Quick-Start-Manual - bei DI Gerhard Lang
Werbung
praxisverwaltung 3.7 Quick-Start-Manual Therapie - Verwaltung © DI. Gerhard Lang, Wien 2003/2004 Voreinstellungen Bevor sie die ersten realen Klienten anlegen sollten Sie die Voreinstellungen einrichten. Siehe Quickstart Manual Voreinstellungen. Die Verwaltung Ihrer Therapie- / Beratungs- / Supervisions – Klienten / innen geht nach folgendem Schema: 1) Neuen Patienten / Klientin anlegen d.h. die Daten zur Person, aber auch zum geplanten Setting, usw. eingeben 2) Sitzungen ( + ev. Zahlungen) eintragen Sie beginnen die Sitzungen (und zugehörigen Protokolle) jeweils einzutragen, geben dabei an, ob diese bezahlt wurden oder nicht und tragen fallweise noch extra erfolgte Zahlungen ein. 3) Honorare ausstellen Sie können nach jeder Sitzung oder nach mehreren (z.B. am Monatsende) ein Honorar ausstellen, darauf finden sie die unter 2) angegebenen Sitzungen wieder. 4) Diverse Extras: Kassenantrag ausstellen, Patientin zur Kostenübernahme annmelden, eigene Supervisionen eintragen, etc. 1) Eine neue Patientin mit Kassenrefundierung anlegen (Extras für Kostenübernahme nach Vertrag unter 1.1) Sie klicken im Formular Stammd (Stammdaten) auf die (Bildschirm-)Taste: Kl-NEU dann nochmals: Neu. Dann geben Sie den Modus der Verarbeitung an. Dadurch informieren Sie das Programm was Sie in diesem Fall vorhabe. Das Programm kann dann verschiedene passende Einstellungen automatisch wählen. Es gibt folgende Wahlmöglichkeiten: kk: Kassa-Kosten-Refundierung., kkV: Kassenvertrag, = Kostenübernahme (WGPV, VAP, NGPV, ARGE) (kkVOn: Kassenvertrag Online, erst in Vorbereitung) P: Psychotherapie (ohne/mit Kasse), ADL: Andere Dienstleistungen (Beratung, Supervision), KlassV: Klassifikation n. Vertrag (=Zweitdiagnostik) (WGPV, VAP, NGPV) (KlassOn: Klassifikation Online, erst in Vorbereitung) Sem: Seminarverwaltung Wenn Sie den passenden Modus ausgewählt haben, geben sie noch das Geschlecht des/der Klientin/Institution (= neutral) an und klicken auf WEITER. Je nach den hier getroffenen Angaben kommen sie in ein spezifisches Eingabeformular. Für einige Eingabe-Felder gibt es hier aufklappbare Listen mit Vorgabewerten. Diese sollen die Eingabe erleichtern. Dazu folgende Erklärung: Begriff aus einer Liste auswählen: Liste aufklappen indem man in das Feld klickt. Wenn man mit Tabulator in dieses Feld kommt, klappt Quickstart Therapie – Verwaltung, DI. Gerhard Lang Seite 2 von 10 die Liste von selbst auf. Dann entweder mit den kleinen Pfeiltasten auf Ihrem Keyboard hinnavigieren dann die Enter-Taste (ganz rechts auf der Tastatur) drücken, und mit Tabulator in das nächste Feld oder mit der Maus anklicken und Sie sind schon im nächsten Feld Wenn die Liste erweitert werden muss: in der aufgeklappten Liste „Bearbeiten“ wählen, einen neuen Begriff eintippen, sie können diesen neuen Begriff an jede Stelle in der Liste platzieren, dann OK dann Liste nochmals anklicken und den neuen Begriff auswählen. Wenn sie eine Liste wieder schließen wollen, klicken sie einfach irgendwo daneben in den farbigen Hintergrund. Nun immer mit Tabulator ins nächste Feld oder mit der Maus in ein Feld klicken und Daten eintippen Zuname, Vorname, ZusatzName, Adresse .... Bei weiteren Listen wie Postleitzahlen, Krankenkasse etc. gilt die obige Beschreibung für das Arbeiten mit Listen. Wenn sie zu einem Feld keine Daten wissen können sie es auch leer lassen. Die weitern Datenfelder sind: Es gilt auch hier: Sie können Daten auch später noch ergänzen, aber solange bestimmte Infos nicht eingetragen sind, können sie natürlich auch nicht auf den entsprechenden Formularen aufscheinen) Kontrollieren Sie (nur bei „kkV“ und „KlassV“) ob der richtige Verein eingetragen ist. Vers.nr.