Flexible Vergabe

Flexible Vergabe
Kurzanleitung für Einkäufer zur Verwendung der flexiblen
Vergabefunktion in MyGenSource und Agentrics Sourcing
Version 7.1
Agentrics-Kundendienst und Schulung
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INHALT
IHR EREIGNIS SUCHEN ................................................................................................................................2
EREIGNISPAKETE ERSTELLEN (OPTIONAL) .................................................................................................3
EREIGNISSE IN KATEGORIEN EINSTUFEN (OPTIONAL) ...............................................................................4
EIN STANDARDSZENARIO ANZEIGEN ..........................................................................................................5
EIN STANDARDSZENARIO BEARBEITEN .......................................................................................................7
EIN NEUES SZENARIO ERSTELLEN ...............................................................................................................8
DEN ZUSCHLAG FÜR EIN SZENARIO ONLINE ERTEILEN ...............................................................................9
DEN ZUSCHLAG FÜR EIN SZENARIO OFFLINE ERTEILEN ............................................................................10
DEN ZUSCHLAG FÜR EIN SZENARIO MIT ERZWUNGENEN CHARGEN ERTEILEN ..........................................11
LIEFERANTEN BENACHRICHTIGEN .............................................................................................................12
ZUSCHLAG FÜR EIN SZENARIO ZURÜCKZIEHEN.........................................................................................12
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Vergabe – Einkäufer Kurzanleitung
Seite 1
Ihr Ereignis suchen
Um die flexible Vergabefunktion in MyGenSource nutzen zu können, müssen Sie zuerst in Agentrics Sourcing ein RFQ,
ein RFP oder eine Auktion abhalten und schließen. Nachdem das Ereignis geschlossen ist, werden die Gebots- und
Lieferantendaten an MyGenSource gesendet, wo Sie den Zuschlag erteilen können.
Um den Zuschlag zu erteilen, gehen Sie über https://tools.p.agentrics.com/ zur Anwendung MyGenSource. Sie
werden aufgefordert, sich anzumelden.
Um das gewünschte Ereignis zu finden, klicken Sie auf den Link „Ergebnisse und Zuschlag für Ereignis“. Der
Suchbildschirm „Ereignisliste“ wird angezeigt.
Es werden standardmäßig bereits zugeschlagene
Ereignisse angezeigt.
Wenn Sie Ihr Ereignis nicht im Bildschirm „Ereignisliste“ finden, können Sie auf den Link „Erweiterte Suche“
klicken und Ihre eigenen Kriterien eingeben. Geben Sie die gewünschten Suchkriterien ein (z. B. Ereignisname,
Ereignistyp usw.) und klicken Sie auf „Suchen“.
Hinweis: Wenn Sie auch Ereignisse von der Schulungsplattform finden möchten, markieren Sie die Option „Auch
Ereignisse von Schulungsplattform“. Sie haben auch die Möglichkeit, nur Ereignisse aus Ihren Kategorien
anzuzeigen. Dazu wählen Sie die Option „Mit Events aus meinen Warengruppen“.
Bei beiden Suchmethoden werden die Suchergebnisse im Fensterbereich Ereignisliste angezeigt. Um zu einem
Ereignis zu navigieren, klicken Sie auf die Ereigniskennung.
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Vergabe – Einkäufer Kurzanleitung
Seite 2
Ereignispakete erstellen (optional)
Durch das Bündeln von Ereignissen können ähnliche Ereignisse zu einem Ereignis zusammengefasst werden. Dadurch
wird verhindert, dass ähnliche Werte bei der Berichterstattung dupliziert werden.
Wählen Sie die Ereignisse, die Sie zu einem
Paket zusammenfassen möchten, im
Bildschirm „Ereignisliste“ aus.
Klicken Sie auf „Ausgewählte Ereignisse
zu Paket hinzufügen“.
Hinweis: Damit Ereignisse gebündelt
werden können, müssen sie die gleiche
Währung haben.
Sie werden in einem Popup-Fenster
aufgefordert, entweder ein neues Paket zu
erstellen oder Ereignisse zu einem
vorhandenen Paket hinzuzufügen. Nehmen
Sie Ihre Auswahl vor und klicken Sie auf
„Weiter“.
Wählen Sie die Posten aus, die Sie bündeln
möchten. Dazu wählen Sie in der Liste Posten
aus ausgewählten Ereignissen auswählen
die jeweiligen Posten aus und klicken dann auf
„>>“.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf
„Speichern“.
