AG-VIP SQL Administratorhandbuch
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AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Administration Handbuch zur Version 1.5x Stand vom 06.03.2017 Seite 1 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 1 Vorwort Dieses Handbuch möchte Ihnen rasch den produktiven Nutzen von AG-VIP SQL ermöglichen. Dazu gliedert sich die Dokumentation in fünf Teile. Der erste Band für Administratoren beschreibt die Installation sowie Einrichtung der Software. Somit können Sie AG-VIP SQL auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens optimal anpassen. Der zweite Band des Handbuchs ist für Anwender gedacht, die AG-VIP SQL für Ihre tägliche Arbeit nutzen wollen und beschreibt verschiedene Funktionen für Anwender, wie das integrierte Wiedervorlagesystem oder die Verwaltung von Ansprechpartnern in einer grafischen Adresshierarchie. Der dritte Band beschäftigt sich mit der Einrichtung und Arbeitsweise des optionalen Workflows. AG-VIP SQL kennt einen Modus für das freie Arbeiten sowie das Arbeiten im Rahmen von vordefinierten Workflows. Die optionale WorkflowEngine stellt ein mächtiges Werkzeug dar, da Sie hiermit komplette Folgen von Arbeitsschritten (Prozesse) abbilden und automatisieren können. Der vierte Band dokumentiert die TAPI-Schnittstelle mit dem Objektmodell sowie die Möglichkeiten, die Funktionalität von AG-VIP SQL individuell über VBScriptMakros zu erweitern. Der fünfte Band beschäftigt sich mit der Option xRM.“xRM“ steht dabei für die Abbildung „x“beliebiger Beziehungsgeflechte und stellt damit nicht mehr allein den Kunden in den Mittelpunkt, sondern alle Stakeholder eines Unternehmens. Seite 2 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2 Inhaltsverzeichnis 1 2 3 4 Vorwort ..................................................................................................................2 Inhaltsverzeichnis ...................................................................................................3 Lizenzbestimmungen.............................................................................................. 8 Installation ............................................................................................................ 19 4.1 Grundsätzlicher Aufbau von AG-VIP SQL .................................................. 20 4.2 Installationsvoraussetzungen ........................................................................ 21 4.3 Erstinstallation von AG-VIP SQL ................................................................ 23 4.4 Netzwerkclient einrichten: ............................................................................ 33 4.5 Installation mit Dongle ................................................................................. 35 4.5.1 Erstinstallation ...................................................................................... 35 4.5.2 Nachträgliche Installation ..................................................................... 36 4.5.3 64 Bit Betriebssysteme ......................................................................... 37 4.5.4 Die Dongle Software ............................................................................ 37 4.5.5 Lizenzänderungen................................................................................. 39 4.5.6 Fehlermeldungen bei der Installation: .................................................. 40 4.6 Anlegen der SQL-Datenbank: AGVIPDBWizzard.EXE ............................. 42 4.7 AG-VIP SQL – Parameter beim Programmaufruf ....................................... 54 4.7.1 AG-VIP SQL mit fester Adresstabelle starten /ad: "Name der Adressentabelle" ................................................................................................... 56 4.7.2 AG-VIP SQL mit festem Projekt starten /pr:"Name des Projektes" ..... 57 4.7.3 AG-VIP SQL mit fester Bearbeitungsstufe starten /st:"Name der Bearbeitungsstufe" ............................................................................................... 58 4.7.4 AG-VIP SQL mit unterschiedlichen Verbindungsdaten starten ........... 59 4.7.5 Im Fehlerfall: vollen Dump erzeugen /fulldump .................................. 60 4.7.6 SQL-Server-Name sichtbar machen /showdbname .............................. 62 4.7.7 Oberfläche Skalieren oder für Touch optimieren /mode:touch /mode:mouse /scale:nn ......................................................................................... 62 4.7.8 Oberfläche mit Ribbons starten /ribbon:yes ......................................... 63 4.7.9 AG-VIP SQL mit abweichender Durchwahl starten /phone:"Nummer" 64 4.7.10 AG-VIP SQL mit abweichender INI-Datei starten /ini:"Pfad und Name der INI-Datei"....................................................................................................... 64 4.8 Update Installation ....................................................................................... 65 4.9 Datenbankupdateprogramm: AGVIPDBUpdate.EXE.................................. 70 4.10 AGVIP Job Scheduler Service einrichten..................................................... 74 Seite 3 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4.10.1 AGVIP Job Scheduler Service installieren .......................................... 75 4.10.2 Kontext für den Job-Scheduler ............................................................. 77 4.10.3 Betrieb und Wartung des Job-Schedulers ............................................ 77 4.11 AG-VIP Backend Service einrichten ........................................................... 78 4.11.1 Startparameter für den AG-VIP Backend Service................................ 81 4.11.2 Fehlermeldungen des AG-VIP Backend Services ................................ 82 4.12 Zeitliche Befristung...................................................................................... 84 4.12.1 Ablaufdatum einsehen: ......................................................................... 84 4.12.2 Lizenz verlängern ................................................................................. 86 4.13 AG-V.I.P. 5 Datenübernahme ...................................................................... 89 4.14 Datensicherung........................................................................................... 102 4.14.1 Datensicherung mit kostenloser MS SQL Express Edition ................ 104 4.14.2 Datensicherung mit MS-SQL Server 2012 ........................................ 106 5 Einrichtung des Systems .................................................................................... 116 5.1 Anlegen einer Datenbank ........................................................................... 117 5.1.1 Starten des Tabellenexplorers ............................................................ 120 5.1.2 Neue Tabelle anlegen ......................................................................... 125 5.2 Automatische Nummerierung .................................................................... 137 5.3 Makros auf Ebene von Tabellen................................................................. 139 5.4 Infotext beim Öffnen einer Tabelle ............................................................ 141 5.5 Info über Tabelle ........................................................................................ 143 5.6 Tabelle löschen .......................................................................................... 145 5.7 Tabelle kopieren......................................................................................... 147 5.8 Tabelle exportieren .................................................................................... 149 5.9 Tabelle importieren .................................................................................... 151 6 Der Ansichten-Editor ......................................................................................... 153 6.1 Starten des Ansichten-Editors .................................................................... 155 6.2 Menü Datei................................................................................................. 155 6.2.1 Ansicht erstellen ................................................................................. 155 6.2.2 Ansicht mit Assistent erstellen ........................................................... 156 6.2.3 Ansicht manuell erstellen oder bearbeiten ......................................... 166 6.2.4 Ansicht öffnen .................................................................................... 181 6.2.5 Formular löschen................................................................................ 182 6.2.6 Ansicht schließen ............................................................................... 184 6.2.7 Ansicht speichern ............................................................................... 184 6.2.8 Ansicht speichern unter ...................................................................... 186 6.2.9 Ansicht importieren ............................................................................ 187 Seite 4 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.2.10 Ansicht exportieren ............................................................................ 188 6.3 Menü Bearbeiten ........................................................................................ 189 6.3.1 Rückgängig ......................................................................................... 189 6.3.2 Wiederholen ....................................................................................... 189 6.3.3 Entfernen ............................................................................................ 189 6.3.4 Ausschneiden...................................................................................... 190 6.3.5 Kopieren ............................................................................................. 190 6.3.6 Einfügen ............................................................................................. 190 6.3.7 Alles auswählen .................................................................................. 191 6.3.8 Eigenschaften ..................................................................................... 191 6.4 Menü Felder ............................................................................................... 192 6.4.1 Statischer Text .................................................................................... 196 6.4.2 Statischer RTF-Text ........................................................................... 196 6.4.3 Eingabefeld ......................................................................................... 199 6.4.4 Numerisches Feld ............................................................................... 200 6.4.5 Datum ................................................................................................. 200 6.4.6 Zeit ..................................................................................................... 201 6.4.7 Datum / Zeit........................................................................................ 201 6.4.8 Benutzer-IDs ...................................................................................... 201 6.4.9 Dateiname ........................................................................................... 202 6.4.10 Benutzer ID ........................................................................................ 202 6.4.11 Logisches Feld .................................................................................... 203 6.4.12 Kennzeichenfeld ................................................................................. 203 6.4.13 Kennzeichenliste ................................................................................ 204 6.4.14 Benutzerdefinierte Tabelle ................................................................. 205 6.4.15 Historie ............................................................................................... 207 6.4.16 Kommunikationsfelder ....................................................................... 210 6.4.17 Benutzerliste ....................................................................................... 210 6.4.18 Kombinationsfeld – Werteliste ........................................................... 211 6.4.19 Optionsliste ......................................................................................... 213 6.4.20 Schalter ............................................................................................... 215 6.4.21 Rahmen............................................................................................... 216 6.4.22 Grafik ................................................................................................. 217 6.4.23 Browserfeld ........................................................................................ 219 6.4.24 Tabellenfeld ........................................................................................ 223 6.5 Menü Hilfsmittel ........................................................................................ 223 6.5.1 Formular testen: Vorschau ................................................................. 223 Seite 5 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.5.2 Feldreihenfolge festlegen ................................................................... 225 6.5.3 Feldgruppen festlegen ........................................................................ 226 6.5.4 Datenbankfelder prüfen ...................................................................... 230 6.5.5 Größe der Ansicht festlegen ............................................................... 234 6.5.6 Links ausrichten ................................................................................. 235 6.5.7 Rechts ausrichten ............................................................................... 236 6.5.8 Oben ausrichten.................................................................................. 237 6.5.9 Unten ausrichten ................................................................................ 238 6.6 Menü Ansicht ............................................................................................. 240 6.6.1 Symbolleisten ein-/ausblenden ........................................................... 240 6.6.2 Symbolleisten – Anpassen ................................................................. 242 6.7 Menü Fenster ............................................................................................. 250 6.7.1 Überlappend ....................................................................................... 250 6.7.2 Nebeneinander ................................................................................... 251 6.7.3 Symbole anordnen .............................................................................. 251 6.7.4 Weitere Fenster .................................................................................. 252 6.8 Menü Hilfe ................................................................................................. 254 6.8.1 Hilfethemen ........................................................................................ 254 6.8.2 Über AG-VIP SQL Ansichten-Editor ................................................ 254 6.9 Aussehen der Anwendung.......................................................................... 255 6.10 Übersicht Funktionsschalter / Hotkeys ...................................................... 256 7 Globale Einstellungen ........................................................................................ 257 7.1 Kennwort Einstellungen ............................................................................. 258 7.2 Makros ....................................................................................................... 260 8 Benutzerverwaltung ........................................................................................... 261 8.1 Anmelden in AG-VIP SQL ........................................................................ 262 8.1.1 Allgemeine Anmerkungen zu Sicherheit ........................................... 263 8.1.2 Der Anmeldevorgang ......................................................................... 264 8.2 Gruppenrechte und Benutzerrechte ............................................................ 265 8.3 Starten der Rechteverwaltung .................................................................... 267 8.4 Neues Benutzerkonto anlegen .................................................................... 270 8.5 Benutzerkonto sperren ............................................................................... 288 8.6 Benutzerkonto ändern ................................................................................ 291 8.7 Benutzerkonto löschen ............................................................................... 292 8.8 Neue Gruppe anlegen ................................................................................. 294 8.9 Gruppe ändern ............................................................................................ 301 8.10 Gruppe löschen .......................................................................................... 303 Seite 6 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 8.11 Datensatzbenutzerrechte ............................................................................. 304 Telefonie Einstellungen ...................................................................................... 307 9.1 Auswahl des Telefoniesystems ................................................................... 307 9.1.1 Manuelles Test Interface .................................................................... 309 9.1.2 TAPI (Telephony Application Programming Interface) ..................... 311 9.1.3 Interactive Intelligence I3 (IceLib) ..................................................... 315 9.1.4 Elsbeth Predictive Dialer .................................................................... 316 9.2 Benutzerbezogene Telefoneinstellungen .................................................... 317 9.2.1 Reiter: TAPI Einstellungen ................................................................ 318 9.2.2 Reiter: Elsbeth .................................................................................... 323 9.2.3 Reiter: Interactive I3 ........................................................................... 325 9.2.4 Reiter: Ausgehende Anrufe: ............................................................... 326 9.2.5 Reiter: Eingehende Anrufe ................................................................. 327 9.3 Telefonieeinstellungen über die Benutzerverwaltung vornehmen.............. 329 9.4 Telefon Wahlparameter .............................................................................. 332 10 Hilfsmittel....................................................................................................... 335 10.1 Neues Hilfsmittel einrichten und bearbeiten .............................................. 342 10.2 Hilfsmittel exportieren................................................................................ 352 10.3 Hilfsmittel debuggen .................................................................................. 355 10.4 Hilfsmittel importieren ............................................................................... 355 10.5 Hilfsmittel kopieren .................................................................................... 357 10.6 Hilfsmittel löschen ..................................................................................... 360 10.7 Hilfsmittel für MS-Outlook ........................................................................ 361 10.7.1 Voraussetzung .................................................................................... 361 10.7.2 Adresse in AG-VIP SQL anzeigen ..................................................... 362 10.7.3 Hilfsmittel „Adresse und Termin nach MS-Outlook übergeben“ ....... 362 10.7.4 Hilfsmittel „Aufgabe und Kontakt nach MS-Outlook übergeben“ ..... 363 10.7.5 Hilfsmittel „Adressaktivitäten in MS-Outlook anzeigen“ .................. 364 10.7.6 Hilfsmittel „Email schreiben mit AG-VIP SQL“ ............................... 364 10.7.7 Vertrauenswürdigkeit MS-Outlook AddIn ......................................... 368 10.7.8 Outlook: Eingehende Emails archivieren ........................................... 368 10.8 Emailversand via SMTP mit AG-VIP SQL................................................ 374 10.8.1 Einrichtung Hilfsmittel SMTP-Emailversand .................................... 375 10.8.2 Beispiel Makro ................................................................................... 380 11 Kennzeichen ................................................................................................... 390 11.1 Administration der Kennzeichen öffnen ..................................................... 392 11.2 Neues Kennzeichen anlegen und bearbeiten .............................................. 394 9 Seite 7 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 11.3 Kennzeichen umbenennen ......................................................................... 397 11.4 Kennzeichenkategorie löschen ................................................................... 398 11.5 Kennzeichenattribut löschen: ..................................................................... 401 12 Autotext ......................................................................................................... 402 12.1 Aufrufen der Verwaltung der Autotexte .................................................... 405 12.2 Autotexte anlegen / bearbeiten ................................................................... 406 12.3 Autotexte löschen ....................................................................................... 409 13 Zähler ............................................................................................................. 410 14 Ländereinstellungen ....................................................................................... 413 15 Makro Includes .............................................................................................. 418 16 Terminierungsprojekte ................................................................................... 421 17 Vorlagen für administrative Aufgaben ........................................................... 421 17.1 Einrichten und Bearbeiten von Vorlagen für administrative Aufgaben ..... 422 17.2 Mit administrativen Aufgaben arbeiten ...................................................... 424 18 Datenimport ................................................................................................... 427 19 Fehler ............................................................................................................. 436 19.1 Fehler finden .............................................................................................. 436 19.2 Supportanfrage ........................................................................................... 437 19.2.1 Online-Supportbereich: ...................................................................... 437 19.2.2 Email-Support: ................................................................................... 437 19.3 Telefonie .................................................................................................... 440 19.3.1 Fehler simulieren................................................................................ 440 19.3.2 TAPI-Protokoll an Support senden .................................................... 440 19.4 Inbound: Caller-ID und Called-ID tauschen .............................................. 442 20 Schlagwortregister ......................................................................................... 444 3 Lizenzbestimmungen Dies ist ein rechtsgültiger Softwarelizenzvertrag zwischen Ihnen, entweder als natürliche oder als juristische Person (nachfolgend “Nutzer” genannt), und der Firma Grutzeck-Software GmbH, Hessen-Homburg-Platz 1, 63452 Hanau (nachfolgend “Lizenzgeber” genannt). Durch Öffnung der versiegelten Softwarepakete und/oder durch Benutzung der Software erklären Sie sich damit einverstanden, an die Bestimmungen dieses Seite 8 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vertrages gebunden zu sein. Wenn Sie diesen Softwarelizenzvertrag nicht akzeptieren wollen, senden Sie das versiegelte Softwarepaket und alle Zubehörteile an den Lizenzgeber gegen volle Rückerstattung des Kaufpreises zurück. Die Software, der Datenträger, das Manual und alle dazugehörigen Dokumentationen wie auch etwaige Kopien oder Teile hiervon sowie alle Symbole sind ein Produkt des Lizenzgebers und wurden unter dessen Lizenz hergestellt. Alle Urheberrechte und anderen intellektuellen Eigentumsrechte an der Software stehen ausschließlich dem Lizenzgeber zu. §1 Vertragsgegenstand (1) Der Lizenzgeber gewährt dem Nutzer ein nicht ausschließliches, zeitlich unbegrenztes Recht, die diesen Lizenzbestimmungen beiliegende Software zu den nachstehenden Bedingungen zu nutzen. (2) Die Programme werden dem Nutzer auf maschinenlesbaren Aufzeichnungsträgern überlassen, auf denen sie als Objektprogramme im ausführbaren Zustand aufgezeichnet sind. Des Weiteren werden dem Nutzer Dokumentationsunterlagen zur Anwendung in Form einer PDF-Datei oder als gedrucktes Handbuch überlassen. Programme und Dokumentation werden nachfolgend als „Lizenzmaterial“ bezeichnet. (3) Der Lizenzgeber ist nicht verpflichtet, dem Nutzer während der Dauer des Vertrags Update-Versionen des Lizenzmaterials zu überlassen. Der Erwerb von Update-Versionen bedarf den Abschluss eines gesonderten Vertrages mit dem Lizenzgeber. §2 Nutzungsumfang (1) Der Nutzer ist berechtigt, die überlassenen Programme in der erworbenen Anzahl von Lizenzen zu installieren und zu nutzen. Der Erwerb einer Lizenz berechtigt den Nutzer zur Installation und Benutzung der Software auf einer Datenverarbeitungseinheit mit einem Prozessor, unabhängig davon, ob es sich um eine Workstation oder einen Laptop handelt. Der Nutzer hat zu gewährleisten, dass die Software nicht gleichzeitig auf mehreren Workstations oder Laptops installiert und eingesetzt wird, es sei denn, der Nutzer ist Seite 9 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Eigentümer aller betreffenden Datenverarbeitungseinheiten und stellt sicher, dass jeweils nur eine der installierten Softwareversionen genutzt werden kann. (2) „Nutzen“ im Sinne dieses Vertrages ist jedes dauerhafte oder vorübergehende ganze oder teilweise Laden, Anzeigen, Ablaufen, Übertragen oder Speichern der Software zum Zwecke ihrer Ausführung und der Verarbeitung der darin enthaltenen Datenbestände in der bestimmten Datenverarbeitungseinheit. In Geräten, die an die bestimmte Datenverarbeitungseinheit angeschlossen sind (z.B. Ein- und Ausgabegeräte), ist die Berechtigung zur Nutzung auf die Speicherung und Anzeige beschränkt. Zur Nutzung gehört auch die Ausführung der genannten Handlungen zum Zwecke der Beobachtung, Untersuchung oder zum Test der überlassenen Software. Dieses gilt auch für die Dokumentationsunterlagen. (3) Sofern Lizenzmaterial in druckschriftlicher Form überlassen wird, darf dieses nur mit schriftlicher Zustimmung des Lizenzgebers vervielfältigt werden. Zusätzliche Exemplare des druckschriftlichen Lizenzmaterials können vom Lizenzgeber unter diesem Vertrag gebührenpflichtig bezogen werden. (4) Zur vertragsgemäßen Nutzung gehört die Herstellung einer Sicherungskopie von der überlassenen Software. (5) Der Nutzer ist berechtigt, die Software mit anderen Computerprogrammen zu verbinden. Die Anwendungsdokumentation enthält eine Beschreibung der hierfür vorgesehenen Schnittstellen. Weitergehende Änderungen der Programme sowie Fehlerkorrekturen sind nur in dem Umfang zulässig, als sie zur bestimmungsgemäßen Benutzung der Programme notwendig sind. Auf § 9 wird Bezug genommen. Eine Rückübersetzung (Dekompilierung) des Programmcodes in eine andere Darstellungsform ist untersagt. Ausgenommen hiervon ist eine teilweise Übersetzung der Codeform zum Zwecke der Herstellung von Interoperabilität eines unabhängig geschaffenen Computerprogramms mit einem überlassenen Computerprogramm oder mit anderen Computerprogrammen unter den in § 69e UrhG angegebenen Beschränkungen. §3 Weitergabe des Programmpakets (1) Der Nutzer ist berechtigt, das Lizenzmaterial im Originalzustand und als Ganzes zusammen mit einer Kopie dieses Vertrages auf einen nachfolgenden Nutzer dauerhaft zu übertragen. Diese Berechtigung erstreckt sich nicht auf Seite 10 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x eine Weitergabe von Kopien oder Teilkopien des Lizenzmaterials und auch nicht auf die Weitergabe der geänderten oder bearbeiteten Fassungen oder davon hergestellter Kopien oder Teilkopien. (2) Mit der Übertragung des Lizenzmaterials geht die Berechtigung zur Nutzung gemäß § 1 auf den nachfolgenden Nutzer über, der damit im Sinne des Vertrages an die Stelle des Nutzers tritt. Zugleich erlischt die Berechtigung des Nutzers zur Nutzung gemäß § 1. Der Lizenzgeber ist von der Übertragung unter Nennung des Übertragungsempfängers unverzüglich durch den Nutzer zu benachrichtigen. (3) Mit der Weitergabe hat der Nutzer alle Kopien oder Teilkopien des Lizenzmaterials sowie geänderte oder bearbeitete Fassungen und davon hergestellte Kopien und Teilkopien umgehend und vollständig zu löschen oder auf andere Weise zu vernichten. Dies gilt auch für alle Sicherungskopien. (4) Abs. (1) bis (3) gelten auch, wenn die Weitergabe in einer zeitweisen Überlassung besteht. Die Vermietung des Programmpaketes oder von Teilen desselben ist ausgeschlossen. §4 Weitergabe durch nachfolgende Nutzer Für die Weitergabe des Lizenzmaterials durch den jeweiligen Nutzer an einen nachfolgenden Nutzer tritt dieser an die Stelle des vorausgehenden Nutzers. § 3 gilt sinngemäß. §5 Schutz des Lizenzmaterials (1) Unbeschadet der gemäß den § 1 und 2 eingeräumten Nutzungsrechten behält der Lizenzgeber alle Rechte am Lizenzmaterial einschließlich aller vom Nutzer hergestellten Kopien oder Teilkopien desselben. Das Eigentum des Nutzers an maschinenlesbaren Aufzeichnungsträgern, Datenspeichern und Datenverarbeitungsgeräten wird hiervon nicht berührt. (2) Der Nutzer verpflichtet sich, die im Lizenzmaterial enthaltenen Schutzvermerke, wie Copyrightvermerke und andere Rechtsvorbehalte unverändert beizubehalten sowie alle vom Nutzer hergestellten vollständigen oder Seite 11 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x teilweisen Kopien von maschinenlesbarem Lizenzmaterial in unveränderter Form zu übernehmen. (3) Der Nutzer wird über die von ihm vertragsgemäß hergestellten Kopien oder Teilkopien von maschinenlesbarem Lizenzmaterial Buch führen und sie an einem sicheren Ort aufbewahren sowie auf Anfrage hierüber Auskunft erteilen. (4) Der Nutzer verpflichtet sich, das Lizenzmaterial ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Lizenzgebers weder im Original noch in Form von vollständigen oder teilweisen Kopien Dritten zugänglich zu machen. (5) Der Nutzer wird vor der Vernichtung, dem Verkauf oder der sonstigen Weitergabe von maschinenlesbaren Aufzeichnungsträgern, Speichern oder Datenverarbeitungsgeräten darin gespeichertes Lizenzmaterial vollständig löschen. §6 Lieferung (1) Der Nutzer erhält eine Lieferkopie der Programme auf einem maschinenlesbaren Aufzeichnungsträger (z.B. CD) sowie beim Erwerb einer Lizenz ein Exemplar der Anwendungsdokumentation. Auf Anfrage liefert der Lizenzgeber weitere Exemplare der Anwendungsdokumentation gegen gesonderte Vergütung nach. (2) Verliert der Nutzer den erhaltenen maschinenlesbaren Aufzeichnungsträger oder wird der das Lizenzmaterial enthaltende Aufzeichnungsträger während des Transports oder nach Empfang beim Nutzer beschädigt oder versehentlich gelöscht, so kann der Lizenzgeber für die Ersatzlieferung dem Nutzer eine Aufwandspauschale von Euro 50,00 in Rechnung stellen. (3) Neuauflagen und Ergänzungen des Lizenzmaterials werden dem registrierten Nutzer nach ihrer Verfügbarkeit zum entgeltlichen Erwerb angeboten. Ein Anspruch des registrierten Nutzers auf Neuauflagen und Ergänzungen des Lizenzmaterials (Updates) besteht nicht. Seite 12 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x §7 Testversion und Testzeitraum Während eines Zeitraums von 30 Tagen steht dem Nutzer das Lizenzmaterial als Testversion kostenlos zur Erprobung zur Verfügung. (2) Der Nutzer erhält entweder die Möglichkeit zum freien Download der Testversion im Internet auf der Homepage des Lizenzgebers oder er erhält eine Testversion des Lizenzmaterials auf einer gesonderten CD. (3) Der Testzeitraum beginnt mit dem Download der Testversion aus dem Internet bzw. mit dem Versand des Lizenzmaterials durch den Lizenzgeber und endet am selben Tage des darauffolgenden Monats. (4) Während des Testzeitraums prüft der Nutzer, ob das Lizenzmaterial seinen Anforderungen genügt. Ist dies nicht der Fall, so kann er die Lizenz für das getestete Programm fristlos kündigen. Erfolgt bis zur Beendigung des Testzeitraums keine Kündigung, gehen beide Vertragsparteien davon aus, dass das Programm für die Zwecke des Nutzers grundsätzlich brauchbar ist. Der Nutzer erhält nach Beendigung des Testzeitraums die aktuelle Vollversion als CD, welche über die Testversion installiert werden kann. (5) Bei wiederholter Lizenzierung des gleichen Programms im Sinne der § 3 und 4 wird der Testzeitraum insgesamt nur einmal gewährt. §8 Gebühren (1) Die Lizenzgebühren sind festgelegt als Einmalgebühr. Für etwaige Neuauflagen und Ergänzungen des Lizenzprogramms wird eine Zusatzgebühr als Einmalgebühr berechnet. (2) Die Gebühren werden mit Lieferung fällig. Die Umsatzsteuer wird gesondert berechnet. §9 Gewährleistung (1) Die Vertragsparteien stimmen darüber überein, dass es nicht möglich ist, Programme so zu entwickeln, dass sie für alle Anwendungsbedingungen fehlerfrei sind. Der Lizenzgeber macht für jedes von ihm angebotene Programm eine komplette Dokumentation als PDF-Datei oder in gedruckter Form Seite 13 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x verfügbar, welche die bestimmungsgemäße Benutzung und die Einsatzbedingungen des Programms angibt. (2) Für das Lizenzmaterial in der dem Nutzer überlassenen Fassung gewährleistet der Lizenzgeber den vertragsgemäßen Gebrauch in Übereinstimmung mit der bei Versand gültiger Programmdokumentation im Sinne des § 9 Absatz (1). Dies gilt insbesondere für zugesicherte Eigenschaften. Im Falle erheblicher Abweichungen von der Leistungsbeschreibung ist der Lizenzgeber zur Nachbesserung berechtigt und, soweit diese nicht mit unangemessenem Aufwand verbunden ist, auch verpflichtet. Gelingt es dem Lizenzgeber innerhalb einer angemessenen Frist nicht, durch Nachbesserung die erheblichen Abweichungen von der Leistungsbeschreibung zu beseitigen oder so zu umgehen, dass dem Nutzer eine vertragsgemäße Nutzung des Programms ermöglicht wird, kann der Nutzer eine Herabsetzung der Lizenzgebühren verlangen oder die Lizenz für das Programm fristlos kündigen. Die Verpflichtung zur Nachbesserung endet mit Ablauf der in der Anlage „Programmschein“ angegebenen Dauer des Kundendienstes, frühestens jedoch zwölf Monate nach dem Ende des Testzeitraums. Für Schadensersatzansprüche gilt § 12. (3) Der Nutzer ist verpflichtet, dem Lizenzgeber nachprüfbare Unterlagen über Art und Auftreten von Abweichungen von der Leistungsbeschreibung zur Verfügung zu stellen und bei der Eingrenzung von Fehlern mitzuwirken. (4) Die Gewährleistung erstreckt sich nicht auf Mängel, die durch Abweichen von den für das Programm vorgesehenen und in der Leistungsbeschreibung angegebenen Einsatzbedingungen verursacht werden. § 10 Kundendienst (1) Der Lizenzgeber leistet zur Fehlerbeseitigung kostenlos Telefonsupport für die Dauer von sechs Wochen nach Auslieferung des Lizenzmaterials. Voraussetzung hierfür ist der Einsatz einer gültigen Fassung des Lizenzmaterials sowie die Bereitstellung des Fehlerformulars gemäß Handbuch durch den Nutzer. Hilfe zur Fehlerbehebung findet sich auch im Internet auf der Homepage des Lizenzgebers. Der Kundendienst unterliegt den Bestimmungen von § 11 „Einsatzbedingungen“. (2) Dem Nutzer obliegt die Erstellung der Fehlerunterlagen gemäß diesbezüglicher Angaben in der Anwendungsdokumentation. Nach Eingang der Seite 14 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Fehlerunterlagen beim Lizenzgeber erfolgt der zentrale Kundendienst telefonisch innerhalb der ersten sechs Wochen nach Auslieferung des Lizenzmaterials oder durch Übersendung von Informationen oder Überlassung von Unterlagen, wie Angaben zur Fehlerbeseitigung oder -umgehung oder berichtigte Programmteile. Ab der siebten Woche nach Auslieferung des Lizenzmaterials steht der Lizenzgeber dem Nutzer im Rahmen des Kundendienstes nur noch kostenpflichtig zur Verfügung oder bei Abschluss eines gesonderten Wartungsvertrages. (3) Beruht der Einsatz des Kundendienstes auf einem Anwenderfehler des Nutzers oder auf ähnlichen, vom Nutzer zu vertretenden Umständen, so kann der Lizenzgeber für sein Tätigwerden im Rahmen des Kundendienstes einen Stundensatz gemäß aktueller Preisliste dem Nutzer in Rechnung stellen. (4) Der Lizenzgeber leistet Programmpflege gegen eine Pauschalgebühr nur nach Abschluss eines separaten Wartungsvertrages. (5) Das dem Nutzer im Rahmen des Kundendienstes überlassene Material wird Bestandteil des Lizenzmaterials im Sinne von § 1 und unterliegt als solches den Bestimmungen dieses Vertrags. (6) Andere Dienste, wie Ausbildung von Mitarbeitern des Nutzers, Anpassungen des Programms an die besonderen Bedingungen des Nutzers oder andere Programmierleistungen, erfordern den Abschluss eines dafür vorgesehenen besonderen Vertrages. § 11 Einsatzbedingungen (1) Das dem Nutzer überlassene Lizenzmaterial wurde für den Einsatz auf bestimmten Datenverarbeitungsanlagen und für das Zusammenwirken mit bestimmten anderen Programmen entwickelt. Diese Einsatzbedingungen sind in der Leistungsbeschreibung angegeben. (2) Bei einer Benutzung des Lizenzmaterials ohne Einhaltung der Einsatzbedingungen gemäß Abs. (1) entfällt die Verpflichtung zur Gewährleistung nach § 9. Der Lizenzgeber wird sich in einem solchen Fall in einem angemessenen Umfang bemühen, den Kundendienst gemäß § 10 zu leisten. Der Kundendienst wird sich hierbei jedoch nur solcher Fehler annehmen, die bei Nut- Seite 15 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x zung des Lizenzmaterials unter den in der Leistungsbeschreibung angegebenen Einsatzbedingungen feststellbar sind. § 12 Haftungsbeschränkungen (1) Jede Vertragspartei haftet unabhängig vom Rechtsgrund für Schäden, die durch schuldhafte Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht in einer das Erreichen des Vertragszwecks gefährdenden Weise verursacht wurden. Die Haftung ist auf den vertragstypischen Schaden begrenzt, mit dessen Entstehen jede Vertragspartei bei Vertragsabschluss aufgrund der ihr zu diesem Zeitpunkt bekannten Umstände rechnen musste. (2) Der Lizenzgeber haftet nicht für mangelnden wirtschaftlichen Erfolg, entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Mangelfolgeschäden und Ansprüche Dritter mit Ausnahme von Ansprüchen aus Verletzung von Schutzrechten Dritter. (3) Der Schadensbetrag gemäß Abs. (1) und Abs. (2) ist begrenzt auf die Höhe der Einmalgebühr des Programms, das Gegenstand des Anspruchs ist oder den Schaden unmittelbar verursacht hat. Maßgebend sind die bei der Entstehung des Anspruchs geltenden Gebühren ohne Umsatzsteuer. (4) Für den Verlust von Daten und deren Wiederherstellung haftet der Lizenzgeber nach Maßgabe von Abs. (1) bis (3) nur dann, wenn ein solcher Verlust durch angemessene Datensicherungsmaßnahmen seitens des Nutzers nicht vermeidbar gewesen wäre. (5) Die Haftungsbeschränkungen gemäß Abs. (1) bis (4) gelten sinngemäß auch zugunsten der Mitarbeiter und Beauftragten des Lizenzgebers. (6) Die Haftung der Vertragsparteien für Schäden, die durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz von Mitgliedern der Geschäftsführung oder leitenden Angestellten der Vertragsparteien verursacht worden sind, sowie eine eventuelle Haftung des Lizenzgebers für das Fehlen zugesicherter Eigenschaften, für die Verletzung von Urheberrechten Dritter und für Ansprüche aufgrund des Produkthaftungsgesetzes bleiben unberührt. Seite 16 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x § 13 Schutzrechte Dritter (1) Der Lizenzgeber wird den Nutzer gegen alle Ansprüche verteidigen, die aus einer Verletzung eines gewerblichen Schutzrechts oder Urheberrechts durch das vertragsgemäß genutzte Lizenzmaterial in der Bundesrepublik Deutschland hergeleitet werden. Der Lizenzgeber übernimmt dem Nutzer gerichtlich auferlegte Kosten und Schadenersatzbeträge, sofern der Nutzer dem Lizenzgeber von solchen Ansprüchen unverzüglich schriftlich benachrichtigt hat und dem Lizenzgeber alle Abwehrmaßnahmen und Vergleichsverhandlungen vorbehalten bleiben. (2) Sind gegen den Nutzer Ansprüche gemäß Absatz (1) geltend gemacht worden oder zu erwarten, kann der Lizenzgeber auf seine Kosten das Lizenzmaterial in einem für den Nutzer zumutbaren Umfang ändern oder austauschen. Ist dies oder die Erwirkung eines Nutzungsrechts mit angemessenem Aufwand nicht möglich, kann jeder Vertragspartner die Lizenz für das betreffende Programm fristlos kündigen. In diesem Fall haftet der Lizenzgeber dem Nutzer für den ihm durch die Kündigung entstehenden Schaden nach Maßgabe von § 12. (3) Der Lizenzgeber hat keine Verpflichtungen, falls die Ansprüche gemäß Absatz (1) auf Nutzerseitig bereitgestellten Programmen oder Daten oder darauf beruhen, dass das Programm und darin enthaltene Datenbestände nicht in einer vom Lizenzgeber gelieferten gültigen, unveränderten Originalfassung oder unter anderen als in der Leistungsbeschreibung angegebenen Einsatzbedingungen benutzt wurden. § 14 Kündigung, Rückgabe und Löschung von Lizenzmaterial (1) Der Vertrag kann von beiden Seiten aus wichtigem Grund fristlos gekündigt werden. Dies gilt insbesondere bei Verletzung der Bestimmungen nach § 2 „Nutzungsumfang“ und § 5 „Schutz des Lizenzmaterials“. (2) Mit Wirksamwerden einer Kündigung, unabhängig von deren Zeitpunkt und Grund, ist der Nutzer verpflichtet, das Original sowie alle Kopien und Teilkopien des Lizenzmaterials an den Lizenzgeber zurückzugeben. Bei Lizenzmaterial, das auf maschinenlesbaren Aufzeichnungsträgern des Nutzers aufgezeichnet ist, tritt an Stelle der Rückgabe das vollständige Löschen der Aufzeichnung. Seite 17 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x § 15 Verjährung, Nebenabreden (1) Ansprüche aufgrund einer Verletzung von Bestimmungen nach § 2 „Nutzungsumfang“ und § 5 „Schutz des Lizenzmaterials“ verjähren sechs Jahre nach ihrer Entstehung, alle anderen Ansprüche aus diesem Vertrag drei Jahre nach ihrer Entstehung, sofern nicht kürzere gesetzliche Verjährungsfristen gelten. (2) form. Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schrift- (3) Ergänzend gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Lizenzgebers, die der Nutzer zur Kenntnis genommen hat. (4) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmungen tritt eine Ersatzregelung, die dem mit der unwirksamen Bestimmung angestrebten Zweck möglichst nahe kommt. (5) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist der Sitz des Lizenzgebers. Anwendbar ist deutsches Recht unter Ausschluss des UNKaufrechts. Anmerkungen und Dank: Wir danken den Betreibern der Website http://www.geonames.org für ihre Arbeit und Beitrag. Ihr Software-Team Grutzeck-Software GmbH Hessen-Homburg-Platz 1 63452 Hanau Seite 18 Tel: + 49 (6181) 97010 Internet: http://www.grutzeck.de Email: [email protected] AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4 Installation AG-VIP SQL ist eine Windows-Applikation und lauffähig auf Clients ab Windows Vista oder höher. Als Datenbankkern kommt MS-SQL-Server ab Version 2008 von Microsoft zum Einsatz. Der MS-SQL-Server ist nicht im Lieferumfang der Software enthalten. Lizenzen hierfür sind separat zu erwerben. Für die gleichzeitige Verarbeitung von fünf Sessions stellt Microsoft kostenlos den MS-SQL Server 2008 Express zur Verfügung. Datenbanken können bis zu einer Größe von maximal 4 GB verwaltet werden. Seite 19 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4.1 Grundsätzlicher Aufbau von AG-VIP SQL AGVIP.EXE Eigentliche CRM- und Contact-Center-Software AGVIPDBWizzard.EXE Assistent zum Aufbau der Verbindungsdatei zum Microsoft SQL-Server und Anlegen der notwendigen Tabellen im SQL-Server AGVIPDBUpdate.EXE Assistent, um nach einem Programmupdate von Seite 20 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x AG-VIP SQL evtl. neue Systemspalten in der SQLDatenbank zu ergänzen oder Daten zu konvertieren AGVIPFormEditor.EXE Oberflächendesigner für Ansichten (Reiter) AGVIPScript.Editor.EXE Designer für interaktive Gesprächsleitfäden (nur bei Option Workflow) AGVIP.AGDB Verbindungsdatei zwischen AG-VIP SQL und dem Microsoft SQL Server. Die Verbindungsdatei enthält alle Informationen, damit Anwender im Kontext von AG-VIP SQL auf die Daten im SQL-Server zugreifen können. AGVIPBackendService.EXE Optionaler Service, der für Hintergrundarbeiten zuständig ist, den Performancemonitor ermöglicht und Informationen über den Leitungsstatus der Anwender liefert. 4.2 Installationsvoraussetzungen Server: Mind. lokale Administratorrechte MS-SQL Server Version 2008 oder höher Windows Installer 2.1 oder höher Bei Serverinstallation von AG-VIP SQL ca. 200 MB für Programmverzeichnis von AG-VIP SQL sowie Freigabe des Ordners mit mind. Lese-Rechten für die Clients, um die AGVIP.EXE aus dem Programmverzeichnis aufrufen zu können. Für gehostete Server empfiehlt sich ein sicherer Zugriff auf den SQL-Server über einen VPN Tunnel Der optionale AG-VIP SQL Backendservice erfordert mind. Windows 2003 Server oder höher Tipp: Der kostenlose MS-SQL 2014 Express kann von der Microsoft Website direkt kostenlos heruntergeladen werden. Seite 21 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Weiterführende Infos zu den MS-SQL-Versionen und technischen Voraussetzungen finden Sie unter http://www.microsoft.com/germany/sql/ Tipps zur MS-SQL-Server-Installation finden Sie unter http://sqlserver.grutzeck.de. Client: Mind. lokale Administratorrechte ab Windows Vista oder höher mit entsprechender empfohlener Hardware. Bei 64 Bit Windows Systemen prüfen Sie bitte die Lauffähigkeit des eingesetzten TAPI-Treibers Netzwerkanbindung an den entsprechenden SQL-Server via TCP/IP Internet Explorer ab Version 6.x oder höher Microsoft Data Access Components (MDAC_TYP.EXE) ab Version 2.8. XML ab Version 3.0 (Bestandteil von Internet Explorer 6.x und später) Für CTI-Funktion: TAPI fähige Wähleinrichtung mit Interactive Voice für Telefoniefunktion Folgende TAPI-Funktionen werden von AG-VIP SQL unterstützt: Outbound: - Verbindungsaufbau - Besetzt: busy - Falsche Ruf-Nummer: bad address, wrong number - Übermittlung abgehende Ruf-Nr. über dwOrigAddressOffset sowie dwCallingPartyIDOffset Inbound: - Identifizierung Anrufer über eingehende Rufnummer: CallerID - Identifizierung zugehöriger Kampagne / Auftraggeber über angewählte (CalledID) oder weiterleitende Ruf-Nummer (Redirected ID) Outlook-PlugIn: Setzt MS-Outlook ab Version 2003 oder höher voraus. Musterhilfsmittel vorhanden für die Dokumenterstellung für MS-Office 2003 oder höher sowie OpenOffice Seite 22 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x AG-VIP SQL ist auch auf 64 Bit Client Betriebssystemen lauffähig. Bedenken Sie aber, dass für die CTI-Anbindung notwendige TAPI-Treiber i.d.R. nur auf 32 Bit Betriebssystemen zur Verfügung stehen. Ebenso kann AG-VIP SQL in virtuellen Umgebungen unter Terminal-Server oder in Citrix betrieben werden. Beachten Sie bitte, dass nicht alle TAPI-Treiber in Remote- oder Terminal Server-, bzw. Citrix-Umgebungen funktionsfähig sind. 4.3 Erstinstallation von AG-VIP SQL Zweck: Das Programm AG-VIP SQL wird auf Ihre lokale Festplatte (Einzelplatz) bzw. Serverfestplatte (Netzwerk) kopiert. Im Netzwerk können Sie die Clients dann über die SetupAGVIPClient.EXE im AG-VIP SQL-Programmverzeichnis auf dem Server einrichten. Alle zur Ausführung des Programms notwendigen Parameter befinden sich innerhalb der AG-VIP SQL –Datenbank. Damit AG-VIP SQL gestartet werden kann, müssen Sie zunächst über den Datenbankwizard eine Verbindungsdatei erzeugen und damit ggf. eine neue Datenbank im MS-SQL-Server anlegen. Damit die Programmsymbole im Menü und auf dem Desktop für alle Anwender an diesen Arbeitsplatz zur Verfügung stehen, sollten Sie die Installation mit Administratorrechten am Arbeitsplatz durchführen! Haben Sie einen USB-Softwaredongle geliefert bekommen, erhalten Sie weitere Informationen zur Installation des Softwaredongles unter 4.5 Installation mit Dongle. Vorgehensweise: 1. Starten Sie die Datei SETUP.EXE im Ordner \Install\ auf Ihrer InstallationsCD. Der Installationsassistent wird gestartet und leitet Sie sicher durch die weiteren Schritte der Installation. Bei einer Update Installation wird am Rechner die ältere Version automatisch erkannt, sofern Sie am gleichen PC installieren, auf dem die UrsprungsinstalSeite 23 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x lation durchgeführt wurde. 2. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter. Seite 24 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Lesen Sie den Lizenzvertrag aufmerksam durch. Wenn Sie die Bedingungen des Lizenzvertrags akzeptieren, wählen Sie die entsprechende Option und wählen den Weiter-Schalter. Seite 25 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Haben Sie eine Vollversion erworben, fragt der Installationsassistent Sie nach der Lizenzdatei. Diese Datei enthält Ihre Freischaltung mit Ihren Registrierungsdaten. I.d.R. befindet sich die Freischaltungsdatei direkt auf der Installations-CD von AG-VIP SQL. Sie können über den Ändern-Schalter auch ein anderes Verzeichnis auswählen, auf dem sich die Lizenzdatei befindet. Kann keine gültige Lizenzdatei gefunden werden, wird AG-VIP SQL als Demoversion für fünf Clients mit einer Laufzeit von 30 Tagen installiert! Aktivieren Sie den Weiter-Schalter. In diesem Fall erscheint folgender Informationsschirm: Seite 26 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 5. Andernfalls werden die gültigen Lizenzdaten angezeigt: Bitte prüfen Sie die Lizenzinformationen. Bei Fehlern verständigen Sie bitte Ihren Fachhändler oder Grutzeck-Software GmbH, Hanau. Telefon +49 (6181) 97010. Seite 27 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter, wenn die Lizenzierungsdaten korrekt sind. Seite 28 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 7. Wählen Sie das gewünschte Zielverzeichnis aus. Für eine Einzelplatzinstallation oder ein Laptop, das auch ohne Netzwerkanbindung mit AG-VIP SQL arbeiten soll, wählen Sie ein Verzeichnis auf der lokalen Festplatte, z.B.: C:\Programme\AG-VIP SQL Für eine Netzwerkinstallation installieren Sie direkt am Server. Geben Sie das AG-VIP SQL Programmverzeichnis anschließend frei, so dass nachher alle Clients darauf zugreifen können. Die Clients richten Sie dann über die Datei SetupAGVIPClient.EXE ein. Nachdem Sie alle Parameter von AG-VIP unter Einstellungen eingerichtet haben, können Sie das AG-VIP SQL Programmverzeichnis im freigegeben Netzwerklaufwerk auf ReadOnly setzen. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter. Seite 29 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 8. Bestimmen Sie nun den Setuptyp. Bei Vollständig wird AG-VIP SQL komplett installiert. Über die Option Angepasst legen Sie selbst die einzelnen zu installierenden Komponenten fest: Seite 30 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Hier wählen Sie die zu installierenden Komponenten aus und können ggf. auch für die Komponenten abweichende Installationsorte angeben. 9. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter: Seite 31 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 10. Damit haben Sie nun alle für die Installation notwendigen Parameter festgelegt. Die Installation beginnt, sobald sie den Schalter Installieren auswählen: 11. Während dem Installationsvorgang wird der aktuelle Status angezeigt. Seite 32 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 12. Der erfolgreiche Abschluss der Installation wird Ihnen vom Installationsassistenten mitgeteilt. Wählen Sie den Schalter Fertigstellen, um das Dialogfenster zu schließen. 4.4 Netzwerkclient einrichten: Voraussetzung: Sie haben zunächst eine Erstinstallation auf einem Netzwerkverzeichnis wie unter 4.3 Erstinstallation von AG-VIP SQL beschrieben durchgeführt. Das Netzwerkverzeichnis wurde für die Clients mit minimalen Lese-Rechten freigegeben. Damit die Programmsymbole im Menü und auf dem Desktop für alle Anwender an diesen Arbeitsplatz zur Verfügung stehen, sollten Sie die Installation mit Administratorrechten am Arbeitsplatz durchführen! Zweck: Durch die Erstinstallation von einem Arbeitsplatz auf ein Netzwerkserververzeichnis wurden bereits alle Programmteile von AG-VIP SQL entpackt. Im AG-VIP Seite 33 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x SQL-Programmverzeichnis finden Sie die Datei SetupAGVIPClient.EXE. Über dieses kleine Installationsprogramm werden die Symbole zum Aufrufen von AG-VIP SQL auf dem Client installiert und das Programm registriert. In MSOutlook (Sofern Outlook am Client installiert ist), wird ein PlugIn von AG-VIP SQL registriert. Liegt die Verbindungsdatei zum Zugriff auf den AG-VIP SQL – SQL Server im Programmverzeichnis von AG-VIP SQL (auf den auch die Verknüpfungen der Programmsymbole zeigen, brauchen Sie an den Clients nichts mehr weiter einzurichten. Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie den Windows-Explorer und wechseln Sie auf das AG-VIP SQLProgrammverzeichnis im Netzwerk. 2. Klicken Sie doppelt auf die Datei SetupAGVIPClient.EXE. 3. Starten Sie die Datei SetupAGVIPClient.EXE ohne Parameter, wird ein Programmsymbol zum Starten von AG-VIP SQL auf dem Desktop und im StartMenü von Windows eingerichtet. Ansonsten stehen folgende Parameter zur Verfügung: /f Installiert den Client ohne Prüfung, ob bereits ein AG-VIP SQL Client installiert wurde. Seite 34 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x /u Deinstalliert einen AG-VIP SQL Client. /m Installiert nur einen Menübefehl zum Aufrufen von AG-VIP SQL. /d Erzeugt nur ein Symbol auf dem Desktop, um AG-VIP SQL zu starten. /s Die Installation des Client wird ohne Ausgabe von Fehlermeldungen durchgeführt. Damit eignet sich diese Variante z.B. zur Remoteinstallation. 4.5 Installation mit Dongle Zweck: Ein USB-Dongle schützt die Softwarelizenz vor unberechtigter Nutzung. Die Installation der Donglesoftware WiBu erfolgt für alle Netzwerklizenzen. Das entsprechende Installationspaket AGVIPLaDM.MSI wird jedoch auf der AG-VIP SQL Lizenz-CD immer mit ausgeliefert und installiert. Dieses SetupPaket kann auch für eine nachträgliche manuelle Installation verwendet werden. 4.5.1 Erstinstallation Vorgehensweise: 1. Der Dongle kann an jedem Arbeitsplatz in einen freien USB-Port eingesteckt werden, auf dem die Dongle Runtime Software installiert wurde und der über eine entsprechende Netzwerkfreigabe verfügt. Der Netzwerkport ist 22350 und wird durch die AG-VIP SQL Installation automatisch freigegeben. Der Dongle kann über einen Broadcast direkt in einem Subnetz gefunden werden. 2. Führen Sie die Installation über die SETUP.EXE wie beschrieben durch. 3. Am Client führen Sie die SetupAGVIPClient.EXE aus. Dabei werden die notwendigen Dongle-Runtime-Komponenten automatisch mit installiert. Seite 35 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Hinweis. Wird der Dongle an einem Arbeitsplatz nicht gefunden, können Sie in der Dongle-Runtime CodeMeter den Server mit Dongle direkt bestimmen: a) Starten Sie die Browser-Verwaltungsoberfläche über http://localhost:22350/ b) Wechseln Sie in den Reiter EINSTELLUNGEN. c) Sie finden hier "Server Suchliste". Klicken Sie auf den Schalter HINZUFÜGEN und geben den Rechner an, in dem der USB-Dongle eingesteckt wurde. Diese machen Sie auf jedem Arbeitsplatz, der den Dongle nicht findet. 4.5.2 Nachträgliche Installation Zweck: Es existiert bereits eine bestehende AG-VIP SQL Installation. Sie haben eine neue AG-VIP SQL Lizenzdatei erhalten, die einen Dongle erfordert. Seite 36 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Stecken Sie den Dongle in den Server. 2. Führen Sie die SETUP.EXE am Server erneut durch. Damit werden die WiBuRuntime-Komponenten der Donglesoftware nachträglich installiert. 3. Führen Sie an jedem Arbeitsplatz das SetupAGVIPClient.EXE Setup durch. Damit werden auch auf dem Client die Donglekomponenten installiert. Die Donglesoftware lässt sich auch manuell auf den Clients installieren, in dem man die Datei AGVIPLaDM.MSI direkt startet. Alternativ über den Befehlszeilenaufruf: MSIEXEC.EXE /i AGVIPLaDM.msi /qn Dabei erfolgt die Installation ohne Benutzeroberfläche still im Hintergrund. Lassen Sie den Parameter "/qn" weg, erscheint ein Installationsassistent mit Fortschrittsanzeige. Eine manuelle Deinstallation kann erfolgen über: MSIEXEC.EXE /uninstall AGVIPLaDM.msi Wurden die Donlgekomponenten über die SetupAGVIPClient.EXE installiert, genügt eine Deinstallation des AG-VIP Clients über die Systemsteuerung, um auch die Donglekomponenten zu entfernen. 4.5.3 64 Bit Betriebssysteme Auch unter 64 Bit Betriebssystemen laufen die 32 Bit Komponenten der Donglesoftware, so dass hier keine speziellen Handlungen notwendig sind. 4.5.4 Die Dongle Software Die Dongle Software Codemeter Runtime verfügt über eine Verwaltungsoberfläche. Seite 37 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4.5.4.1 Starten der Codemeter Software Voraussetzung: Gehen Sie an den Arbeitsplatz, an dem der Dongle eingesteckt ist. Vorgehensweise: Das CodeMeter Control-Center lässt sich starten über: C:\Program Files\CodeMeter\Runtime\bin\CodeMeterCC.exe Alternativ können Sie die browserbasierte Oberfläche nutzen über: http://localhost:22350/ 4.5.4.2 Kontrolle der genutzen Lizenzen Vorgehensweise: 1. Klicken Sie auf den Reiter "Server" erscheinen die verwendeten Lizenzen. AG-VIP SQL folgt dabei dem Concurrent User Lizenz Prinzip. Es zählen alle aktuell geöffneten AG-VIP SQL Lizenzen, unabhängig von der verwendeten MS-SQL-Datenbank. Seite 38 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Über den Schalter DETAILS sehen Sie, welche Anwender aktuell eine AG-VIP SQL Lizenz verwenden. 4.5.5 Lizenzänderungen Informationen im Dongle Der Dongle enthält die Informationen über freigegebene Produkte (inkl. SerienNr.) sowie die Lizenzanzahl. Updates oder geänderte zeitliche Freischalträume von AG-VIP SQL erfordern keine Änderungen der Informationen im Dongle. Sollen jedoch mehr Lizenzen oder neue Optionen freigeschaltet werden, muss auch die Information im Dongle aktualisiert werden. 4.5.5.1 Lizenzanforderung Die Informationen des Dongles werden bei Grutzeck-Software in einer Datenbank gespeichert. Normalerweise sollte es nicht notwendig sein, die aktuellen Dongleinformationen für eine Lizenzänderung an Grutzeck-Software zu senden. Sollte dies dennoch notwendig sein, gehen Sie wie folgt vor: Seite 39 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 1. Starten Sie aus dem AG-VIP SQL Programmverzeichnis den Lizenzmanager AGVIPLicenseManager.EXE. 2. Rechts unten finden Sie den Schalter KONTEXT. 3. Damit wird eine Datei WiBuCmRAC auf Ihrem Desktop erzeugt. Diese Datei senden Sie bitte per Email an [email protected]. 4.5.5.2 Installation einer neuen Lizenzinformation Wenn Sie neue Lizenzen geliefert bekommen, erhalten Sie eine neue ZIP-Datei per Email gesendet. Diese Datei enthält die neuen Lizenzinformationen AGVIP.LIC sowie ggf. zu aktualisierende Dongle-Informationen. 1. Gehen Sie an den Arbeitsplatz, an dem der USB-Dongle steckt. 2. Starten Sie aus dem AG-VIP SQL Programmverzeichnis den Lizenzmanager AGVIPLicenseManager.EXE. 3. Wählen Sie den NEU-Schalter und geben die neue ZIP-Datei an. Der Lizenzmanager installiert dann die neue Freischaltungsdatei und nimmt ggf. ein Update der Dongleinformationen vor. 4.5.6 Fehlermeldungen bei der Installation: Die Prüfung der Dongleinformationen erfolgt nicht sofort bei Programmstart. Damit können Fehlermeldungen zeitlich etwas verzögert erscheinen: Dongle Runtime Software nicht installiert Wenn die WiBu Runtime Software nicht installiert wurde, dann erhält man die folgende Fehlermeldung: "Die Dongle Runtime Software ist nicht installiert!" Führen Sie an jedem Arbeitsplatz die SetupAVIPClient.EXE aus, um die DongleKomponenten zu installieren. . 4.5 Installation mit Dongle Seite 40 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Kein Dongle vorhanden Ist kein Dongle vorhanden oder kann im Netzwerk kein Dongle gefunden werden, erscheint die Fehlermeldung: "Es wurde kein Dongle für Ihre Software-Lizenz gefunden!" Evtl. ist zu kontrollieren, ob der Rechner in dem der Dongle eingesteckt wurde, den Dongle korrekt anzeigt. Evtl. ist es nötig den Dongle-Server direkt mit seiner IP-Adresse im Web-Admin in der Codemeter Software unter dem Reiter Einstellungen anzulegen. An dem Computer, an dem Sie den Dongle eingesteckt haben, muss auch die Codemeter Runtime Software installiert sein. Ablauf der Lizenz (Ablaufdatum) Das Ablaufdatum wird nur über die Lizenzdatei AGVIP.LIC gesteuert. Wenn die Lizenz abgelaufen ist, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung: "Der Nutzungszeitraum dieses Programmes ist am 01.08.2012 abgelaufen! Sollten Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Fachhändler!" Lizenzanzahl ausgeschöpft Wenn alle Lizenzen aktiv sind, erscheint die Fehlermeldung: "Momentan werden alle Lizenzen verwendet! Wählen Sie Wiederholen, um zu warten, oder Abbrechen, um den Vorgang abzubrechen." Durch den Schalter "Wiederholen" kann erneut versucht werden, eine freigewordene Lizenz zu belegen. Anhand dieser Meldung kann nicht festgestellt werden, ob die Lizenzen durch die interne Begrenzung bei Zugriffen auf der Datenbank erfolgt, oder weil die Lizenzen auf dem Dongle in Verwendung sind. Es ist zum Beispiel möglich, dass ein Testarbeitsplatz auf einer anderen MS-SQLDatenbank arbeitet. Dadurch ist diese Lizenz durch den Zugriffschutz von AG-VIP SQL im Benutzermonitor nicht sichtbar. Denn dieser berücksichtigt nur zeitgleiche Zugriffe auf einer Datenbank. Innerhalb des Netzwerkes belegt dieser Arbeitsplatz jedoch eine Lizenz auf dem Seite 41 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Dongle. Programmsignaturen AGVIP.EXE oder AGVIP.LaDM sind zerstört Die Dateien von Grutzeck- Software sind in der Auslieferungsversion digital signiert. Dies wird bei normalen Programmen nicht kontrolliert. AG-VIP SQL überprüft jedoch beim Start, ob die Dateien AGVIP.EXE und AGVIPLaDM.DLL ein gültiges Zertifikat haben. Ist eines der Zertifikate der AGVIP.EXE oder AGVIPLaDM.DLL verändert oder zerstört, erscheint die nachfolgende Meldung: „Dieses Programm kann nicht ausgeführt werden weil die Programm-Signatur zerstört oder ungültig ist!" Im Explorer kann man über die rechte Maustaste über Eigenschaften die Zertifikate anzeigen lassen und prüfen. Ursachen für diese Meldung können ein Hackerangriff oder Manipulation durch Viren sein. Entfernen des Dongles während des Betriebs Wird der Dongle während des laufenden AG-VIP SQL Programmes entfernt, wird versucht alle 2-3 Minuten erneut den Dongle zu belegen. Ist dies nicht erfolgreich, wird die Anwendung gesperrt und es ertönt alle 5 Sekunden ein Ping Signal. Sobald wieder ein Dongle zur Verfügung steht, wird die Ausführung fortgesetzt. 4.6 Anlegen der SQL-Datenbank: AGVIPDBWizzard.EXE Zweck: Damit AG-VIP SQL mit dem MS-SQL-Server arbeiten kann, müssen Sie zunächst eine Verbindung zwischen AG-VIP SQL und MS-SQL-Server herstellen. Im ersten Schritt wird eine neue Datenbank angelegt. Dazu benötigen Sie administrativen Zugriff auf den MS-SQL-Server (sa-Benutzer). Diese Zugriffsinformationen dienen ausschließlich dem Anlegen der neuen Datenbank und werden nicht gespeiSeite 42 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x chert. Im zweiten Schritt wird ein neuer User am SQL-Server angelegt, womit die Verbindung zu der SQL-Datenbank hergestellt wird. Diese Zugriffsdaten werden in einer Verbindungsdatei AGVIP.AGDB im Programmverzeichnis von AG-VIP SQL gespeichert. Darin befinden sich Informationen über die zu öffnende SQLDatenbank und die notwendigen Angaben zum Zugriff. Alternativ können Sie auch über die Windows-Authentifizierung im SQL-Server arbeiten. Diese Datei kann beim Aufruf von AG-VIP SQL als Parameter mit angegeben werden. So lässt sich z.B. ein AG-VIP SQL –Symbol für den Zugriff auf eine lokale Datenbank und ein zweites Symbol für den Zugriff auf eine Netzwerkdatenbank einrichten. Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen von AG-VIP SQL in einer einzigen SQL-Datenbank gespeichert werden, d.h. neben den Daten, die Sie verwalten wollen, auch alle administrativen Informationen wie z.B. Benutzerprofile, Ansichten, Auswertungen, uvm.! Von daher empfiehlt es sich, nur mit einer einzigen SQL-Datenbank zu arbeiten. Vorgehensweise: 1. Nachdem Sie AG-VIP SQL erfolgreich installiert haben, starten Sie den AGVIP SQL Datenbank-Assistenten. Sie finden ihn im Programmverzeichnis von AG-VIP SQL als AGVIPDBWIZARD.EXE. 2. Klicken Sie im Windows-Explorer doppelt auf diese Datei. 3. Der AG-VIP SQL-Datenbank-Assistent wird gestartet. Seite 43 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Wählen Sie die gewünschte Sprache für die nächsten Schritte und klicken auf den Schalter Weiter. Seite 44 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 5. Sie haben die Wahl eine Verbindung zu einer bereits bestehenden Datenbank herzustellen oder zu einer neuen Datenbank anzulegen. Das AG-VIP SQL –Konzept sieht vor, dass Sie mit einer einzigen physischen SQL-Datenbank arbeiten. Denn dies ermöglicht übergreifende zentrale Statistiken usw. Trotzdem können Sie innerhalb dieser einen Datenbank komplett getrennte Adressbestände (Adresstabellen) verwalten. Wählen Sie die Option Verbindung zu bestehender Datenbank herstellen, wenn die Datenbank bereits existiert. Seite 45 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Tipp. Liegt das AG-VIP SQL Programmverzeichnis auf einem Server im Netzwerk, genügt es für die Arbeitsplätze aus dem AG-VIP SQL Programmverzeichnis aus dem Server die Datei SETUPAGVIPClient.EXE auszuführen. Es werden dann nur die Verknüpfungen für AG-VIP SQL eingerichtet. Beim Programmstart wird direkt die Verbindungsdatei AGVIP.AGDB aus dem AG-VIP SQL Server Programmverzeichnis verwendet. Sie müssen am Client keine neue Verbindungsdatei einrichten. Wenn Sie AG-VIP SQL an jedem Arbeitsplatz lokal installieren, können Sie auch die AGVIP.AGDB Datei einfach direkt in jedes lokale Programmverzeichnis von AG-VIP SQL kopieren. 6. Wählen Sie die Option Neue Datenbank anlegen, um erstmalig eine neue SQL-Datenbank einzurichten und klicken Sie auf Weiter. Es wird eine neue Datenbank angelegt. Seite 46 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 7. Wählen Sie den Provider Ihres SQL-Servers aus. Der Assistent zeigt Ihnen nur bereits an diesem Rechner installierte SQLProvider an. Dieser Provider, der hier für die AGVIP.AGDB Verbindungsdatei ausgewählt wird, muss auf allen Clients, die AG-VIP verwenden wollen auch verfügbar sein. OLE-DB Provider: MS-SQL Server 200x OLE-DB Native Client Wenn Sie mit dem neueren 200x OLE-DB Native Client arbeiten wollen, müssen Sie ggf. auf jedem zugreifenden Client auch den passenden MS-SQL 200x OLE DB Native Client installieren. Sie können die Datei von der Microsoft Website unter http://www.microsoft.com herunterladen. Seite 47 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 8. Geben Sie den SQL-Server Namen an. Geben Sie direkt den Servernamen oder die IP-Adresse des Servers an. Bei MS-SQL Server 2005 / 2008 ist zusätzlich der Name der SQL-Server Instanz anzugeben, z.B. „[Rechnername]\SQLEXPRESS\“ Verwenden Sie die SQL-Server Authentifizierung, werden Sie aufgefordert das Administratorkennwort (sa-Kennwort) des SQL-Servers anzugeben, damit eine neue Datenbank angelegt werden kann. Wollen Sie die Windows-Authentifizierung verwenden, muss ein entsprechender Benutzer mit administrativen Rechten im MS-SQL-Server angelegt worden sein! Diese Informationen dienen nur dem einmaligen Anlegen der Datenbank und werden nicht gespeichert. Das Administratorkennwort für den MS-SQL Server erhalten Sie von Ihrem Datenbankadministrator. Seite 48 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Wählen Sie den SQL Server aus: Geben Sie hier den Namen des Servers an, auf dem der MS-SQLServer läuft. (local) bezeichnet den eigenen PC. Diese Einstellung eignet sich somit nur für die Installation eines Einzelplatzes. Bei einer Netzwerkinstallation richten Sie die Verbindungsdatei von einem Client aus ein und geben hier den Servernamen oder die IPAdresse an. 9. Geben Sie das Kennwort ein und aktivieren den Schalter Weiter. 10. Geben Sie nun den Namen der neuen Datenbank auf dem SQL-Server an. Wählen Sie einen Benutzernamen sowie ein Kennwort, über den die Verbindung zur SQL-Datenbank zum Arbeiten für AG-VIP SQL aufgebaut werden soll. Dadurch wird im MS-SQL Server ein neues Benutzerkonto, z.B. AGUser, Seite 49 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x angelegt, über den Anwender Zugriff auf die AG-VIP SQL Datenbank im MSSQL-Server nehmen. Optional können Sie auch die Option Verbindung mit der WindowsAuthentifizierung herstellen nutzen. Dadurch werden beim Verbindungsaufbau zur SQL-Datenbank beim Starten von AG-VIP SQL der WindowsNetzwerkanmeldenamen und Kennwort zum Verbindungsaufbau verwendet. Dazu müssen aber auch alle Anwender am Windows-Netzwerk als Benutzer im MS-SQL-Server angelegt worden sein! Außerdem hat dann jeder Anwender z.B. via ODBC von Excel aus kompletten Zugriff auf den Datenbestand im SQL-Server. Von daher empfehlen wir mit der SQL-Server-Authentifizierung zu arbeiten. 11. Vergeben Sie nun den Anmeldenamen und das Kennwort für den Systemverwalter von AG-VIP SQL. Mit diesen Zugangsdaten können Sie dann AG-VIP SQL erstmalig aufrufen. Seite 50 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Wichtig! Dieses Benutzerkonto kann innerhalb von AG-VIP SQL nicht gelöscht werden. Dies ist das einzige Benutzerprofil, das mehrmals gleichzeitig angemeldet werden kann. Deswegen gibt es für dieses Profil auch keine Zeiterfassung! Bei späteren Updates von AG-VIP SQL benötigen Sie den ADMIN Benutzer, um ein Datenbankupdate durchführen zu können. Von daher vergessen Sie den ADMIN Benutzernamen und das zugehörige Kennwort nicht! 12. Sie haben hier die Wahl, ob Sie den AG-VIP SQL Backend Service nutzen möchten. Der Backend-Service übernimmt Aufgaben im Hintergrund und entlastet die Arbeit auf den Clients. Damit ist es z.B. möglich den Status der TeleSeite 51 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x fonleitung der Anwender zu überwachen. Somit sehen Sie dann z.B. beim Makeln oder im Benutzermonitor, ob ein in AG-VIP SQL angemeldeter Anwender gerade telefoniert. Auch der Performancemonitor ist auf die Funktion des Backend Services angewiesen. Geben Sie hier einen Rechner an, während der Backend Service nicht gestartet ist, erscheint beim Aufruf von AG-VIP SQL die Fehlermeldung Wählen Sie hier den Computer im Netzwerk aus, auf dem Sie den AG-VIP SQL Backend Service bereits installiert haben. Aktivieren Sie anschließend den Weiter –Schalter. Seite 52 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 13. AG-VIP SQL kennt drei Arten des Anmeldens: a) Aktuellen Benutzernamen für die Anmeldung verwenden Der Anmeldenamen für Windows wird übernommen und für die AG-VIP SQL Anmeldung verwendet. Dazu müssen die Benutzernamen in AG-VIP SQL identisch mit den Benutzernamen in Windows angelegt werden. Haben Sie in AG-VIP SQL für das Benutzerprofil kein Kennwort definiert, startet AG-VIP SQL sofort ohne weitere Interaktion. b) Eingabe eines Benutzernamens erzwingen AG-VIP SQL erwartet zwingend die Eingabe der Anmeldenamen c) Festen Benutzernamen für die Anmeldung verwenden Sie können einen festen Benutzernamen definieren, mit dem AG-VIP SQL immer startet. Dies ist z.B. bei Einzelplatzinstallationen hilfreich. Geben Sie den Namen und den Speicherort für die Verbindungsdatei an. Standardmäßig sucht AG-VIP SQL die Verbindungsdatei im Programmverzeichnis von AG-VIP SQL. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter. Seite 53 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 14. Damit sind alle Informationen verfügbar, um die Verbindung zum MS-SQL Server aufzubauen. Klicken Sie auf den Weiter-Schalter, um den Vorgang abzuschließen. 4.7 AG-VIP SQL – Parameter beim Programmaufruf Zweck: Beim Starten von AG-VIP SQL ist es möglich, Parameter für bestimmte Funktionen zu übergeben. So kann z.B. durch Angabe der Verbindungsdatei auf einen loSeite 54 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x kalen SQL-Server oder auf einen zentralen SQL-Server zugegriffen werden oder eine feste Adresstabelle oder ein bestimmtes Projekt direkt geöffnet werden. Voraussetzung: Sie haben bereits nach der Installation eine Verbindung zum SQL-Server aufgebaut und ggf. eine Adresstabelle oder ein Projekt angelegt. Vorgehensweise: 1. Markieren Sie Ihr Symbol zum Starten von AG-VIP SQL und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Das kontextsensitive Menü öffnet sich. 2. Wählen Sie den Befehl Eigenschaften ganz unten. In dem nun erscheinenden Dialog sehen Sie den Programmnamen mit dem AG-VIP SQL gestartet wird (evtl. in Anführungszeichen) und danach folgend die Startparameter. Seite 55 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4.7.1 AG-VIP SQL mit fester Adresstabelle starten /ad: "Name der Adressentabelle" Zweck: Es kann von Vorteil sein, den Anwender direkt in eine bestimmte Adressentabelle zu führen. Normalerweise muss ein Anwender in AG-VIP SQL nach dem Start die entsprechende Tabelle selbst auswählen. Vorgehensweise: Öffnen Sie den Verknüpfungsdialog wie oben beschrieben. Um direkt die Adresstabelle über diesen Programmaufruf zu starten, ergänzen Sie den Programmaufruf um folgenden Parameter: Seite 56 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x /ad:[Name der aufzurufenden Adresstabelle] Beispiel: /ad:Kunden Damit wird direkt die Adresstabelle Kunden geöffnet. Verfügt der Anwender nicht über die notwendigen Rechte für das freie Arbeiten auf der Adresstabelle, startet AG-VIP SQL als wären keine Parameter gesetzt worden. 4.7.2 AG-VIP SQL mit festem Projekt starten /pr:"Name des Projektes" Zweck: Es kann von Vorteil sein, den Anwender direkt in ein bestimmtes Projekt zu einer Adressentabelle zu führen. Normalerweise muss ein Anwender in AG-VIP SQL nach dem Start die entsprechende Tabelle selbst auswählen. Voraussetzungen: Der Parameter /pr kann nur angegeben werden wenn auch der Parameter /ad verwendet wird. Vorgehensweise: Öffnen Sie die Eigenschaften des AG-VIP SQL-Symbols wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Das Eigenschaftsfenster öffnet sich. Ergänzen Sie den Programmaufruf um den Parameter der Adressentabelle und des zu startenden Projektes, um direkt ein fest definiertes Projekt über diesen Programmaufruf zu starten: /ad:[Name Adressentbelle] /pr:[Name des aufzurufenden Projektes] Beispiel: /ad:kunden /pr:vertrieb Damit wird direkt das Projekt Vertrieb geöffnet. Seite 57 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Verfügt der Anwender nicht über die notwendigen Rechte für das freie Arbeiten auf der Projekttabelle, startet AG-VIP SQL als wären keine Parameter gesetzt worden. 4.7.3 AG-VIP SQL mit fester Bearbeitungsstufe starten /st:"Name der Bearbeitungsstufe" Zweck: Es kann von Vorteil sein, den Anwender direkt in eine bestimmte Bearbeitungsstufe des Workflows zu führen. Normalerweise muss ein Anwender in AG-VIP SQL nach dem Start die entsprechende Tabelle selbst auswählen. Voraussetzungen: Der Parameter /st kann nur angegeben werden wenn auch der Parameter /ad und der Parameter /pr verwendet wird. Vorgehensweise: Öffnen Sie die Eigenschaften des AG-VIP SQL-Symbols wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Das Eigenschaftsfenster öffnet sich. Ergänzen Sie den Programmaufruf um den Parameter der Adressentabelle, des zu startenden Projektes sowie der gewünschten Bearbeitungsstufe: /ad:[Name Adressentbelle] /pr:[Name des aufzurufenden Projektes] /st:[Name der Bearbeitungsstufe] Beispiel: /ad:kunden /pr:vertrieb /st:"Bedarf ermitteln" Dem Anwender wird damit automatisch die vordefinierte Bearbeitungsstufe geöffnet. Seite 58 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Ist der Anwender dieser Bearbeitungsstufe nicht zugeordnet worden oder verfügt nicht über die notwendigen Rechte, startet AG-VIP SQL als wären keine Parameter gesetzt worden. 