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Kinner Software-Entwicklung Literatur-Star Benutzerhandbuch © 1996-2000, EDV Service Kinner Thesings Alle 14, 33332 Gütersloh Tel.: (05201) 46 84, Fax: (05201) 42 98 1 Copyright© EDV - Service Kinner Thesings Allee 14 33332 Gütersloh Vertrieb u. Support EDV-Service Kinner Software Am Alten Hof 12 33790 Halle/Westf. Tel.: (05201) 46 84 Fax: (05201) 42 98 Alle registrierten Anwender erhalten zu Bürozeiten, außer in Urlaubszeiten, Unterstützung zum Programm unter der oben genannten Telefonnummer 05201/ 4684. Alle genannten eingetragenen Warenzeichen werden hiermit anerkannt. Die vorliegende Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind vorbehalten. Kein Teil dieser Dokumentation darf ohne schriftliche Genehmigung der Firma EDV-Service Kinner, 33332 Gütersloh in irgendeiner Form reproduziert werden. Der rechtmäßige Erwerb der Programm-Diskette und der Dokumentation erlaubt die Nutzung des Programms analog der Nutzung eines Buches. Entsprechend darf die Einzelplatzversion nicht zur gleichen Zeit von verschiedenen Personen an verschiedenen Orten auf verschiedenen Rechnern benutzt werden. Wir haben uns bei der Erstellung der Software sowie der Dokumentation große Mühe gegeben. Trotzdem können Fehler nicht ganz ausgeschlossen werden. Für Hinweise auf etwaige Fehler sind wir Ihnen sehr dankbar, für deren Folgen können wir aber keine Haftung übernehmen. Datenträgerkopien dürfen lediglich zum Zweck der Datensicherung angefertigt werden. 1. ALLGEMEINES ZUM PROGRAMM. ............................................ 6 2 2. HARDWARE-VORAUSSETZUNGEN UND INSTALLATION DES PROGRAMMS. ...............................................................................6 2.1 HARDWARE-VORAUSSETZUNGEN. ....................................................6 2.2 INSTALLATION UND STARTEN DES PROGRAMMS. ..............................6 3. DIE PROGRAMMSTEUERUNG. .....................................................9 3.1 PULLDOWN-MENÜS. .........................................................................9 Datei: ................................................................................................9 Bearbeiten: .......................................................................................9 Optionen:........................................................................................10 Formular: .......................................................................................11 Hilfe: ................................................................................................11 3.2 DIE SYMBOLLEISTE. ........................................................................11 3.3 FORMULAR-TASTEN. .......................................................................14 3.4 DIE STATUS-ZEILE. .........................................................................15 4. DIE WICHTIGSTEN FORMULARE. ............................................16 4.1 LITERATUR-FORMULAR. .................................................................16 4.2 MEMO-FORMULAR. .........................................................................17 4.3 SCHLAGWORTE-FORMULAR. ...........................................................18 4.4 TABELLEN-FORMULARE..................................................................19 4.5 AUTOREN-FORMULAR. ....................................................................21 4.6 LAGERORTE-FORMULAR. ................................................................22 4.7 SCHLAGWORTSUCHE-FORMULAR. ...................................................24 5. BEDIENUNG DES PROGRAMMS. ................................................26 5.1 NEUANLEGEN EINER MEDIENEINHEIT..............................................26 5.2 MEMOTEXT EINGEBEN. ...................................................................27 5.3 ZUORDNEN VON SCHLAGWORTEN. ..................................................28 5.4 SUCHEN VON GESPEICHERTEN MEDIENEINHEITEN. .........................29 5.4.1 Wertsuche. ...............................................................................29 5.4.2 Inkrementelle Suche. ...............................................................30 5.4.3 Schlagwortsuche. ....................................................................31 5.5 ÄNDERN VON MEDIENEINHEITEN. ...................................................32 5.6 LÖSCHEN VON MEDIENEINHEITEN...................................................33 5.7 AUTOREN ANLEGEN. .......................................................................33 5.8 LAGERORTE ANLEGEN. ....................................................................34 5.9 EIGENE IDENTIFIKATIONSNUMMERNKREISE VERGEBEN...................35 3 5.10 SORTIERUNG DER MEDIENEINHEITEN. .......................................... 35 5.11 DATENEXPORT. ............................................................................ 36 6. LESEZEICHEN. ............................................................................... 37 6.1 LESEZEICHEN SETZEN. .................................................................... 37 6.2 LESEZEICHEN VERWALTEN. ............................................................ 37 7. FILTER. ............................................................................................. 39 7.1 FILTER DEFINIEREN. ....................................................................... 39 7.2 FILTER EIN BZW. AUSSCHALTEN. .................................................... 40 8. REPORT. ........................................................................................... 41 8.1 REPORT WÄHLEN UND DRUCKEN. ................................................... 42 8.2 REPORT-DESIGNER (NUR COMMERICAL-VERSION). ....................... 44 9. BENUTZERRECHTE ...................................................................... 45 9.1 PAßWORTVERGABE. ....................................................................... 45 9.2 ÄNDERUNG DER BENUTZERRECHTE. .............................................. 46 9.3 SCHUTZ EIGENER MEDIENEINHEITEN AKTIVIEREN. ......................... 46 9.4 BENUTZERKENNUNG. ..................................................................... 47 10 DIE FREIFELDER .......................................................................... 48 11. DIE ENTLEIHE (NUR COMMERCIAL-VERSION). ............... 50 11.1 DIE ADRESSVERWALTUNG DER ENTLEIHE. ................................... 51 11.1.1. Eine Adresse neu anlegen. .................................................. 51 11.1.2. Eine Adresse suchen. ........................................................... 52 11.1.3. Eine Adresse ändern. .......................................................... 52 11.1.4. Eine Adresse löschen. .......................................................... 52 11.2 EINE MEDIENEINHEIT ENTLEIHEN. ................................................ 53 11.3 EINE MEDIENEINHEIT ZURÜCKBUCHEN. ....................................... 53 11.4 ALLE MEDIENEINHEITEN EINES ENTLEIHERS ZURÜCKBUCHEN. .... 53 11.5 EINE MEDIENEINHEIT VERLÄNGERN. ............................................ 53 11.6 ALLE MEDIENEINHEITEN EINES ENTLEIHERS VERLÄNGERN. ......... 54 12. STICHWÖRTER. ........................................................................... 54 13. PROBLEME UND TIPS. ............................................................... 55 14. DATENSICHERUNG / DEFEKTE DATEIEN. ........................... 56 4 15. NETZWERK INSTALLATION. ....................................................58 16. ERGÄNZUNGEN UND ÄNDERUNGEN......................................60 16.1. NACHSCHLAGEFELD LAGERORT IDENT. .......................................60 5 1. Allgemeines zum Programm. Literatur-Star ist eine leistungsfähige Datenbankanwendung speziell zur effektiven Verwaltung größerer Literaturbestände wie Bücher, Zeitschriften, Artikel etc. Sie können umfangreiche Informationen wie Titel, drei Autoren, ISBN, Bestellnummer, Lagerort etc. zu jedem Medium in einem Datensatz abspeichern und jedem Datensatz beliebig viele Schlagworte zuordnen. Die gespeicherten Daten zu Ihren Medien können Sie anhand dieser Schlagworte, aber auch nach anderen Kriterien wie Titel, Autor oder Lagerort, auf einfache und zeitsparende Weise wiederfinden und auswerten. Der Export der Stammdaten in eine dBase IV Datei ist ebenso einfach wie eine Übernahme der Daten in die Windows Zwischenablage. 2. Hardware-Voraussetzungen und Installation des Programms. 2.1 Hardware-Voraussetzungen. Das Programm läuft auf allen kompatiblen PCs unter den WindowsVersionen 3.x, 95, 98 und Windows NT. Als Arbeitsspeicher stellen 16 MByte die untere Grenze dar. Die Festplatte sollte mindestens 10 MByte freien Speicherplatz haben. Alle von Windows unterstützten Drucker können verwendet werden. Die Verwendung einer Maus wird dringend empfohlen. 2.2 Installation und Starten des Programms. WICHTIG Am Ende der Installation werden Sie gefragt, ob das DOS Hilfsprogramm SHARE in der Startdatei AUTOEXEC.BAT installiert werden soll, falls noch nicht vorhanden. Wenn Sie diese automatische Installation ablehnen, müssen Sie die Installation unbedingt manuell nachholen, bevor Sie Literatur-Star zum ersten Mal starten, da das Programm dieses DOS Hilfsprogramm für seinen Zugriff auf die Datenbank benötigt (Für eine nachträgliche Installation siehe DOS Handbuch). 