Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur EXTERNE
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Anhang I – Allgemeine Vertragsbedingungen für externe Sachverständige Fassung: Juli 2013 Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur EXTERNE SACHVERSTÄNDIGE: ALLGEMEINE VERTRAGSBEDINGUNGEN Der Vertrag besteht aus einem Auftrag und aus diesen allgemeinen Bedingungen. Im Fall von Meinungsverschiedenheiten in der Auslegung geht der Auftrag den allgemeinen Bedingungen vor. Falls die Leistungsbeschreibung und das Angebot des Auftragnehmers dem Auftrag im Anhang beigefügt sind, geht die Leistungsbeschreibung dem Angebot vor, und der Vertrag geht beiden vor. Vorbehaltlich der vorstehenden Bestimmungen sind die verschiedenen Teile dieses Vertrags als sich gegenseitig erläuternd zu verstehen. ARTIKEL 1 – VERTRAGSERFÜLLUNG 1.1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Vertrag fachgerecht auszuführen. 1.2. Die Beschaffung aller nach den am Erfüllungsort geltenden Rechtsvorschriften erforderlichen Genehmigungen und Lizenzen für die Vertragserfüllung obliegt ausschließlich dem Auftragnehmer. 1.3. Unbeschadet des Artikels 4 betrifft jede Bezugnahme auf das Personal des Auftragnehmers in diesem Vertrag ausschließlich das von diesem zur Vertragserfüllung eingesetzte Personal. 1.4. Der Auftragnehmer setzt zur Vertragserfüllung Personal ein, das die erforderlichen beruflichen Qualifikationen und Erfahrungen für die Ausführung der ihm zugewiesenen Aufgaben besitzt. 1.5. Der Auftragnehmer darf den Auftraggeber weder vertreten noch durch sein Auftreten den Anschein erwecken, dies sei der Fall. Der Auftragnehmer stellt Dritten gegenüber klar, dass er nicht dem Europäischen Öffentlichen Dienst angehört. 1.6. Der Auftragnehmer allein haftet für das zur Ausführung der ihm zugewiesenen Aufgaben eingesetzte Personal. Der Auftragnehmer regelt das Beschäftigungs- oder Dienstverhältnis zu seinen Mitarbeitern wie folgt: a) Das Personal, das die vom Auftragnehmer geforderten Leistungen ausführt, darf keine unmittelbaren Weisungen vom Auftraggeber entgegennehmen. b) Der Auftraggeber wird in keinem Fall als Arbeitgeber des in Buchstabe a bezeichneten Personals betrachtet, und das Personal verpflichtet sich, aus der vertraglichen Beziehung zwischen dem Auftraggeber und Auftragnehmer keinerlei Rechte gegenüber dem Auftraggeber abzuleiten. Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur Avenue du Bourget 1 – 1140 Brüssel - Belgien http://eacea.ec.europa.eu 1.7. Bei Störungen oder Zwischenfällen infolge von Handlungen eines in den Räumlichkeiten des Auftraggebers arbeitenden Mitarbeiters des Auftragnehmers oder wenn die fachliche Befähigung eines Mitarbeiters des Auftragnehmers nicht dem aufgrund des Vertrags erforderlichen Profil entspricht, ersetzt der Auftragnehmer den betreffenden Mitarbeiter unverzüglich. Der Auftraggeber ist berechtigt, den Ersatz derartiger Mitarbeiter zu verlangen, sofern er diesen Antrag begründet. Das Ersatzpersonal muss über die erforderlichen Qualifikationen verfügen und in der Lage sein, den Vertrag unter den gleichen Bedingungen zu erfüllen. Der Auftragnehmer haftet für jede Verzögerung bei der Vertragserfüllung, die sich daraus ergibt, dass ein Mitarbeiter ersetzt wird. 1.8. Wird die Vertragserfüllung mittelbar oder unmittelbar durch unvorhergesehene Ereignisse, Handlungen oder Unterlassungen teilweise oder vollständig behindert, so hat der Auftragnehmer dies umgehend und von sich aus festzustellen und dem Auftraggeber schriftlich zu melden. In der Meldung ist das Problem zu beschreiben und anzugeben, wann es aufgetreten ist. Außerdem ist mitzuteilen, welche Abhilfemaßnahmen der Auftragnehmer ergriffen hat, um seinen vertraglichen Verpflichtungen nachzukommen. Der Auftragnehmer bemüht sich vorrangig um die Beseitigung des Problems und nicht um die Klärung der Haftungsfrage. 1.9. Erfüllt der Auftragnehmer seine vertraglichen Verpflichtungen nicht, kann der Auftraggeber – unbeschadet seines Rechts, den Vertrag zu kündigen – im Verhältnis zum Umfang der nicht erfüllten Verpflichtungen Zahlungen kürzen oder ausgezahlte Beträge einziehen. Außerdem kann der Auftraggeber Schadenersatz oder pauschalisierten Schadenersatz gemäß Artikel 12 fordern. ARTIKEL 2 – KOMMUNIKATIONSMITTEL 2.1. Jede Mitteilung im Zusammenhang mit dem Vertrag und seiner Durchführung hat zu ihrer Wirksamkeit schriftlich und unter Angabe der Nummer des Vertrags zu erfolgen. Eine Mitteilung gilt als zu dem Zeitpunkt erfolgt, zu dem sie beim Empfänger eingeht, sofern in diesem Vertrag nichts anderes bestimmt ist. 2.2. Elektronische Mitteilungen gelten als an dem Tag beim Empfänger eingegangen, an dem sie abgesandt wurden, sofern sie an die im Auftrag genannten Adressaten gesendet werden. Dessen unbeschadet unternimmt der Absender in den Fällen, in denen er eine Meldung erhält, dass seine Mitteilung nicht zugestellt wurde oder der Empfänger abwesend ist, alles, um dafür zu sorgen, dass seine Mitteilung tatsächlich von der anderen Vertragspartei in Empfang genommen wird. Elektronische Mitteilungen sind durch eine unterzeichnete Papierfassung des Originals zu bestätigen, wenn eine der Vertragsparteien dies verlangt, sofern dieses Ersuchen ohne ungerechtfertigte Verzögerung übermittelt wird. Der Absender der Mitteilung sendet die unterzeichnete Papierfassung des Originals ohne ungerechtfertigte Verzögerung ab. 2.3. Auf dem Postweg versandte Mitteilungen gelten als an dem Tag beim Auftraggeber eingegangen, an dem sie von der im Auftrag genannten zuständigen Dienststelle registriert werden. Jede förmliche Mitteilung ist per Einschreiben mit Rückschein oder in gleichwertiger Weise oder auf einem gleichwertigen elektronischen Weg zu übermitteln. 