4.7.4 AG-VIP SQL mit unterschiedlichen Verbindungsdaten starten Zweck: Grundsätzlich muss AG-VIP SQL wissen, mit welcher MS-SQL Datenbank gearbeitet werden soll. Diese Information steckt in der Verbindungsdatei *.AGDB: Server „1" DB „A“ DB „B“ Server „2" DB „C“ Ggf. liegen zwei AG-VIP SQL-Datenbanken auf unterschiedlichen SQL-Servern (Server „1“ und Server „2“). Das kann z.B. der Fall sein, wenn Sie mobil mit einem Laptop arbeiten, der sowohl autark arbeitet als auch zentral über ein Netzwerk oder WAN (VPN). Oder Sie nutzen zwei unterschiedliche SQL-Datenbanken innerhalb eines MS-SQL Server (z.B. Produktivsystem DB „A“ und Testumgebung DB „B“). In diesem Fall erzeugen Sie zwei unterschiedliche Verbindungsdateien über den AGVIPDBWizzard.EXE und geben diese Information als Eigenschaft beim Programmaufruf von AG-VIP SQL mit. Arbeiten Sie nur mit einem SQL-Server, ist diese Angabe nicht notwendig, wenn sich die Verknüpfung von AG-VIP SQL auf ein zentrales Netzwerklaufwerk bezieht und sich darin eine Verbindungsdatei befindet, z.B. AGVIP.agdb. Wird keine Verbindungsdatei angegeben, sucht AG-VIP SQL automatisch im Programmverzeichnis nach einer *.AGDB-Datei und verwendet diese. Seite 59 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Es empfiehlt sich generell mit einer einzigen SQL-Datenbank zu arbeiten, da die Benutzerverwaltung, die Zeiterfassung, Hilfsmittel usw. nur im Rahmen einer SQL-Datenbank Gültigkeit besitzen! Bezgl. Replikation nutzen Sie die Möglichkeiten der MS-SQL-Server Replikation. Wir empfehlen die lokale SQL-Server Instanz nur zu Lesezwecken zu verwenden. Voraussetzung: Sie müssen zunächst über die AGVIPDBWIZZARD.EXE die notwendige Verbindungsdatei erzeugt haben. Vorgehensweise: Öffnen Sie die Eigenschaften des AG-VIP SQL-Symbols wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Das Eigenschaftsfenster öffnet sich. Geben Sie als weiteren Parameter die Verbindungsdatei an, in der die Anmeldeinformationen zum gewünschten SQL-Server enthalten sind: [Pfadname]\[Name der Verbindungsdatei*.AGDB] Gegebenenfalls muss der gesamte Pfad in Hochkommas eingefasst werden, wenn zum Beispiel Leerzeichen in Namen oder Pfad enthalten sind. Beispiel: "w:\agvipsql\AGVIP TestDB.agdb" 4.7.5 Im Fehlerfall: vollen Dump erzeugen /fulldump Zweck: AG-VIP SQL erzeugt standardmäßig im Falle eines Absturzes ein Fehlerprotokoll. Manchmal reicht der Inhalt aber nicht aus, um nachzuvollziehen, warum der Fehler aufgetreten ist. Durch den Schalter –fulldump wird ein kompletter und sehr detaillierter Speicherauszug erzeugt. Dieser Dump (*.dmp) befindet sich im AG-VIP Seite 60 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x SQL Programmverzeichnis, neben anderen Protokolldateien: AGVIP_Error.log Diese Datei enthält allgemeine Informationen über den Grund, wenn AGVIP SQL unvorhergesehen beendet wird. Wie zum Beispiel bei Verlust der Verbindung zum SQL-Server. AGVIP.exe.log Dieser Datei enthält Informationen zur Art eines Absturzes, der durch einen Speicherfehler oder Programmierfehler entsteht. Er wird auch erzeugt, wenn Fremdprodukte (Office, Outlook) AG-VIP SQL zum Absturz bringen. AGVIP.exe.dmp Diese Datei ist ein Speicherabzug des Programmes zum Zeitpunkt des Absturzes. Unsere Hotline kann mit der Hilfe dieser Datei die Absturzursachen sehr genau feststellen. Es wird nur eine Dump Datei gespeichert. Erfolgt ein erneuter Absturz wird die letzte Dump Datei überschrieben. Hat ein Anwender kein Schreibrecht auf das aktuelle Programmverzeichnis, dann werden die Dateien im Temp-Verzeichnis des Anwenders gespeichert. Definiert wird dieses Verzeichnis durch das Betriebssystem Windows mit der Environment-Variablen %TMP%. Die Dump-Datei *.dmp kann bis zu 100 MB groß werden. Von daher empfiehlt es sich, diesen Schalter nur nach Rücksprache mit der Hotline zu aktivieren. Vorgehensweise: Öffnen Sie die Eigenschaften des AG-VIP SQL-Symbols wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Das Eigenschaftsfenster öffnet sich. Ergänzen Sie den Programmaufruf unter Ziel um den Parameter -fulldump. 19.1 Fehler finden Seite 61 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4.7.6 SQL-Server-Name sichtbar machen /showdbname Zweck: Zeigt in der Kopfzeile von AG-VIP SQL den SQL-Servernamen, den Namen der SQL-Datenbank sowie den aktuellen Benutzernamen. Das ist hilfreich, wenn Sie mit unterschiedlichen AG-VIP SQL-Datenbanken arbeiten. Vorgehensweise: Öffnen Sie die Eigenschaften des AG-VIP SQL-Symbols wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Das Eigenschaftsfenster öffnet sich. Ergänzen Sie den Aufruf von AGVIP.EXE um den Parameter –showdbname Beispiel: C:\programme\agvip.exe –showdbname 4.7.7 Oberfläche Skalieren oder für Touch optimieren /mode:touch /mode:mouse /scale:nn Zweck: Die AG-VIP SQL Oberfläche wird für die Bedienung von Touchgeräten optimiert. Damit wird der Abstand zwischen Schaltern und die Zeilenabständen in Ausgabelisten erweitert. Über die Skalierung kann die Größe der Darstellung der Ansichten beeinflusst werden. Dialoge und Menüs sind davon nicht betroffen. Vorgehensweise: Öffnen Sie die Eigenschaften des AG-VIP SQL-Symbols wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Das Eigenschaftsfenster öffnet sich. Seite 62 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Ergänzen Sie dort nach dem Aufruf der AGVIP.EXE den folgenden Parameter: Touchbedienung aktivieren: /Mode:Touch Standard aktivieren: /Mode:Mouse Vergrößerung /Scale:120 Dabei gibt „120“ die Vergrößerung in Prozent an. Werden diese Einstellungen über die Eigenschaften beim Programmaufruf gesetzt, werden ggf. Einstellungen über das Menü Ansicht, Symbolleisten, Anpassen übersteuert. 4.7.8 Oberfläche mit Ribbons starten /ribbon:yes Zweck: Statt in Symbolleisten werden die Schalter in Ribbons dargestellt: Ribbons: Symbolleisten: Vorgehensweise: Öffnen Sie die Eigenschaften des AG-VIP SQL-Symbols wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Das Eigenschaftsfenster öffnet sich. Ergänzen Sie dort nach dem Aufruf der AGVIP.EXE den folgenden Parameter: Ribbons aktivieren: /ribbons:yes Ribbon deaktivieren: /ribbons:no Seite 63 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4.7.9 AG-VIP SQL mit abweichender Durchwahl starten /phone:"Nummer" Zweck: Die Parameter für die Durchwahl eines Anwenders von AG-VIP SQL werden entweder im Benutzerprofil hinterlegt oder für einen Arbeitsplatz fest eingestellt. Es kann von Nutzen sein, dass ein Mitarbeiter seine Durchwahl dynamisch ändert ohne die Daten im Benutzerprofil zu hinterlegen. Zum Beispiel wenn er AG-VIP SQL von seinem Laptop unterwegs startet. Dann wäre es sinnvoll, dass automatisch seine Handynummer als Durchwahlnummer für die anderen Benutzer erscheint. Vorgehensweise: Öffnen Sie die Eigenschaften des AG-VIP SQL-Symbols wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Das Eigenschaftsfenster öffnet sich. Ergänzen Sie dort nach dem Aufruf der AGVIP.EXE den folgenden Parameter: /phone:[Nummer der Nebenstelle für den Anwender] Beispiel: /phone:"+49 (6181) 9701-28" Die Angabe sollte nach Möglichkeit kanonisch erfolgen. In diesem Fall wird abweichend zur Benutzereinstellung oder zu den aktuellen Einstellungen des Rechners die Durchwahl +49 (6181) 9701-28 festgelegt. 4.7.10 AG-VIP SQL mit abweichender INI-Datei starten /ini:"Pfad und Name der INI-Datei" Zweck: Eine Reihe von Parametern wie zum Beispiel das verwendete Telefoniesystem Seite 64 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x werden in der Datei AGVIP.INI abgelegt. Dieser Parameter kann von Nutzen sein, wenn es verschiedene Umgebungen für die Ausführung von AG-VIP SQL gibt. Dadurch wird es möglich mehrere Unterschiedliche Konfigurationen mit einer Installation zu betreiben. Vorgehensweise: Öffnen Sie die Eigenschaften des AG-VIP SQL-Symbols wie im vorherigen Abschnitt beschrieben. Das Eigenschaftsfenster öffnet sich. Ergänzen Sie dort nach dem Aufruf der AGVIP.EXE den folgenden Parameter: /ini:[kompletter Pfad und Name der INI-Datei] Beispiel: /ini:"W:\AGVIPSQL\Alternative-AGVIP.ini" 4.8 Update Installation Zweck: AG-VIP SQL wird permanent weiterentwickelt. Durch den obligatorischen Updateservice, der Bestandteil des Wartungsvertrages ist, erhalten sie Programmaktualisierungen bzw. werden per Email darüber informiert. Ein Update enthält das komplette AG-VIP SQL Programm. Um das Update zu installieren, gehen Sie an den Arbeitsplatz, an dem Sie die Erstinstallation durchgeführt haben. Anschließend führen Sie ein Datenbankupdate durch, falls dies notwendig sein sollte. Während der Updateinstallation darf kein Anwender AG-VIP SQL in Verwendung haben. Ggf. ist MS-Outlook an allen Clients zu schließen, damit das Outlook-PlugIn auch aktualisiert werden kann. Zur Durchführung des Datenbankupdate über AGVIPDBWizzard.EXE benötigen Sie das „Admin“-Kennwort. Seite 65 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Starten Sie die SETUP.EXE des Updates. Dies finden Sie entweder auf der Lizenz-CD oder in der ZIP-Datei, die Sie per Internet runtergeladen haben. 2. Der Installationsassistent prüft, ob das Update eine aktuellere Version als die bereits installierte Version enthält. Ist das Update älter, wird die Installation nicht durchgeführt. 3. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten. 4. Geben Sie den Speicherort Ihrer Lizenzdatei an und aktivieren Sie den Weiter-Schalter. Die Lizenzdatei befindet sich auf der Lizenz-CD Ihrer Erstlieferung, wurde Ihnen per Email zugesendet bzw. liegt direkt im Programmverzeichnis von AG-VIP SQL. Ändert sich die Version-Nr. nach dem Komma, z.B. von „1.31“ auf „1.40“, benötigen Sie eine neue Lizenzdatei, die Ihnen vom Hersteller zugesendet wird. Seite 66 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 5. Prüfen Sie, ob die Lizenzinformationen korrekt sind. Wählen Sie den WeiterSchalter. Seite 67 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. Der Installationsassistent schlägt Ihnen das bereits vorhandene AG-VIP SQLProgrammverzeichnis als Installationsverzeichnis für das Update vor. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter und folgen Sie den Anweisungen des Installationsassistenten. Die weiteren Dialoge entsprechen den Dialogen der Erstinstallation. Seite 68 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 7. Ggf. fordert der Installationsassistent Sie auf, den Arbeitsplatz neu zu starten, damit die Änderungen auch wirksam werden: 8. Führen Sie ein Datenbankupdate durch, wenn dies notwendig ist. Dazu starten Sie im AG-VIP SQL –Programmverzeichnis die Datei AGVIPDBUpdate.EXE. 4.9 Datenbankupdateprogramm Seite 69 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4.9 Datenbankupdateprogramm: AGVIPDBUpdate.EXE Zweck: Das Dienstprogramm AGVIPDBUpdate.exe aktualisiert Ihre Datenbankstruktur, wenn Sie ein Update von AG-VIP SQL erhalten. Zu jeder AG-VIP SQL Version gehört eine spezifische Datenbankversion. Stimmen die Versionen nicht überein, können Sie nicht mit AG-VIP SQL arbeiten. Das Datenbankupdate kann nur durchgeführt werden, wenn kein Anwender mehr mit AG-VIP SQL arbeitet! Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung. Achtung! Um das Datenbank Update durchführen zu können, benötigen Sie den Benutzernamen und das Kennwort des Administratorkontos von AG-VIP SQL. Dieses Benutzerkonto haben Sie beim Erzeugen der Verbindungsdatei angelegt und ist in der Benutzerverwaltung an dem roten Personensymbol erkennbar. Vorgehensweise: 1. 2. 3. 4. Seite 70 Wenn Sie ein Update von AG-VIP SQL erhalten haben, lesen Sie die beigelegte Installationsanweisung. Führen Sie zunächst das AG-VIP SQL Programmupdate durch. Sichern Sie die Daten Ihrer SQL-Datenbank. Starten Sie aus dem Programmverzeichnis von AG-VIP SQL das Programm AGVIPDBUpdate.EXE. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 5. Wählen Sie Ihre Sprache und klicken Sie auf den Schalter Weiter. Seite 71 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. 7. 8. Seite 72 Geben Sie den Benutzernamen sowie das Kennwort des Administratorkontos von AG-VIP SQL an. Wenn Ihre Datenbank bereits auf dem aktuellen Stand ist, erscheint die Meldung: Andernfalls wird die Datenbank aktualisiert und für die Verwendung mit der aktuellen AG-VIP SQL Version ergänzt. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 9. Der Assistent informiert Sie, welche Änderungen an der SQL-Datenbank vorgenommen werden. Wählen Sie den Weiter-Schalter Seite 73 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 10. Lesen Sie den Hinweis aufmerksam durch. Sorgen Sie für eine aktuelle Datensicherung der SQL-Datenbank. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und wählen Sie den OK-Schalter. Der Datenbankupdate-Assistent prüft, ob eine aktuelle Datensicherung durchgeführt wurde und der vorhandene Festplattenplatz ausreichend ist. 11. Haben Sie keine aktuelle Datensicherung vorgenommen, erhalten Sie die Warnung: 12. Bitte führen Sie zunächst eine Datensicherung durch. 13. Sind alle Voraussetzungen für das Datenbankupdate erfüllt, wird die SQLDatenbank aktualisiert. Haben Sie verschiedene SQL-Datenbanken mit AG-VIP SQL im Betrieb und deswegen verschiedene Verbindungsdateien *.AGDB, können Sie zur Aktualisierung der Datenbanken im Windows-Explorer einfach die *.AGDB-Dateien auf das Datenbankupdateprogramm AGVIPDBUPDATE.EXE ziehen. Die SQL-Datenbank dieser Verbindungsdatei wird dann aktualisiert. 4.10 AGVIP Job Scheduler Service einrichten Zweck: Der AG-VIP Service Job Scheduler kann optional eingerichtet werden und übernimmt zeitgesteuert zentral Hintergrundjobs. Das können z.B. Datenmanipulationen innerhalb von AG-VIP SQL sein, Hilfsmittel, die automatisch ausgelöst werden oder Datenimporte bzw. -exporte. Die Installation ist aber nicht zwingend erforderlich. Seite 74 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Voraussetzung: Der Service muss in einem Kontext laufen, der auch den ggf. notwendigen Zugriff auf Netzwerklaufwerke oder für Hilfsmittel Anwendungen besitzt. Siehe auch nächstes Kapitel. 4.10.1 1. AGVIP Job Scheduler Service installieren Gehen Sie an einen Rechner, der als AGVIP Job Scheduler-Server fungieren soll. Das darf auch eine Windows Arbeitsstation sein. Diese muss dann aber zu den entsprechenden Zeiten auch eingeschaltet bleiben zu denen Hintergrundprozesse ausgeführt werden sollen. Der Service ist nicht unter Windows 2003 (Server) lauffähig! Empfehlung: Installieren Sie den AGVIP Job Scheduler Service auf dem Server, auf dem auch AG-VIP SQL läuft, sofern dies möglich ist. Verwenden Sie nach Möglichkeit ein Verzeichnis, das dem AG-VIP SQL Programmverzeichnis untergeordnet ist. Wenn Sie auf einem anderen Rechner / Server den Service installieren, kopieren Sie bitte die Verbindungsdatei AGVIP.AGDB aus Ihrem AG-VIP SQLVerzeichnis in das Programmverzeichnis des AGVIP Job Scheduler Service. Sofern im Installationsverzeichnis keine AGVIP.AGDB vorhanden ist, sucht der AG-VIP-Service automatisch auch im übergeordneten Programmverzeichnis nach der Verbindungsdatei AGVIP.AGDB, um eine Verbindung zur AG-VIP Microsoft SQL-Datenbank herzustellen. 2. Die für den AG-VIP Job Scheduler notwendigen Installationsdateien finden Sie auf der AG-VIP SQL Lizenz-CD im Ordner \Install\ AG-VIP SQL Job Scheduler Service\ 3. Starten Sie aus diesem Verzeichnis die SETUP.EXE. Seite 75 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Gehen Sie auf den Weiter-Schalter und akzeptieren die Lizenzbedingungen. 5. Wählen Sie das Installationsverzeichnis für den AGVIP Service aus. Am einfachsten ist die Installation in dem vorgeschlagenen Unterordner des AG-VIP SQL Programmverzeichnisses. 6. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter und schließen die Installation über den Fertig stellen-Schalter ab: 7. Im Windows-Explorer finden Sie nun unterhalb des AG-VIP SQLProgrammverzeichnisses den AG-Job Scheduler Service: 8. Wenn Sie die Verbindungsdatei AGVIP.AGDB in das Verzeichnis kopiert bzw. unterhalb des AG-VIP SQL Programmverzeichnisses installiert haben, Seite 76 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x starten Sie den Service über die Computerverwaltung: 4.10.2 Kontext für den Job-Scheduler Wenn der Job-Scheduler installiert wird so läuft dieser normalerweise unter dem lokalen System Konto. Wichtig ist, dass der Dienst in dem Rechtekontext läuft in dem er auch Zugriff auf alle Ressourcen hat (Netzwerk, Internet, Netzwerklaufwerke, SQL-Server etc.). Nur wenn die entsprechenden Rechte vorhanden sind, kann der Dienst auch entsprechend die einzelnen definierten Prozesse ausführen. Wichtig ist auch, dass Netzwerklaufwerke so definiert sind, dass Sie für das Konto auch zugreifbar sind. Das lokale Systemkonto hat z.B. keine Rechte um auf Netzwerklaufwerke zuzugreifen. Weiterhin gibt es auch Probleme mit gemappten Laufwerken. Diese sind natürlich nur dann vorhanden, wenn diese in dem entsprechenden Benutzerprofil auch eingerichtet wurden. Es empfiehlt sich ein eigenes Benutzerkonto einzurichten, dass nur von dem AGVIP Job-Scheduler/Agent verwendet wird. Beachten Sie bitte, dass das Kennwort für diesen Benutzer nicht ablaufen sollte. Für erhöhte Sicherheitskriterien, kann das interaktive Anmelden für dieses Konto gesperrt werden. 4.10.3 Betrieb und Wartung des Job-Schedulers Der Ag-VIP SQL Job-Scheduler verfügt über die Möglichkeiten Log Dateien zu Seite 77 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x erzeugen oder auch Emails über den Ablauf der Prozesse automatisch zu versenden. Weitere Informationen und genauere Beschreibungen zum Betrieb des AG-VIP SQL Job-Scheduler finden Sie im AG-VIP SQL Makro Handbuch. 4.11 AG-VIP Backend Service einrichten Zweck: Der AG-VIP Backend Service kann optional eingerichtet werden und übernimmt zentral Hintergrundjobs. Damit wird das System entlastet und Funktionen wie der Performancemonitor oder die Anzeige des Telefonleitungsstatus im Benutzermonitor oder der Telefonleiste erst möglich. Die Installation ist aber nicht zwingend erforderlich. Voraussetzung: Beim Aufbau der Verbindungsdatei geben Sie bereits den Namen des Rechners an, auf dem der AG-VIP Backend Service läuft. Ansonsten kann der Service nicht gestartet werden. Vorgehensweise: 1. Gehen Sie an einen Rechner, der als AG-VIP Backend Server fungieren soll. Beachten Sie, dass bei einer Installation auf einer Windows Workstation maximal 10 Connects möglich sind. Der Service ist nicht unter Windows 2003 (Server) lauffähig! Empfehlung: Installieren Sie den AG-VIP Backend Service auf dem Server, auf dem auch AG-VIP SQL läuft. Verwenden Sie nach Möglichkeit ein Verzeichnis, das dem AG-VIP SQL Programmverzeichnis untergeordnet ist. Wenn Sie auf einem anderen Rechner / Server den Service installieren, kopieren Sie bitte die Verbindungsdatei AGVIP.AGDB aus Ihrem AG-VIP SQLVerzeichnis in das Programmverzeichnis des AGVIP Backendservice. Sofern im Installationsverzeichnis keine AGVIP.AGDB vorhanden ist, sucht der AG-Overdial-Service automatisch auch im übergeordneten Programmver- Seite 78 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x zeichnis nach der Verbindungsdatei AGVIP.AGDB, um eine Verbindung zur AG-VIP Microsoft SQL-Datenbank herzustellen. 2. Die für den AG-VIP Backend Service notwendigen Installationsdateien finden Sie auf der AG-VIP SQL Lizenz-CD im Ordner \Install\AGVIP Backendservice\ 3. Starten Sie aus diesem Verzeichnis die SETUP.EXE. 4. Gehen Sie auf den Weiter-Schalter und akzeptieren die Lizenzbedingungen. 5. Wählen Sie das Installationsverzeichnis für den AG-VIP Backend Service aus. Am einfachsten ist die Installation in dem vorgeschlagenen Unterordner des AG-VIP SQL Programmverzeichnisses: Seite 79 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter und schließen die Installation über den Fertig stellen-Schalter ab. 7. Im Windows-Explorer finden Sie nun unterhalb des AG-VIP SQLProgrammverzeichnisses den AG-VIP Backend Service: 8. Wenn Sie die Verbindungsdatei AGVIP.AGDB bereits aufgebaut haben, starten Sie den Service über die Computerverwaltung: Seite 80 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4.11.1 Startparameter für den AG-VIP Backend Service Der AG-VIP Backend Service kann über Befehlszeilenkommandos gesteuert werden. Diese führen Sie am Arbeitsplatz aus, an dem der AG-VIP Backend Service installiert wurde. AGVIPBackendService.exe –install Installiert den AG-VIP Backend Service. AGVIPBackendService.exe –uninstall Deinstalliert den AG-VIP Backend Service. AGVIPBackendService.exe –start Startet den AG-VIP Backend Service manuell. Dies ist nur möglich, wenn der Dienst installiert ist. Seite 81 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x AGVIPBackendService.exe –stop Beendet den AG-VIP Backend Service. Dies ist nur möglich, wenn der Dienst installiert ist. AGVIPBackendService.exe –debug AGVIPBackendService.exe –console Startet den AG-VIP Backend Service als Konsolenprogramm. Dies eignet sich ideal in der Testphase, da man über die laufenden Ausgaben kontrollieren kann was der AG-VIP Backend Service aktuell macht: Über die Tastenkombination STRG + C können Sie den AG-VIP Backend Service wieder beenden. Eine Installation als Service ist dazu nicht nötig. Die Funktionsweise ist in keiner Weise eingeschränkt. 4.11.2 Fehlermeldungen des AG-VIP Backend Services Sobald der AG-VIP Backend Service gestartet wird, wird im Verzeichnis, in das der Backend Service installiert wurde, eine Log-Datei AGVIPBackendService.LOG Seite 82 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x erzeugt. Die Log-Datei zeichnet maximal 24 Stunden alle Vorgänge des AG-VIP Backend Services auf. Um Mitternacht wird eine neue LOG-Datei angelegt. Bei einem Neustart des Servers wird auch eine neue LOG-Datei angelegt. Ältere LOG Dateien werden unter den Namen AGVIPBackendService1.log bis AGVIPBackendService9.log abgelegt. Wobei die Datei mit der Nummer 9 die älteste LOG-Datei ist. Informationen und Fehlerursachen werden auch im Windows Ereignisprotokoll aufgezeichnet. Diese Datei enthält alle Aktivitäten des AG-VIP Backend Services und ist die erste Anlaufstelle für Informationen, wenn etwas nicht funktionieren sollte. Die LOGDatei können Sie mit jedem Texteditor sofort öffnen. Insbesondere wenn der Dienst nach dem Starten sofort wieder beendet wird, sollten Sie den Inhalt der erzeugten LOG-Datei kontrollieren. Bei Bedarf kontaktieren Sie Ihren Support. Die Fehlermeldungen des AG-VIP Backend Services, die in AG-VIP SQL angezeigt werden, sind Systemfehlermeldungen, die 1:1 durchgereicht werden. Es konnte keine Verbindung zum Backend Server "<servername>" hergestellt werden! Grund: Der Netzwerkpfad wurde nicht gefunden. Mögliche Ursachen können sein: - Der angegebene Servername in der Datei AGVIP.AGDB ist nicht existent oder kann nicht über das Netzwerk erreicht werden. Es konnte keine Verbindung zum Backend Server "<servername>" hergestellt werden! Grund: Das System kann die angegebene Datei nicht finden. Mögliche Ursachen können sein: - Der entsprechende Rechner wurde gefunden, aber der Backend Service ist nicht gestartet oder kann nicht gefunden werden. - Der entsprechende Rechner wurde gefunden, aber der entsprechende Port für Named Pipes wird von einer Firewall blockiert. Seite 83 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Fataler Kommunikationsfehler mit dem Backend Service "<servername>"! Ursache: Kein Prozess ist am anderen Ende der Pipe. Die Kommunikation über Named Pipes wurde vom Server oder Client abgebrochen, oder die Netzwerkverbindung wurde unterbrochen. Kontrollieren Sie Ihre Netzwerkverbindungen und gegebenenfalls Ihre Firewall Einstellungen. Weitere Informationen können sich im Windows-Ereignis-Protokoll des Clients oder des Servers befinden. Gleichfalls können weiter führende Informationen in der AGVIPBackenService.LOG Datei zu finden sein. Es konnte keine Verbindung zum Backend Server "<servername>" hergestellt werden! Grund: Unbekannter Fehler Mögliche Ursachen können sein: - Der Backend Service wurde gestartet und läuft. Es konnte eine Verbindung hergestellt werden, wobei aber ein unerwarteter Komunikationsfehler auftrat. Kontrollieren Sie die AGVIPBackendService.LOG Datei für weiterführende Informationen. 4.12 Zeitliche Befristung Zweck: AG-VIP SQL kann mit einer zeitlich begrenzten Nutzung versehen werden. Dies ist z.B. bei Ratenzahlung oder der Miete der Software der Fall. 4.12.1 Ablaufdatum einsehen: Um das Ablaufdatum einzusehen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie aus dem Menü Hilfe den Befehl Info über AG-VIP SQL. Es erscheint der Info-Über-Dialog: Seite 84 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Im oberen Teil sehen Sie gültig bis …. Ist bei Ihnen kein Datum angegeben, haben Sie eine zeitlich unbefristete Lizenz erworben. 3. AG-VIP SQL warnt Sie 7 Tage, bevor das Ablaufdatum erreicht ist. Bei Programmstart erhalten Sie die Meldung: 4. Fordern Sie in diesem Fall rechtzeitig eine zeitlich verlängerte Serialisierungsdatei bei Ihrem Fachhändler an, um die Software weiterhin nutzen zu können. Ist dies nicht gewünscht, exportieren Sie alle notwendigen Daten, damit keine Informationen verloren gehen. Auch nach Ablauf der Lizenz von AG-VIP SQL können Sie über geeignete Werkzeuge direkt auf die Daten in MS-SQL Server zugreifen. AG-VIP SQL Seite 85 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x startet nach dem Ablaufdatum nicht mehr. 5. Der Schalter Lizenzmanager erscheint nur, wenn Sie sich als ADMIN an AG-VIP SQL anmelden. 4.12.2 Lizenz verlängern Zweck: Um AG-VIP SQL länger nutzen zu können, fordern Sie von Ihrem Fachhändler eine zeitlich verlängerte Serialisierungsdatei an. Diese kann Ihnen i.d.R. innerhalb von 48 Std. zur Verfügung gestellt werden. Achtung! Um eine neue Freischaltung zu installieren, benötigen Sie Schreibrechte auf das AG-VIP SQL Programmverzeichnis. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem AG-VIP SQL Programmverzeichnis die Datei „AGVIPLicenseManager.exe“ und klicken diese Datei im Windows Explorer doppelt. Der AG-VIP SQL Lizenzmanager startet: Seite 86 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Die aktuellen Lizenzinformationen von AG-VIP SQL werden angezeigt. Aktivieren Sie den Neu-Schalter, um eine neue Lizenzdatei einzulesen. Eine Explorer-Ansicht öffnet sich. Geben Sie hier die Datei AGVIPs.DLL oder AGVIPs.ZIP an: 3. Die Änderungen der neu eingelesenen Lizenzdatei gegenüber der bislang genutzten alten Lizenzdatei werden angezeigt. Seite 87 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Über den Installieren-Schalter können Sie die neue Lizenzdatei direkt in das Produktivsystem übernehmen. 5. Bestätigen Sie den Installationswunsch, wird die Lizenzdatei übernommen und nach Neustart des AG-VIP SQL Clients aktiv. Ist die neue Lizenzdatei mit der bisher installierten Lizenzdatei identisch, erhalten Sie eine entsprechende Warnung: Seite 88 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Auch wenn die Lizenzdatei zu einer älteren AG-VIP SQL Version gehört, erscheint eine entsprechende Warnung: 4.13 AG-V.I.P. 5 Datenübernahme Zweck: Das Dienstprogramm AGVIP5Import.exe übernimmt Adressendateien (*.ADR) aus der Kontaktmanagementsoftware AG-V.I.P.5.x. Die Daten lassen sich in eine neue Adresstabelle übernehmen. Dabei wird die Datenstruktur mit allen notwendigen Feldern automatisch angelegt. Wahlweise werden Kennzeichen übernommen. Aus dem Infotext1 können Historieneinträge sowie Benutzerkonten kreiert werden. Übernehmen Sie die Daten aus AG-V.I.P. 5 in eine bestehende Adresstabelle, werden nur die Daten übernommen, die in der Ziel-Adresstabelle bereits gleichlautend und von gleichem Feldtyp auch vorhanden sind! Das Dienstprogramm AGVIP5Import.EXE kann nur an einem PC ausgeführt werden, an dem auch AG-V.I.P. 5 installiert wurde. Ggf. laden Sie sich unter http://www.grutzeck.de eine Testversion der Kontaktmanagementsoftware AG-V.I.P. herunter und installieren diese. Vorgehensweise: 1. Starten Sie aus dem Programmverzeichnis von AG-VIP SQL das Dienstprogramm AGVIP5Import.EXE. Seite 89 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Seite 90 Wählen Sie die gewünschte Sprache und klicken auf den Weiter-Schalter. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Geben Sie den Anmeldenamen sowie das Kennwort des Administratorkontos von AG-VIP SQL an und klicken auf den Weiter-Schalter. Seite 91 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Seite 92 Öffnen Sie nun die alte Adressendatei. Über den -Schalter, öffnet sich eine Exploreransicht zur Auswahl der zu übernehmenden AG-V.I.P. 5 Adressenddatei. Ist die AG-V.I.P. 5 Adressendatei durch ein Kennwort auf Dateiebene geschützt, geben Sie bitte das Passwort hier ein. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 5. 6. Entscheiden Sie, ob Sie eine neue Adresstabelle anlegen möchten oder die Daten in eine bestehende Adresstabelle übernommen werden sollen. Wenn Sie eine neue Adresstabelle anlegen lassen, werden alle notwendigen Felder in der Datenstruktur automatisch für Sie angelegt, so dass alle Daten übernommen werden. Wenn Sie die AG-V.I.P. 5 Daten in eine bereits bestehende Adresstabelle importieren, werden nur Daten übernommen, deren Feldnamen gleich lauten und den gleichen Feldtyp, z.B. Datum, aufweisen. Es darf zeitgleich kein Anwender diese Adresstabelle geöffnet haben! Wählen Sie den Weiter-Schalter. Möchten Sie die Daten in eine bestehende Adresstabelle in AG-VIP SQL übernehmen, wählen Sie nun die Ziel-Adresstabelle aus: Seite 93 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 7. Seite 94 Haben Sie sich für das Anlegen einer neuen Adresstabelle entschieden, geben Sie den gewünschten Namen für die neue Adresstabelle ein: AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 8. Legen Sie fest, in welcher Form Kennzeichen aus AG-V.I.P. 5 übernommen werden sollen: Seite 95 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 9. Seite 96 a) Alle Kennzeichen importieren: Sämtliche Kennzeichen, die in der alten AG-V.I.P. 5 Adressendatei oder der zugehörigen KONSTANT.AG gefunden werden, werden in AG-VIP SQL übernommen. Dabei werden auch Kennzeichen aus der Adressendatei übernommen, die in der KONSTANT.AG nicht definiert sind, d.h. mit ??? als Erklärungstext in der Adresse erscheinen. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x b) Kennzeichen importieren, die in Adressendatei verwendet werden: In diesem Fall werden alle Kennzeichen verwendet, die in der AG-V.I.P. 5 Adressendatei verwendet werden. Seite 97 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x c) Nur Kennzeichen importieren, die verwendet werden und definiert sind: Mit dieser Option werden nur Kennzeichen übernommen, die in Adressdatensätzen wirklich verwendet wurden und auch in der KONSTANT.AG definiert sind, zu denen also ein Erklärungstext verfügbar ist. Die benutzerdefinierten Kennzeichen 1-20 aus AG-V.I.P. 5 finden Sie dann in AG-VIP SQL im Arbeitsbereich Administration, Verschiedenes, Kennzeichen. Dort können Sie die Kennzeichenkategorien in einen selbsterklärenden Namen umbenennen. Wenn Sie mehrere alte Adressendateien aus AG-V.I.P. 5 mit unterschiedlichen KONSTANT.AG übernehmen wollen, sollten Sie nach jeder Datenübernahme die Kennzeichenkategorien umbenennen, da diese sonst zusammengefügt werden. 10. Klicken Sie auf den Weiter-Schalter. Jetzt können Sie festlegen, ob und in welchem Umfang durch die Datenübernahme automatisch neue Benutzerkonten in AG-VIP SQL angelegt werden. Dazu analysiert das Übernahmeprogramm in der AG-V.I.P. 5 Adressendatei die Felder AngelegtVon, ÄnderungVon sowie den Infotext1 nach Benutzernamen. Werden im Rahmen der Datenübernahme neue Benutzerkonten in AG-VIP SQL angelegt, sind diese in AG-VIP SQL zunächst gesperrt, bis Sie die AnSeite 98 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x meldung explizit erlauben. Sie haben folgende Alternativen zur Auswahl: 11. a) Alle Benutzernamen importieren, neue Konten bei Bedarf erstellen: Dabei werden alle Benutzernamen, die in den Feldern AngelegtVon, ÄnderungVon oder Infotext1 gefunden werden, übernommen. b) Nur bestehende Konten verwenden: Die neuen Datensätze werden übernommen. Dabei bleiben die Informationen in den Feldern AngelegtVon, ÄnderungVon sowie Historie nur erhalten, wenn die Benutzerkonten in AG-VIP SQL bereits vor der Datenübernahme existieren. Ist dies nicht der Fall, erscheint in AG-VIP SQL der Standardeintrag <SYSTEM>. c) Felder ignorieren: Es werden keinerlei Benutzerkonten angelegt. Die Datensätze enthalten keine Benutzerinformationen. Stattdessen erscheint überall <SYSTEM>. Seite 99 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 12. Wählen Sie den Weiter-Schalter. Legen Sie nun fest, in welcher Form der Infotext1 in die Historie von AG-VIP SQL übernommen werden soll. Dabei werden bei der Datenübernahme in eine neue Adresstabelle die Infotexte parallel 1:1 in ein Memofeld gleichen Namens übergeben. 13. Wählen Sie die gewünschte Alternative: a) Importieren aller Infotext Einträge in die Historie: Der komplette Infotext wird analysiert. Anhand von Datum und Textblöcken wird der Infotext zerlegt und hierfür jeweils separate Einträge in die tabellarisch angelegte Historie übergeben. b) Infotext Einträge ab Datum importieren: Die Infotexteinträge werden erst ab dem angegebenen Datum übernommen. So können Sie z.B. ganz alte Einträge außen vor lassen. c) Keine Infotext Einträge in die Historie übernehmen: Es werden keinerlei Informationen in die Historie übernommen. Alle Informationen aus den Infotexten befinden sich ausschließlich in benutzerdefinier- Seite 100 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x ten Memofelder Infotext1 und Infotext2 der neuen Adresstabelle. 14. Klicken Sie auf den Weiter-Schalter und legen Sie fest, in welcher Form das Anlagenfenster, d.h. der Link zu verknüpften Dokumenten in die neue Historie von AG-VIP SQL übernommen werden soll. 15. a) Alle Anlagen so importieren, wie sie in der Adressdatei vorhanden sind: Übernimmt die Verknüpfungspfade zu Dokumenten und Dateien 1:1. b) Nur Verknüpfungen zu existierenden Dateien importieren: Bei der Übernahme wird geprüft, ob unter dem angegebenen Link auch die entsprechende Datei zu finden ist. Ist dies nicht der Fall, wird die Verknüpfung nicht in die Historie übernommen. c) Anlagen ignorieren: Es werden keinerlei Informationen aus dem Anlagenfenster von AG-V.I.P. 5 übernommen. Seite 101 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 16. Treffen Sie Ihre Auswahl und aktivieren den Weiter-Schalter. Eine Übersicht der von Ihnen getroffenen Einstellungen zur Datenübernahme erscheint: 17. Über den Zurück-Schalter können Sie jederzeit Einstellungen verändern. Klicken Sie auf den Weiter-Schalter, beginnt der Importvorgang: 18. Die neue Adresstabelle ist nun in AG-VIP SQL verfügbar. Damit die Daten auch sichtbar werden, definieren Sie die notwendigen Ansichten (Datei, Administration, Ansichten) und gewähren den Benutzern die gewünschten Zugriffsrechte. 4.14 Datensicherung Zweck: Eine Datensicherung der AG-VIP SQL -Datenbank ist notwendig, da Daten durch fehlerhafte Datenbearbeitung, Systemfehler wie Hardwaredefekt oder Stromausfall sowie äußere Einwirkungen (Diebstahl, Feuer) bedroht sind. Im laufenden Betrieb lässt sich die Datensicherheit durch RAID-Systeme (Redundant Arrays of Independent Disks), den Betrieb eines Stand-By-Servers (Klon des Seite 102 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x aktuellen Servers) oder die Verteilung des Systems erhöhen. Die Gefahr des Stromausfalls lässt sich durch eine unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) am Server reduzieren. Grundlegend ist zu prüfen, wie viele Daten Sie ändern und wie groß Ihr Datenbestand ist. Damit ergeben sich der notwendige Zyklus der Datensicherung sowie das geeignete Speichermedium. Datenbanken auf einem SQL-Server sind keine Files, die sich einfach per Kopieren auf ein anderes Medium sichern lassen. Von daher ist zunächst eine Backupdatei zu erzeugen, die dann als Datei auf ein anderes Medium kopiert werden kann. Die notwendige Ausrüstung für die Datensicherung zu besitzen ist nur die eine Hälfte der Medaille. Sie auch zu installieren und zu benutzen macht Datensicherung erst zu dem was sie sein soll: Sicherheit Ihrer Daten! Weiterführende Informationen zu MS-SQL: www.microsoft.de www.herdt.com Microsoft SQL Server Administration – Tutorial Grundsätzlich stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Datensicherung zur Verfügung: 1. MS-SQL-Service stoppen und Datenbank als File sichern. 2. Über zeitgesteuerten Wartungsplan über SQL Management Studio (nur Microsoft SQL-Server Vollversion). 3. Manuell über SQL Management Studio. 4. Über Batchdateien mit OSQL-Zugriff. Seite 103 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4.14.1 Datensicherung mit kostenloser MS SQL Express Edition Zweck: Die kostenlose MS SQL Server Express Edition besitzt keine grafische Administrationsoberfläche. Sie können kostenlos das MS-SQL-Server-Management Express installieren. Um die Datensicherung durchzuführen, gibt es drei unterschiedliche Möglichkeiten: MS-SQL-Server Volllizenz erwerben: Damit lassen sich auch zeitgesteuerte Wartungspläne durchführen und Sie können die Datensicherung wie oben zuvor beschrieben durchlaufen. OSQL.EXE Die MSDE lässt sich über Kommandozeilenbefehle komplett steuern. Hierüber lässt sich auch eine Datensicherung durchführen. Mithilfe des Dienstprogrammes OSQL.EXE können Sie ähnlich wie auf der Eingabeaufforderungsebene interaktive Transact-SQL-Anweisungen eingeben. Die Dokumentation hierzu finden Sie auf der Website von Microsoft. Manuelle Datensicherung, in dem der SQL-Service gestoppt wird. Im Folgenden wird die manuelle Datensicherung beschrieben: Vorgehensweise: 1. Alle Anwender müssen AG-VIP SQL schließen. Keine Anwendung darf mehr MS-SQL Server verwenden. 2. Der MS-SQL Server läuft als Service. Solange der Service aktiv ist, lassen sich die Datenbank über den Windows-Explorer oder eine Backup-Software nicht sichern. Deswegen müssen Sie zunächst den SQL-Service an dem Rechner stoppen, auf dem der MS-SQL Server läuft. 3. Starten Sie den Windows-Explorer und markieren in der linken Baumansicht Computer. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen den Be- Seite 104 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x fehl Verwalten. 4. Die Verwaltungskonsole von Windows öffnet sich. Die Anzeige ist abhängig vom eingesetzten Windows-Betriebssystem: 5. Über den rechten Mausklick auf die SQL-Dienste können Sie den Service stoppen. Seite 105 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. Wählen Sie den Befehl MSSQL Server – Beenden. Der SQL-Serverdienst wird heruntergefahren. Jetzt können Sie das Datenverzeichnis des Microsoft SQL-Servers sichern. Bei der Standardinstallation ist dies: C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL10.MSSQLSERVER\MSSQL\DATA 7. Anschließend starten Sie den Service erneut. 4.14.2 Alternativ: Über das Windows-START-Menü gelangen Sie in die Programmgruppe Datensicherung mit MS-SQL Server 2012 Zweck: Beschreibt, wie Sie eine Datensicherung unter MS-SQL-Server Express Edition einrichten können. 