6 Starten Sie Windows neu oder wechseln Sie in den Windows ProgrammManager. Wählen Sie im Programm-Manager im Pulldown-Menü Datei den Menüpunkt Ausführen aus. Tippen Sie in der Befehlszeile <Laufwerk>:install ein, wobei Laufwerk das Diskettenlaufwerk mit der eingelegten Installationsdiskette ist. Bsp.: D:INSTALL wenn Sie vom Laufwerk D installieren. Wählen Sie zur normalen Installation den Menüpunkt <Vollinstallation>. Das Installationsprogramm installiert das Programm und die Datenbank in das Verzeichnis C:\LITPRO die Datenbank-Engine in das Verzeichnis C:\IDAPI wenn Sie nicht andere Verzeichnisse eingegeben haben und richtet im Programm-Manager eine eigene Programmgruppe „Literaturverwaltung“ mit den zwei neuen Programmsymbolen „Literatur-Star “ und „Datenbank-Konfiguration“ ein. Abschließend wird die Readme-Datei mit eventuellen Ergänzungen zum Programm angezeigt, die nicht mehr ins Handbuch aufgenommen werden konnten. Schließen Sie das Fenster über Datei / Beenden oder Doppelklick auf den Schließknopf, nachdem Sie den Text gelesen haben. HINWEIS Sie können sich diese Datei auch ausdrucken (Menü Datei / Drucken). ACHTUNG Wenn Sie Programm und Datenbank in ein anderes Verzeichnis installiert haben, müssen Sie die Datenbank-Engine neu konfigurieren. Doppelklicken Sie hierzu auf das Symbol „DatenbankKonfiguration“ in der neuen Programmgruppe „Literaturverwaltung“. Klicken Sie anschließend auf den Karteikartenreiter „Aliase“. 7 Wählen Sie aus den vorhandenen Aliasen <LITSTAR> Ändern Sie den Wert für „Path“ entsprechend Ihrem gewählten LiteraturStar Verzeichnis ab. Wählen Sie aus den vorhandenen Aliasen <LITPRIV> Ändern Sie den Wert für „Path“ entsprechend Ihrem gewählten LiteraturStar Verzeichnis ab. Verlassen Sie das Programm über das Pulldown-Menü Datei / Beenden und sichern Sie die neuen Werte in der abschließenden Sicherheitsabfrage. ACHTUNG Starten Sie Windows nach dieser Änderung neu, bevor Sie Literatur-Star laden. Starten Sie Literatur-Star durch Doppelklick auf das zugehörige Programmsymbol in der Programmgruppe „Literaturverwaltung“. 8 3. Die Programmsteuerung. 3.1 Pulldown-Menüs. Datei: Copyright: Sie rufen das Fenster mit der Copyright-Meldung des Literatur-Star auf. Nach Anklicken der Ok-Taste gelangen Sie wieder ins Programm. Beenden: beendet nach einer Sicherheitsabfrage das Programm. Bearbeiten: Ausschneiden, Kopieren: hiermit kopieren Sie markierte Datenbereiche in die Windows Zwischenablage. Beim Kopieren werden die Originaldaten jedoch in die Zwischenablage dupliziert, während beim Ausschneiden diese Daten im Literatur-Star gelöscht werden. Einfügen: kopierte bzw. ausgeschnittene Daten werden ab der Cursorposition eingefügt, sofern das aktuelle Datenfeld eine Eingabe zuläßt. HINWEIS da beim Ausschneiden bzw. Einfügen die Daten der aktuellen Medieneinheit geändert werden, muß der ÄndernSymbolknopf (18) gedrückt sein (s 3.2 Symbolleiste). Suchen: ruft je nach aktivem Formular die Wertsuche (Literatur-, Memo-, Verlags-Formular) bzw. Schlagwortsuche (Schlagwort-Formular) auf (s. 5.4 Suchen von gespeicherten Medieneinheiten). Weitersuchen: sucht nach einer vorhergehenden Wertsuche nach einem weiteren passenden Wert. Es erscheint in der Statuszeile eine entsprechende Meldung, wenn kein weiterer passender Wert gefunden werden konnte (s. 5.4 Suchen von gespeicherten Medieneinheiten). Inkr. Suchen ein/aus: schaltet die inkrementelle Wertsuche ein bzw. aus (s. 5.4 Suchen von gespeicherten Medieneinheiten). Lesezeichen setzen: trägt die aktuelle Lesezeichenverwaltung ein (s. 6. Lesezeichen). 9 Medieneinheit in die Lesezeichenverwaltung: zeigt Ihnen alle mit Lesezeichen markierten Medieneinheiten und ermöglicht Ihnen die direkte Anwahl dieser Datensätze (s. 6. Lesezeichen). Filter: ermöglicht Ihnen die Definition von sogenannten Filtern, um die einsehbaren Medieneinheiten auf eine gewisse Auswahl zu beschränken, daß heißt, nach Einschalten des Filters sind vorübergehend nur diejenigen Medieneinheiten einsehbar, die den Filterkriterien entsprechen (s. 7. Filter). Filter ein/aus: schaltet einen definierten Filter ein bzw. wieder aus (s. 7 Filter). Sortierung: ermöglicht es Ihnen, die Sortierreihenfolge der Medieneinheiten zu ändern (s. 5.10 Sortierung der Medieneinheiten). Optionen: Einstellungen: ruft das Einstellungen-Formular auf. In diesem dreigeteilten Formular können Sie grundsätzliche Einstellungen am Programm vornehmen. Benutzerrechte-Formular: Einstellmöglichkeiten diverser Rechte ( s. 9. Benutzerrechte Vorgaben-Formular: ). Sie können in diesem Formular.. a.)Voreinstellungen "Medieneinheiten ändern ein/aus"-Checkbox Im Formular Vorgaben kann der Zustand der "Medieneinheiten ändern ein/aus"-Schaltfläche (18) in der Symbolleiste beim Programmstart gespeichert werden. Ist diese Schaltfläche aktiviert, kann der Benutzer jederzeit Medieneinheiten ändern bzw. neue eingeben. Ein "x" in der Checkbox bedeutet, daß sofort nach dem Programmstart Änderungen und Neueingaben möglich sind. Eine leere Checkbox bedeutet, Änderungen und Neueingaben sind erst möglich nach Klick auf die "Medieneinheiten ändern ein/aus"-Schaltfläche (18) der Symbolleiste. Bitte sichern Sie eine Änderung der Checkbox mit der SpeichernTaste und beachten Sie, das diese Änderung erst nach dem nächsten Programmstart wirksam wird. b.) den Startwert für die Identifikationsnummernvergabe vorgeben (s. 5.9 Eigene Identifikationsnummernkreise vergeben). 10 c.) Titel (Überschriften) für die Freifelder vergeben (s. 10. Die Freifelder). Druckdesigner: In der Commercial-Version des Programms den Druckdesigner aufrufen, um die Ausdrucke zu ändern (s. 8.2 ReportDesigner). Datenexport: exportiert die Stammdaten aller einsehbaren Medieneinheiten (Einschränkung durch Filter möglich..) in eine dBaseDatei, die von den meisten Anwendungen (Textverarbeitungen etc.) ohne Probleme als Importdatei gelesen werden kann. Formular: Tabelle: ruft das Formular zur tabellarischen Medieneinheiten auf (s. 4.5 Tabellen-Formular). Darstellung der Lagerorte: ruft das Formular zur Bearbeitung der Lagerorte auf (s. 4.7 Lagerorte-Formular und 5.8 Lagerorte anlegen). Autoren: ruft das Formular zur Bearbeitung der Autoren auf (s. 4.6 Autoren-Formular und 5.7 Autoren anlegen). Schlagwortsuche: ruft das Formular zur Schlagwortsuche auf (s. 4.7 Schlagwortsuche-Formular und 5.4.3 Schlagwortsuche). Hilfe: Erste Schritte: ruft das programminterne Hilfeformular auf. Dort finden Sie Hilfestellung für die ersten Schritte im Programm. 3.2 Die Symbolleiste. 11 Über die Symbolleiste sind wichtige Programmfunktionen schnell erreichbar, alternativ sind einige wichtige Funktionen aber auch über ein Pulldown-Menü (s. 3.1 Pulldown Menüs) zu aktivieren. Die jeweiligen Funktionen der einzelnen Symbolschalter werden aktiviert bzw. deaktiviert, indem einfach auf die jeweilige Schaltfläche geklickt wird. Symbolschalter, deren Funktionen zur Zeit nicht sinnvoll oder sogar gefährlich sind, werden automatisch deaktiviert (graue Symbole). In einigen Formulare (Autoren- Lagerorte-Formular) ersetzen eigene Symbolleisten mit weniger Funktionen die Hauptsymbolleiste, so daß diese nicht benutzbar ist. Gleiche Symbolschalter in den verschiedenen Symbolleisten haben jedoch gleiche Funktionen. HINWEIS Wenn Sie den Mauszeiger einen Moment über einem Symbolschalter stehen lassen, erscheint ein kurzer Hilfstext zur Funktion des jeweiligen Schalters. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 1.) Suchen: ruft ein Formular zur Wertsuche auf (s. 5.4.1 Wertsuche). 2.) Inkr. Suchen ein/aus: schaltet die inkrementelle Wertsuche ein bzw. aus (s. 5.4.2 Suchen von gespeicherten Medieneinheiten). 3.) Weitersuchen: sucht nach einer vorhergehenden Wertsuche nach einem weiteren passenden Wert. Es erscheint in der Statuszeile eine entsprechende Meldung, wenn kein weiterer passender Wert gefunden werden konnte (s. 5.4 Suchen von gespeicherten Medieneinheiten). 4.) Lesezeichen setzen: trägt die aktuelle Medieneinheit in die Lesezeichenverwaltung ein (s. 6. Lesezeichen). 5.) Lesezeichenverwaltung: zeigt Ihnen alle mit Lesezeichen markierten Medieneinheiten und ermöglicht Ihnen die direkte Anwahl dieser Datensätze (s. 6. Lesezeichen). 6.) Filter: ermöglicht Ihnen die Definition von sogenannten Filtern, um die einsehbaren Medieneinheiten auf eine gewisse Auswahl zu beschränken (Subsets), daß heißt, nach Einschalten des Filters sind 12 vorübergehend nur diejenigen Medieneinheiten einsehbar, die den Filterkriterien entsprechen (s. 7. Filter). 7.) Filter ein/aus: schaltet einen definierten Filter ein bzw. wieder aus (s. 7 Filter). 8.) Sortierung: ermöglicht es Ihnen, die Sortierreihenfolge der Medieneinheiten zu ändern (s. 5.10 Sortierung der Medieneinheiten). 9.) Erste Medieneinheit: springt zur ersten gespeicherten Medieneinheit. 10.) Vorherige Medieneinheit: blättert zur vorherigen Medieneinheit. 11.) Nächste Medieneinheit: blättert zur nächsten Medieneinheit. 12.) Letzte Medieneinheit: Medieneinheit. springt zur letzten gespeicherten HINWEIS Wichtig ist im Zusammenhang mit 9.) - 13.) die Sortierung der Datei (s. 5.10 Sortierung der Medieneinheiten). 13.) Neue Medieneinheit: fügt einen leeren Datensatz in die Datei ein, der anschließend mit den Daten der neuen Medieneinheit gefüllt werden muß (Nur im Ändern-Modus - Symbolschalter 18). 