EH07_PM_Projektplanung_Verantwortlichkeitszuweisung

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Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Projektmanagement
1
Der erfolgreiche Einstieg
begleitende Folien zum Lehrbuch von Hans Karl Wytrzens
Projektplanung
Zuweisung von
Verantwortlichkeiten im Projekt
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Übersicht –
Verantwortlichkeitszuweisung
2
 Regeln der Rollenvergabe
 Darstellungsvarianten der
Verantwortlichkeitszuweisung
 Analyse der Verantwortungsverteilung
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Lehr- und Lernziele –
Verantwortlichkeitszuweisung
3
Verständnis für Kompetenzverteilungs-
notwendigkeiten
Rüstzeug zur praktischen Zuteilung
von Verantwortlichkeiten
Handwerkszeug zur Befundung
von Verantwortlichkeitszuteilungen
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Learning Outcomes –
Verantwortlichkeitszuweisung
4
 wenigstens 4 Typen von Verantwortlichkeiten im Projekt
trennscharf unterscheiden können
 wenigstens 2 Darstellungsverfahren der Zuweisung
von Verantwortlichkeiten anwenden können
 im Stande sein, allfällige Schwächen der Verantwortlichkeitszuweisung zu diagnostizieren und zu korrigieren
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Sinn und Zweck der
Verantwortlichkeitszuweisung
5
 im vorhinein für Arbeitspakete festlegen
wer, in welcher Form zu involvieren ist
 Aufgaben im Projekt an Stellen verbindlich übertragen und dabei
jeweils klare Rollen bei der Aufgabenerfüllung festschreiben
 Basis für Personaleinsatzplanung und Kontrollen
 Instrument für das Konfliktmanagement
 Herstellung von Transparenz
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Funktionsweise der Verfahren
zur Verantwortlichkeitszuweisung
6
 Liste von Arbeitspaketen (u.U. noch feiner in Tätigkeiten weiteruntergliedert) wird mit Liste der Projektmitwirkenden zu einer Matrix verknüpft.
 In Felder der Matrix werden Symbole oder Abkürzungen für verschiedene
Rollen bei der Aufgabenerfüllung und damit für verschiedene Abstufungen
der Verantwortlichkeiten eingetragen.
 Einzelne Verfahren unterscheiden sich voneinander durch verschiedene
Spezifikationen der Rollen bzw. Verantwortlichkeiten.
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Darstellungsformen der Verantwortlichkeitszuweisung im Projekt
7
 Verantwortlichkeitsmatrix
 Kompetenzverteilungsdiagramm
 RACI-Matrix
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Beispiel einer
Verantwortlichkeitsmatrix
8
Arbeitspakete
(laut Projektstrukturplan)
Fragebogen entwerfen
Projektleiter
Teammitglied
A
Teammitglied
B
Teammitglied
C
G, I
S, G
P
K
Teammitglied
D
Zielpersonen auswählen
P
Testbefragungen durchführen
K
S
P
I
P
T
G
G
Fragebogen drucken lassen
P = Primäre Verantwortung
S = Sekundäre Verantwortung
G
G = Genehmigung
T = Prüfung/Test
S
K = Konsultation
I = Information
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Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Beispiel eines
Kompetenzverteilungsdiagramms
9
Projektoffice
Teammitglied
Abteilungsleiter
Materialliste vorbereiten
-
-
-
Lieferanten kontaktieren
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Materialbeschaffung
Projektmanager
Lieferanten besuchen
-
Bestellungen vorbereiten
Ausgaben genehmigen
-
Bestellungen aufgeben
-
-
Rohmaterial prüfen
-
-
-
Qualitätskontrolle
-
-
-
Bestandsdatei aktualisieren
-
-
-
-
-
Bestandsbericht vorbereiten
Material entnehmen
-
Projektsponsor
-
-
Legende
Zuständigkeit Unternehmensführung
muss konsultiert werden
muss benachrichtigt werden
spezieller Zuständigkeitsbereich
sollte konsultiert werden
muss Genehmigung erteilen
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Rollen und Verantwortlichkeitsspezifikation für eine RACI-Matrix
10
RACI-Technik unterscheidet vier Arten der Zuständigkeit:
 Responsible: für die konkrete Durchführung einer Aufgabe zuständig
(eigentlicher Bearbeiter) hat sicherzustellen, dass Resultate in vereinbarter
Qualität rechtzeitig vorliegen
 Accountable: rechenschaftspflichtig im rechtlichen und kaufmännischen Sinne,
agiert als Empfänger des Ergebnisses und nimmt die Leistung ab
 Consulted: fachverantwortlich, als Berater oder Experte fungierend, unterstützt
oder/und berät bei der Durchführung; erledigt Teilaufgaben
und arbeitet zu
 Informed: muss über Verlauf oder Ergebnis von Arbeiten Bescheid wissen;
ist in Kenntnis zu setzen
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Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Beispiel einer einfachen RACI-Matrix
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Beteiligte
Projekt:
Gebäudeumbau
Aufgabe/Tätigkeit
ProjektProjekt- Projektkoordileiter assistent
nator
Projektteammitglied
A
Architektenkontakt
R
I
A
Statische Überprüfungen
A
I
I
Umbaupläne erarbeiten
A
R
I
C
Behördengenehmigungen
einholen
I
I
A
R
Kostenvoranschlag einholen
I
A
Baufirma beauftragen
..
.
R
C
A
Projektteammitglied
B
Projektteammitglied
C
C
C
Projektteammitglied
D
R
C
C
C
C
R
C
I
C
I
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Regeln zur Erstellung
einer RACI-Matrix
12
 Pro Aufgabe/Tätigkeit genau ein A und ein R!
– Zwei oder mehr A’s stiften Verwirrung (Rivalitäten vorprogrammiert).
– Kein A bei einer Aufgabe bedeutet, dass letztendlich die treibende Kraft fehlt,
dass sich niemand um die Resultate einer Tätigkeit kümmert.
– Mehr als ein R in einer Zeile bedeutet Duplizierung der Arbeit.
– Kein R in einer Zeile indiziert eine Lücke (oder Hinweis, dass Tätigkeit
überflüssig).
 Fähigkeiten und Interessen der Mitarbeiter bei Zuweisung
mitberücksichtigen.
 Nach Möglichkeit mit den Beteiligten absprechen.
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Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Übung zur
Verantwortlichkeitszuweisung
13
Führen Sie die Planungen an jenem Projekt weiter,
für das Sie schon einen Projektauftrag und PSP erarbeitet haben, indem Sie eine Grafik erstellen, die
in übersichtlicher Form Verantwortungen zuweist.
Zeitrahmen: 15 Minuten
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Analyse der
Verantwortlichkeitszuweisungen
14
Zweck
 Identifikation von Überlastungsgefahren
 Feststellen von Lücken
 Vermeidung von Leerläufen und Kompetenzstreitigkeiten
Analysevarianten
 vertikale RACI-Analyse
 horizontale RACI-Analyse
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Vertikale RACI-Analyse
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R ollen
A ufgabe/Tätigkeit
R
R
A
C
R
C
A
I
I
C
A
C
I
I
C
C
C
C
R
R
R
R
A
C
R
C
A
A
R
C
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Horizontale RACI-Analyse
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R ollen
A ufgabe/Tätigkeit
R
A
C
C
I
A
I
C
A
R
R
C
C
C
C
C
R
I
I
R
C
R
C
A
R
A
© Wytrzens
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