Empfehlung GLN Vergaberegeln

Empfehlung GLN Vergaberegeln
Ausgabe 1, Ratifiziert, Mai 2016
Inhaltsverzeichnis
Einführung ......................................................................................................................................... 3
Grundlagen für die Anwendung der GLN ............................................................................................ 3
Wer soll die GLN zuweisen? ................................................................................................................. 3
Wie erhalten Sie eine GLN?.................................................................................................................. 3
Wie wird ihr Unternehmen identifiziert? ................................................................................................. 4
Wie wird ihre physische Lokation identifiziert?........................................................................................ 4
Was passiert, wenn mein Unternehmen an eine neue Adresse zieht? ........................................................ 4
Änderungen von Lokationen die mit einzeln zugewiesenen GLNs identifiziert sind ....................................... 4
Die GLN Erweiterungskomponente ........................................................................................................ 5
GLN Vergabe ...................................................................................................................................... 5
Nutzung der GLN in unterschiedlichen Anwendungsbereichen .................................................................. 5
Änderungsmanagement von GLNs ........................................................................................................ 6
Wiederverwendung von Global Location Numbers ................................................................................... 6
Übernahme und Fusionen .................................................................................................................... 6
Einzelhandelsbeispiele ....................................................................................................................... 7
Lokationen in Einkaufszentren.............................................................................................................. 7
Lokationen von Franchiseunternehmen ................................................................................................. 7
Shop-in-shop Lokationen ..................................................................................................................... 7
Adressänderung von Filialen ................................................................................................................ 8
Statistiken aus unterschiedlichen Verkaufskanälen (Omni-channel) .......................................................... 8
Omni-channel – Bestandsmanagement ................................................................................................. 8
Omni-channel – Lokation von Zweit-/Nebenfilialen secondary store locations ............................................. 9
Beispiele aus dem Gesundheitswesen .............................................................................................. 10
Spitäler – Identifizieren des Wer und Wo ..............................................................................................10
Mobile Klinik .....................................................................................................................................10
Landwirtschaftliche Beispiele........................................................................................................... 11
Fischerboote .....................................................................................................................................11
Export und Handel mit Obst und Gemüse .............................................................................................11
Blumenauktion ..................................................................................................................................11
Beispiele für die Lieferkette und Logistik ......................................................................................... 12
Gemeinsam genutzte Anlieferlokationen ...............................................................................................12
Order2Cash ......................................................................................................................................12
GLN wird während des Order2Cash Prozesses geändert..........................................................................12
Entlastungslokationen ........................................................................................................................13
Beispiele für IT Systeme .................................................................................................................. 13
Interne Schnittstellen ........................................................................................................................13
Externe Schnittstellen ........................................................................................................................13
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Einführung
Die Global Location Number (GLN) ist der GS1 Identifikationsschlüssel für jegliche Art von Lokationen
(physisch, digital, funktional und/oder juristisch), die in den Geschäftsprozessen der Wertschöpfungskette
identifiziert werden müssen. Die GLN unterstützt Organisationen unterschiedlicher Komplexität, von EinPersonen-Unternehmen bis hin zu Multinationalen Firmen mit hunderten von Lokationen, verschiedenen
juristischen Entitäten, und unterstützt damit die unterschiedlichen IT-Systeme.
Der Zweck dieser Empfehlung ist es, Richtlinien zur Verfügung zu stellen, wie Unternehmen die GLN einsetzen
können, um die Lokationen ihrer Organisation und Handelspartner eindeutig zu identifizieren, und so die
Lieferkette und Logistik, das Bestandsmanagement und weitere Geschäftsprozesse zu verbessern. Diese
Empfehlung sollte beim Zuweisen von GLNs und während des gesamten Lebenszyklus einer
Organisationseinheit beachtet werden. Sie ergänzt die GLN Regeln, die in den Allgemeinen GS1 Spezifikationen
und den GLN Vergaberegeln definiert sind.
In einfacheren Organisationen werden nur eine oder wenige GLNs angelegt, die meist Kombinationen von
Lokationsarten identifizieren. Das erste Kapitel dieser Empfehlung stellt Informationen für diese
Organisationsformen zur Verfügung.
In komplexeren Organisationen werden meistens mehrere GLNs angelegt, die unterschiedliche Arten von
Lokationen identifizieren. Das zweite Kapitel dieser Empfehlung erläutert einige Anwendungsbeispiele in
komplexeren Abläufen. Das Kapitel zwei ist nach Geschäftsabläufen und Branchen geordnet, die spezifische
Beispiele aus den jeweiligen Bereichen zeigen.
Grundlagen für die Anwendung der GLN
Wer soll die GLN zuweisen?
