Evaluationsbericht - Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB

Evaluationsbericht
zum Projekt ...
<Beschaffungsgegenstand>
<Projektname>
<Ausschreibende Stelle>
<Adresse>
<PLZ Ort>
68634232
Geschlechtsneutrale Formulierung
Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird auf die geschlechtsneutrale Differenzierung,
z. B. Benutzer/innen, verzichtet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der
Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter.
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Inhaltsverzeichnis
1 Management Summary ................................................................4
2 Einleitung ......................................................................................5
2.1
2.2
2.3
2.4
Zweck des Dokuments ............................................................................. 5
Ausgangslage ........................................................................................... 5
Zielsetzung an die WTO-Ausschreibung <Projektname> ......................... 5
Struktur des Evaluationsberichtes ............................................................ 5
3 Vorgehen bei der Evaluation .......................................................6
3.1 Mitglieder des Evaluationsteams .............................................................. 6
3.2 Ablauf der Evaluation ............................................................................... 6
4 Ausschreibung, Fragen und Offertöffnung ................................8
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
Ausschreibung im Schweizerischen Handelsamtsblatt ............................ 8
Interessenten............................................................................................ 8
Fragen ...................................................................................................... 8
Überblick Teilnahme ................................................................................. 9
Offertöffnung ............................................................................................ 9
5 Ergebnisse der Evaluation ......................................................... 10
5.1 Bewertung der Offerte ............................................................................ 10
5.1.1 Formale Prüfung .................................................................................. 10
5.1.2 Erfüllung der Eignungskriterien ............................................................ 10
5.1.3 Erfüllung der Zuschlagskriterien ........................................................... 10
6 Anhang ........................................................................................ 11
6.1 Verwendete Abkürzungen ...................................................................... 11
6.2 Glossar / Begriffserklärungen ................................................................. 12
6.3 Literaturverzeichnis / referenzierte Dokumente ...................................... 13
7 Beilagen ...................................................................................... 14
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1 Management Summary
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2 Einleitung
2.1
Zweck des Dokuments
Das vorliegende Dokument beschreibt die Organisation des Evaluationsteams, den Ablauf
der Evaluation und die Evaluationsergebnisse.
2.2
Ausgangslage
Die Ausschreibung „ …………. “ ist am 3.5.20xx publiziert worden. Zu den Unterlagen
gehört ein ausführliches, in der Erstellung von allen betroffenen Parteien breit abgestütztes
Pflichtenheft mit Beilagen.
… Firmen haben die Unterlagen bezogen. Die Antworten des Evaluationsteams auf die
rund … bis zum … eingereichten Fragen sind am … in anonymisierter Form zugestellt
worden. … Firmen haben bis zum … fristgerecht ein Angebot eingereicht.
2.3
Zielsetzung an die WTO-Ausschreibung <Projektname>
2.4
Struktur des Evaluationsberichtes
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3
Vorgehen bei der Evaluation
In diesem Kapitel wird kurz aufgezeigt, aus welchen Personen (Organisationen) sich das
Evaluationsteam zusammensetzt. Ebenfalls wird das Evaluationsvorgehen kurz
beschrieben. Dieses Kapitel enthält keine Evaluationsergebnisse.
3.1
Mitglieder des Evaluationsteams
Das Evaluationsteam ist breit abgestützt in den involvierten Organisationseinheiten der
ausschreibenden Stellen. Jedes unten aufgeführte Mitglied des Evaluationsteams kann
eine Stellvertretung bezeichnen. Die Bewertung der Offerten erfolgt verbindlich an den
Sitzungen des Evaluationsteams durch die anwesenden Mitglieder oder durch ihre
anwesenden Stellvertreter.
Projektleitung
Teilprojekt 1
Teilprojekt 2
Teilprojekt 3
Abbildung 1: Evaluationsteam
3.2
Ablauf der Evaluation
Der genaue Ablauf mit Hinweisen zu den Entscheidungsgrundlagen und die Resultate
werden in diesem Evaluationsbericht festgehalten. Nachfolgend die Schritte als Übersicht:
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11.
12.
Formale Prüfung der Offerten (Form und Teilnahmebedingungen)
Prüfung der Erfüllung der technischen Spezifikationen
Prüfung der Eignungskriterien
Prüfung der Zuschlagskriterien und Bewertung durch Punktevergabe
Erstellung der Shortlist für Nachverhandlungen (Ergebnis des 4. Punktes)
Einladung zur Präsentation an die Anbieter in der Shortlist
Präsentationen/Nachverhandlungen für die technische und kommerzielle
Bereinigung der Offerten (eine oder mehrere)
Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebotes
Erstellung des Evaluationsberichtes für den Projektausschuss (PA) und den
Auftraggeber
Genehmigung des Evaluationsberichtes durch den Auftraggeber
Publikation des Zuschlags
Beschwerden, Vertragsverhandlungen
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4 Ausschreibung, Fragen und Offertöffnung
4.1
Ausschreibung im Schweizerischen Handelsamtsblatt
Das Pflichtenheft wurde am … durch … genehmigt. Am … wurde der Ausschreibungstext
in der Nummer 134 des SHAB publiziert. Der vollständige Ausschreibungstext lautet wie
folgt:
******************************* Beginn Ausschreibungstext ***************************************
******************************* Ende Ausschreibungstext *****************************************
4.2
Interessenten
Die Ausschreibung fand im In- und Ausland eine hohe Resonanz. Die
Ausschreibungsunterlagen wurden durch die folgenden Firmen bei der ausschreibenden
Stelle angefordert




4.3
Firma 1
Firma 2
Firma 3
…
Fragen
Die Interessenten hatten die Möglichkeit, der ausschreibenden Stelle Fragen zu stellen.
