Umstiegsleitfaden - KAI
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Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik ............................................................................. 1 Vorwort ............................................................................................... 4 Arbeiten, mit denen Sie bereits jetzt beginnen können ................... 4 Ist eine neue Organisationseinheitenstruktur notwendig? ...................................................... 4 Zuordnung der User/innen zu neuen Orga.einheiten ............................................................. 4 Sollen alle Mandanten in KIS-Doppik übernommen werden? ................................................ 4 Sollen schon Kennzahlen im System erfasst werden?........................................................... 4 Sollen schon Budgetstellen für eine Stellenübersicht im System erfasst werden? ................. 4 Erarbeitung bzw. Überarbeitung des Produktplans in KIS-Kameral ....................................... 5 Überprüfung des Produktplans (KIS) hinsichtlich der Landes- und Bundesvorgaben ............ 6 Einrichtung von Projekten (KIS) ............................................................................................. 6 Gfl. Erläuterungen für Plandrucke in KIS (ProPro verwalten) eingeben ................................. 7 Setzen der Wertgrenze für Investitionen ................................................................................ 7 Setzen des Druck-im-Plan-Kennzeichen ............................................................................... 8 Erarbeitung eines Konto-Rahmenplans ................................................................................. 9 Umstellungsmatrix (Exceltabelle) .........................................................................................10 Planung und Import von IV ...................................................................................................15 Vorüberlegungen zu Ergebnisplan-Umlagen ........................................................................17 Primärumlage (Verarbeitung von Personalkosten) ...............................................................19 Sollen und wenn ja, wie sollen VIR und LV-Beträge in KISD ausgewiesen werden? ............24 Entscheidung über die Form der Buchhaltung ......................................................................24 Gfl. Einführung eines Dokumenten-Management-Systems ..................................................24 Gfl. Einführung eines elektronischen Freigabeverfahrens .....................................................24 Form der Anlagenbuchhaltung .............................................................................................28 Überprüfung der Kommunikationswege zum Bürger/Firmen.................................................28 Aufbau einer vorläufigen KIS-Doppik-Umgebung.......................... 29 Vor Aufbau einer neuen KISD-Version aus KIS-kameral ......................................................29 Neuerstellung von KISD durch Übernahme der Daten von KIS ............................................29 Kontorahmen einrichten in KISD ..........................................................................................29 Gfl. Deckungssystem-Stammdaten einspielen......................................................................29 Neuanlage eines Budgets für Planungsmuster .....................................................................29 Import von FIN-Buchungsköpfen ..........................................................................................29 Import von IV ........................................................................................................................29 Import von Umlage-Prozentsätzen .......................................................................................29 Anpassung der Parameter ....................................................................................................29 Einrichtung der Sammelkonten „Forderung/Verbindlichkeiten“ .............................................30 Zeitraum mit einer vorläufigen KIS-Doppik-Umgebung................. 33 Produkt- und Budgetplan überarbeiten (KIS) (bis zur nächsten vorläufigen Version auch KISD) ...................................................................................................................................33 Kennzeichnungen der Investitionskonten .............................................................................33 Zuordnung von Konten zu Berichtszeilen (KISD) ..................................................................33 Einrichtung Stammdaten Deckungssysteme (KISD) .............................................................33 Überarbeitung der Freigaben (Anordnungen) und sonst. L&L-Auswertungen .......................34 Kennzeichnung von „fremden Mitteln“ ..................................................................................34 Ablauf der Echtumstellung .............................................................. 34 Siehe Aufbau einer vorläufigen KIS-Doppik-Umgebung .......................................................34 Besonderheiten beim Echtumstieg .......................................................................................34 Einrichten eines DB-Links von KIS-kameral nach KIS-Doppik ..............................................34 Echtbetrieb im alten Jahr................................................................. 35 Zuordnung der User/innen zu den neuen Benutzergruppen .................................................35 Stand: 22.12.2011 Seite 1 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Setzen des Planrundungskennzeichens ...............................................................................35 Änderungen für die Zahlungsabwicklung ..............................................................................36 Anlegen von Buchungsregelkonten (ehemals Verwahr/Vorschuss) ......................................39 Einrichtung einer MWSt- Konten-Struktur für BgA´s .............................................................39 Rechte auf Konten................................................................................................................40 Neuzuordnung der Buchungsköpfe bei den Hül-Importen ....................................................40 Einrichtung von Kostenrechnung ..........................................................................................42 Einrichtung einer ext. Kostenrechnung .................................................................................42 Übernahme STAB ................................................................................................................42 Einrichtung der Budget-Rahmen (Bund und Land) ...............................................................46 Buchen von Auszahlungen vor Beginn des dopp. Haushaltsjahres ......................................49 Arbeiten zum Jahreswechsel .......................................................... 49 Allg. Hinweis zum Anlegen von neuen doppischen Konten ..................................................49 Personenabgleich einrichten ................................................................................................49 Erfassen des Anfangsbestandes an Finanzmitteln ...............................................................51 Anwendungswechsel für das lfd. Buchungsgeschäft ............................................................51 Übernahme der Kassenreste ................................................................................................51 „Restarbeiten“ in neuen Jahr .......................................................... 55 Einarbeitung der Anfangsbestände der Bestandskonten ......................................................56 Einarbeitung der Anfangsbestände der Zahlwege ................................................................56 Einarbeitung der Anfangsbestände der ehemaligen Verw./Vorschuss-Konten .....................57 Kennzeichnung der Finanzrechnungskonten mit dem wahrscheinlich passenden Forderungsbzw. Verbindlichkeitenkonto .................................................................................................58 Übertragung von kameralen Haushaltsresten als Ermächtigungsübertragungen nach KISDoppik ..................................................................................................................................58 Überprüfung / Einrichtung der Berichtszeilen Vierteljahresstatistik .......................................60 Besondere Buchungs- und Planungsfälle in der Doppik .............. 62 Eingabe von über- und außerplanmäßigen Aufwendungen und Auszahlungen ....................62 Erfassen von Planansätzen für einen geplanten Überschuss aus der Ergebnisrechnung (Nds) ....................................................................................................................................65 „Rotabsetzungen“ in der Maske „FIN-Buchungen verwalten“................................................67 Berichtigungen bei Sammel(Termin)-Buchungen .................................................................69 Anlage von Abgrenzungsbuchungsköpfen für MWSt ............................................................74 Versionsinformationen .................................................................... 74 Änderungen in der Version 2 ................................................................................................74 Änderungen in der Version 3 ................................................................................................74 Änderungen in der Version 4 ................................................................................................74 Änderungen in der Version 5 ................................................................................................74 Änderungen in der Version 6 ................................................................................................74 Änderungen in der Version 7 ................................................................................................75 Änderungen in der Version 8 ................................................................................................75 Änderungen in der Version 9 ................................................................................................75 Änderungen in der Version 10 ..............................................................................................75 Änderungen in der Version 11 ..............................................................................................76 Änderungen in der Version 12 ..............................................................................................76 Änderungen in der Version 13 ..............................................................................................76 Änderungen in der Version 14 ..............................................................................................77 Änderungen in der Version 15 ..............................................................................................77 Änderungen in der Version 16 ..............................................................................................77 Änderungen in der Version 17 ..............................................................................................77 Änderungen in der Version 18 ..............................................................................................78 Änderungen in der Version 19 ..............................................................................................78 Änderungen in der Version 20 ..............................................................................................79 Änderungen in der Version 21 ..............................................................................................79 Stand: 22.12.2011 Seite 2 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Änderungen in der Version 22 ..............................................................................................79 Änderungen in der Version 23 ..............................................................................................80 Änderungen in der Version 24 ..............................................................................................80 Änderungen in der Version 25 ..............................................................................................80 Stand: 22.12.2011 Seite 3 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Vorwort Im Folgenden werden die Punkte aufgeführt, an die bei der Umstellung „gedacht“ werden muß. Aufgrund der organisatorischen Unterschiede, insbesondere in der Form der Buchhaltung, die in den jeweiligen Kommunen vorherrschen, müssen die Punkte nicht unbedingt in dieser Reihenfolge und auch nicht vollständig ausgeführt werden. Arbeiten, mit denen Sie bereits jetzt beginnen können Ist eine neue Organisationseinheitenstruktur notwendig? Wenn ja, dann vorher in KIS-kameral einrichten. Hier können auch schon die Standardnutzungen eingerichtet werden. Die Benutzergruppen, die in KIS-Doppik nicht mehr benötigt werden, werden im Zuge der Doppikumstellung gelöscht. Hinweis: In KIS-kameral eingerichtete Orga.-Budgets werden automatisch gelöscht, da sie in KIS-Doppik nicht mehr benötigt werden. Zuordnung der User/innen zu neuen Orga.einheiten In der Systemverwaltung. Zuordnung zur neuen Orga.einheit bereits in KIS-kameral. Sollen alle Mandanten in KIS-Doppik übernommen werden? Wenn es Mandanten (andere Gemeindekennzeichen) gibt, die nicht in KIS-Doppik übernommen werden sollen, so können sie auf Wunsch durch die KAI in KIS-Doppik gelöscht werden (z.B. bei „Sozialhilfe“). Diese „alten Nebenhaushalte“ werden in KIS-Doppik im Regelfall über Buchungsregelkonten (Verwahr/Vorschuss) im Haupthaushalt abgewickelt. Sollen schon Kennzahlen im System erfasst werden? Wenn ja, dann vorher in KIS-kameral einrichten. Bereits vorhandene Prognosewerte werden im Zuge der Doppikumstellung gelöscht. Sollen schon Budgetstellen für eine Stellenübersicht im System erfasst werden? Wenn ja, können diese vorher in KIS-kameral eingerichtet werden. Definieren Sie zunächst in der Maske „Stellen-Typen verwalten“ die Stellen-Typen. Hier ein Beispiel für die Struktur. Stand: 22.12.2011 Seite 4 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Denkbar wäre auch eine Struktur wie zum Beispiel: Beamte, Tariflich Beschäftigte und Sonstige. Danach müssen die Budgetstellen einzeln eingegeben werden. Benutzen Sie hierfür die Maske „Budget-Stellen verwalten“. Jede Stelle muss hier einem Stellen-Typ zugeordnet werden. Erarbeitung bzw. Überarbeitung des Produktplans in KIS-Kameral Der Produkt- und Projektplan kann bereits in KIS-kameral erfasst bzw. überarbeitet werden. Für die spätere Übernahme nach KIS-Doppik muss vorher sichergestellt werden, dass Produkt- und Budgetname und Produkt- und Budgetnummer gleich lauten (Maske „ProPro und Budget abgleichen). In KIS-kameral kann kein Produkt mit der Nummer 1 angelegt werden. Soll die Ziffer dennoch in KIS-Doppik benutzt werden, so muss zunächst mit einer Übergangslösung gearbeitet werden („01“). Wenn in KIS-kameral ein vorhandenes Budget bereits als „Umlageberechtigt“ gekennzeichnet war, so wird bei der Übernahme diese Kennung gelöscht. Die Budgets sind in KIS-Doppik neu zu kennzeichnen. Stand: 22.12.2011 Seite 5 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Hier ein Beispiel der Maske aus KIS-Doppik: Pfichtfelder sind: Nr. Name, Klasse, eig. Orgaeinheit, gültig ab und bis Überprüfung des Produktplans (KIS) hinsichtlich der Landes- und Bundesvorgaben Ist eine Aufteilung auf Leistungen wg. den Produktbereichen des Landes bzw. wegen statistischer Anforderungen notwendig? Um diese Frage zu beantworten, muss bei jedem Produkt ihres Produktplans geprüft werden, ob es eindeutig einem Eintrag aus dem Produktrahmenplan des jeweiligen Bundeslandes bzw. dem Statistikproduktplan zugeordnet werden kann. Wenn nicht, müssen diese Produkte auf der darunterliegenden Ebene in mehrere Einträge (z.B. Leistungen) aufgeteilt werden. In Folge darf dann nur auf diesen unteren Ebenen geplant und gebucht werden. Plan und bucht man weiterhin auf der höheren Ebene, werden diese Planansätze nicht in den Haushaltsplan für die Aufsichtsbehörde bzw. die Buchungen nicht in die Jahresrechnung für die Aufsichtsbehörde und in die Jahresrechnungsstatistik aufgenommen. Die Einrichtung eines Budget-Rahmens (Bund und Land) erfolgt in der Maske „BudgetRahmen verwalten“. Dieses kann aber erst erfolgen, wenn die Echtumstellung durchgeführt wurde. Eine Erläuterung der Vorgehensweise findet sich im Bereich „Echtbetrieb im alten Jahr“. Einrichtung von Projekten (KIS) Zweck: Ausweisung im Bericht „Finanzplan-Planung einzelner Investitionsmaßnahmen“. Stand: 22.12.2011 Seite 6 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Zunächst sollte man sich die Frage stellen, welche Nummerierung die Projekte bekommen sollen. Hier bietet sich beispielsweise an, eine Projekt mit der Nummer des hierarchisch darüber liegenden Produktes beginnen zu lassen. Danach ein Bindestrich mit darauf folgender lfd. Nummer (Beispiel aus Rheine): 200101-007 Ausbau Hermann-Löns-Str. 200101-008 Neubau Hauptstr. 