Heute ist es so einfach, Geschäftsprozesse zu dokumentieren
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Heute ist es so einfach, Geschäftsprozesse zu dokumentieren Ihre BPM Softwarelösung TrustedData Die Geschäftsprozessmanagement Software für Ihr Unternehmen TrustedData ist die Prozessmanagement Software der SSA SoftSolutions GmbH für eine schnelle und professionelle Prozessdokumentation. Die intelligente Qualitätsmanagement Software unterstützt Anwender effizient und zuverlässig bei der Prozessanalyse und der Prozessmodellierung. Bei der Neuanlage oder Bearbeitung von Prozessen übernimmt die Prozessmanagement Software die strukturierte Abfrage von Prozessdaten. Dies befähigt den Anwender, in kürzester Zeit eine lückenlose audittaugliche Prozessbeschreibung zu erhalten. Die Prozessmanagement Software TrustedData berechnet die Prozessgrafik automatisch aus den eingegebenen Prozessinformationen und der Prozessdokumentation. Jeder Prozess inklusive der Prozessgrafik, als auch das daraus resultierende Prozesshandbuch, sind immer in einer einheitlichen Form. TrustedData findet unabhängig von der Größe einer Firma überall dort ihren Einsatz, wo Unternehmen ihre strategische Ausrichtung planen und Prozessabläufe dokumentieren und optimieren. TrustedData unterstützt insbesondere Firmen, die generell zur Dokumentation Ihrer Prozesse verpflichtet sind (DIN ISO 9001 ff., HACCP, SOX etc.) oder Mehrsprachigkeit in den Prozessen benötigen. TrustedData ist einsetzbar für alle Geschäftsprozesse, Managementprozesse, Verwaltungsabläufe, Produktionsprozesse, Qualitätsprozesse und Anweisungen. Ihre Vorteile: ●● TrustedData vereinfacht das Prozessmanagement durch gezielte und leichte Abfrage von Prozessdaten und führt schneller zu einer auditfähigen Prozessdokumentation. ●● TrustedData ermöglicht, dass Sie sich bei der Prozessmodellierung auf Prozessinhalte konzentrieren können, denn Malen und Formatieren ist nicht erforderlich. ●● Die TrustedData Prozessmanagement Software ermöglicht jedem Prozessverantwortlichen seine Prozesse zu erstellen, mit Beteiligten abzustimmen und je nach Berechtigung freizugeben. ●● TrustedData bringt mehr Transparenz in Ihr Prozessmanagement. Alle Prozessbeteiligten werden aktuell über neue Geschäftsprozesse oder Änderungen einer Prozessdokumentation über ein Mailverteilsystem informiert. ●● TrustedData erstellt eine Prozessdokumentation, die entsprechend Ihrer Prozessmodellierung immer einheitlich strukturiert und dadurch für alle Nutzer leicht verständlich ist. ●● TrustedData sorgt im Prozessmanagement für Transparenz und Kontrolle mittels der Dokumentenverwaltung, der Versionsverwaltung, der Benutzerverwaltung und der Zugriffskontrolle. ●● TrustedData Geschäftsprozesse sind immer aktuell und jederzeit auch per Web im gesamten Unternehmen verfügbar. ●● TrustedData erleichtert mit seiner Dokumentenverwaltung das Prozessmanagement. Zum Prozess gehörende Informationen und Dokumente ergänzen die Prozessdokumentation und verbessern die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen. 2 So dokumentiert man heute Geschäftsprozesse EINFACH Einfaches Dokumentieren Mit nur 7 Symbolen dokumentieren Sie alle Unternehmensprozesse aussagekräftig und verständlich. Einfach zu erlernen TrustedData ist intuitiv zu bedienen und in kürzester Zeit von jedem zu erlernen. Einfach zu verstehen Mit TrustedData erhalten Sie eine nutzerorientierte Dokumentation, die für alle Mitarbeiter verständlich ist. SICHER SCHNELL Schnelles Erstellen Sie kümmern sich nur um die Prozessinhalte. Die Erstellung der Grafik und die Formatierung der Prozessbeschreibung übernimmt TrustedData für Sie. Schnelles Pflegen und Ändern Änderungen an mehrfach vorkommenden Prozessen müssen nur an einer Stelle bearbeitet werden. Schneller Zugriff auf Prozesse Alle Mitarbeiter haben