Axapta rückt Lasergeschäft ins rechte Licht
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Fast Facts Kundenreferenz: biolitec AG Branche: Gesundheits- und Pharmaindustrie Thema: Enterprise Ressource Planning/Unternehmensportale Einheitliches IT-System vereinfacht die Konzernkonsolidierung Referenzkunde Seit November 2000 ist die biolitec AG an der Deutschen Börse notiert. Das internationale Unternehmen ist mit Niederlassungen und Forschungseinrichtungen in Deutschland, USA, Malaysia, Lettland, Frankreich und Schottland vertreten. Zu den zukunftsträchtigen neuen Präparaten gehört der Photosensitizer Foscan®, der erfolgreich in der Krebstherapie eingesetzt wird. Die biolitec AG erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2002/2003 einen Umsatz von rund 18,3 Mio. Euro. Anz. Mitarbeiter Referenzkunde Verfasst am: 10. März 2003 196 Problem Mit dem Pharmazeutikum Foscan® hat sich die biolitec AG eine optimale Wettbewerbsposition gesichert. Die Reorganisation relevanter betrieblicher Prozesse und die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware sichern das künftige Unternehmenswachstum. Die biolitec AG ist in den letzten Jahren durch internationale Übernahmen expandiert. An den verschiedenen Standorten waren bislang unterschiedliche betriebswirtschaftliche Applikationen im Einsatz. Differenzen bei Datenformaten und Kontenstrukturen erschwerten die Konzernkonsolidierung. Die Entscheidungsträger erhielten relevante Informationen oft erst mit Verzögerung. Zusätzlich suchte das Unternehmen eine Kommunikationsplattform für seine Mitarbeiter. Lasertechnik steht in der Medizin für schonende und kostengünstige Lösung Behandlungsverfahren. Die Erforschung von Lasern und Lichtwellenleitern weitestgehend nebenwirkungsfrei. Wegen der internationalen Ausrichtung und der flexiblen Programmstruktur entschied sich die biolitec AG für Microsoft Business Solutions–Axapta. Die weltweiten Niederlassungen greifen via Internet auf den zentralen Unternehmensserver zu. Die regionalen Unterschiede werden bei der Konsolidierung mithilfe von Verrechnungskonten harmonisiert. Als Kommunikationsplattform ergänzt Microsoft SharePoint Portal Server das ITKonzept. Internationale Software gesucht Nutzen gehörte zum Kerngeschäft der 1988 gegründeten CeramOptec GmbH. Aus ihr ging 1999 die börsennotierte biolitec AG hervor. Inzwischen sind eine ganze Reihe neuer Anwendungsgebiete hinzugekommen. Vor allem von dem 2002 zugelassenen Medikament Foscan® verspricht sich das Unternehmen mittelfristig einen Umsatz von rund 100 Millionen Euro. Foscan® wird derzeit zur Behandlung von Krebserkrankungen eingesetzt. Im Gegensatz zur Chemo- oder Strahlentherapie ist die Anwendung Bis zum Börsengang bestand die Struktur des Unternehmens aus einzelnen, selbstständig agierenden Gesellschaften. „Das historisch gewachsene, heterogene IT-Umfeld war für uns problematisch. Jeder Standort – egal ob in den USA, Lettland, Malaysia oder Frankreich – benutzte lokale Systeme. Betriebswirtschaftliche Zahlen erreichten die Zentrale erst im Rahmen monatlicher Reportings. Um Einfluss auf operative Vorgänge zu nehmen, war es dann oft zu spät", blickt Dr. Wolfgang Neuberger, Vorstandsvorsitzender der biolitec AG, zurück. Da es keinen einheitlichen Kontenrahmen gab, verursachte die Konzernkonsolidierung einen erheblichen Arbeitsaufwand. Anfang 2002 beauftragte biolitec deshalb die Unternehmensberatung InoConsult mit der Konzeption einer einheitlichen IT-Infrastruktur. Später kam die Reorganisation betriebswirtschaftlicher Programme und Abläufe hinzu. Friedhelm Pritz, Geschäftsführer der InoConsult, bringt die komplexe Aufgabenstellung auf den Punkt: „Im Mittelpunkt standen Prozesse, die Dank des einheitlichen IT-Systems kann die Geschäftsführung nun auf ein breiteres Spektrum von Managementinformationen zurückgreifen. Mussten die Entscheidungsträger früher auf monatliche Auswertungen warten, stehen aktuelle Zahlen heute ständig