Vom Bedarf zur Anfrage
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2.13 Teilprozess 1: Vom Bedarf zur Anfrage Gestaltung von Geschäftsprozessen Ereignisgesteuerte Prozessketten Vom Bedarf zur Anfrage In einem Handelsunternehmen gliedert sich der Geschäftsprozess Beschaffung von Handelswaren in folgende Teilprozesse: Teilprozess 1 2 3 4 Bezeichnung Vom Bedarf zur Anfrage Organisationssicht Feinstruktur Unterschreitet der aktuelle Lagerbestand einer Ware den Meldebestand, dann wird die Differenz als Fehlmenge festgestellt. Bei der Festlegung der endgültigen Bedarfsmenge sind beispielsweise zu prüfen: Vom Lieferer angebotene Verpackungseinheit, große Bestellmengen erhöhen die Lagerkosten und verringern die Beschaffungskosten und umgekehrt, der finanzielle Spielraum und die Größe des Lagers. Eine ständige Überprüfung der Bezugsquellen im Rahmen des Beschaffungsmarketings sichert die Unabhängigkeit von einzelnen Lieferern. An jene Lieferanten, die in Frage kommen, wird eine Anfrage geschickt. Informations5 sicht Lieferer Bedarfsmenge feststellen und Bezugsquellen ermitteln Einkauf Lieferer Die eingegangenen Angebote werden mit Hilfe eines Kalkulationsprogramms verglichen. In der Regel erhält der günstigste Lieferer den Zuschlag. Bei ihm wird daher bestellt. Ware annehmen und prüfen Ist die Ware eingetroffen, wird geprüft, ob sie der bestellten Ware entspricht und ob die vorgegebenen Qualitätsanforderungen eingehalten wurden. Ist dies nicht der Fall, dann wird der Mangel gerügt. Andernfalls wird die Ware eingelagert und in der Tabelle Teile der Bestand fortgeschrieben. Anfrage erstellen und versenden Einkauf Feststellung der Bedarfsmenge Neue Bezugsquellen Ermittlung der Bezugsquellen 10 Teile Bedarfsmenge festgestellt und Bezugsquelle ermittelt Neue Bezugsquellen 15 20 Teile 25 Anfrage Anfrage erstellt und versandt Die eingetroffene Liefererrechnung wird mit dem Lieferschein verglichen. Werden hierbei Fehler entdeckt, wird beim Lieferer reklamiert. Ist sie in Ordnung, kann die Rechnung gebucht und zur Zahlung angewiesen werden. 30 1 Quelle: Speth u.a.: Betriebswirtschaftliche Geschäftsprozesse, S. 63 1 Funktionssicht Fehlmenge festgestellt Angebote vergleichen und bestellen Rechnung prüfen und bezahlen Ereignissicht Erstellen Sie zu den verschiedenen Teilprozessen des Geschäftsprozesses Beschaffung von Handelswaren ereignisgesteuerte Prozessketten! Beschaffung von Handelswaren Teilprozesse Vom Bedarf zur Anfrage Helmut Preis Angebote vergleichen und bestellen Ware annehmen und prüfen Arbeitsblätter Ökonomie Rechnung prüfen und bezahlen 53 Helmut Preis Arbeitsblätter Ökonomie 54 Teilprozess 2: Angebote vergleichen und bestellen Teilprozess 3: Ware annehmen und prüfen Ware annehmen und prüfen Ereignissicht Funktionssicht Organisationssicht Informationssicht Ereignissicht 1 2 Anfrage erstellt und versandt Bestellung geschrieben und versandt Angebote eingetroffen Einkauf V Organisationssicht Angebote Angebote vergleichen und entscheiden Kalkulationsprogramm (Excel) Ware eingetroffen Angebot Warenannahme Angebotsvergleich Funktionssicht Informationssicht V Angebote vergleichen und bestellen Bestellung Ware prüfen Lieferschein Prüfungspflicht Qualitätsvorschriften XOR Angebote verglichen und entschieden Bestellung schreiben und versenden Einkauf Lieferer Ware ist nicht i. O. Ware ist i. O. Angebote Mängelrüge Bestellung Ware einlagern und Bestand fortschreiben Warenannahme Bestellung geschrieben und versandt Mängelrüge schreiben Teile Bestellung Ware ist beschafft 2 3 Helmut Preis Arbeitsblätter Ökonomie 55 Helmut Preis Arbeitsblätter Ökonomie 56 Teilprozess 4: Rechnung prüfen und bezahlen Rechnung prüfen und bezahlen Organisationssicht Ereignissicht Funktionssicht Informationssicht 3 Ware ist beschafft Kreditorenbuchhaltung V Rechnung eingetroffen Rechnung Rechnung prüfen Lieferschein Prüfungspflicht XOR Rechnung i. O. Rechnung nicht i. O. Rechnung reklamieren Rechnung Grundzüge der Buchführung Rechnung buchen und Zahlung anweisen Kreditorenbuchhaltung Kreditorenkonto Aufgaben der Buchführung Eingangsrechnung buchen Zahlungsanweisung Geschäftsprozess beendet Helmut Preis Arbeitsblätter Ökonomie 57