14.) Medieneinheit löschen: löscht nach einer Sicherheitsabfrage die aktuelle Medieneinheit (Nur im Ändern-Modus - Symbolschalter 18). 15.) Änderungen speichern: speichert eine neue Medieneinheit bzw. Änderungen an einer bestehenden ab. 16.) Änderungen verwerfen: verwirft die Eingabe einer neuen Medieneinheit bzw. Änderungen an einer bestehenden. 17.) Medieneinheit duplizieren: kopiert die Feldinhalte der aktuellen Medieneinheit in einen neuen Datensatz. Dieser Datensatz kann anschließend, wo nötig, geändert werden und als neue Medieneinheit gespeichert werden (Nur im Ändern-Modus - Symbolschalter 18). 18.) Medieneinheiten ändern ein/aus: diese Schaltfläche verhindert, wenn deaktiviert, Änderungen an vorhandenen und die Eingabe neuer Medieneinheiten. Der Benutzer halt also nur Leserechte. Die rechte Anzeige in der Statuszeile am unteren Formularrand verdeutlicht den jeweiligen Zustand dieser Schaltfläche. 13 WICHTIG Diese Schaltfläche beeinflußt also die Aktivierungsmöglichkeit mehrerer anderer Schaltflächen (13,14,15,16) bzw. Pulldown-Menüs, welche Änderungen an Medieneinheiten vornehmen. 3.3 Formular-Tasten. Über die Formulartasten können wichtige Formulare des Programms direkt und schnell aufgerufen werden. Alternativ können diese Formulare auch über das Pulldown-Menü <Formular> aufgerufen werden (s. 3.1 Pulldown-Menüs). Tabelle: ruft das Formular zur tabellarischen Medieneinheiten auf (s. 4.5 Tabellen-Formular). Darstellung der Lagerorte: ruft das Formular zur Bearbeitung der Lagerorte auf (s. 4.7 Lagerorte-Formular und 5.8 Lagerorte anlegen). Autoren: ruft das Formular zur Bearbeitung der Autoren auf (s. 4.6 Autoren-Formular und 5.7 Autoren anlegen). Schlagwortsuche: ruft das Formular zur Schlagwortsuche auf (s. 4.7 Schlagwortsuche-Formular und 5.4.3 Schlagwortsuche). Entleihe (nur Commercial-Version): ruft das Formular Überwachung entliehener Medieneinheiten auf (s. 11. Die Entleihe). 14 zur 3.4 Die Status-Zeile. In der dreigeteilten Statuszeile am unteren Formularrand erhalten Sie zusätzliche Informationen vom Programm. Linker Abschnitt: zeigt Ihnen die Position der aktuellen Medieneinheit in der Datenbank an (Datensatz xxx von Gesamtanzahl Datensätze). Der aktuelle Suchbegriff bei der inkrementellen Suche (s. 5.4.2 Inkrementelle Suche) wird ebenfalls hier angezeigt. Mittlerer Abschnitt: zeigt diverse Meldungen des Programms, z. B., wenn bei einem Suchvorgang keine weiteren passenden Medieneinheiten gefunden wurden. Rechter Abschnitt: zeigt an, ob zur Zeit Änderungen bzw. Neueingaben möglich sind oder nur Leserechte bestehen. Zwischen beiden Möglichkeiten kann mit dem Medieneinheiten ändern ein/ausSymbolschalter (18) der Symbolleiste (s. 3.2 Die Symbolleiste) hin- und hergeschaltet werden. 15 4. Die wichtigsten Formulare. 4.1 Literatur-Formular. Das Literatur-Formular wird aufgerufen durch klicken auf den Karteikartenreiter mit der entsprechenden Beschriftung, es ist das zentrale Formular des Programms. Es zeigt die wichtigsten Informationen zu einer Medieneinheit wie Titel, Autor und Herausgeber, Aufbewahrungsort des Mediums (Lagerort und LagerortRubrik) etc. auf einen Blick und gibt Ihnen so die Möglichkeit, auf zeitsparende Weise an die gewünschten Informationen zu kommen. Medieneinheiten können in diesem Formular geändert bzw. neu eingegeben werden. Änderungen bzw. Neueingaben können gespeichert bzw. verworfen werden mit Hilfe der Symbolschalter Änderungen speichern (15) bzw. Änderungen verwerfen (16) ,wenn der Medieneinheiten ändern ein/aus Symbolschalter (18) aktiviert ist (s. 3.2 Symbolleiste). 16 4.2 Memo-Formular. Das Memo-Formular wird aufgerufen durch klicken auf den Karteikartenreiter mit der entsprechenden Beschriftung. Es dient zur Aufnahme beliebiger frei formatierter Informationen zu jeder Medieneinheit. Die Eingabe des Textes erfolgt analog einer normalen Textverarbeitung (s. 5.2 Memotext eingeben). Änderungen bzw. Neueingaben können gespeichert bzw. verworfen werden mit Hilfe der Symbolschalter Änderungen speichern (15) bzw. Änderungen verwerfen (16), wenn der Medieneinheiten ändern ein/aus Symbolschalter (18) aktiviert ist (s. 3.2 Symbolleiste). 17 4.3 Schlagworte-Formular. Das Schlagworte-Formular wird aufgerufen durch klicken auf den Karteikartenreiter mit der entsprechenden Beschriftung, es dient zur Eingabe beliebig vieler Schlagworte zu jeder Medieneinheit (s. 5.3 Zuordnen von Schlagworten). Änderungen bzw. Neueingaben können gespeichert bzw. gelöscht werden, wenn der Medieneinheiten ändern ein/aus Symbolschalter (18) aktiviert ist (s. 3.2 Symbolleiste). Löschen-Taste: löscht nach einer Sicherheitsabfrage das in der Tabelle markierte Schlagwort (markieren durch Klicken in Tabellenzeile markierte Zeile = schwarzes Dreieck am linken Tabellenrand). Im obigen Bild würde also das Schlagwort „Bestseller“ gelöscht und damit in Zukunft dieser Medieneinheit nicht mehr zugeordnet sein. Speichern-Taste: speichert das in dem unteren Auswahlfeld gewählte Schlagwort zur gegenwärtigen Medieneinheit ab. 18 4.4 Tabellen-Formulare. Tabellarische Formulare zur Anzeige der Datenbank erleichtern den Überblick über die gespeicherten Daten und dienen zudem in einfachen Fällen zur Lokalisierung gesuchter Daten, da mehrere Datensätze Medieneinheiten, Autoren, Lagerorte) auf einer Seite dargestellt werden. Alle gespeicherten Informationen z. B. eines Autors werden in einer Zeile dargestellt. Eine Tabellenzeile entspricht einem Datensatz der zugehörigen Datei. Tabellen-Formulare existieren für die Hauptdatei (Medieneinheiten), die Autoren- und die Lagerdatei. Diese Formulare werden aufgerufen durch die Formular-Taste Tabelle (s. 3.3 Formular-Tasten) oder im Lagerorte- bzw. Autoren-Formular durch den Symbolschalter Tabelle 19 der jeweiligen Symbolleiste (s. 3.2 Symbolleiste). Zusätzlich kann das Tabellen-Formular der Hauptdatei über das Pulldown-Menü <Formular><Tabelle> (s. 3.1 Pulldown-Menüs) und aufgerufen werden. Da die Tabelle breiter ist als der sichtbare Bildschirm, verschieben Sie den sichtbaren Bereich durch betätigen des waagerechten Rollbalkens am unteren Fensterrand. Wenn mehr Datensätze in der Tabelle sind als angezeigt werden können, blättern Sie die Tabelle nach oben oder unten durch klicken auf die PfeilKnöpfe des Rollbalkens am rechten Rand der Tabelle. Sie markieren einen Datensatz (schwarzes Dreieck Tabellenrand), indem Sie in die entsprechende Zeile klicken am linken Ok-Taste: sie können sich einen markierten Datensatz im zugehörigen Hautpformular anzeigen lassen, indem Sie das Formular mit dieser Taste verlassen oder in die entsprechende Tabellenzeile doppelklicken. Abbruch-Taste: schließt ebenfalls das Formular, ohne aber im aufrufenden Formular den zuletzt markierten Datensatz anzuzeigen. HINWEIS Die Funktionen der Symbolschalter entsprechen denen der Symbolleiste im Hauptformular. Sie können in den TabellenFormularen weder Daten ändern noch neue Datensätze hinzufügen. HINWEIS Wenn Sie beim Aufruf der tabellarischen Sicht die StrgTaste gedrückt halten, werden evtl. in der Hauptmaske wirksame Filter in der tabellarischen Sicht nicht berücksichtigt, d. h., es werden in der Tabelle alle Medieneinheiten angezeigt, gleichgültig, ob im Hauptformular bedingt durch Filterung einige Medieneinheiten nicht zu sehen sind. 20 4.5 Autoren-Formular. Im Autoren-Formular können der Datenbank neue Autoren hinzugefügt bzw. die Daten bestehender Autoren geändert werden. In Ergänzung zum Literatur-Formular können zu jedem Autor ausführliche Adreßdaten und im Memo-Datenfeld beliebig viele frei formatierte Informationen gespeichert und abgerufen werden (s. 5.7 Autoren anlegen). Dieses Formular wird aufgerufen über das Pulldown-Menü <Formular><Autoren> (s. 3.1 Pulldown-Menüs) oder die Formular-Taste Autoren (s. 3.3 Formular-Tasten). Änderungen bzw. Neueingaben können gespeichert bzw. verworfen werden mit Hilfe der Symbolschalter Änderungen speichern (15) bzw. Änderungen verwerfen (16), wenn der Autoren ändern ein/aus Symbolschalter (18) aktiviert ist (s. 3.2 Symbolleiste). WICHTIG Autoren müssen zunächst in diesem Formular zumindest mit ihrem Namen angelegt werden, um im LiteraturFormular einer Medieneinheit zugeordnet werden zu können. Der in diesem Formular zu einem Zeitpunkt angezeigte Autor ist unabhängig von denen zu diesem Zeitpunkt im Literatur-Formular angezeigten Autoren. 21 Ok-Taste: schließt das Formular und kehrt zum aufrufenden Formular zurück. Drucken-Taste: druckt einen Report aller gespeicherten Autoren. In der Commercial-Version können Sie diesen Ausdruck im ReportDesigner weitgehend an Ihre Bedürfnisse anpassen. HINWEIS Die Funktionen der Symbolschalter entsprechen denen der Symbolleiste im Hauptformular. 4.6 Lagerorte-Formular. In diesem Formular können Sie neue Lagerorte anlegen oder bestehende Lagerort-Datensätze ändern oder löschen (s. 5.8 Lagerorte anlegen). Dieses Formular wird aufgerufen über das Pulldown-Menü <Formular><Lagerorte> (s. 3.1 Pulldown-Menüs) oder die FormularTaste Lagerorte (s. 3.3 Formular-Tasten). Änderungen bzw. Neueingaben können gespeichert bzw. verworfen werden mit Hilfe der Symbolschalter Änderungen speichern (15) bzw. 22 Änderungen verwerfen (16), wenn der Lagerort ändern ein/aus Symbolschalter (18) aktiviert ist (s. 3.2 Symbolleiste). Beim Neuanlegen geben Sie in das Feld Lagerort Identnr eine eindeutige Nummer für den neuen Lagerort ein. WICHTIG Lagerorte müssen zunächst in diesem Formular zumindest mit ihrer Nummer angelegt werden, um im LiteraturFormular einer Medieneinheit zugeordnet werden zu können. Der in diesem Formular zu einem Zeitpunkt angezeigte Lagerort ist unabhängig von dem zu diesem Zeitpunkt im Literatur-Formular angezeigten Lagerort. Ok-Taste: schließt das Formular und kehrt zum aufrufenden Formular zurück. Drucken-Taste: druckt einen Report aller gespeicherter Lagerorte. In der Commercial-Version können Sie diesen Ausdruck im ReportDesigner weitgehend an Ihre Bedürfnisse anpassen. 