Organisationen / Unternehmen verwenden GLNs, um ihre rechtlichen/organisatorischen Einheiten zu
identifizieren und damit auf die Stammdaten dieser Einheiten zu verweisen. Ein wichtiger Grundsatz bei GS1
und den GS1 Standards ist, dass diese Schlüssel und damit verbundene Daten am besten direkt an der Quelle,
also bei den Unternehmen, verwaltet werden.
In der Praxis ist es nicht immer einfach festzustellen, welche Organisation die Quelle der Lokation ist. Ist es der
Eigentümer des Gebäudes, das Unternehmen das im Gebäude eingemietet ist, der Lieferant, der Waren zustellt,
oder die Firma, die für die Gebäudereinigung verantwortlich ist?
Allgemeine GS1 Spezifikationen
GLNs dienen dazu, Geschäftsprozesse zu unterstützen und werden verwendet, um
physische Lokationen, juristische Entitäten, funktionale und digitale Einheiten zu
identifizieren. GLNs müssen von jenem Teilnehmer vergeben werden, der die
Lokation in Bezug auf die Umsetzung seiner Geschäftsprozesse definiert hat, der
Betreiber. [GENSPECS, Kapitel 4.6 GLN Vergaberegeln]
Wie erhalten Sie eine GLN?
Ihre lokale GS1 Mitgliedsorganisation (GS1 MO) hilft Ihnen gerne bei der Implementierung von GS1 Standards,
wie der GLN. Sie sollten mit ihrer lokalen MO Kontakt aufnehmen, um die für Sie beste Lösung für die Vergabe
von GLNs zu definieren. Zwei grundsätzliche Methoden stehen zur Verfügung:
Methode 1 –GS1 Basisnummer beantragen
Ihr Unternehmen wird ein Mitglied der GS1 Gemeinschaft und erhält von ihrer GS1 Mitgliedsorganisation eine
GS1 Basisnummer zugewiesen. Diese ermöglicht es ihnen GS1 Identifikationsschlüssel zu bilden und
zuzuweisen, inklusive GLNs. Dieser Ansatz ermöglicht ihrem Unternehmen auch alle weiteren Schlüssel, wie
GTIN und SSCC, zu vergeben.
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Methode 2 – Einzeln vergebene GLNs
Einige MOs bieten eine zweite Option durch die Vergabe einzelner GLNs. Dies ist natürlich gerade für kleine
Unternehmen interessant, die nur eine beschränkte Anzahl an GLNs benötigen und keinen Bedarf an der
Vergabe weiterer GS1 Identifikationsschlüssel, wie GTINs und SSCCs haben.
Kontaktieren sie ihre Mitgliedsorganisation, um mehr Informationen zu den Möglichkeiten einer Nutzung des
GS1 Systems zu erfahren: http://www.gs1.org/contact
Wie wird ihr Unternehmen identifiziert?
Der primäre Nutzen einer GLN ist es, ihr Unternehmen als juristische Entität eindeutig zu identifizieren. Die GLN
kann auch verwendet werden, um ihr Unternehmen in Geschäftstransaktionen, wie beispielsweise Bestellungen,
zu identifizieren und teilt ihrem Handelspartner mit, wo genau der Standort ist, an dem Waren angeliefert
werden können.
GLN Vergaberegeln
1.1 Anwendung einer GLN
Wie wird ihre physische Lokation identifiziert?
Hat ein Unternehmen mehrere Gebäude an unterschiedlichen Standorten, können für jede einzelne Lokation
GLNs vergeben werden. Dies ist vor allem wichtig für Abhol- und Anlieferstationen, z.B. bei
Produktionsbetrieben, Lägern und Verteilzentren, sowie Filialen.
GLN Vergaberegeln
1.1.3 Identifikation einer physischen Lokation
Was passiert, wenn mein Unternehmen an eine neue Adresse zieht?
Wenn ein Unternehmen an eine andere Adresse zieht, muss normalerweise eine neue GLN zugewiesen werden.
Dadurch werden die Handelspartner eindeutig darauf hingewiesen und Fehler können vermieden werden. Lesen
sie dazu Kapitel 4 für Ausnahmen zu dieser Regel.
GLN Vergaberegeln
4.2.1 Änderung der Zugangsadresse zur Lokation
Änderungen von Lokationen die mit einzeln zugewiesenen GLNs identifiziert sind
Im Falle einer Änderung müssen bei einzeln zugewiesenen GLNs die Vergaberegeln beachtet werden.
Zum Beispiel, bezieht sich die einzeln zugewiesene GLN auf eine physische Lokation, und die Adresse ändert
sich, wird eine neue GLN benötigt.