Sie werden aufgefordert, einen Namen für das
Paket einzugeben. Klicken Sie auf „Speichern“,
um das Paket zu speichern.
Das Paket wird mit dem Ereignistyp „Paket“ zur
Ereignisliste hinzugefügt. Falls Sie Änderungen an
einem bereits vorhandenen Paket vornehmen
müssen, können Sie es durch Klicken auf den
Link Ereigniskennung im Bildschirm
„Ereignisliste“ bearbeiten. Der Bildschirm „Paket
verwalten“ wird angezeigt.
Im Bildschirm „Paket verwalten“ klicken Sie in
der Liste Liste aller Posten im Paket auf das
„x“, um ein Ereignis zu entfernen, oder wählen
Sie einzelne Posten in einer der Listen aus, um
sie hinzuzufügen oder zu entfernen. Dazu klicken
Sie auf die Schaltfläche „>>“ oder „<<“.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf
„Speichern“.
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Vergabe – Einkäufer Kurzanleitung
Seite 3
Ereignisse in Kategorien einstufen (optional)
Sie können Ereignisse und Posten in Kategorien einstufen und diese Kategorien ändern, bevor Sie den Zuschlag für
das Ereignis erteilen oder darüber berichten. Suchen Sie Ihr Ereignis im Bildschirm „Ereignisliste“ und klicken Sie auf
den Link „Ereigniskennung“, um den Bildschirm „Ergebnisse eingeben“ anzuzeigen. Klicken Sie auf den Link „In
Kategorien einstufen“, um den Bildschirm „Ereignis und Posten in Kategorien einstufen“ anzuzeigen.
So stufen Sie Ereignisse in Kategorien ein:
Wählen Sie „Ereigniskategorie“.
Wählen Sie die Posten aus, die Sie in Kategorien
einstufen möchten. Dazu klicken Sie in der
Warengruppenstruktur auf die Schaltfläche
Kategorie zuweisen.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf
„Speichern“.
So stufen Sie Posten in Kategorien ein:
Wählen Sie „Postenkategorien“.
Wählen Sie die Posten aus, die Sie in Kategorien
einstufen möchten, in Ihrem Ereignis links aus,
indem Sie darauf klicken. Wählen Sie die
Kategorie, die Sie den ausgewählten Posten
zuweisen möchten, in der Kategoriestruktur
rechts aus und klicken Sie auf die Schaltfläche
„Kategorie zuweisen“.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf
„Speichern“.
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Vergabe – Einkäufer Kurzanleitung
Seite 4
Ein Standardszenario anzeigen
Beim Zugriff auf den Bildschirm „Ereignisse
eingeben“ wird eine Liste der Standardszenarien
angezeigt, die Sie anzeigen bzw. verwenden
können, um den Zuschlag für ein Ereignis zu
erteilen.
Hinweis: Die Szenarien, die Sie verwenden
können, hängen von Ihrem Ereignistyp ab. Die
umgekehrte englische Auktion (Ereignisstyp =
„umgekehrt“) hat beispielsweise andere
Szenarien im Vergleich zur umgekehrten
holländischen Auktion („Ereignistyp“ =
„umgekehrt holländisch“).
MyGenSource berechnet die Gesamteinkaufskosten, die Gesamtersparnis sowie die
Gesamteinkaufskosten umgerechnet und die
Gesamtersparnis umgerechnet für
unterschiedliche Szenarien (bester Lieferant pro
Artikel, Charge und Ereignis). Dabei werden
verschiedene Szenarien verwendet. Das Szenario
„Kein Kauf“ kann verwendet werden, wenn Sie
aufgrund der Ereignisergebnisse nichts kaufen.
Mit diesen Szenarien können Sie eine gute Vorstellung der verschiedenen Kostenoptionen für den Ereigniszuschlag
erhalten.
Sie können den Zuschlag auch offline erteilen und ein Szenario importieren. Näheres siehe im Abschnitt „Den
Zuschlag für ein Szenario offline erteilen”
Um ein Szenario anzuzeigen, klicken Sie auf den Link „Anzeigen/Zuschlag“ neben dem Namen des Szenarios.
Wenn das Szenario angezeigt wird, erscheinen
oben der Name des Szenarios und die
weiterführenden Ergebnisse. Darüber hinaus wird
ein Hinweis angezeigt, in dem erläutert wird, wie
das Szenario berechnet wurde.
Auf Einzelartikelebene können Sie Umrechnungs-,
Preis- und Benchmark-Faktoren anzeigen. Der
Zuschlagslieferant für jeden Artikel wird in
Fettdruck angezeigt. Dabei ist zu beachten, dass
der beste Lieferant auf Chargenebene nicht
unbedingt der beste auf der Artikelebene ist.