(und Geb.Datum) Versicherungsnummer und Geburtsdatum (das ja neben einer vierstelligen Zahl ein Teil der Vers. Nr ist) sind vor allem bei Abrechnugnen mit der Krankenkasse wichtig Krankenkasse w.o. nur relevant, wenn entsprechende Abrechnungen geplant werden (wenn Sie ein Kasse nicht in der Liste finden klicken Sie auf den letzten Punkt der Liste „Bearbeiten“: Sie könne dann an beliebigen stellen der Liste ergänzen, auf OK klicken und dann nochmals im Feld Krankenkasse den neuen Eintrag auswählen.) Versicherter w.o. nur relevant bei Kassenabrechnungen und wenn der Patient mitversichert ist. Institution Hier können Sie Daten ein Institution eintragen. Deren Bedeutung unterschiedlich sein kann: es kann eine Institution sein bei der die Klientin arbeite und der die Rechnungen Gesendet werden sollen, oder es ist bei Vertragsabrechnung der verein über den Sie abrechnen und an den Honorare oder Anträge gesendet werden ... Dienstgebern Im versicherungsrechtlichen Sinn der Dienstgeber ( für Kassenanträge) Kommentar ein beliebiger Kommentar für Sie Methode Ihre Methode (am besten klicken sie in dei Liste um zu sehen, was damit alles gemeint sein kann; mit „Bearbeiten“ können Sie die Liste noch erweitern). Frequenz v.a. für Anträge, wöchentlich, vierzehntägig, ... Setting auch hier: klicken Sie in die Liste sie sehen viel Möglichkeiten Zeit Die Zeit pro Einheit (scheint dann auch so u.U. in Honoraren auf: 5 Sitzungen à 50 Min ... ) Daneben: die zeit pro Eintrag, sie können bei einem Eintrag gleich 2 Einheiten verbuchen, z.B. eine Gruppeneinheit könnte 45 Min. mit einem bestimmten Preis haben und Sie machen aber immer 90 Min. d.s. 2 Einheiten pro Eintrag. Siehe nächsten Punkt ... Gleichbleibendes Setting, Einheiten pro Eintrag: Im nächsten Rahmen könne Sie bei gleich beliebendnen setting ( alle Sitzungen, Behandlungen in der selben art, Dauer und Preis) angeben wieveile einheiten jeweils verbucht werden sollen, siehe bei Zeit direkt davor! Wechselndes Setting völlig frei oder gemeinsamer Grundpreis: Sie könne aber auch wechselndes Setting wählen, wenn die sitzugnen nicht imemr gleich beliben. Dann haben Sie noch die die Option die Sitzungen/ Behandlungen/ etc völlig fei zu verändern („Kein Quickstart Therapie – Verwaltung, DI. Gerhard Lang Seite 3 von 10 gemeinsamer Grundpreis“) oder alle Termine auf einen gemeinsamen Grundpreis zu beziehen, z.B. haben Sie dann Sitzungen mit 1,5 Einheiten, 2 -, 2,8 Einheiten usw. Diagnose Hier können Sie zw. ICD 10 und ICD 9 umschalten indem Sei auf die graue Taste drücken, im Feld unter den beiden Pfeilen klicken: Es klappt die Liste der Codes auf. Um schnell zu Ihrem gewünschten zu kommen könne Sie nun auch die ersten paar Zeichen angeben z.B. f40 (hier u.U. nicht den Zahlenblock auf der Tastatur sondern die Zahlen direkt über den Buchstabentasten verwenden) und sie sind sofort bei den phobischen Störungen und könne auf die gewünschte