4.14.2.1 le Datensicherung über die Management Konso- Vorgehensweise: 1. Starten sie die Managementkonsole des Microsoft SQL Servers 2012. Seite 106 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Markieren Sie die AG-VIP SQL-Datenbank. Aktivieren Sie den rechten Mausklick und wählen aus dem Kontextmenü Tasks, Sichern. Seite 107 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Das Dialogfeld für die Einstellung der Sicherungsart öffnet sich. Diese Einstellungen können Sie unverändert nutzen: Seite 108 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Aktivieren Sie den OK-Schalter, wird die Datensicherung durchgeführt. Seite 109 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Tipp: Die Vollversion des SQL-Server 2012 ermöglicht über Wartungspläne die Datensicherung zeitgesteuert zu automatisieren: 4.14.2.2 Automatisierte Datensicherung mit Batchdateien Zweck: Anwender der SQL 2012 Express Version steht die Möglichkeit der automatisierten Datensicherung über Wartungspläne leider nicht zur Verfügung. Deswegen finden Sie nachfolgend eine Lösung über Batch-Dateien. Dazu stellen wir Ihnen folgende Batch-Dateien auf der AG-VIP SQL-Lizenzdatei im Unterordner \SQL-Batch Datensicherung\ zur Verfügung. readme.txt Informationen zur Anwendung config.cmd Konfigurationsdatei für die Batchdateien SQLSicherung.cmd Sicherungsbatch SQLSicherungsmedium.cmd Erstellung der Sicherungsmedien Seite 110 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x SQLWiederherstellung.cmd Wiederherstellung der AGVIP Datenbank Achtung: Grutzeck-Software übernimmt keinerlei Support für die Administration von Microsoft SQL-Server. Vorgehensweise: 1. Diese obigen Dateien müssen in ein gemeinsames Verzeichnis auf dem Server abgelegt werden, auf dem der SQL-Server läuft. Im nachfolgenden Beispiel gehen wir davon aus, dass diese Dateien im Ordner C:\SQL-Backup\BATCH\ abgelegt sind und dort auch die Sicherungsdatei erzeugt werden soll. 2. Liegen die Daten woanders, müssen Sie die Datei config.cmd anpassen. Diese Datei enthält folgende Informationen REM REM REM REM SET REM Die nachfolgenden Parameter sollten von Ihnen angepasst werden: -------------------------------------------------Geben Sie den Datenbankuser an. (Normalerweise sa) user=sa -----^ REM -------------------------------------------------REM Geben Sie das Passwort des Datenbankusers sa an. SET password=XYZ,2006 REM ---------^ REM -------------------------------------------------REM Geben Sie den Netzwerkservernamen des Datenbankservers an. SET Server=(local) REM -------^ REM -------------------------------------------------REM Geben Sie die Instanz des Servers an. (Normalerweise SQLEXPRESS) Seite 111 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x SET Instance=SQLEXPRESS REM ---------^ REM REM SET REM -------------------------------------------------Geben Sie den Namen der AGVIP-Datenbank an. AGVIPDB=AGVIP --------^ REM -------------------------------------------------REM Geben Sie den Namen des Backupsets an. EWM(Werden im SQL-Server angelegt) SET AGVIP-BackupSet=AGVIPBackup REM ----------------^ REM REM REM SET REM REM REM REM -------------------------------------------------Geben Sie den Pfad an, wo die Backupdateien liegen sollen. Filepath=C:\SQL-Backup\BACKUP\ ---------^ Hinweis: Netzwerkpfade müssen als UMC-Pfad angegeben werden! z.B. \\<Server>\<Freigabename> REM ----------- Ende der Konfiguration ----------- 3. Falls Änderungen notwendig waren, speichern Sie die Datei config.cmd. 4. Führen Sie dann einmalig zur Erzeugung des Sicherungsbatches folgende Zeile aus: C:\SQL-Backup\BATCH\SQLsicherungsmedium.cmd >>C:\SQLBackup\BACKUP\Backup.log 5. Anschließend führen Sie die Zeile aus: C:\SQL-Backup\BATCH\SQLsicherung.cmd >>C:\SQLBackup\BACKUP\Backup.log Seite 112 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. Damit haben Sie die erste Datensicherung erfolgreich durchgeführt! 7. Öffnen Sie nun die Datei c:\SQL-Backup\BACKUP\backup.log. Sie finden dort folgende Einträge als Protokoll der durchgeführten Datensicherung: 22.05.2013: Das AGVIP Sicherungsmedium mit dem Namen AGVIPBackup wird angelegt 22.05.2013: Medium AGVIPBackup wird erzeugt. 22.05.2013: Es wird eine Sicherung auf (local) mit der Instanz SQLEXPRESS durchgefuehrt --------------------------------------------22.05.2013: Die AGVIP Datenbank (AGVIP)wird gesichert 520 Seiten wurden für die 'AGVIP'-Datenbank, Datei 'AGVIP' für Datei 12, verarbeitet. 1 Seiten wurden für die 'AGVIP'-Datenbank, Datei 'AGVIP_log' für Datei 12, verarbeitet. BACKUP DATABASE hat erfolgreich 521 Seiten in 0.446 Sekunden verarbeitet (9.569 MB/s). 8. Außerdem finden Sie in diesem Verzeichnis nun die Datei AGVIPBackup.BAK. Diese Datei sichern Sie regelmäßig auf ein externes Speichermedium. Diese Datei enthält nun sämtliche AG-VIP SQL Daten. Sie können nun noch einen geplanten Task einrichten, der die Datensicherung für Sie zeitgesteuert automatisiert durchführt Geplanten Task für Datensicherung einrichten 1. Starten Sie den Windows-Explorer. 2. Kopieren Sie die Datei SQLSicherung.cmd in die Zwischenablage und fügen diese unter Arbeitsplatz, Systemsteuerung, Geplante Tasks ein. Seite 113 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Markieren Sie nun SQLSicherung und aktivieren den rechten Mausklick. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Eigenschaften. Damit legen Sie die Zeitplanung und den Benutzerkontext fest. Seite 114 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Ergänzen Sie nun Ausführen mit dem Verzeichnis, in dem die SQLSicherung.cmd liegt. Unter Ausführen als bitte den Benutzernamen mit administrativen Rechten anlegen und ggf. Kennwort festlegen. Wichtig: Die Option Nur ausführen, wenn angemeldet darf nicht aktiviert sein, da sonst die Datensicherung nicht durchgeführt wird, wenn der entsprechende User nicht an Windows angemeldet ist. Der Computer muss zum Zeitpunkt der Datensicherung eingeschaltet sein. 5. Im Reiter Zeitplan definieren Sie, wann die Datensicherung durchgeführt werden soll: Seite 115 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. Mit OK beenden Sie die Einstellung. Den geplanten Task können Sie direkt ausführen, in dem Sie die SQLSicherung markieren und mit rechtem Mausklick den Befehl Ausführen wählen. 5 Einrichtung des Systems Für die Einrichtung des Systems empfiehlt sich die folgende Vorgehensweise: 1. Adresstabelle anlegen. Unter Adresstabelle wird ein Mandant verstanden, d.h. eine Adressgruppe, die nichts mit anderen Adressmengen gemein hat. Dies ist z.B. der Fall, wenn Sie Dienstleister sind und externes Adressmaterial verwalten. Ansonsten empfiehlt es sich mit einer einzigen Adresstabelle zu arbeiten. 2. Richten Sie jetzt über den Ansichteneditor die Sichtweisen auf diese Daten ein. Seite 116 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. 4. 5. Haben Sie die optionale Workflow-Engine erworben, definieren Sie ggf. Workflows (Prozesse), damit Sie im nächsten Schritt die Anwender einzelnen Bearbeitungsstufen eines Workflows zuordnen können. Gruppen und Benutzerkonten einrichten mit entsprechenden Zugriffen auf Daten. Daten importieren. Abweichung: Wenn Sie von einer älteren AG-V.I.P.-Version umsteigen, nutzen Sie das Datenkonvertierungsprogramm AGVIP5IMPORT.EXE. Denn dadurch können automatisch das Datenbanklayout des Altsystems als neue Adresstabelle angelegt und ggf. auch die notwendigen Benutzerkonten eingerichtet werden. 4.13 AG-V.I.P. 5 Datenübernahme 5.1 Anlegen einer Datenbank Seitens AG-VIP SQL gibt es per Design keine Limits. Allerdings kann AG-VIP SQL die Limits des Microsoft SQL Servers nicht sprengen. Von daher gelten die Limits der von Ihnen eingesetzten MS-SQL-Server Version in Bezug auf die maximale Anzahl von Spalten je Tabelle, Fremdbezüge, maximale Anzahl Datensätze je Tabelle oder sonstigen Limits. Weitere Informationen zu den Limits der MS-SQL-Server Versionen finden Sie online unter www.microsoft.com. Video: https://youtu.be/HLl9Qe9PwxY Zweck: Um mit AG-VIP SQL arbeiten zu können, müssen Sie zunächst einen „Datenbehälter“ anlegen. Wir reden hier von Adresstabellen. Eine Adresstabelle ist eine Haupttabelle, die mehrere Zusatztabellen enthalten kann. Innerhalb der bei der InSeite 117 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x stallation einmalig angelegten MS-SQL-Datenbank können beliebig viele Adresstabellen enthalten sein, die keinerlei Bezug zueinander haben. So können Sie für jeden Mandanten eine eigene Adresstabelle definieren. Grundsätzliche Datenstruktur ohne Workflow: Zusatztabellen ermöglichen die Abbildung von 1:n-Beziehungen. So lassen sich z.B. Kundendaten in der Adresstabelle ablegen und Produkt- oder Gerätedaten in einer Zusatztabelle. Seite 118 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Datenstruktur mit Option Workflow Damit Tickets im Workflow bearbeitet werden können, ist eine Projekttabelle notwendig. Dort befinden sich z.B. Informationen, wann das Ticket von wem wieder zu bearbeiten ist etc. Auch auf Ebene der Projekttabelle können Sie zusätzliche Felder definieren. Unterhalb der Projekttabelle können Sie wieder Zusatztabellen definieren, z.B. für Produktverkäufe innerhalb dieses Projektes (Kampagne). Damit diese Daten auch als Eingabefelder oder zum Lesen für den Anwender verfügbar werden, müssen Sie im zweiten Schritt Ansichten (Views) auf diese Daten entwerfen. 6 Der Ansichten-Editor Seite 119 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Voraussetzung: Notwendige Zugriffsrechte auf den Tabellenexplorer. Grenzen des MS-SQL-Server: Der MS-SQL-Server ist eine sehr mächtige Datenbank, hat aber auch Grenzen. So können Sie in einer Tabelle maximal 1.024 Spalten, d.h. Felder anlegen. Somit können sich beim Datenmodell oder anderen Datenbankoperationen von AG-VIP SQL Grenzen ergeben, die aufgrund von Restriktionen vom MS-SQL-Server erreicht werden. 5.1.1 Starten des Tabellenexplorers Vorgehensweise: 1. Starten Sie AG-VIP SQL und gehen auf der linken Seite auf Arbeitsbereich, Administration und Datenbank, Adresstabellen. Seite 120 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Klicken Sie auf Adresstabellen. Der AG-VIP SQL Datenbankmanager wird geöffnet. Seite 121 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Die Standard Adressentabelle dient als Tabellenvorlage für das Anlegen neuer Adresstabellen. Auch Vorlagen lassen sich erweitern, ergänzen oder verändern. Somit können Sie Ihr eigenes Mastertabellenlayout erstellen. Name Zeigt den Namen der Standard Adressentabellen der Adresstabellen Datensätze Seite 122 , von Zusatztabellen , oder Projekttabellen an. Zu einer Adresstabelle können Sie beliebig viele Zusatztabellen oder Projekttabellen anlegen. Auch Projekttabellen können Zusatztabellen beinhalten. Diese Spalte zeigt Ihnen die Anzahl der Datensätze in der Adresstabelle an. Dies ist i.d.R. die Anzahl der Adressen. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x AngelegtDatum AngelegtVon ÄnderungsDatum ÄnderungVon Datum, an dem die Tabelle angelegt wurde. Anwender, der die Tabelle erzeugt hat. Tag, an dem die letzte Änderung in der Tabellenstruktur stattgefunden hat. Benutzer, der die letzte Änderung in dieser Tabellenstruktur durchgeführt hat. Sie können bestehende Tabellen nur verändern, wenn Sie auch bei den Tabellen den exklusiven Zugriff bei den Zugriffsrechten definieren. 8.4 Neues Benutzerkonto anlegen Seite 123 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Funktion der rechten Schalter im Überblick: Schalter Neue Tabelle Legt eine neue Adress-, Projekt- oder Zusatztabelle an. Ändern Öffnet den Bearbeiten-Dialog für die aktuell markierte Tabelle. Löschen Kennzeichen Import Export Seite 124 Funktion Löscht die aktuell markierte Tabelle. Um eine Adresstabelle zu löschen, müssen Sie ggf. zuerst die damit verbundenen Zusatz- oder Projekttabellen löschen. Öffnet das Dialogfenster zur Bearbeitung der Kennzeichen. Kennzeichen sind Merkmalsausprägungen von Kennzeichenfeldern oder Kennzeichenlisten. Sie bestehen aus einem Kürzel und einem Erklärungstext (Multiplechoiceauswahl). Importiert ein fertiges Datenbanklayout, das zuvor aus einer AG-VIP SQL –Anwendung exportiert wurde. Exportiert das Datenbanklayout der aktuell markierten Tabelle inkl. der darunter befindlichen Projekt- oder Zusatztabellen. Damit lässt sich das Datenbanklayout auf eine andere AG-VIP SQL-Installation übertragen, z.B. Laptop. Aktualisieren Aktualisiert die Anzeige. Schließen Schließt den Dialog zur Bearbeitung von Tabellen. Filter Reduziert die angezeigten Tabellen auf das Stichwort AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 5.1.2 Neue Tabelle anlegen 1. Um eine neue Tabelle anzulegen, wählen Sie den Schalter Neue Tabelle. 2. Wählen Sie die gewünschte Tabelle aus, die Sie anlegen möchten: - Adresstabelle erzeugt eine neue Haupttabelle für einen neuen Adressenstamm. Die Vorlage Adressentabelle dient dabei als Mustervorlage. - Projekttabellen sind notwendig, damit Tickets für den optionalen Workflow erzeugt werden können. Die Vorlage Projekttabelle dient als Master für die neu zu erzeugende Projekttabelle. - Zusatztabellen ermöglichen 1:n-Beziehungen auf Ebene von Adresstabellen oder Projekttabellen. So können Sie z.B. Produkte hinterlegen oder im Rahmen von Projekten Bestellannahmen realisieren. Wir fahren fort am Beispiel der Adresstabelle. 3. Wählen Sie Adresstabelle. Der Dialog zur Definition der Datenstruktur wird geöffnet. Dieser sieht bei Zusatztabellen oder Projekttabellen analog aus. Seite 125 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Vergebenen Sie zunächst einen eindeutigen Namen für die neue Adresstabelle. Der interne für Reports darf nur Buchstaben, Zahlen sowie den Unterstrich beinhalten. Dieser Name muss innerhalb des aktuellen Adresstabellenkontextes eindeutig sein. Autom. Nummerierung anzuzeigende Sprache Seite 126 Unter der Autom. Nummerierung können Sie eine Nummer eintragen. Diese Nummer wird beim Anlegen einer neuen Adresse automatisch hoch gezählt. Die anzuzeigende Sprache zeigt Ihnen neben dem internen Namen die Feldbezeichnung für die im System vorhandenen Sprachen. Wenn Sie diese Adresstabelle in mehreren Sprachen verwenden sollten, empfiehlt sich die Option <alle Sprachen>. Damit können Sie beim Anlegen eines neuen Feldes direkt die Feldbezeichnungen für alle im System vorhandenen Sprachen festlegen. Aktuell sind die Sprachversionen Deutsch, Englisch, Französisch AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Systemfelder anzeigen und Türkisch implementiert. Die Option Systemfelder anzeigen zeigt Ihnen die automatisch durch AG-VIP SQL erzeugten Felder, die für die interne Organisation benötigt werden. Diese Spalten lassen sich nicht durch den Anwender verändern. Die Bedeutung der Spalten: Interner Name Deutsch,. Englisch, Französisch, Türkisch Typ Diese Spaltenbezeichnungen sind die internen Namen. Grau angezeigte Spalten wurden aus der Vorlage Adressentabelle übernommen. Die Feldbezeichnungen sind in diesen Fall nicht veränderbar. Der sprachspezifische Name ist frei konfigurierbar. Folgende Sonderzeichen sind unzulässig: “:*?<>│’´`[]()~!;+-=§%&@. Diese Spalten zeigen die Spaltenbezeichnungen in der jeweiligen Systemsprache. Je nachdem welche Sprache der Anwender in AG-VIP SQL wählt, sieht er die zugeordnete Spaltenbezeichnung. Dies betrifft z.B. die Suchfunktion. Folgende Sonderzeichen sind unzulässig: “:*?<>│’´`[]()~!; Datentyp der Spalte. AG-VIP SQL kennt die Typen: - City = Stadt - Country = Land - Date = Datum - Email - Integer = ganze Zahlen ohne Nachkommastellen - Fax - Firstname = Vorname - Lastname = Nachname - logisch - Memo = Fließtext mehrzeilig/ Memo, max 32.000 Zeichen - Name = Firmen- / Organisationsname - Name Salutation = Briefanrede - Numeric = Zahlen mit Nachkommastellen Seite 127 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x - Phone = Telefone - PO Box = Postfach - PO Box City = Stadt des Postfachs - PropVal = Kennzeichenfeld (ein Merkmal) - PropSet = Kennzeichenliste (mehrere Merkmale) - Salutation = Anrede - State = Bundesland - Street = Straße - Street2 = Straße2 - Text = Text, max. 255 Zeichen - Time = Zeit - Title = Titel - Web / Internet - ZIP Code = PLZ 5.1.2.3 Feldtypen im Einzelnen: 5.1.2.1 Neue Spalte anlegen 1. Um eine neue Spalte einzurichten, wählen Sie den Schalter Neu. Eine neue Zeile wird eingefügt und Sie geben den gewünschten Spaltennamen in der Spalte Interner Name ein. Beachten Sie dabei bitte, dass Spaltennamen (interner Name) innerhalb einer Tabelle eineindeutig sein müssen. Der Spaltenname muss zwingend mit einem Buchstaben oder dem Unterstrich „_“ beginnen. Sonderzeichen sind nicht zulässig. Seite 128 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Unter Deutsch, Englisch, Französisch, Türkisch (Auswahl rechts oben über Anzuzeigende Sprache) geben Sie den Spaltentitel für die jeweilige Anwendersprache an. 3. Unter Typ definieren Sie, welche Werte in diese neue Spalte eingetragen werden können. Hier steht Ihnen ein ganzes Set von möglichen Datentypen zur Verfügung. Die Details finden Sie im oberen Teil der Dokumentation. Handelt es sich um eine Spalte von Typ Text oder Memo können Sie die Länge definieren. 4. Unter Skalierung geben Sie für Zahlenspalten vom Typ Numeric die Anzahl der Nachkommastellen an. 5. Im logischen Feld Index können Sie für rasche Suchen und Abfragen in diesem Feld einen Index vergeben. I.d.R. ist dies nicht notwendig! 6. Wenn der Feldinhalt über die grafische Adresshierarchie in untergeordnete Seite 129 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Datensätze vererbt werden soll, aktivieren Sie die Option Vererbbar. „grafische Adresshierarchie“ im Anwenderhandbuch 7. Unter Standardwert definieren Sie eine Vorgabe, die beim Erfassen des Feldes für den Anwender vorbelegt ist. 5.1.2.2 Spalte ändern Zweck: Sie verändern den Spaltennamen oder weisen einen neuen Datentyp zu. Alle Objekte der Spalte können verändert werden. Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie den Datenbankmanager. 2. Wechseln Sie in die zu ändernde Tabelle und markieren die zu verändernde Spalte. Seite 130 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Der Cursor ändert sich in einen Stift. Klicken Sie auf die gewünschte Spalte und nehmen die notwendigen Änderungen vor. Alternativ: Taste F2 zur Editierung eines Feldes Ändern Sie den Feldtypen von einem unformatierten in ein formatiertes Format, können Daten verloren gehen. Sie erhalten dann allerdings eine Warnung. Seite 131 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Schließen Sie die gewünschten Änderungen über den OK-Schalter ab. Erst dann werden die Änderungen der Tabellenstruktur wirklich durchgeführt. 5.1.2.3 Feldtypen im Einzelnen: 5.1.2.3.1 Feldtyp: Text Der Feldtyp Text enthält Zeichen beliebiger Art und Weise. Die Feldlänge beträgt maximal 250 Zeichen. Tipp: Sie können auch ein Textfeld mit der gewünschten Länge an zulässigen Eingabefeldern definieren und über die Ansicht die zulässigen Zeichen für die Eingabe definieren, z.B. -0123456789. Zur funktionalen Unterscheidung gibt es untergeordnete besondere Ausprägungen. Z.B. erscheinen alle Kommunikationsnummern zusätzlich in einer speziellen Listenanzeige Kommunikationsfelder mit direkter Anwahlfunktion für Telefon, Email oder Internet. Anrede: Anrede, z.B. Herr, Frau. BIC = Business Identifier Code. Funktioniert als internationale Bankleitzahl und Seite 132 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x besteht aus 8-11 stelliger Buchstaben- / Zahlenkombination. Die 1.-4. Stelle kennzeichnet das Bankinstitut. 5. Und 6. Stelle enthält den Ländercode, 7.-8. Stelle den Ort und 9. bis 11. Stelle die Filiale Bei Eingabe einer BLZ ergänzt AG-VIP SQL automatisch den Banknamen und die BIC für Deutsche Bankverbindungen, wenn die Eingabefelder in der Ansicht als eine Feldgruppe verbunden wurden. Umgekehrt wird bei Eingabe der BIC auch BLZ und Banknamen gefüllt. Die Eingabe einer Konto-Nr. ist nicht erforderlich. Briefanrede: Briefanrede, z.B. Sehr geehrter Herr, … Bundesland: Bundesland, relevant für ausländische Adressen. Datei: Ermöglicht beliebige Dateien mit dem aktuellen Datensatz zu verlinken. Beim Design der Oberfläche lässt sich eine Beschränkung auf bestimmte Dateiendungen vornehmen. Das Eingabefeld erhält einen Schalter zum Öffnen der verlinkten Datei und einem Schalter zum Auswählen der zu verlinkenden Datei. Email Ein Textfeld mit hinterlegter Emailfunktionalität, d.h. der Feldinhalt kann per Email über die Kommunikationsfelder-Schalterleiste angewählt werden. Dazu wird ein Mailto-Befehl an die Windows-Shell abgesetzt, so dass Ihr installierter Emailclient direkt mit dieser Emailadresse startet. Faxnummer: Faxnummer. Aktuell noch ohne besondere Funktionalität. Faxe werden über Hilfsmittel in Ihrer Textverarbeitung erzeugt. IBAN IBAN (= International Bank Account Number) ist eine internationale, standardisierte Bankkontonummer. Die Notation wird durch die ISO-Norm ISO 13616-1:2007 Teil 1 beschrieben. Die IBAN ist Voraussetzung für den europäischen Zahlungsverkehr und bezeichnet ein Konto inkl. Bank. Damit löst die IBAN die deutsche BLZ und Konto-Nr. ab. Die IBAN setzt sich folgendermaßen zusammen: - 2-stelliger Ländercode gemäß ISO 3166-1 (bestehend aus Buchstaben) - 2-stellige Prüfziffer gemäß ISO 7064 (bestehend aus Ziffern) - Max. 30-stellige Kontoidentifikation (bestehend aus Buchstaben und/oder Ziffern). Seite 133 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Bei der Eingabe einer IBAN-Nr. in ein Eingabefeld vom Typ IBAN prüft AG-VIP die Plausibilität bei Deutschen Bankverbindungen und warnt bei Fehlern. Als Feldgruppe verbundene Felder vom Typ Bankname und BIC werden automatisch bei Eingabe der IBAN gefüllt. Es existiert ein Musterbeispiel in der Knowledge-Base (http://kb.grutzeck.de) mit der aus vorhandenen Konto-Nr. und BLZ die IBAN generiert wird. Kontonummer Eingabefeld für die Kontonummer. Werden Eingabefelder vom Typ Kontonummer, BLZ und Bank zu einer Feldgruppe verknüpft, überprüft AG-VIP SQL bei Deutschen Bankverbindungen anhand des Prüfziffernverfahrens die Gültigkeit der eingegebenen Bankverbindung. Kreditkartennummer Eingabefeld für die Nummer der Kreditkarte. Werden Eingabefelder vom Typ Kreditkartennummer, Kreditkartentyp zu einer Feldgruppe verknüpft, überprüft AG-VIP SQL bei Eingabe der Kreditkartennummer die theoretische Validität der angegebenen Kreditkarte. Für die Eingabefelder Gültig Ab und Gültig Bis definieren Sie zwei Datumsfelder. Über die Eigenschaft der Datumseingabefelder können Sie als Eingabeformat MM:JJJJ festlegen. Kreditkartentyp Angabe des ausgebenden Kreditkarteninstituts, z.B. Mastercard, Visa, … Land: Land. Dies ist wichtig für Anschriften bezogene Funktionen. Der hinterlegte dreistellige Ländercode entspricht der ISO-Norm 3166-alpha 3 14 Ländereinstellungen Mobilfunknummer: Telefon-Nr.-Feld, bei dem aber die lokale Ortsvorwahl nicht ergänzt wird. Name: Name der Organisation oder des Unternehmens. Relevant für den Dublettencheck. Nachname: Nachname. Relevant für Dublettencheck Postfach: Postfach. Relevant für Porto-Optimierung. Postleitzahl: Postleitzahl der Straßenanschrift. Relevant für die Porto-Optimierung und Dublettencheck. Seite 134 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Stadt: Stadt der Anschrift. Relevant für Dublettencheck Straße: Straße. Relevant für Dublettencheck und Porto-Optimierung. Telefonnummer: Textfeld mit Telefonfunktionalität. Titel: Titel des Ansprechpartners. Vorname: Vorname. Relevant für Dublettencheck. WEB Adresse: Automatische Anwahlmöglichkeit über die Schalterleiste der Kommunikationsfelder. Feldlänge max. 255 Zeichen. 5.1.2.3.2 Feldtyp: Memo Ein Mengentextfeld von einer Größe von maximal 32.000 Zeichen, z.B. für die Anfahrtsbeschreibung. Über die Länge können sie die Eingabegröße reduzieren. Innerhalb des MS-SQL-Servers gibt es jedoch kein Limit. 5.1.2.3.3 Feldtyp: Zahlen Ganzzahlen - Integer: Kann nur ganze Zahlen aufnehmen, z.B. Anzahl Mitarbeiter. Über die Länge können Sie die maximale Größe der eingebbaren Zahlen definieren. Länge 5 bedeutet z.B. einen Wertebereich von -99999 bis +99999. Dies gilt allerdings nur für Eingaben über Ansichten. Durch die Funktion Ändern / Ergänzen, Makros oder externen Zugriff kann dieser Wertebereich überschritten werden. Seite 135 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Numerisch - Numeric: Zahl mit beliebig frei definierbaren Nachkommastellen. Die Anzahl der Nachkommastelle geben Sie in der Spalte Skalierung ein. Währung - Numeric: Currency Betragsfeld mit genau zwei Nachkommastellen, z.B. für Währungsbeträge Tipp: Sie können auch ein Textfeld mit der gewünschten Länge an zulässigen Eingabefeldern definieren und über die Ansicht die zulässigen Zeichen für die Eingabe definieren, z.B. -0123456789. 5.1.2.3.4 Feldtyp: ID Benutzer Der Feldtyp ID Benutzer zeigteine Auswahlliste aller aktiven Benutzerkonten von AG-VIP SQL. Somit eignet sich der Feldtyp ID Benutzer um z.B. einer Adresse Betreuer zuzuordnen oder den Namen des Mitarbeiters zu vermerken, der den Abschluss getätigt hat. Wird ein Benutzer gelöscht oder inaktiv gesetzt, verschwindet dieser Benutzer aus der Auswahlliste. Wurde dieser Mitarbeiter in einem Feld aber zugeordnet, bleibt im Datensatz der Benutzer erhalten! 5.1.2.3.5 Feldtyp: Datum / Zeit Datum Zeit - DateTime: Eingabefeld für Datum und Zeit Datum - Date: Datum. Das Datumslayout richtet sich dabei nach der WindowsSystemeinstellung. Seite 136 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Zeit - Time: Uhrzeit. 5.1.2.3.6 Feldtyp: Logisch Dieses Feld kennt nur die Ausprägung JA und Nein. Dargestellt durch Haken oder leer. 5.1.2.3.7 Feldtyp: Kennzeichen Kennzeichenfeld - PropVal: Aus einer vordefinierten Auswahlliste kann der Anwender eine Ausprägung auswählen, z.B. Note für Kundenzufriedenheit von 1 bis 5. Dabei können Sie zwischen zwei alternativen Darstellungsformen wählen: Das Kombinationsfeld oder das Eingabefeld mit Schalter. Kennzeichenliste - PropSet: Kennzeichenliste. Mehrere Ausprägungen können für das Feld zutreffen, so kann ein Unternehmen z.B. mehreren Branchen angehören. Multiple-Choice. 5.2 Automatische Nummerierung Zweck: Jede neu angelegte oder importierte Adresse erhält eine aufsteigende Nummer. Den Schlüssel hierzu können Sie frei definieren. Vorgehensweise: 1. Starten Sie über die linke Seite den Arbeitsbereich, Administration und DaSeite 137 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x tenbank, Adresstabellen den Tabellenexplorer. 2. Markieren Sie die Adresstabelle, bei der Sie die automatische Nummerierung aktivieren oder verändern möchten. 3. Die Tabellenansicht erscheint. In der Mitte der obersten Zeile finden Sie nun Autom. Nummerierung. Seite 138 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Geben Sie nun die gewünschte Nummer vor, die aufsteigend in das Feld Nummer jeder neu angelegten Adresse vergeben wird. Werden Datensätze später gelöscht, wird diese gelöschte Nummer nicht wieder neu vergeben! Wenn Sie also sehen möchten, wie viele Adressen in Ihrer Datenbank enthalten sind, finden Sie dies im Datenbankexplorer in der Spalte Datensätze. 5.3 Makros auf Ebene von Tabellen Zweck: AG-VIP SQL stellt Ereignismakros auf unterschiedlichen Ebenen bereit. Eine Möglichkeit sind Ereignismakros auf Ebene von Tabellen beim Öffnen, Schließen, Laden, Speichern, Löschen, Entladen. Damit lassen sich z.B. Plausibilitäten prüfen o.ä. Für weitere Details schauen Sie bitte in das separate AG-VIP SQL Makrohandbuch. Seite 139 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie den Tabellenexplorer und bearbeiten die gewünschte Tabelle. Im unteren Bereich des Tabellenexplorers finden Sie den Schalter Makros. Hier können Sie beim jeweiligen Ereignis den gewünschten Makro hinterlegen: Seite 140 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 5.4 Infotext beim Öffnen einer Tabelle Zweck: Öffnet der Anwender die Tabelle, wird der Infotext angezeigt. Damit kann z.B. eine Arbeitsanweisung an die Benutzer weiter gegeben werden. Ebenso wird der Infotext angezeigt, wenn ein Datensatz über die globale Suche geöffnet wird. Vorgehensweise: 1. Starten Sie den Tabellenexplorer über den Arbeitsbereich, Befehl Adresstabellen. 2. Wählen Sie die gewünschte Tabelle aus und aktivieren den Ändern-Schalter. 3. Im unteren Teil finden Sie den Schalter Makros mit dem Pop-Menü Infotext. Seite 141 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Klicken Sie auf Infotext. Ein RTF-Texteditor öffnet sich. Seite 142 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 5. Geben Sie hier den gewünschten Infotext für die Anwender beim Öffnen der Adresstabelle ein. Tipp: Einen Infotext können Sie auch im Rahmen des optionalen Workflows auf Ebene der Projekttabelle oder Bearbeitungsstufe hinterlegen. So können Sie z.B. für Inboundaktivitäten einen First-ScreenPopUp realisieren. 5.5 Info über Tabelle Zweck: Sie sehen, wer die Tabelle angelegt und wer diese wann zuletzt modifiziert hat. Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie den Tabellenexplorer. Seite 143 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Wechseln Sie in die Tabelle über die Sie die Informationen sehen wollen, wer diese Tabelle wann angelegt hat und von wem diese zuletzt bearbeitet wurde. 3. Klicken Sie auf den 4. Die gewünschten Informationen erscheinen: Seite 144 -Schalter in der Mitte der obersten Zeile. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 5.6 Tabelle löschen Zweck: Eine Tabelle wird inklusive aller darin enthaltenen Daten gelöscht. Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie über den Arbeitsbereich die Administration und dann unter Datenbank die Adresstabellen. Die Übersicht aller angelegten Adresstabellen erscheint. Seite 145 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Markieren Sie die zu löschende Tabelle und aktivieren den Löschen-Schalter. Eine Kontrollabfrage erscheint: Seite 146 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Es werden Ihnen nun alle in diesem Tabellenkontext erstellte Objekte angezeigt. Dazu zählen Projekttabellen mit Tickets, Zusatztabellen mit Einträgen, Ansichten und Gesprächsleitfäden sowie Hilfsmittel und ggf. Kennzeichenkategorien. Haken Sie alle Elemente, die Sie löschen wollen, an. Wählen Sie dann den OK-Schalter. 4. Eine Zusammenfassung, was gelöscht wird, erscheint. Klicken Sie auf OK, werden alle angegebenen Elemente und Datensätze unwiderruflich gelöscht!! 5.7 Tabelle kopieren Zweck: Sie haben bereits eine Adresstabelle oder Zusatz-/Projekttabelle angelegt. Diese Datenstruktur möchten Sie in einem zweiten Kontext einsetzen. Dazu können Sie die Datenstruktur kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen lassen. Die Funktion Tabelle kopieren, kopiert nur die aktuell markierte Tabelle, d.h. keine untergeordneten Zusatz- oder Projekttabellen. Um die gesamte Datenstruktur zu übernehmen, nutzen Sie die Export- und Importfunktion. Seite 147 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie die Administration der Adresstabellen. 2. Markieren Sie die zu kopierende Datenstruktur: 3. Öffnen Sie mit dem rechten Mausklick das kontextsensitive Menü und wählen den Befehl Kopieren. 4. Über den rechten Mausklick öffnen Sie erneut das kontextsensitive Menü und wählen den Befehl Einfügen. Die Datenstruktur wurde kopiert. Das Dialogfenster zur Bearbeitung der Adresstabelle öffnet sich: Seite 148 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 5. Vergeben Sie nun den neuen Namen der Adresstabelle. Ändern oder ergänzen Sie die Datenstruktur entsprechend Ihren Anforderungen und schließen die Eingabe mit dem OK-Schalter ab. Enthält die kopierte Adresstabelle Zusatz- oder Projekttabellen, werden diese nicht automatisch mit kopiert. Zusatz- und Projekttabellen sind einzeln zu kopieren. Nach dem Kopieren, markieren Sie bitte die Adresstabelle in die die Zusatztabelle eingefügt werden soll. Wählen Sie dann aus dem kontextsensitiven Menü den Befehl Einfügen. Oder nutzen Sie die Import- / Exportfunktion. 5.8 Tabelle exportieren Zweck: Um die gesamte Datenstruktur einer Adresstabelle mit ggf. vorhandenen Projektund Zusatztabellen in einer anderen AG-VIP SQL –Installation zu verwenden oder zu archivieren, können Sie die markierte Tabelle exportieren. Es wird eine Datei Seite 149 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x mit der Endung *.AGBTRSTR erzeugt. Vorgehensweise: 1. Starten Sie den Datenbankexplorer von AG-VIP SQL. 2. Markieren Sie die zu exportierende Adresstabelle und wählen rechts den Schalter Export. Seite 150 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Geben Sie den gewünschten Ablageort sowie Dateinamen an. Über die Importfunktion im Datenbankexplorer können Sie diese Datenbankstruktur in eine beliebige AG-VIP SQL-Installation wieder importieren. 5.9 Tabelle importieren Zweck: Eine zuvor aus AG-VIP SQL exportierte Datenstruktur können Sie wieder importieren. Damit können Sie ein einmal definiertes Datenbanklayout beliebig oft wieder verwenden. Vorgehensweise: 1. Starten Sie den Datenbankexplorer von AG-VIP SQL. Seite 151 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Wählen Sie rechts den Import-Schalter: 3. Geben Sie die zu importierende Datei an (Dateierweiterung *.agtbstr) und aktivieren den Öffnen-Schalter. Seite 152 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Die Datenstruktur wird importiert und kann von Ihnen direkt im Tabellenexplorer bearbeitet werden. 6 Der Ansichten-Editor Video: https://youtu.be/1D_uNW7tTjA Zweck: Ansichten oder Sichten bieten quasi das Fenster auf Daten einer Datenbank. Damit Sie Ansichten definieren können, müssen Sie zunächst über den Datenbankexplorer die Datenstruktur einer Adresstabelle definieren. 5.1 Anlegen einer Datenbank Ansichten definieren Sie entweder für das freie Arbeiten von Anwendern oder im Seite 153 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Rahmen von Bearbeitungsstufen eines Projektes. Ansichten werden in Form eines Reiters präsentiert und zeigen nur die Daten, auf die der aktuelle Anwender aufgrund seines Benutzerprofils auch entsprechend Zugriff besitzt. Anwender der Option „Workflow“ steht im Kontext vom Arbeiten in Workflows alternativ zu Ansichten auch ein interaktiver Gesprächsleitfaden zur Verfügung. Handbuch Workflow Infos, wie Sie schnell eine neue Ansicht erstellen, finden Sie hier 6.2.2 Ansicht mit Assistent erstellen. Zum Schnellstart finden Sie Beispiele im Ordner \Sample\ auf der AG-VIP SQL Lizenz-CD, die Sie rasch importieren können: 6.2.9 Ansicht importieren Seite 154 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.1 Starten des Ansichten-Editors Vorgehensweise: 1. Um den Ansichten-Editor zu starten, wählen sie aus dem Arbeitsbereich, Administration unter Datenbank die Ansichten. 2. Der Ansichteneditor zum Bearbeiten von Ansichten wird gestartet: 6.2 Menü Datei 6.2.1 Ansicht erstellen Zweck: Damit der Anwender Daten der Datenbank sehen und ggf. auch bearbeiten kann, Seite 155 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x müssen Sie dem Anwender die Daten präsentieren. Dafür definieren Sie Ansichten auf diese Daten. Ansichten können allgemein oder spezifisch für eine Adresstabelle oder ein Projekt definiert werden. Zum Erstellen einer Ansicht können Sie entweder den Assistenten nutzen oder Sie erzeugen eine individuelle Ansicht. Erzeugte Ansichten können Sie jederzeit verändern und umgestalten. 6.2.2 Ansicht mit Assistent erstellen Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Neu mit Assistent oder aktivieren den Schalter 2. . Ist bereits eine Ansicht geöffnet und Sie starten den Assistenten, werden Sie gefragt, ob Sie Felder über den Assistenten zur geöffneten Ansicht hinzufügen oder eine komplett neue Ansicht erstellen möchten. Seite 156 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Um eine neue Ansicht zu erstellen, geben Sie den Namen der Ansicht ein. Dieser Name erscheint später standardmäßig als Reiterbezeichnung für den Agenten, kann aber von Ihnen beim Bearbeiten der Ansicht geändert werden. 4. Wählen Sie den Weiter-Schalter. 5. Wählen Sie den Tabellenkontext für den die neue Ansicht entworfen werden soll. Das kann eine Adresstabelle, eine Workflow-Projekttabelle oder eine CRM-Tabelle sein. Treffen Sie Ihre Wahl und aktivieren den Weiter Schalter. 6. Entscheiden Sie, ob die neue Ansicht auf Basis einer Vorlage entworfen soll oder Sie die Felder frei auswählen möchten. Bestätigen Sie Ihre Entscheidung mit dem Weiter-Schalter. Seite 157 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Variante A: Felder aus der aktuellen Tabelle auswählen 7. Bestimmen Sie nun, welche Felder der gewählten Tabelle in der neuen Ansicht angezeigt werden sollen. Die linke Spalte Verfügbare Felder zeigt Ihnen alle Felder der gewählten Tabelle. Durch Markieren und Verwenden der Pfeilschalter zwischen den Spalten können Sie Felder für die neue Ansicht auswählen. Alternativ ziehen Sie die Felder über Drag & Drop zwischen den Spalten hin und her. Die rechte Spalte Ausgewählte Felder enthält die von Ihnen bestimmten Felder, die in der neuen Ansicht angezeigt werden. Dabei ist das oberste Feld auch das erste Feld in der Ansicht. Die Reihenfolge der ausgewählten Felder in der rechten Liste ausgewählte Felder können Sie über Drag & Drop mit der Maus oder Markieren und Verwenden der rechten Pfeil- Schalter im Dialogfenster verändern. Seite 158 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 8. Schließen Sie diesen Arbeitsschritt mit dem Weiter-Schalter ab. 9. Bestimmen Sie nun, in welcher Form die neue Ansicht erstellt werden soll. Die Option Alle ausgewählten Kommunikationsfelder in einer Kommunikationsfeldliste zusammenfassen erzeugt automatisch eine Kommunikationsliste mit den notwendigen Schaltern für die direkte Anwahl, falls Sie Datenfelder vom Typ Kommunikation (Email, Internet, Telefon) für Ihre Ansicht ausgewählt haben. Über das Layout bestimmen Sie die Sortierlogik / Anordnung der Felder. Bei der Option Vertikal werden die ausgewählten Felder von oben nach unten an- Seite 159 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x geordnet, während die Option Horizontal die Felder von links nach rechts platziert. Unter Felder anordnen in x Spalten definieren Sie, in wie vielen Spalten die Felder in Ihrer Ansicht angeordnet werden. 10. Setzen Sie über den Weiter-Schalter die Erstellung der neuen Ansicht fort. 11. Abschließend sehen Sie die Zusammenfassung Ihrer Angaben, die jetzt im nächsten Schritt als Grundlage zur Erzeugung Ihrer Ansicht dienen. Seite 160 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 12. Klicken Sie auf den Schalter Fertig stellen, damit die neue Ansicht erzeugt werden kann. 13. Jetzt können Sie die vom Assistenten erzeugte Ansicht nach Belieben modifizieren. Die Eingabefelder können Sie frei platzieren, Beschreibungen veränSeite 161 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x dern oder die Gestaltung in anderer Form überarbeiten. 6.2.3 Ansicht manuell erstellen oder bearbeiten 14. Speichern Sie die fertige Ansicht über das Menü Datei Befehl Speichern oder aktivieren den Schalter . 15. Jetzt können Sie nochmals entscheiden, für welchen Kontext die Ansicht gespeichert und wie die Ansicht benannt werden soll. Variante B: Vorlage verwenden Alternativ können Sie auch fertige Vorlagen wählen: Seite 162 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 16. Wählen Sie die gewünschten Elemente für Ihre Ansicht aus und aktivieren den Weiter Schalter. Seite 163 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 17. Die Zusammenfassung zeigt die gewählten Einstellungen. Über den Schalter Fertig stellen wird die gewünschte Ansicht erzeugt: Seite 164 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Über das Menü Hilfsmittel Befehl Ansicht testen oder die Tastenkombination STRG+T bzw. den Schalter , können Sie jederzeit das Formular testen. Sie erhalten eine Anzeige in ähnlicher Form, wie es der Anwender später sehen würde. Seite 165 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Tipp: Über den Schalter legen Sie die Tab-Reihenfolge der Felder fest. 6.5.2 Feldreihenfolge festlegen Individuelle Reiterüberschrift Um eine individuelle Reiterüberschrift für die Anwender für diese Ansicht zu wählen, markieren Sie kein Element der Ansicht. Im rechten Fenster der Eigenschaften geben Sie unter Text rechts oben die gewünschte Bezeichnung ein. 6.2.3 Ansicht manuell erstellen oder bearbeiten Vorgehensweise: 1. Um eine neue Ansicht zu erstellen, wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Neu oder wählen die Tastenkombination STRG + N. Alternativ den Schalter Seite 166 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Wählen Sie den Tabellenkontext für den Sie die neue Ansicht gestalten möchten. 