemen stellt sich oft die Frage nach einem bestimmten Teil der Formel. Es ist häufig mathematisch recht
kompliziert, diesen Teil durch Umformung der Formel (Gleichung) zu erhalten. Einfacher ist es, mit numerischen Methoden die
Tabellenkalkulation „schätzen“ zu lassen.
Beispiel: wir lassen einige (10) Jahre Geld in der Bank liegen. Wir zahlen jeweils am Anfang des Jahres ein und bekommen
einen bestimmten Zinssatz. Wir haben zu Beginn bereits ein gewisses Anfangskapital gehabt und wollen auf eine bestimmte
Endsumme (Endkapital) kommen.
5
Zinssatz (in Prozent)
Einzahlung
Anfangsk.
Endkapital
5
4000
20000
100000
24000,00
25200,00
29200,00
30660,00
34660,00
36393,00
40393,00
42412,65
46412,65
48733,28
52733,28
55369,95
59369,95
62338,44
66338,44
69655,37
73655,37
77338,13
81338,13
85405,04
Mit Hilfe der Zielwertsuche kann man sehr einfach sowohl Zinssatz, Einzahlung als auch Anfangskapital variieren. Wir stellen
uns in die letzte Zelle (derzeitiger Wert 85405,04) und geben unseren Zielwert ein (zB 100000). Anschließend verändern wir der
Reihe nach die Werte für Zinssatz, Einzahlung und Anfangskapital, um zu einem Endwert von 100000 zu kommen.
7 DATENBANKFUNKTIONEN



Sortieren
Datenbank festlegen
Abfragen
Oft empfiehlt es sich, Daten nach verschiedenen Kriterien zu ordnen. Excel läßt dies relativ problemlos zu. Der erste Punkt ist
die Sortierung von Daten. Der Menüpunkt <Daten> birgt als ersten Unterpunkt die Möglichkeit, zu sortieren. Man kann hier auch
größere Datenbestände nach einer bestimmten Spalte sortieren.
In weiterer Hinsicht ist es sogar möglich, die meisten Datenbankfunktionen mittels Excel zu verwenden. Auch komplexe Abfragen
von Daten (Suche nach bestimmten Filterkriterien) sind möglich. Die Frage stellt sich dann allerdings, wo sollte man doch eine
„richtige“ Datenbank heranziehen, weil der Aufwand mit Excel zu groß wird, bzw. die Möglichkeiten nicht mehr ausreichen.
7.1 SORTIEREN
Spalten lassen sich unabhängig vom Rest der Tabelle sortieren. Sortierung wird im Normalfall allerdings größere Bereiche
erfassen. Auch das ist ohne weiteres möglich. Der Menüpunkt <Daten> <sortieren> ist dafür zuständig. Es kann (vor allem in
den neueren Versionen) auch leicht über mehrere Spalten (bzw. auch Zeilen) sortiert werden.
Bsp.:
Ungeordnet
beide Spalten geordnet
nur die zweite Spalte nachträglich geordnet
8 Daniel
1 Bertram
1 Adam
2 Ludwig
2 Ludwig
2 Bertram
12 Adam
3 Isidor
3 Caspar
4 Franz
4 Franz
4 Daniel
6 Emil
5 Herbert
5 Emil
1 Bertram
6 Emil
6 Franz
11 Kasmir
7 Gustav
7 Gustav
9 Julius
8 Daniel
8 Herbert
7 Gustav
9 Julius
9 Isidor
10 Caspar
10 Caspar
10 Julius
3 Isidor
11 Kasmir
11 Kasmir
5 Herbert
12 Adam
12 Ludwig
7.2 DATENBANK FESTLEGEN
Jeder Tabellenbereich läßt sich auch als Datenbanktabelle festlegen. Günstig ist es in diesem Fall, auch für entsprechende
Überschriften der Felder zu sorgen. Anschließend können von dieser definierten Datenbank aus weitere Aktionen (diverse
Funktionen, Abfragen) aus durchgeführt werden. Die Festlegung eines Bereichs als Datenbank erfolgt einfach über einen
vergebenen Namen. Achtung: Excel erweitert bei dazukommenden Datensätzen den Bereich nicht automatisch, hier muß
händisch nachgeholfen werden.
Sehr hilfreich ist die Leichtigkeit, mit der Datenbanktabellen in Excel - bzw. umgekehrt eingebunden werden können. Excel
unterstüzt mit dBase eines der wichtigsten Austauschformate.
7.3 ABFRAGEN
Abfragen lassen sich sehr einfach gestalten, wenn ein bestimmter Bereich als Datenbankbereich definiert wurde. In der oberste n
Zeile stehen die entsprechenden Zeilenüberschriften (Feldnamen der Datenbank). Diese können als Ausgangsbasis für diverse
Abfragen genommen werden. In den neuesten Versionen ist dies sehr komfortabel gelöst.
6
Die folgende Tabelle
Buchstabe
Zahl
Cäsar
Doris
Fridolin
Henriette
Ingrid
Adam
Manfred
Nina
Linda
Gertraud
Emil
Konrad
Peter
Olga
Boris
Judith
wird durch den Filter „>E“ zu
3
4
6
8
9
1
13
14
12
7
5
11
16
15
2
10
dieser Tabelle
Buchstabe
Zahl
Fridolin
Henriette
Ingrid
Manfred
Nina
Linda
Gertraud
Emil
Konrad
Peter
Olga
Judith
6
8
9
13
14
12
7
5
11
16
15
10
Excel markiert die Bereiche, die durch einen Filter „beeinträchtigt“ werden, mit Farbe. Mittels „Alle“ kann die Ausgangsposit ion
jederzeit wieder hergestellt werden (Sinn einer Abfrage = Auswahl von Daten, ohne die Stammdaten zu verändern).
