Verwenden von Microsoft RoundTable als Konferenztelefon
Werbung
Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch Veröffentlicht Juni 2007 Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten, einschließlich URL- und andere Verweise auf Internetwebsites, können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Firmen, Organisationen, Produkte, Domänennamen, E-MailAdressen, Logos, Personen, Orte und Ereignisse sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänennamen, E-Mail-Adressen, Logos, Personen, Orten oder Ereignissen ist rein zufällig. Die Benutzer/innen sind verpflichtet, sich an alle anwendbaren Urheberrechtsgesetze zu halten. Unabhängig von der Anwendbarkeit der entsprechenden Urheberrechtsgesetze darf ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis von Microsoft Corporation kein Teil dieses Dokuments für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder in einem Datenempfangssystem gespeichert oder darin eingelesen oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln (elektronisch, mechanisch, durch Fotokopieren, Aufzeichnen usw.) dies geschieht. Es ist möglich, dass Microsoft Rechte an Patenten bzw. angemeldeten Patenten, an Marken, Urheberrechten oder sonstigem geistigen Eigentum besitzt, die sich auf den fachlichen Inhalt dieses Dokuments beziehen. Das Bereitstellen dieses Dokuments gibt Ihnen jedoch keinen Anspruch auf diese Patente, Marken, Urheberrechte oder auf sonstiges geistiges Eigentum, es sei denn, dies wird ausdrücklich in den schriftlichen Lizenzverträgen von Microsoft eingeräumt. © 2007 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Microsoft, MS-DOS, Windows, Windows NT, Windows Server, Windows Vista, Active Directory, Internet Explorer, MSN, Outlook, PowerPoint und SharePoint sind Marken oder eingetragene Marken von Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Alle anderen Marken sind das Eigentum der jeweiligen Inhaber. Inhalt Einführung .................................................................................................................................... 5 Microsoft RoundTable-Dokumentation .................................................................................. 5 Systemvoraussetzungen .......................................................................................................... 5 Funktionsweise von Microsoft RoundTable .............................................................................. 5 Microsoft RoundTable-Gerät .................................................................................................. 6 Touchscreenanzeige ................................................................................................................ 7 Externes Wähltastenfeld und Satellitenmikrofone .................................................................. 8 Verwenden von Microsoft RoundTable als Konferenztelefon ............................................... 10 Anpassen der Lautstärke des Klingeltons und des Lautsprechers ......................................... 10 Lernprogramm zum Verwenden des Touchscreens und der Steuerungstasten ..................... 10 Senden und Empfangen von Telefongesprächen .................................................................. 11 Telefonkonferenzen .............................................................................................................. 11 Anrufe mit drei Teilnehmern ................................................................................................ 12 Anklopfen ............................................................................................................................. 13 Erste Schritte mit Konferenzen mithilfe eines einheitlichen Kommunikationssystems ....... 13 Verwenden von Communicator und Live Meeting ............................................................... 13 Verwenden von Microsoft Office Live Meeting 2007 .............................................................. 14 Teilnehmen an Besprechungen ............................................................................................. 14 Vorbereitende Maßnahmen ................................................................................................... 15 Teilnehmen an einer Besprechung ........................................................................................ 15 Starten von Audio und Video ................................................................................................ 15 Verwenden des Microsoft Office Live Meeting-Clients ....................................................... 17 Vorausplanen einer Besprechung .......................................................................................... 18 Verwenden von Office Communicator 2007 ............................................................................ 19 Telefonnummernformate....................................................................................................... 19 Vorbereitende Maßnahmen ................................................................................................... 19 Herstellen und Empfangen von Telefonanrufen.................................................................... 20 Durchführen eines Anrufs mit einem Klick .......................................................................... 21 Anrufen zusätzlicher Nummern ............................................................................................ 21 Eingeben einer neuen anzurufenden Nummer ...................................................................... 21 Entgegennehmen eines Telefonanrufs .................................................................................. 22 Verwenden der Anrufsteuerung ............................................................................................ 22 Durchführen und Empfangen von Videoanrufen .................................................................. 25 Durchführen eines Videoanrufs ............................................................................................ 25 Empfangen eines Videoanrufs .............................................................................................. 