2 ARTIKEL 3 - HAFTUNG 3.1. Der Auftragnehmer haftet allein für die Einhaltung der ihm obliegenden rechtlichen Verpflichtungen. 3.2. Der Auftraggeber kann nicht für Schäden haftbar gemacht werden, die bei oder infolge der Vertragserfüllung durch den Auftragnehmer – auch gegenüber Dritten – verursacht werden oder dem Auftragnehmer selbst entstehen, es sei denn, diese Schäden sind auf vorsätzlich regelwidriges oder grob fahrlässiges Verhalten des Auftraggebers zurückzuführen. 3.3. Der Auftragnehmer haftet für alle dem Auftraggeber bei der Vertragserfüllung – einschließlich bei der Vergabe von Unteraufträgen – entstandenen Verluste und Schäden sowie für jegliche Ansprüche Dritter bis zum Dreifachen des Vertragswertes. Ist der Schaden oder Verlust jedoch auf grobe Fahrlässigkeit oder auf vorsätzlich regelwidriges Verhalten des Auftragnehmers, seines Personals oder seiner Unterauftragnehmer zurückzuführen, so haftet der Auftragnehmer unbegrenzt in Höhe des entstandenen Schadens oder Verlustes. 3.4. Der Auftragnehmer entschädigt die Union und/oder die Exekutivagentur Bildung, Audiovisuelles und Kultur für sämtliche entstandenen Schäden und Kosten und stellt sie von etwaigen Ansprüchen frei. Im Falle einer Klage, der Geltendmachung einer Forderung oder eines Verfahrens durch einen Dritten gegen den Auftraggeber infolge eines durch den Auftragnehmer bei der Vertragserfüllung verursachten Schadens verpflichtet sich dieser zum Schadenersatz. Erhebt ein Dritter in Zusammenhang mit der Vertragserfüllung Klage gegen den Auftraggeber oder macht gegenüber diesem Ansprüche aus einer Verletzung von Urheberrechten geltend, leistet der Auftragnehmer dem Auftraggeber Beistand. Dem Auftragnehmer dadurch entstehende Kosten können vom Auftraggeber getragen werden. ARTIKEL 4 - INTERESSENKONFLIKTE 4.1. Der Auftragnehmer trifft alle erforderlichen Vorkehrungen, um Situationen zu vermeiden, die einen Interessenkonflikt bewirken könnten. Eine derartige Situation kann sich ergeben, wenn die unparteiische und objektive Vertragserfüllung aus wirtschaftlichem Interesse, politischer Affinität oder nationalen Bindungen, familiären oder freundschaftlichen Beziehungen sowie sonstigen Interessenverknüpfungen beeinträchtigt wird. 4.2. Jegliche Situation, die bei der Vertragserfüllung einen Interessenkonflikt bewirkt oder bewirken könnte, ist dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich zu melden. Der Auftragnehmer trifft unverzüglich alle erforderlichen Abhilfemaßnahmen. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor zu überprüfen, ob diese Maßnahmen angemessen sind, und kann verlangen, dass innerhalb einer gegebenen Frist weitere Maßnahmen getroffen werden. 4.3. Der Auftragnehmer erklärt, dass er weder mittelbar noch unmittelbar als Anreiz oder Entgelt für die Erfüllung des Vertrags finanzielle Vorteile oder eine Sachleistung gewährt, verlangt oder angenommen hat, die als rechtswidriges Verhalten oder Bestechung bzw. Bestechlichkeit anzusehen sind, und dies in Zukunft auch nicht tun wird. 4.4. Der Auftragnehmer gibt alle relevanten Verpflichtungen an seine Mitarbeiter und jede natürliche Person, die befugt ist, ihn zu vertreten oder in seinem Namen Entscheidungen zu treffen, schriftlich weiter und sorgt dafür, dass die 3 betreffenden Personen nicht in eine Situation geraten, die Interessenkonflikte bewirken könnte. Der Auftragnehmer gibt alle einschlägigen Verpflichtungen an die an der Vertragserfüllung beteiligten Dritten sowie Unterauftragnehmer schriftlich weiter. ARTIKEL 5 – VERTRAULICHKEIT 5.1. Auftraggeber und Auftragnehmer behandeln jegliche Information und jegliches Dokument in jedweder Form, die bzw. das im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung schriftlich oder mündlich unterbreitet wird und schriftlich als vertraulich eingestuft wird, als vertraulich. Der Auftragnehmer 5.2. 5.3. a) darf vertrauliche Informationen und Dokumente nur mit vorheriger schriftlicher Genehmigung des Auftraggebers für andere Zwecke als für die Erfüllung seiner vertraglichen Verpflichtungen nutzen; b) sorgt dafür, dass derartige vertrauliche Informationen und Dokumente dem gleichen Schutzniveau unterliegen wie seine eigenen vertraulichen Informationen, in jedem Fall jedoch mindestens mit der gebührenden Sorgfalt behandelt werden; c) legt vertrauliche Informationen und Dokumente ohne vorherige schriftliche Genehmigung des Auftraggebers weder direkt noch indirekt gegenüber Dritten offen. Die Vertraulichkeitsverpflichtung gemäß Artikel 5.1 bindet sowohl den Auftraggeber als auch den Auftragnehmer während der Vertragserfüllung und anschließend ab dem Zeitpunkt der Zahlung des Restbetrags fünf Jahre lang, es sei denn a) die betreffende Vertragspartei befreit die andere Vertragspartei zuvor von der Vertraulichkeitsverpflichtung; b) die vertraulichen Informationen gelangen an die Öffentlichkeit, ohne dass die der Vertraulichkeitsverpflichtung unterliegende Vertragspartei gegen ihre Verpflichtungen verstoßen hat; c) die Weitergabe vorgeschrieben. der vertraulichen Information ist gesetzlich Der Auftragnehmer verlangt von jeder natürlichen Person, die befugt ist, ihn zu vertreten oder in seinem Namen Entscheidungen zu treffen, sowie von Dritten, die an der Vertragserfüllung beteiligt sind, dass sie die Vertraulichkeitsverpflichtung gemäß Artikel 5.1 einhalten. ARTIKEL 6 – VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN 6.1. Alle im Vertrag enthaltenen personenbezogenen Daten werden gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr verarbeitet. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt einzig und allein zum Zweck der Erfüllung, der Verwaltung und der 4 Überwachung des Vertrags durch den für die Verarbeitung Verantwortlichen. Die Daten können jedoch an die Einrichtungen übermittelt werden, die in Anwendung des Unionsrechts mit einer Überwachungs- oder Prüfungsaufgabe betraut sind. 6.2. Der Auftragnehmer hat Zugang zu seinen personenbezogenen Daten und Anspruch auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten. Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten sind an den für die Verarbeitung der Daten Verantwortlichen zu richten. Im Sinne des Artikels 6 ist der für die Verarbeitung Verantwortliche die Person, die den Auftraggeber zum Zweck der Unterzeichnung des Vertrags vertritt. 6.3. Der Auftragnehmer kann sich Datenschutzbeauftragten wenden. 6.4. Erfordert die Erfüllung des Vertrags die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer, darf dieser nur auf Weisung des für die Verarbeitung der Daten Verantwortlichen handeln, insbesondere was den Zweck der Verarbeitung, die Kategorien von Daten, die verarbeitet werden dürfen, die Empfänger der Daten und die Möglichkeiten der betroffenen Personen zur Wahrnehmung ihrer Rechte anbelangt. 6.5. Der Auftragnehmer gestattet seinen Mitarbeitern den Zugriff auf die Daten nur in dem zur Erfüllung, Verwaltung oder Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlichen Maß. 6.6. Angesichts der mit der Verarbeitung und der Art der betreffenden personenbezogenen Daten verbundenen Risiken verpflichtet sich der Auftragnehmer, geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zu treffen, um a) jederzeit an den Europäischen zu verhindern, dass Unbefugte Zugang zu Datenverarbeitungssystemen erhalten, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere i) unbefugtes Lesen, Kopieren, Ändern oder Entfernen von Datenträgern; ii) unbefugte Dateneingabe sowie unbefugte Weitergabe, Änderung oder Löschung gespeicherter personenbezogener Daten; iii) Benutzung von Datenverarbeitungssystemen durch Unbefugte mithilfe von Einrichtungen zur Datenübertragung; b) zu gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden personenbezogenen Daten zugreifen können; c) zu erfassen, welche personenbezogenen Daten zu welcher Zeit an wen übermittelt worden sind; d) zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag Dritter verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können; 5 e) sicherzustellen, dass während der Übertragung personenbezogener Daten sowie beim Transport von Datenträgern die Daten nicht unbefugt gelesen, kopiert oder gelöscht werden können; f) seine Organisationsstruktur in einer Weise zu gestalten, die den Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. ARTIKEL 7 – VERGABE VON UNTERAUFTRÄGEN 7.1. Der Auftragnehmer darf Unteraufträge nicht ohne schriftliche Zustimmung des Auftraggebers vergeben und den Vertrag auch nicht de facto von einem Dritten ausführen lassen. 7.2. Die Zustimmung des Auftraggebers zur Vergabe von Unteraufträgen entbindet den Auftragnehmer nicht von seinen vertraglichen Pflichten. Er allein haftet für die ordnungsgemäße Erfüllung dieses Vertrags. 7.3. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass die Unterauftragsvergabe nicht die Rechte und Garantien berührt, die dem Auftraggeber aus diesem Vertrag und insbesondere aus Artikel 17 zustehen. ARTIKEL 8 – VERTRAGSÄNDERUNGEN 8.1. Jegliche Änderung des Vertrags bedarf der Schriftform. Sie muss vor der Erfüllung neuer vertraglicher Verpflichtungen und in jedem Fall vor dem Datum der Zahlung des Restbetrags erfolgen. 8.2. Die Änderung darf nicht dem Zweck dienen oder dazu führen, dass der Vertrag in einer Weise geändert wird, die die Entscheidung über die Vergabe des Auftrags in Frage stellen könnte oder eine Ungleichbehandlung der Bieter zur Folge hätte. ARTIKEL 9 – ABTRETUNG VON RECHTEN UND PFLICHTEN 9.1. Rechte und Pflichten aus dem Vertrag einschließlich Zahlungsansprüche dürfen – insgesamt oder in Teilen – nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers an Dritte abgetreten werden. 9.2. Erfolgt die Abtretung von Rechten oder Pflichten durch den Auftragnehmer ohne diese Zustimmung oder unter Missachtung der Auflagen einer erteilten Zustimmung, ist sie gegenüber dem Auftraggeber unwirksam. ARTIKEL 10 – EIGENTUM AN DEN ERGEBNISSEN – URHEBERRECHTE GEWERBLICHE SCHUTZRECHTE UND 10.1. Definitionen Für diesen Vertrag gelten die folgenden Definitionen: 1) „Ergebnisse“ sind die beabsichtigten Leistungen, die zur Erfüllung des Vertrags erbracht und vom Auftraggeber endgültig abgenommen werden. 