GLN Vergaberegeln
2.2.3 Standortwechsel einer juristischen Entität
4.2.1 Änderung der Zugangsadresse zur Lokation
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Die GLN Erweiterungskomponente
Immer öfter werden detailliertere Informationen von Handelspartnern und Behörden zu Bewegungen von
Produkten oder Weiterverarbeitungsprozessen verlangt. Die GLN Erweiterungskomponente ermöglicht
Unternehmen die Identifikation einzelner Plätze innerhalb eines Gebäudes oder Raumes.
GLN Vergaberegeln
1.2 Nutzung der GLN Erweiterungskomponente
GLN Vergabe
Nutzung der GLN in unterschiedlichen Anwendungsbereichen
Die Global Location Number (GLN) kann für die Identifikation von vier unterschiedlichen Lokationsarten
verwendet werden, wobei jede eine unterschiedliche Logik bei der Zuweisung einer GLN nutzt.
•
Juristische Entitäten GLNs identifizieren in erster Linie das 'Wer' in einer Geschäftstransaktion. Das
bedeutet, dass die GLN des Rechtsträgers dieselbe bleibt, auch wenn die juristische Entität an eine andere
Adresse zieht.
•
Funktionen, wie Rechnungswesen, Liefereingang, Verkauf oder eine Krankenstation, folgen demselben
Ansatz wie juristische Entitäten. Auch diese GLNs identifizieren in erster Linie das 'Wer' in einer
Geschäftstransaktion. Die Änderung der Adresse einer funktionalen Einheit bedeutet somit nicht, dass die
GLN zu ändern ist. Vielmehr muss die GLN in manchen Fällen gleichbleiben, um die Rückverfolgung zu
garantieren.
•
Physische Lokationen werden mit GLNs identifiziert. Die GLN Vergaberegeln basieren auf der
Voraussetzung, dass eine Adressänderung nur durch die Vergabe einer neuen GLN gemanagt werden
kann. Änderungen physischer Lokationen sind schwierig vorstellbar, da beispielsweise bei einem Umzug
eines Verteilzentrums in eine andere Stadt, die alte Lokation sicherlich bestehen bleibt, in welcher Form
auch immer, sei es vom selben Unternehmen oder einer anderen Organisation.
•
Digitale Lokationen, wie IT Systeme und Netzwerkadressen, werden mittels einer GLN im Sinne von
'Wo' identifiziert. Ungleich den physischen Lokationen ist das 'Wo' aber kein physischer Ort, sondern in
einer digitalen /virtuellen Welt zu sehen. Die Vergaberegeln für digitale Lokationen bedingen
hauptsächlich eine eindeutige Unterscheidung zwischen den Systemen, inklusive deren Entwicklungsstand
(Testumgebung versus Echtzeit Produktionsumgebung). Änderungen einer Netzwerkadresse als solche
sind kein Grund die zugewiesene GLN zu ändern.
Die Unterscheidung zwischen den vier Typen wird zum besseren Verständnis der Regeln und des optimalen
Einsatzes bezogen auf die GLN Vergabe angewendet. In der Praxis werden GLNs oftmals an eine Kombination
von zwei oder mehr Typen zugewiesen. Bei der Zuweisung unterschiedlich definierter Lokationstypen an eine
GLN sollte man vorsichtig sein, da es möglichweise Einfluss auf die anderen Typen haben kann, sollte ein Typ
geändert werden.
Beispiele: GLN 8712345678903 wird verwendet um die Rechtsträger (juristische Entität) und das Warenlager
eines Unternehmens zu identifizieren. Das Unternehmen entscheidet sich für den Neubau des Warenlagers in
derselben Straße, aber einige Blocks entfernt und widmet das bestehende um, um das Büro zu erweitern. Das
neue Warenlager benötigt eine neue GLN, da sich die Adresse geändert hat. Wird die kombinierte Nutzung der
GLN weitergeführt muss die GLN des Rechtsträgers ebenso geändert werden. Eine geeignete Lösung könnte
sein, dass die alte GLN bestehen bleibt und zur Identifikation des Unternehmens verwendet wird. Das würde
bedeuten, dass zukünftig zwei GLNs eingesetzt werden und die kombinierte Nutzung einer GLN für
unterschiedliche Typen beendet wird.
GLN Vergaberegeln
1.1 Nutzung der GLN
1.3 Verwendung derselben GLN zur Identifikation unterschiedlicher Lokationsarten
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Änderungsmanagement von GLNs
Aus Sicht eines Unternehmens können drei Typen von Lokationsänderung auftreten:
•
Hinzufügen einer Lokation, inklusive der Teilung einer Lokation.
•
Änderung einer bestehenden Lokation
•
Auflösen (Stilllegung) einer Lokation, inklusive der Zusammenlegung von Lokationen.
