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FORMS 5-2 PRODUKTÜBERSICHT PRODUKTÜBERSICHT INHALT FORMS 5-2 Zusammenfassung 3 Automatische Datenerfassung mit FORMS Die Antwort auf Ihre Verarbeitungsbedürfnisse Reibungslose Arbeitsabläufe Benutzerfreundlich 4 4 5 5 Problemloser Verarbeitungsstart Informieren von FORMS über den Formularinhalt Auswählen des Layouts der Transferdaten Konfigurieren geeigneter Produktionsjobs 6 7 9 9 Reibungslose Produktion 10 Eine große Auswahl an Eingabeoptionen Scannen – effizient und lückenlos Vereinfachte Formularveröffentlichung und automatische Datenerfassung im Internet Erfassen von Formularen direkt aus E-Mails Unübertroffene Interpretation – das große Plus von FORMS Validierung, Korrektur und Bestätigung Schnelles Verifizieren und Massenverifizierung Datentransfer einfach per Mausklick 11 11 11 12 13 14 15 16 17 Hinzufügen weiterer Funktionen 18 Bearbeiten beliebiger Mengen von Formularen 19 Systemsicherheit, Zuverlässigkeit und Datensicherheit 20 Effiziente Adresserfassung 21 ReadSoft ADDRESSES21 Überwachung rund um die Uhr 22 ReadSoft MONITOR22 Bilder von den Produktionsdokumenten sofort griffbereit 23 ReadSoft REPOSITORY23 Weitere nützliche Funktionen 24 Assistenten24 Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe24 Dokumentanalyse24 Netzwerklizenzmanager24 Formulardesigner24 Formulardefinitionsassistent25 Eingabe nach Bild-/Papiervorlage25 Validierungsassistent25 FORMS 5-2 PRODUKTÜBERSICHT Zusammenfassung Wirtschaftliche Position: Daten aus ausgefüllten Formularen in ein nutzbares Format zu übertragen ist eine echte Herausforderung, insbesondere wenn Sie Ihre Daten bislang immer erst manuell erfassen mussten, um sie sinnvoll nutzen zu können. ·Weltweit marktführend Die automatische Datenerfassung bietet sich in diesem Fall als höchst attraktive Alternative an. Aber nicht alle automatischen Datenerfassungsprogramme sind gleich. Wie lässt sich das Richtige für Ihre Bedürfnisse finden? ·Erfolgreicher Einsatz in verschiedenen Industriezweigen Glücklicherweise gibt es ein System, das alle Anforderungen an die Formularverarbeitung erfüllt: FORMS 5 von ReadSoft. Wir haben ein leistungsstarkes automatisches Datenerfassungssystem entwickelt, das sich durch Effizienz, Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit auszeichnet. FORMS 5 ist ein Komplettsystem für Design, Veröffentlichung und Erfassung von Daten auf Papier-, Fax-, Internetformularen und per E-Mail. Als schlüsselfertiges Produktionssystem für die Formularverarbeitung erlaubt FORMS 5 einen schnellen Einstieg in die Produktion und bietet Ihnen darüber hinaus folgende Vorzüge: · Alle Typen von Formularen interpretierbar · Daten auf Papier-, Internet-, E-Mail- oder Faxformularen verwertbar · Hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit und Interpretationsgenauigkeit · Minimierung der manuellen Arbeitsschritte bei der Datenerfassung · Zuverlässiges und sicheres System · Skalierbar für Verarbeitungsvolumen von 50 bis über eine Million Formulare pro Tag · Bewährtes, reibungslos arbeitendes System mit einer breiten Palette integrierter Funktionen · Farbverarbeitungsoptionen für erfolgreichere Interpretation und effizientere Produktion · Verarbeitete Daten aus Formularen direkt in ein Hostsystem transferierbar · Flexible Anpassung an unterschiedlichste Formularverarbeitungsumgebungen Darüber hinaus bietet FORMS zahlreiche technische Funktionen, mit deren Hilfe Sie das Programm an Ihre individuellen Anforderungen bei der Formularverarbeitung anpassen können. Denn wir von ReadSoft sind nicht nur Experten für automatische Datenerfassung, sondern wir wissen auch ganz genau, was Unternehmen und andere Organisationen, die pro Jahr Millionen von Formularen verarbeiten, von unseren Programmen erwarten. Wenn Sie die folgenden Seiten lesen, werden Sie verstehen, warum sich Tausende führender Unternehmen weltweit für FORMS als das System für ihre alltägliche automatische Datenerfassung entschieden haben. ·Öffentlich gehandeltes, erfolgreiches Unternehmen ·Tausende von Installationen weltweit ·Lokale ReadSoft-Niederlassungen in 12 Ländern; hervorragende technische Unterstützung durch Distributoren in fast 70 Ländern ·Größte Forschungs- und Entwicklungsgruppe in der Branche Vorzüge in der Produktion: ·Alle Typen von Formularen interpretierbar ·Daten auf Papier-, Internet-, E-Mail- oder Faxformularen verwertbar ·Schnelle und präzise Interpretation ·Zuverlässiges und sicheres System ·Vielseitig, effizient und flexibel ·Skalierbar für Verarbeitungsvolumen von 50 bis über eine Million Formulare pro Tag ·Schlüsselfertiges Produktionssystem zur Formularverarbeitung Technische Pluspunkte: ·Hervorragende Funktionen für die ICR-/OCR-/Barcode-Interpretation unter Verwendung adaptiver und kontextsensitiver Techniken ·Umfassende, integrierte Validierungsfunktionen ·Scannen, Interpretation und Bildfilterung bei Farbvorlagen ·Offenes Design für die Integration mit anderen Anwendungen PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Alle Formulartypen Automatische Datenerfassung mit FORMS Erfassung von Daten aus beliebigen Quellen: ·Formulare auf Papier ·Internet-Formulare ·E-Mail-Formulare ·Fax-Formulare ·Elektronische Formulare Bis zu zehnmal schneller Höhere Qualität EINGABE Überwachung TARGET Integration Mainframe E-Mail Archiv Datenbank Internet Fax Arbeitsablauf OnlineInterpretation Verifizierung Papier Transfer Anwendung Ausgabedatei Bilder ... Alle Datentypen: ·Handgeschriebene Zeichen ·Gedruckt ·Barcodes ·Kästchen zum Ankreuzen ·Kreise ·Tabellen ·Matrixfelder Geeignet zur Verarbeitung bereits vorhandener Formulare Weltweit im Einsatz: ·Tausende von Installationen ·In vielen Branchen ·Erhältlich in 8 Sprachen ·Zeichensatzunterstützung für 25 Sprachen Größtes Forschungs- und Entwicklungsteam der Branche Die Antwort auf Ihre Verarbeitungsbedürfnisse FORMS erfasst automatisch Daten aus allen Typen von Dokumenten in beliebigen Formaten, ganz gleich, ob die Formulare auf Papier, als Internet-Formulare, als EMail, als Fax oder in elektronischer Form vorliegen. FORMS erkennt und interpretiert alle Datentypen: handgeschrieben, gedruckt, Barcodes, Kästchen zum Ankreuzen, Kreise, Tabellen, Matrixfelder und sogar ganze Adressen. FORMS bietet eine Farbverarbeitung an, die die Interpretationsrate und Produktionsgeschwindigkeit verbessert. Die Möglichkeit, aus dem gesamten Dokument oder Teilen des Dokumentes Farbbilder zu generieren ist von unschätzbarem Wert, z.B. für Fotobearbeitungssoftware oder die Erstellung von Unfallberichten. Tausende großer und kleiner FORMS-Installationen werden weltweit in vielen Branchen eingesetzt. ReadSoft unterstreicht seine Position als weltweit führender Anbieter im Bereich der Formularverarbeitungstechnologie durch die Einrichtung von Zweignieder-lassungen und die Auswahl von Distributoren auf allen Kontinenten. Das bedeutet Fachwissen und Unterstützung ganz in Ihrer Nähe. FORMS ist in folgenden Sprachen erhältlich: · Dänisch · Deutsch · Englisch · Italienisch · Portugiesisch · Französisch · Spanisch · Schwedisch Weitere nationale Versionen erhalten Sie bei den ortsansässigen Partnern von ReadSoft. Für die Interpretation von Daten stellt FORMS Zeichensatzunterstützung für 25 Sprachen zur Verfügung, ergänzt durch länderspezifische Einstellungen. FORMS zeichnet sich durch beispiellose Benutzerfreundlichkeit, Präzision, Vielseitigkeit und Geschwindigkeit aus – ein Ergebnis der engagierten Entwicklungsarbeit einer der größten und innovativsten Entwicklungsabteilungen in der Datenerfassungsbranche. Perfekt abgestimmt auf die Anforderungen moderner Unternehmen wird PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Reibungslose Arbeitsabläufe Benutzerfreundlich Sobald Sie dem System mitgeteilt haben, welche Informationen es auf den einzelnen Formularen suchen soll, können Sie schon in Produktion gehen. Sicher Auf Papier ausgefüllte Formulare werden mittels eines Scanners in das System eingelesen. Ausgefüllte Internetformulare, analysiert E-Mails und Fax-Formulare (oder andere Bilddateien) gelangen mit der Interpretation ins System. FORMS interpretiert, validiert die Formulare und speichert sie dann auf dem Computer. Mittels der Funktion „Datenbankfunktionalität aufteilen“ können die Formulardefinitionen lokal im Modul Verify gesichert werden. Das ist besonders wichtig für die Leistungsfähigkeit, wenn das Verify über äußeren Zugriff durchgeführt wird. Zuverlässig Zeichen, die nicht interpretiert werden konnten, und Einträge, die vorgegebenen Validierungsregeln widersprechen, werden in der Verifizierungsphase auf dem Bildschirm angezeigt und können schnell korrigiert werden. Sind die Formulare vollständig eingelesen, werden die erfassten und verifizierten Daten in eine Ausgabedatei oder an ein Zielsystem Ihrer Wahl übertragen. Schneller Produktionseinstieg Flexibel Benutzerfreundliche Oberfläche An Einzel-PCs oder in komplexen Netzwerken Zusätzlich können Sie das Modul Monitor einsetzen. Es ermöglicht eine bessere Systemüberwachung, denn es bietet das Erzeugen von Berichten über Systemaktivitäten sowie die Echtzeitüberwachung der FORM-Systeme und ihrer Benutzer an. Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe Der Einsatz des Moduls Zwischenspeicherung ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die auf dem Bildschirm befindlichen Images aller zum jeweiligen Zeitpunkt in Produktion befindlichen Formulare. Formularveröffentlichung und Erfassung von Daten im Internet Die Skalierbarkeit von FORMS macht es möglich, aktuelle Formularvolumen zu verarbeiten und dann einfach das System auszubauen, um den neuen erhöhten Verarbeitungsanforderungen gerecht zu werden. Adresserfassung Darüber hinaus lässt sich FORMS auch mit anderen DV-Systemen integrieren, z.B. elektronischen Archivierungs- und Arbeitsablaufsystemen. FORMS ist äußerst offen und flexibel, so dass Sie das System optimal an die Gegebenheiten in Ihrer Verarbeitungsumgebung anpassen können. Benutzerfreundlich Die Benutzeroberfläche von FORMS ist übersichtlich gestaltet und leicht verständlich. Besonderer Wert wurde auf effiziente Verifizierung gelegt: Sie können die Bildschirmansicht so einstellen, wie es Ihren Arbeitsgewohnheiten entspricht. Internet-Verifizierung Systemüberwachung Schneller Zugriff auf Images aller Dokumente während der Verarbeitung Datenbankspeicherung: ·Datenbankfunktionalität aufteilen Export an beliebige Systeme für: ·Elektronische Archivierung ·Arbeitsablaufsysteme FORMS 5-2 PRODUKTÜBERSICHT Problemloser Verarbeitungsstart Einfach zu konfigurieren Automatische Optimierung: ·Scannereinstellungen ·Formulardefinition ·Erfassen von E-Mail Assistenten Zahlreiche integrierte Funktionen Standardeinstellungen zur einfacheren Verwendung Design,Veröffentlichung und Erfassung: ·Von bereits vorhandenen Formularen Im Manager erstellen Sie eine Formulardefinition, die FORMS mitteilt, wie die Formulare aussehen und welche Informationen sie enthalten. ·Von einseitigen Formularen FORMS eignet sich für die Erfassung von Daten aus verschiedensten Formulararten. ·Von mehrseitigen Formularen Der erste Schritt der Vorbereitung von FORMS für das Erfassen eines neuen Formulartyps dauert nicht lange. Im Modul Manager erstellen Sie in fünf einfachen Schritten eine Formulardefinition. ·Von Anhängen ·Internet-Formulare Adresserfassung Externe Validierung Indizierung Bilderfassung Erweiterte Funktionen zur Bildverbesserung 1. Öffnen Sie ein Formularimage im Manager unter (Formulare auf Papier: Legen Sie die gewünschten Scannereinstellungen für das Formular fest. Scannen Sie ein leeres Originalformular.) 2. Definieren Sie Justierfelder (charakteristische Merkmale des Formulars) automatisch oder manuell. Diese Felder dienen in der Produktion dazu, das Formular zu identifizieren und eine eventuelle Schrägverzerrung zu korrigieren. 3. Definieren Sie die Felder, die erfasst werden sollen. FORMS erfasst während des Scannvorgangs automatisch den Inhalt der definierten Felder. 4. Legen Sie Inhalt und Layout der Daten fest, die übertragen werden sollen. 5. Aktivieren und speichern Sie die Formulardefinition für die Produktion. Die Erstellung einer neuen Formulardefinition dauert in der Regel etwa 15 Minuten. Neuen Benutzern steht ein Formulardefinitionsassistent zur Verfügung, der sie Schritt für Schritt durch die Erstellung einer Formulardefinition führt. Über eine Vielzahl von Optionen können Sie FORMS mitteilen, wie Ihre Formulare verarbeitet werden sollen – von generellen Vorgaben bis hin zu kleinsten Details. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten mit optimaler Effizienz und Genauigkeit verarbeitet werden. Andererseits bieten die Standardeinstellungen von FORMS oftmals schon die Funktionalität, die Sie benötigen. In jedem Fall ist es sehr einfach, FORMS in Produktion zu nehmen und damit zu arbeiten. PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Informieren von FORMS über den Formularinhalt Definition aller Feldtypen: ·Alphabetische Felder ·Numerische Felder ·Gemischte Felder ·Anzukreuzende Felder ·Einzukreisende Felder ·Barcodefelder ·Postleitzahlenfelder ·Matrixfelder ·Tabellen Intelligente Markierungserkennung (IMR) Doppelklick Validierungsroutinen: ·Aktive Validierung ·Prüfsummenvalidierung ·Anforderungsfelder ·Umsetzungstabellen ·Verbindungstabellen ·ODBC Im Dialogfeld Field spezifizieren Sie detailliert sämtliche Bereiche auf einem Formular, die FORMS interpretieren und validieren soll. Sobald Sie mit der Maus einen Feldbereich auf dem Formular spezifiziert haben, müssen Sie die Art der Informationen definieren, die in diesem Feld erfasst werden sollen. Jedem Feld weisen Sie einen Namen, einen Feldtyp und ein Format zu (siehe Abbildung oben). Validierungsspezifikationen können Sie für einzelne Felder, ganze Formulare oder Formularsets (zwei oder mehr Dokumente, die als eine logische Einheit verarbeitet werden sollen, z.B ein Fragebogen) angeben. Darüber hinaus gibt es viele weitere Optionen: Felddrehung, bedingte Verifizierung, Erkennung von Ausstreichungen, Entfernen von Zeichen für Maßeinheiten, Durchsuchen von Tabellen nach dem interpretierten Wert usw. Mit der einzigartigen Adressinterpretationsfunktion von ReadSoft können Sie bei diesem Schritt auch ganze Adressfelder definieren. Dadurch erhöht sich die Interpretationsgenauigkeit bei der Adresserfassung. Ebenso können Sie für jedes Feld eine Sicherheitsstufe festlegen, und zwar in Abhängigkeit von den verfügbaren Validierungsfunktionen und der Art der zu erfassenden Informationen. Mit anderen Worten, in FORMS lässt sich jedes einzelne Feld so definieren, dass die Interpretationsrate möglichst hoch und der Arbeitsaufwand für Sie möglichst gering ausfällt! Externe Engines Sicherheit auf Feldebene Feldhintergrundfilter VBA Automatische Feldsuche Kontextabhängig Handschriftenstile Sprachspezifische Klassifizierung Exportieren von Bildfeldern Benutzerdefinierte Feldtypen zum wiederholten Gebrauch Und falls Sie eine Kontroll- oder Validierungsroutine verwenden möchten, die nicht bereits in FORMS enthalten ist, dann können Sie Ihren eigenen VBA-Code einfügen oder Daten zur weiteren Verarbeitung an einen COM-Objekt-Automatisierungsserver übergeben. PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Auswählen des Layouts der Transferdaten Praktische Standardlayouts Generieren eigener Layouts möglich Mathematische Berechnungsformeln integrierbar Mehrere Ausgabeformate Datenexport an beliebige Datenbanken Übertragen erfasster Daten an beliebige externe Systeme Inhalt und Layout der Ausgabedaten definieren Sie im Dialogfeld Transaction description. Diese Informationen werden als Teil der Formulardefinition gespeichert. VBA Wenn Sie angegeben haben, welche Informationen auf einem Formular enthalten sind, müssen Sie FORMS noch mitteilen, welche Daten im Rahmen der Produktion übertragen werden sollen. Dazu erstellen Sie eine Transaktionsbeschreibung im Modul Manager, und zwar im oben abgebildeten Dialogfeld. DLL XML Mit FORMS können Sie Daten in beliebige Datenbanken exportieren. Ebenso können die erfassten Daten von beliebigen externen Anwendungen eingelesen werden. Export von Formularbildern Eine Transaktionsbeschreibung ist ein sehr flexibles Instrument: Damit legen Sie nicht nur fest, welche Daten übertragen werden sollen, sondern auch, in welcher Reihenfolge, in welchem Format und mit welchem Layout der Transfer erfolgen soll. Export von Feldbildern Export zahlreicher Bilddateiformate: ·BMP ·DCX ·EPS ·JPEG ·MO:DCA ·PNG ·TIFF SPSS-Statistikanalyse Archivierung Wollen Sie ein Transaktionslayout möglichst schnell generieren, klicken Sie einfach auf Default. Das Programm bietet Ihnen vier Standardlayouts an, von denen in der Regel mindestens eines alles enthält, was Sie benötigen – von einer Liste sämtlicher definierter Felder bis hin zu einer Reihe von Systemvariablen, zum Beispiel dem Formulartyp und dem Zeitpunkt, zu dem das Formular im System einging. Ein solches Standardlayout können Sie frei bearbeiten, d.h., Felder entfernen, die Sie nicht benötigen, und andere aus dem Feld Available fields übernehmen. Darüber hinaus können Sie eigene Systemvariablen, bedingte Felder, Kopfzeilen und anderen Text hinzufügen. Völlig problemlos können Sie auch Texte einfügen oder logische und mathematische Formeln für bedingte Transaktionsfelder oder Standardwerte festlegen. In den meisten Fällen können Sie mit der benutzerfreundlichen Oberfläche von FORMS Transaktionen in einem Format generieren, das in Ihrer Organisation bereits verwendet wird, so dass Sie die erfassten Daten mühelos in das vorhandene System übernehmen können. PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Konfigurieren geeigneter Produktionsjobs Flexibles Jobmanagement Gleichzeitige Verarbeitung verschiedener Jobs Rationelle Produktion Gezielter Personaleinsatz in der Produktion Mit Hilfe des Moduls Manager erstellen Sie eine Jobbeschreibung, die für alle Verarbeitungsschritte mit FORMS gilt. Hier sehen Sie, welche Formulare zu einem Job gehören. In der Produktion verhält sich FORMS so, als wäre es speziell für Ihre Formulare und Ihre Mitarbeiter konzipiert worden. In wenigen Schritten erstellen Sie eine komplette Jobbeschreibung anhand der FORMS erkennt, welches Formular bzw. welche Formulare zu verarbeiten sind und wie diese Formulare während der gesamten Produktionsphase behandelt werden sollen. Sie müssen nur die entsprechenden Formulare auswählen und anschließend die Datei speichern. Alles Übrige können Sie FORMS überlassen. FORMS bietet Ihnen die Möglichkeit, die Standardjobverarbeitung zu verändern. Dazu stimmen Sie die Jobbeschreibung auf die Erfordernisse Ihrer Formulare, Ihres Systems und Ihrer Arbeitsweise ab, indem Sie die Standardeinstellungen ändern. Es ist ebenfalls möglich, dass Sie eine Liste mit Jobs erstellen, die dann automatisch ausgeführt werden. Sobald Sie die gewünschten Optionen ausgewählt und gespeichert haben, braucht ein Benutzer in der Produktion einfach die Datei mit der Jobbeschreibung zu öffnen und auf das Feld Start zu klicken. Das Ergebnis ist ein Datenerfassungssystem von sehr hoher Präzision, unschlagbarer Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit. Und das sind nur ein paar Gründe, weshalb FORMS auf dem Gebiet der automatischen Datenerfassung eine Spitzenposition einnimmt. Sobald Sie FORMS mitgeteilt haben, welche Daten auf Ihren Formularen erfasst werden sollen, welche Daten übertragen werden sollen und wie die Verarbeitung erfolgen soll, können Sie in die Produktion einsteigen. Manuelle Eingriffe nur in Scan und Verify Vollautomatische Verarbeitung in Interpret & Transfer Jobkonfiguration möglich ohne Programmierkenntnisse Große Zahl integrierter Funktionen Joblisten Automatische Ausführung kontinuierlicher Jobs Erweiterte Bildfilterung Import von Bilddateien Zeichenstatistik Produktionssteuerung durch Angabe von Zeiträumen Fünf Optionen für die automatische Sortierung bei der Produktion Im Dialogfeld Jobliste können Sie eine Liste mit Jobs zusammenstellen, die ununterbrochen ausgeführt werden sollen. Verifizierung über Bilddateien PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Reibungslose Produktion Optimiert für große Produktionsvolumina Bei Benutzern keine Programmierkenntnisse erforderlich Datenerfassung aus beliebigen Quellen: Modul Scan Formulare auf Papier werden gescannt, identifiziert und dann an das Modul Interpret geschickt. Fax-Formulare und andere Bilddateien gelangen direkt über das Interpret – Modul ins System. Internet-Formulare werden bereits online validiert, bevor sie zum Interpret – Modul gelangen. Modul Interpret Formulare werden interpretiert, validiert und erhalten einen Status. Vollständig interpretierte Formulare ohne Validierungsfehler gehen direkt an Transfer. Andere gehen an das Modul Verify. ·Scannen von Formularen auf Papier ·Erfassen von Daten aus dem Internet ·Einlesen von Bilddateien ·Analysieren von E-Mails ·Erfassen von Online-Daten Modul Verify Formulare mit nicht interpretierbaren Zeichen,Validierungsfehlern und unvollständigen Feldern werden hier verifiziert. Auch Felder, die definitionsgemäß manuell verifiziert werden müssen, werden hier verifiziert. Dynamische Farbverarbeitung Hochentwickelte Funktionen zur Bildverbesserung Überzeugende Funktionen zur Batchverarbeitung Warteschlangen mit Prioritäten Puffersteuerung Die Abbildung oben zeigt, welchen Weg die Formulare in FORMS automatisch nehmen. Externe Interpretation FORMS enthält ein komplettes internes Arbeitsablaufsystem für erfasste Formulare. Daher ist zur Verarbeitung eines einzelnen Formulars nur sehr wenig Zeit erforderlich, und die Gefahr, dass es dabei zu Fehlern kommt, ist minimal. Die Benutzer in der Produktion brauchen einzelne Formulare nicht zu verfolgen. Diese Aufgabe übernimmt FORMS. Interne Validierung Sie haben viele Möglichkeiten, Produktionsjobs so einzurichten, dass sie sich nahtlos in die gewünschten Arbeitsabläufe einfügen. Hervorragende Interpretation Verifizierung über das Internet Automatische Zuweisung des Formularstatus Statistiken Arbeitsablauf für Datenerfassung 10 Modul Transfer Interpretierte, validierte und verifizierte Daten aus vollständigen Formularen werden an Ausgabedateien oder Zielsysteme übertragen. Zum Beispiel können Sie FORMS mithilfe von Warteschlangen oder Benutzerstatuswerten an vorhandene Routinen anpassen. So können Sie Arbeitsabläufe verändern oder FORMS so einrichten, dass sich besser damit arbeiten lässt. In diesem Zusammenhang können Sie Feldwerte abfangen, um die Sie sich besonders kümmern müssen, automatisch Dialogfelder aktivieren, die sich bereits in Ihrem System befinden, Formulare für eine separate Verarbeitung umleiten usw. Alles in Allem haben Sie bei FORMS die freie Wahl, ob Sie bisherige Arbeitsabläufe beibehalten, neue Arbeitsabläufe nach den Vorgaben von FORMS einrichten oder einen Weg zwischen beiden Extremen beschreiten wollen. PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Eine große Auswahl an Eingabeoptionen Scannen – effizient und lückenlos SCSI- und Kofax-kompatibel ISIS-kompatibel Unterstützung für integrierte Scannerfunktionen Automatische Sortierung Scannen in Farbe und in Graustufen Bildverbesserung: ·Farbe Beim Scannen von Formularen mit FORMS sehen Sie in den Feldern für die Ablaufsteuerung und die Statistik, wie der aktuelle Scan-Job abläuft. In Miniaturbildansichten können Sie sich Formulare & Batches anzeigen lassen, so dass Sie die Bildqualität überprüfen und alle nötigen Operationen ausführen können. Bei FORMS brauchen Sie Ihre Formulare nicht zu sortieren. FORMS identifiziert die Formulare und sortiert sie, selbst wenn sie falsch herum oder mit der Unterkante voran in den Scanner eingelegt wurden. Darüber hinaus trägt das Modul Scan in FORMS zu Zeiteinsparungen in der Produktion bei, da es bei maschinell bedruckten Formularen auch versetzt gedruckte Daten erkennt. Darüber hinaus steigern die Farbverarbeitungsfunktionen von FORMS die Effizienz bei der Produktion. Anzeigen in Farbe verbessern die Bildschirmdarstellung, während Funktionen zur Verarbeitung, Interpretation und Filterung farbiger Bilder zu einer Leistungssteigerung bei der Formularverarbeitung beitragen. Sie können beispielsweise festlegen, welche Hintergrundfarben unterdrückt und welche Vordergrundfarben hervorgehoben werden sollen. Dadurch verbessert sich die Zeichentrennung und dies führt unmittelbar zu einer höheren Interpretationsrate. Die Bildqualität beim Scannen lässt sich anhand einer Miniaturbildanzeige mühelos überwachen: Hier können Sie direkt verfolgen, ob der Scan-Vorgang reibungslos abläuft und ob Batches, Anhänge und Formularsets korrekt gruppiert sind. Sie können die Miniaturansicht auch vergrößern und haben dann eine Reihe weiterer Möglichkeiten: Sie können das Formular durch Kommentare ergänzen, die Formulardefinition neu spezifizieren, ein Bild des Formulars ausdrucken usw. Ist der Scanner mit einer Abzeichnungsfunktion ausgestattet, dann können Sie in FORMS die Zeichenfolge festlegen, die auf die gescannten Formulare aufgedruckt werden soll, ebenso wie die Position, in der sie erscheinen soll. FORMS bietet ein beispielloses Spektrum an Funktionen für Identifikation, Korrektur von Schrägverzerrungen, Entfernen von Formularen, Farbverarbeitung, Batchverarbeitung und Qualitätskontrolle direkt beim Scannen – und all das ohne Einbußen bei der Scan-Geschwindigkeit. ·Graustufen ·Schwarzweiß Erweiterte Batchfunktionen: ·Batchverarbeitung ·Verarbeitung von Anhängen ·Formularsets ·Gruppierung zusammengehöriger Formulare ·Automatisches Anlegen von Ordnern Miniaturansichten auch bei der Batchverarbeitung Identifikation von Formularen beim Scannen Druckerversatztoleranz Korrektur von Schrägverzerrungen Interpretation in Scan Entfernen von Formularen in Scan automatisch oder manuell Abzeichnungsfunktion 11 PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Datenerfassung aus InternetFormularen Vereinfachte Formularveröffentlichung und automatische Datenerfassung im Internet Schnell Einsatz modernster Technologie Entwicklung spezieller Formulare nicht erforderlich Vorhandene Formulare verwendbar Problemlose Konvertierung in HTML-Formulare ein ausgefülltes Internet-Formular wird in eine XML-Datei konvertiert Import der XMLDatei in FORMS Problemlose Veröffentlichung von Web-Formularen im Internet Jeder Internet-Browser zum Ausfüllen der Formulare geeignet Online-Validierung mit JavaScript Automatischer Import der ausgefüllten Formulare Generierung von XML-Dateien Online-Daten gelangen in FORMS-Produktionsfluss Verkürzte Produktionsdauer Ergänzung zu Ihrem Datenerfassungssystem: ·Formulare auf Papier ·Fax-Formulare ·Internet-Formulare die Daten des Internetformulars sind vollständig verarbeitet und können an ein Host-Datensystem übergeben werden Mit dem WEB FORMS und dem FORMS-Modul Manager können Sie Formulardefinitionen direkt in Internetformulare konvertieren. So lassen sich Formularinformationen online erfassen und in den FORMS-Produktionsablauf integrieren. Dank WEB FORMS ist die Verarbeitung Web-basierter Formulare in FORMS kein Problem. Und da Sie vorhandene Formulardefinitionen aus FORMS mit WEB FORMS in Internet-fähige HTML-Formulare konvertieren können, brauchen Sie auch keine speziellen Formulare für das Internet zu entwerfen. Bei den HTML-Formularen stehen Ihnen die üblichen Designfunktionen zur Verfügung: Sie können Logos einfügen, Feldpositionen optimieren usw. Dazu benötigen Sie lediglich einen Standard-HTML-Editor. Wenn ein Besucher im Internet ein Formular ausfüllt, werden die Eingaben jedes einzelnen Feldes automatisch auf Gültigkeit überprüft. Entsprechen diese Eingaben nicht den vordefinierten Formatspezifikationen oder Validierungsregeln, wird der Besucher aufgefordert, seine Eingaben zu korrigieren oder zu ergänzen, bis diese in Ordnung sind. Da die Daten aus Internet-Formularen FORMS bereits in vorvalidiertem Zustand erreichen, verkürzt sich die Produktionsdauer. Trifft ein ausgefülltes Formular ein, werden die Formulardaten in eine XML-Datei konvertiert und an FORMS übergeben, so dass sie im nächsten Produktionsjob verarbeitet werden können. Schnell, genau, benutzerfreundlich und effizient: Das sind die Vorzüge des WEB FORMS. 12 PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Erfassen von Formularen direkt aus E-Mails Erheblich verringerte Verarbeitungskosten TIF FORMS ERP XML EMAIL INTERNET FORMS EMAIL Sofortige automatische Verarbeitung Automatische Sortierung von E-Mails: PDF •Schlüsselwörter in der Betreffzeile •FORMS-Schlüsselwörter •INVOICES-Schlüsselwörter EMAIL sortiert Ihre E-Mails automatisch, erfasst alle relevanten Anhänge und bindet diese in FORMS ein. Das EMAIL hilft Ihnen auch, das komplexe Datenerfassungs system einfacher zu gestalten. Formulare, die per E-Mail eingehen, werden auf die gleiche Art und Weise verarbeitet wie Formulare auf Papier oder Internet-Formulare. Die Daten werden für FORMS so angepasst, dass alle Datentypen gleich verarbeitet, dieselben Geschäftsregeln angewandt und die Daten auf dieselbe Weise an Ihr Host-System übertragen werden können. EMAIL arbeitet im Hintergrund. Es erkennt Anhänge jedweder Art und übergibt diese direkt an FORMS. Alle Anhänge der abgerufenen E-Mails werden interpretiert oder importiert, d.h., Bilddateien werden interpretiert, XML-Dateien importiert. In der EMail enthaltene Informationen, wie beispielsweise Absender und Empfänger, werden im resultierenden Formular oder der resultierenden Rechnung gespeichert. Je nach Einstellung können eingehende Anhänge innerhalb von Sekunden akzeptiert werden. Sobald eine E-Mail verarbeitet ist, wird sie vom Mail-Server gelöscht. So kann es nie zu einer Überlastung kommen, ganz gleich, wie viele Formulare oder Rechnungen eingehen. EMAIL lässt sich problemlos konfigurieren und ist im Betrieb vollständig transparent. Sobald eMail installiert und konfiguriert wurde, sind keine weiteren Maßnahmen seitens des Benutzers erforderlich. •Die E-Mail-Sortierung ermöglicht eine äußerst flexible Eingabe, zum Beispiel für die Zuweisung in Warteschlangen. Nahtloser Import von EMail-Formularen Speichern aller Absenderdaten Erfassung von: •Bildern (einschließlich MehrbildTIF-Dateien) •PDF-Dokumenten (einschließlich mehrseitiger Dokumente) •Textdokumenten •XML-Dateien Einfache Konfiguration Vollständige Transparenz 13 FORMS 5-2 PRODUKTÜBERSICHT Unübertroffene Interpretation – das große Plus von FORMS Hohe Interpretationsrate, -genauigkeit und -geschwindigkeit Künstliche Intelligenz: ·Merkmalsanalyse ·Neuronale Netzwerke ·Genetische Algorithmen ·Fuzzy-Logik ·Automatisches Lernen ·Segmentierung in mehreren Durchgängen ·Adaptive Filterung ·Zeichenneubildung Verbesserte Interpretation: ·Trigrammtabellen ·Aktive Validierung ·Optimierte Ergebnisauswahl ·Wörterbuchsuche ·Geometrischer Kontext ·Handschriftenoptimierung Hervorragende Barcodeinterpretation: ·BPO4 ·Codabar ·Code-128 ·Code-39 ·EAN-3 ·EAN-8 ·Interleaved 2/5 ·PDF417 ·UPC-A ·US POSTNET Zeichensatzunterstützung für 25 Sprachen Kombinierbar mit externen Interpretations-Engines Import aller gängigen Bilddateitypen 14 Beim Interpretieren von Formularen in FORMS sehen Sie in den Feldern für die Ablaufsteuerung und die Statistik, wie der aktuelle Interpretationsjob abläuft. Anschließend können Sie sich noch detailliertere Interpretationsstatistiken anzeigen lassen. Mit FORMS lassen sich gedruckte und handgeschriebene Zeichen ebenso wie Barcodes, angekreuzte Kästchen, mit Kreisen markierte Optionen, Tabellen, Matrixfelder und ganze Adressen gleichermaßen korrekt interpretieren. Nicht zuletzt deshalb hat sich FORMS als eins der beliebtesten automatischen Datenerfassungs programme weltweit durchgesetzt. Die Interpretationsfunktion von FORMS ist so ausgereift, dass auch völlig normale handschriftliche Einträge gelesen werden können: Man braucht weder besonders deutlich zu schreiben, noch muss man zwischen den Zeichen einen besonders großen Abstand lassen. Diese überlegene Interpretationsqualität ist das Ergebnis modernster Technologien auf dem Gebiet der künstlichen Intelligenz: FORMS arbeitet mit Merkmalsanalyse, neuronalen Netzwerken, generischen Algorithmen, Fuzzy-Logik und maschineller Lernfähigkeit. Trigrammtabellen erleichtern die Interpretation von Zeichenketten. Eine Trigrammtabelle enthält alle in einer Sprache denkbaren Kombinationen aus drei Buchstaben, zusammen mit der Häufigkeit der einzelnen Kombinationen. Trifft FORMS auf nicht interpretierbare Zeichen, so vergleicht es diese mit der entsprechenden Trigrammtabelle und sucht eine passende Interpretation. Auf diese Weise konnte der Zeitaufwand für die manuelle Verifizierung noch weiter gesenkt werden. Mit Hilfe des Lexical Analyzers können Sie sich Ihre eigene Trigrammtabelle zusammenstellen. Das empfehlen wir vor allem dann, wenn das Formular viel Fachausdrücke enthält. Aus ihnen kann mithilfe des Lexical Analyzers eine bestimmte Trigrammtabelle erstellt werden. Im Normalfall interpretiert FORMS automatisch 100% der angekreuzten Felder, 99,9% des maschinengeschriebenen/gedruckten Texts und 97% des handgeschriebenen Texts. Diese außerordentlich hohe Interpretationsleistung können Sie durch weitere Interpretations-Engines ergänzen, die sich ihrerseits mit hochentwickelten Ergebnisauswahl-mechanismen kombinieren lassen, um ein optimales Interpretationsergebnis sicher-zustellen. Je genauer die Interpretation, umso geringer der Arbeitsaufwand bei der Verifizierung. In den meisten Fällen muss gerade eines von 50 Zeichen von Hand ergänzt werden. Das ist der Grund für die gewaltigen Effizienzsteigerungen, die sich mit FORMS erzielen lassen. PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Validierung, Korrektur und Bestätigung Gewaltige Effizienzsteigerungen Einfache Bedienbarkeit Verifizierung über das Internet Datenbankfunktionalität aufteilbar Jobs für eine schnelle Verifizierung konfigurierbar Eyes & Hands FORMS bietet Ihnen eine Vielzahl von Auswahlmöglichkeiten für die Darstellung von Verifizierungsdaten. Auf dem geteilten Bildschirm oben sehen Sie zum Beispiel ein falsch ausgefülltes Feld sowie seine Position auf dem Formular und seinen aktuellen Status. Um das Feld zu vervollständigen, brauchen Sie lediglich das Bearbeitungsfeld auszufüllen. Beim Verifizieren müssen bestimmte Daten aus verarbeiteten Formularen vom Benutzer überprüft werden – Daten, die gegen Validierungsregeln verstoßen, nicht interpretierte Zeichen und falsch ausgefüllte Felder (wie im Beispiel oben). Im Modul Verify können auch solche „regelwidrigen“ Daten effizient verarbeitet werden. Neben Standardeinstellungen, die sich für jede Situation eignen, bietet das Modul Verify in FORMS zahlreiche Optionen für die Darstellung von Daten auf dem Bildschirm. So können Sie eine Verifizierungsumgebung einrichten, die sich optimal für Ihre Formulare und Ihre Mitarbeiter eignet. Im Modus Schnelles Verifizieren beispielsweise werden nicht interpretierbare Zeichen in einem kombinierten Feld angezeigt. So können sie viel schneller als in mehreren Einzelfeldern korrigiert werden: Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten Ergebnis vieler Jahre praktischer Erfahrung in der Produktion Ergonomisch Layout frei wählbar: ·Geteilter Bildschirm ·Schriftart und Größe Gestaltungsfreiheit bei der Bildanzeige Arbeitsplatz frei wählbar Schnelles Verifizieren Massenverifizierung Verifizierung über Bilddateien Aktive Validierung von Sätzen Im Beispiel oben sehen Sie, dass der Benutzer hier statt „23518“, „984“ und „3850“ nur „543“ eingeben muss – das bedeutet eine Effizienzsteigerung von nicht weniger als 400%! Warteschlangen Sie können das Modul Verify vor Ort einsetzen, genauso gut aber die Internet-basierte Verifizierfunktion verwenden, so dass Formulare auch an anderen Standorten, z.B. an Telearbeitsplätzen, verifiziert werden können. Verifizierjobs können über das Internet versendet werden. Die verifizierten Formulare werden nach Abschluss der Verifizierjobs zurückgeschickt und in den FORMS-Produktionsablauf integriert, so dass sie übertragen werden können. 15 FORMS 5-2 PRODUKTÜBERSICHT Schnelles Verifizieren und Massenverifizierung Verbesserte Datenqualität Maximale Effizienz Signifikant höhere Geschwindigkeit bei der manuellen Verarbeitung: ·100.000 Zeichen pro Stunde ·10-mal schneller als bei manueller Eingabe Pufferung Summenvalidierung: ·Zwischensummen ·Beliebige Validierungsoptionen Rasterprüftabelle für Matrixfelder Die Effizienz bei der Verifizierung lässt sich mithilfe der Massenverifizierung noch weiter steigern. Bei der Massenverifizierung kann der Benutzer Daten im Modul Verify noch schneller verarbeiten. Einfügen von Kommentaren zu verifizierten Daten: Alle interpretierten Zeichen mit der entsprechenden Einstellung werden je nach ihrem aktuellen Wert als Gruppe angezeigt (siehe links oben). Zuerst werden Zahlen massenverifiziert, dann Buchstaben. Erscheint ein Zeichen in der falschen Gruppe, lässt es sich leicht erkennen und korrigieren. ·Feldern ·Formularen ·Formularsets Suche nach bestimmten Formularen Danach werden Markierungsfelder massenverifiziert (siehe rechts oben). Hervorhebungen im Hintergrund weisen den Benutzer auf Stellen hin, an denen Korrekturen erforderlich sind. Müheloses Durchsuchen aller Formulare nach bestimmten Daten In den Modi „Schnelles Verifizieren“ und „Massenverifizierung“ besteht die Möglichkeit der Pufferung. Das heißt, in Verify werden Daten aus mehreren Formularen gesammelt und auf dem gleichen Bildschirm angezeigt. Die Puffergröße lässt sich ändern, und auch das Bildschirmlayout können Sie an Ihre Arbeitsweise anpassen. Definition und Verifizierung von bis zu 255 Feldkategorien Einzelüberprüfung von Formularen Verifizierstatistik: ·Pro Minute verifizierte Formulare ·Anschläge pro Minute 16 Eine sehr praktische Ergänzung für den Modus „Schnelles Verifizieren“ ist die Massenverifizierung. Links sehen Sie Zahlen aus einem oder mehreren Formularen, aufgelistet zur Einzelüberprüfung. Hier brauchen Sie lediglich die Zahlen auszuwählen, die nicht korrekt interpretiert wurden. Rechts sehen Sie den gleichen Vorgang für Markierungsfelder. Im Normalfall kann ein Benutzer pro Stunde mindestens 100.000 Zeichen massenverifizieren – etwa zehnmal mehr als von Hand. Eine weitere Kontrollfunktion von Eyes & Hands FORMS ist die Summenvalidierung. Dabei wird geprüft, ob die Summe von Zwischensummenfeldern der Summe im dazugehörigen Gesamtsummenfeld entspricht. Diese Funktion können Sie für einzelne Formulare und Formularsets, aber auch formular- bzw. formularsetübergreifend einsetzen. Findet Interpret eine falsche Gesamtsumme, werden alle betroffenen Felder in Verify angezeigt, so dass Sie die fehlerhaften Werte korrigieren können. Es braucht sich auch niemand zu merken, welche Formulare bzw. Felder noch unvollständig sind, denn FORMS zeigt alle Daten an, die noch vervollständigt werden müssen: Einfach, effektiv und sicher. PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Datentransfer einfach per Mausklick Nahtlose Kopplung an andere Systeme Auswahl an Ausgabetechniken: ·ASCII-Textdateien ·Anhängen an Dateien ·Übergabe an ein Hostsystem ·Transfer in eine Datenbank ·Elektronische Archivierung Im Dialogfeld Job description geben Sie an, wie FORMS die Daten aus den verarbeiteten Formularen transferieren soll. Auch hier stehen eine Reihe von Zusatzoptionen für den Transfer zur Wahl. Nach dem Scannen, Interpretieren und Verifizieren von Formularen werden die Daten vom Modul Transfer in ein Ausgabedatei oder an ein anderes System übertragen. Während die Transaktionsbeschreibung (erläutert auf Seite 10) Inhalt und Format einer Transaktion festlegt, gibt die Transferjobbeschreibung an, wie die Daten übergeben werden sollen. Mit anderen Worten, Sie können den Transferjob so konfigurieren, dass die Daten in eine beliebige Datenbank oder ein anderes System exportiert werden. Ob sich die andere Anwendung auf demselben Computer wie FORMS oder auf einem anderen Computer befindet, spielt keine Rolle. Sie können selbstverständlich auch Daten per Internet übertragen. Beim Transfer in eine Ausgabedatei können Sie die Daten von FORMS in einer oder mehreren Textdateien speichern lassen. Dabei können die Daten an eine vorhandene Datei angehängt oder jedes Mal in eine neue Datei gestellt werden. Dazu können Sie für jeden Datensatz eine variable oder eine feste Länge vorgeben. Darüber hinaus können die erfassten Daten dank der FORMS SPSS-Exportfunktion mit einem SPSS-Statistikanalyseprogramm analysiert werden. ·Arbeitsablaufsysteme ·Erfassung von Daten aus externen Systemen DLL VBA MAPI-Aufrufe Bildkonvertierung ins MO: DCA-Format SPSS-Statistikanalyse Zeitraumfunktionen Warteschlangen Gleichzeitige Ausführung von Verify und Transfer Sie können Daten aber auch als Zeichenketten an integrierte DLL-Funktionen oder VBA-Methoden übergeben oder über einen COM-Automatisierungsserver abrufen lassen – ganz wie es in Ihrem System erforderlich ist. Da FORMS Bilder exportiert arbeitet es hervorragend mit Systemen zusammen, die eine elektronische Archivierung erfordern. Sowohl die interpretierten Daten als auch die entsprechenden Dateinamen und -pfade werden an das Archivierungssystem übergeben. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, mithilfe des Archivierungssystems einen entsprechende Suchindex zu erstellen. Verwenden Sie FORMS als Benutzeroberfläche, dann werden die Indexe automatisch generiert. Daraus ergibt sich eine enorme Zeit- und Geldersparnis. Sobald der Transferjob zur Ihrer Zufriedenheit konfiguriert ist, klicken Sie einfach auf Start job, Der Rest wird von FORMS erledigt. 17 FORMS 5-2 PRODUKTÜBERSICHT Hinzufügen weiterer Funktionen Offene, flexible Systemarchitektur Basierend auf COM-Standards Elektronische Archivierungssysteme Arbeitsablaufsysteme Eigene Events konfigurierbar Integrierte VBA-Programmierung Jede externe Programmiersprache verwendbar: ·Visual Basic ·Delphi ·C++ Über 125 Events und 600 Methoden Validierung mit ADO und ODBC Plug-in-Technologie Verschiedene Pakete konfigurierbar VAR/OEM-Lösungen Was immer Sie definieren wollen... ·Eigene Arbeitsabläufe ·Eigene Interpretationsfunktionen ·Eigene Validierungsfunktionen ·Eigene Transfermodi (z.B. Internet-Mail) ·Eigene Transferformate (z.B. XML) ·Eigene Dialogfelder ...in FORMS ist da alles kein Problem! FORMS bietet eine Reihe von Dialogfeldern für die Integration. Sie können Eventhandler für vordefinierte Events erstellen und Visual Basic-Code dafür schreiben – und das alles, ohne FORMS verlassen zu müssen. FORMS kann sehr gut unverändert und eigenständig eingesetzt werden. Trotzdem kommt es vor, dass die Formularverarbeitung an die eigenen Erfordernisse angepasst werden muss. Sie können die vorhandenen Programmfunktionen von FORMS aber auch an die spezifischen Gegebenheiten Ihrer Formularverarbeitungsumgebung anpassen. Darüber hinaus können Sie FORMS mit beliebigen externen Systemen integrieren, z.B. elektronischen Arcivierungs- und Arbeitsablaufsystemen. Eyes&Hands FORMS ist eine sehr offene und flexible Anwendung, die Ihnen eine Reihe unterschiedlicher Möglichkeiten bietet, sie über die Benutzeroberfläche individuell anzupassen – Treffen Sie Ihre Wahl! Zugriff erhalten Sie über Eventhandler. Ein Programmierer mit Visual Basic-Kenntnissen kann Eventhandler direkt in FORMS konfigurieren, und zwar mithilfe der oben abgebildeten Dialogfelder. Über 125 Events und 600 Methoden stehen zur Verfügung, um die Funktionen von FORMS wirksam anzupassen und durch neue Funktionen zu ergänzen. Und falls auch das noch nicht ausreicht, können Sie sogar eigen Events definieren. Sie können beispielsweise eigene Dialogfelder hinzufügen, eine Datenbankvalidierung mit ADO und ODBC durchführen, Formulare auf ihrem Weg durch das System über-wachen usw. Zusätzliche und noch flexiblere Verfahren, FORMS anzupassen, bietet die Plug-inArchitektur. Plug-ins eröffnen Ihnen eine Fülle von Entwicklungs- und Erweiterungsmöglichkeiten in einem Bruchteil der normalen Zeit. So können Sie zum Beispiel vertikale oder kundenspezifische Lösungen entwickeln und diese zu benutzerfreundlichen „Spezialpaketen“ zusammenstellen. Ganz gleich, wie Ihre aktuellen oder künftigen Anforderungen aussehen mögen, FORMS bietet die Flexibilität und die Zugriffsfunktionen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. 18 PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Bearbeiten beliebiger Mengen von Formularen Hunderte bis Millionen von Formularen pro Tag Bewährt auch bei sehr großen Volumina Hohe Sicherheit bei großen Volumina TARGET Problemlose Skalierbarkeit Erhöhte Systemverfügbarkeit SCAN INTERPRET VERIFY TRANSFER In FORMS können Sie beliebig viele Module und Datenbanken einsetzen – das heißt, Sie können mit diesem System eine Produktionsumgebung einrichten, die Ihrer Situation optimal entgegenkommt. FORMS ist in vielerlei Hinsicht flexibel, auch im Hinblick auf die Anzahl der Formulare, die verarbeitet werden können. Unbegrenzte Anzahl von FORMS-Modulen Beliebige Anzahl paralleler Datenbanken Netzwerklizenzmanager FORMS wird von Tausenden von Unternehmen und anderen Organisationen weltweit eingesetzt – von kleinen Einzelinstallationen für begrenzte Mengen von Formularen bis hin zu umfangreichen und komplexen Netzwerken, in denen täglich über eine Million Formulare verarbeitet werden. Rationeller Einsatz der Workstations Sie können in ein und demselben System unbegrenzt viele Module einsetzen., brauchen also nicht zu befürchten, dass die Volumina, die Sie bewältigen müssen, irgendwann die Kapazität Ihrer Installation übersteigen. Dank dieser Skalierbarkeit können Sie mit einem System beginnen, das Ihrem derzeitigen Verarbeitungsvolumen entspricht, und im Lauf der Zeit mit der Ausweitung Ihrer Produktion auch Ihr FORMS-System erweitern. Statistiken zum Aufzeigen von Erweiterungsbedarf Ganz gleich, wie viele Formulare verarbeitet werden müssen, die Produktion ist in jedem Fall sehr effizient. So können Sie zum Beispiel einen oder mehrere PCs zum Scannen der Formulare einsetzen. Und wieder andere PCs können so konfiguriert werden, dass sie einzig und allein der Verifizierung und Übertragung von Daten dienen. Diese Rationalisierungsmöglichkeiten erlauben dem System auch die Verarbeitung umfangreichster Volumina, zumal FORMS sich hervorragend für eine verteilte Datenbankumgebung eignet. Der Datenbankzugriff erfolgt sicher und effizient, wobei Sie auf Jobbasis zwischen parallelen Datenbanken wechseln können. Ebenso können Sie automatisch zu einer anderen Datenbank umschalten, wenn in der aktuellen keine weiteren Formulare mehr zur Verarbeitung anstehen. Dank seiner Leistungsstärke, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit bietet sich FORMS als eine zukunftsfähige Spitzenlösung für die Formularverarbeitung an. Alle Module gleichzeitig ausführbar Sicherer Datenbankzugriff: ·Formulare/Formularsets ·Formulardefinitionen ·Formularsetdefinitionen ·Tabellen ·Bilder Automatischer Datenbankwechsel Klein beginnen, mit steigenden Anforderungen das System erweitern Auch langfristig optimale Lösung für die automatische Datenerfassung 19 PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Ständige Verfügbarkeit unternehmenskritischer Informationen: Systemsicherheit, Zuverlässigkeit und Datensicherheit ·Daten ·Bilder ·Statistiken ·Vorlagen ·Tabellen ·Jobs ·Transaktionen ·Events Unabhängige Arbeitsabläufe mit Datenbanken Definition von Benutzerzugangsrechten Systemverwaltung Unterstützung mehrerer Datenbanken Centura Velocis Microsoft SQL Server USER AUTHENTICATION SUPERVISION AND STATISTICS APPLICATION AND DATABASE SECURITY Was die Systemsicherheit, die Zuverlässigkeit und die Datensicherheit angeht, können Sie sich auf FORMS verlassen. Zunächst befinden sich alle Daten in FORMS in der Datenbank: Formulardefinitionen, Formularsetdefinitionen, Tabellen, Bilder und verarbeitet Formulare/Formularsets. Als Sicherheitseinrichtung verfügt FORMS über ein optionales Benutzerautorisierungs- bzw. Anmeldesystem. Im Dialogfeld User definition definieren Sie die autorisierten Benutzer, deren Passwörter und Zugriffsrechte. Wird ein falscher Benutzername oder ein falsches Passwort eingegeben, wird das Modul beendet. Alle Benutzeraktivitäten werden protokolliert. Automatische Datensicherungen FORMS stellt eine Reihe von Statistikfunktionen zur Leistungsüberwachung zur Verfügung. Ebenso können Sie darin wichtige administrative Funktionen ausführen: Informationen über verarbeitete Formulare abrufen, Formulardefinitionen, Formularsetdefinitionen und Tabellen importieren und exportieren, Datenbanken initialisieren usw. Datensicherungen im laufenden Betrieb Und wenn Sie zusätzlich Microsoft SQL Server einsetzen, lassen sich Systemsicherheit, Zuverlässigkeit, Datensicherheit und Gesamtleistung noch weiter steigern. Datenbankabfragen Festplattenspiegelung Überwachungsdienste: SQL Server ermöglicht manuelle oder automatische Sicherungen der FORMS-Datenbank, Online-Sicherungen, Datenwiederherstellung durch Festplattenspiegelung, den Einsatz von Systemüberwachungsdiensten und Datenreplikation – alles, um sicherzustellen, dass Ihre unternehmenskritischen Daten jederzeit verfügbar sind. ·Prozessüberwachung ·Ping ·Keep-alive-Meldungen Datenreplikation Automatischer Datenbankwechsel Überwachung des Datenbankservers 20 Im Dialogfeld User definition können Sie eine Liste von Benutzern, Passwörtern und Zugriffsrechten einrichten. PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Effiziente Adresserfassung ADDRESSES Höhere Effizienz bei geringeren Kosten Vollständige Interpretation bei 9 von 10 handschriftlichen Adressen Namensunterstützung Schnelle und einfache Verifizierungsfunktion Schnelle Verifizierung von Postleitzahlen Das ADDRESSES ergänzt die Interpretationsfunktion von FORMS für Adressen. Dank übersichtlicher Dialogfelder, die in der Produktionsvorbereitung und bei der Verifizierung verwendet werden, ist dieses leistungsstarke Modul sehr benutzerfreundlich. Konfigurierbares Dialogfeld für die Verifizierung Suchalgorithmen mit FuzzyLogik Das ADDRESSES ist ein Ergänzungsprodukt zu FORMS, das die Kosten für die Adresserfassung deutlich senkt und die Qualität der erfassten Adressdaten steigert. Das Programm verbessert die Interpretation und Validierung von Adressinformationen, indem es falsche oder nicht zueinander passende Straßen- und Ortsnamen erkennt und berichtigt. Zurzeit unterstützt das ADDRESSES die Adressinterpretation für folgende Länder: · Australien · Finnland · Italien · Spanien · Österreich · Frankreich · Niederlande · Schweden · Dänemark · Deutschland · Norwegen · Großbritannien · USA Das ADDRESSES lässt sich problemlos und einfach konfigurieren und benutzen. Sie legen einfach in der Formulardefinition fest, dass bestimmte Felder vom ADDRESSES verarbeitet werden sollen. Im Dialogfeld Address configuration, links oben zu sehen, geben Sie an, welche Felder eine Adresse bilden und welcher Teil der Adresse in den einzelnen Feldern zu erwarten ist. ODBC-kompatibel Anbindung an Kundendatenbank Für über ein Dutzend Länder erhältlich Mühelos auf weitere Länder erweiterbar Vorzüge für Ihr Unternehmen: ·Weniger Fehler in der Kundendatenbank ·Höhere Reaktionsraten ·Weniger unzustellbare Post ·Portoeinsparungen Die Adressverifizierung wurde im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit und Effizienz optimiert. Die Daten werden in einem Dialogfeld, rechts oben zu sehen, angezeigt und Sie können mögliche Alternativen aus Listen auswählen. Die Adressverarbeitung mit dem ADDRESSES hat viele Vorzüge: weniger Fehler in der Kundendatenbank, höhere Reaktionsraten, weniger falsch adressierte und daher unzustellbare Post, Einsparungen beim Porto. Damit trägt das ADDRESSES nicht nur zu höherer Effizienz, sondern auch ganz direkt zu Kosteneinsparungen bei! 21 FORMS 5-2 MONITOR PRODUKTÜBERSICHT Überwachung rund um die Uhr Optimieren der Formularverarbeitung Erhöhte Systemsicherheit Systemstatistiken Grafische Anzeige der Systemauslastung Integrierte Berichte Individuell angepasste Berichte Sortierung der Produktionsdaten in beliebiger Weise Hilfe für die Vorausplanung Vermeidung von Engpässen in der Produktion Benutzerüberwachung in Echtzeit Benutzerproduktivitätsberichte Genaue Rechnungsstellung Datenbankabfragen Crystal Reports SPSS Microsoft Access und Excel Zugriff über jeden beliebigen Internet-Browser möglich Das MONITOR generiert Produktionsberichte und andere Systeminformationen. Das MONITOR generiert detaillierte Daten über die aktuellen und die vergangenen Aktivitäten von FORMS. Damit ermöglicht das Modul eine bessere Kontrolle über FORMS und erzeugt zugleich eine Reihe aussagekräftiger Statistiken. Zum Beispiel können Sie anhand der Statistiken in MONITOR Problembereiche erkennen, in denen zur Optimierung der Produktion Einstellungen geändert werden sollten. Darüber hinaus können Sie Benutzerproduktivitätsberichte abrufen, die sich zu vielerlei Zwecken einsetzen lassen, zum Beispiel dazu, eine korrekte Rechnungsstellung an Fremdfirmen sicherzustellen, die für Ihr Unternehmen die Formularverarbeitung durchführen. Selbstverständlich können Sie mithilfe der Statistiken im Modul MONITOR auch die Produktion vorausplanen, um Engpässen vorzubeugen. Sie können MONITOR so konfigurieren, dass es Sie darauf hinweist, wenn eine bestimmte, von Ihnen definierte Bedingung eintritt. Sie können zum Beispiel festlegen, dass Sie eine Nachricht erhalten, wenn die Auslastung einer Workstation eine vorgegebenen Wert erreicht, damit Sie die anfallende Arbeit besser verteilen können. MONITOR verfügt über eine Fernverwaltungsfunktion. Das heißt, autorisierte Benutzer können über das Internet darauf zugreifen. Benutzerproduktivitätsberichte, Benutzerüberwachung in Echtzeit sowie eine Reihe von Optionen zur Anpassung der MONITOR-Funktionen – all das sind Beispiele, wie Sie die Arbeit in FORMS mit MONITOR noch effizienter gestalten können. (Informationen zum gesamten Funktionsumfang des Moduls MONITOR siehe MONITOR-Produktübersicht.) 22 PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Bilder von den Produktionsdokumenten sofort griffbereit Das REPOSITORY ermöglicht die kurzund mittelfristige Ablage von Daten. Dieses Option Pack ist über das Internet mit jedem beliebigen Browser erreichbar und zeichnet sich durch eine erweiterte Suchfunktion, eine große Kapazität und kurze Antwortzeiten aus. Sämtliche Daten von Formularen, die per E-Mail, per Internet, per Fax oder in Papierform eingehen werden bei der Registrierung in FORMS automatisch in REPOSITORY gespeichert. Dadurch haben Ihre Mitarbeiter sofort Zugriff auf alle in Produktion befindlichen Dokumente. Schneller und einfacher Zugriff auf die Dokumente ist von entscheidender Bedeutung im Fall von Kundenanfragen, internen Fragen, wenn Prüfungen anstehen usw., denn er bringt folgende Vorteile mit sich: REPOSITORY Schnelle und kurzzeitige Ablage von Dokumenten Umfassende und schnelle Suchfunktion Zugriff über jeden beliebigen Internet-Browser möglich Kontrollierter und überwachter Zugriff Löschung oder Transfer benutzergesteuert automatisch oder manuell Einfache Suche Problemlose Rückverfolgung der Dokumente • Verbesserter Kundenservice – denn während Sie mit Ihrem Kunden telefonieren, können Sie stets das betreffende Dokument einsehen • Fundiertere geschäftliche Entscheidungen – denn die Dokumente lassen sich leicht und schnell anzeigen und Sie können sie kurz prüfen und vergleichen, sogar wenn Sie nur wenig Zeit haben REPOSITORY eignet sich hervorragend für die kurz- und die mittelfristige Ablage: • Dokumente lassen sich einfach ablegen, man kann sie bei Bedarf leicht einsehen und den Eingang von Dokumenten überwachen • Mithilfe der Internet-basierten Schnittstelle können Sie sich von jedem beliebigen Computer aus einloggen. • Dem Langzeit-Archivierungssystem bleiben so die langen Such- und Back-upZeiten erspart, die große Mengen von Dokumenten, die nur kurz- oder mittelfristig dort abgelegt werden würden, verursachen würden. • Ein weiterer Vorteil ist ein geringerer Wartungsaufwand hinsichtlich des Archivierungssystems, der sich daraus ergibt, dass es nicht mehr notwendig ist, die nur vorübergehend abgelegten Dokumente zu überwachen und rechtzeitig zu entfernen. Sobald der schnelle Zugriff nicht mehr erforderlich ist, werden die einzelnen Dokumente einfach gelöscht oder aus rechtlichen Gründen bzw. als künftige Belege an das Archivierungssystem übergeben. Sie können die Suchfunktion durch die Verwendung von Angaben bezüglich Zeit, Benutzer, Ersteller, Bezeichnung des Dokumentes und Dokumententyp beliebig erweitern oder einschränken. Damit Sie Ihre Dokumente hundertprozentig verfolgen können (Audit Trail), empfehlen wir den gemeinsamen Einsatz von REPOSITORY und dem MONITOR. Denn MONITOR kann nicht nur die Historie anbieten, sondern ist auch das ultimative Hilfs-mittel zur Produktionsverwaltung, -planung und -analyse. (Informationen zum gesamten Funktionsumfang des Moduls REPOSITORY siehe REPOSITORYProduktübersicht.) 23 PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Weitere nützliche Funktionen Assistenten sraten des besten Durchlaufs detailliert an. Diese optimalen Einstellungen speichert FORMS in der Formulardefinition. Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe In FORMS können Sie die Produktion präzise steuern, indem sie die Verarbeitungsreihenfolge genau definieren. Diese Reihenfolge lässt sich zum Beispiel über Datenbankabfragen nach bestimmten Kriterien festlegen: Sortierung nach Uhrzeit, Batchauswahl, Sortierung nach Status, Warteschlangen, benutzerdefinierte Felder und VBA-Aufrufe. Selbst die Möglichkeit einer externen Steuerung des Arbeitsablaufs besteht. Dokumentanalyse Diese Funktion bietet sich an, wenn Sie individuelle Lösungen für die Erfassung von Informationen aus unstrukturierten Dokumenten entwickeln. Über die API von FORMS können Sie ein Dokument einrichten, in dem alle Zeilen, Wörter und Bildobjekte analysiert werden. Dieses Dokument können Sie dann als Plattform für einen bestimmten Zweck klassifizieren, z.B. für Mailrooms und Indizierung oder für andere Anwendungen, mit denen sich frei gestaltete Inhalte eines Formulars identifizieren und interpretieren lassen. Netzwerklizenzmanager Der Formulardefinitionsoptimierer ist ein Assistant, der Sie beim Festlegen der optimalen Scannereinstellungen für Ihre Formulardefinitionen unterstützt. Auf dem Bildschirm oben können Sie die Scannereinstellungen vornehmen. Von Assistenten können Sie sich beim Definieren von Formularen und Jobs mithilfe sachgerechter Fragen führen lassen. Auf diese Weise schaffen Sie eine flexible FORMS-Arbeitsumgebung, denn der Lizenz-Manager stellt sicher, daß die Anzahl an Benutzern, die gleichzeitig mit dem Programm arbeiten, nicht die Anzahl an lizenzierten Benutzern überschreitet. FORMS verfügt über drei Assistenten. Formulardesigner Der Formulardefinitionsassistent unterstützt Sie beim Definieren von Formularen. Da Formulare in einer bestimmten Reihenfolge in mehreren Schritten definiert werden müssen, ist der Formulardefinitionsassistent besonders für unerfahrene Benutzer von FORMS eine wertvolle Hilfe. Um die Arbeit einfacher und effizienter zu gestalten, können Sie mithilfe des FORMS-Formulardesigners für jede Formulardefinition eine benutzerdefinierte Verifizieransicht entwerfen und somit festlegen, wie die zu verifizierenden Felder angezeigt werden sollen. Darüber hinaus legen Sie fest, welche Felder angezeigt und in welcher Reihenfolge sie verifiziert werden sollen. Dadurch erhalten Sie einen guten Überblick über die für Sie interessanten Felder auf einem Formular, und zwar – unabhängig von deren Position auf dem Formular – in der Reihenfolge, in der sie gemäß Ihrer Vorgaben angezeigt werden sollen. Außerdem wird zusätzlich das Feld, das gerade über die benutzerdefinierte Ansicht verifiziert wird, zur eindeutigen Identifikation auf dem Formular hervorgehoben. Der Jobbeschreibungsassistent unterstützt Sie beim schnellen und effizienten Einrichten von Jobs. Der Formulardefinitionsoptimierer schließlich unterstützt Sie beim Festlegen der optimalen Scannereinstellungen für jede einzelne Formulardefinition. Dieser Assistent testet unter schiedliche Einstellungen an gescannten Musterformularen, vergleicht die Ergebnisse der einzelnen Durchläufe und zeigt dann die Scannereinstellungen und Interpretation24 Wenn Sie FORMS in einem Netzwerk ausführen, benötigen Sie nur einen Lizenz-Manager auf einem PC (normalerweise dem Server) statt eines Dongles an jedem PC. Der Lizenz-manager stellt FORMS im gesamten Netzwerk zur Verfügung. PRODUKTÜBERSICHT FORMS 5-2 Formulardefinitionsassistent Validierungsassistent Der Formulardefinitionsassistent hilft Ihnen bei der Erstellung von Formulardefinitionen für die am häufigsten verwendeten Felder. Dazu zählen Zeichen-, Markierungs-, Barcode-, Bild- und Auswahlfelder. Wenn Sie eine Formulardefinition öffnen, die beim Start des Assistenten noch nicht vollständig ist, dann analysiert der Assistent den Status der Formulardefinition und Sie erhalten Informationen darüber, wie Sie die Formulardefinition abschließen können. Eingabe nach Bild-/Papiervorlage Diese Funktion ergänzt die Funktionalität des Formulardesigners und bietet Ihnen die Möglichkeit, selbst nach Abschluss eines Jobs oder in der Verifizierungsphase neue Formulare hinzuzufügen. Einige Kunden möchten gern viele Formulardefinitionen mit Vorvalidierungen schnell in das Programm einbinden. Damit Ihnen die Programmierung der Validierungsfunktion leicht fällt, wurde ein Validierungsassistent zur Ihrer Unterstützung erstellt, der Ihnen zeigt, an welchen Stellen Sie Validierungsvorgaben festlegen können. Sie können Folgendes unternehmen: · Daten im Formular ändern; · Weiterer Daten zum Formular hinzufügen; · Daten löschen; · Den Formularstatus (einschließlich des Warteschlangenstatus) oder den Status eines bestimmten Feldesändern; · Den Benutzer durch Senden einer Fehlermeldung benachrichtigen. Das Erfassen mehrerer Werte in den Erkennungsfeldern wird unterstützt. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie über mehrere Formulare verfügen, die bis auf die für das Erkennungsfeld verwendete Nummer identisch sind. Bisher konnten Sie immer nur einzelne Werte für das Erkennungsfeld eingeben, aber jetzt haben Sie die Möglichkeit, eine ganze Tabelle zu überprüfen. 25 Beträchtliche, spürbare, sofortige Verbesserungen ReadSoft – immer an vorderster Front der Innovation International, aber ganz in Ihrer Nähe Wir sind stolz darauf, in unserer Branche echte Pioniere zu sein. Unser Forschungs- und Entwicklungsteam spielt im Unternehmen eine Hauptrolle. Wir investieren einen erheblichen Teil unserer Einnahmen in die Entwicklung und Verbesserung neuer Technologien, immer mit Blick auf die Anforderungen unserer Kunden. Mit Niederlassungen in 14 und Partnern in weiteren 70 Ländern darf sich ReadSoft als wirklich globales Unternehmen bezeichnen. Unser Ziel als weltweit führender Anbieter ist es, unseren Kunden auf der ganzen Welt so nah wie möglich zu sein. ReadSoft AB behält sich das Recht vor, Funktionen oder Verhalten der Software ohne vorherige Ankündigung zu ändern. Mehr Effizienz im Unternehmen mit Tools vom führenden Anbieter für Document Automation: ReadSoft in Kurzfassung • Marktführendes Unternehmen mit mehr als 4.500 Kunden weltweit, darunter global agierende Unternehmen mit organisationsübergreifenden Systemen und lokale Unternehmen, die auf bestimmte Märkte oder Produkte spezialisiert sind, sowie eine große Anzahl an Regierungsbehörden. • Arbeitet mit einem Netzwerk aus 14 lokalen Unternehmen in Europa, Nord- und Südamerika und Australien und etwa 300 Support-Partnern in 70 Ländern. • Seit Juni 1999 an der Börse Stockholm notiert. • Investiert jährlich 15 % seiner Einkünfte in Forschung und Entwicklung und kooperiert eng mit verschiedenen Forschungsinstituten. • Unterhält enge Beziehungen zu angesehenen globalen Partnern wie Intentia, IFS, IXOS, Siemens Business Services und SPSS. Kooperiert mit ConsultingUnternehmen wie Cap Gemini Ernst & Young, CSC, Atos Origin, KPMG, IBM Business Consulting Services und WM-Data. • Bietet Software in sieben Sprachen an. W W W. R E A D S O F T. D E 0503 • Wurde schon fünfmal mit dem Preis „Best of AIIM“ ausgezeichnet, vergeben von AIIM in den USA, der weltweit größten Fachmesse für Dokumentenverwaltung.
