4Konfigurieren von GFI Archiver
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Administratorhandbuch Erfahren Sie, wie Sie GFI Archiver entsprechend Ihrer Umgebung und Ihren Anforderungen konfigurieren. Die Informationen in diesem Dokument dienen ausschließlich Informationszwecken und werden in der vorliegenden Form ohne (ausdrückliche oder stillschweigende) Gewährleistung jeglicher Art bereitgestellt, insbesondere ohne Gewährleistung der Marktgängigkeit, der Eignung für einen bestimmten Zweck oder der Nichtverletzung von Rechten. GFI Software übernimmt keine Gewährleistung und haftet in keinem Fall für Verluste oder Schäden jeder Art einschließlich Folgeschäden oder zufällige Schäden, die in Zusammenhang mit der Ausstattung, Leistung oder Nutzung dieses Dokuments entstehen. Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Trotz sorgfältiger Überprüfung der Inhalte übernimmt GFI Software keine Garantie für die Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität und Eignung der Daten in diesem Dokument. Des Weiteren ist GFI Software nicht für Druckfehler, veraltete Informationen und Fehler verantwortlich. GFI Software behält sich das Recht vor, seine Produkte, Software oder Dokumentation ohne vorherige Ankündigung zu überarbeiten oder zu aktualisieren. Sie übernehmen die volle Verantwortung für die Nutzung und Anwendung jeglicher Produkte und Dienstleistungen von GFI Software. Ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung von GFI Software darf kein Teil dieser Dokumentation in irgendeiner Form oder mit irgendwelchen Mitteln vervielfältigt werden. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Ihnen in diesem Dokument Sachfehler auffallen. Wir werden Ihre Hinweise sobald wie möglich berücksichtigen. GFI und GFI Archiver sind Marken oder eingetragene Marken von GFI Software und seinen Tochterunternehmen in den USA und anderen Ländern. Alle anderen hier erwähnten Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. GFI Archiver unterliegt dem urheberrechtlichen Schutz von GFI Software Ltd. - 1999-2016 GFI Software Ltd. Alle Rechte vorbehalten. Dokumentenversion: 2.3.1 Zuletzt aktualisiert (Monat/Tag/Jahr): 09/26/2016 Inhaltsverzeichnis 1 Informationen zu GFI Archiver 1.1 Funktionsweise von GFI Archiver 1.2 Integration in GFI FaxMaker 1.3 Lizenzierung von GFI MailArchiver 1.4 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften 1.5 Begriffe und Konventionen dieses Handbuchs 2 Installieren von GFI Archiver 2.1 Vor der Installation 2.2 Systemanforderungen 2.2.1 Softwareanforderungen 2.2.2 Hardwareanforderungen 2.2.3 Vom GFI Archiver-Server ausgehende Verbindungen 2.2.4 Ausschließen von Ordnern von der Virenüberprüfung 2.2.5 Datenbankeinstellungen 2.2.6 ASP.NET®-Einstellungen 2.2.7 Registrieren von ASP.NET mit IIS unter Microsoft Windows Server 2008 R2 oder höher 2.2.8 Registrieren von ASP.NET mit IIS unter Microsoft Windows Server 2012 2.2.9 Installation/Aktivierung von .Net 3.5 SP1 auf Windows Server 2008 R2 2.3 Installationsvarianten für GFI Archiver 2.4 Einrichten eines Journalingpostfachs auf einem E-Mail-Server 2.5 Integration mit Microsoft Office 365 2.6 Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank 2.6.1 Auswählen des Datenbanktyps 2.6.2 Verwenden der GFI Archiver-Datenbank 2.6.3 Verwenden von SQL Server® Express 2.6.4 Verwenden von Microsoft® SQL Server 2.7 Installieren von GFI Archiver 2.8 Nachinstallationsassistent 2.8.1 Lizenzkonfiguration 2.8.2 Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen über den Nachinstallationsassistenten 2.8.3 Konfigurieren der Archivierungsmethode 2.9 Testen der Einrichtung 2.10 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange 2.11 Upgrade auf die neueste Version 3 Verwenden von GFI Archiver 3.1 Verwenden der Startseite 3.1.1 Statusübersicht 3.1.2 Server 3.1.3 Archivspeicher 3.1.4 E-Mail-Fluss 3.1.5 Ereignisanzeige 3.2 Anmelden bei GFI Archiver 3.3 Durchsuchen archivierter Elemente 3.4 Arbeiten mit archivierten Elementen 6 6 8 8 8 9 10 10 11 11 13 13 14 15 15 15 16 16 17 18 18 18 19 19 20 21 22 24 24 24 31 35 36 37 39 39 41 41 42 42 43 43 43 45 3.5 Suchen nach archivierten Elementen 3.5.1 Verwenden der einfachen Suche 3.5.2 Verwenden der erweiterten Suche 3.5.3 E-Mail-Suche mithilfe von Smartphones 3.6 Zugreifen auf mehrere Postfächer 3.7 Ändern der Benutzereinstellungen 3.8 Client-Tools 3.9 Outlook Connector 3.9.1 Funktionsweise von GFI Archiver Outlook® Connector 3.9.2 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte „Outlook® Connector“ 3.10 Archive Assistant 3.10.1 Funktionsweise von Archive Assistant 3.10.2 Aktivieren und Deaktivieren der manuellen Archivierung 3.10.3 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte Archive Assistant 3.11 File Archive Assistant 3.11.1 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte „File Archive Assistant“ 3.11.2 Herunterladen des File Archive Assistant-MSI-Pakets 3.11.3 Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen für die Dateiarchivierung 3.12 GFI MailInsights® 3.12.1 Anforderungen für GFI MailInsights® 3.12.2 Erstellen von MailInsights-Berichten 3.12.3 Planen von MailInsights-Berichten 3.12.4 Kommunikationsfluss 3.12.5 WebMail-Nutzung 3.12.6 E-Mail-Reaktionsverhalten 3.12.7 Speichernutzung 3.12.8 Inaktive Konten 3.12.9 Unangemessene Wörter 3.12.10 Interne Spammer 3.12.11 Außerhalb der Geschäftszeiten 3.12.12 Datenleckerkennung 3.12.13 Stellensuche 3.12.14 Ausdrucksuche 3.12.15 Bericht über den Benutzerdatenverkehr 3.12.16 Bericht mit E-Mail-Themen 3.12.17 Bericht mit E-Mail-Leistungskennzahlen 3.12.18 Bericht „Große E-Mails“ 4 Konfigurieren von GFI Archiver 4.1 Archivquellen 4.1.1 Verwalten der zu archivierenden Mailserver 4.1.2 Konfigurieren von Archivierungsregeln 4.1.3 Konfigurieren von Archiveinschränkungen 4.1.4 Verwalten des Archivierungsbereichs 4.1.5 Konfigurieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage 4.1.6 Importieren von E-Mails und Kalenderelementen mithilfe des GFI Archiver-Archi vierungsassistenten 4.1.7 Konfigurieren der Standardeinstellungen für File Archive Assistant 4.2 Archivierungsvorgänge 4.2.1 Verwalten von Archivspeichern 48 48 51 52 54 55 56 56 57 57 58 58 59 60 61 61 61 62 62 63 63 64 65 66 67 68 70 71 72 73 76 77 79 81 83 84 86 88 89 90 95 98 103 103 110 115 118 118 4.2.2 Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen 4.2.3 Zugriffskontrolle 4.2.4 Konfigurieren des IMAP-Servers 4.3 Richtlinien 4.3.1 Aufbewahrungsrichtlinien 4.3.2 Konfigurieren der Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe 4.3.3 Klassifizierungsregeln 4.3.4 Konfigurieren der Überwachung 4.3.5 Konfigurieren der Löschung von archivierten Elementen 4.4 Allgemeine Einstellungen 4.4.1 Anzeigen und Bearbeiten von Lizenzschlüsseln 4.4.2 Ändern der Allgemeinen Einstellungen 4.4.3 Ändern der Einstellungen für die Versionsprüfung 4.4.4 Registerkarte „Faxarchivierungssuche“ konfigurieren 4.4.5 Konfigurieren der Benachrichtigung zum Archivierungsstatus 4.4.6 Konfigurieren von GFI Directory Service 4.5 Administrator-Tools 4.5.1 Verwenden des Import- und Export-Tools 4.5.2 Wiederherstellen von Postfächern 4.5.3 Verwenden von GFI Archiver DB Split Tool 4.5.4 Verwenden des Tools „SQL-Rohdaten exportieren“ 4.5.5 Verwenden des Portänderungs-Tools 4.5.6 Verwenden des GFI Archiver Authentication Tool 4.6 Deinstallationsinformationen 5 Fehlerbehebung und Support 5.1 Einführung 5.2 GFI Knowledge Base 5.3 Webforum 5.4 Technischen Support anfragen 5.5 Dokumentation 5.6 Probleme bei der Installation 5.7 Allgemeine Probleme 5.8 Probleme beim Importieren und Exportieren 5.9 Probleme mit Outlook® Connector 5.10 Archive Assistant Probleme 5.11 Probleme mit File Archive Assistant 139 147 148 151 152 158 160 162 166 168 168 168 170 171 171 172 172 172 194 196 197 199 200 200 202 202 202 202 202 202 203 205 210 212 214 215 6 Glossar 216 7 Index 221 1 Informationen zu GFI Archiver GFI Archiver ist eine E-Mail-Archivierungslösung, mit der Sie alle internen und externen E-Mails in einem zentralen Archivspeicher archivieren können. Dank der webbasierten Konfiguration von GFI Archiver können Sie die E-MailArchivspeicher komfortabel verwalten. Darüber hinaus können Sie anderen Benutzern die Möglichkeit einräumen, archivierte E-Mails über die webbasierte Oberfläche zu durchsuchen und abzurufen. GFI Archiver stellt außerdem Funktionen zur Integration in Microsoft Outlook® bereit. 1.1 Funktionsweise von GFI Archiver Die Vorgänge in GFI Archiver lassen sich in die folgenden drei Phasen unterteilen: Screenshot 1: Typische GFI Archiver-Installation Phase 1: Zu archivierenden Elemente abrufen GFI Archiver ruft E-Mails, Kalenderelemente oder Dateien abhängig von der konfigurierten Archivierungsmethode ab. Die Archivierungsmethoden werden in der folgenden Tabelle beschrieben: GFI Archiver 1 Informationen zu GFI Archiver | 6 OPTION BESCHREIBUNG Manuelle Archivierung Für diese Methode ist kein Microsoft® Exchange erforderlich. Jedes Unternehmen, das Microsoft® Outlook verwendet, kann E-Mails manuell archivieren, unabhängig davon, wo seine E-Mails gehostet werden. Wählen Sie diese Option, wenn Sie Folgendes wünschen: Benutzer können wählen, welche E-Mails aus ihren Microsoft Outlook®-Anwendungen mit Archive Assistant archiviert werden sollen. Bei der manuellen Archivierung können Benutzer auch eine Ordnerstruktur angeben, um die Suche zu vereinfachen. Weitere Informationen finden Sie unter „Archive Assistant“ (Seite 58). Elemente werden automatisch mithilfe des Archive Assistanten und automatischen Importeinstellungen aus Benutzerpostfächern importiert. Bei dieser Art von Bereitstellung verbindet sich GFI Archiver nicht mit dem EMail-Server und ruft zu archivierende Elemente direkt von den Client-Computern ab. Weitere Informationen fin den Sie unter „Importieren von E-Mails und Kalenderelementen mithilfe des GFI Archiver-Archi vierungsassistenten“ (Seite 110). Automatische Archivierung (Journal) Bei Auswahl verbindet sich GFI Archiver automatisch mit einem konfigurierten E-Mail-Server, lädt die gespeicherten E-Mails in das Journalingpostfach herunter und speichert sie in Archivspeichern. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwalten der zu archivierenden Mailserver“ (Seite 90). Wenn die automatische Archivierung (Journalfunktion) ausgewählt ist, müssen Sie eine der folgenden Optionen auswählen: Alle E-Mails – Wählen Sie diese Option, um alle aus dem Journalingpostfach heruntergeladenen Elemente zu archivieren. Regelbasierte Archivierung – Es wurde nur bestimmte, aus dem Journalingpostfach heruntergeladene Ele mente archiviert. Wenn diese Option ausgewählt ist, müssen Sie Archivierungsregeln konfigurieren, die bestim men, welche Elemente archiviert und welche ignoriert werden. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren von Archivierungsregeln“ (Seite 95). WICHTIG Bei ausgewählter regelbasierter Archivierung müssen Sie Archivierungsregeln konfigurieren, damit GFI Archiver die Archivierung beginnt. Neben diesen Archivierungsmethoden bietet GFI Archiver außerdem folgende Optionen: OPTION BESCHREIBUNG File Archive Assistant Mit File Archive Assistant können Benutzer Dateien aktivieren, z. B. Dokumente oder Bilder. Dies kann manuell von einem beliebigen Speicherort auf dem Computer oder automatisch durch Ablegen der zu archivierenden Dateien in einem mit GFI Archiver synchronisierten Ordner erfolgen. Weitere Informationen finden Sie unter „File Archive Assistant“ (Seite 61). Importund ExportTool E-Mails und Kalenderelemente können über das Import- und Export-Tool in GFI Archiver importiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden des Import- und Export-Tools“ (Seite 172). Phase 2: Abgerufene Elemente archivieren GFI Archiver speichert gesammelte Elemente in den Archivspeichern, die automatisch basierend auf den Neuen Archivspeichereinstellungen erstellt werden. Elemente werden nach ihrem Empfangsdatum archiviert. Wenn kein Archivspeicher für den Zeitraum vorhanden ist, der mit dem Versanddatum des Elements übereinstimmt, wird automatisch ein neuer Archivspeicher erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen“ (Seite 120). HINWEIS Wenn die regelbasierte Archivierungsmethode ausgewählt ist, archiviert GFI Archiver nur die Elemente, die die Kriterien in den konfigurierten Archivierungsregeln erfüllen. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren von Archivierungsregeln“ (Seite 95). Phase 3: Durchsuchen und Analysieren von archivierten Elementen GFI Archiver 1 Informationen zu GFI Archiver | 7 Benutzer können über die Weboberfläche von GFI Archiver oder in Microsoft Outlook® mithilfe von Outlook Connector archivierte Elemente durchsuchen, analysieren und nach bestimmten Elementen suchen. Weitere Informationen finden Sie unter „Durchsuchen archivierter Elemente“ (Seite 43). Verwenden Sie GFI MailInsights außerdem, um Daten zu E-Mail-Nutzung und Tendenzen zu analysieren. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Informationen über die E-Mail- und Ressourcen-Nutzung für aussagekräftige Management- und HRBerichte grafisch aufzubereiten. Weitere Informationen finden Sie unter „GFI MailInsights®“ (Seite 62). 1.2 Integration in GFI FaxMaker Mit GFI FaxMaker gesendete oder empfangene Faxe und SMS können in GFI Archiver archiviert werden. Archivierte Faxe und SMS können mithilfe von GFI Archiver durchsucht und abgerufen werden. GFI Archiver bietet außerdem eine zusätzliche Suchoption innerhalb der Funktion „Einfache Suche“, um Archivspeicher nach Elementen zu durchsuchen, die von GFI FaxMaker archiviert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter „Registerkarte „Faxarchivierungssuche“ konfigurieren“ (Seite 171). Informationen zur Konfiguration der Integration in GFI FaxMaker finden Sie unter folgendem Thema: http://go.gfi.com/?pageid=FMhelp&lang=en#cshid=1031. HINWEIS Wenn eine Ein- oder Ausschlussliste konfiguriert ist, können Faxe und SMS nicht archiviert werden. Wenn Sie GFI Archiver z. B. so konfigurieren, dass bestimmte Postfächer von der Archivierung ausgeschlossen sind, werden die SMS und Faxe, die an dieses Postfach geschickt werden, nicht archiviert. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren von Archiveinschränkungen“ (Seite 98). 1.3 Lizenzierung von GFI MailArchiver GFI Archiver erfordert für jedes Postfach eine Lizenz. Jede GFI Archiver-Lizenz besteht aus den folgenden Komponenten: Eine Archivierungslizenz Eine File Archive Assistant (FAA)-Lizenz Jede Lizenz kann vom gleichen Benutzer verwendet werden, um Elemente vom E-Mail-Server zu archivieren und/oder um Dateien mithilfe des File Archive Assistant von einem Client-Computer zu archivieren. Wenn Sie beispielsweise eine Lizenz für 75 Benutzer erwerben, können Sie die Archivierung für 75 unterschiedliche Postfächer aktivieren, und für jeden dieser Benutzer können Sie den File Archive Assistant auf dem jeweiligen Computer installieren. Ein Benutzer mit mehreren Computern, auf denen überall der File Archive Assistant installiert ist, wird dennoch als 1 File Archive Assistant-Lizenz gezählt. Zur Freigabe von File Archive Assistant-Lizenzen deinstallieren Sie einfach den File Archive Assistant von den Client-Computern in Ihrem Netzwerk. Sie müssen unter Umständen bestimmte Postfächer von der Archivierung ausschließen und bestimmte Postfächer zur Archivierung auswählen. Dies kann durch Konfigurieren von Postfacharchivierungseinschränkungen erreicht werden und bestimmt die Anzahl lizenzierter Postfächer, das Produkt angerechnet. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren von Archiveinschränkungen“ (Seite 98). Allgemeine Informationen zur Lizenzierung von GFI Archiver finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ Licensing 1.4 Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Wenn die regelbasierte Archivierungsmethode oder die E-Mail-Löschung aktiviert ist, vergewissern Sie sich, dass dadurch keine Unternehmensrichtlinien oder andere relevante Gesetze und Bestimmungen zur E-Mail-Aufbewahrung GFI Archiver 1 Informationen zu GFI Archiver | 8 verletzt werden. Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln Konfigurieren von Archivierungsregeln und E-MailLöschung. 1.5 Begriffe und Konventionen dieses Handbuchs Begriff Beschreibung Hinweis Zusätzliche Informationen und Referenzen, die für die ordnungsgemäße Funktion von GFI Archiver wichtig sind. Wichtig Wichtige Hinweise und Warnungen bezüglich potentieller, oft auftretender Probleme. > Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Zugriff auf eine Funktion. Fetter Text Auszuwählende Elemente wie Knoten, Menüoptionen und Befehlsschaltflächen. Kursiver Text Parameter und Werte, die durch einen zutreffenden Wert ersetzt werden müssen, z. B. benutzerdefinierte Pfade und Dateinamen. Code Einzugebende Textwerte, z. B. Befehle und Adressen. GFI Archiver 1 Informationen zu GFI Archiver | 9 2 Installieren von GFI Archiver Die folgenden Abschnitte enthalten Informationen über die erfolgreiche Bereitstellung einer voll funktionsfähigen Instanz von GFI Archiver: ABSCHNITT BESCHREIBUNG Installationshinweise Folgen Sie einer detaillierten Checkliste, um sicherzustellen, dass in Ihrer Umgebung die erfor derlichen Anforderungen erfüllt sind. Systemanforderungen Lesen Sie die Informationen zu den Software- und Hardwareanforderungen und weiteren wichtigen Einstellungen, wie Porteinstellungen, ASP.NET-Einstellungen und Daten bankeinstellungen. Umgebungsberücksichtigungen Suchen Sie Informationen zu der Umgebung, in der Sie GFI Archiver installieren. Einrichten eines Journalingpostfachs Erstellen Sie auf Microsoft Exchange ein Journalingpostfach, von dem GFI Archiver die zu archi vierenden Elemente abruft. Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank Konfigurieren Sie die Datenbankinfrastruktur, um die optimale Leistung bei Datenarchivierung und -abruf sicherzustellen. Installationsvorgang Folgen Sie den Anweisungen zum Installieren von GFI Archiver. Entfernen von E-Mails in Micro soft Exchange Server Sobald GFI Archiver konfiguriert ist und Elemente ordnungsgemäß archiviert werden, können Sie eine Richtlinie für die Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails, die zuvor archiviert wurden, Speicherplatz auf dem Microsoft Exchange Server freizugeben. Aufgaben im Anschluss an die Installation Folgen Sie nach der erfolgreichen Installation von GFI Archiver den Anweisungen des Nachin stallationsassistenten zur Einrichtung von GFI Archiver. 2.1 Vor der Installation Die folgende Checkliste stellt sicher, dass alle für den Installationsprozess erforderlichen Anforderungen erfüllt sind: 1. Stellen Sie sicher, dass Sie als Administrator angemeldet sind oder ein Benutzerkonto mit Administratorrechten ver wenden. 2. Installieren Sie .NET Framework 4.0 oder 4.5. 3. Richten Sie IIS (SMTP/WWW-Dienste) ein. Weitere Informationen finden Sie unter „ASP.NET®-Einstellungen“ (Seite 15). 4. Aktivieren Sie .NET Framework 3.5. Weitere Informationen finden Sie unter „Installation/Aktivierung von .Net 3.5 SP1 auf Windows Server 2008 R2“ (Seite 16). 5. Wenn Sie Microsoft Exchange Server als Ihren E-Mail-Server verwenden, installieren Sie Microsoft Exchange Server MAPI Client und Collaboration Data Objects. 6. Überprüfen Sie, ob die Bildschirmauflösung mindestens 1024 × 768 beträgt. 7. Überprüfen Sie, ob die von GFI Archiver verwendeten Ports frei sind. Weitere Informationen finden Sie unter „Vom GFI Archiver-Server ausgehende Verbindungen“ (Seite 13). 8. Überprüfen Sie, ob der Computer, auf dem Sie GFI Archiver installieren, die in den Systemanforderungen auf geführten System- und Hardwareanforderungen erfüllt. 9. Stellen Sie sicher, dass IMAP aktiviert ist, wenn Sie die Installation auf einem Microsoft® Exchange Server 2007/2010 mit Client-Zugriffs-Funktion ausführen. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 10 10. (Optional) Installieren Sie Microsoft SQL Server® oder Microsoft SQL Server® Express. Weitere Informationen finden Sie unter „Auswählen des Datenbanktyps“ (Seite 19). 11. Speichern Sie aktuelle Arbeiten, und schließen Sie alle auf dem Computer geöffneten Anwendungen. 12. Führen Sie den Installationsassistenten von GFI Archiver aus, um GFI Archiver und fehlende Komponenten zu instal lieren. Weitere Informationen finden Sie unter „Installieren von GFI Archiver“ (Seite 22). 13. Folgen Sie den Anweisungen im Nachinstallationsassistenten, um GFI Archiver und die Betriebssystemumgebung zu konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter „Nachinstallationsassistent“ (Seite 24). HINWEIS Stellen Sie sicher, dass die Felder Anzeigename und E-Mail in Active Directory® oder GFI Directory mit gültigen Daten ausgefüllt sind. 2.2 Systemanforderungen Klicken Sie auf die folgenden Links, um Informationen zu den Software- und Hardwareanforderungen und weiteren wichtigen Einstellungen zu erhalten, die für eine erfolgreiche Bereitstellung von GFI Archiver erforderlich sind. Softwareanforderungen Unterstützte Betriebssysteme Unterstützte Mailserver Unterstützte Datenbanken Weitere erforderliche Komponenten Hardwareanforderungen Prozessor Arbeitsspeicher Physischer Speicher Wichtige Einstellungen Anti-Virus-Software Firewall-Port-Einstellungen Datenbankeinstellungen ASP.NET ®-Einstellungen Aktivieren von .Net 3.5 in Windows Server 2008 R2 HINWEIS Die empfohlenen Software- und Hardwareeinstellungen sind abhängig von der Anzahl der Benutzer, der aktivierten Einstellungen, des E-Mail-Aufkommens und der Nachrichtengröße. 2.2.1 Softwareanforderungen Unterstützte Betriebssysteme GFI Archiver kann unter den folgenden Betriebssystemen installiert werden: VERSION DES BETRIEBSSYSTEMS UNTERSTÜTZTES BETRIEBSSYSTEM 32 Bit Windows® SBS 2003 Windows® 2003 Standard und Enterprise mit SP2 Windows® 2008 Standard und Enterprise GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 11 VERSION DES BETRIEBSSYSTEMS UNTERSTÜTZTES BETRIEBSSYSTEM 64 Bit Windows® SBS 2008 und SBS 2011 Standard und Premium Editionen Windows® 2003 Standard und Enterprise mit SP2 Windows® 2008 Standard, Enterprise, Datacentre und Hyper-V® Windows® Server 2008 R2 Enterprise und Hyper-V® Windows® Server 2012 Standard-, Enterprise- und Hyper-V-Umgebungen Windows® Server 2012 R2 Standard-, Enterprise- und Hyper-V-Umgebungen Unterstützte Mailserver Unterstützte Mailserver Microsoft® Exchange Server 2003 oder höher IMAP-kompatible Mailserver (mit journalähnlicher Funktion) Microsoft® Office 365. Weitere Informationen finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_Office365. Kerio Connect Google Apps for Business™ Unterstützte Datenbanken GFI Archiver unterstützt die folgenden Datenbanken: UNTERSTÜTZTE DATENBANK BESCHREIBUNG SQL Server® 2005 oder höher (einschließlich SQL Server® ExpressEditionen) Microsoft SQL Server oder Microsoft SQL Server Express sind für alle Organisationen empfehlenswert. Microsoft SQL Server (oder Microsoft SQL Server Express) ist nicht im Lieferumfang von GFI Archiver enthalten und muss gesondert installiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter: Verwenden von Microsoft SQL Server und Verwenden von Microsoft SQL Express. Firebird – Nur für Testzwecke In GFI Archiver integrierte Open-Source-Datenbank, die zu Testzwecken verwendet wird. Empfohlen für Testzwecke in Organisationen mit weniger als 50 E-Mail-Benutzern mit mäßigem E-Mail-Aufkommen (bis zu 2500 E-Mails pro Tag). Weitere erforderliche Komponenten ANDERE KOMPONENTEN Microsoft .NET ® Framework 4.0 oder 4.5. Laden Sie .NET Framework 4.5 herunter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_visualstudio HINWEIS Microsoft .NET ® Framework 4.5 wird auf Microsoft Server 2003 nicht unterstützt. ASP.NET ® 4.0 oder 4.5 Internetinformationsdienste (IIS ®) 6.0 oder höher – SMTP- und World Wide Web-Dienste Internet Explorer ® 8 oder höher, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari ® Microsoft® Data Access Components (MDAC) 2.6 oder höher Microsoft® Exchange Server MAPI Client und Collaboration Data Objects 1.2.1 – Erforderlich (außer: Outlook® 2003 32 Bit oder höher ist installiert oder GFI Archiver ist unter Microsoft® Exchange Server 2003 installiert). Klicken Sie hier zum Herunterladen. Domänenfunktionsebene: 2003 aufwärts GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 12 HINWEIS Die minimal unterstützte Bildschirmauflösung ist 1024 × 768. WICHTIG Nach der Installation von Microsoft .NET ® Framework 4.0 oder 4.5 müssen Sie den Computer neu starten. 2.2.2 Hardwareanforderungen Prozessor ANFORDERUNG BESCHREIBUNG Mindestanforderung Intel Pentium oder ein kompatibler Prozessor – 2 GHz, 32 Bit Empfehlung x64-basierter Server mit Intel 64-Architektur oder AMD64-Plattform Arbeitsspeicher ANFORDERUNG BESCHREIBUNG Mindestanforderung 1 GB RAM (ausschließlich für GFI Archiver) Empfehlung 3 GB RAM (ausschließlich für GFI Archiver) Physischer Speicher ANFORDERUNG BESCHREIBUNG Mindestanforderung 400 MB physischer Speicherplatz (NTFS) für die GFI Archiver-Installation. Für die Datenbank (Firebird oder Microsoft® SQL Server) ist weiterer Speicherplatz erforderlich. Der benötigte Speicherplatz ist abhängig vom zu archivierenden E-Mail-Volumen. Empfehlung Server mit 4 physischen Laufwerken und der Möglichkeit den Speicherplatz bei Bedarf zu erhöhen. Weitere Informationen zur Konfiguration der Datenbank finden Sie im Abschnitt Datenbankeinstellungen. HINWEIS Es wird dringend empfohlen, Datenbanken und Indexdateien auf getrennten Festplatten angemessener Größe zu speichern. Es wird außerdem empfohlen, SAS-Festplatten zu verwenden. 2.2.3 Vom GFI Archiver-Server ausgehende Verbindungen PORT BESCHREIBUNG PROTOKOLL 25 Von GFI Archiver verwendet, wenn eine E-Mail in einem Benutzerpostfach wiederhergestellt oder eine Benachrichtigung an den GFI Archiver-Administrator gesendet werden muss. SMTP 80 Von der GFI Archiver-Benutzeroberfläche und den -Webdiensten verwendet. Für Clients erforderlich, die auf den GFI Archiver-Server zugreifen. HTTP 80 Aktivieren Sie diesen Port, wenn GFI Archiver nicht mit Microsoft Exchange Server installiert ist. Die ser Port wird von GFI Archiver benötigt, um auf Microsoft Exchange zuzugreifen und E-Mails mithilfe von EWS aus dem Journalpostfach abzurufen. HTTP GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 13 PORT BESCHREIBUNG PROTOKOLL 135 Geben Sie diesen Port frei, wenn GFI Archiver nicht auf demselben Server wie Microsoft® Exchange Server installiert und so konfiguriert ist, dass ExOLEDB zum Abrufen von E-Mails genutzt wird. MAPI/RPC 143 Aktivieren Sie diesen Port, um E-Mails abzurufen, wenn GFI Archiver bei der Verwendung von IMAP nicht auf demselben Server wie Microsoft® Exchange Server installiert ist. IMAP 1443 Geben Sie diesen Port frei, wenn GFI Archiver so konfiguriert ist, dass E-Mails in einer SQL Server ®Datenbank archiviert werden. Microsoft SQL Server ® 3268 Wird für Verbindungen vom GFI Archiver-Server mit dem Domänencontroller verwendet, der den Microsoft® Global Catalog enthält. Microsoft Glo bal Catalog 8017, 8018, 8019, 8020, 8022 Wird zur Kommunikation zwischen GFI Archiver-Komponenten und -Diensten verwendet. Über prüfen Sie, ob diese Ports verfügbar und frei sind. 44143 Standardport für den GFI Archiver-IMAP-Dienst Der IMAP-Dienst ermöglicht Benutzern, von einem Drittanbieter-E-Mail-Client wie Thunderbird, Microsoft Outlook®, Apple Mail, Android, iOS und andere über IMAP auf archivierte E-Mails zuzugreifen. IMAP HINWEIS Ändern Sie Portnummern problemlos mit dem Portänderungs-Tool. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden des Portänderungs-Tools“ (Seite 199). 2.2.4 Ausschließen von Ordnern von der Virenüberprüfung Anti-Virus-Software kann zu einer Fehlfunktion von GFI Archiver führen. Fehler treten auf, wenn diese Software den Zugriff auf bestimmte Dateien verweigert, die von GFI Archiver benötigt werden. Es wird empfohlen, die folgenden Ordner und Unterordner von der Anti-Virus-Software (in Echtzeit und auf Abruf) auszuschließen, die auf dem GFI Archiver-Server ausgeführt wird: ORDNER VON GFI Archiver <GFI Archiver-Installationsordner> und Unterordner <..\Programme\Gemeinsame Dateien\GFI> Schließen Sie außerdem Index und Archivspeicher von einer Überprüfung durch Antiviren-Software aus. Index und Archivspeicher befinden sich standardmäßig unter: STANDARDMÄSSIGER GFI Archiver-SPEICHERORT VON INDEX UND ARCHIVSPEICHER <GFI MailArchiver-Installationsordner>\Indexes\default> <GFI Archiver Installation folder>\Databases\default HINWEIS Nach der Installation von GFI Archiver können Sie den standardmäßigen Speicherort von Index und Archivspeicher ändern. Weitere Informationen finden Sie in den Abschnitten Konfigurieren von neuen Archivspeichereinstellungen und Konfigurieren der Suchindizes in diesem Handbuch. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 14 2.2.5 Datenbankeinstellungen GFI Archiver erfordert die Installation von SQL Server® in einem Modus, bei dem nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird (falls das Programm als Archivierungsdatenbank verwendet wird). Dies ist die Standardeinstellung bei der Installation von SQL Server®. Die Sortierungsmodi von SQL Server® gelten für alle SQL Server®Objekte, einschließlich der Anmeldenamen. Wenn ein Benutzer nach der Änderung einer Namenseigenschaft nicht die GENAUE Zeichenfolge unter Beachtung von Groß- und Kleinschreibung eingibt, findet GFI Archiver nicht die benötigte Ressource, und es tritt ein Fehler auf. Nach Abschluss der Installation ist eine Änderung des Sortierungsmodus von SQL Server® nur mit größerem Aufwand möglich. Dazu muss mit fortschrittlichen Microsoft® SQL-Tools und -Methoden eine Masterdatenbank neu erstellt werden. Die beste Lösung besteht in der Installation einer weiteren Instanz von SQL Server® (eingestellt auf den Sortierungsmodus ohne Berücksichtigung der Groß- und Kleinschreibung). WICHTIG Wenn SQL Server® als Archivierungsdatenbank verwendet wird, stellen Sie sicher, dass SQL Server® in einem Modus installiert ist, bei dem nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird. 2.2.6 ASP.NET®-Einstellungen Da GFI Archiver eine webbasierte Konfiguration verwendet, müssen Sie ASP.NET mit dem IIS®-Webserver registrieren und aktivieren, damit GFI Archiver funktioniert. Wenn ASP.NET nicht registriert und aktiviert ist, kann Folgendes passieren: Im Browser wird HTML-Code angezeigt. Dem Browser wird eine leere Seite zurückgegeben. Sie könnten Anweisungen erhalten, die aspx-Seite herunterzuladen. 2.2.7 Registrieren von ASP.NET mit IIS unter Microsoft Windows Server 2008 R2 oder höher Wenn Microsoft® .NET Framework nach den IIS installiert wird, wird es automatisch registriert. Andernfalls müssen Sie ASP.NET ® in den IIS® wir folgt registrieren: 1. Navigieren Sie mithilfe der Befehlszeile zu: <Windows-Verzeichnis>\Microsoft.NET\Framework\<v4.0.xxxxx>\ HINWEIS Ersetzen Sie <v4.0.xxxxx> mit dem Ordnernamen der Microsoft® .NET Framework-Versionsnummer. Beispiel: C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319\ GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 15 Screenshot 2: Registrieren von ASP.NET in den IIS 2. Geben Sie aspnet_regiis.exe -i ein, und drücken Sie die Eingabetaste. Aktiveren von ASP.NET® in den IIS® HINWEIS Stellen Sie sicher, dass ASP.NET ® vom Internetinformationsdienste (IIS®)-Manager zugelassen wird. IIS 6 1. Navigieren Sie zu Systemsteuerung > Verwaltung > Internetinformationsdienste (IIS)-Manager. 2. Erweitern Sie den Knoten des lokalen Computers, und wählen Sie Webdiensterweiterungen. 3. Klicken Sie im rechten Bereich mit der rechten Maustaste auf ASP.NET v4.0.xxxxx, und wählen Sie Zulassen. IIS 7 1. Navigieren Sie zu Systemsteuerung > Verwaltung > Internetinformationsdienste (IIS)-Manager. 2. Wählen Sie den Knoten des lokalen Computers, und starten Sie im Bereich Features die ISAPI- und CGIEinschränkungen. 3. Klicken Sie im Bereich Features mit der rechten Maustaste auf ASP.NET v4.0.xxxxx, und wählen Sie Zulassen. 2.2.8 Registrieren von ASP.NET mit IIS unter Microsoft Windows Server 2012 1. Öffnen Sie eine Eingabeaufforderung mit erhöhten Rechten, und führen Sie den folgenden Befehl aus: dism /online /enable-feature /featurename:IIS-ASPNET45 oder 1. Starten Sie den Server Manager. 2. Aktivieren Sie unter Webserver (IIS) > Webserver > Anwendungsentwicklung > ASP.NET 4.5 die Option „IISASPNET45“. 2.2.9 Installation/Aktivierung von .Net 3.5 SP1 auf Windows Server 2008 R2 .NET Framework 3.5 SP1 ist eine Voraussetzung für SQL Server 2008. In Windows Server 2008 R2 ist .NET Framework ein Feature, das folgendermaßen aktiviert werden kann: GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 16 1. Klicken Sie auf Start > Verwaltung, und wählen Sie Server-Manager aus. 2. Klicken Sie auf der Server Manager-Benutzeroberfläche auf Features, um alle installierten Features auf der rechten Seite anzuzeigen. 3. Wenn .NET Framework 3.5.1 nicht aufgeführt wird, klicken Sie auf Features hinzufügen. 4. Suchen Sie nach .NET Framework 3.5.1, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen. 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Bestätigen Sie die Installationsauswahl, und klicken Sie auf Installieren. HINWEIS Sofern nicht bereits installiert, wird .NET Framework 3.5 SP1 vom SQL Server 2008-Setup für eine eigenständige Instanz installiert. 2.3 Installationsvarianten für GFI Archiver Installieren Sie GFI Archiver auf einem beliebigen Computer, der die Systemanforderungen erfüllt und zur Domäne gehört. Bevor Sie mit der Installation fortfahren, sollten Sie die unten aufgeführten Details berücksichtigen: ERWÄGUNGEN BESCHREIBUNG E-Mail-Aufkommen auf Ihren Servern Die Installation von GFI Archiver auf einem E-Mail-Server mit einem hohen Aufkommen an empfangenen und zu verarbeitenden E-Mails führt zu einer höheren Belastung der Serverressourcen. Dies kann dazu führen, dass diese Server nicht mehr reagieren und die E-Mails nicht in einem angemessenen Zeitrahmen verarbeiten. Hardware- und Soft ware-Spe zifikationen Ihrer Server Die weiter oben im Abschnitt zu den Systemanforderungen aufgeführten Hardware- und Soft warespezifikationen gelten zusätzlich zu den Anforderungen der anderen auf dem Server installierten Soft ware. Auf Servern, deren Ressourcenkapazität nahezu ausgeschöpft ist, sollte GFI Archiver nicht installiert werden. Erfordernis, E-Mails von mehreren Quel len gleichzeitig zu archivieren Die Installation von GFI Archiver auf einem Server, der keinen Zugriff auf mehrere Quellen besitzt, führt zu einem Problem bei der Zentralisierung der E-Mail-Datenarchivierung. Wenn sich keines der oben aufgeführten Details als Problem erweist, kann GFI Archiver auf dem E-Mail-Server instal liert werden. Beispiel: Beim Archivieren von Elementen von einem Microsoft® Exchange Server, der den E-Mail-Verkehr im Netzwerk bewältigt und noch über freie Kapazitäten verfügt, können Sie GFI Archiver direkt auf dem Computer installieren, auf dem Microsoft® Exchange Server installiert ist. Beim Archivieren von Elementen von mehreren Microsoft® Exchange Servern mithilfe von IMAP wird empfohlen, GFI Archiver auf einem getrennten Server zu installieren. GFI Archiver benötigt jedoch keinen dedizierten Computer, wenn es nicht auf dem Mailserver installiert wird. GFI Archiver kann in den folgenden virtuellen Umgebungen installiert werden: VMware® Microsoft Hyper-V® Server Microsoft Virtual Server® (installiert auf einem 32-Bit-Gastbetriebssystem) GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 17 WICHTIG Stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf den Server, auf dem GFI Archiver-Daten gespeichert sind, auf autorisierte Personen beschränkt ist. 2.4 Einrichten eines Journalingpostfachs auf einem E-Mail-Server Mit der Journal-Funktion können alle E-Mails eines Unternehmens aufgezeichnet werden. Mithilfe der Journalfunktion kann Ihr E-Mail-Server die zu archivierenden Elemente in einem einzelnen Postfach kanalisieren. GFI Archiver verbindet sich mit dem E-Mail-Server und ruft die Elemente für die Archivierung aus dem Journalingpostfach ab. In GFI Archiver kann ein Journalingpostfach automatisch erstellt werden, wenn der verwendete E-Mail-Server Microsoft Exchange ist. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von Journalingpostfächern in Microsoft Exchange mithilfe des Nachinstallationsassistenten“ (Seite 33). Weitere Informationen zum Vorbereiten und Einrichten eines Journalingpostfachs in Microsoft Exchange finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=ARChelp#cshid=journalingexchange Wenn Sie einen anderen E-Mail-Server verwenden, muss das Journalingpostfach manuell auf dem E-Mail-Server erstellt werden. Sobald das Journalingpostfach erstellt wurde, muss sich GFI Archiver damit verbinden, um die Archivierung zu starten. Weitere Informationen finden Sie unter „Einrichten eines Journalingpostfachs“ (Seite 33). WICHTIG Wenn die Journalfunktion nicht korrekt eingerichtet wird, ist die automatische Archivierung NICHT möglich. 2.5 Integration mit Microsoft Office 365 Microsoft Office 365 ist eine Online-Produktivitätssuite für das Hosting von Diensten, die interne Server und Anwendungen ergänzen oder ersetzen. Bei einer typischen Microsoft Office 365-Bereitstellung kommt Exchange Online zum Einsatz. Die Benutzer stellen die Verbindung über die systemeigene Microsoft Outlook-Anwendung oder mithilfe einer gehosteten Version von Microsoft Outlook her. Weitere Informationen zur Einrichtung von GFI Archiver für die Archivierung von E-Mails aus Exchange Online finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=ARChelp#cshid=o365guide 2.6 Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank Als Archivierungslösung ist GFI Archiver bezüglich Leistungsfähigkeit bei Archivierung und Abruf von Daten stark von der Datenbankinfrastruktur abhängig. Die folgenden Abschnitte dienen dem besseren Verständnis der folgenden Optionen: Auswählen des Datenbanktyps GFI Archiver-Datenbank (nur für Evaluierungszwecke) Microsoft SQL Server Express (empfohlen) Microsoft SQL Server HINWEIS Es wird dringend empfohlen, Microsoft® SQL Server Express oder Microsoft® SQL Server als Datenbank zu verwenden. Die in der Installation von GFI Archiver enthaltene Firebird-Datenbank ist nur für Evaluierungszwecke vorgesehen. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 18 2.6.1 Auswählen des Datenbanktyps GFI Archiver kann so konfiguriert werden, dass verschiedene Hardware-Einrichtungen und –Kombinationen ausgeführt werden. Die folgende Tabelle enthält die typischen empfohlenen Konfigurationen. Diese Richtlinien und Konfigurationen können je nach Benutzeraktivitäten und täglichem E-Mail-Verkehr variieren. GEEIGNET FÜR EMPFOHLENER DATENBANKTYP SPEICHERORT DER EINZELNEN KOMPONENTEN Unternehmen, die eine höchst skalierbare Lösung benötigen – Mindestens 500 Postfächer Durchschnittliche Archivierung von mehr als 8000 Elementen pro Tag SQL Server ® mit Dateispeicher E-Mail-Header – SQL Ser ver ® Metadaten – SQL Server ® E-Mail-Daten – Auf Fest platte Unternehmen, die eine vollständige Überwachung der Benutzerund Datenbankaktivitäten benötigen – 50 Postfächer oder mehr Durchschnittliche Archivierung von mehr als 8000 Elementen pro Tag SQL Server ® E-Mail-Header – SQL Ser ver ® Metadaten – SQL Server ® E-Mail-Daten – SQL Server ® Kleine bis mittlere Unternehmen – Bis zu 150 Postfächer Durchschnittliche Archivierung von bis zu 6000 Elementen pro Tag SQL Server ® Express mit Dateispeicher E-Mail-Header – SQL Ser ver ® Express Metadaten – SQL Server ® Express E-Mail-Daten – Auf Fest platte NUR zu Demonstrations- und Testzwecken – Bis zu 50 Postfächer Durchschnittliche Archivierung von bis zu 2500 Elementen pro Tag. GFI Archiver-Daten bank E-Mail-Header – FirebirdDatenbank Metadaten – FirebirdDatenbank E-Mail-Daten – Auf Fest platte HINWEIS E-Mail-Metadaten enthalten Informationen zu in GFI Archiver archivierten E-Mails. HINWEIS Es wird dringend empfohlen, Microsoft® SQL Server Express oder Microsoft® SQL Server als Datenbank zu verwenden. Die in der Installation von GFI Archiver enthaltene Firebird-Datenbank ist nur für Evaluierungszwecke vorgesehen. 2.6.2 Verwenden der GFI Archiver-Datenbank GFI Archiver umfasst eine Firebird-Datenbank, die für Evaluierungszwecke empfohlen wird. HINWEIS Stellen Sie sicher, dass eine Firebird-Datenbank eine Größe von 2 GB nicht überschreitet. Zur Verhinderung von leistungsbezogenen Problemen wird bei der Verwendung von Firebird-Datenbanken die folgende Konfiguration dringend empfohlen: Physische Festplatte 1: Betriebssystem und GFI Archiver-Installation Physische Festplatte 2: Datenspeicher der Firebird-Datenbank GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 19 Physische Festplatte 3: Indizes der E-Mail-Datenbank Durch diese Konfiguration wird ein Leistungsverlust durch umfangreiche Lese-/Schreiboperationen auf nur einer Festplatte verhindert. WICHTIG Eine Nichtbeachtung dieser Empfehlungen kann zu erheblichen Leistungsverlusten führen. HINWEIS Die Überwachungsfunktion für archivierte E-Mails steht nur zur Verfügung, wenn E-Mails in SQL Server® archiviert werden. Microsoft® SQL Server mit Dateispeicher-Option wird nicht unterstützt. 2.6.3 Verwenden von SQL Server® Express SQL Server® Express wird für mittelgroße Unternehmen empfohlen (ca. 1-100 E-Mail-Benutzer) mit einem durchschnittlichen E-Mail-Aufkommen von bis zu 6000 E-Mails/Tag. Für GFI Archiver mit einer SQL Server® Express 2005/2008/2012/2014-Datenbank wird folgende Konfiguration empfohlen: Physische Festplatte 1: Betriebssystem und GFI Archiver-Installation Physische Festplatte 2: Microsoft® SQL Server-Datendatei (.mdf). Physische Festplatte 3: Microsoft® SQL Server-Protokolldatei (.ldf) Physische Festplatte 4: Indizes der E-Mail-Datenbank WICHTIG Stellen Sie sicher, dass die MDF- und LDF-Dateien in einem Ordner auf dem Ziellaufwerk und nicht im Stammverzeichnis gespeichert werden. Durch diese Konfiguration wird sichergestellt, dass unterschiedliche Prozesse auf bestimmte Festplattenlaufwerke verteilt werden, in denen Metadaten (Informationen über die E-Mail) in der Datenbank gespeichert werden, während der eigentliche Inhalt der E-Mail in Form von Dateien auf einem separaten Laufwerk liegt. Ein Leistungsverlust durch umfangreiche Lese-/Schreiboperationen auf nur einer Festplatte wird so vermieden. Weitere Informationen zur Installation unterschiedlicher Versionen von Microsoft SQL Server Express finden Sie auf der Microsoft SQL ServerWebsite. HINWEIS Die Überwachungsfunktion für archivierte E-Mails steht nur zur Verfügung, wenn E-Mails in SQL Server® archiviert werden. Microsoft® SQL Server mit Dateispeicher-Option wird nicht unterstützt. Beachten Sie jedoch die folgenden Einschränkungen von SQL Server® Express: Die Größe der Datenbank ist auf 10 GB begrenzt (nur für SQL Server® Express 2008 R2 oder höher) Dies beein trächtigt nicht die Menge der Daten, die in einer Datenbank gespeichert werden können. Verwendung von nur einer CPU Maximale RAM-Nutzung von 1 GB RAM Daher werden die folgenden Möglichkeiten empfohlen: GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 20 OPTION BESCHREIBUNG SQL Express und Dateisystem als Backend-Daten bank verwenden Für diese Methode wird SQL Server ® Express als Backend-Datenbank verwendet, und die binären Quelldateien werden an einem separaten Speicherort (nicht in der Datenbank) gespeichert. So wird der für Archivierungszwecke benötigte Speicherplatz auf SQL Server ® Express eingespart. Zum Beispiel wird eine EMail der Größe 5 MB gespeichert, indem der E-Mail-Header (der Größe 60 kB) in der Datenbank und der eigentliche E-Mail-Inhalt (5 MB) an einem separaten Speicherort gespeichert werden. Nur monatliche oder zwei monatliche Zeit pläne basierend auf Ihren E-MailVolumina ver wenden GFI Archiver erstellt automatisch Archivspeicher basierend auf dem vordefinierten Zeitplan. Für SQL Express muss jede Datenbank weniger als 0,5 Millionen E-Mails enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter „Zeitplanung für Archivspeicher“ (Seite 128). HINWEIS Wenn ein Archivspeicher die maximale Datenbankgröße überschreitet, erstellt GFI Archiver automatisch einen neuen Archivspeicher, wobei die konfigurierten Neuen Archivspeichereinstellungen angewendet werden. Diese Funktion ist nur für Archivspeicher verfügbar, die auf SQL Server® Express-Datenbanken basieren. WICHTIG Konfigurieren Sie Microsoft® SQL Server® Express für GFI Archiver so, dass dieser den gemischten Authentifizierungsmodus verwendet. 2.6.4 Verwenden von Microsoft® SQL Server Microsoft® SQL Server wird für größere Unternehmen (mehr als 100 E-Mail-Benutzer) mit einem erheblichen zu archivierenden E-Mail-Aufkommen (mehr als 6000 E-Mails/Tag) empfohlen. Für die Archivierung von E-Mails in Unternehmen mit mehr als 500 E-Mail-Benutzern (oder mehr als 8000 E-Mails/Tag) wird die Verwendung von Microsoft SQL Server® mit Dateispeicher-Option empfohlen. Dadurch wird Archivierungskapazität von GFI Archiver erheblich gesteigert. HINWEIS Die Überwachungsfunktion für archivierte E-Mails steht nur zur Verfügung, wenn die E-Mails in Microsoft® SQL Server archiviert werden. Für Microsoft® SQL Server mit Dateispeicher-Option können Sie stattdessen die Überwachungsfunktionen von GFI Archiver verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Überwachung“ (Seite 162). Für GFI Archiver mit einer Microsoft® SQL Server 2000/2005/2008-Datenbank wird folgende Konfiguration empfohlen: Physische Festplatte 1: Betriebssystem und GFI Archiver-Installation Physische Festplatte 2: Microsoft® SQL Server-Datendatei (.mdf). Physische Festplatte 3: Microsoft® SQL Server-Protokolldatei (.ldf) Physische Festplatte 4: Indizes der E-Mail-Datenbank WICHTIG Stellen Sie sicher, dass die MDF- und LDF-Dateien in einem Ordner auf dem Ziellaufwerk und nicht im Stammverzeichnis gespeichert werden. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 21 Durch diese Konfiguration wird sichergestellt, dass unterschiedliche Prozesse auf bestimmte Festplattenlaufwerke verteilt werden. Ein Leistungsverlust durch umfangreiche Lese-/Schreiboperationen auf nur einer Festplatte wird so vermieden. HINWEIS Überprüfen Sie nach dem ersten Monat der Archivierung die Dateigröße der Datenbankdatei. Schätzen Sie anhand dieses Werts die voraussichtliche Größe der Archivdatenbank z. B. nach sechs Monaten. Wenn die Schätzung der Archivspeichergröße einen Wert von mehr als 20 GB ergibt, sollten Sie eine Konfiguration der ArchivspeicherVerwaltungsfunktion von GFI Archiver in Betracht ziehen. WICHTIG Konfigurieren Sie Microsoft® SQL Server für GFI Archiver so, dass dieser den gemischten Authentifizierungsmodus verwendet. So wechseln Sie in den gemischten Authentifizierungsmodus: 1. Klicken Sie im Enterprise Manager mit der rechten Maustaste auf den Knoten SQL Server > Eigenschaften. 2. Wechseln Sie auf die Registerkarte Sicherheit, und wählen Sie unter Authentifizierung die Option SQL Server und Windows aus. 3. Speichern Sie die Einstellungen. 2.7 Installieren von GFI Archiver So installieren Sie GFI Archiver: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Installationsprogramm für GFI Archiver, und wählen Sie Eigenschaften. Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf Zulassen und dann auf Übernehmen. Dieser Schritt ist notwendig, damit das Betriebssystem nicht bestimmte Aktionen des Installationsprogramms blockiert. 2. Starten Sie das Installationsprogramm: Archiver.exe für die Installation von GFI Archiver auf einem 32-Bit-System Archiver_x64.exe für die Installation von GFI Archiver auf einem 64-Bit-System 3. Wählen Sie im Dialogfeld Installationssprache wählen die Sprache aus, die Sie während der Installation ver wenden möchten. Klicken Sie anschließend auf OK . 4. Klicken Sie im Begrüßungsbildschirm auf Weiter. 5. (Optional) Wenn der Installationsassistent feststellt, dass erforderliche Komponenten fehlen, werden die Voraus setzungen im Fenster „Installationsanforderungen“ angezeigt. Klicken Sie auf Komponenten installieren, damit der Assistent die Komponenten für Sie installiert, oder klicken Sie auf „Abbrechen“, um sie manuell zu installieren. Klicken Sie auf Weiter. HINWEIS Wenn alle Installationsanforderungen erfüllt sind, wird dieser Schritt übersprungen. Weitere Informationen finden Sie unter „Systemanforderungen“ (Seite 11). 6. Wenn Sie prüfen möchten, ob eine neue-Version von GFI Archiver verfügbar ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Prüfen, ob auf der Website von GFI eine neuere Version von GFI Archiver zur Verfügung steht, und kli cken Sie auf Weiter. Aktivieren Sie andernfalls die Option Nicht auf neue Version prüfen, und klicken Sie auf Wei ter. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 22 HINWEIS Für die Überprüfung auf eine neuere Version ist eine Internetverbindung erforderlich. 7. Lesen Sie die Lizenzvereinbarung, und aktivieren Sie die Option Ich stimme der Lizenzvereinbarung zu. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 8. Wählen Sie, welcher Benutzerverzeichnisdienst mit GFI Archiver verwendet werden soll. GFI Archiver unterstützt Microsoft Active Directory und GFI Directory-Dienste. Es wird empfohlen, Microsoft Active Directory (wenn verfügbar) zu verwenden. Wählen Sie je nach Umgebung und Bereitstellungsszenario eine der folgenden Optionen aus: OPTION BESCHREIBUNG Erkannten Micro soft Active Direc tory-Dienst in Ihrem Netzwerk verwenden Diese Option ist verfügbar bei der Installation einer neuen GFI Archiver-Installation auf einem Computer, der Mitglied einer Microsoft Active Directory-Instanz ist. Dies ist – sofern verfügbar – der empfohlene Ver zeichnisdienst, da die Benutzerverwaltung in Active Directory zusammengefasst wird und keine Installation von GFI Directory erforderlich ist. GFI Directory auf diesem Computer installieren und verwenden Diese Option ist verfügbar bei der Installation einer neuen GFI Archiver-Installation auf einem Computer, der Mitglied einer Microsoft Active Directory-Instanz ist. Wählen Sie diese Option, um Benutzer nicht in Active Directory sondern in GFI Directory zu verwalten. Dies ist NICHT die empfohlene Option. Erkannten Micro soft Active Direc tory-Dienst/GFI Directory-Dienst in Ihrem Netz werk verwenden Diese Optionen werden bei der Installation einer neuen GFI Archiver-Installation auf einem Computer ange zeigt, der sowohl über GFI Directory verfügt, als auch Mitglied einer Microsoft Active Directory-Instanz ist. Wählen Sie, welcher Benutzerverzeichnisdienst verwendet werden soll. Upgrade des loka len GFI DirectoryDienstes durch führen (emp fohlen) Diese Option ist bei einer Neuinstallation oder einem Upgrade auf einem Computer verfügbar, auf dem eine ältere Version von GFI Directory installiert ist. Wählen Sie diese Option, um ein Upgrade des installierten GFI Directory-Dienstes auf die neueste Version durchzuführen und anschließend die Installation von GFI Archiver fortzusetzen. Wählen Sie alternativ Upgrade-Vorgang überspringen, um die installierte Version von GFI Directory beizubehalten und die Installation von GFI Archiver fortzusetzen. HINWEIS Klicken Sie bei der Installation einer neuen GFI Archiver-Instanz auf einem Computer, der nicht Mitglied einer Active Directory-Instanz ist und nicht über GFI Directory verfügt, auf Installieren, um GFI Directory bereitzustellen. Nach Abschluss der Installation wird die Installation von GFI Archiver automatisch fortgesetzt. 