Was ist Windows SharePoint Services - EDV

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Überblick und Konzepte
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Windows SharePoint
Services im Überblick
Was ist Windows SharePoint Services
Einsatzmöglichkeiten
Verwaltung der zentralen Windows SharePoint ServicesEinstellungen
Einführung in die Architektur von Windows SharePoint
Services
Wenn Sie ein Dutzend Leute fragen, was für sie ein Portal ist, erhalten Sie
vermutlich zwölf verschiedene Antworten. Für einige ist es einfach eine Homepage. Andere verbinden damit eine Internetsuchseite wie beispielsweise
Microsoft MSN oder Google. Für Manager und Planer in Unternehmen stellt
ein Portal eine Möglichkeit dar, mit der Knowledge Worker gemeinsam Dokumente nutzen und mit anderen zusammenarbeiten können. SoftwareEntwickler verstehen darunter eine Plattform, die Dienste zur Entwicklung
von webbasierten Systemen zur Verfügung stellt. Für Webnutzer ist ein Portal häufig eine verwirrende Sammlung unterschiedlicher Websites, die sie
täglich verwenden, oft auch innerhalb des gleichen Unternehmens. Es vereinheitlicht Anwendungen und Informationen aus unterschiedlichen Quellen.
Der Microsoft-Ansatz für Portale enthält zwei Hauptkomponenten, die unter
dem Oberbegriff SharePoint-Produkte und -Technologien zusammengefasst
sind. Diese Komponenten sind Windows SharePoint Services und Microsoft
SharePoint Portal Server.
Windows SharePoint Services stellt eine funktionsreiche, skalierbare und
preiswerte Plattform zur Verfügung, die mehrere zehntausend unterschiedliche Websites bereitstellen kann. Windows SharePoint Services enthält eine
Sammlung sehr nützlicher Vorlagen für Websites, auf denen Informationen
gemeinsam genutzt und auf der Teams zusammenarbeiten können; jedoch ist
dies nur ein Bruchteil der möglichen Einsatzszenarien. Es gibt kaum eine
Grenze bei der Art und der Anzahl der Applikationen, die auf dieser Plattform ausgeführt werden können.
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Jim Buyens: Microsoft Windows SharePoint Services - Das Handbuch. Microsoft Press 2005 (ISBN 3-86063-185-3)
SharePoint Portal Server ist eine Anwendung, die eine Installation von Windows SharePoint Services um weitere Features erweitert. Hierzu gehören die
Verwaltung der Sites, die Navigation, personalisierte Websites, Inhaltsuche,
organisationsweite Benachrichtigungen sowie die Integration von EnterpriseAnwendungen.
Wenn Sie eine Portalwebsite für ein Unternehmen entwickeln und Sie eine
mehrschichtige, hierarchische Kontrolle über die Inhalte und die Richtlinien
der verschiedenen Websites benötigen, sollten Sie ernsthaft darüber nachdenken, SharePoint Portal Server einzusetzen. Wenn es sich hingegen bei
Ihrer Anwendung nicht um eine Unternehmensportalwebsite handelt, und
die administrativen Anforderungen nicht sehr komplex sind, sind Windows
SharePoint Services vermutlich alles, was Sie benötigen.
Windows SharePoint Services ist erstaunlich mächtig, flexibel und einfach zu
verwenden. Daher erläutert der Rest des Buches wie Sie aus dieser kostenlosen Komponente von Microsoft Windows Server 2003 das Meiste herausholen.
In diesem Kapitel erhalten Sie einen kurzen Überblick über Windows SharePoint Services, wie Sie es anpassen und erweitern können, wie es in Microsoft Office System integriert ist und wie Sie komplett neue SharePointAnwendungen entwickeln können. »Kurzer Überblick« ist hier das Schlüsselwort. Die weiteren Kapitel dieses Buches erläutern die verschiedenen
Aspekte dann ausführlicher.
Auch ist dieses Kapitel kein Leitfaden für die Installation eines SharePointServers. Diese Informationen finden Sie in Teil E, »SharePoint Services auf
dem Server installieren«.
Was ist Windows SharePoint Services
Von einer übergeordneten Perspektive aus betrachtet besteht Windows SharePoint Services aus den fünf folgenden primären Komponenten:
Ein Webliefermechanismus, der aus einem oder mehreren InternetInformationsdienste (IIS) Webservern besteht
Ein Backend-Datenspeicher, bei dem es sich um eine Microsoft SQL Server-Datenbank handelt
Eine Sammlung von Hintergrunddiensten und Software, die die Datenbankdienste, die Dokumentenverwaltung, Sicherheitsmechanismen und
die Administration zur Verfügung stellen
Softwarekomponenten, die Webparts genannt werden, die auf dem Server
ausgeführt werden und deren Ausgabe in einem Bereich auf der Webseite
erfolgt
Insgesamt sieben verschiedene Beispielwebsitevorlagen
Kapitel 1
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Tabelle 1.1:
Websitevorlagen,
die sich im Lieferumfang von
Windows SharePoint Services
befinden.
Vorlage
Beschreibung
Teamwebsite
Eine Website, die eine Gruppe von Menschen dabei unterstützt,
Informationen zu erstellen, zu organisieren und gemeinsam zu
nutzen. Sie enthält eine Dokumentbibliothek und Standardlisten
wie Ankündigungen, Ereignisse, Kontakte und Schnellstartleisten.
Leere Website
Eine Website, die anfänglich eine leere Homepage enthält. Sie
können so viele Windows SharePoint Services-Features hinzufügen,
wie Sie möchten.
Dokumentarbeitsbereich
Eine Website, die eine Arbeitsgruppe dazu verwenden kann, um
ein wichtiges Dokument zu erstellen. Sie enthält eine Dokumentbibliothek, um das primäre Dokument und weitere Dateien abzuspeichern, eine Aufgabenliste, um Aufgaben zuzuweisen und eine
Hyperlinkliste für den Zugriff auf verwandte Ressourcen.
Standard-Besprechungsarbeitsbereich
Eine Website, die dabei hilft, Besprechungen zu planen, zu organisieren und deren Verlauf mitzuhalten. Sie besteht aus folgenden
Listen: Ziele, Teilnehmer und Tagesordnung sowie aus einer Dokumentbibliothek.
Leerer Besprechungsarbeitsbereich
Ein leerer Besprechungsarbeitsbereich, den Sie an Ihre Bedürfnisse
anpassen können.
Entscheidung-Besprechungsarbeitsbereich
Eine Website, in der eine Arbeitsgruppe relevante Dokumente
durchsehen und Entscheidungen festhalten kann. Dieser Besprechungsarbeitsbereich enthält die folgenden Listen: Ziele, Teilnehmer, Tagesordnung, Dokumentbibliothek, Aufgaben und Entscheidungen.
Sozialer Besprechungsarbeitsbereich
Ein Planungswerkzeug für soziale Zusammenkünfte. Diese Website
enthält folgende Features: Bild/Logo, eine Diskussionsrunde sowie
eine Bildbibliothek und folgende vier Listen: Teilnehmer, Anweisungen, Dinge zum Mitbringen und Diskussionen.
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Auf den ersten Blick mag es merkwürdig erscheinen, für die Organisation
einer einzigen Besprechung oder für die gemeinsame Arbeit an einem Dokument eine Website zu erstellen. In den meisten Fällen gilt jedoch:
Die Mitglieder einer Abteilung oder eines Projektes besitzen die Berechtigung, unterhalb der eigenen Teamwebsite so viele Unterwebsites zu erstellen, wie sie möchten. Außerdem besteht die gesamte Website aus vollfunktionsfähigen Seitenvorlagen, wodurch sich der Zeitaufwand, um eine
solche Website zu erstellen oder zu löschen, auf Sekunden reduziert.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Überblick und Konzepte
In Tabelle 1.1 finden Sie die Anwendungen, die Bestandteil von jeder Kopie
von Windows SharePoint Services sind. Wie Sie sehen können, sind alle auf
Information Worker in Unternehmen als Zielgruppe zugeschnitten. Sie können jedoch die gleichen Konzepte verwenden, um Websites für Sportvereine,
Jugendgruppen, soziale Einrichtungen, Kirchen, professionelle oder karitative Einrichtungen und fast alle anderen Arten von Gruppen verwenden. Darüber hinaus können Sie die gleiche Plattform verwenden, um beliebige Informationssysteme zu entwickeln.
Dadurch, dass alle Dateiversionen, zusätzliche Dateien, interessierte Parteien, Diskussionen, Aufgabenlisten, Tagesordnungen und weitere wichtige Elemente für eine bestimmte Aufgabe auf einer einzelnen separaten
Website zusammengefasst werden, ist es für die Teammitglieder sehr einfach, diese Informationen zu finden, zu aktualisieren und gemeinsam an
ihnen zu arbeiten. Mit Sicherheit ist dies viel einfacher, als wenn sich all
diese Elemente in (hoffentlich nur) einem freigegebenen Ordner befinden
würden, in dem dann die Bedeutung der Elemente aus den Dateinamen
ersichtlich sein müsste.
Es bereitet Windows SharePoint Services keine Probleme, tausende solcher Websites auf einem Server zu beherbergen, und sie mit Hilfe von
Speicherplatzkontingenten und Aufräumroutinen, mit denen alte, inaktive
Websites ermittelt und gelöscht werden, unter Kontrolle zu halten.
Im Kontext der Windows SharePoint Services ist ein Teammitglied jede Person, die autorisiert ist, um auf einer bestimmten Website zu surfen, an ihr
teilzunehmen, die zu verändern oder zu administrieren.
HINWEIS
Einführung in Teamwebsites und Listen
Die Beispielanwendung, die zum Lieferumfang von Windows SharePoint
Services gehört und die die meisten der Features bereits enthält, ist die
Teamwebsite. Diese Anwendung zielt auf die Bedürfnisse einer typischen
Abteilung, eines Projekts oder einer anderen kleinen Arbeitsgruppe. Abbildung 1.1 zeigt die Homepage einer Teamwebsite.
Die obere Navigationsleiste bietet Zugriff auf die am höchsten stehenden
Funktionen. Die schattierte Schnellstartleiste auf der linken Seite ermöglicht
das schnelle Öffnen der Seiten, die am häufigsten benötigt werden. Die Bereiche Ankündigungen, Ereignisse und Hyperlinks zeigen den aktuellen Inhalt der jeweiligen Listen an. In einer neuen Teamwebsite haben diese Listen
natürlich noch keinen Inhalt.
Kapitel 1
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Überblick und Konzepte
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Abbildung 1.1: Dies ist die Standardhomepage einer Teamwebsite, die unter
Windows SharePoint Services ausgeführt wird.
Um beispielsweise eine neue Ankündigung zu erstellen, würde ein Teammitglied auf Neue Ankündigung hinzufügen klicken. Dadurch wird die Seite
Ankündigungen: Neuer Eintrag angezeigt, die Sie in Abbildung 1.2 sehen.
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Abbildung 1.2: Auf dieser Seite können Sie die Liste Ankündigungen um
ein weiteres Element erweitern.
Wenn ein Teammitglied das Formular ausfüllt, aktualisiert das Klicken auf
Speichern und schließen die Liste Ankündigungen, die dann aktualisiert auf
der Homepage angezeigt wird, wie es Abbildung 1.3 zeigt. Diese Abbildung
zeigt außerdem neue Einträge in den Listen Ereignisse und Hyperlinks. Die
Vorgehensweise, um neue Ereignisse oder Hyperlinks einzufügen, ist mit der
beim Erstellen einer neuen Ankündigung fast identisch.