23 4.7 Schlagwortsuche-Formular. In diesem Formular können Sie gespeicherte Medieneinheiten anhand der zugeordneten Schlagworte suchen. Sie können bis zu 5 Begriffe aus den vorhandenen Schlagworten in eine Suchliste kopieren. Eine und bzw. oder Verknüpfung bestimmt den Zusammenhang der Schlagworte bei der folgenden Suche. Die gefundenen Medieneinheiten werden Ihnen in der Suchergebnis-Liste gezeigt. Diese Liste kann zur Suche vor Ort auch ausgedruckt werden. Dieses Formular wird aufgerufen durch die Formular-Taste Schlagwortsuche (s. 3.3 Formular-Tasten). Zusätzlich kann dieses Formular über das Pulldown-Menü <Bearbeiten><Suchen> (s. 3.1 Pulldown-Menüs) aufgerufen werden, wenn das Schlagworte-Formular sichtbar ist. Tasten für die Schlagwort-Suchliste: Löschen-Taste: löscht das in der Schlagwort-Suchliste markierte Schlagwort (schwarzes Dreieck am linken Tabellenrand). Sie markieren ein Schlagwort, indem Sie einfach in die entsprechende Zeile klicken. 24 Leeren-Taste: löscht nach einer Sicherheitsabfrage die SchlagwortSuchliste. ->>-Taste: kopiert das aus der Dropdown-Liste gewählte Schlagwort in die Schlagwort-Suchliste, wenn anschließend nicht mehr als 5 Schlagworte in der Liste sind und sich das gewählte Schlagwort noch nicht in der Liste befindet. Tasten für die Suchergebnis-Liste: Suchen-Taste: startet den Suchvorgang anhand der SchlagwortSuchliste. Die gefundenen Medien werden Ihnen in der SuchergebnisListe angezeigt. Zeigen-Taste: zeigt die in der Suchergebnis-Liste markierte Medieneinheit (schwarzes Dreieck am linken Tabellenrand) im LiteraturFormular. Sie markieren eine gefundene Medieneinheit, indem Sie einfach in die entsprechende Zeile klicken. Drucken-Taste: druckt einen Report der Suchergebnis-Liste aus. In der Commercial-Version können Sie diesen Ausdruck im ReportDesigner weitgehend an Ihre Bedürfnisse anpassen. Vorschau-Taste: zeigt den obigen Report der Suchergebnis-Liste in einer Bildschirm-Vorschau an. Sie könne den Report selbstverständlich aus dieser Vorschau auch drucken. Abbruch-Taste: schließt das Formular ohne die in der SuchergebnisListe markierte Medieneinheit zu zeigen. HINWEIS Die Suchergebnis-Liste nach einem Suchvorgang bleibt solange erhalten, bis Sie entweder einen neuen Suchvorgang starten oder das Programm beenden. Sie können sich also nacheinander alle gefundenen Medieneinheiten im Literatur-Formular betrachten, ohne jeweils einen neuen Suchvorgang starten zu müssen. 25 5. Bedienung des Programms. Sichern Sie regelmäßig Ihre Daten (siehe Kapitel Datensicherung) 5.1 Neuanlegen einer Medieneinheit. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Bei den folgenden Erklärungen dient die jeweilige Zahl in Klammern zur Identifikation des Symbolschalters in der obigen Abbildung. 1.) Stellen Sie sicher, daß Sie sich im Literatur-Formular befinden. 2.) Klicken Sie auf den Medieneinheiten ändern ein/aus-Symbolschalter (18), wenn dieser nicht aktiviert ist, so daß anschließend eine rote Anzeige Ändern unten rechts in der Statuszeile erscheint. 3a.) Sie möchten einen leeren neuen Datensatz erzeugen, um anschließend die Daten einzugeben.. Klicken Sie auf den Neue Medieneinheit-Symbolschalter (13), um einen leeren neuen Datensatz einzufügen. 3b.) Sie möchten die Daten der aktuellen Medieneinheit in einen neuen Datensatz kopieren, um diesen anschließend nur noch zu ändern.. Klicken Sie auf den Medieneinheit duplizieren-Symbolschalter (17), um alle Daten der aktuellen Medieneinheit in einen neuen Datensatz zu duplizieren und ändern Sie die Datenfelder, wo nötig. Anschließend können Sie diesen neuen Datensatz abspeichern (15). 4.) Der Cursor steht anschließend im Titel-Datenfeld, geben Sie also den Titel der neuen Medieneinheit ein. Wechseln Sie anschließend mit der Tabulator-Taste oder der Enter-Taste ins nächste Datenfeld. 5.) Bis zu 3 Autorennamen können Sie aus den Dropdown-Menüs in den Datenfeldern Autor1 bis Autor3 auswählen. Finden Sie den gewünschten 26 Autor noch nicht im Dropdown-Menü, rufen sie das Autoren-Formular auf (Autoren-Taste) und geben zumindest den Namen des neuen Autors dort ein. Nachdem Sie den neuen Autor gespeichert haben, können Sie ihn im Literatur-Formular aus dem Dropdown-Menü für Ihre neue Medieneinheit auswählen. 6.) Wählen sie abschließend im Datenfeld Lagerort Ident. die gewünschte Identifikationsnummer des Lagerortes für die neue Medieneinheit. Finden Sie den gewünschten Lagerort noch nicht im Dropdown-Menü, rufen sie das Lagerorte-Formular auf (Lagerorte-Taste) und legen den Lagerort neu an (s. 5.8 Lagerorte anlegen). Nachdem Sie den neuen Lagerort gespeichert haben, können Sie ihn im Literatur-Formular aus dem Dropdown-Menü für Ihre neue Medieneinheit auswählen.Die restlichen Daten dieses Lagerortes werden in den anderen Feldern nach abspeichern sichtbar. Zusätzlich können Sie zu jeder Medieneinheit noch eine Lagerort Rubrik abspeichern, also eine weitere Unterteilung des Lagerortes. Bitte beachten sie, daß die Lagerort Rubrik nicht zusammen mit dem Lagerort vergeben wird, sondern jeder einzelnen Medieneinheit zugeteilt werden muß. 7.) Klicken Sie abschließend zum Speichern der Daten auf den Änderungen speichern-Symbolschalter (15), Ihre neue Medieneinheit wird daraufhin in die Datenbank eingetragen. Wenn Sie jedoch die neue Medieneinheit verwerfen, also nicht speichern möchten, klicken Sie auf den Änderungen verwerfen-Symbolschalter (16). 5.2 Memotext eingeben. 1.) Klicken Sie auf den Medieneinheiten ändern ein/aus-Symbolschalter (18), wenn dieser nicht aktiviert ist. so daß anschließend eine rote Anzeige Ändern unten rechts in der Statuszeile erscheint. 2.) Rufen sie das Memo-Formular durch klicken auf den entsprechenden Karteikartenreiter auf. 3.) Geben Sie Ihre Daten analog einer Textverarbeitung in das MemoFeld ein. 27 5.) Klicken Sie abschließend zum Speichern der Daten auf den Änderungen speichern-Symbolschalter (15), Ihre neuen Daten werden daraufhin in die Datenbank eingetragen. Wenn Sie jedoch die neuen Daten verwerfen, also nicht speichern möchten, klicken Sie auf den Änderungen verwerfen-Symbolschalter (16). 5.3 Zuordnen von Schlagworten. Sie können jeder Medieneinheit beliebig viele Schlagworte zuordnen, um das Auffinden dieser Einheit für Sie zu erleichtern. Jedes Schlagwort kann eine maximale Länge von 30 Zeichen haben, und ansonsten völlig frei gewählt werden. Wenn sie ein neues Schlagwort einmal zugeordnet haben, können Sie es zukünftig aus der Dropdown-Liste abrufen, um es weiteren Medieneinheiten zuzuordnen. 1.) Stellen Sie sicher, daß Sie sich im Schlagworte-Formular befinden, rufen sie evtl. das Schlagworte-Formular durch klicken auf den entsprechenden Karteikartenreiter auf. 2.) Klicken Sie auf den Medieneinheiten ändern ein/aus-Symbolschalter (18), wenn dieser nicht aktiviert ist, so daß anschließend eine rote Anzeige Ändern unten rechts in der Statuszeile erscheint. 3.) Wählen Sie das Schlagwort aus der Dropdown-Liste oder geben Sie einen neuen Begriff ein. 4.) Klicken Sie auf die Speichern-Taste, das Schlagwort wird in die Liste eingetragen und damit der aktuellen Medieneinheit zugeordnet. HINWEIS In diesem Formular finden Sie in der aktuellen Programmversion einen Knopf zum Löschen des angezeigten Schlagwortes in der Nachschlagetabelle. Bitte beachten Sie dabei, daß dieser Knopf nur das Schlagwort aus der Nachschlagetabelle entfernt, bereits zugeordnete Schlagworte werden hiervon nicht berührt. 28 5.4 Suchen von gespeicherten Medieneinheiten. Das komfortable Wiederauffinden gespeicherter Daten ist eine wesentliche Funktion aller Datenbankanwendungen, also auch des Literatur-Star. Sie haben grundsätzlich die Möglichkeit einer a.) Wertsuche (s. 5.4.1) b.) Inkrementellen Suche (s 5.4.2) c.) Schlagwortsuche (s. 5.4.3). Weitere Möglichkeiten der Datensuche sind die Suche in einem Tabellenformular oder die Datenfilterung (s. 7. Filter). 5.4.1 Wertsuche. Sie rufen das Formular zur Wertsuche am einfachsten durch klicken auf den Suchen-Symbolschalter (1) einer Symbolleiste (s. 3.2 Die Symbolleiste) auf. Bitte beachten sie die Möglichkeit, den Joker .. verwenden. (Groß/Kleinschreibung nicht markiert) 29 im Wertefeld zu Bsp.: ..buch findet Tagebuch oder Schulbuch oder Ein tolles Buch also nur das Ende eines passenden Feldinhaltes muß auf buch lauten. Bsp.: ..buch.. findet Tagebuch aber auch Tagebucheintrag oder ein tolles Schulbuch zum lesen also der Suchwert muß nur irgendwo im Feldinhalt enthalten sein. 1.) Wählen Sie das zu durchsuchende Datenfeld unten aus dem Dropdown-Menü . 2.) Geben Sie den zu suchenden Wert in das obere Datenfeld ein. HINWEIS Wenn Sie, bevor Sie das Wertsuche-Formular aufrufen, in das zu durchsuchende Datenfeld klicken, ist diese Datenfeld im Wertsuche-Formular voreingestellt und Sie ersparen sich 1.) 