2. Bauabschnitt 200101-009 … Der Bindestrich fällt zunächst in einer Auflistung von Produkt- und Projektnummern sofort als Hinweis auf ein Projekt auf. Auch kann in KIS-Masken nach Projekten mit Hilfe der OracleSuche und den Suchkriterien %-% schnell gesucht werden. Hül-Buchhalter/innen werden auch nicht unnötig beim Tippen der Nummer ausgebremst, da der Bindestich sich auch auf dem Nummerblock der Tastatur befindet. Beim Anlegen des Projektes in der Maske „ProPro verwalten“ ist auch der Vollständigkeit halber der Haken bei „Projekt“ zu setzen. Hier ein Beispiel: Sollen alle Investitionen in Projekten geführt werden (wg. der Vergleichbarkeit der Werte Finanzplan-Zahlungsübersicht und Investitionsplan)? Wenn ja, dann Einrichtung eines Sammelprojektes je Budget für „Kleinkram“. Hier kann z. B. die Nummer 000 genommen werden (Bsp.: 5202-000 Diverses). Hier würde es sich anbieten, bei diesem Budget in der Maske „Budget verwalten“ die Einstellung „Immer unterhalb“ der Wertgrenze einzustellen. Bei Benutzung der KVV-Schnittstelle sind die Nummern in KVV zwingend 10stellig und numerisch zu bilden. Sollen Projekte nach KVV übernommen werden? Wenn ja, ändern des Parameters für die KVV-Schnittstelle. Gfl. Erläuterungen für Plandrucke in KIS (ProPro verwalten) eingeben Bei Bedarf Setzen der Wertgrenze für Investitionen In der Maske: „Gemeinden (Mandanten) verwalten“. Das kann bereits schon in KIS-Kameral erfolgen. Stand: 22.12.2011 Seite 7 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Setzen des Druck-im-Plan-Kennzeichen Hier wird die Frage geklärt, ob ein Budget eine Doppelseite im gedruckten Haushaltsplan reserviert bekommt oder nicht. Dieses kann individuell je Budget geregelt werden und ist nicht abhängig von der Produkthierarchiestufe (PP, PG, PP, LE, TL). Ferner ist die Frage zu klären, ob eine Unterscheidung nach Politikplan und Managementplan im ersten Schritt notwendig ist. Wenn keines der beiden Kennzeichen gesetzt ist, wird das Budget im Plan nicht einzeln angedruckt. Das Setzen der Kennzeichen kann bereits in KIS-kameral erfolgen und wird nach KIS-Doppik übernommen. Die beiden Kennzeichen werden in der Maske „Budgets verwalten“ gesetzt: Im Regelfall sind bei den KAI-Kommunen die Ebenen Produktbereich und Produktgruppe jeweils gekennzeichnet. Ob die Ebenen Produkt/Projekt bzw. Leistungen noch einzeln als Doppelseite im Haushaltsplan gedruckt werden sollen ist wird in jeder KAI-Kommune individuell geregelt. Sind bei einem Budget die Kennzeichen nicht gesetzt, so wird für dieses Budget keine Ausweisung als Doppelseite im Haushaltsplan erfolgen. Allerdings werden die bei diesem Budget geplanten Beträge sehr wohl im Haushaltsplan ausgewiesen. So findet man die Planansätze summiert mit anderen Planansätzen bei der nächst höheren Ebene, die das Druck-im-Plan-Kennzeichen gesetzt hat, wieder. Bei der Neuanlage eines Budgets werden als Standard die Kennzeichen nicht gesetzt. Dieses führt insbesondere beim erstmaligen Ausbau einer neuen Doppikdatenbank zu Irritationen, da der erste Testdruck nach Erfassung bzw. Import von Planansätzen nur leere Seiten ergibt. Im späteren praktischen Umgang mit KIS-Doppik ist das Nicht-Setzen des Kennzeichen aber sinnvoll, da man im Regelfall immer nur neue Projekte anlegt. Dort wird das Kennzeichen in den allermeisten Fällen nicht gesetzt. Da Ihre Produktstruktur zu Beginn der Doppik einmal erfasst wurde sind dort in Zukunft keine größeren Änderungen zu erwarten. Stand: 22.12.2011 Seite 8 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Erarbeitung eines Konto-Rahmenplans Die KAI stellt einen vorgegebenen Konto-Rahmen zur Verfügung. Dieser kann bei der Erstinstallation importiert werden und gfl. danach auf eigene Bedürfnisse angepasst werden. Wenn einer Kommune dieses nicht ausreicht, so kann ein selbst definierter Konto-Rahmen über eine Excel-Tabelle eingespielt werden. Die im folgenden beschriebenen Dateien wurden mit Auslieferung der Version 7 dieses Leitfadens verschickt. Sie können aber auch bei der KAI-Doppik-Betreuung angefordert werden. Die Dateien müssen ins Verzeichnis *:\kis\import\doppik (gfl. neu anlegen) hineinkopiert werden. Die Dateien import_kto_plan.sql und kto_plan.ctl müssen nicht überarbeitet werden. Die Datei kto_plan.dat enthält die eigentlichen Importdatensätze nach Abspeichern der Excel-Datei in ein CSV-Format und muss auch nicht überarbeitet werden. Die Datei kto_plan.par bitte mit einem Editor öffnen und auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Hier sind insbesondere die beiden Laufwerksbuchstaben zu ändern. Die Datei loader_kto_plan.bat bitte mit einem Editor öffnen und auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Hier sind die 3 Laufwerksbuchstaben zu ändern. Hier ein Beispiel für eine Exceltabelle: Der Satz (spalten-)aufbau ist: Konto-Nr Kontoart Kontobereich übergeordnetes Konto Name auf Wunsch auch in Spalte F: zugeordnetes Finanzrechnungskonto Zum Vorgehen: Speichern Sie zunächst die Exceldatei im CSV (MS-DOS)-Format ab. Kopieren Sie die Datei in das o. g. Verzeichnis und ändern die Dateiendung in .DAT. Die Tabelle darf keine Kopfzeilen enthalten (siehe obiges Beispiel) Stand: 22.12.2011 Seite 9 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Gehen Sie zunächst in eine DOS-Box und wählen Sie dort das richtige Verzeichnis aus. Führen Sie in der Dos-box die Datei loader_kto_plan.bat aus. Dabei wird eine Protokolldatei erstellt. Diese prüfen Sie bitte, ob fehlerhafte Datensätze aufgetreten sind (unterer Bereich des Protokolls). Wenn ja, gibt es auch eine Fehlerdatei (.BAD). Hier gibt es Anhaltspunkte zu den falschen Datensätzen. Bitte setzen Sie sich gfl. dann mit der KAI-Betreuung in Verbindung. Wenn keine Fehler aufgetreten sind, geben Sie den Befehl „plus80w“ ein und öffnen damit ein SQL-Fenster (kisdes, Passwort vom kisdes und Verbindungsstring kisd). Hier starten Sie die sql-Datei mit @import_kto_plan . Auch hier können noch Fehler auftauchen. Wenn ja, kontaktieren Sie die KAI-Betreuung. Wenn Fehler aufgetreten sind und daraufhin die dat-Datei geändert wurde, müssen wiederum immer beide Schritte (Loader und SQL-Skript) ausgeführt werden. Umstellungsmatrix (Exceltabelle) Füllen einer Exceltabelle zwecks Import der FIN-Plandaten bzw. Freischaltung der Hilfsmasken in KIS-kameral durch die KAI veranlassen. Falls die Exceltabelle, die später importiert werden soll, selbst mit Werten gefüllt werden soll, muss wie folgt vorgegangen werden: Für den Import wird ein bestimmtes Importverzeichnis benutzt (x:\kis\import\doppik). Der Laufwerksbuchstabe muss ggf. beim KIS-Parameter Präfix HUEL / Suffix EXP_PFAD angepasst werden. In diesem Verzeichnis müssen 2 Dateien vorhanden sein. Beide Dateien müssen mit dem Begriff „buko“ beginnen. (buko.ctl und buko.dat). Die Datei buko.ctl wird von der KAI ausgeliefert und hat den folgenden Aufbau: LOAD DATA CHARACTERSET WE8PC850 REPLACE INTO TABLE LOADER_DO_BUKO_PERIODEN WHEN LDBP_BUDGET_NR_NEU != ' ' FIELDS TERMINATED BY ';' TRAILING NULLCOLS (LDBP_BUDGET_NR_NEU, LDBP_BUKO_NAME_NEU "rtrim(substr(:ldbp_buko_name_neu,1,60))", LDBP_NKF1_VORBL "lpad(:LDBP_NKF1_VORBL,6,0)", -LDBP_NKF1_ABW "lpad(:LDBP_NKF1_ABW,6,0)", LDBP_NKF1_JAHR, LDBP_NKF2_VORBL "lpad(:LDBP_NKF2_VORBL,6,0)", -LDBP_NKF2_ABW "lpad(:LDBP_NKF2_ABW,6,0)", LDBP_NKF2_JAHR, LDBP_BETRAG_NEU, -"to_char(:LDBP_BETRAG_NEU,'9999990,00')", LDBP_VORTRAGBAR_KNZ, LDBP_BEMERKUNG ) Die Überleitungstabelle in Excel hat den folgenden Satzaufbau: *Budget-Nr. Stand: 22.12.2011 Seite 10 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 *Name des Buchungskopfes (max. 60 Stellen, das Importprogramm kürzt automatisch) *Bestands- oder Ergebniskonto *Jahr des Bestands- oder Ergebniskontos (bei Bestandskonten = Jahr des Finanzkontos) *Finanzrechnungskonto *Jahr des Finanzrechnungskontos *Betrag (>=0 €, Es sind nur ganze Euro, keine Kommawerte und Tausender-Trennzeichen erlaubt) Vortragbar-KNZ (zulässige Werte: K, 0 bzw. leer lassen) Bemerkungsfeld (weitergehende Erläuterung des Bukos; kann auch leer bleiben) * = Pflichtfelder Die Spalten Budget-Nr., Bestands- oder Ergebniskonto und Finanzrechnungskonto sollten in Excel als „Text“ formatiert werden, damit führende Nullen auch korrekt angezeigt werden. Die zu importierende Exceltabelle sollte nicht mehrere Zeilen enthalten, die sich bei Budget, zugeordneten Konten und zug. Jahren nicht unterscheiden. Dieses kann zu Problemen beim Import führen. Entstehen können solche doppelten Eintrage, wenn unterschiedliche HHSt. in Doppik nun auf ein und der selben Budget/Kontenkombination übergeleitet werden. Sie werden im Protokoll, das bei der Überleitung in KIS-Doppik ausgegeben wird, durch den Hinweis „Buchungskopfperiode aktualisiert“ auf diesen Umstand hingewiesen. Sie sollten aber bereits bei Erstellung der Exceltabelle dieses Problem berücksichtigen. Dann gibt es beim eigentlichen Import nicht so viel Nachbearbeitungsbedarf. Lösen Sie das Problem dadurch, dass Sie ggf. die unterschiedlichen Buchungsköpfe mit unterschiedlichen BuKo-Namen versehen (z.B. Postgebühren xyz). Wenn das nicht gewünscht ist, so sollten die doppelten Einträge zu einer Zeile zusammengefasst werden. Dabei sind die einzelnen Ansätze zu summieren. So muß die Excel-Tabelle aussehen (Erg.- bzw. Best.Kto immer in eine Spalte, immer beide Jahresspalten gefüllt und keinerlei Formatierung; bzw. als Text wg. führender Nullen): Stand: 22.12.2011 Seite 11 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Vorab die Titelzeile löschen. Der erste Datensatz muss in Zeile 1 beginnen. Danach speichern Sie die Datei in das Verzeichnis x:\kis\import\doppik unter dem Dateinamen buko.csv ab. Benennen Sie die gfl. entstandene buko.csv in buko.dat um. Danach kann die Datei importiert werden. Stand: 22.12.2011 Seite 12 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Es gibt nun mit der aktuellsten Version vorab ein Protokoll, welche Fehler insgesamt in der Importdatei enthalten sind. Diese Fehler kann man dann nacheinander abarbeiten und muss somit das Programm nicht immer neu starten. Aktivieren Sie die neue Möglichkeit der VorabLöschung nur dann, wenn Sie wollen, dass alle bisherigen importierten Datensätze automatisch gelöscht werden sollen. Damit werden dann auch die Datensätze gelöscht, die in vorherigen, Tage zurückliegenden Importen, erfolgreich importiert wurden. Hier ein Abbild der Maske: Export der bisherigen Ansätze aus KIS-kameral Wenn man für die erste Version der Exceltabelle die bisherigen Planwerte des letzten kameralen Haushaltsjahres verwenden möchte, so können diese per Skript aus der Datenbank exportiert werden. Stand: 22.12.2011 Seite 13 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Wenn Sie bereits in der kameralen KIS-Version budgetieren, so verwenden Sie das Skript buko_budgetiert_nach_doppik.sql. Alle anderen Kommunen benutzen die Version buko_klassisch_nach_doppik.sql. Führen Sie das Skript auf der kameralen Datenbank aus. Benutzen Sie dafür idealerweise das Programm TOAD for Oracle (Gibt es auch als Shareware). Geben Sie die ermittelten Spalten nach Excel aus. Hier ein Beispiel (budgetierte Fassung): Ansonsten erhalten Sie erhalten eine Textdatei, die für Excel aufbereitet werden muss. Diese Exceltabelle kann dann als Grundlage für die spätere Umstellungsmatrix dienen. Weitere Hinweise Gfl. auch Buchungsköpfe mit Planwert 0 mit Fin-Jahr = 1. doppisches Jahr und Erg.Jahr = letztes kamerales Jahr übergeben, um Periodenkonten für die Kassenrestübernahme automatisiert anzulegen. Hier noch ein Hinweis, der nach der Echtumstellung ihnen Arbeit ersparen kann: Nach erfolgter Echtumstellung müssen die FIN-Buchungsköpfe ja letztmalig importiert werden. Erst dann kann die Zuordnung der im Zuge des Imports entstandenen PeriodenKonten zu den Deckungssystemen erfolgen. Wenn nun alle 4 Jahre importiert wurden, muss nun in der Maske „Perioden-Konten verwalten“ bei jedem Perioden-Konto, dass bebucht wird, im ersten Planjahr die Zuordnung erfolgen und zusätzlich ein Vortrag in den Finanzplanungszeitraum gemacht werden. Stand: 22.12.2011 Seite 14 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Dieses ist sehr aufwendig, da jedesmal der Button „Änderungen vortragen“ angeklickt werden muss. In dem darauf eingeblendeten Dialogfeld muss das letzte Jahr des Finanzplanungszeitraums eingetragen werden und letztendlich auf den Button „Vortragen/Ändern“ geklickt werden. Das darauf folgende Protokollfenster muss dann geschlossen werden und der Hinweis auf eine neue Abfrage weggeklickt werden. Es sind insgesamt 4 Mausklicks und eine Jahreseingabe zu machen. Diesen Einzelvortrag kann man sich sparen, wenn man nur ein Planjahr importiert. Dann muss man nur das eine importierte Jahr zuordnen. Danach kann man sich der allgemeinen Vortragsfunktion „Buchungsköpfe vortragen“ bedienen, die dann alle Kennungen in den Finanzplanungszeitraum vorträgt. Allerdings muss man dann nachträglich alle Ansätze in den 3 Finanzplanungsjahren anpassen, wenn diese nicht dem Planansatz des Planjahres entsprechen. Dieses ist insbesondere bei Investitionen der Fall. Ein wichtiger Hinweis zum Schluss. Falls Sie auch den Finanzplanungszeitraum importieren möchten, so müssen in KIS-Doppik vorher alle zu importierenden Haushaltsjahr eingetragen sein. Diesen Eintrag können Sie in der Maske „Gemeinden/Mandanten verwalten“ machen bzw. kontrollieren. Rufen Sie dort den 2. Reiter auf. Hier wird gfl. das letzte Jahr oder der komplette Zeitraum des Finanzplanungszeitraums fehlen. Bei der Neuanlage eines Jahres ist auf das korrekte Setzen des „Planrundungs-KNZ“ zu achten. Planung und Import von IV Abschreibungen, Sonderposten, Rückstellungen, aktivierte Eigenleistungen, Interne Leistungsverrechnung über normale Leistungsverrechnung (mit Erlösen in gleicher Höhe) oder Primärverrechnung. Planansätze zu Internen Verrechnungen können importiert werden. Benutzen Sie dazu die Funktion „ProPro-Nutzung-Pau importieren“. Der Weg zur Maske: Finanzen…Haushalt planen…Übergang auf Doppik Die zu importierenden Dateien, die zunächst mit Excel erstellt werden können, haben je nach Art des Importe einen unterschiedlichen Aufbau. Die Exceltabelle muss im CSV-Format (Trennzeichen-getrennt) abgespeichert werden. Beispiel für ILV (Datei muss ilv.csv heißen): Stand: 22.12.2011 Seite 15 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Satzaufbau: Auftrag-Geber-Budget Aufwandskonto Auftrag-Nehmer-Budget Erlöskonto Betrag Haushaltsjahr Name der ProPro-Nutzung-Pau (Name des Kontraktes) –max. 45 Stellen Beispiel für Abschreibungen (Datei muß abschr_sopo.csv heißen): Satzaufbau (Abschr. und SoPo können in der gleichen Importdatei importiert werden): Budget Bestandskonto (BA bei Abschr., BP bei SoPo) Ergebniskonto (Aufwand bei Abschr., Ertrag bei SoPo) Betrag Haushaltsjahr Name der ProPro-Nutzung-Pau –max. 45 Stellen Für den Import wird ein bestimmtes Importverzeichnis benutzt (x:\import\doppik). Der Laufwerksbuchstabe muss ggf. beim KIS-Parameter Präfix HUEL / Suffix EXP_PFAD angepasst werden (wie beim Punkt „Überleitungsmatrix/Exceltabelle“). Hier ein Beispiel der Importmaske: Stand: 22.12.2011 Seite 16 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Wenn der Import bereits im System befindliche Daten ersetzen sollen, so müssen diese zunächst im rechten Bereich der Maske herausgelöscht werden. Geben Sie hier den (ersten) Teil der Bezeichnung ein. Danach, bzw. auch gfl. davor ein Prozentzeichen. Hier ein Beispiel: Durch die geschickte Wahl der Bezeichnungen bei den importierten Verrechnungen hat man hier die Möglichkeit, gezielt nur einen Teil der im System befindlichen Datensätze herauszulöschen. Eine Löschung der Planverrechnungen ist nur möglich, wenn durch noch nichts gebucht wurde. Vorüberlegungen zu Ergebnisplan-Umlagen Festlegung der „Verteiler“-Budgets und Erstellung von Prozentwerttabellen für die spätere Verteilung. Diese Prozentwerttabellen können in MS-Excel erstellt und später in KIS-Doppik über die Funktion „Budgetumlagen importieren“ eingelesen werden. Die dafür notwendigen Dateien sind in der Standardauslieferung enthalten. Für die Budgetumlagen ist ein separates Importverzeichnis vorgesehen. X:\kis\import\budgetumlage Die notwendigen Unterverzeichnisse sind im Vorfeld händisch anzulegen. Das sind im Einzelnen: Stand: 22.12.2011 Seite 17 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 X:\kis\import\budgetumlage X:\kis\import\budgetumlage\sicherung Je Verteilerbudget müssen 2 Dateien im Verzeichnis X:\kis\import\budgetumlage vorhanden sein, die vor dem Punkt im Dateinamen gleich heißen müssen. Als Dateiname bietet sich am besten die Budgetnummer des Verteiler-Budgets an. Eine der beiden Dateien muss eine ctlDatei (Dateiendung .ctl) sein. Es handelt sich hier um eine reine Textdatei mit dem Inhalt: LOAD DATA CHARACTERSET WE8PC850 REPLACE INTO TABLE LOADER_BUDGETUMLAGEN FIELDS TERMINATED BY ';' TRAILING NULLCOLS (LBUM_JAHR, LBUM_VERTEILER_BUDGET_NR, LBUM_EMPFAENGER_BUDGET_NR, LBUM_PROZENTSATZ ) Diese Datei braucht bzw. darf nicht verändert werden. Somit kann jede beliebige, vorhandene ctl-Datei als Kopiervorlage benutzt werden bzw. den o.g. Text in eine leere Textdatei hineinkopiert werde. Die andere Datei muss eine MS-Excel-CSV-Datei sein. (Dateiendung: .csv). Diese Tabelle muss die folgenden Spalten aufweisen: Haushaltsjahr (es können gleichzeitig mehrere Jahre in einer Tabelle importiert werden. Budget-Nr des Verteiler-Budgets Budget-Nr des Empfänger-Budgets Prozentsatz (max. 7 Nachkommastellen) Hier ein Beispiel: Das Abspeichern der Exceltabelle (normalerweise im xls-Format) erfolgt mit: Stand: 22.12.2011 Seite 18 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Datei speichern unter, dann Der Import erfolgt über die Funktion „Budgetumlagen importieren“: Wenn die Datei erfolgreich importiert wurde, so wird die importierte CSV-Datei in das Sicherungsverzeichnis (\sicherung) verschoben. Gleichzeitig wird der Dateiname mit Tag und Uhrzeit des Imports erweitert. Primärumlage (Verarbeitung von Personalkosten) Es gibt im KIS mehrere Möglichkeiten, Personalkosten verteilt auf Budgets zu planen und zu buchen. Das diese Verfahren allesamt recht aufwendig sind, erklärt sich zum einem durch die Problematik der Jahresabgrenzung und zum anderen durch die Forderung der jeweiligen Statistikbehörden der Bundesländer, die in der Jahresrechnungsstatistik Beträge je Finanzrechnungskonten geliefert haben möchten. Grundsätzlich kann man 3 Varianten unterscheiden: Immer dezentrale Planung und auf Budgets verteilte Buchung je Datenträger VARIANTE A o Ausdrücklich wegen der sehr aufwendigen Buchungen (sehr große Menge von Hül-Buchungen pro Monat NICHT empfohlen! Immer zentrale Planung und Buchung auf einem Hilfsbudget innerhalb der Personalverwaltung sowie einer allg. Umlage der Ergebnisrechnungsbeträge (Planung und unterjährige Buchungen) VARIANTE B Stand: 22.12.2011 Seite 19 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 o Ausdrücklich wegen der fehlenden Möglichkeit, die Finanzrechungsbeträge zu verteilen, NICHT empfohlen! Immer zentrale Planung und Buchung auf einem Hilfsbudget innerhalb der Personalverwaltung sowie einer Primärumlage für die Ergebniskontenverteilung und die Finanzkontenverteilung VARIANTE C o Die favorisierte Lösung der KAI VARIANTE A keine Umlage: Die Personalkosten werden dezentral in den jeweiligen Budgets mit allen in Fragen kommenden Ergebnis- und Finanzkonten geplant. Wenn durch Loga ein Datenträger erzeugt wird, so erfolgen verteilte Buchungen auf allen Budgets und Konten. Dazu kann man sich einer Buchungsklammer bedienen, die man einmal als „Mustervorlage“ neu anlegt und jedesmal wieder kopiert. Dann muß hauptsächlich immer nur der Betrag angepasst werden. Diese Variante wird im Allgemeinen als die umständlichste und arbeitsintensivste Variante angesehen. VARIANTE B Allg. Umlage: Wenn eine allg. Umlage in der Ergebnisrechnung eingerichtet werden soll, so muss wie folgt vorgegangen werden: Anlage von Leistungen (eine Leistung je Personalaufwandsergebniskonto) unterhalb des Budgets der Personalverwaltung (Maske „ProPro verwalten“) Das Leistungsbudget muss als „Umlageberechtigt“ gekennzeichnet sein. Auf dem Reiter „Umlagen“ muss „Primärverrechnung“ angehakt sein (Maske „Budgets verwalten“) Neuanlage von 2 Periodenkonten je Jahr für Ergebnis- und Finanzkonto in den jeweiligen Leistungen (Maske „Perioden-Konten verwalten“) sowie Neuanlage von Periodenkonten für die Aufwandskonten in den Empfängerbudgets einrichten. Der jeweilige FIN-Ansatz muss von dem Budget der Personalverwaltung in die jeweilige Leistung verschoben werden. (Maske „FIN-Ansätze verwalten“, Button „Verschieben“) Durchführung der Umlage Siehe auch: vorheriger Punkt „Vorüberlegungen zu Ergebnisplan-Umlagen“ Wichtiger Hinweis: Um die Statistikanforderung (Meldung von Finanzrechnungsbeträgen) zu erfüllen, müsste spätestens zum Jahresende eine FINUmbuchung in die betroffenen Budgets erfolgen und die Umlage danach rückgängig gemacht werden. VARIANTE C Primärumlagen (die favorisierte Lösung de KAI): Mit Hilfe der Primärumlagen (Reiter „Primär-Umlagen“ in der Maske „Perioden-Budgets verwalten“) hat man die Möglichkeit, für ein Verteilerbudget Umlagen in der Finanzrechnung und/oder Ergebnisrechnung direkt als doppische Buchungen zu erzeugen. Die Umlage wird als Primärverrechnung durchgeführt. D. h. dass der/die Aufwand/Auszahlung wird beim Verteilerbudget reduziert und bei den Empfängerbudget erhöht. Stand: 22.12.2011 Seite 20 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Zunächst muss das sog. Verteilerbudget angelegt werden. Dieser neu zu schaffende Eintrag unter „ProPro verwalten“ dient einzig und alleine dazu, die anfallende Aufwände und Auszahlungen zunächst dort zu planen und zu bewirtschaften und sie dann in Folge über eine Prozentwerttabelle auf andere Budgets zu verteilen. Zunächst plant man bei diesem Budget die FIN-Ansätze in der Maske „FIN-Ansätze verwalten“ bzw. importiert sie mit Hilfe der FIN-Überleitungstabelle. Nach erfolgter Umlage ist es im Regelfall Ziel, dass das Budget dieses Hilfs(Verteiler)-budgets sich auf 0 € reduziert. Das Verfahren ist in der Vorgehensweise ähnlich dem bisherigen Sammelnachweisverfahren aus der kameralen Umgebung. Bei der Neuanlage steht man u. a. vor der Frage, in welchem Bereich des Produktplans dieses Budget untergebracht wird. Dort haben sich zwei unterschiedliche Vorgehensweisen durchgesetzt: Mann kann für die Personalkostenbewirtschaftung einen Eintrag hierarchisch unterhalb des Produktes, in dem sich die Personalverwaltung wiederfindet, einrichten. Das hat aber den Nachteil, dass die eigentlichen Personalaufwände und Auszahlungen der Personalverwaltung selbst nicht in die Prozentverteilung aufgenommen werden können. Hintergrund ist hier, dass ein Verteilerbudget hierarchisch nicht direkt einem Empfängerbudget zugeordnet werden darf. Dem Problem kann man abhelfen, in dem man nicht 100% verteilt; sondern einen geringeren Prozentsatz. Das wird auch vom Programm unterstützt. Der eigentliche Anteil der Personalverwaltung verbleibt dann in dem Verteilerbudget. Durch die hierarchische Zuordnung werden die Beträge dann der Personalverwaltung richtig zugeordnet. Wenn man diesen etwas umständlichen Weg nicht gehen will, so würde man das Budget der Personalkostenbewirtschaftung vollkommen losgelöst von eigentlichen Produktstamm anlegen. Dann hat man die Möglichkeit, tatsächlich 100 % zu verteilen. Die ProPro-Klasse wäre hier „Teilleistung – TL“ und „Gehört zu“ wäre nicht gefüllt. Diese Vorgehensweise entspricht in etwa dem „alten“ Sammelnachweis. Dort war der Unterabschnitt (z.B: „999999“) auch nicht im eigentlichen Gliederungsplan enthalten. Hier ein Beispiel aus Rheine: Beim Abspeichern des Eintrags erscheint diese Meldung: Sie kann mit OK bestätigt werden. Stand: 22.12.2011 Seite 21 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Das Verteilerbudget muss dann in der Maske „Budgets verwalten“ mit der Kennung „Primärumlage“ versehen werden. Die eigentliche Prozentverteilung findet in der Maske „Periodenbudgets verwalten“ statt: Wie bei einer allg. Umlage wird in der Maske „Perioden-Budgets verwalten“ auch auf den neuen Reiter zwischen einer Planverteilung (Verteilung der Planansätze) und einer Ergebnisverteilung (Verteilung der unterjährig gebuchten Beträge bei Ergebnisrechnungskonten bzw. Finanzrechnungskonten) unterschieden. Das doppische Konto, dass aktuell verteilt werden soll, ist in einer Werteliste auszuwählen. Hier werden sowohl die Ergebniskonten als auch die Finanzkonten angeboten. In einer Tabelle können die Empfängerbudgets und die Prozentanteile gepflegt werden. Die für die Verteilung notwendigen Periodenkonten und Buchungsköpfe bei den beteiligten Budgets werden automatisch angelegt, sofern sie nicht vorhanden sind. Bei der Planverteilung wird der Umlage-Betrag direkt ermittelt und im dem Feld „UmlageBetrag“ vorgeblendet. Zur Verteilung eines Ergebnisses ist zunächst ein Stichtag einzugeben und der Umlage-Betrag durch Klick auf den Button „Betrag ermitteln“ zu ermitteln. Der Umlage-Betrag ist immer änderbar. Beim Betätigen des Buttons „Verteilung umlegen“ werden bei der Planverteilung Buchungsköpfe mit Planansätzen erzeugt. Bei der Ergebnisverteilung werden doppische Buchungen erzeugt. Eine durchgeführte Ergebnisverteilung ist stornierbar. Es besteht die Möglichkeit, die Tabelle mit den Empfängerbudgets und den Prozentsätzen zu importieren. Diese Prozentwerttabellen können in MS-Excel erstellt und später in KISDoppik über den Button “Primärumlagen importieren“ eingelesen werden. Für die Stand: 22.12.2011 Seite 22 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Budgetumlagen vorgesehen. ist ein separates Importverzeichnis (x:\kis\import\budgetumlage) Die notwendigen Unterverzeichnisse sind im Vorfeld händisch anzulegen. Das sind im Einzelnen: X:\kis\import\budgetumlage X:\kis\import\budgetumlage\sicherung Je Verteilerbudget müssen 2 Dateien im Verzeichnis vorhanden sein, die vor dem Punkt im Dateinamen gleich heißen müssen. Der Dateiname (Teil vor dem Punkt) darf keine Leerzeichen enthalten. Als Dateiname bietet sich am besten die Budgetnummer des Verteiler-Budgets an. Eine der beiden Dateien muss eine ctl-Datei (Dateiendung .ctl) sein. Diese Datei braucht bzw. darf nicht verändert werden. Somit kann jede beliebige, vorhandene Primärumlage-ctl-Datei als Kopiervorlage benutzt werden. So sieht die Datei aus: LOAD DATA CHARACTERSET WE8PC850 REPLACE INTO TABLE LOADER_PRIMAERUMLAGEN FIELDS TERMINATED BY ';' TRAILING NULLCOLS (LPRU_BELASTETE_BUDGET_NR, LPRU_PROZENTSATZ ) Die andere Datei muss eine MS-Excel-CSV-Datei sein. (Dateiendung: .csv). Diese Tabelle muss die folgenden Spalten aufweisen: Budget-Nr des Empfänger-Budgets Prozentsatz (max. 7 Nachkommastellen) Bsp: Das Abspeichern der Exceltabelle (normalerweise im xls-Format) erfolgt mit: Datei speichern unter, dann: CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv) Stand: 22.12.2011 Seite 23 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Wenn die Datei erfolgreich importiert wurde, wird die importierte CSV-Datei in das Sicherungsverzeichnis (\sicherung) verschoben. Gleichzeitig wird der Dateiname mit Tag und Uhrzeit des Imports erweitert. Ab der Maskeversion 3.15 steht ein Button namens "Verteilungswerte übernehmen" zu Verfügung. Mit Hilfe dieses Buttons hat der Benutzer die Möglichkeit, Prozentwerte von zugeordneten Konten zu kopieren. Ziel der Kopie ist dieses Periodenkonto, das gerade in der Werteliste ausgewählt wurde. Quelle ist das Periodenkonto in diesem Budget, das in der Maske „Konto_Rahmen verwalten“ diesem Konto zugeordnet ist. Der Button ist nur aktiv, wenn es bislang keine Prozentaufteilung gibt. Wenn das aktuell in der Werteliste ausgewählte Konto ein Ergebniskonto ist, werden die Prozentwerte des Konto kopiert, dass als zug. Finanzkonto eingetragen ist. Wenn das aktuell in der Werteliste ausgewählte Konto ein Finanzkonto ist, werden die Prozentwerte des Ergebniskontos kopiert, dass dem Finanzkonto zugeordnet ist. Da es sich in diesem Fall um mehrere in Frage kommende Ergebniskonten handeln kann, wird dann in diesem Ausnahmefall in einem Fenster das passende Konto abgefragt. Wenn kein zugeordnetes Konto vorhanden ist, wird die Funktion mit der Meldung abgebrochen, dass kein zug. Konto (siehe Kontorahmen) vorhanden oder ausgewählt ist. Sollen und wenn ja, wie sollen VIR und LV-Beträge in KISD ausgewiesen werden? Klärung, welches Plandruck-Kennzeichen (Parameter verwalten…BERICHT/ERG_ZEILEN) Entscheidung über die Form der Buchhaltung Prüfung und gfl. Änderung des Parameters Doppik, Buchhalt Gfl. Einführung eines Dokumenten-Management-Systems Firma Optimal-Systems Gfl. Einführung eines elektronischen Freigabeverfahrens Es wird seitens der KAI nicht empfohlen, die Art der Buchhaltung ohne vorherige Schulung der eigenen Mitarbeiter/innen umzustellen. Hier eine Aufstellung der Arbeiten zum Umstellungszeitpunkt: Vorbereitend: 1) Einrichtung eine neuen Organisationseinheit für die MA/innen, die in zentraler Funktion buchen sollen. Kennzeichnung dieser Orgaeinheit als "zentr. Buchhaltung" Einrichtung von Standardnutzungen für die neue Orgaeinheit: Stand: 22.12.2011 Seite 24 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 hier die Mindestanforderung: 2) Zuordnung der Mitarbeiter/innen zur neuen Orgaeinheit und Vergabe der Benutzergruppe "Geschäftsbuchhaltung". Sinnvollerweise sollte hier auch gleich die Benutzergruppe "Bestätigungen" hinzugefügt werden, da sie später für Eigenbelege gebraucht wird. 3) Zuordnung aller Mitarbeiter/innen im Hause, die später eine elektronische Unterschrift leisten müssen, zur Benutzergruppe "Bestätigungen". 4) Setzen einer individuellen Unterschriftsberechtigung für jeden betroffenen Benutzer in der Maske "Benutzer verwalten" 5) Änderungen der Parameter in der Maske "Parameter verwalten" Einstellen der 3 hier relevanten DMS-Parameter. "AUFRUF" gibt an, wo sich die ausführbare Datei von der Firma OS befindet, die beim Klick auf den Button "Dokumente" gestartet wird. "DATEI" gibt an, wo die Datei mit den Unterschrifteninformationen zur täglichen Übergabe an Stand: 22.12.2011 Seite 25 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 OS sich befindet. Diese Datei wird regelmäßig durch die Übernahme der Buchungen in die Zahlungsabwicklung gefüllt. Vorsicht also mit diesem Parameter beim Aufbau einer Testumgebung. Hier sollte dieser Parameter abgeändert werden da er aus der Echtumgebung übernommen wird. Der Parameter "IXFORMAT" muss auf "Rheine" eingestellt werden. 6) Überprüfung der Einträge in der Maske "Budgets verwalten" hinsichtlich Zuordnung eines Budgetsachbearbeiters. ab hier erst zum direkten Umstellungszeitpunkt: 7) Setzen der beiden Haken bei "Meldewesen" und "Elektronisches Dokumentenmanagement" in der Maske "Gemeinden (Mandanten) verwalten" je Gemeinde. 8) Ändern der Parameter in der Maske "Parameter verwalten" Hier wird eingestellt, welche Unterschriften zu leisten sind. Umschalten der Buchhaltungssystematik auf "Budgetkontierung" optional: 8) Bei Bedarf kann für die Unterschriftsberechtigten eine zusätzliche Benutzergruppe eingerichtet und zugeordnet werden. Mit dieser zusätzlichen Benutzergruppe können die Stand: 22.12.2011 Seite 26 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Benutzer/innen die ihnen evtl. bekannte Maske "FIN-Buchungen verwalten" weiterhin für Abfragen nutzen. Änderungen und Neuanlagen von Buchungen funktionieren dort aber nicht mehr. Der Name kann frei vergeben werden. In diesem Beispiel wurde der Titel "FIN-Buchungen einsehen" benutzt. Gehen Sie dazu zunächst in die Maske "Benutzergruppen verwalten" und erstellen Sie einen neuen Datensatz. Hier wird auch der Name vergeben. Danach sind die Einstellungen für diese zunächst noch leere Benutzergruppe in der Maske "Rechte verwalten" zu treffen. Zunächst die notwendigen Masken hinzufügen: Danach bei der Maske SBUPOKAI (Hül-Buchungsmaske) die Objekte auswählen, die gesperrt werden sollen: Stand: 22.12.2011 Seite 27 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Hier die komplette Liste der Objekte: Bei den Objekten darf nur der Haken bei "D" (Display) gesetzt sein. Form der Anlagenbuchhaltung Übergangsweise mit KVV, dann KIS-Anlagenbuchhaltung Dauerhaft eigene Lösung Übergangsweise eigene Lösung; dann KIS-Anlagenbuchhaltung Überprüfung der Kommunikationswege zum Bürger/Firmen Überprüfung von Anschreiben, Rechnungen, Bescheiden, etc., die an Bürger, Firmen bzw. Institutionen gehen auf Textteile, die Bezug auf die Kameralistik nehmen. Das sind z. B. Hinweise wie „ zahlen Sie unter Angabe der Haushaltsstelle xxxxxx.xxxxxx“. Nun bieten sich gfl. Budget- und Kontonummer an. Idealerweise verwenden Sie die KAZ (Kassenzeichen der Zahlungsabwicklung). Stand: 22.12.2011 Seite 28 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Aufbau einer vorläufigen KIS-Doppik-Umgebung Vor Aufbau einer neuen KISD-Version aus KIS-kameral Vorher Konto-Rahmen, Stammdaten Deckungssysteme, Berichtszeilen und Zuordnungen zu Berichtszeilen durch eine Funktion sichern lassen. Neuerstellung von KISD durch Übernahme der Daten von KIS Neuerstellung einer KISD-Umgebung gem. Anleitung. Kontorahmen einrichten in KISD Bei Neuerstellung einer KISD-Umgebung aus der akt. KIS-kameral-Umgebung muß gfl. der bisherige Kontorahmen durch die KAI vorher gesichert werden und dieser dann anstatt der Standardauslieferung eingespielt werden. Gfl. Deckungssystem-Stammdaten einspielen Wenn vor Aufbau der KISD-Umgebung ein gesicherter Deckungssystembestand vorhanden ist, so muß dieser wieder eingespielt werden. Neuanlage eines Budgets für Planungsmuster Neu (wird noch erstellt): Automatische Anlage bei der Doppikumstellung. Bisherige Lösung: Neuanlage eines Budgets für Planungsmuster. Alternativ kann z.B. das Budget der allg. Finanzwirtschaft benutzt werden. Vergabe der Rechte bei diesem Budget für alle, die im rahmen der Haushaltsplanung aktiv werden sollen (Recht „sehend“ reicht). Notieren der ID des Budgets über „Bearbeiten…Statusanzeige“ und