25 Anhang A: Tipps zur Leistungssteigerung ............................................................................... 27 Tipps für die Audioleistung .................................................................................................. 27 Tipps für die Videoleistung ................................................................................................... 27 Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch | 5 Einführung Wenn Sie mit Personen, die räumlich voneinander getrennt sind, Besprechungen durchführen möchten, erreichen Sie durch eine Videokonferenz einen direkteren Kontakt als durch eine konventionelle Telefonkonferenz. Microsoft® RoundTable™ ist ein neues Videokonferenzsystem, das ein umfassendes Konferenzerlebnis mit 360 Grad-Video und einer aktiven Sprechererkennung bietet. Microsoft RoundTable-Dokumentation Die folgenden Dokumentationen stehen für Microsoft RoundTable zur Verfügung. Sie finden die bereitgestellten Dokumente in der Microsoft RoundTable-Packung oder auf der Microsoft-Website. Microsoft RoundTable-Versionsanmerkungen Hier finden Sie Produktbeschränkungen und Problemumgehungen. Microsoft RoundTable-Kurzübersichtskarte Stellt Ihnen eine kurze Übersicht über die Aufgaben bereit, die am häufigsten mit Microsoft RoundTable durchgeführt werden (zu finden in der Microsoft RoundTable-Packung). Microsoft RoundTable-Installationshandbuch Zeigt Ihnen, wie Sie das Gerät der Verpackung entnehmen und anschließen: erläutert die Installation, Konfiguration und Verwendung von Microsoft RoundTable (zu finden in der Microsoft RoundTable-Packung). Microsoft RoundTable-Bereitstellungshandbuch Behandelt Microsoft RoundTableEinstellungen und Informationen zum Implementieren automatischer Aktualisierungen für das Gerät. Systemvoraussetzungen Im Folgenden finden Sie die Mindestsystemvoraussetzungen für die Microsoft RoundTable-Hardware und Software: Computer mit den Betriebssystemen Windows XP™ (SP2 oder höher, nur 32 Bit) oder Windows Vista™ (32 oder 64 Bit). Computer mit 2-GHz-Prozessor oder schneller. Mindestens 2.0 Gigabyte (GB) RAM werden empfohlen. 1,5 Gigabyte (GB) freier Festplattenspeicherplatz. Grafikkarte mit mindestens 128 MB RAM. Grafikkarte und Monitor mit Super VGA-Auflösung (1280×1024) oder höher. Tastatur und Maus oder ein kompatibles Zeigegerät. Ethernet-Netzwerkkarte passend zum LAN bzw. WAN, zu dem Sie eine Verbindung herstellen Der Computer muss über eine aktive Ethernet-Verbindung verfügen, um Microsoft RoundTable ausführen zu können. Die Grafikhardware muss im maximalen Hardwarebeschleunigungsmodus ausgeführt werden. Ggf. eine analoge PSTN-Telefonleitung. Funktionsweise von Microsoft RoundTable Microsoft RoundTable in Kombination mit Microsoft® Office Live Meeting 2007 und Microsoft ® Office Communicator 2007 ist ein leistungsfähiges Gerät für Videokonferenzen. Unter einer Videokonferenz versteht man eine Gruppe interaktiver Telekommunikationstechnologien, die es 6 | Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch mindestens zwei Standorten ermöglichen, mithilfe von gleichzeitigen Video- und Audioübertragungen miteinander zu interagieren. In diesem Zusammenhang wird auch von visueller Zusammenarbeit gesprochen. Mit Microsoft RoundTable können Sie Folgendes durchführen: einen Anruf tätigen einen eingehenden Anruf beantworten eine Nur-Audio-Sitzung veranstalten eine Audio-/Videokonferenz veranstalten Microsoft RoundTable wird in der Mitte des Besprechungstisches platziert und mit einem Computer, einem Computernetzwerk, einer analogen PSTN-Telefonleitung und einer Datenbox verbunden. Wie in Abbildung 1 dargestellt, bieten die Microsoft RoundTable-Kameras eine Panoramaansicht des gesamten Besprechungsraums. Außerdem können alle Stimmen von allen Positionen am Tisch wiedergegeben werden. Abbildung 1. Microsoft RoundTable-Konferenz während einer Sitzung Microsoft RoundTable-Gerät Sehen Sie sich das Microsoft RoundTable-Gerät an, und machen Sie sich mit seinen in Abbildung 2 gezeigten Komponenten vertraut. Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch | 7 Abbildung 2. Microsoft RoundTable-Gerät A. Spiegel. Fünf Spiegel für die Lichtweiterleitung in die Kameras. B. Kameras. Fünf kleine Kameras zeichnen eine Panoramaansicht des gesamten Raums auf. C. LED-Statusleuchten. Drei Statusleuchten zeigen die Telefonverbindung, Audio/Videoaktivität, Stummschaltung und eingehende Anrufe an. D. Steuertasten. Sechs Tasten steuern die Wiedergabelautstärke, die Stummschaltung, das Abheben und Auflegen des Hörers, Flash und Informationen. E. LCD-Touchscreen. Das LCD-Wähltastenfeld funktioniert genau wie die Tasten auf einem normalen Telefon. Auf diese Weise können Sie leichter wählen und den Anrufstatus anzeigen. F. Lautsprecher. Ein mittig angeordneter Lautsprecher gibt die Audiosignale wieder, die von der Remotekonferenz empfangen werden. G. Mikrofone. Sechs Mikrofone in Abständen von jeweils 60 Grad um das Gerät zeichnen die Audiosignale im Raum auf. Touchscreenanzeige Die Microsoft RoundTable-Touchscreenanzeige verfügt über ein Tastenfeld für das Eingeben von Telefonbefehlen und daneben über Tasten für das Anpassen der Lautstärke und anderer Funktion, wie in Abbildung 3 unten gezeigt. 8 | Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch Abbildung 3. Microsoft RoundTable-Touchscreen und -Tasten A. Datenschutz-/Stummtaste. Die Audio- und Videoeingabe wird angehalten oder fortgesetzt. B. Taste „Leiser“. Reduziert die Lautstärke des Klingeltons und des Lautsprechers. C. Taste „Lauter“. Erhöht die Lautstärke des Klingeltons und des Lautsprechers. D. Anzeige für das externe Wähltastenfeld. Zeigt an, ob das externe Wähltastenfeld mit dem Gerät verbunden ist. E. USB-Statusanzeige. Zeigt an, ob das Microsoft RoundTable-Gerät mit dem Computer verbunden ist. F. Telefonstatusanzeige. Zeigt an, ob die Telefonverbindung aktiv ist. G. Netzwerkstatusanzeige. Zeigt an, ob das Microsoft RoundTable-Gerät mit dem Netzwerk verbunden ist. H. Abheben-/Auflegentaste. Öffnet und schließt eine Verbindung zu einem PSTN-Netzwerk. I. Flash-/Konferenztaste. Ermöglicht das Halten einer Telefonsitzung, sodass eine andere Telefonnummer gewählt oder eine Konferenz gestartet werden kann. J. Informationstaste. Stellt zusätzliche Informationen zum Microsoft RoundTable-Gerät bereit, die im Wähltastenfeld angezeigt werden. Externes Wähltastenfeld und Satellitenmikrofone Ein externes Wähltastenfeld und Satellitenmikrofone stehen für den Fall zur Verfügung, dass ein größerer Besprechungsraum als normal verwendet wird, in dem sich die Personen weiter vom Microsoft RoundTable-Gerät entfernt befinden. In Abbildung 4 wird gezeigt, wie das externe Wähltastenfeld und die Mikrofone positioniert werden können, um das Microsoft RoundTable-Gerät in größeren Konferenzräumen zu erweitern. Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch | 9 Abbildung 4. Externes Wähltastenfeld und Satellitenmikrofone 10 | Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch Verwenden von Microsoft RoundTable als Konferenztelefon Wenn das Microsoft RoundTable-Gerät nicht mit dem Computer verbunden ist, können Sie es trotzdem als standardmäßiges Konferenztelefon verwenden. In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie das Microsoft RoundTable-Gerät zum Senden und Empfangen von Telefon- und Konferenzanrufen verwenden können. In diesem Abschnitt werden nur die Audiofunktionen des Microsoft RoundTableGeräts behandelt. Die Installation von Office Live Meeting 2007 oder Office Communicator 2007 ist nicht erforderlich. Anpassen der Lautstärke des Klingeltons und des Lautsprechers Mit den Tasten Lauter und Leiser können Sie die Lautstärke des Klingeltons und des Lautsprechers steuern. Was genau durch die Tasten gesteuert wird, hängt vom Status des Geräts ab. Die festgelegten Lautstärkewerte werden zwischen Besprechungen beibehalten, bis Sie sie ändern. In Tabelle 1 unten werden die Modi für die Lautstärkeeinstellungen zusammengefasst. Tabelle 1. Lautstärke des Klingeltons und des Lautsprechers Gerätestatus Lautstärkemodus Beschreibung Nicht mit dem Computer verbunden, Telefon ist aufgelegt Anpassen der Klingeltonlautstärke Stellen Sie mit den Tasten Lauter und Leiser die gewünschte Klingeltonlautstärke ein. Während das Gerät klingelt, stellen Sie mit den Tasten Lauter und Leiser die gewünschte Lautstärke ein. Nicht mit dem Computer verbunden, Telefon ist abgehoben Anpassen der Lautsprecherlautstärke Drücken Sie die Taste Lauter oder Leiser , um den Bildschirm Anruflautstärke auf dem Touchscreen anzuzeigen. Während eines Telefongesprächs können Sie mit den Tasten Lauter und Leiser die gewünschte Lautsprecherlautstärke einstellen. Mit dem Computer verbunden, Telefon ist entweder aufgelegt oder abgehoben Gleichzeitiges Anpassen der Lautstärke des Klingeltons und des Lautsprechers Drücken Sie die Taste Lauter oder Leiser , um den Bildschirm Anruflautstärke auf dem Touchscreen anzuzeigen. Während eines Telefongesprächs können Sie mit den Tasten Lauter und Leiser die gewünschte Lautstärke des Klingeltons und des Lautsprechers einstellen. Lernprogramm zum Verwenden des Touchscreens und der Steuerungstasten Microsoft RoundTable stellt ein kurzes Gerätelernprogramm für die folgenden häufig auftretenden Anrufszenarien bereit: Entgegennehmen eines Anrufs Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch | 11 Starten eines Anrufs mit drei Teilnehmern Verwenden der Anklopffunktion Die folgenden Schritte leiten Sie durch das Gerätelernprogramm zum Verwenden des Touchscreens und der Steuerungstasten. 1. Drücken Sie die Taste Information . 2. Wählen Sie auf dem Bildschirm Information die Option Info aus. 3. Wählen Sie Lernprogramm aus. 4. Wählen Sie die Option LCD Touch-Screen & Control Buttons aus. 5. Folgen Sie dem Pfeil unten auf dem Bildschirm, um das Lernprogramm durchzuführen. Senden und Empfangen von Telefongesprächen Der Microsoft RoundTable-Lautsprecher und die Microsoft RoundTable-Mikrofone ermöglichen Gespräche wie mit allen anderen Telefongeräten. Die Microsoft RoundTable-Wähltastenfunktionen sind mit denen eines normalen Telefons identisch. Sie können Fehler bei der Nummerneingabe mit Hilfe der Rücktaste korrigieren. Eingehende Anrufe werden in der Statusanzeige des Telefons angezeigt. Die Dauer des Anrufs wird ganz oben im Statusabschnitt der LCD-Anzeige angezeigt. Sie können während eines Telefongesprächs jederzeit die Taste Mikro aus drücken, um die Audioübertragung zum Gerät zu unterbrechen. So senden Sie einen ausgehenden Telefonanruf, während das Microsoft RoundTable-Telefon aufgelegt ist 1. Drücken Sie die Taste für Abheben/Auflegen LED-Statusleuchten werden angezeigt. , und warten Sie auf das Freizeichen. Die grünen 2. Geben Sie die Telefonnummer mithilfe des LCD-Wähltastenfelds ein. Die Ziffern werden im Telefonnummernfeld angezeigt. 3. Nach Eingabe der letzten Ziffer wählt das Microsoft RoundTable-Gerät die Nummer und stellt die Verbindung her. So senden Sie einen ausgehenden Telefonanruf, während das Microsoft RoundTable-Telefon abgehoben ist 1. Geben Sie die Telefonnummer mithilfe des LCD-Wähltastenfelds ein. Die Ziffern werden im Telefonnummernfeld angezeigt. Korrigieren Sie die Eingabe mithilfe der Rücktaste. 2. Drücken Sie die Taste für Abheben/Auflegen , und warten Sie auf das Freizeichen. Die grünen LED-Statusleuchten leuchten auf, und die Nummer wird gewählt. So nehmen Sie einen eingehenden Telefonanruf entgegen Um einen eingehenden Anruf auf dem Microsoft RoundTable-Gerät entgegenzunehmen, drücken Sie die Taste zum Abheben/Auflegen . Telefonkonferenzen Sie können sich direkt in eine Konferenz oder ggf. in eine Konferenzbrücke einwählen, die Telefonkonferenzen unterstützt. Wenn Ihre Konferenz eine Verbindung zu einer Konferenzbrücke erfordert, wählen Sie die Telefonnummer der Konferenzbrücke auf dem Microsoft RoundTable-Wähltastenfeld mithilfe der 12 | Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch zuvor beschriebenen Methoden zum Abheben und Auflegen. Folgen Sie nach dem Herstellen der Verbindung zur Konferenzbrücke den Aufforderungen zum Eingeben der Konferenz-ID und des Kennworts. Sie können jederzeit während einer Konferenz die Audioübertragung mithilfe des Microsoft RoundTable-Geräts unterbrechen. Hinweis Sie müssen ein Telefonsystem verwenden, das mehrere Telefonleitungen zum Herstellen von Telefonkonferenzen unterstützt. So stellen Sie eine Telefonkonferenz über eine Konferenzbrücke her 1. Drücken Sie die Taste für Abheben/Auflegen LED-Statusleuchten leuchten auf. , und warten Sie auf das Freizeichen. Die grünen 2. Geben Sie die Telefonnummer der Konferenzbrücke mithilfe des LCD-Wähltastenfelds ein. Die Ziffern werden im Telefonnummernfeld angezeigt. 