3.) Markieren Sie die gewünschten Suchoptionen (Groß/Kleinschreibung beachten, Suchrichtung), wenn nötig. 4.) Starten Sie den Suchvorgang, indem Sie auf die Ok-Taste klicken. HINWEIS Die Abbruch-Taste schließt das Formular, ohne den Suchvorgang zu starten. Wenn die Suche erfolgreich verläuft, wird Ihnen im zugehörigen Formular der erste passende Datensatz angezeigt, ansonsten wird in der Statuszeile eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt. Durch klicken auf den Weitersuchen-Symbolschalter (3) der Symbolleiste können Sie die Suche ab dem gefundenen Datensatz wiederaufnehmen lassen. Bei erfolgreicher Suche wird Ihnen der nächste passende Datensatz angezeigt, ansonsten wird in der Statuszeile eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt. 5.4.2 Inkrementelle Suche. Die Inkrementelle Suche dient dem schnellen Auffinden von Werten innerhalb der Datenbank. Im Gegensatz zur Wertsuche (5.4.1) über ein Dialogformular kommt diese Variante ohne zusätzliches Formular aus. 30 Befinden Sie sich im Suchmodus, werden alle Tastendrücke vom Programm abgefangen. Jegliches Zeichen wird zur Erweiterung des Suchstrings verwendet. Der jeweils aktuelle Suchstring wird in der Statuszeile dargestellt und löst eine Suche auf dem aktuelle Datenfeld aus. Beispiel Sie klicken zunächst auf das zu durchsuchende Datenfeld, z. B. Titel, und starten dann die inkrementelle Suche durch klicken auf den entsprechenden Symbolschalter (2) oder die Tastenkombination [Ctrl]-I). Mit dem anschließenden Tippen des Zeichens 'J' führt das Programm automatisch eine Suche in dem Feld Titel aus, der Suchstring lautet 'J..' (Groß/Klein wird nicht beachtet). Wird ein Titel mit J beginnend gefunden, wird dieser Datensatz zum aktuellen und das J erscheint in der Statuszeile links unten. Als nächstes tippen Sie 'o'. Wieder wird eine Suche gestartet, diesmal mit dem Suchstring 'Jo..'. Diesen Vorgang können Sie beliebig oft wiederholen. Immer, wenn Sie einen Buchstaben tippen, wird der Suchstring um diesen Buchstaben erweitert, wenn der neue Suchstring einen Treffer liefert. Innerhalb des Suchmoduses gelten folgende Regeln: Alle Zeichen werden an den Suchstring weitergeleitet und starten eine neue Suche [BackSpace] löscht das letzte Zeichen, die Suche wird neu gestartet [Entf] löscht den gesamten Suchstring, der erste Datensatz wird der aktuelle - Das Einfügen eines neuen Datensatz ist nicht möglich Alle anderen Funktionen (Manövrieren, Suchen, Weitersuchen, Tabellenansicht, etc.) sind anwendbar. 5.4.3 Schlagwortsuche. 31 Rufen sie das Formular zur Schlagwortsuche am einfachsten über die entsprechende Formular-Taste (s. 3.3 Formular-Tasten) auf. 1.) Leeren Sie die Schlagwortliste, wenn nötig, durch klicken auf den Leeren-Schalter. 2.) Wählen Sie bis zu 5 zu suchenden Begriffe im Feld Schlagwort aus der Dropdown-Liste und kopieren Sie diese Begriffe jeweils in die Schlagwort-Liste (Klick auf ->> Schalter). 3.) Wenn Sie mehr als ein Schlagwort in der Liste haben, bestimmen Sie die logische Verknüpfung dieser Schlagworte (und/oder). 4.) Starten sie den Suchvorgang durch klicken auf den Suchen-Schalter. 5.) Alle passenden Datensätze werden Ihnen anschließend in der Suchergebnis-Liste mit Identnr, Titel, Untertitel, Autor, Lagerort und Lagerortindex angezeigt. Sie können einen Datensatz markieren (klicken sie in die entsprechende Tabellenzeile..) und sich alle weiteren Informationen im Literatur-Formular ansehen (Klick auf ZeigenSchalter). Zur Erleichterung einer Suche vor Ort können Sie sich die Suchergebnis-Liste auch ausdrucken lassen. HINWEIS Die Suchergebnis-Liste nach einem Suchvorgang bleibt solange erhalten, bis Sie entweder einen neuen Suchvorgang starten oder das Programm beenden. Sie können sich also nacheinander alle gefundenen Medieneinheiten im Literatur-Formular betrachten, ohne jeweils einen neuen Suchvorgang starten zu müssen. 5.5 Ändern von Medieneinheiten. 1.) Stellen Sie sicher, daß Sie sich im gewünschten Formular (Literatur-, Memo-Formular) befinden. Wählen Sie das richtige Formular evtl. über den Karteikartenreiter. 2.) Klicken Sie auf den Medieneinheiten ändern ein/aus-Symbolschalter (18), wenn dieser nicht aktiviert ist. so daß anschließend eine rote Anzeige Ändern unten rechts in der Statuszeile erscheint. 32 3.) Suchen Sie die zu ändernde Medieneinheit über das Tabellenformular (s. 4.5 Tabellen-Formulare), die Suchfunktion ( s. 5.4 Suchen von gespeicherten Medieneinheiten) oder auch einen Datenfilter (s. 7. Filter). 4.) Klicken Sie mit der Maus in das zu ändernde Datenfeld, ändern Sie die Daten analog einer Textverarbeitung. 5.) Ändern Sie evtl. weitere Datenfelder dieser Medieneinheit. 6.) Klicken Sie abschließend zum Speichern der Daten auf den Änderungen speichern-Symbolschalter (15), Ihre geänderte Medieneinheit wird daraufhin in die Datenbank eingetragen. Wenn Sie jedoch die Änderungen verwerfen, also nicht speichern möchten, klicken Sie auf den Änderungen verwerfen-Symbolschalter (16). 5.6 Löschen von Medieneinheiten. 1.) Stellen Sie sicher, daß Sie sich im Literatur-Formular befinden, aktivieren Sie dieses Formular evtl. über den entsprechenden Karteikartenreiter. 2.) Klicken Sie auf den Medieneinheiten ändern ein/aus-Symbolschalter (18), wenn dieser nicht aktiviert ist. so daß anschließend eine rote Anzeige Ändern unten rechts in der Statuszeile erscheint. 3.) Suchen Sie die zu löschende Medieneinheit über das Tabellenformular (s. 4.5 Tabellen-Formulare), die Suchfunktion ( s. 5.4 Suchen von gespeicherten Medieneinheiten) oder auch einen Datenfilter (s. 7. Filter). 4.) Klicken Sie auf den Medieneinheit löschen-Symbolschalter (14) (s. 3.2 Die Symbolleiste), nach einer Sicherheitsabfrage wird die Medieneinheit in der Datenbank gelöscht. 5.7 Autoren anlegen. 1.) Rufen Sie das Autoren-Formular auf (z.B. mit dem Autoren-Taste 3.3 Formular-Tasten). 2.) Klicken Sie auf den Autoren ändern ein/aus-Symbolschalter (18) der lokalen Symbolleiste, wenn dieser nicht aktiviert ist. so daß 33 anschließend eine rote Anzeige Ändern unten rechts in der Statuszeile erscheint. 3.) Klicken Sie auf den Neuer Autor-Symbolschalter (13), ein leerer neuer Datensatz wird eingefügt. 4.) Der Cursor steht anschließend im Name-Datenfeld, geben Sie bitte einen eindeutigen Namen für den neuen Autor ein. Wechseln Sie anschließend mit der Tabulator-Taste oder der Enter-Taste ins nächste Datenfeld. WICHTIG Der Name des Autors muß eindeutig sein, d. h., der Name darf so bei keinem anderen Autor verwendet worden sein, da ansonsten ein Datenbankfehler auftritt. 5.) Geben Sie die restlichen Daten ein, wenn gewünscht. 6.) Klicken Sie abschließend zum Speichern der Daten auf den Änderungen speichern-Symbolschalter (15), Ihr neuer Autor wird daraufhin in die Datenbank eingetragen. Wenn Sie jedoch den neuen Autor verwerfen, also nicht speichern möchten, klicken Sie auf den Änderungen verwerfen-Symbolschalter (16). 5.8 Lagerorte anlegen. 1.) Rufen Sie das Lagerorte-Formular auf (z.B. mit dem Lagerorte-Taste 3.3 Formular-Tasten). 2.) Klicken Sie auf den Lagerorte ändern ein/aus-Symbolschalter (18) der lokalen Symbolleiste, wenn dieser nicht aktiviert ist. so daß anschließend eine rote Anzeige Ändern unten rechts in der Statuszeile erscheint. 3.) Klicken Sie auf den Neuer Lagerort-Symbolschalter (13), ein leerer neuer Datensatz wird eingefügt. 4.) Der Cursor steht anschließend im Lagerort Identnr-Datenfeld, geben Sie bitte eine eindeutige Identifizierungsnummer für den neuen Lagerort ein. Wechseln Sie anschließend mit der Tabulator-Taste oder der Enter-Taste ins nächste Datenfeld. 34 WICHTIG Die Lagerortidentifizierungsnummer zusammen mit der Lagerortbezeichnung muß eindeutig sein, d. h., die Kombination von beiden darf bei keinem anderen Lagerort vorkommen, da sonst ein Datenbankfehler auftritt. 5.) Geben Sie die restlichen Daten ein, wenn gewünscht. 6.) Klicken Sie abschließend zum Speichern der Daten auf den Änderungen speichern-Symbolschalter (15), Ihr neuer Lagerort wird daraufhin in die Datenbank eingetragen. Wenn Sie jedoch den neuen Lagerort verwerfen, also nicht speichern möchten, klicken Sie auf den Änderungen verwerfen-Symbolschalter (16). 5.9 Eigene Identifikationsnummernkreise vergeben. Sie haben im Literatur-Star die Möglichkeit, eigene Nummernkreise für die automatische Vergabe der Indentifikationsnummern durch das Programm vorzugeben. Im Formular Einstellungen / Vorgaben (Pulldown-Menü Optionen / Einstellungen) können Sie den Startwert für die Identifikationsnummernvergabe vorgeben. Angezeigt wird die jeweilig letzte vergebene Nummer, d. h. die nächste neue Medieneinheit bekommt die angezeigt Zahl + 1. Nach der Installation des Programms bekommt die erste Einheit automatisch die Identifikationsnummer 2 (Musterdatensatz belegt 1). Sie können jedoch einen anderen Nummernkreis wählen, indem Sie eine andere Zahl vorgeben und diese mit der Speichern-Taste abspeichern. WICHTIG Wenn Sie beim Speichern einer neuen Medieneinheit die Fehlermeldung <Indexfehler ...>erhalten, versucht das Programm eine schon vorhandene Identifikationsnummer zu vergeben. Kontrollieren Sie Ihren Nummernkreis und vergeben Sie eine neue Startnummer. 5.10 Sortierung der Medieneinheiten. 