Ausschreibung PE-EFI-IMPR-2013/012

Ausschreibung PE-EFI-IMPR-2013/012-MIS
Anhang I.C Integration Web2Print–MIS
Einleitung
Das Europäische Parlament verwendet eine Workflow-Lösung für den
Auftragseingang, die es mit der vorgeschlagenen MIS-Lösung verknüpfen möchte. Es
handelt sich um das Portal Digital Storefront (DSF) des Unternehmens EFI. Dieses
Portal ist eine Website, über die ein Kunde verschiedene Arten von Produkten in
einem Katalog auswählen kann.
Das Tool ermöglicht:

die Erstellung personalisierter Websites für verschiedene Einrichtungen

die Erstellung unbeschränkter Preislisten. DSF verfügt über ein Modul zur
Preisberechnung. Ein Kunde kann also:
o Produkte auswählen, für die DSF automatisch einen Preis berechnen
kann. In diesem Fall kann der Kunde seine Bestellung bestätigen, die
direkt in Druck gehen kann,
o



ein Produkt auswählen, für das ein Kostenvoranschlag erforderlich ist.
Die Druckerei füllt dann in DSF das Preisanfrageformular aus. Der
Kunde kann zustimmen oder ablehnen. Bei Zustimmung kann die
Bestellung direkt in Druck gehen.
Es sind verschiedene Arten von Produkten verfügbar, wie die Personalisierung
verschiedener Produkte, Nicht-Druckerzeugnisse, statische Produkte, Bestellung
eines Produkts, für das der Kunde die PDF-Datei liefert und Optionen für Druck
und Endbearbeitung angibt, VDP (Variable Data Processing) usw.,
verschiedene Methoden der Rechnungslegung,
verschiedene Liefermethoden
Die Kunden greifen unter Verwendung ihres EP-Benutzernamens und -Passworts
(Single Sign-on) auf das Portal zu. Bei jeder Anmeldung wird durch die Verbindung
überprüft, ob zu dem jeweiligen Benutzer ein Datensatz existiert. Bei einem neuen
Kunden wird in der Datenbank von Digital Storefront automatisch ein Datensatz
angelegt und das Benutzerprofil wird mit Daten aus der Benutzerdatenbank des
Parlaments aufgefüllt: Name/Vorname/Hauptanschrift/E-Mail/Unternehmen
(normalerweise DG) und Referat. Falls ein Kundendatensatz vorhanden ist, wird das
Benutzerprofil aktualisiert. Im Setup der Anwendung sind die Benutzer nach
Unternehmen gruppiert. Das Referatsfeld des Benutzerprofils wird nur als zusätzliche
Information verwendet.
Integration
Der Bieter hat darauf zu achten, dass seine Lösung mit Schnittstellen ausgestattet ist,
damit ein Bestellungseingang aus DSF angenommen und die diesbezügliche
Produktion sichergestellt werden kann.
DSF (die aktuell installierte Version) kann auf 2 Arten mit externen Systemen
kommunizieren:
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
DSF kann über einen JDF-Konnektor einen Job an ein externes Gerät
weiterleiten. Falls dieses Gerät nicht von EFI ist, ist das JDF-Job-Ticket vom
Typ „Intent“.

DSF kann auch über External System Connector (ESC) mit externen Systemen
kommunizieren. An bestimmten Stellen im Lebenszyklus einer Bestellung
oder Preisanfrage (bei Statusänderungen) kann DSF Daten im XML-Format
an einen benutzerdefinierten Webdienst senden, der nach den Spezifikationen
von ESC angelegt sein muss. Diese Kommunikation wird im unidirektionalen
Modus vollzogen. Die Empfängerdienststelle kann die Daten zur Bestellung
extrahieren und für ihre Zwecke verwenden.
Bei der Integration müssen weiter unten beschriebene Mindestspezifikationen
beachtet werden, aber der Bieter kann, um eine bessere Integration zu ermöglichen,
Lösungen vorschlagen, die über diese Spezifikationen hinausgehen.