3. Jetzt können Sie mit der Gestaltung der Oberfläche beginnen: Links erscheinen die in diesem Kontext verfügbaren Datenfelder, rechts die Eigenschaften der aktuellen Ansicht bzw. der markierten Objekte der Ansicht. Seite 167 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 1. Um eine bestehende Ansicht zu verändern, wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Öffnen oder aktiveren den Schalter . 2. Diese neue Ansicht steht in dem gewählten Tabellenkontext. Sie sehen dies in der rechten Spalte Eigenschaften an der Einstellung Tabellenname <Standard Adresstabelle>. 3. Entsprechend sehen Sie in der linken Spalte Datenfelder (Standard Adresstabelle) alle Felder des Standardlayouts, d.h. des Template Address Sets, welches als Mustervorlage für alle Adressenstämme dient. Um einen direkten Bezug zu einer bestimmten Tabelle herzustellen, klicken Seite 168 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Sie auf den Schalter im Eigenschaftsfeld Tabellenname. Im folgenden Dialogfenster sehen Sie alle bislang angelegten Adress- und Projekttabellen. Wählen Sie nun die gewünschte Tabelle aus. 4. Entsprechend ändern sich die Datenfelder auf der linken Seite. 5. Um ein Feld auf die Ansicht zu platzieren, ziehen Sie das gewünschte Eingabefeld per Drag & Drop mit der Maus an die gewünschte Stelle auf die Ansicht (mittlere graue Fläche). Seite 169 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. Felder, die bereits als Eingabefeld in der aktuellen Ansicht dargestellt werden, erscheinen im linken Fenster der Datenfelder in grauer Schrift. Der Kontext der rechten Eigenschaftsspalte ändert sich nun auf das markierte neue Feld auf der Ansicht. Sind mehrere Objekte markiert, können Sie die Schriftart und –größe verändern sowie die Farbe für die Schrift oder Hintergrund einstellen. Seite 170 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 7. Ist nur ein Objekt markiert, können Sie weitere Eigenschaften, wie z.B. den Beschreibungstext (Text) des Eingabefeldes für den Anwender, den Bezug zum Datenfeld , das Feld nur als Schreibgeschützt zur Verfügung stellen oder auch die Koordinaten der Anordnung verändern. Über die Option schreibgeschützt können Sie Eingabefelder, unabhängig von den je Benutzer definierten Zugriffsrechten, auch nur lesend zur Verfügung stellen. Hat ein Anwender von den Zugriffsrechten keinen Zugriff auf ein Datenbankfeld, wird dieses Eingabefeld in der Ansicht nicht angezeigt! Seite 171 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Seite 172 Tipp: Für Anwender der Option „Workflow“ Über die Eigenschaft Nur für Workflow lassen sich spezielle Ansichten konstruieren, die nur im Workflow-Kontext verwendet werden können. Damit können Sie z.B. allgemeine Ansichten für das Arbeiten auf Ebene der Adresstabelle erstellen. Dort sind die Eingabefelder aber über die Eigenschaft Schreibgeschützt nur lesend verfügbar. Über die Ansichten mit der Eigenschaft Nur für Workflow = Ja stellen Sie die Eingabefelder für die Bearbeitung zur Verfügung. Ergebnis: Alle Anwender können auf Ebene der Adresstabelle zwar alle Daten lesen, aber nichts verändern. Nur im Kontext des Workflows lassen sich Daten bearbeiten. Adressen lassen sich nun gezielt in unterschiedliche Workflows einstellen und somit verschiedenen Anwendergruppen zur Bearbeitung zur Verfügung stellen. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 8. Die Darstellung der Eingabefelder richtet sich grundsätzlich nach den Datentypen. 5.1.2.3 Feldtypen im Einzelnen: 9. Über die horizontale Schalterleiste im Ansichtenfenster können Sie auch direkt Felder oder Grafiken in die Ansicht einbinden. Sie müssen dann allerdings manuell die Bindung an eine Tabellenspalte herstellen. 10. Die Schalter haben folgende Funktion: Markiert ausgewählte Objekte. Um mehrere Objekte zu markieren, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken die einzelnen Objekte mit der Maus an. Erzeugt statischen Text, z.B. eine Überschrift oder Handlungsanweisung. Stellen Sie dem Namen ein kaufmännisches Und voran „&“, Seite 173 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x können Sie über die Tastenkombination Alt + folgenden Buchstaben entsprechend in der Feldreihenfolge in das nächste Eingabefeld springen. 6.5.2 Feldreihenfolge festlegen Achtung ! Sobald Sie bei Eigenschaften individuellen Text vergeben und kein Datenfeld auswählen, ist der Text für alle Landessprachen identisch. Wählen Sie hingegen ein Datenbankfeld wird der Name des Feldes je Landessprache verwendet, wie im Datenbankmanager zuvor definiert. 5.1.2.1 Neue Spalte anlegen Erzeugt einen RTF-Text. Im Gegensatz zu einem rein statischen Text kann der RTF-Text einzelne Zeichen unterschiedlich formatiert darstellen. So lassen sich z.B. einzelne Worte fett oder farbig hervorheben. Außerdem können Datenbankfelder als Variablen eingefügt werden: %[interner Feldnamen]%. Seite 174 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.4.2 Statischer RTF-Text Fügt ein neues Textfeld ein. Beachten Sie je nach verknüpftem Datenfeld unterschiedliche Eigenschaften des Texteingabefeldes, z.B. die Maske für eingebbare Zeichen. Erzeugt ein numerisches Eingabefeld. Erstellt ein Eingabefeld für eine Datumseingabe. Kreiert ein Uhrzeitfeld Erzeugt Ihnen ein kombiniertes Datums-Uhrzeitfeld Erzeugt ein Drop-Down-Feld für die Benutzer-ID Erstellt ein Feld, um Dateien in ein Verzeichnis hochzuladen oder anzeigen zu lassen. Gibt man hier eine Webadresse ein, öffnet sich die Adresse im Internet-Explorer Seite 175 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Bietet Ihnen ein logisches Feld, um einen Haken zu setzen. Intern wird das Feld mit 0 (= kein Haken) und 1 (= Haken) gespeichert. Der Beschreibungstext ist in diesem Fall bereits enthalten. Kennzeichenfeld. Sie können eine Antwortalternative aus einer vordefinierten Anzahl von Alternativen auswählen. Erstellt eine Kennzeichenliste. Sie können dann aus einer vordefinierten Menge von Antwortalternativen eine oder mehrere Antworten auswählen. Fügt eine Zusatztabelle in Ihre Ansicht ein. Diese Zusatztabelle müssen Sie zuvor im Datenbankmanager anlegen. Zeigt Ihnen die Historie mit allen Kontaktinformationen an. Kreiert ein Kommunikationslistenfenster, in dem Telefon-, Fax, Email- und Internetnummern zusammengefasst werden. Seite 176 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Kreiert eine Benutzerliste. Stellt Ihnen eine Werteliste Kombinationsbox zur Verfügung. Dieses Eingabefeld ermöglicht die Auswahl eines Merkmals aus einer vordefinierten Merkmalsliste. Im Gegensatz zum Kennzeichenfeld wird aber kein Kürzel sichtbar angeboten. Es müssen auch nicht alle verfügbaren Merkmale einer Kennzeichenliste zur Auswahl angeboten werden. Optionsfeld. Zeigt dem Anwender alle Auswahlmöglichkeiten. Aus einer vordefinierten Liste von Merkmalen kann der Anwender ein Merkmal auswählen. Optional können die Merkmale zufällig angeordnet werden, interessant z.B. für Marktforschungsaufgaben. Erzeugt eine Schalterfläche. Dahinter kann sich ein VBScriptmakro verbergen, der z.B. ein Hilfsmittel auslöst. Seite 177 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Erzeugt ein Browserfeld. Hier können Sie Web-Adressen wie in einem Web-Explorer anzeigen lassen. Erzeugt ein Tabellen-Feld Schafft einen Rahmen mit Titel. Fügt eine Grafik in die Ansicht ein. Dabei werden folgende Grafikformate unterstützt: BMP, DIB, GIF, ICO, JPG, JPEG. Seite 178 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Die Größe eines Bildes ist auf 250 KB beschränkt. Die Gesamtgröße einer Ansicht ist auf 1 MB beschränkt, um das Laden der Ansicht zeitlich nicht überzustrapazieren. Standardmäßig werden die Grafiken intern in der Ansicht gespeichert. Dadurch verdoppelt sich der Speicherbedarf einer Grafik. Alternativ kann nur der Link auf eine externe Grafik gespeichert werden. 6.4.22 Grafik Beachten Sie bitte, dass über diese Schalter nur Eingabefelder erzeugt werden. Über das statische Textfeld sollten Sie für den Anwender eine Feldbeschreibung vor das Eingabefeld ergänzen. Damit hier auch Daten angezeigt oder eingegeben werden können, müssen Sie das Eingabefeld an eine konkrete Tabellenspalte binden! 11. Um Ihre Ansicht im Vorfeld zu testen, verwenden Sie den Befehl Ansicht testen aus dem Menü Hilfsmittel Alternativ: Tastenkombination STRG + T oder Schalter 12. Speichern Sie Ihre neue Ansicht über das Menü Datei, Befehl Speichern. Alternativ: Tastenkombination STRG + S oder Schalter Seite 179 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Achtung ! Sobald Sie bei Eigenschaften individuellen Text vergeben und kein Datenfeld auswählen, ist der Text für alle Landessprachen identisch. Wählen Sie hingegen ein Datenbankfeld wird der Name des Feldes je Landessprache verwendet, wie im Datenbankmanager zuvor definiert. 5.1.2.1 Neue Spalte anlegen Individueller Text. Identisch für alle verwendeten Spracheinstellungen: besser: Spaltenbezeichnung aus Datenbankmanager mit ggf. landesspezifischer Ausprägung. Seite 180 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Tipp: Über den Schalter legen Sie die Tab-Reihenfolge der Felder fest. 6.5.2 Feldreihenfolge festlegen Individuelle Reiterüberschrift Um eine individuelle Reiterüberschrift für die Anwender für diese Ansicht zu wählen, markieren Sie kein Element der Ansicht. Im rechten Fenster der Eigenschaften geben Sie unter Text recht oben die gewünschte Bezeichnung ein. 6.2.4 Ansicht öffnen Zweck: Sie möchten eine bestehende Ansicht öffnen, um diese zu bearbeiten, exportieren, o.ä. Seite 181 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Öffnen. Alternativ: Tastenkombination STRG + O oder Schalter . 2. Markieren Sie das Formular, das Sie zur weiteren Bearbeitung öffnen möchten. Oben sehen Sie alle globalen Formulare. In der unteren Ordnerstruktur sehen Sie die Formulare im Tabellenkontext. Über den Filter können Sie ein Textfragment eingeben, das im Namen der zu öffnenden Ansicht enthalten sein muss. 3. Aktivieren Sie den Laden-Schalter, öffnet sich das ausgewählte Formular zur Bearbeitung. 6.2.5 Formular löschen Zweck: Eine ausgewählte Ansicht wird unwiderruflich gelöscht. Seite 182 Eine Ansicht kann nur gelöscht werden, wenn die Ansicht nicht mehr in einer Bearbeitungsstufe der Option Workflow verwendet wird. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Starten Sie den Ansichteneditor von AG-VIP SQL. 2. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Formular Löschen. Alternativ: -Schalter. 3. Markieren Sie die zu löschende Ansicht. Im oberen Teil werden alle Ansichten angezeigt. In Klammern sehen Sie den Tabellenbezug. In der darunter befindlichen Baumansicht, sehen Sie die Ansichten geordnet nach Tabellen. 4. Aktivieren Sie den Löschen-Schalter. 5. Nach einer Kontrollabgabe wird das markierte Formular unweigerlich gelöscht. Seite 183 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.2.6 Ansicht schließen Zweck: Die aktuelle Ansicht wird geschlossen. Haben Sie Änderungen vorgenommen, erfolgt eine Sicherheitsabfrage, ob Sie die Ansicht speichern möchten. Voraussetzung: Eine Ansicht ist bereits zur Bearbeitung geöffnet worden. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie dem Menü Datei den Befehl Schließen. 2. Haben Sie Änderungen gemacht, werden Sie gefragt, ob Sie die modifizierte Ansicht speichern möchten. 3. Anschließend wird die Ansicht geschlossen. 6.2.7 Ansicht speichern Zweck: Speichert die aktuelle Ansicht. Dazu wählen Sie, ob die Ansicht allgemein in jedem Kontext oder für spezielle Tabellen (Adressen-, Zusatz- oder Projekttabellen) verfügbar ist. Vorgehensweise: 1. Speichern Sie Ihre neue Ansicht über das Menü Datei, Befehl Speichern. Seite 184 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Alternativ: Tastenkombination STRG + S oder Schalter 2. Markieren Sie den gewünschten Kontext. Unter Globale Ansichten ist die Ansicht in jeder Adresstabelle verfügbar. Eventuell nicht vorhandene Datenfelder werden nicht angezeigt. Die Ansicht steht dem Anwender ansonsten nur in dem gewählten Tabellenkontext zur Verfügung. Wählen Sie als Kontext eine Projekttabelle, ist die Ansicht nur im Rahmen des Workflows oder des freien Arbeitens auf Projektebene verfügbar!!! 3. Geben Sie den gewünschten Formularnamen für die Ansicht ein. Dieser Name erscheint als Titel des Reiters in der Ansicht für den Benutzer. Über die Eigenschaften der Ansicht können Sie auch eine abweichende Reiterbezeichnung vergeben. 4. Speichern Sie Ihre Ansicht über den Speichern-Schalter. Über das Menü Datei, Befehl Speichern unter können Sie eine vorhandene Ansicht auch in einem anderen Tabellenkontext speichern. Seite 185 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.2.8 Ansicht speichern unter Zweck: Ein bestehendes Formular kann identisch oder modifiziert in einem anderen Tabellenkontext abgespeichert werden. Sie kopieren also ein Formular. Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie ein bestehendes Formular. 6.2.4 Ansicht öffnen 2. Modifizieren Sie das Formular, so wie Sie es für den neuen Tabellenkontext benötigen. 6.2.3 Ansicht manuell erstellen oder bearbeiten 3. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Speichern unter. 4. Markieren Sie die Tabelle, in deren Kontext das Formular gespeichert werden soll und geben Sie den gewünschten Formularnamen an. Die Ansicht steht dem Anwender dann nur in diesem Kontext zur Verfügung. Wählen Sie als Kontext eine Projekttabelle, ist die Ansicht nur im Rahmen des Workflows oder des freien Arbeitens auf Projektebene verfügbar!!! Geben Sie einen neuen Formularnamen an, wird eine Kopie der aktuellen An- Seite 186 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x sicht erzeugt. Verwenden Sie den gleichen Formularnamen, wird die bisherige Ansicht aktualisiert. 6.2.9 Ansicht importieren Zweck: Ein bestehendes Formular wird importiert. So lässt sich z.B. eine Ansicht von einer bestehenden AG-VIP SQL Installation auf eine andere übertragen. 6.2.10 Ansicht exportieren Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Import. 2. Geben Sie nun das Verzeichnis (Suchen in) und den Dateinamen des Formulars an, das Sie importieren möchten. 3. Wählen Sie den Öffnen-Schalter, wird das Formular zur Bearbeitung geladen. 4. Nehmen Sie ggf. notwendige Änderungen vor und speichern Sie das neue Formular im gewünschten Tabellenkontext. Seite 187 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.2.10 Ansicht exportieren Zweck: Das aktuelle Formular wird in einer separaten XML-Datei exportiert. Damit können Sie dieses Formular in andere AG-VIP SQL Installationen importieren. 6.2.9 Ansicht importieren Vorgehensweise: 1. Laden Sie das Formular, das Sie exportieren möchten. 6.2.4 Ansicht öffnen 2. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Export. 3. Geben Sie den gewünschten Dateinamen und den Zielordner an. 4. Aktivieren Sie den Speichern-Schalter, wird das aktuelle Formular exportiert. Seite 188 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.3 Menü Bearbeiten 6.3.1 Rückgängig Zweck: Der letzte Bearbeitungsschritt beim Modifizieren der Ansicht wird zurück genommen. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Rückgängig. Alternativ: Tastenkombination STRG + Z oder Schalter 6.3.2 Wiederholen Zweck: Der zurückgenommene Bearbeitungsschritt wird wieder ausgeführt. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Wiederholen. Alternativ: Tastenkombination STRG + Y oder Schalter . 6.3.3 Entfernen Zweck: Die aktuell markierten Elemente im Formular werden entfernt / gelöscht. Im Gegensatz zu der Funktion Ausschneiden, wird nichts in die Zwischenablage kopiert. 6.3.4 Ausschneiden Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Entfernen. Alternativ: Entf-Taste oder Schalter . Seite 189 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.3.4 Ausschneiden Zweck: Entfernt das oder die markierten Elemente und kopiert diese in die Zwischenablage. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Ausschneiden. Alternativ: Tastenkombination STRG + X oder Schalter . 6.3.5 Kopieren Zweck: Die markierten Elemente werden in die Zwischenablage kopiert und lassen sich an anderer Stelle wieder einfügen. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Kopieren. Alternativ: Tastenkombination STRG + C oder Schalter . 6.3.6 Einfügen Zweck: Der Inhalt der Zwischenablage wird in das aktuelle Formular eingefügt. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Einfügen. Alternativ: Tastenkombination STRG + V oder Schalter Seite 190 . AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.3.7 Alles auswählen Zweck: Markiert alle Elemente der aktuellen Ansicht. Damit können sie z.B. einfach alle Elemente einer Ansicht verschieben oder in einem bestimmten Schrifttypen formatieren. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Alles auswählen. Alternativ: Tastenkombination STRG + A Alle Elemente der aktuellen Ansicht sind markiert. 6.3.8 Eigenschaften Zweck: Zeigt Ihnen das Eigenschaftsfenster zum ausgewählten Element der aktuellen Ansicht an. Damit können Sie das oder die markierten Elemente bearbeiten. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten den Befehl Eigenschaften. Alternativ: Tastenkombination Alt +Eingabe Das Eigenschaftsfenster wird geöffnet: Seite 191 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.4 Menü Felder Öffnet die Schalterleiste Felder und wählt das entsprechende Element aus: Durch Klicken und Ziehen mit der Maus generieren Sie dann ein entsprechendes Feld auf der Ansicht. Dabei kennt AG-VIP SQL folgende Elemente: Seite 192 Allein durch die Erzeugung eines Eingabefeldes, werden keinerlei Eingaben gespeichert! Erst durch die Verbindung mit einem Datenfeld erhält das Eingabefeld einen direkten Bezug zu einem konkreten Feld der Datenbank!!! AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Auch erscheint dann kein Beschreibungstext vor dem Eingabefeld. Dies müssen Sie durch einen statischen Text selbst erzeugen. Einfacher ist es, entweder zunächst den Assistenten zur Erzeugung einer Ansicht zu verwenden ( 6.2.2 Ansicht mit Assistent erstellen) oder über das Eigenschaftsfenster (Tastenkombination Alt+Eingabe), wenn Sie kein Element der Ansicht markiert haben, über die Eigenschaft Tabellenname den Bezug zu einer konkreten Tabelle herzustellen: Seite 193 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Dann können Sie über das Fenster der Datenfelder einfach die Datenfelder per Drag & Drop an die gewünschte Position der Ansicht ziehen: Seite 194 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Markiert ausgewählte Objekte. Um mehrere Objekte zu markieren, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken die einzelnen Objekte mit der Maus an. Tipp: Einige Eingabefelder weisen besondere Eigenschaften auf, die spezielle Einstellungen ermöglichen. So können Sie zum Beispiel bei Eingabefeldern vom Typ Text die zulässigen Eingabezeichen festlegen. Jedes Eingabefeld verfügt über die Eigenschaft Schreibgeschützt. Damit können Sie unabhängig von den Zugriffsrechten des aktuellen Anwenders Eingabefelder im Kontext dieser Ansicht „nur lesend“ zur Verfügung stellen. Analog gibt es eine generelle Eigenschaft Unsichtbar. Damit können Elemente standardmäßig ausgeblendet und z.B. über einen dynamischen Makro eingeblendet werden. Beispiel: Über einen Makro beim Laden prüfen Sie die Datenlage des aktuellen Datensatzes. Wenn z.B. ein Kreditlimit überschritten wurde, machen Sie eine spezielle Grafik sichtbar. Seite 195 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.4.1 Statischer Text Zweck: Erzeugt statischen Text, z.B. eine Überschrift oder Handlungsanweisung. Stellen Sie dem Namen ein kaufmännisches Und voran „&“, können Sie über die Tastenkombination Alt + folgenden Buchstaben entsprechend in der Feldreihenfolge in das nächste Eingabenfeld springen. 6.5.2 Feldreihenfolge festlegen Achtung ! Sobald Sie bei Eigenschaften individuellen Text vergeben und kein Datenfeld auswählen, ist der Text für alle Landessprachen identisch. Wählen Sie hingegen ein Datenbankfeld wird der Name des Feldes je Landessprache verwendet, wie im Datenbankmanager zuvor definiert. 5.1.2.1 Neue Spalte anlegen 6.4.2 Statischer RTF-Text Zweck: Erzeugt einen RTF-Text. Im Gegensatz zu einem rein statischen Text kann der RTF-Text einzelne Zeichen unterschiedlich formatiert darstellen. So lassen sich z.B. einzelne Worte fett oder farbig hervorheben. Außerdem können Datenbankfelder als Variablen eingefügt werden: %[interner Feldnamen]% Seite 196 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie die gewünschte Ansicht. 2. Wählen Sie aus der Symbolleiste der Feldarten den Schalter 3. Ziehen Sie mit der Maus die gewünschte Fläche auf die Ansicht für das RTFTextfeld. 4. Klicken Sie in der Eigenschaftsleiste auf Text oder den Schalter 5. Der RTF-Texteditor öffnet sich. Erfassen bzw. Bearbeiten Sie nun Ihren Text. . . Seite 197 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. Daten lassen sich aus der Zwischenablage einfügen (Menü Bearbeiten, Befehl Einfügen oder Tastenkombination STRG + V.) Alle Felder aus der aktuellen Adresstabelle können als Variablen in den Text in der Form %[interner Feldnamen]% eingefügt werden. Über das Menü Assistent, Befehl Felder erhalten Sie eine Auswahlliste alle in diesem Kontext verfügbaren Felder. 7. Tipp: Es stehen als Variablen auch alle Benutzerinformationen aus dem aktuellen Benutzerprofil zur Verfügung: ActiveUser.Name Anmeldename des aktuellen Anwenders ActiveUser.Fullname langer Benutzername ActiveUser.PhoneNumber Telefon-Nr. des aktuellen Benutzers ActiveUDurchwahl des aktuellen Benutzers ser.DirectPhoneNumber ActiveUser.FaxNumber Fax-Nr. des Anwenders ActiveUser.Email Email des Benutzers ActiveUser.Function Funktion des Anwenders ActiveUser.Department Abteilung des aktuellen Benutzers Formatierungen des markierten Textes: Fett Kursiv Unterstrichen Farbig. Linksbündig Rechtsbündig Zentriert Seite 198 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Aufzählung Datenbankassistent Tipp: Wenn Sie ein AG-VIP Datenfeld vom Typ Kennzeichen als Variable in einen RTF-Text einfügen, wird statt des Kennzeichenkürzels der Beschreibungstext angezeigt. 8. Um Ihre Eingaben zu übernehmen, wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Speichern bzw. den Schalter . 9. Weitere Eigenschaften des RTF-Textes in der Eigenschaftsleiste: Option Hintergrund: Standard bewirkt einen transparenten Hintergrund, d.h. die gewählte Hintergrundfarbe der Ansicht. Sie können aber auch eine abweichende Hintergrundfarbe definieren. Option Rahmen: Standardmäßig (Nein) wird kein Rahmen, um den RTF-Text gelegt. Aktivieren Sie die Option mit Ja, erscheint der RTF-Text in der Anzeige optisch in einem 3D-Rahmen. 6.4.3 Eingabefeld Zweck: Fügt ein neues Texteingabefeld ein. Über die Eigenschaften können Sie im Bereich Sonstiges die zulässigen Eingabefelder festlegen. So können Sie z.B. für die Angabe der BLZ oder Kreditkarten-Nr. ein Eingabefeld schaffen, in dem nur Ziffern eingegeben werden können, z.B. Seite 199 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x „0123456789“ Über die Feldlänge legen Sie im Tabellenexplorer fest, wie viele Zeichen maximal eingegeben werden dürfen. 6.4.4 Numerisches Feld Zweck: Erzeugt ein numerisches Eingabefeld. Über die Eigenschaften können Sie festlegen, ob ein Tausendertrennzeichen eingeblendet werden soll. 6.4.5 Datum Zweck: Erstellt ein Eingabefeld für eine Datumseingabe, z.B. ein Geburtsdatum: Über die Eigenschaften legen Sie das zu erfassende Eingabedatumsformat fest: Normales Feld für die Datumseingabe 1. Tag des Monats, Kombinationsfeld Monat / Jahr: MM:JJJJ Letzter Tag des Monats, Kombinationsfeld Monat / Jahr: MM:JJJJ Die letzten beiden Datumsformate eigenen sich z.B. für die Eingabe von Kreditkarte gültig ab bzw. Kreditkarte gültig bis. Beim Export der Daten enthalten diese Felder dann das komplette Datum inkl. des Tags. Der Anwender nimmt die Datumseingabe in diesem Fall über eine Auswahlliste oder direkt manuell vor. Seite 200 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.4.6 Zeit Zweck: Kreiert ein Uhrzeitfeld. 6.4.7 Datum / Zeit Zweck: Erzeugt Ihnen ein kombiniertes Datums-Uhrzeitfeld. 6.4.8 Benutzer-IDs Zweck: Erzeugt ein Auswahlfeld für die aktiven Anwender von AG-VIP SQL. Gelöschte oder inaktive Anwender werden in der Auswahlliste nicht angeboten. Tipp: Damit eignet sich dieses Feld, um z.B. den zuständigen Betreuer oder den Mitarbeiter, der den Abschluss gemacht hat, zu vermerken. Meist wird dies im Workflow dann über einen Makro automatisch gesetzt. Seite 201 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.4.9 Dateiname Zweck: Erzeugt ein Eingabefeld, um beliebige Dateien oder Ordner zu verlinken. Je nach verlinktem Dateityp zeigt der zugehörige Öffnen-Schalter wendung. Zusätzlich ermöglicht ein Auswahl-Schalter teien. die verlinkte Andas Verlinken von Da- Wichtig: Es wird „nur“ der Link zur Datei gespeichert. Die Datei selbst wird nicht in der SQL-Datenbank abgelegt. Der Link funktioniert also nur für alle Anwender, wenn entsprechende Zugriffsrechte auf das Zielverzeichnis existieren und der Link aufgelöst werden kann. Über die Eigenschaften kann definiert werden, ob der Verweis auf eine Datei oder ein Verzeichnis verweist: 6.4.10 Benutzer ID Zweck: Generiert ein Drop-Down-Feld mit einer Auswahl aller aktiven Benutzerkonten von AG-VIP SQL. Die Systemfelder AngelegtVon und ÄnderungVon sind z.B. Felder solchen Typs. Seite 202 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.4.11 Logisches Feld Zweck: Schafft ein logisches Eingabefeld. Der Beschreibungstext ist in diesem Fall bereits enthalten. Ein logisches Feld kennt nur zwei Ausprägungen: „Haken“ = 1 = wahr oder „kein Haken“ =0 = falsch. 6.4.12 Kennzeichenfeld Zweck: Kennzeichenfeld. Sie können eine Antwortalternative aus einer vordefinierten Anzahl von Alternativen auswählen. Dabei können Sie das Erscheinungsbild über die Option Modus im Eigenschaftsfenster wählen. Das Eingabefeld mit Schaltfläche erscheint in der Form: Kürzel im Eingabefeld mit nachfolgendem Erklärungstext. Beim Modus Kombinationsfeld erscheinen Kürzel und Erklärungstext direkt im Eingabefeld: Seite 203 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Tipp 1: Wenn Sie dem Anwender nicht alle Ausprägungen einer Kennzeichenkategorie zur Auswahl zur Verfügung stellen wollen, nutzen Sie das Eingabefeld WertelisteKombinationsbox . Wenn Sie dieses Eingabefeld wählen, können Sie über die Eigenschaften ein Datenfeld vom Typ Kennzeichenfeld zuordnen und über den Schalter Vorbelegen die Merkmalsausprägungen der Kennzeichenkategorie laden. Sie können dann aber einzelne Merkmalsausprägungen für dieses Eingabefeld entfernen. Tipp 2: Für den Anwender ist es oft einfacher, anstatt einer Auswahlliste eine Eingabe über ein Optionsfeld vorzunehmen. Gehen Sie analog wie unter Tipp 1 beschrieben vor. Nachteil: Wenn Sie neue Merkmalsausprägungen in dieser Kennzeichenkategorie hinzufügen, erscheinen diese nicht als Auswahlmöglichkeit für den Anwender. 6.4.13 Kennzeichenliste Zweck: Erstellt eine Kennzeichenliste. Sie können dann aus einer vordefinierten Menge von Antwortalternativen ein- oder mehrere Antworten auswählen. So kann z.B. ein Feld Infomaterial eine Auswahlliste aller Werbemittel enthalten und dem Kunden zugeordnet werden: Seite 204 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.4.14 Benutzerdefinierte Tabelle Zweck: Fügt eine Zusatztabelle in Ihre Ansicht ein. Diese Zusatztabelle müssen Sie zuvor im Datenbankmanager anlegen. In den Eigenschaften definieren Sie, welche Zusatztabelle angezeigt wird. Anzuzeigende Spalten Über die Eigenschaft Daten Felder definieren Sie, welche Felder der Zusatztabelle in welcher Reihenfolge erscheinen sollen. Es ist jedoch nicht möglich die Spaltenbreite zu beeinflussen. Seite 205 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Größe expandieren Über die Eigenschaft „Nach rechts / unten anpassen“ expandiert die Zusatztabelle bis zum rechten bzw. unteren Bildschirmrand. Damit lässt sich der freie Platz bei unterschiedlicher Bildschirmauflösung der Anwender effektiv nutzen. Beachten Sie aber, dass andere Elemente, die rechts oder unterhalb der Zusatztabelle auf der Ansicht liegen, dann überblendet werden! Sortierung festlegen Über die Eigenschaft „Felder für Sportierung“ können Sie eine oder mehrere Spalten als Sortierkriterium festlegen. Diese Spalte muss nicht zwingend auf der Ansicht angezeigt werden. Seite 206 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Per Drag und Drop ziehen Sie die Spalte die als primäres Sortierkrtierum dienen soll, an die oberste Stelle. Das zweite Sortierkriterium darunter. Über die Eigenschaft „Sortierung“ definieren Sie ob auf- bzw. absteigend sortiert werden soll. Diese Auswahl betrifft alle ausgewählten Sortierspalten gleichermaßen. Geben Sie keine Spalte als Sortierkriterium an, wird die Zusatztabelle automatisch nach der ersten angezeigten Spalte sortiert. 6.4.15 Historie Zweck: Zeigt Ihnen die Historie mit allen Kontaktinformationen an. Seite 207 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Für die Historie gelten weitere Eigenschaften: 1) Benutzerfilter Alle: Zeigt alle vorhandenen Einträge an. Nur Gruppen: In der Historie werden nur Einträge der Benutzergruppen angezeigt, denen der aktuelle Anwender bei der Rechteverwaltung zugeordnet wurde. Damit können Sie z.B. Abteilungen als Gruppen anlegen. Die Mitglieder einer Gruppe sehen dann die Einträge der anderen Gruppenmitglieder, nicht aber Einträge von anderen AbteiSeite 208 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x lungen. Nur Anwender: Der aktuelle Benutzer sieht nur Einträge in der Historie, die er selbst vorgenommen hat sowie Einträge, die durch das System selbst erzeugt wurden, z.B. Verschiebung von Tickets aufgrund falscher Telefon-Nr., Überschreitens der maximalen Anzahl Anwahlversuche oder der maximalen Verweildauer. 2) Projektfilter Alle Einträge anzeigen: keine Einschränkung Nur für aktuelles Projekt: Zeigt dem Anwender nur Einträge aus dem aktuellen Projekt. Diese Option ist nur relevant, wenn Sie eine Ansicht für eine Bearbeitungsstufe im Rahmen des optionalen Workflows anlegen. Hintergrund: Sie haben eine große Adresstabelle, auf denen parallel mehrere Projekte laufen, z.B. Vertrieb und Service. Eine Adresse kann dabei gleichzeitig in beiden Projekten sein. Ein Anwender aus dem Service, soll aber nicht durch x Einträge aus dem Vertrieb irritiert werden. Nur für aktuelles Ticket: In diesem Fall wird die Anzeige der Historieneinträge auf das aktuelle Ticket reduziert. Im Fall eines Serviceprozesses wäre nur der aktuelle Vorgang, aber nicht vergangene oder parallel andere offene Vorgänge in der Historie sichtbar. 3) Nach rechts anpassen: Vergrößert die Anzeige der Historie proportional (relativ) nach rechts, wenn der anzuzeigende Bereich größer ist, als in der Ansicht ursprünglich definiert. D.h. nicht, dass die Historie den gesamten Bereich nach rechts ausfüllt. 4) Nach unten anpassen: Vergrößert die Anzeige der Historie proportional recht unten analog zum Anpassen nach rechts. Tipp: Über das Funktionale Zugriffsrecht „Vollzugriff auf Historie“ legen Sie fest, ob Anwender Historieneinträge anderer Anwender bearbeiten dürfen. Seite 209 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.4.16 Kommunikationsfelder Zweck: Kreiert ein Kommunikationslistenfenster, in dem Telefon- und Faxnummern, sowie E-Mail- und Internetadressen zusammengefasst werden. Tipp: Tastenbedienung Taste Einfg Entf + F2 6.4.17 Funktion Neue Telefon-Nr. eingeben Löscht die aktuell markierte Nummer Expandiert die Anzeige aller Kommunikations-Nr. Reduziert die Anzeige der Kommunikations-Nr. auf die Felder mit Inhalt Editiert die aktuell markierte Nummer Benutzerliste Zweck: Eine Drop-Down-Liste, in der im Gegensatz zum Feld Benutzer ID mehrere Benutzer oder Gruppen von AG-VIP SQL zugeordnet werden können. Das Feld Datensatz Benutzerrechte ist z.B. ein solcher Feldtyp. Seite 210 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.4.18 Kombinationsfeld – Werteliste Zweck: Ermöglicht die Auswahl eines Merkmals aus einer Werteliste, die Sie selbst definieren. Dies kann z.B. eine Teilmenge einer Kennzeichenkategorie sein. Im Gegensatz zum Kennzeichenfeld erscheinen hier keine Kürzel. Vorgehensweise: 1. Ziehen Sie auf der Ansicht den gewünschten Bereich auf. 2. Klicken Sie doppelt auf die Fläche. Sie können nun die Merkmalsausprägungen angeben. Verknüpfen Sie zunächst ein Datenfeld mit der Kombinationsliste, können Sie die Merkmale der gewählten Kennzeichenkategorie automatisch über den Schalter Vorbelegen einlesen. Die Reihenfolge der Merkmale ist immer alphabetisch. Seite 211 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Nun können Sie einzelne Merkmale über den Schalter Löschen entfernen. 4. Über die Eigenschaft Kennzeichenverwaltung können Sie definieren, ob Anwender in dieser Oberfläche auch neue Merkmalsausprägungen anlegen können, sofern Sie das Recht Kennzeichen verwalten besitzen. Seite 212 Achtung: Beachten Sie, wenn Sie neue Werte über den Hinzufügen-Schalter ergänzen, dass diese Merkmale auch bei der Kennzeichenkategorie angelegt werden, wenn Sie dem Kombinationsfeld Werteliste ein Datenfeld vom Typ Kennzeichen zuordnen. Wenn Sie dies nicht tun, wird aufgrund der referentiellen Integrität kein Wert gespeichert, der nicht auch als Merkmalsausprägung einer Kennzeichenkategorie angelegt wurde. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.4.19 Optionsliste Zweck: Bietet die Auswahl eines Merkmals aus einer von Ihnen vordefinierten Werteliste. Dabei sind für den Anwender alle Merkmale sofort sichtbar. Somit eignet sich die Optionsliste im Gegenstz zum Kombinationsfeld Werteliste oder Kennzeichenliste nur für eine begrenzte Anzahl von Merkmalsausprägungen. Optional lässt sich die Reihenfolge der Merkmale, z.B. für Marktfoschungszwecke, zufällig anordnen. 1. Ziehen Sie auf der Ansicht den gewünschten Bereich auf. 2. Klicken Sie doppelt auf die Fläche. Sie können nun die Merkmalsausprägungen angeben. Verknüpfen Sie zunächst ein Datenfeld mit der Kombinationsliste, können Sie die Merkmale der gewählten Kennzeichenkategorie automatisch über den Schalter Vorbelegen einlesen. Die Reihenfolge der Merkmale ist alphabetisch. Über die Eigenschaft Zufällig anordnen können Sie eine Zufallsanordnung wählen. Das macht z.B. bei Marktforschungsaufgaben Sinn, in denen die Antwortalternativen dem Befragten vorgelesen werden. Seite 213 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Nun können Sie einzelne Merkmale über den Schalter Löschen entfernen. 4. In den Eigenschaften bestimmen Sie, in wie vielen Spalten die Optionen angezeigt werden sollen. Wichtig: Ziehen Sie den Bereich für das Optionsfeld so groß, dass alle Merkmalsausprägungen angezeigt werden können. Ansonsten werden die Merkmale übereinander gelegt. Seite 214 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.4.20 Achtung: Beachten Sie, wenn Sie neue Werte über den Hinzufügen-Schalter ergänzen, dass diese Merkmale auch bei der Kennzeichenkategorie angelegt werden, wenn Sie dem Kombinationsfeld Werteliste ein Datenfeld vom Typ Kennzeichen zuordnen. Wenn Sie dies nicht tun, wird aufgrund der referentiellen Integrität kein Wert gespeichert, der nicht auch als Merkmalsausprägung einer Kennzeichenkategorie angelegt wurde. Schalter Zweck: Erzeugt eine Schalterfläche. Dahinter kann sich ein VB-Scriptmakro verbergen, der z.B. ein Hilfsmittel oder eine Berechnung auslöst, die Daten in eine andere Anwendung übergibt oder Plausibilitäten prüft. Markieren Sie den Schalter in der Ansicht, können Sie im Fenster Eigenschaften für diesen Schalter einen Makro hinterlegen: Makrobeschriftung Ein Makro kann über zwei Eigenschaften beschriftet werden: Seite 215 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x a) Name Der Name „Schalter“ ist eine Variable. Über einen Makro an anderer Stelle lässt sich dieser Variablen dynamisch einen Wert zuweisen, so dass die Makrobeschriftung durch Makros gesetzt werden kann. Wird der Variable Name kein Wert zugewiesen, wird nur die Schalterbeschriftung aus der Eigenschaft Text verwendet. b) Text Statischer Schaltertext. Geben Sie einfach die gewünschte Bezeichnung ein. Tipp Workflow: Im Workflow erfolgt nach einem Arbeitsschritt eine Einstufung durch Auswahl einer Reaktion. Auch bei einer Reaktion können Sie Makros automatisch ablaufen lassen. Tipp Automatisierung: In AG-VIP SQL stehen zahlreiche Ereignismakros zur Verfügung. So lassen sich z.B. in der Ansicht beim Speichern auch automatisch Makro ablaufen. Vorteil: Der Makro läuft in jedem Fall ab und ist nicht auf die aktive Auslösung durch den Anwender angewiesen. „Makrohandbuch zu AG-VIP SQL“ 6.4.21 Rahmen Zweck: Schafft einen Rahmen mit Titel. Seite 216 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.4.22 Hinweis: Unter Windows XP erscheint der Rahmentext bedingt durch die Systemstyles immer in blau. Unter anderen Betriebssystemen (z.B. Win 2000) wird die gewählte Textfarbe des Rahmentextes korrekt wieder gegeben. Grafik Zweck: Fügt eine Grafik in die aktuelle Ansicht ein. Unterstützt werden dabei die Grafikformate: BMP, DIB, GIF, ICO, JPG, JPEG. Seite 217 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie die gewünschte Ansicht. 2. Wählen Sie aus der Feldarten-Symbolleiste den Schalter 3. Ziehen Sie mit der Maus die gewünschte Fläche auf die Ansicht. Über die Eigenschaft Bild können Sie nun die gewünschte Grafik einfügen. Dazu entweder auf Bild doppelklicken oder den Schalter 4. . auswählen. Option Extern: Ja Über die Option Extern wird innerhalb der Ansicht nur der Link auf die Grafikdatei gespeichert, nicht die Grafik selbst. Beachten Sie, dass in diesem Fall für alle Clients der Pfad zu der Grafik identisch sein muss!!! Ansonsten kann die Grafik nicht angezeigt werden. Es wird dann nur der Link auf die Grafikdatei angezeigt. Option Skalieren: Bei Ja kann die Grafik proportional verändert werden. Nein zeigt immer die Originalgröße an. Eine Veränderung der Grafikobjektgröße in der Ansicht beschneidet dann die Grafik. Seite 218 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Achtung: Die Größe einer Ansicht ist auf insgesamt maximal 1 MB beschränkt. Ansonsten wäre der Aufbau der Anzeige zu langsam. Standardmäßig werden Grafiken in der Ansicht selbst gespeichert. Beachten Sie, dass dadurch die Grafiken die doppelte Speichergröße benötigen. Von daher sollten intern gespeicherte Grafiken so klein wie möglich sein. Die maximal zulässige Größe einer Grafik beträgt 250 KB. Die Größen von Grafiken können Sie in Grafikprogrammen reduzieren, indem Sie die Auflösung verringern, die Größe auf das notwendige Maß anpassen oder die Anzahl der Farben reduzieren. 