2. - E-Pay
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E-Pay User Guide v 53 / DAE A .... AMEX - Karte AMEX Daten verknüpfen Belege faxen Bewilligung eines Antrags (Manager-Funktion) Einstieg E-Pay Portal Eskalationsübersicht (und folgende) Korrektur Zahlungen Kostenaufteilung mehrere Kostenstellen Navigation Erfassungsscreen Navigation Hauptscreen Nächste Schritte für MitarbeiterInnen Persönliches Profil anpassen Private Ausgaben / Verzugsspesen via AMEX Reiseantrag erstellen (und folgende) Spesenarten Menüstruktur Spesen detaillieren/spezifizieren Stellvertretungen definieren Stichtage AMEX Teilnehmer spezifizieren Termine und Fristen Trainingsspesen Übergabe/Weiterleitung Veränderungen vs. altem Prozess Verzugsspesen AMEX Workflow für Reise- und Spesenanträge Workflow Spesenantrag - Detail Workflow Reiseantrag - Detail Zahlungsablauf / Fristen .... Z Schulung und Support - Uebersicht Reisekosten Verpflegung & Hotel Repräsentation Mitarbeiter und anderes Spesenberichts erstellen (und folgende) Spesentypen erfassen 2 Links funktionieren nur im Präsentationsmodus Unten links Bildschirmsymbol anwählen! E-Pay Hilfe Zugriffsarten Hilfe via E-Pay Portal LearningXerox - Portal (und folgende) Material auf DocuShare Sprechstunde und Hotline Support Eskalationsstufen < I > Navigation Veränderungen Vor E-Pay • Manueller, papierbasierter Prozess für Reiseanträge • Manuelle Überprüfung aller Spesenanträge • • • < I > NAV 3 Elektronische Nacherfassung aller Spesenanträge Wenig Integration zwischen Spesenformular und Spesenregelement Mit E-Pay • Elektronischer Workflow inklusive Bewilligung für Reiseanträge • Wichtige Regeln im System hinterlegt • Automatische Verbuchung und Auszahlung nach Genehmigung • Abbildung des Spesenreglements in der Applikation • Kontrolle durch eingebettete Regeln • On-line status via Web-Browser auch ausserhalb des Xerox Netzwerks. S3 Login. • Robuste Reporting-Möglichkeiten Beschränkte Kontrollmöglichkeiten • Status Reiseantrag/Spesenabrechnung unbekannt • Mangelnde Auswertungsmöglichkeiten und Ausgaben-Analyse E-Pay Projektnutzen Vereinheitlichung Variation minimieren • Standardprozesse • E-Pay • S3 • Approval Authority • Sarbanes/Oxley compliance • Ein Standard Prozess für Xerox Europa < I > NAV 4 Kosteneinsparung Vorteile für MitarbeiterInnen • Verbesserte Möglichkeiten für die MehrwertsteuerRückforderung im Ausland • Weniger manuelle Schritte in der Nachbearbeitung/ Kontrolle/Verbuch ung • Einhaltung der Corporate Guidelines • AMEX Rabatte • Einheitliche Anwendung von Regeln • Effizienter Rückzahlungsproze ss • Weniger Barauslagen dank AMEX Karte • Vereinheitlichte Rolle des Managers • Klarer Status der Anträge Spesenabrechnung Reiseantrag Workflow für Reise- und Spesenanträge Übersicht E-Pay ersetzt den alten papierbasierten ReiseantragReiseantrag via E-Pay (nur bei internationaler Reise) Genehmigung durch Manager Reception nimmt Buchung vor REISE mit spesenrelevanten Ereignissen Erfassung der Spesen in E-Pay und Einreichung der Belege via Fax Genehmigung durch Manager < I > NAV Auszahlung 5 Prozess für Auslands- und Flugreisen. Neben den Reisedaten und dem Reiseziel wird im System auch ein Kostenvoranschlag erfasst. Der Reiseantrag wird wie bis anhin durch den Vorgesetzten sowie durch ein 1st line Mitglied (GM, A. Hänggi) - jedoch elektronisch - visiert. Die Buchung der Reise (Flug, Hotel, etc.) wird nach erfolgter Bewilligung durch die MitarbeiterInnen der Reception im neuen Tool CTO vorgenommen. Die gewünschten Flugdaten können via E-Pay (Notizen-Funktion) oder parallel via E-Mail an diese kommuniziert werden. Während der Reise können spesenrelevante Ausgaben in bar oder falls möglich neu via AMEX Firmenkarte beglichen werden. Damit müssen geschäftliche Ausgaben nicht mehr durch den Mitarbeiter vorgeschossen werden. E-Pay dient zur Erfassung von Reisespesen und anderer erlaubter Ausgaben gemäss Spesenregelement. AMEX Buchungen werden direkt in das E-Pay System eingespielt und können mit den zur Verfügung stehenden Spesentypen verknüpft werden. Gültige Spesenbelege sind anschliessend via Fax einzureichen, werden automatisch mit dem Spesenantrag verknüpft und sind jederzeit Workflow Reiseantrag - Detail E-Pay Geplante Internationale Reise 7 ETicket via E-Mail Reception 1 2a Employee PrePay Auditor 2b 6 CTO Online Mitarbeiter Dateneingabe 3 Flug-Ticket Details via E-Mail Mgr Approval Paper Signoff Buchungstool 4 5 Kopie an Reception Flug-Ticket Details via E-Pay "Anmerkungen" < I > NAV 6 Prepay Auditor Approval (HR) FlugTicket Details via EPay "Notes" Button 1 Erfassung Reiseantrag durch den Mitarbeiter 2a) Flug-Ticket Details via E-Pay NotizFunktion "Anmerkungen" oder 2b) Flug-Ticket Details via E-Mail an Reception 3) Manager approval 4) 1st line sign-off (GM, Finance Director), Prepay Auditor Approval und Ablage 5) Kopie an Reception Keine Verbuchung von Auslands- und via CTO 6) Buchung Flugspesen ohne gültigen Reiseantrag durch Reception 7) E-Ticket via E-Mail an MitarbeiterIn ! Workflow Spesenantrag - Detail E-Pay Spesenrelevantes Ereignis Cover Sheet mit Barcode Bezahlung mit AMEX Amex Clearing Verschiedene Spesen Barzahlung Prefill Data lokale Archivierung Belege Belege Belege Erfassung Leistungserbringer (Hotel, Restaurant, Läden) Spesenbelege Auslandreise (Flug) Reiseantrag Mitarbeiter Dateneingabe Erfassung Mitarbeiter Bankkonto bewilligter Reiseantrag ETicket Lokale(r) Approval(s) CTO Kilometererfassung für Mitarbeiter ohne Autopauschale Auto Fax XSAP Fixe Autopauschalen Erfassung Geschäfts-/Privatkilometer gemäss heutigem Prozess < I > NAV 7 km Protokoll Sofia Approval Payroll Reports Das E-Pay Portal - Einstieg 1. Einstieg über www.epay.xerox.com 2. Gewünschtes Land (Schweiz) wählen 3. E-Pay aufstarten 4. S3 Log-in 5. Während der Installation bzw. dem Aufstarten öffnen sich neue Fenster (sogenannte Pop-up's). Sorgen Sie dafür, dass für die E-Pay Applikation keine Pop-upBlocker aktiviert sind. < I > NAV 8 4. WICHTIG: Abmelden. Aenderung werden erst nach einem neuen Log-in vollständig übernommen! Erste Schritte - Persönliches Profil 1. anpassen Profil anwählen auch über Bearbeiten>Profil 2. E-Mail Adresse und Sprache erfassen 3. Tel.-No. updaten. Wichtig für Rückfragen seitens E-Pay Admin Sofia. Eventuell GL Org Code überprüfen 4b. (Option) StellvertretungsFunktionen (siehe nächste Seite) 4a. (Option) Diverse andere Optionen (auch über Bearbeiten>Optionen) 5. Approver (Vorgesetzter) suchen und auswählen x < I > NAV 9 Erste Schritte - Stellvertretungen 1. definieren (Option) Profil anwählen Optionen anwählen 2. Gewünschte Stellvertretungsfunktion anwählen 3. VertreterIn für Vorbereitung über "Suchen" auswählen und/oder VertreterIn für Übergabe über "Suchen" auswählen < I > NAV 10 Navigation Hauptscreen Bericht-Summary ausdrucken Bewilligungsstatus abfragen Mail senden BELEGE: N=keine Belege erforderlich R= Belege erforderlich NR= Belege erforderlich aber noch nicht vorhanden (wird von Sofia gesetzt) Spesen-Antragsteller: Ersteller des Berichts Spesen-Eigner: Spesen-Empfänger REF.-NO. - PTA....... = Reiseanträge - TEA....... = Spesenberichte O: Nach Erstellung schon geöffnet A: Ausnahmen K: Kommentare < I > NAV 11 STATUS Übergeben: zum Approval übergeben Entwurf: Entwurf, noch nicht weitergeleitet Abgeschlossen: Alle Bewilligungsebenen erfolgreich durchlaufen Aktion (nur Approver): zu bewilligender Bericht Menüs und Navigation: Hauptscreen Über Datei>Öffnen>Belege können gefaxte und eingescannte Belege eingesehen werden Bericht zurückrufen. Ist der Bericht durch mindestens einen Genehmiger genehmigt, so kann der Bericht nicht mehr zurückgerufen werden. Allenfalls kann man den nächsten Genehmiger bitten, den Bericht abzulehnen und den Prozess von neuem starten. Detaillierter Status abrufen. Genehmiger benachrichtigen, dass eine Aktivität ansteht. Nach 2-3 Mt. werden alte Berichte ausgeblendet. Über diesen Befehl kann auf diese zugegriffen werden. Verwaltung benutzerdefinierten Listen (Teilnehmer, Restaurants etc.) keine XCH Funktion Abruf der von AMEX übermittelten Kartendaten (nur für AMEX Inhaber) E-Mail aus E-Pay generieren < I > NAV 12 Menüs und Navigation: Erfassungsscreen Beim Erfassen von Spesen/Reiseanträgen die nummerierte Tabs durchlaufen oder via "Zurück/Weiter" navigieren Kommentare zu Anträgen und Abrechnungen verfassen Flugdaten - Flight Details 1.9.08 Zürich-London Heathrow, LX123, 07.00 1.9.08 London Heathrow-Zürich, ???, ca. 19.00 If possible Window seat ! < I > NAV 13 Die Funktion "Anmerkungen" kann bei Reiseanträgen für die Kommunikation der gewünschten Flugdaten an die Reception benützt werden. In diesem Fall obenstehendes Format benützen. ! Erstellen eines Reiseantrags (1) Ein Reiseantrag ist nur für Auslandsreisen obligatorisch! 1. Icon "Neu" anwählen oder über Datei>Neu 2. Berichtart auswählen: Dienstreiseantrag 3. Unter Berichtname einen sinnvollen Titel für den Reiseantrag und die spätere Abrechnung eingeben. Im Minimum Ort/Anlass/Datum. 4. Zweck/Art der Reise auswählen 5. Diese Funktion kann bei Reiseanträgen für die Kommunikation der gewünschten Flugdaten an die Reception benützt werden. < I > NAV 14 Flugdaten - Flight Details 1.9.08 Zürich-London Heathrow, LX123, 07.00 1.9.08 London Heathrow-Zürich, ???, ca. 19.00 If possible Window seat Erstellen eines Reiseantrags 6. (2) Reiseziel(e) aus Liste auswählen. Abreise-/Ankunftsdaten eingeben. 7. Sinnvolle Begründung eingeben. 8. Via Mappe "Spesen" die erwarteten Ausgaben abschätzen 9. Den Reiseantrag via Mappe "Fertigstellung" zur Genehmigung übergeben 9. Reiseantrag eventuell ausdrucken. Diesen Code NICHT ändern! In folgenden Ausnahmefällen Eskalation neu definieren: < I > NAV 15 Bei Dringlichkeit/Abwesenheit des Vorgesetzten Genehmiger ändern Bei E&L Trainings und bei Spesen die auf 2 Kostenstellen aufgeteilt werden Genehmiger hinzufügen ! E&L Training: Corinne Stämpfli als Genehmiger hinzufügen! Erstellen eines Spesenberichts (1) 1. Icon "Neu" anwählen oder über Datei>Neu 2. Berichtart auswählen: Spesenbericht 3. (nur bei vorgängigem Reiseantrag) Bei Auslands-/Flugreisen bewilligten Reiseantrag auswählen. Ansonsten leer lassen. 4. Sinnvollen Titel für Spesenbericht eingeben. Wird bei internationalen Reisen direkt vom Reiseantrag übernommen. 5. Zweck/Art der Spesen auswählen. Wird bei internationalen Reisen direkt vom Reiseantrag übernommen. Bei Sammelbericht: Diverse Spesen < I > NAV 16 Erstellen eines Spesenberichts (2) 6. Falls Kosten später auf eine andere Kostenstelle gebucht oder prozentual verteilt werden sollen, diese Option anwählen. Weiteres VorOption, gehen Kostenaufteilung (4) aber ! 7. Wenn Reiseziel <> Schweiz unbedingt anwählen. Ansonsten können keine Spesen in Fremdwährung erfasst werden. ! WICHTIG! Option, aber WICHTIG! 8. < I > NAV 17 Spesen erfassen: Falls AMEX Kartendaten vorliegen erscheint zuerst der linke Screen. Ansonsten geht's direkt zur Spesenerfassung für Barauslagen (siehe rechts). Erstellen eines Spesenberichts (2a) - AMEX Daten ! Diese Anweisung betrifft nur Mitarbeiter mit AMEX Karte Mit ! markierte Einträge sind überfällig und müssen umgehend weiterverarbeitet werden. 1. Tab 2. Kartendaten anwählen und übermittelte Buchung aus Liste auswählen 2. Spesenart zuweisen. Schritte analog "Erstellen eines Spesenberichts (3) - Erfassung" Übernommene Einträge werden in grün dargestellt. 3. (Option) Für übernommene Transaktion mit zugewiesener Spesenart kann die Zuordnung - vor Übermittlung - wie folgt gelöscht und später wieder neu definiert werden: 1. Grün markierten Eintrag markieren 2. Löschen Knopf anwählen < I > NAV 18 Erstellen eines Spesenberichts (2b) 1. Erfassung Spesenart auswählen 2. Datum und Betrag. Bei Auslandreisen wird dieser in Fremdwährung angegeben. Gleichzeitig muss unten rechts auch die Währung bzw. der Wechselkurs eingegeben werden. Die E-Pay Applikation stellt die Kurse in einer für uns ungewohnten (amerikanischen) Art dar: 1 Sfr. = XY Fremdwährung. Wir müssen deshalb die uns bekannten Kurse wie folgt umrechnen. 1 geteilt durch den Kurs. (1/Kurs) Zwei Beispiele: 1 Euro = 1.65 SFr. -> 1/1.65 = 0.606 eingeben 1 US $ = 1.10 SFr.-> 1/1.10 = 0.909 eingeben Die Umrechnung lässt sich via folgende Webpage auch automatisch Angeben ob ein gültiger Beleg vornehmen: http://uk.finance.yahoo.com/currency vorliegt. Wird später systemmässig /convert?amt=1&from=CHF&to=EUR&submi überprüft! Nur ja eingeben, wenn t=Convert ! 4. Eingabe ob Spesen gemäss Spesenregelement erstattungsfähig sind, also ausbezahlt werden sollen. Grundsätzlich dürfen über die AMEX Karte KEINE PRIVATEN AUSGABEN erfolgen. Sollte im Ausnahmefall trotzdem eine Buchung für private Ausgaben (z.B. Minibar im Hotel) den Weg ins E-Pay System gefunden haben, so kann diese via die Spesentypen "Minibar" oder "Andere Spesen" als "nicht erstattungsfähig" deklariert werden. In diesen Fällen wird der < I > Spesenbericht zusätzlich an den HR PrePay Auditor NAV weitergeleitet und muss von diesem bewilligt werden. ! 19 3. später auch ein entsprechender Beleg gefaxt wird! Falls im Ausnahmefall kein Beleg vorliegt und hier Nein eingegeben wird, so erfolgt eine Eskalation an den Pre-Pay Auditor. Spesenarten: Menüstruktur und Eskalationsübersicht + + + + ( )** (Mietwagengebühr, Versicherung, Steuern +( Abgaben) )** + + + + + + (Zimmer, Frühstück, Minibar, Telefon) + + Typen *** Limitierte Zielgruppe ** + NAV 20 Reiseanträge Negative Spesenberichte Wechselkurs ausserhalb Limit Unbekannte Währung + + + + Eskalation Ausnahmen ( ) < I > Spezialfälle Spesen älter als 60 Tage *** Flugspesen ohne Reiseantrag *** Exec Approval (GM, Finance Director) Recognition mit eigenem Namen *** Wechsel auf erstattungsfähig*** 2nd level (Mgr of Mgr) Fehlender Beleg ** Regelbasierte, bedingte Eskalation Verpflegungskosten/Mitarbeiter ** > ** PrePay Auditor Approval (ePay Admin HR) Bar anstelle von AMEX Spesenarten: Reisekosten + + + + (Mietwagengebühr, Versicherung, Steuern + Abgaben) Grundsätzlich werden Reisen vorab über einen Reiseantrag bewilligt und Flüge über die Reception gebucht. Die Abrechnung von Flugtickets oder Umbuchungskosten erfordert zwingend HR PrePay Auditor approval. ( )** Mietwagen-Klasse Wechsel erfordert 2nd level approval. Abrechnung Treibstoffkosten nur bei Benutzung von Miet- / Pool-Fahrzeugen !!! Nur für Mitarbeiter ohne Autopauschale !!! KmErfassung für Mitarbeiter mit Autopauschale über separaten Prozess. Nur für Benutzer von Firmenfahrzeugen Typen < I > NAV 21 Eskalation Ausnahmen *** Limitierte Zielgruppe ** Exec Approval (GM, Finance Director) 2nd level (Mgr of Mgr) ( ) Regelbasierte, bedingte Eskalation + PrePay Auditor Approval (ePay Admin HR) Spesenarten: Verpflegung & Hotel Total der Übernachtungskosten. Detaillierte Aufschlüsselung ("Spezifizieren") in Zimmer, Frühstück, Minibar etc. zwingend notwendig! (Zimmer, Frühstück, Minibar, Telefon) Entschädigung an Dritte max. Fr. 60.--/Tag anstelle von Hotelübernachtung. Bei Verlassen des Wohnortes vor 6 Uhr. Max. Fr. 10.-/25.--* (* nur für UK, Frankreich, Skandinavien, Japan) Max. Fr. 25.--/40.--* (* nur für UK, Frankreich, Skandinavien, Japan) und nur für Mitarbeiter ohne entsprechende Spesenpauschale Spesen für Wäscherei/Hemdenservice können erst ab einer Reisedauer von 5 Tagen verrechnet werden. Typen < I > NAV 22 Max. Fr. 30.--/50.--* (* nur für UK, Frankreich, Skandinavien, Japan) Nur in Ausnahmefällen und falls üblich. Eskalation Ausnahmen *** Limitierte Zielgruppe ** Exec Approval (GM, Finance Director) 2nd level (Mgr of Mgr) ( ) Regelbasierte, bedingte Eskalation + PrePay Auditor Approval (ePay Admin HR) Spesenarten: Repräsentation Essen an Business Meetings (intern). Erfordert zwingend 2nd level approval. ( )** 2 Anlässe pro Kunde/Jahr, max. 4 Personen (davon max. 2 Xerox Mitarbeiter), max. Fr. 80.-- / Person - SMT ausgenommen In Uebereinstimmung mit Budget und Business Ethics Policy Typen < I > NAV 23 Eskalation Ausnahmen *** Limitierte Zielgruppe ** Exec Approval (GM, Finance Director) 2nd level (Mgr of Mgr) ( ) Regelbasierte, bedingte Eskalation + PrePay Auditor Approval (ePay Admin HR) Spesenarten: Mitarbeiter und anderes + + + + + + Alle Recognition Spesentypen sind nur für Vorgesetzte verfügbar und erfordern zwingend HR PrePay Auditor approval. Nur für Servicetechniker + Die Rubrik "Andere Spesen" ist nur für den Ausnahmefall gedacht und müssen im Detailfeld näher umschrieben werden. Sie erfordern zwingend HR PrePay Auditor approval + AMEX Verzugsspesen sind grundsätzlich als nicht erstattungspflichtig zu deklarieren und erfordern zwingend HR PrePay Auditor approval Typen < I > NAV 24 Eskalation Ausnahmen *** Limitierte Zielgruppe ** Exec Approval (GM, Finance Director) 2nd level (Mgr of Mgr) ( ) Regelbasierte, bedingte Eskalation + PrePay Auditor Approval (ePay Admin HR) Erstellen eines Spesenberichts (3a) Spezialfall: 1. Spesen detaillieren/spezifizieren (am Spesentyp Hotel Beispiel und Totalbetrag der Rechnung sowie andere Felder des ersten Screen ausfüllen Hotel) 2. Für Detailerfassung "Spezifizieren" anwählen 3. < I > NAV 25 Art der Detailspesen (z.B. Hotelzimmer, Essen etc.) auswählen und Details im entsprechenden Spesentyp-Screen erfassen ! 4. In diesem Beispiel wurden mit "Minibar, Video, Wellness" auch nicht erstattungsfähige Spesen erfasst. Detailspesen erfassen (analog Instruktion 2b)) bis verbleibender Betrag null. Erstellen eines Spesenberichts (3b) Spezialfall: Teilnehmer spezifizieren (am Beispiel Kundenbewirtung) 1. Für gewissen Spesentypen müssen die Teilnehmer genauer spezifiziert werden: - Kundenbewirtung - Business Meeting (Essen) - Lieferantengeschenke (Bewirtung, etc.) - Alle Recognition Spesentypen 2. Teilnehmertyp auswählen (Mitarbeiter/Nicht-Mitarbeiter) und Namen bzw. Firma eingeben. ! < I > NAV 26 Für gewisse Spesentypen ist ein Maximalbetrag vorgegeben. Bei Ueberschreitung wird der Spesenbericht an weitere Stellen eskaliert. Erstellen eines Spesenberichts (4) Berechnung 1. Kostenaufteilung / Trainingsspesen ! Die persönliche Kostenstelle ist im System schon vordefiniert. Die Funktion Kostenaufteilung nur in den rechts beschriebenen Fällen verwenden. (Option) Aufteilung der Kosten auf verschiedene Kostenstellen: z.B. für bewilligte E&L Trainings oder für Mitarbeiter deren Kosten auf zwei Kostenstellen aufgeteilt werden. 2. (Option) Via dieses Icon eine neue/zusätzliche Kostenstelle definieren. Zahlbar von: Name der Kostenstelle Unternehmenscode: immer 5500 Kostenstelle: Nummer* * Kostenstellen-Nummer a) Für bewilligte E&L-Trainings: 38501 = 38502 = 38503 = 38500 = Customer Service Operations (CSO) Managed Services (XGS Ops, wo eigene Kostenstelle mit 31XXX beginnt) Selling (Sales, XGS mit Kostenstellen 34403, 34635, 34110) alle anderen b) Werden Kosten auf zwei Kostenstellen aufgeteilt Nummer via Vorgesetzten erfragen. 3. (Option) siehe Erstellen Zusätzlichen Bewilliger wählen: eines a) Bewilligte E&L Trainings: SpesenCorinne Stämpfli berichts( 7) b) Neue Kostenstelle: Kostenstellen-Owner < I > NAV 27 Standard Cost Centre Erstellen eines Spesenberichts (5) Fertigstellung ! Belege Hilfe Button Belege erscheint erst, nachdem Belege gefaxt worden sind. 1. Via Mappe "Belege" überprüfen, ob alle Spesen aufgeführt und die entsprechenden Belege vorhanden sind. ! Bei Spesen ohne entsprechende Belege wird der Spesenbericht an weitere Stellen eskaliert. 2. (nur bei vorgängigem Reiseantrag) Bei Reisen mit vorgängigem Reiseantrag präsentiert das System in Mappe "Prüfung vor Reise" eine Gegenüberstellung der Soll-/IstKosten. 3. (nur bei Ausnahmen) Die Mappe "Zu überprüfende Einträge" listet alle Fälle auf, welche eine weitere Eskalation erfordern. Eine Aufstellung dieser Spesentypen finden Sie in der Folie: "Spesenarten: Menüstruktur und Eskalation" < I > NAV 28 Erstellen eines Spesenberichts (6) Zusammenfassung und Korrektur 1. Die Mappe "Zusammenfassung" präsentiert eine Übersicht zu den zu erwartenden Zahlungen und Empfänger (Mitarbeiter, AMEX). 2. Falls Spesen als nicht erstattungsfähig deklariert werden (z.B. Minibar) so erscheinen diese unter "Summe der Anpassungen" als Minusbetrag. Die Auszahlung an den Mitarbeiter verringert sich dann um diesen Betrag. Der blau markierte Bereich zeigt die Aufteilung zwischen den Zahlungen an AMEX (0) und den Mitarbeiter (653) auf der Basis des zu erstattenden Gesamtbetrags (653) 3. (nur bei AMEX Benutzung) Über den Knopf "Anpassen" kann der an AMEX gehende Betrag zulasten der Mitarbeiter-Zahlung erhöht werden. Falls die nicht erstattungsfähigen Anpassungen das MitarbeiterGuthaben gar übersteigen, so ist der ausstehende Betrag direkt durch den Mitarbeiter an AMEX zu überweisen! ! < I > NAV 29 Die Begleichung von privaten Ausgaben mit der AMEX Karte ist grundsätzlich nicht zulässig! Falls während einer Geschäftsreise trotzdem nicht erstattungsfähige Ausgaben via AMEX anfallen so müssen diese als nicht erstattungsfähig deklariert werden. In diesem Fall muss der Antrag eine weitere Eskalation durchlaufen. (GM/Finance Director) Erstellen eines Spesenberichts (7) 1. Übergabe / Fax Via Mappe "Übergabe" übermitteln 2. (Option) In folgenden Ausnahmefällen Eskalation neu definieren: Bei Dringlichkeit/Abwesenheit des Vorgesetzten Genehmiger ändern Bei E&L Trainings und bei Spesen die auf 2 Kostenstellen aufgeteilt werden Genehmiger hinzufügen 3. ! siehe "Erstellen eines Spesenberichts (2) & (4) Übermittlungsseite zwingend ausdrucken! Der Ausdruck kann auch später via das Drucken-Icon in der Menüleiste erfolgen. 4. Übermittlungsseite (nur erste Seite mit Barcode) zusammen mit den Belegen (auf A4 aufkleben) an folgende Nummer faxen (intern auch Kurzwahl möglich): 043 305 14 00 ! Beleg1 < I > NAV 30 Beleg4 Beleg3 5. Beleg2 Beleg4 Beleg5 Falls kein Fax verfügbar, so kann das Faxen nach Absprache auch durch eine dritte Person erledigt werden. Original-Belege und Deckblatt aus steuerlichen Gründen per separater Post an E-Pay Admin (HR) - Xerox Kloten (Stichprobenkontrolle!) Manager Funktionen (1) - Bewilligung eines 1. Antrags ! E-Pay benachrichtigt den Manager bei Eingang von neuen Einträgen via EMail. Allerdings kennt das System keine automatische Weiterleitungs/Stell-vertretungsfunktion. Bei Abwesenheit die Mitarbeiter instruieren, einen anderen Approver der gleichen OrgUnit zu wählen. Bei dringenden Anträgen empfiehlt sich für den Mitarbeiter zudem eine separate Avisierung des Vorgesetzten. In der Mappe "Workfolder" befinden sich alle eingegangen Anfragen. Alle Berichte mit Status "Aktion" erfordern ein Eingreifen. Mit Doppelklick öffnen. 2. Die Mappe "Review" gibt Auskunft über Ausnahmen/Regelverletzungen. Diese mit Blick auf die Bewilligung/ Rückweisung überprüfen. Weitere Informationen zum Antrag finden sich in der Mappe "Trip Information". 3. Die Mappe "Expenses" zeigt bei einem Reiseantrag die erwarteten Kosten. Bei einem Spesenantrag werden die gleichen Mappen gezeigt, wie bei der Erfassung. 4. Antrag/Bericht ablehnen/bewilligen. Falls nötig können/müssen weitere Bewilliger hinzugefügt oder eine Kopie des Reiseantrags an eine weitere Person weitergeleitet werden. < I > NAV 31 ! Reiseanträge gehen nach Genehmigung des Vorgesetzten an den Pre-Pay Auditor. Diese Stelle sorgt für ein 1st line approval und sendet eine Kopie des Reiseantrags an die Reception. Die parallele Die AMEX - Karte (1) Einsatz der AMEX-Karte Ein wesentlicher Bestandteil des Konzeptes von E-Pay ist die Zahlung des Großteils der anfallenden Kosten mit der American Express Corporate Karte. Damit kann die Häufigkeit von spesenrelevanten Barauslagen seitens des Mitarbeiters deutlich reduziert werden. Die AMEX Corporate ist nach ihren Regeln jedoch nur für dienstliche Kosten und nicht für Privatausgaben zu nutzen. Zielgruppe und Beantragung Grundsätzlich kann jeder Mitarbeiter mit regelmässigen, spesenrelevanten Auslagen eine AMEX Corporate Karte beantragen. Entsprechende Formulare erhalten Sie in der HR Abteilung. Sowohl die HR Abteilung wie auch AMEX behalten sich aber eine Prüfung vor. Die Beantragung/Lieferung nimmt normalerweise 7-10 Werktage in Anspruch. AMEX und E-Pay E-PAY benachrichtigt den Benutzer regelmäßig über den Eingang von neuen AMEX Buchungen. Normalerweise erfolgen die Buchungen 7-10 Tage nach dem Spesenereignis. Diese können in E-Pay dann direkt mit den zur Verfügung stehenden Spesentypen verknüpft werden. Nach Erhalt der genehmigten Spesenabrechnung wird die Finanzabteilung monatliche Zahlungen an AMEX veranlassen. Fristen und Mahngebühren / Kartenkosten Der Xerox Mitarbeiter wird ebenfalls benachrichtigt, wenn Buchungen drohen überfällig zu werden. Nach einer Frist von 30 Tagen ist AMEX berechtigt Verzugszinsen und gebühren zu erheben. Auch dafür erfolgt eine Buchung via E-Pay. In diesem Fall haftet der Mitarbeiter persönlich für die Mahngebühren und hat diese privat und wenn nötig ausserhalb des Systems zu begleichen. Anonsten entstehen für den Mitarbeiter keine weiteren Kosten (Karten-/Jahresgebühr). < I > Pflichten des Mitarbeiters • Akzeptierung der AMEX Geschäftsbedingungen mit der Unterschrift auf dem NAV Antragsformular • Ausschliesslich geschäftliche Nutzung der AMEX Karte 32 • Einreichung des E-Pay Spesenberichtes unmittelbar nach dem Spesenereignis Die AMEX - Karte (2) AMEX-Kontostand online Über den folgenden Link kann das Konto online abgefragt werden: https://www.americanexpress.ch/index.business.php 1. Obenstehende URL eingeben. 2. Beim ersten Mal "Nein" eingeben, damit die Benutzerdaten erfasst werden können. 3. Über Menu Kontenübersicht aufrufen oder Benutzerdaten verwalten. ! Fritz Müller Fritz Müller XXXXXXX < I > NAV 33 Fritz Müller AMEX verfügt über eine eigene Fuktion "Meine Spesenabrechnung" . Bitte nicht benützen, hat nichts mit E-Pay zu tun! Zahlungsablauf / Fristen • E-Pay soll die Verarbeitung beschleunigen von Spesen auf jeder Prozessstufe - Abrechnung durch Mitarbeiter -> Approval -> Auszahlung an Mitarbeiter/AMEX Spesenereignis• Grundsätzlich unmittelbar nach dem Spesenereignis (weg von E-Pay Erfassungder monatlichen Approval Rechnungslauf < I > NAV 34 Sammelrechnung) • Nach Rückkehr von einer Geschäftsreise • Bei Verwendung der AMEX-Karte: Sobald AMEX Buchungen avisiert werden • Der Manager wird via E-Mail über zu bewilligende Spesen avisiert • Allenfalls lohnt sich eine separate Information an den Vorgesetzten • Nach der lokalen Bewilligung/Eskalation erfolgt die internationale Prüfung • Die Zahlungsläufe für freigebene Spesen erfolgen Frist ! Liegen zwischen Spesendatum und Weiterleitung mehr als 60 Tage so wird zusätzlich an ein 1st line Mitglied eskaliert. Der Mitarbeiter kann und sollte den Status seiner Abrechnungen via E-Pay regelmässig überprüfen. ! Der internationale Approval kann nur erfolgen, wenn die entsprechenden Belege via Fax vorgängig übermittelt wurden. Stichtage AMEX AMEX Verrechnungszyklus Falls ein Betrag ab dem Erhalt des Kontoauszugs für weitere 28 Tage austehend ist, werden Verzugsspesen berechnet. Um dies zu vermeiden und unserer Finanzabteilung genügend Zeit für die Verarbeitung/Ueberweisung zu lassen, muss die Spesenabrechnung bis zu den fett eingerahmten Daten alle Bewilligungsstufen (inkl. internationale!) durchlaufen haben. Grundsatz: Alle Spesen müssen bis spätestens zur Mitte des Folgemonats verarbeitet/approved werden. Werden Spesen nicht bis zur Mitte des Folgemonats Ansonsten entstehen Verzugsspesen, die zulasten des Mitarbeiters gehen. verarbeitet/approved so ! entstehen Verzugsspesen, die zulasten des Arbeitnehmers gehen. Die Begleichung der Verzugsspesen muss ausserhalb von E-Pay via Einzahlungsschein erfolgen. Nach 60 Tagen wird der Vorgsetzte informiert und die Karte kann nicht mehr verwendet werden. Nach 90 Tagen wird die Geschäftsleitung informiert und die Karte für ungültig erklärt. Nach 120 Tagen muss Xerox das Konto ausgleichen. Xerox behält sich einen Regress auf den Mitarbeiter, sowie disziplinarische Massnahmen vor. < I > NAV 35 Begleichung von nicht rückerstattungsfähigen AMEX-Ausgaben Private Auslagen via AMEX: Grundsätzlich darf die AMEX-Karte nicht für private Auslagen verwendet werden. Sollte im Ausnahmefall trotzdem eine nicht erstattungsfähige Ausgabe(z.B. Minibar auf einer Hotel-Gesamtrechnung) via AMEX abgerechnet worden sein, so ist der Betrag umgehehend durch den Mitarbeiter bei AMEX auszugleichen. Das Verfahren: 1. Betrag/Teilbetrag in E-Pay auswählen. 2. Ausgabe je nach Ereignis mit Spesentyp "Minibar" oder "Andere Spesen" verknüpfen 3. Ausgabe als nicht erstattungsfähig deklarieren und zur Bewilligung abschicken*. 4. Betrag privat, gemäss rechtsstehenden Angaben oder via dem Kontoauszug beiliegendem Einzahlungsschein überweisen. AMEX Verzugsspesen: AMEX Verzugsspesen werden gleich wie andere Buchungen über EPay/E-Mail avisiert und sind direkt durch den Mitarbeiter zu begleichen. Das Verfahren: 1. AMEX-Verzugsspesen-Buchung in E-Pay auswählen. 2. Ausgabe Spesentyp "Verzugsspesen" verknüpfen 3.-4. wie oben beschrieben ... < I > * nicht erstattungsfähige Ausgaben via AMEX verlangen ein NAV zusätzliches Kontrollvisum durch den HR PrePay Auditor 36 Bei Missachtung dieser Anweisungen beählt sich Xerox https://www.americanexpress ! WICHTIG: Ihre Kartennummer im Miteilungsfeld angeben! Schulung und Support - Uebersicht Training Pack Schulung und Support Learning@Xerox - Kurzanleitungen - Simulationen E-Pay System-Hilfe A2B DocuShare - alle lokalen Dokumente wie Instruktionen, FAQ etc. E-Pay Hotline < I > NAV 37 E-Pay-Hilfe Zugriffsarten: Variante A E-Pay Applikations-Hilfe via Portal a) via Help Button innerhalb von E-Pay b) via http://www.epay.xerox.com Variante B via lokales DocuShare http://docushare.eur.xerox.com>Switzerland>A2B>E-Pay>Training & Support Variante C (nicht Learning@Xerox –Das Schulungszentrum: empfohlen) auch von ausserhalb des Xerox Netzwerkes www.eur.xerox.com/xlearn/ < I > NAV 38 Halten Sie für das Login Ihre S3 ID und Ihr Passwort bereit. A) E-Pay Applikations-Hilfe Einstieg via Help-Button innerhalb der E-Pay Applikation oder via http://www.epay.xerox.com/ (Online Hilfe via xlearn) Sprachwechsel NICHT IN BETRIEB! Übersicht der lokalen Approver pro Kostenstelle Aufstarten der E-Pay Applikation Online Hilfe via E-Pay Portal < I > NAV 39 Unterlagen zu AMEX Firmenkarte Reglemente B) Learning@Xerox - Portal Learning@Xerox – Das Schulungszentrum www.eur.xerox.com/xlearn/ Login mit S3-Login-Id und Passwort Ihr Profil Speichern Sie die häufig verwendeten Dokumente hier für Schnellzugriff Zugriff auf alle Lernund Supportdokumente < I > NAV 40 Learning@Xerox - Persönliches Profil Beim ersten Login werden Sie aufgefordert, Ihr Profil einzugeben. Ein korrektes Ausfüllen des Formulares ist zwingend notwendig, damit Ihnen die richtigen Informationen und Dokumente angezeigt werden. Das Profil kann jederzeit über Ihren Namen rechts oben auf der Einstiegsseite angepasst werden. Diese Auswahl bestimmt, in welcher Sprache die Benutzeroberfläche angezeigt wird WICHTIG: Markieren Sie hier die von Ihnen beherrschten Sprachen. Als Manager unbedingt auch English ankreuzen, da einige Dokumente nur in englischer Sprache existieren. Sie sind ansonsten für Sie nicht sichtbar. < I > NAV 41 Learning@Xerox - Zugriff auf E-Pay Pfad zu den Trainingsunterlagen: Unterlagen www.eur.xerox.com/xlearn/ Lernen > Bibliothek/Library > Aufwendungen - E-Pay > E-Pay SWITZERLAND alternative - Kurzanleitungen Suche mit Suchbegriff Navigation in Ordnerstruktur E-Pay SWITZERLAND > E-Pay SWITZERLAND > E-Pay Training XCH - German < I > NAV 42 C) E-Pay DocuShare Online unter: http://docushare.eur.xerox.com>Switzerland>A2B>E-Pay>Training & Support oder über Intranet>DocuShare (nur intern zugänglich) E-Pay < I > NAV 43 E-Pay Hotline Support Fragen oder Unklarheiten im Zusammenhang mit der E-Pay Einführung? Die E-Pay Crew weiss Rat. 1. 2. < I > NAV 44 Erste Schritte Persönliches Profil pflegen Stellvertretung definieren Reiseantrag stellen Spesen erfassen AMEX Karte Genereller E-Pay Bediener-Support bei der Erfassung von Spesen/Reiseanträgen -> U. Hausegger / D. Angstmann unter 043 305 1212 E-Pay Hotline für Systemprobleme und Eskalation bei schon erfassten Spesen -> HR Abteilung (C. Thrier) unter 043 305 1489 Support: Eskalationsstufen 1. E-Pay Training (dieses Dokument) online unter: DocuShare>A2B>E-Pay 2. Online Hilfe (Procedure Guides) und Simulationen www.eur.xerox.com/xlearn/ Escalation 3. Kollegen / Manager / für Support ansprechen 4. E-Pay Hotline Support Angstmann) (nur in der Einführungsphase) CHE Reception (U. Hausegger/D. Telefon: 043 305 1212 5. Eskalation an lokalen SuperUser [email protected] Telefon: 043 305 1489 6. Internationale Eskalation (Sofia) Primär nur durch E-Pay Hotline / SuperUser Monday – Friday 8 :30am – 5 :00 PM (in german, french, italian, < I > NAV 45 [email protected] ++359-1-6365371 english) Nächste Schritte für MitarbeiterInnen Next steps < I > NAV 46 1. Training absolvieren tbd 2. Unterlagen studieren (Präsentation, User Info etc.) nach Training 3. E-Pay gemäss Richtlinien benützen ... - PERSÖNLCHES PROFIL ANPASSEN! - Reiseanträge erfassen - Spesen erfassen - Regelmässig auf AMEX Buchungen überprüfen (nur AMEX Karteninhaber)