9. Klicken Sie auf Weiter, um GFI Archiver im Standardordner zu installieren. Für eine Installation in einem anderen Ver zeichnis klicken Sie auf Ändern, und wählen Sie den neuen Installationspfad aus. 10. Wenn Sie die Standardwerte für die Website und den Alias für virtuelle Verzeichnisse ändern möchten, können Sie die gewünschten Werte in die Felder Website und Verknüpfung zu virtuellem Verzeichnis eingeben. Diese Werte geben die URL an, die für den Zugriff auf GFI Archiver verwendet wird. Klicken Sie auf Weiter. 11. (Optional) Wenn auf dem Server, auf dem Sie GFI Archiver installieren, die Benutzerkontensteuerung (UAC) aktiviert ist, warnt der Installationsassistent, dass Sie entweder die Benutzerkontensteuerung deaktivieren oder Internet Explorer mit der Berechtigung „Als Administrator ausführen“ starten müssen. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Knowledge Base-Artikel: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_UserAccountsControl. 12. Klicken Sie auf Installieren. 13. Klicken Sie nach Abschluss auf Fertig stellen, um den Installationsassistenten zu schließen. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 23 2.8 Nachinstallationsassistent Nach der erfolgreichen Installation von GFI Archiver wir der Begrüßungsbildschirm angezeigt. Klicken Sie auf Konfigurieren, um GFI Archiver mithilfe des Nachinstallationsassistenten zu konfigurieren. Der Nachinstallationsassistent unterstützt Sie bei Folgendem: AUFGABE BESCHREIBUNG Einen gültigen Lizenz schlüssel eingeben Ein gültiger Lizenzschlüssel ist erforderlich, um GFI Archiver nach der Installation verwenden zu kön nen, Geben Sie den erworbenen Lizenzschlüssel oder einen Testschlüssel ein, wenn Sie GFI Archiver zunächst testen möchten. Ein Benutzertestschlüssel kann unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_Dow nloadRegistrationForm angefordert werden. Archivspeichereinstellungen einrichten Konfigurieren Sie die Archivspeichereinstellungen, um Eigenschaften wie Name, Datenbanktyp und Indexspeicherorte anzugeben. Diese Einstellungen dienen GFI Archiver als Vorlage für die automatische Erstellung neuer Archivspeicher. Eine Archivierungsmethode auswählen Die Archivierungsmethode definiert, wie Elemente erfasst und in denGFI Archiver-Archivspeichern archiviert werden. Wählen Sie aus den folgenden Optionen die gewünschte Archivierungsmethode aus. Klicken Sie auf Weiter, um GFI Archiver für die Erstbenutzung einzurichten. Bestätigen Sie, dass die Einrichtung der Lizenzierung, der Archivspeichereinstellungen und der Archivierungsmethode abgeschlossen ist. Klicken Sie dafür auf Fertig stellen. Nach Erfüllung der Anforderungen des Nachinstallationsassistenten können Sie nun beginnen, mit GFI Archiver zu arbeiten. 2.8.1 Lizenzkonfiguration Geben Sie im Fenster Lizenzkonfiguration den Lizenzschlüssel ein, den Sie beim Kauf von GFI Archiver erhalten haben. Klicken Sie auf Lizenzschlüssel überprüfen und anschließend auf Weiter, um fortzufahren. HINWEIS Zur Evaluierung von GFI Archiver können Sie einen kostenlosen Testschlüssel von GFI Software Ltd unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm anfordern. 2.8.2 Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen über den Nachin stallationsassistenten Innerhalb von GFI Archiver dienen Archivspeicher als Container, die archivierte E-Mails enthalten. Archivspeicher bestehen aus mehreren Komponenten, z. B.: Eine Datenbank, in der E-Mail-Metadaten gespeichert werden, Eine Datenbank, in der sowohl E-Mail-Metadaten als auch E-Mail-Daten gespeichert werden, Ein Speicherort auf der Festplatte, der als E-Mail-Index verwendet wird, Ein Speicherort auf der Festplatte zur Speicherung von E-Mail-Daten. Archivspeicher werden je nach Archivspeicherprofil automatisch erstellt. Im Archivspeicherprofil sind Benennungskonvention, Datenbanktyp sowie die Speicherorte der Datenbankdateien, E-Mail-Dateien und Indizes angegeben. Erstellen Sie mithilfe des Archivspeicher-Assistenten die neuen Archivspeichereinstellungen, die als Vorlage zur automatischen Erstellung weiterer Archivspeicher verwendet werden sollen. So konfigurieren Sie neue Archivspeichereinstellungen: 1. Klicken Sie nach der Eingabe des Lizenzschlüssels im Nachinstallationsassistenten auf Weiter. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 24 2. Wählen Sie den Speicherort für archivierte E-Mails aus. Folgende Optionen sind verfügbar: DATENBANKTYP BESCHREIBUNG Microsoft SQL Server mit Dateispeicher Empfohlen, wenn die Archivierung bei mehr als 500 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-MailAufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll Wählen Sie diese Option, damit GFI Archiver einen SQL Server ® verwendet, um E-Mail-Header und Metadaten zu speichern, sowie einen von Ihnen festgelegten Speicherort, um E-Mail-Daten zu speichern. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren des Archivspeichers – SQL Server®“ (Seite 27). HINWEIS Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server ® installiert sein. Microsoft SQL Server Empfohlen, wenn die Archivierung bei weniger als 500 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-MailAufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll, oder wenn Sie eine vollständige Überwachung der Benutzer- und Datenbankaktivitäten benötigen Wählen Sie diese Option, damit GFI Archiver einen SQL Server ® verwendet, um sowohl E-MailHeader/Metadaten als auch E-Mail-Daten zu speichern. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren des Archivspeichers – SQL Server®“ (Seite 27). HINWEIS Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server ® installiert sein. SQL Server Express mit Dateispeicher Empfohlen, wenn die Archivierung bei weniger als 100 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-MailAufkommen von bis zu 6000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll Wählen Sie diese Option, damit GFI Archiver eine SQL Server ® Express-Datenbank verwendet, um E-MailHeader und Metadaten zu speichern, sowie einen von Ihnen festgelegten Speicherort, um E-Mail-Daten zu speichern. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren des Archivspeichers – SQL Server®“ (Seite 27). HINWEIS Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server ® Express installiert sein. Diese Software kann kostenlos von der Microsoft®-Website heruntergeladen werden. GFI ArchiverDatenbank Nur für Testzwecke empfohlen Wählen Sie diese Option, um alle E-Mail-Header/Metadaten in einer Firebird-Datenbank und die E-Mail-Daten an einem von Ihnen festgelegten Speicherort zu speichern. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren des Archivspeichers – GFI Archiver-Datenbank“ (Seite 25). HINWEIS Für die Auswahl dieser Option muss Firebird NICHT installiert sein. GFI Archiver erstellt automatisch eine Datenbank. 3. Klicken Sie auf Weiter, und befolgen Sie die Anweisungen des Nachinstallationsassistenten, um die Einrichtung fortzusetzen. 4. (Optional) Aktivieren Sie Neuen Archivspeicher jetzt erstellen, damit GFI Archiver den ersten Archivspeicher erstellt, und klicken Sie auf Weiter. Zur Bestätigung, dass der neue Archivspeicher erstellt wurde, wird von GFI Archiver eine Willkommens-E-Mail gesendet. Konfigurieren des Archivspeichers – GFI Archiver-Datenbank Wenn Sie sich für eine GFI Archiver-Datenbank entschieden haben, müssen Sie Neue Archivspeichereinstellungen erstellen, die von GFI Archiver als Vorlage für die Einrichtung neuer Archivspeicher verwendet werden. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 25 Screenshot 3: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen des Speicherorts 1. Wählen Sie den Speicherort der Datenbankdatei, der E-Mail-Datei und des Suchindex aus, die für die GFI ArchiverDatenbank verwendet werden sollen. Geben Sie außerdem die erforderlichen Anmeldeinformationen an, die für den Zugriff auf die festgelegten Speicherorte verwendet werden sollen. OPTION BESCHREIBUNG Speicherort der Datenbankdatei Legt den Speicherort der Firebird-Datenbank fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. HINWEIS UNC-Pfade werden nicht unterstützt. Speicherort der E-Mail-Datei Legt den Speicherort der E-Mail-Dateien fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. HINWEIS UNC-Pfade werden unterstützt. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 26 OPTION BESCHREIBUNG Speicherort des Suchindexes Legt den Speicherort des Suchindexes fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. HINWEIS UNC-Pfade werden unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Anmeldeinformationen für Speicherort der Indexdatei“ (Seite 127). Folgenden Benutzernamen und folgendes Kennwort für den Zugriff auf den oben ange gebenen UNC-Pfad verwenden Aktivieren Sie diese Option, um die Eingabe von Anmeldenamen und Kennwort zu ermöglichen. Die eingegebenen Anmeldeinformationen werden für den Zugriff auf die ausgewählten UNC-Pfade verwendet. 2. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 3. (Optional) Aktivieren Sie Neuen Archivspeicher jetzt erstellen, damit GFI Archiver den ersten Archivspeicher erstellt. Zur Bestätigung, dass der neue Archivspeicher erstellt wurde, wird von GFI Archiver eine Willkommens-E-Mail gesendet. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen. Konfigurieren des Archivspeichers – SQL Server® Wenn Sie sich für Microsoft® SQL Server, Microsoft® SQL Server mit Dateispeicher oder SQL Server® Express mit Dateispeicher entschieden haben, werden Sie nun aufgefordert, einen neuen Archivspeicher einzurichten. HINWEIS Stellen Sie sicher, dass SQL Server® mit Authentifizierung im gemischten Modus installiert und TCP/IP aktiviert ist. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 27 Screenshot 4: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen der Datenbank 1. Wählen Sie im Fenster Details des Datenbankservers einen SQL-Server® aus der Liste der automatisch erkannten Server aus, oder geben Sie die Details manuell ein. OPTION BESCHREIBUNG Datenbankserver auswählen, in dem die archivierten E-Mails gespeichert werden sollen Ermöglicht die Auswahl eines SQL-Servers® aus der Liste der erkannten Microsoft® SQL-Server. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erneut überprüfen, um erneut auf Server zu prüfen, die seit dem Laden der Seite eine Online-Verbindung hergestellt haben. Datenbankserver angeben, der für die Archivierung Ihrer EMails verwendet werden soll Wählen Sie diese Option, um die Liste der erkannten Microsoft® SQL-Server zu ignorieren und die für den Archivspeicher zu verwendenden Serverdetails selbst anzugeben. 2. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 3. Falls Sie im vorherigen Fenster die manuelle Angabe der Details für die Speicherung der archivierten E-Mails gewählt haben, müssen Sie in das Feld Datenbankserver den Namen der Microsoft® SQL Server-Datenbank eingeben. Wenn ein Datenbankserver ausgewählt wurde, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. 4. Wählen Sie die Authentifizierungsmethode aus, mit der eine Verbindung zum SQL-Server® hergestellt werden soll. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 28 OPTION BESCHREIBUNG Integrierte WindowsAuthentifizierung Verwenden Sie die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers für den Zugriff auf SQL Server ®. Die Eingabe von Benutzernamen und Kennwort ist nicht erforderlich. Microsoft SQL ServerAuthentifizierung Verwenden Sie den in den gleichnamigen Feldern eingegebenen Benutzernamen und das Kennwort für den Zugriff auf SQL Server ®. 5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 6. Geben Sie den Pfad für die SQL Server®-Daten (.mdf) und -Protokolldateien (.ldf) an. Wenn eine vorhandene Datenbank ausgewählt wurde, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. OPTION BESCHREIBUNG Standardpfad von Microsoft SQL Server verwenden Weist GFI Archiver an, die standardmäßig in SQL Server ® konfigurierten Pfade zu verwenden. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alternative Pfade festzulegen. Speicherort der Datendatei Legt den Speicherort der von GFI Archiver verwendeten Datendateien fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Pfad auszuwählen. Pfad der Datendatei auch für die Protokolldatei verwenden Weist GFI Archiver an, den im Textfeld Speicherort der Daten- und Protokolldatei ausgewählten Pfad als Speicherort für die Protokolldatei zu verwenden. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um einen benutzerdefinierten Speicherort für die Protokolldatei einzugeben. Speicherort der Protokolldatei Legt den Speicherort der von GFI Archiver verwendeten Protokolldateien fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Pfad auszuwählen. 7. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 29 Screenshot 5: Erstellung eines Archivspeichers: Auswählen des Speicherorts 8. Geben Sie die für den ausgewählten SQL Server®-Typ benötigten Dateispeicherorte an. HINWEIS In Abhängigkeit vom ausgewählten SQL Server®-Typ können bestimmte Optionen nicht ausgewählt werden. Bei Auswahl von Microsoft SQL Server mit Dateispeicher sind beispielsweise die Optionen Speicherort der Datenbankdatei und Speicherort der E-Mail-Datei deaktiviert. OPTION BESCHREIBUNG Speicherort der E-Mail-Datei Legt den Speicherort der E-Mail-Daten fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. HINWEIS UNC-Pfade werden unterstützt. Folgenden Benutzernamen und folgendes Kennwort für den Zugriff auf den oben angegebenen UNC-Pfad verwenden GFI Archiver Aktivieren Sie diese Option, um die Eingabe von Anmeldenamen und Kennwort zu ermöglichen. Die eingegebenen Anmeldeinformationen werden für den Zugriff auf die ausgewählten UNC-Pfade verwendet. 2 Installieren von GFI Archiver | 30 OPTION BESCHREIBUNG Speicherort des Suchindexes Legt den Speicherort des Suchindexes fest. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen…, um den Speicherort dieser Datei auszuwählen. HINWEIS UNC-Pfade sind zulässig, vorausgesetzt der Suchdienst hat Lese-/Schreibzugriff auf den Speicherort. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Anmeldeinformationen für Speicherort der Indexdatei“ (Seite 127). 9. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. WICHTIG Weitere Informationen finden Sie unter „Auswählen des Datenbanktyps“ (Seite 19). 10. (Optional) Aktivieren Sie Neuen Archivspeicher jetzt erstellen, damit GFI Archiver den ersten Archivspeicher erstellt. Zur Bestätigung, dass der neue Archivspeicher erstellt wurde, wird von GFI Archiver eine Willkommens-E-Mail gesendet. 11. Klicken Sie auf Fertig stellen. 2.8.3 Konfigurieren der Archivierungsmethode GFI Archiver bietet verschiedene Optionen für die Archivierung. Je nach Infrastruktur und Unternehmenszielen können Sie die Archivierungsmethode verwenden, um zu definieren, wie GFI Archiver Elemente zur Speicherung in den Archivspeichern sammelt. HINWEIS Verwenden Sie die Funktion Postfacharchivierungseinschränkungen, um bestimmte Postfächer in die Archivierung einzubeziehen bzw. von der Archivierung auszuschließen. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren von Archiveinschränkungen“ (Seite 98). WICHTIG Elemente werden nicht archiviert, wenn keine Archivierungsmethode konfiguriert ist. So konfigurieren Sie die Archivierungsmethode: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie unter Archivquellen auf Archivierungsmethode. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 31 Screenshot 6: Konfigurieren der Archivierungsmethode 2. Klicken Sie auf Archivierungsmethode konfigurieren. 3. Wählen Sie auf der Seite Archivierungsmethoden-Assistent eine der folgenden Optionen aus: OPTION BESCHREIBUNG Manuelle Archivierung Für diese Methode ist kein Microsoft® Exchange erforderlich. Jedes Unternehmen, das Microsoft® Outlook verwendet, kann E-Mails manuell archivieren, unabhängig davon, wo seine E-Mails gehostet werden. Wählen Sie diese Option, wenn Sie Folgendes wünschen: Benutzer können wählen, welche E-Mails aus ihren Microsoft Outlook®-Anwendungen mit Archive Assistant archiviert werden sollen. Bei der manuellen Archivierung können Benutzer auch eine Ordnerstruktur angeben, um die Suche zu vereinfachen. Weitere Informationen finden Sie unter „Archive Assistant“ (Seite 58). Elemente werden automatisch mithilfe des Archive Assistanten und automatischen Importeinstellungen aus Benutzerpostfächern importiert. Bei dieser Art von Bereitstellung verbindet sich GFI Archiver nicht mit dem EMail-Server und ruft zu archivierende Elemente direkt von den Client-Computern ab. Weitere Informationen fin den Sie unter „Importieren von E-Mails und Kalenderelementen mithilfe des GFI Archiver-Archi vierungsassistenten“ (Seite 110). GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 32 OPTION BESCHREIBUNG Automatische Archivierung (Journal) Bei Auswahl verbindet sich GFI Archiver automatisch mit einem konfigurierten E-Mail-Server, lädt die gespeicherten E-Mails in das Journalingpostfach herunter und speichert sie in Archivspeichern. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwalten der zu archivierenden Mailserver“ (Seite 90). Wenn die automatische Archivierung (Journalfunktion) ausgewählt ist, müssen Sie eine der folgenden Optionen auswählen: Alle E-Mails – Wählen Sie diese Option, um alle aus dem Journalingpostfach heruntergeladenen Elemente zu archivieren. Regelbasierte Archivierung – Es wurde nur bestimmte, aus dem Journalingpostfach heruntergeladene Ele mente archiviert. Wenn diese Option ausgewählt ist, müssen Sie Archivierungsregeln konfigurieren, die bestim men, welche Elemente archiviert und welche ignoriert werden. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren von Archivierungsregeln“ (Seite 95). WICHTIG Bei ausgewählter regelbasierter Archivierung müssen Sie Archivierungsregeln konfigurieren, damit GFI Archiver die Archivierung beginnt. HINWEIS Für die Archivierung kann mehr als eine Methode ausgewählt werden. Sie können unter Alle E-Mails beispielsweise gleichzeitig die Optionen Manuelle Archivierung und Automatische Archivierung (Journal) auswählen. 4. Klicken Sie auf Speichern. Einrichten eines Journalingpostfachs Wenn Sie die Archivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) ausgewählt haben, müssen Sie ein Journalingpostfach auf Ihrem E-Mail-Server erstellen. Mit der Journal-Funktion können alle E-Mails eines Unternehmens aufgezeichnet werden. Mithilfe der Journalfunktion kann Ihr E-Mail-Server die zu archivierenden Elemente in einem einzelnen Postfach kanalisieren. GFI Archiver verbindet sich mit dem E-Mail-Server und ruft die Elemente für die Archivierung aus dem Journalingpostfach ab. In GFI Archiver kann ein Journalingpostfach automatisch erstellt werden, wenn der verwendete E-Mail-Server Microsoft Exchange ist. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen von Journalingpostfächern in Microsoft Exchange mithilfe des Nachinstallationsassistenten“ (Seite 33). Wenn Sie einen anderen E-Mail-Server verwenden, muss das Journalingpostfach manuell auf dem E-Mail-Server erstellt werden. Sobald das Journalingpostfach erstellt wurde, muss sich GFI Archiver damit verbinden, um die Archivierung zu starten. Informationen zur manuellen Erstellung eines Journalingpostfachs auf einem Microsoft Exchange-Server finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=ARChelp#cshid=journalingexchange WICHTIG Wenn die Journalfunktion nicht korrekt eingerichtet wird, ist die Archivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) NICHT verfügbar. Erstellen von Journalingpostfächern in Microsoft Exchange mithilfe des Nachinstallationsassistenten So richten Sie die Journalfunktion für Microsoft Exchange Server 2007 und spätere Versionen mithilfe des Nachinstallationsassistenten ein: 1. Klicken Sie im Konfigurationsassistenten, der sich nach Erstellen des Archivspeicherprofils öffnet, auf Weiter. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 33 Screenshot 7: Assistent für Journalpostfächer 2. Wählen Sie auf der Seite Assistent zur Mailserverarchivierung die Option Mit dem Assistenten ein neues Journalpostfach erstellen, um die Archivierung von E-Mails zu starten. Wählen Sie diese Option aus, um mit dem Assistenten automatisch ein neues Journalingpostfach zu erstellen. Das neue Journalingpostfach wird auf dem aus der Liste der erkannten Server ausgewählten Microsoft® Exchange Server erstellt. HINWEIS Diese Funktion kann nur mit Microsoft® Exchange Server 2007 Service Pack 2 und höher verwendet werden. i. Wählen Sie Mit dem Assistenten ein neues Journalpostfach erstellen, um die Archivierung von E-Mails zu starten aus, und klicken Sie auf Weiter. ii. Geben Sie nach Aufforderung die erforderlichen Details für das Journalingpostfach ein. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION BESCHREIBUNG GFI Archiver einen neuen Jour nal-Benutzer für die Post fächerzuordnung erstellen lassen. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie bereits ein Journalingpostfach auf einem E-Mail-Server erstellt haben. Wählen Sie im Feld Erkannte Postfächer aus der Liste der erkannten Postfächer die Postfach-Datenbank aus, mit der Sie eine Verbindung herstellen möchten. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 34 OPTION BESCHREIBUNG Vorhandenen Journal-Benut zer für die Post fächerzuordnung verwenden Diese Option ist aktiviert, wenn ein Journal-Benutzer erkannt wurde. Wenn diese Option akti viert ist, wird der erkannte Journal-Benutzer den erkannten Postfächern zugeordnet. iii. Klicken Sie auf Weiter. iv. Geben Sie die erforderlichen Administratoranmeldeinformationen an, um die Einrichtung abzuschließen. 3. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen. 2.9 Testen der Einrichtung Testen Sie Ihre Einrichtung je nach ausgewählter Archivierungsmethode im Nachinstallationsassistenten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails erfolgreich archiviert werden. Testen der manuellen Archivierung 1. Öffnen Sie eine Microsoft Outlook®-Installation, für die Archive Assistant bereitgestellt wurde. HINWEIS Weitere Informationen finden Sie unter „Archive Assistant“ (Seite 58). 2. Wählen Sie eine E-Mail aus, und klicken Sie auf Archivieren. 3. Wählen Sie in GFI Archiver die Registerkarte Archiv. 4. Stellen Sie sicher, dass der richtige Archivspeicher ausgewählt ist, und prüfen Sie, ob die E-Mail mit Archive Assistant archiviert wurde. Die archivierte E-Mail wird im Korrespondenzbereich angezeigt. Testen der automatischen Archivierung (Journal) aller E-Mails 1. Senden Sie eine E-Mail an eine gültige E-Mail-Adresse, deren Posteingang archiviert wird. 2. Wählen Sie in GFI Archiver die Registerkarte Archiv. GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 35 Screenshot 8: Suchen nach E-Mail 3. Stellen Sie sicher, dass der richtige Archivspeicher ausgewählt ist, und prüfen Sie, ob die archivierte E-Mail im Korrespondenzbereich angezeigt wird. Testen der regelbasierten Archivierung 1. Vergewissern Sie sich, dass Archivierungsregeln konfiguriert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren von Archivierungsregeln“ (Seite 95). 2. Erstellen Sie eine E-Mail unter Berücksichtigung der Kriterien, die in den Archivierungsregeln festgelegt wurden, und senden Sie diese E-Mail an eine gültige E-Mail-Adresse. 3. Wählen Sie in GFI Archiver die Registerkarte Archiv. 4. Stellen Sie sicher, dass der richtige Archivspeicher ausgewählt ist, und prüfen Sie, ob die archivierte E-Mail im Korrespondenzbereich angezeigt wird. HINWEIS Wenn Sie sich davon überzeugt haben, dass GFI Archiver E-Mails ordnungsgemäß archiviert, können Sie Postfachverwaltungsrichtlinien einrichten, um E-Mails von Ihrem Microsoft Exchange Server zu entfernen. Weitere Informationen finden Sie unter „Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange“ (Seite 36). 2.10 Entfernen von E-Mails in Microsoft® Exchange Sobald GFI Archiver konfiguriert ist und der E-Mail-Verkehr Ihres Unternehmens ordnungsgemäß archiviert wird, können Sie eine Richtlinie für die Postfachverwaltung erstellen, um durch das Löschen von E-Mails, die zuvor archiviert GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 36 wurden, Speicherplatz auf dem Microsoft Exchange Server freizugeben. Dies kann durch die Verwendung von Archive Assistant oder durch Verwendung der Microsoft Exchange-Aufbewahrungsrichtlinie erreicht werden. Weitere Informationen zum manuellen Entfernen von E-Mails aus Microsoft Exchange finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=ARChelp#cshid=removexchemails 2.11 Upgrade auf die neueste Version Dieser Abschnitt beschreibt, wie eine GFI Archiver-Installation unter Beibehaltung aller Einstellungen auf die neueste Version aktualisiert wird. HINWEIS Direkte Upgrades von Version 2011 oder früheren Versionen werden nicht unterstützt. Es wird empfohlen, GFI Archiver zu deinstallieren und neu zu konfigurieren. Wichtige Hinweise für das Durchführen von Upgrades Ein Upgrade kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie können also nicht zur vorher installierten Version zurück kehren. Sichern Sie vor einem Upgrade die GFI Archiver-Archivspeicher. Diese Sicherung kann hilfreich sein, wenn das Upgrade fehlschlägt. Weitere Informationen finden Sie unter „Sichern von Archivspeichern“ (Seite 129). Melden Sie sich beim GFI-Kundenbereich an, um einen neuen Lizenzschlüssel zu erhalten. Klicken Sie rechts auf das blaue Schlüsselsymbol, und wählen Sie die Option Lizenzschlüssel aktualisieren, oder klicken Sie auf Ver längerung, um Ihre Wartungsvereinbarung zu verlängern. Prüfen Sie vor der Aktualisierung sämtliche Systemanforderungen. Weitere Informationen finden Sie unter „Sys temanforderungen“ (Seite 11). Stellen Sie sicher, dass Sie als Administrator angemeldet sind oder ein Benutzerkonto mit Administratorrechten ver wenden. Speichern Sie vor der Installation alle Arbeiten, und schließen Sie alle laufenden Anwendungen auf dem Computer. Deaktivieren Sie jegliche Anti-Virus-Software auf dem Server, auf dem GFI Archiver installiert ist. Verfahrensweise bei der Aktualisierung 1. Laden Sie den aktuellen Build von GFI Archiver auf den Server herunter, auf dem GFI Archiver aktuell installiert ist. Gehen Sie auf http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm, klicken Sie auf Anmelden, und geben Sie die Anmeldeinformationen für Ihr GFI-Konto ein. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neu heruntergeladene Installationsprogramm, und wählen Sie Eigen schaften. Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf Zulassen und dann auf Übernehmen. Dieser Schritt ist not wendig, damit das Betriebssystem nicht bestimmte Aktionen des Installationsprogramms blockiert. 3. Starten Sie das neu heruntergeladene Installationsprogramm, und befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bild schirm, um die neueste Version zu installieren. 4. Verwenden Sie den Lizenzschlüssel, den Sie im GFI-Kundenbereich erhalten haben. 5. Wenn Sie während der Installation aufgefordert werden, das vorhandene Datenbankschema auf das neue GFI Archi ver-Schema zu aktualisieren, klicken Sie auf Aktualisieren. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Nach Abschluss des Upgrades: GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 37 Aktualisieren Sie alle Client-Tools, die zusammen mit GFI Archiver verwendet werden (Archive Assistent, File Archive Assistant oder Outlook Connector), um eine nahtlose Integration sicherzustellen. Verwenden Sie die Installationsdateien aus dem GFI Archiver-Installationsordner, um die Client-Tools neu zu installieren: \GFI\Archiver\Client Tools\ Testen Sie die aktualisierte Einrichtung. Weitere Informationen finden Sie unter „Testen der Einrichtung“ (Seite 35). GFI Archiver 2 Installieren von GFI Archiver | 38 3 Verwenden von GFI Archiver GFI Archiver hilft Ihnen, ein leicht erreichbares Archiv mit E-Mail-Korrespondenz, Kalenderelementen und Dokumenten zu pflegen, den Bedarf an PST-Dateien zu beseitigen und eine wachsende Anzahl an Compliance- und eDiscoveryRichtlinien zu erfüllen. Mit den Berichtsfunktionen der Business Intelligence-Tools von MailInsights können Sie Ihre archivierten Elemente optimal auswerten. Ermitteln Sie rechtliche Risiken, und steuern Sie die Produktivität mit Berichten, die auf den geschäftskritischen Informationen in Ihrem Archiv basieren. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten: 3.1 Verwenden der Startseite 39 3.2 Anmelden bei GFI Archiver 43 3.3 Durchsuchen archivierter Elemente 43 3.4 Arbeiten mit archivierten Elementen 45 3.5 Suchen nach archivierten Elementen 48 3.6 Zugreifen auf mehrere Postfächer 54 3.7 Ändern der Benutzereinstellungen 55 3.8 Client-Tools 56 3.9 Outlook Connector 56 3.10 Archive Assistant 58 3.11 File Archive Assistant 61 3.12 GFI MailInsights® 62 3.1 Verwenden der Startseite Über die Startseite von GFI Archiver können Sie problemlos Ihre Installation überwachen. Die hier angezeigten grafischen und statistischen Informationen bieten eine Echtzeit-Übersicht über die allgemeinen Einstellungen von GFI Archiver. Dadurch können Sie Probleme identifizieren, bevor sie ernsthafte Auswirkungen auf Ihr System haben. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 39 Screenshot 9: Das GFI Archiver-Dashboard Wählen Sie auf der Benutzeroberfläche von GFI Archiver die Startseite. Die Informationen werden in verschiedenen Bildschirmbereichen nach Typ gruppiert angezeigt. In den nachfolgenden Abschnitten werden die verschiedenen Bildschirmbereiche und die darin verfügbaren Daten beschrieben: Statusübersicht Server Archivspeicher E-Mail-Fluss Ereignisanzeige GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 40 3.1.1 Statusübersicht Screenshot 10: GFI Archiver-Takt Im Bereich „Statusübersicht“ werden Informationen angezeigt, mit deren Hilfe Sie schnell Probleme identifizieren können, die auf verschiedenen Komponenten von GFI Archiverbasieren, wie z. B. nicht antwortende Server. Lassen Sie sich die folgenden Registerkarten anzeigen, um Unterbrechungen näher untersuchen: OPTION BESCHREIBUNG Dienste Zeigt den aktuellen Status von Hintergrunddiensten an, die von GFI Archiver verwendet werden. Journalingpostfächer Zeigt eine Liste mit konfigurierten Journalpostfächern an. Weitere Informationen finden Sie unter „Kon figurieren eines Journalingpostfachs“ (Seite 91). SQL Server Zeigt die SQL Server an, die so konfiguriert sind, dass sie E-Mails archivieren. Weitere Informationen fin den Sie unter „Auswählen und Vorbereiten einer Datenbank“ (Seite 18). Lizenzierung Die Registerkarte „Lizenzierung“ zeigt an, ob die aktuelle Lizenz gültig ist, und ob es sich bei der Instal lation um eine Testversion oder eine Vollversion handelt. Sie gibt außerdem die Anzahl der lizenzierten Benutzer, die Anzahl der berechtigten Benutzer und Informationen dazu an, wie lange das Produkt in Betrieb gewesen ist. 3.1.2 Server Screenshot 11: Bereich „Server“ GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 41 Der Bereich Server zeigt den verfügbaren Speicherplatz auf dem Server an, auf dem GFI Archiver installiert ist. Dadurch erhalten Sie einen einfachen Überblick über die restliche Speicherkapazität aller Server und können rechtzeitig die erforderlichen Maßnahmen ergreifen. 3.1.3 Archivspeicher Screenshot 12: Bereich „Archivspeicher“ Der Bereich Archivspeicher enthält Informationen über die Gesamtanzahl der in GFI Archiver gespeicherten E-Mails sowie die Anzahl der genutzten Archivspeicher. Mithilfe dieser Informationen können Sie erkennen, ob E-Mails korrekt archiviert werden. HINWEIS Wenn die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen aktiviert ist, wird in diesem Fenster eine Meldung angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen“ (Seite 156). 3.1.4 E-Mail-Fluss Screenshot 13: GFI Archiver-Bereich „E-Mail-Fluss“ GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 42 Die Darstellung im Bereich E-Mail-Fluss bietet eine grafische Übersicht über die Anzahl der von GFI Archiver archivierten E-Mails. Spitzen- und Tiefstwerte außerhalb des normalen E-Mail-Flusses sollten untersucht werden, da dies auf eine fehlerhafte Journalfunktion hindeuten kann. Passen Sie das Diagramm „E-Mail-Fluss“ für die Anzeige des E-Mail-Flusses aller Journalpostfächer, eines einzelnen Postfachs oder für die Anzeige eines bestimmten Zeitraums an. Passen Sie die Ansicht mithilfe der verfügbaren Schaltflächen an, und klicken Sie zum Bestätigen auf Aktualisieren. 3.1.5 Ereignisanzeige Screenshot 14: Registerkarte „Ereignisanzeige“ Das Fenster „Ereignisanzeige“ enthält Informationen über GFI Archiver-Ereignisse. Die hier angezeigten Nachrichten bieten Informationen über Systemprozesse, die normalerweise für den Systemadministrator ausgeblendet werden, aber eventuell Ihre Aufmerksamkeit erfordern. 3.2 Anmelden bei GFI Archiver Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um sich bei GFI Archiver anzumelden: Öffnen Sie Start > GFI Archiver > GFI Archiver. Die Anwendung wird in Ihrem Standardinternetbrowser geöff net. Geben Sie bei Aufforderung Ihre Domänen-Anmeldeinformationen ein (Benutzername und Kennwort für die Win dows®-Anmeldung). Alternativ können Sie die folgende URL in die Adresszeile Ihres Internetbrowsers eingeben: http://<GFI Archiver-Hostname>/<Name des virtuellen Ordners in GFI Archiver> Beispiel: http://mydomain.com/Archiver Standardmäßig sind für die Anmeldung bei GFI Archiver keine Anmeldeinformationen erforderlich. Stattdessen werden die Anmeldeinformationen des aktuell angemeldeten Benutzers verwendet. Wenn Sie Ihren Browser schließen, wir der aktuell angemeldete Benutzer bei GFI Archiver abgemeldet. HINWEIS Wenn Sie sich als ein anderer Benutzer anmelden möchten, melden Sie Ihr Profil ab, und melden Sie sich mit einem anderen Windows®-Benutzerprofil an. HINWEIS Wenn Sie sich an einem Computer anmelden, der sich nicht in derselben Domäne wie die Installation von GFI Archiver befindet, werden Sie zur Eingabe der Anmeldeinformationen aufgefordert, die Sie für die Domäne verwenden, in der GFI Archiver installiert ist. 3.3 Durchsuchen archivierter Elemente 1. Wählen Sie in GFI Archiver die Registerkarte Archiv aus. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 43 Screenshot 15: Durchsuchen archivierter E-Mails 2. Auf der Registerkarte „Archiv“ werden alle archivierten Elemente der Postfächer angezeigt, für die Ihnen eine Zugriffsberechtigung erteilt wurde. Darüber hinaus können Sie die in der Tabelle unten beschriebenen Aktionen durchführen. OPTION BESCHREIBUNG Ermöglicht die Suche nach E-Mails. Geben Sie das gesuchte Wort oder die gesuchte Wortgruppe ein, und klicken Sie auf . Die Suchergebnisse werden im E-Mail-Bereich angezeigt. Blendet den E-Mail-Vorschaubereich aus. Blendet den E-Mail-Vorschaubereich ein. Wechselt zwischen der Anzeige des E-Mail-Vorschaubereichs am unteren Bildschirmrand und an der Seite. Zeigt E-Mails in der Nachrichtenansicht an. Zeigt E-Mails in der Postfachansicht an. Wechseln Sie zur Kalenderansicht, und zeigen Sie die archivierten Kalen derelemente an. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 44 OPTION BESCHREIBUNG Wechseln Sie in die Dateiverlaufsansicht, und zeigen Sie eine Liste der vom File Archive Assistant archivierten Dateien an. Zeigt eine Liste der Postfächer an, auf die der aktuell angemeldete Benutzer Zugriff hat. Wählen Sie aus der Kontoliste über die Option Konten im Archiv auflisten den Archivspeicher aus, für den Sie Postfächer anzeigen möchten. Kli cken Sie auf Schließen, um die Kontoliste zu schließen. Löscht die ausgewählten E-Mails, wenn die E-Mail-Löschung von Ihrem Systemadministrator aktiviert wurde. Ist die E-Mail-Löschung nicht aktiviert, wird dieses Symbol nicht angezeigt. HINWEIS Aus schreibgeschützten Archivspeichern oder bei aktivierter Legal-HoldFunktion können keine E-Mails gelöscht werden. HINWEIS Standardmäßig zeigt GFI Archiver bis zu 25 Elemente pro Seite an. Klicken Sie zum Ändern dieses Wertes auf den angezeigten Benutzernamen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, und geben Sie unter der Option Anzahl der angezeigten E-Mails pro Seite einen neuen Wert ein. Klicken Sie auf Speichern. 3.4 Arbeiten mit archivierten Elementen Über die Registerkarte Archiv in GFI Archiver können Sie verschiedene Arten archivierter Elemente anzeigen und bearbeiten. Wechseln Sie zwischen E-Mail-Konversationen und Kalenderelementen mithilfe der Steuerelemente in der Taskleiste. Weitere Informationen finden Sie unter „Durchsuchen archivierter Elemente“ (Seite 43). Wählen Sie aus der Postfach- oder der Nachrichtenansicht eine E-Mail aus, um die E-Mail oder eine archivierte Datei anzuzeigen. Das ausgewählte Element wird im Vorschaubereich angezeigt. Doppelklicken Sie auf eine E-Mail oder eine archivierte Datei, um sie im E-Mail-Ansichtsfenster anzuzeigen. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 45 Screenshot 16: Arbeiten mit archivierten Elementen in GFI Archiver Wechseln Sie zum Öffnen eines archivierten Kalenderelements zur Kalenderansicht. Wählen Sie das anzuzeigende Element aus. Klicken Sie einmal auf das Element, um im Kalenderfenster Details anzuzeigen. In Abhängigkeit von dem ausgewählten archivierten Element können beim Anzeigen der Inhalte archivierter Elemente die folgenden Aktionen ausgeführt werden: OPTION BESCHREIBUNG E-Mail-/Kalenderelement-Header anzeigen. Klicken Sie, um den Header der E-Mail/des Kalenderelements anzuzeigen. Die Header werden in einem gesonderten Bereich angezeigt. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen. Diskussions-Threads (Korrespondenzen) anzeigen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die gesamte Korrespondenz im E-Mail-Ansichtsfenster anzuzeigen. Alle EMails der Korrespondenz werden aufgeführt. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 46 OPTION BESCHREIBUNG E-Mail- oder Kalenderelementkennzeichnungen bearbeiten (einzeln und global) Mit dieser Funktion können Sie E-Mails und Kalenderelemente anhand von Kennzeichnungen kategorisieren. Diese Funktion ist für die Suche nach bestimmten Typen archivierter Elemente geeignet. Beispielsweise können Sie nach Elementen mit der Kennzeichnung „Wichtig“ suchen. So fügen Sie eine Kennzeichnung hinzu: 1. Geben Sie unter „Verfügbare Kennzeichnungen“ eine neue Kennzeichnung ein, oder wählen Sie eine vorhandene Kennzeichnung aus. 2. Klicken Sie auf E-Mail kennzeichnen, um die E-Mail mit der eingegebenen oder ausgewählten Kennzeichnung zu versehen. So entfernen Sie eine zuvor zugewiesene Kennzeichnung: 1. Wählen Sie eine zuvor zugewiesene Kennzeichnung aus. 2. Klicken Sie auf Kennzeichnung entfernen. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, oder wählen Sie Schließen, um den Bereich zu schließen. HINWEIS Kennzeichnungen werden im Feld Kennzeichnungen mit schwarzer Farbe dargestellt. Kennzeichnungen, die auf Unternehmensebene mithilfe von Kategorisierungsrichtlinien zugewiesen wurden, werden mit roter Farbe dargestellt. Kennzeichnungen aufgrund von Kategorisierungsrichtlinien können nicht entfernt werden. E-Mail/Kalenderelement wiederherstellen. Mit dieser Funktion können Sie E-Mails oder Kalenderelemente über die OneClick Restore-Funktion wiederherstellen. Sie können ein archiviertes Element in einem bestimmten Postfach wiederherstellen oder eine Kopie des Elements an eine E-Mail-Adresse weiterleiten. Geben Sie im E-Mail-Wiederherstellungsbereich die E-Mail-Adresse ein, an die Sie eine Kopie des aktuellen Elements senden möchten, und klicken Sie auf E-Mail/Kalenderelement wiederherstellen. E-Mail auf Festplatte speichern (EML-Format) Lädt die gesamte E-Mail auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im .eml-Format. Dieses Format ist kompatibel mit einer Reihe von E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook® Express, Windows® Mail und Mozilla Thunderbird. Wählen Sie im Dialogfeld Dateidownload die Option Speichern, und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus. E-Mail auf Festplatte speichern (MSG-Format) Lädt die gesamte E-Mail auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im .msg-Format, das mit Microsoft Outlook® kompatibel ist. Wählen Sie im Dialogfeld „Dateidownload“ die Option „Speichern“, und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus. Kalenderelement herunterladen Lädt die gesamte E-Mail auf die Festplatte herunter, einschließlich aller Anhänge im .msg-Format, das mit Microsoft Outlook® kompatibel ist. Wählen Sie im Dialogfeld „Dateidownload“ die Option „Speichern“, und wählen Sie einen Speicherort für die Datei aus. E-Mail/Kalenderelement drucken Zeigt das archivierte Element in einem druckerfreundlichen Format in einem neuen Browserfenster an. Verwenden Sie die Druckfunktion Ihres Browsers, um das Element auszudrucken. Bilder in E-Mail anzeigen Verwenden Sie diese Schaltfläche, um eingebettete Bilder in der E-Mail anzuzeigen. Spam-Markierung aufheben Heben Sie mit dieser Schaltfläche die Spam-Markierung für E-Mails auf, die zuvor von einem Virenschutzprogramm als Spam gekennzeichnet wurden. Diese Option erfordert das Einrichten einer SpamAufbewahrungsrichtlinie. E-Mail/Kalenderelement löschen Löscht das aktuelle Element, wenn die E-Mail-Löschung von Ihrem Systemadministrator aktiviert wurde. Ist die EMail-Löschung nicht aktiviert, wird dieses Symbol nicht angezeigt. HINWEIS Aus schreibgeschützten Archivspeichern oder bei aktivierter Legal-Hold-Funktion können keine archivierten Elemente gelöscht werden. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 47 OPTION BESCHREIBUNG Ereignisse des Kalenderelements anzeigen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Ereignisse des Kalenderelements im E-Mail-Ansichtsfenster anzuzeigen. Herunterladen Beim Anzeigen archivierter Dateien wird ein zusätzlicher Link Herunterladen im Textkörper angezeigt. Klicken Sie auf diesen Link, um die Datei herunterzuladen und auf der Festplatte zu speichern. 3.5 Suchen nach archivierten Elementen Bei der Suche nach archivierten Elementen, wie E-Mails, Dateien Kalenderelemente und Faxe, durchsucht GFI Archiver den E-Mail-Index und ruft alle übereinstimmenden Elemente und die zugehörigen Anhänge ab. In GFI Archiver können Sie anhand von: OPTION BESCHREIBUNG Schnellsuche Verwenden Sie das Textfeld in der Symbolleiste, um alle archivierten E-Mails des ausgewählten Benutzers in sämtlichen Archivspeichern zu durchsuchen. Im Textfeld Schnellsuche können Sie auch folgende Platzhalter verwenden: ? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen * steht für eine beliebige Zeichenkette Beispiel: Um nach E-Mails zu suchen, die das Wort Schweiz enthalten, können Sie „Schw??z“ oder „Schw*z“ eingeben. Einfache Suche Erweitern Sie die Schnellsuche, um die Suche nach einfachen Kriterien wie Absender, Empfänger, Betreff, Datum und weiteren Informationen zu filtern. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden der einfachen Suche“ (Seite 48). Erweiterte Suche Über die erweiterten Optionen erhalten Sie eine umfangreiche Auswahl an Suchoptionen. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden der erweiterten Suche“ (Seite 51). Die Suchergebnisse werden im E-Mail-Bereich angezeigt. In GFI Archiver werden bis zu 25 E-Mails pro Seite angezeigt. Wenn mehr als 25 E-Mails den Kriterien der Suchanfrage entsprechen, werden die E-Mails von GFI Archiver auf mehrere Seiten verteilt. Mithilfe des Schiebereglers am unteren Rand des E-Mail-Bereichs können Sie zur nächsten Seite blättern. 3.5.1 Verwenden der einfachen Suche Die Einfache Suche ist eine Erweiterung der Funktion Schnellsuche, mit der Sie zusätzliche Suchkriterien bei der Suche nach E-Mails, Dateien, Kalenderelementen oder Fax-/SMS-Nachrichten in allen Archivspeichern angeben können. So verwenden Sie die einfache Suche : 1. Klicken Sie in der Registerkarte Archiv auf das Dropdown-Symbol neben dem Textfeld für die Suche . Screenshot 17: Optionen für die einfache Suche GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 48 2. Wählen Sie im Bereich Suchen nach die Option E-Mail aus, um in allen Archivspeichern nach E-Mails zu suchen. Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen: OPTION BESCHREIBUNG Enthält Geben Sie ein Stichwort ein, nach dem gesucht werden soll. Sie können auch folgende Platzhalter verwenden: ? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen * steht für eine beliebige Zeichenkette Betreff Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile. Absendedatum Legt das Datum fest, an dem die gesuchte E-Mail gesendet wurde. Von Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Anzeigenamen des E-Mail-Absenders an, der in den E-Mails gesucht werden soll. An Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Anzeigenamen des E-Mail-Empfängers an, der in den E-Mails gesucht werden soll. Anhang Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang. Erweiterte Optionen Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen, um eine umfangreiche Auswahl an Suchoptionen zu erhal ten. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden der erweiterten Suche“ (Seite 51). Zurücksetzen Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen. Speichern Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann. Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt. Suche Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben. 3. Wählen Sie im Bereich Suchen nach die Option Datei aus, um in allen Archivspeichern nach archivierten Dateien zu suchen. Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen: OPTION BESCHREIBUNG Dateiname Geben Sie den vollständigen Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens ein, nach dem Sie suchen. Sie können auch folgende Platzhalter verwenden: ? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen * steht für eine beliebige Zeichenkette Dateityp Wählen Sie einen Dateityp aus der Liste aus, oder wählen Sie die Option Alle (Standard). Datum der letzten Ände rung Wählen Sie eine Option aus der Liste aus, oder wählen Sie Benutzerdefiniert, und geben Sie mithilfe der Kalen derschaltflächen einen Zeitraum an. Erweiterte Optionen Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen, um eine umfangreiche Auswahl an Suchoptionen zu erhal ten. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden der erweiterten Suche“ (Seite 51). Suche Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben. Zurücksetzen Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen. Speichern Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann. Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt. 4. Wählen Sie im Bereich Suchen nach die Option Kalender aus, um in allen Archivspeichern nach archivierten Kalenderelementen zu suchen. Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen: GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 49 OPTION BESCHREIBUNG Enthält Geben Sie den vollständigen Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens ein, nach dem Sie suchen. Sie kön nen auch folgende Platzhalter verwenden: ? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen * steht für eine beliebige Zeichenkette Organisator Geben Sie den Namen des Organisators des Ereignisses an. Betreff Suchen Sie nach Kalenderelementen mit einem bestimmten Betreff. Eingeladene Teilnehmer Geben Sie die Namen der zu einem Ereignis eingeladenen Personen an. Ereignisbeginn Wählen Sie eine Option aus der Liste aus, oder wählen Sie Benutzerdefiniert, und geben Sie mithilfe der Kalen derschaltflächen einen Zeitraum an. Ort Geben Sie den Namen des Orts an, an dem ein Ereignis stattfindet. Erweiterte Optionen Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen, um eine umfangreiche Auswahl an Suchoptionen zu erhal ten. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden der erweiterten Suche“ (Seite 51). Suche Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben. Zurücksetzen Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen. Speichern Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann. Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt. 5. Wählen Sie im Bereich Suchen nach die Option Fax aus, um in allen Archivspeichern nach archivierten Fax- und SMS-Nachrichten zu suchen. Verwenden Sie die folgenden Suchfunktionen: OPTION BESCHREIBUNG Enthält Geben Sie den vollständigen Dateinamen oder einen Teil des Dateinamens ein, nach dem Sie suchen. Sie kön nen auch folgende Platzhalter verwenden: ? steht für ein einzelnes, beliebiges Zeichen * steht für eine beliebige Zeichenkette Typ Wechseln Sie mithilfe der Dropdown-Liste zwischen Fax und SMS. Absendedatum Legen Sie über die zur Verfügung stehenden Liste das Datum fest, an dem das gesuchte Fax bzw. die SMSNachricht gesendet wurde. Von Geben Sie die Adresse des Absenders an, nach dem gesucht werden soll. An Geben Sie die Adresse des Empfängers an, nach dem gesucht werden soll. Erweiterte Optionen Klicken Sie auf den Link zu den erweiterten Optionen, um eine umfangreiche Auswahl an Suchoptionen zu erhal ten. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden der erweiterten Suche“ (Seite 51). Suche Startet die Suche nach archivierten E-Mails. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben. Zurücksetzen Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen. Speichern Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann. Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt. HINWEIS Die Faxsuchoption wird nur angezeigt, wenn die Registerkarte „Faxarchivierungssuche“ vom GFI ArchiverAdministrator aktiviert wurde. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 50 3.5.2 Verwenden der erweiterten Suche Die Erweiterte Suche ist eine Erweiterung der Funktion Einfache Suche , mit der Sie mehrere Suchkriterien bei der Suche nach archivierten Elementen angeben können. So verwenden Sie die erweiterte Suche : 1. Klicken Sie in der Registerkarte Archiv auf das Dropdown-Symbol und wählen Sie Erweiterte Optionen. neben dem Textfeld für die Schnellsuche, Screenshot 18: Erweiterte Suchoptionen 2. Im Bereich Erweiterte Suchoptionen stehen Ihnen die folgenden Funktionen für eine erweiterte Suche zur Verfügung: OPTION BESCHREIBUNG E-Mails durch suchen nach Wählen Sie den Benutzer aus der verfügbaren Liste. Archivspeicher Definiert den Archivspeicher, in dem die Suche durchgeführt werden soll. Wählen Sie einen oder mehrere Archivspeicher aus der verfügbaren Liste der Archivspeicher aus. Absendedatum Legt das Datum fest, an dem die gesuchte E-Mail gesendet wurde. Beinhaltet alle Legt fest, ob Elemente angezeigt werden sollen, die alle oder nur eine Suchbedingung erfüllen. Wählen Sie die die gewünschte Option aus der Dropdown-Liste aus: Alle: Zeigt archivierte Elemente an, die mindestens eine der festgelegten Bedingungen erfüllen. Beliebig: Zeigt archivierte Elemente an, die alle festgelegten Bedingungen erfüllen. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 51 OPTION BESCHREIBUNG Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Suchbedingungen hinzuzufügen. Zu den verfügbaren Bedingungen gehören: Betreff– Mit dieser Option suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile. Absender – Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Anzeigenamen des E-Mail-Absenders an, der in den EMails gesucht werden soll. Empfänger – Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Anzeigenamen des E-Mail-Empfängers an, der in den E-Mails gesucht werden soll. BCC – Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Anzeigenamen des Empfängers an, dessen Adresse im BCCFeld eingegeben wurde. Absendedatum– Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum gesendet wur den. Geben Sie ein Datum ein bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie „Liegt vor dem“, „Liegt nach dem“ oder „Ist genau“. Empfangsdatum– Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum empfangen wurden. Geben Sie ein Datum ein bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie „Liegt vor dem“, „Liegt nach dem“ oder „Ist genau“. Startdatum: Suchen Sie nach Kalenderelementen, die vor einem festgelegten Datum begonnen haben. Größe (KB): Suchen Sie nach Elementen, die einer bestimmten Größe entsprechen bzw. größer oder klei ner sind. Geben Sie die Größe ein, und wählen Sie „Ist größer als“, „Ist kleiner als“ und „Ist genau“. Nachrichten-ID– Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Nachrichten-ID im Header. Geben Sie die Nachrichten-ID ein, bzw. kopieren Sie die Nachrichten-ID der zu suchenden E-Mail. Gesamte E-Mail – Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im gesamten E-Mail-Text und den Anhängen. Textkörper– Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Nachrichtentext. Anhang– Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang. Enthält Dokument – Suchen Sie nur nach E-Mails mit einem angehängten Dokument. Ordner: Suchen Sie nach Elementen, die sich in einem bestimmten Postfachordner befinden. Ordner/Unterordner: Suchen Sie nach Elementen, die sich in einem bestimmten Unterordner eines Post fachordners befinden. Kennzeichnung– Suchen nach E-Mails mit einer bestimmten Kennzeichnung. HINWEIS Klicken Sie neben einer Suchbedingung auf Schließt alle diese Bedin gungen aus , um sie zu entfernen. Definiert eine Liste mit Bedingungen, die bei der Suche von den archivierten Elementen NICHT erfüllt werden sollen. Klicken Sie auf , und wählen Sie die entsprechenden Bedingungen aus. Die Bedingungen, die Sie hier auswählen können, entsprechen den zuvor beschriebenen Bedingungen. HINWEIS Klicken Sie neben einem Suchkriterium auf , um es zu entfernen. Zurück zu den Basisoptionen Klicken Sie auf diese Option, um zur Funktion „Einfache Suche“ zurückzukehren. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden der einfachen Suche“ (Seite 48). Zurücksetzen Setzt die Suchbedingungen zurück und ermöglicht eine Suche mit neuen Bedingungen. Speichern Speichert die Suchbedingungen als Suchabfrage, die jederzeit abgerufen werden kann. Gespeicherte Suchen werden im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv angezeigt. Suche Startet die Suche nach archivierten Elementen. Die Suchergebnisse werden anhand der ausgewählten Bedingungen zurückgegeben. 3.5.3 E-Mail-Suche mithilfe von Smartphones In GFI Archiver können Sie mithilfe eines Smartphones nach E-Mails suchen. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 52 HINWEIS Diese Funktion wird von den folgenden Betriebssystemen unterstützt: Android 2.1 oder höher Apple iPhone iOS 4 Blackberry OS5 oder höher So führen Sie eine einfache Suche durch: 1. Starten Sie den Internetbrowser auf Ihrem Smartphone, und geben Sie die URL von GFI Archiver in folgendem Format ein: http://<GFI Archiver-Hostname>/<Name des virtuellen Ordners in GFI Archiver> Beispiel: http://mydomain.com/Archiver 2. Melden Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen an. HINWEIS Die mobile Benutzeroberfläche verwendet die gleichen Spracheinstellungen wie die vom Benutzer konfigurierten Einstellungen in GFI Archiver. Weitere Informationen finden Sie unter „Ändern der Benutzereinstellungen“ (Seite 55). 3. Geben Sie den gesuchten Text ein, und klicken Sie auf Suchen. 4. Durchsuchen Sie die angezeigten Ergebnisse mithilfe der verfügbaren Optionen. Die Ergebnisse sind absteigend nach Datum geordnet. HINWEIS Die mobile Suchfunktion zeigt 10 E-Mails pro Seite an. Sie können die weiteren Seiten mithilfe der verfügbaren Optionen öffnen. Die maximale Anzahl an Suchergebnissen ist 5.000. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 53 Screenshot 19: Konversationsansicht auf Smartphone 5. Klicken Sie auf den E-Mail-Betreff, um die E-Mail anzuzeigen, oder klicken Sie auf Gespräche anzeigen, um dazugehörige E-Mails anzuzeigen. HINWEIS Mit der der mobilen Benutzeroberfläche werden E-Mail-Archive durchsucht. Greifen Sie für erweiterte Suchfunktionen auf GFI Archiver auf Ihrem Computer zu. HINWEIS Die mobile Benutzeroberfläche ermöglicht Benutzern NUR den Zugriff auf ihr Postfach. 3.6 Zugreifen auf mehrere Postfächer Über die Registerkarte Archiv können Sie auch die archivierten Elemente anderer Benutzer durchsuchen – vorausgesetzt, Ihnen wurde Zugriff auf deren Archive gewährt. Ein Benutzer mit Administratorrechten kann über die GFI Archiver-Zugriffskontrolle den Zugriff auf die Postfächer anderer Benutzer gewähren und entziehen. HINWEIS Die Funktion Hinzuzufügenden Benutzer suchen ist deaktiviert, wenn der aktuell angemeldete Benutzer keine Zugriffsrechte auf andere Benutzerkonten besitzt, oder wenn keine E-Mails für die Anzeige vorhanden sind. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 54 Screenshot 20: Zugreifen auf mehrere Postfächer So zeigen Sie archivierte Elemente eines anderen Postfachs an: 1. Geben Sie im Suchfeld Hinzuzufügenden Benutzer suchen den Namen des Postfachs ein, für das Sie archivierte Elemente anzeigen möchten. Daraufhin wird eine Liste mit übereinstimmenden Namen (für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben) angezeigt. 2. Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus, und klicken Sie neben dem Suchfeld auf . 3. Wählen Sie im Feld E-Mails durchsuchen für: den neu hinzugefügten Benutzer aus. 4. Durchsuchen Sie die angezeigten archivierten Elemente mithilfe der verfügbaren Optionen. 3.7 Ändern der Benutzereinstellungen 1. Klicken Sie auf den angezeigten Benutzernamen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. 2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Sprachoptionen die gewünschte Anzeigesprache aus. 3. Legen Sie im Bereich Maximale Seitengröße die Anzahl der pro Seite anzuzeigenden E-Mails fest. 4. Ändern Sie im Bereich Format für Datum/Uhrzeit der Überwachungsberichte (nur verfügbar, wenn als Administrator angemeldet) das Format der auf Überwachungsberichten angezeigten Datums-/Uhrzeitangaben. 5. Legen Sie im Bereich Zeitzone festlegen über die Dropdown-Liste die richtige Zeitzone fest. Datum und Uhrzeit von E-Mails in GFI Archiver werden gemäß dieser Einstellung angezeigt. 6. Klicken Sie auf Speichern. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 55 3.8 Client-Tools GFI Archiver kann in verschiedene E-Mail-Clients und Technologien integriert werden, damit Benutzer an RemoteStandorten, im Büro und unterwegs auf ihre archivierten Daten zugreifen können. Auf der Seite „Client-Zugriff“ können Sie Folgendes herunterladen und konfigurieren: OPTION BESCHREIBUNG GFI MailArchiver Outlook Connector Ein Microsoft Outlook®-Plug-In, das Benutzern die Anzeige archivierter Elemente direkt im Microsoft Outlook-Client ermöglicht. Weitere Informationen zum Installieren und Konfigurieren von Outlook Connector finden Sie unter: http://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=ocguide. GFI ArchiverArchivierungsassistent Ein Tool, das Benutzern die manuelle Archivierung von E-Mails, Dateien und Kalenderelementen aus Microsoft Outlook® ermöglicht. Weitere Informationen zum Installieren und Konfigurieren von Archive Assistant finden Sie unter: http://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=aaguide. GFI Archiver File Archive Assistant Ein Agent, mit dessen Hilfe Benutzer Dateien entweder automatisch über einen synchronisierten Ordner oder manuell von einem beliebigen Speicherort auf ihren Computern archivieren können. Weitere Informationen zum Installieren und Konfigurieren von File Archive Assistant finden Sie unter: http://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=faaguide GFI Archiver Touch App für Windows 8/RT Eine App, mit der Benutzer archivierte Daten direkt aus Windows 8 oder Windows RT durchsuchen können. IMAP-Zugriff Sie können in einem E-Mail-Client Ihrer Wahl ein IMAP-Konto konfigurieren, um archivierte Elemente in den Postfächern anzuzeigen, auf die Sie Zugriff haben. 3.9 Outlook Connector Mit Outlook Connector können Benutzer ihre Microsoft Outlook®-Ordner mit den von GFI Archiver archivierten Daten synchronisieren. Dieser Connector kann über Gruppenrichtlinienobjekte (Group Policy Objects, GPO) in Active Directory® oder manuell installiert werden. Weitere Informationen zum Installieren und Konfigurieren von Outlook Connector finden Sie unter: http://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=ocguide. Nach der Installation wird Outlook Connector automatisch in Microsoft Outlook® registriert. Microsoft Outlook® versucht, über die bei der Installation angegebene URL eine Verbindung mit GFI Archiver aufzubauen. Die Synchronisierung mit GFI Archiver findet automatisch in einem bestimmten Zeitintervall statt oder kann manuell über die Symbolleiste von Outlook Connector durchgeführt werden. Outlook Connector fügt den Ordner „GFI Archiver Mailbox“ zur Ordnerliste von Microsoft Outlook® hinzu. Standardmäßig ist nur ein Postfach verfügbar (das Postfach des angemeldeten Benutzers); weitere Postfächer können jedoch später hinzugefügt werden. In einer Symbolleiste wird der Synchronisierungsstatus mit dem GFI Archiver-Server angezeigt. HINWEIS Standardmäßig synchronisiert und zeigt Outlook Connector nur E-Mails, die innerhalb der letzten 365 Tage gesendet und empfangen wurden. Weitere Informationen zur Konfiguration der zu synchronisierenden Anzahl von Tagen finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_OutlookConnectorSyncronisation GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 56 3.9.1 Funktionsweise von GFI Archiver Outlook® Connector Screenshot 21: Funktionsweise von GFI Archiver Outlook® Connector ® 1. Outlook Connector (auf einem Client-Computer installiert) stellt eine Anforderung Ordner mit GFI Archiver zu synchronisieren. , um die Microsoft Outlook - 2. GFI Archiver ruft die Daten der angeforderten E-Mails und Ordner aus dem GFI Archiver-Archivspeicher ab. ® 3. GFI Archiver sendet die E-Mail-Daten an die Client-Computer mit Microsoft Outlook . 3.9.2 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte „Outlook® Connector“ Wenn sich Benutzer bei GFI Archiver anmelden, wird die Registerkarte „Outlook® Connector“ standardmäßig angezeigt und ist für alle Benutzer verfügbar. So schließen Sie Benutzer von der Ansicht der Registerkarte aus: 1. Öffnen Sie die Seite Client-Zugriff, und klicken Sie auf der Registerkarte „Outlook Connector“ auf . 2. Wählen Sie die gewünschte Option, und klicken Sie auf Speichern. Folgende Optionen sind verfügbar: GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 57 OPTION BESCHREIBUNG Nur Administratoren Die Registerkarte Outlook® Connector steht nur für Benutzer zur Verfügung, die mit Domänenadministratorrechten angemeldet sind. Alle Benutzer und Admi nistratoren Die Registerkarte „Outlook® Connector“ steht allen Benutzern, unabhängig von ihren Anmelderechten, zur Verfügung. 3.10 Archive Assistant Der Archive Assistant ermöglicht Benutzern, E-Mails, Kalenderelemente und Dateien aus Microsoft Outlook® (wie Dokumente oder Bilder) manuell zu archivieren. Archive Assistant kann über Gruppenrichtlinienobjekte (Group Policy Objects, GPO) in Active Directory® oder manuell installiert werden. Weitere Informationen zum Installieren und Konfigurieren von Archive Assistant finden Sie unter: http://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=aaguide. Archive Assistant ist ein Plug-In, das in Microsoft Outlook® installiert wird, um Benutzern die manuelle Archivierung von EMails und Kalenderelementen aus Microsoft Outlook in GFI Archiver zu ermöglichen. Die in GFI Archiver gespeicherten Elemente werden standardmäßig in derselben Ordnerstruktur wie im Microsoft Outlook-Postfach des Benutzers angeordnet. HINWEIS Die Option Manuelle Archivierung muss in GFI Archiver aktiviert sein, damit Archive Assistant funktioniert. HINWEIS Der Archive Assistant kann in Microsoft Outlook® 2003, 2007, 2010 und 2013 installiert werden. WICHTIG Die Archivierung von E-Mails oder Kalenderelementen über den Archive Assistanten erfolgt ungeachtet der in der regelbasierten Archivierung festgelegten Regeln. 3.10.1 Funktionsweise von Archive Assistant 1. Benutzer können in Microsoft Outlook® eine E-Mail oder E-Mail-Gruppe, Kalenderelemente, eine oder mehrere Dateien oder einen Ordner auswählen und mit den Archiv-Schaltflächen auf der zusätzlichen Symbolleiste bearbeiten, die nach der Installation des Archive Assistanten angezeigt wird. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 58 Screenshot 22: Verwenden von Archive Assistant mit GFI Archiver HINWEIS Dank der Dateiarchivierungsfunktion von Archive Assistant können Sie einfach Dateien von jedem Speicherort auf Ihrem Computer (einschließlich Microsoft Office-Dokumente) in GFI Archiver archivieren. Diese Funktion dient der Bereitstellung eines zentralen Speicherorts für Benutzerdaten. 2. Archive Assistant (auf einem Client-Computer installiert) stellt eine Anforderung, um die ausgewählten Elemente mit GFI Archiver zu synchronisieren. 3.10.2 Aktivieren und Deaktivieren der manuellen Archivierung Die manuelle Archivierungsmethode muss aktiviert werden, damit der Archive Assistant funktionsfähig ist. So aktivieren und deaktivieren Sie die manuelle Archivierung: 1. Melden Sie sich mit Administratorrechten bei GFI Archiver an. 2. Wählen Sie auf der Seite Konfiguration die Option Archivierungsmethode. 3. Klicken Sie auf Archivierungsmethode konfigurieren. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 59 Screenshot 23: Aktivieren und Deaktivieren der manuellen Archivierung 4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Manuelle Archivierung, um die Funktion zu aktivieren. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Manuelle Archivierung, um die Funktion zu deaktivieren. 5. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen. 3.10.3 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte Archive Assistant Wenn sich Benutzer bei Archive Assistant anmelden, wird die Registerkarte GFI Archiver standardmäßig angezeigt und ist für alle Benutzer verfügbar. So schließen Sie Benutzer von der Ansicht der Registerkarte aus: 1. Öffnen Sie die Seite Client-Zugriff, und klicken Sie auf der Registerkarte „Archive Assistant“ auf . 2. Wählen Sie die gewünschte Option, und klicken Sie auf Speichern. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION BESCHREIBUNG Nur Administratoren Die Registerkarte Archive Assistant steht nur für Benutzer zur Verfügung, die mit Domänenadministratorrechten angemeldet sind. Alle Benutzer und Admi nistratoren Die Registerkarte „Archive Assistant“ steht allen Benutzern, unabhängig von ihren Anmelderechten, zur Verfügung. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 60 3.11 File Archive Assistant File Archive Assistant ermöglicht es Benutzern, Dateien zwischen ihrem Computer und GFI Archiver zu synchronisieren. Auf alle von File Archive Assistant archivierten Dateien kann über die GFI Archiver-Weboberfläche und die GFI Archiver Touch App für Windows 8 und Windows RT zugegriffen werden. Es gibt zwei Möglichkeiten für den Einsatz von File Archive Assistant: Verwendung Beschreibung Dateien manuell von einen belie bigen Speicherort auf dem Com puter archivieren Wenn File Archive Assistant auf Ihrem Computer installiert ist, wird dem standardmäßigen Windows-Kontextmenü ein neues Kontextmenüelement für die manuelle Archivierung hinzugefügt. Klicken Sie zur Archivierung ausgewählter Ordner oder Dateien mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner, eine Datei oder eine Auswahl von Ordnern bzw. Dateien, und klicken Sie dann auf Dateien archivieren. Dateien mithilfe eines syn chronisieren Ordners automatisch archivieren File Archive Assistant bietet die Möglichkeit zum Erstellen synchronisierter Ordner. Alle in die sen Ordnern gespeicherten Dateien werden automatisch nach GFI Archiver hochgeladen. File Archive Assistant kann manuell oder über Gruppenrichtlinienobjekte (GPO) in Active Directory® installiert werden. Vom Administrator vor der Installation von File Archive Assistant zu berücksichtigende Hinweise: Der GFI Archiver-Administrator muss Rollen und Berechtigungen für die Dateiarchivierung konfigurieren, damit File Archive Assistant verwendet werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen für die Dateiarchivierung“ (Seite 62). Die Archivierung von Elementen über File Archive Assistant erfolgt ungeachtet der in der regelbasierten Archi vierung festgelegten Regeln. Konfigurieren Sie die Standardeinstellungen für File Archive Assistant, damit Clients in Ihrem Netzwerk die Kon figurationseinstellungen vom Server übernehmen können. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Standardeinstellungen für File Archive Assistant“ (Seite 115). Weitere Informationen zum Installieren und Konfigurieren von File Archive Assistant finden Sie unter: htt p://manuals.gfi.com/en/mar12user/default.htm#cshid=faaguide. 3.11.1 Ändern der Verfügbarkeit der Registerkarte „File Archive Assistant“ Wenn sich Benutzer bei File Archive Assistant anmelden, wird die Registerkarte GFI Archiver standardmäßig angezeigt und ist für alle Benutzer verfügbar. So schließen Sie Benutzer von der Ansicht der Registerkarte aus: 1. Öffnen Sie die Seite Client-Zugriff, und klicken Sie auf der Registerkarte „File Archive Assistant“ auf . 2. Wählen Sie die gewünschte Option, und klicken Sie auf Speichern. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION BESCHREIBUNG Nur Administratoren Die Registerkarte File Archive Assistant steht nur für Benutzer zur Verfügung, die mit Domänenadministratorrechten angemeldet sind. Alle Benutzer und Admi nistratoren Die Registerkarte „File Archive Assistant“ steht allen Benutzern, unabhängig von ihren Anmelderechten, zur Verfügung. 3.11.2 Herunterladen des File Archive Assistant-MSI-Pakets Der File Archive Assistant steht als MSI-Paket zum Download bereit unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ DownloadMSI11.0. Die Datei kann dann dazu verwendet werden, File Archive Assistant über GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 61 Gruppenrichtlinienobjekte zu installieren. HINWEIS Speichern Sie das heruntergeladene File Archive Assistant-MSI-Paket in einem freigegebenen Ordner in Ihrem Netzwerk. Stellen Sie sicher, dass der freigegebene Ordner über Lesezugriffeigenschaften verfügt. Notieren Sie den Ordnerpfad für eine mögliche spätere Verwendung. 3.11.3 Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen für die Dateiarchivierung So konfigurieren Sie die erforderlichen Rollen und Berechtigungen für die Dateiarchivierung: 1. Melden Sie sich mit Administratorrechten bei GFI Archiver an. 2. Wählen Sie auf der Seite Konfiguration die Option Rollen und Berechtigungen. 3. Wählen Sie aus der zur Verfügung stehenden Liste eine Rolle für Ihre konfigurierten Benutzer aus, und klicken Sie auf Rolle konfigurieren. Oder erstellen Sie eine neue Rolle, indem Sie auf Neue Rolle hinzufügen klicken. 4. Stellen Sie sicher, dass für die ausgewählte Rolle die Berechtigung File Archive Assistant – Archivierung gewährt wurde. 5. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen. 3.12 GFI MailInsights® GFI MailInsights® ist eine Reporting-Funktion in GFI Archiver, mit der Informationen über die E-Mail-Nutzung und Tendenzen anhand archivierter Elemente gesammelt werden können. Diese Funktion ermöglicht Ihnen, Informationen über die E-Mail- und Ressourcen-Nutzung für aussagekräftige Management- und HR-Berichte grafisch aufzubereiten. HINWEIS GFI MailInsights® ist nur für Benutzer mit den erforderlichen Zugriffsrechten aktiviert. Wenden Sie sich bezüglich weiterer Informationen an Ihren Systemadministrator. Folgende Berichte stehen zur Verfügung: NAME DES BERICHTS BESCHREIBUNG Kommunikationsfluss Überwachen Sie ein- und ausgehende Kommunikationsmuster von Benutzern und Gruppen in Ihrem Unternehmen. WebMail-Nutzung Identifizieren Sie die Benutzer, die am häufigsten E-Mails über Webmail-Dienste austauschen. Gibt Auf schluss über potentielle Datenschlupflöcher und unangemessene E-Mail-Nutzung. E-Mail-Reak tionsverhalten Gewinnen Sie Einblicke in die durchschnittliche Zeit, die Benutzer für die Beantwortung von internen und externen E-Mails benötigen. Speichernutzung Verwenden Sie diesen Bericht, um sich einen Überblick über gespeicherte E-Mail-Anhänge und die dadurch verursachten Speicherkosten zu verschaffen. Erstellen Sie die passenden Aufbewahrungsrichtlinien zur Kontrolle des E-Mail-Speicherplatzes. Inaktive Konten Dieser Bericht gibt eine Liste von Benutzerkonten wieder, auf denen E-Mails empfangen, aber nicht in der angegebenen Zeit beantwortet wurden. Unangemessene Wör ter Prüfen Sie E-Mails auf die Verwendung von unangemessener Sprache und damit auf Verstöße gegen die Unternehmensrichtlinie. Interne Spammer Finden Sie heraus, mit welchen Kontakten Ihre Mitarbeiter regelmäßig per E-Mail kommunizieren (Empfänger, CC- und BCC-Empfänger). GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 62 NAME DES BERICHTS BESCHREIBUNG Außerhalb der Geschäftszeiten Dieser Bericht zeigt eine Liste mit internen Benutzerkonten an, von denen E-Mails außerhalb der allgemeinen Geschäftszeiten gesendet wurden. Erkennen Sie Benutzeraktivitäten, denen weiter nachgegangen werden muss. Datenleckerkennung Spüren Sie E-Mails auf, die Informationen wie Kreditkartendetails, Sozialversicherungsnummern (USA) und andere vertrauliche Dokumente und Informationen enthalten. Stellensuche Identifizieren Sie ein- und ausgehende E-Mails, die Lebensläufe enthalten oder an eine Jobbörse adressiert sind. Ausdrucksuche Suchen Sie nach spezifischen Begriffen oder Ausdrücken innerhalb der archivierten E-Mails. Benutzerdatenverkehr Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Anzahl der E-Mails, die zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. E-Mail-Themen Dieser Bericht listet häufig in E-Mails vorkommende Themen und Wörter auf, die zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. E-Mail-Leis tungskennzahlen Analysieren Sie gesendete und empfangene E-Mails, um die Benutzerproduktivität gemäß einer Menge vordefinierter Leistungskennzahlen zu klassifizieren. Bericht „Große EMails“ Ermitteln Sie große E-Mails, die unerwünscht viel Speicherplatz in Ihrem Archiv beanspruchen können. EMail-Anhänge werden entsprechend bestimmter Kategorien klassifiziert. 3.12.1 Anforderungen für GFI MailInsights® Für GFI MailInsights® sind die folgenden Konfigurationen erforderlich: Ein vorkonfigurierter SMTP-Server. Weitere Informationen finden Sie unter „Ändern der Allgemeinen Ein stellungen“ (Seite 168). E-Mail-Indizierung. Weitere Informationen finden Sie unter „Indizierung“ (Seite 124). Vorhandene Archivspeicherdaten, damit Berichte erfolgreich generiert werden können. 3.12.2 Erstellen von MailInsights-Berichten Erstellte Berichte werden per E-Mail entweder an den angemeldeten Benutzer oder an den im Feld Weiterleiten an angegebenen Benutzer gesendet. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. So erstellen Sie einen Bericht: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte MailInsights®, und wählen Sie den gewünschten Bericht. 2. Verwenden Sie die verfügbaren Filter. Wählen Sie dazu einen zu filternden Wert aus. 3. (Optional) Geben Sie im Feld Weiterleiten an die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. HINWEIS Wenn Sie die Weiterleitungsoption verwenden, wird der Bericht nicht nur an den Benutzer gesendet, der den Bericht erstellt, sondern auch an alle Benutzer, die im Feld Weiterleiten an eingegeben wurden. HINWEIS Mehrere E-Mail-Adressen werden durch ein Semikolon (;) getrennt. 4. Klicken Sie unten auf der jeweiligen Berichtsseite auf Bericht senden. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 63 3.12.3 Planen von MailInsights-Berichten Alle MailInsights®-Berichte können zur automatischen Ausführung geplant werden. So planen Sie einen Bericht: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte MailInsights®, und wählen Sie den gewünschten Bericht. 2. Verwenden Sie die verfügbaren Filter. Wählen Sie dazu einen zu filternden Wert aus. 3. Klicken Sie auf Planen. Screenshot 24: Planen von MailInsights®-Berichten 4. Geben Sie im Feld Name des Berichts einen aussagekräftigen Namen für Ihren Bericht ein. 5. (Optional) Geben Sie im Feld Weiterleiten an die E-Mail-Adresse eines oder mehrerer Empfänger ein. 6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Bericht planen die Ausführungsfrequenz für den Bericht aus. Folgende Optionen sind verfügbar: Täglich, Wöchentlich oder Monatlich. 7. Geben Sie im Feld Um die Uhrzeit an. 8. Klicken Sie auf Speichern und Bericht planen. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 64 3.12.4 Kommunikationsfluss Das Diagramm zum Kommunikationsfluss bietet eine Übersicht über E-Mails, die zwischen den ausgewählten Benutzern/Gruppen und deren Kontakten ausgetauscht wurden. Screenshot 25: MailInsights®-Kommunikationsfluss Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Bericht für Wählen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus. Empfänger Wählen Sie „Intern“, „Extern“ oder „Alle“. Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger angezeigt werden. Der Standardwert lautet „Top 20“. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. Der generierte Bericht zeigt den ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Gruppe in der Mitte eines Diagramms als einzelne Entität an. Kontakte werden nach Domänen getrennt. Jedes Domänen-Cluster wird in einer anderen Farbe dargestellt. Die Randbreite zwischen den Knoten zeigt die Intensität der E-Mail-Beziehung zwischen verschiedenen Entitäten an. Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 65 OPTION BESCHREIBUNG Kontakt-E-Mail Kontakt–E-Mail-Adresse Gesendete E-Mails Gesamtzahl der gesendeten E-Mails Empfangene E-Mails Gesamtzahl der empfangenen E-Mails E-Mails insgesamt Gesamtzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails Letzte Kommunikation Datum und Uhrzeit der zuletzt gesendeten/empfangenen E-Mail 3.12.5 WebMail-Nutzung Im Bereich für die WebMail-Nutzung können Sie einen Bericht generieren, der die Interaktion von internen Benutzern mit Webmail-Konten zeigt. Screenshot 26: MailInsights WebMail-Nutzung Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Bericht für Wählen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus. Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger angezeigt werden. Der Standardwert lautet „Top 20“. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 66 Der generierte Bericht zeigt ein Diagramm an, das die Gesamtanzahl der in dem angegebenen Zeitraum gesendeten und empfangenen E-Mails darstellt. Der Bereich Übersicht oben in einem Bericht zeigt die häufigsten WebMailAnbieter und eine Zusammenfassung der gesendeten und empfangenen E-Mails nach Anbieter an. Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: OPTION BESCHREIBUNG Benutzer E-Mail-Adresse des Benutzers E-Mails insgesamt Gesamtzahl der internen Kontakte Gesendete E-Mails Gesamtzahl der gesendeten E-Mails Empfangene E-Mails Gesamtzahl der empfangenen E-Mails Durchschnitt/Tag Durchschnittliche Anzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails pro Tag Gesamtprozentsatz Gesamtanzahl der Web-E-Mails in Prozent HINWEIS Der WebMail-Nutzungsbericht umfasst folgende WebMail-Anbieter: Hotmail; Googlemail; Yahoo!; Live; AOL; Facebook; Yandex.ru; Seznam.cz; Gawab.com; Gmx.com; Mail.ru; Hushmail.com; Rediff.com 3.12.6 E-Mail-Reaktionsverhalten Der Bericht zum E-Mail-Reaktionsverhalten zeigt an, wie viel Zeit durchschnittlich vergeht, bis Mitarbeiter auf E-Mails antworten. Screenshot 27: MailInsights® – E-Mail-Reaktionsverhalten GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 67 Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 7 Tage). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Bericht für Wählen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus. Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Maximal können bis zu 1.000 Empfänger angezeigt wer den. Der Standardwert lautet „Alle“. Sortieren Geben Sie eine Sortiermethode an. Folgende Optionen sind verfügbar: Nach Name (Standard) Nach Reaktionsverhalten Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. Der generierte Bericht zeigt ein Balkendiagramm an, das auf der y-Achse die Benutzer und auf der x-Achse die Reaktionszeiten in Stunden dargestellt. Die Daten werden nach den ausgewählten Kriterien sortiert. Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: OPTION BESCHREIBUNG Benutzer Name oder E-Mail-Adresse des Benutzers. Durchschnittliches Reaktionsverhalten Durchschnittliches Reaktionsverhalten für alle E-Mails (Stunden). Durchschnittliches internes Reaktionsverhalten Durchschnittliche Dauer bis zur Antwort an interne Benutzer (Stunden). Durchschnittliches externes Reaktionsverhalten Durchschnittliche Dauer bis zur Antwort an externe Benutzer (Stunden). 3.12.7 Speichernutzung Der Bericht Speichernutzung zeigt den verwendeten Speicherplatz von Anhängen an. Die Anhänge werden in Kategorien eingeordnet. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 68 Screenshot 28: MailInsights® – Speichernutzung Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Bericht für Wählen Sie Jeder (Standard) oder eine/n Active Directory®-Benutzer oder -Gruppe aus. Elementtyp Wählen Sie aus folgenden verfügbaren Optionen aus: E-Mails , Dateien oder E-Mails und Dateien. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. Der generierte Bericht enthält ein Säulendiagramm, dessen Säulen die verschiedenen Anhangskategorien repräsentieren. Auf der x-Achse des Diagramms werden die verschiedenen Speichergrößenbereiche und auf der yAchse wird die Größe des Anhangs angezeigt. HINWEIS Folgende Anhangskategorien sind im Bericht Speichernutzung verfügbar: Bilder, Dokumente, Musik, Videos und Sonstige Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 69 OPTION BESCHREIBUNG Datum Datum, an dem die E-Mail empfangen wurde Gesamtgröße Gesamtgröße des Anhangs Bilder Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Bilder“ Dokumente Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Dokumente“ Musik Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Musik“ Videos Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Videos“ Sonstige Gesamtgröße des Anhangs der Kategorie „Sonstige“ 3.12.8 Inaktive Konten Im Bereich Inaktive Konten können Sie einen Bericht generieren, der interne Konten anzeigt, die nicht mehr aktiv sind. Screenshot 29: MailInsights® – Inaktive Konten Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 30 Tage). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 70 HINWEIS Mit inaktivem Konto wird ein Konto beschrieben, das E-Mails empfängt, von dem aber keine E-Mails in dem angegebenen Zeitraum gesendet wurden. Dieser Bericht zeigt eine Liste mit den inaktiven Konten an. 3.12.9 Unangemessene Wörter Im Bereich Unangemessene Wörter können Sie einen Bericht generieren, der die Verwendung unangemessener Sprache in E-Mails identifiziert. Unangemessene Wörter umfassen Schimpfwörter oder solche, die als sexistisch und rassistisch eingestuft werden. Screenshot 30: MailInsights® – Unangemessene Wörter Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Heute). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Empfänger Wählen Sie „Alle“, „Nur intern“ oder „Nur extern“. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 71 HINWEIS Um der Liste Unangemessene Wörter weitere Wörter hinzuzufügen, starten Sie die Datei InappropriateWordsEditor.exe in C:\Programme\GFI\Archiver\core\bin. Beachten Sie, dass diese Datei anstößige Wörter enthält, die beleidigend sein können. Der generierte Bericht zeigt Daten in einer Tabelle an und umfasst folgende Optionen: OPTION BESCHREIBUNG Datum/Uhrzeit Datum und Uhrzeit der E-Mail Absender E-Mail-Adresse des Absenders Betreff E-Mail-Betreff 3.12.10 Interne Spammer Der Bericht zu internen Spammern ermöglicht Ihnen die Erstellung einer Liste, welche die internen E-Mail-Konten der Benutzer enthält, die eine große Anzahl von Empfängern in ihre E-Mails aufnehmen. Dieser Bericht enthält die Empfänger der Felder „An“, „CC“ und „BCC“. Screenshot 31: MailInsights® – Interne Spammer Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 72 OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 30 Tage). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der E-Mail-Konten an, die maximal 1000 Benutzer enthalten können. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. Die Berichtsdaten werden in der Tabelle angezeigt und umfassen folgende Optionen: OPTION BESCHREIBUNG Benutzername Benutzername oder E-Mail-Adresse des Absenders. Durchschnittliche Emp fängeranzahl Die durchschnittliche Anzahl von Empfängern, die während des angegebenen Zeitraums eine E-Mail vom Absender erhalten haben. 3.12.11 Außerhalb der Geschäftszeiten Verwenden Sie diesen Bericht, um interne Benutzer zu identifizieren, die E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten verschicken. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 73 Screenshot 32: Außerhalb der Geschäftszeiten von MailInsights® Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION BESCHREIBUNG Bericht für Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den für alle Mitarbeiter (Standard) oder für eine Gruppe aus. Einbeziehen Geben Sie die Anzahl der anzuzeigenden Ergebnisse an. Es können maximal 1.000 Ergebnisse angezeigt werden. Standard = 50. Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat). Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. Geschäftszeiten Geben Sie einen Zeitraum gemäß den normalen Geschäftszeiten Ihres Unternehmens an. Arbeitswoche Wählen Sie die Arbeitstage Ihres Unternehmens aus. Markierte Tage werden als Teil der normalen Geschäftszeiten angesehen. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 74 OPTION BESCHREIBUNG Ruhetage Verwenden Sie den Kalender, um vergangene und zukünftige Ruhetage anzugeben. Ausgewählte Daten werden im bereitgestellten Fenster aufgelistet. Ruhetage können gesetzliche Feiertage und Unternehmensferien sein. WICHTIG Die Einstellungen werden nur nach erfolgreicher Erstellung des Berichts gespeichert. Wenn Sie die Seite vor der Berichterstellung verlassen, gehen alle Einstellungen verloren. HINWEIS Bei Verwendung der Schaltfläche Alle löschen werden die konfigurierten Daten für alle Jahre gelöscht. Die folgenden Beispiele beschreiben, wie der Bericht bei typischen konfigurierten Szenarien funktioniert: Szenario 1: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag, wobei Arbeitsbeginn und -ende am gleichen Tag liegen, z. B. 9:00 bis 18:00 Uhr. Der Bericht umfasst E-Mails, die zwischen 18:00 und 9:00 Uhr von Montag bis Freitag sowie am Samstag und Sonntag verschickt wurden. Szenario 2: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag. Zwischen Arbeitsbeginn und -ende liegt Mitternacht, z. B. von 20:00 bis 5:00 Uhr. In diesem Fall umfasst der Bericht die E-Mails, die zwischen 5:00 und 20:00 Uhr von Montag bis Freitag sowie am Samstag und Sonntag verschickt wurden. E-Mails, die am Samstag zwischen Mitternacht und 5:00 Uhr gesendet wurden, werden nicht beachtet, da sie innerhalb der normalen Geschäftszeiten verschickt wurden. Szenario 3: Ein Unternehmen arbeitet von Montag bis Freitag. Zwischen Arbeitsbeginn und -ende liegt Mitternacht und Mittwoch ist ein Feiertag. Der Bericht umfasst die E-Mails, die zwischen 5:00 und 20:00 Uhr von Montag bis Freitag, am Samstag und Sonntag sowie am Mittwoch von Mitternacht bis Mitternacht verschickt wurden. Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einem Balkendiagramm angezeigt. Eine oberhalb aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die ersten 3 Benutzer an, die am meisten E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten verschickt haben. Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 75 OPTION BESCHREIBUNG E-Mail E-Mail-Adresse des Benutzers Anzahl der gesendeten E-Mails Anzahl der außerhalb der Geschäftszeiten gesendeten E-Mails 3.12.12 Datenleckerkennung Mithilfe dieses Berichts können Sie E-Mails erkennen, die potenziell sensible Daten enthalten. Der Bericht erkennt gesendete und empfangene E-Mails mit folgendem Inhalt: Kreditkartennummern der größten Anbieter (VISA, Mastercard, American Express, Diner’s Club, Discover) Sozialversicherungsnummern (USA) Vertrauliche Dokumente und Informationen HINWEIS Der Bericht analysiert gesendete und empfangene E-Mails für den ausgewählten Benutzer. Screenshot 33: MailInsights®-Bericht zur Datenleckerkennung Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Zeitraum an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Letzte 3 Monate). Das Datum darf maxi mal 6 Monate zurückliegen. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 76 OPTION BESCHREIBUNG Bericht für Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder für einen Benutzer oder eine Gruppe aus. Empfänger Interne Empfänger, externe Empfänger oder beide. Die Standardeinstellung ist „Beide“. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach Datum sortiert. Eine oberhalb aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die 3 häufigsten Absender. Die Tabelle enthält folgende Informationen: OPTION BESCHREIBUNG Datum Zeigt das Datum und die Uhrzeit der E-Mail an. Absender E-Mail-Adresse des Absenders. Betreff E-Mail-Betreff. HINWEIS Die Einträge in der Betreffspalte enthalten einen Link zum Anzeigen der erkannten E-Mail. Art des Daten lecks Folgende Arten von Datenlecks sind möglich: Kreditkarte, Sozialversicherungsnummer, vertrauliche Daten, medizinische Daten. HINWEIS Werden mehrere Arten von Datenlecks erkannt, wird nur die erste Art angezeigt. 3.12.13 Stellensuche Verwenden Sie diesen Bericht, um interne Benutzer zu identifizieren, die per E-Mail mit Jobbörsen kommunizieren. Der Bericht erkennt gesendete und empfangene E-Mails, die Lebensläufe enthalten. HINWEIS Der Bericht kann sowohl gesendete als auch empfangene E-Mails für den ausgewählten Benutzer identifizieren. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 77 Screenshot 34: MailInsights-Bericht zur Stellensuche Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat) aus. Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen. Bericht für Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder für einen Benutzer oder eine Gruppe aus. Domänen Die in diesem Bereich aufgelisteten Domänen werden den Suchkriterien des Berichts hinzugefügt. Fügen Sie Domänen hinzu, indem Sie die URL im vorgesehenen Feld eingeben und auf klicken. Zum Entfernen einer Domäne klicken Sie auf . Mit Alle löschen werden alle aufgelisteten URLs entfernt. Die Standardliste der Jobbörsen enthält folgende Websites: Monster.com; Jobster.com; jobcentral.com; hotjobs.yahoo.com; careerbuilder.com; indeed.com; simplyhired.com; jobing.com; reed.co.uk; jobsearch.co.uk; monster.co.uk; totaljobs.com; fish4.co.uk; cityjobs.com. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach Datum sortiert. Eine oberhalb aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die 3 Benutzer, die am häufigsten mit Jobbörsen kommunizieren. Die Tabelle enthält folgende Informationen: GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 78 OPTION BESCHREIBUNG Datum Zeigt das Datum und die Uhrzeit der E-Mail an. Absender E-Mail-Adresse des Absenders. Betreff E-Mail-Betreff. HINWEIS Die Einträge in der Betreffspalte enthalten einen Link zum Anzeigen der erkannten E-Mail. 3.12.14 Ausdrucksuche Suchen Sie mithilfe des Ausdrucksuchberichts nach spezifischen Begriffen oder Ausdrücken innerhalb der archivierten E-Mails. Der Bericht führt Suchanfragen im gesamten E-Mail-Text und in den Anhängen aus, um E-Mails mit bestimmten Begriffen zu finden, und zeigt die Ergebnisse als Tortendiagramm oder gestapeltes Liniendiagramm an. HINWEIS Der Bericht erkennt Ausdrücke in gesendeten und empfangenen E-Mails für den ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Gruppe. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 79 Screenshot 35: MailInsights-Ausdrucksuchbericht Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung (Diesen Monat) aus. Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen. Bericht für Ermöglicht Ihnen die Auswahl der Personen, auf die sich dieser Bericht beziehen soll. Führen Sie den Bericht für alle Mitarbeiter (Standard) oder für einen Benutzer oder eine Gruppe aus. Diagrammtyp Wählen Sie zwischen einem Tortendiagramm und einem gestapelten Balkendiagramm aus. Das Tortendiagramm zeigt den Gesamtprozentsatz der E-Mails an, für die Ergebnisse gefunden wurden. Das gestapelte Bal kendiagramm zeigt hingegen die Anzahl der E-Mails, die täglich gesendet wurden. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 80 OPTION BESCHREIBUNG Ausdrücke Ausdrücke können für ein oder mehrere Wörter verfasst werden. Verwenden Sie Anführungszeichen ("), um nach wortwörtlichen Ausdrücken zu suchen, oder geben Sie die Wörter ohne Anführungszeichen ein, um nach jedem eingegebenen Wort zu suchen. Ein Maximum von 10 Ausdrücken stellt sicher, dass der Bericht nicht zu viele Ressourcen konsumiert und nicht zu lange dauert. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. Die Ergebnisse des generierten Berichts werden in einer Tabelle angezeigt und sind aufsteigend nach Datum sortiert. Eine über der Tabelle aufgeführte Berichtszusammenfassung zeigt die Gesamtanzahl der E-Mails und die Anzahl der EMails an, in denen ein Ausdruck gefunden wurde. Die Tabelle enthält folgende Informationen: OPTION BESCHREIBUNG Datum Zeigt das Datum und die Uhrzeit der gesendeten E-Mail an. Absender E-Mail-Adresse des Absenders. Betreff Zeigt den Betreff der E-Mail an. Wenn Sie die Berechtigung zum Anzeigen der E-Mail haben, können Sie auf die Einträge in der Betreffspalte klicken, um die erkannte E-Mail anzuzeigen. Ausdruck Der in der E-Mail gefundene Suchausdruck. 3.12.15 Bericht über den Benutzerdatenverkehr Die Grafik zum Benutzerdatenverkehr verschafft Ihnen einen Überblick über die Anzahl der E-Mails, die zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. Außerdem werden einmalige EMail-Adressen von gesendeten oder empfangenen E-Mails aufgeführt. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 81 Screenshot 36: MailInsights® – Benutzerdatenverkehr Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal 6 Monate zurück liegen. Bericht für Wählen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. Der generierte Bericht listet die Kommunikation mit Bezug auf den ausgewählten Benutzer oder die Gruppe auf. In der Tabelle aufgeführte E-Mail-Adressen zeigen die verschiedenen Kommunikationen, die zwischen bestimmten E-MailAdressen und dem ausgewählten Benutzer oder der Gruppe ausgetauscht wurden. Die Tabelle unter dem Diagramm enthält folgende Informationen: OPTION BESCHREIBUNG Email Adresse Kontakt–E-Mail-Adresse. Gesendet Gesamtzahl der gesendeten E-Mails. Empfangen Gesamtzahl der empfangenen E-Mails Intern Gesamtzahl der gesendeten und empfangenen internen E-Mails. Eingehend Gesamtzahl der von außerhalb der Organisation eingehenden E-Mails. Ausgehend Gesamtzahl der an Adressen außerhalb der Organisation gesendeten ausgehenden E-Mails. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 82 3.12.16 Bericht mit E-Mail-Themen Im Bericht zu den E-Mail-Themen werden in E-Mails vorkommende Themen aufgelistet, die zwischen den ausgewählten Benutzern oder Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. In diesem Bericht werden außerdem die am häufigsten in den E-Mails vorkommenden Wörter aufgelistet. Dieser Bericht verwendet die Suchindizes zur Ermittlung der am häufigsten verwendeten Begriffe. Screenshot 37: MailInsights® – E-Mail-Themen Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen. Bericht für Wählen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. Der generierte Bericht zeigt das ausgewählte Postfach (das zu einem Benutzer oder einer Gruppe gehört) im oberen Bereich des Berichts an. In einer Berichtszusammenfassung werden die 5 wichtigsten Stichwörter für den ausgewählten Benutzer und die Gesamtanzahl der E-Mails pro Stichwort angezeigt. In einem gestapelten Säulendiagramm werden die 10 wichtigsten Stichwörter auf der X-Achse und die Häufigkeit, mit der diese Wörter gefunden wurden, auf der YAchse angezeigt. Die Daten werden wie folgt auf zwei Tabellen unterhalb des Diagramms aufgeteilt: GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 83 TABELLE BESCHREIBUNG Häufigste Stichwörter im Unter nehmen Eine Tabelle, die Stichwörter und die Gesamtanzahl der Vorkommnisse jedes Stichworts auflistet. E-Mail-Themen Eine Tabelle, die Datum, Absender und Betreff jeder gefundenen E-Mail sowie die gesuchte Wortgruppe enthält. HINWEIS Die Tabelle Häufigste Schlüsselwörter im Unternehmen enthält Informationen aus Archivspeichern, die den angeforderten Zeitraum teilweise oder vollständig umfassen. Die Tabelle E-Mail-Themen enthält nur Informationen aus E-Mails, die während des ausgewählten Zeitraums empfangen wurden. 3.12.17 Bericht mit E-Mail-Leistungskennzahlen Im Bericht zu den E-Mail-Leistungskennzahlen werden die Benutzerproduktivität gemäß einer Menge vordefinierter Leistungskennzahlen klassifiziert und die Tendenzen der E-Mail-Nutzung von Benutzern über einen gewissen Zeitraum vergleichen. Die Ergebnisse sind maßgeblich, wenn der Bericht für eine Gruppe von Leuten mit demselben Berufsbild erstellt wird, da für diese Personen die Tendenzen der E-Mail-Nutzung ähnlich sein sollten. Die Leistungsberechnungen basieren auf den gesendeten und empfangenen E-Mails. Die Ergebnisse werden basierend auf den folgenden Kennzahlen angezeigt: OPTION BESCHREIBUNG Umgänglich Eine freundliche Person, die gerne redet und etwas mit anderen unternimmt. Ergreift die Initiative Kann Dinge selbstständig beurteilen und in die Wege leiten. Ausdrucksstark Eine Person, die Gedanken und Gefühle wirksam vermitteln kann. Organisiert Systematische Herangehensweise, liebt Ordnung und kann zugewiesene Aufgaben zufriedenstellend erledigen. Verantwortungsbewusst Nimmt Verpflichtungen, etwas zu tun, als Teil einer Aufgabe oder Rolle wahr. Bestimmte E-Mails können von dem Bericht ausgeschlossen werden, damit unwichtige E-Mails, wie z. B. Newsletter oder automatische Benachrichtigungen, ausgeschlossen werden. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 84 Screenshot 38: MailInsights® – Bericht mit E-Mail-Leistungskennzahlen Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Wählen Sie „Letzte 6 Monate“ oder „Letzte 12 Monate“. Bericht für Wählen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus. Ausgeschlossene E-Mails Geben Sie E-Mail-Adressen ein, die Sie von dem Bericht ausschließen möchten. Sie können z. B. Newsletter oder automatische Systembenachrichtigungen ausschließen. Beispiel: *@newsletters.com. Gewichtung Gewichtungen stehen für Benutzerkategorien, die Benutzer innerhalb einer bestimmten Rolle typischerweise definieren. Zum Beispiel wird von einem Vertriebsmitarbeiter erwartet, dass er mehr E-Mails sendet als er empfängt, wohingegen ein Kundenbetreuer mehr E-Mails empfängt als er sendet. Wählen Sie aus folgenden Optionen aus: Normal – Ein normaler Benutzer sendet und empfängt die gleiche Anzahl an E-Mails. Absender vieler E-Mails – Ein Benutzer, von dem in seiner Rolle erwartet wird, dass er mehr E-Mails sen det als er empfängt. Empfänger – Ein Benutzer, der typischerweise mehr E-Mails empfängt als er sendet. Berichtsformat Wählen Sie den Typ der Ausgabe aus. Berichte können als Anhang im PDF- oder Excel (.xlsx)-Format exportiert werden. Der generierte Bericht zeigt ein Balkendiagramm mit farblich gekennzeichneten Daten an. Die Daten für das ausgewählte Postfach (das zu einem Benutzer oder einer Gruppe gehört) werden unterhalb des Diagramms in zwei Tabellen ausgewertet. Die Tabellen enthalten die folgenden Daten: GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 85 TABELLE BESCHREIBUNG Faktoren Listet eine Bewertung für jede Leistungskennzahl pro Monat auf (oder pro Benutzer, wenn der Bericht für eine Gruppe generiert wird). Gesammelte Sta tistik Gesamtzahlen an E-Mails werden entweder pro Benutzer (wenn der Bericht für eine Gruppe generiert wird) oder pro Monat aufgelistet. E-Mail-Adresse (Benutzer)/Monat Gesendet (gesamt) Empfangen (gesamt) Gesendete Antworten (gesamt) Gesamtzahl der E-Mails an mehrere Empfänger (empfangen) Gesamtzahl der E-Mails an mehrere Empfänger (gesendet) Gesendete Anhänge Empfangene Anhänge 3.12.18 Bericht „Große E-Mails“ Der Bericht „Große E-Mails“ identifiziert E-Mails, die eine bestimmte Größe überschreiten und zwischen den ausgewählten Benutzern und Gruppen und ihren Kontakten ausgetauscht werden. Er listet außerdem die Anhangkategorien auf (z. B. Video, Bilder, Musik, Dokumente und Sonstige). Screenshot 39: MailInsights® – Große E-Mails Berichte können nach folgenden Kriterien gefiltert werden: GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 86 OPTION BESCHREIBUNG Bereich Geben Sie einen Datumsbereich an, oder wählen Sie die Standardeinstellung. Das Datum darf maximal 6 Monate zurückliegen. Bericht für Wählen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe aus. Größe Legen Sie die Gesamtgröße der E-Mail in MB fest (Nachricht und Anhänge). E-Mails, die diese Größe überschreiten, wer den im Bericht erfasst. Die standardmäßig festgelegte Mindestgröße beträgt 5 MB. Der generierte Bericht zeigt das Postfach für den ausgewählten Benutzer oder die Gruppe im oberen Bereich des Berichts an. In einer Berichtszusammenfassung werden die 5 wichtigsten Benutzer und die Gesamtgröße der im angegebenen Zeitraum gesendeten E-Mails angezeigt. Zwei Diagramme stellen grafisch die Größe der gesendeten EMails in Prozent dar, ein Diagramm für die aktivsten Benutzer und das andere für die Anhangkategorien. Wenn beispielsweise Benutzer A 5 E-Mails mit einer Größe von jeweils 5 MB (insgesamt 25 MB) und Benutzer B 4 E-Mails mit jeweils 10 MB (insgesamt 40 MB) sendet, ist der Prozentsatz für Benutzer B im Diagramm höher. Die Daten werden wie folgt auf eine Tabelle unterhalb des Diagramms aufgeteilt: TABELLE BESCHREIBUNG Datum Zeigt das Datum und die Uhrzeit der gesendeten E-Mail an. Absender E-Mail-Adresse des Absenders. Betreff Zeigt den Betreff der E-Mail an. Wenn Sie die Berechtigung zum Anzeigen der E-Mail haben, können Sie auf die Einträge in der Betreffspalte klicken, um die erkannte E-Mail anzuzeigen. Anzahl der Emp fänger Die Gesamtanzahl von Empfängern, die während des angegebenen Zeitraums eine E-Mail vom Absender erhalten haben. Anhangkategorie Die Dateikategorien von E-Mail-Anhängen (z. B. Video, Bilder, Musik, Dokumente und Sonstige). Größe Gesamtgröße der E-Mail einschließlich des Anhangs. GFI Archiver 3 Verwenden von GFI Archiver | 87 4 Konfigurieren von GFI Archiver Auf der Seite „Konfiguration“ können Sie verschiedene Aspekte von GFI Archiver anpassen, einschließlich der Archivierungsquellen, der Archivspeicher-Verwaltung, der Verbindung mit GFI Archiver und der Richtlinien, mit denen Sie Ihre Archive besser verwalten können. Diese Seite enthält außerdem einen umfassenden Überblick über die aktuell in GFI Archiver geltenden Einstellungen. Klicken Sie auf die Registerkarte Konfiguration, um die Seite Überblick über aktuelle Einstellungen zu laden. HINWEIS Über die Schaltflächen oben rechts auf der Seite Konfiguration können Sie zwischen Listen- und Kachelansicht wechseln. Screenshot 40: Einstellungsseite von GFI MailArchiver In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Informationen beschrieben. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 88 OPTION BESCHREIBUNG Archivierungsmethode Gibt die derzeit aktivierte Archivierungsmethode an. Um E-Mails archivieren zu können, muss für GFI Archiver eine Archivierungsmethode festgelegt werden. Zu archivierende Mail server Zeigt die Anzahl der Journalpostfächer an, die für die Verwendung mit dieser Installation von GFI Archiver konfiguriert sind. Archivierungsregeln Wenn die regelbasierte Archivierung aktiviert ist, wird die Anzahl der konfigurierten Regeln ange zeigt. Zu archivierende Postfächer Zeigt an, ob Archiveinschränkungen für Benutzerpostfächer aktiviert bzw. deaktiviert sind. Mit dieser Option wird festgelegt, welche Postfächer für welche Benutzer archiviert werden. Archivierungsbereich Zeigt an, ob Einschränkungen des E-Mail-Archivs aktiviert bzw. deaktiviert sind. Mit dieser Option wird bestimmt, ob eingehende, ausgehende oder interne E-Mails (oder eine Kombination daraus) archiviert werden. PostfachordnerstrukturAbfrage Zeigt an, ob die Ordnerstruktur-Abfrage aktiviert bzw. deaktiviert ist. Mithilfe der OrdnerstrukturAbfrage kann die Ordnerstruktur der Microsoft® Exchange-Postfächer in GFI Archiver reproduziert werden. Archivspeicher Zeigt die Anzahl der Archivspeicher an, die für die Verwendung mit dieser Installation von GFI Archiver konfiguriert sind. Rollen und Berech tigungen Weisen Sie ausgewählten Benutzern Rollen zu, um ihnen die erforderlichen Berechtigungen zu ertei len, um auf bestimmte Funktionen in GFI Archiver zugreifen zu können. Zugriffskontrolle Mit dieser Option wird bestimmt, welche Benutzer auf welche Postfächer zugreifen können. IMAP-Server Zeigt an, ob der IMAP-Server aktiviert bzw. deaktiviert ist. Ist diese Option aktiviert, können Benutzer archivierte E-Mails über die unterstützen E-Mail-Clients abrufen. Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien bestimmen die Aufbewahrungsdauer von archivierten E-Mails in GFI MailArchiver. E-Mails, die bestimmten Kriterien entsprechen, können sofort oder nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden. Klassifizierungsregeln Mit E-Mail Klassifizierungen werden E-Mails automatisch anhand von Richtlinien gekennzeichnet. EMails, die bestimmte Kriterien erfüllen, können automatisch klassifiziert werden. Überwachung Zeigt an und definiert, ob die GFI Archiver-Überwachung ein- oder ausgeschaltet ist. E-Mail-Löschung Zeigt an, ob die E-Mail-Löschung aktiviert bzw. deaktiviert ist. Durch Aktivierung dieser Funktion kön nen alle Benutzer archivierte E-Mails endgültig aus Postfächern löschen, auf die sie Zugriff haben. Lizenzschlüssel ändern Zeigt Lizenzschlüsselinformationen zu Ihrer Installation von GFI Archiver an. Allgemeine Ein stellungen Zeigt die Versions- und die Build-Nummer der aktuellen GFI Archiver-Installation an. 4.1 Archivquellen GFI Archiver bietet verschiedene Optionen für die Archivierung. Je nach Infrastruktur und Unternehmenszielen können Sie die Archivierungsmethode verwenden, um zu definieren, wie GFI Archiver Elemente zur Speicherung in den Archivspeichern sammelt. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Archivierungsmethode“ (Seite 31). Dieser Abschnitt enthält folgende Informationen: 4.1.1 Verwalten der zu archivierenden Mailserver 90 4.1.2 Konfigurieren von Archivierungsregeln 95 GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 89 4.1.3 Konfigurieren von Archiveinschränkungen 98 4.1.4 Verwalten des Archivierungsbereichs 103 4.1.5 Konfigurieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage 103 4.1.6 Importieren von E-Mails und Kalenderelementen mithilfe des GFI Archiver-Archivierungsassistenten 110 4.1.7 Konfigurieren der Standardeinstellungen für File Archive Assistant 115 4.1.1 Verwalten der zu archivierenden Mailserver Je nach ausgewählter Archivierungsmethode kann GFI Archiver so konfiguriert werden, dass für den Abruf von zu archivierenden E-Mails eine Verbindung mit E-Mail-Servern hergestellt wird. Eine Liste der unterstützten E-Mail-Server finden Sie im Abschnitt Systemanforderungen. Sie können jedoch auch andere E-Mail-Server konfigurieren, die die folgenden Anforderungen erfüllen: Ein IMAP-aktivierter E-Mail-Server Journal- oder Spiegelungsfunktion auf dem E-Mail-Server GFI Archiver nutzt die Journalfunktion zur Bündelung aller E-Mails, so dass diese in einem einzelnen Postfach archiviert werden können. Die Erstkonfiguration eines Journalingpostfachs erfolgt mithilfe des Nachinstallationsassistenten von GFI Archiver. Ein Journalingpostfach ist eine Art von Postfach, in dem eine Kopie aller E-Mails eines Unternehmens gespeichert wird. GFI Archiver verbindet sich mit dem E-Mail-Server, lädt die gespeicherten E-Mails in das Journalingpostfach herunter und speichert sie in den Archivspeichern. Sobald E-Mails vom E-Mail-Server heruntergeladen wurden, werden sie unwiderruflich aus dem Journalingpostfach entfernt, um Ressourcen auf dem E-Mail-Server freizugeben. Weitere Informationen finden Sie unter „Funktionsweise von GFI Archiver“ (Seite 6). HINWEIS Einige Funktionen in GFI Archiver funktionieren nur mit Microsoft Exchange Server. Produktfunktionen wie die Abfrage der Postfachordnerstruktur, Exchange-Postfach über das Export/Import-Tool importieren und das Tool Mailbox Restore sind nicht verfügbar, wenn andere E-Mail-Server verwendet werden. In diesem Abschnitt finden Sie Informationen zu folgenden Themen: Anzeigen von konfigurierten Mailservern Erstellen von Journalingpostfächern in Microsoft® Exchange Server (oder anderen Mailservern) Bearbeiten von Details von bestehenden Journalingpostfächern Deaktivieren und Aktivieren eines bestehenden Journalingpostfachs Entfernen von Details von bestehenden Journalingpostfächern WICHTIG Um E-Mails von Journalpostfächern in GFI Archiver zu archivieren, muss die Archivierungsmethode Automatische Archivierung (Journal) aktiviert sein. Sobald E-Mails vom Mailserver heruntergeladen wurden, werden sie aus dem Journalingpostfach entfernt. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Archivierungsmethode“ (Seite 31). GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 90 Anzeigen von konfigurierten Mailservern Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver, um die konfigurierten Mailserver anzuzeigen, von denen GFI Archiver E-Mails archiviert. Screenshot 41: Verwalten von Journalpostfächern In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Informationen und Optionen beschrieben: OPTION BESCHREIBUNG Journalingpostfach Definiert den Namen des Journalingpostfachs, das auf dem E-Mail-Server eingerichtet und für die Ver wendung in GFI Archiver konfiguriert wurde. Aktiv Gibt an, ob das Journalpostfach aktiv bzw. inaktiv ist. Postfachserver Gibt den Namen des Computers an, auf dem das Journalpostfach konfiguriert ist. Postfachspeicher Definiert den Namen des Postfachspeichers, zu dem das konfigurierte Journalpostfach gehört. Verbindungstyp Definiert den Verbindungstyp, den GFI Archiver zum Abrufen von E-Mails von Mailservern zur Archivierung verwendet. Konfigurieren eines Journalingpostfachs Bei der Archivierung von einem E-Mail-Server muss sich GFI Archiver mit einem Journalingpostfach verbinden, aus dem die Elemente abgerufen werden. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie ein neues Journalingpostfach innerhalb der GFI Archiver-Benutzeroberfläche erstellen und wie Sie sich mit vorhandenen Journalingpostfächern verbinden: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 91 Screenshot 42: Geben Sie an, welche Methode der Assistent zum Einrichten von GFI Archiver verwenden soll, so dass es mit einem Journalpostfach genutzt werden kann. 3. Wählen Sie auf der Seite Assistent zur Mailserverarchivierung eine der folgenden Optionen aus: a. Aus der Liste der erkannten Journalpostfächer unten ein Journalpostfach auswählen Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie bereits ein Journalingpostfach erstellt und konfiguriert haben. Wählen Sie aus der Liste der erkannten Postfächer ein Postfach aus. Weitere Informationen finden Sie unter „Einrichten eines Journalingpostfachs“ (Seite 33). i. Wählen Sie eines der erkannten Postfächer aus, und klicken Sie auf Weiter. ii. Klicken Sie im Fenster „Anmeldeinformationen für Journalpostfach“ erneut auf Weiter, um die Einrichtung abzuschließen. iii. Wenn die Meldung Der zu archivierende Mailserver wurde erfolgreich konfiguriert angezeigt wird, klicken Sie auf Fertig stellen. b. Mit dem Assistenten ein neues Journalpostfach erstellen, um die Archivierung von E-Mails zu starten Wählen Sie diese Option aus, um mit dem Assistenten automatisch ein neues Journalpostfach zu erstellen. Das neue Journalpostfach wird auf dem aus der Liste der erkannten Server ausgewählten Microsoft® Exchange Server erstellt. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 92 HINWEIS Diese Funktion kann nur mit Microsoft® Exchange Server 2007 Service Pack 2 und höher verwendet werden. i. Wählen Sie Mit dem Assistenten ein neues Journalpostfach erstellen, um die Archivierung von E-Mails zu starten aus, und klicken Sie auf Weiter. ii. Geben Sie nach Aufforderung die erforderlichen Details für das Journalpostfach ein. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION BESCHREIBUNG GFI Archiver einen neuen Journal-Benutzer für die Post fächerzuordnung erstellen las sen Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie bereits ein Journalingpostfach auf einem E-Mail-Server erstellt haben. Wählen Sie im Feld Erkannte Postfächer aus der Liste der erkannten Postfächer die Postfach-Datenbank aus, mit der Sie eine Verbindung herstellen möchten. Vorhandenen Journal-Benut zer für die Post fächerzuordnung verwenden Diese Option ist aktiviert, wenn ein Journal-Benutzer erkannt wurde. Wenn diese Option aktiviert ist, wird der erkannte Journal-Benutzer den erkannten Postfächern zugeordnet. iii. Klicken Sie auf Weiter. iv. Geben Sie die erforderlichen Administratoranmeldeinformationen an, um die Einrichtung abzuschließen. c. Geben Sie die Details des Journalpostfachs manuell ein Ermöglicht das Erstellen eines neuen Journalpostfachs durch die manuelle Eingabe aller neuen Details. Dazu gehören die Angabe des Postfachspeichers, der Verbindungsmethode, der verwendeten Ports und der Anmeldeinformationen. i. Geben Sie bei einer IMAP-Verbindung die folgenden erforderlichen Details für das Journalpostfach ein: OPTION BESCHREIBUNG Über IMAP verbinden Legt die Verbindungsmethode fest, die für die Verbindung mit dem Mailserver verwendet wird, auf dem das neue Journalpostfach erstellt wird. IMAP – Nur verfügbar, wenn GFI Archiver nicht auf dem gleichen Computer wie Microsoft® Exchange Server 2003 oder 2007 installiert ist. Mailserver Zeigt den Namen des erkannten Mailservers an, auf dem sich das Journalpostfach befindet. IMAP-Port Der Standardwert ist 143. Wenn SSL nicht aktiviert ist, ist die Verbindung unverschlüsselt. SSL verwenden Klicken Sie, um SSL zu verwenden und die Verschlüsselung zu erzwingen. Die IMAP-Portnummer wird automatisch in 993 geändert. Anmeldung/Kennwort Ermöglicht die Eingabe eines Anmeldenamens und Kennworts, die für eine Verbindung mit dem ausgewählten Mailserver eingegeben werden müssen. HINWEIS Anmeldenamen mit Leerzeichen sind nicht zulässig. Ordner Legt den standardmäßigen Ordner fest, in dem E-Mails erfasst werden. Standardwert: Posteingang ii. Geben Sie bei einer EWS-Verbindung die folgenden erforderlichen Details für das Journalpostfach ein: OPTION BESCHREIBUNG Verbinden über EWS Legt die Verbindungsmethode fest, die für die Verbindung mit dem Mailserver verwendet wird, auf dem das neue Journalpostfach erstellt wird. Exchange Web Services (EWS) ist nur für Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 oder 2010 verfügbar. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 93 OPTION BESCHREIBUNG Anmeldung:/Kennwort: Ermöglicht die Eingabe eines Anmeldenamens und Kennworts, die für eine Verbindung mit dem ausgewählten Mailserver eingegeben werden müssen. HINWEIS Anmeldenamen mit Leerzeichen sind nicht zulässig. Ordner Legt den standardmäßigen Ordner fest, in dem E-Mails erfasst werden. Standardwert: Posteingang Öffentlicher Ordner Aktivieren, um den Ordner als öffentlich zu kennzeichnen. Exchange Server-Host Wählen Sie aus folgenden Optionen aus: Autom. Erkennung (Empfohlen) Manueller Host für Exchange/Office 365 CAS – Geben Sie die Exchange Server-IP-Adresse oder den Clientzugriffsserver (CAS)-Hostnamen ein. Der CAS ist eine Serverrolle, die für alle Cli entverbindungen mit einem Exchange Server zuständig ist. Geben Sie bei einer EWS-Verbindung für Office 365 den Office 365-Hostnamen ein. iii. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung des Journalpostfachs abzuschließen. Bearbeiten eines bestehenden Journalingpostfachs 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver. 2. Wählen Sie ein zu bearbeitendes Journalingpostfach aus, und klicken Sie auf . 3. Passen Sie auf der Seite Assistent zur Mailserverarchivierung die Einstellungen so an, wie in den Anweisungen im Abschnitt Hinzufügen eines neuen Journalpostfachs beschrieben. Deaktivieren und Aktivieren eines bestehenden Journalingpostfachs 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver. 2. Wählen Sie das zu bearbeitende Journalingpostfach aus, und klicken Sie auf Journalingpostfach zu deaktivieren, oder auf , um ein bestehendes , um ein zuvor deaktiviertes Journalingpostfach zu aktivieren. Entfernen eines bestehenden Journalingpostfachs 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zu archivierende Mailserver. 2. Wählen Sie die zu löschenden Journalingpostfächer aus, und klicken Sie auf . WICHTIG Ein in GFI Archivergelöschtes Journalingpostfach kann nicht wiederhergestellt werden. Die E-Mails eines Journalingpostfachs können nach dem Löschen nicht mehr abgerufen werden. WICHTIG Durch das Löschen eines Journalingpostfachs aus GFI Archiver werden bestehende Journalingpostfächer auf dem E-Mail-Server nicht gelöscht oder funktionsunfähig gemacht. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 94 4.1.2 Konfigurieren von Archivierungsregeln WICHTIG Diese Funktion ist nur aktiviert, wenn im Archivierungsmethoden-Assistenten die Option Regelbasierte Archivierung aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Archivierungsmethode“ (Seite 31). Die zu archivierenden E-Mails können durch mehrere Archivierungsregeln bestimmt werden. Die Regeln werden anhand verschiedener Kriterien erstellt, und GFI Archiver prüft alle ein- und ausgehenden E-Mails auf Übereinstimmung mit den konfigurierten Regeln. Trifft eine Regel auf eine E-Mail zu, wird sie im angegebenen Ordner archiviert. WICHTIG Durch die Aktivierung dieser Funktion könnten Sie Unternehmensrichtlinien oder eine gesetzliche Vorschrift zur EMail-Aufbewahrung verletzen. Screenshot 43: Konfigurieren von Archivierungsregeln HINWEIS In GFI Archiver werden die Regeln der Reihe nach von oben nach unten angewendet. Die Regeln können mit den Pfeiltasten in der Liste verschoben werden. WICHTIG Die Archivierung von E-Mails oder Kalenderelementen über den Archive Assistanten erfolgt ungeachtet der in der regelbasierten Archivierung festgelegten Regeln. Hinzufügen von Archivierungsregeln So fügen Sie eine Archivierungsregel hinzu: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivierungsregeln. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 95 Screenshot 44: Hinzufügen einer neuen Archivierungsregel 3. Geben Sie im Feld Regelname einen aussagekräftigen Namen für die Archivierungsregel ein. 4. Geben Sie im Bereich E-Mail-Kriterien die Bedingungen für die Archivierungsregel an. In der folgenden Tabelle sind die verfügbaren Optionen angegeben. Klicken Sie auf , um weitere Bedingungen hinzuzufügen. BEDINGUNG BESCHREIBUNG Betreff E-Mails mit einem bestimmten Betreff werden archiviert. Textkörper Wenn der Betreff einer E-Mail ein in diesen Kriterien angegebenes Wort oder Satz enthält, wird die ent sprechende E-Mail archiviert. Absender Wählen Sie E-Mail, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, oder wählen Sie Benutzer, und geben Sie den Benutzernamen ein. HINWEIS Bei der Eingabe der ersten Buchstaben einer E-Mail-Adresse oder eines Benutzernamens wird eine Liste mit AD-Benutzern angezeigt. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 96 BEDINGUNG BESCHREIBUNG Empfänger Wählen Sie E-Mail, und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, oder wählen Sie Benutzer, und geben Sie den Benutzernamen ein. HINWEIS Bei der Eingabe der ersten Buchstaben einer E-Mail-Adresse oder eines Benutzernamens wird eine Liste mit AD-Benutzern angezeigt. Gesamtgröße der E-Mail Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen einen Filter aus (Gleich, Größer als, Größer oder gleich, Kleiner als, Klei ner oder gleich), und geben Sie die E-Mail-Größe in MB an. Anhanggröße Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen einen Filter aus (Gleich, Größer als, Größer oder gleich, Kleiner als, Klei ner oder gleich), und geben Sie die Größe des E-Mail-Anhangs in MB an. Anhangtyp Folgende Filteroptionen sind verfügbar: Bilder, Dokumente, Musik, Video, Benutzerdefiniert HINWEIS Für die Felder Absender und Empfänger werden auch Platzhalter unterstützt. Wenn Sie beispielsweise ,*@domäne.de‘ eingeben, stimmt der Wert mit allen Benutzern mit ,domäne .de‘ überein. 5. Wählen Sie im Feld Übereinstimmende E-Mail in folgendem Ordner ablegen den Ordner an, in dem die EMail archiviert werden soll. HINWEIS Verwenden von Sonderzeichen in Ordnernamen Der Ordnerpfad kann mit dem gewünschten Ordnerpfad überschrieben werden. Dabei müssen folgende Konventionen beachtet werden: \ (umgekehrter Schrägstrich) wird durch /\ dargestellt \ (Schrägstrich) wird durch // dargestellt Beispiel: So geben Sie einen Ordnerpfad mit der folgenden Ordnerstruktur ein: Geben Sie den folgenden Pfad ein: Inbox\Managerial//CEO\Requests/\Queries HINWEIS Wenn der angegebene Ordner nicht vorhanden ist, wird er automatisch erstellt. 6. Klicken Sie auf Weiter. 7. Klicken Sie auf Fertig stellen. Bearbeiten von Archivierungsregeln So bearbeiten Sie eine Archivierungsregel: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivierungsregeln. 2. Klicken Sie auf Bearbeiten. 3. Ändern Sie die erforderlichen Einträge mithilfe des Archivierungsregel-Assistenten. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 97 4. Klicken Sie auf Fertig stellen. Entfernen von Archivierungsregeln 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivierungsregeln. 2. Wählen Sie die zu löschende Regel oder Regeln aus, und klicken Sie auf . 4.1.3 Konfigurieren von Archiveinschränkungen GFI Archiver erfordert für jedes Postfach eine Lizenz. Sie müssen unter Umständen bestimmte Postfächer von der Archivierung ausschließen und nur bestimmte Postfächer zur Archivierung auswählen. Konfigurieren Sie dazu die Postfacharchivierungseinschränkungen. Mithilfe der Liste der Archiveinschränkungen, die aus Active Directory- oder GFI Directory-Benutzernamen und/oder -E-Mail-Adressen besteht (mit der Bezeichnung Einschlussliste oder Ausschlussliste, je nach ausgewählter Einschränkungsmethode) können Sie die Anzahl der lizenzierten Postfächer, vom Produkt angerechnet, mit einer der folgenden Methoden bestimmen: GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 98 EINSCHRÄNKUNGSMETHODE BESCHREIBUNG Einschränken durch Ausschluss Aktivieren Sie die Option Archivierungseinschränkungen durch Auswählen einer der folgenden Optionen unter Verwenden einer Ausschlussliste: KEIN Element archivieren, falls EINER der Empfänger oder Absender in der Ein schränkungsliste steht – GFI Archiver archiviert keine Elemente, wenn eine der Adressen in der E-Mail in der Liste der Archiveinschränkungen steht, oder Archivieren Sie das Element für Benutzer in Ihrer Organisation. Benutzer in der Ein schränkungsliste können das Element nicht anzeigen – Bei Verwendung dieser Option wer den die E-Mail-Adressen mit der Ausschlussliste verglichen. Wenn entweder der Absender oder der Empfänger nicht auf der Liste steht, wird die E-Mail archiviert (auch wenn einige Empfänger in der Ausschlussliste enthalten sind). Die E-Mail kann jedoch nur von Benutzern eingesehen wer den, die nicht ausgeschlossen sind. Elemente werden nicht archiviert: Wenn sowohl der Absender als auch alle Empfänger in der Ausschlussliste enthalten sind. Wenn der Absender und alle Empfänger nicht in Active Directory oder GFI Directory enthalten sind. Im Folgenden sind einige übliche Szenarien beschrieben: Beispiel 1: Ein externer Absender sendet eine E-Mail an einen internen Empfänger, der in der Ausschlussliste enthalten ist. Das Element wird nicht archiviert, da der Absender nicht in Active Directory oder GFI Directory ent halten ist und der interne Empfänger auf der Ausschlussliste steht. Beispiel 2: Ein externer Absender sendet eine E-Mail an zwei interne Emp fänger. Einer befindet sich auf der Ausschlussliste, der andere nicht. Das Ele ment wird archiviert, aber der interne Empfänger, der auf der Ausschlussliste steht, kann die archivierte E-Mail nicht anzeigen. Beispiel 3: Ein interner Absender sendet eine E-Mail an eine interne Ver teilergruppe. Nur ein Mitglied der Gruppe steht auf der Ausschlussliste. Das Ele ment wird archiviert, aber das eine Mitglied, das auf der Ausschlussliste steht, kann die archivierte E-Mail nicht anzeigen. Wenn GFI Archiver so konfiguriert ist, dass eine Ausschlussliste verwendet wird, zieht das Lizenzmodul die Anzahl der Active Directory- oder GFI Directory-Benutzer in der konfigurierten Liste der Archiveinschränkungen von der Gesamtanzahl der Benutzer im Unternehmen ab. HINWEIS E-Mail-Adressen in der Liste der Archiveinschränkungen werden nicht abgezogen. Beispiel 1: Stellen Sie sich ein Active Directory oder GFI Directory mit 10 Benutzern und einer Ausschlussliste von 6 Active Directory- oder GFI Directory-Benutzern vor. Die in diesem Szenario erforderliche Lizenz gilt für 4 Benutzer. Beispiel 2: Stellen Sie sich ein Active Directory oder GFI Directory mit 10 Benutzern und einer Ausschlussliste von 6 Active Directory- oder GFI Directory-Benutzern vor, jedoch enthält die Ausschlussliste außerdem einen weiteren Eintrag für eine E-Mail-Adresse (keinen Benut zer). In diesem Fall gilt die erforderliche Lizenz wieder für 4 Benutzer, da E-Mail-Adressen ignoriert werden. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 99 EINSCHRÄNKUNGSMETHODE BESCHREIBUNG Einschränken durch Ausschluss Aktivieren Sie die Option Archivierungseinschränkungen durch Auswählen einer Option unter Verwenden einer Einschlussliste. Dadurch können Elemente auf zwei Arten archiviert werden: Element immer archivieren, falls EINER der Empfänger oder Absender in der Ein schränkungsliste steht – wenn eine Adresse in der konfigurierten Liste der Archivein schränkungen steht, oder Element nur archivieren, falls alle der Empfänger oder Absender in der Ein schränkungsliste stehen – wenn alle Adressen (in den Feldern für Absender und Empfänger) in der konfigurierten Liste der Archiveinschränkungen stehen. In beiden Fällen schränkt die Einschlussliste die Lizenz auf die Anzahl der Active Directory- oder GFI Directory-Benutzer in der Liste ein. HINWEIS Wenn einer der Einträge in der Einschlussliste eine E-Mail-Adresse ist, wird bei der Lizenzierung die Anzahl aller Benutzer im Active Directory oder GFI Directory einbezogen. Dadurch wird Konsistenz gewahrt. da ein Benutzer unter Umständen über mehrere E-MailAdressen verfügen kann. Beispiel 1: Stellen Sie sich ein Active Directory oder GFI Directory mit 10 Benutzern und eine Einschlussliste mit 6 Active Directory- oder GFI Directory-Benutzern vor. Die in diesem Szenario erforderliche Lizenz gilt für 6 Benutzer. Beispiel 2: Stellen Sie sich ein Active Directory oder GFI Directory mit 10 Benutzern, eine Einschlussliste mit 6 Active Directory- oder GFI Directory-Benutzern und einen weiteren Ein trag für 1 E-Mail-Adresse vor. In diesem Fall gilt die erforderliche Lizenz für 10 Benutzer. Durch den E-Mail-Eintrag bezieht das Lizenzmodul alle Benutzer im Active Directory oder GFI Directory mit ein. Aktivieren von Postfacharchivierungseinschränkungen 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archiveinschränkungen. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 100 Screenshot 45: Aktivierung der Archivierungseinschränkungen 3. Wählen Sie die Option Archivierungseinschränkungen aktivieren und eine der folgenden Optionen aus: AUSSCHLUSS/EINSCHLUSS OPTION Verwenden einer Aus schlussliste KEINE Elemente archivieren, falls EINER der Empfänger oder Absender in der Ein schränkungsliste steht Archivieren Sie das Element für Benutzer in Ihrer Organisation. Benutzer in der Ein schränkungsliste können sie nicht anzeigen. HINWEIS Wenn die Manuelle Archivierung konfiguriert ist, können Benutzer einer Ausschlussliste E-Mails nicht mit Archive Assistant manuell archivieren, wenn eine dieser Optionen aktiviert ist. Verwenden einer Ein schlussliste Elemente immer archivieren, falls EINER der Empfänger oder Absender in der Ein schränkungsliste steht Elemente nur archivieren, falls alle der Empfänger oder Absender in der Einschränkungsliste ste hen HINWEIS Wenn die Manuelle Archivierung konfiguriert ist, können alle Benutzer einer Einschlussliste Elemente mit Archive Assistant manuell archivieren, wenn eine dieser Optionen aktiviert ist. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 101 WICHTIG Klicken Sie nach der Aktivierung von Archiveinschränkungen auf Einschränkungen verwalten, um eine Liste mit den einzuschränkenden Benutzern, Gruppen oder Postfächern zu erstellen. Die konfigurierten Einschränkungen können nicht ohne eine solche Liste wirksam werden. 4. Klicken Sie auf Speichern. Screenshot 46: Hinzufügen von E-Mails, Gruppen oder Benutzern 5. Klicken Sie auf , wählen Sie zwischen E-Mail-Adresse, Gruppe oder Benutzern, und geben Sie die E-Mail-Adresse, den Gruppennamen oder den Benutzernamen für den Benutzer ein, für den die Beschränkung gelten soll. 6. Klicken Sie auf Speichern. Deaktivieren von Postfacharchivierungseinschränkungen So deaktivieren Sie Postfacharchivierungseinschränkungen: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Zu archivierende Postfächer. 3. Klicken Sie auf Einstellungen ändern. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 102 4. Deaktivieren Sie Archivierungseinschränkungen aktivieren. 5. Klicken Sie auf Speichern. 4.1.4 Verwalten des Archivierungsbereichs Im Archivierungsbereich können Sie festlegen, welche E-Mail-Typen archiviert werden sollen. Mithilfe dieser Funktion können Sie beispielsweise vorgeben, dass GFI Archiver interne E-Mails von der Archivierung ausschließt oder alle eingehenden und internen E-Mails einschließt und ausgehende E-Mails ausschließt. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivierungsbereich. Screenshot 47: Konfigurieren von Einschränkungen des E-Mail-Archivs 2. Wählen Sie Archivierungsbereich konfigurieren, und deaktivieren Sie in der angezeigten Liste die E-Mails, die von der Archivierung ausgeschlossen werden sollen (siehe folgende Tabelle): OPTION BESCHREIBUNG Eingehende E-Mails Gibt an, ob GFI Archiver E-Mails archiviert, die nicht aus der Organisationsdomäne stammen. Deaktivieren Sie diese Option, wenn dieser E-Mail-Typ nicht archiviert werden soll. Ausgehende E-Mails Gibt an, ob GFI Archiver E-Mails archiviert, die für Empfänger außerhalb der Organisationsdomäne bestimmt sind. Deaktivieren Sie diese Option, wenn dieser E-Mail-Typ nicht archiviert werden soll. Interne EMails Gibt an, ob GFI Archiver E-Mails archiviert, die aus der Organisationsdomäne stammen und an Empfänger in der Organisationsdomäne bestimmt sind. Deaktivieren Sie diese Option, wenn dieser E-Mail-Typ nicht archiviert werden soll. 3. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration zu speichern. 4.1.5 Konfigurieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage Standardmäßig archiviert GFI Archiver E-Mails nicht gemäß der Ordnerstruktur, in der sich die E-Mails im Quellpostfach befinden. Um die Ordnerstruktur der Originalpostfächer zu reproduzieren, müssen Sie die GFI Archiver-Funktion zur Ordnerstruktur-Abfrage aktivieren. WICHTIG Die GFI Archiver-Funktion zur Ordnerstruktur-Abfrage führt zu einem erheblichen Mehraufwand beim Archivierungsprozess in Bezug auf Computerleistung und Netzwerkzugriff und kann eventuell Ihr System verlangsamen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 103 Wichtige Hinweise: Damit die Postfachordnerstruktur-Abfrage funktioniert, muss der konfigurierte Benutzer die folgenden Anforderungen erfüllen: OPTION BESCHREIBUNG Benutzerzugriff Stellen Sie sicher, dass der Benutzer für die Ordnerstruktur-Abfrage auf die Postfächer der Benutzer im Microsoft Exchange-Informationsspeicher zugreifen kann. Der Zugriff ist erforderlich, um die Ord nerstruktur abzufragen. Verwenden Sie kein vorhandenes Administratorkonto. Exchange enthält stan dardmäßige Verweigerungsberechtigungen, die die Nutzung eines Adminkontos im Vergleich zu einem neuen Benutzerkonto schwieriger machen. Dieses Benutzerkonto kann in GFI Archiver auto matisch erstellt werden. Zuweisung von Anmel derechten Der Benutzer für die Ordnerstruktur-Abfrage muss auf dem GFI Archiver -Computer über Anmelderechte verfügen. Kein Roaming benutzerprofil Der in der Konfiguration für die Postfachsynchronisation von GFI Archiver konfigurierte Benutzer kann kein Roaming-Profil verwenden. Vollzugriff Stellen Sie sicher, dass der in der Konfiguration für die Postfachsynchronisation von GFI Archiver konfigurierte Benutzer Vollzugriff auf den GFI Archiver-Ordner hat. MAPI Client und Col laboration Data Objects [nur MAPI] Microsoft Outlook oder Microsoft Exchange Server MAPI Client und Collaboration Data Objects (MAPI/CDO) müssen installiert werden, wenn GFI Archiver nicht auf demselben Computer wie Microsoft Exchange 2003 installiert ist. Keine schreib geschützten Archivspei cher Stellen Sie sicher, dass Archivspeicher nicht als schreibgeschützt markiert sind. GFI Archiver muss Änderungen am Archivspeicher vornehmen, wenn eine E-Mail übereinstimmt, und diese dem richtigen Ordner zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter „Bearbeiten von bestehenden Archivspeicherdetails“ (Seite 124). WICHTIG Weitere Informationen finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_FolderStructureRetrieval. Aktivieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Postfachordnerstruktur-Abfrage . 2. Wählen Sie Einstellungen ändern. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 104 Screenshot 48: Ordnerstruktur-Abfrage aktivieren 3. Wählen Sie Ordnerstruktur-Abfrage aktivieren. 4. Wählen Sie aus, ob automatisch ein neues Benutzerkonto erstellt oder ein bestehendes Benutzerkonto verwendet werden soll. Mit diesem Benutzerkonto kann auf die Postfächer zugegriffen werden, für die die Ordnerstruktur reproduziert werden soll. In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Optionen beschrieben. OPTION BESCHREIBUNG Neues Benutzerkonto erstellen GFI Archiver erstellt ein neues Benutzerkonto anhand der in den Feldern „Verbinden über“, „Anmel dename“ und „Kennwort“ angegebenen Details. Ein vorhandenes Benut zerkonto verwenden GFI Archiver verwendet ein zuvor erstelltes vorhandenes Benutzerkonto. Verbinden über Legt die Verbindungsmethode für die Verbindung mit dem Microsoft® Exchange Server fest, um auf die zu reproduzierende Postfachstruktur zuzugreifen. Folgende Optionen sind verfügbar: Exchange Web Services (EWS) – Nur für Mailserver mit Microsoft® Exchange 2007 SP1 oder 2010 empfohlen. Traditional Message Application Programming Interface (MAPI) – Nur für Mailserver OHNE Microsoft® Exchange 2007 SP1 oder 2010 empfohlen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 105 OPTION BESCHREIBUNG Benutzername Geben Sie den Anmeldenamen für das neue Benutzerkonto oder für das zuvor erstellte Benutzerkonto ein. Kennwort Legt das Kennwort für das neue Benutzerkonto oder das zuvor erstellte Benutzerkonto fest. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Wenn Sie im vorhergehenden Dialogfeld die Option Neues Benutzerkonto erstellen ausgewählt haben, werden Sie zu Eingabe der Anmeldeinformationen des Domänenadministratorkontos aufgefordert, das über Rechte zum Erstellen eines Konto verfügt. 5. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen. Deaktivieren der Postfachordnerstruktur-Abfrage 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Postfachordnerstruktur-Abfrage . 2. Klicken Sie auf Ordnerstruktur-Abfrage deaktivieren. WICHTIG Durch das Deaktivieren der Ordnerstruktur-Abfrage wird das zuvor erstellte Benutzerkonto für diese Funktion nicht gelöscht oder deaktiviert. Ausschließen von Ordnern von der Ordnerstruktur-Abfrage Wenn Sie bestimmte Ordner aus der Abfrage ausschließen möchten, konfigurieren Sie eine Richtlinie für auszuschließende Ordner. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Postfachordnerstruktur-Abfrage . 2. Klicken Sie auf Hinzufügen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 106 Screenshot 49: Hinzufügen einer Ausschlussrichtlinie 3. Geben Sie einen Namen für die Richtlinie der auszuschließenden Ordner ein, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Richtlinie für auszuschließende Ordner aktivieren, um die Richtlinie sofort anzuwenden. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 107 Screenshot 50: Auszuschließende Ordner hinzufügen 4. Geben Sie den Namen des auszuschließenden Stammordners oder Ordners ein. Nur Ordner auf oberster Ebene können ausgeschlossen werden. Um beispielsweise den Ordner „Gesendete Objekte“ auszuschließen, geben Sie Folgendes ein: Gesendete Objekte. Klicken Sie auf Hinzufügen. HINWEIS Wenn Sie Benutzer von der Ordnerstruktur-Abfrage ausschließen möchten, geben Sie als Ordnernamen * (Asterisk) an. Der Asterisk (*) ist ein Sonderzeichen, dass für alle Ordner steht. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Knowledge Base-Artikel: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ExcludeFolders. 5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 108 Screenshot 51: Auswählen von auszuschließenden Benutzern 6. Wählen Sie Nur ausgewählte Benutzer, um die im vorherigen Bildschirm angegebenen Ordner für bestimmte Benutzer auszuschließen. 7. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option Benutzer oder E-Mail aus, und geben Sie den Benutzernamen bzw. die E-Mail-Adresse ein. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Benutzer hinzuzufügen. HINWEIS Wenn die Option Nur ausgewählte Benutzer deaktiviert ist, sind die zuvor angegebenen Ordner für alle Benutzer ausgeschlossen. 8. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen. Entfernen von Richtlinien für ausgeschlossene Ordner 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Postfachordnerstruktur-Abfrage . 2. Wählen Sie die zu entfernende Richtlinie für auszuschließende Ordner aus, und klicken Sie auf Entfernen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 109 4.1.6 Importieren von E-Mails und Kalenderelementen mithilfe des GFI Archiver-Archi vierungsassistenten Mithilfe der Funktionen des Archive Assistanten können Sie E-Mails und Kalenderelemente automatisch aus Benutzerpostfächern importieren. Der Vorgang kann geplant werden und ist für die Benutzer transparent. Der Importvorgang wird durch Ausführen der folgenden Schritte konfiguriert: Schritt 1: Stellen Sie den Archive Assistanten auf den Computern Ihrer Benutzer bereit. Weitere Informationen fin den Sie unter „Archive Assistant“ (Seite 58). Schritt 2: Aktivieren Sie die Methode „Manuelle Archivierung“. Weitere Informationen finden Sie unter „Kon figurieren der Archivierungsmethode“ (Seite 31). Schritt 3: Überprüfen Sie im Bereich Rollen und Berechtigungen, ob der Benutzer die relevanten Berechtigungen zum Archivieren besitzt: Archivierungsassistent – E-Mails archivieren (in eigenem Postfach) Archivierungsassistent – E-Mails archivieren (in Postfächern, die in der Zugriffssteuerung festgelegt wurden) Archivierungsassistent – Dateien archivieren Schritt 4: Konfigurieren Sie die Einstellungen, die für den automatischen Import von Elementen aus Benut zerpostfächern erforderlich sind. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren von Standard-Impor teinstellungen“ (Seite 111). GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 110 Schritt 5: Weisen Sie den erkannten Benutzern Importeinstellungen zu. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren von Importeinstellungen für erkannte Benutzer“ (Seite 114). HINWEIS 1. Sie können Elemente nicht importieren, wenn der Archive Assistant nicht auf dem Clientcomputer installiert ist. 2. Der Import beginnt, sobald Microsoft Outlook auf dem Clientcomputer ausgeführt wird. 3. Wenn Microsoft Outlook geschlossen wird, wird der Importvorgang angehalten und fortgesetzt, sobald Microsoft Outlook wieder geöffnet wird. Konfigurieren von Standard-Importeinstellungen Konfigurieren Sie Einstellungen für den automatischen Import von E-Mails und Kalenderelementen aus Benutzerpostfächern: 1. Öffnen Sie Konfiguration > Archivierungsassistent. 2. Klicken Sie auf Neue Standard-Importeinstellungen. HINWEIS Nachdem die Standard-Importeinstellungen festgelegt wurden, ändert sich der Name der Schaltfläche in Standard-Importeinstellungen aktualisieren. Screenshot 52: Konfigurieren von Standard-Importeinstellungen GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 111 3. Wählen Sie im Bereich E-Mail-Bearbeitung aus den folgenden Optionen aus: OPTION BESCHREIBUNG Einmal Wählen Sie diese Option, um den Importvorgang nur einmalig auszuführen. Sie können den Prozess im fol genden Bildschirm planen, der angezeigt wird, wenn diese Importoption ausgewählt wird. Nach neuen EMails suchen alle Wählen Sie diese Option, um den Importvorgang regelmäßig auszuführen. Geben Sie den Zeitabstand im ange gebenen Feld an. Der Zeitplanbildschirm wird übersprungen, wenn diese Importoption ausgewählt wird. 4. Wählen Sie im Bereich E-Mail-Datum eine der folgenden Optionen aus: OPTION BESCHREIBUNG Immer Wählen Sie diese Option, um den Importvorgang auf unbestimmte Zeit auszuführen. Vor Mithilfe dieser Option können Sie aktuelle E-Mails auf Ihrem E-Mail-Server belassen und nur ältere E-Mails archivieren. Wenn beispielsweise nur die in den letzten 30 Tagen in den Postfächern der Benutzer ein gegangenen E-Mails aufbewahrt und E-Mails, die älter als 30 Tage sind, vom E-Mail-Server entfernt werden sol len, geben Sie für Vor den Wert 30 Tage ein und wählen die Option Archivierte E-Mails sofort dauerhaft löschen aus. Benutzerdefiniert Wählen Sie diese Option, um den Importvorgang für einen begrenzten Zeitraum auszuführen. Geben Sie mit hilfe der angegebenen Felder ein Start- und Enddatum an. 5. Wählen Sie für Archivtypen eine oder beide der folgenden Optionen aus: OPTION BESCHREIBUNG E-Mails Wählen Sie diese Option aus, um E-Mails zu importieren. Kalenderelemente Wählen Sie diese Option aus, um Microsoft Outlook-Kalenderelemente zu importieren. 6. (Optional) Geben Sie unter E-Mails im Ordner archivieren (optional) den Ordnernamen an, von dem aus Sie EMails importieren möchten, z. B. Posteingang. HINWEIS Verwenden von Sonderzeichen in Ordnernamen Der Ordnerpfad kann mit dem gewünschten Ordnerpfad überschrieben werden. Dabei müssen folgende Konventionen beachtet werden: \ (umgekehrter Schrägstrich) wird durch /\ dargestellt \ (Schrägstrich) wird durch // dargestellt Beispiel: So geben Sie einen Ordnerpfad mit der folgenden Ordnerstruktur ein: Geben Sie den folgenden Pfad ein: Inbox\Managerial//CEO\Requests/\Queries 7. Geben Sie unter Maximale E-Mail-Größe die maximale Größe der zu importierenden E-Mails an. Der Standardwert beträgt 2 MB. 8. Klicken Sie auf Weiter. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 112 9. Wenn Sie in Schritt 3 oben die Option gewählt haben, den Importvorgang Einmal auszuführen, wird das Zeitplanfenster angezeigt. Der Zeitplanbildschirm wird übersprungen, wenn die Importoption Nach neuen E-Mails suchen alle ausgewählt wird: Screenshot 53: Konfigurieren des Importzeitplans 10. Konfigurieren Sie unter Zeitplaneinstellungen die folgenden Optionen: OPTION BESCHREIBUNG Import planen Wählen Sie die Häufigkeit des Importvorgangs, indem Sie die gewünschten Tage aktivieren. Startzeit Legen Sie die Uhrzeit fest, zu der der Vorgang beginnen soll. Endzeit Geben Sie die Uhrzeit ein, zu der der Vorgang enden soll. 11. Klicken Sie auf Weiter. 12. Wählen Sie im Bereich E-Mail-Löschrichtlinie eine der folgenden Optionen aus: GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 113 OPTION BESCHREIBUNG Keine archivierten E-Mails löschen Wählen Sie diese Option aus, um das Löschen von E-Mails nach deren Archivierung zu ver hindern. Archivierte E-Mails sofort dau erhaft löschen Wenn Sie diese Option auswählen, werden die E-Mails gelöscht, sobald sie archiviert wur den. Archivierte E-Mails dauerhaft löschen nach n Tagen Geben Sie an, für wie viele Tage eine lokale Kopie der archivierten Nachrichten gespei chert werden soll (standardmäßig 30 Tage). 13. Wählen Sie im Bereich Löschrichtlinie für Kalenderelemente eine der folgenden Optionen aus: OPTION BESCHREIBUNG Archivierte Kalenderelemente nicht löschen Wählen Sie diese Option aus, um das Löschen von Kalenderelementen nach deren Archivierung zu verhindern. Archivierte Kalenderelemente sofort unwiderruflich löschen Wenn Sie diese Option auswählen, werden die Kalenderelemente gelöscht, sobald sie archiviert wurden. Archivierte Kalenderelemente unwi derruflich löschen nach n Tagen Geben Sie an, für wie viele Tage eine lokale Kopie der archivierten Kalen derelemente gespeichert werden soll (standardmäßig 30 Tage). 14. Klicken Sie auf Fertig stellen. Konfigurieren von Importeinstellungen für erkannte Benutzer Wenn die Archive Assistant erstmalig auf einem Clientcomputer bereitgestellt wird, wird der neue Benutzer von GFI Archiver erkannt und zur Liste der erkannten Benutzer auf der Seite für die zu importierenden E-Mails hinzugefügt. Der Administrator muss für jeden neuen Benutzer manuell Importeinstellungen für den automatischen Import von E-Mails und Kalendereinstellungen aus Benutzerpostfächern zuweisen. So weisen Sie Importeinstellungen zu: 1. Öffnen Sie Konfiguration > Archivierungsassistent. Screenshot 54: Konfigurieren der Importeinstellungen für neue Archive Assistant-Benutzer 2. Markieren Sie in der Liste der erkannten Benutzer den neuen Benutzer. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 114 3. Wählen Sie eine der folgenden Importoptionen aus: OPTION BESCHREIBUNG Importieren fortsetzen Klicken Sie auf diese Option, um den angehaltenen Importvorgang fortzusetzen. Importieren anhalten Markieren Sie einen Benutzer aus der Liste der erkannten Benutzer, und klicken Sie auf Importieren anhalten, um den Importvorgang vorübergehend zu beenden. Verwenden Sie diese Option bei spielsweise, wenn Wartungsarbeiten an Ihrem E-Mail-Server ausgeführt werden müssen. Erneut importieren Diese Option wird verwendet, wenn ein Importvorgang nicht vollständig abgeschlossen wurde. GFI Archiver verwendet die Einzelinstanzspeicherung; eine Methode, die sicherstellt, dass in den Archivspei chern keine doppelten E-Mails gespeichert werden. Löschen Wählen Sie einen Benutzer aus der Liste der erkannten Benutzer aus, und klicken Sie auf diese Option, um ihn zu löschen. Standardeinstellungen verwenden Mit dieser Option weisen Sie dem ausgewählten Benutzer die Standard-Importeinstellungen zu.Wei tere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren von Standard-Importeinstellungen“ (Seite 111). Einstellungen anpas sen Wenn Sie für einen bestimmten Benutzer eine Reihe verschiedener Einstellungen anpassen möchten, wählen Sie „Einstellungen anpassen“ aus und definieren die Einstellungen wie unter Weitere Infor mationen finden Sie unter „Konfigurieren von Standard-Importeinstellungen“ (Seite 111). 4.1.7 Konfigurieren der Standardeinstellungen für File Archive Assistant File Archive Assistant ist ein kleiner Client-seitiger Agent, mit dessen Hilfe Benutzer Dateien an einem beliebigen Speicherort auf ihrem Computer manuell archivieren können. Benutzer können auch synchronisierte Ordner einrichten, aus denen GFI Archiver automatisch Dateien archivieren kann. Konfigurieren Sie die Standardeinstellungen für File Archive Assistant, damit in Ihrem Netzwerk installierte File Archive Assistant-Clients die Konfigurationseinstellungen erben können. In der Zusammenfassung der Standardeinstellungen für File Archive Assistant unter Konfiguration > File Archive Assistant werden die aktuell konfigurierten Einstellungen aufgelistet. So konfigurieren oder aktualisieren Sie die Standardeinstellungen für File Archive Assistant: 1. Öffnen Sie in GFI Archiver Konfiguration > File Archive Assistant. 2. Klicken Sie auf Standardeinstellungen für File Archive Assistant aktualisieren. 3. Konfigurieren Sie die folgenden Details: OPTION BESCHREIBUNG Abfrageintervall Definieren Sie das Intervall in Minuten, in demGFI Archiver synchronisierte Ordner auf Cli entcomputern abfragt, um zu archivierende Dateien abzurufen. Standardmäßig syn chronisierte Ordner akti vieren Wenn aktiviert, wird der im Feld Standardmäßig synchronisierte Ordner angegebene Ordner an alle Clientcomputer weitergegeben, auf denen File Archive Assistant installiert ist. Wenn der Ordner auf dem Clientcomputer nicht vorhanden ist, wird er automatisch erstellt. Jede in diesem Ordner abgelegte Datei wird mit GFI Archiver synchronisiert. Mit dieser Funktion soll der Kon figurationsprozess für File Archive Assistant automatisiert werden. Pfad zum stan dardmäßigen Ziel postfach Der im Feld Pfad zum standardmäßigen Zielpostfach festgelegte Pfad bestimmt die Struktur, die die Benutzer auf der Registerkarte „Archiv“ der GFI Archiver-Weboberfläche sehen. Der Stan dardordnername lautet Sync Files. Maximale Dateigröße Legt die maximale Größe für die zu archivierenden Dateien fest. Dateien, die die Maximalgröße über schreiten, werden nicht archiviert. Erweiterungen ein schließen/ausschließen Über dieses Feld können Sie die vorhandene Liste von Dateitypen verwalten. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 115 Aktivieren der Dateikollaboration mithilfe des File Archive Assistant Mithilfe des File Archive Assistant (FAA) kann GFI Archiver Kopien wichtiger Dateien und Ordner speichern, die von Client-Computern wiederhergestellt worden. Dieser Vorgang kann automatisch, d. h. ohne Benutzereingaben und ohne die Unterbrechung von vorhandenen Arbeitsabläufen erfolgen. Mit File Archive Assistant können Benutzer außerdem Dateien und Ordner zwischen ihren eigenen Computern freigeben und sie auch zwischen unterschiedlichen Benutzern teilen. Dies aktiviert die Kollaboration und die Versionssteuerung. Teams und globale Mitarbeiter können in gemeinsamen Dokumenten arbeiten, ohne sich auf den Online-Dateispeicher eines Drittanbieters verlassen zu müssen. Alle wichtigen Unternehmensdaten werden in einem sicheren, konformen und durchsuchbaren Archiv gespeichert. Wenn die Dateikollaboration eingerichtet ist, archiviert File Archive Assistant jede vom Benutzer gespeicherte Änderung und erstellt einen Dateiverlauf, der über die GFI ArchiverSchnittstelle verfügbar ist. Benutzer können Dateien mit älterem Status abrufen oder Konflikte lösen, wenn eine Datei von mehreren Benutzern gleichzeitig geändert wurde. Video anschauen: Vorgehensweise mit GFI Archiver File Archive Assistant Zur Aktivierung der Dateikollaboration sind folgende Schritte erforderlich: Schritt 1: Öffentlichen Benutzer in Active Directory erstellen – Dieses neue Benutzerpostfach wird von GFI Archiver als ein gemeinsames Repository verwendet. Schritt 2: Verwenden Sie die Zugriffssteuerungsfunktion in GFI Archiver, um den Benutzerzugriff für neu erstellte öffentliche Benutzerpostfächer zu gewähren. Die Kollaborationsdateien werden in diesem gemeinsamen Postfach gespeichert. Schritt 3: Konfigurieren Sie in File Archive Assistant das Zielpostfach, das auf dieses gemeinsame Postfach verweisen soll. Schritt 4: Konfigurieren Sie in File Archive Assistant einen Synchronisierungsordner für jeden Benutzer. Öffentlichen Benutzer in Active Directory erstellen 1. Öffnen Sie Start > Verwaltungstool > Active Directory-Benutzer und -Computer. 2. Erweitern Sie den Domänenknoten im rechten Bereich, und wählen Sie die Option Benutzer. Screenshot 55: Erstellen eines neuen Benutzers in Active Directory 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den linken Bereich, und wählen Sie die Optionen Neu > Benutzer im Kon textmenü aus. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 116 Screenshot 56: Eingeben der Details für einen neuen Benutzer 4. Geben Sie die erforderlichen Details ein, und klicken Sie auf Weiter. Screenshot 57: Kennworteinstellungen für neuen Benutzer 5. Geben Sie in das verfügbare Feld ein Kennwort ein. Geben Sie das Kennwort erneut in das Feld Kennwort bestä tigen ein. 6. Wählen Sie die Option Kennwort läuft nie ab. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 117 7. Klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Fertig stellen. Auflösen eines Dateikonflikts Wenn zwei Benutzer Zugriff auf einen Ordner in einem gemeinsamen Postfach haben und gleichzeitig die gleiche Datei aktualisieren, erkennt File Archive Assistant einen Konflikt, wenn die gespeicherte Datei synchronisiert werden soll. Jeder Benutzer wird im Bildschirm „Zusammenfassung“ über Konflikte informiert. Gehen Sie zur Auflösung eines Konflikts wie folgt vor: 1. Doppelklicken Sie auf das File Archive Assistant-Symbol in der Taskleiste. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Zusammenfassung. 3. Klicken Sie im Feld Konfliktstatus auf Konflikt auflösen. 4. Führen Sie im Fenster Konflikte lösen eine der folgenden Optionen aus: OPTION BESCHREIBUNG Dateiname Klicken Sie auf den Dateinamen, um die Datei zu öffnen, die lokal auf Ihrem Computer gespeichert ist. Kopie auf Server Klicken Sie auf Fremde öffnen, um die Datei auf dem GFI Archiver-Server zu öffnen. Diese Datei trägt _theirs am Ende des Namens. Aktion Eigene behalten – Klicken Sie auf diese Option, um Ihre lokale Datei zu behalten und die Datei mit der Erwei terung _theirs zu löschen. Ein Nachrichtenfeld wird zur Bestätigung Ihrer Aktion wird angezeigt. Bei der nächs ten Synchronisierung wird die Datei vom Server gelöscht. Fremde behalten – Klicken Sie auf diese Option, um die Serverkopie zu behalten und die lokale Kopie zu löschen. Ein Nachrichtenfeld wird zur Bestätigung Ihrer Aktion wird angezeigt. Die behaltene Datei wird in den Ori ginalnamen umbenannt. 4.2 Archivierungsvorgänge Dieser Abschnitt enthält folgende Informationen: 4.2.1 Verwalten von Archivspeichern 118 4.2.2 Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen 139 4.2.3 Zugriffskontrolle 147 4.2.4 Konfigurieren des IMAP-Servers 148 4.2.1 Verwalten von Archivspeichern Innerhalb von GFI Archiver dienen Archivspeicher als Container, die archivierte E-Mails enthalten. Archivspeicher umfassen mehrere Komponenten, z. B.: Eine Datenbank, in der E-Mail-Metadaten gespeichert werden, Eine Datenbank, in der sowohl E-Mail-Metadaten als auch E-Mail-Daten gespeichert werden, Ein Speicherort auf der Festplatte, der als E-Mail-Index verwendet wird, Ein Speicherort auf der Festplatte zur Speicherung von E-Mail-Daten. Archivspeicher werden von GFI Archiver je nach Archivspeicherprofil automatisch erstellt. Im Archivspeicherprofil sind Name, Datenbanktyp und Dateispeicherorte der Archivspeicher angegeben. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 118 WICHTIG E-Mails können nur archiviert werden, wenn Neue Archivspeichereinstellungen konfiguriert sind. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen“ (Seite 120). Anzeigen konfigurierter Archivspeicher Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie im Bereich Archiv auf Archivspeicher, um die archivierten Archivspeicher anzuzeigen. Für die Zusammenfassung des neuen Archivspeichers kann zudem angezeigt werden, wie neue Archivspeichereinstellungen konfiguriert werden. Für jeden neu erstellten Archivspeicher werden diese Einstellungen übernommen. Screenshot 58: Anzeigen von Archivspeichern Die konfigurierten Archivspeicher werden standardmäßig nach Jahr gruppiert angezeigt und mit dem aktuellsten Archivspeicher an erster Stelle in Tabellen aufgelistet. Diese Ansicht kann mithilfe der Sortieroptionen Gruppieren nach und Reihenfolge geändert werden. Die folgende Tabelle enthält die verfügbaren Felder für Archivspeicher: OPTION BESCHREIBUNG Archivspeicher Definiert den Namen des zuvor konfigurierten Archivspeichers. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 119 OPTION BESCHREIBUNG Startdatum Das Startdatum gibt den ersten Tag des E-Mail-Archivierungszeitraums eines Archivspeichers an. E-Mails, die nicht in diesen Zeitraum fallen, werden in einem anderen Archivspeicher archiviert. Enddatum Das Enddatum gibt den letzten Tag des E-Mail-Archivierungszeitraums eines Archivspeichers an. E-Mails, die nicht in diesen Zeitraum fallen, werden in einem anderen Archivspeicher archiviert. Status Definiert den Status des entsprechenden Archivspeichers. Folgende Status sind verfügbar: Archivspeicher voll: Wird angezeigt, wenn die Option Keine weiteren E-Mails in diesem Archivspeicher archivieren aktiviert ist (beim Bearbeiten bestehender Archivspeicheroptionen) oder wenn ein auf einer Micro soft SQL Express-Datenbank ausgeführter Archivspeicher das Limit von 4 GB erreicht hat. Zeigt an, dass keine Archivierung mehr möglich ist. Online: Zeigt an, dass der Archivspeicher derzeit verwendet wird. Indizierung normal: Zeigt an, dass ein Archivspeicher bereits früher verwendet wurde, aber derzeit nicht in Benutzung ist. Indizierung angehalten: Wird angezeigt, wenn die Indizierung angehalten wurde. Indizierung ausstehend: Wird vorübergehend angezeigt, während GFI Archiver einen Index erneuert. Schreibgeschützt: Ein schreibgeschützter Archivspeicher kann durchsucht, aber E-Mails können nicht darin archiviert werden. Wählen Sie aus einer Archivspeicherliste einen Archivspeicher aus, und klicken Sie auf , um weitere Informationen zu den Einstellungen und der Statistik des ausgewählten Archivspeichers anzuzeigen. Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen Die „Neuen Archivspeichereinstellungen“ ermöglichen GFI Archiver, neue Archivspeicher mit zuvor eingegebenen Einstellungen automatisch zu erstellen. So zeigen Sie eine Zusammenfassung der aktuellen Einstellungen eines neuen Archivspeichers an: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration. 2. Klicken Sie auf Archivspeicher. 3. Klicken Sie neben Zusammenfassung der Archivspeichereinstellungen auf . HINWEIS Nach der Installation von GFI Archiver werden Sie im Nachinstallationsassistenten aufgefordert, Einstellungen für den neuen Archivspeicher zu konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen über den Nachinstallationsassistenten“ (Seite 24). So bearbeiten Sie die Einstellungen für einen neuen Archivspeicher: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Klicken Sie im Fenster Archivspeicher auf Neue Archivspeichereinstellungen. 3. (Optional) Um die Suchfunktion in Archivspeichern zu deaktivieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzern das Durchsuchen dieses Archivspeichers ermöglichen (standardmäßig aktiviert). Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 4. (Optional) Klicken Sie auf Erweitert, um das Benennungsmuster für neue Archivspeicher zu bearbeiten. Wählen Sie auf der vordefinierten Liste eine Option aus, oder wählen Sie Benutzerdefiniertes Muster, um die Konvention für die Benennung anzupassen. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 120 Screenshot 59: Nachinstallationsassistent – Auswählen des Datenbanktyps 5. Wählen Sie den Speicherort für archivierte E-Mails aus. Folgende Optionen sind verfügbar: DATENBANKTYP BESCHREIBUNG Microsoft SQL Server mit Dateispeicher Empfohlen, wenn die Archivierung bei mehr als 500 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-MailAufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll Wählen Sie diese Option, damit GFI Archiver einen SQL Server ® verwendet, um E-Mail-Header und Metadaten zu speichern, sowie einen von Ihnen festgelegten Speicherort, um E-Mail-Daten zu speichern. HINWEIS Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server ® installiert sein. Microsoft SQL Server Empfohlen, wenn die Archivierung bei weniger als 500 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-MailAufkommen von mehr als 8000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll, oder wenn Sie eine vollständige Überwachung der Benutzer- und Datenbankaktivitäten benötigen Wählen Sie diese Option, damit GFI Archiver einen SQL Server ® verwendet, um sowohl E-MailHeader/Metadaten als auch E-Mail-Daten zu speichern. HINWEIS Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server ® installiert sein. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 121 DATENBANKTYP BESCHREIBUNG SQL Server Express mit Dateispeicher Empfohlen, wenn die Archivierung bei weniger als 100 Postfächern oder bei einem durchschnittlichen E-MailAufkommen von bis zu 6000 E-Mails/Tag durchgeführt werden soll Wählen Sie diese Option, damit GFI Archiver eine SQL Server ® Express-Datenbank verwendet, um E-MailHeader und Metadaten zu speichern, sowie einen von Ihnen festgelegten Speicherort, um E-Mail-Daten zu speichern. HINWEIS Für die Auswahl dieser Option muss SQL Server ® Express installiert sein. Diese Software kann kostenlos von der Microsoft®-Website heruntergeladen werden. GFI ArchiverDatenbank Nur für Testzwecke empfohlen Wählen Sie diese Option, um alle E-Mail-Header/Metadaten in einer Firebird-Datenbank und die E-Mail-Daten an einem von Ihnen festgelegten Speicherort zu speichern. HINWEIS Für die Auswahl dieser Option muss Firebird NICHT installiert sein. GFI Archiver erstellt automatisch eine Datenbank. 6. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. 7. (Optional) Aktivieren Sie Neuen Archivspeicher jetzt erstellen, damit GFI Archiver den ersten Archivspeicher erstellt. Zur Bestätigung, dass der neue Archivspeicher erstellt wurde, wird von GFI Archiver eine Willkommens-E-Mail gesendet. 8. Klicken Sie auf Fertig stellen. Anhängen eines Archivspeichers GFI Archiver-Archivspeicher können getrennt und wieder angehängt werden, z. B. wenn GFI Archiver auf einen neuen Server verschoben wird. Weitere Informationen zum Trennen eines Archivspeichers finden Sie unter Trennen eines bestehenden Archivspeichers. 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivspeicher. 2. Klicken Sie auf Archiv anfügen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 122 Screenshot 60: Anhängen eines Archivspeichers 3. Führen Sie im Fenster Konfiguration eine der folgenden Aktionen aus: OPTION BESCHREIBUNG Archivspeichername Setzen Sie den Cursor in dieses Feld, und geben Sie einen Namen ein. Erlauben Sie Benut zern das Durch suchen des Archivspeichers, Wählen Sie diese Option, um Benutzern zu ermöglichen, diesen Archivspeicher zu durchsuchen. Schreibgeschützter Zugriff Aktivieren Sie diese Option, um zu verhindern, dass E-Mails aus dem ausgewählten Archivspeicher gelöscht werden (bei aktivierter E-Mail-Löschung). E-Mails können zwar angezeigt, aber neue E-Mails können nicht archiviert werden. Außerdem können Benutzer archivierte E-Mails nicht mit Labels kennzeichnen. Keine weiteren EMails in diesem Archivspeicher archi vieren Bei Aktivierung dieser Option werden keine weiteren E-Mails im ausgewählten Archivspeicher archiviert, und der Archivspeicher wird als „Voll“ gekennzeichnet. Wenn die E-Mail-Löschung aktiviert ist, können Benutzer E-Mails aus diesem Archivspeicher entfernen. Außerdem sind Benutzer berechtigt, archivierte EMails mit Labels zu kennzeichnen. Ein neuer Archivspeicher wird erstellt, wenn neue E-Mails für diesen bestimmten Zeitraum archiviert werden sollen. 4. Klicken Sie auf Weiter. 5. Wählen Sie die Datenbank, in der archivierte E-Mails gespeichert werden sollen, und klicken Sie auf Weiter. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 123 6. Geben Sie den Speicherort der Datenbankdatei, den Speicherort der E-Mail-Datei und den Speicherort des Suchindexes an, und klicken Sie auf Weiter. 7. Prüfen Sie die Archivspeicherzusammenfassung, und klicken Sie auf Weiter. 8. Klicken Sie auf Fertig stellen. Bearbeiten von bestehenden Archivspeicherdetails 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie einen bestehenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf . 3. Führen Sie im Fenster Konfiguration eine der folgenden Aktionen aus: OPTION BESCHREIBUNG Archivspeichername Setzen Sie den Cursor in dieses Feld, und geben Sie einen Namen ein. Erlauben Sie Benut zern das Durch suchen des Archivspeichers, Wählen Sie diese Option, um Benutzern zu ermöglichen, diesen Archivspeicher zu durchsuchen. Schreibgeschützter Zugriff Aktivieren Sie diese Option, um zu verhindern, dass E-Mails aus dem ausgewählten Archivspeicher gelöscht werden (bei aktivierter E-Mail-Löschung). E-Mails können zwar angezeigt, aber neue E-Mails können nicht archiviert werden. Außerdem können Benutzer archivierte E-Mails nicht mit Labels kennzeichnen. Keine weiteren EMails in diesem Archivspeicher archi vieren Bei Aktivierung dieser Option werden keine weiteren E-Mails im ausgewählten Archivspeicher archiviert, und der Archivspeicher wird als „Voll“ gekennzeichnet. Wenn die E-Mail-Löschung aktiviert ist, können Benutzer E-Mails aus diesem Archivspeicher entfernen. Außerdem sind Benutzer berechtigt, archivierte EMails mit Labels zu kennzeichnen. Ein neuer Archivspeicher wird erstellt, wenn neue E-Mails für diesen bestimmten Zeitraum archiviert werden sollen. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Änderungen zu speichern und den Assistenten zu beenden, oder klicken Sie auf Weiter, um zusätzliche Informationen zum vorhandenen Archivspeicher zu bearbeiten. Trennen eines vorhandenen Archivspeichers 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie einen bestehenden Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Trennen. WICHTIG Beim Trennen eines Archivspeichers werden keine archivierten E-Mail-Daten gelöscht. 3. Klicken Sie bei Aufforderung auf OK . Indizierung Die Suchindex-Funktion von GFI Archiver indiziert automatisch neu archivierte E-Mails im entsprechenden Archivspeicher. Diese kontinuierliche Aktualisierung der Suchinhalte ermöglicht Benutzern eine präzise und schnelle Suche. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Häufigkeit festlegen, mit der GFI Archiver neu archivierte E-Mails in die Suchindizes aufnimmt. Darüber hinaus wird erläutert, wie Sie einen möglicherweise nicht mehr aktuellen Suchindex vollständig neu aufbauen. Wichtige Hinweise GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 124 1. Suchindizes müssen sich stets auf einer lokalen Festplatte befinden. Die Indizierung ist nicht verfügbar, wenn der Speicherort des Index als UNC-Pfad angegeben ist. 2. Um eine optimale Leistung zu erzielen, sollten Sie den Suchindex auf einem separaten physischen Laufwerk speichern, d. h. getrennt vom Installationsort von Microsoft® Exchange Server Installationsort von GFI Archiver Installationsort von SQL Server® / der Firebird-Datenbank 3. Indizes werden ausschließlich für Suchvorgänge verwendet. Die neu archivierten E-Mails können immer über die Funktion „Durchsuchen“ lokalisiert werden, unabhängig davon, ob die E-Mails indiziert sind oder nicht. Konfigurieren der Indizierungshäufigkeit 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie Indexverwaltung. Screenshot 61: Suchindex-Verwaltung 3. Konfigurieren Sie mithilfe der folgenden Optionen einen Indizierungszeitplan: GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 125 OPTION BESCHREIBUNG Archivierte EMails indi zieren alle Der Suchindizes werden in festen Zeitabständen mit den zuletzt archivierten E-Mails aktualisiert, z. B. jede halbe Stunde, jede Stunde, alle zwei Stunden. Dieser Indizierungszeitplan wird empfohlen, da er das richtige Verhältnis zwischen Aktualisierungshäufigkeit und Serverleistung liefert. HINWEIS Bei Auswahl der Option Sofort werden neue E-Mail-Inhalte indiziert, sobald sie in einem Archivspeicher gespeichert werden. Bei dieser Einstellung bleibt der Suchindex stets aktuell, so dass auch die zuletzt archivierten E-Mails gefunden werden können. HINWEIS Aufgrund der häufigen Aktualisierungsvorgänge kann diese Option abhängig von der Anzahl der archivierten E-Mails jedoch die Serverleistung beeinträchtigen. Archivierte EMails täglich indizieren um Die E-Mails werden täglich zu einem voreingestellten Zeitpunkt aktualisiert. Bei Auswahl dieser Option können Sie die Indizierung so planen, dass sie außerhalb der Spitzenzeiten durchgeführt wird. Eine Suche nach E-Mails, die während der letzten 24 Stunden archiviert wurden, ist jedoch aufgrund der noch nicht erfolgten Indizierung nicht möglich. 4. Konfigurieren Sie die Sprachanalyse. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Wörtertrennung“ (Seite 126). 5. Konfigurieren Sie die Anmeldeinformationen für den Speicherort der Indexdatei. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Anmeldeinformationen für Speicherort der Indexdatei“ (Seite 127). 6. Klicken Sie auf Speichern. Konfigurieren der Wörtertrennung Worttrennung ist die Aufspaltung von Texten in einzelne Text-Tokens oder Wörter. Zahlreiche Sprachen, insbesondere die auf dem lateinischen Alphabet aufbauenden, besitzen eine Reihe von Wortbegrenzern (z. B. Leerzeichen) und Satzzeichen, um Wörter, Wortgruppen und Sätze zu trennen. Worttrennzeichen müssen auf präzisen Sprachheuristiken beruhen, um verlässliche und präzise Ergebnisse zu liefern. Komplexer sieht die Worttrennung bei zeichenbasierten Schriftsystemen oder skriptbasierten Alphabeten aus, bei denen die Bedeutung eines einzelnen Zeichens vom Kontext abhängig ist. Eine „Wörtertrennung“ ist für die korrekte Indizierung bei den meisten asiatischen (z. B. Japanisch, Chinesisch und Arabisch) und anderen Sprachen von elementarer Bedeutung. Einrichten der Sprachanalyse 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie Indexverwaltung. 3. Konfigurieren Sie eine der folgenden Sprachanalyseoptionen: Option Beschreibung Integrierte Wör tertrennung akti vieren (empfohlen) Die GFI Archiver-Sprachanalyse ist standardmäßig aktiviert. Aus Gründen der optimalen Indizierungsleistung wird dringend empfohlen, diese Funktion nicht zu deaktivieren. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 126 Option Beschreibung Microsoft Win dows-Wör tertrennung aktivieren Wählen Sie diese Option, um die integrierte Wörtertrennung von GFI Archiver zu deaktivieren und die Wörtertrennung Ihres Windows-Betriebssystems zu verwenden. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Standardsprache die Sprache aus, die für die Indizierung archivierter Daten verwendet werden soll. HINWEIS Wenn die gewünschte Sprache nicht in der Dropdown-Liste Standardsprache enthalten ist, fügen Sie die Sprache über die Ländereinstellungen in der Windows®-Systemsteuerung hinzu. Aktivieren Sie alternativ das Kontrollkästchen Automatische Spracherkennung aktivieren, damit Windows die Sprache automatisch erkennt. Konfigurieren der Anmeldeinformationen für Speicherort der Indexdatei Beim Konfigurieren der Anmeldeinformationen für den Speicherort der Indexdatei können Sie beim Angeben des Speicherorts, an dem GFI Archiver Indexdateien für alle Archivspeicher ablegt, UNC-Pfade eingeben. HINWEIS Achten Sie darauf, dass die verwendeten Anmeldeinformationen Lese-/Schreibzugriff auf den lokalen Server haben. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie Indexverwaltung. 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verwenden Sie den folgenden Benutzernamen und das folgende Kennwort, um Zugriff auf den Speicherort der Indexdatei zu erhalten. 4. Geben Sie Ihre Administratoranmeldeinformationen ein. Klicken Sie auf Speichern. Neuaufbau eines Suchindex Mit dem Neuaufbau eines Suchindex können Sie Indizes, die nicht mehr die erwarteten Suchergebnisse liefern oder beschädigt sind, neu aufbauen. Wichtige Hinweise Der Neuaufbau eines Suchindex kann mehrere Stunden in Anspruch nehmen, abhängig von der im ent sprechenden Archivspeicher vorhandenen Anzahl von E-Mails. Während des Neuaufbaus eines Index können E-Mails im Archivspeicher nicht über die Suchfunktion lokalisiert wer den. Der Neuaufbau eines Suchindex ist ein prozessor- und festplattenintensiver Vorgang und beeinträchtigt daher die Leistungsfähigkeit des Servers. Es wird empfohlen, den Neuaufbau außerhalb der Spitzenzeiten (z. B. nach Geschäfts schluss) vorzunehmen. Bauen Sie aus den oben genannten Gründen nicht mehrere Indizes gleichzeitig auf. Neuaufbau eines Suchindex 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie den Archivspeicher aus, für den Sie den Index neu aufbauen möchten, und klicken Sie auf Index neu erstellen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 127 Anhalten und Fortsetzen der Indizierung Die Indizierung kann über und angehalten und fortgesetzt werden. Auf diese Weise können Sie langwierige Indizierungsvorgänge während der Spitzenzeiten anhalten und in Zeiten geringerer Aktivität (z. B. nach Geschäftsschluss) wieder aufnehmen. HINWEIS Wenn der Indizierungsvorgang während einer Zusammenführung angehalten wird, können E-Mails im Archivspeicher nicht über die Suchfunktion lokalisiert werden. Bei angehaltenem Neuaufbau ist das Durchsuchen des Archivspeichers möglich. Suchindexstatus Die GFI Archiver-Suchindizes können folgende Zustände aufweisen: STATUS BESCHREIBUNG Initialisierung – Bei diesem Status wird der Suchindex erstellt. Dieser Status sollte nicht länger als 10 Minuten bestehen bleiben. Ungültig – Dieser Status zeigt an, dass der Suchindex sehr wahrscheinlich beschädigt ist. Zusammenführen – GFI Archiver verwaltet Unterindizes, die kleinere Versionen des Hauptindex sind. Mithilfe dieser Unterindizes wird die Performance des Suchindex gesteigert. Unterindizes für einen Archivspeicher werden zum Hauptsuchindex zusammengeführt, wenn eine bestimmte Anzahl von Unterindizes erstellt wurde oder automatisch um 2 Uhr. Angehalten – Der Prozess wurde über die GFI Archiver-Konfiguration manuell angehalten. Erst wenn der Benutzer auf die Schaltfläche Indizieren wieder aufnehmen klickt, ändert sich der Status des Index. Online – Der Suchindex ist online. Aufgeschoben – Dieser Status gibt an, dass der Suchindex in Kürze neu erstellt wird. Neuaufbau – Dieser Status gibt an, dass eine Datenbank indiziert wird. Die Dauer des Neuaufbaus eines Index richtet sich nach der Größe der zu indizierenden Datenbank. Zeitplanung für Archivspeicher Im Archivspeicherzeitplan können Sie die Häufigkeit der automatischen Archivierung von E-Mails in einem neuen Archivspeicher angeben. WICHTIG Die Änderung dieser Einstellungen kann die Leistung beeinträchtigen. Wir empfehlen, Archivspeicher so zu konfigurieren, dass alle zwei Monate ein Rollover durchgeführt wird. Dadurch bleibt die Datenbank überschaubar, was für das Verschieben der Datenbank oder Neuordnen des Suchindex von Vorteil ist. Der regelmäßige Wechsel des Archivspeichers alle zwei Monate wirkt sich auch positiv auf die Suchleistung aus. Um beispielsweise eine E-Mail vom Februar 2012 zu finden, durchsucht GFI Archiver nur eine kleine Datenbank und kann die Ergebnisse somit schneller abrufen. GFI Archiver ändert den Archivspeicher anhand eines ausgewählten konfigurierten Zeitplans. Diese Funktion ist für alle Datenbanktypen verfügbar, die mit Archivspeichern verwendet werden. Folgende Optionen sind verfügbar: GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 128 Monatlich Alle zwei Monate (Standard) Vierteljährlich Halbjährlich Jährlich HINWEIS Wenn ein Archivspeicher die maximale Datenbankgröße überschreitet, erstellt GFI Archiver automatisch einen neuen Archivspeicher, wobei die konfigurierten Neuen Archivspeichereinstellungen angewendet werden. Diese Funktion ist nur für Archivspeicher verfügbar, die auf SQL Server® Express-Datenbanken basieren. So ändern Sie den Archivspeicherzeitplan: 1. Klicken Sie auf der Registerkarte Konfiguration auf Archivspeicher. 2. Wählen Sie Zeitplan für Archiv einrichten. 3. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen aus, und klicken Sie auf Speichern. Sichern von Archivspeichern Es wird dringend empfohlen, die GFI Archiver-Archivspeicher in routinemäßige Serversicherungsvorgänge einzubeziehen. Online-Sicherung Die Online-Sicherung erfolgt über eine Sicherungsanwendung, mit der die Archivspeicher gesichert werden können, ohne dass die GFI Archiver-Dienste angehalten werden müssen. Weitere Informationen finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_BackupArchiveStores. Offline-Sicherung Die Offline-Sicherung kann in Umgebungen durchgeführt werden, in denen eine Online-Sicherung nicht möglich ist. Die GFI Archiver-Dienste müssen während der Sicherung der Archivspeicher vorübergehend angehalten werden. Folgende Offline-Sicherungen sind möglich: Sichern eines Archivspeichers basierend auf Microsoft SQL Server Sichern eines Archivspeichers basierend auf Microsoft SQL Server und Dateisystem Sichern eines Archivspeichers basierend auf GFI MailArchiver (Firebird)-Datenbank und Dateisystem Sicherung eines auf SQL Server® basierenden Archivspeichers In dieser Art von Archivspeicher werden die folgenden Informationen gespeichert: Archivierte E-Mail-Metadaten – gespeichert in der SQL Server®-Datenbank Komprimierte E-Mail-Binärquellen – gespeichert in der SQL Server®-Datenbank Suchindexeinträge – gespeichert auf Festplatte So sichern Sie einen Archivspeicher: 1. Navigieren Sie in GFI Archiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf 2. Notieren Sie zur schnellen Referenz die folgenden Informationen: GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 129 Server Datenbank Pfad zum Suchindex 3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann „services.msc“ eingeben. 4. Beenden Sie alle GFI Archiver-Dienste. 5. Sichern Sie unter Verwendung des in Schritt 2 festgelegten Suchindexpfads die Suchindizes der Archivspeicher, indem Sie den Suchindexordner entweder manuell kopieren und einfügen, oder indem Sie ein Sicherungsprogramm verwenden. Screenshot 62: Sichern einer SQL-Datenbank 6. Starten Sie in SQL Server® den Microsoft® SQL Server Manager, und sichern Sie die in Schritt 7 notierte Archivdatenbank. Klicken Sie zum Sichern der Datenbank mit der rechten Maustaste auf die Datenbank, und wählen Sie Aufgaben > Sichern…. HINWEIS In SQL Server® kann ein Wartungsplan erstellt werden, um regelmäßige Sicherungen der Archivdatenbank zu planen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 130 7. Kehren Sie zum GFI Archiver-Server zurück, und Starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole alle GFI ArchiverDienste neu. Auf Microsoft ® SQL Server und einem Dateisystem basierende Archivspeicher sichern In dieser Art von Archivspeicher werden die folgenden Informationen gespeichert: Archivierte E-Mail-Metadaten – gespeichert in der Microsoft® SQL Server-Datenbank komprimierte Binärquelle der E-Mails – gespeichert auf Festplatte Suchindexeinträge – gespeichert auf Festplatte So sichern Sie einen Archivspeicher: 1. Navigieren Sie in GFI Archiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf 2. Notieren Sie zur schnellen Referenz die folgenden Informationen: Server Datenbank Pfad zur E-Mail-Binärquelle Pfad zum Suchindex HINWEIS Bewegen Sie den Mauszeiger über den Pfad, um den vollständigen Pfad anzuzeigen. 3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann „services.msc“ eingeben. 4. Beenden Sie alle GFI Archiver-Dienste. 5. Sichern Sie unter Verwendung der in Schritt 2 festgelegten Pfade die Binärquellen und Suchindizes der Archivspeicher, indem Sie die Ordner entweder manuell kopieren und einfügen, oder indem Sie ein Sicherungsprogramm verwenden. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 131 Screenshot 63: Sichern einer SQL-Datenbank 6. Starten Sie in Microsoft® SQL Server den Microsoft® SQL Server Manager, und sichern Sie die in Schritt 2 notierte Archivdatenbank. Klicken Sie zum Sichern der Datenbank mit der rechten Maustaste auf die Datenbank, und wählen Sie Aufgaben > Sichern…. HINWEIS In Microsoft® SQL Server kann ein Wartungsplan erstellt werden, um regelmäßige Sicherungen der Archivdatenbank zu planen. 7. Kehren Sie zum GFI Archiver-Server zurück, und Starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole alle GFI ArchiverDienste neu. Sicherung des Archivspeichers basierend auf GFI Archiver (Firebird)-Datenbank und Dateisystem In dieser Art von Archivspeicher werden die folgenden Informationen gespeichert: Metadaten der archivierten E-Mails – gespeichert auf Festplatte komprimierte Binärquelle der E-Mails – gespeichert auf Festplatte Suchindexeinträge – gespeichert auf Festplatte So sichern Sie einen Archivspeicher: GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 132 1. Navigieren Sie in GFI Archiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf . 2. Notieren Sie folgende Pfade zur schnellen Referenz: Pfad zur Firebird-Datenbank Pfad zur E-Mail-Binärquelle Pfad zum Suchindex HINWEIS Bewegen Sie den Mauszeiger über den Pfad, um den vollständigen Pfad anzuzeigen. 3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann „services.msc“ eingeben. 4. Beenden Sie alle GFI Archiver-Dienste. 5. Sichern Sie unter Verwendung der in Schritt 2 festgelegten Pfade die Datenbankdateien, binären Dateien und Suchindizes der Archivspeicher, indem Sie sie entweder manuell kopieren und am Speicherort für die Sicherung wieder einfügen, oder indem Sie ein Sicherungsprogramm verwenden. 6. Starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole alle GFI Archiver-Dienste neu. Wiederherstellen eines zu GFI Archiver hinzugefügten Archivspeichers 1. Navigieren Sie in GFI Archiver zu Konfiguration > Archivspeicher, und klicken Sie auf . 2. Notieren Sie sich im Dialogfeld mit den Statistiken für den Archivspeicher die folgenden Eigenschaften zur schnellen Referenz: ART DES ARCHIVSPEICHERS EIGENSCHAFTEN DES ARCHIVSPEICHERS Microsoft® SQL Server Server Datenbank Pfad zum Suchindex Microsoft® SQL Server und Dateisystem Server Datenbank Pfad zur E-Mail-Binärquelle Pfad zum Suchindex Firebird-Datenbank Pfad zur Firebird-Datenbank Pfad zur E-Mail-Binärquelle Pfad zum Suchindex 3. Starten Sie die Diensteverwaltungskonsole, indem Sie Start > Ausführen aufrufen und dann „services.msc“ eingeben. 4. Beenden Sie alle GFI Archiver-Dienste. 5. Wechseln Sie zu dem in Schritt 2 notierten Speicherort der Dateien, um die Archivspeicherdateien mit den wiederhergestellten Sicherungsdateien wie folgt zu überschreiben: Firebird-Datenbank – Ersetzen Sie die Firebird-Datenbank auf der Festplatte mit der gesicherten Firebird-Datenbank SQL-Datenbank – Klicken Sie im Microsoft® SQL-Manager mit der rechten Maustaste auf die gesicherte Datenbank, und wählen Sie Aufgaben > Wiederherstellen. Binäre E-Mail-Quelle – Ersetzen Sie den Ordner mit den binären Daten auf der Festplatte durch den gesicherten Ord ner mit den binären Daten Suchindexordner – Ersetzen Sie den Suchindexordner auf der Festplatte durch den gesicherten Suchindexordner 6. Starten Sie über die Diensteverwaltungskonsole alle GFI Archiver-Dienste neu. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 133 Wiederherstellen eines nicht zu GFI Archiver hinzugefügten Archivspeichers 1. Stellen Sie in Abhängigkeit von der Art des wiederherzustellenden Archivspeichers die jeweiligen gesicherten Daten wie folgt wieder her: Firebird-Datenbank – Stellen Sie die Firebird-Datenbank auf der Festplatte wieder her SQL-Datenbank – Klicken Sie im Microsoft SQL-Manager mit der rechten Maustaste auf die gesicherte Datenbank, und wählen Sie Tasks > Wiederherstellen. Binäre E-Mail-Quelle – Stellen Sie den Ordner mit den binären Daten auf der Festplatte wieder her Suchindexordner – Stellen Sie den Suchindexordner auf der Festplatte wieder her Notieren Sie die Pfade, an denen die Daten wiederhergestellt wurden. 2. Fügen Sie den wiederhergestellten Archivspeicher in GFI Archiver hinzu, und achten Sie darauf, dass die im Assistenten konfigurierten Pfade, z. B. der Suchindexpfad oder der Pfad zur SQL-Datenbank, mit den Pfaden der wiederhergestellten Daten übereinstimmen. Verschieben von E-Mails zwischen Datenbanken GFI Archiver unterstützt verschiedene Arten von Archivspeichern. Sie können mithilfe der Software E-Mails von einer Datenbank in eine oder mehrere andere Datenbanken verschieben. HINWEIS Diese Funktion kann nur verwendet werden, wenn die ursprüngliche E-Mail-Quelle auf der Festplatte einer Firebird-Datenbank oder in einem SQL Server®-Dateisystem gespeichert ist. E-Mails können nicht aus einer SQL Server®-Datenbank verschoben werden, wenn die Quelle in der SQL Server®-Datenbank gespeichert ist. Beispiele: Eine Firebird-Datenbank wird sehr groß und das Laden der Daten verlangsamt sich dadurch. Der Administrator ent scheidet daher, auf eine SQL Server®-Datenbank umzusteigen. In einem auf Festplatte gespeicherten SQL-Dateisystem wird der gesamte E-Mail-Verkehr eines Jahres vorgehalten. In diesem Fall ist es ratsam, die E-Mails auf mehrere Datenbanken aufzuteilen, z. B. auf monatlicher Basis. Wichtige Hinweise 1. Es wird dringend empfohlen, die Archivspeicher vor dem Verschieben der E-Mails zu sichern. Dieser Vorgang wird im Kapitel Sichern von Archivspeichern in diesem Handbuch beschrieben. 2. Das Verschieben von E-Mails zwischen Archivspeichern beansprucht umfangreiche Computerressourcen und kann zu erheblichen Leistungseinbußen des GFI Archiver-Servers führen. 3. Die Ordnerstruktur der E-Mails geht beim Verschieben verloren. Die E-Mails können jedoch neu synchronisiert werden, um die Ordnerstruktur abzurufen. Die Ordnerstruktur von aus dem Postfach gelöschten E-Mails geht unwiederbringlich verloren. 4. Stellen Sie sicher, dass die neue Datenbank, in die die E-Mails verschoben werden, den GFI Archiver-Archivspeichern hinzugefügt wird. Dieser Vorgang wird im Kapitel Verwalten von Archivspeichern beschrieben. 5. Zur Abdeckung verschiedener E-Mail-Datumsbereiche können mehrere Datenbanken angelegt werden. Konfigurieren von GFI MailArchiver Import Service Mit dem GFI Archiver Import Service können Sie die Binärdateien der Quelldatenbank analysieren und diese Dateien in den entsprechenden Archivspeicher verschieben. Hinzufügen eines neuen Speichers GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 134 1. Wählen Sie Start > Programme > GFI Archiver > Import-Tools > GFI Archiver Import ServiceKonfiguration. 2. Klicken Sie auf Einstellungen ändern, um auf die Archivspeicher zuzugreifen. 3. Klicken Sie auf Speicher hinzufügen, um das Dialogfeld Neuen Speicher hinzufügen zu öffnen. 4. Wählen Sie aus der Dropdownliste Name den Archivspeicher aus, in den E-Mails verschoben werden sollen. 5. Geben Sie mit den Kalendern Von und Bis den Datumsbereich für diesen Archivspeicher an. HINWEIS Der Datumsbereich darf sich nicht mit den Datumsangaben für andere Archivspeicher überschneiden. 6. Klicken Sie auf OK , um den neuen Archivspeicher hinzuzufügen. 7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6, um weitere Archivspeicher hinzuzufügen, die verschiedene Datumsbereiche umfassen. 8. Nach dem Konfigurieren aller Archivspeicher klicken Sie auf Einstellungen übernehmen und dann auf Schließen, um die Einstellungen zu speichern. Entfernen von Quellarchivspeichern aus GFI MailArchiver Entfernen Sie Quellarchivspeicher vor der Migration aus GFI MailArchiver, um Datenbeschädigungen zu vermeiden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wählen Sie in GFI Archiver Konfiguration > Archivspeicher. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ neben der Quelldatenbank. HINWEIS Es wird empfohlen, den Binärpfad der Quelldatenbank im nächsten Schritt für eine spätere Verwendung zu speichern, bevor der Archivspeicher entfernt wird. Verschieben von Binärdateien in den GFI Archiver Import Service GFI Archiver enthält ein Befehlszeilentool, das alle Binärdateien einer Datenbank in den Sammelordner für Import Service von GFI Archiver verschiebt. So verschieben Sie Binärdateien: 1. Öffnen Sie die Eingabeaufforderung von Microsoft Windows, und wechseln Sie in das Verzeichnis <GFI Archiver-Installationsordner>\MAIS\bin. 2. Führen Sie die Datei movebix.exe wie folgt aus: movebix.exe „<source binary path>“ „<GFI Archiver pickup folder>“ Bedeutung der Parameter: Quellbinärpfad – der Binärordner der Firebird-Datenbank von GFI Archiver. Abholordner für GFI Archiver – Der Ordner, von dem aus der GFI Archiver-Import Service E-Mails abruft und im geeigneten Archivspeicher ablegt. Der standardmäßige Pfad für den Abholordner lautet <GFI Archiver installation path>\MAIS\Pickup. Beispiel: movebix.exe „c:\Program Files\GFI\Archiver\Databases\Default\Binary“ „c:\Program Files\GFI\Archiver\MAIS\Pickup“ GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 135 HINWEIS Binärdateien können auch mithilfe von copybix.exe kopiert werden statt mithilfe von movebix.exe verschoben. 3. Wiederholen Sie diesen Befehl für jede zu verschiebende Datenbank. 4. E-Mail-Binärdateien des Quellpfads werden jetzt in den Abholordner von GFI Archiver verschoben und durch den GFI Archiver Import Service verarbeitet. Verschieben von E-Mails in die Archivspeicher von GFI Archiver Nachdem die Binärdateien in den Abholordner des GFI MailArchiver Import Service verschoben wurden, werden EMails wie folgt verarbeitet: E-Mails werden so im Warteordner abgelegt, dass sie im entsprechenden Archivspeicher abgelegt werden können. Wenn eine E-Mail im Abholordner ein Datum aufweist, das zu keinem Datumsbereich der konfigurierten Archivspei cher passt oder die E-Mail beschädigt ist, verschiebt der Import Service die E-Mail in den Ordner „Unclassified“. Die Standardpfade dieser Ordner lauten wie folgt: ORDNER STANDARDPFAD Abholordner <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Pickup Warteordner <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Queue Unclassified-Ordner <GFI MailArchiver-Installationspfad>\MAIS\Unclassified Nicht klassifizierte E-Mails Der GFI Archiver Import Service stuft E-Mails als nicht klassifiziert ein, wenn das Datum nicht innerhalb des Datumsbereichs eines der Archivordner liegt. Für jede nicht klassifizierte E-Mail erstellt der GFI Archiver Import Service vier Dateien im Unclassified-Ordner, z. B.: 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].body 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].emc 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].eml 200903mchnname_112132568200036_[20061123173817].envelope Der erste Teil des Dateinamens im Ordner „Unclassified“ beginnt mit dem Jahr und dem Monat, in denen die E-Mail gesendet wurde. Beträgt oder übersteigt die Anzahl der E-Mails im Ordner „Unclassified“ die Zahl 500, wird der Importvorgang unterbrochen. Löschen Sie in diesem Fall alle unerwünschten E-Mails, oder importieren Sie die E-Mails folgendermaßen in einen Archivordner: 1. Konfigurieren Sie einen oder mehrere Archivordner, sodass diese das Datum der zu archivierenden E-Mails abdecken. 2. Beenden Sie den GFI Archiver Import Service über Start > Systemsteuerung > Verwaltung > Dienste . 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI Archiver Import Service, und klicken Sie auf Stopp. 4. Wechseln Sie zum Ordner Unclassified . 5. Verschieben Sie alle vier Dateien der zu importierenden E-Mails in den Warteordner. 6. Kehren Sie zur Diensteverwaltungskonsole zurück, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI Archiver-Import Service, und wählen Sie Start aus. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 136 Wiederherstellen der Postfachordnerstruktur von verschobenen E-Mails Wenn E-Mails zwischen Datenbanken verschoben oder kopiert werden, geht die Postfachordnerstruktur verloren. Der Synchronisierungsvorgang für Postfachordner muss neu gestartet werden, um die Ordnerstruktur verschobener E-Mails zu importieren. HINWEIS Die Resynchronisierung der Postfachordnerstruktur beansprucht umfangreiche Rechnerressourcen und kann zu erheblichen Leistungseinbußen des GFI Archiver-Servers führen. Die Ordnerstruktur von verschobenen E-Mails, die aus dem Microsoft Exchange-Postfach gelöscht wurden, geht unwiederbringlich verloren. So resynchronisieren Sie die Ordnerstruktur: 1. Wählen Sie auf dem GFI Archiver-Server <GFI ArchiverInstallationsordner>\Core\UMPolling\. 2. Löschen Sie alle Dateien des Typs .dat. 3. Wählen Sie Start > Ausführen, und geben Sie services.msc ein. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf GFI Archiver Core Service , und wählen Sie Neustart aus. Aktualisieren des Datenbankschemas Damit GFI Archiver ordnungsgemäß funktioniert, müssen alle Datenbankschemata auf das neueste Schema aktualisiert werden. Dieser Vorgang kann entweder während des Upgrade-Vorgangs (mithilfe des Installationsassistenten) oder zu einem späteren Zeitpunkt mithilfe des Bulk Schema Upgrader durchgeführt werden. Verwenden Sie den Bulk Schema Upgrader für folgende Aktionen: Aktualisieren des GFI Archiver -Datenbankschemas oder Überprüfen, ob das aktuelle Datenbankschema verwendet wird So starten Sie den Bulk Schema Upgrader: 1. Navigieren Sie auf dem Computer, auf dem GFI Archiver installiert ist, in den Installationsordner von GFI Archiver, öffnen Sie den Ordner BulkSchemaUpgrader, und klicken Sie auf BulkSchemaUpgrader.exe. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 137 Screenshot 64: Bulk Schema Upgrader 2. Wählen Sie die zu aktualisierenden Datenbanken aus, und klicken Sie auf Upgrade (Aktualisierung). HINWEIS Geben Sie beim Aktualisieren des Datenbankschemas einer SQL-Datenbank nach Aufforderung die Anmeldeinformationen des Systemadministrators, SA-Benutzer, oder des Datenbankbesitzers, dbo-Rolle, ein. Anhängen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank WICHTIG Sie können nur GFI MailArchiver 3-Datenbanken anhängen, die auf SQL Server® basieren. Microsoft® AccessDatenbanken werden nicht unterstützt. WICHTIG Angehängte GFI MailArchiver 3-Datenbanken sind schreibgeschützt und können nur zum Durchsuchen verwendet werden. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Archivspeicher. Klicken Sie auf GFI Archiver . 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 138 2. Geben Sie einen Archivspeichernamen ein. Wählen Sie außerdem die Erstellungsmethode aus, und entscheiden Sie, ob Benutzer den neuen Archivspeicher verwenden dürfen. Wählen Sie die Option Assistent, und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie die Option Microsoft SQL Server, und klicken Sie auf Weiter. Screenshot 65: Anhängen einer GFI MailArchiver 3-Datenbank 4. Wählen Sie die Option Version 3-Datenbank anhängen und anschließend die anzuhängende Datenbank aus. 5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 4.2.2 Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen GFI Archiver umfasst eine Reihe von Rollen, die ausgewählten Benutzern zugewiesen werden können, um ihnen die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen, um auf bestimmte Funktionen in GFI Archiver zugreifen zu können. Eine dieser Rollen ist standardmäßig zugewiesen und kann weder gelöscht noch geändert werden. Nach der Installation (oder Aktualisierung) von GFI Archiver wird der Zugriff gemäß Active Directory oder GFI DirectoryBerechtigungen gesteuert. Nachdem die erste Rolle mit der Berechtigung Zugriffskonfiguration verwalten einem Benutzer oder einer Gruppe zugewiesen wurde (mithilfe der Funktion „Rollen und Berechtigungen“ von GFI Archiver), werden die Active Directory- oder GFI Directory-Berechtigungen von den in GFI Archiver zugewiesenen Rollen überschrieben. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 139 HINWEIS Active Directory- oder GFI Directory-Benutzer, denen keine Rolle zugewiesen wurde und die zu keiner Gruppe gehören, werden automatisch der Standardrolle zugewiesen. Weitere Informationen finden Sie unter „Standardrolle“ (Seite 145). Zu den ursprünglich konfigurierten Rollen, die in GFI Archiver enthalten sind, gehören: Administrator Prüfer Vollzugriff und Administrator Vollzugriff Benutzer (Standard) Diese Rollen können wenn nötig angepasst oder gelöscht werden (außer die Standardrolle). Anzeigen von konfigurierten Rollen und Berechtigungen Klicken Sie in der Registerkarte Konfiguration auf Rollen und Berechtigungen. Screenshot 66: Anzeigen von konfigurierten Rollen und Berechtigungen Die Seite Rollen und Berechtigungen ist in zwei Fenster unterteilt. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 140 Verwalten von Rollen und Berechtigungen: Erstellen, Konfigurieren oder Löschen von Rollen und Berech tigungen Im oberen Fenster werden die aktuell konfigurierten Rollen angezeigt. Klicken Sie auf die jeweilige Rolle, um die für diese Rolle festgelegten Berechtigungen anzuzeigen. Verwenden Sie die in diesem Fenster zur Verfügung stehenden Schaltflächen für die folgenden Optionen: OPTION BESCHREIBUNG Neue Rolle hin zufügen Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine neue Rolle hinzuzufügen. Rollenberechtigungen konfigurieren Markieren Sie eine vorhandene Rolle, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche, um deren Rollenberechtigungen zu bearbeiten. Rolle löschen Wählen Sie eine vorhandene Rolle aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche, um sie zu entfernen. Benutzer, denen diese Rolle zugewiesen ist, werden auf die Standardrolle zurückgesetzt. Weitere Informationen finden Sie unter „Standardrolle“ (Seite 145). Verwalten von Rollenzuweisungen: Weisen Sie Rollen für Benutzer oder Gruppen zu und bearbeiten bzw. entfernen Sie sie. Im unteren Fenster wird eine Liste mit Benutzern und Gruppen sowie deren zugewiesenen Rollen angezeigt. Verwenden Sie die in diesem Fenster zur Verfügung stehenden Schaltflächen für die folgenden Optionen: OPTION BESCHREIBUNG Zuweisen Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einem Benutzer oder einer Gruppe eine Rolle zuzuweisen. Bearbeiten Markieren Sie einen vorhandenen Benutzer oder eine vorhandene Gruppe, und klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Rollenzuweisung zu bearbeiten. Entfernen Wählen Sie einen vorhandenen Benutzer oder eine vorhandene Gruppe aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Rollenzuweisung zu entfernen. Benutzer, denen diese Rolle zugewiesen ist, werden auf die Standardrolle zurück gesetzt. Priorität ändern Klicken Sie auf die Schaltfläche, um das Fenster Gruppenpriorität ändern zu öffnen und die Reihenfolge zu ändern, in der GFI Archiver die Benutzern zugewiesenen Berechtigungen überprüft. Wählen Sie eine vorhandene Rollenzuweisung für eine Gruppe aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Priorität zu erhöhen oder herunterzusetzen. GFI Archiver überprüft zunächst, ob einem Benutzer eine Rolle zugewiesen ist. In diesem Fall hat die individuelle Rollenzuweisung höchste Priorität. Wenn dem Benutzer keine Rolle zugeordnet ist, überprüft GFI Archiver anschließend, ob der Benutzer zu einer Gruppe gehört, und erteilt die Berechtigungen, die der Gruppe zugewiesen sind. Der Benutzer kann zu mehr als 1 Gruppe gehören. In diesem Fall hat die Gruppe mit der höchsten Priorität Vorrang. HINWEIS Das Ändern von Prioritäten ist nur für Gruppen gestattet. Filtern nach Filtern Sie nach Benutzer oder Gruppe. Rolle suchen Verwenden Sie die Schaltfläche Rolle suchen, um einen Benutzer oder eine Gruppe in einem Dialogfeld einzugeben, und sehen Sie unter Rollen und Berechtigungen den ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Gruppe ein. Alle Rollen Wählen Sie eine Rolle aus der Dropdownliste aus, um die Anzeige nach Rolle zu filtern. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 141 Hinzufügen einer neuen Rolle Erstellen Sie neue Rollen gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens. Jede Rolle wird durch einen eindeutigen Namen und eine Reihe von Berechtigungen definiert. So fügen Sie eine neue Rolle hinzu: 1. Wählen Sie Konfiguration > Rollen und Berechtigungen. 2. Klicken Sie auf Neue Rolle hinzufügen. 3. Geben Sie im Feld Rollenname einen Namen ein, der die neue Rolle definiert. 4. Wählen Sie aus den folgenden Optionen die Berechtigungen, die der neuen Rolle zugewiesen werden sollen: OPTION BESCHREIBUNG Alle Elemente anzeigen Der Benutzer kann alle archivierten Elemente für alle GFI Archiver-Benutzer anzeigen. Allgemeine Konfiguration ver walten Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer auf die meisten Konfigurationsknoten zugreifen (ohne die Knoten für Zugriffssteuerung, Rollen und Berechtigungen und Überwachung) GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 142 OPTION BESCHREIBUNG Zugriffskonfiguration verwalten Wählen Sie diese Option, damit der Benutzer Rollen und Berechtigungen und Zugriffssteuerung konfigurieren darf. WICHTIG Wenn ein Benutzer mit Administratorrechten sich selbst oder der Gruppe, zu der er gehört, diese Berechtigung entzieht, kann er nicht mehr auf Rollen und Berechtigungen und Zugriffssteuerung zugreifen. Überwachungskonfiguration verwalten Der Benutzer kann auf die Überwachung zugreifen und diese konfigurieren. Überwachung anzeigen Der Benutzer kann alle Überwachungsberichte anzeigen. Über IMAP verbinden Klicken Sie auf diese Option, damit der Benutzer sich mit GFI Archiver über IMAP verbinden kann. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren des IMAP-Servers“ (Seite 148). MailInsights-Berichte erstellen (alle) Der Benutzer kann MailInsights-Berichte für alle GFI Archiver-Benutzer erstellen. MailInsights-Berichte erstellen (für Postfächer, die in der Zugriffssteuerung festgelegt wurden) Wählen Sie diese Option, damit der Benutzer MailInsights-Berichte für Postfächer erstellen kann, die in der Zugriffssteuerung festgelegt wurden. Der Benutzer kann keine E-Mails ande rer Benutzer anzeigen, außer die Berechtigung Alle E-Mails anzeigen wurde zugewiesen. Archive Assistant – Elemente archivieren (in eigenem Post fach) Der Benutzer kann mithilfe von Archive Assistant E-Mails manuell im eigenen Postfach archi vieren. Archive Assistant – Elemente archivieren (in Postfächern, die in der Zugriffssteuerung fest gelegt wurden) Archivieren Sie E-Mails in Postfächern, auf die der Benutzer Zugriff hat. Weitere Informationen finden Sie unter „Zugriffskontrolle“ (Seite 147). Archive Assistant – Dateien archivieren Archivieren Sie mithilfe von Archive Assistant Dateien manuell in einem eigenen Postfach. Elemente löschen (aus eigenem Postfach) Der Benutzer kann archivierte Elemente aus dem eigenen Postfach löschen. Elemente können von der GFI Archiver-Weboberfläche, aus Outlook Connector und aus E-Mail-Clients gelöscht werden, die über IMAP verbunden sind. HINWEIS Der Benutzer kann Elemente nur löschen, wenn die Option Löschung aktiviert ist. Berechtigungen können trotzdem zugewiesen werden, aber die Löschfunktion ist nicht verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Löschung von archivierten Elementen“ (Seite 166). Elemente löschen Der Benutzer erhält die Berechtigung, archivierte Elemente aus allen Postfächern zu löschen, auf die er Zugriff hat. Elemente können von der GFI Archiver-Weboberfläche, aus Outlook Connector und aus E-Mail-Clients gelöscht werden, die über IMAP verbunden sind. HINWEIS Der Benutzer kann Elemente nur löschen, wenn die Option Löschung aktiviert ist. Berechtigungen können trotzdem zugewiesen werden, aber die Löschfunktion ist nicht verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Löschung von archivierten Elementen“ (Seite 166). Ordner umbenennen GFI Archiver Der Benutzer kann Ordner auf der GFI Archiver-Weboberfläche, in Outlook Connector und in E-Mail-Clients umbenennen, die über IMAP verbunden sind. 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 143 OPTION BESCHREIBUNG Beschriftungen erstel len/zuweisen Wählen Sie diese Option, damit der Benutzer eigene Beschriftungen erstellen und diese archi vierten Elementen im E-Mail-Ansichtsfenster zuweisen kann. Weitere Informationen finden Sie unter „Arbeiten mit archivierten Elementen“ (Seite 45). File Archive Assistant-Archi vierung Der Benutzer kann Dateien von seinem Computer mit dem File Archive Assistant archivieren. 5. Klicken Sie auf Speichern. Zuweisen von Rollen Einem Benutzer oder einer Gruppe kann eine Rolle zugewiesen werden. Keinem Benutzer oder keiner Gruppe können zwei Rollen zugewiesen werden. Weil ein Benutzer jedoch zu mehr als einer Gruppe gehören kann, hat jede Gruppe Vorrang, der eine Rolle zugewiesen wird. Dies geschieht, um Vererbungsprobleme zu vermeiden. Benutzer haben automatisch mehr Vorrechte als Gruppen. So weisen Sie eine Rolle zu: 1. Wählen Sie Konfiguration > Rollen und Berechtigungen. 2. Klicken Sie auf Rolle zuweisen. 3. Wählen Sie im Feld Benutzer/Gruppe einen Benutzer oder eine Gruppe aus. 4. Wählen Sie im Feld Rolle eine Rolle aus der Dropdownliste aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 144 5. Der ausgewählte Benutzer oder die ausgewählte Gruppe wird der Liste hinzugefügt. Klicken Sie zum Entfernen eines Eintrags auf . 6. Klicken Sie auf Speichern. Konfigurieren einer Rolle mit Vollzugriff GFI Archiver wird mit fünf vordefinierten Rollen ausgeliefert, von denen zwei verschiedene Stufen des Vollzugriffs anbieten. Weisen Sie in Abhängigkeit von Ihren Anforderungen folgendermaßen eine Rolle mit Vollzugriff zu: 1. Wählen Sie Konfiguration aus, und klicken Sie auf Rollen und Berechtigungen. 2. Klicken Sie im Bereich Verwalten von Rollenzuweisungen auf Rolle zuweisen. 3. Wählen Sie im Feld Benutzer/Gruppe einen Benutzer aus. 4. Wählen Sie im Feld Rolle Folgendes aus: ROLLE BESCHREIBUNG Vollzugriff Wählen Sie die Rolle Vollzugriff für Benutzer aus, die auf Postfächer anderer Benutzer zugreifen müssen. Diese Rolle gewährt Benutzern Zugriff auf alle in GFI Archiver archivierten E-Mails und auf MailInsights-Berichte. Dieser Rolle zugewiesene Benutzer haben keinen Zugriff auf die Bereiche zur Konfiguration und Überwachung. Vollzugriff und Admi nistrator Weisen Sie die Rolle Vollzugriff und Administrator Administratoren von GFI Archiver zu, die auf den Kon figurationsbereich zugreifen müssen. Mit dieser Rolle haben Benutzer Zugriff auf alle in GFI Archiver archivierten E-Mails, die Überwachung und die MailInsights-Berichte. 5. Klicken Sie auf Hinzufügen. 6. Der ausgewählte Benutzer wird der Liste hinzugefügt. 7. Klicken Sie auf Speichern. Löschen von Rollen So löschen Sie eine Rolle: 1. Wählen Sie Konfiguration > Rollen und Berechtigungen. 2. Wählen Sie eine Rolle aus, und klicken Sie auf Rolle löschen. Standardrolle Die Standardrolle wird automatisch den Benutzern zugewiesen, denen keine Rolle zugewiesen wurde. Dieser Vorgang wird von GFI Archiver ausgeführt, wenn neue Benutzerpostfächer hinzugefügt werden. Die Standardrolle wird zugewiesen, nachdem GFI Archiver Folgendes überprüft hat: 1. Ob dem Benutzer eine Rolle zugewiesen wurde 2. Ob der Benutzer zu einer Gruppe gehört, der eine Rolle zugewiesen wurde Wenn keiner der beiden Schritte bestätigt wird, wird die Standardrolle automatisch den Benutzern zugewiesen. Die Standardrolle ist schreibgeschützt und kann weder gelöscht noch geändert werden. Die Standardrolle wird mit den folgenden Berechtigungen konfiguriert: OPTION BESCHREIBUNG STANDARDBERECHTIGUNGSSTATUS Alle E-Mails anzeigen Ein Benutzer mit dieser Berechtigung darf alle E-Mails in Post fächern ansehen, auf die er Zugriff hat. DEAKTIVIERT GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 145 OPTION BESCHREIBUNG STANDARDBERECHTIGUNGSSTATUS Allgemeine Konfiguration verwalten Diese Berechtigung gewährt Zugriff auf den GFI Archiver-Kon figurationsbereich. Weitere Informationen finden Sie unter „Kon figurieren von GFI Archiver“ (Seite 88). DEAKTIVIERT Überwachungskonfiguration verwalten Ermöglicht einem Benutzer die Änderung der Über wachungseinstellungen. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Überwachung“ (Seite 162). DEAKTIVIERT Zugriffskonfiguration ver walten Gewährt die Berechtigung zum Konfigurieren von Grup penmanagern und dem Benutzerstufenzugriff für bestimmte Post fächer. Weitere Informationen finden Sie unter „Zugriffskontrolle“ (Seite 147). DEAKTIVIERT Überwachung anzeigen Ermöglicht dem Benutzer das Anzeigen von Über wachungsberichten auf der Registerkarte „Überwachung“. Wei tere Informationen finden Sie unter „Überwachungsberichte“ (Seite 164). DEAKTIVIERT Über IMAP verbinden Gestattet einem Benutzer, sich mit GFI Archiver über IMAP zu ver binden. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren des IMAP-Servers“ (Seite 148). AKTIVIERT MailInsights-Berichte erstel len (alle) Ein Benutzer mit dieser Berechtigung kann MailInsights-Berichte für alle GFI Archiver-Benutzer erstellen. DEAKTIVIERT MailInsights-Berichte erstel len (für Postfächer, die in der Zugriffssteuerung festgelegt wurden) Ermöglicht dem Benutzer das Erstellen von MailInsights-Berichten für bestimmte in der Zugriffssteuerung festgelegte Benutzer. DEAKTIVIERT Archivierungsassistent – EMails archivieren (in eigenem Postfach) Gewährt Benutzern die Berechtigung, mithilfe des Archive Assi stanten E-Mails aus Microsoft Outlook in ihrem eigenen Archiv in GFI Archiver zu archivieren. AKTIVIERT Archivierungsassistent – EMails archivieren (in Post fächern, die in der Zugriffs steuerung festgelegt wurden) Gewährt Benutzern die Berechtigung, mithilfe des Archive Assi stanten E-Mails aus Microsoft Outlook in bestimmten in der Zugriffssteuerung festgelegten Postfächern zu archivieren. AKTIVIERT Archivierungsassistent – Dateien archivieren Gewährt Benutzern die Berechtigung, mithilfe des Archive Assi stanten in Microsoft Outlook gespeicherte Dateien in ihrem eige nen Archiv in GFI Archiver zu archivieren. AKTIVIERT E-Mails löschen (aus eigenem Postfach) Ein Benutzer mit dieser Berechtigung darf E-Mails aus seinem eigenen Archiv in GFI Archiver löschen. AKTIVIERT E-Mails löschen Ein Benutzer mit dieser Berechtigung darf E-Mails aus den Post fächern anderer Benutzer löschen. Die Festlegung der Postfächer erfolgt in der Zugriffssteuerung. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Löschung von archivierten Elementen“ (Seite 166). AKTIVIERT Beschriftungen für E-Mails erstellen und zuweisen Ermöglicht Benutzern das Kategorisieren von E-Mails und Kalenderelementen anhand von Kennzeichnungen. Diese Funktion ist für die Suche nach bestimmten Typen archivierter Elemente geeignet. Weitere Informationen finden Sie unter „Arbeiten mit archivierten Elementen“ (Seite 45). AKTIVIERT GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 146 OPTION BESCHREIBUNG STANDARDBERECHTIGUNGSSTATUS Ordner umbenennen Gewährt einem Benutzer die Berechtigung zum Umbenennen von Ordnern auf der GFI Archiver-Weboberfläche und in IMAP. DEAKTIVIERT HINWEIS Wenn Sie die Berechtigung „Ordner umbenennen“ zusammen mit der Ordnersynchronisierung verwenden, kann es vorkommen, dass umbenannten Ordnern wieder ihr ursprünglicher Name zugewiesen wird. Dies passiert, wenn der alte Ordner weiterhin in Exchange vorhanden ist. Stellen Sie sicher, dass diese Berechtigung für Benutzer aktiviert ist, die Dateien mithilfe von File Archive Assistant archivieren müs sen. Weitere Informationen finden Sie unter „File Archive Assistant“ (Seite 61). File Archive Assistant – Archi vierung AKTIVIERT HINWEIS Was die Berechtigungen E-Mails löschen (aus eigenem Postfach) und E-Mails löschen (aus Postfächern, die in der Zugriffssteuerung festgelegt wurden) betrifft, kann der Benutzer E-Mails nur löschen, wenn die EMail-Löschung aktiviert ist. Berechtigungen können trotzdem zugewiesen werden, aber die Löschfunktion ist nicht verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Löschung von archivierten Elementen“ (Seite 166). 4.2.3 Zugriffskontrolle Standardmäßig können Benutzer nur ihre archivierten Elemente durchsuchen. Mit der Zugriffssteuerung können Sie Benutzer zusammenfassen und ihnen Zugriff auf die archivierten Elemente anderer Benutzer gewähren. Die vorkonfigurierten Gruppen sind in der folgenden Tabelle aufgelistet. OPTION BESCHREIBUNG Gruppenmanager Ermöglicht Benutzern in Führungspositionen des Unternehmens archivierte Elemente aller Benutzer der Gruppe zu durchsuchen. Benutzerzugriffskontrolle Ermöglicht bestimmten Benutzern die archivierten Elemente anderer Benutzer zu durchsuchen. Über diese Funktion können Sie beispielsweise einem Benutzer die Berechtigung erteilen, auf archivierte Elemente eines aus dem Unternehmen ausgeschiedenen Benutzers zuzugreifen, dessen Konto gelöscht wurde. Gemeinsame Postfächer Ermöglicht es einer Gruppe, auf die archivierten Elemente in einem bestimmten Postfach zuzugreifen. Beispielsweise könnten alle Vertriebsmitarbeiter auf [email protected] zugreifen. Hinzufügen von Benutzern zur Gruppe mit Archivzugriff für Gruppenmanager Durch das Hinzufügen eines Benutzers zur Gruppe mit Archivzugriff für Gruppenmanager hat der Benutzer Zugriff auf alle Elemente, die in GFI Archiver für eine bestimmte Benutzergruppe archiviert wurden. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zugriffskontrolle. 2. Klicken Sie auf Gruppenmanager konfigurieren. 3. Wählen Sie im Feld Manager den als Manager hinzuzufügenden Benutzer und anschließend die Gruppe aus, der Sie Vollzugriff gewähren möchten. Klicken Sie dann auf Hinzufügen. Wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Benutzer anderen Gruppen hinzuzufügen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 147 HINWEIS Ein Benutzer kann mehreren Gruppen hinzugefügt werden, indem Sie denselben Benutzer aber eine andere Gruppe auswählen. 4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben. Definieren der Benutzerzugriffssteuerung Mithilfe der Benutzerzugriffssteuerung können Sie bestimmten Benutzern Zugriff auf für andere Benutzer archivierte Elemente gewähren. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zugriffskontrolle. 2. Klicken Sie auf Benutzerzugriffskontrolle konfigurieren. 3. Wählen Sie im Feld Benutzer den Benutzer aus, dem Sie Zugriff gewähren möchten, und im Feld Hat Zugriff auf Benutzer den Benutzer, auf dessen Postfach er zugreifen darf. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Benutzer anderen Gruppen hinzuzufügen. HINWEIS Einem Benutzer kann auch der Zugriff auf die Postfächer weiterer Benutzer eingeräumt werden, indem Sie demselben Benutzer andere Benutzer zuordnen, auf dessen archivierte Elemente er zugreifen kann. 4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben. Konfigurieren gemeinsamer Postfächer Gemeinsame Postfächer sind Postfächer, auf die alle Benutzer einer Gruppe zugreifen können. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Zugriffskontrolle. 2. Klicken Sie auf Gemeinsame Postfächer konfigurieren. 3. Wählen Sie im Feld Gruppe die Gruppe aus, der Sie Zugriff gewähren möchten, und im Feld Postfachkonto das Postfach, auf das die Gruppe zugreifen kann. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Gruppen anderen Postfächern hinzuzufügen. HINWEIS Derselben Gruppe kann auch der Zugriff auf weitere Postfächer eingeräumt werden, indem Sie derselben Gruppe andere Postfächer zuordnen, auf deren archivierte Elemente sie zugreifen kann. 4. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben. 4.2.4 Konfigurieren des IMAP-Servers Das Internet Message Access Protocol (IMAP) ist ein Internetprotokoll zum Abruf von E-Mail-Nachrichten. Viele E-MailsClients und Mailserver nutzen IMAP zur Übertragung von E-Mail-Nachrichten zwischen Server und Client. Mittels IMAP können E-Mail-IDs und die Ordnerstruktur des Benutzers von GFI Archiver-Archivspeichern abgerufen werden. Die Daten auf dem IMAP-Server werden in einer Firebird-Datenbank gespeichert. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 148 HINWEIS Die Firebird-Datenbank befindet sich im Ordner Daten\IMAPDB.FDB und behält die Ordnerstruktur der einzelnen Benutzerpostfächer bei. In der Datenbank sind keine Nachrichtendaten enthalten (wie Betreff, Header, Nachrichtentext usw.). Diese Informationen werden direkt vom GFI Archiver-Speicherdienst abgerufen. Die Datenbank wird vom IMAP-Dienst beim Start des Dienstes erstellt (falls nicht vorhanden) und synchronisiert, sobald Objekte in den Archivspeichern zur Verfügung stehen. Während der Synchronisation gibt der IMAP-Server keine Objekte für die Benutzer zurück. Wenn eine Clientanfrage erfolgt, durchsucht der IMAP-Server die lokale Datenbank nach den E-Mail-IDs und führt die folgenden Aktionen durch: Ordnernamen – Daten werden direkt gesendet Nachrichtendetails – Speicherdienst wird vor der Rückgabe von Daten kontaktiert. Die Clients stellen mit einer gültigen Authentifizierung eine Verbindung zum IMAP-Dienst her. HINWEIS Wenn GFI Archiver installiert (nicht aktualisiert) ist und IMAP zum ersten Mal aktualisiert wird, nimmt der Synchronisierungsvorgang des IMAP-Servers mit dem Speicher einige Zeit in Anspruch. Die Synchronisierung läuft für den Benutzer unbemerkt im Hintergrund ab. So konfigurieren Sie den IMAP-Server: 1. Wählen Sie auf der Seite Konfiguration die Option IMAP-Server. 2. Klicken Sie auf IMAP-Server konfigurieren. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 149 Screenshot 67: Konfigurieren des IMAP-Servers 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen IMAP-Server aktivieren. 4. (Optional) Geben Sie im Feld Portnummer einen Wert ein, und klicken Sie auf Verfügbarkeit prüfen. HINWEIS Die Standard-Portnummer lautet 44143. Beachten Sie, dass sich eine Änderung der Portnummer auf alle Clients auswirkt, die für diesen Port konfiguriert wurden. 5. Wählen Sie im Feld Netzwerkschnittstelle aus den verfügbaren Optionen die Netzwerkkarte zur Überwachung aus. GFI Archiver durchsucht Ihr System und listet die erkannten Netzwerkkarten als verfügbare Optionen auf. Es wird jedoch empfohlen, die Standardeinstellung (Alle Netzwerkschnittstellen) beizubehalten. 6. Geben Sie im Feld Server-URL die Adresse des IMAP-Servers an, der von den E-Mail-Clients verwendet wird. HINWEIS Wenn Änderungen an der IMAP-Serverkonfiguration bezüglich der Netzwerkschnittstellenkarten oder der Nummer des Überwachungsports vorgenommen werden, startet der IMAP-Server neu. Beim Neustart des IMAP-Servers wird die Verbindung mit allen Clients unterbrochen. 7. Legen sie im Feld Maximale Monatsanzahl in E-Mails-Clients anzeigen den Zeitraum fest (in Monaten) für den GFI Archiver E-Mails abrufen soll (die Standardeinstellung ist 12 Monate). GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 150 8. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SSL aktvieren, um eine sichere Informationsübertragung zu gewährleisten. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden von Zertifikaten“ (Seite 151). HINWEIS Wenn die Option SSL-Zertifikat erzwingen ausgewählt ist, erfolgt die Authentifizierung von E-Mail-Clients mit einem gültigen Zertifikat. Für Clients mit einer unverschlüsselten Verbindung wird die Authentifizierung abgelehnt. 9. Klicken Sie auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen. Verwenden von Zertifikaten Secure Sockets Layer (SSL) ist ein Protokoll zur sicheren Übertragung von Informationen zwischen Anwendungen. Anwendungen, die SSL verwenden, tauschen mit anderen Anwendungen Verschlüsselungsschlüssel aus und entschlüsseln bzw. verschlüsseln per SSL gesendete Daten. Bestimmte Anwendungen (z. B. Webbrowser wie Microsoft® Internet Explorer und Firefox sowie E-Mail-Programme wie Microsoft Outlook®, Mozilla Thunderbird und Apple Mail) sind bereits für die Verwendung von SSL konfiguriert und können SSL-Verbindungen automatisch empfangen. Damit eine Anwendung eine sichere SSL-Verbindung aufbauen kann, muss ihr zunächst von einer Zertifizierungsstelle ein Verschlüsselungsschlüssel (in Form eines Zertifikats) zugewiesen werden. IMAP unterstützt die zertifikatbasierte Verschlüsselung. Zertifikate werden wie folgt vergeben: Sie können von einem Online-Anbieter wie VeriSign erworben werden. Oder sie werden mit IIS® erstellt (weitere Informationen finden Sie im Knowledge-Base-Artikel unter ). So aktivieren Sie SSL und konfigurieren ein Sicherheitszertifikat: 1. Aktivieren Sie im IMAP-Serverkonfigurationsassistenten das Kontrollkästchen SSL aktivieren. 2. Wählen Sie im Feld SSL-Zertifikat das Zertifikat aus, das Sie hochladen möchten. 3. Geben Sie im Feld SSL-Zertifikatkennwort das Kennwort für das Zertifikat ein. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen. 4. (Optional) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen SSL-Zertifikat erzwingen, um eine verschlüsselte Datenübertragung zu erzwingen. WICHTIG Wenn die Option SSL-Zertifikat erzwingen aktiviert ist, ist eine Verschlüsselung zwingend erforderlich. Das bedeutet, dass Clients, die den IMAP-Dienst verwenden, nur eine Verbindung herstellen können, wenn die Verschlüsselung auf der Clientseite konfiguriert wurde. Wenn die Option SSL-Zertifikat erzwingen deaktiviert wird, können Clients eine verschlüsselte oder unverschlüsselte Verbindung mit dem IMAP-Server herstellen. 5. Klicken Sie auf Speichern. 4.3 Richtlinien Dieser Abschnitt enthält folgende Informationen: 4.3.1 Aufbewahrungsrichtlinien 152 4.3.2 Konfigurieren der Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe 158 GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 151 4.3.3 Klassifizierungsregeln 160 4.3.4 Konfigurieren der Überwachung 162 4.3.5 Konfigurieren der Löschung von archivierten Elementen 166 4.3.1 Aufbewahrungsrichtlinien Aufbewahrungsrichtlinien geben an, wie lange ein archiviertes Element im Archivspeicher verbleibt, bis es gelöscht wird. Sie können GFI Archiver zum Beispiel so konfigurieren, dass E-Mails, die mit „Vertrieb“ gekennzeichnet sind, für zwei Jahre und E-Mails mit der Kennzeichnung „Juristisch“ für einen unbestimmten Zeitraum gespeichert werden sollen. Aufbewahrungsrichtlinien können in GFI Archiver auch vorübergehend unterbrochen (angehalten) werden. Dies verhindert, dass archivierte Elemente gelöscht werden. Sie können Aufbewahrungsrichtlinien zum Beispiel so lange unterbrechen, bis ein bestimmter Rechtsfall gelöst ist. In diesem Fall werden zum Löschen markierte archivierte Elemente erst gelöscht, wenn die Aufbewahrung deaktiviert wird. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen“ (Seite 156). Die rückwirkende Aufbewahrung ist eine Funktion, mit der Sie Aufbewahrungsrichtlinien übernehmen können, die nach dem Ablegen eines Elements im Archivspeicher von GFI Archiver erstellt oder geändert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden der rückwirkenden Aufbewahrung“ (Seite 157). Wie werden Aufbewahrungsrichtlinien angewendet? OPTION BESCHREIBUNG Wenn Auf bewahrungsrichtlinien bereits konfiguriert wur den: GFI Archiver überprüft den Inhalt des Elements anhand aller zum Zeitpunkt der Archivierung bestehenden Aufbewahrungsrichtlinien. Richtlinien werden nach Priorität angewendet. Falls das Element die konfigurierten Bedingungen erfüllt, wird es mit der Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft. Wenn das Element die Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität nicht erfüllt, überprüft es GFI Archiver anhand der nächsten Aufbewahrungsrichtlinie. Dieser Vorgang wird fortgesetzt, bis das Element eine der Aufbewahrungsrichtlinien erfüllt oder keine weiteren Aufbewahrungsrichtlinien mehr vorhanden sind. Wenn Auf bewahrungsrichtlinien rückwirkend angewendet werden: Wenn die rückwirkende Aufbewahrung auf Abruf ausgeführt wird, überprüft GFI Archiver Ele mentinhalte anhand konfigurierter Aufbewahrungsrichtlinien und aktualisiert Auf bewahrungsoptionen, die einem Element zugewiesen wurden, nachdem es archiviert wurde. Wenn ein archiviertes Element keiner Aufbewahrungsrichtlinie entspricht, archiviert GFI Archiver das Element auf unbestimmte Zeit. Wichtige Hinweise: Jedes archivierte Element kann nur eine Aufbewahrungsrichtlinie erfüllen. Den Aufbewahrungsrichtlinien zuge wiesene Prioritäten sind sehr wichtig. Jedes archivierte Element, das eine Aufbewahrungsrichtlinie mit der konfigurierten Aktion „Archiviertes Element sofort löschen“ erfüllt, wird nicht im Archivspeicher gespeichert, sondern sofort verworfen. Jedes archivierte Element, das eine Aufbewahrungsrichtlinie mit der konfigurierten Aktion erfüllt, nach der es nach einer bestimmten Anzahl von Tagen gelöscht werden soll, wird im Archivspeicher abgelegt. GFI Archiver entfernt die ses archivierte Element aus dem Archivspeicher, wenn der voreingestellte Zeitraum abgelaufen ist. Anzeigen von Aufbewahrungsrichtlinien Wählen Sie zur Anzeige der Aufbewahrungsrichtlinien die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien. Die Aufbewahrungsrichtlinien werden in einer Tabelle sortiert nach der GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 152 Ausführungsreihenfolge angezeigt. Die verfügbaren Felder sind in der folgenden Tabelle aufgelistet. OPTION BESCHREIBUNG Richtlinienname Zeigt den Namen der Aufbewahrungsrichtlinie an. Aktiv Zeigt an, ob die Aufbewahrungsrichtlinie aktiv, inaktiv der aufgrund juristischer Überlegungen deaktiviert ist. Aktion Zeigt die konfigurierte Aktion für die Aufbewahrungsrichtlinie an. Beispiel: E-Mails für 2 Jahre aufbewahren. Hinzufügen einer neuen Aufbewahrungsrichtlinie 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien. 2. Klicken Sie auf . 3. Wählen Sie im Aufbewahrungsrichtlinien-Assistenten die Option E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie, und klicken Sie auf Weiter. Screenshot 68: Aufbewahrungsrichtlinien-Assistent 4. Geben Sie im Fenster Aufbewahrungsrichtlinien-Assistent die Details für die neue Aufbewahrungsrichtlinie ein, und klicken Sie auf Weiter. Folgende Optionen sind verfügbar: GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 153 OPTION BESCHREIBUNG Richtlinienname Gibt den Namen der neuen, zu erstellenden Richtlinie an. Kriterien Gibt die Bedingungen an, die ein Element als Teil dieser Aufbewahrungsrichtlinie identifizieren. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen aus, und geben Sie die Werte ein, die ein Element erfüllen muss, um zu dieser Aufbewahrungsrichtlinie zu gehören. Klicken Sie auf , um weitere Bedingungen hinzuzufügen, oder auf , um eine eingegebene Bedingung zu löschen. Wählen Sie: Betreff– Legen Sie einen E-Mail-Betreff fest. Textkörper– Legen Sie Schlüsselwörter fest, die im Textkörper enthalten sind. Absender – Legen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders fest, oder geben Sie den Benutzernamen im For mat „Domäne\Benutzername“ an. Empfänger – Legen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers fest, oder geben Sie den Benutzernamen im Format „Domäne\Benutzername“ an. HINWEIS Für die Felder Absender und Empfänger werden auch Platzhalter unterstützt. Wenn Sie beispielsweise ,*@domäne.de‘ eingeben, stimmt der Wert mit allen Benutzern mit ,domäne.de‘ überein. Vollständige E-Mail-Größe – Wählen Sie einen Parameter, und geben Sie die E-Mail-Größe in MB an. Fol gende Parameter sind verfügbar: Gleich Größer als Gleich oder größer als Kleiner als Gleich oder kleiner als Anhanggröße– Wählen Sie einen Parameter, und geben Sie die Anhanggröße in MB an. Folgende Para meter sind verfügbar: Gleich Größer als Gleich oder größer als Kleiner als Gleich oder kleiner als Anhangtyp– Legen Sie den Dateityp fest, indem Sie eine Kategorie aus der Dropdown-Liste der vor definierten Werte auswählen. Weitere Informationen über Dateitypen finden Sie unter Auf bewahrungsdateitypen in diesem Abschnitt. Manuell/Datei – Wählen Sie diese Option, um alle manuell archivierten Elemente in die Auf bewahrungsrichtlinie einzubeziehen. Elementtyp – Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen aus. Folgende Parameter sind verfügbar: Kalender oder Besprechungsanfragen Dateien E-Mails Richtlinie akti vieren Bei Auswahl dieser Option wird die neue Richtlinie sofort wirksam. Geben Sie auch an, ob archivierte Elemente sofort gelöscht oder für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden sollen. Wählen Sie Richtlinie aktivieren, und wählen Sie eine der folgenden Optionen: Elemente, die obigen Kriterien entsprechen, NICHT aufbewahren, sondern sofort löschen Elemente, die obigen Kriterien entsprechen, NICHT aufbewahren, sondern nach x Tagen löschen HINWEIS Um die Anzahl in Jahren zu bestimmen, geben Sie die entsprechende Anzahl in Tagen an. Beispiel: Wenn Sie E-Mails für 2 Jahre aufbewahren möchten, geben Sie 730 Tage ein, und wenn Sie E-Mails für 5 Jahre aufbewahren möchten, geben Sie 1825 Tage ein. 5. Klicken Sie auf Fertig stellen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 154 Aufbewahrungsdateitypen Die folgende Tabelle enthält Dateitypen entsprechend der Anhangtypkategorie, die beim Filtern nach Dateitypen mithilfe einer Aufbewahrungsrichtlinie verfügbar sind: KATEGORIE DATEITYP Bilder *.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx, *.img, *.psd, *.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf, *.xps, *.pns, *.jps Dokumente *.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf, *.rtf, *.rpt, *.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.mdb, *.accdb, *.accde Musik *.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots, *.swa, *.vox, *.voc, *.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel Video *.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov, *.mpe, *.mxf, *.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv Ändern der Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien Die Reihenfolge, in der Aufbewahrungsrichtlinien angewendet werden, spielt in GFI Archiver eine wichtige Rolle. GFI Archiver überprüft ein archiviertes Element zunächst anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität. Falls das Element die konfigurierten Bedingungen erfüllt, wird es mit der Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft. Wenn das Element die Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität nicht erfüllt, überprüft es GFI Archiver anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der nächst niedrigeren Priorität. So ändern sie die Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien. 2. Wählen Sie die Aufbewahrungsrichtlinie aus, deren Reihenfolge Sie ändern möchten, und klicken Sie je nach gewünschter Priorität auf Nach oben oder Nach unten. Hinzufügen einer Spam-Aufbewahrungsrichtlinie Standardmäßig werden als Spam gekennzeichnete E-Mails mit allen anderen E-Mails archiviert, d. h. GFI Archiver unterscheidet nicht zwischen gültigen E-Mails und von Anti-Spam-Lösungen wie GFI MailEssentials als Spam gekennzeichneten E-Mails. In GFI Archiver können Sie Spam-Aufbewahrungsrichtlinien einrichten, so dass Spam sofort bei der Archivierung von E-Mails oder nach einer festgelegten Anzahl von Tagen gelöscht wird. Durch die Erstellung einer Spam-Aufbewahrungsrichtlinie können Benutzer fälschlicherweise als Spam gekennzeichnete E-Mails durchsuchen und die Spam-Markierung aufheben. Dadurch wird das Löschen dieser E-Mails anhand der Spam-Aufbewahrungsrichtlinie verhindert. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinien. 2. Klicken Sie auf . 3. Wählen Sie im Aufbewahrungsrichtlinien-Assistenten die Option Spam-Richtlinie festlegen, und klicken Sie auf Weiter. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 155 Screenshot 69: Dialogfeld „Spam-Aufbewahrungsrichtlinie“ 4. Geben Sie den Namen der Spam-Aufbewahrungsrichtlinie ein, legen Sie fest, ob sie aktiv oder inaktiv ist, und wählen Sie den Aufbewahrungszeitraum aus. In der folgenden Tabelle werden die verfügbaren Optionen beschrieben. OPTION BESCHREIBUNG Richtlinienname Gibt den Namen der erstellten/bearbeiteten Richtlinie an. Geben Sie in dieses Textfeld einen Namen ein, oder bearbeiten Sie den Namen. Richtlinie aktivieren Bei Auswahl dieser Option wird die neue Richtlinie sofort wirksam. Als Spam gekennzeichnete E-Mails NICHT auf bewahren, sondern sofort löschen GFI Archiver löscht sofort alle als Spam gekennzeichneten E-Mails. E-Mails, die den obigen Kriterien entsprechen, NICHT aufbewahren, sondern nach x Tagen löschen GFI Archiver bewahrt alle als Spam gekennzeichneten E-Mails auf und löscht E-Mails erst, nachdem die konfigurierte Zeit abgelaufen ist. 5. Klicken Sie auf Weiter und Fertig stellen, um die Konfiguration der Aufbewahrungsrichtlinie abzuschließen. Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen Bei der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen werden archivierte E-Mails vorübergehend durch GFI Archiver nicht gelöscht, sondern bis auf weiteres beibehalten. Aktivieren Sie diese Funktion, um archivierte E-Mails vorübergehend nicht zu löschen, zum Beispiel bis ein bestimmter Rechtsfall gelöst ist. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 156 Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden archivierte E-Mails trotzdem durch GFI Archiver zum Löschen gekennzeichnet. Die Anweisung zum Löschen wird erst ausgeführt, wenn die Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen entfernt wird. So aktivieren Sie die Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien. 2. Wählen Sie aus. HINWEIS Prüfen Sie, ob auf der Registerkarte Start unter „Informationen zu GFI Archiver“ die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen aktiviert ist. So deaktivieren Sie die Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungs- und Spam-Richtlinien. 2. Wählen Sie aus. WICHTIG Gehen Sie mit dieser Funktion sorgsam um, da E-Mails sofort gelöscht werden, wenn die Option „Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen“ deaktiviert wird. Verwenden der rückwirkenden Aufbewahrung Mithilfe der rückwirkenden Aufbewahrung können Sie E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien übernehmen, nachdem die EMail archiviert wurde. Der Vorgang wird auf Abruf ausgeführt, und archivierte E-Mails können aus den ausgewählten Archivspeichern entfernt (oder zum Löschen markiert) werden. Der Vorgang kann angehalten oder beendet werden. WICHTIG Durch Aktivieren der Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen wird die Aufgabe der rückwirkenden Aufbewahrung nicht beendet. Aus juristischen Gründen werden E-Mails jedoch nicht gelöscht, bis die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen deaktiviert wird. Neue Aufbewahrungsrichtlinien können nicht erstellt werden, solange die rückwirkende Aufgabe ausgeführt wird. So führen Sie die rückwirkende Aufbewahrung aus: 1. Klicken Sie auf Rückwirkend ausführen. 2. Wählen Sie im Feld Archivspeicher die Archivspeicher aus, auf denen die rückwirkende Aufbewahrung ausgeführt werden soll. 3. Klicken Sie auf Hinzufügen. 4. Klicken Sie auf Rückwirkend ausführen. 5. Überwachen Sie den Fortschritt des laufenden Vorgangs mithilfe der Zusammenfassung für die rückwirkende Aufbewahrung. 6. Klicken Sie auf Rückwirkend anhalten, um die aktuelle Aufgabe anzuhalten oder auf Rückwirkend beenden, um die Aufgabe abzubrechen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 157 HINWEIS Die rückwirkende Aufbewahrung ist ein langwieriger Vorgang, der von der Menge der zu verarbeitenden E-Mails abhängt. Es kann immer nur eine Instanz der rückwirkenden Aufbewahrung verarbeitet werden. 4.3.2 Konfigurieren der Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe Aufbewahrungsrichtlinien geben an, wie lange eine archivierte Version einer Datei im Archivspeicher verbleibt, bis sie gelöscht wird. HINWEIS Wenn die Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen aktiviert ist, setzt GFI Archiver kurzzeitig alle aktiven Aufbewahrungsrichtlinien aus. Dies verhindert, dass archivierte Elemente gelöscht werden. Archivierte Elemente werden für die Löschung markiert und erst gelöscht, wenn die Aufbewahrung deaktiviert wird. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen“ (Seite 156). Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe werden von oben nach unten angewendet. GFI Archiver prüft konfigurierte Richtlinien während der täglichen Wartungsroutine. Gibt es eine Übereinstimmung, wird die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet. Den Aufbewahrungsrichtlinien zugewiesene Prioritäten sind sehr wichtig. Weitere Informationen finden Sie unter „Ändern der Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien für den Dateiverlauf“ (Seite 160). Neue Aufbewahrungsrichtlinie für Dateiverläufe hinzufügen 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe. 2. Klicken Sie auf Hinzufügen. 3. Geben Sie im Fenster „Details der Aufbewahrungsrichtlinie“ die Details für die neue Aufbewahrungsrichtlinie ein, und klicken Sie auf Weiter. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION BESCHREIBUNG Richtlinienname Gibt den Namen der neuen, zu erstellenden Richtlinie an. Kriterien Gibt die Bedingungen an, die ein Element als Teil dieser Aufbewahrungsrichtlinie identifizieren. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen aus, und geben Sie die Werte ein, die ein Element erfüllen muss, um zu dieser Aufbewahrungsrichtlinie zu gehören. Klicken Sie auf , um weitere Bedingungen hinzuzufügen, oder auf , um eine eingegebene Bedingung zu löschen. Wählen Sie: Neueste Datei älter als – Wenn die älteste archivierte Datei älter als eine angegebene Anzahl von Tagen ist, entfernt GFI Archiver die Datei aus dem Verlauf (wenn KEINEN Dateiverlauf aufbewahren ausgewählt ist) oder behält die Anzahl der Versionen, die unter Neueste N Versionen im Dateiverlauf jedes Archivs behal ten angegeben ist. Dateierweiterung – Wählen Sie den Dateityp aus der verfügbaren Liste aus. Besitzer – Definieren Sie den Benutzer oder die Gruppe, welche(r) die archivierte Datei besitzt. Richtlinie akti vieren Gibt an, ob eine Richtlinie aktiv ist oder nicht, und ob Elemente sofort gelöscht oder einige Versionen aufbewahrt werden sollen. Wählen Sie Richtlinie aktivieren, und wählen Sie eine der folgenden Optionen: KEINEN Dateiverlauf aufbewahren – Wenn diese Option konfiguriert ist, besitzt eine archivierte Datei, die mit einer Aufbewahrungsrichtlinie übereinstimmt, keine archivierten Versionen. Wird diese Option aus gewählt und die Datei von der Festplatte gelöscht, könnte die Datei aus dem Archiv gelöscht werden. Neueste N Versionen im Dateiverlauf jedes Archivs behalten – Diese Option behält die angegebene Anzahl von Versionen im Archivspeicher. Wenn eine neue Version archiviert wird, entfernt GFI Archiver eine der älteren Versionen. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 158 Aufbewahrungsdateitypen Die folgende Tabelle enthält Dateitypen entsprechend der Anhangtypkategorie, die beim Filtern nach Dateitypen mithilfe einer Aufbewahrungsrichtlinie verfügbar sind: KATEGORIE DATEITYP Bilder *.jpg,*.jpeg, *.exif, *.tiff, *.raw, *.png, *.gif, *.bmp, *.ppm, *.pgm, *.pbm, *.pnm, *.webp, *.tga, *.pcx, *.img, *.psd, *.psp, *.cgm, *.svg, *.ai, *.cdr, *.eps, *.hvif, *.odg, *.pict, *.pgml, *.swf, *.vml, *.wmf, *.emf, *.xps, *.pns, *.jps Dokumente *.acl, *.csv, *.cwk, *.doc*, *.dot*, *.htm*, *.hwp*, *.lwp, *.mcw, *.odm, *.odt, *.ott, *.pages, *.pdax, *.pdf, *.rtf, *.rpt, *.stw, *.sxw, *.tex, *.txt, *.wpd, *.wps, *.wpt, *.wrd, *.wri, *.xhtml, *.xml, *.xps, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.pptx, *.mdb, *.accdb, *.accde Musik *.aiff, *.au, *.cdda, *.raw, *.wav, *.flac, *.la, *.m4a, *.ape, *.wma, *.mp2, *.mp3, *.ogg, *.ra, *.rm, *.ots, *.swa, *.vox, *.voc, *.mid, *.psf, *.mod, *.asf, *.asx, *.m3u, *.ram, *.xspf, *.omf, *.cel Video *.aaf, *.3gp, *.gif, *.asf, *.avchd, *.avi, *.dat, *.flv, *.mpeg, *.mpg, *.fla, *.flr, *.sol, *.m4v, *.mkv, *.mov, *.mpe, *.mxf, *.ogg, *.rm, *.swf, *.wmv Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe bearbeiten So bearbeiten Sie eine vorhandene Aufbewahrungsrichtlinie für Dateiverläufe: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe. 2. Wählen Sie die zu bearbeitende Richtlinie aus. Klicken Sie auf Bearbeiten. 3. Geben Sie im Fenster „Details der Aufbewahrungsrichtlinie“ die Details für die neue Aufbewahrungsrichtlinie ein, und klicken Sie auf Weiter. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION BESCHREIBUNG Richtlinienname Gibt den Namen der neuen, zu erstellenden Richtlinie an. Kriterien Gibt die Bedingungen an, die ein Element als Teil dieser Aufbewahrungsrichtlinie identifizieren. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen aus, und geben Sie die Werte ein, die ein Element erfüllen muss, um zu dieser Aufbewahrungsrichtlinie zu gehören. Klicken Sie auf , um weitere Bedingungen hinzuzufügen, oder auf , um eine eingegebene Bedingung zu löschen. Wählen Sie: Neueste Datei älter als Dateierweiterung Besitzer – Legen Sie die E-Mail-Adresse des Absenders fest, oder geben Sie den Benutzernamen im For mat „Domäne\Benutzername“ an. Richtlinie akti vieren Gibt an, ob eine Richtlinie aktiv ist oder nicht, und ob Elemente sofort gelöscht oder einige Versionen aufbewahrt werden sollen. Wählen Sie Richtlinie aktivieren, und wählen Sie eine der folgenden Optionen: KEINEN Dateiverlauf aufbewahren Neueste N Versionen im Dateiverlauf jedes Archivs behalten 4. Klicken Sie auf Fertig stellen. Anzeigen von Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe Wählen Sie zur Anzeige von Aufbewahrungsrichtlinien die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe. Die Aufbewahrungsrichtlinien werden in der Aufbewahrungsrichtlinientabelle sortiert nach der Reihenfolge der Ausführung angezeigt. Die verfügbaren Felder sind in der folgenden Tabelle aufgelistet. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 159 OPTION BESCHREIBUNG Richtlinienname Zeigt den Namen der Aufbewahrungsrichtlinie an. Aktiv Zeigt an, ob die Aufbewahrungsrichtlinie aktiv, inaktiv der aufgrund juristischer Überlegungen deaktiviert ist. Aktion Zeigt die konfigurierte Aktion für die Aufbewahrungsrichtlinie an. Beispiel: E-Mails für 2 Jahre aufbewahren. Ändern der Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien für den Dateiverlauf Die Reihenfolge, in der Aufbewahrungsrichtlinien angewendet werden, spielt in GFI Archiver eine wichtige Rolle. GFI Archiver überprüft ein archiviertes Element zunächst anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität. Falls das Element die konfigurierten Bedingungen erfüllt, wird es mit der Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft. Wenn das Element die Aufbewahrungsrichtlinie mit der höchsten Priorität nicht erfüllt, überprüft es GFI Archiver anhand der Aufbewahrungsrichtlinie mit der nächst niedrigeren Priorität. So ändern sie die Reihenfolge von Aufbewahrungsrichtlinien: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe. 2. Wählen Sie die Aufbewahrungsrichtlinie aus, deren Reihenfolge Sie ändern möchten, und klicken Sie je nach gewünschter Priorität auf Nach oben oder Nach unten. Entfernen von Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe So entfernen Sie eine konfigurierte Aufbewahrungsrichtlinie für Dateiverläufe: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Aufbewahrungsrichtlinien für Dateiverläufe. 2. Wählen Sie die zu entfernende Richtlinie aus, und klicken Sie auf Entfernen. 3. Wenn Sie die Meldung Möchten Sie die ausgewählten Aufbewahrungsrichtlinien für den Dateiverlauf wirklich löschen? erhalten, klicken Sie auf OK . 4.3.3 Klassifizierungsregeln Mithilfe von Klassifizierungsregeln können Sie Elemente automatisch anhand des Inhalts klassifizieren. Ab der Aktivierung einer Klassifizierungsregel werden neue E-Mails automatisch gemäß den festgelegten Klassifizierungsregeln geprüft und in ihrem jeweiligen Archivspeicher entsprechend gekennzeichnet. Durch die Verwendung der Funktion Erweiterte Suche auf der Registerkarte Archiv können Benutzer Elemente nach einer bestimmten Kennzeichnung suchen. Die Suche kann auch im Fenster Klassifizierungen auf der Registerkarte Archiv für eine einfache Verwendung gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden der erweiterten Suche“ (Seite 51). In diesem Abschnitt erhalten Sie Informationen zu folgenden Themen: Hinzufügen einer neuen Klassifizierungsregel Bearbeiten einer vorhandenen Klassifizierungsregel Entfernen einer vorhandenen Klassifizierungsregel Hinzufügen einer neuen Klassifizierungsregel 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Klassifizierungsregeln. 2. Klicken Sie auf GFI Archiver . 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 160 Screenshot 70: Details der Klassifizierungsregel 3. Geben Sie einen Namen für die neue Regel ein, und konfigurieren Sie die Kriterien, die E-Mails erfüllen müssen, um zu dieser Klassifizierungsregel zu gehören. Folgende Optionen sind verfügbar: OPTION BESCHREIBUNG Betreff Geben Sie den Betrefftext ein, über den die E-Mail verfügen muss, um zu dieser Kategorisierungsregel zu gehören. Textkörper Geben Sie den Textkörper ein, über den die E-Mail verfügen muss, um zu dieser Kategorisierungsregel zu gehören. Absender Wählen Sie eine Klassifizierung nach E-Mail-Adresse oder nach Benutzername. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, oder wählen Sie einen Benutzernamen aus, über den die E-Mail verfügen muss, um zu dieser Kategorisierungsregel zu gehören. HINWEIS Die angegebene E-Mail-Adresse des Absenders muss immer ein @-Zeichen enthalten. Sie können die folgenden Platzhalter verwenden: ? – steht für einen beliebigen Buchstaben Beispiel: ???n@?aster-domain.com kann sowohl für [email protected] als auch für [email protected] stehen. – steht für ein ganzes Wort Beispiel: *@master-domain.com stimmt mit allen E-Mail-Adressen mit dem Domänenteil „master-domain.com“ überein. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 161 OPTION BESCHREIBUNG Empfänger Geben Sie die Empfänger-E-Mail-Adresse ein, über die die E-Mail verfügen muss, um zu dieser Kate gorisierungsregel zu gehören. HINWEIS Für die Felder Absender und Empfänger werden auch Platzhalter unterstützt. Wenn Sie beispielsweise ,*@domäne.de‘ eingeben, stimmt der Wert mit allen Benutzern mit ,domäne .de‘ überein. 4. Klicken Sie auf , um weitere Klassifizierungskriterien hinzuzufügen, oder auf , um ein zuvor angegebenes Kriterium zu löschen. 5. Wählen Sie im Bereich „Regelaktion“ die Option Regel aktivieren aus, um die neue Klassifizierungsregel sofort zu aktivieren. 6. Geben Sie in das Feld Übereinstimmende E-Mails kennzeichnen als eine Kennzeichnung ein, mit der E-Mails gekennzeichnet werden sollen. 7. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 8. Überprüfen Sie auf der Übersichtsseite die Details der Kategorisierungsregel, und klicken Sie auf Fertig stellen. Bearbeiten einer Klassifizierungsregel 1. Wählen Sie die zu bearbeitende Klassifizierungsregel aus, und klicken Sie auf Bearbeiten. 2. Folgen Sie zum Bearbeiten einer Klassifizierungsregel den Anweisungen im Abschnitt Hinzufügen einer neuen Klassifizierungsregel. Entfernen einer Klassifizierungsregel Wählen Sie die zu entfernende Klassifizierungsregel aus, und klicken Sie auf automatisch entfernt. . Die Klassifizierungsregel wird 4.3.4 Konfigurieren der Überwachung GFI Archiver nutzt zur Überwachung der Datenbankaktivität die Ablaufverfolgungsfunktionen von SQL Server®, um alle Aktivitäten zu speichern, die sich auf die Archivdatenbanken auswirken. HINWEIS Die Überwachung kann nicht aktiviert werden für Archivspeicher, die auf GFI Archiver (Firebird)-Datenbank und Dateisystem basieren. Wir empfehlen für diese Umgebung die Verwendung der Überwachung laut Benutzerkonfiguration sowie des Benutzerpfads Ihres Betriebssystems. Die Ablaufverfolgungsdaten werden in einer Textdatei in einem benutzerdefinierten Verzeichnis auf dem SQL Server®Computer gespeichert. Pro Server wird eine Ablaufverfolgungsdatei mit den Daten sämtlicher darauf gespeicherter Archivspeicher geführt. Der SQL Server®-Dienst sorgt mit einer exklusiven Sperre der Ablaufverfolgungsdatei dafür, dass diese Datei nicht manipuliert wird. In GFI Archiver können Sie die Übertragung von Ablaufverfolgungsdateien in die Überwachungsdatenbank auslösen. Über die Seite Überwachungsberichte können Sie nach der Übertragung die Überwachungsberichte anzeigen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 162 WICHTIG Die Überwachung kann aktiviert werden für Archivspeicher, die auf SQL Server® und SQL Server® mit Dateisystem basieren. Wenn jedoch ein nicht autorisierter Zugriff auf den Server erfolgen würde, könnte ein potenzieller Hacker in der Datenbank archivierte Daten löschen oder ändern, OHNE dass dies überwacht werden würde. Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten Die GFI Archiver-Funktion zur Überwachung der Datenbankaktivität zeichnet alle Aktivitäten auf, die sich auf die Archivdatenbanken auswirken, und speichert die Daten in SQL Server. Führen Sie diese Schritte zur Aktivierung der Überwachung aus. 1. Klicken Sie in der Registerkarte Konfiguration auf Überwachung. 2. Klicken Sie auf Konfigurieren. Screenshot 71: Auswahl der Authentifizierungsmethode 3. Geben Sie den Servernamen in das Textfeld ein, und wählen Sie unter Authentifizierung die Methode aus, die Sie für die Verbindung mit SQL Server® verwenden möchten. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 163 OPTION BESCHREIBUNG Integrierte Win dows-Authen tifizierung Verwendet die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers für die Verbindung mit SQL Server ®. Microsoft SQL Ser ver-Authen tifizierung Verwendet die in den Feldern Anmeldename und Kennwort eingegebenen Zugangsdaten für die Verbindung mit SQL Server ®. Diese werden von GFI Archiver zum Lesen/Schreiben in der Überwachungsdatenbank verwendet. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. WICHTIG Das angegebene Konto muss mit Systemadministrator- oder Datenbankbesitzerrechten verbunden sein. 4. Wenn Sie für den zuvor ausgewählten SQL Server® eine neue Datenbank erstellen möchten, wählen Sie Neue Überwachungsdatenbank, und geben Sie in das Textfeld einen Namen ein. Wenn Sie eine bestehende Datenbank verwenden möchten, wählen Sie Bestehende Überwachungsdatenbank, und wählen Sie aus der angezeigten Liste eine Datenbank aus. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 5. Legen Sie fest, ob die Ablaufverfolgung für die Archivspeicher von GFI Archiver aktiviert werden soll. Wählen Sie Ablaufverfolgung für Archivspeicher zur Protokollierung der Datenbankaktivitäten aktivieren, und geben Sie den Pfad zum SQL Server®-Computer an, auf dem die Ablaufverfolgungsdateien gespeichert werden sollen. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. HINWEIS Stellen Sie sicher, dass der Zugriff auf den angegebenen Pfad mit dem Benutzerkonto gewährleistet ist, unter dem der SQL Server®-Dienst ausgeführt wird. HINWEIS Sperren Sie den Speicherort der SQL Server®-Ablaufverfolgungsdatei über NTFS-Berechtigungen, damit nur der SQL Server®-Dienst darauf zugreifen kann. Gemeinsam mit der exklusiven Sperre durch den SQL Server®-Dienst ist dadurch sichergestellt, dass keine Manipulation der Ablaufverfolgungsdateien möglich ist. 6. Legen Sie fest, ob die Überwachung der Benutzerinteraktion aktiviert werden soll. Dadurch werden sämtliche Benutzeraktivitäten auf der Benutzeroberfläche von GFI Archiver aufgezeichnet. Wählen Sie zum Aktivieren die Option Überwachung der Benutzerinteraktion aktivieren. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 7. Überprüfen Sie die Zusammenfassung der Datenbanküberwachungseinrichtung, und klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen. Bearbeiten der Überwachung von Datenbankaktivitäten Wenn Sie eine bestehende Überwachung der Datenbankaktivität bearbeiten möchten, wählen Sie die zuvor konfigurierten Einstellungen aus, und klicken Sie auf Konfigurieren. Folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt „Konfigurieren der Überwachung von Datenbankaktivitäten“, um eine bestehende Einrichtung zur Überwachung der Datenbankaktivität zu bearbeiten. Überwachungsberichte Überwachungsberichte werden auf der Grundlage von Daten aus der Überwachung der Datenbankaktivität und Benutzerinteraktion erstellt. So greifen Sie auf Überwachungsberichte zu: 1. Wählen Sie die Registerkarte Überwachung aus, und wählen Sie aus den folgenden Berichten aus: GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 164 NAME DES BERICHTS BESCHREIBUNG Überwachungsbericht zu Konfigurationsänderungen In diesem Bericht werden alle Änderungen aufgeführt, die an Konfigurationen in GFI Archiver vorgenommen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzer, die Änderungen vorgenommen haben Vorgenommene Änderungen HINWEIS Wenn Sie auf eine der Konfigurationsänderungen in der Liste klicken, werden in einem neuen Fenster weitere Details angezeigt. Überwachungsbericht zur Zugriffskontrolle In diesem Bericht werden alle Änderungen aufgeführt, die an der Konfiguration der Zugriffskontrolle in GFI Archiver vorgenommen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzer, die Änderungen vorgenommen haben Benutzer, die von den Änderungen betroffen sind Geänderte Berechtigungen Überwachungsbericht für archivierte Elemente In diesem Bericht werden alle Elemente aufgeführt, die täglich in den GFI Archiver-Archivspeichern archiviert werden. Folgende Daten werden angezeigt: Datum Name des Archivspeichers Anzahl der archivierten Elemente Überwachungsbericht zum Massenimport Mit diesem Bericht können Sie die Anzahl der Elemente anzeigen, die beim jeweiligen Importvorgang über den Massenimportdienst in einen Archivspeicher übertragen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Datum des Importvorgangs Name des Archivspeichers Anzahl der importierten Elemente Überwachungsbericht zu Aufbewahrungsrichtlinien In diesem Bericht werden die ausgeführten Aufbewahrungsrichtlinien und die Anzahl der gelöschten Elemente aufgeführt. Folgende Daten werden angezeigt: Datum der Anwendung der Richtlinie Name des Archivspeichers Name der Aufbewahrungsrichtlinie Anzahl der gelöschten Elemente Wenn Sie auf eine der angewendeten Aufbewahrungsrichtlinien in der Liste klicken, werden in einem neuen Fenster Details zur angewendeten Richtlinie angezeigt. Überwachungsbericht zu Datenschutzverletzungen In diesem Bericht werden alle Benutzer aufgeführt, deren Aktionen zu einer Datenschutzverletzung führen könnten, wie z. B. das Weiterleiten von E-Mails aus einem Archivspeicher. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzer, die die Aktion durchgeführt haben Durchgeführte Aktion Anzahl der betroffenen Elemente Überwachungsbericht zur Benutzerüberwachung In diesem Bericht werden alle Aktionen aufgeführt, die von Benutzern beim Zugriff auf die Weboberfläche von GFI Archiver durchgeführt wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Benutzername Durchgeführte Aktion Datum/Uhrzeit der durchgeführten Aktion Folgende Berichtsoptionen stehen zur Verfügung: Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Benutzer gruppieren, um die angezeigte Liste nach Benutzer zu gruppieren. Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Datum gruppieren, um die angezeigte Liste nach Datum zu gruppieren. Wenn Sie auf eine der Benutzeraktionen in der Liste klicken, werden in einem neuen Fenster Details zur durchgeführten Aktion angezeigt. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 165 NAME DES BERICHTS BESCHREIBUNG Überwachungsbericht zur Datenintegrität In diesem Bericht werden alle Änderungen an den Archivspeichern und Überwachungsdatenbanken von GFI Archiver aufgeführt, die nicht von GFI Archiver-Diensten vorgenommen wurden. Folgende Daten werden angezeigt: Ereignisart Betroffene(r) Microsoft® SQL Server und Datenbank Betroffener Datenbankbenutzer Durchgeführte Aktion Quellcomputer der Aktion Folgende Berichtsoptionen stehen zur Verfügung: Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Ereignisart gruppieren, um die angezeigte Liste nach der Ereignisart zu gruppieren. Klicken Sie oben auf der Seite des Berichts auf die Schaltfläche Nach Datum gruppieren, um die angezeigte Liste nach Datum zu gruppieren. Wenn Sie auf eine der Datenbankänderungen in der Liste klicken, werden in einem neuen Fens ter anzuzeigen weitere Details zu dieser Änderung angezeigt. 2. Führen Sie folgende Schritte durch: OPTION BESCHREIBUNG Berichte filtern: Wählen Sie im Bereich Filtern nach: einen Wert aus, und geben Sie die Details an, die ein Bericht erfüllen muss, um auf dem Bildschirm angezeigt zu werden. Der Bereich Filtern nach: befindet sich auf jeder Berichtsseite im oberen Bereich. Berichte drucken: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bericht drucken“ , die sich im oberen Bereich einer Berichtsseite befindet. 4.3.5 Konfigurieren der Löschung von archivierten Elementen Mithilfe der Löschfunktion können Benutzer archivierte Elemente dauerhaft aus GFI Archiver löschen. Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird auf der Registerkarte Archiv und in der Symbolleiste E-Mail-Ansicht eine zusätzliche Schaltfläche Löschen angezeigt. Darüber hinaus kann die Löschung auch aus Outlook Connector und E-Mail-Clients erfolgen, die über IMAP verbunden sind. Zur Löschung von archivierten Elementen muss der Benutzer außerdem einer Rolle mit der Berechtigung Elemente löschen zugewiesen sein. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren von Rollen und Berechtigungen“ (Seite 139). WICHTIG Durch die Aktivierung dieser Funktion könnten Sie Unternehmensrichtlinien oder eine gesetzliche Vorschrift zur EMail-Aufbewahrung verletzen. 1. Wählen Sie auf der Registerkarte Konfiguration die Option Löschung. 2. Klicken Sie auf Löschen aktivieren. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 166 Screenshot 72: Konfigurieren der Löschung 3. (Optional) Wenn Sie eine Kopie des gelöschten Elements in den Archivspeichern aufbewahren möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine Kopie des Elements in den Archivspeichern für einen Benutzer mit voller Zugangsberechtigung behalten. Die aufbewahrten Elemente können nur von den Benutzern geöffnet werden, die über Vollzugriffsrechte verfügen. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert bleibt, werden gelöschte Elemente unwiderruflich aus den Archivspeichern gelöscht. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ich stimme zu. 5. Klicken Sie auf OK . HINWEIS Der Benutzer kann keine Elemente aus einem schreibgeschützten Archivspeicher löschen. Wenn das Löschen von E-Mails fehlschlägt, erhalten Benutzer einen entsprechenden Hinweis. WICHTIG Wenn die Option Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen aktiviert wird, ist die Option Löschung deaktiviert und wird erst wieder aktiviert, wenn die Option „Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen“ deaktiviert wird. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Aufbewahrung aus juristischen Überlegungen“ (Seite 156). GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 167 4.4 Allgemeine Einstellungen Dieser Abschnitt enthält folgende Informationen: 4.4.1 Anzeigen und Bearbeiten von Lizenzschlüsseln 168 4.4.2 Ändern der Allgemeinen Einstellungen 168 4.4.3 Ändern der Einstellungen für die Versionsprüfung 170 4.4.4 Registerkarte „Faxarchivierungssuche“ konfigurieren 171 4.4.5 Konfigurieren der Benachrichtigung zum Archivierungsstatus 171 4.4.6 Konfigurieren von GFI Directory Service 172 4.4.1 Anzeigen und Bearbeiten von Lizenzschlüsseln Für die Vollversion von GFI Archiver ist ein Lizenzschlüssel erforderlich. Weitere Informationen zur Lizenzierung von GFI Archiver finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_Licensing HINWEIS Zur Evaluierung von GFI Archiver können Sie einen kostenlosen Testschlüssel von GFI Software Ltd unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_DownloadRegistrationForm anfordern. Um den derzeit für GFI Archiver verwendeten Lizenzschlüssel zu überprüfen, wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Lizenzschlüssel ändern. So ändern Sie Ihren aktuellen Lizenzschlüssel: 1. Klicken Sie auf Lizenzschlüssel bearbeiten. 2. Geben bzw. fügen Sie im Textfeld Lizenzschlüssel den Lizenzschlüssel ein. Klicken Sie auf Lizenzschlüssel überprüfen, um die Gültigkeit des Lizenzschlüssels zu überprüfen. 3. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben. HINWEIS Nach der Installation von GFI Archiver werden Sie vom Nachinstallationsassistenten automatisch auf diese Seite geleitet. 4.4.2 Ändern der Allgemeinen Einstellungen Geben Sie die Administrator-E-Mail-Adresse und die E-Mail-Server-Details für Benachrichtigungen an: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 168 Screenshot 73: Allgemeine Einstellungen 3. Führen Sie anhand der Liste mit den verfügbaren Optionen alle erforderlichen Änderungen durch. OPTION BESCHREIBUNG Administrator-EMail-Adresse Legt die E-Mail-Adresse des Administrators fest, an die wichtige Benachrichtigungen gesendet werden. SMTP-Server Legt den SMTP-Server fest, der von GFI Archiver für das Senden von Benachrichtigungen und Wiederherstellen von E-Mails aus dem Archivspeicher verwendet wird. Portnummer Gibt die Portnummer an, über die GFI Archiver mit dem SMTP-Server kommuniziert. Standardwert: 25 SSL verwenden Weist GFI Archiver an, für die Verbindung mit dem SMTP-Server eine SSL-Verbindung zu verwenden. Anmeldung für SMTP-Server erfor derlich Weist GFI Archiver an, für die Verbindung mit dem SMTP-Server einen Benutzernamen und ein Kennwort zu verwenden. Bei Auswahl dieser Option werden die Felder für Benutzername und Kennwort automatisch angezeigt. 4. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Konfiguration zu speichern. 5. Klicken Sie auf Test-E-Mail senden, um die Richtigkeit der Angaben zu überprüfen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 169 4.4.3 Ändern der Einstellungen für die Versionsprüfung Aktivieren, deaktivieren und konfigurieren Sie die Versionsprüfungen von GFI Archiver. Dadurch kann GFI Archiver nach neuen Versionen von GFI Archiver suchen und Sie darüber informieren. 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Zusatzeinstellungen. Screenshot 74: Konfigurieren der Versionsprüfung 3. Führen Sie anhand der Liste mit den verfügbaren Optionen alle erforderlichen Änderungen durch. OPTION BESCHREIBUNG Versionsprüfung akti vieren Aktiviert/Deaktiviert die Versionsprüfung von GFI Archiver. Deaktivieren Sie diese Option, um die automatischen Prüfungen von GFI Archiver nach neueren Versionen zu deaktivieren. Proxy-Server aktivieren Weist GFI Archiver an, über einen Proxy-Server mit den GFI Software Ltd-Servern zu kommunizieren und nach aktuellen Versionen zu suchen. Proxy-Server/Port: Legt den Proxy-Server und den Port für die Verbindung von GFI Archiver mit den GFI-Servern fest, um die Version zu prüfen. Proxy erfordert Authen tifizierung Aktivieren Sie diese Option, wenn der in den Feldern Proxy-Server und Port angegebene ProxyServer eine Authentifizierung erfordert. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 170 OPTION BESCHREIBUNG Benutzername/Kennwort Legt Benutzernamen und Kennwort fest, die GFI Archiver für die Proxy-Server-Authentifizierung verwendet. 4. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Konfiguration zu speichern. 4.4.4 Registerkarte „Faxarchivierungssuche“ konfigurieren GFI Archiver erkennt von GFI FaxMaker eingehende Faxe und SMS. Den empfangenen Elementen werden Kennzeichnungen zugewiesen. Die Faxe und SMS werden in GFI Archiver als normale E-Mails gespeichert. So aktivieren oder deaktivieren Sie die Suchoption für die Faxarchivierung: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Zusatzeinstellungen. 3. Führen Sie im Bereich Einstellungen für Faxarchivierung und Benachrichtigungen anhand der Liste mit den verfügbaren Optionen alle erforderlichen Änderungen durch. OPTION BESCHREIBUNG Registerkarte „Fax suche“ auf der Seite „Archiv“ anzeigen Aktivieren Sie diese Funktion, um die zusätzliche Registerkarte für Faxsuchen in der einfachen Suche auf der Seite „Archiv“ anzuzeigen. Benutzer können in GFI Archiver nach archivierten Faxen oder SMSNachrichten von GFI FaxMaker suchen. Benachrichtigungen zum Archi vierungsstatus senden Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der GFI Archiver-Systemadministrator eine Benachrichtigung, wenn E-Mails nicht in GFI Archiver archiviert werden. 3. Gehen Sie auf die Registerkarte „Archiv“, und überprüfen Sie, ob die Faxsuchoption im Fenster für die einfache Suche angezeigt wird. 4.4.5 Konfigurieren der Benachrichtigung zum Archivierungsstatus Aktivieren Sie diese Funktion, um eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn GFI Archiver die Archivierung stoppt. Sie können dann auf die Registerkarte Start wechseln, um weitere Informationen zur Fehlerbehebung zu erhalten und den Ursprung des Problems zu ermitteln. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwenden der Startseite“ (Seite 39). So aktivieren oder deaktivieren Sie die Suchoption für Benachrichtigungen: 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfiguration, und klicken Sie auf Allgemeine Einstellungen. 2. Klicken Sie auf Zusatzeinstellungen. 3. Führen Sie im Bereich Einstellungen für Faxarchivierung und Benachrichtigungen anhand der Liste mit den verfügbaren Optionen alle erforderlichen Änderungen durch. OPTION BESCHREIBUNG Registerkarte „Faxsuche“ auf der Seite „Archiv“ anzeigen Aktivieren Sie diese Funktion, um die zusätzliche Registerkarte für Faxsuchen auf der Seite „Archiv“ anzuzeigen. Benutzer können in GFI Archiver nach archivierten Faxen oder SMS-Nachrichten von GFI FaxMaker suchen. Benachrichtigungen zum Archivierungsstatus sen den Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der GFI Archiver-Systemadministrator eine Benachrichtigung, wenn E-Mails nicht in GFI Archiver archiviert werden. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 171 4.4.6 Konfigurieren von GFI Directory Service GFI Directory ist ein Verzeichnis von Benutzern und Gruppen, das in GFI Archiver integriert ist, wenn in einer Umgebung kein Microsoft Active Directory verfügbar ist. GFI Directory kann mithilfe des folgenden Link heruntergeladen werden: http://go.gfi.com/?pageid=DIR_Download Informationen zur Installation und Konfiguration von GFI Directory finden Sie im Administratorhandbuch von GFI Directory verfügbar unter: http://go.gfi.com/?pageid=DIR_Help_En Installieren von GFI Archiver mit GFI Directory Beim Installieren von GFI Archiver mit GFI Directory erkennt der Installationsassistent, dass GFI Directory installiert ist. Wenn die installierte Version älter als die Version im GFI Archiver-Installationspaket ist, werden Sie gefragt, ob Sie ein Upgrade für die installierte GFI Directory-Version durchführen oder den Upgrade-Vorgang überspringen möchten. Es wird dringend empfohlen, ein Upgrade auf die aktuellste Version von GFI Directory durchzuführen. HINWEIS Falls GFI Archiver mit GFI Directory installiert ist, können Sie nicht zu Microsoft Active Directory wechseln. Dazu müssten Sie GFI Archiver neu installieren. Benutzer und Gruppen in GFI Directory verwalten Mithilfe von GFI Directory können Sie neue Benutzer und Gruppen erstellen, Benutzern administrative Rechte zuweisen und die Benutzerkennwörter zurücksetzen. So greifen Sie von GFI Archiver auf GFI Directory zu: 1. Wählen Sie in GFI Archiver die Optionen Konfiguration > GFI Directory Service . 2. Verwenden Sie die Administratoranmeldeinformationen, um sich für GFI Directory anzumelden. 4.5 Administrator-Tools GFI Archiver bietet Ihnen eine Reihe von Dienstprogrammen, mit denen Sie erweiterte Aufgaben auf dem Server ausführen können. 4.5.1 Verwenden des Import- und Export-Tools Mit GFI Archiver können Sie E-Mails und Kalenderelemente aus verschiedenen E-Mail-Datenbanken extrahieren und mithilfe des Import- und Export-Tools in die Archivspeicher importieren. HINWEIS Das Import- und Export-Tool wird nur für den Import historischer Kalenderelemente empfohlen. Für aktuelle Kalenderelemente ist die Verwendung des Archive Assistanten ratsam. Weitere Informationen finden Sie unter „Importieren von E-Mails und Kalenderelementen mithilfe des GFI Archiver-Archivierungsassistenten“ (Seite 110). WICHTIG Wenn Microsoft Outlook® auf dem Computer, auf dem das Tool ausgeführt wird, nicht erkannt wird, sind folgende Importoptionen deaktiviert: Aus .pst-Dateien importieren Die Option „In PST herunterladen“, wenn Sie „Daten aus GFI Archiver exportieren“ auswählen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 172 Mit GFI Archiver können Sie auch E-Mails aus Archivspeichern exportieren, beispielsweise um gelöschte E-Mails wiederherzustellen. Das Import- und Export-Tool kann E-Mails an folgende Ziele exportieren: an eine bestimmte E-Mail-Adresse in einen Ordner auf einem Datenträger im .eml- oder .msg-Format in eine PST-Datei HINWEIS Zum Exportieren von Kalenderelementen müssen Sie die Option Als aktueller Benutzer anmelden (mithilfe von MAPI/Outlook) verwenden. Importieren von E-Mails aus Microsoft® Exchange-Postfächern Mit dem Import- und Export-Tool können Sie E-Mails aus Microsoft ® Exchange-Postfächern extrahieren und in GFI Archiver-Archivspeicher importieren. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 173 E-Mails aus Microsoft ® Exchange-Postfächern werden in folgenden Schritten in GFI Archiver-Archivspeicher übertragen: 1. Das Import- und Export-Tool extrahiert E-Mails aus Microsoft ® Exchange-Postfächern. 2. Das Import- und Export-Tool konvertiert die E-Mails in das MIME-Format. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 174 3. Der Import Service verarbeitet die extrahierten E-Mails gemäß ihrem jeweiligen Datum. 4. GFI Archiver speichert die E-Mails im entsprechenden Archivspeicher. Die Verwendung von Import- und Export-Tool ist in zwei Schritten möglich: Schritt 1: Importieren von E-Mails von einem Remote-Computer WICHTIG Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn Elemente aus einem Postfach auf einem Remote-Computer importiert werden. Wenn sich die zu importierenden E-Mails auf demselben Computer wie GFI Archiver befinden, fahren Sie mit Ausführen des GFI Archiver Import- und Export-Tools in diesem Handbuch fort. Mit GFI Archiver können Sie E-Mail-Postfächer extrahieren, die sich auf Remote-Computern befinden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wechseln Sie auf dem GFI Archiver Computer, auf dem installiert ist, in das Verzeichnis <GFI ArchiverInstallationspfad>\MAIS\. 2. Geben Sie den Ordner Pickup (Abholordner) frei, um dem Remote-Computer, auf dem Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll, vollen Lese- und Schreibzugriff zu erteilen. So geben Sie einen Ordner frei: Unter Windows® Server 2003: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigabe und Sicherheit... aus. b. Wählen Sie Diesen Ordner freigeben aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen, um das Dialogfeld „Berechtigungen“ zu öffnen. c. Klicken Sie auf Hinzufügen. d. Geben Sie den Benutzernamen des Benutzers ein, bei dem das Tool ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Namen überprüfen, um die Benutzerdaten zu bestätigen. e. Klicken Sie auf OK , um den Benutzer im Dialogfeld „Berechtigungen“ hinzuzufügen. f. Wählen Sie im Dialogfeld „Berechtigungen“ den hinzugefügten Benutzernamen aus, und aktivieren Sie für Vollzugriff das Kontrollkästchen „Zulassen“. g. Klicken Sie auf OK , um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld „Berechtigungen“ zu schließen. h. Klicken Sie auf OK , um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld für die Freigabe der Ordnereigenschaften zu schließen. Unter Windows® Server 2008: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigeben… aus. b. Geben Sie die Anmeldeinformationen ein, unter denen Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Hinzufügen. c. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Berechtigungsebene“ neben dem hinzugefügten Benutzer die Option Mitbesitzer aus. d. Wählen Sie Freigeben aus, und klicken Sie auf Fertig. Unter Windows® Server 2012: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigeben für > Erweiterte Freigaben aus. b. Klicken Sie auf der Registerkarte Freigabe auf Erweiterte Freigabe. c. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Ordner freigeben. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 175 d. Klicken Sie auf die Registerkarte Berechtigungen, und geben Sie die Anmeldeinformationen des Benutzers an, mit denen Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll. Stellen Sie sicher, dass Vollzugriff für den hinzugefügten Benutzer aktiviert ist, und klicken Sie auf OK . 3. Kehren Sie zu dem Pfad zurück, unter dem GFI Archiver installiert ist, und kopieren Sie den Ordner MarcImportExport. 4. Fügen Sie den Ordner auf dem Remote-Computer ein. 5. Öffnen Sie ein Befehlszeilenfenster. 6. Navigieren Sie auf dem lokalen Computer zum Ordner MarcImportExport. 7. Führen Sie folgenden Befehl aus: <regsvr32 redemption.dll>. 8. Führen Sie die Datei MArcImportExport.exe aus. Schritt 2: Ausführen des GFI Archiver Import- und Export-Tools So exportieren Sie E-Mails aus Microsoft® Exchange-Postfächern und importieren sie in GFI Archiver: 1. Navigieren Sie Import- und Export-Tool zu Start > Programme > GFI Archiver > GFI Archiver Import- und Export-Tool, um das zu starten. 2. Klicken Sie auf Aus Microsoft Exchange-Postfach importieren. Screenshot 75: Importieren aus einem Microsoft Exchange-Postfach GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 176 3. Wählen Sie im Bereich Microsoft® Exchange-Version die relevante Version aus: Microsoft® Exchange Server 2003 oder 2007 Microsoft® Exchange Server 2007 SP1 oder 2010 Microsoft® Exchange Server 2013 4. Konfigurieren Sie im Bereich Anmeldeinformationen einen Benutzer mit den Berechtigungen zum Importieren aus den Microsoft® Exchange-Postfächern. Konfigurieren Sie: OPTION BESCHREIBUNG Als aktueller Benutzer anmelden Melden Sie sich bei Microsoft® Exchange Server mit den Anmeldedaten des angemeldeten Benutzers an. Andere Anmeld einformationen ver wenden Geben Sie den Benutzernamen (Format Domäne\Benutzername) und das Kennwort eines Benutzers an, der die Berechtigung zum Vollzugriff auf die Postfächer hat. Exchange Server Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Microsoft® Exchange-Servers an. SSL verwenden Aktivieren Sie diese Option, wenn der Microsoft® Exchange-Server eine SSL-Verbindung verlangt. E-Mails aus öffentlichen Ordnern extrahieren Aktivieren Sie diese Option, um E-Mails aus öffentlichen Ordnern zu extrahieren. Anmeldeinformationen überprüfen Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Zugriff und die Authentifizierung für den Microsoft® Exchange-Server zu überprüfen. 5. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 177 Screenshot 76: Importieren aus Microsoft Exchange: Postfach- und Ordnerauswahl 6. Wählen Sie die zu importierenden Postfächer und Ordner aus: OPTION BESCHREIBUNG Alle Postfächer und Ordner Importiert alle E-Mails in Postfächern, auf die der konfigurierte Benutzer Zugriff hat. Postfächer und Ordner auswählen, aus denen E-Mails extrahiert werden sollen Wählen Sie diese Option aus, um die E-Mails aus einem bestimmten Postfach zu importieren. Geben Sie den Postfachnamen an, oder klicken Sie auf die Schaltfläche …, um ein zu importierendes Postfach auszuwählen. Um E-Mails aus einem bestimmten Ordner zu importieren, aktivieren Sie die Option E-Mails nur aus folgendem Ordner importieren und geben dann den Ordnernamen ein. Aus allen Ordnern exportieren Aktivieren Sie diese Option, um E-Mails aus öffentlichen Ordnern zu extrahieren. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 178 OPTION BESCHREIBUNG Kalenderelemente exportieren Aktivieren Sie diese Option, um historische Kalenderelemente aus öffentlichen Ordnern zu extrahieren. HINWEIS Das Import- und Export-Tool wird nur für den Import historischer Kalenderelemente empfohlen. Für aktuelle Kalenderelemente ist die Verwendung des Archive Assistanten ratsam. Weitere Informationen finden Sie unter „Importieren von E-Mails und Kalenderelementen mithilfe des GFI ArchiverArchivierungsassistenten“ (Seite 110). WICHTIG Zum Exportieren von Kalenderelementen müssen Sie die Option Als aktueller Benutzer anmelden (mithilfe von MAPI/Outlook) verwenden. 7. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Screenshot 77: Importieren aus Microsoft Exchange: Importoptionen konfigurieren 8. Wählen Sie im Bereich Importziel eine der folgenden Optionen aus: In GFI Archiver importieren – Importiert E-Mails in die Archivspeicher von GFI Archiver. E-Mails in angegebenen Pfad extrahieren – Extrahiert E-Mails im TXT-Format an einen Speicherort auf der Fest platte. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 179 9. Geben Sie im Bereich Schlusszeit einen Zeitraum an. In diesem Zeitraum gesendete E-Mails werden extrahiert. Alle anderen E-Mails werden ignoriert. 10. Aktivieren Sie im Bereich Besitzer die Option Besitzer der zu extrahierenden E-Mails wählen, und geben Sie im Textfeld Besitzer den Benutzer ein. Beispiel: Wenn im Feld Besitzer die Adresse „[email protected]“ angegeben ist, werden die importierten E-Mails unter „[email protected]“ angezeigt. 11. (Optional) Klicken Sie auf Erweiterte Optionen, und wählen Sie aus folgenden Optionen aus: OPTION BESCHREIBUNG Als bearbeitet gekennzeichnete E-Mails igno rieren Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Vorgang auf alle E-Mails des ausgewählten Zeitraums angewendet, unabhängig davon, ob bereits ein Exportvorgang stattgefunden hat, währenddem dieselben E-Mails expor tiert wurden. Wenn diese Option deaktiviert ist, überspringt der Vorgang bereits im ausgewählten Zeitraum exportierte E-Mails und fährt mit den nicht verarbeiteten E-Mails fort. Bearbeitete EMails nicht kenn zeichnen Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie möchten, dass Import- und Export-Tool E-Mails bearbeitet, ohne sie als bearbeitet zu kennzeichnen. Das Ergebnis besteht darin, dass es keine zu ignorierende Kennzeichnung gibt, wenn E-Mails erneut verarbeitet werden. E-Mail-Kenn zeichnung vor Bearbeitung löschen Wenn E-Mails bei einem vorangegangenen Export bereits markiert wurden, wird die Kennzeichnung für die sen Vorgang entfernt. 12. Klicken Sie auf Weiter, um den Exportvorgang zu starten. 13. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertigstellen. HINWEIS Die Dauer des Exportvorgangs hängt von der Menge der zu exportierenden E-Mails ab. Zugriffsberechtigungen für Microsoft ® Exchange-Postfächer – Berechtigungen gewähren Beim Import aus dem Microsoft Exchange Postfach-Assistenten mit dem Import- und Export-Tool werden – bei Ausführung auf dem Microsoft® Exchange Server-Computer – die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers verwendet. Um den Assistenten auf einem anderen Server als Microsoft® Exchange 2003/2007/2010 auszuführen, geben Sie einen Benutzernamen und das Kennwort an. Dieses Konto benötigt Vollzugriff auf die Postfächer, von denen E-Mails extrahiert werden sollen („Senden als“- und „Empfangen als“-Berechtigungen). HINWEIS Nach dem Extrahieren der Postfächer wird empfohlen, diese Berechtigungen wieder zu entfernen. Remote-Import von Postfächern von Microsoft® Exchange Server 2003 1. Öffnen Sie den Microsoft® Exchange System-Manager. 2. Wechseln Sie zu Servers > [Servername] > [Speichergruppe], klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Postfachspeicher, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 3. Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Berechtigungen übergeordneter Objekte. 5. Wählen Sie im Dialogfeld Sicherheit die Option Kopieren. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 180 6. Klicken Sie auf OK , um die Änderungen zu übernehmen und zu den Sicherheitseigenschaften für den Postfachspeicher zurückzukehren. 7. Wählen Sie auf der Registerkarte Sicherheit unter Gruppen- oder Benutzernamen die Option Administrator. 8. Aktivieren Sie in der Liste Berechtigungen die Kontrollkästchen Zulassen für Empfangen als und Senden als. 9. Wiederholen Sie die Schritte 7 und 8, um die Berechtigungen Empfangen als und Senden als für die folgenden Benutzergruppen zu aktivieren: Domänenadministratoren Unternehmensadministratoren Microsoft® Exchange-Domänenserver 10. Klicken Sie auf OK , um die Einstellungen zu speichern. 11. Starten Sie den Informationsspeicher neu: a. Wählen Sie Start > Ausführen, geben Sie services.msc ein, und klicken Sie auf OK . b. Klicken Sie im Bereich Ergebnisse mit der rechten Maustaste auf den Dienst Microsoft ExchangeInformationsspeicher, und klicken Sie auf Neu starten. Remote-Import von Postfächern von Microsoft® Exchange Server 2007 1. Öffnen Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungskonsole. 2. Erweitern Sie im linken Bereich Empfängerkonfiguration. 3. Suchen Sie im rechten Bereich nach dem Namen des Benutzers, dem Sie die Berechtigungen gewähren möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Benutzernamen, und wählen Sie die Option Berechtigung 'Senden als' verwalten... aus. 4. Klicken Sie im Assistenten auf Hinzufügen. 5. Wählen Sie den Benutzernamen des Postfachbesitzers aus, von dem Sie E-Mail importieren möchten, und klicken Sie auf Verwalten. 6. Klicken Sie auf Fertig stellen. 7. Klicken Sie mit der rechten Maustaste erneut auf den Benutzernamen, und wählen Sie die Option Berechtigung 'Vollzugriff' verwalten... aus. 8. Klicken Sie im Assistenten auf Hinzufügen. 9. Wählen Sie denselben Benutzernamen wie in Schritt 5 aus, und klicken Sie auf Verwalten. 10. Klicken Sie auf Fertig stellen. Remote-Import von Postfächern von Microsoft® Exchange Server 2007 (SP1, SP2, SP3) 1. Öffnen Sie auf Microsoft® Exchange Server 2007 die Exchange-Verwaltungsshell. 2. Führen Sie das folgende Windows® PowerShell-Commandlet aus: foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User ‚Domäne\Benutzer' -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 181 } } Beispiel: foreach ($exchangeServer in Get-ExchangeServer) { if ($exchangeServer.ServerRole -match 'ClientAccess') { Add-ADPermission -Identity $exchangeServer.DistinguishedName -User ‚Hauptdomäne\Administrator' -ExtendedRights ms-Exch-EPI-Impersonation } } WICHTIG Führen Sie bei mehr als einem Microsoft Exchange-Server in Ihrer Domäne den Befehl Remote-Import von Postfächern auf allen Servern aus, bevor Sie das Import- und Export-Tool ausführen. Remote-Import von Postfächern von Microsoft® Exchange Server 2010 1. Öffnen Sie auf Microsoft® Exchange Server die Exchange-Verwaltungsshell. 2. Führen Sie das folgende PowerShell-Commandlet aus: New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter {recipienttype -eq "UserMailbox"} 3. Führen Sie das folgende PowerShell-Commandlet aus: New-ManagementRoleAssignment -name "MAExportEmails" -role:applicationimpersonation -user "[email protected]" -customrecipientwritescope "MAUMpolling" Beispiel: New-ManagementRoleAssignment -name " MAExportEmails " role:applicationimpersonation -user "[email protected]" customrecipientwritescope "MAUMpolling" Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2013 1. Öffnen Sie auf Microsoft® Exchange Server die Exchange-Verwaltungsshell. 2. Führen Sie das folgende PowerShell-Commandlet aus: New-ManagementScope -name "MAUMPolling" -recipientrestrictionfilter {recipienttype -eq "UserMailbox"} 3. Führen Sie das folgende PowerShell-Commandlet aus: New-ManagementRoleAssignment -name "MAExportEmails" -role:applicationimpersonation -user "[email protected]" -customrecipientwritescope "MAUMpolling" Beispiel: New-ManagementRoleAssignment -name " MAExportEmails " role:applicationimpersonation -user "[email protected]" customrecipientwritescope "MAUMpolling" GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 182 WICHTIG Vergewissern Sie sich, dass für diesen Vorgang die neueste MAPI-Version auf dem Exchange-Server installiert ist. Zugriffsberechtigungen für Microsoft ® Exchange-Postfächer – Berechtigungen widerrufen Wenn der Import von dem Microsoft® Exchange Postfach-Assistenten auf einem Computer ausgeführt wurde, der nicht der Microsoft® Exchange 2003/2007/2010-Server ist, werden „Senden als“- und „Empfangen als“-Berechtigungen automatisch an Benutzer vergeben. Nach dem Ausführen von Import- und Export-Tool wird empfohlen, diese Berechtigungen wieder zu entfernen. HINWEIS Bei der Ausführung des Import- und Export-Tools direkt auf dem Microsoft® Exchange-Server müssen keine Berechtigungen widerrufen werden. Remote-Import von Postfächern von Microsoft Exchange 2003-Servern: a. Öffnen Sie den Exchange System-Manager. b. Wechseln Sie zu Server > <Servername> > <Speichergruppe>, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Postfachspeicher, und wählen Sie die Option Eigenschaften. c. Wählen Sie die Registerkarte Sicherheit. d. Wählen Sie im Feld Gruppen- oder Benutzernamen die Option Administrator. e. Aktivieren Sie in der Liste Berechtigungen die Kontrollkästchen Verweigern für Empfangen als und Senden als. f. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5, um die Berechtigungen Empfangen als und Senden als auch für folgende Benutzergruppen zu verweigern: Domänenadministratoren Unternehmensadministratoren Exchange-Domänenserver g. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert, aktivieren Sie die Option Berechtigungen übergeordneter Objekte…, und klicken Sie auf OK . h. Klicken Sie auf OK , um das Dialogfeld „Eigenschaften für Mailbox Store“ zu schließen. i. Starten Sie den Informationsspeicher neu: a. Wählen Sie Start > Ausführen, geben Sie services.msc ein, und klicken Sie auf OK . b. Klicken Sie im Bereich Ergebnisse mit der rechten Maustaste auf den Dienst Microsoft ExchangeInformationsspeicher, und klicken Sie auf Neu starten. Remote-Import von Postfächern aus Microsoft® Exchange Server 2007 und höheren Versionen: 1. Öffnen Sie die Microsoft Exchange-Verwaltungsshell. 2. Führen Sie das folgende Windows® PowerShell-Commandlet aus: Remove-ADPermission -identity “Postfachspeicher” -User “Vertrauenswürdiger Benutzer” -AccessRights GenericAll GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 183 HINWEIS Ersetzen Sie „Postfachspeicher“ durch den Namen des Postfachspeichers, der die Postfächer des Benutzers enthält, und „Vertrauenswürdiger Benutzer“ durch den Benutzer, dem zuvor Vollzugriff auf die Postfächer gewährt wurde. Beispiel: Remove-ADPermission -identity “Postfachdatenbank” -User "Hauptdomäne/JohnSmith" AccessRights GenericAll Importieren von E-Mails aus lokalen PST-Dateien Mit dem Import- und Export-Tool können Sie E-Mails aus PST-Dateien extrahieren. Diese E-Mails können dann in die Archivspeicher von GFI Archiver importiert werden. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 184 Screenshot 78: Screenshot 79: Importieren von E-Mails aus PST-Dateien WICHTIG Wenn Microsoft Outlook® auf dem Computer, auf dem das Tool ausgeführt wird, nicht erkannt wird, sind folgende Importoptionen deaktiviert: Aus .pst-Dateien importieren Die Option „In PST herunterladen“, wenn Sie „Daten aus GFI Archiver exportieren“ auswählen. E-Mails aus PST-Dateien werden mit den folgenden Schritten in GFI Archiver übertragen: 1. Das Import- und Export-Tool extrahiert E-Mails aus einer oder mehreren PST-Dateien. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 185 2. Das Import- und Export-Tool konvertiert die E-Mails in das MIME-Format. 3. Der GFI Archiver-Import Service verarbeitet die extrahierten E-Mails gemäß ihrem jeweiligen Datum. 4. GFI Archiver speichert die E-Mails im entsprechenden Archivspeicher. HINWEIS Auf dem Computer, auf dem das Import- und Export-Tool ausgeführt wird, muss Microsoft Outlook® 2003 (32 Bit) oder höher installiert sein. HINWEIS Bei der Extraktion werden die E-Mails in den PST-Dateien nur kopiert; die PST-Datei wird dabei nicht verändert. Schritt 1: Importieren von Elementen von einem Remote-Computer WICHTIG Dieser Abschnitt ist nur relevant, wenn Elemente aus einem Postfach auf einem Remote-Computer importiert werden. Wenn sich die zu importierenden E-Mails auf demselben Computer wie GFI Archiver befinden, fahren Sie mit Ausführen des GFI Archiver Import- und Export-Tools in diesem Handbuch fort. Mit GFI Archiver können Sie E-Mail-Postfächer extrahieren, die sich auf Remote-Computern befinden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Wechseln Sie auf dem GFI Archiver Computer, auf dem installiert ist, in das Verzeichnis <GFI ArchiverInstallationspfad>\MAIS\. 2. Geben Sie den Ordner Pickup (Abholordner) frei, um dem Remote-Computer, auf dem Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll, vollen Lese- und Schreibzugriff zu erteilen. So geben Sie einen Ordner frei: Unter Windows® Server 2003: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigabe und Sicherheit... aus. b. Wählen Sie Diesen Ordner freigeben aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen, um das Dialogfeld „Berechtigungen“ zu öffnen. c. Klicken Sie auf Hinzufügen. d. Geben Sie den Benutzernamen des Benutzers ein, bei dem das Tool ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Namen überprüfen, um die Benutzerdaten zu bestätigen. e. Klicken Sie auf OK , um den Benutzer im Dialogfeld „Berechtigungen“ hinzuzufügen. f. Wählen Sie im Dialogfeld „Berechtigungen“ den hinzugefügten Benutzernamen aus, und aktivieren Sie für Vollzugriff das Kontrollkästchen „Zulassen“. g. Klicken Sie auf OK , um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld „Berechtigungen“ zu schließen. h. Klicken Sie auf OK , um die Einstellungen zu speichern und das Dialogfeld für die Freigabe der Ordnereigenschaften zu schließen. Unter Windows® Server 2008: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigeben… aus. b. Geben Sie die Anmeldeinformationen ein, unter denen Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll, und klicken Sie auf Hinzufügen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 186 c. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Berechtigungsebene“ neben dem hinzugefügten Benutzer die Option Mitbesitzer aus. d. Wählen Sie Freigeben aus, und klicken Sie auf Fertig. Unter Windows® Server 2012: a. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Abholordner, und wählen Sie Freigeben für > Erweiterte Freigaben aus. b. Klicken Sie auf der Registerkarte Freigabe auf Erweiterte Freigabe. c. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Ordner freigeben. d. Klicken Sie auf die Registerkarte Berechtigungen, und geben Sie die Anmeldeinformationen des Benutzers an, mit denen Import- und Export-Tool ausgeführt werden soll. Stellen Sie sicher, dass Vollzugriff für den hinzugefügten Benutzer aktiviert ist, und klicken Sie auf OK . 3. Kehren Sie zu dem Pfad zurück, unter dem GFI Archiver installiert ist, und kopieren Sie den Ordner MarcImportExport. 4. Fügen Sie den Ordner auf dem Remote-Computer ein. 5. Öffnen Sie ein Befehlszeilenfenster. 6. Navigieren Sie auf dem lokalen Computer zum Ordner MarcImportExport. 7. Führen Sie folgenden Befehl aus: <regsvr32 redemption.dll>. 8. Führen Sie die Datei MArcImportExport.exe aus. Schritt 2: Ausführen des GFI Archiver Import- und Export-Tools für den Import aus PST-Dateien Führen Sie das Import- und Export-Tool aus, um E-Mails und Kalenderelemente aus einer PST-Datei zu extrahieren. 1. Navigieren Sie zu Start > Programme > GFI Archiver > GFI Archiver Import- und Export-Tool. 2. Klicken Sie auf Aus .pst-Dateien importieren. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 187 Screenshot 80: Dateien der persönlichen Ordner (PST-Dateien) von Microsoft Outlook® 3. Klicken Sie auf PST-Datei hinzufügen, und wählen Sie eine zu extrahierende PST-Datei aus. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede hinzuzufügende PST-Datei. 4. Fügen Sie alle gewünschten PST-Dateien hinzu, und klicken Sie anschließend auf Weiter. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 188 Screenshot 81: Importieren aus Microsoft Exchange: Importoptionen konfigurieren 5. Wählen Sie im Bereich Importziel eine der folgenden Optionen aus: In GFI Archiver importieren – Importiert Elemente in die Archivspeicher von GFI Archiver. E-Mails in angegebenen Pfad extrahieren – Extrahiert Elemente im TXT-Format an einen Speicherort auf der Festplatte. 6. Geben Sie im Bereich Schlusszeit einen Zeitraum an. In diesem Zeitraum gesendete anfallende E-Mails und Kalenderelemente werden extrahiert. Alle anderen werden ignoriert. 7. Aktivieren Sie im Bereich Besitzer die Option Besitzer der zu extrahierenden E-Mails wählen, und geben Sie im Textfeld Besitzer den Benutzer ein. Beispiel: Wenn im Feld Besitzer die Adresse [email protected] angegeben ist, werden die importierten Elemente unter [email protected] angezeigt. 8. Klicken Sie auf Weiter, um den Exportvorgang zu starten. 9. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertig stellen. HINWEIS Die Dauer des Exportvorgangs hängt von der Menge der zu exportierenden Elemente ab. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 189 Exportieren von E-Mails aus GFI Archiver-Archivspeichern Mit der OneClick Restore-Funktion von GFI Archiver können Sie einzelne E-Mails für eine selbst festgelegte E-MailAdresse wiederherstellen. Wenn Sie jedoch mehrere E-Mails gleichzeitig exportieren oder wiederherstellen möchten, müssen Sie das Import- und Export-Tool verwenden. Mit diesem Tool können Sie eine Verbindung zu einer GFI Archiver-Installation herstellen, nach zu exportierenden E-Mails suchen und alle E-Mails in einem Schritt exportieren, indem Sie folgendermaßen vorgehen: Wiederherstellen für eine bestimmte E-Mail-Adresse Herunterladen in einen Ordner auf einem Datenträger im .eml- oder .msg-Format Herunterladen in eine PST-Datei Die Exportfunktion des Import- und Export-Tools ist hilfreich, um eine Gruppe von E-Mails zu exportieren, die bestimmte Suchkriterien erfüllen (z. B. um E-Mails als Hilfsquelle bei einem Rechtsstreit zur Verfügung zu stellen). HINWEIS Beim Exportvorgang wird eine Kopie der E-Mails exportiert. Die Original-E-Mails werden nicht aus den Archivspeichern entfernt. So exportieren Sie E-Mails mithilfe von Import- und Export-Tool: 1. Navigieren Sie zu Start > Programme > GFI Archiver > GFI Archiver Import- und Export-Tool. 2. Klicken Sie im Bereich Daten aus GFI Archiver exportieren auf E-Mails aus GFI Archiver herunterladen. Screenshot 82: E-Mail-Export: Herstellen der Verbindung zu GFI Archiver 3. Gehen Sie im Bereich Anmeldeinformationen wie folgt vor: GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 190 Geben Sie im Feld GFI Archiver-URL die für die Verbindung zu GFI Archiver verwendete URL an. Wählen Sie Als aktueller Benutzer anmelden, um die Anmeldedaten des angemeldeten Benutzers zu ver wenden, oder wählen Sie Andere Anmeldeinformationen verwenden, um für die Anmeldung einen anderen Benutzernamen und ein anderes Kennwort zu verwenden. Klicken Sie auf Verbindung überprüfen, um sicherzustellen, dass mithilfe der angegebenen Anmeld einformationen eine Verbindung zu der GFI Archiver-URL hergestellt werden kann. 4. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Screenshot 83: E-Mail-Export: Suchoptionen 5. Wählen Sie eine der folgenden Suchoptionen: OPTION BESCHREIBUNG Gesamtes Postfach Suchen nach allen E-Mails in einem bestimmten Postfach. E-Mails mit spe zifischen Wörtern Sucht nach E-Mails, die bestimmte Wörter im Betreff, im Textkörper und/oder im Anhang enthalten. E-Mails mit spe zifischen Such kriterien Sucht nach E-Mails, die in einem bestimmten Archivspeicher bzw. in einem bestimmten Postfach gespei chert sind, oder E-Mails, die eine bestimmte Kennzeichnung enthalten. 6. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 191 7. Geben Sie abhängig von dem im vorigen Schritt ausgewählten Suchtyp die Suchkriterien ein: SUCHTYP SUCHKRITERIEN Gesamtes Postfach Postfachsuche Alle E-Mails in Postfächern – Klicken Sie auf die Schaltfläche … (Druchsuchen), und fügen Sie das Postfach hinzu, dessen E-Mails Sie durchsuchen möchten. Nur die ersten 5000 E-Mails abrufen – Die Suche gibt nur die ersten 5000 E-Mails zurück, die den Such kriterien entsprechen. E-Mails mit spezifischen Wörtern Einfache Suche Suche nach – Geben Sie Begriffe ein, nach denen im E-Mail-Betreff und -Text gesucht werden soll. In Anhängen suchen – Aktivieren Sie diese Option, um Anhänge in die Suche einzuschließen. Nur die ersten 5000 Vorkommnisse abrufen – Die Suche gibt nur die ersten 5000 E-Mails zurück, die den Suchkriterien entsprechen. Nur in Postfächern – Die Suche wird nur in bestimmten Postfächern durchgeführt. Klicken Sie auf die Schalt fläche …, um das zu durchsuchende Postfach anzugeben. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 192 SUCHTYP SUCHKRITERIEN E-Mails mit spezifischen Suchkriterien Erweiterte Suche In allen Archivspeichern suchen Suche auf bestimmte Archivspeicher beschränken – Die Suche erfolgt nur in bestimmten Archivspeichern. Klicken Sie auf den Hyperlink, um die zu durchsuchenden Archivspeicher auszuwählen. In Postfächern suchen– Aktivieren Sie diese Option, um in bestimmten Postfächern nach E-Mails zu suchen. Klicken Sie auf die Schaltfläche …, um die zu durchsuchenden Postfächer auszuwählen. Nur die ersten 5000 Vorkommnisse abrufen – Die Suche gibt nur die ersten 5000 E-Mails zurück, die den Suchkriterien entsprechen. Abfragekriterien – Wählen Sie aus der Dropdownliste die Suchkriterien aus, und geben Sie die Bedingung an. Klicken Sie auf , um weitere Kriterien hinzuzufügen. Zu den verfügbaren Bedingungen gehören: Betreff– Mit dieser Option suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Betreffzeile. Absender – Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Anzeigenamen des E-Mail-Absenders an, der in den E-Mails gesucht werden soll. Empfänger – Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Anzeigenamen des E-Mail-Empfängers an, der in den E-Mails gesucht werden soll. BCC – Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Anzeigenamen an, der in den E-Mails gesucht werden soll. Absendedatum– Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum gesendet wurden. Geben Sie ein Datum ein bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie Liegt vor dem, Liegt nach dem oder Ist genau. Empfangsdatum – Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum emp fangen wurden. Geben Sie ein Datum ein bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie Liegt vor dem, Liegt nach dem oder Ist genau. Startdatum – Suchen Sie nach E-Mails, die an, nach oder vor einem bestimmten Datum empfangen wurden. Geben Sie ein Datum ein bzw. wählen Sie ein Datum aus, und wählen Sie Liegt vor dem, Liegt nach dem oder Ist genau. Größe (KB)– Suchen Sie nach E-Mails, die einer bestimmten Größe entsprechen bzw. größer oder kleiner sind. Geben Sie die Größe ein, und wählen Sie Ist größer als, Ist kleiner als und Ist genau. Nachrichten-ID– Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Nachrichten-ID im Header. Geben Sie die Nachrichten-ID ein, bzw. kopieren Sie die Nachrichten-ID der zu suchenden E-Mail. Gesamte E-Mail – Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten in der gesamten E-Mail (ein schließlich Textkörper, Header und Anhängen). Textkörper – Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Nachrichtentext. Anhang – Suchen Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten im Anhang. Ordner– Suchen Sie nach E-Mails, die sich in einem bestimmten Postfachordner befinden. Ordner/Unterordner – Suchen Sie nach E-Mails, die sich in einem bestimmten Unterordner eines Postfachordners befinden. Persönliche Labels – Suchen Sie nach E-Mails mit einer bestimmten Kennzeichnung. Globale Kennzeichnung – Suchen Sie nach E-Mails mit einer globalen Kennzeichnung. Klassifizierungskennzeichnung – Suchen Sie nach E-Mails mit einer Klassifizierungskennzeichnung. Spam-Kennzeichnung – Suchen Sie nach E-Mails, die als Spam gekennzeichnet sind. Enthält Dokument – Suchen Sie nach E-Mails mit Anhängen der folgenden Dateitypen: .txt, .rtf, .htm, .html, .xml, .zip, .pdf, .msg, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .wpd, .wpf, .sxc, .sxd, .sxi, .sxw, .sxg, .stc, .sti, .stw, .stm, .odt, .ott, .odg, .otg, .odp, .otp, .ods, .ots, .odf, .eml, .mht, .xps, .zip. HINWEIS Klicken Sie neben einer Suchbedingung auf , um sie zu entfernen. 8. Klicken Sie auf Suchen, um alle übereinstimmenden E-Mails anzuzeigen. Klicken Sie zum Exportieren der gefundenen E-Mails auf Weiter. HINWEIS Nachdem Sie eine Suche durchgeführt haben, müssen Sie möglicherweise einige E-Mails aus der Trefferliste überprüfen, um sicherzugehen, dass sie die von Ihnen gewünschten Inhalte aufweisen. Doppelklicken Sie auf die anzuzeigende E-Mail. Das GFI MailArchiver-Stapelexport-Tool lädt die E-Mail in einem separaten Fenster. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 193 Screenshot 84: E-Mail-Export: Exportoptionen 9. So wählen Sie die Exportmethode für E-Mails aus: EXPORTOPTION KONFIGURATION Für folgende EMail-Adresse wiederherstellen Wählen Sie diese Option, um E-Mails in ein Postfach zu exportieren. Geben Sie die E-Mail-Adresse an, und wählen Sie die E-Mail-Versandmethode aus: E-Mails als separate Anhänge senden E-Mails als Original senden In Ordner her unterladen Exportiert E-Mails an einen Speicherort auf der Festplatte. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um den Ordner auszusuchen, in den die E-Mails exportiert werden sollen. Wählen Sie das Format aus, wie Sie die E-Mails exportieren möchten (EML- oder MSG-Format). In PST her unterladen Exportiert E-Mails in eine Microsoft Outlook®-PST-Datei. Geben Sie den Pfad ein, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um die PST-Datei auszusuchen, in die die E-Mails exportiert werden sollen. Aktivieren Sie die Option Ordnerstruktur erhalten, um die Ordnerstruktur der exportierten E-Mails beizubehalten. 10. Klicken Sie auf Weiter, um den Exportvorgang zu starten. 11. Wenn der Exportvorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Fertig stellen. HINWEIS Die Dauer des Exportvorgangs hängt von der Menge der zu exportierenden E-Mails ab. 4.5.2 Wiederherstellen von Postfächern Mit dem Tool Mailbox Restore können E-Mails in einem Postfach in Microsoft® Exchange Server wiederhergestellt werden, wenn sie in GFI Archiver-Archivspeichern archiviert wurden. Verwenden Sie beispielsweise die Mailbox GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 194 Restore-Funktion, um E-Mails für gelöschte Postfächer wiederherzustellen. HINWEIS Das Tool Mailbox Restore steht für 32-Bit- und 64-Bit-Architekturen zur Verfügung. Stellen Sie bei Verwendung von MAPI Client/CDO oder der 32-Bit-Version von Microsoft Outlook sicher, dass Sie die 32-Bit-Version von Mailbox Restore verwenden. Verwenden Sie die 64-Bit-Version von Mailbox Restore, wenn Sie die 64-Bit-Version von Microsoft Outlook verwenden. So stellen Sie ein Postfach wieder her: 1. Starten Sie Mailbox RestoreGFI Archiverin der -Programmgruppe das Tool (GFI Archiver > Postfachwiederherstellung). Screenshot 85: Dienstprogramm zur Wiederherstellung von Postfächern 2. Wählen Sie im Feld Aus Postfach wiederherstellen das Postfach aus, dessen E-Mails wiederhergestellt werden sollen. Verwenden Sie für dieses Feld das Format Domäne/Postfach, z. B.: 'MEINEDOMAENE\MMustermann'. 3. Wählen Sie Alle Nachrichten, um alle Nachrichten wiederherzustellen, oder geben Sie jeweils ein „Startdatum“ und ein „Enddatum“ ein, um E-Mails eines bestimmten Zeitraums wiederherzustellen. 4. Geben Sie im Feld In Postfach das Postfach ein, in dem E-Mails wiederherstellt werden sollen. Verwenden Sie für diese Feld nur den Postfachalias ohne den Domänenteil, z. B.: 'MMustermann' 5. Klicken Sie auf Start, um den E-Mail-Wiederherstellungsvorgang zu starten. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 195 HINWEIS Zur Ausführung des Dienstprogramms Mailbox Restore benötigt ein Benutzer folgende Berechtigungen: Zugriff auf E-Mails in GFI Archiver (Quelle), Lese- und Schreibzugriff auf das Microsoft® Exchange Server-Postfach (Ziel), Ausführbare Rechte für den Computer, auf dem GFI Archiver installiert ist Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_MailboxRestorePermissions 4.5.3 Verwenden von GFI Archiver DB Split Tool Teilen Sie mit GFI Archiver DB Split Tool eine GFI Archiver-Datenbank in mehrere kleine Datenbanken für festgelegte Datumsbereiche. Systemanforderungen GFI Archiver 2014 oder höher Microsoft SQL Server® 2005 oder höher (einschließlich SQL Server® Express-Editionen) So verwenden Sie das Tool: 1. Laden Sie das Tool herunter unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_othertools 2. Klicken Sie auf die ausführbare Datei, um das Tool zu öffnen. 3. Konfigurieren Sie auf der Konfigurationsregisterkarte die folgenden Optionen: GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 196 OPTION BESCHREIBUNG SQL Server Wählen Sie den Microsoft SQL Server aus, auf dem sich die GFI Archiver-Datenbank befindet. Datenbank Wählen Sie die in kleinere Datenbanken aufzuteilende Datenbank aus. Bei Verwendung von Microsoft SQL Server wer den die neuen Datenbanken am selben Speicherort erstellt. Wenn Sie Microsoft SQL Server mit Dateisystem ver wenden, geben Sie den Quell- und Zielpfad in den verfügbaren Feldern an. Pfad zu DS Geben Sie den Pfad zu den binären Quelldateien ein, wenn Sie Microsoft SQL Server mit Dateisystem verwenden. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Sie Microsoft SQL Server ohne Dateisystem verwenden. Binärziel Geben Sie den Zielpfad zum binären Zielordner ein, wenn Sie Microsoft SQL Server mit Dateisystem verwenden. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Sie Microsoft SQL Server ohne Dateisystem verwenden. Teilen nach: Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Monatlich Alle zwei Monate Vierteljährlich Halbjährlich Jährlich WICHTIG Stellen Sie sicher, dass GFI Archiver während des Vorgangs nicht mit der Datenbank verbunden ist. Es wird außerdem empfohlen, während des Vorgangs alle Datenbanktools und Anwendungen zu schließen, welche die Datenbank nutzen. Weitere Informationen finden Sie unter „Trennen eines vorhandenen Archivspeichers“ (Seite 124). 4. Klicken Sie auf Start. 5. Das Tool wechselt automatisch zur Registerkarte „Details zum Fortschritt“, um Statusinformationen zu den neu erstellten Datenbanken anzuzeigen. 