Anpassung des Skriptes „mupl_eintragen.sql“. Dieses Skript über die EDV mit sqlplus mit dem User KISDES einspielen. Import von FIN-Buchungsköpfen Import gem. Anleitung. Import von IV Import gem. Anleitung. Import von Umlage-Prozentsätzen Kennzeichnung der „Verteiler“-Budgets und Import von Prozentwerttabellen gem. Anleitung. Anpassung der Parameter In Hinblick auf die neue Dateistruktur und Anpassung der spez. Doppikparameter hinsichtlich der Organisationsstruktur (Art der Buchhaltung, KLR, elektr. Freigabewesen, Dokumentenmanagementsystem, etc.) ist in der Maske „Parameter verwalten“ im Bereich der Systemverwaltung entsprechende Änderungen zu machen. Insbesondere die Parameter, die auf das Verzeichnis „spu\forms60\runtime“-Verzeichnis verweisen, müssen angepasst werden. Ansonsten funktioniert z.B. die List Label-Vorschau und der Excelexport nicht mehr. Hier ein Beispiel aus der Maske, die im Regelfall nur den Mitarbeiter/innen der EDV zur Verfügung steht: Stand: 22.12.2011 Seite 29 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Einrichtung der Sammelkonten „Forderung/Verbindlichkeiten“ Es muss pro eig. Gemeinde in jedem Jahr ein Sammelkonto für Forderungen und eines für Verbindlichkeiten eingerichtet werden (ein passives und ein aktives Bestandskonto). Für das Forderungskonto verfahren Sie wie folgt: Hierzu muss zunächst ein Kontorahmeneintrag eingerichtet werden. Hier ein Beispiel aus Rheine: Stand: 22.12.2011 Seite 30 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Speziell bei diesem Konto muss bei der Werteliste Ford./Verb. „Forderung“ ausgewählt werden. Für alle Mitgliedsgemeinden muss ein Gemeindekonto auf dem Reiter „Gemeindekonten“ eingerichtet werden. Für die eig. Gemeinde, mit der man sich gerade am KIS angemeldet hat, wird automatisch ein Eintrag auf dem Reiter angelegt. Richtet man danach manuell die weiteren Gemeindekonten für die anderen Gemeinden ein, kann folgende Meldung erscheinen: Diese Meldung kann ignoriert werden, da für dieses neue Gemeindekonto auf jeden Fall die Standardnutzungen angelegt wurden und somit ausreichende Nutzungsrechte exisiteren. Stand: 22.12.2011 Seite 31 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Danach muss in der Maske „Perioden-Konten verwalten“ Perioden-Konten für alle Gemeinden angelegt werden. Hier muss jetzt aber je eig. Gemeinde der Kontext gewechselt werden. Beginnen Sie bei der Neuanlage immer mit dem letzten kameralen Jahr (Doppik ab 2010; erstes Periodenkonto in 2009). Dieses ist unbedingt notwendig, da ansonsten der Import der kameralen Kassenreste zum Jahreswechsel nicht funktionieren wird. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Sammelkonto Forderungen / Verbindlichkeiten“. Danach kann das Periodenkonto bis zum Ende des Finanzplanungszeitraums vorgetragen werden. Stand: 22.12.2011 Seite 32 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Für das Verbindlichkeitenkonto verfahren Sie analog. Nur die Werteliste Ford./Verb. bei „Konto-Rahmen verwalten“ muss auf „Verbindlichkeit“ eingeschränkt werden. Zeitraum mit einer vorläufigen KIS-Doppik-Umgebung Produkt- und Budgetplan überarbeiten (KIS) (bis zur nächsten vorläufigen Version auch KISD) Falls es Änderungen im bisherigen Produktplan gibt, so ist die Änderung bis zur endgültigen Umstellung in KIS einzupflegen. Falls die Änderungen nicht so groß sind, so ist zusätzlich KISD zu ändern. Ansonsten ist über eine Neuübernahmen nachzudenken, wenn die Änderungen nach KISD übergeben werden sollen. Kennzeichnungen der Investitionskonten Maske „Konto-Rahmen verwalten“, z.B. für (gfl.) Ausweisung KVV oder Erfassung von VE Zuordnung von Konten zu Berichtszeilen (KISD) Plandrucke (Teil- und Gesamtergebnisplan, Investitionsübersicht) Vierteljahresstatistik Teil- und Gesamtfinanzplan, Einrichtung Stammdaten Deckungssysteme (KISD) Die Deckungssysteme werden in der Maske „Deckungssysteme verwalten“ eingerichtet. Diese Maske findet man im Bereich der Stammdaten. Stand: 22.12.2011 Seite 33 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Neben der Nummer, die man frei wählen kann und die auch alphanumerische Werte enthalten darf, muss angegeben werden, ob das Deckungssystem für die Ergebnis- oder Finanzrechnung gilt. Das heißt für die Praxis, dass es meistens für einen Bereich immer zwei Deckungsysteme gibt. Die eigentliche Zuordnung der Konten (Periodenkonten) zum Deckungssystem findet in der Maske „Periodenkonten verwalten“ statt. Dort muss jedes Periodenkonto dann gfl. einem Deckungssystem zugeordnet werden. Die Zuordnung kann aber erst gemacht werden, wenn nach einer erfolgten Doppik-Echtumstellung auch die FIN-Buchungsköpfe entweder importiert oder händisch eingegeben wurden. Hier muss die Zuordnung nur für das nächste Planjahr (erstes Doppikjahr) gemacht werden. Wenn alle Zuordnungen für das Jahr erstellt sind, kann man in der Maske „Deckungssysteme verwalten“ jedes Deckungssystem einzeln in die Folgejahre vortragen. Das ist wesentlich schneller als die ganzen Periodenkontenzuordnungen für die 4 Jahre einzeln zu machen. Überarbeitung der Freigaben (Anordnungen) und sonst. L&L-Auswertungen Im Laufe des Jahres, spätestens vor der ersten Echtbuchung. Geänderte L&L-Vorlagen sichern, damit sie nicht bei Updates überschrieben werden. Kennzeichnung von „fremden Mitteln“ Nur bei NRW-Gemeinden: Kennzeichnung von Konten für Buchungsregel in der Maske „Konto-Rahmen verwalten“ als „fremde Mittel“. Ablauf der Echtumstellung Siehe Aufbau einer vorläufigen KIS-Doppik-Umgebung Alle Arbeiten, die auch beim Aufbau einer vorläufigen KIS-Doppik-Umgebung anstehen. Besonderheiten beim Echtumstieg Während der ersten Phase des Echtumstiegs kann weder im Einwohnermeldeamt noch in KIS-kameral gearbeitet werden. Der Zeitpunkt ist daher mit den Abteilungen und der KAI (wg. evtl. Hilfestellung bei Problemen) abzustimmen. Einrichten eines DB-Links von KIS-kameral nach KIS-Doppik Aufgabe: Einrichten eines DB-Links zwecks Gleichschaltung der Personendaten zwischen den beiden Anwendungen. Stand: 22.12.2011 Seite 34 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Hierzu müssen einige Befehle mit dem Programm SQLPLUS auf beiden Datenbanken (KIS und KISD) aufgeführt. Diese Skripte werden bei der Echtumstellung zusammen mit den eigentlichen Umstellungsskripten ausgeliefert. Das erste Skript (doppik_revoke_privs.sql) muss auf der Doppikdatenbank ausgeführt werden und entzieht den normalen Benutzern die Möglichkeit, dort Änderungen am Personenmodell auszuführen. Damit die „Versorgung“ der Doppikdatenbank (KISD) mit aktuellen Änderungen am Personenmodell sichergestellt ist, muss auf der kameralen Datenbank (KIS) ein sog. Datenbank-Link zwischen den beiden Datenbanken eingerichtet werden. Hierzu wird auf der kameralen Datenbank (KIS) der folgende SQL-Befehl abgesetzt. create database link kisd connect to kisdes identified by ******* using ‚KISD’; Ersetzen Sie die ******* durch das bekannte Passwort des KISDES-Benutzers. Danach kann mit dem SQL-Befehl desc personen@kisd überpfüft werden, ob die Verbindung steht. Danach spielen Sie auf der kameralen Datenbank (KIS) die folgenden Skripte in der Reihenfolge ein: doppik_create_trigger.sql und packages_kameral.sql Auf der Doppik-Datenbank (KISD) sind folgende Skripte in der Reihenfolge einzuspielen: packages_doppik.sql und doppik_pers_asu.sql Die nächsten Änderungen im Bereich EWOS müssen sich jetzt über den EWOS-Listener nicht nur im KIS-kameral wiederfinden sondern nun auch zusätzlich in KIS-Doppik geändert sein. Echtbetrieb im alten Jahr Zuordnung der User/innen zu den neuen Benutzergruppen In der Systemverwaltung. Zuordnung zur neuen Benutzergruppe in KIS-Doppik. Setzen des Planrundungskennzeichens Überprüfen Sie, ob das Planrundungskennzeichen in der Maske „Mandanten (Gemeinden) verwalten“ korrekt gesetzt ist. Es ist auf dem Reiter „zug. Haushaltsjahre“ zu finden. Stand: 22.12.2011 Seite 35 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Wenn man bei "Gemeinden verwalten" die Planrundungskennzeichnung vorübergehend herausnimmt, dann erfolgt für den betroffenen Zeitraum erwartungsgemäß keine Planrundung. Bei erneuter Aktivierung der Planrundung findet aber nicht, wie evtl. erwartet, eine komplette Neuberechnung der Planwerte statt. Das bedeutet, dass trotz aktivierter Planrundung dann krumme Beträge bei den Plandrucken ausgewiesen würden. Ursache: Die Planrundung wirkt sich nicht bei Erstellen der Druckzwischenschicht aus, sondern nur im Moment der Erfassung des jeweiligen Ansatzes. Heilen kann man die Sache dann nur, indem man alle betroffenen Ansätze einzeln aufruft, verändert und speichert, so dass die Rundungsfunktion wieder greift. Hier noch ein Hinweis an die niedersächsischen Kollegen und Kolleginnen: Nach Informationen der KAI ist die Planrundung im niedersächsischen Haushaltsrecht keine MussVorschrift mehr, sondern nur noch eine Soll-Vorschrift. Änderungen für die Zahlungsabwicklung - Hier der einmalige Aufwand zur Umstellung: Einrichten Bestandskonten und Periodenkonten für alle Zahlwege (aller GKZs). Beim Zahlweg Verrechnung muss entschieden werden, ob es ein Konto im Bereich der Liquidität oder ein Forderungskonto sein soll. Bei dieser Lösung (als Forderungskonto) muss zum Jahresende geprüft werden, ob ein neg. Saldo vorliegt. Wenn das Saldo dann negativ ist, muss auf ein Verbindlichkeitenkonto umgebucht werden. Einrichten der Finanzrechnungskonten Zahlwegumbuchungen. (2 Stück) und Periodenkonten für Einrichten der Buchungsköpfe für Zahlwegumbuchungen (Je Zahlweg = 1x Einz. und 1x Ausz.) mit möglichst sprechenden Bezeichnungen in der Maske „FIN-Ansätze verwalten“. Als Bestandskonto muss ein separates Konto eingerichtet werden. Es sollten nicht die dopp. Konten, die in den Maske „Zahlwege verwalten“ dem jeweiligen Zahlweg zugeordnet sind, Stand: 22.12.2011 Seite 36 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 benutzt werden. Für die Zahlwegsumbuchungen werden in der Spalte Finanzkonto Buchungsregelkonten ohne Referenzierung benutzt (Art: Auszahlung ohne Referenzierung). Hier ein Beispiel: Einrichten Konten und Periodenkonten für Nebenforderungen, Rücklastschriftgebühren (Einz. und Ausz.) mit Anlage der entsprechenden Buchungsköpfe und Kennzeichnung der Buchungsköpfe. Bei Rücklastschriftgebühren gibt es zwei Buchungsköpfe (Eigene Gebühren und Fremde Gebühren) mit diesem Kennzeichen. Ferner auch in „Konto-Rahmen verwalten“ die Konten für Säumniszuschläge kennzeichnen, da sonst keine Nebenforderungen im Rahmen von Mahnung und Vollsteckung berechnet werden können. Einstellung der Ziel-Buchungsköpfe importieren und Buchungen exportieren. für Import-Fremdverfahren, Steuerbuchungen Kontoauszug-Regeln anpassen (Konten) Ggfls. vorhandene alte Schwebeposten und Kontoauszüge löschen. Da sie aber keine Verbindung zum Buchungsgeschäft haben können sie aber auch informatorisch zu Nachforschungszwecken stehenbleiben. Es kann in KIS-Doppik für bestimmte Budgets und dopp. Konten eine generelle Mahnsperre eingerichtet werden. In der Maske „Budgets verwalten“ und „Kontorahmen verwalten“ kann durch Setzen eines Hakens bestimmt werden, dass alle Buchungspositionen, die diesem Budget bzw. Konto zugeordnet sind, nicht gemahnt werden. In der Maske „Konto-Rahmen verwalten“ ist zu prüfen, ob alle Finanzrechnungskonten das Kennzeichen für Säumniszuschläge richtig gesetzt ist. Ansonsten erfolgt im ersten dopp. Mahnlauf keine Berechnung der Säumniszuschläge. Gleiches gilt für das Forderungskennzeichen (öffentlich-/ privat-rechtlich). Ohne Forderungskennzeichen erfolgt keine Berechnung von Pfändungsgebühren im Rahmen der Vollstreckung. Hier die geänderten Verfahrensweisen aus Sicht der Kasse (Ansprechpartner ist hier unser KAI-Betreuer J. Werneke aus Höxter) für den zukünftigen lfd. Betrieb: Finanzrechnungskonten statt Haushaltsstellen Bezüglich der Buchungsregel werden in den Kassenmasken die alte Bezeichnungen (Verwahr bzw. Vorschuss) verwendet. Stand: 22.12.2011 Seite 37 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 In KIS-Doppik werden automatisch Periodenkonten für die höheren Hierarchieebenen des Produkte gebildet. Daher ist bei der Auswahl von Periodenkonten (Zahlwegumbuchungen, Neuanlage Verwahr) verstärkt auf das entsprechende Budget zu achten. Begriffliche Änderung „Freigabe“ statt „Anordnung“, „Freigabe vorbereiten“ statt „AOvorbereiten“. Finanzbuchungen ändern, Fälligkeitsänderungen nur noch innerhalb des Finanzjahres., Zahlungshinweise bearbeiten siehe Personenbearbeitung. Zahlwege umbuchen, Auswahl der Buchungsköpfe auf den Finanzrechnungskonten (ohne Referenzierung). Die derzeitige zusätzliche Auswahl der Zahlwege kann vermutlich später entfallen. Bezogene Jahresrechnung in den Buchungsmasken regelt auch bei Doppik die jährliche Auswirkung der Ist-Buchung. Es ist also möglich, im Januar 2010 auf 2009 zu buchen. In diesen Fällen wird kein neuer Buchungskopf angelegt. Die bezogene Jahresrechnung ergibt sich aus dem Jahr des Buchungsdatums. Bei "Kontoauszügen nachbereiten" ergibt sich das Buchungsdatum aus dem Valuta-Datum des Kontoauszug-Postens. Ebenso wird beim vollständigen Ausbuchen eines Schwebepostens - wenn Schwebeposten verwalten von Kontoauszug verwalten heraus aufgerufen wird - das Valuta-Datum der Gutschrift bzw. Lastschrift als Buchungsdatum bei allen zugeordneten Ist-Buchungen gesetzt. Neuanlage Verwahr (Einnahmen buchen manuell u. Kontoauszüge nachbereiten), Auswahl der Buchungsköpfe auf den Finanzrechnungskonten. Tagesabschluss verwalten, Im Kopfbereich eine weitere Ansicht „Doppische Buchungen“. Weiterhin einen weiteren Button „Doppisch buchen“. Dieser steht auch bei bereits erledigten Tagesabschlüssen zur Verfügung, verändert diese aber nicht. Die doppischen Buchungen werden immer nur zum derzeit nicht abgewickelten Tagesabschluss erzeugt. “Bestände ermitteln“ berechnet auch die doppischen Werte. Im Zuge des Tagesabschlusses ist unbedingt die Reihenfolge (erst doppische Buchungen erzeugen, dann Bestände ermitteln. Auf keinen Fall umgekehrt!) Reiter „Bestand Gemeinde“ weist nur die Gesamtsummen der doppischen Buchungen aus. Reiter „Bestand Zahlweg“ weist primär die Summen gem. Zeitbuch (Ergebnis der Buchungspositionen) aus. Diese werden den Werten der doppischen Buchungen gegenübergestellt. Abweichungen ergeben sich aus Ist-Buchungen, die noch nicht doppisch gebucht wurden (Schwebeposten, Ist-Bupos zu Soll-Bupos, die noch nicht in die Kasse „übernommen“ worden). Zeitbuch drucken, Liste der Ist-Buchungen zum Tagesabschluss. Bestände drucken, Neue Darstellung. Vergleichbar mit Sachbuch drucken. Alle anderen Funktionen des Tagesabschlusses sind unverändert. Statistiken und sonstige Auswertungen sind grundsätzlich unverändert. Stand: 22.12.2011 Seite 38 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Anlegen von Buchungsregelkonten (ehemals Verwahr/Vorschuss) Gem. besondere Anleitung und mit Unterstützung der KAI-Betreuung! Gfl. können die Konten bereits mit den anderen Konten beim Import des Konto-Rahmens importiert werden. Dann muss nur noch die Verbindung zwischen den Ein- und Auszahlungskonten hergestellt werden und die Perioden-Konten angelegt werden. Bei Buchungsregel ohne Referenzierung müssen in der Maske „FIN-Ansätze verwalten“ händisch Buchungsköpfe angelegt werden. Verwenden Sie dort ausschließlich das Vortragskennzeichen „0“. Tragen Sie die Buchungsköpfe immer für den gesamten Finanzplanungszeitraum vor. Einrichtung einer MWSt- Konten-Struktur für BgA´s Kennzeichnung der MWSt.-Konten und Zuordnung von Sachkonten zu MWSt-Konten in der Maske „Perioden-Konten verwalten“. Der Standard-MWSt-Satz muss beim Finanzrechnungskonto gepflegt werden. Die Einrichtung wird in 4 Schritten ablaufen: Zunächst legen Sie die benötigten Konto-Rahmeneinträge in der Maske „Konto-Rahmen verwalten“ an, sofern diese noch nicht vorhanden sind. Für Umsatzsteuer: Ein BP (Verbindlichkeitenkonto) und ein FE (Einzahlungskonto) Für Vorsteuer: Ein BA (Forderungskonto) und ein FA (Auszahlungskonto) Bsp. für Umsatzsteuer: Dann muss die Neuanlage von Periodenkonten und Kennzeichnung des Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuerkontos in der Maske „Perioden-Konten verwalten“ erfolgen. Im dritten Schritt wird die Verbindung beider Sachkonten (Best.