klicken. Wenn Sie dann noch Enter als Bestätigung drücken erscheint neben dem Code auch der Text Wieviel Stunden bei anderen Therapeuten: für Kassenantrag, Angabe voriger Therapien Anmerkung betrifft den letzten Punkt auf den Kassenantragsformularen Preis, MWSt der Bruttopreis je Einheit, daneben die MWSt Konto Nr. Das Konto über das diese Klientin abgerchnet werden soll. Sie könne bis zu 4 verschiedene Konten wählen und damit verschiedene Tätigkeitsbereiche getrennt abrechnen. Sitzungsnr. Bei Neubeginn steht hier „0“ und wenn Sie eine Sitzung eintragen ist das dann die „1.“ Bei schon laufenden Therapien, die Sie jetzt in das Programm übernehmen, geben Sie hier die Nr. der letzten sitzung an (z.B. „28“). Wenn Sie das nächste Mal eine sitzung eintragen wird diesen dann als die „29.“ eingetragen. Sie können diese Zahl im Formular Stammd. > Setting Daten1 jederzeit wieder korrrigieren. Therapie seit seit wann läuft die Therapie bei Ihnen, bei neuen ist das das aktuelle Datum. SupevisionsNr. Falls Sie zu diesem Fall Supervision nehmen, und diese (selber konsumierten) Supervisionsstunden auch eintragen und numerieren wollen, geben Sie hier eine Nummer an, mit der begonnen werden soll. Am Anfang ist das auch „0“ Reihenfolge, Aktiv Inaktiv Die folgenden beiden Felder erlauben Ihnen später Ihre Klienten in bestimmter Weise zu sortieren. Sie können etwa im Feld Reihenfolge eine Uhrzeit eingeben und im Feld Aktiv einen Wochentag wählen: dann könne Ihre Klienten genau in der Reihenfolge in der Sie im Laufe der Woche kommen sortiert werden. Sie könne aber auch für alle Teilnehmer einer Gruppe z.B. „g1“ im Feld Aktiv wählen und bei Reihenfolge die „0“ lassen. Wenn Sie ein Therapie/ Beratung/ .... abschließen wählen Sie im Feld Aktiv „i“ für Inaktiv. Der Klient scheint dann nicht mehr in allen Listen auf, kann aber jederzeit wieder aktiviert werden. o.B. o.B. heißt Ohne Beleg, Ohne Buchhaltung, soll nur für fiktive Testklienten oder für Klienten, wo die Abrechnung nicht über Ihre Buchhaltung läuft verwendet werden. Datum Ersteintrag Mit diesem Datum wird die Klientin in die Programm Kartei aufgenommen. D.h. in der software Kartei kann es keine Termine vor diesem Datum geben. Wenn Sie später etwas rückdatiertes eintragen wollen, müssen sie diese Datum auch zurücksetzen. Zum Schluß klicken Sie auf „Klient eintragen“ Sie kommen zurück in das Stammd. Formular und können die Personenund Setting Daten kontrollieren und auch ausbessern, wenn etwas nicht stimmt. (Klicken Sie oben auch auf die Registerkarten „Setting Daten1“ und „Setting Daten erweitert“) Um nun weiter mit diesem Klienten zu arbeiten, um Sitzungen und Zahlungen zu verwalten oder Honorare und Anträge auszustellen klicken Sie auf „Standard“. (Siehe weiter unten) Quickstart Therapie – Verwaltung, DI. Gerhard Lang Seite 4 von 10 1.1 Extras bei Patienten für Kassenvertrag anlegen (Kostenübernahme) Bevor sie den ersten neuen Patienten für Kostenübernahme anlegen, sollten sie die Daten für den Verein oder die Gesellschaft überprüfen, mit der Sie abrechen. Neu ab Version 3.6: Sie können nun die Abrechnung mit mehreren verschiedenen Vereinen parallel verwalten, d.h. bei verschiedenen Patienten können unterschiedliche Vereine angegeben werden. „Voreinstellungen“ – „Kasse/Vertrag“, bei „Vereinsanschrift „Bearbeiten“ klicken, Sie kommen zu einem neuen Karteiblatt mit den Vereinsdaten: Sie können durch die verschiedenen Vereine blättern und die Daten überprüfen oder ergänzen. Weiters sollten Sie bereits einen Stempel eingetragen haben: Siehe bei: Quick Start Manual Voreinstellungen Mit „Zurück“ kommen sie wieder zu den Stammd. Neue Patientin anlegen: Klient neu eintragen wie vorne beschrieben. Bei Modus wählen sie „kkV“ (bei Zweitdiagnostik: „klassV“) Bei Abrechnung mit VAP und NGPV: Achten Sie auf die gültigen Settingbezeichnungen ( … (E50), (G90), (BP50), (BP100), (E100) sowie die dazugehörige Zeit (50, 90, 100)). Achten Sie bitte auch auf den Preis pro Sitzung, da VAP, WGPV, NGPV und ARGE unterschiedliche Sätze verwenden. In dem Fall sind auch die Zeitangaben wesentlich (diese können Sie im Formular Liste bei den einzelnen Patientinnen voreinstellen, aber auch beim Sitzungseintrag noch angeben). a) Bei WGPV, VaP, NGPV: Kassenvertragsmonitor Wenn sie wieder in den Stammdaten sind, finden sie bei „Setting Daten 1“ eine Tabelle mit den nötigen Schritten am Beginn der Therapie: Meldung an den Verein, medizinische Untersuchung veranlassen, u.U. Klassifikation nach ICD 10 veranlassen und nach einigen Stunden auch Antrag stellen. Sie können gleich weitere Schritte von hier aus unternehmen: Die Meldung an den Verein (oder je nach Regelung an direkt an die Krankenkasse) veranlassen. Klicken sie auf Meldung, sie können dann zwischen Form (=ausdrucken eines Briefformulars für die Meldung) oder Email wählen. Bei Email wird ihr Mailprogramm geöffnet, ein fertig verfasstes Mail muss nur noch abgesandt werden. Achtung: Für die Verwendung der E-Mail-Funktion ist es in den meisten Fällen nötig, dass Ihr E-Mail-Programm vorher bereits gestartet und abgelegt bzw. ausgeblendet ist. Sie benötigen für diese E-mail-Funktion: Windows: Microsoft Exchange oder ein anderes MAPI-kompatibles E-Mail-Programm, das ordnungsgemäß installiert und konfiguriert ist. Macintosh: OS 10: Mail, Entourage; OS 8-9: Claris Emailer, Qualcomm Eudora Light oder Eudora Pro, konfiguriert für das Senden von E-Mail mit FileMaker Pro + Die Erweiterung Internet Config (Version 1.1 oder höher), installiert und konfiguriert für die Verwendung des Protokolls mailto. Sie können, wenn Sie das entsprechend mit der Klientin besprochen haben, die Veranlassung der medizin. Untersuchung und/oder die Überweisung zur Klassifikation hier eintragen. Im Datumsfeld können sie das Datum einstellen , wenn ein Schritt nicht heute erfolgt ist. Quickstart Therapie – Verwaltung, DI. Gerhard Lang Seite 5 von 10 b) ARGE: Sachleistung oder WS-Regelung In Stammd > Setting Daten 1 können sie nun noch zwischen Sachleistung und WS-Regelung wählen, sowie eine ev. Kostenbeteiligung der Patientin eintragen. ---Klicken Sie auf „Standard“ um in dieses Formular zu kommen. Hier finden sie den Ersteintrag. Die gerade besprochene Tabelle finden sie rechts oben in verkürzter Form auch in der „Standard“ Ansicht. Hier können sie nun weitere Sitzungen eintragen. Für weitere Besonderheiten bei Kostenübernahme siehe auch unter 3) Honorare und Anträge Nach dem Import von Patientendaten: Wenn Sie Ihre Daten aus einer ältern Version importiert haben, und nun auf VAP oder NGPV umstellen wollen, müssen sie nun auch ihre Einträge „umstellen“, damit sie für die neuen Formulare (Behandlungsblatt, Evidenzblatt, usw.) richtig erfasst werden: Voreinst > Kasse/Vertrag > VAP, NGPV -Umstellen (klicken). Für weitere Anleitung siehe UpdtInfo3. 