Projektmanagement

Projektmanagement
Anpassungsleistung des Systems  Mehraufwand  Professionalität in Planung, Durchführung und
Sicherung von Projekten
Welche Bedingungen braucht ein erfolgreiches Projekt :
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Zielorientiertes Handeln
Gut organisiertes Projektteam
Kritische Zwischenevaluationen
Nachdenken über die Konsequenzen des eigenen Handelns
Expertenwissen
Klare Akzeptanz der Spielregeln
Bereitschaft, sich immer wieder in der Gruppe abzustimmen
Eindeutige Kompetenzverteilung, eindeutige Aufgabenstellung
Zeitliche Befristung, begrenzter Ressourceneinsatz
Abgestimmte Projektorganisation ( Projektauftraggeber, Lenkungsausschuss, Projektleiter
,Projektteam, Projektmultiplikatoren, Projektkoordinator)
Projekte verlaufen in verschiedenen Phasen :
a) Auftauphase ( Einstellung aller Beteiligten auf veränderungen, Beauftragung, Planung,
organisatorische Vorbereitung)
b) Pilotphase : Versuche an einzelnen Teilelementen bis zur „Lauffähigkeit“
c) Implementierungsphase : Ausweitung des Konzeptes auf die gesamte Zielgruppe unter
kontrollierten Bedingungen
d) Verankerungsphase : neue, fläöchendeckende Konzept wird dauerhaft in die Linienorganisation
eingeführt ( Neustrukturierungen, Zielvereinbarungen, Aufgabenklärungen,
Zuständigkeitsregelungen)
Der rote Faden durch das Projekt:
1.
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Definitionsphase  Projektauftrag
Projektanlass ( kurze Aussage, warum das Projekt zum aktuellen Zeitpunkt erforderlich ist)
Definition des Projektes
Durchführbarkeitsprüfung ( Wirtschaftlichkeit)
Grobplanung Arbeitsverfahren / Überwachung ( Sizungshäufigkeit, Meilensteine, Sitzungsmaterial,
Minimalspielregeln, Kommunikationswege)
Projektziel ( erreichbar, beeinflussbar, messbar)
Erfolgskriterien ( Sachziel, Kostenziel, Terminziel), was soll beim Abschluss vorliegen
Potentialanalyse : Zeit – und Personalressource ( wer ist verantwortlich ?, Projektteam, Budget,
Termine, Meilensteine (, Steuerungsgruppe ( Projektplanung, Berichterstatter,
Projektressourcenverwalter, Projektleiter)  jeder muss seine Rolle in dem Projekt verstehen
Der Projektauftrag : Ergebnis der Definitionsphase, Zielvereinbarung zwischen Auftraggeber und
Antragnehmer
2. Projektstruktur und Ablaufplanung
 Strukturierung in Phasen ( Projektstrukturplan – was ist alles zu tun)  alle am Projekt
Beteiligten müssen für die Umsetzung motiviert sein, die Bedeutung des Projektes kennen,
wissen, warum es zu diesem Zeitpunkt wichtig ist usw..)  Projekt wird in überschaubare und
abgrenzbare Aufgaben zerlegt ( Übersicht über alle Aktivitäten, gesamte Aktivitäten ordnen,
Aktivitäten hierarchisch gliedern)
 Projektablaufplan  was ist wann zu tun , Reihenfolge der Tätigkeiten  Terminplan ( Anfangs
– und Endtermin, Verantwortlichkeiten bestimmen, die Beteiligten bezeichnen)  Darstellung
in einem Balkendiagramm
 Vom Groben zum Detail ( rollierende Planung, zuerst grob, dann detailliert)
 Problemlösungsprozess ( Problem identifizieren – Problem bestimmen und Auswirkungen und
Ursachen analysieren, Mögliche Lösungen erarbeiten, Lösungen wählen und planen, Lösungen
einführen, Ergebnis bewerten), Ermittlung von kritischen Faktoren, Verminderung des
Projektrisikos
 Meilensteine ( jeder Meilenstein kann erst überschritten werden, wenn die dort aufgeführten
bedingungen erfüllt wurden)  Übergang von einer Projektphase in die Nächste
 Kapazitätsplan  jeder Teilnehmer muss über ausreichend Kapazitäten verfügen ( wer benötigt
wann und wieviel)  Einplanung des voraussichtlichen Bearbeitungsaufwandes, Raum – und
Materialbedarf
 Kostenplan  operatives Budget ( vorher genehmigen lassen) , Kosten jeder Schlüsseletappem,
wieviel Geld wann für was,wer ist dafür verantwortlich ) Information des Auftraggebers bei
Abweichungen
 Informationsplan  Projektleiter hält alle Teilnehmer auf dem gleichen Informationsstand (
Zielgruppe, Informationsbedarf, Informationsziel, sinnvolle Zeitpunkte, Informationsstrategie)
 Erfolg des Projektes ist abhängig von der Kommunikation /( berichtspflicht des Projektes an
den SL, damit dieser seiner Kontrollverantwortung nachgehen kann)
Was ist Projektmarketing ?
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Gesamter Kommunikationsprozess der Projektinhaber mit dem Umfeld
Projektende
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Qualitätsplanung überprüfen ( Ziele erreicht, Ressourcen eingehalten, Termine und Kosten
eingehalten
Abschlussbericht erstellen
Abschlusssitzung
Leistungen der Projektmitglieder würdigen
Prozessmanagement : Mit dem geringst möglichen Aufwand den größtmöglichen Erfolg erzielen 
Optimalablauf
Aufbaustruktur einer Organisation Organigramm, stellt die sachliche Zusammenfassung und Koordination
der Aufgaben in den Vordergrund
Prozessstrukturen legen fest, w3elche Aufgaben in welcher zeitlichen Abfolge zu erfüllen sind.
Möglich : Linienteams anstelle von Projektteams
Strategische Entwicklungsprozesse  langfristige Zukunftssicherung der Schulorganisation
Operative Führungsprozesse  Aufgaben der unmittelbaren Bewältigung des Alltagsgeschäfts ( Effizienz
im Umgang mit knappen Ressourcen)
Geschäftsprozesse verkörpern den praktischen Vollzug der Kernaktivitäten ( Unterrichts - , Informationsund Beratungsprozesse gegenüber S und E
Unterstützungsprozesse : notwendig, damit die Geschäftsprozesse effektiv und effizient vollzogen werden
können, Personal – und Sachmittelbeschaffung, Konferenzsystem, Personalentwicklungsprozesse
Führungsaufgaben im Prozessmanagement
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Strategisches und operatives Prozessmanagement
Chronische Probleme
 7 – teiliger Lösungsansatz
a) Titel des Problems
b) Kurzbeschreibung des Problems
c) Kurzbeschreibung der wichtigsten Problemauswirkungen
d) Aufzählung der wichtigsten Problemursachen
e) Entwicklung von Lösungsideen
f) Bewertung  Treffen einer Lösungsentscheidung ( Machbarkeit, Aufwand,
Geschwindigkeit, Akzeptanz)
g) Treffen einer Verbleibregelung
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess ( Teamstruktur muss vorhanden sein, Teamziele und
Qualitätskriterien müssen entwickelt worden sein)  regelmäßige Treffen  Bericht an die Schulleitung
Wichtig ist, dass die Mitarbeiter ständig über laufende Verbesserungsprozesse und deren Ergebnisse in
regelmäßigen Abständen informiert werden.