-o. Erg.kto und Fin.kto.) mit den jeweiligen MWSt-Konten aus dem zweiten Schritt in der Maske „Perioden-Konten Stand: 22.12.2011 Seite 39 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 verwalten“ geschaffen. Der MWSt-Satz wird beim Finanzrechnungskonto definiert. Dieses muss für alle Sachkontenkombinationen, bei denen ein MWSt-Ausweis erfolgen soll, gemacht werden. Zum Abschluss müssen Neuanlagen von Buchungskopfperioden in der Maske „FIN-Ansätze verwalten“ für die jeweiligen Mwst-Kombinationen (Auswahl der gekennzeichneten MwstPeriodenkonten) erfolgen. Rechte auf Konten „Sehen“, „Buchen“ für alle Konten (Standardnutzung für alle Orga.einheiten) oder nur bestimmte Konten („Konto-Rahmen verwalten“)? Neuzuordnung der Buchungsköpfe bei den Hül-Importen Wenn eine Kommune in KIS-kameral bereits Importverfahren für Hül-Buchungen (z.B. WinKITA oder ProBAUG) eingerichtet hat oder dieses mit KIS-Doppik neu einrichten möchte, ist Folgendes zu beachten: Es muss, wie aber auch sonst bei jedem Jahreswechsel üblich, dem Importverfahren neue Buchungsköpfe zugeordnet werden. Dieses macht man in der Maske „Import-Verfahren verwalten“. Die bisher im System befindlichen Importverfahren werden in der Auswahlansicht aufgelistet. Man muss mindestens bei jedem Importverfahren die Zielbuchungsköpfe neu zuordnen. Gfl. müssen auch zuvor neue Buchungskopfeinträge angelegt werden. Wenn das Merkmal eine HHSt ist, so kann dieses notfalls auch bestehen bleiben. Da es aber in Zeiten der Doppik nun mal keine HHSt mehr gibt, sollte man zumindest in der Stand: 22.12.2011 Seite 40 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Kommunikation zum Bürger auf die HHSt verzichten. Daher kann es hier zu einer Notwendigkeit werden, auch das Merkmal auszutauschen. In den Datensätzen auf dem Reiter „zugeordnete Buchungsköpfe“ muss nur das Finanzjahr angegeben werden. Eine womöglich notwendige Jahresabgrenzung der importierten Buchungen wird in der eigentlichen Importmaske gemacht. Gfl. müssen dafür im Vorfeld des Imports auch entsprechende Abgrenzungsbuchungsköpfe angelegt werden. Ferner müssen bei den Zielbuchungsköpfen noch Kostenrechnungsvorblendungen eingerichtet werden, sofern Sie mit der KIS-Kostenrechnung arbeiten und das Budget entsprechend gekennzeichnet ist. Soll ein Import bereits im „alten“ kameralen Haushaltsjahr für das nächste doppische Jahr durchgeführt werden, so ist dieses erst ohne Probleme möglich, wenn die gesamte Personenverwaltung bereits auf KIS-Doppik übergegangen ist (also nach Ausführung des Punktes „Arbeiten zum Jahreswechsel, Personenabgleich einrichten“). Vorher ist die Änderung der Personendaten in KIS-Doppik den Usern zum eigenen Schutz durch das Skript „Doppik_revoke_privs.sql entzogen worden. Der, wenn auch nur testweise, durchgeführte Import wird Fehlermeldungen auswerfen, da das Programm selbstständig versucht, Bankverbindungen anzupassen. Dieses ist aber in der Übergangsphase nicht möglich. Wenn ein Echtimport in diese Phase unbedingt gemacht werden muss, so ist dieser zunächst in KIS-kameral zu machen. Dort werden die Bankverbindungen dann angepasst und auch nach KIS-Doppik übertragen. Die importierte Buchungsklammer muss dann aber sofort wieder in der Hül gelöscht werden. Danach kann in KIS-Doppik der Import problemlos erfolgen, da dann nicht mehr die Notwendigkeit besteht, dort die Personendaten (Bankverbindungen) zu ändern. Soll der Import nur zu Testzwecken durchgeführt werden, so belassen Sie es dabei, sich die Importdatensätze in der Maske „Finanzbuchungen importieren“ anzuschauen (mit Klick auf den Button „Buchungen importieren“). Wenn die Datensätze alle korrekt angezeigt werden, so wird auch der letzte Schritt, der Import als Buchungspositionen funktionieren. Verzichten Sie also auf den Klick auf den Button „Hül-Buchungen erzeugen“. Danach müssen sie die angezeigten Datensätze über den Löschbutton herauslöschen (Bearbeiten…mehrere Sätze auswählen…Alle Sätze markieren). Stand: 22.12.2011 Seite 41 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Einrichtung von Kostenrechnung Gem. Anleitung Einrichtung einer ext. Kostenrechnung Setzen des Parameters. Wenn bei einer Buchung mehr als eine kostenrechnerische Aufteilung verlangt wird (z.B. Kosten/Erlös-Arten und Kostenstellen) so kann eine Differenzierung der Buchungsposition immer nur bei einer der Aufteilungen gemacht werden. Wenn bei beiden Ausprägungen eine Mehrfachaufteilung erforderlich ist, so muss die Buchungsposition geteilt und eine Buchungsklammer benutzt werden. Übernahme STAB Es werden Skripte zur Übernahme der Stab-Daten bereitgestellt. Die Übernahme der Daten soll vor den Jahressteuerbescheiden und möglichst kurz vor dem Jahreswechsel erfolgen. Buchungspositionen, die in KIS-kameral bis zum Stab-Umstellungszeitpunkt erzeugt wurden, werden gfl. als Kassenreste nach KIS-Doppik übernommen. Wenn im kameralen KIS bereits STAB-Buchungspositionen für das nächste (doppische) Jahr angelegt wurden, gehen diese verloren. Sollte in Ausnahmefällen in KIS-kameral Buchungspositionen, die dem nächsten kameralen Haushaltsjahr (1. doppisches Jahr) zugeordnet sind, angelegt worden sein, so sind auch diese per Übernahme Kassenreste in Doppik zu übernehmen. Hier wird wie in der Funktion üblich auch das Ergebnisjahr Vorjahr (letztes kamerales Jahr) gesetzt. In KIS-Doppik müssen bei den Abgabe-Arten die Buchungsköpfe neu zugeordnet werden. Hier muss auch sofort zwei Abgrenzungsbuchungsköpfe mit gleichen Namen zusätzlich angelegt werden (z.B. nicht nur Ergebnisjahr 2009 / Finanzjahr 2009 sondern auch Ergebnisjahr 2009 / Finanzjahr 2010 bzw. Ergebnisjahr 2010 / Finanzjahr 2009). Vergeben Sie bei der Neuanlage dieser Buchungsköpfe stets das Vortragskennzeichen 0 oder K, damit diese Buchungsköpfe immer mit vorgetragen werden. Es wird dringend empfohlen, die neuen Buchungsköpfe (einschl. Abgrenzungsbuchungsköpfe) sofort mit der Funktion „Vortragen“ in der Maske „FIN-Ansätze verwalten“ bis zum Ende des Finanzplanungszeitraums vorzutragen. Hier ein Beispiel: Stand: 22.12.2011 Seite 42 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Die Übernahme der STAB-Tabellen löscht die bisherigen Buchungskopf-Zuordnungen. Daher lohnt es sich nicht, diese Zuordnung schon als Vorarbeit in KIS-Doppik vor der Übernahme zu machen. Stabfälle, die mit der Doppik-Echtumstellung (die teilweise schon Monate her ist) aus der damaligen KIS-kameral-Umgebung herüberkopiert wurden, werden im Zuge der unten beschriebenen Umstellung zunächst gelöscht. Beim Kopieren der STAB-Tabellen werden die bisherigen Datumsstempel der Datensätze (erstellt am und zuletzt geändert) beibehalten. Führen Sie u. g. Skripte immer in dem Verzeichnis aus, in dem Sie die Skripte abgespeichert haben. Öffnen Sie dazu eine DOS-Box, stellen sich in das Verzeichnis, in dem sich die Skripte befinden und starten Sie das SQL-Fenster mit dem Befehl „plus80w“. Die technische Überleitung der STAB-Tabellen erfolgt durch SQLPLUS-Skripte über einen zuvor anzulegenden DB-Link. Hier die Umstellung im Detail: Voraussetzung 1. Der Datenbank-Link von der kameralen in die Doppik-Datenbank muss vorhanden sein. 2. Personendaten müssen bisher über den Datenbank-Link zwischen den Datenbanken „synchronisiert“ worden sein (Übertragung von Änderungen aus der kameralen in die Doppik-Datenbank; kamerale Datenbank ist führendes System). 3. Es muss das Kennzeichen „Steuern“ bei der entsprechenden Orga.-Einheit für die „Steuer“-Mitarbeiter/innen in der Doppik-Datenbank (Maske „Orga.einheiten verwalten“) gesetzt werden. Bsp.: 1. Schritt Stand: 22.12.2011 Seite 43 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Der Name des Datenbank-Links sollte KISD sein. Falls stattdessen ein anderer Name vergeben wurde, muss in den Skripten stab_copy_vorpruefung.sql und stab_copy.sql der Name KISD durch den tatsächlich verwendeten ersetzt werden. Die Skripte können mit einem normalen Texteditor bearbeitet werden. 2. Schritt In der kameralen Datenbank das Skript stab_copy_vorpruefung.sql ausführen. Dieses Skript führt zwei Prüfungen durch: 1. Falls in der Doppik-Datenbank Haushaltsjahre fehlen (die in der kameralen Datenbank vorhanden sind), werden diese automatisch angelegt. 2. Falls in der Doppik-Datenbank Personen, Anschriften und/oder Bankverbindungen fehlen, die für STAB (als Eigentümer oder sonstige Person einer Sache) benötigt werden, werden diese in einer Liste protokolliert. Bei der Übernahme der STAB-Daten (Schritt 4) werden zwar die betroffenen Sachen in der DOPPIK-Datenbank angelegt, jedoch nicht die Eigentümer und/oder sonstigen Personen sowie Nutzungen dazu. Nach der Übernahme der STAB-Daten müssen die fehlenden Personen sowie Anschriften und/oder Bankverbindungen in der DOPPIK-Datenbank manuell angelegt und den entsprechenden Sachen in STAB zugeordnet werden. Das Skript schreibt seine Ausgaben auch in die Datei stab_copy_vorpruefung.log im aktuellen Arbeitsverzeichnis. 3. Schritt In der Doppik-Datenbank das Skript stab_copy_disable_trigger.sql ausführen. Das Skript schreibt seine Ausgaben auch in die Datei stab_copy_disable_trigger.log im aktuellen Arbeitsverzeichnis. 4. Schritt In der DOPPIK Datenbank das Skript fk_aendern.sql ausführen. 5. Schritt In der kameralen Datenbank das Skript stab_copy.sql ausführen. Dieses Skript führt die eigentliche Kopieraktion von der kameralen in die Doppik-Datenbank aus. Evtl. bereits vorhandene STAB-Daten werden vorher gelöscht. Eigentümer, sonstige Personen sowie zugehörige Nutzungen, deren referenzierte Personen, Anschriften und/oder Bankverbindungen in der Doppik-Datenbank nicht vorhanden sind, werden nicht angelegt (siehe Prüfung in Schritt 2). Beim Kopieren der Daten werden die STAB-Nutzungen in der Doppik-Datenbank der "Steuern"-Orga.-Einheit zugeordnet. Dies ist die Orga.-Einheit, bei der das "Steueramt-Knz." gesetzt ist. Gibt es in der Doppik-Datenbank keine entsprechende Orga.-Einheit (oder mehrere davon), bricht das Skript mit einer Fehlermeldung ab. Auch bei Samtgemeinden Stand: 22.12.2011 Seite 44 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 reicht es, wenn das Kennzeichen nur bei der Gemeinde gesetzt ist, über die sich die MA/innen des Steueramtes im Regelfall anmelden. Das Skript schreibt seine Ausgaben auch in die Datei stab_copy.log im aktuellen Arbeitsverzeichnis. Wichtig ist nur, dass bei einem Auftreten eines Fehlers im Skript STAB_copy.sql (wie z.B. das Problem mit fehlenden Orgaeinheit für STAB) nicht dieses Skript direkt nochmal aufgerufen wird sondern wieder beim Schritt 3 (Skript stab_copy_disable_trigger.sql) aufgesetzt wird. 6. Schritt In der Doppik-Datenbank das Skript stab_copy_enable_trigger.sql ausführen. Das Skript schreibt seine Ausgaben auch in die Datei stab_copy_enable_trigger.log im aktuellen Arbeitsverzeichnis. 7. Schritt In der Doppik-Datenbank das Skript stab_sachen_personen.sql ausführen. Dies ist ein Prüfskript, das schon länger verwendet wird. Es stellt fest, ob es Sachen gibt, denen zu einem bestimmten Stichtag kein Eigentümer und/oder Mahnadressat zugeordnet ist. Führt man das Skript nach der STAB-Datenübernahme in der Doppik-Datenbank aus, kann man damit prüfen, ob evtl. Eigentümer, sonstige Personen und/oder Nutzungen nicht korrekt kopiert worden sind. 8. Schritt Manuelle Nacharbeiten: 1. Fehlende Personen anlegen und als Eigentümer bzw. sonstige Personen den betroffenen Sachen zuordnen (siehe Schritt 2). 2. Den Abgabearten Buchungskopf-Perioden zuordnen. 3. Falls die Benutzer/innen überhaupt keine Stabfälle in der Maske „Sachen verwalten“ über eine Abfrage selektieren können, so kann/wird es an fehlenden bzw. nicht aktualisierten Standardnutzungen liegen. Hier ein Beispiel aus der Maske „Orga.einheiten verwalten“: Stand: 22.12.2011 Seite 45 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Sind die o. g. Einträge zwar auf dem Reiter eingetragen, aber trotzdem keine Stabfälle sichtbar, so sollten Sie je Datensatz auf den Button „Standardnutzungen anlegen“ klicken und die Standardnutzungen über das Terminierungsfenster nochmals anlegen. Dieser Verarbeitungsschritt würde bestehende Standardnutzungen aktualisieren und fehlende Datensätze anlegen. Dieses kann jederzeit gemacht werden. Achten Sie in dem folgenden Fenster darauf, dass Sie den gleichen Zeitraum eintragen, wie im Datensatz auf dem Reiter unter „gültig ab“ und „gültig bis“ steht. Einrichtung der Budget-Rahmen (Bund und Land) Die Pflege und Erfassung der Budget-Rahmeneinträge erfolgt in der Maske „Budget-Rahmen verwalten“. Die Maske ist im Menü „Finanzen… Stammdaten verwalten … Budgets administrieren“ zu finden. Die jeweiligen Einträge werden beim Aufbau der Echtumgebung mit importiert. Sie müssen daher nicht komplett erfasst werden. Zunächst ist es hier nur notwendig, eigene Anpassungen einzuarbeiten, beschreibenden Text einzutragen und Kennzahlen zuzuordnen. Stand: 22.12.2011 Seite 46 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 In der Auswahlansicht wählen Sie zunächst aus, welchen Budget-Rahmen sie bearbeiten wollen. Der Rahmen Bund ist für die Statistikanforderungen vorgesehen (Jahresrechnungsstatistik). Den Rahmen Land benötigt man, wenn man den Haushaltsplan für die Aufsichtsbehörde drucken möchte und sich nicht strikt bei der eigenen Produktstruktur an die Vorgaben des Bundeslandes gehalten hat. Detailansicht: In der Detailansicht ist im Wesentlichen die Nummer und der Name, die eigene Ebene im Produktplan und die hierarchische Zuordnung zu einem übergeordneten Eintrag zu pflegen. Auch hier gibt es wie im eig. Produktplan die Möglichkeit, 5 Ebenen zu benutzen (vom Produktbereich bis zur Teilleistung). Der Reiter „zug. Budgets“ zeigt die derzeit zugeordneten Budgets. Der Button „Details“ gibt die Möglichkeit, für den Haushaltsplan, der zur Aufsichtsbehörde geht, auch beschreibenden Text einzugeben. Dieser Text wird derzeit bei den eig. Produktplaneinträgen (Maske „ProPro verwalten“) gepflegt und würde daher nicht automatisch auch hier gedruckt. Stand: 22.12.2011 Seite 47 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Auf dem Reiter werden zugeordnete Kennzahlen gezeigt. Diese sind vorher über den Button „Kennzahlen zuordnen“ aus dem Kennzahlenpool der in Frage kommenden Kennzahlen auszuwählen. Der Button „Zuordnung prüfen“ in der Auswahlansicht zeigt in einem Fehlerprotokoll die Budgets an, die eigene Buchungsköpfe haben aber nicht selbst oder über eine hierarchisch darüberliegende Ebene einen Budget-Rahmeneintrag zugeordnet sind. Die eigentliche Zuordnung der eigenen Budgets zu einem Budget-Rahmeneintrag erfolgt in der Maske „Budgets verwalten“. Hier sind die beiden Wertelisten „Rahmen Land“ bzw. „Rahmen Bund“ zu benutzen. Bei der Druckaufbereitung der Teilplan- und Teilrechnungsdrucke ist die Werteliste „Rahmen“ zu beachten. Hier ist die entsprechende Druckaufbereitung auszuwählen. Stand: 22.12.2011 Seite 48 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Buchen von Auszahlungen vor Beginn des dopp. Haushaltsjahres Für Zahlungen, die aus Doppik gezahlt werden müssen, aber bereits im alten Jahr fällig sind (z.B. Zahlung der Beamtengehälter für Januar im vorherigen Dezember), bietet sich folgender Weg an: Zunächst bucht man die Zahlung als Vorschuss in KIS-kameral, damit die Zahlungsempfänger termingerecht ihr Geld bekommen. Dadurch ergibt sich ein Kasseneinnahmerest (Einnahmeseite des Vorschusskontos), der in KIS-Doppik übernommen wird. In KIS-Doppik erfolgt im neuen Jahr der Ausgleich des Kasseneinnahmerestes durch Buchungen mit Finanzjahr = altes Jahr und Ergebnisjahr = 1. dopp. Jahr. Dadurch vermeidet man Ist-Buchungen im doppischen System mit Buchungsdatum im alten kameralen Jahr. Diese IST-Buchungen im alten Jahr würden in KIS-Doppik unweigerlich zu Finanzjahrumbuchungen führen, die nicht gewollt wären. Diese Funktionalität der Finanzjahrumbuchungen ist im Leitfaden für den doppischen Jahresabschluss unter Punkt „Splittung/Umhängen von Buchungspositionen bedingt durch Zahlvorgänge im Folgejahr“ beschrieben. Arbeiten zum Jahreswechsel Allg. Hinweis zum Anlegen von neuen doppischen Konten Wenn in der Maske „Konto-Rahmen verwalten“ ein neues dopp. Konto angelegt wird, so wird automatisch als Gültig-ab-Datum der 01.01. des akt. Jahres eingesetzt. Daher sind normalerweise die Konten entsprechend richtig terminiert, da sie ja bereits im letzten kameralen Jahr angelegt wurden. Die KAI-Empfehlung lautet ja, alle dopp. Konten immer schon im letzten kameralen Jahr beginnen zu lassen, da es ansonsten Probleme beim Import von Kassen- bzw. Haushaltsresten geben kann. Allerdings kann es sein, dass für die Übertragungen neue Konten angelegt werden müssen. Passiert das aber erst im neuen, ersten dopp. Jahr, wird bei der Neuanlage des Kontos standardgemäß als ab-Datum der 01.01. des neuen Jahres eingetragen. In diesen Fällen muss daher beim Gemeindekonto der ab-Wert extra auf den 01.01. des Vorjahres abgeändert werden. Personenabgleich einrichten Zum Abgleich der Personendaten kommt bei den „Umsteigerkommunen“ der „Neue Personenabgleich“ zum Einsatz. Hier der Hinweis, was direkt zum Jahreswechsel erfolgen muss: Bisher wurde der Personenabgleich vom KIS-EWOS auf KIS-kameral (KIS) geleitet und mit einem DB-Link weiter auf die Doppik-Datenbank (KISD) geleitet. Da ab 01.01. die Doppik einsetzt und KIS-kameral abgekoppelt wird, müssen die Einwohneränderungen vom KISEWOS direkt in KIS-Doppik (KISD) umgeleitet werden. Dies geschieht wie folgt: Allgemeiner Hinweis: Während dieser Schritte sollte niemand in KIS-EWOS und in KIS-DOPPIK arbeiten! 1) Xmeldlistener beenden 2) Stand: 22.12.2011 Seite 49 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Im Kisewos mit Kisdes anmelden Aufruf Personen / Personen Systemverwaltung / Übertragung von Personendaten per X-DTA In das Formularfeld „Ziel-Datenbank“ KISD eintragen und auf den Button „Übertragung von Personendaten per X-DTA umschalten“ klicken Dies dauert ein paar Sekunden 3) Xmeldlistener starten und warten, bis (sinngemäß) folgende Fehlermeldung kommt: 05.01.2010 12:36:16,778 WARN [Thread-22] (de.kai_gruppe.utilities.oracle.schema.kisdes.Kai_ewos_uebertragung:45) - Fehler, die Stored Procedure KAI_EWOS_UEBERTRAGUNG.ALLES_AKTUALISIEREN hat die Fehlernummer 21966 zurückgegeben. 