abrufbereit. Beim internationalen Wissensaustausch sorgt Microsoft SharePoint Portal Server dafür, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind. Dadurch sank der Kommunikationsaufwand. Standardisierte Arbeitsabläufe und Genehmigungsverfahren beseitigen zudem Abstimmungsdifferenzen und sorgen für mehr Sicherheit. eng mit der Kundenbetreuung und der Bereitstellung relevanter Informationen für die Geschäftsleitung verknüpft waren. Medizintechnische Forschungen sind mit hohen Investitionen verbunden. Ohne die entsprechenden Daten fehlt dem Vorstand eine solide Entscheidungsgrundlage." Für die Umsetzung des Konzepts suchte man eine mehrsprachig betriebswirtschaftliche Standardsoftware, die flexibel genug war, sich den Konzernstrukturen unterzuordnen. Nach kurzer Marktsondierung im Sommer 2002 blieb lediglich eine Hand voll potenzieller Anbieter übrig: mySAP, Sage KHK und Microsoft Business Solutions–Axapta. „Alle anderen Anbieter scheiterten an der erforderlichen Internationalität. mySAP schied wegen der hohen Implementierungskosten aus. Sage KHK fehlte ein international einheitliches Produkt. Bei Axapta gefielen uns vor allem der hohe Standardumfang und die objektorientierte, flexible Programmstruktur. Wir versprachen uns davon eine schnelle Realisierung", erläutert Friedhelm Pritz die Entscheidung. Die Erwartungen wurden nicht enttäuscht. Im Oktober 2002 setzte der Microsoft Business Solutions Partner RacTech GmbH & Co. KG die Implementierung der Software in rekordverdächtigen vier Wochen um. „Weder die Anpassungsarbeiten noch die Übernahme der Altdatenbestände verursachten irgendwelche Probleme. Wir konnten bereits im November weltweit mit dem neuen System online gehen", berichtet Dr. Neuberger. Automatisch läuft es am Besten Im Hinblick auf die IT-Infrastruktur entschied sich die biolitec AG für einen zentralistischen Ansatz. Anstatt Microsoft Axapta in den internationalen Niederlassungen zu installieren, läuft die Software auf einem Server in der Jenaer Zentrale. Die einzelnen Standorte greifen via Internet über eine Terminalemulation auf die Unternehmensdaten zu. Für jedes Tochterunternehmen wird ein eigener Mandant geführt. Lokale Sonderwünsche, wie zum Beispiel spezielle Vorgaben für kaufmännische Dokumente, sind in den einzelnen Mandanten gespeichert. Ebenso geschickt setzt das Unternehmen die betriebliche Reorganisation um, die beispielsweise bei den Genehmigungsverfahren für Lieferantenbestellungen bemerkbar macht. Hierzu wurde die Auftragsbearbeitung um ein zusätzliches Eingabefeld erweitert. „Die Mitarbeiter arbeiten die Bestellung zunächst wie gehabt ab. Der verantwortliche Vorgesetzte prüft anschließend den Bedarf und gibt die Bestellung durch eine Eingabe im Genehmigungsfeld frei. Erst danach wird der Vorgang weiter verarbeitet“, erläutert Friedhelm Pritz. Konzernkonsolidierung auf Knopfdruck Wichtig für die Konzernbuchhaltung war die Einführung eines gemeinsamen Konzernkontenrahmens. Schließlich ist eine einheitliche Buchungspolitik die Basis der Konzernbilanz. Waren früher aufwendige Umrechnungen erforderlich, kann die finanzwirtschaftliche Situation des Konzerns heute per Knopfdruck abgerufen werden. Die unterschiedlichen Buchhaltungsvorschriften der einzelnen Länder finden über Verrechnungskonten Berücksichtigung. Die größte Herausforderung der Konsolidierung war jedoch der innerbetriebliche Warenverkehr. Bislang Fast Facts (Forts.) Software und Services Microsoft Business Solutions–Axapta Microsoft SharePoint Portal Server Microsoft SQL Server Microsoft Windows Terminal Server Infrastruktur Die biolitec AG setzt auf eine zentralistische IT-Struktur. Der Zugriff der einzelnen Niederlassungen auf den Unternehmensserver in Jena erfolgt über Microsoft Windows Terminal Services. Für jeden Standort ist ein eigener Mandant angelegt, wobei die lokalen Unterschiede berücksichtigt werden. Da alle Tätigkeiten direkt auf dem Microsoft AxaptaDatenbankserver ausgeführt werden, entfällt