35 Sie können sich Ihre gespeicherten Medieneinheiten im LiteraturFormular nach folgenden Kriterien sortiert anzeigen lassen: a.) Indentifikationsnummer (Standard) - numerisch aufsteigend b.) Titel -alphabetisch aufsteigend Ändern bzw. überprüfen können Sie die Sortierreihenfolge durch klicken auf den Sortierung-Symbolschalter (8) der Hauptsymbolleiste (s. 3.2 Die Symbolleiste). Im folgenden Menü sehen Sie die aktive Sortierreihenfolge (Identnr oder Titel) mit einem Haken markiert. Wählen Sie eine andere oder bestätigen Sie die bisherige Reihenfolge. Eine Änderung wird sofort wirksam, obwohl Sie im Formular denselben Datensatz sehen, der jetzt aber an anderer Stelle in der Datei steht (Datensatznummer in der Statuszeile unten links). 5.11 Datenexport. Über das Pulldown-Menü <Optionen><Datenexport> leiten Sie einen Exportvorgang der wichtigsten Stammdaten in eine Standard dBase IV Datei mit Namen EXPORT.DBF ein. Dieses Datenformat kann von vielen anderen Anwendungen (z. B. Winword) gelesen und die Daten können dort weiterverarbeitet werden. Um die Daten bestimmter Medieneinheiten zu exportieren, können Sie einen Filter setzen (s. 7. Filter). Alle Medieneinheiten, die diesen Datenfilter passieren, sind im Literatur-Formular einsehbar und werden exportiert. 36 6. Lesezeichen. Die Lesezeichen im Literatur-Star entsprechen vom Sinn her den Lesezeichen in der Literatur. Statt Seiten im Buch markieren Sie kurzfristig beliebige Datensätze (Medieneinheiten) in der Datenbank, um ein schnelles Wiederauffinden zu erleichtern. Sie können beliebig viele Lesezeichen setzen, sie sind allerdings nur solange definiert, bis Sie das Programm beenden. 6.1 Lesezeichen setzen. 1.) Stellen Sie sicher, daß Sie sich in einem der Hauptformulare (Literatur-, Memo-, Verlags- oder Schlagworte-Formular) befinden. 2.) Suchen Sie die zu markierende Medieneinheit. 3.) Klicken Sie auf den Lesezeichen setzen-Symbolschalter (4) der Hauptsymbolleiste (s. 3.2 Die Symbolleiste) - die aktuelle Medieneinheit ist mit einem Lesezeichen markiert. 6.2 Lesezeichen verwalten. 1.) Stellen Sie sicher, daß Sie sich in einem der Hauptformulare (Literatur-, Memo-, Verlags- oder Schlagworte-Formular) befinden. 2.) Klicken Sie auf den Lesezeichenverwaltung-Symbolschalter (5) der Hauptsymbolleiste (s. 3.2 Die Symbolleiste) - das Formular zur Lesezeichenverwaltung öffnet sich. 37 Je nach Wahl des Dateisortierung (s. 5.10 Sortierung) werden Ihnen die Identifikationsnummern bzw. Titel aller von Ihnen mit einem Lesezeichen versehenen Medieneinheiten in einer Liste angezeigt. Ähnlich den Tabellen-Formularen können Sie einen Datensatz markieren (indem Sie einfach in die entsprechende Tabellenzeile klicken) und sich die entsprechende Medieneinheit durch klicken auf die Ok-Taste im Hauptformular zeigen lassen. Möchten Sie ein Lesezeichen löschen, markeiren sie den entsprechenden Datensatz (s.o.) und klicken auf die Löschen-Taste. Die Abbruch-Taste schließt das Formular ohne zu der markierten Medieneinheit umzublenden. 38 7. Filter. Mit Filtern können Sie Bedingungen formulieren, die eine Medieneinheit erfüllen muß, um bei eingeschaltetem Filter noch angezeigt zu werden. Definierte Filter können ein- und ausgeschaltet werden. Eine Bedingung bezieht sich auf ein Datenfeld und beinhaltet zusätzlich den Operator und den Operand (Wert) z.B. Identnr Kleiner als 1000 Datenfeld Operator Operand ist ein gültiger Filter, der zur Folge hätte, daß bei eingeschaltetem Filter alle Medieneinheiten mit einer Identnr größer und gleich 1000 nicht mehr angezeigt würden. Im Literatur-Star können Filter aus bis zu 10 einzelnen Bedingungen bestehen, die durch logische Operatoren (Und/Oder) verknüpft sind. Einmal definierte Filter können für späteren Gebrauch gespeichert bzw. wieder geladen werden (Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Filter definieren-Symbolschalter). 7.1 Filter definieren. 1.) Stellen Sie sicher, daß Sie sich in einem der Hauptformulare (Literatur-, Memo-oder Schlagworte-Formular) befinden. 2.) Klicken Sie auf den Filter definieren-Symbolschalter der Hauptsymbolleiste (s. 3.2 Die Symbolleiste) - das Formular zur Definition von Filtern öffnet sich. 39 3.) Wählen Sie zunächst das Datenfeld aus der Dropdown-Liste, für welches ein Filterbegriff definert werden soll (Bsp.: Indentnr = Identnummer). 4.) Wählen Sie den zugehörigen Operator (Leer, Nichtleer, Gleich, Ungleich, Größer als, Kleiner als, Größer gleich, Kleiner gleich – Bsp.: Kleiner als). 5.) Wählen Sie den zugehörigen Operand (Bsp.: 1000). 6.) Wenn Sie mehr als einen Filterbegriff definieren möchten, bestimmen Sie die logische Verknüpfung dieser Filterbegriffe. Ansonsten ist diese Verknüpfung belanglos. 7.) Aktivieren Sie den Filter, indem Sie das Formular mit der Ok-Taste verlassen. Das obige Beispiel hätte nach der Aktivierung zur Folge, daß bei eingeschaltetem Filter alle Medieneinheiten mit einer Identnr größer und gleich 1000 nicht mehr angezeigt würden. 7.2 Filter ein bzw. ausschalten. Wenn ein gültiger Filter definiert ist, schalten Sie den Filter ein bzw. aus durch klicken auf den Filter einschalten / ausschalten-Symbolschalter (s. 3.2 Die Symbolleiste). 40 8. Report. Ein Report dient im Literatur-Star vornehmlich zum Ausdruck der sichtbaren Informationen nach verschiedenen Kriterien. In der Commercial-Version können Sie alle Reports im ReportDesigner (s. 8.2 Report-Designer) ändern und an Ihre ganz speziellen Bedürfnisse anpassen. Im Literatur-Star gibt es verschiedene Reports: Reportname Reportinhalt Druckauslösung a.) Titel ein Überblick über alle Titel Literatur-Formular b.) Titel-Lagerort welcher Titel lagert wo Literatur-Formular c.) Datenblatt alle wesentlichen Informationen Literatur-Formular d.) Autoren ein Überblick über alle Autoren Autoren-Formular e.) Lagerorte ein Überblick über alle Lagerorte Lagerorte-Formular f.) Schlagwortsuche Ergebnis nach Schlagwortsuchvorgang Schlagwortsuche-Form. Die Reports a.) bis c.) werden grundsätzlich für alle gespeicherten Medieneinheiten ausgedruckt. Wenn Sie jedoch einen Filter definieren (s. 7. Filter) und einschalten, berücksichtigt der Report nur die nach der Filterung „sichtbaren“ Medieneinheiten. Es ist also auf diese Weise möglich, die Medieneinheiten zu bestimmen, für die der entsprechende Report aus gedruckt werden soll. Der Lagerorte- und Autoren-Report gilt grundsätzlich für alle Lagerorte bzw. Autoren. Der Schlagwortsuche-Report druckt die komplette Suchergebnis-Liste nach einer Schlagwortsuche. Um sich vor dem Ausdruck einen Eindruck vom aufbereitetem Report zu verschaffen, ist für einige Reports ein Vorschau-Formular integriert. 41 8.1 Report wählen und drucken. Denken Sie an eine Filterung der Daten, wenn gewünscht. Rufen Sie zunächst das Formular auf, aus dem heraus ein Druck des gewünschten Reports möglich ist. Reportname Reportinhalt Druckauslösung a.) Titel ein Überblick über alle Titel Literatur-Formular b.) Titel-Lagerort welcher Titel lagert wo Literatur-Formular c.) Datenblatt alle wesentlichen Informationen Literatur-Formular d.) Autoren ein Überblick über alle Autoren Autoren-Formular e.) Lagerorte ein Überblick über alle Lagerorte Lagerorte-Formular f.) Schlagwortsuche Ergebnis nach Schlagwortsuchvorgang Schlagwortsuche-Form. Für die Reports a.) bis c.) wählen Sie zunächst den gewünschten Reporttyp aus der Dropdown-Liste. WICHTIG Wenn Sie vor dem Ausdruck einen Druckdialog wünschen (spezifische Druckereinstellungen, aber auch die Möglichkeit, nur einen Teil der aufbereiteten Seiten auszudrucken), aktiviern Sie diesen im Einstellungen / Vorgaben-Formular <Optionen><Einstellungen>durch klicken in das entsprechende Markierungsfeld. Speichern Sie diese Änderung bitte ab. Bitte beachten Sie, daß diese Änderung erst nach dem nächsten Programmstart wirksam wird. Mit dem Drucken-Schalter veranlassen Sie den Ausdruck des Reports entsprechend den von Ihnen gewählten Parametern. 42 Mit dem Vorschau-Schalter rufen Sie das Vorschau-Formular auf. Sie haben in diesem Formular die Möglichkeit, vor Ausdruck des Reports jede einzelne Seite in verschiedenen Zoomstufen einzusehen und sich zu vergewissern, daß der Report Ihren Erwartungen entspricht. Mit dem Drucker-Symbolschalter können Sie den Ausdruck des Reports auch von diesem Formular aus veranlassen 43 8.2 Report-Designer (nur Commerical-Version). In der Commercial-Version des Programms haben Sie die Möglichkeit, die Programmausdrucke mit Hilfe des Report-Designers weitgehend nach Ihren eigenen Vorstellungen zu gestalten. Sie haben hier beispielsweise die Möglichkeit, andere oder mehr Datenfelder zu drucken, die Reihenfolge der gedruckten Datenfelder zu ändern oder den Report optisch umzugestalten. Selbst die Einbindung eines Logos ist kein Problem. Sie rufen den Designer auf im Einstellungen / Druckdesigner-Formular über das Menü <Optionen> <Einstellungen>. Wählen Sie vor dem Klick auf die Designer-Taste den zu bearbeitenden Report aus der Dropdown-Liste. Im obigen Bild würden Sie den Report zur Schlagwortsuche bearbeiten. Zur Bedienung des Designers verwenden Sie bitte das mit der Commercial-Version gelieferte entsprechende Handbuch WICHTIG Änderungen an den Reports müssen Sie im Designer speichern – nicht im Literatur-Star. 44 9. Benutzerrechte In unserer Literaturverwaltung haben Sie die Möglichkeit, auf jedem Arbeitsplatz entweder nur Leserechte oder Schreib und Leserechte zu vergeben, d. h., auf einem Arbeitsplatzrechner mit lediglich Leserechten können keine Änderungen an den bestehenden Daten vorgenommen werden. Die Benutzerrechte werden im Formular Einstellungen verwaltet, welches Sie über das Hauptmenü <Optionen> Menüpunkt <Einstellungen> erreichen. Aktivieren Sie das Formular Rechte durch klicken auf den entsprechenden Karteikartenreiter, wenn es nicht sichtbar ist. Die Vergabe bzw. Änderung der Rechte ist durch ein zentrales, maximal 10 stelliges Paßwort geschützt. Das voreingestellte Paßwort bei Lieferung ist Passwort Bitte vergeben Sie nach der Einrichtung des Programms zunächst ein neues Paßwort, wenn Sie einem Mißbrauch vorbeugen wollen. 