Präsentationen - Universität Trier

Ralf Christmann
[email protected]
POWERPOINT 2003/2007
Impressum
Ralf Christmann
Dipl.-Informatiker (FH)
Verwaltungsdatenverarbeitung
Universität Trier
Tel. +49 651 / 201 3167
Fax. +49 651 / 201 4197
E-Mail: [email protected]
Kursunterlagen
Webseite der Universität  Verwaltung  Stabsstelle
Kanzler  Verwaltungsdatenverarbeitung 
Kursunterlagen.
Benutzername: powerpoint
Passwort: ppt2008
Menüpunkt  PowerPoint Kurs
Inhalt
EINLEITUNG / GRUNDLAGEN
KOMPONENTEN
ENTWURFSVORLAGEN GESTALTEN
ANIMATIONEN
PRÄSENTIEREN
Inhalt
EINLEITUNG / GRUNDLAGEN
KOMPONENTEN
ENTWURFSVORLAGEN GESTALTEN
ANIMATIONEN
PRÄSENTIEREN
Was ist PowerPoint ?
Microsoft Powerpoint ist ein Programm, mit dem
sich interaktive Folienpräsentationen erstellen
lassen. Mithilfe vorgefertigter Design- und
Layoutvorlagen können Sie auch ohne
umfangreiche grafische Kenntnisse sehr schnell
professionelle Präsentationen erstellen. Zusätzlich
haben Sie die Möglichkeit, individuell gestaltete
Präsentationen zu erzeugen. Daten und Objekte,
wie z.B. Tabellen und Diagramme, die bereits in
anderen Anwendungen erstellt wurden, können
integriert werden.
Arbeitsoberfläche (2003 / 2007)
Symbolleisten
Folienfenster
Register
Ansichtssteuerung
Notizenfenster
Statusleiste
Office
Schnellzugriff
Multifunktionsleiste
Folienfenster
Register
Ansichtssteuerung
Statusleiste
Notizenfenster
Zoom-Regler
Personalisierte Menüs
Es ist am Anfang meist sinnvoll, die Einstellungen für die
personalisierten Menüs und Symbolleisten zu deaktivieren.
Ansicht  Symbolleisten  Anpassen
bzw.
Rechte Maustaste auf Symbolleiste 
Anpassen
Hilfsmittel
Über das Menü ANSICHT  LINEAL können Sie ein Lineal
einblenden lassen. Das Lineal hilft Ihnen bei der
Positionierung Ihrer Elemente auf den Folien.
Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, ein Raster sowie
Hilfslinien einblenden zu lassen. Auch dies hilft bei der
Positionierung der Elemente. Das Raster und die Hilfslinien
werden nicht bei der Bildschirmpräsentation angezeigt.
Sie dienen nur als Hilfe bei der Erzeugung der Folien.
Allgemeine Einstellungen
Über den Menüpunkt Extras  Optionen können Sie
allgemeine Programmeinstellungen verändern. Diese
Einstellungen gelten für alle künftigen Präsentationen.
Seite einrichten
Mit PowerPoint können Präsentationen für verschiedene
Ausgabemedien erzeugt werden. Standardmäßig ist das
Querformat für die Folien eingestellt. Über das
Dialogfenster Datei  Seite einrichten
haben Sie die Möglichkeit, die Einstellungen zu ändern.
Präsentationen erzeugen
Mit dem AutoInhalt-Assistent können sehr leicht einfache
Präsentationen erzeugt werden. Die mit dem Assistent
erzeugten Folien können problemlos erweitert und
angepasst werden. Start des Assistenten:
Datei  Neu 
Im Aufgabenbereich:
„Vom AutoInhalt-Assistenten…“.
Präsentationen erzeugen
Sie können natürlich auch manuell Präsentationen erzeugt.
Wenn Sie PowerPoint öffnen wird automatisch eine leere
Präsentation geöffnet. Diese können Sie mit Inhalten
füllen und an Ihre Bedürfnisse anpassen.
1. Übung
Erzeugen Sie eine Präsentation mit dem Assistenten
• Kategorie  Firma
• Typ  Betriebsversammlung
• Ausgabeart  Bildschirmpräsentation
• Titel und Fußzeile
• Ändern Sie den Namen der Firma
Mit Folien arbeiten
• Sie können Folien erzeugen, kopieren, verschieben und
löschen.
• Sie können den Folien Layouts und Designs zuweisen.