Kapitel 1
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Überblick und Konzepte
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Abbildung 1.3: Die Homepage zeigt nun ein neues Element in den
folgenden Listen: Ankündigungen, Ereignisse und Hyperlinks.
Bei den Listen Ankündigungen, Ereignisse und Hyperlinks handelt es sich
nicht um einfache Textdateien oder andere einfache Objekte; sie sind Datensätze, die sich in Tabellen einer Datenbank befinden. Eine einzelne SharePoint-Website kann so viele Listen enthalten, wie Sie möchten, und diese
Listen können außerdem die Felder enthalten, die Sie benötigen.
Darüber hinaus benötigen Sie lediglich einen Browser, um Listen zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen. Wenn Sie eine Liste erstellen, erstellt
SharePoint automatisch die Formulare, mit denen der Listeninhalt bearbeitet
und angezeigt werden kann. Die Liste Meine T-Shirts, die Sie in Abbildung
1.4 sehen, ist ein Beispiel für eine benutzerdefinierte Liste. Ein Teammitglied
hat diese Liste erstellt, sie mit Daten gefüllt und dann angezeigt, und das
alles, ohne dabei den Browser zu verlassen.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Abbildung 1.4: Ein Teammitglied hat diese Liste erstellt, sie mit Daten
gefüllt und dann angezeigt, und das alles, ohne dabei den Browser zu
verlassen.
Einführung in Dokument-, Bild- und Formularbibliotheken
Bei Dokument- und Bildbibliotheken handelt es sich ebenfalls um Listen,
jedoch ist jeder Datensatz mit einem Dokument verknüpft. Eine einzelne
SharePoint-Website kann eine beliebige Anzahl von Dokument- und Bildbibliotheken besitzen.
Siteadministratoren können Speicherplatzkontingente definieren, um so den
Speicherplatz zu beschränken, der von einer SharePoint-Website verwendet
werden darf.
HINWEIS
Wenn ein Teammitglied ein neues Element in eine Dokumentbibliothek
einfügt, kann es entweder ein bereits vorhandenes Dokument uploaden oder
ein neues erstellen.
Wenn das Teammitglied ein neues Dokument erstellen will, lädt Windows
SharePoint Services eine Vorlagendatei herunter, auf dem PC des Teammitglieds wird die erforderliche Office-Anwendung gestartet, und der
Speichern-Befehl der Anwendung lädt dann das fertige Dokument in die
SharePoint-Dokumentbibliothek hoch.
Kapitel 1
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Sie können beliebige Informationen über den Inhalt einer SharePointBibliothek abspeichern. Windows SharePoint Services ermittelt einige Informationen automatisch, wie z. B. den Namen des Teammitglieds, das die
Datei hochgeladen hat und das Datum/die Uhrzeit, an dem dies geschah.
Die Seite Freigegebene Dokumente, die Sie in Abbildung 1.5 sehen, zeigt die
typische Inhaltsübersicht der Standarddokumentbibliothek.
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Abbildung 1.5: In einer SharePoint-Website können sich eine beliebige
Anzahl von Dokumentbibliotheken wie die gezeigte befinden.
Wenn Sie weitere Informationen abspeichern wollen, wie z. B. die Projektaufgabennummer, Schlüsselwörter oder eine Produktnummer für jedes Dokument, können Sie diese Felder ergänzen, wie Sie es auch bei jeder anderen
Liste machen würden. Die Seite Neue Spalte erstellen, die Sie in Abbildung
1.6 sehen, illustriert diesen Vorgang. Um diese Seite anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den Link Einstellungen und Spalten ändern, der in Abbildung
1.5 zu sehen ist, und dann im Abschnitt Spalten auf Neue Spalte erstellen.
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Überblick und Konzepte
Wenn das Teammitglied ein vorhandenes Dokument hochladen möchte,
zeigt Windows SharePoint Services ein HTML-Formular an, das ein typisches Steuerelement für das Hochladen von Dateien enthält.
Abbildung 1.6: Es ist sehr einfach, für eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek
neue Datenspalten hinzuzufügen und zu konfigurieren.
Genau wie Dokumentbibliotheken handelt es sich bei Bildbibliotheken um
Listen, bei denen jeder Datensatz mit einer Datei verknüpft ist. Im Falle der
Bildbibliothek wird es sich bei der Datei in den meisten Fällen um ein Foto
oder eine Zeichnung handeln. Wie Sie in Abbildung 1.7 sehen können, besitzen die Webseiten, mit denen Bildbibliotheken angezeigt werden, Optionen, um den Inhalt visuell anzeigen zu lassen.
Kapitel 1
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Überblick und Konzepte
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Abbildung 1.7: Im Unterschied zu Dokumentbibliotheken können
Bildbibliotheken den Inhalt visuell darstellen.
HINWEIS
Weitere Informationen über die Verwendung einer Teamwebsite finden Sie
in Kapitel 3, »Die eingebauten SharePoint-Features verwenden«.
Eine SharePoint-Formularbibliothek funktioniert ähnlich wie eine Dokumentbibliothek, jedoch ist die Standardvorlage ein elektronisches Formular,
das mit Microsoft InfoPath kompatibel ist. Um das Formular auszufüllen,
klicken die Teammitglieder in der Formularbibliothek auf die Schaltfläche
Dieses Formular ausfüllen. Die SharePoint-Website lädt dann die Vorlage
auf den PC des Teammitglieds herunter und startet dann InfoPath.
Um das Formular abzuschicken, speichert das Teammitglied es von InfoPath
aus in der Formularbibliothek ab. Daher wird jedes Mal, wenn ein Formular
gespeichert wird, ein neues Dokument in der Formularbibliothek erstellt.
Formularbibliotheken besitzen spezielle Features, mit denen Informationen
aus diesen Dokumenten abgerufen und dann als Spalten in einer Übersicht
angezeigt werden können. Darüber hinaus besitzt InfoPath Features, mit
denen mehrere Formulare heruntergeladen und deren Inhalte in Form einer
Zusammenfassung angezeigt werden können.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Einführung in Webparts, Webpartseiten und
Webpartzonen
Mittlerweile sollte deutlich geworden sein, dass SharePoint-Websites sehr
wenig statisches HTML verwenden. Stattdessen passt Software, die auf dem
Server läuft, jede Seite in Abhängigkeit von der Konfiguration der Website
an. Hierbei werden sowohl die Einstellungen, die ein Teammitglied vorgenommen hat, berücksichtigt als auch der Inhalt der Bibliotheken und Listen,
sowie weitere Faktoren.
Was nicht so offensichtlich ist, ist, dass nur wenig dieser Software an eine
bestimme Webseite gebunden ist. Stattdessen werden Softwaremodule verwendet, die Webparts genannt werden. Ein Webpart beansprucht einen Teil
einer Webseite und zeigt seine Ausgabe in diesem Teil an. Windows SharePoint Services enthält eine ganze Reihe von nützlichen Webparts. Falls diese
nicht ausreichen, können Sie weitere Webparts von der Microsoft-Website
oder Websites von Drittanbietern herunterladen, oder auch eigene Webparts
programmieren.
Die Bereiche, die in Abbildung 1.1 mit Ankündigungen, Ereignisse und
Hyperlink beschriftet sind, sind Listenansicht-Webparts. Ein Bildwebpart
zeigt das Microsoft Windows SharePoint-Logo an.
HINWEIS
Webseiten, in denen sich Webparts befinden, werden folgerichtig Webpartseiten genannt. Die Webparts selbst sind benutzerdefinierte ASP.NETSteuerelemente und daher sind Webpartseiten ASP.NET-Seiten. D. h., sie
müssen die Dateinamenerweiterung .aspx besitzen.
Eine Webpartzone ist ein Container, in dem sich eine beliebige Anzahl von
Webparts befinden kann. Ein Webdesigner kann Webparts in eine Seite einfügen, ohne dass diese sich in einer Webpartzone befinden, jedoch haben die
Teammitglieder dann keine Möglichkeit mehr, die Webparts in ihrer personalisierten Ansicht der Seite hinzuzufügen, zu entfernen oder sie neu anzuordnen.
Einige der Webpartseiten unterstützen die Personalisierung, bei der für jedes
Teammitglied eine unterschiedliche Anordnung der Webparts gespeichert
werden kann. Auf der Homepage der Teamwebsite können die Mitglieder
zwischen der freigegebenen (Standard-) und einer personalisierten Ansicht
wechseln, indem sie das Dropdownmenü Freigegebene Ansicht bearbeiten bzw.
Meine Seite bearbeiten öffnen und in seinem Menü die Option Freigegebene
Ansicht oder Persönliche Ansicht wählen.
HINWEIS
In Abbildung 1.8 beispielsweise können Sie sehen, wie es aussieht, wenn ein
Teammitglied seine bzw. ihre personalisierte Ansicht der Homepage der
Teamwebsite bearbeitet. Das Teammitglied hat auf den Link Meine Seite
bearbeiten geklickt und dann in den angezeigten Untermenüs auf Webpart
hinzufügen und Durchsuchen. Auf der Seite selbst werden dann die beiden
Webpartzonen sichtbar. Eine besitzt den Namen Links und sie enthält die
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Überblick und Konzepte
Webparts Ankündigungen und Ereignisse. Die zweite heißt Rechts und enthält die Webparts Websitebild sowie Hyperlinks. Außerdem wird der Aufgabenbereich Webpart hinzufügen angezeigt, der teilweise die Webpartzone
Rechts überlagert.
Abbildung 1.8: Nachdem Sie den Link Meine Seite bearbeiten auf einer
Webpartseite angeklickt haben, können Sie Webparts hinzufügen, entfernen,
konfigurieren und neu anordnen.
Im Abschnitt Durchsuchen des Aufgabenbereichs Webparts hinzufügen
können die verschiedenen Kataloge ausgewählt werden. In unserem Beispiel
hat das Teammitglied die Option Teamwebsite-Katalog ausgewählt. Der
Abschnitt Webpartliste zeigt daher alle Webparts an, die in diesem Katalog
vorhanden sind. Um eine der dort angezeigten Webparts in die Seite einzufügen, würde das Teammitglied folgendermaßen vorgehen:
1. Zuerst einen Webpart in der Webpartliste auswählen.
2. Dann eine Webpartzone auswählen, indem der Name in der Liste Hinzufügen zu selektiert wird. Diese Liste befindet sich am unteren Ende des
Aufgabenbereichs.
3. Auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken.
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Die Kombination aus Webparts, Webpartzonen und Webpartseiten stellt
eine sehr flexible Umgebung zur Verfügung. Beachten Sie hierbei Folgendes:
Eine einzelne Webpartseite kann eine beliebige Anzahl von Webpartzonen beinhalten.
Eine Webpartzone kann eine beliebige Anzahl von Webparts aufnehmen.
Der gleiche Webpart kann in einer beliebigen Anzahl von Webpartseiten
oder Webpartzonen verwendet werden.
Wer auch immer eine Webpartseite entwirft, kann einige der Webpartzonen sperren, sodass alle Benutzer die gleichen Inhalte sehen, und andere
wiederum der Personalisierung zugänglich machen.
Weitere Informationen zu Webpartseiten finden Sie im Abschnitt »Webparts
konfigurieren« in Kapitel 5 und in Kapitel 8, »Webpartseiten erstellen und
formatieren«.
HINWEIS
Einsatzmöglichkeiten
In den folgenden Abschnitten lernen Sie einige der möglichen Einsatzszenarien kennen, die Ihnen mit Windows SharePoint Services zur Verfügung
stehen. Es handelt sich dabei um kurze Einführungen, die nicht den Anspruch erheben, jede Einsatzmöglichkeit wiederzugeben. Stattdessen ist das
Ziel dieses Abschnitts, Ihnen einen Eindruck über die Mächtigkeit von Windows SharePoint Services zu geben, und was es für Sie leisten kann.
