Kundendaten immer live dabei
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Kundendaten immer live dabei ©Copyright 2012 cobra – computer’s brainware GmbH cobra Adress PLUS®, cobra CRM PLUS® und cobra CRM PRO® sind eingetragene Warenzeichen der cobra – computer’s brainware GmbH. Andere Begriffe können Warenzeichen oder anderweitig geschützt sein und werden hier ohne jegliche Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck, auch auszugsweise, verboten. Kein Teil dieses Werkes darf ohne schriftliche Einwilligung der cobra GmbH in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm, Scan oder ein anderes Verfahren) – auch nicht für Zwecke der Unterrichtsgestaltung – reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Stand: Januar 2012. cobra Mobile CRM Inhalt Systemvoraussetzungen ................................................................................ 5 Installation auf dem Server ............................................................................. 6 Konfiguration auf dem Server ...................................................................... 12 cobra CRM Mobile für Windows aktivieren ...................................................... 12 Benutzerlizenzen verwalten ............................................................................. 13 Daten für den mobilen Zugriff auswählen ........................................................ 14 Mit cobra-Daten mobil arbeiten .................................................................... 17 Programmstart ................................................................................................. 17 Eintrag der Server-Adresse ............................................................................. 17 Suchen ............................................................................................................. 20 Schnellsuche .............................................................................................. 20 Erweiterte Suche ........................................................................................ 21 Kontaktsuche .............................................................................................. 22 Stichwortsuche ........................................................................................... 23 Ergebnisliste ............................................................................................... 25 Detailansicht .................................................................................................... 26 Datensätze bearbeiten ............................................................................... 26 Adresse auf der Landkarte suchen............................................................. 28 Kommunikation ........................................................................................... 28 Kontakte, Zusatzdaten, Stichwörter, Vertriebsprojekte .............................. 29 Der Terminmanager ......................................................................................... 30 Übersicht ..................................................................................................... 30 Anzeige filtern ............................................................................................. 31 Termine bearbeiten .................................................................................... 31 Vertriebsprojekte .............................................................................................. 