2) „Urheber“ ist jede natürliche Person, die an der Herbeiführung des Ergebnisses, auch auf Seiten des Auftraggebers oder eines Dritten, mitgewirkt hat. 3) „Bestehende Rechte“ sind alle gewerblichen Schutzrechte und Urheberrechte, einschließlich der Hintergrundtechnologie, die bereits zu dem Zeitpunkt bestehen, zu 6 dem der Auftraggeber oder der Auftragnehmer sie für die Zwecke der Vertragserfüllung nutzen wollen; sie umfassen Eigentums- und Nutzungsrechte des Auftragnehmers, des Urhebers, des Auftraggebers und Dritter. 10.2. Eigentum an den Ergebnissen Das Eigentum an den Ergebnissen geht mit diesem Vertrag vollständig und unwiderruflich auf die Union über. Die Rechte an den in Erfüllung des Vertrags erzielten Ergebnissen schließen jegliche Rechte an den in diesem Vertrag genannten Ergebnissen sowie das Urheberrecht und sonstige Rechte des geistigen Eigentums sowie sämtliche technologische Lösungen und Informationen, die in den technologischen Lösungen enthalten sind, ein. Der Auftraggeber darf diese Ergebnisse wie in diesem Vertrag geregelt verwerten. Sämtliche Rechte gehen von dem Zeitpunkt an auf die Union über, zu dem der Auftragnehmer die Ergebnisse vorlegt und diese vom Auftraggeber abgenommen werden. Diese Übergabe und Abnahme der Ergebnisse gilt als wirksame Übertragung der Rechte vom Auftragnehmer an die Union. Mit der Zahlung des im Auftrag genannten Preises sind auch sämtliche an den Auftragnehmer zu zahlenden Gebühren im Zusammenhang mit dem Übergang der Eigentumsrechte auf die Union sowie alle Arten der Nutzung der Ergebnisse abgegolten. Der Übergang der Eigentumsrechte auf die Union im Rahmen dieses Vertrags gilt weltweit. Zwischenergebnisse, Rohdaten oder vorläufige Analysen, die der Auftragnehmer zur Verfügung stellt, darf der Auftraggeber nicht ohne schriftliche Zustimmung des Auftragnehmers verwenden, es sei denn, in dem Vertrag ist ausdrücklich vermerkt, dass diese als eigenständige Ergebnisse anzusehen sind. 10.3. Lizenzierung von bestehenden Rechten Bestehende Rechte gehen nicht auf die Union über. Der Auftragnehmer erteilt der Union lizenzgebührenfrei, nicht ausschließlich und unwiderruflich Lizenzen für bestehende Rechte, die die bestehenden Rechte für ihre eigenen Zwecke, für die Verteilung an die Öffentlichkeit oder für Änderungen einschließlich durch Dritte im Namen des Auftraggebers nutzen kann. Für sämtliche bestehenden Rechte erhält die Union die Lizenzen zu dem Zeitpunkt, zu dem der Auftraggeber die gelieferten Ergebnisse abnimmt. Der Erteilung von Lizenzen für bestehende Rechte an die Union im Rahmen dieses Vertrags gilt weltweit und für die gesamte Geltungsdauer der Schutzrechte. 10.4 Arten der Verwertung Jedes infolge der Erfüllung des Vertrags erzielte Ergebnis geht in das Eigentum der Union über und kann von dieser für die folgenden Zwecke verwendet werden: a) Zugangserteilung auf entsprechenden Antrag ohne Recht auf Vervielfältigung oder sonstige Nutzung gemäß Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission; b) Speicherung des Originals und der in Einklang mit diesem Vertrag angefertigten Kopien nach Maßgabe dieses Vertrags; 7 c) Archivierung gemäß den für Dokumentenverwaltungsvorschriften. den Auftraggeber geltenden 10.5. Angabe bestehender Rechte und der Rechte Dritter und Nachweis der Überlassung dieser Rechte Bei der Übergabe der Ergebnisse übernimmt der Auftragnehmer die Gewähr dafür, dass für die vom Auftraggeber vorgesehenen Arten der Nutzung der Ergebnisse kein Urheber und kein Dritter Rechte oder Ansprüche geltend machen kann, auch keine bestehenden Rechte. Dies gilt unbeschadet der Urheberpersönlichkeitsrechte. Der Auftragnehmer erstellt hierfür ein Verzeichnis sämtlicher bestehender Rechte, Urheberrechte und Rechte Dritter an den Ergebnissen dieses Vertrags oder von Teilen desselben. Dieses Verzeichnis ist spätestens am Tag der Übergabe der Endergebnisse vorzulegen. In dem Ergebnis macht der Auftragnehmer alle von ihm zitierten Textteile deutlich als Zitate kenntlich. Für einen vollständigen Verweis sind insbesondere folgende Angaben erforderlich: Name des Autors, Titel des Werks, Datum und Ort der Veröffentlichung, Datum der Erstellung, Internet-Adresse, über die das Werk zugänglich ist, Nummer, Reihe und sonstige Angaben, die es erlauben, den Ursprung des Werks zu ermitteln. Auf Verlangen des Auftraggebers weist der Auftragnehmer nach, dass er in Bezug auf alle aufgeführten bestehenden Rechte und Rechte Dritter mit Ausnahme der Rechte der Union über die Eigentums- bzw. Nutzungsrechte verfügt. Dieser Nachweis kann unter anderem Bezug nehmen auf Rechte an Teilen anderer Dokumente, Bildern, Schaubildern, Tabellen, Daten, Software, technischen Erfindungen, Know-how (in Papierform, elektronischer oder jeglicher anderen Form), ITEntwicklungstools, Routinen, Subroutinen und/oder anderen Programmen („Hintergrundtechnologie“), Entwürfen, Zeichnungen, Installationen oder Kunstwerken, Daten, Ausgangs- oder Hintergrundmaterial oder sonstigen Teilen aus externen Quellen. Der Nachweis umfasst insbesondere folgende Angaben: a) Bezeichnung und Version eines Softwareprodukts; b) vollständige Angaben zu dem Werk und zur Identität des