5. Ermöglichen der Zusammenarbeit über den Workflow
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Demo Showcase 2008 Erfolgreiche Produkteinführung dank enger Zusammenarbeit − 16 Microsoft Corporation Veröffentlicht: Originalfassung – Mai 2007; Wiederveröffentlicht im Juli 2008 Zusammenfassung Jessica möchte die Marktposition ihres Unternehmens durch ein neuartiges Tandemfahrrad stärken. Als Marketingdirektorin beim Hersteller Contoso ist sie dafür zuständig, die Einführung des neuen Produkts zu planen. Aber zunächst muss sie in Zusammenarbeit mit John, dem Vertriebsmanager des Unternehmens, für eine starke Beteiligung bei der vertriebsorientierten Veranstaltung sorgen. Welches Ziel verfolgt sie dabei? Die Einführung soll das Interesse potenzieller Kunden und Vertriebspartner sowie der Medien wecken − und zu Bestellungen von Händlern führen. Wie will sie vorgehen? Die besten Funktionen des Hochleistungsrads sollen in verschiedenen Werbematerialien präsentiert werden. Dazu muss Jessica eng mit John aus dem Vertrieb zusammenarbeiten, Teammitglieder aus dem Marketing einbinden und an der Schnittstelle zwischen Fertigung und Produktion Daten und Statistiken sammeln, die für die Vermarktung geeignet sind. Außerdem muss sie das gesamte Kooperationsprojekt landesweit steuern. In diesem Szenario erfahren Sie, wie durch den kombinierten Einsatz von Office 2007, Exchange 2007 und SharePoint 2007 ein Marketingplan entsteht, vom ersten Strich bis zur fertigen Lösung. Kundenkampagne: Rolle: Personen: Technologien: 2007 Office System – die Businessproduktivitätsinfrastruktur IT Marketing Vertrieb John Emory, Vertriebsmanager Jessica Arnold, Marketingdirektorin Tim Litton, IT-Betriebsleiter Alex Roland, IT Engineer InfoPath 2007 Office Enterprise 2007 SharePoint Server 2007 Inhaltsverzeichnis 1. Demo-Szenario ....................................................................................................................................... 3 2. Demo-Setup – (nur virtuelle Computerumgebung) ................................................................................ 3 2.1 DS-SRV-01: Alex Roland, IT Engineer ............................................................................... 3 3. Anfrage für die Einrichtung einer Site – Demo beginnt hier ................................................................... 4 3.1 Benutzerdefinierte Liste ............................................................................................................. 4 4. Erstellen und Konfigurieren der Teamsite ................................................................................................. 7 4.1 Erstellen und Konfigurieren der Site – Vordefinierte Workflows ................................................ 7 5. Ermöglichen der Zusammenarbeit über den Workflow ........................................................................... 18 5.1 Verwenden des Genehmigungsworkflows – Jessica erstellt eine Workflowaufgabe .............. 18 5.2 Verwenden des Genehmigungsworkflows – John genehmigt das Dokument ........................ 22 © 2007 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. 5.3 Verwenden des Genehmigungsworkflows – Jessica erhält Johns Genehmigung .................. 24 Weitere Informationen zu Demo Showcase finden Sie im Microsoft-Partner-Programm-Portal unter http://www.microsoft.de/contoso. Senden Sie Kommentare, Fragen und Feedback an [email protected]. © 2007 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. 