Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur - ISV

Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Themenübersicht:
Die Protokollierungspflichten des Vermittler
] Rechtliche Grundlagen §11 VersVermV + § 61 VVG
] Praktische Hinweise
] Aufbewahrungsfristen
Datenschutz in der Agentur
] Rechtliche Grundlagen
] Praktische Handhabung
Werbeerlaubnis
] Rechtliche Grundlagen
] Verantwortung / Strafen
] Wem nutzt die EWE
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
(VersVermV)
Bußgeld nach § 18 VersVermV bis zu 3.000,- €
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Die Protokollierungspflicht des Vermittlers § 61 VVG
Der Vermittler trägt die Verantwortung für das Protokoll !
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Der Verzicht auf Dokumentation ist möglich - aber Vorsicht !
] Der VN kann durch schriftliche Erklärung auf die Beratung verzichten in
der er auf negative Auswirkungen bei Schadenersatzforderungen
hingewiesen wird.
] Wird dazu ein vorformulierter Text (AGB) verwendet kann die Erklärung
unwirksam sein.
] Mit einer unwirksamen Erklärung wird die unzulässige Beratung ohne
Dokumentierung protokolliert
] Der VN kann Schadenersatzansprüche aus der unterlassenen
Protokollierung ableiten
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Lt. Bafin
Das Bafin verlangt ein Beratungsprotokoll in vier Stufen
] Zunächst muss der Versicherungsnehmer vom Versicherer über seine Bedürfnisse,
Wünsche und persönlichen Verhältnisse befragt werden.
] Dies bildet die Grundlage für den dann in der zweiten Phase zu erteilenden Rat
zum Abschluss eines Versicherungsvertrages.
] In der dritten Phase müssen dem Versicherungsnehmer die Gründe für den ihm
erteilten Rat mitgeteilt werden.
] In der abschließenden Phase ist der gesamte Verlauf des Beratungsgesprächs in
einem Beratungsprotokoll schriftlich zu fixieren und dem Versicherungsnehmer
auszuhändigen.
Protokollierung ist auch während des Vertragsverhältnis notwendig !
] Auch während der Dauer des Versicherungsverhältnisses ist ein Versicherer zur
Beratung verpflichtet, soweit für diesen ein Anlass für eine Nachfrage und Beratung
des Versicherungsnehmers erkennbar ist (vgl. § 6 Abs. 4 VVG). Insbesondere
können sich derartige Beratungspflichten dann ergeben, wenn ein
Versicherungsnehmer anzeigt, dass der Versicherungsfall eingetreten ist.
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Aus dem Werbeauftritt eines Fachanwalts für Versicherungsrecht:
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Das freie Beratungsprotokoll als Chance !
] Schreiben Sie Ihrem Kunden über welche Vertragsarten gesprochen
wurde, und auch worüber nicht gesprochen wurde:
„ Für unser heutiges Gespräch bedanke ich mich und möchte für Sie die
wesentlichen Punkte nochmals festhalten:
Anlass unseres Gespräches war die Anschaffung einer neuen Maschine in
Ihrer Firma. Ihr Anliegen war es die Neuanschaffung in der
Versicherungssumme zu berücksichtigen. Eine generelle Neubestimmung
der Summe wurde nicht durchgeführt, da nach Ihrer Auskunft seit der letzten
Neuordnung keine Anschaffungen erfolgten und die Summe richtig
bestimmt war. Über die übrigen Betriebsversicherung, insbesondere der
möglichen Absicherung für Maschinenbruch, haben wir nicht gesprochen „
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Das freie Beratungsprotokoll als Chance !
] Schreiben Sie Ihrem Kunden was konkret vereinbart wurde, geben
Sie Verantwortung, die Sie nicht übernehmen können, an den
Kunden ab !
„ Wir haben vereinbart die bisherige Versicherungssumme von 2.000.000,auf 2.200.000,- zu erhöhen. Bisher besteht für Ihren Betrieb eine Feuerund Einbruchdiebstahlversicherung. Die Risiken Sturm, LeistungswasserElementar und Ertragsausfall sollen wie bisher unversichert bleiben.
Der Versicherungsschein zur Vertragsänderung sollte in den nächsten 3
Wochen bei Ihnen eintreffen. Bitte informieren Sie mich, wenn der Vertrag
nicht rechtzeitig oder mit abweichendem Inhalt zugestellt wird, damit ich Sie
ggf unterstützen kann.
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Das freie Beratungsprotokoll als Chance !
