Technische Fallstudie

Optimales Erfassen von An- und Abwesenheitszeiten mit
Microsoft Office InfoPath 2003
(Engl. Originaltitel: Improving Time and Absence Reporting Through Microsoft Office InfoPath 2003)
Technische Fallstudie
Veröffentlicht: Dezember 2003
Mit der ersten Version des von Microsoft intern verwendeten Tools TAR (Time and Absence
Reporting) war die Eingabe von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten so mühsam und aufwendig, dass
viele Mitarbeiter keine Daten mehr eingaben. Dies führte zu unnötigen Kosten, wenn beispielsweise
einigen früheren Mitarbeitern Urlaub vergütet wurde, den sie bereits in Anspruch genommen hatten.
Die IT-Abteilung von Microsoft entwickelte innerhalb von nur fünf Wochen eine optimierte TAR-Lösung
auf der Basis von Microsoft® Office InfoPath™ 2003. Die neue Lösung bietet eine flexiblere, leichter
zu bedienende Benutzeroberfläche mit einem erweiterten Funktionsumfang. Dies hat zu einer
größeren Bereitschaft zur Eingabe von Urlaubs- und Abwesenheitsdaten beigetragen. Zudem wurde
eine Verfügbarkeit von 99,7 Prozent erzielt – 24 Stunden pro Tag und sieben Tage in der Woche.
Situation
Microsoft musste das interne Tool TAR (Time and Absence Reporting) benutzerfreundlicher gestalten,
um die Akzeptanz im Unternehmen zu erhöhen. Zahlreiche Mitarbeiter gaben keine Urlaubs- und
Abwesenheitsdaten ein. Dies führte im Unternehmen zu finanziellen Verlusten.
Lösung
Mit Hilfe von Microsoft Office InfoPath 2003 entwickelt Microsoft in nur fünf Wochen eine neue TARLösung. Dank dieser Aktualisierung ist die Akzeptanz unter den Mitarbeitern deutlich gestiegen.
Kosten, die zuvor durch ungenaue Urlaubs- und Abwesenheitsdaten entstanden, können jetzt
vermieden werden.
Vorteile

Schnelle Entwicklung und Bereitstellung des Tools

Genauere Erfassung der Daten: Microsoft kann sich jetzt jederzeit einen genauen Überblick
über die Urlaubs- und Abwesenheitszeiten im Unternehmen verschaffen.

Finanzieller Ausgleich: Mit Hilfe von TAR-Berichten kann Microsoft ehemaligen Mitarbeitern
nicht in Anspruch genommene Urlaubsansprüche exakt vergüten.

Reduzierung des erforderlichen Personals um 50 Prozent

XML-Unterstützung: Durch die XML-Unterstützung in InfoPath kann Microsoft XMLWebdienste mehrfach nutzen.
Produkte und Technologien

C#

Microsoft Office InfoPath 2003

Internetinformationsdienste (Internet Information Services oder IIS), Version 6.0