1. Demo-Szenario Die Marketingdirektorin Jessica Arnold arbeitet gemeinsam mit ihrem Vertriebsteam an einem größeren Marketingevent zur Produkteinführung des neuen Hochleistungs-Tandems von Contoso. Da an dieser Veranstaltung wichtige Kunden und Vertriebspartner teilnehmen, muss alles reibungslos ablaufen. Für die Planung der Veranstaltung benötigen Jessica und ihr Team eine kollaborative Arbeitsumgebung. Per Anfrageformular bittet sie die IT-Abteilung um die Einrichtung einer SharePoint-Teamsite. Tim Litton, IT-Betriebsleiter, empfängt Jessicas Anfrage und richtet entsprechend ihren Spezifikationen eine Teamsite ein. Außerdem konfiguriert er für Jessica einen Workflow, damit sie über alle Änderungen im Bereich der Site informiert wird. Jessica ist von der neuen Teamsite begeistert und stellt sogleich den Veranstaltungsplan online zur Verfügung. Der Plan muss vom Vertriebsmanager John Emory, mit dem Jessica gemeinsam an der Veranstaltung gearbeitet hatte, genehmigt werden. Daher legt sie den Workflow so fest, dass der Plan an John weitergeleitet wird. Einige Minuten später wird John per E-Mail darüber benachrichtigt, dass für ein Dokument auf der Teamsite seine Genehmigung erforderlich ist. Er klickt in der EMail auf den Link zum Dokument und beginnt mit der Prüfung des Veranstaltungsplans. Sobald John das Dokument genehmigt hat, wird Jessica hierüber in einer abschließenden Workflow-Benachrichtigung informiert. Nun kann sie mit der Umsetzung ihres Plans beginnen. 2. Demo-Setup – (nur virtuelle Computerumgebung) DS-SRV-01 enthält die Umgebung mit den zur Ausführung der Demo erforderlichen Diensten, wird aber ansonsten nicht verwendet. DS-CLI-01 dient zur Darstellung der Benutzeraktionen. In der Demo treten drei Personen auf, die alle DS-CLI-01 verwenden. Wenn Sie sich als Alex bei DS-SRV-01 anmelden, wird das Scenario Configuration and Optimization Tool (SCOT) automatisch gestartet. Wählen Sie alle für Sie interessanten Szenarios aus, sodass die entsprechenden Dienste gestartet und unnötige Dienste angehalten werden können. Die Ausführung dieses Tools dauert mehrere Minuten, da auch Websites zwischengespeichert werden, die für die von Ihnen gewählten Szenarios erforderlich sind. 2.1 DS-SRV-01: Alex Roland, IT Engineer Stichpunkte Anweisungen Alex Roland meldet sich bei DSSRV-01 an, um Aufwärmskripts auszuführen, mit denen die Darstellungsleistung der Szenarios verbessert wird. Starten Sie Server DS-SRV-01. Benutzername: aroland Kennwort: pass@word1 Wählen Sie innerhalb von SCOT die gewünschten Szenarios aus, und klicken Sie auf KONFIGURIEREN. Screenshots 2.2 DS-CLI-01: Jessica Arnold, Marketingdirektorin Jessica Arnold, John Emory und Tim Litton werden bei DS-CLI-01 angemeldet und verwenden während dieser Demo diesen Client. Mit der Funktion Benutzer wechseln von Windows Vista kann der aktuelle Benutzer nach Bedarf gewechselt werden. Stichpunkte Jessica Arnold meldet sich bei DS-CLI-01 an. Seite 3 von 26 Anweisungen Starten Sie Client DS-CLI-01. Benutzername: jarnold Kennwort: pass@word1 Screenshots 3. Anfrage für die Einrichtung einer Site – Demo beginnt hier 3.1 Benutzerdefinierte Liste Jessica bereitet die Planung der Werbung für das neue Tandem von Contoso vor. Da ihr Vertriebsteam an der Planung und Umsetzung des Projekts beteiligt ist, wird für die Zusammenarbeit der Gruppe eine SharePoint-Teamsite benötigt. Sie navigiert daher im Intranet von Contoso zur Webseite für IT-Services und füllt einen Antrag auf eine neue SharePoint-Site aus. Stichpunkte Anweisungen Jessica Arnold verwendet DSCLI-01. Jessica ist bereits angemeldet. Jessica ruft ihre E-Mails ab. Öffnen Sie Outlook, indem Sie auf Start > E-Mail Microsoft Office Outlook klicken. Seite 4 von 26 Screenshots Dann öffnet sie den Internet Explorer und ruft die Intranetsite von Contoso auf. Öffnen Sie Internet Explorer: Start > Internet Explorer Jessica hat einen Plan für die Einführungs-veranstaltung des neuen Tandems vorbereitet und möchte über eine SharePointSite mit ihrem Team zusammenarbeiten. Bewegen Sie auf der Intranetsite von Contoso den Mauszeiger über das Register Abteilungen, und klicken Sie auf IT-Services. Sie muss für die Site bestimmte Berechtigungen festlegen, damit sie sowohl mit der Marketing- als auch mit der Vertriebsabteilung zusammenarbeiten kann. Da sie nicht genau weiß, wie diese Berechtigungen eingerichtet werden, bittet sie die ITAbteilung um die Bereitstellung der Site. Seite 5 von 26 Wenn die Startseite