] Nutzen Sie bei umfangreicheren Beratungen eine Matrix
Vertragsart
Gesprächsinhalt
Ergebnis
Feuerinhaltsversichung
Prüfung der Summe
Nach Ihren Angaben noch
aktuell
Betriebshaftpflicht
Erweiterung auf
Rückrufkosten, erweiterte
Ökodeckung
Rückrufkosten werden
nicht gewünscht. Wir
erstellen Vorschlag zu
Ökodeckung
Firmenrechtsschutz
Erweiterung der bisherigen Sie wünschen dazu kein
Deckung um Miet- und
Angebot
Straf-RS
Zu weiteren
Versicherungen erfolgte
keine Beratung.
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Wie lange muss das Protokoll aufbewahrt werden ?
] Der Anleger hat eine durch die Rechtsprechung geschaffene
Beweiserleichterung. Es gilt der Beweis des ersten Anscheins, dass der
Kunde sich bei korrekter Beratung gemäß dieser korrekten Beratung
verhalten hätte.
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Wie archivieren Sie die Beratungsprotokolle
und Geschäftsdokumente zuverlässig
30 Jahre lang ?
Der Vermittler trägt die Verantwortung für die Archivierung
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Fazit:
]
]
]
]
]
]
]
Händigen
Sie die Visitenkarte aus
Themenübersicht:
Kein Protokollverzicht !
Protokoll auch bei Beratung ohne Abschluß !
Protokoll
auch bei Beratung währenddes
derVermittler
Laufzeit
Die Protokollierungspflichten
Protokoll
als Chance
begreifen§11
! VersVermV + § 61 VVG
] Rechtliche
Grundlagen
Nur
archivierte Protokolle
] Praktische
Hinweisenutzen im Regressfall !
Verlassen
Sie sich nicht auf den Versicherer !
] Aufbewahrungsfristen
Datenschutz in der Agentur
] Rechtliche Grundlagen
] Praktische Handhabung
Werbeerlaubnis
] Rechtliche Grundlagen
] Verantwortung / Strafen
] Wem nutzt die EWE
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Datenschutz in der Agentur
§ 28 Bundesdatenschutzgesetz
Datenerhebung und -speicherung für eigene Geschäftszwecke
(1) Das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten
oder ihre Nutzung als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke ist
zulässig,
wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines
rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit
dem Betroffenen erforderlich ist
§ 14
Datenspeicherung, -veränderung und -nutzung
(2) Das Speichern, Verändern oder Nutzen für andere Zwecke ist nur zulässig, wenn
] der Betroffene eingewilligt hat
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Merkblatt über das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
VALLG9910Z0
Was erlaubt das Gesetz?
Erheben, Speichern, Verändern, Übermitteln und Nutzen von Daten sind nach dem BDSG zulässig im
Rahmen der Zweckbestimmung eines Vertragsverhältnisses oder vertragsähnlichen Vertrauensverhältnisses mit dem Betroffenen oder soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der datenschutzrechtlich verantwortlichen Stelle erforderlich ist (und kein Grund zur Annahme eines überwiegenden gegenteiligen Interesses des Betroffenen besteht) oder wenn der Betroffene eingewilligt hat.
Um den Bestimmungen des BDSG Rechnung zu tragen, empfiehlt es sich, dass Sie die Daten z.B. im
Rahmen der Versicherungsübersicht mit schriftlicher Einwilligung des Betroffenen erfassen.
Speichern Sie lediglich Vertragsdaten von Kunden, wozu im weiteren Sinn auch gehören
- Familienstand, Familienangehörige,
- Art und Zahl der PKW und Motorräder,
- Berufsstand
- grob geschätzte Einkommenskategorie,
- Immobilienbesitz, soweit offensichtlich,
so ist dies zweckgebunden ohne Einwilligung zulässig.
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§ 43 BDSG - die Bußgelder:
] Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder fahrlässig
unbefugt personenbezogene Daten, die nicht allgemein
zugänglich sind erhebt und verarbeitet
] entgegen § 4f Abs. 1 Satz 1 oder 2, jeweils auch in Verbindung
mit Satz 3 und 6, einen Beauftragten für den Datenschutz
nicht, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht
rechtzeitig bestellt (notwendig ab 10 Angestellten)
Der Vermittler trägt die Verantwortung für den Datenschutz !
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BDSG § 7 Schadensersatz
Fügt eine verantwortliche Stelle dem Betroffenen durch eine nach
diesem Gesetz oder nach anderen Vorschriften über den Datenschutz
unzulässige oder unrichtige Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung
seiner personenbezogenen Daten einen Schaden zu, ist sie oder ihr
Träger dem Betroffenen zum Schadensersatz verpflichtet. Die
Ersatzpflicht entfällt, soweit die verantwortliche Stelle die nach den
Umständen des Falles gebotene Sorgfalt beachtet hat.