Die GLN Vergaberegeln wurden entsprechend strukturiert.
Eine der schwierigsten Anwendungen ist die Änderung einer bestehenden Lokation. Eine grundlegende
Überlegung für die Beibehaltung derselben GLN ist, ob die Lokation aus Sicht des Handelspartners
gleichgeblieben ist. Unternehmen sollten betroffene Handelspartner über solche Änderungen zeitnah
informieren, um neue oder bereits laufende Geschäftstransaktionen nicht zu beeinträchtigen.
GLN Vergaberegeln
Über diese Regeln
Wiederverwendung von Global Location Numbers
Die grundlegende Regel lautet, dass eine GLN mindestens vier Jahre nach Stilllegung/Deaktivierung nicht
verwendet werden darf:
Allgemeine GS1 Spezifikationen
Eine Global Location Number (GLN), die vergeben und obsolet wurde, DARF NICHT vor
Ablauf von 48 Monaten an eine andere Lokation wiedervergeben werden. Eine längere
Zeitspanne kann aufgrund von staatlichen Verordnungen, wie z.B. Rechnungs- oder
Steuergesetze, oder anderen Anforderungen an die Lokation (z.B. Zolllager), notwendig
sein. Die Zeitspanne muss groß genug sein, damit alle Geschäftspartner die Referenzen der
alten GLN aus ihren Datenbanken löschen können.
[GENSPECS, Kapitel 4.6 GLN Vergaberegeln]
Übernahme und Fusionen
Im Falle einer Übernahme oder Fusion können zwei grundsätzliche Szenarien unterschieden werden:
•
GLNs werden an das übernehmende Unternehmen übertragen: In diesem Fall liegt die Verwaltung der
bestehenden GLNs bei dem übernehmenden Unternehmen.
•
GLNs werden nicht an das übernehmende Unternehmen übertragen: In diesem Fall muss das
übernehmende Unternehmen innerhalb eines Jahres allen Lokationen, die weiterhin identifiziert werden
sollen, eine neue GLN zuweisen. Die vorher zugewiesenen GLNs, die nicht übernommen wurden, dürfen
nicht weiterverwendet werden.
Unternehmen haben ihre nationalen GS1 Mitgliedsorganisationen und betroffene Handelspartner von diesen
Änderungen zeitnah zu informieren.
Allgemeine GS1 Spezifikationen
Lesen Sie dazu den vollständigen Text in [GENSPECS 1.5 Übernahme und
Fusionen]
6
Einzelhandelsbeispiele
Lokationen in Einkaufszentren
Ein Unternehmen, das einen Raum, ein Lokal in einem Einkaufzentrum mietet, muss für diese Lokation eine
eigene GLN vergeben, damit diese in den Geschäftstransaktionen eingesetzt werden kann. Das Unternehmen
darf die GLNs des Eigentümers des Einkaufszentrums nicht verwenden, da diese mit anderen Daten hinterlegt
sind und auch auf die falsche juristische Entität verweist.
Allgemeine GS1 Spezifikationen
GLNs müssen von jenem Unternehmen vergeben werden, die die Lokation in ihrer
geschäftlichen Funktion definiert hat. [GENSPECS, Kapitel 4.6 GLN Vergaberegeln]
Lokationen von Franchiseunternehmen
Eine Handelskette kann die physischen Lokationen (Filialen) identifizieren. Besteht die Notwendigkeit, dass der
Franchisenehmer als eigenständige unternehmerische Entität auftritt und auch Waren unabhängig verkauft,
dann muss eine eigene GLN durch den Franchisenehmer zugewiesen werden.
Allgemeine GS1 Spezifikationen
GLNs müssen von dem Unternehmen zugeteilt werden, welches die Lokation
definiert, um ihre Geschäftsprozesse zu unterstützen.
• Nur diejenige Organisation, welche Lizenznehmer einer GLN ist, darf die GLN
in den eigenen Geschäftstransaktionen verwenden. Wenn beispielsweise ein
Franchisenehmer als Käufer in Geschäftstransaktionen mit anderen Parteien
als der Franchisegeber auftritt, muss er eine eigene GLN zuteilen und darf
nicht diejenige des Franchisegebers nutzen.
• Eine Firma darf eine GLN für einen physischen Standort vergeben, auch wenn
sie nicht der Eigentümer oder primäre Nutzer desselben ist. Das kann dann
hilfreich sein, wenn die Lokation für unterschiedliche Zwecke von
unterschiedlichen Unternehmen genutzt wird, wie beispielsweise wenn ein
Ladenlokal auch als Empfangsort für eine mobile Klinik genutzt wird.
