Bewertungsmatrix "Stadt FFB - DMS

Bewertungsmatrix "Stadt FFB - DMS" Eignungsanforderungen
Legende:
A = Ausschlusskriterium (keine Punktevergabe, sondern erfüllt oder nicht erfüllt)
B = Bewertung
KG = Kriteriengruppe
GP = Gewichtungspunkte
BP = Bewertungspunkte
EP = Eignungspunkte
Hinweis: Die Skala der Wertungspunkte reicht von 0 bis 10.
Kriteri
um (K)
A/B
Erfüllt/
GP
Kennung
BP
EP
Nicht
erfüllt
Kurzbezeichnung
Erläuterungen,
Bemerkungen
KG 1: Allgemeine Eignungsanforderungen
A
A.1.1 Dokumente
Bitte bestätigen Sie, dass sämtliche Dokumente (u. a. Arbeitspapiere, Monatsberichte,
Systemdokumentation, Schulungsunterlagen) in deutscher Sprache verfasst und der Stadt FFB in
digitaler Form (mindestens als *.PDF und Microsoft-Office 2003®-Formate) zur Verfügung gestellt
werden.
(Ausschlusskriterium „Ja / Nein“)
A
A.1.2
Deutsche Sprache
Bitte bestätigen Sie, dass alle im Projekt eingesetzten Mitarbeiter die deutsche Sprache in Wort
und Schrift fließend beherrschen und sie im Projekt anwenden werden.
(Ausschlusskriterium „Ja / Nein“)
A
A.1.3
Eigenerklärungen
Bitte bestätigen Sie, dass alle Eigenerklärungen des Abschnitts 4 ausgefüllt und unterschrieben
Ihrem Teilnahmeantrag beiliegen.
(Ausschlusskriterium „Ja / Nein“)
A
A.1.4
Qualifikation der Mitarbeiter
Bitte Bestätigen Sie, dass Ihre eingesetzten Mitarbeiter die in Abschnitt 3.3 geforderten
Qualifikationen aufweisen.
(Ausschlusskriterium „Ja / Nein“)
KG 2: Darstellung des Unternehmens
B
B.2.1 Leistungsportfolio
Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen und Ihr Leistungsportfolio bezogen auf den
Ausschreibungsgegenstand kurz dar. Gehen Sie insbesondere auch darauf ein, seit wann Ihr
Unternehmen im Bereich der Einführung von DMS-Systemen mit dazugehörigen
Ausstattungsbausteinen zur Ablösung bzw. Neuanschaffung der derzeitig im Einsatz befindlichen
IT-Geräte und der Migration der Daten auf die neuen System tätig ist.
Beschreiben Sie außerdem alle Nachunternehmer oder Unternehmen der
Bewerbergemeinschaft.
B
B
B
B
B
B.2.2
B.2.3
B.2.4
B.2.5
B.2.6
Gehen Sie dabei auch auf alle auftragsbezogenen Beteiligungsverhältnisse aller bietenden
Unternehmen ein.
Stellen Sie in diesem Rahmen die besonderen Kompetenzen dar, die Ihre Eignung hinsichtlich
Fachkunde und Leistungsfähigkeit zur vorliegenden Ausschreibung unterstreichen.
Jahresumsatz
Geben Sie den Jahresumsatz Ihres Unternehmens jeweils getrennt für die Jahre 2010, 2011 und
2012 in Euro an. Erwartet wird hierbei ein Jahresumsatz bezogen auf den
Ausschreibungsgegenstand von 4,0 Mio. Euro pro Jahr. Bei Bewerbergemeinschaften und beim
Einsatz von Nachunternehmern werden die Angaben für die Wertung addiert.
Jahresumsatz bezogen auf den Auftragsgegenstand
Geben Sie den Jahresumsatz Ihres Unternehmens jeweils getrennt für die Jahre 2010, 2011 und
2012 bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand in Euro an. Erwartet wird hierbei ein
Jahresumsatz bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand von 2,0 Mio. Euro pro Jahr. Bei
Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Nachunternehmern werden die Angaben für die
Wertung addiert.
Jahresabschlussbetrag
Bitte geben Sie den Jahresüberschuss oder den Jahresfehlbetrag für die Jahre 2010, 2011 und
2012 an. Bei der Angabe eines Jahresfehlbetrages sind die Gründe hierfür sowie die ergriffenen
Gegenmaßnahmen darzulegen.