32 3 Systemvoraussetzungen 4 cobra Mobile CRM Systemvoraussetzungen Benötigte Software cobra CRM PLUS 2011 oder cobra CRM PRO 2011 Applikationsserver Microsoft .NET Framework 4.0 Extern erreichbar über eine öffentliche IP-Adresse oder den DynDNS-Service Internet Service (TCP) Anbindung: Extern erreichbarer Server/Firewall über eine öffentliche IPAdresse oder den DynDNS-Service Lizenzierung Die Lizenzierung erfolgt nach der Installation wie bei anderen cobra Produkten auch. Einzelheiten dazu finden Sie im Systemhandbuch. 5 Installation auf dem Server Installation auf dem Server Setup • Klicken Sie die Datei SETUP.EXE doppelt an. • Durch Klick auf »Weiter« bzw. »Zurück« bewegen Sie sich im Assistenten. • Geben Sie an, in welches Verzeichnis cobra Mobile CRM 2011 installiert werden soll. 6 cobra Mobile CRM • Prüfen Sie jetzt mit Windows Update, ob Aktualisierungen für .NET Framework zur Verfügung stehen. Dieser Schritt ist wichtig für das ordnungsgemäße Funktionieren Ihres Mobile CRM. Sie finden das Update im Windows-Startmenü unter »Alle Programme: Windows Update«. • Anschließend rufen Sie Ihr Mobile CRM in einer eigenen Gruppe im Windows-Startmenü auf. 7 Installation auf dem Server • Beim ersten Aufruf des Programmes durchlaufen Sie die Aktivierung/Lizenzierung. Sie erfolgt wie bei anderen cobra Produkten auch. Einzelheiten dazu finden Sie im Systemhandbuch. Datenbankzugriff Im nächsten Schritt richten Sie Mobile CRM ein. Dabei hilft Ihnen ein Assistent. • Klicken Sie im Windows-Startmenü »Konfiguration« an. 8 cobra Mobile CRM In diesem Schritt geben Sie an, wo sich die cobra Datenbanken befinden, deren Daten für die mobile Benutzung freigegeben werden sollen. cobra speichert Informationen in separaten Datenbanken, die Sie bei der Installation angelegt oder ausgewählt haben. In diesem Schritt geben Sie an, wo sich diese Datenbanken befinden und wie darauf zugegriffen wird. Dies geschieht für jede Datenbank separat. Sie finden hier also verschiedene Registerkarten für die jeweiligen Datenbanken, also für die Adress-Datenbank, für die Benutzer-Datenbank usw. Servername Geben Sie den Server an, auf dem die Datenbank liegt. Autorisierung Tragen Sie ein, wie Sie sich am SQL Server anmelden. Datenbank...Geben Sie an, in welcher Datenbank auf dem ausgewählten SQL Server sich die jeweiligen Daten befinden (in der Abbildung sind dies die Adressdaten). Verbindungen prüfen Durch Klick auf diese Schaltfläche testen Sie, ob mit den angegebenen Anmeldedaten auf die jeweilige Datenbank zugegriffen werden kann. 9 Installation auf dem Server Einstellungen kopieren (Nur für Benutzer-, System- und Termindatenbank) Liegen die anderen System-Datenbanken auf demselben Server und haben sie auch dieselben Anmeldedaten, klicken Sie diese Schaltfläche an. Damit werden die Daten in die anderen Registerkarten übernommen. Sie müssen dann nur noch in der jeweiligen Registerkarte die entsprechende Datenbank auswählen, falls diese Daten in einer anderen Datenbank liegen und Sie Benutzer-, System- und Termindaten nicht in einer gemeinsamen Datenbank (etwa cobra_Main) speichern. 10 cobra Mobile CRM Internetzugriff Stellen Sie ein, über welchen Port die Daten via Internet erreichbar sind. Active Directory Verwenden Sie Active Directory, geben Sie dessen Daten in diesem Schritt an. Damit ist der Installations- und Einrichtungsvorgang abgeschlossen. Spätere Änderungen Sie können diesen Einrichtungsassistenten später jederzeit wieder aus der Konfiguration aufrufen. In der entsprechenden Dialogbox finden Sie ihn über die Schaltfläche »Einstellungen«. 11 Konfiguration auf dem Server Konfiguration auf dem Server cobra CRM Mobile für Windows aktivieren Nach der Installation müssen Sie zuerst das Programm mit den von uns erhaltenen Daten aktivieren, um es überhaupt nutzen zu können. Dieser Vorgang verläuft genau wie die im cobra Systemhandbuch beschriebene Aktivierung für cobra selbst. • Klicken Sie das Symbol »Produktaktivierung« an. 12 cobra Mobile CRM Benutzerlizenzen verwalten Sie haben eine bestimmte Anzahl an Lizenzen für Ihr Mobile CRM erworben. Verbindet sich ein Benutzer mit seinem mobilen Gerät mit der Serverapplikation, wird pro Benutzer eine solche Lizenz »verbraucht«. Welche Lizenzen derzeit in Gebrauch sind, sehen Sie in der Benutzerverwaltung. • Klicken Sie die Schaltfläche »Benutzerverwaltung« an. Sie sehen eine Übersicht über die verwendeten Lizenzen. • Mit Klick auf die Schaltfläche »Benutzer löschen« können Sie Lizenzen wieder freigeben. 13 Konfiguration auf dem Server Daten für den mobilen Zugriff auswählen Im unteren Bereich der Konfiguration bestimmen Sie, welche Daten mobil angeboten werden sollen. Sie finden hier für jede Datenbank und jede Datentabelle eine eigene Registerkarte. Je nachdem, wie Ihre Datenbanken gestaltet sind, sieht Ihre Konfiguration also eventuell deutlich anders aus als hier abgebildet. Im rechten Bereich sehen Sie, welche Daten momentan mobil verfügbar sind. Dieser Bereich wird optisch durch Titel gegliedert. Um einen neuen Titel anzulegen, klicken Sie die Schaltfläche »Neuer Titel« an. Ändern Sie den Text des neuen Titels. Sie können diesen Text jederzeit wieder ändern, indem Sie einfach in den Titel hineinklicken. Platzieren Sie den Titel mit den Schaltflächen »Nach oben« bzw. »Nach unten« an der gewünschten Position. Links sehen Sie sämtlich in der jeweiligen Datenbank vorhandenen Felder. Mit übernehmen Sie ein Feld in die mobilen Felder. der Schaltfläche löschen Sie das Feld wieder aus der mobilen Anzeige. Mit 14 cobra Mobile CRM Mit diesen Werkzeugen stellen Sie die Datenanzeige auf den mobilen Geräten zusammen. Sie können Ihre jeweilige Konfiguration über die entsprechenden Schaltflächen ausgeben. Mit Klick auf die Schaltfläche »Einstellungen gelangen Sie zurück in den Einrichtungsassistenten. Mobile CRM läuft als Dienst unter Windows und muss gegebenenfalls eigens gestartet werden. • Sie können den Dienst aus der Konfiguration heraus starten und beenden. Klicken Sie dazu die entsprechende Schaltfläche an. • Wir empfehlen Ihnen allerdings, diesen Dienst automatisch zu starten. • Dazu wechseln Sie in die Windows-Systemsteuerung. Klicken Sie dort »Verwaltung« und dann »Dienste« an. • Gehen Sie dort zum Dienst »cobra Mobile CRM Server« und klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an. • Klicken Sie im Kontextmenü »Eigenschaften« an. • Wählen Sie dort in der Registerkarte »Allgemein« den Starttyp »Automatisch«. Damit wird der Dienst bei jedem Start von Windows automatisch mitgestartet. 15 Konfiguration auf dem Server 16 cobra Mobile CRM Mit cobra-Daten mobil arbeiten Die cobra Mobile CRM App wird über den Microsoft Marketplace installiert. Installieren Sie diese App auf allen mobilen Geräten, die sich mit den cobra Daten verbinden sollen. Programmstart Nach dem ersten Programmstart werden Sie mit dem cobra Demo-System verbunden. Das Demo-System erlaubt Ihnen einen Blick auf die Anwendung, ohne weitere Einstellungen vornehmen zu müssen. Eintrag der ServerAdresse Damit Sie die Anwendung mit Ihrer cobra-Datenbank verwenden können, muss die cobra Mobile CRM Serveranwendung installiert und konfiguriert worden sein. 17 Mit cobra-Daten mobil arbeiten • Berühren Sie die »Einstellungen« im Startbildschirm. 18 cobra Mobile CRM • Schalten Sie »Eigenes System« auf »An«. • Geben Sie die externe IP-Adresse bzw. den DNS-Namen Ihrer Firewall und den genutzten cobra Mobile CRM Serverport an. • Tragen Sie Ihren cobra Benutzernamen und Ihr cobra Passwort ein. • Mit »Verbindung prüfen« können Sie Ihre Eingaben verifizieren. • Wurde die Verbindung erfolgreich hergestellt, gelangen Sie in den Startbildschirm zurück. 19 Mit cobra-Daten mobil arbeiten Suchen Mit dieser Ansicht startet das Programm, sobald Sie alle Einstellungen vorgenommen haben. Über den Menüpunkt »Einstellungen« können Sie diese bei Bedarf ändern. • Je nach Gruppenmitgliedschaften und Berechtigungen in cobra können einige der im Folgenden erwähnten Auswahlmöglichkeiten nicht oder nur eingeschränkt zugänglich sein. Im Startbildschirm haben Sie folgende Möglichkeiten: • Schnellsuche nach Firma, Nachname und/oder Vorname. • Erweiterte Suche • Suchen nach allen/meinen Kontakten (Kontakte des Tages) • Terminanzeige • Vertriebsprojekte • Einstellungen Schnellsuche Die wichtigsten Suchbegriffe, Firma, Nachname und Vorname stehen zur Suche zur Verfügung. Wollen Sie nach anderen Kriterien suchen, rufen Sie im Menü die »Erweiterte Suche« auf. • Standardmäßig werden alle Adressen gesucht, die mit dem gewählten Suchbegriff beginnen. • Durch Voranstellen eines % wird der Suchbegriff auch innerhalb von Adressen gesucht. 20 cobra Mobile CRM Erweiterte Suche Über das entsprechende Symbol gelangen Sie auf eine neue Seite, auf der Sie Ihre Suchkriterien detailliert festlegen können. • Standardmäßig werden alle Adressen gesucht, die mit dem gewählten Suchbegriff beginnen. • Durch Voranstellen eines % wird der Suchbegriff auch innerhalb von Adressen gesucht. • Bei der Suche werden alle ausgefüllten Felder verknüpft. Nur Adressen, auf die alle eingegebenen Suchkriterien zutreffen, werden angezeigt. • Sie können in allen Feldern suchen, die auf Ihrem mobilen Gerät verfügbar sind. 21 Mit cobra-Daten mobil arbeiten Kontaktsuche Wählen Sie im Feld »Datum Erfasst (Von-Bis)« einen Zeitraum, voreingestellt ist das aktuelle Datum. Wird nur das Startdatum gesetzt, nimmt das Enddatum den Wert des Startdatums an. • Über »Alle Kontakte« können Sie sämtliche Adressen suchen, zu denen in diesem Zeitraum ein Kontakt angelegt wurde. • Über »Eigene Kontakte« finden Sie Adressen, zu denen Sie selbst in diesem Zeitraum einen Kontakt angelegt haben. 22 cobra Mobile CRM Stichwortsuche Mit der Stichwortsuche suchen Sie nach bis zu zwei Stichwörtern, die einer Adresse zugeordnet sind. Die Liste dieser Stichwörter wird aus der cobraDatenbank abgefragt. • Für die Suche wählen Sie aus der Liste über das Lupensymbol einen Eintrag aus. • Um die Suche zu beginnen, wählen Sie »Suchen«. • Mit »Und« finden Sie Adressen, die beide ausgewählten Stichwörter enthalten. • Mit »Oder« finden Sie Adressen, die eines oder beide ausgewählte Stichwörter enthalten. 23 Mit cobra-Daten mobil arbeiten • Per Lupensymbol wird Ihnen die komplette Stichwortliste angezeigt. 24 cobra Mobile CRM Ergebnisliste Die Ergebnisse Ihrer Suche werden in der Ergebnisliste angezeigt. In cobra eventuell eingestellte Gruppenzugehörigkeiten und Berechtigungen werden dabei berücksichtigt. • Ist mehr als eine Adresse zu einem Eintrag vorhanden (gibt es also etwa zu einer Hauptadresse Nebenadressen), werden Nebenadressen eingerückt. • Zum Öffnen der Detailansicht berühren Sie den entsprechenden Eintrag. 