Microsoft Office Professional Edition 2003

Microsoft SQL Server 2000

Webdienste

Microsoft JScript

Microsoft Windows 2000 und Windows XP Professional SP1
Situation
Microsoft nutzte das intern entwickelte Tool TAR, um An- und Abwesenheitszeiten wie Urlaubszeiten,
Feiertage und Krankheitstage zu erfassen. Das ursprüngliche Tool war jedoch schwierig zu
handhaben. Die Mitarbeiter hatten keine Möglichkeit, mehrere Wochen gleichzeitig anzuzeigen,
mehrere Tage zusammen auszuwählen oder mehr als eine Woche Urlaub bzw. Abwesenheit
einzutragen. Dieser langwierige, umständliche Prozess führte dazu, dass viele Mitarbeiter ihre
Urlaubs- und Abwesenheitszeiten nicht mehr eingaben.
Der größte Nachteil dieser fehlenden Daten war, dass bei Kündigungen unnötige Kosten entstanden.
Es kam vor, dass Microsoft Mitarbeitern, die ihre Urlaubszeiten nie ins TAR-System eingetragen
hatten, Urlaub bezahlte, auf den sie keinen Anspruch mehr hatten. Mit anderen Worten: Einige frühere
Mitarbeiter wurden für Ihren Urlaub doppelt bezahlt.
Über 35.000 Vollzeitmitarbeiter von Microsoft verwenden TAR. Bei einer Personalfluktuation von 3 bis
4 Prozent kann es zu erheblichen finanziellen Verlusten kommen, wenn nur 1 Prozent der früheren
Mitarbeiter ihre Urlaubszeiten nicht richtig eingetragen haben. Microsoft musste möglichst schnell eine
benutzerfreundliche Lösung für die Eingabe und Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitsdaten
entwickeln.
Lösung
„Die Benutzer finden alle Daten auf einem Bildschirm und müssen nicht zwischen mehreren Seiten
wechseln. Wir können so eine einfache Nutzung, die Reduzierung von Fehlern und eine höhere
Akzeptanz gewährleisten und dadurch die Ansprüche früherer Mitarbeiter genauer berechnen.“
Steve Devin, Microsoft IT Group Program Manager. Microsoft Corporation
Die IT-Abteilung von Microsoft setzte bei der Überarbeitung der TAR-Lösung ein neues Produkt aus
der Microsoft Office 2003-Familie ein – das Programm InfoPath 2003. Die Entwicklung dauerte nur
fünf Wochen. Die aktualisierte TAR-Lösung ist für die Mitarbeiter über das Intranetportal von Microsoft
zugänglich.
Die verbesserte TAR-Weboberfläche bietet den Benutzern eine Vielzahl neuer Features. So können
die Benutzer zwischen drei Ansichten wählen:

In der Monatsansicht können die Benutzer bis zu vier Kalendermonate zugleich anzeigen und
durch Auswahl der entsprechenden Tage per Mausklick mehrere Urlaubstage eintragen.

In der Wochenansicht lassen sich die genauen Urlaubs- und Abwesenheitszeiten in Stunden
angeben. Zudem kann die Gesamtanzahl der eingetragenen Stunden pro Woche und Jahr
angezeigt werden.

In einer detaillierten Tagesübersicht können die Benutzer ihre eingetragenen Urlaubs- und
Abwesenheitszeiten anzeigen und die Gesamtanzahl der eingetragenen Stunden für jede
Kategorie überprüfen.
Die Entwickler verbesserten TAR durch mehrere Featureaktualisierungen in der InfoPath-Umgebung.
Die Möglichkeit für Benutzer, in einer Monatsansicht ihre Stunden für mehrere Kalenderwochen
einzugeben und anzuzeigen (siehe Abbildung 1), führt zu einem maximalen Return-on-Investment.
Microsoft IT Group Program Manager Steve Devin äußerte sich hierzu wie folgt: „Die Monatsansicht
ist eine deutliche Verbesserung. Die Benutzer finden alle Daten auf einem Bildschirm und müssen
nicht zwischen mehreren Seiten wechseln. Wir können so eine einfache Nutzung, die Reduzierung
von Fehlern und eine höhere Akzeptanz gewährleisten und die Ansprüche früherer Mitarbeiter
genauer berechnen.
Abbildung 1 Die TAR-Monatsansicht
Die Benutzer können Daten, die sie auf ihren eigenen Clients eingegeben haben, in einer Übersicht
anzeigen. Auch wenn keine Verbindung mit der TAR-Datenbank besteht, können die Mitarbeiter über
die TAR-Offlinefunktion sämtliche Urlaubs- und Abwesenheitsdaten abrufen. Bevor sie ihre Einträge
aktualisieren, können sie die Daten überprüfen. Die Mitarbeiter können ihre Urlaubs- und
Abwesenheitszeiten jetzt ganz problemlos direkt mit TAR planen. Außerdem können sie ihre
eingetragenen Urlaubs- und Abwesenheitszeiten im detaillierten Jahresüberblick anzeigen.
Architektur
Bei der ursprünglichen TAR-Lösung wurden drei unterschiedliche Webdienste verwendet. Der Zugriff
auf TAR erfolgte über eine ASP.NET-Browseranwendung. Bevor die Daten hier an die TARDatenbank und an die Clientcomputer der Benutzer übertragen werden konnten, mussten sie vom
XML- (Extensible Markup Language) in das HTML-Format (Hypertext Markup Language)
umgewandelt und wieder zurückkonvertiert werden. Die wöchentlichen Urlaubs- und
Abwesenheitszeiten wurden getrennt an die Datenbank gesendet. Zum früheren Lösungsteam
gehörten ein Vollzeitentwickler, ein Teilzeitentwickler, ein Programmmanager in Teilzeit und ein
Tester.
Das Team, das mit der TAR-Aktualisierung beauftragt war, umfasste einen Programmmanager in
Teilzeit, einen Teilzeitentwickler und einen Teilzeittester. So konnte im Vergleich zur ursprünglichen
Installation das benötigte Personal um 50 Prozent reduziert werden. Die Vorteile von InfoPath –
sowohl aus Benutzer- als auch aus Entwicklerperspektive – wurden durch das neue TAR-Team
zunächst ausführlich bewertet, bevor InfoPath zur Entwicklung der Lösung eingesetzt wurde. Einer der
Hauptvorteile von InfoPath ist die Möglichkeit, Informationen in vielseitigen, dynamischen Formularen
zu sammeln.
Die IT-Entwickler von Microsoft benötigten relativ wenig Zeit, um sich mit der neuen InfoPathEntwicklungsumgebung vertraut zu machen. Mit Hilfe der zu diesem Zeitpunkt verfügbaren
Betaversion von InfoPath konnte das TAR-Team das gesamte Projekt in nur fünf Wochen
abschließen. Auf diese Weise konnte Microsoft einen schnelle Return-on-Investment erzielen.
Zum Ausführen der neuen TAR-Lösung müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:

Eine vollständige Clientinstallation von InfoPath 2003 als Teil von Microsoft
Office Professional Edition 2003 oder als eigenständiges Produkt

Microsoft Windows® 2000 oder Windows XP Professional Service Pack 1 (SP1)

Microsoft Internet Explorer, Version 6.0
Die TAR-Lösungsarchitektur beginnt mit dem InfoPath 2003-Lösungsmanifest – einer Auflistung von
Dateien, die zum Formatieren und Anzeigen von XML-Daten im InfoPath-Client verwendet werden.
Das Manifest wird über eine TAR-URL (Uniform Resource Locator) im Microsoft-Intranet veröffentlicht.
Die Benutzer besuchen die Website und klicken auf den Link zur Manifestdatei. Die Lösung wird auf
dem lokalen Client zwischengespeichert. Die An- und Abwesenheitszeiten werden eingegeben und an
TAR auf dem Clientcomputer des Benutzers gesendet.
Nach der Eingabe der Daten durch den Benutzer werden die XML-Daten über ein XML-basiertes
SOAP-Protokoll (Simple Object Access Protocol) an den Webdienst übertragen. Der Dienst formatiert
die Daten mit Hilfe von Microsoft ADO.NET, um sie schließlich in einer Microsoft SQL Server™ 2000Datenbank mit gespeicherten Prozeduren zu speichern. Anschließend werden die Daten auf dem
umgekehrten Weg an den Clientcomputer zurückgesendet. Hier können die Daten über die TARBenutzeroberfläche angezeigt werden. Die IT-Abteilung von Microsoft führt TAR auf zwei Computern
mit IIS 6.0 (Internet Information Services oder Internetinformationsdienste) aus, die mit zwei
Prozessoren mit einer Taktfrequenz von 1,4 GHz und einem Arbeitsspeicher von 2 GB RAM
ausgestattet sind.
In der ASP.NET-Architektur war für jede Benutzeraktion ein Datenbankabruf erforderlich. In der
InfoPath-Architektur kommuniziert der Client nur einmal pro Sitzung mit der Datenbank und speichert
alle relevanten Daten. Die schnellere Kommunikation zwischen Client und Datenbank führt zu einer
verbesserten Benutzererfahrung. Darüber hinaus wird die Serverlast reduziert und die Nutzung des
Netzwerks und der Infrastruktur optimiert.
In Abbildung 2 ist die Architektur der aktualisierten TAR-Version dargestellt.
Abbildung 2 TAR-Architektur
Das für die TAR-Aktualisierung verantwortliche Team nutzte das bestehende XML-Schema zur
Arbeitszeitverwaltung für das neue Tool auf der Basis von InfoPath. Durch mehrere Codeprüfungen
und Leistungstests wurde sichergestellt, dass das Tool strenge Sicherheitskriterien erfüllt.
Für die Entwicklung der TAR-Aktualisierung setzte das Team zudem die folgenden Technologien ein:

Microsoft JScript®: Die gesamte TAR-Geschäftslogik wurde in JScript geschrieben.