05.01.2010 12:36:16,788 WARN [Thread-22] (de.kai_gruppe.utilities.oracle.schema.kisdes.Kai_ewos_uebertragung:49) - Fehlermeldung: ORA-04062: timestamp von package "KISDES.DB_ALLGEMEIN" von wurde geändert ORA04062: timestamp von package "KISDES.DB_ALLGEMEIN" von wurde geändert 05.01.2010 12:36:16,949 ERROR [Thread-22] (de.kai_gruppe.xmeldlistener.threads.EwosPersonenThread:213) - Es traten im EwosPersonen Abgleich Fehler auf. Log-Datei '48122_EwosPersonenAbgleich_20100105_123616.txt' im Verzeichnis '\\weyhe01\Daten\ewos\xmeld\personenabgleich\log\2010\01\' erzeugt. 05.01.2010 12:36:16,949 INFO [Thread-22] (de.kai_gruppe.xmeldlistener.threads.EwosPersonenThread:220) - Ende des EwosPersonen-Abgleichs. 4) Dann in Kisewos mit Kisdes an SQL anmelden und @compfile @invalid ausführen Die Skripte sind jeweils dem letzten Hotfix für KIS-Doppik zu entnehmen. Danach läuft der Personenabgleich wieder richtig. 5) Danach muss in der KIS-Doppik-Datenbank (KISD) 1 x das Skript install_akt_alles.sql (aus dem jeweils letzten doppischen Hotfix) aufgerufen werden. Da darf dann aber keiner in der Doppik angemeldet sein. Damit ist es wieder möglich in KISD Personendaten zu ändern. Das war bisher durch das Skript doppik_revoke_privs.sql ausgeschlossen. In Folge muss folgender Befehl ausgeführt werden: Sqlplus mit Kisdes an KISD anmelden execute akt_seq; exit 6) Dann in Kis-Kameral mit Kisdes an SQL anmelden und @doppik_drop_trigger.sql ausführen. Danach können in KISD Personen angelegt und geändert werden. Stand: 22.12.2011 Seite 50 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Erfassen des Anfangsbestandes an Finanzmitteln In der Maske: „Gemeinden (Mandanten) verwalten“. Der Wert wird im Bericht „Gesamtfinanzplan“ benötigt. Anwendungswechsel für das lfd. Buchungsgeschäft Alle Buchungen für das neue Finanzjahr werden zum Jahreswechsel in KIS-Doppik erfasst. In KIS-kameral werden im neuen Jahr nur Buchungen erfasst, die mit dem Jahreswechsel zusammenhängen und die keinerlei Zahlungen über die Kasse nach sich ziehen. Die Zahlungsabwicklung bucht den letzten Kontoauszug des alten jahres noch in KIS-kameral und ab dem nächsten nur noch in KIS-Doppik. Übernahme der Kassenreste Die Masken werden von der KAI bereitgestellt. Ansprechpartner ist Herr Heskamp, Stadt Rheine, 05971/939-250. Ansonsten wird auf die Beschreibung verwiesen. Hinweis: Die eigentliche Übernahme der Kassenreste soll möglichst zu einer Zeit gemacht werden, in der nicht im System gearbeitet wird. Die Masken sind in der KIS-kameral – Version zu finden. Demnach müssen Sie das Skript zum Installieren der Maske auch in KIS-kameral ausführen. Die Installation der Maske kann im laufenden Betrieb stattfinden. Gehen Sie wie folgt vor: Anmeldung mit SQLPLUSW oder PLUS80W auf der kameralen KIS-Datenbank (KIS). Ausführen des Skripts db_aenderungen_kr.sql Danach Ausführen des Skripts compfile.sql Prüfung auf ungültige Objekte wie üblich mit invalid.sql Ausführen des Skriptes install_akt_alles_fuer_kr.sql Danach nochmals Ausführen des Skripts compfile.sql Nochmals Prüfung auf ungültige Objekte mit invalid.sql Nach der Installation stehen die folgenden Masken zur Verfügung: Der mittlere Aufruf „offene VW/VS-Vorgänge übernehmen“: Stand: 22.12.2011 Seite 51 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Diese Funktionalität dient zur Übernahme der offenen Vorgänge Verwahr bzw. Vorschuss. Sie bezieht sich nur auf die Varianten „Verwahr mit Referenzierung“, Vorschuss mit Referenzierung“ und „Amtshilfeersuchen“. Bei den anderen Varianten (ohne Referenzierung) werden offene Buchungen mit der Funktionalität „Kassenreste übernehmen“ übernommen. Folgende Zustände werden nicht bzw. nicht mit dieser Funktion übernommen: Zustand: Folge: Der Soll-Betrag der Buchung auf der führenden Seite (z. B. Einnahmekonto bei Verwahr) stimmt nicht mit der Summe der Soll-Beträge der Buchungen auf der zugeordneten Seite überein. Keine Übernahme Die Buchung der führenden Seite (z. B. Einnahmekonto bei Verwahr) ist im Status < „übernommen“ Keine Übernahme Alle Buchungen (führende und zugeordnete Seite) sind im Status „abgewickelt“ Natürlich keine Übernahme Die Buchung auf der führenden Seite (z. B. Einnahmekonto bei Verwahr) ist im Status „abgewickelt“, auf der zugeordneten Seite gibt es aber noch nicht abgewickelte Buchungen. Übernahme der Buchungen auf der zugeordneten Seite (z.B. Ausgabekonto bei Vorschuss) mit der Funktion „Kassenreste übernehmen“ auf ein spezielles Konto. Die Buchungen auf der zugeordneten Seite (z. B. Ausgabekonto bei Verwahr) ist im Status „abgewickelt“, auf der führenden Seite ist die Buchung aber noch nicht abgewickelte. Übernahme der Buchungen auf der führenden Seite mit der Funktion „Kassenreste übernehmen“ auf ein spezielles Konto. Diese Funktion übernimmt somit nur die Fälle, in denen die führende Seite im Status >= „übernommen“ und < „abgewickelt“ ist und bei denen nicht alle Buchungen der zugeordneten Seite im Status = „abgewickelt“ sind. Mit Hilfe des Buttons „Details (führende Seite)“ besteht die Möglichkeit, die Daten der derzeit markierten Buchungspositionen anzusehen. Analog zeigt „Details (zugeordnete Seite) nach einer zusätzlichen Auswahl die Daten der zugeordneten Buchungen. Innerhalb des Rahmens „Ziel“ werden die Buchungsköpfe in KIS-Doppik bestimmt, die die Buchungspositionen aufnehmen sollen. Es wird davon ausgegangen, dass es sich dabei um einen Buchungsköpfe des ersten doppischen Jahres handelt. Die Anlage der entsprechenden Vorjahres-Buchungsköpfe (inkl. der ggfls. notwendigen Anlage der entsprechenden Konten) erfolgt dann in dieser Funktion automatisch. Ist der Parameter „Kassenreste.Vorprüfung_BUKO“ gesetzt, werden die Auswahlkriterien in diesem Rahmen eingeschränkt. Die Informationen, die zur Übernahme der Planwerte KIS-Kameral -> KISDoppik erfasst wurden, begrenzen dann die Auswahl in den einzelnen Feldern. Zur Übernahme der VS/VS-Vorgänge stehen zwei Buttons zur Verfügung: - „Alle importieren“ Alle selektierten Vorgänge werden kopiert. - „Markierung importieren“ Es werden nur die markierten Vorgänge kopiert. Mit Hilfe der Mehrfachauswahl (Bearbeiten, Mehrere Sätze auswählen) besteht die Möglichkeit, mehrere Vorgänge zu markieren. Nach der Übernahme stehen die Buchungspositionen in KIS-Doppik zur Verfügung. Der Status der Buchungspositionen verändert sich durch die Übernahme nicht. Ist-Buchungen Stand: 22.12.2011 Seite 52 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 werden nicht übernommen. Der derzeitige Soll/Ist-Saldo wird als Soll-Betrag bei der kopierten Buchungsposition eingetragen. Mehrfachübernahmen sind ausgeschlossen. Die Funktion merkt sich die Buchungspositionen, die bereits übernommen wurden und bietet diese bei einer erneuten Abfrage nicht mehr an Hier die Maske: Auf der linken Maskenseite wählen Sie zunächst die Quelle (im Regelfall über die alte Haushaltsstelle) aus. Nach einer Abfrage können sie die offenen Kassenreste einzeln (über „Ma(r)kierung importieren“ oder auch in Gänze über „Alle importieren“) nach KIS-Doppik übertragen. Zuvor müssen Sie bei Ziel einen Zielbuchungskopf auswählen. Sollte dieser (mit Namen „Buchungsregel“) nicht vorhanden sein, so ist er zunächst in KIS-Doppik entsprechend anzulegen. Das geht in diesem Fall nur über eine planende Buchung in der Doppik-Hül. Eine manuelle Anlage von Buchungsköpfen für „mit Referenzierung“ in der Doppik-Maske „FIN-Ansätze verwalten“ ist aus bekannten Gründen nicht möglich. Die planende Buchung in der Doppik-Hül kann danach wieder gelöscht werden. Alle anderen Kassenreste werden mit der Funktion „Kassenreste übernehmen“ nach KIS-Doppik überführt. Mit der Maske „Kassenreste übernehmen“ werden alle anderen Kassenreste übertragen. Hier die Maske: Stand: 22.12.2011 Seite 53 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Die Buchungspositionen im Status >= „übernommen“ und < „abgewickelt“ werden gem. den Auswahlkriterien im Rahmen „Quelle“ selektiert und tabellarisch dargestellt. Aufgehobene Niederschlagungen werden dabei nicht berücksichtigt. Wurde ein Verwahr- oder Vorschusskonto mit Referenzierung ausgewählt, werden nur solche Buchungen angeboten, bei denen die zugeordneten Buchungen der anderen Seite vollständig abgewickelt sind. Mit Hilfe des Buttons „Details“ besteht die Möglichkeit, die Daten der derzeit markierten Buchungspositionen anzusehen. Innerhalb des Rahmens „Ziel“ wird der Buchungskopf in KIS-Doppik bestimmt, der die Buchungspositionen aufnehmen soll. Es wird davon ausgegangen, dass es sich dabei um einen Buchungskopf des ersten doppischen Jahres handelt. Die Anlage des entsprechenden Vorjahres-Buchungskopfes (inkl. der ggfls. notwendigen Anlage der entsprechenden Konten) erfolgt dann in dieser Funktion automatisch. Ist der Parameter „Kassenreste.Vorprüfung_BUKO“ gesetzt, werden die Auswahlkriterien in diesem Rahmen eingeschränkt. Die Informationen, die zur Übernahme der Planwerte KIS-Kameral -> KISDoppik erfasst wurden, begrenzen dann die Auswahl in den einzelnen Feldern. Zur Übernahme der Buchungspositionen stehen zwei Buttons zur Verfügung: - „Alle importieren“ Alle selektierten Buchungspositionen werden kopiert. - „Markierung importieren“ Es werden nur die markierten Buchungspositionen kopiert. Mit Hilfe der Mehrfachauswahl (Bearbeiten, Mehrere Sätze auswählen) besteht die Möglichkeit, mehrere Buchungspositionen zu markieren. Nach der Übernahme stehen die Buchungspositionen in KIS-Doppik zur Verfügung. Der Status der Buchungspositionen verändert sich durch die Übernahme nicht. Ist-Buchungen werden nicht übernommen. Der derzeitige Soll/Ist-Saldo wird als Soll-Betrag bei der kopierten Buchungsposition eingetragen. Stand: 22.12.2011 Seite 54 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Mehrfachübernahmen sind ausgeschlossen. Die Funktion merkt sich die Buchungspositionen, die bereits übernommen wurden und bietet diese bei einem erneuten Selekt nicht mehr an. Es gibt auch eine Druckfunktion der „nicht übernommenen Kassenreste“. Die Liste kann entweder gedruckt werden oder nach MS-EXCEL ausgegeben werden. Zur Personenverwaltung/Übernahme KR ist ferner zu beachten: Bei der Übernahme der Kassenreste werden die Nutzungen der Personendaten KISKameral nach KIS-Doppik kopiert. Ziel muss also sein, Änderungen an Personendaten bis zur Übernahme der Kassenreste möglichst zu verhindern. Das gilt auch für die Dublettenbereinigung; sie sollte erst nach Übernahme der Kassenreste in KISD vorgenommen werden. Die Personenverwaltung sollte daher erst nach Übernahme der Kassenreste auf KIS-Doppik übergehen. Da das nicht immer möglich ist, sollten die Kassenreste zumindest möglichst zeitnah mit dem Jahreswechsel erfolgen, aber auch erst dann wenn sie sicher feststehen! Die Funktionalität zur Übernahme von Bankverbindungen im Zusammenhang mit dem Import von Kontoauszügen der Bank sollte während der Übergangsphase ausgeschaltet werden. Aufgrund der Erfahrungen des bisherigen Umsteigerkommunen sollte von der automatisierten Übernahme von MWSt-aufgeteilten Kassenresten abgesehen werden. Diese sollten händisch mit dem oben beschriebenen Kontenkombinationen in KIS-Doppik mit dem Bruttobetrag beim Sachkonto erfasst werden. „Restarbeiten“ in neuen Jahr Stand: 22.12.2011 Seite 55 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Einarbeitung der Anfangsbestände der Bestandskonten Einbuchung der Anfangsbestände der Bestandskonten gem. Eröffnungsbilanz in der Funktion „Bestands-Buchungen verwalten“ mit Hilfe des Anfangsbestandskontos (AK). Das Vorgehen ist eingehend im Leitfaden für den doppischen Jahresabschluss beschrieben. Einarbeitung der Anfangsbestände der Zahlwege Frühestens zu machen, wenn im alten kameralen Jahr keine Änderungen mehr zu erwarten sind. Der Zeitpunkt liegt im Regelfall mehrere Wochen nach dem letzten Abbuchungslauf. Dieser ist sinnvollerweise kurz vor dem Umstieg auf KIS-Doppik zu machen, damit nicht so viele Kassenreste anfallen. Vorgehensweise: Es sind zwei Schritte notwendig, die von einander unabhängig zu machen sind. Daher müssen sie nicht zeitgleich stattfinden. Schritt 1: Bestände auf dem Reiter „Bestand Zahlweg“ im Tagesabschluss anpassen. Schritt 2: dopp. Anfangsbestand auf den doppischen Konten der Zahlwege einbuchen. Zu Schritt 1: Umsetzen des Parameters KASSE/TGAB auf „J“ Maske „Maske „Tagesabschlüsse verwalten“ öffnen Schaffung eines „leeren“ Tagesabschlusses ohne Buchungen (d.h. vorher einen normalen Tagesabschluss machen) Im leeren Tagesabschluss „Bestände ermitteln“ anklicken Einpflegen der Anfangsbestände auf dem Reiter „Bestand Zahlweg“ in den Spalten „Bestand doppisch“ und „Bestand Zahlweg“ bei dem offenen TA. Der letzte kamerale Bestand des Zahlwegs auf die bisherigen Werte in den Spalten aufaddieren. Keinesfalls nochmal Bestände ermitteln, da ansonsten die Änderungen sofort hinfällig sind. Tagesabschluss auf „Erledigt“ setzen Am Ende Zurücksetzen des Parameters KASSE/TGAB auf „N“. Anmerkung: Programmseitig werden nur die Zahlwege, die schon eine Ist-Buchung haben, angezeigt. Sollten auch Anfangsbestände auf Zahlwegen erfasst werden, die noch keine Ist-Buchungen haben (z.B. Sparbücher), so muss in dem offenen Tagesabschluss eine Ist-Buchungen (0,01€) auf dem Zahlweg getätigt werden. Erneut Bestände ermitteln anklicken. Dann muss der Zahlweg auf dem Reiter erscheinen. Der Anfangswert muss dann um 0,01 € höher in der Maske „Tagesabschlüsse verwalten“ eingegeben werden. Danach muss ein erneuter Tagesabschluss gemacht werden. Nach diesem Tagesabschluss muss die eine Ist-Buchung auf dem relevanten Zahlweg wieder im Ist korrigiert werden, so dass sich dann der Wert in den Spalten der Maske „Tagesabschlüsse verwalten“ auf den eigentlich gewünschten Wert reduziert. Stand: 22.12.2011 Seite 56 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Zu Schritt 2: Buchung der Anfangsbestände in der Funktion „Bestands-Buchungen verwalten“ mit Hilfe eines Anfangsbestandskontos (AK bzw. 8000er). Hier wird auf die eingehende Beschreibung im Leitfaden für den doppischen Jahresabschluss (insbesondere Buchungsdatum 31.12. des letzten kameralen Jahres benutzen!) hingewiesen. Bsp. aus NRW: Wenn diese Buchungen getätigt wurden ist das Ergebnis in der Maske „Tagesabschlüsse verwalten“ auf dem Reiter "Bestand Gemeinde" ersichtlich. Wenn für Ihre Tagesabschlußprüfung nur die Zahlwegbestände maßgebend sind, können Sie die Übernahme via "Bestandsbuchungen verwalten" auch so lange schieben, bis die Eröffnungsbilanz nach KISD übernommen wird. Einarbeitung der Anfangsbestände der ehemaligen Verw./Vorschuss-Konten Die alten Bestände der ehemaligen Verwahr-/Vorschusskonten ohne Referenzierung werden unter Zuhilfenahme des Anfangsbestandskontos (AK) mit der Funktion „BestandsBuchungen verwalten“ auf dem Bestandskonto in der Gesamtsumme eingebucht. Hier ein Beispiel: Stand: 22.12.2011 Seite 57 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Kennzeichnung der Finanzrechnungskonten mit dem wahrscheinlich passenden Forderungs- bzw. Verbindlichkeitenkonto Diese Zuordnung ist in der Funktion „Konto-Rahmen verwalten“ zu machen und dient der späteren Auswertung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten zum Jahreswechsel. Übertragung von kameralen Haushaltsresten als Ermächtigungsübertragungen nach KIS-Doppik Grundsätzlich gilt die Direktive, im letzten kameralen Jahr keine Haushaltsreste mehr zu bilden. Da aber im Einzelfall doch noch eine Übertragung notwendig sein kann, so bietet sich dazu folgendes Verfahren an: Bilden Sie im letzten kameralen Haushaltsjahr in der kameralen KIS-Version die Reste wie gewohnt. Das ist notwendig, da ansonsten Ihre letzte kamerale Jahresrechnung nicht passen wird. Ermitteln Sie danach die dafür in der Doppik passenden Konten und geben in KIS-Doppik Planbuchungsköpfe ein. Benutzen Sie dafür die Maske „FIN-Ansätze verwalten“. Hier ein Beispiel: Stand: 22.12.2011 Seite 58 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Hier beachten Sie bitte folgendes: Das/die beiden Jahre ist/sind immer das aktuelle Planjahr (1. doppisches Jahr). Alle Übertragungsbuchungsköpfe müssen einen identischen Buchungskopfnamen erhalten, den Sie aber selbst wählen können. In diesem Beispiel lautet er „Ermächtigungsübertragung 2009“. Die Buchungsköpfe wurden für 2010 erstellt. Stellen Sie aber unbedingt sicher, dass für alle Konten (pro Buchungskopf 2 Konten), bei denen ein Haushaltsrest angelegt werden soll, neben dem Periodenkonto des ersten doppischen Jahres auch immer ein Periodenkonto im Vorjahr angelegt sein muss. Allerdings nur die Periodenkonten und nicht auch noch einen Buchungskopf für 2009; dieser wird mit dem auszuführenden Skript automatisch erzeugt. Sollten Sie Schwierigkeiten beim Anlegen eines Periodenkontos für das Vorjahr (letztes kamerales Jahr) haben, so kann es an einer unzureichenden Gültigkeit der doppischen Konten liegen. Siehe auch Punkt: „Allg. Hinweis zum Anlegen von neuen doppischen Konten“ Das