Ausschreibung PE-EFI-IMPR-2013/012
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Ausschreibung PE-EFI-IMPR-2013/012-MIS Anhang I.C Integration Web2Print–MIS Einleitung Das Europäische Parlament verwendet eine Workflow-Lösung für den Auftragseingang, die es mit der vorgeschlagenen MIS-Lösung verknüpfen möchte. Es handelt sich um das Portal Digital Storefront (DSF) des Unternehmens EFI. Dieses Portal ist eine Website, über die ein Kunde verschiedene Arten von Produkten in einem Katalog auswählen kann. Das Tool ermöglicht: die Erstellung personalisierter Websites für verschiedene Einrichtungen die Erstellung unbeschränkter Preislisten. DSF verfügt über ein Modul zur Preisberechnung. Ein Kunde kann also: o Produkte auswählen, für die DSF automatisch einen Preis berechnen kann. In diesem Fall kann der Kunde seine Bestellung bestätigen, die direkt in Druck gehen kann, o ein Produkt auswählen, für das ein Kostenvoranschlag erforderlich ist. Die Druckerei füllt dann in DSF das Preisanfrageformular aus. Der Kunde kann zustimmen oder ablehnen. Bei Zustimmung kann die Bestellung direkt in Druck gehen. Es sind verschiedene Arten von Produkten verfügbar, wie die Personalisierung verschiedener Produkte, Nicht-Druckerzeugnisse, statische Produkte, Bestellung eines Produkts, für das der Kunde die PDF-Datei liefert und Optionen für Druck und Endbearbeitung angibt, VDP (Variable Data Processing) usw., verschiedene Methoden der Rechnungslegung, verschiedene Liefermethoden Die Kunden greifen unter Verwendung ihres EP-Benutzernamens und -Passworts (Single Sign-on) auf das Portal zu. Bei jeder Anmeldung wird durch die Verbindung überprüft, ob zu dem jeweiligen Benutzer ein Datensatz existiert. Bei einem neuen Kunden wird in der Datenbank von Digital Storefront automatisch ein Datensatz angelegt und das Benutzerprofil wird mit Daten aus der Benutzerdatenbank des Parlaments aufgefüllt: Name/Vorname/Hauptanschrift/E-Mail/Unternehmen (normalerweise DG) und Referat. Falls ein Kundendatensatz vorhanden ist, wird das Benutzerprofil aktualisiert. Im Setup der Anwendung sind die Benutzer nach Unternehmen gruppiert. Das Referatsfeld des Benutzerprofils wird nur als zusätzliche Information verwendet. Integration Der Bieter hat darauf zu achten, dass seine Lösung mit Schnittstellen ausgestattet ist, damit ein Bestellungseingang aus DSF angenommen und die diesbezügliche Produktion sichergestellt werden kann. DSF (die aktuell installierte Version) kann auf 2 Arten mit externen Systemen kommunizieren: Appel d'offres PE-EDI-IMPR-2013/012-MIS Annexe au cahier de charges - Intégration Web2print - MIS Seite 1 von 3 DSF kann über einen JDF-Konnektor einen Job an ein externes Gerät weiterleiten. Falls dieses Gerät nicht von EFI ist, ist das JDF-Job-Ticket vom Typ „Intent“. DSF kann auch über External System Connector (ESC) mit externen Systemen kommunizieren. An bestimmten Stellen im Lebenszyklus einer Bestellung oder Preisanfrage (bei Statusänderungen) kann DSF Daten im XML-Format an einen benutzerdefinierten Webdienst senden, der nach den Spezifikationen von ESC angelegt sein muss. Diese Kommunikation wird im unidirektionalen Modus vollzogen. Die Empfängerdienststelle kann die Daten zur Bestellung extrahieren und für ihre Zwecke verwenden. Bei der Integration müssen weiter unten beschriebene Mindestspezifikationen beachtet werden, aber der Bieter kann, um eine bessere Integration zu ermöglichen, Lösungen vorschlagen, die über diese Spezifikationen hinausgehen. Die Mindestintegration von DSF im MIS muss die Möglichkeit bieten, automatisch, ohne manuelle Kodierung, jede Bestellung im MIS zu registrieren. Bei Bestellscheinen, die mehrere Produkte enthalten, muss das MIS in der Lage sein, jedes bestellte Produkt zu