[GENSPECS, Kapitel 4.6 GLN Vergaberegeln]
Shop-in-shop Lokationen
Es wird empfohlen, dass Unternehmen, welche einen Shop in einem Shop/einer Filiale betreiben, diesem eine
eigene GLN zuweisen, um diese in Anweisungen für die Lieferanten zu verwenden und auch das
Bestandsmanagement entsprechend durchzuführen.
Shop-in-shop Konzepte treten in verschiedenen Varianten auf:
•
Verkaufsfläche im Besitz des Lieferanten
•
Verkaufsfläche im Besitz der Filiale (z.B. Kaufhaus)
•
Bereiche der Verkaufsfläche bestimmt für spezielle Marketingaktivitäten
•
Schaufenster
•
Abholstationen für Onlinebestellungen
Allgemeine GS1 Spezifikationen
GLNs müssen von dem Unternehmen zugeteilt werden, welches die Lokation
definiert, um ihre Geschäftsprozesse zu unterstützen. [GENSPECS, Kapitel 4.6
GLN Vergaberegeln]
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Adressänderung von Filialen
Eine Filiale ist mehr als eine physische Lokation, sie ist auch eine organisatorische Einheit mit verschiedenen
Eigenschaften, wie dem Handelsformat oder der Marke. Um eine dauerhafte GLN Zuweisung sicherzustellen,
kann es effektiver sein, eine eigene GLN für die Filiale als organisatorische Entität (Funktion) zuzuweisen und
eine weitere für die physische Lokation. Im Falle eines Umzuges der Filiale kann die GLN der funktionalen
Einheit dieselbe bleiben, und bewahrt somit historische Informationen, wie Verkaufsstatistiken.
GLN Vergaberegeln:
4.2.1 Änderung der Zugangsadresse zur Lokation
3.2.3 Änderung der operativen Lokation einer Funktion
Statistiken aus unterschiedlichen Verkaufskanälen (Omni-channel)
Unternehmen führen ihre Online-Shops auf unterschiedliche Art und Weise. Einige Einzelhändler vergeben
eigene GLNs für ihre Online-Shops und verwalten diese als unabhängige Lokationen (z.B. unterschiedliche
Läger, eigene Logistikabwicklung). Andere Einzelhändler wiederum wickeln Online-Bestellungen über den
Warenbestand ihrer stationären Filialen ab.
Das erste Szenario ermöglicht durch die Zuweisung verschiedener GLNs die Unterscheidung der
Absatzstatistiken per Verkaufskanal. Dies ist im zweiten Szenario nicht möglich, da hier auf nur eine GLN
referenziert wird. Im letzteren Fall wird empfohlen, dass der Verkaufskanal als Eigenschaft der
Kommissionierung gehandhabt wird und so die Zuweisung unterschiedlicher GLNs für dieselbe Lokation
vermieden wird.
GLN Vergaberegeln:
1.1.3 Identifikation einer physischen Lokation
4.1.1 Identifikation einer neuen physischen Lokation
Omni-channel – Bestandsmanagement
Verteilzentren, die Bestellungen sowohl für den Online-Handel als auch für physische Filialen ausführen, müssen
möglicherweise aufgrund von unterschiedlichen Steuern durch den Versand in andere Länder separate Bestände
führen.
Muss der Lieferant die Bestellung separat durchführen, beispielsweise, weil sie eigens versandt und etikettiert
werden muss, kann es möglich sein, dass mehrere GLNs zugewiesen werden müssen, obwohl dieselbe
physische Adresse hinterlegt ist.
GLN Vergaberegeln
1.1.3 Identifikation einer physischen Lokation
4.1.1 Identifikation einer neuen physischen Lokation
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Omni-channel – Nebenstandorte
Eine Filiale kann den Warenbestand auf verschiedene Zweitläger/ Nebenstandorte mit unterschiedlichen
Adressen nahe bei der Hauptfiliale/Zentrallager aufgeteilt haben. Beispiele sind Abholstationen oder
Selbstbedienungsschließfächer.
Lokationen mit unterschiedlichen Adressen, die von derselben Filiale verwaltet werden, sollten verschiedene
GLNs zugewiesen bekommen, falls sie in Interaktionen mit Handelspartnern involviert sind. Werden die
Lokationen nur zum Zweck der Bestandsführung verwendet, kann auch die Zuweisung einer GLN Erweiterung
angedacht werden.
Für die Hauptfiliale kann eine einzige GLN zugewiesen werden, damit sie als organisatorische Einheit (Funktion)
identifiziert werden kann.