des Contoso-Intranets nicht automatisch aufgerufen wird, geben Sie die URL-Adresse (http://intranet) in die Adressleiste ein. Klicken Sie ganz rechts auf der Seite unter Hyperlinks auf den Link Websiteanforderungen. Klicken Sie auf Neu. Das Formular öffnet sich automatisch. Der InfoPath-Formularservice ermöglicht es, InfoPathFormulare auf dem SharePoint Server 2007 zu hosten, sodass die Benutzer auch ohne den InfoPath-Client Formulare öffnen, ausfüllen und abschicken können. Das Formular wird über einen Webbrowser geöffnet. Wenn InfoPath-Formulare im Browser geöffnet werden, bleiben die Gültigkeitsprüfung und die grundlegenden Regeln weiterhin bestehen. Die benutzerdefinierbaren Menüoptionen der clientbasierten InfoPath-Lösungen können auch beim Formularserver angepasst werden. Die Schaltflächen zum Absenden, Speichern, Schließen und Drucken können dem Formular als Steueroptionen für den Benutzer hinzugefügt werden. Geben Sie folgende Werte in die entsprechenden Felder ein: Name des Antragstellers: Jessica Arnold Abteilung des Antragstellers: Marketing Antragsdatum: [Datum Heute] Fälligkeitsdatum: [Datum Heute in einer Woche] Sitename: TandemfahrradProjekt Sitebeschreibung: Dies ist die Site des TandemfahrradProjekts. Die Teilnehmer der Site sind das Marketing- und das Vertriebsteam. Geben Sie im Abschnitt Dokumentbibliotheken des Formulars die folgenden Werte in die entsprechenden Felder ein: Dokumentbibliothekname: Veranstaltungspläne Beschreibung für die Dokumentbibliothek: Hierfür ist ein grundlegender Genehmigungsworkflow erforderlich. Geben Sie im Abschnitt Listen des Formulars die folgenden Werte in die entsprechenden Felder ein: Listenname: Ereignisse Listenbeschreibung: Dies wird eine einfache Kalenderliste. Dieses InfoPath-Formular wurde so konfiguriert, dass es an eine Formularbibliothek gesendet wird. Formulare können auch so konfiguriert werden, dass sie an Datenbanken von SQL Server 2005, an Webdienste oder als EMail gesendet werden. Für die Formularbibliothek wurde ein Workflow konfiguriert. Sobald ein Element zur Bibliothek hinzugefügt wird, startet der Workflow. Seite 6 von 26 Klicken Sie auf Submit. Nachdem Jessica die Anfrage abgesendet hat, erhält sie eine E-Mail-Benachrichtigung. Der IT-Betriebsleiter Tim Litton erhält entsprechend dem Genehmigungs-prozess des Workflows eine E-Mail mit einer Workflowaufgabe. Jessica hat nun die Anfrage für die neue Site abgeschlossen. Ändern Sie den Benutzer, und melden Sie sich als Tim Litton an, um Jessicas Anfrage zu bearbeiten. Klicken Sie in der Erfolgsmeldung auf OK. Nach dem Absenden wird möglicherweise eine E-MailBenachrichtigung gesendet. Wechseln Sie den Benutzer, indem Sie auf Start und anschließend auf den Pfeil neben dem Schlosssymbol und auf Benutzer wechseln klicken. 4. Erstellen und Konfigurieren der Teamsite 4.1 Erstellen und Konfigurieren der Site – Vordefinierte Workflows Tim Litton erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail zu Jessicas Anfrage für eine SharePoint-Site. Entsprechend den Spezifikationen in der Anfrage erstellt Tim eine Teamsite und konfiguriert diese für Jessicas Anforderungen. Stichpunkte Anweisungen Tim Litton verwendet DSCLI-01. Benutzername: tlitton Kennwort: pass@word1 Eine der verbesserten Funktionen von Microsoft Office 2007 ist, dass Information Workers Geschäftsprozesse in den Office-Clientprogrammen aktivieren können. Öffnen Sie Outlook, indem Sie auf Start > E-Mail Microsoft Office Outlook klicken. Seite 7 von 26 Screenshots Tim ruft seine E-Mails ab und öffnet die Aufgaben-EMail, die bei Jessicas Anfrage für eine SharePoint-Teamsite erstellt wurde. Er klickt auf den Link in der E-Mail, um das Anfragedokument zu überprüfen. Dadurch wird der InfoPath 2007-Client geöffnet. Öffnen Sie die ungelesene E-Mail mit dem Betreff Aufgaben – Genehmigen Sie ‚Tandenfahrrad-Pr… wurde Ihnen zugewiesen Klicken Sie in der EMail auf den Link Request <date> Jessica Arnold. Nach der Überprüfung kann Tim die Anfrage