9.1 Paßwortvergabe. a.) Klicken Sie im Formular Einstellungen/Rechte auf die Neues Paßwort-Taste. b.) Geben Sie zunächst das alte Paßwort ein - nach der Neuinstallation lautet das Paßwort zunächst Passwort. 45 c.) Geben Sie anschließend das maximal 10 stellige neue Paßwort ein. Bitte beachten Sie, daß Groß/Kleinschreibung nicht beachtet wird. 9.2 Änderung der Benutzerrechte. a.) Klicken Sie im Formular Einstellungen/Rechte auf die ÄndernTaste. b.) Geben Sie zunächst das aktuelle Paßwort ein. c.) Nach Eingabe des gültigen Paßworts können Sie die Benutzerrechte des Arbeitsplatzes durch klicken in das entsprechende Schaltfeld ändern. d.) Klicken Sie anschließend noch einmal auf die Ändern-Taste, um das Schaltfeld wieder zu sperren. e.) Klicken Sie auf den Speichern-Knopf, um die Änderung der Rechte dauerhaft zu speichern. Bitte beachten Sie, daß die Änderung erst beim nächsten Programmstart wirksam wird. 9.3 Schutz eigener Medieneinheiten aktivieren. In der Commercial-Version des Programms ist es möglich, Medieneinheiten, die im Netzwerk vom eigenen Arbeitsplatz angelegt worden sind, vor Änderungen oder Löschungen durch andere Arbeitsplätze zu schützen. Anhand der Benutzerkennung des Arbeitsplatzes, die bei der Neuanlage einer Medieneinheit mit in den neuen Datensatz eingetragen wird, unterscheidet das Programm zwischen „eigenen“ und „fremden“ Medieneinheiten. Wird der Schutz aktiviert, können nur noch Medieneinheiten mit der eingetragenen eigenen Benutzerkennung geändert bzw. gelöscht werden. WICHTIG Wenn Sie diesen Schutz im Netzwerk nutzen möchten, vergeben Sie bitte zunächst für jeden Arbeitsplatz eine eigene Benutzerkennung (s. 9.4 Benutzerkennung). 46 Dieser Schutz ist nach der Installation zunächst nicht aktiviert. Um ihn zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor: a.) Klicken Sie im Formular Einstellungen/Rechte auf die ÄndernTaste. b.) Geben Sie zunächst das aktuelle Paßwort ein. c.) Nach Eingabe des gültigen Paßworts können Sie in dem jetzt aktiven Schaltfeld Medieneinheiten ändern den Schutz aktivieren, indem Sie auf Nur eigene Benutzerkennung klicken. d.) Klicken Sie anschließend noch einmal auf die Ändern-Taste, um das Schaltfeld wieder zu sperren. e.) Klicken Sie auf den Speichern-Knopf, um diese Änderung dauerhaft zu speichern. Bitte beachten Sie, daß die Änderung erst beim nächsten Programmstart wirksam wird. 9.4 Benutzerkennung. Die Benutzerkennung eines Arbeitsplatzes, ein maximal 10stelliger Begriff, wird in jeden neuen Datensatz (Medieneinheit) in das Datenfeld Angelegt von automatisch nebst dem Anlagedatum eingetragen. Nach der Programminstallation lautet die Benutzerkennung zunächst Rechner1 In einer Einzelplatzversion besteht keine Notwendigkeit, diesen Begriff zu ändern. In einer Commercial Netzwerkversion besteht jedoch die Möglichkeit, einen Schutz der vom eigenen Arbeitsplatz angelegten Datensätze (Medieneinheiten) gegen Änderungen/Löschungen zu aktivieren (s. 9.3 Schutz eigener Medieneinheiten). Wenn aktiviert, prüft dieser Schutzmechanismus vor einer Änderung/Löschung einer Medieneinheit, ob die dort eingetragene Benutzerkennung mit der Benutzkennung des eigenen Arbeitsplatzes identisch ist. Nur dann wird die Änderung/Löschung auch durchgeführt. 47 Um diesen Schutzmechanismus also sinnvoll zu nutzen, muß jeder Arbeitsplatz eine eigene Benutzerkennung haben, beispielsweise: 1. Arbeitsplatz Benutzerkennung Rechner1 2. Arbeitsplatz Benutzerkennung Rechner2 etc. So vergeben Sie eine neue Benutzerkennung: a.) Klicken Sie im Formular Einstellungen/Rechte auf die ÄndernTaste. b.) Geben Sie zunächst das aktuelle Paßwort ein. c.) Nach Eingabe des gültigen Paßworts können Sie in dem jetzt aktiven Feld Benutzerkennung den eingetragenen Begriff ändern. Der neue Begriff sollte eindeutig (jeder Arbeitsplatz einen anderen Begriff) und maximal 10stellig sein. d.) Klicken Sie anschließend noch einmal auf die Ändern-Taste, um das Feld wieder zu sperren. e.) Klicken Sie auf den Speichern-Knopf, um diese Änderung dauerhaft zu speichern. Bitte beachten Sie, daß die Änderung der Benutzerkennung erst beim nächsten Programmstart wirksam wird. 10 Die Freifelder Im Literatur-Formular sind vier neue Datenfelder hinzugekommen. Freifeld1 Freifeld2 Freifeld3 Freifeld4 30 Stellen 30 Stellen 30 Stellen 30 Stellen Zeichen Zeichen Zeichen Zeichen 48 Alle Felder können von Ihnen nach eigenem Ermessen verwendet werden. Daten werden genauso eingegeben, gespeichert oder geändert wie in den anderen normalen Datenfeldern. Eine Besonderheit dieser Felder besteht darin, daß ihre Überschriften dauerhaft geändert werden können und Sie somit den individuellen Verwendungszweck dieser Felder deutlich machen können. Rufen Sie hierzu das Einstellungen-Formular über das Menü <Optionen><Einstellungen> auf. Aktivieren Sie das Formular Vorgaben durch klicken auf den entsprechenden Karteikartenreiter, wenn es nichr sichtbar ist. Tragen Sie Ihre gewünschten Feldüberschriften in die vier Datenfelder Titel Freifeld1 bis Titel Freifeld4 ein. Klicken Sie anschließend auf den Speichern-Knopf, um die neuen Überschriften dauerhaft zu übernehmen. Bitte beachten Sie, daß die neuen Überschriften erst beim nächsten Programmstart sichtbar werden. 49 11. Die Entleihe (nur Commercial-Version). In der Commercial-Version des Programms ist eine kleine Entleihe integriert, um die Überwachung der entliehenen Medieneinheiten zu erleichtern. Dieses Formular wird aufgerufen über das Pulldown-Menü <Formular><Entleihe> (s. 3.1 Pulldown-Menüs) oder die FormularTaste Entleihe (s. 3.3 Formular-Tasten). a.) Adressen: im oberen Teil des Formulars befindet sich die Adressverwaltung der Entleihe. Hier können Sie die Adressen neuer Entleiher anlegen bzw. vorhandene Adressen wählen, um ihnen entliehene Medieneinheiten zuzuordnen. 50 b.) Zu entleihende Medieneinheit: im mittleren Formularteil wählen Sie zu der oben gewählten Adresse die neu zu entleihende Medieneinheit. c.) (Bereits) entliehene Medieneinheiten: in der unteren Tabelle sehen Sie alle von der oben gewählten Adresse entliehenen Medieneinheiten. 11.1 Die Adressverwaltung der Entleihe. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Alle Adressen der Entleiher werden in der Adressverwaltung gespeichert und können danach jederzeit gewählt werden, wenn Medieneinheiten von der Person entliehen oder zurückgegeben werden. Die Adressverwaltung wird über die oben abgebildeten Symboltasten ähnlich den Stammdaten im Literatur-Formular gesteuert. 11.1.1. Eine Adresse neu anlegen. WICHTIG Um eine neue Adresse erfolgreich in die Datenbank einzutragen, muss die Kombination der Datenfelder Ausweisnr. + Name + Vorname eindeutig sein, d. h., diese Kombination darf in der Datenbank noch nicht vorkommen, ansonsten ergibt sich ein Indexfehler und der Datensatz kann solange nicht gespeichert werden, bis Sie durch Änderungen an den obigen Datenfeldern die Eindeutigkeit hergestellt haben. Sie müssen also das Datenfeld Ausweisnr. nicht nutzen, müssen dann aber diese Eindeutigkeit mit den Feldern Name + Vorname herstellen. Zwei Entleiheradressen mit den Namen + Vornamen Müller Max können also nur gespeichert werden, wenn Ihnen jeweils eine eindeutige Ausweisnr. zugeordnet wird, die Sie natürlich frei vergeben können. a.) Klicken Sie auf den Adressen ändern ein/aus-Symbolschalter (12), wenn dieser nicht aktiviert ist. b.) Klicken Sie auf den Neue Adresse-Symbolschalter (8), um einen leeren neuen Adressdatensatz einzufügen. 51 c.) Klicken Sie anschließend in das Ausweisnr.-Datenfeld und geben Sie dort eine noch nicht vorhandene Zahl ein, die diesen Adressdatensatz in Zukunft identifiziert und z. B. als Nummer auf einen Entleihausweis gedruckt werden kann. Wechseln Sie anschließend mit der TabulatorTaste oder der Enter-Taste ins nächste Datenfeld. d.) Geben Sie zumindest noch den Namen des Entleihers ein. Füllen Sie alle weiteren Adressdatenfelder nach Bedarf. e.) Klicken Sie abschließend zum Speichern der Adresse auf den Änderungen speichern-Symbolschalter (10), Ihre neue Adresse wird daraufhin in die Datenbank eingetragen. Wenn Sie jedoch die neue Adresse verwerfen, also nicht speichern möchten, klicken Sie auf den Änderungen verwerfen-Symbolschalter (11). 11.1.2. Eine Adresse suchen. Das Suchen gespeicherter Adressen erfolgt im einfachsten Fall über das Blättern in der Adressdatenbank mit Hilfe der Symboltasten (4) bis (7). Eine weitergehende Suche in allen Adressdatenfeldern ist mit den Symboltasten (1) bis (3) möglich, wobei die Funktion entsprechend dem Literatur-Formular ist und in diesem Handbuch in Kapitel 5.4 beschrieben wird. 11.1.3. Eine Adresse ändern. a.) Klicken Sie auf den Adressen ändern ein/aus-Symbolschalter (12), wenn dieser nicht aktiviert ist. b.) Suchen Sie zunächst die zu ändernde Adresse. c.) Korrigieren Sie die gewünschten Adressdatenfelder. d.) Klicken Sie abschließend zum Speichern der Änderungen auf den Änderungen speichern-Symbolschalter (10), Ihre geänderte Adresse wird daraufhin in die Datenbank eingetragen. e.) Wenn Sie jedoch die Änderungen verwerfen, also nicht speichern möchten, klicken Sie auf den Änderungen verwerfen-Symbolschalter (11). 