Mitarbeiter / Mitarbeiterinnen bezogen auf den Auftragsgegenstand
Benennen Sie die Gesamtzahl der fest angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bezogen auf
den Ausschreibungsgegenstand jeweils für die Jahre 2010, 2011 und 2012. Erwartet wird hierbei
eine Mitarbeiterzahl von mindestens zehn Personen pro Jahr. Bei Bewerbergemeinschaften und
beim Einsatz von Nachunternehmern werden die Angaben für die Wertung addiert.
Referenzprojekte
Stellen Sie drei mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzprojekte mit drei
unterschiedlichen Auftraggebern dar.
Für die Darstellung der Referenzprojekte sind folgende Punkte von besonderer Relevanz:
• vergleichbare Projekte in den letzten drei Jahren hinsichtlich Projektinhalt und -volumen bei
öffentlichen Auftraggebern unter Berücksichtigung des bayerischen Landesrechts
• Strukturen, Aufgaben- und Verantwortungsbereiche sowie Zusammenwirken der
Projektbeteiligten
• integrierte Spezialanwendungen.
Die jeweiligen Projekte werden gleichwertig behandelt, also unabhängig davon, ob sie den Fokus
auf den Aufbau und die Einführung eines DMS-Systems, haben oder nicht. Gehen Sie dabei auf
folgende Punkte ein:
Projektbeschreibung, -ziele und -ergebnisse des von Ihnen realisierten Projektes
(Projektgegenstand)
• Projektbesonderheiten aufgrund der Einführung bei einer öffentlichen Verwaltung
• die von Ihrem Unternehmen besetzten Rollen im Projekt
• Beschreibung der Module und Dienstleistungen
• Behördenart, Mitarbeiterzahl, Verwaltungsaufgaben der Behörde, bei welcher Speicherlösung
implementiert und eingeführt wurde
• Größe des Projektteams (Mitarbeiteranzahl Auftraggeber und Auftragnehmer), Dauer und
Umfang (Personentage) des jeweiligen Projektes
• das gewählte Projektvorgehensmodell
• die mit dem Projekt verbundenen organisatorischen Veränderungen bei Ihrem Auftraggeber
Bitte führen Sie nachvollziehbar aus, warum die Erfahrungen aus dem jeweiligen Projekt aus
Ihrer Sicht nützlich und sinnvoll für das Projekt des Stadt Fürstenfeldbruck zur Einführung eines
DMS sind. Gehen Sie dabei auf Ihre Vorgehensweisen, eingesetzte Methoden und Werkzeuge
ein. Legen Sie ferner nachvollziehbar dar, wie Sie Ihren Kunden bei der technischen Realisierung
als auch bei organisatorischen Belangen unterstützt und/oder beraten haben.
Es wird darauf hingewiesen, dass das Ende der genannten Projekte bzw. das Ende Ihrer
Beteiligung an diesen nicht länger als vier Jahre – gerechnet ab dem Ende der Bewerbungsfrist –
zurückliegen darf. Es gehen die dabei aktuelleren und weiter fortgeschrittenen Projekte stärker in
die Bewertung ein.
Bewertungsmatrix "Einführung eines DMS in der Großen Kreisstadt Fürstenfeldbruck" Eignungsanforderungen
500
0
100
0
50
0
50
0
50
0
50
0
200
0
1 von 2
Kriteri
um (K)
A/B
Erfüllt/
GP
Kennung
B.3.2
EP
Nicht
erfüllt
Kurzbezeichnung
KG 3: Anforderungsprofile der Projektmitarbeiter
B
B.3.1 Profil – Projektmanagement und -leitung
Benennen Sie zwei IT-Projektleitungen mit langjährigen und fundierten Kenntnissen in
unterschiedlichen IT-Projekten hinsichtlich der Einführung einer eAkte und einer IT-gestützten
Vorgangssteuerung. Gehen Sie hierbei auch auf Vorgehensweisen und Methodiken zur
Einführung neuer Applikationen, Anforderungsmanagement, Rollout, Veränderungsmanagement,
Organisationsänderungen sowie Betriebsprozessoptimierung ein.
Beachten Sie dabei die Hinweise gemäß Abschnitt 3.3 zu Umfang und Darstellung der
geforderten Profile.