• Sie können den Folien Übergangseffekte und Animationen
zuweisen.
• Sie können zwischen den einzelnen Folien wechseln.
Layoutvorlagen
Nach dem Erzeugen einer neuen Folie wird standardmäßig
der Aufgabenbereich Folienlayout eingeblendet.
Hier werden alle verfügbaren Layouts angezeigt.
Je nachdem, welches Layout ausgewählt wird, sind versch.
Platzhalter auf der Folie vorhanden. Die Platzhalter dienen
zur Aufnahme bestimmter Inhalte. So gibt es z.B.
Platzhalter für Texte, für Grafiken, für Videos …
Layout zuweisen
Markieren Sie die Folien, der Sie ein Layout
zuweisen möchten. Um der Folie das gewünschte Layout
zuzuweisen, klicken Sie auf das entsprechende
Vorschaubild des Layouts.
Alternativ dazu können Sie auch auf die
Pfeiltaste des Vorschaubilds klicken, und
aus dem erscheinenden Menü den Punkt
Für ausgewählte Folien übernehmen.
Folie mit Layout erzeugen
Markieren Sie die Folie, hinter der Sie die neue Folie einfügen
möchten. Wählen Sie aus dem Menü des Vorschaubilds den
Punkt
Neue Folie einfügen aus.
Designvorlagen
Neben verschiedenen Layouts verfügt
PowerPoint über eine Vielzahl vordefinierter
Designvorlagen. Sie ermöglichen eine farbliche
Gestaltung der Präsentation.
Sie können in Ihrer Präsentation auch versch. Vorlagen
einsetzen. Dadurch können sie unterschiedliche
Themenbereiche optisch
voneinander trennen.
Design zuweisen
Aktivieren Sie den Aufgabenbereich Foliendesign
über die Schaltfläche Design in der
Symbolleiste, oder die rechte Maustaste auf
einer der Folien.
Klicken Sie auf die Folie/n, der/denen Sie ein
Design zuweisen möchten.
Klicken Sie auf das gewünschte Design.
Nun wird/werden die Folie/n im neuen Design
angezeigt.
Weiter Vorlagen einbinden 1
Neben den vorhandenen Vorlagen können weitere
eingebunden werden.
Über einen Link im Aufgabenbereich Foliendesign wird
(bei aktiver Internetverbindung) eine Webseite von Microsoft
angezeigt.
Dazu wird der Standardbrowser aufgerufen.
Hier befinden sich Vorlagen aus versch.
Bereichen.
Weitere Designvorlagen einbinden
Wenn der Download über den Internet Explorer gestartet
wurde, wird eine neue Präsentation mit dem Design
geöffnet.
Dies geht jedoch nur mit
dem Internet Explorer.
Andere Browser wie z.B.
der FireFox-Browser können
dies nicht. Hier gibt es die
Möglichkeit, die Vorlage auf
der Festplatte zu speichern
und von Hand zu öffnen.
Weitere Designvorlagen einbinden
Die Vorlagen liegen als cab-Dateien vor. Dabei handelt es
sich um ein Archivierungsformat. Die Dateien können mit
den meisten Entpack-Programmen ausgepackt werden. Im
Archiv befindet sich eine Datei mit der Endung pot. Die
Endung kennzeichnet die Datei als Vorlage. PowerPointPräsentationen besitzen die Endung ppt.
Weitere Designvorlagen einbinden
Die entpackte Datei kann nun auf unterschiedliche Arten in
PowerPoint eingesetzt werden:
• Doppelklick auf die pot-Datei: Dadurch wird PowerPoint
geöffnet und eine neue Präsentation mit dem Design
erzeugt.
• Kopieren der pot-Datei in den PowerPoint-Vorlagenordner
C:\Dokumente und
Einstellungen\Profilname\Anwendungsdaten
\Microsoft\Vorlagen. Dadurch erscheint die Designvorlage
nach dem nächsten Start von PowerPoint in der Auswahl
der vorhandenen Vorlagen.
Weitere Designvorlagen einbinden
Neben einzelnen Vorlagen können auch Vorlagenpakete
heruntergeladen werden. Microsoft bietet drei
Vorlagenpakete auf seiner Internetseite zum kostenlosen
Download an. Es gibt auch von anderen Anbietern viele
kommerzielle Vorlagen die eingebunden werden können.
Die Vorlagenpakete von Microsoft müssen auf dem
Rechner installiert werden. Dabei werden die Vorlagen in
den Vorlagenordner des Profils kopiert und stehen nach
dem nächsten Start der Anwendung zur Verfügung.
Gliederung
• Mit dem Register Gliederung können Sie die Gliederung
Ihrer Folien einstellen. Dies hat den Vorteil, dass Sie Ihre
Texte schnell erfassen und alle Textinformationen Ihrer
Präsentation auf einen Blick sehen können.
• Mit Hilfe der Symbolleiste Gliederung
haben Sie die Möglichkeit,
die Gliederungsanzeige zu verändern.
Die Symbolleiste blenden Sie über
den Menüpunkt
Ansicht  Symbolleisten
 Gliederung ein.
Gliederung
2. Übung
• Verändern Sie in der erzeugten Präsentation das Layout
und das Design einzelner Folien.
• Laden Sie sich eine neue Vorlage von der MicrosoftWebseite und erzeugen Sie eine neue Präsentation mit
dieser Vorlage.
• Verändern Sie die Präsentation mit der
Gliederungsansicht.
Inhalt
EINLEITUNG / GRUNDLAGEN
KOMPONENTEN
ENTWURFSVORLAGEN GESTALTEN
ANIMATIONEN
PRÄSENTIEREN
Textplatzhalter
PowerPoint verwendet Platzhalter um die Inhalte in den
Folien zu positionieren. Die Platzhalter besitzen einen
Rahmen mit 8 Ziehpunkten zur Größenänderung.
Textplatzhalter
Wenn Sie den Rahmen so verkleinern, dass der darin
enthaltene Text zu groß für den Platzhalter wird, blendet
PowerPoint das Smarttag OPTIONEN FÜR DAS
AUTOMATISCHE ANPASSEN ein, über das Sie den Text
automatisch an die Platzhaltergröße anpassen lassen
können.
Textplatzhalter (2003)
Textfeld 1
Textplatzhalter (2007)
Bilder
Schematische Darstellung
Über den Menüpunkt „Schematische Darstellung“ im Menü
Einfügen können Sie verschiedene Diagrammtypen
auswählen und in Ihre Präsentation einfügen.
Dadurch erscheint eine weitere Symbolleiste mit dem
Namen „Diagramm“.
WordArt
WordArt ist ein Zusatzprogramm, mit dem Sie Texteffekte
erzielen können. Beispielsweise können Sie Text
kreisförmig verlaufen lassen, durch 3D-Effekte
hervorheben, verzerren oder mit Schatten versehen.
Tabelle
ClipArt
Sound / Video
Sie können Klang- oder Filmsequenzen einbinden, die dann
während der Präsentation abgespielt werden.
Einfügen  Film und Sound  Film aus Datei bzw. Sound
aus Datei
Einfügen  Film und Sound  Film aus Clip Organizer
bzw. Sound aus Clip Organizer
Objekte
Sie können mit PowerPoint Daten bzw. Objekte
verwenden, die sich mit einer anderen Anwendung besser
gestalten lassen als so genannte OLE-Objekte einfügen.
OLE steht für „Object Linking and Embedding“.
OLE-Objekte sind mit der Ursprungsanwendung
verbunden.
Objekte: z.B. Formel
Einfügen über Platzhalter
3. Übung
• Erzeugen Sie eine neue Präsentation und verwenden Sie
eine Vorlage von der MS-Webseite.
• Erzeugen Sie mehrere Folien mit unterschiedlichen
Elementen.
• Tabelle
• Bild
• Sound
• Diagramm / Organigramm
• WordArt
• Formel
• PDF
Inhalt
EINLEITUNG / GRUNDLAGEN
KOMPONENTEN
ENTWURFSVORLAGEN GESTALTEN
ANIMATIONEN
PRÄSENTIEREN
Entwurfsvorlage
Jede PowerPoint-Präsentation basiert auf einer
Entwurfsvorlage. Wenn Sie eine neue Präsentation
erzeugen wird Standardmäßig die Entwurfsvorlage
Standarddesign verwendet.
Die Vorlage enthält Layouteinstellungen.
Damit nicht bei jeder Präsentation alle benutzerdefinierten Einstellungen immer wieder neu vorgenommen
werden müssen, besteht die Möglichkeit, eine
benutzerdefinierte Entwurfsvorlage mit den gewünschten
Layout- und Formatierungseinstellungen zu erzeugen.
