Parameter in Korrespondenzen.
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Persis User-Tipp: High-Level Human Resource Software Parameter in Korrespondenzen. E-Mails und Briefe noch flexibler nutzen. Möchten Sie in Korrespondenzen Informationen nutzen, die bisher nicht in Persis vorkommen? Z.B. ein Datum einfügen, bis zu dem ein Bewerber den Vertrag zurücksenden soll? Möchten Sie von Fall zu Fall entscheiden, ob ein Absatz gedruckt wird oder nicht? Dann schauen Sie sich die Eingabeaufforderung bei Korrespondenzen an! Oft haben wir von Kunden gehört, dass die Korrespondenz doch nicht ganz druckreif von Persis erstellt wurde; entweder musste ein Absatz ergänzt werden oder ein Datum gedruckt werden, das nicht über die Datenbank ermittelt werden konnte, oder der Benutzer musste aus anderen Gründen eine Information in der Korrespondenz nachtragen. Damit die versendete Korrespondenz dann aber auch genauso aussieht wie die, die Persis erstellt und gespeichert hat, war zusätzlicher Aufwand seitens des Benutzers nötig. Persis unterstützt hier, weil bei Korrespondenzen die Eingabe zusätzlicher Informationen möglich ist. Diese Information kann in der Korrespondenz direkt gedruckt oder ausgewertet werden. So können Sie z.B. beim Ausführen der Korrespondenz entscheiden, ob die Anfahrtsbeschreibung mitgeschickt wird oder nicht. Abbildung 1: Versendete E-Mail Wir zeigen Ihnen, wie’s funktioniert, anhand eines einfachen Beispiels: Das Datum für die Rücksendung des Vertrags soll manuell hinzugefügt werden können. Seite 1/6 www.persis.de Schritt 1: Korrespondenzvorlage auswählen Über das Menü Administration -> Verwaltung -> Stammtabellen suchen Sie nach „Korrespondenzen“. In dieser Stammtabelle suchen Sie die Korrespondenz aus, für die Sie die Eingabeaufforderung (= Parameter) festlegen möchten. Dort klicken Sie auf den Link, mit dem Sie die Daten für diese Korrespondenz bearbeiten können. Abbildung 2: Ansicht der Korrespondenz in der Stammtabelle Schritt 2: Einen neuen Parameter erstellen Zuerst klicken Sie auf den Link „Eingabeaufforderung für Korrespondenzen festlegen“. Abbildung 3: Daten zur Korrespondenzvorlage Seite 2/6 www.persis.de Nun können Sie entweder bestehende Parameter anpassen oder neue hinzufügen: Abbildung 4: Übersicht über Parameter zur Korrespondenzvorlage Jetzt können Sie den neuen Parameter anlegen. Im Beispiel legen wir ein Datumsfeld als Pflichtfeld an. Reihenfolge ist das Sortierkriterium, falls mehrere Parameter vorhanden sind. Die Bezeichnung wird später bei Ausführung der Korrespondenz angezeigt. Der Parametername ist die interne Bezeichnung. Im Feld Spaltentyp müssen Sie festlegen, was für eine Eingabe Sie erwarten – Datum, Zahl, Text oder Uhrzeit? Das ist wichtig, weil Persis bei der Eingabe der Daten prüft, ob die Benutzereingabe das korrekte Format hat. Eine Eingabe „1. Jan 2012“ würde in einem Datumsfeld nicht akzeptiert, das Format erwartet „01.01.2012“. Außerdem hat der Benutzer bei Datumsfeldern ein Kalender-Übernahmefeld zur Verfügung. Im Feld Vorbelegung können Sie festlegen, welchen Wert Persis standardmäßig in das Feld einträgt. Hier wird eine Persis Funktion aufgerufen, die auf das aktuelle Datum 14 Tage addiert. Der Benutzer kann bei Ausführen der Korrespondenz den Vorbelegungs-Wert natürlich ändern. Das Feld Anzeigetyp definiert, ob der Parameter als Textfeld (= Eingabe von Zeichen), als Auswahlbox (= Feld zum Anhaken, Checkbox) oder Auswahlliste (= Liste mit mehreren Werten zur Auswahl, Combobox) zur Verfügung steht. Wenn die Checkbox Pflichtfeld angehakt ist, muss der Benutzer bei Ausführen der Korrespondenz einen gültigen Wert in das Eingabefeld eingeben bzw. auswählen, sonst kann er die Korrespondenz nicht erstellen. Ist der Parameter kein Pflichtfeld, kann das Eingabefeld/die Auswahlliste leer bleiben. Abbildung 5: Neuen Parameter anlegen Seite 3/6 www.persis.de Schritt 3: Parameter in die Daten übernehmen Wie kommt der Parameter-Wert in die E-Mail oder den Brief? Dazu legen Sie in den Daten zur Korrespondenzvorlage einen neuen „select“ an: Abbildung 6: Daten zur Korrespondenzvorlage Auf der aktuellen Seite definieren Sie, wie nachher der Platzhalter in Brief oder E-Mail aussieht und wie er gefüllt wird. Im Feld Bezeichnung pflegen Sie den ersten Teil des Platzhalters, z.B. selPARAM. Das Feld Anweisung muss einen korrekten SQL-Befehl enthalten, dessen Ergebnis dann in der Korrespondenz aufgerufen wird. Hier stehen alle Möglichkeiten zur Verfügung, die SQL und Persis bieten; aus Platzgründen können wir an dieser Stelle nicht näher darauf eingehen, aber Ihr Persis Berater kann Ihnen weiterhelfen. Abbildung 7: Einen neuen „select“ hinzufügen Seite 4/6 www.persis.de Schritt 4: Platzhalter in Brief oder E-Mail übernehmen Der Platzhalter <<selPARAM.RUECK_DATUM>> kann jetzt in Ihre Korrespondenzvorlage, also in den E-MailText oder die rtf-Briefvorlage, übernommen werden. In unserem Beispiel übernehmen wir den Platzhalter in die E-Mail-Vorlage. Abbildung 8: Einbau des Platzhalters in die E-Mail-Vorlage Schritt 5: Test des neuen Parameters Funktioniert der Parameter? Das zeigt sich in diesem Beispiel, wenn Sie eine Korrespondenz an einen Bewerber erstellen möchten. Wie Abbildung 9 zeigt, funktionieren Anzeige und Vorbelegung. Abbildung 9 a): Anzeige des Parameters Seite 5/6 www.persis.de Abbildung 9 b): Anzeige des Parameters Nach Klick auf Fertigstellen wird die Mail wie gewünscht versendet, auf Wunsch können Sie vorher auch die Vorschau prüfen. Abbildung 1: Versendete E-Mail Informationen zu Parametern/Eingabeaufforderungen in Korrespondenzen: - Verwendbar in jedem Persis Modul, das Korrespondenzen hat: Bewerbermanagement, Personalmanager, Weiterbildung, Ausbildungsmanager, Ideenmanagement. - Nähere Informationen und weiteres Beispiel: Persis Benutzerhandbuch Grundlagen, S. 93ff., erhältlich über das Handbuch-Verzeichnis auf www.persis.de oder bei Ihrem Persis Berater. Seite 6/6 www.persis.de
