EH07_PM_Projektplanung_Verantwortlichkeitszuweisung

Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Projektmanagement
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Der erfolgreiche Einstieg
begleitende Folien zum Lehrbuch von Hans Karl Wytrzens
Projektplanung
Zuweisung von
Verantwortlichkeiten im Projekt
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Übersicht –
Verantwortlichkeitszuweisung
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 Regeln der Rollenvergabe
 Darstellungsvarianten der
Verantwortlichkeitszuweisung
 Analyse der Verantwortungsverteilung
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Lehr- und Lernziele –
Verantwortlichkeitszuweisung
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Verständnis für Kompetenzverteilungs-
notwendigkeiten
Rüstzeug zur praktischen Zuteilung
von Verantwortlichkeiten
Handwerkszeug zur Befundung
von Verantwortlichkeitszuteilungen
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Learning Outcomes –
Verantwortlichkeitszuweisung
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 wenigstens 4 Typen von Verantwortlichkeiten im Projekt
trennscharf unterscheiden können
 wenigstens 2 Darstellungsverfahren der Zuweisung
von Verantwortlichkeiten anwenden können
 im Stande sein, allfällige Schwächen der Verantwortlichkeitszuweisung zu diagnostizieren und zu korrigieren
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Sinn und Zweck der
Verantwortlichkeitszuweisung
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 im vorhinein für Arbeitspakete festlegen
wer, in welcher Form zu involvieren ist
 Aufgaben im Projekt an Stellen verbindlich übertragen und dabei
jeweils klare Rollen bei der Aufgabenerfüllung festschreiben
 Basis für Personaleinsatzplanung und Kontrollen
 Instrument für das Konfliktmanagement
 Herstellung von Transparenz
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Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Funktionsweise der Verfahren
zur Verantwortlichkeitszuweisung
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 Liste von Arbeitspaketen (u.U. noch feiner in Tätigkeiten weiteruntergliedert) wird mit Liste der Projektmitwirkenden zu einer Matrix verknüpft.
 In Felder der Matrix werden Symbole oder Abkürzungen für verschiedene
Rollen bei der Aufgabenerfüllung und damit für verschiedene Abstufungen
der Verantwortlichkeiten eingetragen.
 Einzelne Verfahren unterscheiden sich voneinander durch verschiedene
Spezifikationen der Rollen bzw. Verantwortlichkeiten.
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Darstellungsformen der Verantwortlichkeitszuweisung im Projekt
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 Verantwortlichkeitsmatrix
 Kompetenzverteilungsdiagramm
 RACI-Matrix
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Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Beispiel einer
Verantwortlichkeitsmatrix
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Arbeitspakete
(laut Projektstrukturplan)
Fragebogen entwerfen
Projektleiter
Teammitglied
A
Teammitglied
B
Teammitglied
C
G, I
S, G
P
K
Teammitglied
D
Zielpersonen auswählen
P
Testbefragungen durchführen
K
S
P
I
P
T
G
G
Fragebogen drucken lassen
P = Primäre Verantwortung
S = Sekundäre Verantwortung
G
G = Genehmigung
T = Prüfung/Test
S
K = Konsultation
I = Information
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Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Beispiel eines
Kompetenzverteilungsdiagramms
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Projektoffice
Teammitglied
Abteilungsleiter
Materialliste vorbereiten
-
-
-
Lieferanten kontaktieren
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Materialbeschaffung
Projektmanager
Lieferanten besuchen
-
Bestellungen vorbereiten
Ausgaben genehmigen
-
Bestellungen aufgeben
-
-
Rohmaterial prüfen
-
-
-
Qualitätskontrolle
-
-
-
Bestandsdatei aktualisieren
-
-
-
-
-
Bestandsbericht vorbereiten
Material entnehmen
-
Projektsponsor
-
-
Legende
Zuständigkeit Unternehmensführung
muss konsultiert werden
muss benachrichtigt werden
spezieller Zuständigkeitsbereich
sollte konsultiert werden
muss Genehmigung erteilen
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Rollen und Verantwortlichkeitsspezifikation für eine RACI-Matrix
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RACI-Technik unterscheidet vier Arten der Zuständigkeit:
 Responsible: für die konkrete Durchführung einer Aufgabe zuständig
(eigentlicher Bearbeiter) hat sicherzustellen, dass Resultate in vereinbarter
Qualität rechtzeitig vorliegen
 Accountable: rechenschaftspflichtig im rechtlichen und kaufmännischen Sinne,
agiert als Empfänger des Ergebnisses und nimmt die Leistung ab
 Consulted: fachverantwortlich, als Berater oder Experte fungierend, unterstützt
oder/und berät bei der Durchführung; erledigt Teilaufgaben
und arbeitet zu
 Informed: muss über Verlauf oder Ergebnis von Arbeiten Bescheid wissen;
ist in Kenntnis zu setzen
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Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Beispiel einer einfachen RACI-Matrix
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Beteiligte
Projekt:
Gebäudeumbau
Aufgabe/Tätigkeit
ProjektProjekt- Projektkoordileiter assistent
nator
Projektteammitglied
A
Architektenkontakt
R
I
A
Statische Überprüfungen
A
I
I
Umbaupläne erarbeiten
A
R
I
C
Behördengenehmigungen
einholen
I
I
A
R
Kostenvoranschlag einholen
I
A
Baufirma beauftragen
..
.
R
C
A
Projektteammitglied
B
Projektteammitglied
C
C
C
Projektteammitglied
D
R
C
C
C
C
R
C
I
C
I
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Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Regeln zur Erstellung
einer RACI-Matrix
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 Pro Aufgabe/Tätigkeit genau ein A und ein R!
– Zwei oder mehr A’s stiften Verwirrung (Rivalitäten vorprogrammiert).
– Kein A bei einer Aufgabe bedeutet, dass letztendlich die treibende Kraft fehlt,
dass sich niemand um die Resultate einer Tätigkeit kümmert.
– Mehr als ein R in einer Zeile bedeutet Duplizierung der Arbeit.
– Kein R in einer Zeile indiziert eine Lücke (oder Hinweis, dass Tätigkeit
überflüssig).
 Fähigkeiten und Interessen der Mitarbeiter bei Zuweisung
mitberücksichtigen.
 Nach Möglichkeit mit den Beteiligten absprechen.
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Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Übung zur
Verantwortlichkeitszuweisung
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Führen Sie die Planungen an jenem Projekt weiter,
für das Sie schon einen Projektauftrag und PSP erarbeitet haben, indem Sie eine Grafik erstellen, die
in übersichtlicher Form Verantwortungen zuweist.
Zeitrahmen: 15 Minuten
© Wytrzens
Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Analyse der
Verantwortlichkeitszuweisungen
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Zweck
 Identifikation von Überlastungsgefahren
 Feststellen von Lücken
 Vermeidung von Leerläufen und Kompetenzstreitigkeiten
Analysevarianten
 vertikale RACI-Analyse
 horizontale RACI-Analyse
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Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Vertikale RACI-Analyse
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R ollen
A ufgabe/Tätigkeit
R
R
A
C
R
C
A
I
I
C
A
C
I
I
C
C
C
C
R
R
R
R
A
C
R
C
A
A
R
C
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Projektplanung – Verantwortlichkeitszuweisung
Horizontale RACI-Analyse
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R ollen
A ufgabe/Tätigkeit
R
A
C
C
I
A
I
C
A
R
R
C
C
C
C
C
R
I
I
R
C
R
C
A
R
A
© Wytrzens