Entwurfsvorlage
Der Folienmaster ist Bestandteil der Entwurfsvorlage. Im
Folienmaster werden Einstellungen zur Gestaltung der
Folien gespeichert (z.B. Hintergrund, Platzierung der
Platzhalter).
Außerdem gibt es meist auch einen Titelmaster, der die
Gestaltung der Titelfolie bestimmt.
Werden in einer Präsentation mehrere Entwurfsvorlagen
verwendet, so verfügt die Präsentation auch über mehrere
Master, da jede der Entwurfsvorlagen einen Folienmaster
sowie eventuell einen Titelmaster enthält.
Entwurfsvorlage
Angeige des Folienmasters:
Ansicht  Master  Folienmaster
Es erscheint auch eine neue Symbolleiste.
Der Folienmaster bestimmt das Aussehen aller Folien mit
Ausnahme der Titelfolie. Für die Titelfolie verwendet
man den Titelmaster. Neuen Titelmaster einfügen
Master umbenennen
Master beibehalten
Neuen Folienmaster einfügen
Master löschen
Masterlayout
Entwurfsvorlage
• Die Platzhalter des Folienmaster können Sie wie gewohnt
bearbeiten. Ebenso können Sie die Zeichenund Absatzformatierung verändern und die Aufzählungszeichen anpassen.
• Zusätzlich lassen sich auch Grafiken oder Zeichenobjekte
einfügen.
• Über das Symbol Masterlayout können Sie gelöschte
Platzhalter wieder einblenden.
Entwurfsvorlage
4. Übung
• Erzeugen Sie eine neue Vorlage mit mehreren Folien- und
Titelmaster. Verändern Sie dabei sowohl die Textelemente
als auch die grafischen Eigenschaften der Folien.
• Erzeugen Sie eine Präsentation basierend auf Ihrer
erstellten Vorlage.
Inhalt
EINLEITUNG / GRUNDLAGEN
KOMPONENTEN
ENTWURFSVORLAGEN GESTALTEN
ANIMATIONEN
PRÄSENTIEREN
Folienübergänge
• Für den Wechsel zwischen den einzelnen
Folien können Übergangseffekte festgelegt
werden.
• Hierfür steht der Aufgabenbereich
Folienübergang zur Verfügung.
• In der Folienübersicht werden die Folien,
denen Sie einen Übergang zugewiesen
haben, mit einem Symbol gekennzeichnet.
Folienübergänge
• Nicht nur der Wechsel von einer Folie zur
nächsten, sondern auch einzelne Folienelemente lassen sich mit Effekten versehen.
• Für solche Zwecke stellt PowerPoint so
genannte Animationsschema zur Verfügung.
• Diese befinden sich im Aufgabenbereich
Foliendesign – Animationsschemas
• Dadurch kann man der Folie Effektkombinationen zuweisen.
Folienübergänge
• Den einzelnen Folienelementen können Sie
aber auch eigene Effekte zuweisen.
• Hierfür steht der Aufgabenbereich
Benutzerdefinierte Animationen
zur Verfügung.
• Hier kann man den Elementen auch
so genannte Animationspfade zuweisen.
Dadurch erreicht man spezielle Effekte.
5. Übung
• Erzeugen Sie eine neue Präsentation.
• Erzeugen Sie mehrere Folien mit unterschiedlichen
Folienübergängen.
• Erzeugen Sie für einzelne Elemente (z.B. ClipArts)
benutzerdefinierte Animationen.
Inhalt
EINLEITUNG / GRUNDLAGEN
KOMPONENTEN
ENTWURFSVORLAGEN GESTALTEN
ANIMATIONEN
PRÄSENTIEREN
Präsentation
• Die Anzeige als Bildschirmpräsentation kann über
ANSICHT  BILDSCHIRMPRÄSENTATION gestartet werden
(oder über die Taste F5).
• Der Wechsel zur nächsten Folie erfolgt über:
RETURN-Taste, ↓ Bild , LEERTASTE , N
• Der Rücksprung zur vorherigen Folie:
←
, ↑ Bild , P
• Präsentation beenden mit ESC , • Steuerung auch über die
Navigationsleiste am unteren
Rand möglich.
Präsentation
Über das spezielle Dateiformat pps kann man die
Präsentation automatisiert starten lassen. Dabei wird die
Arbeitsoberfläche von PowerPoint nicht angezeigt.
