Beispiel zum Programmablauf vom Angebot zur Rechnung

centre de bureau
die Auftragsbearbeitung für den Kleinbetrieb
Beispiel zum
Programmablauf
vom
Angebot zur Rechnung
Nach Auswahl des Benutzers
und Eingabe des Passwortes
kann über „Enter“ oder durch Mausklick auf den Button „Start“ das Programm
gestartet werden.
Damit Sie in den verschiedenen Eingabemasken für Angebot,
Auftrag, Rechnung und Bestellung die entsprechenden Erfassungen
vornehmen können, ist es notwendig, dass Sie die Kunden bzw.
Lieferanten und die Artikel in den Stammdaten angelegt haben.
Wenn Sie bspw. eine Dienstleistung an Ihren Kunden verkaufen, dann
müssen Sie diese Dienstleistung im Artikelstamm hinterlegen. Als
Lieferanten hinterlegen Sie im Lieferantenstamm Ihr Unternehmen,
welches Sie dann im Artikelstamm bei der Lieferantenzuordnung
angeben.
Wählen Sie im Hauptmenü den Bereich Angebot
und
rufen
Sie
dort
den
Programmpunkt
„Angebote/erstellen / bearbeiten“ auf.
Wählen Sie in dem sich geöffneten Auswahlfenster „Neues Angebot“ aus
und bestätigen Sie Ihre
Auswahl über den Button
„Start“.
Nachfolgend befinden Sie sich in der Erfassungsmaske zu einem
neuen Angebot.
Die Bearbeitung wird im Feld Kundenname fortgesetzt. Welches Eingabefeld
aktiv ist, bzw. direkt in Folge von Ihnen bearbeitet werden sollte, wird durch das
Programm automatisch angesprungen und „blau“ hinterlegt.
Mit einem Doppelklick in das Feld
Kundenname wird die „Kundenauswahlliste“
angezeigt. Wenn Sie die Anfangsbuchstaben
des Kunden eingeben, wird die Auswahlliste
auf diese Zeichenfolge begrenzt. Sollte es
nur eine Übereinstimmung geben, werden
die Kundeninformationen sofort in die Felder
übertragen.
Nach Auswahl des Kunden springt das
Programm in das Artikelerfassungsfeld.
Sie können auch hier eine Zeichenfolge
eingeben,
um
die
Auswahlliste
einzugrenzen.
Bei
nur
einer
Übereinstimmung wird der Artikel sofort in
die Erfassungstabelle übernommen. Sie
können sich die ganze Liste anzeigen
lassen, indem Sie mit der Maus doppelt in
das Feld hineinklicken oder die Entertaste
drücken.
Das nächste aktivierte Feld ist das Feld für die Mengeneingabe.
Vergeben Sie eine entsprechende Menge und bestätigen Sie den Preis, der aus
dem Artikelstamm eingelesen wird.
Natürlich können Sie den Preis, falls es notwendig ist, an dieser Stelle auch ändern.
Alle anderen Werte werden nun durch das Programm automatisch berechnet und in
den entsprechenden Feldern in kumulierter Form angezeigt.
Die Abbildung zeigt die Eingabemaske,
nachdem alle zuvor beschriebenen
Eingaben durchgeführt wurden.
Speichern Sie das Angebot über den Button „Angebot Speichern“.
Das Angebot können Sie über den Button „Drucken“ ausdrucken.
Beenden Sie diesen Programmteil über den Button „Exit“.
Wechseln Sie im Hauptmenü in den Bereich Aufträge und
wählen Sie dort den Programmpunkt „Auftragsbearbeitung“
aus.
In
dem
sich
öffnenden
Auswahlfenster selektieren Sie
die Option „Auftrag auf Basis
vorhandenem Angebot“.
Es wird das Feld zur Auswahl
des Monats und des Jahres
sichtbar.
Da Sie zuvor im aktuellen Monat
erfasst haben, können Sie die
Voreinstellung mit bestätigen des
Buttons „Start“ übernehmen.
In
dem
sich
öffnenden
Auswahlfenster wählen Sie das
Angebot aus, auf dem Ihr Auftrag
basieren soll.
Nach Bestätigen Ihrer Auswahl
entweder mit einem Doppelklick der
Maus auf das Angebot, oder
nachdem das Angebot markiert ist
über den Button „OK“, befinden Sie
sich in der Erfassungsmaske zur
Auftragsbearbeitung.
Hier können Sie, falls dies notwendig ist, entweder Artikel zu Ihrem Auftrag
zufügen oder entfernen, die Menge, Preise oder den Rabatt verändern.
Das Angebot können Sie über den Button „Auftrag speichern“ als Auftrag
speichern.
Drucken Sie den Auftrag über den Button „Drucken“ aus.
Beenden Sie das Programm „Auftrag erstellen / bearbeiten“ über den Button Exit.
Selbstverständlich können Sie hier auch die Adressangabe und die Lieferadresse
ändern.
Falls Sie im Angebot Texte hinterlegt haben, oder Sie einfach nur Texte für diesen
Auftrag erfassen, können Sie dies über den Button „Texte für Auftrag erfassen“ tun.
Für den erfolgreich
ausgeführten Auftrag
wird jetzt noch eine
Rechnung benötigt.
Im Hauptmenü wechseln Sie in den Bereich Rechnung und wählen
dort den Programmpunkt „Rechnung erstellen / bearbeiten“ aus.
In dem folgenden sich öffnenden
Auswahlfenster wählen Sie die
Option „Rechnung auf Basis
vorhandenem Auftrag“.
Es wird die Auswahl für den
Monat und das Jahr sichtbar. Da
Sie im aktuellen Monat erfasst
haben,
können
Sie
die
Voreinstellung über den Button
„Start“ übernehmen.
Wählen
Sie
den
entsprechenden Auftrag
in
dem
geöffneten
Auswahlfenster
über
einen Doppelklick mit der
Maus
aus
oder
bestätigen Sie diesen mit
dem Button „OK“.
Auch hier im Rechnungsbereich können Sie, falls dies notwendig ist, Änderungen an
den ursprünglichen Auftragsdaten vornehmen. Sie können entweder Artikel zu der
Rechnung hinzufügen oder entfernen, die Menge, Preise oder den Rabatt
verändern.
Auch hier können Sie wie in der Angebots- und Auftragserfassung Texte ändern und
erfassen. Die Änderung bzw. Erfassung der Adressdaten des Kunden ist auch hier
möglich.
Wie unten zu sehen ist, ist das Kennzeichen, dass die Rechnung bezahlt wurde,
gesetzt. Die Pflege dieses Kennzeichens ist besonders wichtig, damit Sie später
entsprechende Auswertungen über noch nicht bezahlte Rechnungen erstellen
können. Des weiteren wird dieses Kennzeichen benötigt, um die Prüfung der offenen
Rechnungen (Mahnwesen) durchführen zu können.
Den Auftrag können Sie über den Button „Rechnung speichern“ als Rechnung
speichern.
Drucken Sie die Rechnung über den Button „Drucken“ aus.
Beenden Sie das Programm über den Button „Exit“.
Beispielhafte
Darstellung einiger
Auswertungen
Auswertung über alle bezahlten Rechnungen des ausgewählten Jahres
Auswertung über alle bezahlten Rechnungen des
ausgewählten Jahres im Vergleich zum
entsprechenden Vorjahr
Artikelverkaufsliste sortiert nach Artikelnummer
Ende der Präsentation
von
„centre de bureau“,
der Auftragsbearbeitung für den Kleinbetrieb.
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