2) Sitzungen und Zahlungen eintragen. Um eine Sitzung einzutragen klicken Sie auf „Sitzung“. Sie müssen nun im Dialog angeben, ob die Sitzung bezahlt wurde, wenn ja, ob es sich um den genauen Betrag (für eine Sitzung) gehandelt hat und ob Sie das Geld bar oder über Ihre Bank erhalten haben. Sitzungen werden automatisch immer mit dem heutigen Tag eingetragen, außer Sie klicken vorher auf die Datumsanzeige und stellen ein anderes Datum ein. Sie können Sitzungen in 2 verschiedenen Ansichten eintragen: Standard (normal) : Hier haben Sie für jede Sitzung eine Zeile ( bei wechselnden Setting 2 Zeilen, weil hier mehr Angaben bedeutsam sind) Standard Ansicht 2: wenn Sie auf das rote Dreieck am linken Rand (in jeder Zeile vorhanden) klicken, klappt der entsprechende Eintrag (z.B. die Sitzung) auf und Sie sehen das Protokollfeld. Sie können auch in dieser Ansicht 2 neue Sitzungen eintragen und dann jeweils direkt das Protokoll eintippen. Wenn Sie außerhalb einer Sitzung Geld erhalten haben (z.B. Banküberweisung) können Sie diese Zahlung mit der gleichnamigen Taste beim jeweiligen Klienten eintragen. Wenn die Zahlung nicht am heutigen Tag erfolgte, müssen Sie durch klicken auf die Datumsanzeige zuerst das Datum einstellen, dann Zahlung. Ist Ihnen ein Fehler unterlaufen und Sie wollen einen Eintrag wieder löschen, klicken Sie auf die Taste „Korrektur“ (oben rechts). Sie können allerdings immer nur den letzten Eintrag löschen, d.h. wenn der Fehler weiter zurück liegt, müssen Sie mehrere Einträge löschen. Quickstart Therapie – Verwaltung, DI. Gerhard Lang Seite 6 von 10 3) Honorare und Anträge ausstellen Honorare können erst ausgestellt werden, wenn zumindest eine (oder mehrere) Sitzungen eingetragen sind. 3.1 Honorare allgemein Sie klicken auf Honorar und kommen damit zu ein paar Dialogfenstern. Wenn der Betrag für die schon geleisteten Sitzungen noch nicht vollständig bezahlt ist, werden sie gefragt, ob trotzdem der Text für „Dankend erhalten“ oder ein Text für offene Beträge (siehe Voreinstellungen) oder diesbezüglich gar kein Text auf das Honorar kommen soll. Als nächstes kommen Sie zu einer Auflistung der eingetragenen Sitzungen, für die noch kein Honorar ausgestellt worden ist. Sie könnten hier einzelne Sitzungen „herausnehmen“, sodass sie nicht auf das Honorar kommen („Diesen Eintrag nicht miteinbeziehen: klick“). Wenn alles okay ist klicken Sie oben auf „Weiter“. Nun noch die Frage, ob eine anonymisierte Kopie (das kommt nur bei Therapiefällen) gedruckt werden soll und dann erscheint schon das Fenster Ihres Druckers (achten Sie darauf, dass der richtige ausgewählt ist). Sie können hier auch noch die Anzahl der zu druckenden Kopien wählen, dann „drucken“ klicken. Bei ARGE erhalten Sie ein zweites Druckerfenster für das Drucken der Honorarnote für den Patienten. Ein weiteres Druckerfenster kommt, wenn Sie vorher bei Anonymkopien „Ja“ gewählt haben: diese werden mit einem 2. Druckbefehl hergestellt. Dann kommen Sie wieder zurück in das Standard Formular und finden als letzte Zeile das eben ausgestellte Honorar eingetragen. 