3. Nach Eingabe der letzten Ziffer wählt das Microsoft RoundTable-Gerät die Nummer und stellt die Verbindung her. 4. Geben Sie die erforderlichen Telefonkonferenzinformationen ein (beispielsweise die KonferenzID und das Kennwort), um an der Telefonkonferenz teilzunehmen. Anrufe mit drei Teilnehmern Ein Anruf mit drei Teilnehmern tritt dann auf, wenn Sie eine aktive Telefonkonferenz unterbrechen müssen, um jemanden anzurufen, der möglicherweise eine Frage beantworten oder einen Rat zu einer bestimmten Situation geben kann. In diesem Fall wird die Telefonkonferenz vorübergehend unterbrochen und ein dritter Teilnehmer angerufen, der aber nicht an der Konferenz teilnimmt. Nach dem Anruf mit drei Teilnehmern legt der dritte Teilnehmer auf, und die Telefonkonferenz wird fortgesetzt. Hinweis Sie müssen ein Telefonsystem verwenden, das mehrere Telefonleitungen zum Herstellen von Anrufen mit drei Teilnehmern unterstützt. So stellen Sie einen Anruf mit drei Teilnehmern während einer aktiven Telefonkonferenz her 1. Stellen Sie einen Anruf vom Microsoft RoundTable-Gerät aus her. 2. Drücken Sie innerhalb einer aktiven Telefonkonferenz die Flashtaste 3. Geben Sie die Telefonnummer oder die Durchwahl des Teilnehmers ein, den Sie anrufen möchten. 4. Nachdem der Teilnehmer den Anruf entgegengenommen hat, beginnen Sie das Gespräch. Drücken Sie nach Beendigung des Anrufs die Flashtaste , um wieder an der Telefonkonferenz teilzunehmen. . So fügen Sie einer aktiven Telefonkonferenz ein zusätzliches Telefon hinzu (Anruf mit drei Teilnehmern) 1. Stellen Sie einen Anruf vom Microsoft RoundTable-Gerät aus her. 2. Drücken Sie innerhalb einer aktiven Telefonkonferenz die Flashtaste 3. Geben Sie die Telefonnummer oder die Durchwahl des Teilnehmers ein, den Sie zur Telefonkonferenz einladen möchten. . Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch | 13 4. Nachdem der Teilnehmer den Anruf entgegengenommen hat, drücken Sie erneut die Flashtaste um den neuen Teilnehmer mit der Telefonkonferenz zu verbinden. , Anklopfen Während einer aktiven Telefonkonferenz kann jemand die Konferenz anrufen, was in einem Anklopfton resultiert, der vom Lautsprecher des Microsoft RoundTable-Geräts wiedergegeben wird. Dabei kann es sich um jemanden handeln, der auf einen Beitritt zur Konferenz wartet oder einfach eine kurze Frage stellen oder eine bestimmte Information geben möchte. Mithilfe der Anklopffunktion können Sie den Anruf entgegennehmen und schnell zurück zur Konferenz wechseln. Oder Sie können den Anruf ignorieren und die Konferenz fortsetzen. So nehmen Sie während einer Konferenz einen Anruf entgegen 1. Um einen Anruf mit einem Anklopfzeichen während einer aktiven Konferenz entgegenzunehmen, drücken Sie die Flashtaste . Danach können Sie mit dem Anrufer sprechen. 2. Drücken Sie erneut die Flashtaste fortzusetzen. , um den Anruf zu beenden und die aktive Telefonkonferenz Erste Schritte mit Konferenzen mithilfe eines einheitlichen Kommunikationssystems Mithilfe von Office Communicator 2007 und Microsoft Office Live Meeting können Sie Konferenzsitzungen verschiedene Kommunikationsmodi hinzufügen, unter anderem Telefon-, Videound Webkonferenzen sowie gemeinsame Datennutzung mit Live Meeting. Die unten beschriebenen Konferenzfunktionen erfordern, dass Konferenzfunktionen in Ihrer Organisation aktiviert sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Konferenzfunktionen aktiviert sind, wenden Sie sich an den Systemadministrator. Verwenden von Communicator und Live Meeting Microsoft bietet verschiedene Möglichkeiten zum Durchführen von Konferenzen. Für tägliche Informationsveranstaltungen können Sie Konferenzen beispielsweise mit Ihren engsten Mitarbeitern mithilfe von Office Communicator 2007 durchführen. Für formalere Präsentationen, bei denen Sie Webfolien oder Anwendungsfreigabe einsetzen müssen, können Sie eine formalere Live MeetingKonferenz planen. Mithilfe von Tabelle 2 unten können Sie entscheiden, welche Konferenzmethode Sie verwenden möchten. Tabelle 2 Konferenzszenarien und empfohlene Methoden Zweck: Konferenzmethode: Durchführen ungeplanter Konferenzen mit mehreren Teilnehmern - Sie müssen beispielsweise mit Ihren Mitarbeitern schnell eine Entscheidung treffen. Verwenden Sie die Konferenzfunktionen von Office Communicator. Informationen finden Sie unter Verwenden von Office Communicator 2007 weiter unten in diesem Dokument. Durchführen einer ungeplanten Telefonkonferenz Verwenden Sie Office Communicator. Informationen finden Sie unter Verwenden von Office Communicator 2007 weiter unten in diesem Dokument. Präsentieren von Folien, Verwenden Sie Office Live Meeting oder Office Communicator, um die 14 | Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch Zweck: Konferenzmethode: Freigeben von Webseiten, Anwendungen oder des Desktops während einer ungeplanten Telefonkonferenz Konferenz zu starten, und wechseln Sie ggf. zu einer Live MeetingKonferenz. Informationen finden Sie unter Verwenden von Microsoft Office Live Meeting 2007 weiter unten in diesem Dokument. Planen einer Telefonkonferenz mit Einträgen in den Kalendern der Teilnehmer Verwenden Sie Office Live Meeting. Informationen finden Sie unter Verwenden von Microsoft Office Live Meeting 2007 weiter unten in diesem Dokument. Planen einer Webkonferenz, in der Sie Folien präsentieren und Webseiten, Anwendungen oder den Desktop freigeben Verwenden Sie Office Live Meeting. Informationen finden Sie unter Verwenden von Microsoft Office Live Meeting 2007 weiter unten in diesem Dokument. Verwenden von Microsoft Office Live Meeting 2007 Dieser Abschnitt wurde für Personen verfasst, die Microsoft® Office Live Meeting zusammen mit Microsoft RoundTable verwenden. Microsoft Office Live Meeting ist ein virtueller Besprechungsraum, den Ihre Organisation abonniert oder den Ihre Organisation auf eigenen internen Servern bereitstellt. Mit Microsoft Office Live Meeting können Sie sich mit Mitarbeitern online treffen und in Echtzeit mit