Aufbau und Organisation
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Abteilung Jugend BEISPIEL EINER RECHNUNGSBÜRO ORGANISATION 1. PERSONALBEDARF Rechnungsbürochef Einholen und sortieren Kontrolle Eingabe und Eingabenkontrolle Schneiden und kleben Kopieren Abfüllen Ranglisten zusammentragen 1 Person 3 Personen 2 Personen 6 Personen 1 Person 3 Personen 2 Person 10 Personen 2. GERÄTEBEDARF - 4 Computer 4 Drucker 2 Hochleistungskopierer, 100 Kopien/min. 3. MATERIALBEDARF - Xerox Papier Bleistifte Schreibblöcke Radiergummis Kartonschachtel Grosse Bostich Bostichklammern Ranglisten-Deckblätter Farbband, Toner, Patronen Korrekturflüssigkeit Kugelschreiber Filzschreiber Leuchtstifte Büroklammern Klebestreifen-Rollen Klarsichtmappen Floppy-Disk Stapelfächer Leim Schere Massstab 15000 30 30 10 30 (60 Hälften) 5 2‘000 ca.700 4 (je Drucker ein Reserve) 2 30 30 10 100 2 50 20 15 1 2 2 4. SICHERHEITSVORKEHRUNGEN - Zum Rechnungsbüro haben nur dort eingeteilte Personen, JUKO- oder OK-Mitglieder, sowie vom Rechnungsbürochef, bzw. EDV-Chef ermächtigte Personen Zutritt. Esswaren dürfen nur in den Pausenzonen eingenommen werden (Trinkwaren sind mit Ausnahme der Computerplätze und Kopierstandorte überall erlaubt) Im Rechnungsbüro herrscht Rauchverbot Bei längerem Verlassen des Rechnungsbüros, Mitteilung an den Rechnungsbüro, bzw. EDV-Chef (Wichtig für die Koordination) Hauptsponsor 22.05.04/SCW 1/3 Abteilung Jugend 5. COMPUTERHANDLING - Die erfassten Notenblätter müssen in der Reihenfolge der Erfassung in der entsprechenden Schachtel abgelegt werden - Alle 30 Minuten ist auf jedem Computer eine Sicherheitskopie, angeschrieben wie folgt: - Filename + erfasste Disziplin Computernummer genaue Zeit Name des zuletzt erfassten Wettkämpfers zu erstellen Die Diskette muss auf das letzterfasste Notenblatt (in der entsprechenden Schachtel) abgelegt werden - Jede Sicherheitskopie wird solange aufbewahrt, bis mindestens 2 neuerer Zeit bestehen - Manipulationen irgendwelcher Art, insbesondere Datensicherungen dürfen ausschliesslich von den dazu autorisierten Personen vorgenommen werden 6. INSTRUKTION PERSONAL/ABNAHME RECHNUNGSBÜRO - Das Personal ist am Samstagnachmittag zu instruieren. Das Rechnungsbüro wird am Samstag vom Wettkampfleiter abgenommen. 7. RICHTZEITEN FÜR DIE RANGLISTENAUSGABE - Diese Richtwerte können von Ort zu Ort verschieden sein, je nachdem wann die Rangverkündigung stattfindet 16.45 Fertige Rangliste beim Speaker 17.00 Die Ranglisten für die Riegen sind in den Riegenschachteln abgelegt. 17.30 Die restlichen Ranglisten sind im Verkauf (Nach Rangverkündigung) 8. NOTENBLATTFLUSS Einholen und sortieren - Einholen der Notenblätter Sortieren nach Disziplinen: Leichtathletik Geräteturnen Nationalturnen Gruppenwettkämpfe Hindernislauf Geländelauf Kontrolle - 3 Personen 6 Schachteln 6 Schachteln 5 Schachteln 8 Schachteln 4 Schachteln 9 Schachteln 2 Personen Kontrolle auf Vollständigkeit (visieren) Notenblätter an die entsprechenden Computer weiterleiten 22.05.04/SCW 2/3 Abteilung Jugend Eingabe und Eingabenkontrolle - - 6 Personen Eingabe oder kontrollierten Daten eine Person erfasst eine Person diktiert und kontrolliert Kennzeichnen der Auszuzeichnender Die 10 Besten jeder Geländelaufkategorie selektionieren Ausdruck der Ranglisten Schneiden und kleben - 1 Person Zusammenstellen der Ranglistenseiten (möglichst geringe Seitenzahl soll erreicht werden) Abgabe der Originale via Rechnungsbürochef bzw. EDV-Chef an Kopierer Kopieren - Kopieren der Rangliste Erstellen der Ranglistenstrasse Abfüllen - 3 Personen 2 Personen Kreuzchen in die Riegenschachteln abpacken Bestellte Ranglisten abpacken COMPUTERPROGRAMM AXIS & PARTNER AG Axis & Partner AG Stationsstrasse 57 8606 Nänikon TeI. 01 / 905 60 30 Fax 01 / 905 60 31 22.05.04/SCW 3/3
