Professionelles Projektmanagement
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Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 5 – Teil 3 (02.06.2003): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dozent: Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 1 Projektverlauf: Phasenkonzept Projekt läuft in mehreren Phasen ab Hauptphasen Initialisierung Planung Durchführung Abschluß ProjektErgebnis Projekt-Prozeß Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 2 Was ist im Rahmen der Projektabschlussphase zu tun? Workshopteil Dokumentation des Projektverlaufs Bug-Fixing Integration der Module zu einem Gesamtsystem Abnahme / Übergabe des Projektes Tests Probelauf Marketing Ist-Soll-Vergleich Ressourcen zurückführen Mitarbeiter Feedback zusammentragen & auswerten für zukünftige Projekte Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 3 Warum Projektabschluß-Phase? Projekte sind zeitlich begrenzt Projektmitarbeiter ggf. auch Geräte/Maschinen werden für andere Aufgaben bzw. neue Projekte benötigt Festgelegter Anfangstermin Festgelegter Endtermin Freigabe der eingesetzten Ressourcen erforderlich Projektergebnis (Produkt) muss an Auftraggeber übergeben und von diesem abgenommen werden Bei Softwareprojekten definiert in der Regel der Meilenstein „Übergabe“ das formale Ende des Projektes a Projektabschluß-Phase muss rechtzeitig geplant werden Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 4 Projektabschluß Ziel: Erfolgreicher Abschluß des Projektes Formaler Projektabschluß Abschluß der Projekt-Dokumentation Abschlußpräsentation Projektabnahme durch den Auftraggeber Freigabe der Projektmitglieder und -ressourcen Nachbetrachtung (Review) der Projektarbeit Abschlußanalyse Erfahrungssicherung Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 5 Projektabschluß-Dokumentation Produkt-Dokumentation (z.B. Betriebshandbuch, Benutzeranleitung) Teil der Projektabnahme Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit Projekt-Abschlußbericht Zusammenfassung der wichtigsten Ergebnisse des Projektes Adressat: Lenkungsausschuss/Projektbüro Projektdokumentation Abschlußbericht Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich Nach Wichtigkeit zusammenstellen „Überholte“ Dokumentation am Projektende ausmisten Idealerweise: CD mit sämtlichen relevanten Projektdateien erstellen Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 6 Abschlußpräsentation Zielgruppe: Auftraggeber / Lenkungsausschuß Primäres Ziel: Projektabnahme Inhalt der Präsentation Ziele – Ergebnisse Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des Projektes Durchgeführte Arbeiten (nur im Überblick) Darstellung: Stellenwert der Präsentation Sehr hoch Konsequenz » Intensive Vorbereitung » Abstimmung der Präsentation mit den Teammitgliedern Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 7 Projektabnahme Abnahmeverfahren Festlegung zu Beginn des Projektes (!) Durchführung am Ende des Projektes Alternativen Empfehlenswert: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme „Big Bang“-Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden Projektleiter übergibt formal die Ergebnisse (Produkte) an den Auftraggeber Auftraggeber prüft, ob Projektziele erreicht wurden und nimmt das Projekt ab Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 8 Abnahmetest Wird z.B. bei Softwareprojekten durchgeführt Überprüfung der Anwendung Installation und Tests in Testumgebung _ Plausibilität der Ergebnisse prüfen Vollständige Funktionalität? Erfolgreiche Massentests (möglichst mit Echtdaten)? Gutes Performanceverhalten (Antwortzeiten, Verarbeitungszeiten) bei realistischen Datenmengen? Störungsfreien Wiederanlaufs nach Abbruch? §§ Vollständigkeit der Dokumentation? Verantwortung Auftraggeber ist verantwortlich: Aufbau der Testumgebung Bereitstellung von Testfällen/-daten Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia PL AG Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 9 Ressourcen-Freigabe Ressourcen (Mitarbeiter, Räume, Rechner etc.) Zielkonflikt