Gemeinsame Nutzung von Informationen
SharePoint-Dokumentbibliotheken heben das Speichern von Dateien auf ein
neues Level, da hier Features zur Verfügung stehen, die weit über das normale Freigeben von Dateien hinausgehen. Hier einige der Dinge, die Sie mit
SharePoint-Dokumentbibliotheken machen können:
Speichern Sie beliebige Informationen zu jedem Dokument.
Verwenden Sie flexible, anpassbare Ansichten, um sich den Inhalt von
Dokumentbibliotheken anzusehen.
Sperren Sie Dokumente mit dem Ein- und Auscheckmechanismus, damit
nicht mehrere Benutzer gleichzeitig Änderungen an einem Dokument
vornehmen können.
Zeigen Sie Dokumente online an.
Verwalten Sie mehrere Versionen eines Dokuments.
Machen Sie es erforderlich, dass ein so genannter Listenmanager zuerst
Änderungen genehmigen muss, bevor sie von anderen Teammitgliedern
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Benachrichtigen Sie interessierte Personen über neue Dokumente, Änderungen oder das Löschen von vorhandenen.
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Darüber hinaus können in SharePoint-Websites Ereigniskalender, Kontakte,
Hyperlinks, Diskussionsrunden, Aufgabenlisten, Ankündigungen u.v.m. gespeichert werden. Das ist viel mehr, als Sie alleine über das Speichern von
Dateien in freigegebenen Ordnern erreichen können. Teammitglieder können Daten einfach finden und gemeinsam verwenden und sind dabei gegen
den Verlust von Daten geschützt.
Kurz gesagt sind SharePoint-Websites intelligente Orte, an denen Teammitglieder Informationen gemeinsam verwenden und ihre Arbeit erledigen können, und nicht nur ein Ort, an dem Dateien abgelegt werden.
Zusammenarbeit in Teams
Jede SharePoint-Bibliothek stellt den Teammitgliedern Optionen zur Verfügung, mit denen Dokumente überarbeitet und online Kommentare eingefügt
werden können. Abbildung 1.9 zeigt beispielsweise den Inhalt der standardmäßig vorhandenen Dokumentbibliothek mit dem Namen Freigegebene Dokumente. Das Teammitglied hat die Datei readmesp.htm markiert und dann
auf den Pfeil geklickt, um das Dropdownmenü zu öffnen. Dass diese Datei
die Dateinamenerweiterung .htm besitzt, können Sie an dem Symbol des
Internet Explorer vor dem Dateinamen erkennen.
Abbildung 1.9: Um zu einem Dokument Kommentare zu erstellen, öffnen
Sie sein Dropdownmenü und klicken Sie auf Diskutieren.
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Überblick und Konzepte
gesehen werden. Dieses Feature wird bei Windows SharePoint Services
Inhaltsgenehmigung genannt.
Hier sind die Funktionen, die sich hinter den Befehlen in dem Menü verbergen:
Eigenschaften anzeigen
kuments an.
Zeigt alle verfügbaren Eigenschaften des Do-
Eigenschaften bearbeiten Zeigt eine Seite an, auf der Sie den Namen
und den Titel des Dokuments bearbeiten können.
In Microsoft Office FrontPage Anwendung bearbeiten Startet Microsoft FrontPage, wo dann das aktuelle Dokument geöffnet wird. Diese Option ändert sich und zeigt den Namen der mit einer Dateinamenerweiterung verknüpften Anwendung an. Bei einem Dokument mit der Erweiterung .doc würde der Befehl In Microsoft Office Word bearbeiten lauten.
Löschen
Entfernt das aktuelle Dokument aus der Bibliothek.
Auschecken Verhindert, dass jemand außer Ihnen das Dokument aktualisieren kann. Nachdem Sie diese Option verwendet haben, wird sie in
Einchecken geändert. Ein Administrator oder Listenverwalter kann dieses
Feature aktivieren bzw. ausschalten.
Versionsverlauf Zeigt eine anklickbare Liste der gespeicherten Versionen des Dokuments an, die derzeit zur Verfügung stehen. In der Liste
werden das Datum, die Uhrzeit, der Benutzer, der das Dokument geändert
hat, und die Größe angezeigt. Von dieser Liste aus können Sie Versionen
ansehen, wiederherstellen und löschen.
Benachrichtigen Zeigt eine Seite an, auf der Sie eine E-Mail-Benachrichtigung anfordern können, wenn jemand das Dokument ändert oder es
elektronisch diskutiert.
Diskutieren Zeigt das Dokument einschließlich der Kommentare, die
andere Teammitglieder erstellt haben, an. Sie können dann die Symbolleiste verwenden, um eigene Kommentare zu erstellen.
Dokumentarbeitsbereich erstellen Erstellt eine neue Website, die dem
Zweck dient, an diesem Dokument gemeinsam arbeiten zu können. Die
neue Website besitzt eine Dokumentbibliothek, die dieses Dokument bereits enthält, eine Aufgabenliste, eine Mitgliederliste sowie eine Hyperlinkliste.
Wenn Sie den Befehl Diskutieren für ein Dokument auswählen, das der
Browser darstellen kann, wird das Dokument so angezeigt, wie Sie es in
Abbildung 1.10 sehen. Die Symbolleiste Diskutieren am unteren Rand des
Browserfensters enthält Schaltflächen, mit denen Sie Kommentare zu einer
bestimmten Stelle oder für das gesamte Dokument einfügen, die Anzeige des
Dokuments aktualisieren, Optionen festlegen können u.v.m.
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Überblick und Konzepte
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Abbildung 1.10: So zeigt der Internet Explorer Webdokumente in Diskussionen an. Sie können an allen Stellen, an denen das Dokumentsymbol
erscheint, Kommentare einfügen.
Wenn Sie ein Microsoft Office-Dokument diskutieren wollen, das der Browser nicht darstellen kann, lädt der Browser eine Kopie des ursprünglichen
Programms und lässt dieses Dokument öffnen. Abbildung 1.11 zeigt diesen
Vorgang für ein Microsoft Word-Dokument. Beachten Sie das Symbol des
Internet Explorer an der linken Seite der Titelleiste, die Microsoft WordMenüleiste sowie die Standardsymbolleiste des Internet Explorer.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Abbildung 1.11: Für diese Diskussion wird Microsoft Word im Browserfenster ausgeführt. Im Diskussionsausschnitt können Kommentare
angesehen und eingegeben werden. Im Aufgabenbereich Freigegebener
Arbeitsbereich werden Informationen über die SharePoint-Website
angezeigt, in der sich das Dokument befindet.
Der Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich ist ein neues Feature von
Office 2003. Hierüber haben Sie Zugriff auf die SharePoint-Website, in der
sich das Dokument befindet. Dadurch müssen Sie nicht zwischen der OfficeAnwendung und dem Internet Explorer hin- und herschalten. Tabelle 1.2
erläutert die Funktion der Schaltflächen, die sich im oberen Bereich des
Aufgabenbereichs befinden.
Symbol
Befehl
Beschreibung
Status
Zeigt wichtige Statusinformationen zu dem Dokument an.
Mitglieder
Zeigt die Namen aller Teammitglieder der aktuellen
SharePoint-Website an.
Aufgaben
Zeigt die Aufgabenliste der SharePoint-Website des
aktuellen Dokuments an.
Dokumente
Zeigt den Inhalt der Dokumentbibliothek an, in der
sich dieses Dokument befindet.
Tabelle 1.2:
Schaltflächen im
Aufgabenbereich
Freigegebener
Arbeitsbereich
Kapitel 1
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Befehl
Beschreibung
Hyperlinks
Zeigt die Hyperlinkliste der SharePoint-Website des
aktuellen Dokuments an.
Dokumentinformationen
Zeigt verschiedene Indexinformationen für das aktuelle Dokument an, wie Sie in die SharePoint-Bibliothek
aufgenommen wurden.
A
Wenn Sie eine dieser Schaltflächen anklicken, werden die Ergebnisse in der
Mitte des Aufgabenbereichs angezeigt und weitere Befehle tauchen an dessen unterem Rand auf. Wenn Sie beispielsweise die Schaltfläche Aufgaben
anklicken, sehen Sie die Liste der Aufgaben, die derzeit in der aktuellen
Website vorhanden sind, sowie Befehle, um neue Aufgaben einzufügen und
um Aufgabenbenachrichtigungen zu erstellen. Eine Aufgabenbenachrichtigung ist eine E-Mail, die Sie über ein neues, geändertes oder gelöschtes Element in der Aufgabenliste informiert.
Wenn Sie die Schaltfläche Mitglieder, Aufgaben, Dokumente oder Hyperlinks anklicken, sehen Sie die entsprechende Liste von der SharePoint-Website, in der sich das aktuelle Dokument befindet. Wenn es sich hierbei um
eine allgemeine Website handelt, sehen Sie eine ganze Menge an Informationen, die nicht in direktem Bezug zu dem aktuellen Dokument stehen.
Um dies zu verhindern, können Sie in dem Dropdownmenü aus Abbildung
1.9 den Befehl Dokumentarbeitsbereich erstellen wählen. Damit wird dann
eine neue SharePoint-Website erstellt, die lediglich der Diskussion dieses
Dokuments dient.
Die Mitgliederliste kann dann alle Personen enthalten, deren Meinung
oder Beitrag Sie als wünschenswert ansehen.
Die Aufgabenliste enthält dann nur noch die Aufgaben, die sich auf die
Bearbeitung dieses Dokuments beziehen.
Die Hyperlinkliste enthält dann nur noch die Links, die im Zusammenhang mit diesem Dokument wichtig sind.
Die Dokumentbibliothek enthält dann Ihr Dokument, jedoch können
auch weitere Zusatzdokumente enthalten sein, die Sie für nötig halten.
Der administrative Mehraufwand für das Erstellen eines Dokumentarbeitsbereichs in Form einer neuen Website ist sehr gering, da die Teammitglieder,
die die Dokumentbibliothek aktualisieren können, in der Regel auch die
Berechtigung besitzen, eigene Websites zu erstellen und diese zu löschen.
Und wenn der Ersteller dieses Dokumentarbeitsbereichs es vergessen sollte,
diesen nach dem Ende der Überarbeitung zu löschen, können die SharePoint-Verwaltungstools die nicht mehr verwendete Website entdecken, eine
Warnmeldung versenden und dann die Website auch löschen.
Der Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich steht Ihnen in den Microsoft Office 2003-Versionen von Excel, OneNote, PowerPoint, Project, Word
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Überblick und Konzepte
Symbol
und Visio zur Verfügung. Die Variante in OneNote enthält nur die Schaltflächen Mitglieder, Aufgaben, Dokumente und Listen. Microsoft Office Outlook 2003 stellt ähnliche Aufgabenbereiche für Besprechungsarbeitsbereiche
und Anlagenoptionen zur Verfügung.
In Excel, PowerPoint und Word können die SharePoint-Mitglieder eine Dokumentarbeitsbereich-Website erstellen, ohne dazu die Anwendung verlassen zu müssen. Und das geht so:
1. Lassen Sie den Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich anzeigen.
Wenn kein Aufgabenbereich sichtbar ist, drücken Sie Strg+F1.
Wenn ein anderer Aufgabenbereich sichtbar ist, klicken Sie auf den
Pfeil in der Titelleiste des Aufgabenbereichs und wählen Sie dann Freigegebener Arbeitsbereich.