Hinweis: Bei gleichen Geboten verschiedener
Lieferanten wird der Lieferant, der den
Zuschlagsgebotspreis zuerst angeboten hat, in
MyGenSource als „bester“ Lieferant betrachtet.
MyGenSource füllt die Zuschlagsmenge und den Preis pro Einheit automatisch aus, oder je nach den
Ereignisergebnissen das letzte gültige Gebot des Lieferanten im Ereignis.
Im Bildschirm „Ereignisse eingeben” haben Sie folgende Optionen:

Passen Sie das Szenario an, indem Sie die Zuschlagsmenge bzw. den Preis pro Einheit mithilfe der
Schaltfläche „Für später speichern“ bearbeiten. Lesen Sie hierzu den Abschnitt „Ein Standardszenario
bearbeiten“.

Kehren Sie mithilfe des Links „Alle Szenarios anzeigen“ zur Szenarienliste zurück oder

Erteilen Sie den Szenarienzuschlag online mithilfe der Schaltfläche „Zuschlag“ oder
offline mithilfe des Links „Importieren/Exportieren“. Lesen Sie hierzu den Abschnitt
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Seite 5
„Den Zuschlag für ein Szenario online erteilen“ oder „Den Zuschlag für ein Szenario offline erteilen“.
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Seite 6
Ein Standardszenario bearbeiten
Während der Anzeige eines Standardszenarios
können Sie Benchmark-Preis, Zuschlagsmenge oder Zuschlagspreis für einen der
Artikel ändern.
Hinweis: Damit die Ersparnis korrekt berechnet
wird, muss der Benchmark-Preis bearbeitet
werden.
Hinweis: Die Spalte Währung zeigt an, welche
Währung die Lieferanten für ihre Gebote für die
Posten verwendet haben.
Als Referenz können die Wechselkurse für RFQ,
RFP, umgekehrte Auktionen und
Vorwärtsauktionen durch Klicken auf das
Taschenrechner-Symbol angezeigt werden.
Die Wechselkurstabelle wird als Popup angezeigt.
Der Hauptwechselkurs ist mit einem grünen
Häkchen gekennzeichnet.
Bearbeiten Sie den Benchmark-Preis, die
Zuschlagsmenge bzw. den Zuschlagspreis
nach Bedarf. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf
„Für später speichern“. Die Szenarioliste wird
wieder angezeigt.
Falls Sie ein Standardszenario geändert haben,
wird das Szenario mit „**“ neben dem Namen
angezeigt. Dies weist darauf hin, dass es sich um
ein geändertes Standardszenario handelt.
Sie können jedes benutzerdefinierte oder
geänderte Szenario jederzeit löschen. Dazu
klicken Sie auf das Symbol „X“ in der Spalte
„Löschen“.
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Seite 7
Ein neues Szenario erstellen
Um ein neues Szenario zu erstellen, klicken Sie
im Bildschirm „Ergebnisse eingeben“ auf den
Link „Eigenes Szenario erstellen“.
Sie können die Szenario-Informationen online
oder offline eingeben.
Um ein Szenario online zu erstellen, geben Sie
die folgenden Zuschlagsinformationen ein:

Zuschlagspreis pro Einheit. Dieser
Einzelpreis sollte normalerweise dem
„Letzten Gebot in Einheiten“ entsprechen,
nicht dem umgerechneten letzten Gebot.

Zuschlagsmenge. Dank der flexiblen
Funktionalität können Sie hier auch eine
Teilmenge vergeben. Sie können die
Zuschlagsmenge in absoluten Zahlen
oder in Prozent (unter Verwendung des
Zeichens „%“) eingeben.
Ihre Ersparnis (ganz rechts im Fenster) wird dann auf Basis des Preises pro Einheit und der Zuschlagsmenge
berechnet, und zwar im Vergleich zur errechneten Größe Benchmark-Preis x Zuschlagsmenge. Als Benchmark-Preis
wird normalerweise der frühere Preis eingesetzt, den Sie in Ihr Sourcing-Ereignis eingegeben haben. Wenn Sie keinen
früheren Preis eingegeben haben, können Sie den Benchmark-Preis hier anpassen, um Ihre Ersparnis zu errechnen.
Sie können in Ihr Szenario aus den Optionen im Dropdown-Menü „Ich möchte dieses Szenario bestücken mit“
auch den niedrigsten Preis pro Posten oder die Preise eines bestimmten Lieferanten übernehmen.