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§ 203 StGB
§ 203 StGB Verletzung von Privatgeheimnissen
(1) Wer unbefugt ein fremdes Geheimnis, namentlich ein zum persönlichen
Lebensbereich gehörendes Geheimnis oder ein Betriebs- oder
Geschäftsgeheimnis, offenbart, das ihm als:
Angehörigen eines Unternehmens der privaten Kranken-, Unfall- oder
Lebensversicherung oder einer privatärztlichen, steuerberaterlichen oder
anwaltlichen Verrechnungsstelle anvertraut worden oder sonst
bekanntgeworden ist, wird mit
Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.
Die Absätze 1 bis 3 sind auch anzuwenden, wenn der Täter das fremde
Geheimnis nach dem Tod des Betroffenen unbefugt offenbart.
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Das Gesetz stellt die unbefugte Offenbarung von
entsprechenden Geheimnissen unter Strafe (§ 203 StGB).
Offenbart wird der jeweilige Nachrichteninhalt in jedem Fall, da
zumindest Mitarbeiter des jeweilige TK-Dienstleisters in der Lage
sind, Einsicht in unverschlüsselte Kommunikationsinhalte zu
nehmen. Daran ändert auch ein ggf. gem. §§ 88 TKG, 206 StGB
bestehendes Verbot am Ende nichts.
Ohne das Vorliegen einer wirksamen Einwilligung sollten
solche Berufsträger daher trotz aller Vorteile auf eine
Kommunikation per E-Mail mit ihren Mandanten verzichten.
Dokumentation – EWE – Datenschutz
in der Agentur
Text Hyperlink:
mailto:[email protected]?subject=Z
ustimmung zur unverschlüsselten
Datenübermittlung&body=An Versicherungsbüro
Anton Zitzelsberger: Ich bin bis auf Widerruf
damit einverstanden, dass Sie mir
persönliche Daten und Unterlagen in, oder als
Anhang zu, unverschlüsselten E-Mails
zuschicken !
Text Hyperlink:
mailto:[email protected]?subject=
Teilnahme am verschlüsselten mailverkehr
&body= An Versicherungsbüro
Zitzelsberger: Nein ich möchte nicht, dass Sie
mir Nachrichten oder Daten ohne
Verschlüsselung per Mail zuschicken. Ich
möchte mich am Sicherheitsserver anmelden.
Bitte schicken Sie mir den Anmeldelink und teilen
Sie mir anschließend das Passwort mit. Per Fax
an
oder telefonisch an:
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Die Risikofaktoren !
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Die Lösungsansätze:
] Keine Daten speichern ?
] Mitarbeiter lückenlos nach § 5 BDSG verpflichten
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Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Auch wichtig
] Mitarbeiter zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen verpflichten
] Verpflichtung zum Umgang mit Schlüsseln
] Liste der ausgegebenen Schlüssel
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Die Lösungsansätze:
] Keine Daten speichern ?
] Mitarbeiter lückenlos nach § 5 BDSG § 17 UWG verpflichten
] Daten ordnungsgemäß vernichten
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Professionelle Anbieter stellen Datencontainer zur Verfügung,
die auf Abruf gelehrt und sicher entsorgt werden .
Preis z.B. 45,- jährlich + 29,- € pro abgeholter 240 l Tonne
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Die Lösungsansätze:
] Keine Daten speichern ?
] Mitarbeiter lückenlos nach § 5 BDSG § 17 UWG verpflichten
] Daten ordnungsgemäß vernichten
] Keine unverschlüsselten Datensicherungen
] Kein ungesicherter mail-Verkehr ohne Einverständnis
] Organisatorische Maßnahmen um den unbefugten Zugang zu
erschweren (Schlüsselliste)
] Kunden ordnungsgemäß und möglichst vollständige über die
Datenspeicherung informieren und Zustimmung einholen !
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Quelle Datenschutzerklärung
www.vvv-bayern.de
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Wie archivieren Sie die Datenschutzerklärungen zuverlässig
30 Jahre lang ?
Der Vermittler trägt die Verantwortung für die Archivierung
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Nennung des Passwortes
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Themenübersicht:
Die Protokollierungspflichten des Vermittler
Fazit:
] Rechtliche Grundlagen §11 VersVermV + § 61 VVG
] Praktische
Hinweise
] Datenschutz
ernst
nehmen !
] Aufbewahrungsfristen
] Keine
Datenspeicherung ohne Datenschutzerklärung !
]
]
]
]
Mitarbeiter auf Datenschutz verpflichten
gesicherter
Mail-Verkehr
oder Verzicht archivieren
Datenschutz
in der Agentur
Organisatorische
Maßnahmen und Arbeitsanweisungen
] Rechtliche Grundlagen
Nur
archivierte Datenschutzerklärungen
sind wirksam !
] Praktische
Handhabung
Werbeerlaubnis
] Rechtliche Grundlagen
] Verantwortung / Strafen
] Wem nutzt die EWE
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Rechtsgrundlage – Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb
§ 7 Unzumutbare Belästigungen
(1) Eine geschäftliche Handlung, durch die ein Marktteilnehmer in unzumutbarer Weise
belästigt wird, ist unzulässig. Dies gilt insbesondere für Werbung, obwohl erkennbar ist, dass
der angesprochene Marktteilnehmer diese Werbung nicht wünscht.