25 Mit cobra-Daten mobil arbeiten Detailansicht In der Detailansicht werden alle verfügbaren Daten angezeigt, die in der Konfiguration ausgewählt wurden. Die Detailansicht gliedert sich in Unterbereiche. Diese Unterbereiche können über die Leiste am unteren Bildschirmrand geöffnet werden. • Kontakte • Zusatzdaten • Stichwörter • Sonstiges: • Verknüpfungen • Vertriebsprojekte • Termine • Neue Nebenadresse • Bing Maps Datensätze bearbeiten Datensätze können direkt in der Detailansicht bearbeitet werden. Nach dem Bearbeiten wählen Sie den Menüpunkt »Speichern«, um die Änderungen an die cobra-Datenbank zu übertragen. In cobra lassen sich Zugriffsberechtigungen für Datenbanken sehr individuell einstellen, um beispielsweise auf Tabellen einen nur lesenden Zugriff zu gewähren. 26 cobra Mobile CRM Kontakte Zusatzdaten Stichwörter Sonstiges 27 Mit cobra-Daten mobil arbeiten Adresse auf der Landkarte suchen • Klicken Sie unter »Adressdetails: Sonstiges« die Option »Bing Maps« an, wird Ihnen die entsprechende Adresse in einer Landkarte angezeigt. Kommunikation Sie können direkt aus einem Adressdatensatz E-Mails und SMS schreiben, Telefonnummern anwählen und Internet-Adressen besuchen. Dazu befinden sich spezielle Knöpfe neben den entsprechenden Datenfeldern. 28 cobra Mobile CRM Kontakte, Zusatzdaten, Stichwörter, Vertriebsprojekte Über die Adressdetails können Sie weitere Detailanzeigen einsehen. Hierzu müssen Sie im entsprechenden Unterbereich auf einen Datensatz klicken. • Kontakte und Zusatzdaten können Sie in der jeweiligen Detailansicht genauso wie Adress-Datensätze bearbeiten. • Über das »+«-Symbol in »Kontakte« und »Stichwörter« können neue Datensätze angelegt werden. • Über das »+«-Symbol in der Ergebnisliste der Zusatzdaten können neue Datensätze angelegt werden. • Vertriebsprojekte können nur gelesen, nicht aber bearbeitet werden. 29 Mit cobra-Daten mobil arbeiten Der Terminmanager Übersicht Den Terminmanager können Sie über den Startbildschirm oder über die Detailanzeige eines Adress-Datensatzes öffnen. • Öffnen Sie den Terminmanager über den Startbildschirm, werden Ihnen alle Termine, die sich in Ihrem Kalender befinden, angezeigt. • Öffnen Sie den Terminmanager über die Detailanzeige eines Adress-Datensatzes, werden Ihnen nur Termine, die in Verbindung mit dieser Adresse stehen, angezeigt. Das Gleiche gilt für das Neuanlegen von Terminen. • Über das »+«-Symbol in der Terminmanager-Listenansicht können Sie neue adressunabhängige Termine anlegen. • Gehen Sie in die Detailansicht einer Adresse unter »Sonstiges/Termine«, können Sie über das »+«Symbol einen neuen Termin zur jeweiligen Adresse anlegen. 30 cobra Mobile CRM Anzeige filtern Sie können über das Menü auf folgende Filter zugreifen: • »Heute« (zeigt alle Termine an, die am heutigen Tag beginnen). • »+7« (zeigt alle Termine an, die am heutigen Tag oder in den nächsten 7 Tagen beginnen). • »+30« (zeigt alle Termine an, die am heutigen Tag oder in den nächsten 30 Tagen beginnen). • »Ab heute« (zeigt alle zukünftigen Termine an). • »Alle« (zeigt alle in Ihrem Kalender eingetragene Termine an). Termine bearbeiten Rufen Sie die Details zu einem Termin aus der Terminübersicht heraus auf, können Sie die Details bearbeiten. • Berühren Sie das entsprechende Detail, um es zu verändern. • Mit dem Symbol »Speichern« werden Änderungen in die cobraDatenbank geschrieben. 31 Mit cobra-Daten mobil arbeiten Vertriebsprojekte Die Vertriebsprojekte können Sie über den Startbildschirm oder über die Detailanzeige eines Adress-Datensatzes öffnen. • Öffnen Sie Vertriebsprojekte über den Startbildschirm, werden Ihnen alle Vertriebsprojekte, die sich in Ihrer Datenbank befinden, angezeigt. • Öffnen Sie die Vertriebsprojekte über die Detailanzeige eines Adress-Datensatzes, werden Ihnen nur solche Vertriebsprojekte, die in Verbindung mit dieser Adresse stehen, angezeigt. 32