genehmigen, ohne auf die SharePoint-Site zugreifen zu müssen. Wenn Sie zum Öffnen oder Speichern der Datei aufgefordert werden, klicken Sie auf Öffnen. Wenn Sie zur Eingabe von Anmeldeinformationen aufgefordert werden, geben Sie Tims Benutzernamen ein: Benutzername: tlitton Kennwort: pass@word1 Seite 8 von 26 Tim öffnet das InfoPathFormular und überprüft Jessicas Anfrage für das Erstellen einer Site mit bestimmten Berechtigungen. Überprüfen Sie das InfoPath-Formular. Dann öffnet er den Internet Explorer. Öffnen Sie Internet Explorer: Start > Internet Explorer Wenn die Startseite des Contoso-Intranets nicht automatisch geöffnet wird, geben Sie die URL-Adresse http://intranet in die Adressleiste ein. Tim geht im ContosoIntranet zur Site der Marketingabteilung, um die neue Untersite zu erstellen. Seite 9 von 26 Bewegen Sie den Mauszeiger über die Registerkarte Abteilungen, und klicken Sie im Menü auf Marketing. Basierend auf den Informationen aus Jessicas Anfrage erstellt er eine neue Site. Klicken Sie auf der Site Marketing oben bei Websiteaktionen auf den Dropdownpfeil, und klicken Sie im Menü auf Erstellen. Klicken Sie auf der Seite Erstellen im Bereich Webseiten auf Websites und Arbeitsbereiche. Geben Sie auf der Seite Neue SharePointWebsite in die Felder Titel und Beschreibung den Wert TandemfahrradProjekt ein. Geben Sie in das Feld URL-Name den Wert TandemfahrradProjekt ein. Tim kann zwischen verschiedenen vordefinierten Vorlagen auswählen. Die Vorlagen sind entsprechend ihrer üblichen Verwendung in verschiedene Abschnitte unterteilt. Wählen Sie im Listenfeld Vorlage auswählen die Option Teamwebsite. Tim wählt eine Teamsite für Jessica und ihr Projektteam aus. Seite 10 von 26 Wählen Sie unter Benutzerberechtigunge n die Option Berechtigungen wie in übergeordneter Website verwenden. Aktivieren Sie im Abschnitt Websitekategorien die Kontrollkästchen Diese neue Website im Websiteverzeichnis auflisten, Marketing und National. Klicken Sie auf Erstellen. Im Anschluss an die Site erstellt Tim die Dokumentbibliothek. Die neue Site wird erstellt und in Internet Explorer angezeigt. Klicken Sie links oben im Navigationsbereich auf Alle Websiteinhalte einblenden. Klicken Sie im Bereich der Schnellnavigation Gesamter Websiteinhalt auf den Link Freigegebene Dokumente. Nachdem Tim die Dokumentbibliothek erstellt hat, passt er sie entsprechend Jessicas Spezifikationen an. Seite 11 von 26 Klicken Sie auf der Hauptseite Freigegebene Dokumente des Dokumentbibliothekmen üs bei Einstellungen auf den Dropdownpfeil, und klicken Sie dann im Menü auf Einstellungen für ‘Dokumentbibliothek‘. Klicken Sie auf der Seite ‘Freigegebene Dokumente‘ anpassen im Abschnitt Allgemeine Einstellungen auf Titel, Beschreibung und Navigation. Ändern Sie den Wert des Felds Name in Planungsdokumente. Klicken Sie auf Speichern. Als nächstes muss Tim einen Workflow zur Dokumentbibliothek hinzufügen. Auf der Einstellungsseite kann er die Workfloweinstellungen anpassen. Klicken Sie auf der Seite ‘Planungsdokumente‘ anpassen im Abschnitt Berechtigungen und Verwaltung auf Workfloweinstellunge n. Er weist der Dokumentbibliothek einen Genehmigungsworkflow zu. Klicken Sie im AbschnittWorkflow im Listenfeld Wählen Sie eine Workflowvorlage aus auf Genehmigung. Geben Sie im Bereich Name im Feld Geben Sie einen eindeutigen Namen für diesen Workflow ein den Wert Genehmigung der Planung ein. Jedem Workflow wird eine Aufgabenliste zugewiesen. In dieser Liste werden die vergangenen und aktuellen Aufgaben eines Workflows gespeichert. Seite 12 von 26 Wählen Sie im Abschnitt Aufgabenliste in der Dropdownliste Wählen Sie eine Aufgabenliste aus die Option Aufgaben aus. Den Workflows wird auch jeweils eine Verlaufsliste zugewiesen. Diese Liste speichert alle ausgeführten Aktionen eines Workflows. Wählen Sie im Abschnitt Verlaufsliste in der Dropdownliste Wählen Sie eine Verlaufsliste aus die Option Workflowverlauf aus. Aktivieren Sie im Abschnitt Startoptionen das Kontrollkästchen