(2) Eine unzumutbare Belästigung ist stets anzunehmen
1. bei Werbung unter Verwendung eines in den Nummern 2 und 3 nicht aufgeführten, für den
Fernabsatz geeigneten Mittels der kommerziellen Kommunikation, durch die ein Verbraucher
hartnäckig angesprochen wird, obwohl er dies erkennbar nicht wünscht;
2. bei Werbung mit einem Telefonanruf gegenüber einem Verbraucher ohne dessen
vorherige ausdrückliche Einwilligung oder gegenüber einem sonstigen Marktteilnehmer ohne
dessen zumindest mutmaßliche Einwilligung,
3. bei Werbung unter Verwendung einer automatischen Anrufmaschine, eines Faxgerätes
oder elektronischer Post, ohne dass eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des
Adressaten vorliegt
Der Vermittler trägt die Verantwortung!
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Erfordernisse an eine gültige EWE - BGH vom 25.10.2012 AZ I ZR 169/10
Gewinnspieladressen mit AGB Einwilligung zur Werbung für Telefonverträgen
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Beispielhaft EWE der Allianz
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Wem nutzt die Werbeeinwilligungserklärung eines Versicherers ?
Beispiel Allianz
Einwilligung zur Information per Telefon, E-Mail oder per Fax
Ich bin damit einverstanden, dass mein mich betreuender Allianz Vertreter und
ausgewählte Allianz Gesellschaften mich per Telefon, Fax oder E-Mail zu den Angeboten
der Allianz und deren Kooperationspartnern informieren darf. Diese Einwilligung gilt
ausschließlich für die unten aufgeführten Gesellschaften bzw. Personen und Produkte
sowie die genannten Kontaktdaten, für die ich "Werbung erlaubt" angegeben habe.
Versicherer
Kunde
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Continentale
] Erklärung ist auf die Contiangentur
ausgestellet !
] Der Vermittler hat damit keine eigene –
nur eine delegierte EWE.
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Wüstenrot / Württembergische
] Erklärung ist nur auf den Versicherer
ausgestellet !
] Der Vermittler hat damit keine eigene –
nur eine delegierte EWE.
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
ERGO / Generali
] Erklärung ist nur auf den Versicherer
ausgestellet !
] Der Vermittler hat damit keine eigene –
nur eine delegierte EWE.
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Problemlösung - die eigene EWE:
] Schließt weitere Agenturen mit Verträgen
beim Kunden aus.
>Nicht im System eingeben !
] Gilt auch nach Vertragskündigung
] Ermöglicht die Bestimmung des
Nachfolgers.
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Rechtlich nicht notwendig aber nützlich:
Die Auskunftsvollmacht
] Kann nutzen Einblick in geschützte Dokumente beim
Versicherer zu erhalten
] Ist vor allem nützlich um Vertragsanfragen beim Mitbewerber
zu halten
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Der Praxistipp:
] EWE, Datenschutzerklärung, ggf Auskunftsvollmacht auf einem Vordruck
mit Formularfelder in AMIS hinterlegen
] EWE als Kennzeichen bei der Telefonnummer speichern
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Der Praxistipp:
Jede Erklärung muss als separater Textbaustein auch
einzeln unterschrieben werden
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Wie archivieren Sie die Werbeerlaugnis zuverlässig
30 Jahre lang ?
Der Vermittler trägt die Verantwortung für die Archivierung
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
Themenübersicht:
Die Protokollierungspflichten des Vermittler
] Rechtliche Grundlagen §11 VersVermV + § 61 VVG
] Praktische Hinweise
] Aufbewahrungsfristen
Datenschutz in der Agentur
] Rechtliche Grundlagen
Fazit:
] Praktische Handhabung
] Werbeerlaubnis am besten für die Agentur selbst einholen !
] Werbeerlaubnis für den Versicherer ist Voraussetzung zentrale
Werbeerlaubnis
Maßnahmen.
] Rechtliche
Grundlagenund ggf Vollmacht verbinden.
] EWE,
Datenschutzerklärung
] Verantwortung
/ Strafen
] Achtung
getrennte Unterschriften
notwendig !
] Wem
nutzt die EWE
] Nur
unterschriebene
und archivierte EWE sind belastbar.
Dokumentation – EWE – Datenschutz in der Agentur
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Unterlagen sind 10 Tage auf www.isv-treffpunkt.de abrufbar.
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„Einwilligung zur Eintragung von Punkten.
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Bitte überweisen Sie die Teilnahmegebühr (14,- Mitglieder / 20,- €
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