Wenn Sie alle Szenariokriterien eingegeben haben, klicken Sie auf „Für später speichern“. Die Liste der Szenarien
wird angezeigt. Sie enthält nun Ihr neues Szenario.
Um ein Szenario offline zu erstellen, klicken Sie auf den Link „Exportieren“. Der Bildschirm „Szenario exportieren“
wird angezeigt. Siehe hierzu den Abschnitt „Den Zuschlag für ein Szenario offline erteilen“.
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Seite 8
Den Zuschlag für ein Szenario online erteilen
Um den Zuschlag für ein Ereignis zu erteilen, müssen Sie zunächst die Details des Szenarios überprüfen. Nachdem Sie
die Details überprüft haben, haben Sie mehrere Möglichkeiten, um den Zuschlag für das Szenario zu erteilen:

Wenn Sie die Szenarienliste anzeigen, klicken Sie auf den Link „Anzeigen/Zuschlag“ neben dem Namen des
Szenarios und dann auf „Zuschlag“.

Wenn Sie ein einzelnes Szenario anzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Zuschlag“.
Klicken Sie im Bildschirm „Ergebnisse
eingeben“ auf „Zuschlagsentscheidung
bestätigen“, um den Zuschlag für das Ereignis
zu erteilen.
Der Status des Ereignisses, für das Sie soeben
einen Zuschlag erteilt haben, ändert sich in
„Vollständiger Zuschlag“ (wenn für alle
Chargen ein Zuschlag erteilt wurde) oder
„Teilweiser Zuschlag“ (wenn noch Chargen
ohne Zuschlag vorhanden sind).
Der Bildschirm „Zuschlagsübersicht“ wird
angezeigt. Darin wird bestätigt, wofür Sie den
Zuschlag erteilt haben, indem Artikel, Preis,
Mengen und Ersparnis aufgeführt werden.
Sie können Dokumente an die
Zuschlagsbenachrichtigung anhängen (z. B. einen
Vertrag oder eine Offline-Zuschlagsberechnung).
Um ein Dokument anzuhängen, klicken Sie auf
die Schaltfläche „Durchsuchen“, um das
Dokument auf Ihrem PC zu suchen. Klicken Sie
auf „Anhängen“, um die Datei anzuhängen.
Geben Sie die „Anmerkungen zum Zuschlag“
unten im Bildschirm ein. Diese Anmerkungen
dienen nur internen Zwecken und sind für die
Lieferanten nicht sichtbar.
Klicken Sie auf „Anmerkungen zum Zuschlag
speichern“.
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Seite 9
Den Zuschlag für ein Szenario offline erteilen
Klicken Sie im Bildschirm „Ereignisse eingeben”
auf den Link „Exportieren“. Sie werden
aufgefordert, das Szenario zu öffnen oder im
Excel-Format zu speichern.
Speichern Sie das Excel-Arbeitsblatt auf Ihrem PC. Öffnen Sie die Datei, und geben Sie Ihre Zuschlagsinformationen ein.
Wenn Sie Ihre Offline-Zuschlagsvorlage bereits im Bildschirm „Zuschlag“ heruntergeladen und ausgefüllt haben, können
Sie den Schritt „Falls Sie die Offline-Zuschlagsvorlage nicht ausgefüllt haben“ zum Anhängen der Datei
überspringen.
Falls nicht, laden Sie die gewünschte Vorlage herunter und speichern Sie sie, indem Sie auf einen der Vorlagennamen
klicken, oder klicken Sie auf den Link „Selbst erstellen“.
Hinweis: Die meisten Vorlagen-Links sind nur dann verfügbar, wenn sich das Ereignis noch im Status „Entwurf“
befindet. Der Link „Benutzerdefiniertes Szenario“ ist nur dann verfügbar, wenn das Ereignis den Status „Teilweise“ oder
„Zuschlag erteilt“ hat.
Wenn Sie bereit sind, das Szenario in
MyGenSource zu importieren, klicken Sie auf den
Link „Szenario importieren“. Der Bildschirm
„Szenario importieren“ wird angezeigt.
Füllen Sie die Vorlage offline aus, und speichern Sie sie. Laden Sie schließlich Ihre Zuschlagsinformationen hoch,
indem Sie sie mithilfe der Schaltfläche„Durchsuchen“ aufsuchen und auf „Weiterleiten“ klicken
Hinweis: Wenn Sie den Zuschlag für ein Standardszenario offline erteilen, muss vor dem Hochladen/Weiterleiten die
Option „Ist neues Szenario“ ausgewählt sein. Sie werden aufgefordert, das Szenario umzubenennen.