C#: C# wurde für die Entwicklung des Webdienstes verwendet.
InfoPath bietet flexible Formulare mit großen Datenmengen, die einfach zu verwenden und zu
bearbeiten sind. Damit erfüllt InfoPath die Anforderung nach einer leichter zu bedienenden
Benutzeroberfläche.
Vorteile für das Unternehmen
Die IT-Entwickler von Microsoft stellten nach relativ kurzer Zeit ein Tool zur genauen Erfassung von
Urlaubs- und Abwesenheitszeiten zur Verfügung, das eine intuitive Nutzung gewährleistet und
mehrere Featureaktualisierungen enthält. Zu den Hauptvorteilen des neuen Tools zählen:

Vereinfachte Bereitstellung: Mit InfoPath konnte die TAR-Aktualisierung auf einfache Weise
bereitgestellt werden. Für die Aktualisierung einer ASP.NET-Lösung müssen mehrere Dateien
implementiert werden, für InfoPath lediglich eine kombinierte Datei. Das Risiko, dass eine
Datei fehlt und mit der Bereitstellung neu begonnen werden muss, ist bei InfoPath deutlich
geringer. So ist eine zuverlässige Bereitstellung gewährleistet. Darüber hinaus werden alle
Änderungen am Servermanifest automatisch an das Lösungsmanifest des Clients
weitergeleitet und Verwaltungs- und Aktualisierungsprozesse somit vereinfacht.

Höhere Zuverlässigkeit: TAR bietet nun wie die vorherige Lösung eine Verfügbarkeit von
99,7 Prozent – 24 Stunden pro Tag und sieben Tage in der Woche. Der wichtigste Vorteil für
Microsoft ist jedoch die erheblich genauere Datenerfassung.

Wiederverwendung von Webdiensten: Die IT-Abteilung von Microsoft profitiert von der
Möglichkeit, mit InfoPath Webdienste, die im XML-Format gespeichert sind, für andere
Unternehmensanwendungen weiter zu verwenden. So nutzen die europäischen Partner von
Microsoft TAR zwar nicht zur Erfassung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten – Manager,
deren Mitarbeiter im Ausland tätig sind, können den TAR-Webdienst jedoch dazu einsetzen,
Daten in einem Gesamtüberblick anzuzeigen.

Reduzierung des Personalaufwands: Für die Verwaltung von TAR ist kein eigenes Personal
erforderlich. Eventuell auftretende Probleme werden durch die Mitarbeiter des
Produktionssupports behoben, die Verwaltungskosten sind jedoch nur minimal.

Minimale Auswirkung auf die Serverauslastung: Bei der Verwendung von
Unternehmensanwendungen werden Lösungen benötigt, die nur geringe Auswirkungen auf
die Serverauslastung haben, da der Speicherplatz häufig begrenzt ist. Mit der TAR-Lösung
auf der Basis von InfoPath konnte die Gesamtauslastung auf den IT-Servern von Microsoft
deutlich reduziert werden. Darüber hinaus können die Benutzer mehr Urlaubs- und
Abwesenheitsdaten zur gleichen Zeit eintragen. Bei der neuen Lösung werden weniger Leseund Schreibvorgänge ausgeführt. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter einen zweiwöchigen
Urlaub einträgt, kann er die Daten mit nur einem Mausklick speichern. Zudem bietet InfoPath
eine systemeigene XML-Unterstützung auf dem Client. So müssen keine Daten von XML in
HTML und zurück konvertiert werden.
Tipps für Entwickler
Jeder Entwicklungsprozess führt zu Erkenntnissen in Bezug auf die optimale Nutzung von Tools und
Technologien. Für die TAR-Lösung können die IT-Entwickler von Microsoft anderen Entwicklern, die
InfoPath zur Kommunikation mit einem Webdienst nutzen möchten, die folgenden Tipps geben:

Stellen Sie zunächst die Webdienstmethoden fertig: Es kann äußerst zeitaufwändig und
schwierig sein, an der InfoPath-Lösung Änderungen vorzunehmen, wenn sich die (SOAP-)
Oberfläche des Webdienstes verändert. Entwickler sollten die Webdienstmethoden daher so
weit wie möglich fertig stellen, bevor sie die InfoPath-Clientlösung entwerfen.

Sammeln Sie die Daten im Voraus: InfoPath kommuniziert mit einem einzigen Webdienst.
Bei der Planung der Bereitstellung sollten Entwickler berücksichtigen, dass außerhalb der
InfoPath-Umgebung Daten gesammelt werden müssen.