Autors, Entwicklers, Urhebers, Übersetzers, Datenverarbeiters, Grafikers, Verlegers, Redakteurs, Fotografen, Produzenten; c) eine Kopie der Lizenz zur Nutzung des Produkts oder der Vereinbarung über die Überlassung der relevanten Rechte an den Auftragnehmer oder einen Verweis auf diese Lizenz; d) eine Kopie der Vereinbarung oder einen Auszug aus dem Beschäftigungsvertrag, mit der bzw. dem dem Auftragnehmer die relevanten Rechte überlassen werden, wenn Teile der Ergebnisse von dessen Personal geschaffen werden; e) gegebenenfalls die Erklärung über den Haftungsausschluss. Der Nachweis, dass er über die Rechte verfügt, enthebt den Auftragnehmer nicht seiner Verantwortlichkeit, wenn festgestellt wird, dass er doch nicht über diese Rechte verfügt, unabhängig davon, wann und durch wen dies aufgedeckt wird. 8 Der Auftragnehmer übernimmt auch die Gewähr dafür, dass er über die für die Übertragung der Rechte erforderlichen Rechte oder Befugnisse verfügt und dass er sämtliche im Zusammenhang mit dem endgültigen Ergebnis abzuführenden Gebühren, unter anderem an Verwertungsgesellschaften, entrichtet hat bzw. überprüft hat, dass diese entrichtet wurden. 10.6. Urheber Bei der Übergabe der Ergebnisse bestätigt der Auftragnehmer, dass die Ergebnisse verbreitet werden dürfen und dass sich die Urheber damit einverstanden erklärt haben, dass ihre Namen bei der Vorstellung der Ergebnisse in der Öffentlichkeit genannt werden. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber die Namen der Urheber auf Verlangen in der gewünschten Weise mit. Der Auftragnehmer holt in Bezug auf die Überlassung der relevanten Rechte das Einverständnis der Urheber ein und weist dies auf Verlangen nach. 10.7 Personen auf Fotografien oder in Filmen Sind in einem Ergebnis erkennbare natürliche Personen zu sehen oder ist deren Stimme zu hören, legt der Auftragnehmer auf Verlangen des Auftraggebers eine Erklärung vor, in der diese Personen (oder im Falle von Minderjährigen die Personen, denen die elterliche Verantwortung obliegt) der beschriebenen Verwendung ihres Bildes oder ihrer Stimme zustimmen. Dies gilt nicht für Personen, deren Zustimmung nach den Gesetzen des Landes, in dem die Foto-, Film- oder Tonaufnahmen aufgezeichnet werden, nicht erforderlich ist. 10.8. Sichtbarkeit der Haftungsausschlusserklärung Finanzierung durch die Union und Wenn der Auftragnehmer die Ergebnisse nutzt, weist er darauf hin, dass sie im Rahmen eines Vertrags mit der Union entstanden sind und dass die geäußerten Auffassungen ausschließlich die Meinung des Auftragnehmers und nicht den offiziellen Standpunkt des Auftraggebers wiedergeben. Der Auftraggeber kann diese Verpflichtung schriftlich aufheben. ARTIKEL 11 – HÖHERE GEWALT 11.1. Unter höherer Gewalt sind unvorhersehbare und außergewöhnliche, trotz der gebotenen Sorgfalt unabwendbare Situationen oder Ereignisse zu verstehen, die unabhängig vom Willen der Vertragsparteien eintreten, nicht auf einen Fehler oder eine Fahrlässigkeit einer Vertragspartei oder eines Unterauftragnehmers zurückzuführen sind und eine der Vertragsparteien daran hindern, eine Pflicht aus dem Vertrag zu erfüllen. Leistungsausfall, Fehler an Material oder Ausrüstungsgegenständen sowie Verzögerungen bei der Bereitstellung, Arbeitsstreitigkeiten, Streiks oder finanzielle Schwierigkeiten können nur dann als höhere Gewalt geltend gemacht werden, wenn sie unmittelbar Folge eines anerkannten Falls höherer Gewalt sind. 11.2. Sieht sich eine der Vertragsparteien mit höherer Gewalt konfrontiert, so teilt sie dies der anderen Vertragspartei unter Angabe der Art, der voraussichtlichen Dauer und der vorhersehbaren Folgen des betreffenden Ereignisses unverzüglich förmlich mit. 11.3. Es wird keiner Vertragspartei als Verstoß gegen die Pflichten aus dem Vertrag ausgelegt, wenn sie durch höhere Gewalt an der Erfüllung dieser Pflichten 9 gehindert ist. Kann der Auftragnehmer infolge höherer Gewalt seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllen, so hat er Anspruch auf Bezahlung lediglich der tatsächlich erbrachten Leistungen. 11.4. Die Vertragsparteien treffen alle erforderlichen Maßnahmen, um etwaige Schäden aufgrund höherer Gewalt zu begrenzen. ARTIKEL 12 – PAUSCHALISIERTER SCHADENERSATZ Der Auftraggeber kann vom Auftragnehmer im Falle der Nichterfüllung seiner in der Leistungsbeschreibung niedergelegten vertraglichen Pflichten, auch in Bezug auf die geforderte Qualität, pauschalierten Schadenersatz verlangen. Unbeschadet der tatsächlichen oder potenziellen Haftung des Auftragnehmers aufgrund des Vertrags sowie des Kündigungsrechts des Auftraggebers kann Letzterer dem Auftragnehmer bei Nichterfüllung seiner vertraglichen Pflichten bis zu dem im Vertrag festgelegten Zeitpunkt pauschalierten Schadenersatz pro Verzugstag auferlegen, der sich nach folgender Formel bestimmt: 0,3 x (V/d) Bei V handelt es sich um den im Auftrag genannten Betrag; bei d um die im Auftrag angegebene Dauer oder andernfalls um den Zeitraum zwischen dem Datum der Ausstellung und dem im Auftrag angegebenen Datum der Lieferung bzw. Leistung in Kalendertagen. Der Auftragnehmer kann binnen 30 Tagen nach dem Tag, an dem ihm dieser Beschluss förmlich mitgeteilt wurde, dazu Stellung nehmen. Äußert er sich nicht innerhalb dieser Frist oder nimmt