Dokumentation des internen Kontrollsystems

Dokumentation des internen Kontrollsystems
Schlussbericht zur Einführung des IKS an den Verwaltungsrat
der
Muster AG, Luzern
Inhaltsverzeichnis
1.
EINLEITUNG
2
2.
RISIKOBEURTEILUNG
2
2.1 RISIKOBEURTEILUNGSPROZESS
2.2 WESENTLICHE RISIKEN
2
2
3.
KONTROLLUMFELD
3
4.
ORGANISATION RECHNUNGSWESEN
3
5.
UNTERSCHRIFTSBERECHTIGUNG
4
6.
ABLÄUFE
4
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
BESCHAFFUNG
VORRÄTE
PRODUKTION / ANGEFANGENE ARBEITEN
VERKAUF
PERSONAL
ANLAGENBUCHHALTUNG / INVESTITIONEN
BUCHHALTUNG, ABSCHLÜSSE, LIQUIDITÄTSPLAN , BUDGETIERUNG
BETRIEBSBUCHHALTUNG
EDV
4
4
4
4
5
5
5
5
5
7.
JÄHRLICHE KONTROLLLISTEN
5
8.
ÜBERWACHUNG DER KONTROLLEN
6
9.
SCHLUSSBEMERKUNGEN
7
Lufida Revisions AG, Obergrundstrasse 70, 6002 Luzern, Telefon 041 319 93 93, Fax 041 319 93 94, www.lufida.ch
Zertifiziertes Qualitätssystem BVC SN ISO 9001:2000
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1.
Einleitung
Die Muster Holding AG ist eine unternehmerisch geführte Gesellschaftsgruppe im Bereich
der ..branche. Die Gruppe beschäftigt insgesamt 180 Mitarbeitenden. Die Gruppe besteht
aus folgenden Gesellschaften:
Gesellschaft
Vollzeitstellen
Muster Holding AG
Muster A
Muster B
2.
Risikobeurteilung
2.1
Risikobeurteilungsprozess
140
20
0
Umsatz
in CHF
Mio.
24.8
4.2
1.3
Bilanzsumme in
CHF Mio.
12
6
2
Revisionsqualität
ordentlich
eingeschränkt
Opting Out
Der Verwaltungsrat hat in ein Risikoprofil über die Gesellschaftsgruppe erstellt und führt
einmal jährlich eine standardisierte Befragung der Geschäftsleitungsmitglieder über das geänderte Risikoprofil hin.
An der jeweiligen Verwaltungsratssitzung im 4. Quartal erstellt der Verwaltungsrat einen
Risikobericht mit Massnahmen und terminiert die Umsetzung.
2.2
Wesentliche Risiken
Mit einer Risikobeurteilung eines Unternehmens sollen alle mit der Geschäftstätigkeit zusammenhängenden Risiken erfasst werden. Es bestehen folgende Kategorien: Markt-, Produkte-, Technologie-, Nachfolge-, Einkaufs-, Lieferanten-, Liquiditäts-, Finanz-, Informatikund Organisations-, Sach- und Personenrisiken.
Als „Risiko“ im Sinne des IKS verstehen wir die Risiken einer Falschaussage in der Jahresrechnung und in der Vermögensschädigung durch bewusste und unbewusste Handlungen.
Die drei wesentlichsten IKS-Risiken sind:
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 Bestandes- und Bewertungsfehler in den angefangenen Arbeiten, Abgrenzungen zwi-
schen Wareneinkauf und Warenverkauf im Zusammenhang mit der Auftragsproduktion;
 Vollständigkeit der Kreditoren und der trans. Passiven;
 Bewertung der Sachanlagen, Mobilien, Immobilien und Leasing-Transaktionen
3.
Kontrollumfeld
Das Kontrollumfeld umfasst Überwachungs- und Leitungsfunktionen der Unternehmensführung sowie deren Einstellung, Bewusstsein und Handlungen im Hinblick auf das IKS und
dessen Bedeutung innerhalb des Unternehmens.
 Die Gesellschaft verfügt über folgende Instrumente, welche mehrheitlich auch im Quali-
tätsmanagement System ISO 9001:2000 dokumentiert sind:
:
 Leitbild mit Aussagen über Integrität und ethische Werte
 Unterschriftsreglement
 Organisationsreglement
 Verantwortlichkeits- und Kompetenzmatrix
4.
Organisation Rechnungswesen
Die Gesamtverantwortung über das Rechnungswesen trägt der Verwaltungsrat. Die Aufgabenteilung ist im Organisationsreglement und in der Verantwortlichkeitsmatrix geregelt. Innerhalb des Rechnungswesen bestehen folgende Aufgaben- und Kompetenzenverantwortung:
Funktion
Leiter Rechnungswesen
Stelleninhaber
Max Meister
Aufgaben
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5.
Unterschriftsberechtigung
Personen mit Unterzeichnungsberechtigungen:
Name
Muster
Meier
Schwan
6.
Vorname
Max
Moritz
Michael
Abteilung
Verwaltungsrat
Verkaufsleiter
Sachbearbeiter
Verkauf
A-E
A
B
C
Finanzielle Kompetenzen
Einzelvollmacht bis TCHF 20
Einzelvollmacht bis TCHF 5
Einzelvollmacht bis CHF 100,
Unterzeichnung immer mit B
oder A
Abläufe
Die folgenden Abläufe wurden als wesentlich für die Beurteilung des Rechnungswesen und
für die Erstellung der Jahresrechnung beurteilt.
Abkärzungen:
K = Kontrolle
V = Verbesserung möglich / Schwachstelle
6.1
Beschaffung
6.2
Vorräte
6.3
Produktion / Angefangene Arbeiten
6.4
Verkauf
Nr.
D1
Ablaufbeschreibung
Kundenanfrage kommt an Verkäufer, Plant Realisierung, gibt Offerte
ab:
D2
Mündliche Offerte bis CHF 500
Schriftliche Offerte über CHF 500
Offerten ab CHF 10'000, oder mit
Garantieverpflichtung / Konventionalstrafe
D3
Ablage in zentraler Offertordner
K
K
K
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D4
Fall Auftragseingang:




D5
Eintrag in Liste Auftragseingang
Entnahme Offerte aus Ordner
Eröffnung Kundendossier und Kundenstammdaten
Zeitplanung
Ausdrucken Rüstschein, Produktion, Erfassung Produktionsstunden
und Materiallisten
D6
Rückmeldung, Kontrolle Rüstschein, Ausdrucken Lieferschein und Faktura, Kopie Faktura an Büro
D7
Erfassung Faktura in Debitorenbuchhaltung:
- Kontrolle Addition, MWST-Satz
X
D8
Ausdrucken Fakturen und Vergleich mit Lieferscheine
X
D9
Monatliche Kontrolle Umsatzstatistik mit Finanzbuchhaltung
X
D10
Einlesen Zahlungsfile aus Ebanking, kontrolle Fehlerprotokoll, Checkli ste ausfüllen
X
D11
Zweimal monatlich Mahnvorschlag ausdrucken
D12
Automatische EDV-Kontrollen:
 Protokoll der stornierten Fakturen
 Keine manuelle Übersteuerung des Fakturadatums möglich
 Stammdatenmutationen
6.5
Personal
6.6
Anlagenbuchhaltung / Investitionen
6.7
Buchhaltung, Abschlüsse, Liquiditätsplan, Budgetierung
6.8
Betriebsbuchhaltung
6.9
EDV
7.
Jährliche Kontrolllisten
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Nr.
J1
Kontrolllisten
Liste der Kundenstammdaten mit Mahnstopp
Zeitpunkt
erster Mahnlauf im neuen Jahr
J2
Liste nicht fakturierte Leistungen
Nach dem letzten Fakturalauf,
31.12.
J3
Liste der vorerfassten Kreditoren
Nach Abschluss Kreditoren
(ca. 31.1.)
J4
Liste der nicht inventierten Artikel
Nach der Inventuraufnahme
per 31.12.
J5
Abstimmung Verkaufsstatistik mit Finanzbuchhaltung (Erlöskonti)
Januar
J6
MWST Umsatzsteuerabstimmung
Nach MWST Abrechnung 4.
Quartal
J7
Kreditorenumsatzliste pro Geschäftsjahr
Nach Abschluss Kreditoren
J8
Lohnliste, AHV-Deklaration mit Abstimmung zu Finanzbuchhaltung
Anfang Januar
J9
Vom VR-Delegierten zu unterzeichnende Unterlagen:
Jahresabschluss








Debitorenverluste (Kontodetail)
Lohnliste
Inventurdifferenzen (Kontodetail)
Lieferantenumsätze
Spesen pro Mitarbeiter
Bilanz- und Erfoglsrechnung
Budget
Bericht vom EDV-Verantwortlichen über Datensicherheit
und Datenschutz
 Organigramm
 Unterschriftenregeleung
 MWST-Umsatzabstimmung
8.
Überwachung der Kontrollen
Der Grundgedanken des IKS besteht darin, dass die internen Kontrollen autom atisch in den
Abläufen vorgenommen, durch die jeweiligen betroffenen Mitarbeiter ausgeführt werden und
durch die Informatik unterstützt. Die Unternehmensleitung stellt mit folgender Überwachung
sicher, dass diese Kontrollen funktionieren und dokumentiert werden:
Nr.
U1
Überwachungstätigkeit
Mehrjahresprüfprogramm für die Auditoren, Kontrolle der
Einhaltung der unter Punkt 6 aufgelisteten Abläufe und
Kontrollpunkte
Zeitpunkt
Verantwortlich
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U2
Bericht der Q-Auditoren an den Verwaltungsrat betreffend
Überwachung des IKS
U3
Kontrolle durch die Revisionsstelle der gemäss Punkt 7
verlangten Unterlagen
U4
Bericht des Revisors zum IKS
9.
Schlussbemerkungen
Der Verwaltungsrat hat von dieser IKS-Dokumentation Kenntnis genommen und genehmigt.
Luzern, ..
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