Gehen Sie in Ihrer Darstellung auf die nachfolgend genannten Anforderungen ein und
beschreiben Sie deren Erfüllung. Zum Nachweis der Kenntnisse und Erfahrungen sind bis zu drei
Referenzprojekte, je Profil, zu den Anforderungen zu benennen (bestehend aus
Projektbezeichnung, Dauer, Umfang und Kurzbeschreibung der Tätigkeiten in Bezug zu den
gelisteten Anforderungen):
• Kurze Darstellung der Berufserfahrung sowie Aus- und Weiterbildung (Erwartung
Hochschulabschluss mit konkretem IT-Bezug oder vergleichbar),
mindestens fünf Jahre Projektmanagementerfahrung in unterschiedlichen IT-Projekten und
Expertenwissen in der Rolle des IT-Projektleiters; dazu zählen u. a. folgende nachzuweisende
Erfahrungen:
• Projektplanung, Projektcontrolling, Projektsteuerung, Risikomanagement, Projektdokumentation,
Änderungsmanagement, Konfliktmanagement, Akzeptanzmanagement,
Anforderungsmanagement
Projektmanagement Soft Skills:
• Kommunikation
• Gesprächsführung
• Moderation und Präsentation
• Selbst- und Zeitmanagement, Zielorientierung
• Teamfähigkeit
• Mitarbeiterführung
Vertiefte Kenntnisse und mehrjährige Erfahrung in der Anwendung:
• von Projektmanagementmethoden und Standards (Nachweis einer entsprechenden
Zertifizierung z. B.: IPMA, PMI oder Vergleichbares),
• klassischer Projektmanagementwerkzeuge (z. B. MS Project)
• Projektvorgehensmodell in Bezug auf den Ausschreibungsgegenstand
B
BP
Profil – Techniker Aufbau Storage
Benennen Sie zwei Mitarbeiter für den Bereich eAkte und IT-gestützte Vorgangssteuerung mit
langjährigen Erfahrungen und fundierten Kenntnissen.
Beachten Sie dabei die Hinweise gemäß Abschnitt 3.3 zu Umfang und Darstellung der
geforderten Profile.
Gehen Sie in Ihrer Darstellung auf die nachfolgend genannten Anforderungen ein und
beschreiben Sie deren Erfüllung. Zum Nachweis der Kenntnisse und Erfahrungen sind bis zu drei
Referenzprojekte, je Profil, zu den Anforderungen zu benennen (bestehend aus
Projektbezeichnung, Dauer, Umfang und Kurzbeschreibung der Tätigkeiten in Bezug zu den
gelisteten Anforderungen).
• kurze Darstellung der Berufserfahrung sowie Aus- und Weiterbildung und ggf. Zertifizierungen
• mindestens drei Jahre Erfahrung im eAkte-Umfeld; dazu zählen u. a. folgende nachzuweisende
Erfahrungen:
- Einrichtung,
- Administration,
- Customizing,
- Konzeption und Design,
- Altakten-/Altdatenmigration,
- Anbindung von Spezialanwendungen (Fachverfahren),
- Anbindung von Scan-Anwendungen,
- Anwenderschulung und -betreuung.
• weitere Erfahrungen und Kenntnisse:
500
0
250
0
250
0
1000
0
Erläuterungen,
Bemerkungen
Grundkenntnisse hinsichtlich:
- Aufbau, Organisationsstrukturen und Aufgaben der Kommunalbehörden
- Geschäftsgang und Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung
- Netzwerke (Strukturen, Topologie, Protokolle)
- Datenschutz
- IT-Sicherheit
- Storage-Systeme
vertiefte Kenntnisse:
- Standards und Architekturen für E-Government-Anwendungen (SAGA)
- XML in der öffentlichen Verwaltung (XÖV-Standards)
- Konzeption und Umsetzung von IT-Integrationsstrukturen (z. B. SOA)
- Betriebssysteme (insb. Windows-Server 2008 R2 und 2012)
- Server-Virtualisierung (insb. Microsoft Hyper-V und VM-Ware)
Spezialwissen:
- Einführung und Aufbau von Vorgangsbearbeitungssystemen
- Verzeichnisdienste auf Basis von Microsoft Active Directory
- Datenbanken (insb. Microsoft SQL Server 2008 und 2012)
Summe
Bewertungsmatrix "Einführung eines DMS in der Großen Kreisstadt Fürstenfeldbruck" Eignungsanforderungen
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