Vortragskennzeichen lassen Sie bitte leer. Als Betrag muss zwingend zunächst 0,00 € eingegeben werden. Im Detailfenster geben Sie den eigentlichen Betrag in das Feld „Begründung Planung“ ein. Verwenden Sie hier keine Tausender-Trennzeichen. Auch weiterer Text wie z.B. das Eurozeichen (€) darf hier nicht eingepflegt werden. Wenn für alle Übertragungen die Buchungsköpfe nach obigen Muster erstellt wurden, öffnen Sie das KAI-Skript mit dem Namen „manuelle_uebertragungen_anlegen.sql“. In dem Skript muss relativ zu Beginn der von Ihnen benutzte Name des Buchungskopfes innerhalb der einfachen Anführungszeichen eingegeben werden. Stand: 22.12.2011 Seite 59 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Das Jahr (5 Zeilen weiter unten im Skript) muss das letzte kamerale Jahr sein. Führen Sie das Skript mit SQLPLUS auf der KIS-Doppik-Datenbank aus. Als Ergebnis erhalten Sie manuelle Übertragungen. Dieses Verfahren gilt nur einmalig für das Umstellungsjahr. Ab dem nächsten Jahr können Sie die dafür vorgesehenen üblichen KIS-Masken benutzen. Überprüfung / Einrichtung der Berichtszeilen Vierteljahresstatistik Bei der Einrichtung der KIS-Doppik-Umgebung werden im Regelfall die Berichtszeilen für die Vierteljahresstatistik zur Verfügung gestellt. Im Vorfeld der ersten Statistik (also bis Anfang April) müssen die Kontozuordnungen auf dem Reiter „Zuordnungsregeln“ in den einzelnen Gemeinden erstellt werden. Hier ein Beispiel aus der Maske „Berichtszeilen verwalten“: In einigen wenigen Fällen müssen dabei auch Budgetangaben ergänzt werden. Stand: 22.12.2011 Seite 60 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Hier müssen unter der Nummer 787 alle Baumaßnahmen aufgeführt werden. In den drei weiteren Zeilen werden diese nach Hochbau-, Tiefbau und sonst. Baumaßnahmen aufgeteilt. Erstellen Sie zunächst für diese drei Zeilen die Zuordnungen nach folgenden Muster (hier: Hochbaumaßnahmen). Erst danach die Zuordnungen der Baumaßnahmen nach Produktgruppen (in diesem Beispiel ab Zeile 333) erstellen. Stand: 22.12.2011 Seite 61 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Eine Zuordnung eines Budgets ist nur auf der höchsten ProPro-Klasse zu machen, die eine eindeutige Zuordnung ermöglicht. Im obigen Beispiel bedeutet das, dass alle doppischen Buchungen des Budgets 200603 (Zeile 6 auf dem Reiter) und aller hierarchisch darunter befindlichen Budgets für den Kontobereich beginnend mit 787* hier aufsummiert dargestellt werden. Je mehr die Aufgaben der Statistik-Produktgruppe im Produktplan einer Kommunen verteilt sind, desto mehr Aufteilungen sind daher auf diesem Reiter notwendig. Besondere Buchungs- und Planungsfälle in der Doppik Eingabe von über- und außerplanmäßigen Aufwendungen und Auszahlungen Über- und außerplanmäßige Aufwendungen bzw. Auszahlungen werden in der Maske „FINÄnderungen verwalten“ gepflegt. Die Maske ist im Menü unter „Finanzen…Haushalt planen…Budgets ändern“ zu finden. In der Maske sind jeweils doppische Periodenkonten zu verstärken. Das bedeutet, das im Falle von Ergebnisrechnung sowohl das Aufwandskonto als auch das Auszahlungskonto verstärkt werden muss. In dem Fall sind also zwei Eingaben notwendig. Nach dem ein neuer Datensatz angelegt wurde, ist zunächst das Empfängerkonto im oberen linken Bereich der Maske auszuwählen. Stand: 22.12.2011 Seite 62 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Danach kann bei Bedarf über den Button „Berechnen“ das beim Empfänger noch verfügbare HH-Soll angezeigt werden: In Folge muss nun im oberen rechten Bereich der Maske ein oder auch mehrere Spenderkonten ausgewählt werden: Zunächst gibt man Budget und Konto ein. Wenn übertragene Mittel als Spender vorgesehen sind, muss auch noch „übertr. Buch.Kopf“ ausgewählt werden. Ansonsten kann das Feld leer bleiben. Der Button „Berechnen“ bei „Beträge/Spender“ zeigt gfl. die noch verfügbaren Beträge bei diesem Spender: Stand: 22.12.2011 Seite 63 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Danach gibt man den Betrag ein, der über- bzw. außerplanmäßig zur Verfügung gestellt werden soll. Die verfügbaren Mittel des Spenders bilden hier die Grenze. Sollten die Mittel dieses Spenders nicht ausreichen, so würde man mit einem weiteren Spender fortfahren. In der folgenden Werteliste muss dann entweder ÜA (für überplanmäßig) oder AA (für außerplanmäßig) ausgewählt werden. ÜA (überplanmäßig) ist vorgegeben. Danach klickt man auf „Anlegen“. Den erfassten Betrag bei diesem Spender findet man nun im unteren Bereich der Maske wieder. Gfl. kann hier nun auch eine Begründung für die ÜPL/APL erfasst werden. Wenn übertragene Mittel als Spender dienten, so werden diese auf dem zweiten Reiter „Spender – übertr. Buch.-kopf“ aufgeführt. Stand: 22.12.2011 Seite 64 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Wenn nun weitere Spender zu diesem Empfänger angelegt werden, so „füllt“ sich dann die untere Tabelle: Wenn eine ÜPL/APL irrtümlich angelegt worden ist, so ist Sie im unteren Tabellenbereich anzuklicken und über den entsprechenden Button zu stornieren. Gibt es mehrere Spender, so man ergo auch die Stornierung evtl. für jeden Datensatz ausgeführt werden. In der „Konto-Übersicht“ werden die Verstärkungen bzw. Verminderungen jeweils in der Zeile „Ermächtigungen“ dargestellt: D.h. es gibt nun eine Differenz zwischen freigegeben und fortgeschrieben. Erfassen von Planansätzen für einen geplanten Überschuss aus der Ergebnisrechnung (Nds) Zumindest in Niedersachsen ist es Pflicht, einen Überschuss aus der Ergebnisrechung als Berichtszeile im Bereich des ordentlichen Aufwandes des Gesamtergebnisplans auszuweisen. D. h. am Ende des Gesamtergebnisplanes darf kein positives Saldo ausgewiesen werden, sondern 0 €. Dazu gibt es (bzw. muss angelegt werden) die folgende Berichtszeile: Stand: 22.12.2011 Seite 65 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Des weiteren benötigt man einen Planansatz auf dem Aufwandskonto. Dazu ist es notwendig, eine Interne Verrechung in der Maske „Interne Verrechnungen verwalten“ mit einem entsprechenden Planansatz anzulegen. Stellen Sie im Vorfeld sicher, dass es für beiden beteiligten Konten auch Periodenkonteneinträge unter „Perioden-Konten verwalten“ gibt. Das Auftragnehmer- und Auftraggeberbudget sollte gleich sein. Beginnen Sie mit dem Aufwandskonto: Erfassen Sie auf dem Reiter „Haushaltsplanung“ den Betrag und ändern das Ausf.-KNZ auf „AN“. Beim Klick auf den Button „Anfragen“ wird nach dem anderen Konto gefragt. Hier geben Sie das in Frage kommende passive Bestandskonto ein. Stand: 22.12.2011 Seite 66 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Theoretisch würde dieser Planansatz auf dem Aufwandskonto nun auch im Teilergebnisplan ausgewiesen. Allerdings fehlt dort die entsprechende Berichtszeile, so dass dort der Betrag nicht ausgewiesen wird. Dieser Umstand ist zu beachten, wenn in der Maske „Berichtszeilen verwalten“ beim Teilergebnisplan die Funktion „Kto.-Zuordnung prüfen“ ausgeführt wird. Dort wird dann in Zukunft dieses Konto als nicht zugeordnet ausgeworfen. Dieses ist dann aber so gewollt. Die Kommunen, die für die Haushaltsplanung den Bericht "Zusammenfassung drucken" einsetzen, müssen in diesem Zusammenhang berücksichtigen, dass der Überschuss in diesem Bericht ausgewiesen wird. Der Druck "Zusammenfassung drucken" ist kein Pflichtbestandteil des Haushaltsplans und wird daher sicherlich auch nicht in allen KAIKommunen benutzt. Der Überschuss musste im Vorfeld bei einem bestimmten Budget (im Regelfall Zentralhaushalt/Finanzbereich) als Planansatz für ein Aufwandskonto (siehe oben) eingegeben werden. Daher wird der Planansatz beim übergeordneten Produktbereich in diesem Druck ausgewiesen. Vergleicht man nun den Ausdruck des Teilplans für diesen Produktbereich mit der Zusammenfassung, so wird der Planansatz unweigerlich eine Differenz darstellen. Bei den Berichtszeilen für den Teilergebnisplan wurde dieses Konto ja bewusst nicht zugeordnet. „Rotabsetzungen“ in der Maske „FIN-Buchungen verwalten“ In Ausnahmefällen ist es notwendig, Rückzahlungen, Erstattungen u. ä. nicht als Einzahlung zu buchen sondern bei der Auszahlung abzusetzen (z.B. gem. §27 GemHKVO Nds). Dabei ist es nicht immer praktikabel, alle bisher gebuchten Einzahlungen einzeln mit einem Teilbetrag in Abgang zu bringen. Daher möchte man dieses gerne in einer Summe machen. Diesen „landläufig“ als Rotabsetzung bezeichneten Vorgang bucht man wie folgt: Zunächst erstellt man eine neue Buchungsposition mit allen relevanten Informationen wie Fälligkeit, Überweisungstext, Zahlungsempfänger, etc. mit dem Buchungsziel 30. Allerdings gibt man hier den Betrag 0,00 € ein. Stand: 22.12.2011 Seite 67 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Diese vorbereitete Freigabe wird dann mit dem Buchungsziel 50 freigegeben. Diese Buchungsposition ist danach direkt abgewickelt. Sie muss daher nicht extra durch die Zahlungsabwicklung übernommen werden. Danach muss man eine Berichtigungsbuchung vom Typ „Abgang“ erstellen, die sich auf die sog. 0er-Buchung bezieht. Stand: 22.12.2011 Seite 68 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 In das Betragsfeld gibt man die Höhe der Rotabsetzung ein. Diese Buchung muss danach ausgeführt werden. Sie würde dann mit dem Buchungsziel 50 freigegeben und auch in die Zahlungsabwicklung übernommen werden. Gleiches gilt auch für eine Rotabsetzung (Auszahlung) auf ein Einzahlungskonto. Da kann der gleiche Weg beschritten werden. Berichtigungen bei Sammel(Termin)-Buchungen In der Praxis werden oft mehrere Buchungspositionen zusammen in einer Freigabe gebucht. Hierzu wird die Funktionalität „Buchungsklammer“ benutzt. Häufig sind das Terminbuchungen mit unterschiedlichen Fälligkeiten. So wird zum Beispiel in einer Freigabe insgesamt 1.200 € an eine Firma ausgezahlt. Allerdings soll das in 12 Raten a 100 € zum 1. eines jeden Monates geschehen. Nun kann es vorkommen, dass eine solche Buchung im späteren Verlauf ab einer bestimmten Fälligkeit wieder mit dem Buchungsziel 60 (Freigabe berichtigen) korrigiert werden soll. Es soll z. B. je zukünftiger Fälligkeit ein Teilbetrag abgesetzt werden. Dabei ist es ratsam, auch diese Abgangsbuchungen in eine Buchungsklammer zu buchen, damit nur eine Berichtigungsfreigabe entsteht. Ausgangspunkt ist immer eine (ehemalige) Buchungsklammer mit mehreren Fälligkeiten, die unter einer gemeinsamen Hül-Nr. gebucht wurden: Stand: 22.12.2011 Seite 69 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Wenn ab der Fälligkeit 01.04.2011 bei dieser Buchung 20 € abgesetzt werden soll, ist wie folgt zu verfahren: Nachdem man das Buchungsziel 60 (Freigabe berichtigen) ausgewählt hat, klickt man auf die erste Fälligkeit, die korrigiert werden soll (im Beispiel der 01.04.2011). Es erscheint das übliche Vorbelegungsfenster. Wenn dieses mit „Anlegen’“ bestätigt wurde, ist der Betrag entsprechend anzupassen und gfl. eine Begründung für die Berichtigung im Feld „Verwendungszweck“ zu erfassen. Danach klickt man auf die Schaltfläche „B-Klammer“ und legt die übliche StandardBuchungsklammer an. Beim Klick auf die Schaltfläche „neu Standard“ wird eine Meldung gezeigt. Stand: 22.12.2011 Seite 70 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Sie werden gefragt, ob auch die zukünftigen Fälligkeiten entsprechend angepasst werden sollen. Die Frage ist in diesem Fall mit „Ja“ zu beantworten. KIS legt nun im Hintergrund zu allen zukünftigen Fälligkeit auch gleichartige planende Abgänge an und ordnet diese der gerade angelegten Buchungsklammer zu. Wenn keine weiteren Änderungen notwendig sind, kann die Sammelberichtigung direkt über den Button „Ausführen“ gedruckt werden. Sollten Änderungen an einzelnen Berichtigungen notwendig sein (z.B. andere Abgangsbeträge bei bestimmten Fälligkeiten), so müssen die planenden Berichtigungen über eine erneute Abfrage (F8 oder roter Haken) aufgerufen werden. Dann kann auch mit einem Doppelklick eine bestimmte Fälligkeit aufgerufen und dort der Betrag angepasst werden. Hier ein Beispiel: Danach kann die Berichtigungsfreigabe durch Klick auf den Button „Ausführen“ gedruckt werden. Stand: 22.12.2011 Seite 71 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Diese Vorgehensweise funktioniert aber nur solange, wenn es Folgefälligkeiten gibt und immer der gleiche Zahlungsempfänger/pflichtiger bzw. immer die gleiche Budget- und Kontenkombination verwandt wurde. Hier eine Alternative: Bei Buchungsklammern, die sich aus unterschiedlichen Zahlungsempfänger-/pflichtigen bzw. unterschiedlichen Budget- und Kontenkombinationen zusammensetzen, bietet sich folgende Alternative an. Hier ein Beispiel: Ausgangspunkt ist eine Buchungsklammer, bei der die einzelnen Buchungspositionen unterschiedliche Zahlungsempfänger haben. Auch hier legt man für eine der Buchungspositionen einen planenden Abgang mit dem Buchungsziel 60 an. Dann folgt als erster Schritt der übliche Klick auf „B-Klammer“ und Anlage einer Standard-Buchungsklammer. Stand: 22.12.2011 Seite 72 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Nun wechselt man über F2 oder den Button in der Symbolleiste zurück in die Auswahlansicht und klickt die nächste Ursprungsbuchungsposition an. Auch hier muss dann eine entsprechende planende Berichtigung angelegt werden. Im Gegensatz zum ersten Schritt darf hier jetzt aber keine neue Buchungsklammer angelegt werden. Nun ist die Werteliste bei „B.-Klammer“ zu öffnen und dort die gerade im ersten Schritt angelegte Buchungsklammer auszuwählen. Die richtige Buchungsklammer ist über die eindeutige Nummer zu erkennen. So verfährt man mit allen weiteren zu korrigierenden Buchungspositionen in der Sammelbuchung. Im ersten Schritt wird die Buchungsklammer angelegt. Bei allen weiteren Abgängen wird diese angelegte Buchungsklammer dann immer aus der Werteliste ausgewählt. Stand: 22.12.2011 Seite 73 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Anlage von Abgrenzungsbuchungsköpfen für MWSt Wenn bei MWSt eine Rechnungsabgrenzungsbuchung durchgeführt werden soll, benötigt man dafür neben einem Abgrenzungsbuchungskopf für die Sachkonten auch einen solchen für die MWSt-Kombination. Dieser spezielle Buchungskopf kann man in der Maske „FINAnsätze verwalten“ nicht anlegen, da man dort das Jahr des Bestandskontos nicht ändern kann. Daher muss für diesen Fall die Maske „FIN-Buchungen verwalten“ benutzen. Diese Meldungen können ignoriert werden. In der Maske geben sie mit dem Buchungsziel 10 (planend) einen neuen Datensatz mit den beiden Mwst-Konten ein. Zunächst sind beide Jahre gem. dem voreingestellten Finanzjahr gleich. Dann ändern Sie beim Bestandskonto das Jahr entsprechend ab. Nach der Änderung des Bestandsjahres wird das Feld Buchungskopf geleert. Gehen Sie daher auf den Button "Buko neu". Der neu anzulegende Buko muss den gleichen Namen wie der bereits vorhandene Buchungskopf für Mwst bekommen. Wählen Sie den entsprechenden Namen gfl. in dem Fenster „Buko neu“ mit Hilfe der Werteliste aus. Die Möglichkeit, für diesen Fall einen speziellen Namen für den Abgrenzungsbuchungskopf zu vergeben, besteht hier nicht. Diese planende Buchung bitte einmal mit dem Betrag 1 Euro speichern. Damit ist der Buchungskopf angelegt. Die planende Buchung mit 1 Euro kann bzw. sollte nach dem Abspeichern wieder gelöscht werden. Versionsinformationen Änderungen in der Version 2 Die Punkte Umstellungsmatrix (Exceltabelle), Planung von IV, Vorüberlegungen zu Ergebnisplan-Umlagen und Verarbeitung von Personalkosten wurden erweitert. Änderungen in der Version 3 Redaktionelle Änderung im Punkt Umstellungsmatrix (Exceltabelle). Dort sind nur ganze Euro-Werte bei Import möglich. Änderungen in der Version 4 Hinzufügung des Punktes „Neuzuordnung der Buchungsköpfe bei den Hül-Importen“ als Arbeit kurz vom Jahreswechsel. Erweiterung des Punktes „Einrichtung einer MWSt- Konten-Struktur für BgA´s“. Ergänzung der Beschreibung zur Maske „FIN-Buchungsköpfe überleiten“ mit den Pflichtspalten der Tabelle und ein Aufnahme eines weiteren Hinweises Weitergehende Erläuterung zum Umgang mit Personalkosten incl. Vorschau auf die neue Funktion „Primär-Umlagen“ Änderungen in der Version 5 Änderung des Punktes „Überprüfung des Produktplans (KIS) hinsichtlich der Landesvorgaben“ incl. Hinweis auf den neuen Punkt „Einrichtung der Budget-Rahmen (Bund und Land)“ als Aufgabe während des Echtbetriebes im alten Jahr. Änderungen in der Version 6 Erweiterung des Punktes „Einrichten eines DB-Links von KIS-kameral nach KIS-Doppik“. Stand: 22.12.2011 Seite 74 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Erweiterung des Punktes „Planung von IV“ um das Importverzeichnis. Begriffliche Änderung beim Punkt „Übernahme STAB“. Konkretisierung des Punktes „Änderungen für die Zahlungsabwicklung“ sowie eine stichpunktartige Auflistung der geänderten Verfahrensweisen aus Sicht der Kasse. Einarbeitung von weiteren Hinweisen der KAI-Betreuung für KIS-Kasse zum Punkt „Übernahme der Kassenreste“ Erweiterung des Punktes „Verarbeitung von Personalkosten“, Variante C (Primärumlage), da dieser Programmteil inzwischen ausgeliefert wurde. Änderungen in der Version 7 Mit dem Hotfix 21 wurde die max. Länge des