GLN Vergaberegeln
1.1.2 Identifikation einer Funktion
1.1.3 Identifikation einer physischen Lokation
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Beispiele aus dem Gesundheitswesen
Spitäler – Identifizieren des Wer und Wo
Die physischen Einrichtungen eines Krankenhauses werden häufig verändert. Beispielsweise kann ein
Stationsbett von einem Standort zu einem anderen verlegt werden, um die Reinigung zu ermöglichen, zwei
Räume können zu einem einzigen umfunktioniert werden oder umgekehrt, oder die Funktion eines Raumes
kann sich ändern, indem er vorher Teil der Physiotherapie war und nun zu einem Büro oder einem Warenlager
umfunktioniert wurde. GLNs werden verwendet um einerseits die Historie nachzuvollziehen, was in diesem
Raum stattgefunden hat, beispielsweise in welchem Stationsbett Herr Schmitt gelegen und wo dieses Bett
gestanden ist.
Es wird empfohlen, unterschiedliche GLNs für funktionale Einheiten (wie Röntgenabteilung, oder Stationsbett 10
– Geriatrie) und physische Lokationen (wie ein Bettenstellplatz zur Zwischenaufbewahrung der Stationsbetten
mit den Koordinaten (x,y) auf der Etage A in Gebäude B) zu verwenden. Werden Ereignisse aufgezeichnet, kann
es notwendig sein, sowohl die funktionale Einheit, als auch die physische Lokation anzugeben.
Zum Beispiel wurde ein Patient in Krankenstation 10 – Geriatrie (funktionale Einheit, die festlegt welche
Krankenschwestern in die Behandlung eingebunden sein konnten) und an einem bestimmten Bettenstellplatz
behandelt (physische Lokation auf einer bestimmten Etage mit den Koordinaten x,y, z. B. notwendig für die
Infektionskontrolle).
GLN Vergaberegeln
1.1.2 Identifikation einer Funktion
1.1.3 Identifikation einer physischen Lokation
Mobile Klinik
Mobile Kliniken dienen zur Behandlung von Patienten in unterschiedlichen (wechselnden) physischen
Lokationen. Eine mobile Klinik kann jeden Tag an einem anderen physischen Ort eingesetzt werden.
Es wird empfohlen der mobilen Klinik als juristische Entität oder Funktion eine GLN zuzuweisen. Diese GLN der
mobilen Klinik kann in Bestellprozessen eingesetzt werden und dient zur Identifikation der Klinik bei erbrachten
Leistungen und Behandlungen.
Im Falle der mobilen Klinik ist es nicht möglich, einen Anlieferort mit dieser GLN zu spezifizieren. Empfohlen
wird:
•
Wird Nachschub an eine sehr kurzfristig festgelegte Lokation geliefert, ähnlich einer Abwurfzone, sollte die
Adresse kommuniziert werden und nicht eine GLN.
•
Wird Nachschub an eine gleichbleibende Station geliefert, kann eine GLN zugewiesen werden, um die
Adressen für jede Basisstation darzustellen.
Die GLN der mobilen Klinik ist nicht ausreichend, um den Ort der Behandlung zu identifizieren. Behandlungen
durch mobile Kliniken können an unterschiedlichen Orten stattfinden, sei es zu Hause beim Patienten oder auch
in der mobilen Klinik. In allen Fällen ist es notwendig, zusätzliche Informationen über den exakten Ort an dem
die Behandlung stattfand, aufzuzeichnen.
GLN Vergaberegeln
1.1.1 Identifikation einer juristischen Entität
1.1.2 Identifikation einer Funktion
1.1.3 Identifikation einer physischen Lokation
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Landwirtschaftliche Beispiele
Fischerboote
Ein Fischerboot verarbeitet Produkte, die für den Verkauf an Konsumenten zubereitet sind. Gesetzlich werden
diese Boote als Lebensmittel verarbeitender Betrieb (Food Business Operators – FBO) gesehen. Das ist dasselbe
wie ein Lebensmittel verarbeitendes Unternehmen an Land, das Tierprodukte verarbeitet und daher hygienische
Vorschriften einzuhalten hat, die durch Gesetze, wie der Europäischen Verordnung (EC) No 853/2004, geregelt
sind.
GLNs ermöglichen die eindeutige Identifikation von Fischerbooten zum Zweck der Rückverfolgbarkeit. Durch die
Verwendung von GLNs wird bei einer Änderung der Eigentumsverhältnisse des Bootes eine neue GLN
zugewiesen. Damit können alle nachfolgenden „Transaktionen“ und „Ereignisse“ aufgezeichnet und der neuen
GLN zugeordnet und somit vom vorherigen Besitzer unterschieden werden. Dies ist ein grundlegender
Bestandteil jedes Rückverfolgungssystems – die Fähigkeit alle Lebensmittel verarbeitenden Betriebe
aufzuzeichnen, z.B. die juristische Entität, die für ein Nahrungsmittel verantwortlich ist und nicht nur das Schiff
oder die Fabrik, in der es hergestellt wurde.