2. Geben Sie den Namen für den Dokumentarbeitsbereich und einen Speicherort ein.
3. Klicken Sie auf Erstellen.
Teammitglieder, die nur einen Browser verwenden, können Dokumentarbeitsbereich-Websites von jeder Seite einer SharePoint-Dokumentbibliothek
aus erstellen.
Dieser Abschnitt hat nur ein Paar der Möglichkeiten beschrieben, mit denen
Windows SharePoint Services die Zusammenarbeit eines Teams unterstützen
kann. Jedoch konnte auch diese knappe Einführung deutlich machen, dass
SharePoint-Websites und Dokumentbibliotheken erhebliche Vorteile im
Gegensatz zum traditionellen gemeinsamen Nutzen von Dokumenten über
eine Netzwerkfreigabe, den E-Mail-Versand, und (verzeihen Sie den Gedanken) zum Austausch von Disketten bietet.
Integration mit Microsoft Office
Die Programme in Microsoft Office 2003 bieten ein hohes Maß an Integration mit Windows SharePoint Services. Durch diese Zusammenarbeit zwischen Office und SharePoint sind die Unterschiede zwischen dem Desktop
und dem Web und die nahtlose gemeinsame Nutzung freigegebener Daten so
transparent wie nie zuvor. Die folgenden Abschnitte geben Ihnen einen kurzen Überblick über einige dieser Möglichkeiten.
Öffnen und Speichern von Dateien in Dokumentbibliotheken
Microsoft Excel, FrontPage, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Visio
und Word können alle Dateien öffnen und speichern, die sich in SharePointBibliotheken befinden. Abbildung 1.12 zeigt exemplarisch das Dialogfeld
Speichern unter von Word beim Zugriff auf eine Teamwebsitebibliothek.
Kapitel 1
22
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Überblick und Konzepte
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Abbildung 1.12: Mit diesem Dialogfeld können die meisten OfficeAnwendungen direkt Dokumente öffnen und speichern, die sich in einer
SharePoint-Bibliothek befinden.
Das Dialogfeld Datei öffnen sieht ähnlich aus. Um mit einem der Dialogfelder auf eine SharePoint-Bibliothek zuzugreifen, gehen Sie folgendermaßen
vor:
1. Klicken Sie in der Umgebungsleiste auf Netzwerkumgebung.
2. Wählen Sie den URL der SharePoint-Website aus oder tippen Sie ihn ein.
3. Wählen Sie im Menü der Schaltfläche Ansichten die Option Webansicht.
Dokumente von Clientanwendungen aus
aus- und einchecken
SharePoint-Teammitglieder können von Excel, FrontPage, PowerPoint, Visio
und Word aus Dateien ein- und auschecken. Wenn Sie eine Datei auschecken, erhalten Sie die Kontrolle über diese Datei und kein anderes Teammitglied kann dann diese Datei überschreiben oder Änderungen an ihr vornehmen. Um dieses Feature zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Öffnen Sie das Dokument wie im vorigen Abschnitt beschrieben.
2. Lassen Sie den Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich anzeigen
und klicken Sie die Schaltfläche Dokumentinformationen an.
3. Klicken Sie auf den Link Auschecken bzw. Einchecken, der sich am unteren Ende des Aufgabenbereichs befindet.
Sie können auf den SharePoint-Webseiten Dokumente ein- und auschecken.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Automatisches Erstellen von Dokumenteigenschaften
Wenn Sie ein Excel-, InfoPath-, PowerPoint-, Visio- oder Word-Dokument
zu einer Dokumentbibliothek hinzufügen, ermittelt SharePoint automatisch
den Titel sowie andere Eigenschaften aus dem Dokument selbst. Dies sind
die Einstellungen, die Sie in den Office-Programmen eingeben können,
nachdem Sie im Menü Datei den Befehl Eigenschaften gewählt haben.
Ereignisse und Kontakte synchronisieren
Wenn Sie auf einer SharePoint-Website eine Kontakte- oder Ereignisliste
öffnen, finden Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Mit Outlook verknüpfen. Die Seite Ereignisse, die Sie in Abbildung 1.13 sehen, zeigt dies.
Abbildung 1.13: Wenn Sie die Schaltfläche Mit Outlook verknüpfen auf
dieser Ereignislistenseite anklicken, wird eine Kopie der Liste in Outlook
heruntergeladen.
Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird hierdurch ein schreibgeschützter Kontakte- oder Kalender-Ordner nach Outlook übertragen (und in
regelmäßigen Abständen aktualisiert). So stehen Ihnen diese Informationen
in Outlook auch dann zur Verfügung, wenn Sie keine Netzwerkverbindung
haben.
Um sich eine SharePoint-Website direkt in Outlook anzusehen, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1. Erstellen Sie in Outlook einen neuen, leeren Ordner.
2. Klicken Sie den neuen Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen
Sie im Kontextmenü den Befehl Eigenschaften.
Kapitel 1
24
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4. Geben Sie in das Feld Adresse den URL Ihrer SharePoint-Website ein.
5. Schalten Sie das Kontrollkästchen Homepage dieses Ordners standardmäßig anzeigen ein.
A
Datenblatt ansehen und bearbeiten
Wenn Internet Explorer eine SharePoint-Liste anzeigt, wird, wenn auf dem
Computer des Teammitglieds Office installiert ist, in der Symbolleiste der
Befehl In Datenblatt bearbeiten angezeigt. Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, wird die Liste in einem Editor geöffnet, der an ein Tabellenkalkulationsblatt erinnert, und in dem Sie Zeilen hinzufügen, kopieren, einfügen
und ausfüllen können. Außerdem stehen Ihnen umfangreiche Funktionen
zum Filtern und Sortieren zur Verfügung. Abbildung 1.14 zeigt dieses Feature.
Abbildung 1.14: Diese bearbeitbare Ansicht einer SharePoint-Liste steht
nur dann zur Verfügung, wenn auf dem Computer des Teammitglieds Office
installiert ist.
Wenn auf dem Computer des Teammitglieds kein Office installiert ist, muss
das Teammitglied ein HTML-Formular verwenden, mit dem jeweils nur ein
Listenelement bearbeitet und aktualisiert werden kann.
Listendaten mit Access und Excel bearbeiten
Sowohl Microsoft Access als auch Excel können die Daten abrufen und
speichern, die sich in einer beliebigen SharePoint-Liste befinden. In Access
würden Sie folgendermaßen vorgehen:
Windows SharePoint Services im Überblick
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Überblick und Konzepte
3. Klicken Sie die Registerkarte Homepage an.
1. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Öffnen.
2. Wählen Sie in der Liste Dateityp am unteren Rand des Dialogfeldes die
Option Windows SharePoint Services aus.
3. Wenn das Dialogfeld Assistent zum Verknüpfen mit Windows SharePoint
Services angezeigt wird, geben Sie den URL ein und wählen Sie den Namen der Liste und der Ansicht aus.
4. Klicken Sie auf Weiter, bis Sie bei der letzten Seite des Assistenten angekommen sind und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Abbildung 1.15 zeigt, wie Access die Liste Meine T-Shirts anzeigt, die Sie
bereits in Abbildung 1.4 gesehen haben. Sie können diese Tabelle so bearbeiten, als ob es sich dabei um eine normale Access-Datenbank handeln würde.
Abbildung 1.15: Microsoft Access kann SharePoint-Listen unter beinahe
allen Aspekten so verarbeiten, als ob es normale Access-Tabellen wären.
Um eine Liste nach Excel zu kopieren, lassen Sie die Liste im Internet Explorer anzeigen und klicken Sie dann auf In eine Kalkulationstabelle exportieren. Hierdurch wird eine kleine Datei mit der Dateinamenerweiterung .iqy
heruntergeladen, und diese Datei enthält dann alle Informationen, die Excel
benötigt, um auf diese Liste interaktiv zugreifen zu können. Excel zeigt dann
die Symbolleiste Liste an, mit denen die Spalten und Einstellungen geändert
werden können, und um Daten mit der SharePoint-Website zu synchronisieren, Diagramme zu erstellen usw.
Kapitel 1
26
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Die Benutzer von Microsoft Office 2003 können den Inhalt einer Bildbibliothek mit einem neuen Tool ansehen und bearbeiten, das Microsoft Office
Picture Manager heißt. Diese Anwendung kann große Datenmengen aus
einer SharePoint-Bildbibliothek herunterladen, Bilder in sie hochladen, und
globale Änderungen wie Größenänderungen, Drehungen und Farbkorrekturen vornehmen. Abbildung 1.16 zeigt diese Anwendung im Einsatz.
A
Abbildung 1.16: Microsoft Office Picture Manager kann einfache
Editierfunktionen sowie Bilderupload und –download in eine SharePointBildbibliothek vornehmen.
Anlagen gemeinsam verwenden
Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht erstellen und diese mit einer Dateianlage
versehen, kann Outlook die Datei wie eine freigegebene Anlage behandeln.
Das bedeutet, dass Outlook nicht die Datei selbst anhängt. Stattdessen wird
ein SharePoint-Dokumentarbeitsbereich erstellt, eine Kopie der Datei in dem
Arbeitsbereich abgelegt, der Absender und alle Empfänger erhalten Zugriff
auf das Dokument und die E-Mail-Nachricht selbst enthält dann nur einen
Link zu diesem Dokument. Die Ersparnisse beim Plattenspeicherplatz können so enorm sein. Abbildung 1.17 zeigt diesen Vorgang.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Überblick und Konzepte
Bilder bearbeiten
Wenn die Empfänger die Dateianlage öffnen, erhalten Sie die Aktualisierungen von der Dokumentarbeitsbereichwebsite. Wenn Sie die Anlage speichern, dann wird hierdurch die Kopie aktualisiert, die sich auf der SharePoint-Website befindet. Hierdurch werden die Bearbeiter des Dokuments
davon befreit, die Datei selbst anhängen und mehrere Kopien des Dokuments verteilen zu müssen. Außerdem werden die Bearbeiter so davon befreit, den Dateinamen ändern oder irgendeine andere provisorische Maßnahme zu verwenden, um Änderungen nachzuverfolgen. Wenn Sie die Versionsverwaltung aktivieren, gehen keine Gedanken verloren, die in einer der
Zwischenversionen des Dokuments enthalten waren. Und wenn Sie die Benachrichtigungen verwenden, müssen sich die Teammitglieder auch nicht
manuell darüber informieren, dass eine neue Version vorliegt; die SharePoint-Website verschickt die dazu erforderlichen E-Mail-Nachrichten.
Abbildung 1.17: Wenn Sie in Outlook aus einer normalen eine freigegebene
Anlage machen, verschickt Outlook nicht das Dokument selbst mit
der E-Mail-Nachricht. Stattdessen wird die Datei zu einem SharePointDokumentarbeitsbereich hinzugefügt und nur der Link versendet.
Verbessern der Koordination mit einem
Besprechungsarbeitsbereich
SharePoint-Mitglieder können Besprechungsarbeitsbereiche erstellen, wenn
Sie in Outlook eine Besprechungsanfrage anlegen. Besprechungsarbeitsbereiche stellen einen Ort dar, auf dem Besprechungen und die damit in Zu-
Kapitel 1
28
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A
Integration von InfoPath und SharePointFormularbibliotheken
Nachdem Sie in InfoPath ein Formular erstellt haben, können Sie dieses in
eine SharePoint-Formularbibliothek hochladen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
1. Lassen Sie in InfoPath den Aufgabenbereich Formularentwurf anzeigen
und klicken Sie auf den Link Formular veröffentlichen.
2. Wenn der Veröffentlichen-Assistent angezeigt wird, klicken Sie auf Weiter, um die Willkommensseite zu verlassen.
3. Wählen Sie in Schritt 2 des Assistenten die Option In einer SharePointFormularbibliothek. Abbildung 1.18 zeigt diesen Vorgang.
Abbildung 1.18: Microsoft InfoPath kann fertige Formulare direkt in
einer SharePoint-Bibliothek veröffentlichen.
4. Klicken Sie auf Weiter und legen Sie fest, ob Sie eine neue Formularbibliothek erstellen oder eine vorhandene ändern wollen.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Überblick und Konzepte
sammenhang stehenden Informationen, wie Teilnehmer, Tagesordnung, Dokumente, Entscheidungen und Aktionselemente verwaltet werden können.
Outlook leitet den Status der Besprechungsteilnehmer automatisch an die
SharePoint-Website weiter. Sie können außerdem von einer SharePointEreignisliste aus einen Besprechungsarbeitsbereich erstellen.
5. Klicken Sie auf Weiter und geben Sie dann den Speicherort Ihrer SharePoint-Website an.
6. Füllen Sie die weiteren Seiten des Assistenten aus und klicken Sie abschließend auf Fertig stellen.
Wenn Sie fertig sind, enthält Ihre SharePoint-Website eine Bibliothek wie
die, die Sie in Abbildung 1.19 sehen. Die Schaltfläche Dieses Formular ausfüllen startet InfoPath, das dann wiederum dieses Formular aus der Bibliothek lädt. Wenn der InfoPath-Benutzer auf Speichern klickt, ändert oder
ersetzt InfoPath die Daten in der Bibliothek. Alle, die Zugriff auf die SharePoint-Website haben, können die Daten ansehen, sortieren, filtern, bearbeiten und konsolidieren oder sie in andere Anwendungen integrieren.
Teammitglieder, die eine SharePoint-Formularbibliothek verwenden, können
InfoPath außerdem starten, um so mehrere InfoPath-Bibliotheksdateien in
einem einzigen Bericht zusammenzuführen. So könnte das Teammitglied die
Informationen aus individuellen Statusberichten in einen einzigen Übersichts-Statusbericht zusammenführen.
Abbildung 1.19: Wenn Sie in dieser SharePoint-Formularbibliothek die
Schaltfläche Dieses Formular ausfüllen anklicken, lädt InfoPath eine leere
Kopie des Formulars.
Kapitel 1
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Wenn Sie mit der Microsoft Project Desktopsoftware ein neues Projekt
erstellen, können Sie automatisch eine neue SharePoint-Website für die Dokumente, Themen und Risiken erstellen lassen. Dadurch wird die Projektdokumentation zentralisiert, die Projektdokumente stehen allen Teammitgliedern zur Verfügung, und Sie können die Vorteile des Nachverfolgens der
Änderungen und des Ein-/Ausscheckens verwenden.
A
Microsoft Project Server 2003 ist eine serverbasierte Anwendung, die unter
Windows SharePoint Services ausgeführt wird. Mit einem Browser können
die Teammitglieder die Zeiten eintragen, die sie für das Erledigen einer bestimmten Aufgabe benötigt haben, den Aufgabenstatus aktualisieren und
Aufgaben mit Dokumenten verknüpfen. Wenn Projektmitglieder diese Möglichkeiten verwenden, benötigt nur noch der Projektmanager die Desktopvariante von Microsoft Project.
HINWEIS
Weitere Informationen über die Integration von SharePoint mit dem Microsoft Office System finden Sie in Kapitel 4, »SharePoint im Microsoft Office
System nutzen«.
Weitere Entwicklungstools verwenden
Windows SharePoint Services ist weit mehr als eine Sammlung von vordefinierten Anwendungen und Vorlagen. Tatsächlich handelt es sich hierbei um
eine mächtige Plattform, die beinahe jede Art von Anwendung unterstützt. In
den Themen dieses Abschnitts lernen Sie zwei Entwicklungstools kennen,
die Sie mit Windows SharePoint Services verwenden können.
Websites mit FrontPage entwerfen
Windows SharePoint Services stellt automatisch die meisten Features der
FrontPage-Servererweiterungen zur Verfügung. Dies erfordert keine getrennte Installation. Wenn Sie eine SharePoint-Website mit einem Browser öffnen
können, können Sie sie auch in FrontPage 2003 öffnen (vorausgesetzt, Sie
besitzen die dazu erforderlichen Berechtigungen).
ACHTUNG
Öffnen Sie nie eine SharePoint Services-Website in FrontPage 2002 oder
einer anderen früheren Version. Da diese Versionen vor Windows SharePoint Services zur Verfügung standen, zerstören Sie üblicherweise das
HTML oder XML, das Windows SharePoint Services zur fehlerfreien Ausführung benötigt.
Die primären FrontPage-Features, die SharePoint-Websites nicht unterstützen, sind diejenigen, die sich auf Datenbanken beziehen: Datenbankergebnis-Assistent, Datenbankergebnisbereiche und DatenbankschnittstellenAssistent. Glücklicherweise stellt dies jedoch kein großes Problem dar. Die
Windows SharePoint Services im Überblick
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Überblick und Konzepte
Integration mit Microsoft Project
SharePoint-Websites stellen Datenbankfunktionalitäten zur Verfügung, die
weit über die der frühen FrontPage-Komponenten hinausgehen.
Jede SharePoint-Website funktioniert wie eine FrontPage-basierte Website.
Wenn Sie die erforderlichen Berechtigungen besitzen, können Sie Websites
und Seiten ergänzen, bearbeiten und löschen. So können Sie beispielsweise
Bilder oder Text ergänzen, das Layout der Seiten verbessern und all die Dinge machen, die Webdesigner normalerweise tun. Darüber hinaus können Sie
Webpartseiten, Webpartzonen, SharePoint-Listen, SharePoint-Bibliotheken
und Datenquellen erstellen und konfigurieren.
In Abbildung 1.20 sehen Sie, wie eine Homepage einer SharePoint-Teamwebsite in FrontPage bearbeitet wird. Der QuickTag Selector zeigt sowohl
die XML-Tags der Webparts als auch die normalen HTML-Tags an, die der
Seite ihre Struktur geben. FrontPage stellt Seitenvorlagen, Menübefehle,
Dialogfenster, Aufgabenbereiche, Smarttags und Kontextmenüoptionen zum
Erstellen und Arbeiten mit Webpartseiten, Webpartzonen und Webparts
bereit, die genauso einfach zu bedienen sind wie bei gewöhnlichen Webseiten und konventionellen FrontPage-Komponenten. Zum Beispiel können Sie
mit dem Smarttag Listenansichtsoptionen, das Sie in der Abbildung sehen
können, die Eigenschaften des Listen-Webparts Ankündigungen verändern.
Abbildung 1.20: FrontPage stellt zahlreiche Features zur Verfügung, um
SharePoint-Websites zu bearbeiten.
Kapitel 1
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Jim Buyens: Microsoft Windows SharePoint Services - Das Handbuch. Microsoft Press 2005 (ISBN 3-86063-185-3)
A
Abbildung 1.21: FrontPage kann Datenansichts-Webparts so konfigurieren,
dass genau gewünschten Spalten der Datenquellen angezeigt werden.
Mit FrontPage können Sie Webpartkataloge durchblättern und durchsuchen,
Webparts verschiedenster Sorte finden und diese in Webpartseiten verwenden. Sie können in Frontpage Webparts in einer Vorschau betrachten und
Sie können neue Benutzerschnittstellen zusammensetzen, indem Sie Webpartverbindungen zwischen verschiedenen Webparts erstellen. Damit erhalten Sie die Möglichkeit, über Mausklicks, Änderungen von Formularfeldern
und anderen Ereignissen auf einem Webpart, die Daten, die Sichtbarkeit
oder das Erscheinungsbild anderer Webparts zu verändern. Wenn Sie beispielsweise einen Webpart hätten, der die Abteilungsnummern darstellt,
könnten Sie diesen mit einem anderen Webpart verbinden, der die Mitarbeiter anzeigt. Mittels einer geeigneten Konfiguration könnte dann über das
Anklicken einer Abteilung die Liste der jeweiligen Abteilungsmitarbeiter
dargestellt werden.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Jim Buyens: Microsoft Windows SharePoint Services - Das Handbuch. Microsoft Press 2005 (ISBN 3-86063-185-3)
Überblick und Konzepte
FrontPage kann auch neue SharePoint-Listen und -Bibliotheken erstellen
und Datenansichts-Webparts konfigurieren, um diese darzustellen. In Abbildung 1.21 beispielsweise sehen Sie FrontPage, während ein DatenansichtsWebpart in der Webpartzone FullPage konfiguriert wird, um Daten tabellarisch darzustellen. Der Designer hat dort eine neue leere Spalte eingefügt
und zieht gerade das Feld Farbe aus dem Aufgabenbereich Datenansichtdetails in die neue, leere Spalte. Auf diese Weise wird der Wert des Feldes Farbe
für jedes Listenelement in der angegebenen Spalte angezeigt.
FrontPage-Designvorlagen und SharePoint-Designvorlagen sind nicht nur
miteinander kompatibel, sondern sie sind identisch. Das bedeutet, dass Sie
den FrontPage-Designeditor verwenden können, um für jede beliebige SharePoint-Website neue Designvorlagen zu erstellen oder bestehende zu verändern.
Mit FrontPage können Sie auch Arbeitswebsites oder Website-Prototypen als
Webpakete speichern, die Sie dann innerhalb Ihrer Organisation weitergeben können. Zwei Pakete (Webprotokoll und Webseite für Nachrichten und
Besprechungen) werden von vornherein angeboten.
Kurz gesagt ist FrontPage außerordentlich mächtig und problemlos einsetzbar, um beinahe alle Aspekte einer SharePoint-Website zu bearbeiten.
Weitere Informationen über den Einsatz von FrontPage zum Erstellen und
Gestalten von SharePoint-Seiten und -Websites finden Sie in Teil D, »Websites mithilfe von FrontPage 2003 erstellen und gestalten«.
HINWEIS
Webparts mit Visual Studio .NET erstellen
Windows SharePoint Services stellt bemerkenswert mächtige Möglichkeiten
zur Verfügung, um neue Websites zu erstellen oder zu bearbeiten, auch wenn
Sie nur einen Browser verwenden. FrontPage stellt noch mächtigere Features
zum Erstellen und Bearbeiten von Websites und Webseiten zur Verfügung.
Wenn das noch nicht ausreicht, können Sie zusätzliche Webparts von
Microsoft und von Drittanbietern einsetzen.
Doch was, wenn das noch immer nicht ausreicht? Was, wenn Sie Ihre eigenen Webparts erstellen wollen? Dies könnte für einzelne, einfache Funktionen der Fall sein, aber auch für komplexe Geschäftssysteme, die anstelle von
konventionellen Webseiten Webparts als Grundeinheit für die Darstellung
der Inhalte verwenden. An dieser Stelle betritt Visual Studio .NET den
Raum.
Mit Visual Studio .NET können Sie Webparts erstellen, die jede beliebige
benutzerdefinierte Funktion ausführen können, die Sie brauchen. Um Sie
hierbei zu unterstützen, stellt Microsoft downloadbare Webpartvorlagen zur
Verfügung, die Sie zu Visual Studio .NET hinzufügen können. Außerdem
gibt es eine Dokumentation hierzu in Form eines Software Development Kit
(SDK) . Sie müssen dann nur noch den Code für Ihre Anwendung erstellen.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen von Webparts mit Visual Studio .NET finden Sie in Teil G, »Webparts mit Visual Studio .NET entwickeln«.
HINWEIS
Kapitel 1
34
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Mit Windows SharePoint Services können Sie das Aussehen, die Inhalte und
die Zugriffsberechtigungen für jede SharePoint-Website einstellen. Um diese
Einstellungen vorzunehmen, klicken Sie auf einer beliebigen Seite in der
oberen Navigationsleiste auf Websiteeinstellungen. Sie sehen dann die Seite
Websiteeinstellungen aus Abbildung 1.22.
A
Abbildung 1.22: Websiteadministratoren können diese Seite verwenden,
um ihre Sites zu konfigurieren und den Zugriff darauf zu steuern.
Im Abschnitt Verwaltung finden Sie die folgenden Links, mit denen Sie den
Zugriff auf die Website und die Berechtigungen steuern können. Außerdem
können Sie hier Websites hinzufügen oder löschen und einen Link aufrufen,
um weitere Einstellungen vorzunehmen.
Benutzer verwalten Zeigt eine Liste der aktuellen Teammitglieder sowie
weitere Links an, mit denen Benutzer hinzugefügt und gelöscht und deren
Einstellungen geändert werden können.
Websites und Arbeitsbereiche verwalten Zeigt eine Liste aller Websites
und Arbeitsbereiche an, die der aktuellen Website untergeordnet sind und
auf die Sie Zugriffsrechte besitzen.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Überblick und Konzepte
Websiteeinstellungen anpassen
Website- und Arbeitsbereichserstellung konfigurieren Zeigt eine Liste
der Websitegruppen an, deren Mitglieder neue Arbeitsbereiche und Websites erstellen können, die der aktuellen Website untergeordnet sind.
Zur Websiteverwaltung Verlinkt zur Seite Websiteverwaltung, die später in diesem Abschnitt vorgestellt wird.
Eine Websitegruppe ist eine Sammlung von Benutzerkonten, die Ihre Berechtigungen als Einheit zugewiesen bekommen. Eine Websitegruppe kann
entweder nur in einer Website oder auch in einer Sammlung von Websites
enthalten sein und verwendet werden. Die vordefinierten Gruppen sind Leser, Teilnehmer, Webdesigner und Administrator.
HINWEIS
Mit den Links im Abschnitt Anpassung können Sie das Aussehen der Site
und deren Inhalte ändern.
Websitetitel und -beschreibung ändern Zeigt eine Seite an, auf der Sie
den Websitetitel ändern können, der im oberen Bereich auf jeder Seite
angezeigt wird, und die Websitebeschreibung, die auf der Homepage ausgegeben wird.
Design auf Website anwenden Zeigt eine Auswahl von Farbschemata
an, die Sie auf die Website anwenden können.
Websiteinhalt ändern Zeigt eine Liste der Listen, Bibliotheken, Diskussionsrunden und Umfragen der aktuellen Website an. Jeder Eintrag besitzt
einen Link Anpassen, um die Einstellungen dieses Elements zu ändern.
Wenn Sie einen dieser Links anklicken, wird eine Seite geöffnet, auf der
Sie das Design dieses Elements bearbeiten können.
Homepage anpassen Zeigt die Homepage der Website im Bearbeitungsmodus an, wie Sie es in Abbildung 1.8 ein paar Seiten weiter vorne
sehen können.
Die Links im Abschnitt Meine Informationen verwalten ermöglichen es Ihnen, Ihre persönlichen Informationen anzusehen bzw. zu bearbeiten und
Ihre Benachrichtigungen zu verwalten.
Eine Benachrichtigung ist eine E-Mail-Nachricht, die Sie erhalten, wenn
eine Änderung vorgenommen wurde.
HINWEIS
Meine Informationen aktualisieren Zeigt Ihren derzeitigen Anzeigenamen, Ihre E-Mail-Adresse sowie Hinweise an. Mit Links auf dieser
Seite können Sie diese Einstellungen ändern. Außerdem informiert Sie die
Seite darüber, ob Sie ein Websitesammlungs-Administrator sind.
Meine Benachrichtigungen auf dieser Website Zeigt alle Bibliotheken,
Dateien, Listen und andere Elemente an, für die Sie eine Benachrichtigung erhalten. Um eines der angezeigten Elemente zu löschen oder um die
Benachrichtigungseinstellungen zu ändern, klicken Sie den gewünschten
Namen an.
Kapitel 1
36
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HINWEIS
A
Eine Websitesammlung ist eine Gruppe von SharePoint-Websites, die einen
gemeinsamen Webpartkatalog, einen gemeinsamen Listenvorlagenkatalog,
einen gemeinsamen Vorlagenkatalog und websiteübergreifende Gruppen
gemeinsam verwenden. Zu der Sammlung gehören alle Websites innerhalb
des Ordnerbaums einer auf höchster Ebene stehenden Website. Das Erstellen einer auf höchster Ebene stehenden Website erfordert bestimmte administrative Berechtigungen.
Die Seite Verwaltung der auf höchster Ebene stehenden Website, die Sie in
Abbildung 1.23 sehen, ermöglicht Ihnen Berechtigungen zu ändern, Regionaleinstellungen auszuwählen, Verwendungsstatistiken anzusehen und Websites zu verwalten. Einige der Optionen werden auf dieser Seite nicht angezeigt, falls es sich bei der aktuellen Website nicht um eine auf höchster
Ebene stehenden Website handelt, oder wenn der aktuelle Benutzer kein
Websiteadministrator ist.
Abbildung 1.23: Siteadministratoren können diese Seite verwenden, um
weitere Einstellungen für Ihre Website vorzunehmen. Normale Websites
besitzen weniger Optionen als die auf höchster Ebene stehende Website, die
hier gezeigt wird.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Überblick und Konzepte
Informationen zu Websitebenutzern anzeigen Zeigt eine Liste aller
Benutzer an, die an der aktuellen Website teilgenommen oder als Benutzer zu der Site hinzugefügt wurden. Wenn Sie den Namen eines Benutzers
anklicken, erhalten Sie weitere Informationen.
Der Abschnitt Benutzer und Berechtigungen enthält Optionen, um die
Zugriffsberechtigungen für Benutzer, Websitegruppen und den anonymen
Zugriff festzulegen.
Benutzer verwalten Zeigt die Benutzer der aktuellen Website an und
enthält Optionen, um neue Benutzer hinzuzufügen, Benutzer aus allen
Websitegruppen zu entfernen und um Benutzer in Websitegruppen aufzunehmen.
Websitegruppen verwalten Zeigt die Websitegruppen der aktuellen
Website an und enthält Optionen, um neue Websitegruppen zu erstellen,
Websitegruppen zu löschen, und um die Beschreibung und die Berechtigungen einer Websitegruppe zu bearbeiten.
Anonymen Zugriff verwalten Zeigt eine Seite an, auf der Sie für Besucher, die kein Benutzerkonto auf der Website besitzen, den Zugriff erlauben oder verweigern können. Außerdem können Sie hier den Zugriff für
alle authentifizierten Netzwerkbenutzer erlauben oder verweigern. Ein
Administrator muss dieses Feature auf der Serverebene aktivieren, bevor
Sie es für einzelne Websites verwenden können.
Windows SharePoint Services verwendet für die Authentifizierung immer
Active Directory-Benutzerkonten.
HINWEIS
Websiteübergreifende Gruppen verwalten Zeigt eine Liste aller vorhandenen websiteübergreifenden Gruppen an sowie Optionen, um websiteübergreifende Gruppen zu ergänzen, zu bearbeiten und zu löschen.
Eine websiteübergreifende Gruppe ist eine benannte Sammlung von Benutzerkonten, die Sie innerhalb einer Websitesammlung verwenden können,
und zwar auch in Websites, die nicht die gleichen Berechtigungen wie die
übergeordnete Website verwenden.
HINWEIS
Zugriffsanforderungen verwalten Zeigt eine Seite an, auf der Sie eine
Website so konfigurieren können, dass immer dann, wenn ein Benutzer
versucht, eine Seite zu erstellen, ein Element in eine Liste einzufügen oder
er eine andere Operation vornimmt, für die er derzeit nicht die Berechtigungen besitzt, ein Zugriffsanforderungsformular angezeigt wird. Durch
Ausfüllen und Abschicken des Formulars sendet der Benutzer eine
Zugriffsanforderung an den hierfür vorgesehenen Administrator, der diese
per E-Mail erhält.
Im Abschnitt Verwaltung und Statistiken finden Sie Optionen, um sich die
Websiteverwendungsdaten anzeigen zu lassen, um Websites und Arbeitsbereiche zu verwalten, um Diskussionsrunden und Benachrichtigungen der
aktuellen Website zu bearbeiten und um die aktuelle Website zu löschen.
Kapitel 1
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A
Websiteverwendungsdaten anzeigen Zeigt einen Aktivitätsbericht der
aktuellen Website an, vorausgesetzt, dass der Serveradministrator dieses
Verwendungsanalyse genannte Feature, aktiviert hat.
Websites und Arbeitsbereiche verwalten Zeigt eine Liste aller Websites
an, auf die Sie zugreifen können und die sich in der URL-Struktur unterhalb der derzeit angezeigten Website befinden. Diese Seite enthält außerdem Optionen, um diese Websites zu öffnen, zu löschen oder um neue
hinzuzufügen.
Webdiskussionen verwalten Zeigt eine Liste der aktuellen Dokumentdiskussionen an. Administratoren können hier einzelne oder auch alle
Diskussionen löschen.
Benutzerbenachrichtigungen verwalten Zeigt die derzeit für alle Teammitglieder vorhandenen Benachrichtigungen an. Diese können hier auch
gelöscht werden.
Landes-/Regionaleinstellungen ändern Zeigt eine Seite an, auf der Sie
das Gebietsschema, die Sortierreihenfolge, die Zeitzone sowie das Datum/Zeitformat für die aktuelle Website einstellen können. Das Gebietsschema legt das Anzeigeformat für das Datum, für Text und Zahlen anhand
der in einer bestimmten Weltregion gültigen Konvention fest.
Diese Website löschen
gelöscht werden kann.
Zeigt eine Seite an, auf der die aktuelle Website
Der Abschnitt Websitesammlungskataloge wird nur dann angezeigt, wenn es
sich bei der aktuellen Website um eine auf höchster Ebene stehende Website
handelt. Er enthält Links, um Webparts, Listenvorlagen und Websitevorlagen zu verwalten und um sie zur aktuellen Website und allen untergeordneten Websites und Arbeitsbereichen hinzuzufügen.
Webpartkatalog verwalten Zeigt eine Seite an, auf der Sie festlegen
können, welche Webparts in der aktuellen Websitesammlung zur Verfügung stehen. Normalerweise sind dies nicht alle Webparts, die auf dem
Server installiert sind.
Listenvorlagenkatalog verwalten Zeigt eine Seite mit allen Vorlagen an,
die zum Erstellen von neuen Listen in der aktuellen Websitesammlung
verwendet werden können.
Websitevorlagenkatalog verwalten Zeigt eine Seite mit allen Vorlagen
an, die zum Erstellen von neuen Websites in der aktuellen Websitesammlung verwendet werden können.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Überblick und Konzepte
Website als Vorlage speichern Zeigt ein Formular an, mit dem Sie eine
Kopie der aktuellen Website, mit oder ohne den vorhandenen Daten, als
Vorlage speichern können. Teammitglieder können dann diese Vorlage
verwenden, um neue Websites zu erstellen.
Der Abschnitt Websitesammlungsverwaltung ist ein weiterer Abschnitt, der
nur dann angezeigt wird, wenn es sich bei der aktuellen Website um eine auf
höchster Ebene stehende Website handelt. Die Optionen, die Ihnen hier zur
Verfügung stehen, beeinflussen nicht nur die aktuelle Website, sondern auch
untergeordnete Websites.
Websitehierarchie anzeigen
ellen Websitesammlung an.
Zeigt eine Liste aller Websites in der aktu-
Zusammenfassung der Websitesammlungsverwendung anzeigen
einen Aktivitätsbericht der aktuellen Websitesammlung an.
Speicherplatzzuteilung anzeigen
aktuellen Websitesammlung an.
Zeigt
Zeigt die Speicherplatznutzung der
Informationen zum Websitesammlungsbenutzer anzeigen Zeigt einen
Aktivitätsbericht Zeigt die Benutzer der aktuellen Websitesammlung an
und enthält Optionen, um Benutzer zu entfernen.
Verbindung zur Portalwebsite konfigurieren Zeigt ein Formular an, um
die aktuelle Website mit einer zu Windows SharePoint Services kompatiblen Portalwebsite zu verbinden. Diese Verbindung ermöglicht es Ihren
Benutzern, Listen zu kategorisieren, sich mit Benutzerprofilen zu verbinden, zur Portalsuche zu verknüpfen und mehr.
Verwaltung der zentralen Windows
SharePoint Services-Einstellungen
Wenn Sie Windows SharePoint Services auf einem Computer installieren,
erzeugt das Setup-Programm einen virtuellen Server mit dem Namen SharePoint Zentraladministration, über den Sie die SharePoint-Einstellungen für
alle anderen virtuellen Server auf der gleichen Maschine vornehmen können.
Dieser Abschnitt zeigt Ihnen im Überblick, welche Funktionen Ihnen auf
diesem administrativen Server zur Verfügung stehen.
Achten Sie sorgfältig auf die Installationsoptionen
TIPP
Wenn Sie Windows SharePoint Services mit allen Standardeinstellungen
installieren, installiert das Setup-Programm die MSDE Datenbank Engine
und erweitert den virtuellen Standardwebserver mit Windows SharePoint
Services.
Wenn Sie eine benutzerdefinierte Installation auswählen, wird kein einziger
virtueller Server automatisch erweitert. Stattdessen wird die Website des
SharePoint-Zentraladministrationsservers in Ihrem Browser geöffnet, auf der
Sie angeben können, welcher Datenbankserver verwendet und welcher virtuelle Webserver erweitert werden soll.
Kapitel 1
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Die Funktionen der SharePoint-Zentraladministration können alle Windows
SharePoint Services-Server auf der gleichen Maschine beeinflussen und haben im Allgemeinen weitgehende Effekte. Aus diesem Grunde gibt es in den
meisten Organisationen nur wenige Zentraladministratoren mit Zugriff auf
den Zentraladministrations-Server.
A
Die Seite Zentraladministration, die Sie in Abbildung 1.24 sehen, ist die
Homepage des Zentraladministrations-Servers. Sie können hier die virtuellen Server, die Sicherheitseinstellungen, Serverparameter und Komponenten
für Windows SharePoint Services konfigurieren.
Abbildung 1.24: Serveradministratoren können diese Seite verwenden, um
die globalen Einstellungen für eine SharePoint-Installation vorzunehmen.
Im Abschnitt Virtuellen Server konfigurieren finden Sie Optionen, um Windows SharePoint Services auf einem virtuellen Server zu installieren, um
Einstellungen für alle Websites auf einem virtuellen Server vorzunehmen
oder um eine neue auf höchster Ebene stehende Website zu erstellen.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Überblick und Konzepte
Die Ausdrücke »Windows SharePoint Services zu einem virtuellen Server
hinzufügen« und »Einen virtuellen Server mit Windows SharePoint Services
erweitern« sind synonym.
Virtuellen Server erweitern oder aktualisieren Zeigt eine Liste aller
virtuellen Server an, die sich auf dem zu administrierenden Server befinden und auf denen Windows SharePoint Services noch nicht ausgeführt
wird. Um zu einem dieser virtuellen Server Windows SharePoint Services
hinzuzufügen, klicken Sie den Namen des virtuellen Servers an.
Auf höchster Ebene stehende Website erstellen Zeigt eine Liste aller
virtuellen Server an, auf denen Windows SharePoint Services ausgeführt
wird. Um eine neue, auf höchster Ebene stehende Website zu erstellen,
klicken Sie den Namen des Servers an, auf dem die neue Website gehostet
werden soll und füllen Sie dann das nachfolgend angezeigte Formular aus.
Websitesammlung löschen Zeigt eine Seite an, die eine auf höchster
Ebene stehende Website und alle eventuell vorhandenen Unterwebsites
löscht.
Einstellungen virtueller Server konfigurieren Zeigt eine Serververwaltungsseite an, die alle virtuellen Server auf der lokalen Maschine enthält.
Wenn auf einem der virtuellen Server weder die Windows SharePoint
Services noch die FrontPage-Servererweiterungen ausgeführt werden,
können Sie seinen Namen anklicken, um diese zu installieren.
Wenn auf dem Server die FrontPage-Servererweiterungen ausgeführt
werden, haben Sie zwei verschiedene Optionen, von denen jedoch keine als einfache Auswahlmöglichkeit auf der Seite Zentraladministration
aufgeführt ist:
Wenn Sie den vorhandenen Inhalt des Servers nicht bewahren müssen,
entfernen Sie die FrontPage-Servererweiterungen und erweitern Sie
dann den Server um Windows SharePoint Services.
Wenn Sie den Inhalt des Servers erhalten müssen, richten Sie einen
neuen virtuellen Server ein, erweitern Sie dann den Server um die
Windows SharePoint Services und verwenden Sie dann das SharePoint-Befehlszeilentool mit dem Namen smigrate.exe, um den Inhalt zu
migrieren.
Wenn auf einer Website Windows SharePoint Services ausgeführt wird,
können Sie den Namen anklicken und gelangen dann zu einer Seite,
auf der Sie die automatische Websitesammlungsverwaltung konfigurieren, Sicherheitseinstellungen ansehen und bearbeiten, virtuelle Server
auflisten, erstellen, löschen und konfigurieren und zusätzliche Komponenten administrieren können, die auf dem virtuellen Server installiert
sind.
Im Abschnitt Sicherheitskonfiguration können Sie Sicherheitseinstellungen
vornehmen, die alle virtuellen Server beeinflussen, und Sie können die Benutzerinformationen für eine auf höchster Ebene stehende Website aktualisieren und andere sowie neue Benutzer hinzufügen.
Kapitel 1
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A
Websitesammlungsbesitzer verwalten Zeigt eine Seite an, auf der Sie
den primären und den zweiten Besitzer einer Websitesammlung festlegen
können. Diese Benutzer erhalten damit automatisch auch Administratorprivilegien für Websitesammlungen.
Websitebenutzer verwalten Erteilt oder verweigert den Zugriff zu jeder
SharePoint-Website auf der lokalen Maschine.
Gesperrte Dateitypen verwalten Zeigt eine Liste von Dateitypen an, die
von Benutzern weder in eine SharePoint-Website hoch- noch heruntergeladen werden dürfen. Dadurch können Sie den Missbrauch des Servers zu
Zwecken, für die er nicht gedacht ist, verhindern. So können Sie z. B. ausführbare Dateien, Musik und Videos blockieren.
Antiviruseinstellungen konfigurieren Hier können Sie angeben, wann
Dateien auf Viren überprüft werden sollen, ob der Virenscanner versuchen soll, infizierte Dateien zu reinigen und wie viel Serverressourcen der
Virenscanner verwenden darf. Diese Option erfordert, dass ein mit Windows SharePoint Services kompatibler Virenscanner auf dem Computer
installiert ist.
Im Abschnitt Serverkonfiguration können Sie Serververbindungen einstellen,
einschließlich E-Mail, Datenbanken und Webservern.
Standardmäßige E-Mail-Servereinstellungen konfigurieren Konfiguriert den SMTP-Server und die E-Mail-Adressen, die vom Server für das
Versenden von Benachrichtigungen, Einladungen und administrativen
Nachrichten verwendet werden soll.
Webserverliste verwalten Zeigt eine anklickbare Liste aller Server an,
die sich in der gleichen Serverfarm wie der aktuelle Server befinden.
Wenn Sie einen der Servernamen anklicken, wird die Seite Zentraladministration dieses Servers geöffnet.
Standardinhaltsdatenbankserver einstellen Zeigt eine Seite an, auf der
Sie den Namen des Standardinhaltsdatenbankservers einstellen können.
Dies ist die Datenbank, in der alle Inhalte des aktuellen virtuellen Servers
gespeichert werden.
Konfigurationsdatenbankserver einstellen Zeigt eine Seite an, auf der
Sie einen Konfigurationsdatenbankserver erstellen oder zu ihm eine Verbindung herstellen können. Die Konfigurationsdatenbank speichert Einstellungen für alle SharePoint-Websites und virtuellen Server des physikalischen Servers und auch Informationen über die Server in einer Serverfarm.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Überblick und Konzepte
SharePoint-Administratorgruppe einstellen Zeigt eine Seite an, auf der
Sie ein Windows NT-Sicherheitsgruppenkonto angeben können, dem Sie
administrativen Zugriff auf alle SharePoint-Server auf der Maschine erteilen möchten. Mitglieder der lokalen Administratorgruppe können ebenfalls Verwaltungsaufgaben wahrnehmen.
HTML-Anzeige konfigurieren Zeigt eine Seite an, auf der Sie die
HTML-Anzeige anzeigen, ändern und konfigurieren können. Sie können
hier auch den Server angeben, auf dem die HTML-Anzeigeanwendung installiert wurde.
Ein HTML-Anzeigedienst konvertiert Word-, Excel- und PowerPointDokumente in HTML, damit auf den Computern der Teammitglieder diese
Anwendungen nicht installiert sein müssen, um diese Dokumente im Browser ansehen zu können. Die Software für diesen Service finden Sie als separates Download auf der Microsoft Website. Aus Performancegründen sollte
hierfür ein dedizierter Server verwendet werden.
HINWEIS
Virtuellen Server für die Zentraladministration konfigurieren Zeigt
eine Seite an, auf der Sie den Anwendungspool und das Sicherheitskonto
für den virtuellen Server der Zentraladministration von SharePoint ändern können.
Bei einem Anwendungspool handelt es sich um einen Speicherbereich.
Wenn zwei Prozesse im gleichen Anwendungspool ausgeführt werden, ist die
Wahrscheinlichkeit größer, dass diese sich gegenseitig beeinflussen und stören können, als wenn jeder in einem eigenen Anwendungspool läuft. Jedoch
kann das Erstellen von vielen Anwendungspools die Systemleistung mindern.
HINWEIS
Im Abschnitt Komponentenkonfiguration können Sie Komponenten verwalten, die für alle virtuellen Server arbeiten, einschließlich Suche, Verwendungsanalyse und Kontingente.
Volltextsuche konfigurieren Zeigt eine Seite an, auf der Sie die Volltextsuche und die Indexkomponente aktivieren bzw. deaktivieren können.
Sie können die Volltextsuche nur dann aktivieren, wenn Ihre Inhaltsdatenbank auf einem Microsoft SQL Server läuft. Die Standard-Datenbanksoftware Windows Microsoft Data Engine (WMSDE) unterstützt dieses Feature
nicht.
HINWEIS
Verarbeitung der Verwendungsanalyse konfigurieren Zeigt eine Seite
an, auf der Sie festlegen können, ob und wann ein Prozess die IIS Webserverprotokolldateien analysiert und daraus die SharePoint-Statistik erstellt.
Kontingente und Sperren verwalten Zeigt eine Seite an, auf der Sie
manuell Websites sperren und wieder freigeben und Kontingente für den
Speicherplatz festlegen können, der maximal von einer Website verwendet
werden darf.
Wenn SharePoint eine Website sperrt, da das Speicherplatzkontingent
für diese Website überschritten wurde, erhalten die Benutzer, die versuchen, neuen Inhalt hochzuladen, die Fehlermeldung, dass die Festplatte
voll ist. Websiteadministratoren können diese Sperre aufheben.
Kapitel 1
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A
Einstellungen der Datenempfangsdienste konfigurieren Zeigt eine
Seite an, auf der Sie die Verwendung von SharePoint-basierten Datenquellen durch Clientcomputer erlauben und verweigern können. Wenn
Sie den Zugriff erlauben, können Sie auch nur den Lesezugriff oder auch
Aktualisierungen zulassen. Sie können auch die Datengröße der Antwort
begrenzen und auch ein Timeout in Sekunden festlegen.
HINWEIS
Weitere Informationen zur Verwaltung der SharePoint Services finden Sie in
Teil F, »SharePoint Services verwalten«.
Einführung in die Architektur von
Windows SharePoint Services
Die folgenden Abschnitte geben einen kurzen Überblick über die interne
Struktur der Windows SharePoint Services. Der Rest des Buches greift diese
Themen wiederholt auf und vertieft sie.
Einführung in Serverkomponenten
Auf der obersten Ebene umfasst das Design der Windows SharePoint Services zwei Komponenten:
Einem Front-End Kommunikationsdienst Dies müssen die InternetInformationsdienste 6.0 sein (IIS6).
Einem Back-End Datenspeicher Dies muss entweder Windows Microsoft Data Engine (WMSDE) oder Microsoft SQL Server 2000 SP3 oder
neuer sein.
HINWEIS
WMSDE ist eine eingeschränkte Version des SQL Server, die kostenlos im
Umfang von Windows SharePoint Services enthalten ist. Sie besitzt nur wenige Verwaltungstools, lässt nur Netzwerkverbindungen zu, die von der lokalen Maschine kommen, und sie unterstützt keine Volltextsuche. Trotzdem
handelt es sich hierbei um eine wirtschaftlich günstige Lösung für kleine
Websites und für Systementwickler.
Jeder SharePoint-Server verwendet mindestens zwei Datenbanken. Diese
Datenbanken haben sehr unterschiedliche Aufgaben:
Ein Konfigurationsdatenbankserver speichert die Websiteeinstellungen
und Konfigurationsinformationen.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Überblick und Konzepte
Wenn ein Serveradministrator eine Website manuell sperrt, erhalten die
Benutzer, die versuchen, die Website anzusehen, die Meldung »Zugriff
verweigert«. Nur ein Serveradministrator kann diese Sperre wieder
aufheben.
Eine Inhaltsdatenbank dient als Dateisystem für Webseiten, Bilddateien,
Listen, Aufgaben, Ereignisse, Dokumentbibliotheken, Bildbibliotheken
und alle anderen Arten von Inhalten, die eine SharePoint-Website verwendet.
Eine SharePoint-Website verwendet kaum das normale WindowsDateisystem. Außer einigen zentralisierten Softwarebibliotheken und Vorlagendateien befindet sich alles in einer Datenbank.
HINWEIS
Wegen der Art und Weise, wie Windows SharePoint Services IIS und SQL
Server verwendet, ist das ganze System extrem gut skalierbar. Wenn die Anforderungen steigen, können Sie eine IIS-Serverfarm bereitstellen, die dann
den Kommunikationsaspekt bedient, oder mehrere, optional auch geclusterte
SQL Server verwenden, die die Daten speichern. So erhalten Sie eine beinahe unbegrenzte Kapazität und Fehlertoleranz.
Windows SharePoint Services nimmt für SQL Server den Lastausgleich vor,
indem die Websites zwischen den Servern aufgeteilt werden. Sie können
beispielsweise angeben, dass sich die ersten 10.000 Websites eines virtuellen
Servers auf einem Datenbankserver befinden, die nächsten 10.000 auf einem
anderen, usw. Auch wenn Sie eine Webserverfarm einsetzen, entsteht keine
Konfusion, da der Konfigurationsdatenbankserver jeden Webserver zum, für
diese Websites zuständigen SQL Server umleitet.
Wenn Ihre Anforderungen moderater sind, können auf einem Computer
sowohl Windows SharePoint Services auf bis zu zehn virtuellen Servern
ausgeführt werden, und zwar auch dann, wenn die Datenbank auf der gleichen Maschine läuft. Die für Ihre Organisation optimale Konfiguration hängt
davon ab, wie groß die Aktivitäten sind, die Ihre Benutzer erzeugen. Abbildung 1.25 zeigt ein paar der möglichen Konfigurationen.
Kapitel 1
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Netzwerk
IIS Webserverfarm
IIS Webserver und
WMSDE oder SQL
Server
SQL Server
Webserver und
Datenbankserver auf
einem Computer
Mehrere unabhängige
Webserver und ein
SQL Server
Partitionierte SQL Server
(evtl. geclustert)
Eine Webserverfarm
und mehrere
SQL Server
Abbildung 1.25: Die Architektur von SharePoint stellt eine große
Flexibilität für steigende Anforderungen bereit.
In einer typischen Installation würden Sie einen Konfigurationsdatenbankserver je physikalischem IIS-Server bzw. je Serverfarm verwenden, und einen
Inhaltsdatenbankserver für jeden virtuellen IIS-Server. In diesem Zusammenhang ist jedoch Folgendes möglich:
Sie können so viele Inhaltsdatenbankserver hinzufügen, wie Sie möchten,
und die Websites unter einem URL zwischen ihnen aufteilen.
Sie können so viele Webserver parallel betreiben, wie Sie möchten, die
alle auf die gleichen Inhaltsdatenbankserver zugreifen und so die gleichen
Inhalte liefern.
Standardmäßig erzeugt ein virtueller Server eine administrative Warnmeldung, wenn sich mehr als 9.000 Websites in einer Inhaltsdatenbank befinden. Wenn 15.000 Websites in der gleichen Inhaltsdatenbank vorhanden
sind, können keine neuen Websites mehr erstellt werden. Auch wenn dies
eine große Anzahl ist, sollten Sie Folgendes bedenken:
Jede Teamwebsite, jeder Dokument- und Besprechungsarbeitsbereich usw.
zählt als eine Website. Üblicherweise hat jeder Information Worker in Ihrer Organisation das Recht, diese Arten von Websites zu erstellen.
Das Bestätigungs- und Lösch-Feature versendet automatisch an die Besitzer von Websitesammlungen E-Mail-Nachrichten, wenn dort über einen
bestimmten Zeitraum keine Aktivität festgestellt wurde. In dieser Nach-
Windows SharePoint Services im Überblick
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Überblick und Konzepte
IIS Webserver
A
richt werden Sie gebeten, zu bestätigen, dass die Websitesammlung noch
immer benötigt wird. Sie können dieses Feature beispielsweise so konfigurieren, dass diese Nachricht versendet wird, wenn 90 Tage lang keine Aktivität mehr stattfand und dann eine Woche später eine weitere Nachricht
versenden lassen. Außerdem können Sie dieses Feature so konfigurieren,
dass die Websitesammlung gelöscht wird, wenn auf eine bestimmte Anzahl dieser Nachrichten keine Antwort erfolgte.
Einführung in das SharePoint-Objektmodell
Windows SharePoint Services ist offensichtlich mehr als eine Sammlung von
Webservern und SQL Servern (oder jeweils einer, oder beide auf dem gleichen physikalischen Server. Auf der nächsten Ebene ist es außerdem eine
Bibliothek von programmierbaren Softwareobjekten, die alle dem Micrsoft
.NET Framework entsprechen und auch die .NET-Entwicklungsstrategien
einsetzen. Diese Bibliotheken enthalten die Software, mit der dann die Listen und Bibliotheken erstellt werden, die Software, mit der die Verwaltungsaufgaben durchgeführt werden, die Software, die Webparts zu Webpartseiten
zusammenführt, usw. Zusammen bilden diese Objekte und deren Eigenschaften, Methoden und Ereignisse das SharePoint Application Programming Interface (API).
Teamwebsites, Dokumentarbeitsbereiche und alle anderen Beispielanwendungen, die zum Lieferumfang von Windows SharePoint Services gehören,
verwenden diese APIs; und Sie können diese auch verwenden, wenn Sie
Webparts mit Visual Studio .NET erstellen. Wenn Sie also eine Lösung softwaremäßig erstellen können, können Sie sie in Windows SharePoint Services implementieren.
Weitere Informationen zur Entwicklung von Webparts finden Sie in Teil G,
»Webparts mit Visual Studio .NET entwickeln«.
HINWEIS
Einführung in SharePoint Webdienste
Windows SharePoint Services stellt anderen Anwendungen zahlreiche der
internen Funktionalitäten über XML-Webdienste zur Verfügung. Auf diese
Art und Weise integrieren sich beispielsweise die Anwendungen des Microsoft Office Systems in die SharePoint-Websites.
In Abbildung 1.15 konnten Sie beispielsweise sehen, wie in Microsoft Access
der Inhalt einer SharePoint-Liste durch die Verwendung eines Webdienstes
bearbeitet werden kann.
Ebenso in Abbildung 1.21. Dort liest FrontPage SharePoint-Listenansichten
und Webparts und verändert sie, ebenfalls unter Verwendung eines Webdienstes. Windows SharePoint Services stellt Webdienste zur Verfügung, die
Netzwerkclients verwenden können, um remote Aufgaben durchzuführen.
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Eine kurze Einführung in XML-Webdienste
A
Technisch betrachtet, gibt es Ähnlichkeiten mit einer Website, die von einem Surfer besucht wird, der Anforderungen an die Website schickt und
die dann von der Website beantwortet werden. Es gibt jedoch ein paar
Unterschiede:
Anstatt dass ein Browser die Anforderungen verschickt und die Antworten erhält, wird dies bei Webdiensten von Programmcode erledigt.
Die Anfrage wird nicht über Querystring oder den Inhalt von Formularfeldern an den Webserver übertragen, sondern vom Programm, das den
Webdienst verwendet, als XML formatiert.
Anstatt die Antwort als HTML zu erhalten, erhält das einen Webdienst
verwendende Programm wiederum XML.
Durch die Verwendung von HTTP, dem Standardprotokoll des World
Wide Web, um die Webanfragen und Antworten im XML-Format zu übertragen, ist es für vernetzte Anwendungen einfach, sowohl in einfachen als
auch in komplexen Formen miteinander zu kommunizieren. http ermöglicht die Konnektivität über Plattformgrenzen hinweg; XML kann mit Datenstrukturen beliebiger Komplexität umgehen.
Zusammenfassung
Dieses Kapitel hat Sie mit Windows SharePoint Services, einer neuen Komponente von Windows Server 2003 bekannt gemacht. Windows SharePoint
Services ist eine mächtige, webbasierte Plattform, die Information Worker
und Informationssysteme in einer Organisation zusammenbringen kann.
Das folgende Kapitel erläutert die Features, die SharePoint Portal Server zu
Windows SharePoint Services hinzufügt.
Windows SharePoint Services im Überblick
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Jim Buyens: Microsoft Windows SharePoint Services - Das Handbuch. Microsoft Press 2005 (ISBN 3-86063-185-3)
Überblick und Konzepte
Sie können diese Webdienste natürlich auch in Anwendungen verwenden,
die Sie selbst erstellen.