4.5.4 Verwenden des Tools „SQL-Rohdaten exportieren“ Exportieren Sie mit dem Tool „SQL-Rohdaten exportieren“ Microsoft SQL-Rohdaten in BIX-Dateien. Dieses Tool ist hilfreich, wenn Sie versuchen, Daten im Falle eines Datenbankfehlers wiederzustellen, oder wenn Sie aus Leistungsgründen zwischen einer reinen Microsoft SQL Server-Datenbank und einer Microsoft SQL Server-Datenbank mit Dateisystem wechseln. Das Tool stellt eine Verbindung zu einer vorhandenen Microsoft SQL Server-Datenbank her und liest Rohdaten aus, die in einer BIX-Datei gespeichert werden. HINWEIS Das Tool „SQL-Rohdaten exportieren“ exportiert KEINE Ordnerinformationen Systemanforderungen GFI Archiver 2013 oder höher Microsoft SQL Server® 2005 oder höher (einschließlich SQL Server® Express-Editionen) Rohdaten aus GFI Archiver exportieren So verwenden Sie das Tool: 1. Laden Sie das Tool herunter unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_othertools 2. Klicken Sie auf die ausführbare Datei, um das Tool zu öffnen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 197 3. Konfigurieren Sie auf der Konfigurationsregisterkarte die folgenden Optionen: OPTION BESCHREIBUNG Ausgewählter Server Klicken Sie auf ..., um den Microsoft SQL Server auszuwählen, auf dem sich die GFI Archiver-Datenbank befindet. Geben Sie auch den Benutzernamen und das Kennwort für die Verbindung zur ausgewählten Datenbank an, oder wählen Sie Windows-Authentifizierung, um die Windows-Anmeldeinformationen zu verwenden. Ausgewählte Datenbank Wählen Sie die zu exportierende Datenbank aus. Geben Sie bei Verwendung von Microsoft SQL Server mit Datei system den Quellpfad im Feld Datenbank-DS-Ordner an. DatenbankDS-Ordner Geben Sie den Pfad zu den binären Quelldateien ein, wenn Sie Microsoft SQL Server mit Dateisystem verwenden. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Sie Microsoft SQL Server ohne Dateisystem verwenden. Zielordner für BIX-Dateien Geben Sie den Zielpfad für die exportierten BIX-Dateien ein. WICHTIG Stellen Sie sicher, dass GFI Archiver während des Vorgangs nicht mit der Datenbank verbunden ist. Es wird außerdem empfohlen, während des Vorgangs alle Datenbanktools und Anwendungen zu schließen, welche die Datenbank nutzen. Weitere Informationen finden Sie unter „Trennen eines vorhandenen Archivspeichers“ (Seite 124). 4. Klicken Sie auf Rohdaten exportieren. Exportierte Daten zurück nach GFI Archiver importieren Gehen Sie folgendermaßen vor, um die E-Mails zurück nach GFI Archiver zu importieren: 1. Stellen Sie sicher, dass die Konfiguration für Neue Archivspeichereinstellungen korrekt ist. Weitere Informationen finden Sie unter „Konfigurieren der Neuen Archivspeichereinstellungen“ (Seite 120). 2. Starten Sie movebix.exe folgendermaßen: a. Öffnen Sie auf dem GFI Archiver-Computer die Eingabeaufforderung, und navigieren Sie zum Ordner ...\GFI\Archiver\MAIS\bin GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 198 b. Führen Sie den folgenden Befehl aus: movebix.exe "<source binary path>" "<MAIS pickup folder>" OPTION BESCHREIBUNG Quellbinärpfad Der binäre Ordner des Quellarchivspeichers (der Ordner, in den das Tool die Binärdateien exportiert hat) MAIS-Abhol ordner Der Ordner, den der Import Service auf E-Mails überwacht. Der standardmäßige Pfad ist ..\Archiver\MAIS\Pickup Beispiel: movebix.exe "c:\Export\2014 Jan - Dec" "c:\Program Files\GFI\Archiver\MAIS\Pickup" HINWEIS Stellen Sie sicher, dass die zuvor exportierte Datenbank entweder getrennt oder mit der Option Keine weiteren Elemente in diesem Archivspeicher archivieren versehen ist. Weitere Informationen finden Sie unter „Verwalten von Archivspeichern“ (Seite 118). 4.5.5 Verwenden des Portänderungs-Tools Mithilfe des Portänderungs-Tools können Sie Portkonflikte auf dem Server überprüfen, auf dem GFI Archiver installiert ist. Außerdem ermöglicht das Tool, Fernzugriffsports schnell und einfach zu ändern. WICHTIG Nach der Aktualisierung einer früheren Version von GFI Archiver werden Portnummern auf ihre Standardeinstellungen zurückgesetzt, und Sie müssen das Portänderungs-Tool erneut ausführen. Screenshot 86: Benutzeroberfläche des Portänderungs-Tools So verwenden Sie das Portänderungs-Tool: 1. Starten Sie das Tool über Programme > GFI\MailArchiver > Tools > PortChange, und klicken Sie auf PortChange.exe. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 199 HINWEIS Gelb hinterlegte Felder weisen auf schreibgeschützte Inhalte hin, die nicht geändert werden können. 2. Klicken Sie auf Portkonflikt überprüfen, um auf Ihrem Computer Ports ausfindig zu machen, die von einer anderen Anwendung verwendet werden. Während dieses Vorgangs hält das Tool GFI Archiver-Dienste an und startet sie anschließend wieder. Wenn ein Konflikt erkannt wird, wird die Konflikt verursachende Portnummer rot hervorgehoben. Ports, die keine Konflikte verursachen, werden grün dargestellt. 3. Geben Sie im Feld Ändern zu einen neuen Wert für den Port ein, den Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie anschließend auf Portänderung(en) übernehmen. Das Tool prüft mit dem neu eingegebenen Wert erneut auf Portkonflikte und übernimmt die Änderungen. 4. (Optional) Wenn Sie Standardportnummern auf dem GFI Archiver-Computer wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Zurücksetzen und anschließend auf Portänderung(en) übernehmen. 4.5.6 Verwenden des GFI Archiver Authentication Tool Die GFI Archiver-Weboberfläche verwendet standardmäßig die Windows-Authentifizierung beim Authentifizieren von Benutzern. GFI Archiver unterstützt auch die formularbasierte Authentifizierung. Bei Verwendung der Windows-Authentifizierung wird ein Benutzer, der die Weboberfläche öffnet, automatisch angemeldet, wenn dies auf einem Computer geschieht, der bereits mit dem Netzwerk authentifiziert ist. Mit der formularbasierten Authentifizierung zeigt der Internetbrowser jedes Mal ein Anmeldefenster an, das die Anmeldeinformationen abfragt. Diese Authentifizierungsmethode zeigt außerdem eine Abmeldeschaltfläche, um sich von der Anwendung abzumelden. Die formularbasierte Authentifizierung wird normalerweise verwendet, wenn Benutzer eine Verbindung mit GFI Archiver außerhalb Ihrer lokalen Domäne (wie z. B. im Internet) herstellen. Mit dem GFI Archiver Authentication Tool können Sie von der Windows-basierten Authentifizierung zur formularbasierten Authentifizierung wechseln. HINWEIS Das GFI Archiver Authentication Tool steht nur in GFI Archiver 2013 oder höher zur Verfügung. Bei früheren Versionen können Sie die Authentifizierungsmethode manuell ändern. Weitere Informationen finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_AuthenticationTool. So verwenden Sie das GFI Archiver Authentication Tool: 1. Öffnen Sie den GFI Archiver-Installationsordner, und suchen Sie unter \Tools\ChangeAuthentication\ die folgende ausführbare Datei: GFIChangeAuthenticationTool.exe 2. Doppelklicken Sie auf die ausführbare Datei, um das Tool zu öffnen. 3. Das GFI Archiver Authentication Tool zeigt den aktuell konfigurierten Modus an. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ändern“, um in den anderen Modus zu wechseln. 4. Schließen und öffnen Sie Ihren Internetbrowser nach dem Wechsel des Authentifizierungsmodus, um die BrowserCookies zu löschen. 4.6 Deinstallationsinformationen So deinstallieren Sie GFI Archiver: 1. Klicken Sie auf Start > Systemsteuerung > Programme > Programm deinstallieren. 2. Wählen Sie GFI Archiver aus der Liste aus, und klicken Sie auf Deinstallieren. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 200 3. Wenn die Meldung Sind Sie sicher, dass Sie GFI Archiver deinstallieren möchten? angezeigt wird, klicken Sie auf Ja. 4. Klicken Sie nach Abschluss auf Fertig stellen. GFI Archiver 4 Konfigurieren von GFI Archiver | 201 5 Fehlerbehebung und Support 5.1 Einführung Dieser Abschnitt enthält Informationen zur Lösung von Problemen, die bei der Verwendung dieses Produkts auftreten können. Die wichtigsten verfügbaren Informationsquellen zum Lösen dieser Probleme sind die folgenden: Dieses Handbuch Artikel aus der GFI Knowledge Base Webforum Technischer Support von GFI 5.2 GFI Knowledge Base GFI Software Ltd pflegt ein umfangreiches Knowledge Base-Repository, in dem Lösungen für die häufigsten Probleme beschrieben sind. GFI Knowledge Base enthält immer die aktuelle Liste der Fragen, die an den technischen Support gerichtet wurden, sowie die neuesten Patches. Wenn die Informationen in dieser Anleitung nicht ausreichen, um Ihre Probleme zu lösen, sehen Sie bitte unter GFI Knowledge Base nach. 5.3 Webforum Über das GFI-Webforum erhalten Sie technischen Support von Benutzer zu Benutzer. 5.4 Technischen Support anfragen Wenn Sie mit keiner der oben angegebenen Ressourcen Ihre Probleme beheben können, wenden Sie sich bitte an das technische Supportteam von GFI. Füllen Sie dazu ein Online-Support-Formular aus, oder rufen Sie an. Online: Füllen Sie das Formular für technischen Support aus, und folgen Sie den Anweisungen auf dieser Seite, um Ihre Supportanfrage zu übermitteln. Telefon: Die korrekte Telefonnummer des technischen Supports für Ihre Region finden Sie auf unserer Website. HINWEIS Halten Sie bitte Ihre Kundennummer bereit, wenn Sie sich an den technischen Support wenden. Ihre Kundennummer entspricht der Online-Kontonummer, die Sie bei der ersten Registrierung Ihrer Lizenzschlüssel im GFI Kundenbereich erhalten haben. Für die Beantwortung Ihrer Anfrage benötigt GFI in Abhängigkeit von Ihrer Zeitzone maximal 24 Stunden. 5.5 Dokumentation Wenn diese Anleitung Ihren Erwartungen nicht entspricht oder Sie der Meinung sind, dass die Dokumentation verbessert werden kann, senden Sie uns bitte eine E-Mail an: [email protected]. GFI Archiver 5 Fehlerbehebung und Support | 202 5.6 Probleme bei der Installation PROBLEM BESCHREIBUNG Bei der Installation von GFI Archiver wird eine der folgenden Fehlermeldungen angezeigt: Fehler 1720. Bei diesem Windows®-Instal lationspaket liegt ein Problem vor. Ein zum Abschließen dieser Installation benötigtes Skript konnte nicht gestartet werden. Setzen Sie sich mit dem Support oder dem Anbieter des Pakets in Verbindung. Installations-Engine konnte vom Setup nicht gestartet werden: Zugriff verweigert. Fehler bei der Installation von Ikernel.exe, Zugriff verweigert. 1. Deaktivieren Sie die Echtzeitprüfung von Virenschutzprogrammen oder ande rer Software, die Ihren Computer in Echtzeit überprüft. 2. Stellen Sie sicher, dass keine Software installiert ist, die Dateien automatisch aus dem TEMP-Verzeichnis entfernt. 3. Melden Sie sich auf dem Computer mit dem Konto des Domänenadministrators an. 4. Laden Sie hier die aktuellste Version von Windows® Scripting Host & Windows Installer für Ihr Windows-Betriebssystem herunter, und installieren Sie es: http://go.gfi.com/?pageid=mar_msdownloadcenter 5. Überprüfen Sie, ob die folgenden Windows®-Technologien ordnungsgemäß installiert und nicht beschädigt sind: Windows® Management Instrumentation (WMI) Windows® Installer Microsoft .NET Framework Microsoft Data Access Components (MDAC) 6. Überprüfen Sie, ob die folgenden Systembibliotheken unter <Windows\System32> ordnungsgemäß registriert sind: Oleaut32.dll urlmon.dll ole32.dll Actxprxy.dll Scrrun.dll Browseui.dll Mshtml.dll Shdocvw.dll Shell32.dll Gehen Sie wie folgt vor, um eine Bibliothek bei einem Betriebssystem zu registrieren: 1. Klicken Sie auf Start, und wählen Sie Ausführen. 2. Geben Sie „cmd.exe“ ein, und drücken Sie die Eingabetaste. 3. Geben Sie „regsvr32 <Pfad & Dateiname der dll>“ ein. Beispiel: ‘regsvr32 c:\windows\system32\urlmon.dll’ 4. Legen Sie die Installationsdatei in einem temporären Verzeichnis (z. B. C:\temp) auf dem Computer ab, auf dem Sie das GFI-Produkt installieren. 5. Überprüfen Sie außerdem die DCOM (Distributed Component Object Model)-Genehmigungen. Erläuterungen hierzu finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_DCOMpermissions Bei der Installation wird folgende Fehlermeldung angezeigt: Der Assistent wurde unterbrochen, bevor die Installation von GFI Archiver fertig gestellt werden konnte. Ihr System wurde nicht verändert. Um die Installation zu einem anderen Zeitpunkt abzu schließen, führen Sie das Setup erneut aus. Der Assistent wurde unterbrochen, bevor die Installation von GFI Archiver fertig gestellt werden konnte. GFI Archiver Ursache: Windows Scripting Host (WSH) ist veraltet oder beschädigt. Lösung: Installieren Sie die neuste Version von Windows® Scripting Host (WSH), und starten Sie den Computer neu. WSH kann von folgender URL-Adresse heruntergeladen werden: http://go.gfi.com/?pageid=mar_wshdownload 5 Fehlerbehebung und Support | 203 PROBLEM BESCHREIBUNG Wenn Sie mithilfe des Nachin stallationsassistenten ein Journalpostfach ein richten, erhalten Sie die Fehlermeldung, dass die AutoErmittlung nicht funktioniert. Ursache: NetBios über TCP (NetBT) ist deaktiviert. Lösung: 1. Starten Sie die Eingabeaufforderung, und führen Sie die folgenden Befehle aus: Nettoansicht Nettoansicht/Domäne:IhrDomänenname 2. Wenn dadurch kein Ergebnis erzielt wird, ist Netbios über TCP wahrscheinlich auf Ihrer Netzwerkkarte und/oder den anderen Computern in Ihrem Netzwerk deaktiviert. 3. Führen Sie auf dem GFI Archiver Computer folgende Schritte aus: Wählen Sie Eigenschaften der LAN-Verbindung > TCP/IP-Eigen schaften > Schaltfläche „Erweitert“ > Registerkarte „WINS“, und aktivieren Sie Netbios über TCP/IP. Wenn Standard...aus dem DHCP... eingestellt ist, ändern Sie die Ein stellung zu Testzwecken in Aktivieren.... 4. Geben Sie in der Eingabeaufforderung den Befehl Nettoansicht ein. Wenn Sie noch immer die Meldung Die Liste enthält keine Einträgeangezeigt bekommen, wechseln Sie an einen anderen Computer im selben Subnetz, und aktivieren Sie Netbios über TCP/IP, wie Sie es auf dem GFI Archiver-Computer getan haben, und wiederholen Sie den Test. 5. Wenn dies funktioniert, und Netbios auf Standard...aus dem DHCP... eingestellt wurde, müssen Sie diese Einstellung auf Ihrem DHCP-Server so ändern, dass sie für andere Computer im Netzwerk aktiviert ist. 6. Wenn das oben Genannte funktioniert, fällt Ihnen unter Umständen auf, dass Sie nur Hosts im lokalen Subnetz von GFI Archiver schließen können. Das liegt daran, dass in Ihrem Netzwerk kein WINS-Server vorhanden ist. NetBT verwendet Rundschreiben für das lokale Subnetz, aber diese Rundschreiben gehen normalerweise nicht über Router hinaus. Dafür benötigen Sie einen WINS-Server. Nach dem Upgrade von GFI MailArchiver 6.4 lädt GFI Archiver nicht. GFI Archiver Das Upgrade von GFI MailArchiver 6.4 wird unterstützt, aber während des Upgrades wird auf einen alten Pfad verwiesen, der nicht mehr verwendet wird (*/mailarchiver/main.aspx). Nachdem die Browser-Caches geleert wurden, lädt GFI Archiver ohne Probleme. Weitere Informationen finden Sie in folgendem Artikel: http://go.gfi.com/?pageid=mar_upgrade_from_mar6.4 5 Fehlerbehebung und Support | 204 5.7 Allgemeine Probleme PROBLEM BESCHREIBUNG GFI Archiver kann beim Laden der Weboberfläche in Windows® Server 2008 Benutzer nicht authen tifizieren. Ursache: Das Problem wird durch die Verwendung der Formularauthentifizierung und die Installation von HTTP-Fehlermodulen in IIS ®7 verursacht. Lösung 1: Deinstallieren Sie das HTTP-Fehlermodul. Lösung 2: Entfernen Sie die HTTP-Fehler aus dem virtuellen Verzeichnis von GFI Archiver: 1. Entsperren Sie das benutzerdefinierte Fehlermodul auf dem Server. a. Wählen Sie im IIS ®-Manager den Server aus. b. Doppelklicken Sie auf das Symbol Module, und wählen Sie CustomErrorModule aus. c. Klicken Sie im Bereich Aktionen auf Entsperren. 2. Entfernen Sie das benutzerdefinierte Fehlermodul aus dem virtuellen Verzeichnis von GFI Archiver. a. Wählen Sie das virtuelle Verzeichnis von GFI Archiver aus. b. Wählen Sie CustomErrorModule. c. Klicken Sie im Aktionsbereich auf Entfernen und dann zur Bestätigung auf JA. Beim Laden von GFI Archiver wird im Browser eine leere Seite, HTML-Code oder Anleitungen zum Her unterladen von .aspx-Dateien angezeigt Ursache: ASP.NET ® ist nicht beim IIS ®-Webserver registriert. Lösung: Registrieren Sie ASP.NET ®: 1. Ändern Sie in der Befehlszeile das Verzeichnis wie folgt: 32 Bit-Computer: <Windows-Ver zeichnis>\Microsoft.NET\Framework\<Versionsnummer>\ 64 Bit-Computer: <Windows-Ver zeichnis>\Microsoft.NET\Framework64\<Versionsnummer>\ 2. Geben Sie aspnet_regiis.exe -i ein, und drücken Sie die Eingabetaste. GFI Archiver 5 Fehlerbehebung und Support | 205 PROBLEM BESCHREIBUNG GFI Archiver kann beim Laden der Weboberfläche nicht authentifiziert werden: Fehler 401. Ursache: Dieser Fehler tritt auf, wenn die IIS ®-Authentifizierungsmethode auf dem GFI Archiver-Server nicht korrekt konfiguriert ist. Lösung: Überprüfen Sie die verwendete IIS ®-Authentifizierungsmethode. IIS® 6 1. Wählen Sie Start > Programme > Verwaltung > Internetinformationsdienste (IIS®)-Manager. 2. Erweitern Sie <web server name> > Websites > Standardwebsite, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Archiver, und wählen Sie Eigenschaften. 3. Wählen Sie die Registerkarte Verzeichnissicherheit, und klicken Sie in unter „Authentifizierung und Zugriffssteuerung“ auf Bearbeiten. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anonymen Zugriff aktivieren. 5. Wählen Sie im Bereich Authentifizierter Zugriff die gewünschte Authentifizierungsmethode aus. Die Option Integrierte WindowsAuthentifizierung wird empfohlen. 6. Klicken Sie zweimal auf OK, und schließen Sie den Internetinformationsdienste (IIS ®)-Manager. IIS® 7 1. Wählen Sie Start > Programme > Verwaltung > Internetinformationsdienste (IIS®)-Manager. 2. Erweitern Sie <Name des Webservers>> Sites > Standardwebsite, und wählen Sie Archiver. 3. Doppelklicken Sie in der Funktionsansicht auf Authentifizierung. 4. Klicken Sie auf Anonyme Authentifizierung, und wählen Sie im rechten Bereich Aktivieren aus. 5. Wählen Sie im rechten Bereich die gewünschte Authentifizierungsmethode aus, und klicken Sie auf Aktivieren. Die Option Windows-Authentifizierung wird empfohlen. 6. Schließen Sie den Internetinformationsdienste (IIS ®)-Manager. GFI Archiver 5 Fehlerbehebung und Support | 206 PROBLEM BESCHREIBUNG GFI Archiver kann beim Laden der Weboberfläche nicht authentifiziert werden: Fehler 4000. Ursache: Dieser Fehler tritt auf, wenn auf dem GFI Archiver-Server eine andere Anwendung installiert ist, die eventuell dieselben Ports wie GFI Archiver verwendet. Lösung: Stellen Sie sicher, dass die von GFI Archiver verwendeten Ports nicht von einer anderen Software verwendet werden: 1. Starten Sie auf dem GFI Archiver-Server die Eingabeaufforderung. 2. Geben Sie Folgendes in die Befehlszeile ein: netstat -abn >C:\netstat.txt. Daraufhin wird im Verzeichnis C:\ eine Textdatei mit dem Namen „netstat.txt“ erstellt. 3. Öffnen Sie die Datei netstat.txt, und suchen Sie in der Spalte Proto nach folgenden Einträgen: TCP 0.0.0.0: 8014 - [MArc.Core.exe] TCP 0.0.0.0: 8017 - [MArc.Core.exe] TCP 0.0.0.0: 8018 - [MArc.Store.exe] TCP 0.0.0.0: 8019 - [MArc.Search.exe] TCP 0.0.0.0: 8020 - [MArc.MAIS.exe] Wenn ein Port nicht mit einer ausführbaren Datei übereinstimmt, muss die ausführbare Datei von GFI Archiver für die Verwendung eines anderen Ports konfiguriert werden. So ändern Sie einen Standardport: 1. Wählen Sie Start > Ausführen, und geben Sie services.msc ein. 2. Beenden Sie alle GFI Archiver-Dienste. 3. Navigieren Sie zum Installationsordner von GFI Archiver, und erstellen Sie eine Sicherungskopie der folgenden Dateien: ..\Core\bin\MArc.Core.Remoting.exe.config ..\Core\bin\MArc.UMPolling.ExPolling.exe.config ..\Core\bin\Marc.Core.exe.config ..\Core\bin\Marc.Core.Remoting.exe.config ..\Mais\bin\MArc.MAIS.Remoting.exe.config ..\Mais\bin\MArc.MAIS.exe.config ..\Search\bin\MArc.Search.Remoting.exe.config ..\Search\bin\MArc.Search.exe.config ..\Store\bin\MArc.Store.Remoting.exe.config ..\Store\bin\MArc.Store.exe.config ..\ASPNET\remoting.config 4. Öffnen Sie jede .config-Datei aus Schritt 3 in einem Texteditor, suchen Sie nach der zu ändernden Portnummer, und ersetzen Sie sie durch eine neue Portnummer. Beispiel: Suchen Sie nach 8017, und ersetzen Sie die Nummer durch 8117. HINWEIS: Achten Sie darauf, dass die neue Port-Nummer nicht durch eine andere Anwendung belegt ist. 5. Wenn Sie die Änderungen an der .config-Datei vorgenommen haben, speichern Sie die Datei mit dem Zeichensatz UTF-8. 6. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen. 7. Wenn alle .config-Dateien aktualisiert sind, starten Sie die in Schritt 2 angehaltenen Dienste für GFI Archiver neu. 8. Wiederholen Sie den Test mit „netstat“ in der Befehlszeile, um zu überprüfen, ob GFI Archiver jetzt die neuen Ports verwendet. GFI Archiver 5 Fehlerbehebung und Support | 207 PROBLEM BESCHREIBUNG Beim Verschieben von E-Mails aus dem Ordner „Gesen dete Objekte“ des Microsoft® Exchange-Postfachs in einen anderen Ordner wird diese Verschiebung in der Ordnerstruktur von GFI Archiver nicht repliziert. Ursache: Dieses Verhalten tritt auf, wenn der Exchange-Cache-Modus bei den Microsoft Outlook®-Kontoeinstellungen des Benutzers aktiviert ist. Weitere Informationen zum Exchange-Cache-Modus finden Sie hier: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_CachedExchangeMode Lösung: Deaktivieren Sie den Exchange-Cache-Modus von Microsoft Outlook® wie folgt: Microsoft Outlook® 2003 1. Klicken Sie auf Extras > E-Mail-Konten. 2. Wählen Sie Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten, und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie das Postfachkonto von Microsoft® Exchange Server, und klicken Sie auf Ändern. 4. Deaktivieren Sie die Option Exchange-Cache-Modus verwenden, und klicken Sie auf Weiter. 5. Klicken Sie auf OK und auf Fertig stellen. 6. Starten Sie Microsoft Outlook® neu, um die Änderungen zu übernehmen. Microsoft Outlook® 2007 1. Klicken Sie auf Extras >Kontoeinstellungen. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte E-Mail das Postfachkonto von Microsoft® Exchange Server, und klicken Sie auf Ändern. 3. Deaktivieren Sie die Option Exchange-Cache-Modus verwenden, und klicken Sie auf Weiter. 4. Klicken Sie auf OK und auf Fertig stellen. 5. Starten Sie Microsoft Outlook® neu, um die Änderungen zu übernehmen. HINWEIS: Diese Lösung trifft nur auf E-Mails zu, die nach Deaktivierung des Exchange-Cache-Modus archiviert wurden. Beim Öffnen von E-Mails oder E-Mail-Anhängen über die Benutzeroberfläche von GFI Archiver tritt einer der folgenden Fehler auf: Ein Webfehler wird mit dem Hinweis gemeldet, dass der heruntergeladene Anhang beschädigt sei. Der heruntergeladene Anhang wird im Internet Explorer ® und nicht mit der Standardanwendung geöffnet. GFI Archiver Ursache: Dieser Fehler kann auftreten, wenn ein Webfilter zwischen GFI ArchiverServer und Outlook Connector installiert ist und HTTP-Anforderungen blockiert. Lösung: Konfigurieren Sie den Webfilter so, dass der gesamte HTTP-Verkehr vom GFI Archiver-Sever zugelassen wird. Stellen Sie sicher, dass die IP-Adresse, der NETBIOS-Name und der DNS-Name des GFI Archiver-Servers nicht durch den Webfilter blockiert sind. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_WebFiltering 5 Fehlerbehebung und Support | 208 PROBLEM BESCHREIBUNG E-Mails werden nicht archiviert, sie verbleiben im Exchange-Journalpostfach, oder in der Archivspei cherzusammenfassung wird angezeigt, dass E-Mails nicht archiviert wurden. Ursache: GFI Archiver könnte die Archivierung von E-Mails aus mehreren Gründen beenden, darunter u. a.: fehlerhafte Konfiguration, veraltetes Datenbankschema, große Datenbanken, große E-Mails im Journalpostfach oder Störungen durch Anti-Virus- und Sicherungssoftware von Drittanbietern. Lösung: Fehlerbehebung mithilfe einer der folgenden Methoden: Schritt 1: So bestätigen Sie, dass E-Mails nicht archiviert werden sollen: 1. Navigieren Sie zu Konfiguration > Archivspeicher. 2. Klicken Sie auf den aktiven Archivspeicher, um ihn zu markieren, und klicken Sie auf Zusammenfassung. 3. Aktivieren Sie die Option Letzte E-Mail archiviert am Schritt 2: So bestätigen Sie, dass sich GFI Archiver mit dem Journalpostfach verbinden kann und die Verbindung aktiv ist: 1. Navigieren Sie zu Konfiguration > Zu archivierende Mailserver. 2. Wählen Sie das angezeigte Journalingpostfach aus, klicken Sie anschließend auf Bearbeiten, und schließen Sie die restlichen Schritte des Assistenten ab, um zu überprüfen, ob der Test erfolgreich war. 3. Stellen Sie sicher, dass das Journalpostfach auf Aktiv eingestellt ist. Schritt 3: So bestätigen Sie, dass sich GFI Archiver mit der BackendDatenbank verbinden kann. 1. Navigieren Sie zu Konfiguration > Archivspeicher. 2. Wählen Sie einen aktiven Archivspeicher aus, und klicken Sie auf Bearbeiten. 3. Schließen Sie die restlichen Schritte des Assistenten ab, und überprüfen Sie, ob der Test erfolgreich war. HINWEIS Wenn Sie MS SQL verwenden, empfehlen wir die Verwendung des SAKontos. Schritt 4: So überprüfen Sie, ob in den Abhol- und Warteordnern E-Mails vorhanden sind: 1. Gehen Sie zu ....\GFI\Archiver\Core\Pickup, und suchen Sie nach ausstehenden E-Mails. 2. Öffnen Sie ....\GFI\Archiver\Core\Queue, und prüfen Sie auf ausstehende E-Mails. Schritt 5: So bestätigen Sie, dass die Größe der aktiven Archivspeicherdatenbanken das empfohlene Größenlimit nicht überschreitet: 1. Navigieren Sie zu Konfiguration > Archivspeicher. 2. Klicken Sie auf den aktiven Archivspeicher, um ihn zu markieren, und klicken Sie auf Zusammenfassung. 3. Überprüfen Sie, ob die Datenbankgröße (auf der Festplatte) die folgenden Werte nicht überschreitet: GFI Archiver-Datenbank (Firebird) – 2 GB Microsoft SQL Server – 40 GB Microsoft SQL Express 2005 – 4 GB Microsoft SQL Express 2008 R2 – 10 GB Schritt 6: So überprüfen Sie, ob die Firewall auf dem GFI ArchiverComputer Microsoft SQL Server nicht blockiert: Weitere Informationen finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_FirewallSettings GFI Archiver 5 Fehlerbehebung und Support | 209 PROBLEM BESCHREIBUNG Wenn ein Benutzer erstmalig versucht, auf die GFI Archiver-Weboberfläche zuzugreifen, ist der erste Ladevorgang langsam. Ursache: Wenn ein Benutzer versucht, zum ersten Mal über einen Internetbrowser die Weboberfläche von GFI Archiver aufzurufen, lädt IIS GFI Archiver im Hintergrund. Das erste Laden kann einige Zeit in Anspruch nehmen und vom Benutzer als ein Leistungsproblem gedeutet werden. Lösung: Informationen zur Lösung dieses Problems finden Sie im folgenden Artikel: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_SpeedUpWebUI 5.8 Probleme beim Importieren und Exportieren PROBLEM BESCHREIBUNG 1. Fehlermeldung beim Impor tieren/Exportieren: „Der GFI Archiver-Import Ser vice ist nicht aktiv” Ursache: Der GFI Archiver-Import Service wurde angehalten. Lösung: Stellen Sie sicher, dass der GFI Archiver-Import Service gestartet wird: 1. Wählen Sie Start > Ausführen, geben Sie services.msc ein, und drücken Sie die Eingabetaste. 2. Stellen Sie sicher, dass der GFI Archiver-Import Service gestartet wird. Ist dies nicht der Fall, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dienst, und wählen Sie Start. 2. Fehlermeldung beim Impor tieren/Exportieren: „Der Exportvorgang wurde angehalten, da für den GFI Archiver-Import Ser vice keine Datenbanken konfiguriert sind.” Ursache: In der Konfiguration von GFI Archiver-Import Service sind keine Datenbanken konfiguriert. Lösung: Stellen Sie sicher, dass es sich bei dem im Rahmen des GFI Archiver-Import Service konfigurierten GFI Archiver-Archivspeicher nicht um einen schreibgeschützten Archivspeicher handelt: 1. Wählen Sie in GFI Archiver den Knoten Archivspeicher aus. 2. Klicken Sie neben dem in GFI Archiver-Import Service konfigurierten Archivspeicher auf das Symbol Einstellungen bearbeiten. 3. Achten Sie darauf, dass die Option Weitere Archivierung in diesem Archivspeicher verhindern deaktiviert ist. 3. Fehlermeldung beim Impor tieren/Exportieren: „Die Anzahl der Dateien in der Warteschlange ist zu groß. Exportvorgänge wurden gestoppt, damit der GFI ArchiverImport Service Zeit hat, das E-Mail-Backlog zu verarbeiten.” Ursache: GFI Archiver kann keine E-Mails in den Datenbanken archivieren. Hierdurch sammeln sich die E-Mails im Abholordner<GFI\Archiver\MAIS\Pickup>. Wenn die Anzahl der E-Mails in diesem Ordner 300 erreicht, stoppt das GFI PST Export-Tool die Verarbeitung. Lösung: Überprüfen Sie, ob sich im Abholordner<\GFI\Archiver\MAIS\Pickup> mehr als 300 Dateien befinden. Wenn dies der Fall ist, kann dies möglicherweise darauf hinweisen, dass keine E-Mails in den Archivspeicher geladen werden. 1. Stellen Sie sicher, dass das GFI Archiver-Verzeichnis von einer Echtzeitsicherung und/oder von einer Virenprüfung ausgeschlossen ist. 2. Stellen Sie sicher, dass GFI Archiver über eine stabile Verbindung zur Datenbank verfügt, und dass genügend Ressourcen für die Auslastung verfügbar sind. 3. Setzen Sie bei SQL-Server ®-Datenbanken die Einstellungen für das automatische Wachstum von Daten und Transaktionsprotokolldateien auf einen festen Wert in MB anstatt auf einen Prozentsatz. Empfohlene Werte sind 10 MB für Transaktionsprotokolle und 100 MB für die Datendateien. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Option für Daten- und Transaktionsdateien auf „Unbeschränkt vergrößerbar“ eingestellt ist. 4. Sorgen Sie dafür, dass auf dem Server, auf dem der GFI Archiver-Import Service ausgeführt wird, genügend Speicherplatz vorhanden ist. GFI Archiver 5 Fehlerbehebung und Support | 210 PROBLEM BESCHREIBUNG 4. Fehlermeldung beim Impor tieren/Exportieren: „Viele E-Mails haben ein Datum, das nicht mit den in der Datenbank kon figurierten Datumsbereichen übereinstimmt. Exportvorgänge sind auf unbestimmte Zeit gestoppt. Schlagen Sie im Handbuch für die Feh lerbehebung nach.” Ursache 1: In der Konfiguration von GFI Archiver-Import Service sind keine Datenbanken konfiguriert, die mit dem Datum einiger E-Mails übereinstimmen. Solche EMails können in keiner Datenbank gespeichert werden. Sie werden daher im Ordner <\GFI\Archiver\MAIS\Unclassified> gespeichert. Wenn die Anzahl der EMails in diesem Ordner 500 erreicht, stoppt der Assistent für die E-MailExtrahierung die Verarbeitung. Lösung 1: Gehen Sie zum Ordner „Unclassified“. Wenn E-Mails in diesem Ordner nicht archiviert werden müssen, können Sie diese löschen. GFI Archiver Import Service setzt automatisch die Ver arbeitung anderer E-Mails fort. Gehen Sie wie folgt vor, wenn E-Mails in diesem Ordner archiviert werden müssen: 1. Bestimmen Sie den Datumsbereich der nicht klassifizierten E-Mails. HINWEIS: Um das genaue Datum der E-Mail zu bestimmen, öffnen Sie die .eml-Datei im Ordner „Unclassified“, und schauen Sie in den Header der E-Mail. 2. Ändern Sie den Datumsbereich der Archivspeicher der GFI Archiver-Import Service-Konfiguration, oder erstellen Sie einen neuen Archivspeicher, der den Datumsbereich umfasst. HINWEIS: Anleitungen zum Einstellen des Datums von Archivspeichern finden Sie im Abschnitt Konfigurieren des GFI Archiver-Import Service im entsprechenden Szenario des Kapitels „Importieren und Exportieren von E-Mails“ in diesem Handbuch. 3. Verschieben Sie E-Mails aus dem Ordner „Unclassified“ in den Ordner <\GFI\Archiver\MAIS\Queue>. 4. Der Import Service fährt automatisch mit der Archivierung der E-Mails fort. HINWEIS: Weitere Informationen und Anleitungen zu EMails im Ordner „Unclassified“ finden Sie im Kapitel Nicht klassifizierte E-Mails in einem der entsprechenden Szenarien im Kapitel „Importieren und Exportieren von EMails“ in diesem Handbuch. Weitere Informationen zu dieser Lösung finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ImportExportDateRange Ursache 2: Spam-E-Mails werden oft mit beschädigten Kopfzeilen versendet, weshalb der GFI Archiver-Import Service das Empfangsdatum für solche E-Mails nicht bestimmen kann. Diese E-Mails befinden sich im Ordner „Unclassified“ mit einem nicht korrekten Datum. Lösung 2: Es wird empfohlen, solche E-Mails aus dem Ordner „Unclassified“ zu löschen. GFI Archiver 5 Fehlerbehebung und Support | 211 PROBLEM BESCHREIBUNG 5. Beim Exportieren von PST-Dateien wird fol gende Fehlermeldung angezeigt: „Entweder ist kein Standard-E-Mail-Programm vorhanden, oder das aktuelle E-Mail-Programm kann die Mes saging-Anfrage nicht erfüllen. Starten Sie Micro soft Outlook®, und legen Sie es als Standard-EMail-Programm fest.” Ursache: Um E-Mails aus einer PST-Datei mit dem GFI PST-Exchange-E-Mail-Export-Tool zu exportieren, muss Microsoft Outlook® 2003 oder höher auf demselben Computer installiert sein. Lösung: Installieren Sie Microsoft® Office 2003 oder höher. HINWEIS Um während der Exportvorgangs eine optimale Leistung zu erzielen, empfehlen wir, die neueste Version von Microsoft Outlook zu verwenden, indem Sie sicherstellen, dass auf Ihrem Computer das neueste Microsoft Office Service Pack installiert ist. 6. Bei der Verwendung von GFI Archiver PSTExchange-E-Mail-Export werden folgende Feh lermeldungen angezeigt: „Postfach konnte mit den aktuellen Zugangsdaten nicht geöffnet wer den.”„Zugriff verweigert.“„Ordner konnten nicht aufgelistet werden.”„Auf das ausgewählte Post fach kann nicht zugegriffen werden. Prüfen Sie Ihre Zugangsdaten.“ Ursache: Das GFI Archiver PST-Exchange-E-Mail-Export-Tool verwendet die Zugangsdaten des angemeldeten Benutzers, wenn es direkt auf dem Microsoft® Exchange Server-Computer ausgeführt wird. Wenn das GFI Archiver PSTExchange-E-Mail-Export-Tool auf einem anderen Computer als dem Microsoft Exchange Server-Computer ausgeführt wird, müssen Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort angeben. In beiden Fällen benötigt dieses Konto in den Postfächern, von denen E-Mails extrahiert werden sollen, „SendAs“- und „ReceiveAs“-Berechtigungen. Lösung: Weitere Anweisungen zur Behebung dieses Problems finden Sie unter http://go.gfi.com/?pageid=MAR_ImportExportCredentials. 5.9 Probleme mit Outlook® Connector PROBLEM BESCHREIBUNG Outlook Connector zeigt in Microsoft Outlook® unmittelbar nach der Installation ein Warnzeichen an. Ursache: Dieses Verhalten ist normal. Nach der Installation von Outlook Connector müssen die E-Mails noch mit GFI Archiver synchronisiert werden. GFI Archiver 5 Fehlerbehebung und Support | 212 PROBLEM BESCHREIBUNG Outlook Connector synchronisiert und behält nur EMails, die nicht älter als 365 Tage sind. Ursache: Standardmäßig synchronisiert und behält Outlook Connector nur E-Mails, die nicht älter als 365 Tage sind. Lösung: Sie können das Standardverhalten ändern, indem Sie einen bestimmten Schlüssel in der Konfigurationsdatei „GeneralSettings.xml“ ändern: 1. Schließen Sie Microsoft Outlook®, und gehen Sie zu: Unter Windows® XP und früher: <c:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Unter Windows® Vista: <c:\Users\userA\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Öffnen Sie die Datei „GeneralSettings.xml“ mit einem Texteditor. 3. Suchen Sie das Element „SynchronizeDaysSpan“, und ändern Sie den Wert von 365 (Standard) auf die Anzahl der Tage, die E-Mails in Outlook® Connector angezeigt werden sollen. Beispiel: Um E-Mails aus den letzten fünf Jahren anzuzeigen, müssen Sie Folgendes angeben: <SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan> 4. Speichern Sie die Änderungen, und schließen Sie die Datei „GeneralSettings.xml“. 5. Löschen Sie den lokalen Zwischenspeicher aus demselben Verzeichnis. Dies ist normalerweise eine lange Nummer mit FDB-Erweiterung. Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Zwischenspeicher Sie löschen sollen, öffnen Sie die Datei „StoreSettings.xml“, und suchen Sie die Speicher-ID des Benutzers, dessen Zwischenspeicher Sie löschen möchten. 6. Öffnen Sie Microsoft Outlook®, und synchronisieren Sie Outlook Connector mit GFI Archiver, um die Änderungen zu aktivieren. Löschen Sie diesen Text und ersetzen Sie ihn durch Ihren Inhalt. Die Suchseite von GFI Archiver wird nicht im Such ordner in Microsoft Outlook® 2007 angezeigt Ursache: In Microsoft Outlook® 2007 ist die Startseiteneinstellung für nicht standardmäßige Speicher deaktiviert. Die GFI Archiver Mailbox ist ein nicht standardmäßiger Speicher und unterliegt daher dieser Richtlinie. Lösung: Weitere Details zur Behebung dieses Problems finden Sie in der Knowledge Base von Microsoft unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_enablesearchpage Eines der folgenden Probleme ist aufgetreten: » Der Offlinezugriff kann über das Dialogfeld Ein stellungen nicht aktiviert werden » Die Anzahl der Tage für den Offlinezugriff kann nicht über eine bestimmte Zahl hinaus erhöht werden Mögliche Ursache: Die Einstellungen für den Offlinezugriff werden automatisch vom Systemadministrator konfiguriert, oder die Funktion wurde vom Systemadministrator deaktiviert. Mögliche Lösung: Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. Outlook Connector wird nicht mit GFI Archiver syn chronisiert. Ursache 1: Zwischen dem Client-Computer und dem GFI Archiver-Server besteht keine Verbindung. Lösung 1: Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, um die URL von GFI Archiver zu überprüfen. Dies kann im Einstellungsdialogfeld von Outlook Connector geändert werden. Ursache 2: Outlook Connector ist deaktiviert. Lösung 2: Aktivieren Sie Outlook Connector unter Start > Programme > GFI Archiver Outlook Connector > Outlook Connector aktivieren, und starten Sie Microsoft Outlook® neu. GFI Archiver 5 Fehlerbehebung und Support | 213 PROBLEM BESCHREIBUNG Synchronisierungsfehler: HTTP-Fehler Mögliche Ursache: Die Ursache für HTTP-Fehler liegt in einem Problem mit der Netzwerkkonfiguration. Mögliche Lösung: Weitere Informationen finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_setupiis http://go.gfi.com/?pageid=mar_IISerrors Synchronisierungsfehler: HTTP-Fehler 500 Mögliche Ursache: Der GFI Archiver-Server ist ausgelastet, oder es ist kein Zugriff auf den Server möglich. Mögliche Lösung: Synchronisieren Sie Outlook Connector in einigen Minuten erneut. Synchronisierungsfehler: Ver bindungszeitüberschreitung von GFI Archiver Mögliche Ursache: Der GFI Archiver-Server ist ausgelastet und konnte die erforderlichen Daten nicht im festgelegten Zeitraum senden. Mögliche Lösung: So erhöhen Sie den Zeitüberschreitungswert: 1. Öffnen Sie: Unter Windows® XP und früher: <c:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> Unter Windows® Vista: <c:\Users\userA\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Öffnen Sie die Datei „GeneralSettings.xml“ mit einem Texteditor. 3. Suchen Sie nach dem Element „TryConnectionTimeout “, und erhöhen Sie den Standardwert auf 120000. 4. Speichern und schließen Sie die Datei „GeneralSettings.xml“. 5.10 Archive Assistant Probleme AUFGETRETENES PROBLEM LÖSUNG Archivierungsschaltfläche wird nicht angezeigt Ursache: Dieses Problem kann auftreten, wenn Archive Assistant (oder dessen Startprogramm) einen unbehandelten Fehler verursacht, der an Microsoft Outlook® weitergegeben wird. Lösung: 1. Gehen Sie in Microsoft Outlook® zu Datei > Optionen > Add-Ins. 2. Wählen Sie Verwalten > Deaktivierte Elemente aus, und klicken Sie auf [OK...]. 3. Aktivieren Sie Archive Assistant. 4. Starten Sie Outlook® neu. Archive Assistant Error_Manu alArchivingDisabledException Ursache: Die manuelle Archivierung ist auf dem GFI Archiver-Server nicht aktiviert. Lösung: Wenden Sie sich an den Systemadministrator, um die manuelle Archivierung zu aktivieren. Error_Ser verCertificateValidationException Ursache: Das vom GFI Archiver-Server bereitgestellte SSL-Zertifikat konnte nicht überprüft werden. Lösung: Wenden Sie sich an den Systemadministrator. Error_UpgradeRequiredException Ursache: Archive Assistant muss aktualisiert werden, um Kompatibilität mit der aktuellen Version des GFI Archiver-Servers zu gewährleisten. Lösung: Wenden Sie sich an den Systemadministrator. GFI Archiver 5 Fehlerbehebung und Support | 214 AUFGETRETENES PROBLEM LÖSUNG Die Adresse des GFI Archiver-Ser vers wurde nicht korrekt kon figuriert. Ursache: Die auf der Seite „Einstellungen“ angegebene Serveradresse ist nicht korrekt. Lösung 1: Wenden Sie sich an den Systemadministrator. Lösung 2: Wenn Sie die Adresse kennen, unter der GFI Archiver installiert ist, gehen Sie wie folgt vor: 1. Gehen Sie in Microsoft Outlook® zur Archive Assistant-Symbolleiste, und klicken Sie auf Einstellungen. 2. Wählen Sie Benutzerdefiniert aus, und geben Sie die Serveradresse im vorgesehenen Feld ein. 3. Klicken Sie auf OK. 5.11 Probleme mit File Archive Assistant PROBLEM BESCHREIBUNG SSL-Zertifikatfehler Ursache 1: Das SSL-Zertifikat ist abgelaufen. Lösung 1: Aktualisieren Sie Ihr SSL-Zertifikat, und starten SieFile Archive Assistant neu. Lösung 2: SSL-Einstellungen auf dem Microsoft Exchange-Server deaktivieren: 1. Öffnen Sie die IIS-Manager-Anwendung über Start > Verwaltung > Internetinformationsdienste (IIS)-Manager. 2. Erweitern Sie unter ihrer Domäne Sites, und suchen Sie nach MailArchiver_Services. 3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen SSL erfordern. 4. Wählen Sie für Clientzertifikate die Option Ignorieren aus. 5. Schließen Sie IIS-Manager, und starten Sie File Archive Assistant neu. File Archive Assistant wird nicht mit GFI Archiver synchronisiert. Ursache: Zwischen dem Client-Computer und dem GFI Archiver-Server besteht keine Verbindung. Lösung: Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, um die URL von GFI Archiver zu überprüfen. Dies kann im Einstellungsdialogfeld von File Archive Assistant geändert werden. Synchronisierungsfehler: HTTPFehler Mögliche Ursache: Die Ursache für HTTP-Fehler liegt in einem Problem mit der Netzwerkkonfiguration. Mögliche Lösung: Weitere Informationen finden Sie unter: http://go.gfi.com/?pageid=mar_setupiis http://go.gfi.com/?pageid=mar_IISerrors Synchronisierungsfehler: HTTPFehler 500 Mögliche Ursache: Der GFI Archiver-Server ist ausgelastet, oder es ist kein Zugriff auf den Server möglich. Mögliche Lösung: Synchronisieren Sie File Archive Assistant in einigen Minuten erneut. GFI Archiver 5 Fehlerbehebung und Support | 215 6 Glossar A Active Directory Eine Technologie, die verschiedene Netzwerkdienste bereitstellt (darunter LDAP-ähnliche Ver zeichnisdienste). AD Active Directory ADM ADM-Dateien sind Vorlagendateien, die von Gruppenrichtlinien verwendet werden, um die Speicherorte von Richtlinieneinstellungen in der Registrierung anzugeben. ADM-Dateien beschreiben auch die Benut zeroberfläche, die Administratoren im Snap-In „Gruppenrichtlinienobjekt-Editor“ angezeigt wird. Archivspeicher Eine Sammlung von E-Mail-Quellen, E-Mail-Metadaten und Suchindizes in GFI MailArchiver. Archivspeicher-Verwaltung Eine Technologie von GFI MailArchiver, mit der die zu verwendenden Archivspeicher anhand unter schiedlicher Zeiträume in eine Warteschlange gestellt und zeitlich geplant werden können. Aufbewahrungsrichtlinien Ein System, mit dem Sie festlegen können, wie lange bestimmte E-Mails in Ihren Archivspeichern auf bewahrt werden. D Datenbankschema Die Struktur einer Datenbank, die die Tabellen, die darin enthaltenen Felder und die Beziehungen zwi schen Feldern und Tabellen festlegt. Diskussions-Thread Eine Liste mit E-Mails, die eine Diskussion zwischen zwei oder mehr Benutzern darstellt. Domänenfunktionsebene Domänenfunktionsebenen bieten eine Möglichkeit, domänenweite Funktionen in Ihrer Active DirectoryDomänendienste-Umgebung bereitzustellen. In Abhängigkeit von Ihrer Netzwerkumgebung sind ver schiedene Ebenen von Domänenfunktionen verfügbar. E Exchange OLE DB-Provider Eine Methode für den Zugriff auf den lokalen Microsoft Exchange Server-Speicher mittels OLE DB und Microsoft ADO. GFI Archiver 6 Glossar | 216 Exchange System-Manager Eine spezielle MMC-Konsole, mit der Sie Ihre Exchange-Organisation verwalten können. ExOLEDB Exchange OLE DB-Provider F Firebird-Datenbank Ein relationales Open-Source-Datenbanksystem. G Gemischter Authentifizierungsmodus Eine Authentifizierungsmethode von SQL Server, die sowohl eine Windows- als auch eine SQL ServerAuthentifizierung ermöglicht. GFI Directory Service GFI Directory ist ein Verzeichnis von Benutzern und Gruppen, das in andere GFI Software-Produkte inte griert ist, wenn in einer Umgebung kein Microsoft Active Directory verfügbar ist. GFI MailArchiver Import Service Ein Tool von GFI MailArchiver, das E-Mail-Daten aus einer Datei in GFI MailArchiver importiert. GFI MailArchiver Outlook Connector Ein Tool von GFI MailArchiver, mit dem Microsoft Outlook-Ordner mit den von GFI MailArchiver archi vierten E-Mail-Daten synchronisiert werden können. GFI MailInsights Eine in GFI Archiver integrierte Reporting-Funktion, mit der Informationen über die Nutzung von E-Mails und Tendenzen anhand archivierter E-Mails gesammelt werden können. GPO Gruppenrichtlinienobjekte Gruppenmanager Eine Gruppe von Benutzern in GFI MailArchiver, deren Mitglieder nach allen Benutzern in ihrer Active Directory-Gruppe suchen können. Gruppenrichtlinienobjekte Ein zentrales Verwaltungs- und Konfigurationssystem für Active Directory, mit dem festgelegt wird, was Benutzern in einem Computernetzwerk erlaubt und untersagt ist. H Header Informationen, die dem E-Mail-Text(feld) vorausgehen. Hierzu gehören Absender, Empfänger, Betreff, Sende- und Empfangszeitstempel usw. GFI Archiver 6 Glossar | 217 I IMAP Internet Message Access Protocol Internet Message Access Protocol Eines der beiden häufigsten Standardprotokolle im Internet für das Abrufen von E-Mails. Das andere ist POP3. J Journalfunktion Eine Funktion von Microsoft Exchange Server, mit der Kopien von E-Mails in einem zentralen Postfach zu verschiedenen Zwecken (einschl. E-Mail-Archivierung) gespeichert werden können. K Kategorisierungsrichtlinien Ein Kategorisierungssystem in GFI MailArchiver, durch das es möglich ist, E-Mails aufgrund ihrer Kenn zeichnung zu kategorisieren. M MAIS GFI MailArchiver Import Service MAPI Message Application Programming Interface Message Application Programming Interface Eine Messaging-Architektur für Microsoft Windows, mit deren Hilfe Sie E-Mails aus einer Windows-Anwen dung senden und ein Dokument an die E-Mail anhängen können. Metadaten Daten mit Informationen zu in GFI MailArchiver archivierten E-Mails. Microsoft SQL Server Ein relationales Datenbankverwaltungssystem von Microsoft. MIME Multipurpose Internet Mail Extensions Multipurpose Internet Mail Extensions Ein Standard, der das E-Mail-Format erweitert, um Nicht-ASCII-Zeichen in Texten und Kopfzeilen, NichtText-Anhänge und Textnachrichten mit mehreren Teilen zu unterstützen. GFI Archiver 6 Glossar | 218 O Öffentliche Ordner Ein gemeinsamer Ordner von Microsoft Exchange und einem Benutzer, der das gemeinsame Nutzen von Informationen ermöglicht. OneClick Restore Eine benutzerfreundliche Methode, mit der archivierte E-Mails im Posteingang des Benutzers wie derhergestellt werden können. Die E-Mails können entweder wieder in den Zustand zum Zeitpunkt des Löschens versetzt oder dem Benutzer als E-Mail-Anhang zugesendet werden. Outlook Web Access Microsoft Exchange Server-Webmaildienst. Wird verwendet, um auf E-Mails, Kontakte, Aufgaben usw. mit tels einer Weboberfläche zuzugreifen, wenn Microsoft Office Outlook nicht verfügbar ist. OWA Outlook Web Access P POP3 Post Office Protocol 3 Post Office Protocol 3 Ein Protokoll, das von lokalen E-Mail-Clients verwendet wird, um E-Mails über eine TCP/IP-Verbindung von Postfächern abzurufen. Postfach Ein Verzeichnis oder Ordner für Empfang, Ablage und Speicherung von E-Mail-Nachrichten. Postfachordnerstruktur-Abfrage Ein Funktion von GFI MailArchiver, mit der die Postfachordnerstruktur in Microsoft Exchange mit GFI MailArchiver synchronisiert werden kann. PST-Datei Eine Datei für die Speicherung von lokalen Kopien von E-Mails, Kalendern, Ereignissen, Kontakten und anderen Elementen in Microsoft Office Outlook. PST Exporter Ein Agent-basiertes Tool, das nach der Bereitstellung auf Zielcomputern E-Mails aus PST-Dateien für die Verarbeitung durch den GFI MailArchiver Import Service extrahiert. S Single-Instance-Storage-Funktionalität Liefert die Möglichkeit, eine Kopie einer E-Mail aufzubewahren, die für mehrere Benutzer freigegeben ist. Dadurch können doppelte Daten vermieden und die Effizienz erhöht werden, indem die Menge des zum Speichern von E-Mails benötigten Speicherplatzes reduziert wird. GFI Archiver 6 Glossar | 219 Suchindex Ein System zum Sammeln, Analysieren und Speichern von Daten für eine schnelle und korrekte Abfrage von Informationen. U Überwachung der Benutzerinteraktion Ein System, mit dem Sie sämtliche Benutzeraktivitäten aufzeichnen können, während diese die Webo berfläche von GFI Archiver verwenden. Überwachung der Datenbankaktivität Ein System, das die Suchfunktionen von Microsoft SQL Server nutzt, um sämtliche Aktivitäten in einer Archivdatenbank aufzuzeichnen. Z Zugriffsberechtigungen Berechtigungen, die Benutzer oder Benutzergruppen erhalten, um bei verschiedenen E-Mails unter schiedliche Aktivitäten durchführen zu können. GFI Archiver 6 Glossar | 220 7 Index Journalingpostfach A Auswählen einer Journalingmethode 13, 34, 91-92, 204, 209 Active Directory 11, 23, 56, 58, 61, 69, 98, 116, 139, 172 Archiv 45, 51, 54 K ASP.NET-Einstellungen 10 Kategorisierungsrichtlinien 47 Aufbewahrungsrichtlinien 62, 152-153, 155, 157-160, 165 Kennzeichnung 52, 152, 160, 162, 180, 191 Knowledge Base 23, 108, 202, 213 B Benutzereinstellungen 55 Benutzerzugriffskontrolle 147-148 Konfigurieren des Archivspeichers 25, 27 L Lizenzschlüssel 24, 37, 89, 202 D Datenbank 13-14, 18-21, 24-25, 28, 34, 93, 118, 120, 123, 125, 128-129, 131-135, 138, 148, 196 Lizenzvereinbarung 23 M Datenbankeinstellungen 10-11, 13, 15 Microsoft Exchange 2003 104, 183 Datenbankschema 37, 209 Microsoft Exchange Server 10, 13, 33, 36, 90, 104, 212 Dokumentation 202 Microsoft SQL Server 11-12, 14, 18, 20-21, 25, 29, 121, 129, 139, 164, 196-197, 209 E Empfänger 48, 52, 62, 64-66, 68, 71, 77, 85, 87, 97, 99, 101, 103, 154, 162, 193 Exportieren 173, 179, 190, 197, 210 F N Neuaufbau eines Suchindex 127 O OneClick 47, 190 Firebird 12-13, 18-19, 25-26, 122, 125, 129, 132-135, 148, 162, 209 OneClick Restore 47, 190 Firewall-Port-Einstellungen 11 P G Postfächer 8, 19, 31, 44, 54, 56, 89, 92, 98, 102, 104-105, 143, 145, 147-148, 180, 183, 186 GFI MailArchiver Import Service 134, 136 PowerShell 181, 183 GFI MailInsights Generieren von Berichten 8, 62 S Glossar 216 SQL Server 11-16, 18-21, 25, 27, 41, 121, 125, 129, 131, 133134, 138, 162-163, 166, 196-197, 209 H Suchindex 26, 124-125, 127-128, 133 Header 19, 21, 25, 46, 52, 121, 149, 193, 211 Systemanforderungen Hardware 10-11, 17, 37, 90, 196-197 I IIS 10, 12, 15, 151, 205, 215 T IMAP 10, 12, 14, 17, 56, 89-90, 93, 143, 146, 148, 151, 166 Technischer Support 202 Installationsvorgang 10 U Internet Explorer 12, 23, 151, 208 Überwachung der Benutzerinteraktion 164 J Überwachung der Datenbankaktivität 162-164 Journalfunktion 7, 18, 33, 43, 90 Überwachungsbericht zu Aufbewahrungsrichtlinien 165 Überwachungsbericht zu Datenschutzverletzungen 165 GFI Archiver Index | 221 Überwachungsbericht zur Benutzerüberwachung 165 Überwachungsbericht zur Datenintegrität 166 Überwachungsbericht zur Zugriffskontrolle 165 Überwachungsberichte 55, 143, 162, 164 W Webforum 202 Weitere Begriffe Unterbegriff 11, 23, 98, 139, 172, 182 X x64 13, 22 Z Zeitzone 55, 202 Zugriffskontrolle 54, 89, 147-148, 165 GFI Archiver Index | 222