GLN Vergaberegeln
1.1.1 Identifikation einer juristischen Entität
Export und Handel mit Obst und Gemüse
Anforderungen zur Sicherheit bedürfen detaillierter Ursprungsangaben. Diese Informationen ermöglichen den
einführenden Ländern die Gültigkeitsprüfung der Pflanzengesundheitszeugnisse, der Zertifikate der Aufzuchtorganisationen (z.B. GLOBALG.A.P. Zertifikat) und die Zertifizierung der Packstationen (z.B. BRC Zertifikat).
Zum Beispiel, das Verhandlungsprotokoll für die Pflanzengesundheitszeugnisse zur Einfuhr von Birnen von
Holland nach China erfordert, dass jede Kiste folgendermaßen ausgezeichnet wird: Produktionsgebiet
(Bundesland, Stadt oder Region), PFPA Registrierungsnummer (Fläche / Parzelle), Packstation und dessen
Registrierungsnummer, Kühlhaus und dessen Registrierungsnummer.
Es wird empfohlen, allen Lokationen GLNs zuzuweisen (Anbaufläche/ Parzelle, Packstation, Kühlhaus) und auch
der verantwortlichen Organisation (juristische Entität). Durch die 1:1 Beziehung der GLN der physischen
Lokation und der GLN der zuständigen juristischen Entität, sind die Verantwortlichkeiten im Falle eines
Qualitätsproblems eindeutig festgelegt.
GLN Vergaberegeln
1.1.1 Identifikation einer juristischen Entität
1.1.3 Identifikation einer physischen Lokation
Blumenauktion
Eine Blumenauktion ist einerseits jene Stelle, die Handel zwischen den Züchtern und Händlern ermöglicht, und
dient andererseits als Verteilzentrum, wo Pflanzen und Blumen ausgestellt, begutachtet, verpackt und
verschickt werden. Unterschiedliche Dienstleister bieten auf dem Auktionsgelände ebenso ihre Dienste an.
Zum Beispiel erhalten alle registrierten Händler, Züchter und weitere, mit den holländischen Blumenauktionen
in Beziehung stehende Unternehmen eine eindeutige Identifikationsnummer durch die Zuweisung von GLNs für
kommerziell tätige und juristische Entitäten. Alle Lade- und Entladestationen auf dem Auktionsgelände sind mit
einer strichcodierten GLN gekennzeichnet. Auch die Standorte der Händler und Gärtnereien in den Niederlanden
sind mit Lokationsnummern in Strichcodes gekennzeichnet.
GLN Vergaberegeln
1.1.1 Identifikation einer juristischen Entität
1.1.3 Identifikation einer physischen Lokation
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Beispiele für die Lieferkette und Logistik
Gemeinsam genutzte Anlieferlokationen
Ein Unternehmen ist in einem anderen Unternehmen angesiedelt (Café in einer Tankstelle) und kann dieselbe
Anlieferstation nutzen. Für beide Unternehmen ist die Identifikation der Anlieferstelle eine Voraussetzung.
Beide Unternehmen weisen eine eigene GLN an diese Lokation zu.
Allgemeine GS1 Spezifikationen
GLNs müssen von jenem Unternehmen vergeben werden, die die Lokation in ihrer
geschäftlichen Funktion definiert hat. [GENSPECS, Kapitel 4.6 GLN Vergaberegeln]
Order2Cash
Um automatisierte Prozesse und automatische Bestellvorgänge zu unterstützen, muss der Hersteller den
Arbeitsablauf kennen. GLNs werden zur Einleitung dieser Arbeitsabläufe eingesetzt, z.B. die GLN des Käufers
und die GLN des Warenempfängers (ship-to) können einen bestimmten Prozess mit dem Hersteller auslösen. Ist
eine unbekannte GLN in dem System vorhanden, muss der Prozess manuell angestoßen werden und wird
dadurch verlangsamt.
Am besten ist daher die zur Auslösung der Arbeitsabläufe notwendigen GLNs in gemeinsamen Vereinbarungen
der teilnehmenden Handelspartner festzulegen. Solche Übereinkommen sollten rechtzeitig aktualisiert werden,
wenn neue GLNs hinzugefügt, bestehende geändert oder wenn Stammdatenänderungen durchgeführt werden,
die Einfluss auf den Order2Cash Prozess haben.
Allgemeine GS1 Spezifikationen
Die GLN SOLLTE durch den Eigentümer der Lokation allen Partnern innerhalb der
Lieferkette kommuniziert werden, bevor eine Transaktion oder Lieferung
durchgeführt wird, sodass alle Systeme darauf vorbereitet werden können.