Planen Sie eine kurze Schulungsphase ein: Für eine InfoPath-Lösung muss eine XMLbasierte Konfiguration verwendet werden. Die Methoden sind für die Entwickler daher
möglicherweise neu. Darüber hinaus muss bei der ersten Version von InfoPath 2003 Code als
Skript geschrieben werden. Entwickler können keinen verwalteten Code verwenden. Beim
Erstellen eines Bereitstellungsplanes sollten Unternehmen daher etwas Zeit einplanen, in der
sich die Entwickler mit den neuen Methoden vertraut machen können.
Microsoft hat bereits angekündigt, dass mit InfoPath in Zukunft auch die Entwicklung mit
verwaltetem Code möglich sein wird. Diese Featureerweiterung wird in der ersten Hälfte des
Kalenderjahres 2004 als kostenloses Toolkit unter
http://msdn.microsoft.com/office/understanding/infopath/default.aspx (englischsprachig) zum
Download zur Verfügung gestellt.
Pläne für die Zukunft
Die IT-Abteilung von Microsoft denkt über die Entwicklung einer zweiten Version des aktualisierten
TAR-Tools nach. Da InfoPath Plattform- und Entwicklerfunktionen in einem Paket vereint, können
Entwickler bei zukünftigen TAR-Versionen von ihren Erfahrungen mit InfoPath profitieren. Entwickler
können die fertige Lösung jetzt nach Bedarf aktualisieren und erweitern, um den Einsatzbereich zu
vergrößern. So können Manager das Tool zur Datenerfassung einsetzen.
Die TAR-Lösung wird zurzeit von allen fest angestellten Microsoft-Mitarbeitern verwendet. Die nächste
Version der Lösung ist auch für freie Mitarbeiter vorgesehen. (Microsoft beschäftigt derzeit 2.500 freie
Mitarbeiter.)
Zusammenfassung
Die Aktualisierung des TAR-Tools in der InfoPath-Entwicklungsumgebung brachte zahlreiche Vorteile
mit sich. Das Team konnte die Entwicklung planmäßig nach nur fünf Wochen abschließen, die
Verteilung an die Mitarbeiter erfolgte ohne Probleme, und die Lösung garantiert eine Verfügbarkeit
von über 99 Prozent. Der wichtigste Vorteil für Microsoft ist die höhere Akzeptanz in Bezug auf die
Eingabe von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten im gesamten Unternehmen. So können die Daten
genauer erfasst werden. Dadurch verringert sich das Risiko einer doppelten Vergütung früherer
Mitarbeiter für bereits in Anspruch genommenen Urlaub. Dies führt wiederum zu einem tatsächlichen
Return-on-Investment für Microsoft.
Weitere Informationen
Um weitere Informationen zu Microsoft-Produkten oder -Diensten zu erhalten, wenden Sie sich an die
entsprechende Microsoft-Kundenbetreuung:

Geschäftskundenbetreuung
E-Mail: mailto:[email protected], Telefon: 01805 / 22 95 52 (0,12 Eur pro Min .), Telefax:
01805 / 22 95 54 (0,12 Eur pro Min .)

Privatkundenbetreuung
E-Mail: [email protected], Telefon: 01805 / 25 11 99 (0,12 Eur pro Min .), Telefax:
01805 / 25 11 91 (0,12 Eur pro Min .)
Darüber hinaus finden Sie weiterführende Informationen unter folgenden Adressen:

http://www.microsoft.com/germany/

http://www.microsoft.com/technet/itsolutions/msit/default.asp (englischsprachig)
Fragen, Kommentare oder Vorschläge zum vorliegenden Dokument oder Anforderungen weiterer
Informationen zu Microsoft IT Showcase richten Sie bitte per E-Mail (in Englisch) an
[email protected]
© 2003 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.
Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. MICROSOFT SCHLIESST FÜR DIESES DOKUMENT JEDE
GEWÄHRLEISTUNG AUS, SEI SIE AUSDRÜCKLICH ODER KONKLUDENT. Microsoft, InfoPath, JScript und Windows sind
entweder eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Die in diesem
Dokument aufgeführten Namen bestehender Firmen und Produkte sind möglicherweise Marken der jeweiligen Eigentümer.
Feedback an Microsoft
© 2004 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten.