Erstellung und Vorbefüllung

Prozessbeschreibung
Name des Prozesses
Verantwortlich
Ziele des Prozesses
Prozessbeschreibung
Qualitätsberichte erstellen und vorbefüllen
Prorektor für Lehre
Automatische Generierung der Formulare für die einzelnen Qualitätsberichte der
Studiengänge, Vorbefüllung mit den Daten der Verwaltung
Das mit OpenOffice erstellte Template für das PDF-Formular „Qualitätsbericht“ enthält zwei Arten
von Eingabefeldern:
 Felder, die später von den Fakultäten ausgefüllt werden
 Felder, die mittels eines Java-Programms mit den Daten aus der Verwaltung befüllt werden.
Die Daten aus der Verwaltung werden mit einem Java-Programm (Technische Details: siehe unten)
gelesen. Das Programm erstellt pro Fakultät ein PDF-Formular, in welches die ausgelesenen Daten
für die Studiengänge der betreffenden Fakultät eingetragen sind. Einige dieser Kennzahlen sind
entsprechend Ampelsystem gefärbt. Die so beschriebenen Felder sind schreibgeschützt, können
also nicht mehr manuell verändert werden.
Version
1.0
Erstellt von
jr
Freigabe (Datum/Kürzel)
26.02.2012/jr
Gültig ab
26.02.2012
Eingangsgrößen mit
zugehörigen Prozessen
Ausgangsgrößen mit
zugehörigen Prozessen
Teilprozesse
Dokumente
Technische Details
Daten aus Haushaltsabteilung und Prüfungsamt
Template für Formular Q-Bericht
PDF-Formulare mit vorbefüllten Qualitätsberichten der Studiengänge. Kennzahlen gemäß
Ampelsystem gefärbt.
Die Verwaltungsdaten sind in EXCEL-Dateien abgelegt. Das Auslesen erfolgt über JDBC.
Hinweis: Da die betreffenden Treiber für EXCEL unter Windows 7/64 Bit noch nicht1 zur Verfügung
stehen, wurden die Programme zum Auslesen der EXCEL-Dateien und Erstellen der PDF-Formulare
unter Windows XP ausgeführt.
In der Systemsteuerung (StartSystemsteuerungVerwaltungODBC-Datenquellen) müssen
zunächst die EXCEL-Dateien als Datenquellen konfiguriert werden:
1
Stand: Mai 2011. 64-Bit-Treiber werden voraussichtlich mit Office 2010 geliefert
Version
1.0
Erstellt von
jr
Freigabe (Datum/Kürzel)
26.02.2012/jr
Gültig ab
26.02.2012
Abbildung 1: ODBC-Datenquellen hinzufügen
Version
1.0
Erstellt von
jr
Freigabe (Datum/Kürzel)
26.02.2012/jr
Gültig ab
26.02.2012
Wählt man Hinzufügen…, so erscheint folgender Dialog, in dem der EXCEL-Treiber ausgewählt und
danach Fertig stellen angeklickt werden.
Abbildung 2: Auswahl Treiber
Version
1.0
Erstellt von
jr
Freigabe (Datum/Kürzel)
26.02.2012/jr
Gültig ab
26.02.2012
Im nächsten Schritt ist die Arbeitsmappe auszuwählen:
Abbildung 3: Datenquelle konfigurieren
In Abbildung 3 ist bereits die Arbeitsmappe ausgewählt. Dies geschieht in folgendem Dialog:
Version
1.0
Erstellt von
jr
Freigabe (Datum/Kürzel)
26.02.2012/jr
Gültig ab
26.02.2012
Abbildung 4: Auswahl Arbeitsmappe
Beendet man den Dialog in Abbildung 3 mit OK, so erscheint die neue Datenquelle in der Übersicht:
Version
1.0
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jr
Freigabe (Datum/Kürzel)
26.02.2012/jr
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26.02.2012
Abbildung 5: ODBC-Datenquellen mit neuer Datenquelle
Version
1.0
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jr
Freigabe (Datum/Kürzel)
26.02.2012/jr
Gültig ab
26.02.2012
Im Java-Programm kann nun mit der Anweisung
Connection dbConn =
DriverManager.getConnection("jdbc:odbc:StudAbt",user,password);
die Verbindung zur Datenquelle hergestellt werden. Das Auslesen der Datenbereiche erfolgt mittels
SQL-Abfrage:
Statement s = dbConn.createStatement();
// SQL code:
ResultSet r = s.executeQuery("SELECT * FROM SG ");
Als Quelle (hier: “SG”) kann dabei nicht der Name einer EXCEL-Tabelle verwendet werden.
Vielmehr muss dieser Bereich in der EXCEL-Mappe mit dem entsprechenden Namen versehen
werden.
Dazu wird der betreffende Bereich der Tabelle markiert und mit EinfügenNamenDefinieren…
mit einem Namen (hier: „SG“ ) versehen:
Version
1.0
Erstellt von
jr
Freigabe (Datum/Kürzel)
26.02.2012/jr
Gültig ab
26.02.2012
Abbildung 6: Namen einfügen
Nun kann der Bereich ausgelesen werden. Ein Problem bereiten Spalten, in denen Zahlenwerte und
Texte auftreten. In diesem Fall liefern SQL-Abfragen von Zellinhalten bei Texten den Wert SQL
NULL. Dies kann man wie folgt beheben:
Version
1.0
Erstellt von
jr
Freigabe (Datum/Kürzel)
26.02.2012/jr
Gültig ab
26.02.2012
1. Zellen markieren, alle mit Format „Text“ versehen.
2. Bereich in Zwischenablage in Texteditor kopieren, aus EXCEL-Tabelle löschen, dann wieder
einfügen.
Version
1.0
Erstellt von
jr
Freigabe (Datum/Kürzel)
26.02.2012/jr
Gültig ab
26.02.2012