der Datenabgleich zwischen den Niederlassungen. Microsoft-Partner RacTech GmbH & Co. KG machten Systembrüche und Fehleingaben die Eliminierung etwaiger Zwischenergebnisse zur mühsamen Sisyphusarbeit. Nun erspart Microsoft Axapta dem Unternehmen aufwendige Abgleiche und Doppeleingaben. Ähnlich wie beim Genehmigungslauf für Bestellungen, regelt die zusätzliche Schaltfläche „Intercompany“ den Verkehr zwischen den Konzerngesellschaften. Sie transferiert Bestellungen automatisch in den Auftragseingang des betroffenen Unternehmens. „Damit haben sich die Konsolidierungsprobleme weitestgehend erledigt. Lediglich bei Fehlmengen gibt es einen gewissen Abstimmungsbedarf. Der ist jedoch leicht in den Griff zu bekommen. Da unsere Mitarbeiter Lagerbestände konzernweit einsehen können, verringert sich zudem der Kommunikationsbedarf. Wo früher lange Telefonate erforderlich waren, reicht heute der Blick auf den Bildschirm", beschreibt Dr. Wolfgang Neuberger die Vorteile. Die Technik im Überblick Microsoft Business Solutions– Navision Microsoft Business Solutions–Axapta ist bei der biolitec AG weltweit an acht Standorten im Einsatz. Die Microsoft Axapta-Datenbank basiert auf Microsoft SQL Server. Derzeit sind folgende Microsoft Axapta-Module im Einsatz: Finanzmanagement (Debitoren/Kreditoren, Anlagevermögen, Kostenrechnung, Unternehmensanalyse, Personal, Knowledge Management, Bankwesen u. a.), Customer Relationship Management (Sales Force Automation, Marketing, Verkauf u. a.), Supply Chain Management (Produktion, Projekt, Lager, Logistik, Handel), E-Business (Enterprise Portal, Axapta Object Server, Webtools, Usertools, MorphX, Sicherheitssystem). Internetbasiertes Unternehmensportal Für den zweiten Meilenstein, dem Aufbau eines konzernweiten Informationsmanagements, fand das Unternehmen mit Microsoft SharePoint Portal Server die ideale Ergänzung zu Microsoft Axapta. Dr. Neuberger erklärt warum: „Uns ging es um mehr als Archivierung und Recherche. Wir wollten die wissenschaftliche Diskussion unserer Forschungsteams auf eine einheitliche Basis stellen. Das Internet ist ein ideales Pflaster für den internationalen Meinungsaustausch." Die Dokumentenstruktur des Portals sieht für einzelne Unternehmensbereiche „Mit Axapta sind wir bei der Konzernkonsolidierung einen entscheidenden Schritt vorangekommen.“ und Forschungsgruppen eigene Communities vor. Zugriffsberechtigungen schützen die verschiedenen Dokumente und ermöglichen eine gezielte Bearbeitung. „Anders als beim E-Mail-Verkehr sind beim SharePoint Dr. Wolfgang Neuberger Vorstandsvorsitzender biolitec AG. Portal Server alle Benutzer eines Dokuments automatisch auf dem gleichen Stand. Unsere Mitarbeiter können das elektronische Gedächtnis komfortabel per Volltext- oder Indexsuche erforschen“, benennt Dr. Wolfgang Neuberger die Vorteile. Angesichts der guten Erfahrungen arbeitet die biolitec AG bereits an einer Erweiterung des Systems. Fachportale für Partnerunternehmen und spezielle Kunden stehen zur Disposition. „Vor allem der Austausch mit Ärzten und Klinikpersonal gibt „Mit Axapta und SharePoint Portal Server ist biolitec für künftiges Wachstum gerüstet.“ uns wichtige Impulse für Forschung und Produktentwicklung. Umgekehrt können wir unsere Kunden schneller informieren als über herkömmliche Kanäle", blickt der biolitec-Chef voraus. Über mangelnde Resonanz braucht sich das Unternehmen, angesichts seiner wegweisenden Produktpalette, kaum Sorgen zu machen. Microsoft Business Solutions-Partner RacTech GmbH & Co. KG Im Bröltal 128 53773 Hennef Tel.: 0 22 42/91 38 30 Fax: 0 22 42/8 21 14 E-Mail: [email protected] http://www.ractech.de Friedhelm Pritz Unternehmensberater InoConsult. Geschäftskundenbetreuung Microsoft Deutschland GmbH Konrad-Zuse-Straße 1 85716 Unterschleißheim Tel.: 0180 5 229552 Fax: 0180 5 229554 E-Mail: [email protected] 0,12 Euro/Min., deutschlandweit © 2003 Microsoft Corporation. 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