der Auftraggeber seinen Beschluss nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Stellungnahme zurück, ist der pauschalierte Schadenersatz vollstreckbar. Die Vertragsparteien erkennen ausdrücklich an, dass gemäß diesem Artikel zu zahlende Beträge pauschalierter Schadenersatz und keine Vertragsstrafen sind und einen angemessenen Schadenersatz für die Verluste darstellen, die erfahrungsgemäß aus einer Nichterfüllung vertraglicher Pflichten erwachsen können. ARTIKEL 13 – AUSSETZUNG DES VERTRAGS 13.1. Aussetzung durch den Auftragnehmer Der Auftragnehmer kann die Erfüllung des Vertrags oder eines Teils davon aussetzen, wenn die Vertragserfüllung aufgrund höherer Gewalt unmöglich oder übermäßig erschwert ist. In diesem Fall unterrichtet er den Auftraggeber unverzüglich unter Angabe aller Gründe und erforderlichen Einzelheiten sowie des voraussichtlichen Zeitpunkts der Wiederaufnahme der Vertragserfüllung. Sobald die Umstände die Wiederaufnahme der Vertragserfüllung gestatten, unterrichtet der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich, es sei denn, der Auftraggeber hat den Vertrag bereits gekündigt. 13.2. Aussetzung durch den Auftraggeber Der Auftraggeber kann die Erfüllung des Vertrags oder eines Teils davon aussetzen, a) wenn das Vergabeverfahren oder die Vertragserfüllung mit gravierenden Fehlern oder Unregelmäßigkeiten behaftet ist oder Betrug vorliegt; 10 b) um sich vom tatsächlichen Vorliegen von mutmaßlichen gravierenden Fehlern, Unregelmäßigkeiten oder Betrug zu überzeugen. Die Aussetzung ist von dem Tag an wirksam, an dem der Beschluss dem Auftragnehmer förmlich mitgeteilt wird, oder von einem in der Mitteilung angegebenen späteren Tag an. Der Auftraggeber fordert den Auftragnehmer so bald wie möglich zur Wiederaufnahme der ausgesetzten Vertragserfüllung auf oder setzt ihn von der Kündigung des Vertrags in Kenntnis. Der Auftragnehmer hat im Falle der Aussetzung des Vertrags oder eines Teils davon keinen Anspruch auf Schadenersatz. ARTIKEL 14 – KÜNDIGUNG DES VERTRAGS 14.1. Kündigungsgründe Der Auftraggeber kann den Vertrag in folgenden Fällen kündigen: a) wenn durch Änderungen rechtlicher, finanzieller, technischer oder organisatorischer Art oder der Eigentumsverhältnisse auf Seiten des Auftragnehmers die Vertragserfüllung substanziell beeinträchtigt zu werden droht oder die Entscheidung über die Auftragsvergabe in Frage gestellt wird; b) wenn mit der Auftragsausführung nicht tatsächlich binnen drei Monaten nach dem dafür vorgesehenen Datum begonnen wurde und unter Berücksichtigung von Artikel 8.2 das vom Auftragnehmer gegebenenfalls vorgeschlagene neue Datum vom Auftraggeber nicht akzeptiert wird; c) wenn der Auftragnehmer den Vertrag nicht in der in der Leistungsbeschreibung niedergelegten Weise ausführt oder einer anderen wesentlichen vertraglichen Verpflichtung nicht nachkommt; d) bei höherer Gewalt gemäß Artikel 11 oder wenn der Auftragnehmer die Vertragserfüllung infolge höherer Gewalt gemäß Artikel 13 ausgesetzt hat, weil entweder die Wiederaufnahme der Vertragserfüllung unmöglich ist oder die Änderungen an dem Vertrag die Entscheidung über die Auftragsvergabe in Frage stellen könnten oder eine Ungleichbehandlung der Bieter zur Folge hätten; e) wenn sich der Auftragnehmer im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen Vergleichsverfahren befindet, seine gewerbliche Tätigkeit eingestellt hat oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechtsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer entsprechenden Lage befindet; f) wenn sich der Auftragnehmer oder eine natürliche Person, die befugt ist, ihn zu vertreten oder in seinem Namen Entscheidungen zu treffen, nachweislich einer beruflichen Verfehlung schuldig gemacht hat; g) wenn der Auftragnehmer seiner Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes seiner Niederlassung, des Landes des Auftraggebers oder des Landes der Vertragserfüllung nicht nachgekommen ist; h) wenn der Auftraggeber dem Auftragnehmer oder natürlichen Personen, die befugt sind, ihn zu vertreten oder in seinem Namen Entscheidungen zu treffen, Betrug, Bestechung, Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung, Geldwäsche oder eine 11 andere rechtswidrige Tätigkeit zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union nachweisen kann; i) wenn der Auftraggeber dem Auftragnehmer oder natürlichen Personen, die befugt sind, ihn zu vertreten oder in seinem Namen Entscheidungen zu treffen, gravierende Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Betrug während des Vergabeverfahrens oder der Vertragserfüllung oder falsche Angaben nachweisen kann; j) wenn dem Auftragnehmer aus einem von ihm selbst zu vertretenden Grund eine der zur Vertragserfüllung erforderlichen Genehmigungen oder Lizenzen versagt wird. 14.2. Kündigungsverfahren Beabsichtigt der Auftraggeber, den Vertrag zu kündigen, so teilt er dies dem Auftragnehmer unter Angabe seiner Gründe förmlich mit. Der Auftraggeber fordert den Auftragnehmer auf, innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Mitteilung dazu Stellung zu nehmen, und im Falle von Artikel 14.1 Buchstabe c innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Mitteilung anzugeben, welche Maßnahmen er getroffen hat, um seinen vertraglichen Verpflichtungen weiter nachzukommen. Bestätigt der Auftraggeber nicht innerhalb von 30 Tagen nach Eingang dieser Stellungnahme schriftlich, dass er diese akzeptiert, läuft das Kündigungsverfahren weiter. In jedem Falle teilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer förmlich seine Entscheidung mit, den Vertrag zu kündigen. In den in Artikel 14.1 Buchstaben a, b, c, e, g und j genannten Fällen ist in der förmlichen Mitteilung das Datum anzugeben, zu dem die Kündigung wirksam wird. In den in Artikel 14.1 Buchstaben d, f, h und i genannten Fällen wird die Kündigung an dem Tag wirksam, der auf den Tag folgt, an dem der Auftragnehmer die Mitteilung über die Kündigung erhält. 