Die Mindestintegration von DSF im MIS muss die Möglichkeit bieten,
automatisch, ohne manuelle Kodierung, jede Bestellung im MIS zu
registrieren. Bei Bestellscheinen, die mehrere Produkte enthalten, muss das
MIS in der Lage sein, jedes bestellte Produkt zu registrieren. Die
Registrierung muss alle Spezifikationen von DSF enthalten. Der in DSF
festgelegte Preis muss Vorrang vor dem Preis im MIS haben und bei der
Ausstellung der Rechnung aufgegriffen werden. Diese Registrierung muss
automatisch, ohne menschliche Intervention, eine Umwandlung in Arbeit
ermöglichen, sofern alle erforderlichen Elemente im Druckauftrag enthalten
sind. Wenn wegen fehlender Elemente diese Umwandlung unmöglich ist,
muss der Benutzer des MIS davon in Kenntnis gesetzt werden und die
Möglichkeit haben, manuell einzugreifen.
Der Benutzer des MIS muss jederzeit die Möglichkeit haben, zu sehen, ob ein
Druckauftrag oder ein Job von DSF kommt und mit welcher DSF-Bestellung
er verknüpft ist.
Die Daten, die von DSF zum MIS gesendet werden müssen, betreffen:
a) Kundendaten: Daten des User Profiles
b) Bestellungsdaten: Bestelldatum, Lieferdatum, Zahlungsmethode,
Liefermethode, Menge, Lieferanschrift(en), Optionen für Druck und
Endbearbeitung, zu druckende Dateien

Eine bessere Integration umfasst die Mindestintegration mit folgenden
zusätzlichen Möglichkeiten:
a) Anwendung der Status eines Jobs in DSF auf MIS: Die Integration muss
mindestens folgende Status verwalten können:
a. user approved/approved: Status einer vom Benutzer eingereichten
Bestellung
b. manual quote required: Status einer Preisanfrage
c. rejected: Status einer abgelehnten Preisanfrage oder eines
abgelehnten Auftrags
d. shipped: Status einer abgeschlossenen Bestellung
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b) automatische Registrierung von Preisanfragen von DSF. Der Benutzer des
MIS berechnet die Preisanfrage im MIS und füllt manuell die Preisanfrage
in DSF mit dem vom MIS berechneten Preis aus. Wenn der Kunde die
Preisanfrage in DSF annimmt, muss die Integration in der Lage sein, diese
Preisanfrage in einen Job umzuwandeln. Bei einer Ablehnung des Preises
muss die Preisanfrage den Status „rejected“ annehmen.
c) Herstellung einer Verknüpfung zwischen einer MIS-Produktart und einem
DSF-Produkt.
Wenn eine Verknüpfung existiert, müssen die Produktinformationen des
MIS-Produkts zur Erstellung des Jobs verwendet werden. Falls eine
Bestellung ein Produkt betrifft, das nicht mit einem Produkt des MIS
verknüpft ist, kommen die Spezifikationen für den Job von DSF.

Eine vollständige Integration muss die oben genannten Punkte beinhalten und
zusätzlich eine bidirektionale Kommunikation zwischen DSF und MIS
ermöglichen. Während der Produktion erfolgende Statusänderungen sind in
DSF sichtbar. Zudem ermöglicht die Integration das Erstellen von Katalogen
mit den in DSF angebotenen Produkten, den Preisblättern und den
Preisanfragen aus dem MIS.
Der Bieter hat darauf zu achten, dass die Kundendaten auch den
Terminsachbearbeitern zur Verfügung stehen, die eine Arbeitsanfrage per Telefon
oder E-Mail kodieren müssen. Dies kann durch einen Import erfolgen.
Pflege
Jede Anpassung des DSF-MIS-Integrationsmoduls im Zusammenhang mit der
Weiterentwicklung der DSF-Software, die nicht im Zuständigkeitsbereich des
designierten Bieters für DSF steht, wird als neues Projekt betrachtet. Diese Beratung
ist Gegenstand eines separaten Auftrags auf Grundlage der in der Preisaufstellung
vorgesehenen Tarife. Eine Bewertung des voraussichtlichen Arbeitsaufwandes erfolgt
vor der Erstellung des Bestellscheins.
Anlagen

Digital StoreFront-JDF with Non-EFI JDF-Enabled Devices FAQ.pdf

Digital StoreFront-JDF with Non-EFI JDF-Enabled Devices Hot Folder FAQ.pdf

DSF_External_System_Connector_Guide

http://w3.efi.com/WebToPrint/eCommerce-Web-to-Print-Software/DigitalStorefront
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