Die Fragen mussten bis am … , 24.00 Uhr, schriftlich oder elektronisch an die unter Ziffer
… im Pflichtenheft erwähnte Adresse eingereicht werden. Gesamthaft sind … Fragen von
… Interessenten eingegangen. Die Fragen stammen aus den Bereichen Anforderungen,
Funktion/Betrieb, … , Aufbau/Inhalt der Angebotsunterlagen und Preisgestaltung.
Die Fragen sind durch den Auftraggeber strukturiert, anonymisiert, beantwortet und allen
Teilnehmern am Verfahren bekannt gemacht worden.
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4.4
Überblick Teilnahme
Das ausführliche Pflichtenheft unterstützte die Interessenten beim Entscheid zur
Teilnahme:
Aktivität
Anzahl
Interessenten
Pflichtenheft bestellt/erhalten
…
Pflichtenheft zurückgeschickt
…
Interessenten, die Fragen eingereicht haben
…
Offerte nicht fristgerecht eingereicht
…
Offerte nicht vollständig eingereicht
…
Offerte fristgerecht und vollständig eingereicht
…
Offerte eingereicht total
…
Tabelle 3: Teilnahme der Firmen an der Ausschreibung
4.5
Offertöffnung
Die Eingabe der Offerten musste durch die Offertsteller spätestens bis am … (Datum
Poststempel) erfolgen. Im Anschluss an die Offertöffnung vom … erfolgte die Kontrolle der
Angebote auf terminliche und formale Richtigkeit (Schriftlichkeit und Anzahl der Kopien).
Unter Anwesenheit eines Vertreters von … (Leitung) sowie unter Mitwirkung des
Projektleiters wurden die Angebote geöffnet. Die folgenden … Firmen haben eine Offerte
eingereicht:
Firma (alphabetisch)
Beschreibung
Abk.
Nr.
Tabelle 1: An der Ausschreibung teilnehmende Firmen (eingereichte Offerten)
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5 Ergebnisse der Evaluation
5.1
Bewertung der Offerte
5.1.1
Formale Prüfung
5.1.2
Erfüllung der Eignungskriterien
5.1.3
Erfüllung der Zuschlagskriterien
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6 Anhang
6.1
Verwendete Abkürzungen
Abkürzung
BKP
BoeB
BVerw
GIMAP
GPA
HERMES
IVöB
SHAB
VoeB
Bedeutung
Baukostenplan, Standard im Bauwesen
Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen
http://www.admin.ch/ch/d/sr/172_056_1/index.html
Schweizerische Bundesverwaltung
http://www.admin.ch/
Interaktiver Führer durch das öffentliche Beschaffungswesen
http://www.gimap.ch/
GATT/WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen
Handbuch der Elektronischen Rechenzentren des Bundes – eine Methode für
die Entwicklung von Systemen. Offener Standard der Schweizerischen Bundesverwaltung zur Führung von Projekten (Vorgehensmodell)
http://www.hermes.admin.ch/
Interkantonale Vereinbarungen über das öffentliche Beschaffungswesen
Schweizerisches Handelsamtsblatt (offizielles Publikationsorgan für Ausschreibungen der Bundesstellen)
https://www.shab.ch/
Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen
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6.2
Begriff
Glossar / Begriffserklärungen
Begriffserklärung
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6.3
Literaturverzeichnis / referenzierte Dokumente
Um die Lesbarkeit dieses Berichtes zu verbessern, wurde bei Bezugnahme auf ein
referenziertes Dokument in der Regel die Referenznummer [n] und/oder der Titel des
Dokumentes angegeben.
Referenz
[1]
[2]
Internetadresse (URL)
Dokument
http://www.beschaffung.admin. Allgemeine Geschäftsbedingunch/de/infos_fuer_beschaffende/ gen des Bundes für Aufträge im
allgemein/agb.htm
Informatikbereich
http://www.beschaffung.admin.ch/ Bundesgesetz vom 16. Dezemde/beschaffungswesen_bund/rech ber 1994 über das öffentliche
t_org_zahlen/rechtsgrundlagen_2. Beschaffungs-wesen
htm
Version
Ausgabe Juni 1998
SR 172.056.1
[3]
[4]
[5]
[6]
[7]
[8]
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7 Beilagen
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