14.3. Wirkungen der Kündigung Im Falle einer Kündigung verzichtet der Auftragnehmer auf jegliche Forderung wegen daraus entstandenen Schadens, einschließlich entgangenen Gewinns wegen nicht abgeschlossener Leistungen. Bei Erhalt der Mitteilung über die Kündigung trifft der Auftragnehmer alle erforderlichen Maßnahmen, um die Ausgaben möglichst gering zu halten, Schäden zu vermeiden und von ihm selbst eingegangene Verpflichtungen zu annullieren oder deren Umfang zu reduzieren. Der Auftragnehmer hat ab dem Datum der Kündigung an 60 Tage Zeit, um die gemäß Auftrag erforderlichen Unterlagen zu den zum Datum der Kündigung bereits erbrachten Leistungen zu erstellen und gegebenenfalls eine Rechnung auszustellen. Der Auftraggeber kann im Rahmen des Vertrags gezahlte Beträge zurückfordern. Im Falle der Kündigung kann der Auftraggeber für erlittene Schäden Schadenersatz fordern. Nach der Kündigung kann der Auftraggeber einen anderen Auftragnehmer damit beauftragen, die Leistungen auszuführen oder abzuschließen. Der Auftraggeber kann unbeschadet aller sonstigen Rechte und Garantien, die ihm aus diesem Vertrag erwachsen, vom Auftragnehmer die Übernahme aller durch diese Beauftragung entstehenden zusätzlichen Kosten verlangen. 12 ARTIKEL 15 – BERICHTERSTATTUNG UND ZAHLUNGEN 15.1. Zahlungsdatum Zahlungen gelten als an dem Tag geleistet, an dem das Konto des Auftraggebers belastet wird. 15.2. Währung Geldbeträge in diesem Vertrag sind in Euro angegeben. Zahlungen werden in Euro oder in der Landeswährung geleistet, je nach den Angaben im Auftrag. Die Umrechnung zwischen Euro und einer anderen Währung erfolgt zu dem im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Euro-Tageskurs oder, wenn dies nicht möglich ist, zu dem auf der Website der Europäischen Kommission veröffentlichten monatlichen Buchungskurs der Kommission für den Tag, an dem der Auftraggeber die Zahlungsanweisung ausstellt. 15.3. Überweisungskosten Hinsichtlich der Überweisungskosten gilt Folgendes: a) Die von der Bank des Auftraggebers in Rechnung gestellten Gebühren für ausgehende Überweisungen gehen zulasten des Auftraggebers. b) Die von der Bank des Auftragnehmers in Rechnung gestellten Gebühren für eingehende Überweisungen gehen zulasten des Auftragnehmers. c) Kosten für weitere Überweisungen, die von einer Vertragspartei verursacht werden, werden von der Partei übernommen, die die weitere Überweisung verursacht hat. 15.4 Rechnungen und Mehrwertsteuer Auf Rechnungen sind der Auftragnehmer, der Rechnungsbetrag, die Währung, das Rechnungsdatum und die Vertragsnummer anzugeben. In den Rechnungen des Auftragnehmers ist der Ort der Leistung im mehrwertsteuerlichen Sinne anzugeben; die Beträge mit Mehrwertsteuer und die Beträge ohne Mehrwertsteuer sind getrennt aufzuführen. Der Auftraggeber ist gemäß den Artikeln 3 und 4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union grundsätzlich von allen Steuern und Abgaben und damit auch von der Mehrwertsteuer befreit. Der Auftragnehmer unternimmt alle behördlichen Schritte, um sicherzustellen, dass die zur Vertragserfüllung benötigten Lieferungen und Leistungen von allen Steuern und Abgaben, einschließlich der Mehrwertsteuer, befreit sind. 15.5. Zahlung des Restbetrags Der Auftragnehmer reicht innerhalb von 30 Tagen nach der Ausführung der im Auftrag genannten Lieferungen oder Leistungen eine Rechnung für die Zahlung des Restbetrags ein. Werden die Rechnung und die Leistungen gebilligt, zahlt der Auftraggeber innerhalb der im Auftrag genannten Fristen und unbeschadet des Artikels 15.6 den als Abschlusszahlung geschuldeten Betrag. Mit der Billigung der Rechnung und der Leistungen wird weder deren Ordnungsmäßigkeit noch die Authentizität, Vollständigkeit und Korrektheit der darin enthaltenen Erklärungen und Informationen anerkannt. 13 Die Zahlung des Restbetrags kann im Wege der Einziehung beglichen werden. 15.6. Aussetzung der Zahlungsfrist Der Auftraggeber kann die im Auftrag genannten Zahlungsfristen jederzeit aussetzen, indem er dem Auftragnehmer mitteilt, dass seine Rechnung nicht bearbeitet werden kann, entweder, weil sie nicht mit den Vertragsbestimmungen in Einklang steht, oder weil nicht die richtigen Unterlagen eingereicht wurden. Eine derartige Fristaussetzung teilt der Auftraggeber unter Angabe der Gründe dem Auftragnehmer so schnell wie möglich schriftlich mit. Die Aussetzung wird an dem Tag wirksam, an dem der Auftraggeber die Mitteilung absendet. Die Frist läuft von dem Tag an weiter, an dem die angeforderten Informationen oder die überarbeiteten Unterlagen eingehen oder die erforderlichen weiteren Prüfungen samt Kontrollen vor Ort abgeschlossen sind. Übersteigt der Aussetzungszeitraum zwei Monate, kann der Auftragnehmer vom Auftraggeber eine Begründung für die weitere Aussetzung verlangen. Wurde eine Zahlungsfrist wegen der Zurückweisung einer in Absatz 1 genannten Unterlage ausgesetzt und wurde die neue Unterlage ebenfalls zurückgewiesen, behält sich der Auftraggeber das Recht vor, den Vertrag gemäß Artikel 14.1 Buchstabe c zu kündigen. 