Komplette Mitteilung - Loco-Soft

Wach in den Wechsel
Ein gut geplanter DMS-Wechsel spart Zeit, Geld und Nerven
„Es musste etwas passieren“, sagte mir einer unserer Neuanwender, als wir
abends nach einem Loco-Soft Seminar beim Bier zusammen saßen. „Unser
bisheriger DMS-Anbieter wollte seine alte Programmversion stilllegen und uns auf
ein neues Programm umbiegen. Mit der langjährigen Zusammenarbeit waren wir
im Großen und Ganzen recht zufrieden. Es lief ja eigentlich. Da uns der
Softwarewechsel aber neben Geld auch Arbeitskraft in Form von Schulungen und
der Eingewöhnungsphase kosten würde, haben wir uns erst einmal am Markt
umgehört.“
Dies ist die Ausgangslage vieler Autohäuser. Der dann folgende Vergleich der
DMS-Anbieter kann sich aufgrund unterschiedlicher Kauf- und Mietmodelle
schwierig erweisen. Da neben dem Bauchgefühl auch rationelle Gründe Ihre
Entscheidung beeinflussen sollten, haben wir nachfolgend wichtige AuswahlKriterien aufgeführt. Neben dieser textlichen Variante stellen wir Ihnen gerne
eine Excel-Tabelle zur Verfügung, anhand der Sie die Ihnen vorliegenden DMSAngebote preislich auswerten können. Fordern Sie diese kostenlos per E-Mail bei
[email protected] an.
Markenabdeckung
Der wichtigste Punkt, denn hier geht es um die EDV-Anbindung an Ihren
Hersteller
oder
Garantieanträge,
Importeur.
Aktuelle
Servicemeldungen,
etc.
Ersatzteilpreise,
Wartungspakete,
müssen
empfangen
täglich
und
gesendet werden. Einige Hersteller bieten über 20 solcher Schnittstellen an,
deren Nutzung manuelle Doppelerfassungen vermeiden und dadurch Ihre Zeit
und Ihr Geld sparen.
Verlangen Hersteller oder Importeur den Einsatz eines zertifizierten DMS, haben
Sie meist keine Chance mit einem unzertifizierten DMS alle Schnittstellen zu
bedienen.
Datenaustausch mit weiteren EDV-Systemen
Machen Sie eine Bestandsaufnahme, wie viele Softwareprodukte neben Ihrem
DMS zusätzlich bei Ihnen im Einsatz sind. Kalkulationsprogramme wie Audatex,
Silver DAT & Eurotax werden Ihnen sicher sofort einfallen. Wie sieht es aus mit
den freien Teilekatalogsystemen Centro Digital, ATRis & Co.? Diese bieten
genauso Schnittstellen wie z.B. AU-Plus, SP-Plus und Online-Banking-Software.
Auch hier gilt: Schnittstellen vermeiden Doppelerfassungen und sparen Zeit und
Geld.
DMS Leistungsumfang
Heute reicht es Ihnen noch Aufträge und Rechnungen zu schreiben. Doch sind
Ihnen die Steuerberatungskosten nicht schon lange ein Dorn im Auge? Oder
wollen Sie irgendwann mal auf einen Blick sehen, wie Ihre Werkstatt ausgelastet
ist? Überlegen Sie also frühzeitig, wo Sie hinwollen und stellen sicher, dass Ihr
neues DMS diese Funktionen enthält.
Ebenso wichtig wie der Preis, ist dass alle Module in Echtzeit auf einen
Datenstamm zugreifen um tägliche Datenabgleiche zu vermeiden. Legen Sie z.B.
einen Kunden oder Interessenten an, sollten alle Betriebsabteilungen sofort auf
diesen zugreifen können.