6.4.23 Browserfeld Zweck: Fügt ein Internetbrowsercontroll in die Ansicht ein. Über die Vorbelegung können Sie eine Standardseite beim Laden des Datensatzes anzeigen. Über Makros können Sie die anzuzeigende Seite bestimmen, auslesen und verändern. Seite 219 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Die Eigenschaften des Browserfeldes Nach rechts anpassen Erweitert das Feld abhängig von der aktuellen Bildschirmeinstellung nach rechts. Nach unten anpassen Erweitert das Browserfeld bis an den unteren Bildschirmrand. Navigieren erlauben Ermöglicht dem Anwender auch Links in der angezeigten Seite auszuführen. Standard-URL Vordefinierbarer Link, der standardmäßig ausgeführt wird. Über ein Eingabefeld lassen sich hier auch beliebige Datenfelder des aktuellen Datensatzes als Variablen einfügen: Seite 220 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Makro beim Laden Erlaubt über einen Makro das Browserfeld zu füllen. Ist hier ein Makro definiert worden, überschreibt dies die Standard-URL. Makrobeispiele für das Browserfeld 1) Bei Google nach dem Unternehmen suchen: ' Bei Google nach dem Unternehmen suchen CurrentForm.Controls("Browser").Url = "http://www.google.de/search?hl=de&q="+ _ ActiveAddress.Fields("Name1").Value Dabei bezeichnet (“Browser”) den Namen des Browsereingabefeldes: Seite 221 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2) Ein „Zurück“-Schalter On error Resume Next CurrentForm.Controls("Browser").Control.GoBack On Error Goto 0 3) Schalter „Laden abbrechen“ On error Resume Next CurrentForm.Controls("Browser").Control.Stop On Error Goto 0 4) Alle Ansprechpartner bei XING.COM anzeigen ' Bei XING nach AP im Unternehmen suchen ' Setzt voraus, dass man Premium-Mitglied und ange' meldet ist CurrentForm.Controls("Browser").Url = "https://www.xing.com/app/search?op=search&nocache=1&company=" & ActiveAddress.Fields("Name1").Value Anmeldelink für XING.COM: http://www.xing.com/go/invita/2221 Sicherheitseinstellungen und Hinweise 1. Wenn Websites Zertifikatsfehler beinhalten, werden diese unweigerlich als PopUp angezeigt. 2. Wenn ein Java-Code das Browserfenster schließt, kann kein Inhalt mehr angezeigt werden, bis die Ansicht geschlossen und neu geöffnet wird. 3. Scriptfehler in der angezeigten Website werden nur abgefangen, wenn im Internet Explorer unter Menü Extras, Internetoptionen im Reiter Erweitert die Option Scriptdebugging deaktivieren (Andere) eingeschaltet ist. Seite 222 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.4.24 Tabellenfeld Zweck: Ein Tabellenfeld ist ein Grid, in dem Daten angezeigt werden können. Diese Tabelle ist nicht gebunden an eine Tabelle in AG-VIP SQL. Über Makros kann die Tabelle befüllt und gesteuert werden. Die Funktionen und Möglichkeiten finden Sie im Makro Handbuch zu AG-VIP SQL ausführlich beschrieben. . Handbuch AG-VIP SQL Makroprogrammierung Über die Eigenschaften bestimmen Sie die Erscheinungsweise und definieren die Makros bei verschiedenen Ereignissen: 6.5 Menü Hilfsmittel 6.5.1 Formular testen: Vorschau Zweck: Bevor Sie die Ansicht im realen Betrieb nutzen, können Sie die Ansicht bereits im Form-Editor in der Vorschau anzeigen lassen. Seite 223 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie die zu testende Ansicht über das Menü Datei Befehl Öffnen. Alternativ: Tastenkombination STRG + O oder über den Schalter 2. Beim Öffnen einer Ansicht prüft AG-VIP SQL, ob die anzuzeigenden Objekte auch im gespeicherten Tabellenkontext noch vorhanden sind. Andernfalls erscheint eine Warnung mit den Datenfeldern, die nicht definiert sind oder nicht in diesem Tabellenkontext existieren. 6.5.4 Datenbankfelder prüfen 3. Um die Vorschau auf die Ansicht zu erhalten, verwenden Sie den Befehl Formular testen aus dem Menü Hilfsmittel. Alternativ: Tastenkombination STRG + T oder Schalter 4. Sie können bereits z.T. Eingaben vornehmen, die aber nicht gespeichert werden. Mit der Taste ESC verlassen Sie die Vorschau. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Editor vor. 5. Speichern Sie Ihre neue Ansicht über das Menü Datei, Befehl Speichern. Seite 224 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Alternativ: Tastenkombination STRG + S oder Schalter 6.5.2 Feldreihenfolge festlegen Zweck: Über die Feldreihenfolge definieren Sie, in welcher Folge der Anwender mit der Taste Tab oder Enter durch die Ansicht gelangt. Tipp: Hotkeys Felder lassen sich auch direkt per Hotkey anspringen. Dazu markieren Sie das Objekt. Im Fenster Eigenschaften wählen Sie die Option Text. Stellen Sie vor dem gewünschten Hotkey-Zeichen ein kaufmännisches Und „&“. In der Bezeichnung erscheint das Zeichen unterstrichen. Damit lässt sich dieses Feld direkt über die Tastenkombination ALT + gewähltes Zeichen auswählen. Wichtig: Verwenden Sie Zeichen, die nicht bereits durch Hotkeys im Menü belegt sind. Ansonsten hat der Hotkey für das Menü Vorrang! Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie die Ansicht über das Menü Datei Befehl Öffnen. Alternativ: Tastenkombination STRG + O oder über den Schalter 2. Wählen Sie aus dem Menü Hilfsmittel den Befehl Feldreihenfolge oder aktivieren den Schalter . Seite 225 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Es erscheint ein Dialogfenster. Das oberste Feld ist das erste Feld der Reihenfolge. Um die Reihenfolge zu verändern, markieren Sie ein Feld und ziehen das Feld mit der gedrückten Maus über Drag & Drop an die gewünschte Stelle. Oder Sie verwenden die Pfeiltasten am rechten Rand des Dialogfensters. 6.5.3 Feldgruppen festlegen Zweck: Felder lassen sich über die Gruppierung bündeln. AG-VIP SQL analysiert die Datentypen der in einer Gruppe zusammengefassten Felder. Damit erkennt AG-VIP SQL, ob es sich um eine Anschrift oder Bankverbindung handelt und prüft bei Deutschen Adressen die Gültigkeit. Seite 226 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Beachten Sie bitte, dass Sie diese Daten ständig verändern können. Deswegen sollten sie immer die aktuellen Updates von AG-VIP SQL installieren. Der Downloadlink wird automatisch an Inhaber des Wartungsvertrags versendet. Damit die Validierung der Anschriften oder Kontonummern korrekt funktioniert, müssen die Pfadeinstellungen im Menü Extras Befehl Optionen im Datenpfad für deutsches PLZ-Verzeichnis und Datenpfad für deutsches BLZ-Verzeichnis korrekt eingegeben werden: Prüflogik für Deutsche Anschriften: Werden Felder vom Typ Land, PLZ, Ort, Straße in einer Feldgruppe erkannt (abweichende Lieferanschrift oder Privatanschrift), kann auch hier die PLZErmittlung und automatische Anschriftenkorrektur greifen. Dabei gilt folgende Reihenfolge der Prüfung: Zuerst wird das Feld Land innerhalb der aktuellen Feldgruppe gesucht. Ist hier nichts vorhanden, wird das Feld Land auf der aktuellen Ansicht verwendet. Ist dort ebenfalls kein Land vorhanden, wird der Eintrag Land aus dem aktuellen Datensatz verwendet. Dabei wird anhand der Angabe von PLZ und Straße automatisch der Ortsname ermittelt. Oder Sie geben Straße und Ort ein und AG-VIP SQL ermittelt automatisch die korrekte PLZ. Bei Orten mit mehr als 50.000 Einwohnern (mehreren PLZ je Ort) wird auch der Straßennamen geprüft. Ggf. schlägt Ihnen AG-VIP SQL phonetisch ähnlich klingende Straßen vor. Bei eindeutigen Treffern korrigiert AG-VIP SQL dies selbständig. Seite 227 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Die Anschriftenprüfung ergänzt im Ortsnamen Ortszusatzbezeichnungen oder Stadteilbezeichnungen entsprechend den offiziellen Ortsnamen der Deutschen Post AG. Wenn die Ortsteilergänzung nicht gewünscht wird, können Sie dies im Menü Extras über die Optionen ausschalten: Die Prüfung der Anschrift und Bankverbindung ist nur für Deutsche Anschriften und Bankverbindungen möglich. Prüflogik für Deutsche Bankverbindungen: Für die Prüfung der Bankverbindung ist eine Feldgruppe bestehend aus Eingabefeldern vom Typ Bankname, BLZ, Konto notwendig. Anhand der Prüfziffernverfahren der Deutschen Bundesbank wird anhand der BLZ die angegebene KontoNr. auf Plausibilität geprüft und der Bankname ergänzt. Beachten Sie bitte, dass die Prüfung nur ergibt, dass die Konto-Nr. in Verbindung mit der angegebenen BLZ gültig ist. Es wird damit keine Aussage getroffen, ob diese Konto-Nr. auch vergeben ist. Seite 228 Hinweis. Verwenden Sie statt der älteren BLZ und Konto-Nr. lieber die aktuellere IBAN. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Um die Kontonummern-Prüfung zu aktivieren, fassen Sie die Felder vom Typ Bankname, BLZ und Konto-Nr. zusammen. Gibt der Anwender BLZ und Konto-Nr. ein, wird automatisch anhand der Prüfzifferverfahren der Deutschen Bundesbank geprüft, ob die Konto-Nr. in Verbindung mit der angegebenen Bankleitzahl gültig ist. Ist dies der Fall, wird automatisch der Banknamen mit PLZ und Ort ergänzt. Andernfalls erhalten Sie eine Fehlermeldung: Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie das gewünschte Formular über Menü Datei Befehl Öffnen. 2. Halten Sie die STRG-Taste gedrückt und markieren alle Eingabefelder, die zu einer Gruppe zusammengefasst werden sollen. Seite 229 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Im rechten Fenster Eigenschaften finden Sie nun die Eigenschaft Gruppenname. Geben Sie hier einen beliebigen eindeutigen Namen ein. Anhand der Datentypen der markierten Eingabefelder erkennt AG-VIP SQL automatisch, ob es sich um eine Anschrift, eine Bankverbindung usw. handelt 4. Speichern Sie die Ansicht über das Menü Datei Befehl Speichern oder die Tastenkombination STRG + S. Tipp: Die Prüfung von Deutschen Anschriften und Bankverbindungen ist analog auch im Gesprächsleitfaden (Script) von AG-VIP SQL möglich. 6.5.4 Datenbankfelder prüfen Zweck: Über diese Funktion prüfen Sie, ob die anzuzeigenden Felder in der aktuellen Ansicht auch in der zugrunde liegenden Datenbank vorhanden sind. Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie die zu prüfende Ansicht. 2. Wählen Sie aus dem Menü Hilfsmittel den Befehl Datenbankfelder prüfen. Seite 230 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Sind alle anzuzeigenden Felder in der Datenbank vorhanden, erhalten Sie die Meldung: 4. Andernfalls werden Ihnen die fehlenden bzw. nicht korrekten Datenbankfelder angezeigt: Den Datenbankbezug können Sie jederzeit während der Bearbeitung einer Ansicht über das Menü Hilfsmittel, Befehl Datenbankfelder prüfen checken lassen. 5. Bearbeiten Sie die Fehler und binden die Eingabefelder an Tabellenspalten. Ansonsten ist für den Anwender keine Anzeige von Daten oder Eingabe möglich. Seite 231 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Der Feldname ist ungültig: Eine Tabellenspalte wurde an das Eingabefeld gebunden. Im gespeicherten Tabellenkontext existiert aber diese Tabellenspalte nicht. Möglicherweise haben Sie eine Ansicht für eine spezifische Tabelle definiert und die Ansicht aber in einem allgemeinen Kontext gespeichert. Somit sind die benutzerdefinierten Tabellenspalten nicht verfügbar. Stellen Sie ggf. dann den Tabellenbezug her und speichern die Ansicht im Kontext der Tabelle. Um den Tabellenkontext der Ansicht zu ändern, darf kein Objekt der Ansicht markiert sein. Im Fenster der Eigenschaften können Sie unter Tabellenname die korrekte Tabelle auswählen. Entsprechend ändern Sie die angezeigten Datenfelder im Fenster Datenfelder. Wenn Sie dieses Feld markieren, sehen Sie in den Eigenschaften, dass dem Datenfeld ein Ausrufezeichen vorangestellt ist: Der Feldname ist leer: Sie haben über die vertikale Schalterleiste Eingabefelder erzeugt, aber keinen Tabellenspaltenbezug hergestellt. Markieren Sie das Objekt und stellen im rechten Fenster der Eigenschaften den Bezug zu einem Datenfeld her. Seite 232 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Liste der Zusatztabellenfelder ist leer: Sie lassen eine Zusatztabelle in Ihrer Ansicht darstellen. Sie haben aber noch nicht angegeben, welche Zusatztabelle angezeigt werden soll. Markieren Sie bitte das Objekt der Zusatztabelle in Ihrer Ansicht und wählen unter Eigenschaften einen Tabellennamen aus, um einen Bezug zu einer Zusatztabelle herzustellen. Fehlendes Kommunikationsfeld: Sie haben über die vertikale Hilfsmittelleiste eine Kommunikationsliste in Ihre Ansicht integriert. Es wurden allerdings keinerlei Kommunikationsfelder vom Typ Telefon, Fax, Email oder Internet für die Anzeige in dieser Ansicht ausgewählt. Die Kommunikationsliste ist aktuell leer. Wählen Sie aus den Eigenschaften die Option Datenfelder und aktivieren den Schalter am Ende des Feldes. Ein Dialogfenster öffnet sich, in dem Sie Kommunikationsfelder für die Kommunikationsliste einblenden können. Seite 233 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. Prüfen Sie die anzuzeigenden Felder. Lassen Sie sich ggf. das Fenster der Datenfelder über das Menü Ansicht Befehl Symbolleisten, Datenfelder einblenden. 6.5.5 Größe der Ansicht festlegen Zweck: Begrenzt den verfügbaren Platz zur Gestaltung der Ansicht auf eine gewünschte Ansicht, so dass man eine Ansicht für die Ziel-Arbeitsplätze auch bei eigener höherer Auflösung des Arbeitsplatzes gestalten kann. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Hilfsmittel den Befehl Größe der Ansicht festlegen. Seite 234 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Wählen Sie die gewünschte Auflösung aus. 6.5.6 Links ausrichten Zweck: Die markierten Objekte in der aktuellen Ansicht werden nach links ausgerichtet. Vorgehensweise: 1. Markieren Sie die Objekte, die Sie nach links ausrichten möchten. Dazu halten Sie die Taste STRG gedrückt und klicken mit der Maus die gewünschten Objekte an: 2. Wählen Sie aus dem Menü Hilfsmittel den Befehl Links ausrichten. Alternativ: Seite 235 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Die markierten Objekte werden links ausgerichtet: 6.5.7 Rechts ausrichten Zweck: Die markierten Objekte in der aktuellen Ansicht werden nach rechts ausgerichtet. Vorgehensweise: 1. Markieren Sie die Objekte, die Sie nach rechts ausrichten möchten: 2. Wählen Sie aus dem Menü Hilfsmittel den Befehl Rechts ausrichten. Alternativ: 3. Die markierten Objekte werden rechts ausgerichtet: Seite 236 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.5.8 Oben ausrichten Zweck: Die markierten Objekte in der aktuellen Ansicht werden nach oben ausgerichtet. Vorgehensweise: 1. Markieren Sie die Objekte, die Sie nach oben ausrichten möchten: 2. Wählen Sie aus dem Menü Hilfsmittel den Befehl Oben ausrichten. Alternativ: 3. Die markierten Objekte werden oben ausgerichtet: Seite 237 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.5.9 Unten ausrichten Zweck: Die markierten Objekte in der aktuellen Ansicht werden nach unten ausgerichtet. Vorgehensweise: 1. Markieren Sie die Objekte, die Sie nach unten ausrichten möchten: Seite 238 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Wählen Sie aus dem Menü Hilfsmittel den Befehl Unten ausrichten. Alternativ: 3. Die markierten Objekte werden unten ausgerichtet: Seite 239 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.6 Menü Ansicht 6.6.1 Symbolleisten ein-/ausblenden Zweck: Über Symbolleisten lassen sich Werkzeugleisten ein- bzw. ausblenden. Vorgehensweise: 1. Um eine Symbolleiste ein- bzw. auszublenden, wählen Sie aus dem Menü Ansicht den Befehl Symbolleisten. Klicken Sie auf die gewünschte Symbolleiste. Ein Haken vor der Symbolleiste signalisiert, dass diese Symbolleiste zurzeit angezeigt wird. 2. Die Symbolleisten im Einzelnen: Die Standard Symbolleiste: Zeigt Ihnen die wichtigsten Funktionen auf einen Blick. Die Feldarten Symbolleiste: Gibt Ihnen direkt Zugriff auf alle Objekte, die eine Ansicht enthalten kann. Die Datenfelder: Seite 240 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Zeigt Ihnen in der aktuellen Adresstabelle alle verfügbaren Datenfelder an. Über Drag & Drop können Sie Eingabefelder direkt an die gewünschte Stelle der aktuellen Ansicht ziehen. Die Eigenschaften: Seite 241 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Zeigt die Eigenschaften des aktuell markierten Objektes auf der Ansicht. 6.6.2 Symbolleisten – Anpassen Zweck: Über die Einstellungen der Symbolleisten lassen sich die Menüs, Symbolleisten und Hotkeys anpassen. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Ansicht den Befehl Symbolleisten_Anpassen. Der Reiter Befehle erscheint: Seite 242 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. 3. Im Reiter Befehle sehen Sie eine Übersicht über alle Befehle in den jeweiligen Menüs (Kategorien). Die Beschreibung erläutert den Zweck der einzelnen Befehle. Per Drag und Drop können Sie nun einen Befehl in ein bestehendes Menü ziehen oder einen Befehl aus einem bestehenden Menü entfernen: Seite 243 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. 5. Ebenso können Sie ein neues Menü einrichten, indem Sie in der Kategorie das Neue Menü markieren. Aus der Liste Befehle markieren Sie Neues Menü und schieben dies per Drag & Drop an die gewünschte Stelle in der Menüleiste. Dort ergänzen Sie dann wie zuvor beschrieben die gewünschten Befehle. Um den Menütitel zu ändern, positionieren Sie die Maus auf das zu ändernde Menü und wählen den rechten Mausklick, um das kontextsensitive Menü zu öffnen. Seite 244 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. Wählen Sie Schaltflächen-Erscheinungsbild und geben Sie unter Schaltflächentext den gewünschten Titel ein. 7. Wechseln Sie in den Reiter Symbolleisten: Seite 245 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 8. 9. Ein Haken vor der Symbolleiste zeigt Ihnen, dass diese Symbolleiste bereits eingeblendet ist. Um eine Symbolleiste ein- oder auszublenden, klicken Sie einfach die gewünschte Symbolleiste. Wechseln Sie in den Reiter Tastatur: Seite 246 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 10. Im Reiter Tastatur können Sie selbst Hotkeys zum Aufrufen für Sie wichtiger Funktionen vergeben. Wählen Sie dazu die gewünschte Kategorie. Markieren Sie den Befehl, zu dem Sie eine Tastenkombination definieren möchten. Geben Sie die neue Tastenkombination rechts unten ein. Es wird Ihnen unmittelbar angezeigt, ob diese Tastenkombination innerhalb von AG-VIP SQL bereits verwendet wird oder nicht. Aktivieren Sie den Schalter Zuweisen, um die neue Tastenkombination diesem Befehl zuzuweisen. 11. Wechseln Sie in den Reiter Menüs. Hier definieren Sie die Darstellungsform der Menüs in AG-VIP SQL: 12. In der Menü-Animation legen Sie die Art und Weise fest, wie die Menüs aufgeklappt werden. Optional können Sie bestimmen, ob Menüs mit Schatten dargestellt werden. 13. Wechseln Sie in den Reiter Allgemein. Hier definieren Sie, welche Informationen zu den Befehlen in den Menüs angezeigt werden sollen. Seite 247 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 14. Unter Symbolleisten stellen Sie ein, ob die Quickinfo angezeigt und optional auch die Tastenkombinationen mit eingeblendet werden sollen. Die Quickinfo ist eine Sprechblase mit der Beschreibung des Befehls, wenn Sie mit der Maus über ein Symbol in der Schalterleiste gehen: Mit der Option Große Schaltflächen werden die Schalter doppelt so groß wie im Standard dargestellt: Seite 248 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Benutzerdefinierte Menüs und Symbolleisten - Option Zuletzt verwendete Befehle in den Menüs zuerst anzeigen. Damit werden Ihnen zunächst die zuletzt und i.d.R. am häufigsten verwendeten Befehle sofort anzeigt. Option aktiviert Option deaktiviert: Menü vollständig - Option Vollständige Menüs erst nach kurzer Wartezeit anzeigen Expandiert die Menüs in die vollständige Befehlsliste nach kurzer Zeit ohne dass der Anwender auf Pfeil runter im Menü klicken muss. 15. Beenden Sie Ihre Eingabe über den Schließen-Schalter. Seite 249 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.7 Menü Fenster Zweck: Im Fenstermenü sehen Sie alle aktuell zum Bearbeiten geöffneten Ansichten. Sie können Fenster speichern, minimieren, schließen, usw. 6.7.1 Überlappend Zweck: Die aktuell geöffneten Ansichten werden hintereinander überlappend angezeigt. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Fenster den Befehl Überlappend. Die Fenster werden überlappend hintereinander angezeigt. Seite 250 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.7.2 Nebeneinander Zweck: Die geöffneten Ansichten werden nebeneinander kaskadiert angezeigt. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Fenster den Befehl Nebeneinander, um die geöffneten Ansichten nebeneinander angezeigt zu bekommen. 6.7.3 Symbole anordnen Zweck: Minimierte Ansichten werden als Symbol angeordnet. Seite 251 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Um alle minimierten Ansichten neu anzuordnen, wählen Sie aus dem Menü Fenster den Befehl Symbole anordnen. 6.7.4 Weitere Fenster Zweck: Zeigt Ihnen alle Ansichten in der Übersicht an. Ansichten lassen sich minimieren, speichern, schließen, usw. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Fenster den Befehl Weitere Fenster, um eine Übersicht aller geöffneten Fenster angezeigt zu bekommen. Seite 252 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Links unter Fenster sehen Sie alle aktiven Ansichten. Über die rechten Schalter haben Sie folgende Handlungsalternativen: Schalter OK Speichern Aktivieren Minimieren Überlappend Übereinander Nebeneinander Fenster schließen Beschreibung Verlässt den Dialog. Die markierte Ansicht wird gespeichert. Die markierte Ansicht tritt in den Vordergrund zur aktiven Bearbeitung. Minimierte Ansichten werden als Symbole neu angeordnet. 6.7.3 Symbole anordnen Mehrere markierte Ansichten werden hintereinander überlappend angeordnet. 6.7.1 Überlappend Mehrere ausgewählte Ansichten werden untereinander angeordnet. Mehrere selektierte Ansichten werden nebeneinander angeordnet. 6.7.2 Nebeneinander Schließen der markierten Ansicht. Seite 253 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.8 Menü Hilfe 6.8.1 Hilfethemen Zweck: Das Online-Hilfssystem wird gestartet (in Vorbereitung) Vorgehensweise: 1. Um das Online-Hilfssystem zu starten, wählen Sie aus dem Menü Hilfe den Befehl Hilfethemen. 6.8.2 Über AG-VIP SQL Ansichten-Editor Zweck: Informationen über die aktuelle Version des Ansichteneditors werden angezeigt. Vorgehensweise: 1. Um aktuelle Informationen zum Ansichteneditor zu erhalten, aktivieren Sie den Befehl Über AG-VIP SQL Ansichten Editor aus dem Menü Hilfe. Seite 254 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6.9 Aussehen der Anwendung Zweck: AG-VIP SQL erlaubt je Anwender die Anpassung des Oberflächendesigns. Dafür stehen unterschiedliche Designs zur Verfügung: Standard, Office 2007, Office 2010, Office 2013, Office 2016. Diese Einstellung nehmen Sie direkt als Anwender in AG-VIP SQL vor und nicht im Ansichteneditor! Vorgehensweise: 1. Wählen Sie als Anwender in AG-VIP SQL den Pfeil rechts oben neben Stil und klicken auf das gewünschte Design: 2. Das Oberflächendesign verändert sich entsprechend Seite 255 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Beispiele: Office 2007 Standard: 6.10 Übersicht Funktionsschalter / Hotkeys Neue Ansicht mit einem leeren Blatt anlegen. Neue Ansicht über den Assistenten erzeugen. 6.2.2 Ansicht mit Assistent erstellen Öffnet eine bestehende Ansicht. Speichert das aktuelle Formular. Löscht die aktuelle Ansicht. Entfernt das oder die markierten Elemente auf der aktuellen Ansicht. Alternativ : Entf-Taste Entfernt das oder die markierten Elemente und kopiert diese in die Zwischenablage Alternative: STRG+X Tasten Kopiert das oder die markierten Elemente in die Zwischenablage Seite 256 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Alternativ: STRG + C Tasten Fügt den Inhalt der Zwischenablage an der aktuellen Position ein Alternativ: STRG + V Tasten Letzten Bearbeitungsschritt rückgängig machen. Alternativ: STRG + Z Tasten Wiederholen. Der zurückgenommene Bearbeitungsschritt wird wieder ausgeführt. Alternativ: STRG+ Y Tasten Die aktuelle Ansicht wird getestet. Sie sehen exemplarisch wie sich die Ansicht dem Anwender darstellt. Alternativ: STRG + T Tasten 6.5.1 Formular testen Feldreihenfolge festlegen. Dies bestimmt den Weg, den der Anwender bei der Eingabe von Daten in der Ansicht durchläuft. 6.5.2 Feldreihenfolge festlegen Markierte Elemente links ausrichten. Markierte Elemente rechts ausrichten. Markierte Elemente oben ausrichten. Markierte Elemente unten ausrichten. Info über Programm. 7 Globale Einstellungen In den globalen Einstellungen werden Parameter definiert, die für die gesamte AG-VIP SQL Instanz gelten und in der Datenbank abgelegt werden. Dazu zählen z.B. Kennwortrichtlinien, Einstellungen für die erleichterte Anmeldung oder Makros beim Starten und Beenden der Anwendung. Seite 257 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Einstellungen, die hier gemacht werden, sind im Gegensatz zu Einstellungen in der AGVIP.INI für alle Arbeitsplätze festgelegt und können nicht je nach Standort aktiviert werden. Vorgehensweise: Wählen Sie aus dem Arbeitsbereich Administration den Punkt Globale Einstellungen. 7.1 Kennwort Einstellungen Zweck: In den globalen Einstellungen für Kennwörter werden Einstellungen definiert, die für die gesamte AG-VIP SQL Instanz gelten und in der Datenbank abgelegt werden. Die Kennwortrichtlinien umfassen auch Einstellungen für die erleichterte Anmeldung in AG-VIP SQL über die Nutzung von Active Directory. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Arbeitsbereich Administration den Punkt Globale Einstellungen. 2. Reiter Kennwort Seite 258 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Minimale Kennwortlänge Kennwort läuft nach „n“ Tagen ab Kennwort muss komplex sein Einloggen ohne Kennwort erlauben, wenn der Benutzer in der aktuellen Domäne mit Active Directory Legen Sie fest, wie viele Zeichen das Kennwort mindestens lang sein soll. Geben Sie an, wie viele Tage das Kennwort gültig sein soll. Der Anwender wird dann aufgefordert sein Kennwort zu ändern. Achtung: Bitte beachten Sie, dass der Anwender das Recht Ändern des eigenen Passwortes zulassen benötigt, um sein Kennwort ändern zu können. Schalten Sie die Kennwortkomplexität an, muss das eingegebene Kennwort drei der nachfolgenden Kennwort Kriterien erfüllen. Großschreibung (ABC…), Kleinschreibung (abc…), Ziffern (123…) oder Sonderzeichen (_,*…). Wenn der Anwender einem Active Directory Konto zugeordnet wurde und somit über eine SID verfügt und sich dieser Benutzer aktuell an Windows in der Domäne des Active Directorys Seite 259 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x identifiziert werden kann (SID) Anmelden auch mit Windows Benutzernamen und Kennwort erlauben, wenn das Konto mit Active Directory (SID) verbunden ist angemeldet hat, kann AG-VIP SQL direkt ohne Eingabe eines Kennwortes gestartet werden. Das Kennwort Feld bei der Anmeldung muss leer sein. Wird ein Kennwort angegeben, muss dieses korrekt sein. Aktiviert man diese Option, kann ein Anwender auch seine gewohnte Windows Anmeldung verwenden ([email protected] oder DOMAIN\Name). Voraussetzung ist, dass die SID dieses Anwenders einem Konto in AG-VIP SQL zugeordnet wurde. Das Kennwort kann dann alternativ das Windows Kennwort sein oder das Kennwort, das in AG-VIP SQL hinterlegt ist. 7.2 Makros Zweck: In den globalen Einstellungen für Kennwörter werden Einstellungen definiert, die für die gesamte AG-VIP SQL Instanz gelten und in der Datenbank abgelegt werden. Makros bei Programmstart und –ende erlauben eine erweiterte Anbindung von AG-VIP SQL an Fremdsysteme oder Vorbereitung von Objekten, die in allen Programmbereichen verfügbar sein sollen. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Arbeitsbereich Administration den Punkt Globale Einstellungen. 2. Reiter Makros Seite 260 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Hier können Sie Makros hinterlegen, die beim Starten und Beenden von AG-VIP SQL ausgeführt werden. 8 Benutzerverwaltung Video: https://youtu.be/-FSWZkv1tlg Seite 261 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Zweck: Um mit AG-VIP SQL arbeiten zu können, müssen Sie für jeden Anwender ein Benutzerkonto anlegen, in dem die Oberflächensprache definiert und Zugriffsrechte auf die Datenfelder und Funktionen festgelegt werden. Da es Anwendergruppen mit gleichen oder ähnlichen Aufgabenbereichen gibt, ist es möglich, Gruppen zu definieren und Benutzerkonten diesen Gruppen zuzuordnen. Damit gelten automatisch diese Gruppenrichtlinien für die zugeordneten Benutzerkonten. Von daher empfiehlt es sich zunächst Gruppen zu definieren, z.B. für Administratoren, Projektleiter, Außendienstmitarbeiter oder Agenten, und dann diesen Gruppen einzelne Benutzerkonten zuzuordnen. Mit AG-VIP SQL haben Sie die Möglichkeit Zugriffsrechte zu definieren auf: - Tabellen und einzelne Felder der Tabelle (Was sieht und kann der Anwender bearbeiten?) - Funktionen (Was kann man mit Daten machen?) - Datensatzbezogene Zugriffsrechte Innerhalb einer Adresstabelle werden Datensätze nur bestimmten Benutzern / Benutzergruppen zugänglich gemacht, z. B. regionale Vertriebsstruktur. Dabei definieren Sie über Adressgruppen oder einzelne Datensätze wer auf diese Daten zugreifen darf. - Eigenschaften von Eingabefeldern in Ansichten. Tipp: Wenn Sie eine Gruppe als Abteilung definieren, können Sie die Anzeige von Einträgen der Historie in der Ansicht auf Einträge dieser Gruppenmitglieder beschränken. Damit können alle Abteilungen diese Adressen nutzen. Kontakteinträge / Notizen werden dann aber nur abteilungsbezogen gesehen. 8.1 Anmelden in AG-VIP SQL Grundsätzlich erfolgt die Anmeldung in AG-VIP SQL über einen Benutzernamen Seite 262 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x und ein Kennwort. Über die Globalen Einstellungen lässt sich auch die Verwendung von Active Directory steuern. Dies kann die Anmeldung von Benutzern erleichtern. . 7 Globale Einstellungen Zusatzprogramme in AG-VIP SQL wie das Datenbank-Update erfordern immer eine gültige Anmeldung in AG-VIP SQL. Das Administrator-Konto, dass beim Anlegen der Datenbank erzeugt wurde, kann aus Sicherheitsgründen nicht mit einem Active Directory-Konto verbunden werden. Die Koppelung eines Kontos in AG-VIP SQL an ein Konto im Active Directory erfolgt über die SID (Sicherheits ID). Eine SID kann nur einem einzigen Konto in AG-VIP SQL zugeordnet werden. Eine Koppelung eines AG-VIP SQL-Kontos an das Active Directory ist nicht zwingend. Der vorbelegte Administrator in AG-VIP SQL kann nicht an ein Konto im Active Directory gebunden werden. 8.1.1 Allgemeine Anmerkungen zu Sicherheit Grundsätzlich ist eine Anmeldung mit dem Benutzernamen in AG-VIP SQL und dem dort hinterlegten Kennwort immer möglich. D.h. dieses Kennwort muss hinreichend sicher sein und dem Sicherheitsbedürfnis Ihrer Firma entsprechen. Kriterien für die Kennwortsicherheit lassen sich in den Globalen Einstellungen hinterlegen. . 7 Globale Einstellungen Wichtig ist, dass ein wahlfreier Zugriff auf die SQL Datenbank unbedingt vermieden werden muss, da dieser Manipulationen ermöglichen kann, die durch kein Kennwort abgesichert werden. Insbesondere sollte der Zugriff auf die Datenbank über die WindowsAuthentifizierung vermieden werden, sofern es sich nicht um Administratoren handelt. Die größte Absicherung und Abschottung der Datenbank kann durch eine individuelle Anmeldung über die SQL-Authentifizierung erreicht werden. Seite 263 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 8.1.2 Der Anmeldevorgang Wie der Anmeldevorgang in AG-VIP SQL abläuft, hängt entscheidend von den Globalen Einstellungen ab. Der hier beschriebene Vorgang gilt nur für AG-VIP SQL und nicht für Zusatzprogramme wie AGVIPDBUpdate.exe Die Anmeldung erfolgt in folgenden Schritten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Ist keine Anmeldung über Active Directory freigeschaltet (siehe Globale Einstellungen) weiter bei Schritt 7. Ist im Benutzernamen ein Backslash (\) oder ein @ Zeichen vorhanden, wird ermittelt, ob es ein Benutzerkonto im Active Directory gibt, dass dieser Kennung entspricht. Wenn nicht, weiter bei Schritt 7. Die SID (Sicherheits ID) des gefundenen Active Directory Kontos wird nun in der AG-VIP SQL Benutzerdatenbank gesucht. Ist diese SID nicht in der Datenbank vorhanden weiter bei Schritt 7. Wurde ein passendes AG-VIP SQL Konto zu dem Active Directory Konto gefunden, wird versucht eine Authentifizierung mit dem gegebenen Kennwort zu erreichen (siehe Schritte 8 bis 11). Ist keine AG-VIP SQL Anmeldung möglich wird geprüft, ob die Installation eine Authentifizierung über Active Directory erlaubt. Ist dies nicht möglich, weiter bei Schritt 7. Es wird jetzt versucht sich mit dem Benutzernamen und dem Kennwort gegen Active Directory zu authentifizieren (gleichbedeutend mit einer Windowsanmeldung). Ist dies erfolgreich, gilt der Benutzer als angemeldet, dessen AG-VIP SQL Konto in Schritt 3 über die Suche nach der passenden SID ermittelt wurde. Weiter bei Schritt 12. Ist eine Anmeldung über Active Directory nicht möglich, weiter bei Schritt 7. Es wird nun versucht einen Benutzer mit dem angegebenen Namen in der AG-VIP SQL Benutzerdatenbank zu finden. Ist dies nicht der Fall, gilt die Anmeldung als gescheitert. Ansonsten weiter bei Schritt 8. Ist das Kennwort nicht leer (d.h. im Anmeldedialog wurde etwas angegeben) weiter bei Schritt 11. Es wurde ein Benutzerkonto in AG-VIP SQL identifiziert. Ist ein Anmelden ohne Kennwort mit einem Konto aus Active-Directory erlaubt, weiter bei Schritt 10. Ist dies nicht erlaubt, weiter bei Schritt 11. Seite 264 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 10. Das Kennwort ist leer und es wurde eine Anmeldung mit leerem Kennwort bei einer gültigen Windows Authentifizierung erlaubt. Es wird nun geprüft ob der aktuell an Windows angemeldete Benutzter identisch ist dem Benutzerkonto, das in AG-VIP SQL gefunden wurde (d.h. SID des Benutzerkontos in AG-VIP SQL und des angemeldeten Benutzers in Windows stimmen überein). D.h. in anderen Worten der Benutzer hat sich bereits mit seinem gültigen Kennwort in Windows authentifiziert. Ist dies der Fall gilt der Anmeldevorgang als erfolgreich, weiter bei Schritt 12. Sonst weiter bei Schritt 11. 11. Es wird nun das Kennwort aus der Benutzerverwaltung von AG-VIP SQL mit dem eingegebenen Kennwort verglichen. Ist das Kennwort korrekt und identisch, gilt der Benutzer als angemeldet. Weiter bei Schritt 12. Ansonsten gilt die Anmeldung endgültig als gescheitert. 12. Der Anmeldevorgang ist erfolgreich. Es werden nun die Kennwortrichtlinien kontrolliert, d.h. ob ein Ändern des Kennwortes in AG-VIP SQL notwendig wird. Ist keine Änderung des Kennwortes nötig, startet AG-VIP SQL. Bei einer notwendigen Änderung muss das Kennwort vor Programmstart zwingend geändert werden. Es wird immer nur das Kennwort in AG-VIP SQL geändert, auch wenn eine Koppelung mit dem Active Directory vorhanden ist. Das Windows Kennwort muss auch in Windows selbst geändert werden. 8.2 Gruppenrechte und Benutzerrechte Gruppen verstehen sich als eine Menge von Benutzern mit gleichen oder ähnlichen Rechten, z.B. Administratoren, Agenten oder Vertriebsmitarbeiter, also Mitarbeiter mit einer gleichen oder ähnlichen Aufgabenstruktur. Es empfiehlt sich eine Hierarchie von Gruppen anzulegen und den Gruppen positive Rechte zu gewähren, z.B. Administratoren Teamleiter o Anwender Seite 265 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x So können Sie z.B. einen Administrator allen drei Gruppen zuordnen und er erhält das maximal daraus mögliche Recht. Würden Sie hingegen mit Zugriffsbeschränkungen arbeiten, gelten immer die stärksten Einschränkungen. Ein Anwender, der allen drei Gruppen zugeordnet wäre, müsste also mit den maximalen Einschränkungen der Gruppe ANWENDER leben. Deshalb empfiehlt es sich die Rechte positiv zu definieren. Das verschafft Ihnen größere Flexibilität. Wenn Sie Benutzerkonten anlegen, können Sie diese einer oder mehreren Gruppen zuordnen. Das Recht der Gruppe wird automatisch für das aktuelle Benutzerkonto vererbt. Sie sehen dies an folgender Darstellung der Rechte im Benutzerkonto: Leeres Feld: Diese Funktion ist für den Benutzer nicht verfügbar, weil Sie dies a) nicht explizit erlaubt haben b) bei der übergeordneten Gruppe dieses Recht ausgeschlossen wurde Sie können jedoch für diesen Benutzer ein abweichendes Recht definieren, d.h. privates Recht geht Gruppenrecht vor. Grauer Haken: Die übergeordnete Gruppe hat dieses Recht erhalten. So vererbt sich dieses Recht auf den aktuellen Benutzer, der dieser Gruppe zugeordnet ist. Oder Sie haben der Vorlage das Recht gegeben bzw. der übergeordneten Instanz. Auch diese Einstellungen vererben sich in die darunter befindlichen Instanzen. Beispiel: Sie erlauben den Import auf Ebene der Adresstabelle. Dann vererbt sich das Recht des Imports auf zugehörige Zusatztabellen und Projekttabellen. Schwarzer Haken: Sie gewähren diesem Benutzer explizit dieses Recht. Änderungen dieses Rechts in einer übergeordneten Gruppe wirken sich in diesem Fall nicht auf das auf Benutzerebene zugewiesene Recht aus. Seite 266 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Rotes Kreuz: Sie verweigern dem Benutzer das Recht. Auch eine durch eine Gruppenzuordnung ermöglichte Erlaubnis, wird durch die benutzerbezogene Einstellung durchbrochen. Beispiele der Vererbung von Gruppenrechten auf Benutzerkonten: Gruppe1 Gruppe2 - Benutzerkonto D.h. es gilt immer das stärker einschränkende Recht. Die zweite Spalte des Benutzerkontos zeigt die aus der Gruppenzuordnung resultierende Vererbung des Rechts. In der ersten Spalte können Sie dem Benutzerkonto ein davon abweichendes Recht geben, das dann für dieses Benutzerkonto Vorrang vor dem vererbten Gruppenrecht besitzt. Hinweis. Über die Definition von Workflows lassen sich einzelne Datensätze gezielt an ausgewählte Mitarbeiter zur Bearbeitung delegieren. 8.3 Starten der Rechteverwaltung 1. Starten Sie AG-VIP SQL mit einem Benutzerprofil mit administrativen Rechten. Beim ersten Programmstart verwenden Sie das Benutzerprofil, das beim Er- Seite 267 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x zeugen der Verbindungsdatei von Ihnen definiert wurde, z.B. ADMIN. 2. AG-VIP SQL wird gestartet. Wechseln Sie in der linken Navigationsleiste in den Bereich Administration. 3. Klicken Sie doppelt auf Benutzer / Gruppenkonten. Die Übersicht der angelegten Benutzer öffnet sich. Seite 268 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Alle aktiven Anwender, die sich real anmelden könnten, erscheinen farbig. oder Die grau angezeigten Benutzerkonten sind nicht aktiviert! Haben Sie aus einer alten AG-V.I.P.-Version Daten übernommen, sind diese Benutzerkonten evtl. automatisch angelegt, aber nicht aktiviert oder mit Rechten versehen worden! Über den Filter können Sie ein Textfragment eingeben, um die Anzeige auf die Treffer zu reduzieren. Seite 269 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Besonderheiten für das Benutzerkonto des System Administrators: Der System Administrator kann sich als einziger Benutzer an mehreren Arbeitsplätzen zeitgleich anmelden. Deswegen gibt es für diesen Benutzer keine Zeiterfassung. Die Zugriffsrechte für dieses Benutzerkonto können nicht eingeschränkt werden. 8.4 Neues Benutzerkonto anlegen Zweck: Ein neuer Anwender soll Zugang zu AG-VIP SQL haben, um damit Arbeiten zu können. Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie die Administration der Benutzer, wie im Abschnitt Starten der Rechteverwaltung beschrieben. 2. Wählen Sie den Schalter Neuer Benutzer. Alternativ: Nutzen Sie den Schalter AD-Import und übernehmen Benutzer aus dem Active Directory. Damit werden auch die Profildaten einmalig übernommen. 