3.2 Sammel-Honorare für VAP Bei der monatlichen Abrechnung stellen Sie folgende Formulare aus: Sammelhonorar Behandlungsblätter Evidenzblatt Klassifikations-Liste Sammelhonorar Am Ende des Monat (oder am Beginn des nächsten) gehen Sie in Standard auf einen beliebigen Patienten, der für die VAP – Abrechnung angelegt ist. Dort klicken Sie auf Honorar. Für die nun folgende Sammelrechnung, geben Sie als erstes an, welchen der beiden Texte für „Betrag offen“ Sie auf der Rechung haben wollen (diese Texte können Sie in Voreinst.> Hon. Allg. editieren). Dann wird der Zeitraum abgefragt. Sie können entweder im ersten Feld einen Monatnamen (die ersten 3 Buchstaben reichen) ODER im 2. und 3. Feld ein Beginn- und ein End-Datum eingeben. Sie kommen nun zu einer Zusammenstellung aller Sitzungen, die im angegebenen Zeitraum liegen und für VAP Abrechnung angelegt sind. Mit der Taste „Enter“ oder „Return“ kommen Sie weiter. Das nächste Dialogfenster gibt Ihnen noch die Möglichkeit einzelnen Einträge auszuschließen. Falls Sie das nicht wollen, klicken Sie auf „Alle“ oder drücken nochmals „Enter“. Nun kommt das Druckerfenster und nach Bestätigung wird die Sammelrechnung gedruckt. Quickstart Therapie – Verwaltung, DI. Gerhard Lang Seite 7 von 10 Behandlungsblätter Im nächsten Dialogfenster, werden Sie gefragt, ob Sie die Behandlungsblätter drucken oder als Dateien am Desktop abspeichern wollen. Nach dem Abspeichern können Sie diese Dateien, die im Excelformat (.xls) angelegt werden, per Mail an das Büro des VAP senden. Bei dieser Variante wird am Desktop ein Ordner angelegt, der als Name das heutige Datum (im Format JJ_MM_TT, also z.B. 03_08_02 für den 2. aug.2003). Sie können diesen Ordner auch zum Archivieren verwenden. Wenn Sie „Drucken“ wählen kommt wieder ein Druckerfenster und für jeden Patienten, den Sie dieses Monat in der Abrechnung haben, wird ein Behandlungsblatt gedruckt. Bei „Speichern“ wird für jeden Patienten eine Excel Tabelle (Bhndlgsblatt1.xls, Bhndlgsbltt2.xls, …) in dem aktuellen Ordner am Desktop abgelegt. Evidenzblatt Das nächste Fenster fragt, wieder nach „Drucken“ oder als Datei abspeichern, diesmal bezogen auf das Evidenzblatt. Nach der Bestätigung können Sie noch zu einer Korrekturansicht gelangen oder mit OK gleich weiter gehen. Je nach Wahl wird das Evidenzblatt gedruckt oder als Datei (Evidenzblatt.xls) in demselben Ordner abgelegt, wie die Behandlungsblätter. Klassifikations-Liste Fall sie in dieser Abrechnung auch Zweitdiagnostiken drinnen haben, kommt nun noch die Frage, ob die Liste mit den Klassifikationen gedruckt oder als Datei abgespeichert (Klassfikation.xls) werden soll – ebenfalls in dem schon besprochenen Ordner. Auch hier können Sie noch zu einer Korrekturansicht kommen und manuell etwas verändern, oder mit „Alle“ weitergehen. Sie kommen nun am Ende dieses Prozesses wieder zu der Patientin bei der Sie gestartet sind und finden hier ein Sammel-Honorar eingetragen. So ein Eintrag wurde bei allen betroffenen Patienten angelegt (wenn sie in Standard blättern, können sie sich davon überzeugen). E-Mail-Versand: Öffnen Sie den neu angelegten Ordner (mit dem heutigen Datum) am Desktop, klicken sie eine Datei an, wählen sie mit “ctrl”+”a” alle darin enthaltenen Dateien aus, klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in die Auswahl und wählen Sie aus dem Kontextmenü “Senden an” > “E-Mail