11.1.4. Eine Adresse löschen. WICHTIG Sie können eine Adresse nur dann löschen, wenn Ihr keine entliehenen Medieneinheiten mehr zugeordnet sind, also die Tabelle im unteren Formularteil leer ist. 52 a.) Klicken Sie auf den Adressen ändern ein/aus-Symbolschalter (12), wenn dieser nicht aktiviert ist. b.) Suchen Sie zunächst die zu ändernde Adresse. c.) Klicken Sie abschließend zur Löschung der Adresse auf den Adresse löschen-Symbolschalter (9), Ihre gewählte Adresse wird daraufhin nach einer Sicherheitsabfrage aus der Datenbank gelöscht. 11.2 Eine Medieneinheit entleihen. a.) Suchen Sie die vorhandene Adresse des Entleihers oder legen Sie die Adresse neu an. b.) Wählen Sie anschließend im mittleren Formularteil die zu entleihende Medieneinheit. Klicken sie anschließend auf den Entleihen-Knopf. 11.3 Eine Medieneinheit zurückbuchen. a.) Suchen Sie die Adresse des Entleihers. b.) Markieren Sie anschließend in der unteren Tabelle die zurückzubuchende Medieneinheit, indem Sie einfach in die entsprechende Tabellenzeile klicken. Die zurückzubuchende Medieneinheit muss anschließend mit einem farbigen Balken hinterlegt sein. c.) Klicken Sie zum Abschluss auf den Zurück-Knopf um die Medieneinheit zurückzubuchen. Eine Meldung des Programms bestätigt die Aktion und diese Medieneinheit wird zum erneuten ausleihen freigegeben. 11.4 Alle Medieneinheiten eines Entleihers zurückbuchen. a.) Suchen Sie die Adresse des Entleihers. d.) Klicken Sie zum Abschluss auf den Alle Zurück-Knopf um alle Medieneinheiten in der Tabelle zurückzubuchen. Eine Meldung des Programms bestätigt die Aktion und diese Medieneinheiten werden zum erneuten ausleihen freigegeben. 11.5 Eine Medieneinheit verlängern. a.) Suchen Sie die Adresse des Entleihers. 53 b.) Markieren Sie anschließend in der unteren Tabelle die zu verlängernde Medieneinheit, indem Sie einfach in die entsprechende Tabellenzeile klicken. Die zu verlängernde Medieneinheit muss anschließend mit einem farbigen Balken hinterlegt sein. c.) Klicken Sie zum Abschluss auf den Verlängern-Knopf um das Rückgabedatum dieser Medieneinheit um den im EinstellungenFormular angegebenen Zeitraum zu verlängern. Eine Meldung des Programms bestätigt die Aktion. 11.6 Alle Medieneinheiten eines Entleihers verlängern. a.) Suchen Sie die Adresse des Entleihers. b.) Klicken Sie zum Abschluss auf den Alle Verlängern-Knopf um das Rückgabedatum aller Medieneinheiten in der Tabelle um den im Einstellungen-Formular angegebenen Zeitraum zu verlängern. Eine Meldung des Programms bestätigt die Aktion. 12. Stichwörter. Datenbank - Alle zu einer Anwendung gehörenden Datenbanktabellen. Datenbanktabelle - Speichert zusammengehörende Informationen (Bsp.:Autoren) zu allen Medien in einzelnen Datensätzen ab. Datenfeld - Teil eines Datensatzes, der bestimmte Informationen aufnimmt (Bsp.: Titel, Name, Straße, Ort etc.). Datensatz - Eine Zeile einer Datenbanktabelle. In einem Datensatz werden z. B. alle Informationen zu einer Medieneinheit abgespeichert. Formular - Bezeichnung der Programmfenster zur Eingabe oder Sicht von Daten. Aufgebaut wie Papierformulare werden deren Vorteile auch am Bildschirm genutzt und die Umgewöhnung für den Benutzer vereinfacht. Lagerort - Bezeichnung im Literatur-Star für den Lagerplatz für eine bestimmte Anzahl der verwalteten Informationsmaterial-Bestände (Bsp.: Ordner, Schubfächer, Ablagen etc.). Wichtig ist eine eindeutige Bezeichnung, die Lagerort Identifikationsnummer. Die endgültige Ablage des Mediums innerhalb des Lagerortes kann durch einen Eintrag in das Feld LagerortRubrik gekennzeichnet sein. 54 Medium / (aktuelle) Medieneinheit - Bezeichnung im Literatur-Star für ein gespeichertes Buch, Zeitschrift etc. Jedes Medium wird in einem Datensatz abgespeichert. Die aktuelle Medieneinheit ist die im Literatur-Formular sichtbare Medieneinheit. Pulldown-Menü / Dropdown-Menü - Auswahlmöglichkeit einer Eingabe aus einem herunterklappenden Fenster. Der gewählte Begriff wird mit der Maus angeklickt und erscheint anschließend als Eingabe in der Eingabezeile. Schlagworte - Im Literatur-Star frei wählbare Begriffe zur schnellen Identifizierung der gespeicherten Datensätze (Medien..). Einem Datensatz können beliebig viele Schlagworte zugeordnet werden. 13. Probleme und Tips. Wenn Literatur-Star, aus welchem Grunde auch immer abstürzen sollte, werden Sie das Programm erst wieder starten können, nachdem Sie Windows neu gestartet haben. Sollte es trotzdem noch Probleme geben, kontrollieren Sie im Datei-Manager, ob sich im Literatur-Star Verzeichnis bzw. dem Verzeichnis der Datenbank noch die Dateien Paradox.lck Pdoxusrs.lck befinden. Löschen Sie, falls vorhanden, diese Dateien und starten Sie Windows und Literatur-Star noch einmal. Wenn Sie bei Programmstart Fehlermeldungen wie: Beschädigter Header in Tabelle/Index.. Beschädigte Tabelle/Index.. etc. erhalten, sind Dateien in der Datenbank, wahrscheinlich aufgrund eines vorhergehenden Programmabsturzes, beschädigt. Kopieren Sie Dateien Ihrer letzten Datensicherung entsprechend den Anweisungen in Kap. 14 Datensicherung Im Falle defekter Dateien zurück in Ihr Literatur-Star Arbeitsverzeichnis. Die Schlagworte im Literatur-Star sind universal verwendbar. So könnten zum Beispiel weitere Nebenautoren hier der Medieneinheit zugeordnet werden. 55 14. Datensicherung / Defekte Dateien. Sichern Sie möglichst häufig alle Datenbank-Dateien des LiteraturStar auf Diskette oder Streamer. Die zu sichernden Dateien im Literatur-Star Verzeichnis haben die Dateiendungen: .db z.B. Liefer.db .px z.B. Liefer.px .mb z.B. Liefer.mb xg0 z.B. Liefer.xg0 yg0 z.B. Liefer.yg0 Sie können diese Sicherungen mit Hilfe des Datei-Managers bzw. Explorers oder auch mit PC-Tools oder entsprechenden Programmen durchführen (oder den DOS-Befehl Copy benutzen..). Im Falle defekter Dateien.. Mögliche Fehlermeldungen bei Programmstart: Beschädigter Header in Tabelle/Index.. Beschädigte Tabelle/Index.. etc. 1.) Machen Sie zunächst eine weitere Datensicherung auf leere Disketten bzw. Streamer. Anhand dieser Dateien können wir im Fall aller Fälle (ihre letzte Sicherung ist zu alt oder Sie haben keine oder ..) die Rekonstruktion Ihrer Dateien versuchen. 2.) Anschließend kopieren Sie Ihre letzte Datensicherung zurück in das Literatur-Star Verzeichnis und überschreiben damit alle entsprechenden vorhandenen Dateien. 3.) Sollten die Fehler damit nicht behoben sein, installieren Sie das Programm neu und kopieren anschließend die letzte Datensicherung zurück 56 in das Verzeichnis. Jetzt sollte der Literatur-Star wieder starten und die Dateien den Stand der letzten Sicherung aufweisen. HINWEIS Wenn Sie den gesamten Inhalt des Literatur-Star Verzeichnisses gesichert haben sollten (also auch die Programmdateien), müssen Sie das Programm vorher nicht neu installieren, sondern können sofort diese Sicherung in das Literatur-Star Verzeichnis kopieren (also wie unter 2.). 57 15. Netzwerk Installation. Dieser Abschnitt des Handbuchs betrifft nur die Netzwerk-Version des Literatur-Star. Starten Sie zur Installation der Datenbank auf dem Server das Installationsprogramm Install.exe aus dem Verzeichnis ServerDisk der CD-ROM und folgen Sie den weiteren Anweisungen. Installieren Sie das Programm auf jedem Arbeitsplatzrechner entsprechend Kapitel 2.2, aber mit dem Menüpunkt <Teilinstallation> <Datenbank-Engine> und <Programm>. Konfigurieren Sie anschließend die Datenbank-Engine auf jedem Arbeitsplatzrechner wie folgt: Doppelklicken Sie auf das Symbol „Datenbank-Konfiguration“ in der neuen Programmgruppe „Literaturverwaltung“. Klicken Sie anschließend auf den Karteikartenreiter „Aliase“. Wählen Sie aus den vorhandenen Aliasen <LITSTAR> Ändern Sie den Wert für „Path“ entsprechend dem Literatur-Star Verzeichnis auf Ihrem Server - erkundigen Sie sich evtl. bei Ihrem 58 Netzwerkverwalter nach dem genauen Pfad und Verzeichnis des Programms für Ihren Arbeitsplatz. Ändern Sie nicht den Pfad für den Alias <LITPRIV> Klicken Sie anschließend auf den Karteikartenreiter „Treiber“. Klicken Sie unter <vorhandene Treiber> auf <Paradox> Geben Sie als Pfadangabe für <NET DIR> das Literatur-Star Verzeichnis bzw. das Wurzelverzeichnis auf dem Server an. WICHTIG Es ist notwendig, daß die Netzdatei von allen Arbeitsplätzen im selben Verzeichnis des Servers gesucht wird, da dort die Netzsteuerdatei angelegt wird, die den Zugriff aller Rechner auf die Daten regelt. Verlassen Sie das Programm über das Pulldown-Menü Datei / Beenden und sichern Sie die neuen Werte in der abschließenden Sicherheitsabfrage. WICHTIG Starten Sie Windows nach dieser Änderung neu, bevor Sie Literatur-Star laden. 59 16. Ergänzungen und Änderungen. 16.1. Nachschlagefeld Lagerort Ident. Im Nachschlagefeld Lagerort Ident. im Literatur-Formular wird zusätzlich zur Identifizierungsnummer auch die entsprechende Bezeichnung des Lagerortes angezeigt, um die Auswahl des richtigen Lagerortes zu erleichtern. 60