3. Der Reiter Allgemein öffnet sich. Hier verwalten Sie die Spracheinstellungen, die Gruppenzugehörigkeit sowie generelle Rechte. Seite 270 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Login Name Vollständiger Name Dies ist der Anmeldename des Anwenders. Dieser Name wird auch für die interne Protokollierung, z.B. in der Kontakthistorie verwendet. Der Login Name kann maximal 40 Stellen lang sein. Verwenden Sie die automatische Anmeldung, wird automatisch der Anmeldename der Netzwerkanmeldung von Windows für die Anmeldung in AG-VIP SQL verwendet. In diesem Fall müssen Sie den Anmeldenamen des Benutzers ans Netzwerk als Login Namen angeben. Wenn Sie kein Passwort definieren, startet AG-VIP SQL ohne weitere Abfrage direkt. Dies ist der komplette Benutzername bestehend aus Vor- und Nachnamen. Dieser Namen ist als Variable für Makros, Hilfsmittel oder in Gesprächsleitfäden verfügbar. Seite 271 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Voreinstellung für Sprache Mitglied dieser Gruppen Generelle Rechte Globale Einstellungen ändern Ändern des eigenen Passwortes zulassen Anwender darf die Seite 272 Hier definieren Sie die Sprache der Programmoberfläche für diesen Anwender. Dabei können Sie entweder eine feste Sprache wählen (Aktuell Deutsch, Englisch, Französisch oder Türkisch) oder Sie nutzen die Spracheinstellung des aktuell verwendete PC´s. Ist die PC-Spracheinstellung nicht eine der in AG-VIP SQL verfügbaren Sprachen, wird als Standardsprache Englisch geladen. Ordnen Sie dieses Benutzerkonto einer Gruppe zu, vererben sich automatisch die Gruppenrechte auf dieses Benutzerkonto. Im Idealfall brauchen Sie keine weiteren Rechte mehr einstellen. Selbstverständlich können Sie jetzt für das aktuelle Benutzerkonto abweichende Rechte definieren. Wenn Sie ein abweichendes Recht definieren hat dieses Vorrang. Änderungen des Gruppenrechtes wirken sich dann nicht auf diese Einstellung des aktuellen Benutzerkontos aus. Generelle Rechte erlauben den Zugriff auf ausgewählte administrative Funktionen. Unter den globalen Einstellungen definieren Sie Parameter, die für die gesamte AG-VIP SQL Instanz gelten, wie z.B. die Kennwort Komplexität, den Gültigkeitszeitraum von Kennwörtern, die minimale Kennwortlänge, die Anmeldung über Active Directory Authentifizierung oder Makros beim Starten und Beenden von AG-VIP SQL. Damit kann der Benutzer sein Passwort selbst verändern. So können Sie z.B. ein Standardkennwort „4711“ vergeben und den Anwender anhalten, sich selbst ein eigenes Passwort zu geben. Der Anwender kann im Menü Extras, Befehl AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x lokalen Einstellungen verändern Verändern des Datenbank Layouts zulassen Anpassen der Ansichten zulassen Anwender erlauben Skripte zu bearbeiten Bearbeiten der Benutzerkonten zulassen Bearbeiten von Hilfsmitteln und Makros Bearbeiten der Kennzeichen zulassen Bearbeiten von Autotexteinträgen zulassen Bearbeiten von globalen Zählern zulassen Optionen Systemeinstellungen und die Telefonoptionen von AG-VIP SQL bearbeiten. Der Anwender kann dann die Datenbankstruktur verändern oder neue Adresstabellen anlegen. Damit der Benutzer auch die bestehende Datenstruktur bereits existierender Adresstabellen verändern kann, benötigt er Exklusiven Zugriff auf diese Adresstabellen bzw. Zusatztabellen. Diese vergeben Sie im Reiter Zugriffsrechte. Der Anwender bekommt Zugriff auf den Ansichteneditor von AG-VIP SQL, mit dem sich neue Sichtweisen für das freie oder projektgebundene Arbeiten erstellen lassen. Der Benutzer kann für den optionalen Workflow Gesprächsleitfäden definieren. Der Anwender erhält Zugriff auf die Benutzerverwaltung von AG-VIP SQL und kann Benutzerkonten anlegen, verändern oder löschen. Der Benutzer kann neue Hilfsmittel einrichten und bestehende Hilfsmittel verändern sowie Makroincludes bearbeiten. Der Benutzer kann Kennzeichenkategorien, d.h. Multiple-Choice-Ausprägungen, verändern, neu anlegen oder löschen. Sie finden die Verwaltung der Kennzeichen unter Administration, Verschiedenes. Benutzer mit diesem Recht, können Textbausteine (F3-Taste in allen Textfeldern) bearbeiten und neu anlegen. AG-VIP SQL verfügt über 10 globale Zähler, die z.B. für die Angebotsnummerierung in Hilfsmitteln verwendet werden können. Anwender mit diesem Recht können die ZählerNr. verändern. Seite 273 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Bearbeiten von Ländereinstellungen zulassen Bearbeiten der Terminierungsprojekte zulassen Anwender erlauben Report Vorlagen zu bearbeiten 4. Die Ländereinstellungen definieren das Ausgabeformat der Anschrift für diese Länder sowie die Ländervorwahl. Mit diesem Recht kann der Benutzer diese Einstellungen bearbeiten. Diese Einstellung sehen Sie nur, wenn Sie die optionale Terminierung für die telefonische Terminvereinbarung einsetzen. Darüber steuern Sie das Zugriffsrecht auf die zu verplanenden Außendienstmitarbeiter, die freien Zeiten sowie das Grundgerüst der Terminierungsprojekte. Zugriffsrecht, um bestehende Reports innerhalb von AG-VIP zu bearbeiten oder neue Reports zu erstellen. Wechseln Sie in den Reiter Zugang: Hier definieren Sie ggf. ein Kennwort zum Starten von AG-VIP SQL und legen die Gültigkeit dieses Benutzerkontos fest. Seite 274 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Kennwort ändern Kennwort Kontrolleingabe Benutzer muss beim Setzen Sie hier den Haken, damit die Eingabefelder für das neue Kennwort aktiv werden. Geben Sie hier für diesen Anwender ein frei definierbares alphanumerisches Kennwort ein. Tipp: Wenn Sie beim Anlegen der Verbindungsdatei die Anmeldeart Auto gewählt haben, wird automatisch der Anmeldenamen der Windows-Anmeldung als Benutzernamen verwendet. Wenn Sie kein Kennwort für diesen Benutzer definieren, startet AG-VIP SQL automatisch mit dem gleichlautenden Benutzerkonto in AG-VIP SQL wie bei der Windowsanmeldung. Geben Sie das Kennwort zur Sicherheit vor Tippfehlern zur Kontrolle erneut ein. Damit können Sie ein Standardkennwort vor- Seite 275 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x nächsten Login Vorgang das Kennwort ändern Kennwort läuft nie ab Anmelden verbieten Anmelden zulassen ab / bis Active Directory AD Synchronisation 5. geben. Der Benutzer meldet sich dann mit Benutzernamen und den Kennwort an und wird sofort aufgefordert, ein neues Kennwort entsprechend der definierten Kennwortrichtlinien festzulegen. Wird dieser Schalter gewählt, wird die Kennwortrichtlinie für dieses Konto außer Kraft gesetzt. D.h. ein Kennwort muss nicht geändert werden, sollte dieses älter sein als in den Globalen Einstellungen angegeben. Diese Option sollte aus Sicherheitsgründen im Allgemeinen nicht verwendet werden. Damit setzen Sie das Benutzerkonto inaktiv. Der Anwender kann sich nicht mehr anmelden. Alle privaten Wiedervorlagen in Projekten werden sofort für die Gruppe zur Bearbeitung frei gegeben. Dies ist z.B. ideal, wenn ein Mitarbeiter krank wird oder in den Urlaub fährt. Sie können hier die Gültigkeit des Benutzerkontos zeitlich befristen. Ordnen Sie den aktuellen Benutzer einem Benutzerkonto im Active Directory zu und übernehmen Sie so die SID und das verbundene Konto aus dem Active Directory. AD-Sync Entfernen Über diesen Schalter ist es möglich eine bestehende Verbindung dieses Kontos mit einem Konto aus dem Active Directory aufzuheben. Es ist dann keine Authentifizierung mehr mit dem Active Directory möglich. Eine Anmeldung muss dann zwingend über den Namen des Benutzerkontos und das angegebene Kennwort erfolgen. Wechseln Sie in den Reiter Anwenderprofil. Seite 276 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Tipp. Die Persönlichen Informationen stehen als Variablen z.B. für Hilfsmittel zur Verfügung. So können Sie mit einer zentralen Briefvorlage arbeiten, die aber je nach Anwender mit unterschiedlichen Kontaktdaten des Absenders gefüllt werden können. Telefon-Durchwahl Geben Sie die Nebenstellen-Nummer des Benutzers an. Damit erhalten Sie automatisch ein internes Adressbuch und können z.B. Gespräche sehr einfach weiter verbinden, sofern der TAPI-Treiber das Makeln unterstützt. Beim Makeln-Schalter in der Telefonleiste von AG-VIP SQL wird Ihnen dann auch angezeigt, ob der Anwender eingeloggt ist oder aktuell die Leitung belegt ist. Seite 277 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Telefon-Zentrale, Telefon-Mobil, Faxnummer, Email, Funktion, Abteilung, Straße, Straße2, Land, Ort, PLZ, Bundesland Sonstige Informationen Schalter Telefonie Schalter ADAktualisierung 6. Diese Felder der Benutzerprofile stehen als Variablen in Makros oder Hilfsmitteln zur Verfügung. So können Sie z.B. mit zentralen Word-Vorlagen arbeiten und benutzerspezifisch über Emailvorlagen Absenderinformationen einfügen. Diese Daten werden auch im Musterhilfsmittel „Google Maps – Routenplanung“ als Standortinformation verwendet. 10 Hilfsmittel Hier stehen drei weitere Textfelder je Benutzer für individuelle Informationen zur Verfügung, z.B. Personal-Nr. etc. Über den Schalter Telefonie gelangen Sie zu den TAPI-Einstellungen dieses Anwenders. 9 Telefonie Einstellungen Würde das aktuelle Konto mit einem Konto aus dem Active Directory verbunden ist es auch möglich die bestehenden Datenfelder in diesem Fenster und auch den vollen Benutzernamen im ersten Karteireiter mit den Daten aus dem Active Directory zu überschreiben. Wechseln Sie in den Reiter Funktionale Rechte. Dort legen Sie die Funktionen des Anwenders bezogen auf einzelne Tabellen fest. Vorlage Adresstabelle und Vorlage Projekttabelle sind Mustertabellen, die als Vorlage für das Neuanlegen von Adresstabellen dienen. Seite 278 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 7. Daneben finden Sie hier die von ihnen angelegten Adresstabellen mit den jeweils zugehörigen Projekt- oder Zusatztabellen. Es stehen Ihnen folgende Merkmalsausprägungen zu: Grauer Haken: Die übergeordnete Gruppe hat dieses Recht erhalten. So vererbt sich dieses Recht auf den aktuellen Benutzer, der dieser Gruppe zugeordnet ist. Oder Sie haben der Vorlage das Recht gegeben bzw. der übergeordneten Instanz. Auch diese Einstellungen vererben sich in die darunter befindlichen Instanzen. Beispiel: Sie erlauben den Import auf Ebene der Adresstabelle. Dann vererbt sich das Recht des Imports auf zugehörige Zusatztabellen und Projekttabellen. Seite 279 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Schwarzer Haken: Sie gewähren diesem Benutzer explizit dieses Recht. Änderungen dieses Rechts in einer übergeordneten Gruppe wirken sich in diesem Fall nicht auf das auf Benutzerebene zugewiesene Recht aus. Rotes Kreuz: Sie verweigern dem Benutzer das Recht. Auch eine durch eine Gruppenzuordnung ermöglichte Erlaubnis, wird durch die benutzerbezogene Einstellung durchbrochen. Beschreibung der funktionalen Rechte: Direktzugriff Der Benutzer darf in dieser Adresstabelle direkt auf Adressen bzw. die ausgewählten Tabellen zugreifen und diese bearbeiten, d.h. freies Arbeiten außerhalb von zugeordneten Bearbeitungsstufen eines Workflows. Dies empfiehlt sich für Vertriebsmitarbeiter, Projektleiter usw., die individuelle Auswertungen über die Daten vornehmen oder Informationen direkt eingeben. Datensatzbenutzerrechte ignorieren Setzen Sie hier einen Haken, werden datensatzbezogene Zugriffsrechte auf einzelne Adressen für diesen Anwender komplett ignoriert. Der Benutzer hat somit auf alle Datensätze Zugriff. Dieser Schalter ist im Arbeiten im Workflow ohne Wirkung. Auf Ebene einer Bearbeitungsstufe gilt die separate Einstellung, ob Datensatzbenutzerrechte ignoriert werden sollen. ProjektStatistik Über das funktionale Recht Projekt Statistik legen Sie fest, wer auf Reportings Zugriff erhält. Damit lassen sich folgende Szenarien darstellen: A) Agent Soll persönliche Statistik nicht sehen: Seite 280 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Funktionales Recht: Projektstatistik: kein Zugriff B) Administrator: Ein Administrator muss ggf. die Datenstruktur verändern, Projekte einrichten usw... Er soll aber keine Statistik machen dürfen: Funktionales Recht – Projektstatistik: kein Zugriff Zugriffsrecht auf Projekt- bzw. Adresstabelle: Exklusiv C) Controller nur kampagnenbezogene Reports, aber kein Zugriff auf einzelne Datensätze, z.B. Auftraggeber: Funktionales Recht – Projektstatistik: Zugriff Funktionales Recht – Direktzugriff: kein Zugriff Zugriffsrecht auf Adresstabelle: Lesen Über das funktionale Recht Direktzugriff wird verhindert, dass der Anwender an einzelne Datensätze kommt. Über das Zugriffsrecht Lesen wird das für die Statistik notwendige Auslesen der Historie ermöglicht. D) Teamleiter Soll kampagnenbezogene Statistiken sehen und ggf. auch personenbezogene Reports: Funktionales Recht – Projektstatistik: Zugriff Zugriffsrecht auf Adress- bzw. Projekttabelle: Exklusiv. Wenn Sie einen Betriebsrat haben oder Ihr Unternehmen der betrieblichen Mitbestimmung unterliegt, ist die personenbezogene Zeit- und Leistungsmessung in Deutschland mitbestimmungspflichtig. BenutzerStatistik Der Anwender kann Projektstatistiken auf Basis seiner eigenen Arbeitsleistung erzeugen. Er hat Seite 281 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x damit keinen Zugriff auf Ergebnisse anderer Anwender. Selektion ändern Der Benutzer darf für selektierte Daten (Adressen, Zusatztabellen, bzw. Projekttabellen) globale Änderungen oder Ergänzungen vornehmen, sofern er die Zugriffsrechte auf die entsprechenden Felder hat. Selektion drucken Erlaubt das Recht, innerhalb von AG-VIP SQL Adresslisten ausdrucken zu dürfen. Das betrifft auch das Drucken von Etiketten. Selektion kopieren Der Anwender kann selektierte Daten in eine andere Adresstabelle kopieren, sofern er dort über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügt. Selektion löschen Der Anwender darf selektierte Daten löschen. Dies setzt auch das Löschrecht auf die entsprechende Tabelle voraus! Datenimport Der Benutzer darf in die ausgewählte Tabelle Daten importieren. Datenexport Der Benutzer darf Daten exportieren, z.B. für einen Serienbrief, die Weitergabe der Daten an andere Applikationen, usw. Diese Funktion steuert auch das Recht, Daten aus Ausgabelisten in die Zwischenablage zu kopieren. Dieses Recht ist z.B. notwendig, um im Workflow in einer Bearbeitungsstufe vom Typ Stapelverarbeitung einen Export durchführen zu können. Daten synchronisieren Seite 282 Der Anwender kann Daten über den AccessVollexport / -import synchronisieren, z.B. lokaler Laptop mit zentralem Server. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vollzugriff auf Historie Der Anwender kann sämtliche Einträge der Historie bearbeiten und ggf. auch löschen. Verweigern Sie dieses Recht, ist es dem Benutzer nur möglich, eigene oder von ihm selbst verfasste Einträge zu bearbeiten. Anwenderhandbuch: Historie Die anzuzeigenden Einträge in der Historie lassen sich über die Eigenschaften der Historie auf Ebene der Ansicht 6 Ansichteneditor auch reduzieren auf eigene Einträge, Einträge von Anwendern der gleichen Benutzergruppe oder nur Einträge des aktuellen Projektes. Über die rechte Schalterleiste können Sie für die markierte Zeile direkt Rechte vergeben. Gewähren erlaubt das Recht. Verweigern verhindert die Nutzung der Funktionen und Zurücksetzen stellt den ursprünglichen Ausgangsstatus wieder her und leer somit alle Angaben. 8. Wechseln Sie in den Reiter Zugriffsrechte und definieren Sie hier für diesen Anwender, auf welche Felder er wie zugreifen darf. Dabei gilt folgende Rechteabstufung: Arbeiten mit Workflows: Agenten Agenten sollten Sie auf die Vorlage Adressentabelle im Reiter Zugriffsrechte das Schreib-Recht gewähren, aber alle funktionalen Rechte deaktivieren. Damit kann dann ein Agent nur in den zugeordneten Bearbeitungsstufen im Workflow arbeiten. Exklusiv Zugriff Der Anwender darf die Datenstruktur der aktuellen Tabelle verändern. Er kann Spalten löschen, verändern oder neue Spalten ergänzen. Um diese Operationen durchführen zu können, Seite 283 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x ist das Generelle Recht: Verändern des Datenbank Layouts zulassen notwendig. Löschen Arbeiten mit Workflows: Projektleiter Exklusiv-Recht auf eine Projekttabelle ermöglicht den Zugriff auf die Workflow-Projektverwaltung für dieses Projekt das Einstellen von mehreren Adressen in eine Startstufe eines Projektes Agenten- und Projektmonitor Erlaubt in diesem Feld das Löschen des Feldinhaltes, d.h. der Daten in diesem Feld Schreiben Schreiben ermöglicht ein Verändern des Feldinhaltes Lesen Der Anwender sieht ausschließlich den Feldinhalt, kann diesen aber in keinster Weise verändern. Kennzeichen verwalten Erlaubt das Anlegen, Ändern und Löschen von Merkmalsausprägungen (Kennzeichen) in diesem konkreten Feld. Gewähren Sie dem Anwender dieses Recht nicht, kann er nur aus der vorgeschlagenen Liste der Merkmalsausprägungen auswählen. Beachten Sie bitte, dass die Merkmalsausprägungen dieser Gruppe für alle Adresstabellen Gültigkeit besitzt. Seite 284 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Tipp: Die Zugriffsrechte auf Vorlage Adresstabelle und Vorlage Projektabelle werden beim Neuanlegen einer Adress- oder Projekttabelle übernommen. Haben Sie also eine Gruppe von Benutzern, die mit verschiedenen Adresstabellen arbeiten soll, gewähren Sie einmal auf die Vorlage die notwendigen Rechte. Diese gelten dann auch für die nachträglich neu angelegten Tabellen. Das Exklusiv-Recht auf Ebene der Projekttabelle kennzeichnet einen Teamleiter. Damit kann ein Teamleiter projektbezogene Auswertungen für das gesamte Team erhalten. 13. Die logischen Felder können folgende Ausprägungen annehmen: Leeres Feld: Diese Feld ist für den Benutzer nicht verfügbar, weil Sie dies a) nicht explizit erlaubt haben b) bei der übergeordneten Gruppe dieses Recht ausgeSeite 285 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x schlossen wurde Sie können jedoch für diesen Benutzer ein abweichendes Recht definieren, d.h. privates Recht geht Gruppenrecht vor. Grauer Haken: Die übergeordnete Gruppe hat dieses Recht erhalten. So vererbt sich dieses Recht auf den aktuellen Benutzer, der dieser Gruppe zugeordnet ist. Oder Sie haben der Vorlage das Recht gegeben bzw. der übergeordneten Instanz. Auch diese Einstellungen vererben sich in die darunter befindlichen Instanzen. Beispiel: Sie erlauben den Schreib-Zugriff auf Ebene der Adresstabelle. Dann vererbt sich das Schreibrecht auf zugehörige Zusatztabellen und Projekttabellen. Schwarzer Haken: Sie gewähren diesem Benutzer explizit dieses Recht. Änderungen dieses Rechts in einer übergeordneten Gruppe wirken sich in diesem Fall nicht auf das auf Benutzerebene zugewiesene Recht aus. Rotes Kreuz: Sie verweigern dem Benutzer das Zugriffsrecht. Auch eine durch eine Gruppenzuordnung ermöglichte Erlaubnis, wird durch die benutzerbezogene Einstellung durchbrochen. Hier definieren Sie Zugriffsrechte für jedes einzelne Feld. Dabei vererben sich gewährte Rechte und Verbote auf die darunterliegenden Elemente. Spezialfälle: Historie: Hier regeln Sie die Zugriffsrechte auf die Historie. Unter den funktionalen Rechten bestimmen Sie, ob Einträge anderer Anwender bearbeitet werden kön- Seite 286 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x nen und beim Erstellen der Ansicht legen Sie fest, welche Einträge dem Anwender angezeigt werden sollen. Hierarchie: Die grafische Adresshierarchie ermöglicht Beziehungen zwischen Adressdatensätzen. Auch im Workflow kann das Hierarchiefenster angezeigt werden. Handbuch Anwender. Lesen: Der Anwender kann das Hierarchiefenster einblenden, aber nicht bearbeiten. Achtung! Damit stehen im Workflow u.U. auch Informationen aus Adressdatensätzen zur Verfügung, für die kein Ticket bestehen muss! Schreiben: Der Anwender kann neue Adressdatensätze in die Hierarchie einfügen. Der Schalter Neuer Ansprechpartner sowie der Schalter In Hierarchie einfügen stehen für den Anwender zur Verfügung. Löschen: Der Anwender kann Adressdatensätze aus dem Hierarchiefenster entfernen: 14. Um dem Benutzer auch konkrete Bearbeitungsstufen des Workflows zuzuordnen, wechseln Sie in den Reiter Bearbeitungsstufen. Beachten Sie, dass Sie hierfür zuvor die Workflows mit den einzelnen Bearbeitungsstufen in der Projektverwaltung definiert haben müssen! Die Workflow-Engine ist eine kostenpflichtige Zusatzoption von AG-VIP SQL und nicht im Standardlieferumfang enthalten! Seite 287 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 15. Aktivieren Sie den Hinzufügen-Schalter, erhalten Sie die Übersicht aller Projekte mit den zugehörigen Bearbeitungsstufen. Sollte der Benutzer nicht über ausreichende Rechte verfügen, erhalten Sie eine entsprechende Warnung. 16. Schließen Sie Ihre Eingabe mit dem OK-Schalter ab. Sie sehen die Übersicht der Benutzerkonten. 8.5 Benutzerkonto sperren Zweck: Sie möchten ein Benutzerkonto sperren, da der Mitarbeiter z.B. ausgeschieden ist. Aus statistischen Gründen möchten Sie aber den Benutzer noch auswerten können. Seite 288 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Tipp: Krankheit eines Mitarbeiters Sie arbeiten mit dem optionalen Workflow. Einige Vorgänge sind einem Anwender direkt zugeordnet (personenbezogene Wiedervorlage). Nun wird der Mitarbeiter krank. Für diesen Zeitraum sollen die personenbezogenen Wiedervorlagen des kranken Mitarbeiters dem allgemeinen Pool zur Verfügung gestellt werden. Dazu können Sie a) Die Person aus den entsprechenden Bearbeitungsstufen entfernen. b) Das Benutzerkonto für den Zeitraum der Krankheit oder des Urlaubs einfach sperren. Damit werden alle personenbezogenen Wiedervorlagen im Rahmen des Workflows für alle Mitarbeiter im Team wieder verfügbar. 8.7 Benutzerkonto löschen Vorgehensweise: 1. Starten Sie die Benutzerverwaltung über Administration, Benutzer / Gruppenkonten in der linken Navigationsleiste. Die Übersicht aller Benutzer- und Gruppenkonten öffnet sich. Seite 289 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Markieren Sie den zu sperrenden Benutzer und wählen den Schalter Ändern. 3. Im Reiter Zugang finden Sie rechts oben die Option Anmeldung verbieten. Aktivieren Sie diese Option kann, der Anwender sich nicht mehr an das System anmelden. Alternativen: Sie können ein Benutzerkonto auch zeitlich befristen über Anmeldung zulassen ab/ bis. Seite 290 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Verlassen Sie den Dialog über den OK-Schalter. 8.6 Benutzerkonto ändern Zweck: Sie möchten ein Benutzerkonto ändern, z.B. ein neues Recht geben oder dem Benutzer einer Bearbeitungsstufe eines Workflows zuweisen. Vorgehensweise: 1. Starten Sie die Benutzerverwaltung über Administration, Benutzer / Gruppenkonten in der linken Navigationsleiste. Die Übersicht aller Benutzer- und Gruppenkonten öffnet sich. Seite 291 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Markieren Sie den zu bearbeitenden Benutzer und wählen den Schalter Ändern. 3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen wie im Abschnitt Neues Benutzerkonto anlegen detailliert beschrieben vor. 8.6 Neues Benutzerkonto anlegen 4. Schließen Sie Ihre Änderung mit dem OK–Schalter ab. 8.7 Benutzerkonto löschen Zweck: Sie möchten ein Benutzerkonto löschen. Alle vom Benutzer eingegebenen und veränderten Informationen bleiben im System erhalten. Sie können diesen Benutzer aber nicht mehr auswerten! Seite 292 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x . 8.4 Neues Benutzerkonto anlegen Vorgehensweise: 1. Starten Sie die Benutzerverwaltung über Administration, Benutzer / Gruppenkonten in der linken Navigationsleiste. Die Übersicht aller Benutzer- und Gruppenkonten öffnet sich. 2. Markieren Sie den zu sperrenden Benutzer und wählen den Schalter Löschen. 3. Nach einer Kontrollabfrage wird das Benutzerkonto unwiderruflich gelöscht. Seite 293 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 8.8 Neue Gruppe anlegen Zweck: Gruppen vereinfachen die Verwaltung von Benutzerkonten, da von der Aufgabenstellung gleiche Benutzer zu einer Gruppe zusammengeschlossen werden können. Sie definieren dann auf Gruppenebene die Zugriffsrechte und erlaubten Funktionen. Dann ordnen Sie die Benutzer zu. Die Gruppenrechte vererben sich dann auf die zugeordneten Benutzerkonten. Ordnen Sie einem Benutzerkonto mehrere Gruppen zu, gilt das am meisten einschränkende Recht. Vorgehensweise: 1. Starten Sie die Benutzerverwaltung über Administration, Benutzer / Gruppenkonten in der linken Navigationsleiste. Die Übersicht aller Benutzer- und Gruppenkonten öffnet sich. Am unteren Ende der Liste sehen Sie die bereits existierenden Gruppen sowie die zugeordneten Benutzerkonten. Seite 294 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Um eine neue Gruppe einzurichten, wählen Sie den Schalter Neue Gruppe am rechten Rand. In nachfolgenden Dialog geben Sie den Namen der Gruppe ein und definieren die generellen Rechte: Seite 295 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Seite 296 Gruppenname Name der neu anzulegenden Gruppe. Dieser Name darf maximal 40 Zeichen lang sein und erscheint in der Übersicht der Benutzer- und Gruppenkonten in der Benutzerverwaltung Beschreibung Dient als ergänzende Erklärung zum Gruppennamen Gruppe für Vorbelegung von benutzerbezogenen Datensatzrechten ignorieren Aktivieren Sie diese Option und arbeiten mit datensatzbezogenen Benutzerrechten, wird diese Gruppen bei der Neuanlage eines Datensatzes nicht den zugriffsberechtigten Gruppen hinzugefügt. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie z.B. eine Gruppe „Sachbearbeiter“ definieren, die bestimmte Einschränkungen enthält, aber ansonsten die datensatzbezogenen Benutzerrechte über abteilungsbezogene Gruppen, z.B. „Marketing“ oder „Service“ steuern. Nur weil ein Anwender der Gruppe „Sachbearbeiter“ zugeordnet ist, soll AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x dieser Datensatz nicht sofort allen Gruppenmitgliedern von „Sachbearbeiter“ zugänglich sein. Mitglieder Hier können Sie über den Schalter Hinzufügen bestehende Benutzer der Gruppe zufügen. Die Rechte der Gruppe vererben sich dann auf die Benutzerkonten. Individuelle Rechte haben aber Vorrang vor Gruppenrechten. Generelle Rechte Generelle Rechte erlauben den Zugriff auf ausgewählte administrative Funktionen. Ändern des eigenen Passwortes zulassen Damit kann der Benutzer sein Passwort selbst verändern. So können Sie z.B. ein Standardkennwort „4711“ vergeben und den Anwender anhalten, sich selbst ein eigenes Passwort zu geben. Anwender darf Systemeinstellungen verändern Deaktiviert den Befehl Optionen im Menü Extras. Damit kann ein Gruppenmitglied keine Systemeinstellungen verändern. Der Anwender darf die lokalen Einstellungen ändern Verweigern Sie dieses Recht, hat ein Mitglied dieser Gruppe im Menü Extras auf die Optionen sowie Telefonoptionen keinen Zugriff. Verändern des Datenbanklayouts zulassen Der Anwender kann dann die Datenbankstruktur verändern oder neue Adresstabellen anlegen. Damit der Benutzer auch die bestehende Datenstruktur bereits existierender Adresstabellen verändern kann, benötigt er Exklusiven Zugriff auf diese Adresstabellen bzw. Zusatztabellen. Diese vergeben Sie im Reiter Zugriffsrechte. Anpassen der Sichten zulassen Der Anwender bekommt Zugriff auf den Formeditor von AG-VIP SQL, mit dem sich neue Sichtweisen für das freie oder projektgebundene Arbeiten erstellen lassen. Anwender erlauben Der Benutzer erhält das Recht GesprächsleitfaSeite 297 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Skripte zu bearbeiten den für Bearbeitungsstufen im Rahmen des optionalen Workflows zu definieren. Bearbeiten der Benutzerkonten zulassen Der Anwender erhält Zugriff auf die Benutzerverwaltung von AG-VIP SQL und kann Benutzerkonten anlegen, verändern oder löschen. Bearbeiten von Hilfsmitteln und Makros zulassen Anwender der Gruppe dürfen Hilfsmittel (Dokumente, Emails, etc.) sowie Makroincludes bearbeiten. Bearbeiten von Kennzeichen zulassen Gruppenmitglieder dürfen neue Kennzeichenkategorien anlegen oder löschen sowie Kennzeichenausprägungen bearbeiten. Benutzer dieser Gruppen erhalten das Recht Autotexteinträge (Textbausteine mit F3) zu bearbeiten. Gruppenmitglieder dürfen globale Zähler einrichten, bearbeiten oder löschen. Anwender dieser Gruppen dürfen Länderkürzel verwalten inkl. zugeordneter Ländervorwahlen. Bearbeiten von Autotexteinträgen zulassen Bearbeiten von Globalen Zählern zulassen Bearbeiten von Ländereinstellungen zulassen. Bearbeiten der Terminierungsprojekte zulassen 3. Diese Einstellung sehen Sie nur, wenn Sie die optionale Terminierung für die telefonische Terminvereinbarung einsetzen. Darüber steuern Sie das Zugriffsrecht auf die zu verplanenden Außendienstmitarbeiter, die freien Zeiten sowie das Grundgerüst der Terminierungsprojekte. Wechseln Sie in den Reiter Funktionale Rechte. Hier sehen Sie die Vorlagen für Adress- und Projektetabellen sowie bereits existierende Adresstabellen und deren Zusatztabellen. In der Horizontalen befinden sich ausgewählte Funktionen. In den logischen Feldern definieren Sie nur, welche Funktionen den Gruppenmitgliedern zugänglich sein sollen: Seite 298 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Folgende Ausprägungen stehen Ihnen hierfür zur Verfügung: Leeres Feld: Sie definieren weder eine Einschränkung noch einen Zugriff. Das Recht richtet sich dann nach den individuellen Einstellungen der jeweiligen Benutzer, bzw. den Vererbungen aus ggf. anderen Gruppenzuordnungen. Schwarzer Haken: Sie gewähren diesem Benutzer explizit dieses Recht. Im Benutzerkonto erscheint ein grauer Haken . Gibt es eine weitere Gruppenzuordnung, die dieses Recht verbietet, wird das Verbot höher bewertet als die Erlaubnis. Rotes Kreuz: Sie verweigern dem Benutzer das Zugriffsrecht. Im Benutzerkonto wird das Feld als leer gesetzt bzw. erscheint als bei den Generellen Rechten. Seite 299 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Die Rechte entsprechenden inhaltlich den Rechten der Benutzerkonten. 4. Wechseln Sie in den Reiter Zugriffsrechte und legen Sie dort für die Vorlagen sowie die einzelnen Adresstabellen und deren Zusatztabellen die Zugriffe gemäß obigen Ausprägungen fest: 5. Tipp: Das Exklusiv-Recht auf Ebene der Projekttabelle kennzeichnet einen Teamleiter. Damit kann ein Teamleiter projektbezogene Auswertungen für das gesamte Team erhalten. Wechseln Sie in den Reiter Bearbeitungsstufen, um die Gruppenmitglieder einer Bearbeitungsstufe im Rahmen des optionalen Workflows zuzuordnen. Dies setzt voraus, dass Sie zuvor in der Projektverwaltung einen Workflow definiert haben. Seite 300 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. Über den Hinzufügen-Schalter öffnen Sie den Projektexplorer und wählen die gewünschten Bearbeitungsstufen aus. 7. Schließen Sie Ihre Eingabe mit dem OK-Schalter ab 8.9 Gruppe ändern Zweck: Die Rechte einer Gruppe können Sie jederzeit modifizieren. Beachten Sie dabei bitte, dass dies Auswirkungen auf die der Gruppe zugeordneten Benutzerkonten hat. ( 8.1 Anmelden in AG-VIP SQL) Seite 301 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Starten Sie die Benutzerverwaltung über Administration, Benutzer / Gruppenkonten in der linken Navigationsleiste. Die Übersicht aller Benutzer- und Gruppenkonten öffnet sich. Am unteren Ende der Liste sehen Sie die bereits existierenden Gruppen sowie die zugeordneten Benutzerkonten. 2. Markieren Sie die zu verändernde Gruppe und wählen den Schalter Ändern. Modifizieren Sie jetzt die gewünschten Rechte wie beschrieben unter 8.8 Neue Gruppe anlegen 3. Schließen Sie Ihre Eingabe mit dem OK-Schalter ab. Seite 302 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 8.10 Gruppe löschen Zweck: Eine Gruppe wird gelöscht. Damit werden alle durch die Gruppe vererbten Rechte auf die Benutzerkonten entfernt!!! U.U. sind damit die verbunden gewesenen Benutzerkonten ohne Zugriff und Funktion. Sie sollten diese Funktion nur nutzen, wenn Sie sich wirklich sicher sind, dass Sie die Gruppe entfernen möchten. Vorgehensweise: 1. Starten Sie die Benutzerverwaltung über Administration, Benutzer / Gruppenkonten in der linken Navigationsleiste. Die Übersicht aller Benutzer- und Gruppenkonten öffnet sich. Am unteren Ende der Liste sehen Sie die bereits existierenden Gruppen sowie die zugeordneten Benutzerkonten. Seite 303 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Markieren Sie die zu löschende Gruppe und wählen den Schalter Löschen. Nach einer Kontrollabfrage wird die Gruppe unwiderruflich gelöscht. Die den verbundenen Benutzerkonten vererbten Gruppenrechte werden entfernt. U.U. haben diese Benutzerkonten jetzt keinerlei Zugriff mehr auf AG-VIP SQL! 8.11 Datensatzbenutzerrechte Zweck: Oftmals arbeitet man mit einem gemeinsamen zentralen Datenpool, möchte aber einzelnen Anwendern nur auf bestimmte Kontakte Zugriff gewähren. So soll z.B. der Vertrieb NORD nur Zugriff auf Datensätze im Verkaufsgebiet NORD bekommen. AG-VIP SQL unterscheidet dabei nur auf Zugriff oder KEINEN Zugriff. Diese datensatzbezogenen Zugriffsrechte werden über das Systemfeld Datensatzbenutzerrechte gesteuert und entsprechen in Funktion und Erscheinungsbild einer Kennzeichenliste. Seite 304 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Arbeiten Sie mit dem optionalen Workflow, lässt sich dort je Bearbeitungsstufe auch definieren, ob benutzerspezifische Rechte ignoriert werden sollen. So können Sie z.B. bei einer Bearbeitungsstufe zum Überprüfen der korrekten Kontaktdaten datensatzbezogene Rechte ignorieren, so dass der Anwender neue Stammdaten recherchieren kann. In einem Vertriebsprozess hingegen kann es gewünscht sein, dass trotz eines zentralen Vertriebsprozesses die Mitarbeiter nur Zugriff auf eigene Kundendaten erhalten. Voraussetzung: In den Benutzerrechten darf das funktionale Recht Datensatzbenutzerrechte ignorieren nicht aktiviert werden. Vorgehensweise: Setzen Datensatzbenutzerrechte 1. Manuelles Erfassen: Seite 305 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Beim Anlegen einer Adresse erhält automatisch der eingebende Anwender sowie alle Gruppen, denen der Anwender selbst zugeordnet wurde, Zugriff auf diesen Datensatz. 2. Import: Werden Datensätze importiert, gelten die gleichen Regeln wie beim Neuanlegen eines Datensatzes. Sie können jedoch auch das Systemfeld DatensatzBenutzerRechte mit gültigen Benutzer- oder Gruppennamen bestücken und so auch direkt datensatzbezogene Rechte beim Import setzen. 3. Ändern / Ergänzen: Über die Auswertung können Sie Datensatzgruppen selektieren über das Menü Datensätze, Befehl Ändern / Ergänzen die datensatzbezogenen Zugriffsrechte entsprechend setzen. Beachten Sie bitte, dass Sie bei der Auswertung nur Zugriff auf Datensätze haben, die Ihnen explizit auch zugewiesen wurden. Tipp: Für diese administrative Arbeiten sollte der Anwender das funktionale Recht Datensatzbenutzerrechte ignorieren aktiviert haben. Somit hat dieser Anwender dann vollen Zugriff auf den gesamten Datenbestand. Seite 306 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 9 Telefonie Einstellungen AG-VIP SQL unterstützt mehrere Telefonsysteme, die alle unterschiedlichen Schnittstellen zur Verfügung stellen. Dies sind im Einzelnen: Manuelles Test Interface TAPI (Telephony Application Programming Interface) Elsbeth Predictive Dialer Interactive Intelligence I3 (IceLib) Beachten Sie bitte, dass nicht alle Telefoniesysteme über gleiche Funktionsmöglichkeiten verfügen. Die Telefonie Einstellungen werden für die gesamte AG-VIP SQL Installation zentral in der AGVIP.INI Datei gespeichert. D.h. auch, dass innerhalb einer Firma auch mehrere Telefonie-Systeme gleichzeitig verwendet werden können. Dann muss aber jeweils eine andere AGVIP.INI Datei verwendet werden. 9.1 Auswahl des Telefoniesystems Die Auswahl des aktiven Telefonie-Systems erfolgt über den Menüpunkt Extras -> Optionen, bzw. bei Verwendung von Ribbons über das Einstellungen Menü. Seite 307 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Über die Auswahlliste Primäre Telefonverbindung wird das zu verwendende Telefonie-System ausgewählt. Je nach ausgewähltem Telefonie-System wird eine Liste von möglichen Parametern angezeigt, die dazu dienen eine Verbindung zu dem entsprechenden System herzustellen. Bestimmte Telefonie-Systeme erlauben zusätzlich den Einsatz eines Overdialers oder Predictive Dialers. Die möglichen Einstellungen hier sind abhängig von der Auswahl der primären Telefonieverbindung. Beim Wechseln des Telefonie-Systems gehen Einstellungen nicht verloren. Jedes System hat einen eigenen Speicherbereich, der durch den Wechsel nicht verändert wird. Die einzelnen Telefonie-Systeme werden in den folgenden Abschnitten einzeln beschrieben. Seite 308 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Alle Einstellungen, die Sie hier vornehmen gelten für alle Benutzer, die das gleiche Programmverzeichnis verwenden, oder die gleiche AGVIP.INI Datei. Damit Sie hier Änderungen vornehmen können sind entsprechende Rechte notwendig um die Datei AGVIP.INI ändern zu können. Unter Umständen müssen Sie als Administrator angemeldet sein oder auch AG-VIP SQL als Administrator starten. 