direkteten Zugriff auf die für Sie relevanten Prozesse. PROFESSIONELL Wissen bewahren TrustedData legt Ihr Firmenwissen sicher in der zentralen Datenbank ab. Professionell und normgerecht TrustedData unterstützt alle gängigen Normen wie DIN EN ISO 9001:2008, VDA, HACCP, etc.. Prozesse versionieren Sämtliche Änderungen in Ihrer Prozessbeschreibung sind immer nachvollziehbar. Professionell und gesetzeskonform TrustedData unterstützt die Gesetzesvorgaben des Sarbanes Oxley Act und Compliance-Anforderungen. Prozesse schützen Sensible Prozesse sind mit dem integrierten Berechtigungskonzept vor Zugriff durch nicht autorisierte Mitarbeiter geschützt. Professionell und effizient Auf Knopfdruck wird aus der Prozessdokumentation das Prozesshandbuch erstellt. Sie erhalten erstklassige Prozessberichte und Reports. 3 Prozesserfassung in 4 Schritten Prozess anlegen und beschreiben Legen Sie einen neuen Prozess an und fügen Sie die wichtigsten Informationen wie Ziel, Geltungsbereich, Rahmenbedingungen usw. in die vorgegebenen Felder ein. Nutzen Sie die Hilfe von TrustedData um Ihre Inhalte schnell, korrekt und aussagekräftig zu erfassen. Prozessablauf festlegen Erfassen Sie die einzelnen Prozessschritte in der Prozesstabelle. Definieren Sie den Ablauf durch Verbinden der einzelnen Schritte. Ordnen Sie den Prozessschritten die Rollen zu. TrustedData berechnet sofort für Sie die Prozessablaufgrafik, ohne dass Sie selbst zeichnen müssen. Prozessstruktur festlegen Hängen Sie beliebige Dokumente an Ihre Prozesse oder Prozessschritte an. Fügen Sie Ihren neuen Prozess in die Prozessstruktur Ihres Unternehmens ein. Verknüpfen Sie bei Bedarf Unterprozesse mit einzelnen Schritten Ihres Prozesses. Vergeben Sie die Zugriffsrechte für Ihren Prozess. Prozessstruktur veröffentlichen Publizieren Sie einen Prozess zur Diskussion mit anderen Prozessverantwortlichen. Geben Sie die endgültige Version Ihres Prozesses für das Unternehmen frei. Mit der Freigabe steht der neue Prozess allen Mitarbeitern im Unternehmen zur Verfügung - auch über Web. Das Mailverteilsystem informiert alle Betroffenen automatisch über den neuen Prozess. 4 TrustedData Funktionsumfang Mit TrustedData haben Sie alles, was Sie für eine professionelle und audittaugliche Prozesserfassung benötigen: Automatische Erzeugung der Prozessgrafik Mit TrustedData muss kein Aufwand in die Grafikerstellung mit Zeichentools investiert werden. TrustedData erzeugt ganz automatisch aus den eingegebenen Prozessdaten die Prozessablaufgrafik. Alle Grafiken werden dadurch stets in der gleichen Form und Notation dargestellt. Sie sind leicht zu verstehen und von allen Prozessbeteiligten einheitlich zu interpretieren. Prozessorganisation mit beliebiger Hierarchietiefe Mit TrustedData können Sie Ihre Prozesse schnell und einfach organisieren. Sie erstellen Ihren Prozess und gliedern diesen anschließend in die vorhandene Prozessstruktur Ihres Unternehmens ein. Der hierarchische Aufbau ermöglicht es, Prozesse zunächst kurz und kompakt zu beschreiben. Jeder einzelne Prozessschritt kann durch Anfügen eines Subprozesses näher beschrieben werden. Dieser Vorgang lässt sich bis zu einer beliebigen Verfeinerung wiederholen. Dem Leser bleibt es überlassen, wie sehr er bei der Betrachtung der Prozesse ins Detail gehen möchte. Mit dieser Art der Strukturierung lassen sich auch extrem komplexe Abläufe überschaubar dokumentieren. Der Autor eines Prozesses hat die freie Entscheidung, ob er einen Prozess von der groben Darstellung ausgehend immer weiter verfeinert oder ob er gleichsam einem Baukastensystem zunächst die feinen Prozesse im Detail beschreibt und diese dann auf nächst höherer Ebene zu einem Gesamtprozess zusammenfügt. Selbstverständlich können Prozesse auch mehrfach verwendet werden, sofern Teilaufgaben in mehreren Abläufen gleich auszuführen sind. Sie müssen solche Prozesse nur an einer Stelle pflegen. Die Änderung wirkt sich auf alle Prozesse aus, an denen Sie diesen Teilprozess verwenden. 