Es obliegt der Entscheidung des Benutzers, wann sich der Schritt lohnt, zu einer „echten“ Datenbank umzusteigen. Viele der
einfachen Probleme lassen sich mit Excel sehr einfach und auch anschaulich lösen.
8 TRICKS
8.1 AUTOEINGABE
Einzelne Spalten einer Tabelle enthalten häufig immer wiederkehrende Einträge. Ein Beispiel wäre hier bei einer Adressliste
(neue deutsche Rechtschreibung!) die Spalte „ORT“. Hier werden <Klosterneuburg> und <Wien> sehr häufig vorkommen. Excel
gibt dafür Hilfe. Falls im Register <Bearbeiten> des Befehls <Extras/Optionen> das Kontrollkästchen <Autoeingabe für
Zellwerte aktivieren> eingestellt ist, fügt Excel, falls bereits ähnliche Einträge vorhanden sind, automatisch, wenn man die
ersten Buchstaben tippt, den Rest ein (macht den Vorschlag). Mit Hilfe der rechten Maustaste kann man - über den Punkt
<Auswahlliste> - auch eine Auswahl erhalten, welche Einträge bereits vorhanden sind.
8.2 AUTOBERECHNUNG
Um Formeln zu testen oder zwischendurch Berechnungen durchzuführen, ohne immer Funktionen wie „Summe“ etc. zu
verwenden, kann man auch die <Autoberechnung> verwenden. Hier wird in der Statuszeile der entsprechende Wert
(zugehörig zu einem markierten Bereich) angezeigt. Mit der rechten Maustaste kann man in der Statuszeile auch andere
Möglichkeiten aussuchen.
8.3 NOTIZEN
Mit <Einfügen/Notiz> kann man zu jeder Zelle eine (praktisch beliebig umfangreiche) Notiz speichern. Enthält eine Zelle eine
Notiz, befindet sich in der rechten oberen Zellecke ein kleines rotes Viereck. Befindet sich der Mauscursor auf einer solchen
Zelle, wird die zugehörige Notiz automatisch angezeigt.
7
8.4 FORMAT ÜBERTRAGEN
Sehr hilfreich für die gleiche Gestaltung unzusammenhängender Bereiche ist die Funktion <Format/Übertragen>. Diese
Funktion lässt sich über den entsprechenden Smartbutton aktivieren. Ein Klick auf den Knopf speichert die Formate (Rahmen,
Muster etc.) der gerade aktiven Zelle. Ein Klick auf eine (mehrere) andere Zellen überträgt das Format.
8.5 WENN-FUNKTION ERWEITERN
Man kann die Wenn-Funktion um ODER bzw. UND erweitern. Als Beispiel folgende Funktionsaufrufe:
=WENN(ODER(D2=1;D2>5);"wahr";"falsch")
=WENN(UND(D2>=4;D2<7);“wahr“;“falsch“)
9 ÜBUNGEN
9.1 ZINSENBEISPIELE
a) wir lassen ein Sparguthaben von 50.000 Schilling für die Dauer von 15 Jahren bei einer Verzinsung von 4% per anno auf der
Bank liegen. Wieviel bekommen wir am Ende der 15 Jahre heraus?
b) wir haben 50.000 Schilling am Sparbuch und zahlen pro Monat (am Ersten des Monats) 5 Jahre lang 500 Schilling dazu. Der
Zinssatz beträgt 4,5% im Jahr. Wieviel bekommen wir am Ende der 5 Jahre heraus?
c) wir haben 50.000 Schilling am Sparbuch – wir wollen bei 3% Verzinsung (pro Jahr) auf 80.000 Schilling kommen. Wie lange
müssen wir das Kapital am Sparbuch liegen lassen, damit wir auf diesen Endbetrag kommen?
d) wir zahlen (von 0 an beginnend) jeden Monatsersten 1000 Schilling auf ein Sparbuch ein. Die Verzinsung beträgt 3,5% pro
Jahr. Wann überschreiten wir (mit Zinsen und Einzahlungen) den Betrag von 100.000 Schilling?
e) wir haben einen Kredit von 1 Million Schilling genommen – wir wollen innerhalb von 10 Jahren den Kredit zurückzahlen. Der
Zinssatz beträgt 9%. Wieviel muss pro Monat (am Monatsersten) zurückgezahlt werden, damit nach 10 Jahren nichts mehr
übrigbleibt?
Auflösung a)
Guthaben
Zinsen
Jahre
50000
4
15
nach x Jahren Berechnung
x
Kapital
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
50000,00
52000,00
54080,00
56243,20
58492,93
60832,65
63265,95
65796,59
68428,45
71165,59
74012,21
76972,70
80051,61
83253,68
86583,82
90047,18
Formeln als Text
=b1
=E3*(1+$B$2/100)
=E4*(1+$B$2/100)
...
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Ergebnis
Nach 15 Jahren liegen also 90047,18 Schilling am Sparbuch – ein doch recht erklecklicher Betrag!
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