Empfänger”. -----------------------------------------Falls Ihnen beim Ausstellen eine Honorars ein Fehler unterlaufen ist, können Sie es mit der Taste „Korrektur“ gleich wieder löschen. Das müssen Sie allerdings wirklich gleich machen, d.h. bevor Sie neue Sitzungen, oder Zahlungen etc. eingetragen haben. (Die Taste Korrektur kann nur sukzessive jeweils beim letzten Eintrag beginnend löschen.) Mit der Taste „HonKopie“ können Sie nachträglich eine Kopie eins früher ausgestellten Honorars nochmals drucken. Sie kommen dementsprechend hier zu einer Auflistung der für diese Klientin schon ausgestellten Honorare und können anklicken, welches nun nochmals gedruckt werden soll. Das Formular das für eine Honorarnote gewählt wird können Sie in den Voreinstellungen kontrollieren und ändern. Quickstart Therapie – Verwaltung, DI. Gerhard Lang Seite 8 von 10 Kassenanträge können nur bei Therapiepatienten/innen gestellt werden (Modus = kk oder kkV). Sie klicken im Standard Formular auf KK-Antr. Bei Patienten mit Modus = kk kommt eine Frage zur Bestätigung und die Wahl, ob sie das Antragsformular, so wie zuletzt ausgefüllt sehen wollen (hat nur einen Sinn, wenn es nicht der Erstantrag ist) oder ob es gleich aktualisiert werden soll. Dann kommen Sie schon zur ersten Seite des Antrages. Bei Patientinnen mit Modus kkV können hier vorher mehrere Fragen auftauchen, wenn die Punkte „Medizin. Untersuchung“ und Klassifikation nicht eingetragen sind. Das Programm fragt dann zuerst danach. Wenn Sie z.B. Med.U. nicht angegeben haben ist es gar nicht möglich einen Antrag zu stellen. Dann kommt die Frage nach Aktualisierung, wie bei kk beschrieben und Sie kommen auch zur 1. Seite des Antrags. Auf der ersten Antragsseite kontrollieren Sie nur die Daten, können „Erst-„ oder Fortsetzungsantrag“ anklicken, falls kkV vorliegt und die Zweitdiagnostik ist schon erfolgt, können Sie das ebenfalls hier eintragen. Mit „weiter“ kommen Sie zur 2. Antragsseite. Auch hier finden Sie nun schon einige Daten eingetragen, insbesonders sind hier Textbausteine für die üblichen Formulierungen vorgegeben, die sie jeweils aus Listen auswählen können. Diese Listen können sie natürlich bearbeiten, d.h. Sie können auch neue oder veränderte Formulierungen hinzufügen. Sie können noch eintragen wenn Therapiestunde vor dieser Behandlung bei Ihnen erfolgten, geben die Stunden an die Sie vermutlich brauchen werden und diejenigen die sie jetzt beantragen. Mit der Taste „Vorige Antr.“ können Sie vorige Anträge dieser Patientin ansehen. Sie können dort Textstellen mit der Maus auswählen, mit der Taste „Kopie“ kopieren, und wenn Sie mit „zurück“ zum aktuellen Antrag gekommen sind, dort mit der Taste „Einsetz“ einsetzen. Mit der Taste „WEITER“ werden Sie gefragt, ob sie den Antrag drucken wollen. Wenn ja, kommt Ihr Druckerfenster und dann eine Meldung, dass Sie warten müssen Seite 2 gedruckt ist. Sie können dann das Papier gewendet wieder in den Drucker legen und so „doppelseitig“ nun die Seite 1 darauf drucken. Achten sie darauf, dass Sie bei kkV gelbes Papier für den Antrag verwenden. Zum Abschluss werden Sie noch gefragt, ob Sie den Antrag in die Fallgeschichte eintragen wollen. Das sollten sie unbedingt, Sie sehen dann immer wann und wie Sie den letzten Antrag gestellt haben und auch nur dann steht dieser Antrag mit der Taste „Vorige Antr.