beim Projektende sind nur für einen bestimmten Zeitraum bereitgestellt müssen wieder freigegeben werden ggf. Verträge für Räume, Geräte usw. kündigen Erfahrenes Team muss das Projekt erfolgreich zu Ende führen Projektmitarbeiter wollen Sicherheit und orientieren sich auf Rückkehr in die Linie bzw. auf neue interessante Aufgaben Projektleiter besonders gefordert Projektende und Auflösung des Teams gemeinsam planen Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 10 Nachbetrachtung der Projektarbeit Ziel: Erfahrungssicherung Zeitpunkt ist günstig: Erfahrungen sind noch „frisch“ Aktivitäten Nachkalkulation und Kostenabweichungsanalyse Wirtschaftlichkeitsanalyse; Nachbetrachtung Identifikation von Restaufgaben Kritische Würdigung und Bewertung „Lessons learned“: Essentielle Erfahrungen für neue Projekte sammeln, auswerten und sichern Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 11 Nachkalkulation Ziele Finanzielles Projektergebnis Plan Ergebnis feststellen Überprüfung der Wirtschaftlichkeit des Projektes Erfahrungen für Folgeprojekte sammeln Vorgehensweise Gegenüberstellung: tatsächliche - geplante Kosten » Auf Ebene der Einzelaktivitäten (sehr genau, aber auch sehr aufwendig) » Auf Ressourcenebene » Konzentration auf die Hauptabweichungen Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 12 Kostenabweichungsanalyse Analyse und Bewertung der festgestellten Abweichungen Feststellung der Ursachen Ursachen Personelle Vermeidbar Demotivation Planungsfehler Überlastung Unvollständige Testdaten Kaum Technische Organisatorische Personelle Engpässe Kompetenzgerangel vermeidbar Fluktuation Neue Anforderungen Fehlender Support Prioritätenänderung Termindruck Unvermeidbar Krankheit Fehlerhafte Technik Konkurs eines Lieferanten Ableitung von Maßnahmen (Vorschlägen) für zukünftige Projekte Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 13 Wirtschaftlichkeitsanalyse „Wirtschaftlichkeitsbetrachtung“ ist Bestandteil des Projektauftrages Nachträgliche Kontrolle kommt häufig zu kurz! Ziel: Aufzeigen von Abweichungsursachen _ Verbesserung der zukünftigen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen Potentielle Ursachen für Abweichungen Erhöhte Entwicklungskosten aufgrund von Änderungen bzw. zusätzlicher Anforderungen Erwartetes Einsparvolumen (z.B. Personal) tritt nicht ein Verspäteter Markteintritt _ verspäteter bzw. kein ROI Ggf. Wirtschaftlichkeitsanalyse später wiederholen Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 14 Projekt-Abschlußbesprechung Kritische Bewertung und Würdigung Projektleitung Projektorganisation Projektergebnis Zusammenarbeit Identifikation von Restaufgaben und Regelung für deren zukünftige Erledigung Gemeinsame Analyse der aufgetretenen Schwierigkeiten und Planabweichungen „Feedback-Fragebogen“ zum Projekt Ideal mit anschließendem Abschluß-Event Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 15 Lessons learned früher Projektidee Initialisierung Projektauftrag heute Projektidee + Lessons learned alter Projekte Initialisierung Projektauftrag Planung Planung Projektplan Durchführung Projektergebnis Projektplan Durchführung Projektergebnis Abschluß Lessons learned für neue Projekte Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 16 Beispiel: Projektabschluß Großprojekt „Datum 2000“ Abschlußbesprechung mit Erfahrungssicherung des Projektteams (Ergebnis-NS) Fragebogen: Projektbeurteilung für die Teammitglieder (Dokument) Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 17 Projektabschluß mit MS Project 2002 Erstellung von Projektberichten (ca. 30 Varianten): Ansicht a Berichte ... Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 18 Referat 5: Gemeinsamkeiten von Projektmanagern und Trainern Welche Gemeinsamkeiten haben Projektmanager und Trainer? Arbeitsmaterial: Stefan König: „Projektmanager und Sportspieltrainer: Zwei Seiten einer Medaille?“; Projektmanagement 01/2002 Termin: 02.06.2003 Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis Copyright 2003 Dr. Harald Wehnes V 5.3 / 19