15.7. Verzugszinsen Bei Ablauf der im Auftrag genannten Zahlungsfristen hat der Auftragnehmer unbeschadet des Artikels 15.6 Anspruch auf Verzugszinsen zu dem von der Europäischen Zentralbank für ihre Hauptrefinanzierungsgeschäfte in Euro angewandten Zinssatz (dem Referenzzinssatz) plus acht Prozentpunkte. Als Referenzzinssatz gilt der im Amtsblatt der Europäischen Union Reihe C veröffentlichte Zinssatz für den ersten Tag des Monats, in dem die Zahlungsfrist endet. Die Aussetzung von Zahlungsfristen gemäß Artikel 15.6 gilt nicht als Zahlungsverzug. Die Verzugszinsen decken den Zeitraum von dem auf das Fälligkeitsdatum folgenden Tag bis einschließlich des Tages der tatsächlichen Zahlung im Sinne von Artikel 15.1 ab. Belaufen sich die berechneten Verzugszinsen jedoch auf höchstens 200 Euro, hat der Auftraggeber sie nur auf Anforderung zu zahlen; diese Anforderung muss innerhalb von zwei Monaten nach Eingang der verspäteten Zahlung erfolgen. ARTIKEL 16 - EINZIEHUNG 16.1. Ist eine Einziehung nach Maßgabe des Vertrags gerechtfertigt, erstattet der Auftragnehmer dem Auftraggeber den betreffenden Betrag gemäß den Bestimmungen der Lastschriftanzeige innerhalb der darin gesetzten Frist. 16.2. Wird der geschuldete Betrag nicht innerhalb der vom Auftraggeber in der Lastschriftanzeige gesetzten Frist gezahlt, fallen Verzugszinsen zu dem in Artikel 15.7 genannten Satz an. Die Verzugszinsen decken den Zeitraum von dem auf das Fälligkeitsdatum folgenden Tag bis einschließlich des Tages ab, an dem der geschuldete Betrag vollständig beim Auftraggeber eingeht. Teilzahlungen werden zunächst auf die Kosten und Verzugszinsen, dann auf die Hauptschuld angerechnet. 14 16.3. Wurden Zahlungen nicht fristgerecht geleistet, kann der Auftraggeber nach schriftlicher Unterrichtung des Auftragnehmers die geschuldeten Beträge einziehen, indem er sie mit Beträgen verrechnet, die die Union oder die Europäische Atomgemeinschaft dem Auftragnehmer schuldet. ARTIKEL 17 – KONTROLLEN UND PRÜFUNGEN 17.1. Der Auftraggeber und das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung dürfen die Erfüllung des Vertrags kontrollieren oder überprüfen. Diese Kontrollen und Prüfungen können von eigenem Personal oder einer dazu bevollmächtigten externen Einrichtung durchgeführt werden. Diese Kontrollen und Prüfungen können während der Erfüllung des Vertrags und danach während eines Zeitraums von fünf Jahren, beginnend mit dem Tag der Zahlung des Restbetrags, durchgeführt werden. Die Prüfung gilt als an dem Tag eingeleitet, an dem der Auftragnehmer das vom Auftraggeber abgesandte relevante Schreiben erhalten hat. Prüfungen sind vertraulich. 17.2. Der Auftragnehmer bewahrt die Originalunterlagen, auch digitalisierte Originale, wenn dies nach innerstaatlichem Recht unter den dort geregelten Bedingungen zulässig ist, vom Tag der Zahlung des Restbetrags an gerechnet fünf Jahre lang auf einem geeigneten Träger auf. 17.3. Der Auftragnehmer gewährt dem Personal des Auftraggebers und dem von diesem bevollmächtigten externen Personal in angemessener Weise Zugang zu den Orten, an denen der Vertrag ausgeführt wird, und zu allen – auch elektronisch vorliegenden – Informationen, die für die Durchführung der Kontrollen und Prüfungen erforderlich sind. Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass die Informationen zum Zeitpunkt der Kontrolle oder Prüfung verfügbar sind und auf Verlangen in geeigneter Form bereitgestellt werden. 17.4. Anhand der bei der Prüfung getroffenen Feststellungen wird ein vorläufiger Bericht erstellt. Dieser wird dem Auftragnehmer übermittelt, der innerhalb von 30 Tagen nach Eingang dazu Stellung nimmt. Der abschließende Bericht wird dem Auftragnehmer innerhalb von 60 Tagen nach Ablauf der genannten Frist übermittelt. Auf der Grundlage der Feststellungen in dem abschließenden Bericht kann der Auftraggeber geleistete Zahlungen ganz oder teilweise einziehen und andere ihm notwendig erscheinende Maßnahmen treffen. 17.5. Gemäß der Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 des Rates vom 11. November 1996 betreffend die Kontrollen und Überprüfungen vor Ort durch die Kommission zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften vor Betrug und anderen Unregelmäßigkeiten sowie der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Mai 1999 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) kann das OLAF auch Kontrollen und Überprüfungen vor Ort gemäß den im Unionsrecht verankerten Verfahren zum Schutz der finanziellen Interessen der Union vor Betrug und anderen Unregelmäßigkeiten durchführen. Aufgrund der dabei getroffenen Feststellungen kann der Auftraggeber gegebenenfalls Einziehungen vornehmen. 17.6. Der Rechnungshof genießt dieselben Rechte, namentlich Zugangsrechte, für Kontrollen und Prüfungen wie der Auftraggeber. 15