“ (wie oben beschrieben) zu Verfügung. Wenn Sie nun wieder nach Standard kommen finden Sie den Antrag in der letzen Zeile der Liste. Wenn Sie hier auf das rote Dreieck klicken, klappt der Antrag auf und Sie sehen alle Daten und Formulierungen die Sie angegeben haben. Wenn Sie nun auf Stammd. > Setting Daten 1 gehen sehen Sie einen Eintrag bei KASSENANTRAG: Antr. Nach der x.Stunde für y Stunden. Wenn Ihnen der Patient die Bewilligung rückmeldet, müssen Sie das hier noch extra eintragen ( Das Programm kann ja nicht von selber wissen ob alle Stunden genehmigt wurden.) Beispiel. Sie stellen nach der 4 Stunde einen Antrag auf 50 Stunden. Diese werden bewilligt. Dann müssen Sie hier in Stammd. in der Zeile darunter bei „Bewill. bis zur“: „54“ eintragen und ganz rechts bei „bis zum“ das Datum (falls eines von der Kassa vorgegeben wurde). Wenn das richtig eingetragen ist, sehen sie daraufhin in Standard ganz unten immer einen Hinweis: Bewilligung: …. ( nur bei kk und kkV natürlich). IM Formular Liste können Sie mit der Taste „Kasse“ diejenigen Patienten suchen lassen, bei denen der Antrag innerhalb der Quickstart Therapie – Verwaltung, DI. Gerhard Lang Seite 9 von 10 nächsten 7 Stunden abläuft oder in den nächsten 5 Wochen (nur wenn ein Datum angegeben ist). Einschub: Mit den Tasten Geld und Hon können Sie hier im Formular Liste diejenigen Klienten/innen suchen lassen, die noch nicht alles bezahlt haben und die die noch ein Honorar zu bekommen haben. Mit der Taste extra könne Sie z.B. alle Patienten suchen (kkV!!) die Sie mit Kassenvertrag abrechnen. Supervisionen Wenn Sie einen Fall in Ihrer Supervision besprochen haben, d.h. SUPERVISION NEHMEN, und das auch hier in die Fallgeschichte eintragen wollen, klicken Sie in Standard einfach auf Sup und eine Supervisionssitzung wird eingetragen, die wie jeden andere Sitzung auch einen Protokollteil hat. Die Supervisionssitzungen werden auch nummeriert und scheinen auf, wenn Sie in das Hauptformular Protokolle wechseln. Im Protokollbereich werden die Supervisionssitzungen intern (unsichtbar) mit negativen Nummern (-1, -2, ..) geführt. Sie können deshalb mit Auswahl leicht alle Supervisionssitzungen wählen, wenn sie im Abfrage Feld für die Eintragungsnummern z.B. …0 oder <0 angeben. Wenn Sie selber jemanden SUPERVISION GEBEN, tragen Sie das nicht mit der Taste Sup ein. In dem Fall tragen Sie den Supervisanden wie einen neuen Klienten ein. Bei Modus geben Sie „ADL“ ( andere Dienstleistung) und bei Methode: „Supervision“ an. Unterschied Protokoll-Feld vs. Notizen- Feld Für jede Sitzung gibt es ein relativ kleines Notizen-Feld und ein Protokoll – Feld, das bis zu 2 A4 Seiten lang sein kann. Wenn Sie im Standard Formular Druck klicken wird eine Liste mit der Allen Ereignissen (Sitzungen, Zahlungen, Honorare, Anträge, ... ) zur jeweiligen Klientin ausgedruckt, in der die Felder Notizen aufscheinen, nicht aber die Protokolle. Sie können diesen Ausdruck verwenden, falls die Patientin Einsicht in Ihre Aufzeichnungen wünscht. Dann sollten in den Notizen natürlich auch nur entsprechende Informationen stehen, wie Überweisungen zu einem Arzt, … etc. (Bei Honorareinträgen und bei Kassenanträgen schreibt das Programm selbständig Infos in das Feld Notizen.) Quickstart Therapie – Verwaltung, DI. Gerhard Lang Seite 10 von 10