Mitarbeitereinbindung
Ihre Leute müssen mit ziehen, da führt kein Weg dran vorbei. Verdeutlichen Sie
Ihren Mitarbeitern die Situation in der Sie sich befinden (altes DMS zu teuer,
nicht funktionell genug, Markenwechsel, Programmumstieg wegen Update auf
jeden Fall erforderlich) und welche neuen DMS zur Diskussion stehen. Haben Sie
einen Händlerkollegen in der Nähe, der mit Ihrem neuen Wunsch DMS arbeitet?
Lassen Sie Ihre Leute doch einfach mal dorthin fahren und das neue DMS im
Einsatz sehen. 15 Minuten „unter Lageristen“ sind oft wirkungsvoller als vier
Stunden Dauerberieselung durch den DMS-Außendienstler.
Altdatenübernahme
Ja, da übertreibt der fleißige DMS-Verkäufer schon mal gerne. Doch zaubern
kann keiner. Die Daten, die im neuen System ankommen, können immer nur so
gut sein, wie das Altsystem sie ausgibt. Prüfen Sie frühzeitig, welche Daten aus
Ihrem Altsystem ausgegeben werden können. Spätestens eine Woche vor dem
Installationsbeginn sollte Ihnen gezeigt werden können, wie Ihre Daten im neuen
System aussehen. Somit vermeiden Sie Überraschungen beim Programmstart
und können sich voll und ganz auf die Programmeinweisung konzentrieren.
Vorbereitung der Installation
Wir merken immer wieder, dass die Neuanwender, die sich schon im Vorfeld mit
den Grundfunktionen beschäftigen, einen leichteren und schnelleren Start haben.
Dies kann z.B. in Form einer Demoversion geschehen, in der schon Ihre Altdaten
übernommen wurden. Zudem sehen Sie dann auch, ob Ihre Hardware mitspielt.
Nehmen Sie schon im Vorfeld an Seminaren teil, lernen Sie das Programm schon
kennen und haben die Möglichkeit mit anderen Anwendern zu sprechen.
Betreuung nach der Installation
Besonders während der Startphase ist eine gute und schnelle Betreuung per
Hotline wichtig. Oft braucht man nur einen kleinen Tipp, wo das gewünschte
Programm-Modul zu finden ist und schon geht es weiter. Erkundigen Sie sich also
bei anderen Anwendern der Ihnen angebotenen DMS, wo die Betreuung gut war
und ist.
Vertragsklauseln & Preise
Lassen Sie sich auf keine Vertragslaufzeiten über sechs Monate ein. Das hält
Ihren DMS-Anbieter nämlich fit. Dieser wird sich drei Mal überlegen, ob er eine
notwendige Programmänderung aufschiebt oder die Betreuung schleifen lässt,
wenn die Anwender innerhalb eines halben Jahres aussteigen könnten.
Zaubert Ihr DMS-Anbieter auf einmal radikal reduzierte Preise aus dem Hut,
sollten Sie sich fragen, warum Sie bislang mehr gezahlt haben und wie Sie es
zukünftig vermeiden können wieder deftig zur Kasse gebeten zu werden, z.B. bei
Updates, Seminaren, etc.
Umstellzeitpunkt
Der 01.01. ist in vielen Autohäusern nach wie vor der Wunsch-Umstelltermin,
obwohl dieser Zeitpunkt meist noch viele andere organisatorische Klimmzüge
erfordert. Inventur, Zielvereinbarungen, fiskalische Änderungen haben es schon
in sich. Hinzu kommt meist noch, dass die Hotline-Teams vieler kaufmännischer
Softwareanbieter hoch frequentiert sind.
Daher lässt es sich im laufenden Jahr oft entspannter umstellen, z.B. nach den
Sommerferien, wenn das Geschäft noch nicht wieder voll angelaufen ist. So sind
Sie schnell fit in Ihrem neuen DMS und sehen dem Jahreswechsel gelassen
entgegen.
Bildunterschrift:
Die Excel Übersicht fasst alle Kriterien in einem Abschlusstab zusammen und
ermöglicht so den direkten Vergleich der Einmalzahlungen (bei Kaufsoftware)
und laufenden Gebühren. Kostenlos per E-Mail anfordern bei [email protected]