Beim Beenden der Präsentation wird auch gleichzeitig das
Programm beendet.
Präsentieren
Vorüberlegungen
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Was will ich mit dem Vortrag erreichen?
Zielgruppe ?
Motivation der Teilnehmer ?
Vorwissen ?
Dauer des Vortrags (20-60 Minuten)
Anschließende Diskussion ?
Art der Information
Roter Faden
Verständliche Darstellung
Präsentieren
• Folien werden nur 2-3 Minuten beachtet
• Der wesentliche Inhalt der Folie sollte innerhalb von 30
Sekunden erfasst werden können
• Nicht zu viel Text
• Nur wenige Punkte pro Folie
• Schriftgröße = Große, lesbare Schriften verwenden
(min. 20 pt)
• Serienlose Schriften verwenden
• Nicht zu viele Animationen
• Nicht zu bunt (Kontrast, Helligkeit …)
Präsentieren
Beamer anschließen
Komponenten
1. Notebook / PC
2. Beamer
3. Leinwand
4. Zubehör
1. Schnurlose Maus
2. Video-Splitter
3. Mehrfachsteckdose
4. Stromkabel
5. Sonstiges
1. Hand-out
2. Notizen
Handout 1
• Ein Handout (Tischvorlage) soll als "roter Faden" für den
Vortrag, die Sitzung o. Ä. dienen.
• Es ist ein prägnant formuliertes, eine Präsentation
inhaltlich begleitendes und ergänzendes
Informationspapier.
• Handout und Vortrag ergänzen einander. Bei der Länge
des Handouts wird auf Übersichtlichkeit und knappe Form
geachtet.
Quelle:
http://www.uni-leipzig.de/stksachs/Studienbegleitung/handoutthese.pdf
Handout 2
• Titel der Veranstaltung, Datum, Thema der Sitzung, Name
der Referenten und Referentinnen
• Gliederung des Referats und die wichtigsten Details und
Thesen in Stichworten, die den argumentativen Aufbau
der mündlichen Präsentation deutlich mach en. Es sind
solche Informationen aufgeführt, die das Verständnis des
Vortrags erleichtern, jedoch nicht wiederholen.
• Frage / Problemstellung und Fazit
• evtl. Definitionen
• möglichst Ausblick
Quelle:
http://www.uni-leipzig.de/stksachs/Studienbegleitung/handoutthese.pdf
Handout 3
• Auflistung der verwendeten Literatur und ggf.
Webverzeichnis
• Materialienanhang, z. B. Zeittafeln, Schaubilder,
Statistiken, Tabellen etc.
• Das Handout sollte nicht länger als zwei bis vier Seiten
sein und für alle Zuhörer kopiert werden.
Quelle:
http://www.uni-leipzig.de/stksachs/Studienbegleitung/handoutthese.pdf
Handzettel drucken
• Folien lassen sich in Form von Handzetteln ausdrucken,
d.h. in Form von einem verkleinerten Ausdruck einer oder
mehrerer Folien auf einer Druckseite.
• Um Handzettel zu drucken, wählen Sie im Druckdialog den
Eintrag Handzettel aus.
• Hier können Sie festlegen, wie viele Folien auf einem Blatt
abgebildet werden sollen.
• Die Form der Handzettel können Sie auch über einen
eigenen Handzettelmaster an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Handzettel drucken
Handzettel drucken
Notizseiten drucken
• Zu jeder Folie können Sie Notizen eingeben, und zwar
entweder im Notizenfenster der Normalansicht oder,
wenn Sie z.B. die Anmerkungen durch Grafiken ergänzen
möchten, auf der so genannten Notizenseite.
• Notizen können ausgedruckt und dann z.B. als
Stichwortliste für den Vortrag verwendet werden.
• Das Layout des Notizseite kann auch über einen eigenen
Notizmaster angepasst werden.
Kompatibilitäts-Tool
Durch die Installation des Compatibility Packs für
Microsoft Office 2000, Office XP oder Office 2003
können Sie Dateien mit den neuen Dateiformaten von
Word, Excel und PowerPoint 2007 öffnen, bearbeiten
und speichern. Das Compatibility Pack kann auch mit
Microsoft Office Word Viewer 2003, Excel Viewer 2003
und PowerPoint Viewer 2003 verwendet werden, um
Dateien in diesen neuen Formaten anzuzeigen.
Quelle:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466
ENDE