Manuelles Starten dieses Workflows durch einen authentifizierten Benutzer mit Berechtigungen zum Bearbeiten von Elementen zulassen. Klicken Sie auf Weiter. Behalten Sie auf der Seite Workflow anpassen alle Standardeinstellungen bei, führen Sie einen Bildlauf nach unten durch und klicken Sie auf OK. Tim geht zurück zur neu erstellten Site. Klicken Sie oben auf der Seite Workfloweinstellungen ändern in der Breadcrumb-Navigation auf den Link TandemfahrradProjekt. Basierend auf Jessicas Anfrage passt er die Kalenderliste an, sodass die Ereignisse der Produkteinführung angezeigt werden können. Klicken Sie links oben im Navigationsbereich auf Alle Websiteinhalte einblenden. Seite 13 von 26 Klicken Sie auf der Seite Gesamter Websiteinhalt auf den Link Kalender. Klicken Sie auf der Hauptseite Kalender auf das Dropdownmenü Einstellungen, und klicken Sie auf Einstellungen für ‘Liste‘. Klicken Sie auf der Seite ‘Kalender‘ anpassen im Abschnitt Allgemeine Einstellungen auf den Link Titel, Beschreibung und Navigation. Ändern Sie den Wert des Felds Name in Ereignisse. Klicken Sie auf Speichern. Seite 14 von 26 Tim überprüft Jessicas Anfrage und stellt fest, dass das Vertriebsteam für die Site nur Genehmigungszugriff benötigt. Klicken Sie oben auf der Seite ‘Ereignisse‘ anpassen in der Breadcrumb-Navigation auf den Link TandemfahrradProjekt. Er legt die Berechtigungen für die neue Site fest, damit sowohl die Marketing- als auch die Vertriebsabteilung auf die Site zugreifen können. Klicken Sie links unten im Navigationsbereich auf Benutzer und Gruppen. Klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Websiteberechtigunge n. Er bearbeitet die Berechtigungen für die Site, sodass die Site die vorhandenen Berechtigungen von der Marketing-Site erbt und sowohl die Marketing- als auch die Vertriebsabteilung (ausschließlich) über Genehmigungsberechtigun gen für die Site verfügen. Klicken Sie auf der Seite Websiteberechtigungen auf das Dropdownmenü Aktionen, und klicken Sie dann auf Berechtigungen bearbeiten. Wenn eine Meldung von Internet Explorer angezeigt wird, klicken Sie auf OK. Seite 15 von 26 Klicken Sie auf das Dropdownmenü Neu, und wählen Sie Benutzer hinzufügen. Tim kann die beiden Abteilungen gleichzeitig zu der neuen Site hinzufügen und braucht nicht jedes Mitglied einzeln hinzuzufügen. Geben Sie auf der Seite Benutzer hinzufügen in das Feld Benutzer/Gruppen die Werte Marketing; Vertrieb ein. Klicken Sie auf das Symbol Namen überprüfen. Text „Namen überprüfen“ in Simulation nicht vorhanden Er fügt die Abteilungen als genehmigende Personen hinzu. Dies ist erforderlich, damit die Benutzer am Workflow der Dokumentbibliothek teilnehmen können. Wählen Sie im Abschnitt Berechtigung erteilen die Option Benutzer einer SharePoint-Gruppe hinzufügen aus, und wählen Sie dann in der Dropdownliste die Option Genehmigende Personen [Genehmigen, Beschränkter Zugriff] aus. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Willkommens-E-Mail an die neuen Benutzer senden. Klicken Sie auf OK. Tim hat nun die Anfrage für eine neue Site abschließend bearbeitet. Seite 16 von 26 Klicken Sie in der Breadcrumb-Navigation auf TandemfahrradProjekt. Er möchte den ihm zugewiesenen Workflow genehmigen. Er stellt den Link zu der neuen Site zur Verfügung, damit Jessica die Site schnell und bequem aufrufen kann. Markieren Sie die URL in der Adressleiste, und kopieren Sie sie (CTRL + C). Er genehmigt den Workflow, indem er zum InfoPath-Anfrageformular zurückgeht. Gehen Sie zurück zum InfoPath-Formular, das die Anfrage für das Erstellen einer neuen Site enthält. Hinweis wie das Infopath Formular erreicht wird fehlt. Z. B. Klicken Sie unten auf „Microsoft Office Inf…“ Klicken Sie auf Diese Aufgabe bearbeiten... Durch die Genehmigung der Aufgabe wird der Workflow abgeschlossen. Jessica wird automatisch per E-Mail darüber informiert, dass der Genehmigungsworkflow für das Erstellen der Site abgeschlossen ist. Geben Sie in das Feld Geben Sie Kommentare für Ihre Antwort ein: den folgenden Text ein: Die Site wurde erstellt. Klicken Sie auf den folgenden Link, um die neue Site aufzurufen. Fügen Sie dann in dasselbe Feld unterhalb des eingegebenen Texts die URL der neuen Site ein, die Sie im vorherigen Schritt kopiert haben (CTRL + V). Klicken Sie auf Genehmigen. Schließen Sie alle Fenster. Tim hat die Aufgaben abgeschlossen und den Workflow genehmigt und kann sich nun abmelden. Durch den integrierten Workflow wird eine E-Mail an den Antragsteller Seite 17 von 26 Melden Sie sich ab: Start > Pfeil neben dem Schlosssymbol > Abmelden (Jessica) gesendet, die sie darüber informiert, dass der Workflow (für das Erstellen der Site) abgeschlossen wurde. Das Szenario wird nun durch Jessicas Änderungen an der neuen Site fortgeführt. 5. Ermöglichen der Zusammenarbeit über den Workflow 5.1 Verwenden des Genehmigungsworkflows – Jessica erstellt eine Workflowaufgabe Jessica wird in einer E-Mail von Tim darüber benachrichtigt, dass die Teamsite erstellt wurde. Sie lädt ihre Dokumente für das Projekt hoch und startet einen Genehmigungsworkflow für das Veranstaltungsplan-Dokument. Sie legt John Emory als genehmigende Person für das Dokument fest. Stichpunkte Anweisungen Jessica Arnold verwendet DSCLI-01. Benutzername: jarnold Kennwort: pass@word1 Jessica wird per E-Mail darüber informiert, dass die Teamsite genehmigt und eingerichtet wurde. Öffnen Sie in Outlook die E-Mail mit dem Betreff Websitegenehmigung wurde für Request – 2008-1107_Jessica Arnold abgeschlossen. Diese E-Mail wurde durch einen Workflow gesendet, der initiiert wurde, als sie die InfoPathAnfrage für eine SharePoint-Site absendete. Dies ist das Standardverhalten der integrierten SharePointWorkflows. Seite 18 von 26 Klicken Sie im Kommentar der E-Mail zur abgeschlossenen Aufgabe auf den Link für das Dokument Hier stimmt etwas mit der Logik nicht. Die neue Site wird in Internet Explorer geöffnet. Screenshots Klicken Sie im linken Navigationsbereich im Abschnitt Dokumente auf den Link Planungsdokumente. Die neuen Menüoptionen in Dokumentbibliotheken und Listen ermöglichen eine einfachere Verwendung der gebräuchlichsten Funktionen von SharePoint. Der Benutzer kann direkt aus dem Hauptmenü der Bibliothek mehrere Dateien hochladen. Klicken Sie im Dokumentbibliothekmenü bei Hochladen auf den Dropdownpfeil, und klicken Sie im Menü auf Mehrere Dokumente hochladen. Erweitern Sie den Knoten Jessica Arnold, indem Sie auf das [+] klicken. Klicken Sie dann auf den Link Dokumente. Wählen Sie im rechten Fenster die Dokumente zur Veranstaltung eingeladene Personen.docx und Veranstaltungsplan für das Tandem.docx aus. Klicken Sie auf OK. Klicken Sie auf Ja. Seite 19 von 26 Jessica kommt zu dem Entschluss, dass sie das Dokument Zur Veranstaltung eingeladene Personen doch nicht benötigt und löscht die Date mithilfe des Kontextmenüs der Dokumentbibliothek. Ebenso wie die frühere Version von SharePoint bietet auch SharePoint Server 2007 ein Kontextmenü für die Inhalte, die auf dem Server gehostet sind. Workflows können in SharePoint Server 2007 entweder automatisch bei Hinzufügen oder Ändern eines Dokuments gestartet werden oder manuell durch einen Benutzer. Die Hauptseite Planungsdokumente wird in Internet Explorer angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Link Veranstaltung eingeladene Personen. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil, und klicken Sie im Menü auf Löschen. Klicken Sie in der WindowsMeldung auf OK. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Link Veranstaltungsplan für das Tandem. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil, und klicken Sie im Menü auf Workflows. In diesem Szenario startet der Workflow erst, wenn Jessica die entsprechende Option aus dem Kontextmenü des Dokuments auswählt. Es können auch mehrere Workflows auf eine Dokumentbibliothek angewendet werden, die gleichzeitig ausgeführt werden. Klicken Sie auf der Seite Workflows im Abschnitt Neuen Workflow starten auf den Link Genehmigung der Planung. Den Dokumentbibliotheken sind bestimmte Standardworkflows zugewiesen, unter anderem Genehmigungs- und Feedbackworkflows. Daneben können benutzerdefinierte Workflows hinzugefügt werden. Jessica fügt John Emory als genehmigende Person für das Dokument hinzu. Bei dem Workflow kann eine beliebige Anzahl von genehmigenden Personen für das Dokument hinzugefügt werden. Die in den Workflows verwendeten Fälligkeitsdaten legen fest, wie viel Zeit die zugewiesenen Benutzer zum Erfüllen einer Aufgabe haben. Wenn eine Aufgabe überfällig wird, wird dem Benutzer vom Seite 20 von 26 Geben Sie in das Feld Genehmigende Personen den Wert John Emory ein, und klicken Sie auf das Symbol Namen überprüfen. Wenn der Name korrekt eingegeben wurde, wird er unterstrichen. Geben Sie im Abschnitt Fällig am in das Feld Jede Person kann ihre Aufgabe im folgenden Zeitraum fertig stellen die Nummer 2 ein. Klicken Sie auf Starten. Workflow eine E-MailBenachrichtigung zugesendet. Die automatisierten Workflows senden E-MailBenachrichtigungen an den Urheber und die Aufgabenmitglieder des Workflows. Möglicherweise wird eine E-MailBenachrichtigung angezeigt, die darauf hinweist, dass der Workflow Genehmigung der Planung gestartet wurde. An diesem Punkt des Szenarios erkennt Jessica, dass die kürzlich von ihr gelöschte Datei möglicherweise von John überprüft und genehmigt werden muss. Sie stellt die Datei aus dem Papierkorb wieder her. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf den Link Papierkorb. Bei der früheren Version von SharePoint war das Wiederherstellen einzelner Dokumente keine einfache Aufgabe. Nun verfügt SharePoint Server 2007 über eine neue Papierkorbfunktion, mit der dieser Schritt ganz bequem erledigt werden kann. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben Veranstaltung eingeladene Personen.docx Die neue Papierkorbfunktion ermöglicht es den Benutzern, versehentlich gelöschte Dokumente wiederherzustellen. Je nach ihren individuellen Berechtigungen können die Benutzer Dokumente selbst wiederherstellen, auch wenn sie keine Administratoren der Site sind. Klicken Sie im Menü Papierkorb auf den Link Auswahl wiederherstellen. Klicken Sie in der Meldung des Windows Internet Explorer auf OK. Gehen Sie zurück zur Site Tandemfahrrad-Projekt, indem Sie in der BreadcrumbNavigation auf den Link Tandemfahrrad-Projekt klicken. Seite 21 von 26 Jessica überprüft, ob das Dokument in der Dokumentbibliothek wiederhergestellt wurde. Klicken Sie auf Planungsdokumente. Sie sieht, dass das aus dem Papierkorb wiederhergestellte Dokument (Zur Veranstaltung eingeladene Personen.docx) wieder in der Dokumentbibliothek vorhanden ist. Die Dokumente in der Bibliothek Planungsdokumente werden angezeigt. Sie hat die Dokumente für die Veranstaltungsplanung hochgeladen und wartet auf die Genehmigung von John Emory. Wechseln Sie den Benutzer: Start > Pfeil neben dem Schlosssymbol > Benutzer wechseln Wechseln Sie den Benutzer, und melden Sie sich als John Emory an. 5.2 Verwenden des Genehmigungsworkflows – John genehmigt das Dokument John Emory wird per E-Mail darüber benachrichtigt, dass ihm eine Workflowaufgabe zugewiesen wurde. Er öffnet das zugehörige Dokument des Workflows und überprüft und genehmigt es. Jessica erhält daraufhin eine E-Mail-Benachrichtigung über den Abschluss des Workflows. Stichpunkte John Emory verwendet DS-CLI01. Seite 22 von 26 Anweisungen Benutzername: jemory Kennwort: pass@word1 Screenshots John öffnet Outlook und ruft seine E-Mails ab. Öffnen Sie Outlook: Start > E-Mail Microsoft Office Outlook Benutzer mit Workflowaufgaben werden durch einen automatisierten Workflow auf die Aufgabe hingewiesen. Da es sich bei diesem Workflow um einen vordefinierten Genehmigungsworkflow handelt, wurde die E-MailBenachrichtigung so vorkonfiguriert, dass die Benutzer ihre Aufgaben jeweils direkt aus der E-Mail-Nachricht heraus erledigen können. Die Nachricht enthält einen Link zu dem zu genehmigenden Dokument