registrieren. Die Registrierung muss alle Spezifikationen von DSF enthalten. Der in DSF festgelegte Preis muss Vorrang vor dem Preis im MIS haben und bei der Ausstellung der Rechnung aufgegriffen werden. Diese Registrierung muss automatisch, ohne menschliche Intervention, eine Umwandlung in Arbeit ermöglichen, sofern alle erforderlichen Elemente im Druckauftrag enthalten sind. Wenn wegen fehlender Elemente diese Umwandlung unmöglich ist, muss der Benutzer des MIS davon in Kenntnis gesetzt werden und die Möglichkeit haben, manuell einzugreifen. Der Benutzer des MIS muss jederzeit die Möglichkeit haben, zu sehen, ob ein Druckauftrag oder ein Job von DSF kommt und mit welcher DSF-Bestellung er verknüpft ist. Die Daten, die von DSF zum MIS gesendet werden müssen, betreffen: a) Kundendaten: Daten des User Profiles b) Bestellungsdaten: Bestelldatum, Lieferdatum, Zahlungsmethode, Liefermethode, Menge, Lieferanschrift(en), Optionen für Druck und Endbearbeitung, zu druckende Dateien Eine bessere Integration umfasst die Mindestintegration mit folgenden zusätzlichen Möglichkeiten: a) Anwendung der Status eines Jobs in DSF auf MIS: Die Integration muss mindestens folgende Status verwalten können: a. user approved/approved: Status einer vom Benutzer eingereichten Bestellung b. manual quote required: Status einer Preisanfrage c. rejected: Status einer abgelehnten Preisanfrage oder eines abgelehnten Auftrags d. shipped: Status einer abgeschlossenen Bestellung Appel d'offres PE-EDI-IMPR-2013/012-MIS Annexe au cahier de charges - Intégration Web2print - MIS Seite 2 von 3 b) automatische Registrierung von Preisanfragen von DSF. Der Benutzer des MIS berechnet die Preisanfrage im MIS und füllt manuell die Preisanfrage in DSF mit dem vom MIS berechneten Preis aus. Wenn der Kunde die Preisanfrage in DSF annimmt, muss die Integration in der Lage sein, diese Preisanfrage in einen Job umzuwandeln. Bei einer Ablehnung des Preises muss die Preisanfrage den Status „rejected“ annehmen. c) Herstellung einer Verknüpfung zwischen einer MIS-Produktart und einem DSF-Produkt. Wenn eine Verknüpfung existiert, müssen die Produktinformationen des MIS-Produkts zur Erstellung des Jobs verwendet werden. Falls eine Bestellung ein Produkt betrifft, das nicht mit einem Produkt des MIS verknüpft ist, kommen die Spezifikationen für den Job von DSF. Eine vollständige Integration muss die oben genannten Punkte beinhalten und zusätzlich eine bidirektionale Kommunikation zwischen DSF und MIS ermöglichen. Während der Produktion erfolgende Statusänderungen sind in DSF sichtbar. Zudem ermöglicht die Integration das Erstellen von Katalogen mit den in DSF angebotenen Produkten, den Preisblättern und den Preisanfragen aus dem MIS. Der Bieter hat darauf zu achten, dass die Kundendaten auch den Terminsachbearbeitern zur Verfügung stehen, die eine Arbeitsanfrage per Telefon oder E-Mail kodieren müssen. Dies kann durch einen Import erfolgen. Pflege Jede Anpassung des DSF-MIS-Integrationsmoduls im Zusammenhang mit der Weiterentwicklung der DSF-Software, die nicht im Zuständigkeitsbereich des designierten Bieters für DSF steht, wird als neues Projekt betrachtet. Diese Beratung ist Gegenstand eines separaten Auftrags auf Grundlage der in der Preisaufstellung vorgesehenen Tarife. Eine Bewertung des voraussichtlichen Arbeitsaufwandes erfolgt vor der Erstellung des Bestellscheins. Anlagen Digital StoreFront-JDF with Non-EFI JDF-Enabled Devices FAQ.pdf Digital StoreFront-JDF with Non-EFI JDF-Enabled Devices Hot Folder FAQ.pdf DSF_External_System_Connector_Guide http://w3.efi.com/WebToPrint/eCommerce-Web-to-Print-Software/DigitalStorefront Appel d'offres PE-EDI-IMPR-2013/012-MIS Annexe au cahier de charges - Intégration Web2print - MIS Seite 3 von 3