5 Benutzerverwaltung, Rechteverwaltung und Zugriffskontrolle TrustedData verfügt über eine optionale Anbindung an das Active Directory mit Single Sign In. Der Anwender kann das Programm ohne eigene Anmeldung direkt starten. Die Benutzerdaten bezieht TrustedData direkt aus der Windows-Authentifizierung. In der Rechteverwaltung sind jedem Benutzer bereits die Standardrechte zugeordnet. Bei Sonderfällen haben Sie die Möglichkeit, schnell Änderungen an den Rechten vorzunehmen. So stellen Sie sicher, welcher Anwender Prozesse erstellen, lesen, ändern oder freigeben darf. Als weitere Sicherheitsstufe können Sie direkt an einzelnen Prozessen Zugriffseinschränkungen hinterlegen. Sensible Prozesse wie zum Beispiel Management- oder Personalprozesse sind damit vor Einsicht durch nicht autorisierte Anwender geschützt. Freigabesystem und automatische Versionsverwaltung Das Redaktionssystem von TrustedData gewährleistet das effiziente Arbeiten an den Prozessen durch ganze Teams. Sie und Ihre Teammitglieder erstellen neue Vorschlagsversionen zu einem Prozess, die dann diskutiert, verworfen, überarbeitet und Schluss endlich von einer autorisierten Stelle/Rolle im Unternehmen geprüft und unternehmensweit freigegeben werden. Ältere Prozessversionen werden im Archiv verwaltet. Sie finden zu jeder Version den Änderungsgrund, das Änderungsdatum und den Bearbeiter zur vollen Nachvollziehbarkeit der Prozesshistorie. Prozesse in mehreren Sprachen pflegbar Dokumentieren Sie Ihre Prozesse in beliebig vielen Sprachen. Als internationales Unternehmen können Sie einen Prozess in einer beliebigen Sprache anlegen und bearbeiten. Falls erforderlich können Sie zu Ihrem Prozess Übersetzungen in anderen Sprachen hinterlegen, wobei sichergestellt ist, dass während der Übersetzung die originale Prozessstruktur nicht veränderbar ist. Der Vorgang der Übersetzung ist voll in das Freigabesystem von TrustedData integriert, so dass sichergestellt ist, dass Übersetzungen nur nach Freigabe ihren Weg in die unternehmensweite Prozessdokumentation finden. 6 Dokumentenverwaltungssystem Mit TrustedData verwalten Sie alle Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Handbücher, Schulungsunterlagen usw. direkt bei Ihren Prozessen. Hierfür bietet TrustedData eine eingebaute Dokumentenverwaltung, welche die angehängten Dokumente direkt in der TrustedDataDatenbank speichert und über die Dokumenten-Versionsverwaltung versioniert. Dokumente und Internetseiten können auch per Hyperlink angebunden werden. Durch die Zuordnung der Dokumente an die Prozesse oder an einzelne Prozessschritte, stellen Sie sicher, dass Sie die gültigen Dokumentversionen genau an der Stelle verfügbar haben, an der sie benötigt werden. Normkonforme Prozesse für DIN ISO 9001:2008, VDA, HACCP, etc. TrustedData bietet das Grundgerüst zur Dokumentation von Prozessen, die allen gängigen Normen wie DIN ISO 9001:2008, VDA oder auch HACCP gerecht werden. TrustedData ermöglicht eine audittaugliche Prozessdokumentation auf höchstem Niveau. Unterstützt SOX und Compliance TrustedData unterstützt SOX-konforme Prozesse durch gezielte Abfrage der erforderlichen Informationen in den relevanten Prozessschritten. Für die Richtlinien werden alle Angaben in einem audittauglichen Prozesshandbuch aufgeführt. Die für SOX (Sarbanes-Oxley Act of 2002, oder auch SOA oder SarbOx) relevanten Daten werden direkt an den Prozessschritten in einer eigenen Eingabebox erfasst. TrustedData unterstützt Unternehmen bei der Durchführung betrieblicher Compliance-Aktivitäten. ComplianceProzesse werden gekennzeichnet und mit allen notwendigen Informationen für eine risikoorientierte Steuerung der Compliance-Prozesse hinterlegt. So ist beispielsweise sofort erkennbar, welche Absicht mit der ComplianceKontrollaktivität verfolgt wird und welche Risiken durch Compliance-Verstöße entstehen können. 