sowie eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Workflowaufgabe. Öffnen Sie die E-Mail mit dem Betreff Aufgaben – Genehmigen... Klicken Sie auf den Link für Veranstaltungsplan für das Tandem.docx. Wenn Sie zum Öffnen oder Speichern der Datei aufgefordert werden, klicken Sie auf Öffnen. Workflowaufgaben können direkt aus einer Microsoft OfficeAnwendung heraus bearbeitet werden, indem Sie auf Diese Aufgabe bearbeiten klicken. Es wird dann ein Dialogfenster geöffnet, das die Eingabe von Kommentaren, die Neuzuweisung von Aufgaben und die Genehmigung oder Zurückweisung von Aufgaben ermöglicht. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie Johns Anmeldeinformationen ein: Benutzername: jemory Kennwort: pass@word1 Seite 23 von 26 In SharePoint gehostete Office 2007-Dokumente zeigen Dokumentoptionen und eigenschaften an. Im oberen Bereich des Dokuments werden Inhaltsrahmen angezeigt, die es den Benutzern ermöglichen, das Dokument, die Workflows oder die Eigenschaften zu bearbeiten. Das Dokument wird in Microsoft Word geöffnet. Blättern Sie durch das Dokument, und überprüfen Sie es. John kann seine Workflowaufgabe von Outlook aus bearbeiten. Wechseln Sie zurück zur E-MailNachricht in Outlook. Klicken Sie oben in der E-MailNachricht auf Diese Aufgabe bearbeiten…. Geben Sie im Dialogfenster Genehmigen Sie... folgenden Text in das Kommentarfeld ein: Jessica, mit dem Dokument ist alles in Ordnung. Es ist genehmigt. Klicken Sie auf Genehmigen. Nach der Überprüfung und Genehmigung der Planungsdokumente löst die Abschlussaufgabe des Workflows eine E-Mail an die Urheberin Jessica aus. Melden Sie sich ab: Start > Pfeil neben dem Schlosssymbol > Abmelden Melden Sie sich ab, und melden Sie sich als Jessica wieder an. 5.3 Verwenden des Genehmigungsworkflows – Jessica erhält Johns Genehmigung Jessica wird per E-Mail darüber benachrichtigt, dass John das Dokument genehmigt hat. Über einen Link in der Benachrichtigung kann sie den Workflowverlauf des Genehmigungsprozesses einsehen. Stichpunkte Jessica Arnold verwendet DSCLI-01. Seite 24 von 26 Anweisungen Benutzername: jarnold Kennwort: pass@word1 Screenshots Als Urheberin des Genehmigungsworkflows für das Dokument Veranstaltungsplan für das Tandem erhält Jessica eine automatisierte E-Mail, in der sie über den Abschluss des Workflows informiert wird. Der Text der E-Mail-Nachricht enthält Details zum Abschluss sowie einen Link zum Workflowverlauf. In diesem Fall weist die E-Mail darauf hin, dass der Benutzer John Emory das Dokument genehmigt hat und beinhaltet seine Kommentare. Wechseln Sie zu Outlook. Die Workflow-E-Mail enthält auch einen Link zur Anzeige des Workflowverlaufs. Klicken Sie auf den Link Workflowverlauf anzeigen. Im Workflowverlauf werden alle Informationen zum Workflow angezeigt, z. B. Aufgaben, die für den Workflow erstellt wurden sowie die Ereignisse im Verlauf des Workflows. Überprüfen Sie den Verlauf des Workflows. Öffnen Sie die E-Mail mit dem Betreff Genehmigung der Planung wurde für Veranstalt... Hiermit ist das Ende der Demo erreicht. Microsoft®, Business Scorecard Manager, Excel®, Exchange Server, InfoPath®, Internet Security and Acceleration (ISA) Server, Live Communications Server, MapPoint®, Microsoft Dynamics™, Office Enterprise, OneNote®, Outlook, PowerPoint®, ProClarity®, Project, SharePoint®, SQL Server™, Systems Management Server, Visual Studio®, Windows Mobile®, Windows Server®, Windows Vista™ und Word sind eingetragene Marken oder Marken der Microsoft Corporation in den USA und in anderen Ländern. Die in diesem Dokument beispielhaft genannten Organisationen, Produkte, Domänennamen, E-Mail-Adressen, Logos, Personen, Orte und Ereignisse sind frei erfunden. Jedwede Ähnlichkeiten mit realen Unternehmen, Organisationen, Produkten, Domänennamen, E-Mail-Adressen, Logos, Personen, Orten oder Ereignissen sind rein zufällig und nicht beabsichtigt. Seite 25 von 26 © 2007 Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Seite 26 von 26