[GENSPECS, Kapitel 4.6 GLN Vergaberegeln]
GLN wird während des Order2Cash Prozesses geändert
Erfolgt eine Änderung auf halbem Weg eines Order2Cash Prozesses, sollten die beteiligten Partner die am Start
des Prozesses vereinbarten GLNs akzeptieren. Die neue(n) GLN(s) sollten für alle neuen Transaktionen
verwendet werden. Gutschriften, Reklamationen, etc. die auf kürzlich erfolgte Transaktionen verweisen, sollten
als neue Transaktion angesehen werden und dafür die neue(n) GLN(s) angeben und akzeptieren.
Beispiel, wenn eine GLN A während des Order2Cash Prozesses zur GLN B geändert wird. Die nachfolgenden
Situationen können in verschiedenen Schritten des Prozesses auftreten:
•
Die Bestellung ist mit der GLN A (als Rechnungsempfänger) durchgeführt worden, die Waren wurden
versandt und an die GLN A verrechnet. Das Warenlager verweigert die Annahme der Waren, da eine
Lieferung für die neue GLN B erwartet wird.
•
Die Bestellung ist mit der GLN A (als Rechnungsempfänger) durchgeführt worden, die Waren wurden
versandt und am Eingang des Warenlagers übernommen, aber die Rechnung wurde zurückgewiesen. Der
Händler managt den physischen Wareneingang mit der GLN A und den Verrechnungsprozess mit der GLN
B.
•
Der Lieferant muss eine Rechnungskorrektur durchführen: Das kann nur mit Bezug auf die ursprüngliche
GLN (GLN A) gemacht werden.
•
Lieferanten sollen eine separate Rechnungsgutschrift ausfertigen (z.B. für beschädigte Waren). Technisch
ist es für den Lieferanten nicht möglich, die alte (deaktivierte) GLN A zu verwenden, jedoch kann es sein,
dass der Einzelhändler dies vom Lieferanten fordert.
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Entlastungslokationen
Saisonschwankungen können es erforderlich machen, dass Güter an ein Warenlager einer dritten Partei, anstatt
des regulären normalen (eigenen) Warenlagers, gesandt werden. Da diese alternativen Lokationen eine andere
Zugangsadresse haben, müssen sie mit einer weiteren GLN identifiziert werden.
GLN Vergaberegeln
1.1.3 Identifikation einer physischen Lokation
Beispiele für IT Systeme
Interne Schnittstellen
GLNs können zur Identifikation IT Systemen verwendet werden, um interne Schnittstellen anzusprechen. Die
GLN wird in den Anwendungen der Unternehmenssoftware verwendet, um das Routing von
Geschäftsnachrichten zwischen unterschiedlichen Systemen zu konfigurieren.
Die GLN wird kommuniziert, wenn ein neues Major Softwarerelease eingespielt wird, beispielsweise anderer
Softwareanbieter oder grundlegendes Update. GLNs werden nicht geändert, wenn geringfügige Änderungen an
einem bestehenden System gemacht werden. GLN Stammdaten für digitale Lokationen können mit der
elektronischen Adresse und dem Systemnamen verbunden sein.
Beispiel: Ein Unternehmen verwendet GLNs, zugewiesen aus ihrer eigenen Nummernkapazität der GS1
Basisnummer, um IT Systeme, wie Warenwirtschaftssysteme, Bestandsmanagementsysteme, etc. zu
identifizieren.
GLN Vergaberegeln
1.1.4 Identifikation einer digitalen Lokation
5.2.3 Änderung von Hard- Software bei einer digitalen Lokation
5.2.4 Änderung des Systemstatus (von Test zu produktiver
Umgebung/Liveschaltung)
Externe Schnittstellen
GLNs können zur Identifikation von externen IT Systemen eingesetzt werden, um die direkte Kommunikation
zwischen den Teilnehmern zu ermöglichen.
GLNs werden eingesetzt, um die externen Schnittstellen zu unterscheiden: Art der Services (z.B. EDI Gateway,
Service End Point, ...), wie auch den Entwicklungsstatus der Schnittstellen (Entwicklungsphase, Softwaretest,
Live-System).
Beispiel: Ein Unternehmen verwendet GLNs, um Systeme für ihre EDI Kopplungen und Gateways zu
identifizieren. Um zwischen den Phasen der Entwicklung, den Tests und der Liveschaltung zu unterscheiden,
werden unterschiedliche GLNs zugewiesen
GLN Vergaberegeln
1.1.4 Identifikation einer digitalen Lokation
5.2.2 Änderung einer Netzwerkadresse (Abfrage einer GLN)
5.2.4 Änderung des Systemstatus (von Test zu produktiver
Umgebung/Liveschaltung)
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