ihnen zusammenarbeiten, auch über große Entfernungen hinweg. Die Microsoft Office Live Meeting-Clientsoftware wird auf Ihrem Computer installiert, damit Sie eine Verbindung zu Besprechungen herstellen können (egal, ob sie auf den Servern Ihrer Organisation oder durch den Microsoft Office Live Meeting-Dienst bereitgestellt werden). Einige Organisationen stellen Besprechungen auf ihren internen Servern bereit, während andere den Office Live Meeting-Dienst abonnieren. Ihr Administrator kann Ihnen alle zum Konfigurieren von Live Meeting auf den internen Servern notwendigen Informationen geben. Sie können den Diensteabschnitt leer lassen, wenn er für Sie nicht gilt. Teilnehmen an Besprechungen Wenn Sie eine E-Mail-Einladung für Microsoft Office Live Meeting erhalten, können Sie einfach an der Besprechung teilnehmen, indem Sie auf den Link in der Einladung klicken. Die E-Mail-Einladung enthält außerdem Informationen zum Installieren des Besprechungsclients auf dem Computer. Wenn Sie mit einer Besprechung verbunden sind, haben Sie verschiedene Möglichkeiten zum Anzeigen und zur Teilnahme an der Besprechung. In diesem Abschnitt werden folgende Aufgaben erläutert: Teilnehmen an einer Besprechung Starten von Audio und Video Verwenden des Microsoft Office Live Meeting-Clients Vorausplanen einer Besprechung Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch | 15 Vorbereitende Maßnahmen Bevor Sie beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Microsoft Office Live Meeting 2007 auf dem Computer installiert und Microsoft RoundTable konfiguriert und mit dem Computer verbunden ist. Teilnehmen an einer Besprechung Sie können einer Besprechung direkt von der E-Mail-Einladung aus beitreten. Die Einladung enthält einen Link zum Teilnehmen an der Besprechung, über den der Microsoft Office Live Meeting-Client automatisch gestartet und eine Verbindung zur Besprechung hergestellt wird. So nehmen Sie an einer Besprechung teil Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Öffnen Sie im Posteingang die Besprechungseinladung. Oder öffnen Sie im Kalender das Besprechungselement. Klicken Sie in der E-Mail-Einladung oder im Kalenderelement auf den Link zum Teilnehmen an der Besprechung, wie in Abbildung 5 unten gezeigt. Microsoft Office Live Meeting öffnet die Besprechung automatisch und fügt Sie hinzu. Wenn der Client nicht auf dem Computer installiert ist, enthält die Einladung Anweisungen zur Installation. Abbildung 5. Link zur Teilnahme an der Besprechung Wenn Sie keine Verbindung zur Besprechung herstellen können, öffnen Sie den Microsoft Office Live Meeting-Client, indem Sie im Menü Start auf Alle Programme und dann auf Microsoft Office Live Meeting 2007 zeigen und schließlich auf Microsoft Office Live Meeting 2007 klicken. Geben Sie in die Felder Besprechungs-ID, Zugangscode und Ort die in der E-Mail-Einladung oder dem Kalenderobjekt aufgelisteten Angaben ein. Starten von Audio und Video Je nachdem, wie der Organisator die Besprechung eingerichtet hat, können Sie mit den anderen Teilnehmern über den Computer oder über eine Telefonkonferenz kommunizieren. Microsoft RoundTable-Video ermöglicht es anderen Teilnehmern, Sie zu sehen. Wenn für die Besprechung Computeraudio verwendet wird, können Sie eine Verbindung herstellen und die Besprechung über das Microsoft RoundTable-Gerät verfolgen. Wenn für die Besprechung Telefonkonferenz verwendet wird, können Sie sich vom Konferenzdienst anrufen lassen oder das Microsoft RoundTable-Gerät verwenden, um sich in den Konferenzdienst einzuwählen. Lesen Sie in der E-Mail-Einladung den Abschnitt Audioinformationen, um zu ermitteln, ob für die Besprechung Computeraudio oder eine Telefonkonferenz verwendet wird. Führen Sie dann die unten angegebene entsprechende Aktion aus. 16 | Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch Tipp Um sicherzustellen, dass die Microsoft RoundTable-Audio- und Videofunktionen ordnungsgemäß funktionieren, verwenden Sie Audio und Video einrichten, nachdem Sie eine Verbindung zur Besprechung hergestellt haben. Drücken Sie STRG+T. (Sie können auf die Einrichtungsoptionen im Bereich Sprache und Video ggf. auch zugreifen, indem Sie auf die Schaltfläche Mehr (>>), dann auf Optionen und schließlich auf Audio und Video einrichten klicken.) Folgen Sie den Anweisungen im Assistenten, um die Lautsprecher, das Mikrofon und die Webkamera anzugeben und zu testen. So stellen Sie eine Verbindung zur Audiobesprechung her 1. 2. Verbinden Sie das Microsoft RoundTable-Gerät mit dem Computer, um der Besprechung zuzuhören. Audio sollte standardmäßig aktiviert sein. Klicken Sie andernfalls auf Sprache und Video, um den Bereich Sprache und Video zu öffnen, und klicken Sie dann auf An Audiobesprechung teilnehmen. So stellen Sie eine Verbindung zur Telefonkonferenz her, indem der Konferenzdienst Sie anruft Hinweis Wenn Sie zum ersten Mal an einer Besprechung teilnehmen, in der nur die Telefonkonferenz verwendet wird, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie eine Telefonnummer eingeben können, die der Konferenzdienst verwenden soll, um Sie anzurufen. 1. Klicken Sie auf Sprache und Video, um den Bereich Sprache und Video zu öffnen. 2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Wenn Sie bereits mit der Audiobesprechung verbunden sind, klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben der Schaltfläche Anruf beenden, und klicken Sie dann auf Computeranruf beenden und mit meinem Telefon verbinden. Wenn Sie nicht mit der Audiobesprechung verbunden sind, klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben der Schaltfläche An Audiobesprechung teilnehmen, und klicken Sie dann auf Rückruf. 3. Wenn Sie zum ersten Mal an einer Telefonkonferenz teilnehmen, wird das Dialogfeld Neue Rufnummer angezeigt. Geben Sie Ihre Vorwahl und Telefonnummer ein, und klicken Sie dann auf OK. 4. Klicken Sie im Dialogfeld Anrufsteuerung aktivieren auf Teilnehmen, wenn Sie Teilnehmer sind. Wenn Sie Konferenzleiter sind, aktivieren Sie das Optionsfeld Leitung, geben den Leitungsoder PIN-Code ein, und klicken Sie dann auf Teilnehmen. So stellen Sie eine Verbindung zur Telefonkonferenz durch Einwählen in den Dienst her 1. Klicken Sie auf Sprache und Video, um den Bereich Sprache und Video zu öffnen. 2. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben An Audiobesprechung teilnehmen. 3. Klicken Sie auf Anrufdetails anzeigen, und verwenden Sie dann das Telefon, um die aufgelisteten Nummern zu wählen. So stellen Sie eine Verbindung zur Videobesprechung her 1. Wenn das Hauptvideo nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Sprache und Video, um den Bereich Sprache und Video zu öffnen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben dem Webkamerasymbol, und klicken Sie dann auf Hauptvideo anzeigen. Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch | 17 2. Wenn Sie Video per Stream übertragen möchten, klicken Sie auf den Bereich Sprache und Video, klicken Sie auf das Webkamerasymbol, und klicken Sie dann auf Video starten. 3. Klicken Sie für das Panoramavideo von Microsoft RoundTable auf Sprache und Video. Klicken Sie im Bereich Sprache und Video auf das Webkamerasymbol. Verwenden des Microsoft Office Live Meeting-Clients Während der Besprechung können Sie die Lautstärke des Microsoft RoundTable-Geräts mithilfe der Lautstärketasten auf dem Gerät anpassen. Außerdem können Sie mit anderen Teilnehmern während der Besprechung über Chat kommunizieren oder dem Vortragenden eine Frage stellen. Beim obersten Element im Office Live Meeting-Clientfenster handelt es sich um die Menüleiste, die Menüelemente enthält. Abbildung 6 unten zeigt die Menüelemente und Symbole der Menüleiste. Hinweis Je nach Einrichtung der Besprechung und Ihren Berechtigungen zum Verwenden bestimmter Funktionen stehen einige dieser Menüelemente möglicherweise nicht zur Verfügung. A Menüschaltfläche. Sie können die Kontoinformationen konfigurieren und die Visitenkartenoptionen festlegen. B Menü „Inhalt“. Vortragende können Dokumente, Anwendungen oder ihren Desktop für die Teilnehmer freigeben. C Menü „Teilnehmer“. Sie können die Teilnehmerliste oder den Sitzplan anzeigen. Vortragende können andere Teilnehmer einladen, stumm schalten und Teilnehmerberechtigungen festlegen. D Menü „Sprache und Video“. Sie können die Audio- und Videoübertragung starten und anhalten, die Lautsprecher und das Mikrofon stumm schalten sowie die Lautstärke der Lautsprecher und des Mikrofons anpassen. E Frage- und Antwortbereich. Sie können Fragen an den Vortragenden eingeben, und Vortragende können die entsprechenden Antworten eingeben. F Bereich „Besprechung“. Hier werden Besprechungsdetails angezeigt, zum Beispiel die Besprechungs-ID und der Zugangscode. G Menü „Aufzeichnung“. Vortragende können eine Aufzeichnung der Besprechung, einschließlich Audio, starten, anhalten und beenden. H Symbol zum Stummschalten des Mikrofons. Klicken Sie auf dieses Symbol, um das Mikrofon einoder auszuschalten. Für Microsoft RoundTable müssen Sie die entsprechende MikrofonStummschalttaste auf dem Gerät verwenden. I Symbol zum Stummschalten der Lautsprecher. Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Lautsprecher ein- und auszuschalten. Für Microsoft RoundTable müssen Sie die entsprechende Lautsprecher-Stummschalttaste auf dem Gerät verwenden. 18 | Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch J Webkamerasymbol. Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Videoübertragung zu starten oder zu beenden. K Bereich „Handzettel“. Sie können Handzettel herunterladen, die der Vortragende der Besprechung hinzugefügt hat. L Bereich „Freigegebene Notizen“. Sie können Notizen erstellen und speichern, die alle Teilnehmer sehen können. M Menü „Feedback“. Sie können Ihren Feedbackstatus ändern, um dem Vortragenden beispielsweise zu signalisieren, dass er langsamer voranschreiten soll. Abbildung 6. Menüelemente und Symbole der Menüleiste Bei den Menüelementen im Besprechungsclient handelt es sich um verschiebbare Bereiche. Sie können auf ein Menüelement klicken und die Titelleiste dann auf eine beliebige Stelle des Bildschirms ziehen. Um beispielsweise den Bereich Sprache und Video zu öffnen, klicken Sie auf Sprache und Video und ziehen die Titelleiste dann in die Mitte des Live Meeting-Clientfensters, wie in Abbildung 7 unten gezeigt. Abbildung 7. Microsoft Office Live Meeting-Client Vorausplanen einer Besprechung Sie können Besprechungen mithilfe des Conferencing Add-Ins für Microsoft® Office Outlook®Messaging- und Collaborationclient planen. So konfigurieren Sie das Konferenz-Add-In für Outlook Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch | 19 1. Installieren Sie gemäß den Anweisungen des Administrators das Konferenz-Add-In für Outlook auf dem Computer. 2. Klicken Sie im Outlook-Kalender auf Konferenz und dann auf Benutzerkonten. 3. Geben Sie im Dialogfeld Benutzerkonten unter Office Communications Server, im Textfeld Anmeldename Ihren Anmeldenamen ein. 4. Klicken Sie ggf. auf Erweitert. Klicken Sie unter Erweiterte Verbindungseinstellungen auf Diese Server verwenden. Geben Sie im Textfeld Interner Servername oder IP-Adresse oder Externer Servername oder IP-Adresse den Servernamen oder die IP-Adresse des Office Communications 2007-Servers ein, zu dem Sie eine Verbindung herstellen möchten. 5. Zum Überprüfen Ihrer Anmeldeinformationen klicken Sie auf Verbindung prüfen. 6. Klicken Sie auf OK. So planen Sie eine Besprechung mithilfe des Konferenz-Add-Ins für Outlook 1. Klicken Sie im Outlook-Kalender auf Live Meeting-Besprechung planen. 2. Geben Sie auf der Registerkarte Termin im Textfeld Betreff eine Beschreibung der Besprechung ein. Geben Sie im Textfeld An die E-Mail-Adressen der eingeladenen Personen ein. Trennen Sie die einzelnen Adressen dabei durch Semikolons. 3. Klicken Sie auf Teilnehmer/Vortragende, um Vortragende festzulegen. Klicken Sie in der Liste Teilnehmer auf einen Namen und dann auf Hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf OK. 4. Klicken Sie auf Audio. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Klicken Sie auf Über einen Telefonkonferenzdienst in die Besprechung einwählen, und tragen Sie dann die Audioinformationen ein. Klicken Sie andernfalls auf Über Computeraudiofunktionen in die Besprechung einwählen, wenn Teilnehmer mithilfe eines Computers mit Headset oder Mikrofon und Lautsprechern eine Verbindung herstellen sollen. Verwenden von Office Communicator 2007 Office Communicator 2007 bietet Telefon- und Videofunktionen, um Ihre tägliche Kommunikation zu verbessern. Mit Office Communicator 2007 haben Sie folgende Möglichkeiten: Durchführen eines Telefonanrufs mit einem Klick, indem Sie auf einen Kontakt in der Kontaktliste klicken. Durchführen von Gruppentelefonkonferenzen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Gruppennamen klicken, auf Telefonkonferenz beginnen zeigen und dann eine Konferenzanrufoption auswählen.* Telefonnummernformate Office Communicator 2007 stellt verschiedene Orte zum Eingeben von Telefonnummern bereit. Wenn Sie eine anzurufende Telefonnummer im Suchfeld eingeben, können Sie Ziffern oder alphabetische Zeichen verwenden. Sie können zum Beispiel eine Nummer wie 1-555-555-0101 oder eine mit 1-800 beginnende Nummer als 1-800-BEISPIEL eingeben. Vorbereitende Maßnahmen Bevor Sie beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Microsoft Office Communicator 2007 auf dem Computer installiert und Microsoft RoundTable konfiguriert und mit dem Computer verbunden ist. 20 | Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch Durchführen eines schnellen Telefonanrufs Mit den Telefonfunktionen von Communicator können Sie externe PSTN-Anrufe sowie Anrufe zwischen zwei Computern durchführen und eingehende PSTN-Anrufe entgegennehmen. Versuchen Sie zu Beginn, ein paar Anrufe mit Communicator und Microsoft RoundTable durchzuführen. Anrufen eines Kontakts aus der Kontaktliste Klicken Sie in der Kontaktliste von Communicator rechts neben dem Kontaktnamen auf die Anrufschaltfläche eines Kontakts, wie unten in Abbildung 8 gezeigt wird. Anrufschalftfläche für einen schnellen Telefonanruf Abbildung 8. Anrufschaltfläche für einen Kontakt Anrufen einer externen Nummer 1. Geben Sie im Fenster von Communicator eine Nummer (z. B. Ihre Privatnummer) im Suchfeld Namen oder Rufnummer eingeben ein. Sie müssen die Nummer nicht formatieren. 2. Doppelklicken Sie auf die Anrufschaltfläche der Nummer im Bereich Suchergebnisse, um die Nummer zu wählen. Herstellen und Empfangen von Telefonanrufen Microsoft RoundTable bietet zusammen mit Communicator eine umfassende Telefonkommunikationserfahrung, der weit über die Funktionen gewöhnlicher Telefone hinausgeht. Im Abschnitt unten wird erläutert, wie Sie Microsoft RoundTable und Communicator zum Durchführen von Aufgaben verwenden können, die Sie normalerweise mit dem Telefon auf Ihrem Schreibtisch erledigen. Zu diesem Zweck erhalten Sie Informationen zum Durchführen folgender Aufgaben: Anrufen mit Hilfe von Ein-Klick-Anrufen von der Kontaktliste aus. Suchen optionaler Telefonnummern, einschließlich Mobiltelefonnummern, für Kontakte. Anrufen durch Eingeben einer neuen Telefonnummer im Suchfeld. Entgegennehmen eines eingehenden Anrufs. Verwenden der Anrufsteuerung, um Anrufe zu halten oder weiterzuleiten. Hinzufügen von Video zu einem Telefonanruf. Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch | 21 Durchführen eines Anrufs mit einem Klick Alle Kontakte in der Kontaktliste verfügen über Nummern, die Sie wählen können, indem Sie auf die entsprechende Anrufschaltfläche des Kontakts klicken. Die Nummer entspricht standardmäßig der Nummer am Arbeitsplatz des Kontakts, kann aber basierend auf der zuletzt zum Anrufen des Kontakts verwendeten Nummer geändert werden. Die Anrufschaltfläche wird unten in Abbildung 9 gezeigt. Abbildung 9. Die Anrufschaltfläche in der Kontaktliste So führen Sie einen Audioanruf mit einem Klick durch Klicken Sie in der Kontaktliste auf die Anrufschaltfläche rechts neben dem Kontakt, den Sie anrufen möchten. Anrufen zusätzlicher Nummern Benutzer von Communicator können zusätzliche Telefonnummern veröffentlichen, zum Beispiel ihre Mobiltelefon- oder Privatnummer. Zum Anrufen einer zusätzlichen Telefonnummer klicken Sie auf den Pfeil neben der Anrufschaltfläche, wie unten in Abbildung 10 gezeigt wird. Weitere Anrufoptionen anzeigen Abbildung 10. Anrufoptionen für einen Kontakt So zeigen Sie Anrufoptionen für einen Kontakt an 1. Klicken Sie in der Kontaktliste auf den Pfeil rechts neben der Anrufschaltfläche des entsprechenden Kontakts. 2. Klicken Sie im Menü mit den Anrufoptionen auf den Namen oder die Nummer des Kontakts, den Sie anrufen möchten, oder klicken Sie auf Neue Nummer, und geben Sie dann die Nummer ein, die Sie anrufen möchten. Eingeben einer neuen anzurufenden Nummer Zusätzlich zum Anrufen mit einem Klick und dem Verwenden von Anrufoptionen können Sie die anzurufende Nummer auch in das Suchfeld des Office Communicator-Fensters eingeben. 22 | Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch So geben Sie eine neue Nummer ein und rufen sie an 1. Geben Sie im Suchfeld des Office Communicator-Fensters die anzurufende Nummer ein. Verwenden Sie das internationale Telefonnummernformat. Geben Sie die Ländervorwahl gefolgt von der lokalen Telefonnummer ein. Für eine Nummer in den USA geben Sie beispielsweise Folgendes ein: 15555555555. In den USA verwenden Sie z. B. (011) und in Europa (00). Für 1800-Nummern können Sie auch alphabetische Zeichen verwenden. Sie können beispielsweise Folgendes eingeben: 1-800-BEISPIEL. 2. Klicken Sie im Bereich Suchergebnisse auf die Anrufschaltfläche rechts neben der eingegebenen Telefonnummer. Sie können auch die EINGABETASTE drücken, um den Anruf zu tätigen. Entgegennehmen eines Telefonanrufs Wenn Sie einen Telefonanruf von einem anderen Communicator-Kontakt empfangen, wird unten rechts auf Ihrem Computerbildschirm eine Anrufbenachrichtigung angezeigt. Von der Benachrichtigung aus können Sie den Anruf entgegennehmen, ignorieren oder an eine andere Nummer umleiten, wie unten in Abbildung 11 gezeigt wird. Linker Bereich mit Status auf “Bitte nicht stören” Anrufeinladungsbenachrichtigung festlegen Anruf ignorieren Anruf auf anderes Telefon oder Anrufbeantworter umleiten Abbildung 11. Audioanruf-Einladungsbenachrichtigung So nehmen Sie einen Telefonanruf entgegen Klicken Sie auf den linken Bereich der Anrufeinladungsbenachrichtigung. So ignorieren Sie einen Anruf Klicken Sie in der Anrufeinladungsbenachrichtigung auf Anruf ignorieren. So leiten Sie einen Anruf um Klicken Sie auf die Schaltfläche Anruf an anderes Telefon oder Sofortnachricht umleiten, und wählen Sie eine Option aus dem Menü aus. Sie können einen Anruf an eine beliebige veröffentlichte Telefonnummer umleiten, einschließlich der Mobiltelefonnummer, der Privatnummer oder einer anderen Telefonnummer. Wenn Sie einen Anruf an eine Sofortnachricht umleiten möchten, wird der Anruf ignoriert und das Fenster Unterhaltung geöffnet, damit Sie dem Kontakt eine Sofortnachricht senden können. Verwenden der Anrufsteuerung Wenn Sie den Anruf eines Communicator-Kontakts entgegennehmen, wird das Fenster Unterhaltung geöffnet. Das Fenster Unterhaltung bietet verschiedene Anrufsteuerungsoptionen, die Sie verwenden können, um einen Anruf weiterzuleiten, zu halten oder um die Lautstärke des Lautsprechers oder Mikrofons anzupassen. Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch | 23 Tabelle 3 unten zeigt die Symbole der Anrufsteuerung und gibt eine kurze Beschreibung der einzelnen Funktionen. 24 | Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch Tabelle 3. Anrufsteuerung Symbol Funktion Anruf beenden Anruf halten Leitung während einer Telefonkonferenz stumm schalten Anruf weiterleiten an: eine andere Person ein anderes Gerät (zum Beispiel das Mobiltelefon) Anzeigen des Wähltastenfelds Das Wähltastenfeld wird zum Eingeben von Daten für den Zugriff auf Voicemail und zum Eingeben eines Zugangscodes für Konferenzen verwendet. Ton eines Anrufs zwischen dem USB-Telefongerät und anderen Lautsprechern umschalten Dieses Symbol wird nur angezeigt, wenn ein USBTelefongerät an den PC angeschlossen ist und Sie das Audiogerät so konfiguriert haben, dass der Anrufton auf einem anderen Gerät als dem USBTelefongerät wiedergegeben wird. Lautsprecher stumm schalten Klicken Sie auf die Menüschaltfläche, um die Lautstärke anzupassen. Mikrofon stumm schalten Lautstärkeanzeige Verstrichene Zeit Durchführen und Empfangen von Videoanrufen Wenn Microsoft RoundTable mit dem Computer verbunden ist, können Sie einen Videoanruf mit einem Kontakt durchführen. Wenn der Kontakt den Anruf entgegennimmt, kann er die Übertragung Ihres Videobilds auch dann sehen, wenn er keine Webcam hat. Wenn eine Webcam am Computer des Kontakts angeschlossen ist, wird die Videoübertragung dieser Person in Ihrem Fenster Unterhaltung angezeigt. Durchführen eines Videoanrufs Sie können einer aktiven Sofortnachrichtensitzung oder einem Telefongespräch eine Videoübertragung hinzufügen oder einen Videoanruf aus dem Office Communicator-Fenster starten. So starten Sie einen Videoanruf aus der Kontaktliste Klicken Sie in der Kontaktliste mit der rechten Maustaste auf einen Kontakt und dann auf Videoanruf beginnen, wie unten in Abbildung 12 gezeigt wird. Nachdem der Videoanruf entgegengenommen wurde, wird das Fenster Unterhaltung erweitert, um das Videobild anzuzeigen. Abbildung 12. Ein Videoanruf wird in der Kontaktliste gestartet. Empfangen eines Videoanrufs Ein Kontakt muss nicht über Microsoft RoundTable oder eine Webcam verfügen, um einen Videoanruf entgegenzunehmen. Wenn ein Kontakt weder über Microsoft RoundTable noch über eine Webcam verfügt, kann er dennoch die Videoübertragung des Anrufers anzeigen. Der Anrufer sieht jedoch nur ein Platzhaltersymbol anstelle der Videoübertragung des Kontakts. So empfangen Sie einen Audio-/Videoanruf Klicken Sie auf den linken Bereich der Videoanruf-Einladungsbenachrichtigung, wie unten in Abbildung 13 gezeigt wird. 26 | Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch Linker Bereich mit VideoAnrufeinladungsbenachrichtigung Status auf “Bitte nicht stören” festlegen Anruf ignorieren Anruf auf anderes Telefon oder Anrufbeantworter umleiten Abbildung 13. Die Videoanruf-Einladungsbenachrichtigung Wenn Sie eine Videoanrufeinladung annehmen, wird das Communicator-Fenster Unterhaltung geöffnet, um die Videoübertragung des Anrufers anzuzeigen, wie unten in Abbildung 14 gezeigt wird. Abbildung 14. Das Fenster Unterhaltung mit der Videoübertragung Microsoft RoundTable Benutzerhandbuch 27 Anhang A: Tipps zur Leistungssteigerung Unten finden Sie einige Tipps zur Leistungssteigerung, damit Sie das Microsoft RoundTableGerät optimal nutzen können. Tipps für die Audioleistung Mithilfe der folgenden Tipps erhalten Sie während einer Telefonsitzung die bestmögliche Audioqualität. Platzieren Sie das Microsoft RoundTable-Gerät in der Mitte des Besprechungstisches. Platzieren Sie in einem großen Raum die aktivsten Teilnehmer möglichst nah am Gerät. Bitten Sie die Teilnehmer, mit ihren normalen Stimmen zu sprechen. Lautes Sprechen oder Schreien kann zu einer ungleichmäßigen Audioleistung führen. Fragen Sie die Personen am Remotestandort, ob sie Sie hören können. Bitten Sie sie, sich selbst vorzustellen, sodass Sie sich sicher sein können, sie zu hören. Da es möglicherweise leichte Tonverzögerungen geben kann, dauert es eventuell einen Moment, bis andere Teilnehmer antworten oder Kommentare abgeben können. Vermeiden Sie in der Nähe der Mikrofone das Rascheln mit Papier und das Klopfen auf feste Objekte. Tipps für die Videoleistung Mithilfe der folgenden Tipps erhalten Sie während einer Konferenz die bestmögliche Videoqualität. Platzieren Sie das Microsoft RoundTable-Gerät in der Mitte des Besprechungstisches. Platzieren Sie in einem großen Raum die aktivsten Teilnehmer möglichst nah am Gerät. Sorgen Sie im Konferenzraum für eine gleichmäßige Beleuchtung. Das Tageslicht ist eine variierende Lichtquelle und passt möglicherweise nicht zur künstlichen Beleuchtung im Raum. Daher sollten Sie Vorhänge oder Fensterläden schließen. Da eine leichte Verzögerung beim Senden und Empfangen der Videosignale auftritt, sollten Sie schnelle Bewegungen vermeiden und natürliche Gesten verwenden. Wenn Sie das Microsoft RoundTable-Gerät vor der Besprechung ausrichten, sollten Sie versuchen, die Besprechungsteilnehmer anstatt den Tisch, die Stühle oder die Wände auf dem Bildschirm anzuzeigen. Eine ideale Beleuchtung würde ein Raum mit Leuchtstofflampen bieten. In einem Raum mit Echo wird die Sprechererkennung des Geräts verschlechtert, daher sollten Sie Räume mit Echo vermeiden. Außerdem sollten die Vortragenden der Besprechung direkt in das Gerät sprechen. Wenn sie dem Gerät den Rücken zuwenden, wird die Tonaufnahme verschlechtert.