7 Aktives Mailverteilsystem mit Feedbackkontrolle Die Information über geänderte Prozesse bringen Sie über das aktive Mailverteilsystem sofort an die betroffenen Mitarbeiter oder Abteilungen. Über die Möglichkeit der Rückbestätigung Ihrer E-Mail, können Sie kontrollieren, wer die Änderung bereits zur Kenntnis genommen hat. Mit der Statistikfunktion erhalten Sie eine detailierte Aufstellung über den Status Ihrer versendeten E-Mails und der offenen bzw. erledigten Rückbestätigungen. Webclient für Internet bzw. Intranet mit lesendem Zugriff auf alle Prozesse Über den Webclient von TrustedData erreichen Sie die gesamte Prozessdokumentation mit einem beliebigen Webbrowser über das Internet bzw. Intranet. Ein statischer HTML-Export der Prozessdokumentation ist in TrustedData nicht erforderlich. Der Webclient greift direkt auf die TrustedData-Datenbank zu und gibt die Inhalte in lesender Form aus. Damit ist garantiert, dass Sie auch über Web jederzeit die aktuell gültigen Prozesse angezeigt bekommen. Multi-Window-Editing für effiziente Prozessbearbeitung In TrustedData können die einzelnen Anwendungsfenster frei am Bildschirm platziert werden. Damit lassen sich beispielsweise Änderungen an den Prozessschritten sofort in der Grafik nachvollziehen. Dies ist vor allem dann von Vorteil, wenn in größeren Runden Prozesse besprochen werden und ein Teilnehmer den Prozess bearbeitet und alle anderen diesen am Projektor kommentieren können. 8 TrustedData kaufen oder mieten? TrustedData über TrustedData über die Lizenzen erwerben Cloud abbonieren Die TrustedData On-Premise-Installation ist für mittlere und große Unternehmen geeignet, die Wert darauf legen, dass Ihre Prozesse auf dem eigenen Server bleiben. Solche Unternehmen verfügen bereits über eine ITInfrastruktur, in die sich TrustedData in aller Regel ohne zusätzliche Hard- und Softwareinvestitionen integrieren lässt. Mit dem Lizenzkauf kommen nur einmalig Kosten auf Sie zu. Mit der jährlichen Wartungsgebühr erhalten Sie regelmäßige Softwareupdates und Hotlinesupport. Die TrustedData - Cloud-Lösung bietet sich vor allem für kleinere Unternehmen an, die ihre Hard- und Software nicht oder nur in begrenztem Maße selbst administrieren möchten. Mit der Cloud-Lösung müssen Sie sich keine Gedanken über die erforderliche Hardware machen. Ein internetfähiger PC und eine gute Internetverbindung sind ausreichend. Softwareaktualisierungen und neue Versionen erhalten Sie in der Cloud ganz automatisch. Mit der TrustedData - Cloud-Lösung sind Ihre Prozesse immer und überall verfügbar. Systemvoraussetzungen Kauf Datenbank-Server: MS SQL Server für TrustedData Datenbank Hardware: Gängige Serverhardware spezifiziert für SQLServer 2005 (oder höher) und Windows Server 2003 (oder höher), min. 2 GB Hauptspeicher, min. 1GB Festplattenspeicher Software: Windows Server 2003 R2 SP2 oder höher, MS SQL Server 2005 oder höher oder: Oracle Server für TrustedData Datenbank Hardware: Gängige Serverhardware spezifiziert für Oracle 9, 10 oder 11, Min. 2 GB Hauptspeicher, min. 1 GB Festplattenspeicher Software: Oracle 9, 10g oder 11i Und sollten Sie sich doch irgendwann für den Kauf entscheiden, so können Ihre Prozesse aus der Cloud direkt in die On-Premise-Installation übernommen werden. Systemvoraussetzungen Miete Ein schnelles Internet Wir empfehlen eine Internetverbindung ab DSL 16.000 für ein komfortables Arbeiten mit TrustedData in der Cloud. Applikationsserver Webserver für TrustedData Web Hardware: Gängige Serverhardware spezifiziert für Windows Server 2003 (oder höher), 1 GB Hauptspeicher, 10 MB Festplattenspeicher Software: Windows Server 2003 R2 SP2 oder höher, IIS 6.0 (Bestandteil von Windows Server 2003) oder höher, .NETFramework 3.5 TrustedData Client Vista, Win7, Win8 (alle mit SPs und in 32Bit oder 64Bit) mit .NET Framework 4.0 und 4.5 9 TrustedData Preise TrustedData Pakete SmallBusiness Paket Alle Preise zzgl. 19% MwSt. Preis: monatliche Wartung: 5.490,00 Euro 69,00 Euro Das SmallBusiness Paket setzt sich zusammen aus • TrustedData-Datenbank • 3 Arbeitsplatzlizenzen* zur Prozessbearbeitung • Einrichtung des Datenbankservers auf bestehendes DBMS • Integration Kundenlogo Ein Upgrade auf das Businesspaket für die Webkomponente und das Verteilersystem inkl. 2 zusätzlicher Arbeitsplatzlizenzen ist zum Differenzbetrag jederzeit möglich. Business Paket Preis: 9.990,00 Euro Preis: 690,00 Euro monatliche Wartung: 129,00 Euro Das Business Paket setzt sich zusammen aus • TrustedData-Datenbank • Webkomponente und Verteilersystem • 5 Arbeitsplatzlizenzen* zur Prozessbearbeitung • Einrichtung des Datenbankservers auf bestehendes DBMS • Integration Kundenlogo Arbeitsplatzlizenzen monatliche Wartung: 9,00 Euro Arbeitsplatzlizenz* zur Prozessbearbeitung Ab der 5. Folgelizenz gilt ein spezieller Mengennachlass *Arbeitsplatzlizenzen zur Prozessbearbeitung werden in TrustedData als „schreibende Named-User-Lizenzen“ geführt. Die Installation des TrustedData-Clients und der rein lesende Zugriff auf die Prozesse in der TrustedData-Datenbank sind in unbegrenzter Anzahl möglich. 10 Mietpreise Cloud Editorlizenz monatliche Miete: 80,00 Euro Arbeitsplatzlizenz zur Prozessbearbeitung in der Cloud. Web-Cloud - Lesezugriff 100 70,00 Euro monatliche Miete: Unternehmensweiter lesender Zugriff für Unternehmen mit einer Größe bis 100 Mitarbeiter. Web-Cloud - Lesezugriff 500 monatliche Miete: 150,00 Euro Unternehmensweiter lesender Zugriff für Unternehmen mit einer Größe von 101 bis 500 Mitarbeiter. Web-Cloud - Lesezugriff 500 Plus monatliche Miete: 250,00 Euro Unternehmensweiter lesender Zugriff für Unternehmen ab einer Größe von 501 Mitarbeiter. TrustedData Dienstleistungen Schulung Preis: 600,00 Euro Anwenderschulung und Coaching für bis zu 5 Teilnehmer. (Dauer: 1/2 Tag) Jeder weitere Teilnehmer: 125,00 Euro Consulting Tagessatz: 880,00 Euro Beratungsleistungen wie Aufbau Prozesslandschaft, Prozesserstellung, Moderation von Modellierungsworkshops und Projektleitung. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Geschäftskunden. Alle Preise zzgl. 19% MwSt.. Alle Angaben ohne Gewähr, Preisänderungen und Irrtum vorbehalten. Wir liefern unter Eigentumsvorbehalt auf der Grundlage unserer allgemeinen Geschäfts- und Lizenzbedingungen. Für die Wartung (nur bei Lizenzkauf) gelten eigene Vertragsbedingungen. Anfallende Reisekosten und Spesen werden separat nach Aufwand in Rechnung gestellt. 11 TrustedData ist ein Produkt der SSA SoftSolutions GmbH Die SSA SoftSolutions GmbH wurde 1991 in Augsburg gegründet. Das Kerngeschäft umfasst sowohl das Geschäftsprozessmanagement als auch die Entwicklung von individuellen Softwarelösungen für mittelständische Firmen und Großunternehmen aus allen Branchen. In der Softwareentwicklung bieten die Experten umfassende Leistungen für alle Phasen eines Softwareprojekts: ●● Kundengerechte Bedarfsanalyse und Prozessberatung mit nachfolgender Konzeption und Pflichtenhefterstellung ●● Softwareprogrammierung, GUI-Design, Test und Integration der Lösung in die bestehende IT-Landschaft ●● Pflege und Weiterentwicklung neuer oder bestehender Softwaresysteme www.softsolutions.de Ihr Kontakt zu uns: Anschrift Zentrale Vertrieb SSA SoftSolutions GmbH Meraner Str. 43 Tel.: 0821 / 999 873 - 0 Fax.: 0821 / 999 873-50 E-Mail: [email protected] Tel.: 0821 / 999 873 - 25 Fax.: 0821 / 999 873 - 50 E-Mail: [email protected] 86165 Augsburg TrustedData Demoversion: Über unsere Website erhalten Sie einen kostenfreien Zugang zu Ihrer Demoversion. www.trusteddata.de