Hinweis: Wenn sich in der hochgeladenen Vorlage Fehler finden, werden Sie davon per Fehlermeldung
benachrichtigt.
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Seite 10
Den Zuschlag für ein Szenario mit erzwungenen Chargen erteilen
Erzwungene Chargen enthalten Gebote von
Lieferanten für mehrere Posten, die zur
Chargensumme summiert werden.
Erzwungene Chargen erfordern, dass Lieferanten
ein Gebot für alle Posten in der Charge abgeben.
Um den Zuschlag für eine Charge zu erteilen,
wählen Sie einfach den Lieferanten aus. Die
restlichen Lieferanten werden unterhalb der
erweiterten Postenliste entfernt.
Sie können einen Lieferanten auswählen, um ihm
den Zuschlag für die gesamte Charge zu erteilen
und Preis/Menge je nach Bedarf zu bearbeiten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zuschlag“.
Klicken Sie im Bildschirm „Ergebnisse
eingeben“ auf „Zuschlagsentscheidung
bestätigen“.
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Seite 11
Lieferanten benachrichtigen
Um die Lieferanten über Ihren Zuschlag zu
benachrichtigen, klicken Sie im Bildschirm
„Zuschlagsübersicht“ oder in der Liste der
Szenarios auf den Link „Lieferanten
benachrichtigen“.
Hinweis: Ob diese Funktion verfügbar ist,
definiert Ihr Firmenadministrator. Wird der Link
„Lieferanten benachrichtigen“ nicht angezeigt,
wurde diese Funktion für Benutzer in Ihrem
Unternehmen deaktiviert.
Der Bildschirm „Benachrichtigen“ enthält eine
Liste aller Lieferanten und aller Artikel, für die
von Ihnen ein Zuschlag an diesen Lieferanten
erteilt wurde.
Wählen Sie die Lieferanten aus, die eine
Benachrichtigung erhalten sollen. Dazu wählen
Sie „Alle“, „Zuschlag“ oder „Keine” aus. Sie
können auch an alle Hosts und Co-Hosts des
Ereignisses eine E-Mail senden, wenn Sie die
Option „Hosts und Co-Hosts benachrichtigen“
wählen. Die E-Mail enthält alle Zuschlagsdetails
und als Anhang die Zuschlagübersicht.
Klicken Sie auf „Lieferanten benachrichtigen“.
In einem Popup-Fenster können Sie nun den
Benachrichtigungstext eingeben.
Oben im Bildschirm erscheint eine
Standardnachricht in der bevorzugten Sprache
des Lieferanten. Diese kann nicht geändert
werden.
Sie können darunter jedoch noch „Weitere
Kommentare“ oder Anhänge hinzufügen.
Hinweis: Die Sprache, in der Sie die
Kommentare eingeben, wird unverändert in die
E-Mail übernommen und nicht in die bevorzugte
Sprache des Lieferanten übersetzt.
Klicken Sie auf „Benachrichtigung“, um die
Benachrichtigung an alle ausgewählten
Lieferanten zu senden. Die Benachrichtigung wird
versendet.
Zuschlag für ein Szenario zurückziehen
Hinweis: Diese Funktion kann nur von einem Firmenadministrator ausgeführt werden.
Jedes Szenario mit vollständigem oder teilweisem Zuschlag kann zurückgezogen werden.
Um den bereits erteilten Zuschlag für ein Szenario zurückzuziehen, klicken Sie auf den Link „Zuschlagsübersicht“,
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sobald Sie Ihr Ereignis gefunden haben.
Sie können alle historischen Informationen über
Zuschläge, die bisher zurückgezogen wurden,
anzeigen. Dazu klicken Sie auf den Link
„Widerrufsverlauf”.
Wählen Sie die Artikel aus, für die Sie den
Zuschlag zurückziehen möchten, und klicken Sie
auf „Widerrufen“. Es wird eine Meldung
angezeigt, in der Sie aufgefordert werden, das
Widerrufen des Zuschlags zu bestätigen. Klicken
Sie auf „OK“.
Der Status für die betreffende Charge ändert sich
in „Kein Zuschlag“. Der Ereignisstatus ändert
sich in „Entwurf“ (wenn alle Chargen den Status
„Kein Zuschlag“ haben) oder „Teilweiser
Zuschlag“ (wenn Chargen mit und Chargen ohne
Zuschlag vorhanden sind).
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