Buchungskopfnamens auf 60 erhöht. Die Beschreibung des Imports der FIN-Buchungsköpfe (Überleitungsmatrix) wurde entsprechend überarbeitet. Gfl. ist eine bestehende ctl-Datei entsprechend anzupassen (Setze 60 statt 30). Die Übernahme der KIS-STAB-Daten von KIS-kameral nach KIS-Doppik wurde konkreter beschrieben. Hierzu werden die notwendigen Dateien mit Auslieferung dieser Version 7 des Leitfadens bereitgestellt. Der Punkt „Planung von IV“ wurde überarbeitet (Auswahl des Gemeinde-Kennzeichens beim Import). Der Punkt „Erarbeitung eines Konto-Rahmenplans“ wurde bezüglich eines Imports eines selbst definierten Kontorahmenplans aus Excel erweitert. Änderung des Punktes „Umhängen des EWOS-Listeners“ in „Umhängen des EWOSListeners/Personenabgleich einrichten“ mit weiteren Infos zum Vorgehen zum Jahreswechsel. Änderungen in der Version 8 Umfassende Dokumentation zum Umstellungsprozess auf den neuen Personenabgleich zum Jahreswechsel. Die benötigten Dateien sind in einer ZIP-Datei dieser Version beigefügt. Änderungen in der Version 9 Es wurde eine Installationsanweisung und ein Überblick über die Funktionalität für die drei Masken „Übernahme der Kassenreste“ eingefügt. Die Funktionalität muss zum Jahreswechsel ausgeführt werden. Änderungen in der Version 10 Konkretisierung der Beschreibung zu „Übernahme STAB“. Ferner sind einige neuere sqlDateien für die Übernahme dieser Version des Leitfaden beigefügt. Die alten, bereits vorhandenen, Dateien bitte ersetzen. Eine zusätzliche SQL-Datei ist dazugekommen. In dem Zusammenhang wurde die Ablauf-Beschreibung angepasst. Änderung des Punktes „Umhängen des EWOS-Listeners/Personenabgleich einrichten“ in „Personenabgleich einrichten“. Die Beschreibung der Einrichtung des Personenabgleichs wurde angepasst (PDF-Dokument). Der eigentliche Text in diesem Dokument wurde nicht verändert. Der Ablauf der Kassenrestübernahmen wurde um ein Skript erweitert. Dieses ist dieser Version des Leitfadens beigefügt. Einige Umsteigerkommunen 08/09 haben das Skript vorab Stand: 22.12.2011 Seite 75 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 bekommen. Diese müssen nichts mehr machen. Der erste Absatz wurde konkreter formuliert. Änderungen in der Version 11 Nochmals eine Änderung der Beschreibung zu „Übernahme STAB“: Ferner wurde eine neuere Version der stab_copy.sql-Datei für die Übernahme dieser Auslieferung des Leitfaden beigefügt. Die alte, bereits vorhandene, Datei bitte ersetzen. Zwei zusätzliche SQL-Dateien sind dazugekommen. In dem Zusammenhang wurde die Ablauf-Beschreibung erweitert. Alle Kommunen, die die STAB-Übernahme mit einer Skript-Version (stab_copy.sql) bis einschließlich der Leitfadenversion 10 durchgeführt haben, müssen das dieser Leitfadenversion beigefügte Skript „stab_nutz_eoei.sql“ ausführen. Das Skript muss in der Doppik-Datenbank ausgeführt werden und ändert bei allen STAB-Nutzungen die zugeordnete Orga-Einheit auf das mit dem Kennzeichen „Steuern“. Das Skript ist nur für die aktuellen Umsteiger-Kommunen 08/09 relevant, die bereits die STAB-Daten in die DoppikDatenbank übernommen haben. Das Skript muss zu einer Zeit ausgeführt werden, in der niemand in DOPPIK-STAB arbeitet. In der Beschreibung zur „Übernahme STAB“ wurde als neuer Schritt 7 das Prüf-Skript stab_sachen_personen.sql aufgenommen. Dieses Skript sollten die aktuellen UmsteigerKommunen 08/09 sicherheitshalber alle ausführen, auch wenn die Übernahme augenscheinlich richtig funktioniert hat. Falls das Skript Fehler im Datenbestand auswirft, setzen Sie sich bitte mit der KAI-Betreuung in Verbindung. Änderungen in der Version 12 Ergänzung des Punktes „Umstellungsmatrix (Exceltabelle)“. Im Vorfeld des Imports ist sicherzustellen, dass alle zu importierenden Jahre in „Gemeinden/Mandanten verwalten“ eingetragen sind. Ferner wurde bei diesem Punkt eine Möglichkeit aufgezeigt, wie man aus seinem bisherigen kameralen KIS die Planansätze je Buchungskopf exportieren kann, damit sie als Grundlage einer Umstellungsmatrix dienen können. Die beiden angesprochenen Skripte sind als Dateianlage dieser Leitfadenversion beigefügt. Konkretisierung des Punktes „Änderungen für die Zahlungsabwicklung“ in Hinblick auf den Punkt „Zahlwegsumbuchungen“. Hier sind weiterführende Erläuterungen aufgenommen worden. Erstmalige, genauere Beschreibung des Punktes „Einrichtung der „Sammelkonten Forderungen/Verbindlichkeiten“. Neuerstellung des Punktes „Übertragung von kameralen Haushaltsresten als Ermächtigungsübertragungen nach KIS-Doppik“. Auslieferung des genannten Skriptes als Dateianlage zu dieser Version. Der Punkt „Sollen schon Budgetstellen für eine Stellenübersicht im System erfasst werden?“ wurde neu aufgenommen. Änderungen in der Version 13 Änderung des Punktes „Änderungen für die Zahlungsabwicklung“. Bei der Neuanlage der Buchungsköpfe dürfen nicht die eigentlichen Bestandskonten für Zahlwege benutzt werden. Es ist ein separates Bestandskonto einzurichten. Falls bislang in einer Kommune so ein Zahlwegskonto benutzt wurde, ist zur Korrektur eine (Sammel-)Buchung mit "Bestandsbuchungen verwalten" zu fertigen: Stand: 22.12.2011 Seite 76 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Das abgebende Zahlwegsbestandskonto steht zur Zeit ja zu tief im Soll (d. h. hat zu viel Bestand), das empfangende Bestandskonto steht dafür zu weit im Haben (d. h. hat zu wenig Bestand), d. h. es müsste in Bestandsbuchungen verwalten entsprechend andersherum gebucht werden: empfangendes Bestandskonto Soll an abgebendes Bestandskonto Haben Danach müssten die aufgelaufenen Bestandsbuchungen neutralisiert sein. Die eigentliche Zahlwegsumbuchung ist ja über die Ist-Schiene gelaufen. Anschließend müssten noch für die zukünftigen Fälle die Stammdaten, d. h. die Buchungsköpfe mit den Konten nach dem neuen Stand des Leitfadens umgestellt werden. Änderungen in der Version 14 Bei Aufbau der Überleitungsmatrix mit Hilfe einer Excel-Tabelle dürfen keine Kommawerte und keine Tausender-Trennzeichen benutzt werden. Das war schon immer so. Allerdings fehlte bislang der Hinweis auf die nicht erlaubten Tausender-Trennzeichen. Bei Punkt „Vorüberlegungen zu Ergebnisplan-Umlagen“ wurde der Hinweis auf händisch anzulegende Unterverzeichnisse auf dem Server ergänzt. Bei Punkt „Verarbeitung von Personalkosten“ wurde der Hinweis auf händisch anzulegende Unterverzeichnisse auf dem Server ergänzt. Ferner wurde der Punkt in „Verarbeitung von Personalkosten (Primärumlage)“ umbenannt. Die Ausführungen zu den ersten beiden Varianten wurden ergänzt. Der Punkt „Übernahme der Kassenreste“ wurde detaillierter beschrieben. Änderungen in der Version 15 Der Punkt „Einrichtung von Projekten (KIS)“ wurde mit weiterführenden Informationen versehen. Der Punkt „Verarbeitung von Personalkosten (Primärumlage)“ wurde hinsichtlich der Neuanlage des Verteilerbudgets mehr erläutert. Erweiterung des Punktes „Einrichtung Stammdaten Deckungssysteme (KISD)“. Überarbeitung des Punktes „Einarbeitung der Anfangsbestände der Zahlwege“. Änderungen in der Version 16 Der Punkt „Änderungen für die Zahlungsabwicklung“ wurde durch den Hinweis auf die Mahnsperre bei Budget und dopp. Konten erweitert. Diese Funktionalität wurde mit Hotfix 26 eingeführt. Ergänzung des Punktes „Excel-Überleitungsmatrix“ um den Hinweis auf doppelte Einträge in der Exceldatei. Bei einigen Kommunen wurde beim Import im Fehlerprotokoll Hinweise auf fehlenden dopp. Konten im KIS ausgewiesen, obwohl diese definitiv vorhanden waren. Das Problem hatte seine Ursache in einer alten Maskenversion. Mit dem Hotfix 26 wurde die aktuelle Version ausgeliefert. Damit sollte das Problem nicht mehr auftreten. Änderungen in der Version 17 Der Punkt „Einarbeitung der Anfangsbestände der Bestandskonten“ wurde durch den Hinweis auf den Leitfaden für den doppischen Jahresabschluss ergänzt. Stand: 22.12.2011 Seite 77 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Der Punkt „Einarbeitung der Anfangsbestände der ehemaligen Verw./Vorschuss-Konten“ wurde um ein Bildschirmausdruck als Beispiel ergänzt. Ferner wurde der Passus mit der Erstellung von Buchungspositionen ersatzlos gestrichen. Auf diesen zweiten Schritt, d. h. die Einzelpositionen dieser Bestandskonten dann auch noch als offene Posten zu buchen, wodurch das Sammelkonto Forderungen/Verbindlichkeiten einen Bestand erhalten würde, kann verzichtet werden. In Konsequenz würde dieses Vorgehen nämlich den über AK-Konto geschaffenen Verbindlichkeitenbestand (bei VW) vom VW-Verbindlichkeitenkonto wieder abziehen und zum Sammelkonto verlagern, nur um dessen Bestand wieder manuell auflösen zu müssen und wieder zum VW-Kontozurückzubuchen. Das ist alles zwar unter dem Strich sauber und auch technisch ok aber wegen der Mischung aus mehreren manuellen mit automatischen Buchungen nicht gerade transparent und sehr fehleranfällig. Da sowieso keine 1zu1-Beziehungen bei den Buchungen dieser VW/VW-Konten bestehen, sonst wären es ja auch referenzierende Buchungsregelkonten, wird man die volle Einzeltransparenz sowieso nicht hinkriegen. Der Punkt „Setzen des Druck-im-Plan-Kennzeichen“ wurde eingehender erläutert und mit einem Bildschirmausdruck versehen. Erweiterung des Punktes „Anpassung der Parameter“ inklusive Bildschirmausdruck. Änderungen in der Version 18 Weitere Erläuterungen zum Punkt „Planung von IV“. Der Dateiname für den Import von Abschreibungen und Auflösung Sonderposten war im Leitfaden falsch. Er muss c:\temp\abschr_sopo.csv lauten. Korrektur eines Schreibfehlers. Es muss in der Spaltenbeschreibung für Abschreibungsimporte lauten: „Bestandskonto (BA bei Abschr., BP bei SoPo)“. Erweiterung der (bisher knappen) Erläuterung (Punkt „Einrichtung einer MWSt- KontenStruktur für BgA´s „) zum Einrichten der MWSt-Funktionalität. Aufnahme eines Hinweises zum Übernahme von Kassenresten bei MWSt-Kombinationen beim Punkt „Übernahme der Kassenreste“. Erweiterung des Punktes „Neuzuordnung der Buchungsköpfe bei den Hül-Importen“ sowie Hinweise zu Testimporten im alten Jahr. Erneute Erweiterung des Punktes „Umstellungsarbeiten für die Kasse“. Insbesondere kann die Kasse nun wieder die Fälligkeit ändern. Die Übernahme der Buchungen ist wie in kameral gewohnt ohne eingegebenes Jahr möglich. Der Punkt " Personenabgleich einrichten“ wurde durch die KAI in Buxtehude überarbeitet. Das beschriebene PDF-Dokument ist dieser Version des Leitfadens beigefügt. Der Punkt „Übernahme STAB“ hat sich inhaltlich nicht geändert. Die beschriebenen Skripte werden aber derzeit überarbeitet und werden in Kürze (wahrscheinlich am Mi. 16.12.09) an die betroffenen Kommunen verschickt. Änderungen in der Version 19 Bei Punkt „Verarbeitung von Personalkosten (Primärumlage)“ wurde bei der Vorstellung der 3 möglichen Wege der Personalkostenverbuchung die favorisierte Lösung eindeutiger kenntlich gemacht. Bei den anderen beiden Lösungen wurde der Grund aufgeführt, warum sie seitens der Kai nicht empfohlen werden. Bei der Vorstellung der Primärumlage wurde ferner ein Bildschirmausdruck einer Beispiel-Exceltabelle eingefügt. Stand: 22.12.2011 Seite 78 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Erweiterung des Punktes „Übernahme STAB“ in Hinblick auf die Neuanlage von Buchungsköpfen für die Anlagenarten. Es wurde ein Bildschirmausdruck als Beispiel eingefügt. Ferner wurde eine Problembeschreibung zum Skript stab_copy.sql erweitert. Neuer Hinweis auf die Vortragskennzeichen beim Punkt „Anlegen von Buchungsregelkonten (ehemals Verwahr/Vorschuss)“ Direkt zu Anfang des Punktes „Personenabgleich einrichten“ wurde ein genauer Ablaufplan der Umstellungsarbeiten zum Jahreswechsel eingefügt. Diejenigen Umsteigerkommunen (09/10), die bislang nur den Punkt 5 des Ablaufplans ausgeführt haben, müssen unbedingt nachträglich die Punkte 1-4 ausführen. Dabei sollte niemand in KIS-EWOS und in KISDOPPIK arbeiten. Aufnahme eines neuen Punktes „Allg. Hinweis zum Anlegen von neuen doppischen Konten“, der bei Jahreswechsel beachtet werden muss. Aufnahme eines Hinweises zum Anlegen von Periodenkonten für das Vorjahr (letztes kamerales Jahr) zum Punkt „Übertragung von kameralen Haushaltsresten als Ermächtigungsübertragungen nach KIS-Doppik“. Änderungen in der Version 20 Bei Punkt „Einarbeitung der Anfangsbestände der Zahlwege“ wird ergänzend auf die eingehende Beschreibung im Leitfaden für den doppischen Jahresabschluss (immer Buchungsdatum 31.12. des letzten kameralen Jahres benutzen!) hingewiesen. Ferner wurde die Vorgehensweise anhand von Bildschirmausdrucken ein wenig ergänzt. Änderungen in der Version 21 Bei Punkt „Übertragung von kameralen Haushaltsresten als Ermächtigungsübertragungen nach KIS-Doppik“ wird ergänzend darauf hingewiesen, dass zwar im Vorjahr (letztes kamerale Jahr) händisch Periodenkonten angelegt werden müssen aber kein Vorjahresbuchungskopf angelegt werden darf. Diese Vorjahres(Quell)-Buchungsköpfe werden automatisch durch das Skript erstellt. Ergänzung des Punktes „Excel-Überleitungsmatrix“ um den Hinweis auf den Parameter HUEL/EXP_PFAD zum Anpassen des Laufwerksbuchstabens für den Import. Erweiterung des Punktes „Erarbeitung bzw. Überarbeitung des Produktplans in KIS-Kameral“ um einen Bildschirmausdruck und um die Angabe der Pflichtfelder. Erweiterung des Punktes „Erarbeitung eines Konto-Rahmenplans“ um den Hinweis, dass die Übergabedatei beim Import eines selbst definierten Kontorahmens keine Kopfzeilen enthalten darf. Änderungen in der Version 22 Bei Punkt „Personenabgleich einrichten“ wurde noch ein weiterer Schritt (Nr. 6) eingefügt. Der bislang unter diesem Punkt befindliche Bereicht „allgemeine Hinweise“ wurden entfernt. Die Infos waren veraltert und werden nicht mehr benötigt, da der „neue“ Personenabgleich bereits in allen Kommunen läuft. Die für diesem Punkt benötigten Skripte (akt_seq.sql und doppik_drop_trigger.sql) sind dieser Version des Leitfadens beigefügt. Die weiteren Skripte sind wie beschrieben dem letzten Hotfix zu entnehmen. Stand: 22.12.2011 Seite 79 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Der Punkt „Planung und Import von IV“ wurde mit dem Hotfix 30 für KIS-Doppik geändert. Das Import-Verzeichnis ist nicht mehr fest auf „c:\temp“ eingestellt, sondern ist jetzt das, was auch beim Import der FIN-Buchungsköpfe benutzt wird. Ferner wurde die Überschrift um den Begriff „Import“ ergänzt. Änderungen in der Version 23 Der Punkt „Kennzeichnung von fremden Mitteln“ wurde um den Hinweis erweitert, dass er nur für NRW-Kommunen gilt. Neuer Punkt: „Setzen des Planrundungskennzeichens“ unter „Echtbetrieb im alten Jahr“ Beim Punkt „Übernahme STAB“ wurde ein Hinweis für Samtgemeinden ergänzt (Kennzeichen „STAB“ darf nur bei einer Orga.einheit gesetzt werden). Der Punkt „Verarbeitung von Personalkosten (Primärumlage)“ wurde in „Primärumlage (Verarbeitung von Personalkosten)“ umbenannt. Ferner wurde ein Hinweis zum Dateinamen der Importdatei für die Prozentsätze aufgenommen. Dieser Dateiname darf keine Leerzeichen enthalten. Aufnahme eines neuen Punktes „Buchen von Auszahlungen vor Beginn des dopp. Haushaltsjahres“ Es wurde ein weiterer Oberpunkt aufgenommen: Besondere Buchungsfälle in der Doppik. Hier soll in Zukunft alle besonderen und damit schwierigen Buchungsfälle beschrieben werden. Ein Anfang wird mit der Beschreibung der Eingabe von über- und außerplanmäßigen Aufwendungen und Auszahlungen gemacht. Ferner wurde die Vorgehensweise beim Buchen von sog. Rotabsetzungen sowie Berichtigungen bei Sammel(Termin)-Buchungen beschrieben. Der Punkt „Personenabgleich einrichten“ Jahreswechsel 10/11 ein wenig angepasst. wurde aufgrund der Erfahrungen vom Änderungen in der Version 24 Der in der letzten Version 23 neu geschaffene Punkt „Besondere Buchungsfälle in der Doppik“ wurde in „Besondere Buchungs- und Planungsfälle in der Doppik“ umbenannt. Dort wurden auch die weiteren Punkte aufgenommen: „Erfassen von Planansätzen für einen geplanten Überschuss aus der Ergebnisrechnung (Nds)“ „Anlage von Abgrenzungsbuchungsköpfen für MWSt“ Beim Punkt „Planung und Import von IV“ wurde die max. Zeichenlänge des Namens ergänzt (45 Zeichen). Ferner muss das Dateiformat für die Importdatei nun CSV-Trennzeichen getrennt sein. Änderungen in der Version 25 Beim Punkt „Änderungen für die Zahlungsabwicklung“ Bestandskonto für den Zahlweg „Verrechnung“ eingefügt. wurde ein Hinweis zum Der Punkt „Primärumlage (Verarbeitung von Personalkosten)“ wurde um eine Beschreibung des Buttons „Verteilungswerte übernehmen“ erweitert. Ferner wurde ein Bildschirmausdruck durch eine aktuelle Version ausgetauscht. Stand: 22.12.2011 Seite 80 von 81 Leitfaden für den Umstieg auf KIS-Doppik, Version 25 Beim Punkt „Einarbeitung der Anfangsbestände der Zahlwege“ wurde der Hinweis aufgenommen, das der angesprochene spezielle Tagesabschluss nach Beendigung der Erfassung auf „Erledigt“ gesetzt werden muss. Der Punkt "Erfassen von Planansätzen für einen geplanten Überschuss aus der Ergebnisrechnung (Nds)" wurde um einen Hinweis auf den Haushaltsplandruck "Zusammenfassung drucken" erweitert. Ergänzung eines neuen Punktes („Überprüfung / Einrichtung Vierteljahresstatistik“) im Bereich „Restarbeiten im neuen Jahr“. Stand: 22.12.2011 der Berichtszeilen Seite 81 von 81