9.1.1 Manuelles Test Interface Bei dem Manuellen Test Interface handelt es sich einfach um eine Simulation des Telefonievorganges. In diesem Fall wird keine Verbindung automatisch hergestellt. (In älteren AG-VIP SQL Versionern, war dies nur über den „manuellen TAPITreiber“ möglich.) Es gibt weder globale Parameter noch benutzerbezogene Einstellungen für das Manuelle Test Interface. Das Manuelle Test Interface eignet sich idealerweise für den Testbetrieb oder auch, wenn es noch kein computergestütztes Telefonie-System gibt. In diesem Fall kann die Anwahl auf Anforderung von AG-VIP SQL manuell erfolgen und das erhaltene Ergebnis kann über einen Dialog zurück gegeben werden. Erfolgt eine Anwahl aus AG-VIP SQL erscheint der folgende Dialog: Durch die angeboteten Schalter können alle möglichen Reaktionen von AG-VIP SQL simuliert werden. Seite 309 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Verbunden Wird der Schalter Verbunden angeklickt, dann simuliert AG-VIP SQL den Beginn eines Telefonates. Die Gesprächszeit wird protokolliert und in dem entsprechenden Historieneintrag hinterlegt. Das Telefonat wird durch den Auflegen-Schalter in AG-VIP SQL beendet. Besetzt Wird der Schalter Besetzt angeklickt wird als Ergebnis des Anwahlversuches ein Besetzt simuliert. D.h. das Telefonat wird beendet. Ein entsprechender Historieneintrag wird erzeugt und gegebenenfalls ein neues Telefonat geplant. Falsche Telefonnummer Wird der Schalter Falsche Telefonnummer ausgewählt wird als Ergebnis des Anwahlversuches eine falsche Telefonnummer simuliert. Entsprechend wird das Telefonat behandelt. Im Workflow wird das Ticket sofort in die entsprechende Stufe eingestuft. Außerhalb des Workflows wird eine Fehlermeldung angezeigt. Das Telefonat wird in keinem Fall wiederholt. Keine Verbindung Wird der Schalter Keine Verbindung angeklickt wird als Ergebnis des Anwahlversuches simuliert, dass das Telefonat nicht erfolgreich war bzw. die normale Wartezeit abgelaufen ist und keine Verbindung zustande kam. Das Telefonat wird beendet. Ein entsprechender Historieneintrag wird erzeugt und gegebenenfalls ein neues Telefonat geplant. Abbrechen Wird der Schalter Abbrechen betätigt, so wird dies als schwerer Fehler des Telefoniesystems behandelt. Die Anwahl wird sofort mit einer Fehlermeldung abgebrochen. Es erfolgt kein Eintrag in der Historie. Im Workflow wird die Bearbeitung nach Anzeige einer Fehlermeldung abgebrochen. Im Gegensatz zur Vewendung des manuellen TAPI-Treibers wird hier kein Fremdsystem verwendet. Alle Ergebnisse und das Verhalten von AG-VIP SQL kann alleine durch die internen Funktionen geprüft und getestet werden. Seite 310 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 9.1.2 TAPI (Telephony Application Programming Interface) Um über AG-VIP SQL über Ihre TAPI-fähige Wähleinrichtung telefonieren zu können, sind einige Einstellungen notwendig, die dann in den Benutzereinstellungen für die Telefonie gemacht werden müssen. Für die Verwendung der TAPI ist eine Wähleinrichtung notwendig, die einen TAPI-Treiber zur Verfügung stellt und die Eigenschaft interactive Voice unterstützt. TAPI (Telephony Application Programming Interface) ist eine normierte CTISchnittstelle von Microsoft über die Applikationen mit einer Wähleinrichtung (Telefon, ISDN-Karte oder Telefonanlage) kommunizieren. Der TAPI-Treiber wird Ihnen vom Hersteller der Wähleinrichtung zur Verfügung gestellt. Seite 311 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x So arbeitet die MS-TAPI Schnittstelle: Welche Telefonie-Anwendung gerade auch aktiv ist, sie übergibt ihre Daten an die zentral in Windows eingebundene TAPI. Diese leitet sie über das vom Hersteller des Endgerätes gelieferte SPI und den darauf aufsetzenden Treiber an das Endgerät weiter. Architektur: First-Party- Third-Party-TAPI Prinzipiell lassen sich zwei Architekturen unterscheiden: First-PartyLösungen (TAPI 1.3 bis 2.1) und Third-Party-Lösungen (TAPI 2.1). Bei First-Party wird das Telefonendgerät über die serielle oder USBSchnittstelle direkt mit dem lokalen PC gekoppelt. Diese Lösung eignet sich insbesondere, wenn die TK-Anlage keine eigene Schnittstelle liefert oder nur wenige Arbeitsplätze mit einer CTI-Schnittstelle ausgestattet werden sollen. Seite 312 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Bei der Third-Party-Lösung gibt es keine Koppelung zwischen lokalem PC und Telefon. Hierbei wird stattdessen die Telefonanlage direkt mit dem Windows-Server verbunden. Will der Anwender aus dem PC wählen, wird der Befehl an den Server weitergeleitet. Dieser meldet dies an die TK-Anlage, die letztlich die Verbindung herstellt. Das Arbeitsplatztelefon klingelt einmal und die Verbindung kommt zustande. . Ausführliche Details zum Aufbau der TAPI-Schnittstelle und eine Übersichtsliste von Wähleinrichtungen mit TAPI-Schnittstelle sowie aktuelle Informationen über Hersteller und Anbieter TAPI-fähiger Telefone und anderer Endgeräte wie ISDN-Karten finden Sie im Internet unter http://www.grutzeck.de . Seite 313 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Generell können die Telefonieeinstellungen lokal für den Arbeitsplatz vorgenommen werden (Menü Extras, Befehl Telefon Optionen) oder benutzerspezifisch über die hier beschriebenen Einstellungen in der Benutzerverwaltung. Der Großteil der Telefonieeinstellungen ist benutzerspezifisch bzw. arbeitsplatzspezifisch und wird über die Telefonieeinstellungen im Benutzerkonto in der Benutzerverwaltung von AG-VIP SQL eingestellt oder direkt am Arbeitsplatz in der Registry gespeichert. Damit erfolgt die Auswahl des zu verwendenden TAPI-Treibers bzw. der korrekten TAPI-Line i.d.R. lokal am jeweiligen Arbeitsplatz in AG-VIP SQL über das Menü Extras, Befehl Telefon Optionen. 9.1.2.1 Kein Overdialer Im Allgemeinen wird AG-VIP SQL in Verbindung mit der TAPI ohne Elsbeth Predictive Dialer oder Overdialer verwendet. D.h. jede Anwahl erfolgt direkt von einem Arbeitsplatz aus. Für jedes zu tätigende Telefonat, wird die Anwahl direkt auf dem Arbeitsplatz gestartet und der Agent wartet bis eine Verbindung entsteht, das Telefonat besetzt ist oder ein anderer Zustand eintritt, der das Telefonat beendet. Optional (Zusatzoption) kann aber auch ein Overdialer oder der Elsbeth Predictive Dialer zum Einsatz kommen. 9.1.2.2 TAPI-Overdialer Wenn als Telefonsystem, TAPI ausgewählt wurde, steht Ihnen auch die Option des Overdialers, als separat zu erwerbendes Produkt zur Verfügung. Der Overdialer kommt nur im Workflow zum Einsatz. Soll der Overdialer zum Einsatz kommen, dann muss der Name des Servers bzw. dessen IP Adresse hier hinterlegt werden. Für weitere Informationen Seite 314 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Handbuch für die Option Overdial-Server bzw. Elsbeth Anbindung. 9.1.2.3 Elsbeth Predictive Dialer Wird der Elsbeth Predictive Dialer zusätzlich zur TAPI ausgewählt, so erfolgt die Einzelanwahl über die TAPI, während im Workflow die Anwahl über den Elsbeth Predictive Dialer erfolgen kann. Soll der Elsbeth Predictive Dialer verwendet werden sind zusätzliche Angaben notwendig. Für weitere Informationen Handbuch für die Option Overdial-Server bzw. Elsbeth Anbindung. Zu den globalen Einstellungen müssen auch noch benutzerdefinierte bzw. Arbeitsplatzspezifische Einstellungen vorgenommen werden. 9.1.3 Interactive Intelligence I3 (IceLib) AG-VIP SQL verfügt auch über die Möglichkeit über die IceLib Schnittstelle ein I3 System von Interactive Intelligence anzusteuern. Soll die Interactive Intelligence als primäre Telefonverbindung verwendet werden sind zusätzliche Angaben notwendig. Das sind speziell der I3 Server Name und der I3 Server Port über den die Funktionen der IceLib bereitgestellt werden. Wird bei der Portnummer 0 angegeben, wird der Standardport für die KommunikaSeite 315 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x tion mit der IceLib verwendet. Zusätzlich müssen in einem Unterordner I3 des AG-VIP SQL Programmverzeichnisses die passenden IceLib Komponenten installiert sein. Zu den globalen Einstellungen müssen auch noch benutzerdefinierte bzw. arbeitsplatzspezifische Einstellungen vorgenommen werden. 9.1.4 Elsbeth Predictive Dialer Der Elsbeth Predictive Dialer ist ein selbständiges Produkt und kann auch alle Telefoniefunktionen übernehmen. Soll der Elsbeth Predictive Dialer als primäre Telefonverbindung verwendet werden sind zusätzliche Angaben notwendig. Für die Nutzung des Elsbeth Predictive Dialers sind weitere Angaben notwendig, wie der Elsbeth Server Name, der Server Port, eine evtl. vorhandene oder notwendige Server Dialin Number (Einwahlnummer). Weiterhin benötigt man einen Mandant Code und einen entsprechenden Mandant PIN. Für weitere Informationen Handbuch für die Option Overdial-Server bzw. Elsbeth Anbindung. Informieren Sie sich auch über die Grutzeck Knowledge Base (http://kb.grutzeck.de), welche Versionen von Frontend und Backend des Elsbeth Predictive Dialers mit Ihrem AG-VIP SQL kompatibel ist. Zu den globalen Einstellungen müssen auch noch benutzerdefinierte bzw. arbeitsplatzspezifische Einstellungen vorgenommen werden. Seite 316 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 9.2 Benutzerbezogene Telefoneinstellungen In dem ersten Karteireiter werden sowohl die TAPI Einstellungen vorgenommen, als auch die Einstellungen der Telefonoptionen für diesen Arbeitsplatz, die bei allen Anwendern verwendet werden sollen. Unabhängig des verwendeten Telefoniesystems müssen hier entsprechende Werte eingestellt werden. So kann die TAPI auch verwendet werden um eine stehende Verbindung zu einem Elsbeth Predictive Dialer aufzubauen. Besonders wichtig in diesem Dialog ist der Schalter Verbindungsinformationen lokal für diesen Arbeitsplatz speichern. Dieser Schalter ist nur verfügbar und änderbar, wenn der aktuelle Nutzer Zugriff auf die Registry auf den Ast HKEY_LOCAL_MACHINE (HKLM) hat. Im Allgemeinen muss dazu AG-VIP SQL als Administrator gestartet werden. Seite 317 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Dieser Schalter beeinflusst auch alle anderen benutzerbezogenen Werte, der anderen Telefoniesysteme, die in diesem Dialog angezeigt werden können: Elsbeth, I3, etc. Wurden die Einstellungen lokal für den Arbeitsplatz vorgenommen, dann werden nur die lokalen Einstellungen berücksichtigt. Alle individuell für einen Benutzer in der Benutzerverwaltung vorgenommenen Einstellungen werden ignoriert. Wurde an einem Arbeitsplatz keine lokale TAPI-Einstellung vorgenommen (Option Verbindungsinformationen lokal für diesen Arbeitsplatz speichern), greift AG-VIP SQL auf die TAPI-Einstellungen, die im jeweiligen Benutzerprofil bei der Benutzerverwaltung von AG-VIP SQL eingegeben wurden, zurück !!! Bis auf ggf. die Auswahl des TAPI-Treibers sind die Telefonieparameter zwischen den Einstellungen in den Benutzerprofilen und unter dem Menü Extras, Befehl Telefon Optionen immer identisch. 9.2.1 Reiter: TAPI Einstellungen Leitung: Seite 318 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Hier finden Sie alle verfügbaren TAPI-Treiber für diesen lokalen PC aufgelistet. Standardmäßig wird mit AG-VIP SQL ein Dummy-TAPI-Treiber namens AG manuell Anwahl ausgeliefert, über den die CTI-Funktionalität für abgehende Telefonate simuliert werden kann (In ähnlicher Weise, wie das auch beim Manuellen Test System möglich ist). Über den Schalter Einstellungen gelangen Sie in die Konfiguration des jeweiligen TAPI-Treibers. Diese Einstellung ist normalerweise lokal an jedem Arbeitsplatz separat über das Menü Extras Befehl Telefon Optionen vorzunehmen. Denn Sie sehen hier nur die an diesem aktuellen Arbeitsplatz verfügbaren TAPI-Leitungen. Diese müssen nicht auf anderen Arbeitsplätzen ebenfalls verfügbar sein. Adresse: Stellt der TAPI-Treiber mehrere Lines zur Verfügung, können Sie hier die gewünschte TAPI-Line auswählen. I.d.R. ist dies Ihre Nebenstellen-Nr. Mehrere Lines gibt es normalerweise bei 3rd-Party-TAPI-Umgebungen. Durchwahl für Overdialer: Die Durchwahl für Overdialer wird nur vom Overdial-Server verwendet, der als Option erhältlich ist. Weitere Informationen dazu finden Sie in der entsprechenden Anleitung. Handbuch Overdialer Ziffernanzahl für Nebenstellen: Geben Sie hier an, wie viel Stellen Ihre Nebenstellen-Nr. aufweisen. Damit erkennt AG-VIP SQL, ob es sich um ein internes oder externes Telefonat handelt. Das ist wichtig, da bei externen Gesprächen ggf. die Ziffer für die Amtsholung ergänzt werden muss. Die Amtsholung stellen Sie unter den Telefon Wahlparametern im Menü Extras ein. 9.3 Telefonieeinstellungen über die Benutzerverwaltung vornehmen Die individuellen Einstellungen für die Telefonie, lassen sich auch direkt in der Benutzerverwaltung vornehmen. Allerdings ist es hier natürlich möglich, dass der verwendete TSP an dem Arbeitsplatz evtl. nicht zur Verfügung steht, an dem Sie die Einstellungen ändern wollen. Ebenfalls ist es nicht möglich Einstellungen vorzunehmen, die lokal für einen Arbeitsplatz gelten. Die Einstellungen sind immer dann lokal, wenn der Schalter VerSeite 319 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x bindungsinformationen lokal für diesen Arbeitsplatz speichern gesetzt ist. Sind Einstellungen lokal an einem Arbeitsplatz vorgenommen worden, dann können diese auch nur an diesem Arbeitsplatz geändert werden. Vorgehensweise: 1. Starten Sie die Benutzerverwaltung von AG-VIP SQL über das Menü Datei, Befehl Administration. Wählen Sie Benutzer und Gruppen, Benutzer/ Gruppenkonten. 2. Die Benutzerverwaltung startet mit der Liste aller Benutzerkonten. Seite 320 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Wählen Sie das gewünschte Benutzerkonto aus und wählen den ÄndernSchalter. 4. Wechseln Sie in den Reiter Anwenderprofil. Seite 321 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 5. Aktivieren Sie den Schalter Telefonie. Der Reiter Verbinden erscheint. Telefon Wahlparameter. Dies ist die normale Windows Wahlparameter Einstellung. Lokale Telefonnummer dieser Arbeitsstation: Zusätzlich ist es bei einer Nutzung der lokalen Telefonie Einstellungen möglich, dass auch die Rückrufnummer bei Verwendung der Funktionen Makeln, fest für diesen Arbeitsplatz eingestellt. Beispiel: In dem oben abgebildeten Dialog wird festgelegt, dass der aktuelle Arbeitsplatz fest mit der Leitung 20 und der Nebenstelle +49 (6181) 9701-20 verbunden ist. D.h. jeder Benutzer, der sich an dieser Arbeitsstation anmeldet bekommt automatisch, den hier eingestellten TSP mit der Leitung 28 zugewiesen. Selbst wenn in den Benutzereinstellungen normalerweise eine andere Durchwahl hinterlegt ist. Gleichzeitig wird bei Verwenden der R-Taste für den Benutzer an alle anderen Seite 322 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Mitglieder des Systems gemeldet, dass der aktuelle Benutzer an der Nebenstelle 28 zu erreichen ist. Dadurch wird es möglich bei fest installierten Telefonen und Nebenstellen einen Wechsel der Arbeitsplätze durch die Mitarbeiter zu erreichen. Wer sich an diesem Arbeitsplatz anmeldet, wird über die R-Taste und die Makeln Funktion von AGVIP direkt dieser Nebenstelle zugeordnet. Wird das Feld leer gelassen, dann gilt der Wert der Nebenstelle, der im Benutzerprofil hinterlegt wurde. Dieses Verfahren ist möglich bei allen Systemen, die eine flexible Zuordnung des Arbeitsplatzes zu der Nebenstelle erlauben (nachziehendes System). In diesem Fall wird der TK-Anlage mitgeteilt an welchem Arbeitsplatz ein Mitarbeiter sitzt und die Nebenstellenummer bleibt dadurch immer gleich für einen Anwender. Gleiches würde gelten bei Verwendung von SIP-Clients über TAPI. Diese Funktionalität ist nur verfügbar, wenn auch der Backend Dienst installiert und verwendet wird. 9.2.2 Reiter: Elsbeth Die Einstellungen auf dieser Seite beziehen sich direkt auf Einstellungen für den Elsbeth Predictive Dialer. Entsprechend finden Sie weiterführende Hinweise in den entsprechenden Anleitungen. Verbindung zum Elsbeth Dialer Über diesen Schalter wird geregelt wie für diesen Anwender eine Verbindung zum Dialer aufgebaut werden soll. Verbindung manuell aufbauen Seite 323 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Der Agent wählt sich selbst ein und gibt seinen PIN-Code über das Telefon oder Spracheingabe an. Nach Eingabe des OK-Schalters in AG-VIP SQL, dass die Verbindung steht, kann AG-VIP SQL den Dialer in einer Kampagne nutzen. Der Anwender erhält bei der ersten Nutzung des Dialers eine entsprechende Aufforderung die Verbindung herzustellen. Wählen Sie nun am Telefonapparat die Einwahlnummer in den Elsbeth Predictive Dialer und geben Ihre PIN an. Wenn die Verbindung hergestellt wurde, wählen Sie den OK Schalter. Es besteht eine permanente Verbindung Der Elsbeth Predictive Dialer steht lokal in Ihrem Netzwerk und es besteht eine permanente Verbindung zu dem Dialer. Die Verbindung wird automatisch aufgebaut und es erfolgt keine weitere Meldung für den Anwender. Einwahl mit aktueller TAPI Leitung (PIN manuell eingeben) Sie nutzen eine TAPI-fähige Wähleinrichtung. Darüber wird beim Starten einer Overdialkampagne ein Telefonat zum Elsbeth Predictive Dialer aufgebaut (vgl. Einwahlnummer Overdialer unter Menü Extras, Optionen). Die Einwahl kann zu einer internen Nebenstelle oder zu einem externen Provider erfolgen. Optional erscheint nach erfolgter Anwahl eine Aufforderung den PIN anzugeben. Der Anwender erhält eine Meldung, dass er bei bestehender Verbindung nun die PIN angeben muss. Die Meldung muss mit OK bestätigt werden. Der Anwender gibt seine PIN aber manuell über das Telefon oder Spracheingabe ein. Erst dann erfolgt die Anmeldung am Dialer. Einwahl mit aktueller TAPI Leitung (PIN automatisch nachwählen) Wie im Fall zuvor wird via aktuellem TAPI-Treiber des Arbeitsplatzes die Verbindung zum Elsbeth Dialer aufgebaut. Die Einwahl kann zu einer internen Nebenstelle oder zu einem externen Provider erfolgen. Anschließend erfolgt direkt über Tonwahl des TAPI-Treibersdie Eingabe der hinterlegten PIN für den aktuellen Mitarbeiter. Es erfolgt keine weitere Nachfrage und die Verbindung wird komplett automatisch aufgebaut. Die zugehörige zu wählende PIN geben Sie im nächsten Eingabefeld Verbindung bzw. PIN für Elsbeth Dialer ein Verbindung bzw. PIN für den Elsbeth Dialer Hier wird die PIN oder der feststehende Device-Code bei einer permanenten VerSeite 324 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x bindung angegeben. 9.2.3 Reiter: Interactive I3 Die Einstellungen auf dieser Seite beziehen sich direkt auf Einstellungen für die Interactive Intelligence I3 (unter Verwendung des IceLib SDKs). Entsprechend finden Sie weiterführende Hinweise in den entsprechenden Anleitungen. Auto Connect verwenden Wird diese Option verwendet, dann ist keine weitere Eingabe notwendig. Es wird die letzte Verbindung zum I3 Server mit exakt gleichen Angeben verwendet. Wenn also zum Beispiel der Interaction Desktop bereits an diesem Arbeitsplatz oder für den aktuellen Nutzer in Betrieb war, so können dessen Einstellungen genutzt werden. Windows credentials verwenden Wird diese Option verwendet ist es nicht notwendig Benutzernamen und Kennwort anzugeben. Anstelle dessen wird der Windows Account verwendet, mit dem der Benutzer sich angemeldet hat. Wird diese Option nicht verwendet müssen Benutzername und Kennwort angegeben werden. Name / Kennwort Eine gültige Authentifizierung für die Legitimation gegenüber der I3. Stationstyp Wählen Sie einen der entsprechenden passenden Typen für Ihre Art der Verbindung zur I3: Seite 325 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Keine Station Arbeitsstation Externe Arbeitsstation Externe Nummer Name der Station Sollten Sie eine interne oder externe Arbeitsstation verwenden, dann geben Sie hier den Namen an. Externe Nummer Wenn Sie eine Externe Arbeitsstation oder eine Externe Nummer verwenden geben Sie hier die vollständige Rufnummer ggf. in kanonischer Form an. Beständig Sofern es sich bei dieser externen Arbeitsstation oder externen Nummer um eine beständige Verbindung handelt, setzen Sie diesen Haken. 9.2.4 Reiter: Ausgehende Anrufe: Achtung! Diese Einstellungen sind immer benutzerspezifisch und werden im Benutzerprofil von AG-VIP SQL gespeichert. Hier definieren Sie die Parameter für abgehende Telefonate. Zeitlimit in Sekunden nach Anwahl: Seite 326 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Geben Sie an, wie viel Sekunden nach dem Beginn des Anwahlvorgangs der Anwahlversuch als nicht erreichbar abgebrochen und ggf. in die Wiedervorlage eingestellt werden soll. Anzahl automatischer Wahlwiederholungen: Definieren Sie, wie oft ein Anwahlversuch bei besetzten und nicht verbundenen Anschluss automatisch wiederholt werden soll. Nicht erfolgreiche Telefonate x Minuten zurückstellen: Damit definieren Sie, wann im Falle einer automatischen Wahlwiederholung ein erneuter Anwahlversuch bei einem nicht verbundenen Telefonat (Keine Verbindung) nach Kontrollabfrage wieder gestartet werden soll. Besetzte Telefonate x Minuten zurückstellen Geben Sie an, nach wie viel Minuten die Wiedervorlage im Falle eines besetzten Telefonates erfolgen soll. Rufende Nummer: Hier können Sie festlegen, welche Ruf-Nr. nach außen bei abgehenden Anrufen übertragen werden soll. Dazu benötigen Sie von Ihrem Telekom-Provider das Leistungsmerkmal „Clip no Screening“ und der TAPI-Treiber muss die Funktion dwOrigAddressOffset bzw dwCallingPartyIDOffset unterstützen. Vorwahlziffern für die Telefonanlage: Bei einigen Telefonanlagen ist es möglich, durch eine spezielle Projekt- oder Kostenstellenvorwahl die anfallenden Gesprächsgebühren direkt innerhalb einer Telefonanlage auf eine spezielle Kostenstelle laufen zu lassen. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Hersteller der Telefonanlage, ob diese Funktion unterstützt wird. 9.2.5 Reiter: Eingehende Anrufe Hier bestimmen Sie die Parameter für eingehende Telefonate. Achtung! Die ersten beiden Informationen dieser Einstellungen sind benutzerspezifisch und werden im Benutzerprofil von AG-VIP SQL gespeichert. D.h. für Inboundprojekte ist diese Einstellung je Benutzer vorzunehmen. Alle anderen Informationen werden entsprechende dem Schalter Verbindungsinformationen lokal für diesen Arbeitsplatz speichern gespeichert. Seite 327 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Eingehende Anrufe annehmen: Über die Schalterleiste Telefonleiste können Sie Telefonate auch annehmen, wenn Ihr TAPI-Treiber diese Funktion unterstützt. Aktivieren Sie diese Option nicht, werden von AG-VIP SQL keine eingehenden Anrufe registriert und identifiziert. Sie schalten damit die Inboundfunktionalität aus. Adresse in aktueller Adressentabelle nach Telefonnummer suchen: Anhand der eingehenden Telefonnummer sucht AG-VIP SQL nach der passenden Adresse. Dabei wird aus Geschwindigkeitsgründen die Vorwahl in die zugehörige PLZ übersetzt und dann eine Feinsuche in allen Telefonnummernfeldern des Kommunikationscontrolls durchgeführt. Dabei findet AG-VIP SQL auch Adressen mit ähnlicher Rufnummer, z.B. wenn die Telefonzentrale in der Adressentabelle gespeichert ist, der Anruf aber von einer Nebenstellennummer kommt. Umwandlung der rufenden Telefonnummer Nachfolgende führende Ziffer in Rufnummer entfernen / ergänzen: Hier haben Sie die Möglichkeit beliebige Ziffern bei eingehenden Anrufen ergänzen oder entfernen zu lassen. Einige Telefonanlagen, z.B. Alcatel, ergänzen bei jedem eingehenden Anruf automatisch die „0“ für die Amtsholung. Inländische Telefonnummern werden aber nicht mit 00 abgespeichert. Folglich würde die Telefonnummernsuche versagen. In diesem Fall wählen Sie: Seite 328 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Bei Bedarf die lokale Vorwahl ergänzen: Erhalten Sie einen Anruf aus dem Ortsnetz und Ihre Telefonanlage übermittelt nicht die Telefonvorwahl, wird eine Telefonnummernsuche in AG-VIP SQL nicht erfolgreich sein. Deswegen haben Sie hier optional die Möglichkeit automatisch die Telefonvorwahl aus den Wahlparametern ergänzen zu lassen. Wartezeit für eingehende Telefonate in Millisekunden: AG-VIP SQL interpretiert bei einem eingehenden Anruf die Nummer des anrufenden Anschlusses (Caller ID) für die Anruferidentifizierung. Anhand der gewählten Zielnummer kann AG-VIP SQL im Rahmen des optionalen Workflows automatisch das Inboundprojekt zuordnen und so die richtige Bearbeitungsstufe mit dem entsprechenden Meldetext anzeigen. Dazu werden die Redirecting ID bzw. die Called ID interpretiert. Einige TAPI-Treiber liefern diese Informationen jedoch verzögert (z.B. Siemens 1st-Party TAPI-Treiber CallBridge TA). Hier können Sie eine Verzögerung in Millisekunden einstellen, wie lange AG-VIP SQL warten soll, bis alle Rufinformationen beisammen sind, um dann erst mit der Rufanalyse zu beginnen. Um herauszufinden, wann und ob diese Informationen durch den von Ihnen eingesetzten TAPITreiber geliefert werden, erzeugen Sie einen TAPI-Trace zwischen AG-VIP SQL und dem von Ihnen eingesetzten TAPI-Treiber. 9.3 Telefonieeinstellungen über die Benutzerverwaltung vornehmen Die individuellen Einstellungen für die Telefonie, lassen sich auch direkt in der Benutzerverwaltung vornehmen. Allerdings ist es hier natürlich möglich, dass der verwendete TSP an dem Arbeitsplatz evtl. nicht zur Verfügung steht, an dem Sie die Einstellungen ändern wollen. Ebenfalls ist es nicht möglich Einstellungen vorzunehmen, die lokal für einen Arbeitsplatz gelten. Die Einstellungen sind immer dann lokal, wenn der Schalter Verbindungsinformationen lokal für diesen Arbeitsplatz speichern gesetzt ist. Sind Seite 329 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Einstellungen lokal an einem Arbeitsplatz vorgenommen worden, dann können diese auch nur an diesem Arbeitsplatz geändert werden. Vorgehensweise: 1. Starten Sie die Benutzerverwaltung von AG-VIP SQL über das Menü Datei, Befehl Administration. Wählen Sie Benutzer und Gruppen, Benutzer/ Gruppenkonten. 2. Die Benutzerverwaltung startet mit der Liste aller Benutzerkonten. Seite 330 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Wählen Sie das gewünschte Benutzerkonto aus und wählen den ÄndernSchalter. 4. Wechseln Sie in den Reiter Anwenderprofil. Seite 331 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 5. Aktivieren Sie den Schalter Telefonie. Der Reiter Verbinden erscheint. 9.4 Telefon Wahlparameter Zweck: Die Telefon Wahlparameter sind eine Standard-Windows-Einstellung für die Anwahl über die TAPI-Schnittstelle. Diesen Dialog erreichen Sie über die Windows Systemsteuerung. Die nachfolgende Dokumentation verwendet die Windows 7 Dialoge. Andere Windows-Betriebssysteme können abweichende Dialoge besitzen. Einstellungen, die hier vorgenommen werden gelten immer nur für den Arbeitsplatz. Zu den Wahlparametern zählen die Angabe der Telefonvorwahl und die Amtsholung. Seite 332 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Extras den Befehl Telefon Wahlparameter. 2. Arbeiten Sie an verschiedenen Standorten mit diesem Computer, z.B. im Laptopbetrieb, lassen sich hier mehrere Standorte über den Neu-Schalter definieren. Normalerweise arbeiten Sie mit einem Standort. Über den BearbeitenSchalter gelangen Sie zur Einstellungen der Wahlparameter für diesen Standort. Seite 333 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Wählen Sie unter Land / Region Ihr Standortland sowie die zugehörige Ortskennzahl aus. Dabei können Sie die Vorwahl ohne führende Null eingeben. 4. Bei den Wählregeln geben Sie bitte die Amtskennziffern für Orts- und Ferngespräche an. Haben Sie direkt ein Amt, z.B. bei Euro-ISDN-Geräten, bleiben diese Felder leer. Nutzen Sie eine Telefonanlage, ist i.d.R. eine Null „0“ für die Amtsholung einzugeben. 5. Beenden Sie Ihre Eingabe mit dem OK-Schalter. Seite 334 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Die Anwahl über TAPI erfolgt intern in kanonischer Form, d.h. der Ländercode mit „+49“ für Deutschland, in runden Klammern die Ortsvorwahl ohne führende Null, z.B. (6181) gefolgt von der eigentlichen Telefonnummer des Teilnehmers, z.B.: +49(6181)97010 AG-VIP SQL setzt die zu wählende Ruf-Nr. intern automatisch in die kanonische Form um. Testen Sie die eingestellten Wahlparameter über die Windows eigene Wahlhilfe. Sie finden dieses TAPI-basierte Telefonieprogramm von Microsoft unter dem Windows-START-Menü, Programme_Zubehör_Kommunikation_Wahlhilfe oder Windows Start-Menü Ausführen „Dialer.EXE“. Unter dem Menü Bearbeiten Befehl Optionen wählen Sie zunächst den korrekten TAPI-Treiber aus. Testen Sie dann die Anwahl einer Telefon-Nr. in kanonischer Form. Funktioniert dies bereits mit der Windows-Wahlhilfe nicht, wird eine Anwahl in AG-VIP SQL nicht erfolgreich sein können. Überprüfen Sie in diesem Fall die Wahlparameter und den ausgewählten TAPI-Treiber. Achtung! Die Einstellungen für die Wahlparameter gelten immer komplett für den gesamten Arbeitsplatz und werden von Windows verwaltet. Auch andere Anwendungen können diese Wahlparameter verwenden. 10 Hilfsmittel Zweck: Hilfsmittel sind VB-Script gesteuerte Makros, über die Sie z.B. andere Anwendungen steuern können. So können Sie z.B. über einen Schalter automatisch in MS-Word ein Dokument, z.B. einen Brief, direkt aus AG-VIP SQL erzeugen, der bestimmte Informationen aus dem aktuellen Datensatz enthält. Dies wird i.d.R. die Anschrift, die Seite 335 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Briefanrede, usw. sein. Darüber hinaus lässt sich jedes weitere Datenbankfeld in ein externes Objekt übergeben. Sie können innerhalb von AG-VIP SQL max. 200 Hilfsmittel angezeigt bekommen. Die Anzahl der möglichen Hilfsmittel ist unbegrenzt. Neben Hilfsmitteln kennt AG-VIP SQL zahlreiche Ereignismakros, z.B. beim Öffnen einer Adresstabelle oder einer Ansicht, Lesen eines Datensatzes, Speichern oder Löschen eines Datensatzes Handbuch „AG-VIP SQL Makroprogrammierung“ Musterbeispiele finden Sie online unter http://kb.grutzeck.de. Wenn Sie Hilfsmittel einrichten, werden diese Hilfsmittel entweder global oder im Kontext eine Adresstabelle gespeichert. So können Sie z.B. für verschiedene Auftraggeber auch unterschiedliche Hilfsmittel einrichten. Hilfsmittel ausführen: Anwender können Hilfsmittel über die Schalterleiste Hilfsmittel jederzeit aufrufen und ausführen. Über den Anpassen-Schalter kann jeder Anwender die für Ihn relevanten Hilfsmittelschalter ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge festlegen: Die Hilfsmittelleiste gibt es als reine Symbolleiste (wie oben) oder durch Verwendung von Kategorien mit Drop-Down-Menüs: Seite 336 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Haken Sie alle Hilfsmittel an, die Sie verwenden wollen. Um die Reihenfolge zu vertauschen, markieren Sie das gewünschte Hilfsmittel und verschieben das Hilfsmittel entweder über die Pfeiltasten am rechten Rand des Dialoges oder per Drag & Drop. Alternativ können Sie für Ansichten auch Schaltflächen definieren über die ein Anwender ein Makro oder ein Hilfsmittel aufrufen kann. 6.4.20 Schalter Seite 337 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Grundsätzliche Vorgehensweise eines Hilfsmittels: MS-Word MS-Word Vorlage Vorlage *.doc *.doc VB-Script steuert MS-Word Daten Platzhalter: Platzhalter: {DocVariable {DocVariable „AddressStreet“} „AddressStreet“} Adresse Briefanrede Briefanrede Inhalt eines Briefes Ein Hilfsmittel besteht aus einer Vorlage (z.B. MS-Word-Dokument oder MSExcel-Tabelle). Diese Vorlage enthält Platzhalter (Variablen), damit AG-VIP SQL weiß, an welche Stelle welcher Feldinhalt aus dem aktuellen Datensatz wo eingefügt werden soll: Seite 338 Hinweis Um Feldfunktionen in einem Word-Dokument sichtbar zu machen, markieren Sie alles (STRG + A) und lassen sich über ALT + F9 die Feldfunktionen anzeigen. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Anwendung Form der Platzhalter Microsoft Word Als Feldfunktion: {Docvariable [interner Feldnamen AG-VIP SQL] /*charformat} Beispiel für die komplette Anschrift: {Docvariable AddressStreet /* charformat} Microsoft Excel Hier wird der absolute Zellenbezug mit dem internen Feldnamen von AG-VIP SQL bezeichnet. Seite 339 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Anwendung Form der Platzhalter Hinweis: Wird bei Übergabe Kennzeichenfeldern dem internen Feldnamen „at“ (in Anlehnung an das @-Zeichen bei Word) voran gestellt, wird anstelle des Kürzels der Beschreibungstext eingefügt. E-MailVorlage Hier wird in den Body der Email einfach der interne Feldnamen in %-Zeichen eingeschlossen. Beispiel für die Anschrift: %AddressStreet% Achtung: Wenn Sie also innerhalb des Textes ein Prozentzeichen schreiben wollen, müssen Sie das Prozentzeichen ggf. zwei Mal schreiben: „ 10%% Rabatt.“ Daraus wird bei Ausführung des Hilfsmittels eine Kopie erzeugt und die Datei abSeite 340 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x gespeichert. Das kann temporär oder an einem von Ihnen zuvor definierten Ablageort erfolgen. In der Kontakthistorie wird optional ein Link zu dieser Datei nebst einem Informationstext und Beschreibung der Art des Hilfsmittels, z.B. ausgehender Brief, eingefügt. Über ein VB-Script wird die externe Applikation, z.B. MSWord, gesteuert. Dort ist definiert, welche Felder aus dem aktuellen Datensatz in das Dokument übergeben werden. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Administrationsmenü den Punkt Hilfsmittel: 2. Im folgenden Dialogfenster sehen Sie alle bereits global definierten oder einzelnen Adresstabellen zugeordneten Hilfsmittel: Seite 341 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Tipp. Über den Filter können Sie die Anzeige nach einem Stichwort im Hilfsmittel Titel reduzieren. 10.1 Neues Hilfsmittel einrichten und bearbeiten Die nachfolgenden Beispiele zeigen die grundsätzliche Vorgehensweise anhand eines Microsoft Word-Hilfsmittels. Zweck: Sie bearbeiten ein bestehendes Hilfsmittel oder richten ein neues Hilfsmittel ein. Seite 342 Tipp: Online finden Sie unter http://kb.grutzeck.de Musterhilfsmittel für Word, Excel und Outlook. Diese Beispiele lassen sich über die Funktion Datei, Import direkt importieren. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Starten Sie wie oben beschrieben, die Administration der Hilfsmittel. Das Dialogfenster zur Bearbeitung von Hilfsmittel erscheint. 2. Um ein neues Hilfsmittel einzurichten, wählen Sie den Neu-Schalter. Seite 343 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Tipp: Um ein bestehendes Hilfsmittel zu kopieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Hilfsmittel. Das kontextsensitive Menü öffnet sich: Sie können nun das markierte Hilfsmittel Kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen und das Hilfsmittel verändern. So legen Sie rasch neue Hilfsmittel an. Um ein bestehendes Hilfsmittel zu verändern, markieren Sie das zu bearbeitende Hilfsmittel und wählen den Ändern-Schalter. 3. Das Dialogfenster zur Bearbeitung des Hilfsmittels öffnet sich. Seite 344 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Reiter Allgemein: Titel: Im Titel geben Sie den Beschreibungstext für das Hilfsmittel ein. Dieser Text erscheint als Sprechblase, wenn der Anwender mit dem Mauszeiger über den Schalter des Hilfsmittels fährt. Der Titel ist auch der relevante Namen für das Starten des Hilfsmittels über ein Makro. Kategorie: Die Kategorie dient der Gliederung von Hilfsmittel. Damit werden Hilfsmittel einer Kategorie in einem Drop-Down-Menü untereinander angeordnet. Das Symbol des ersten Hilfsmittels der Kategorie erscheint in der Hilfsmittelleiste als Symbol für diese Kategorie. Im Drop-Down-Menü sehen Sie das Symbol und den Titel jedes Hilfsmittels. Haben Sie eine größere Anzahl von Hilfsmittel, verbessern Sie durch den Einsatz von Kategorien die Übersichtlichkeit für den Anwender. Modus: AG-VIP SQL kennt drei Ausführungsarten: a) Immer Starten Das Hilfsmittel lässt sich in jeder Situation ausführen. b) Nur starten, wenn Adresse ausgewählt Das Hilfsmittel lässt sich nur ausführen, wenn auch eine Adresse in der Ansicht eingelesen wurde. Wollen Sie z.B. einen Brief in MS-Word erstellen lassen, brauchen Sie eine Empfängeradresse und Briefanrede. Dazu muss AGVIP SQL wissen, welche Adresse in das Dokument übergeben werden soll. c) Starten und Eintrag in Historie Das Hilfsmittel wird nur ausgeführt, wenn eine Adresse eingelesen ist. Zusätzlich wird ein Kontakteintrag in der Historie erzeugt. d) Starten und Datei in Historie einfügen Das Hilfsmittel lässt sich ausführen, wenn eine Adresse in der Ansicht angeSeite 345 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x zeigt wird. Das neu erzeugte Dokument wird auch automatisch in die Historie verlinkt. So haben Sie eine einfache, aber effektive Form eines Dokumentenmanagements. Hilfsmittel mit uneingeschränkten Rechten ausführen (Benutzerrechte werden ignoriert) Nur im optionalen Workflow werden Makros unabhängig vom ausführenden Benutzerrecht abgearbeitet. Im Freien Arbeiten gilt immer der Kontext mit den aktuellen Benutzerrechten. Aktiviert man diese Option wird das Hilfsmittel mit vollen Rechten, unabhängig von den Rechten des ausführenden Benutzers, ausgeführt. Damit lassen sich dann z.B. via Makro auch Felder beschreiben, auf die der aktuelle Anwender eigentlich kein Recht hat. Anwendung: Unter Anwendung geben Sie an, welche Applikation gestartet werden soll. Dazu können Sie entweder eine verknüpfte Anwendung wählen oder direkt einen Befehl zum Programmaufruf eingeben. Erscheinungsbild: Hilfsmittel von „Hilfsmittelleise“ verbergen: Das aktuelle Hilfsmittel erscheint nicht als Auswahlmöglichkeit für den Anwender im freien Arbeiten auf Ebene der Adress- oder Projekttabelle, sondern kann nur über - einen Schalter auf der Ansicht - einen Ereignismakro (Application.ExecuteTool(„[Name Hilfsmittel]“) - oder eine Reaktion im Workflow ausgelöst werden. Symbol: Aktivieren Sie den Ändern-Schalter, um ein anderes Symbol für die Schaltfläche auszuwählen. Im \Sample\-Ordner finden Sie eine Symbolsammlung in der Datei StdIcon.DLL 5. Reiter Hilfsmittel Vorlage: Wechseln Sie in den Reiter Hilfsmittel Vorlage. Seite 346 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. Hier legen Sie fest, welche Dateivorlage verwendet werden soll. Bei Dateiname geben Sie die Dateivorlage ein, die als Muster dient. Alternativ können Sie dies auch über den Datei-Explorer mit Hilfe des -Schalters auswählen. Über den Öffnen-Schalter können Sie die Dateivorlage direkt öffnen und bearbeiten. Damit AG-VIP SQL weiß, wo die neu erzeugte Datei abgelegt werden soll, geben Sie das gewünschte Zielverzeichnis an. Über den Explorer-Schalter können Sie ein Zielverzeichnis wählen. Lassen Sie das Feld leer, wird der Anwender bei Ausführung des Hilfsmittels aufgefordert, einen Ablagepfad und Namen anzugeben. Über den –Schalter lassen sich Variablen als Verzeichnispfad integrieren: Seite 347 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Tipp: Bei Dateiname, Zielverzeichnis und Neuer Dateiname können Variablen verwendet werden. Jedes Feld aus AG-VIP SQL kann hierzu herangezogen werden: %[interner Feldnamen]%. Wollen Sie das Prozentzeichen darstellen, verwenden Sie %%. 7. Unter Neuer Dateiname geben Sie den Namen der neu erzeugten Datei an. Auch hier sind Variablen möglich. Option Bestehende Datei automatisch überschreiben Diese Option aktivieren Sie, wenn Sie ein temporäres Dokument erzeugen, z.B. ein Standardanschreiben, das aber nicht für immer gespeichert werden soll. 8. Wechseln Sie in den Reiter Makro. 9. Unter Makromodus lassen sich vier verschiedene Stati einrichten: - Kein Programm starten, leere Verbindung herstellen Es wird keine Applikation gestartet. Einzig der Makrotext wird ausgeführt. Seite 348 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x - Programm starten, aber keine Verbindung herstellen: Die Anwendung wird gestartet. Dies entspricht dem Doppelklick im Windows-Explorer auf die Datei, die als Vorlage dient. Es wird aber kein Targetobjekt erzeugt. - Programm starten und Verbindung automatisch herstellen: Die verknüpfte Applikation wird gestartet und ein Targetobjekt erzeugt. AG-VIP SQL wartet mit der Ausführung des Makros, bis das Targetobjekt wirklich verfügbar ist. Dies ist der Standardfall! - Verbindung automatisch starten: Es wird keine Applikation gestartet. Einzig das Targetobjekt wird erzeugt und darüber läuft die Verbindung. Makro vor Ausführung: Vor Ausführung des Hilfsmittels kann ein Makro ablaufen. Hier kann z.B. bei einem Email-Hilfsmittel geprüft werden, ob der aktuelle Datensatz überhaupt eine Emailadresse besitzt und die Ausführung des Hilfsmittels gestoppt werden. Genauso lässt sich hier ActiverTool.FileName und ActiveTool.TemplateFile (Name der zu verwendenden Vorlagedatei) verändern. Mehr Details zu den Möglichkeiten, z.B. Application.Substitute finden Sie im Handbuch „AG-VIP SQL Makroprogrammierung“ Hilfsmittel Makro Klicken Sie auf den Ändern-Schalter, um das VB-Script zu bearbeiten. Das VB-Script definiert die Felder, die in das aktive Dokument übergeben werden. Hier können Sie beliebige VB-Scriptmakros hinterlegen. Handbuch „AG-VIP SQL Makroprogrammierung“ Zu den Musterhilfsmitteln finden Sie in der Knowledgebase unter http://kb.grutzeck.de eine ausführliche Anleitung. Im Kopfteil des Makrotextes nehmen Sie über den Ändern-Schalter die notwendige Parametrisierung vor. So wird z.B. in dem Word-Musterhilfsmittel festgelegt, ob die Historie mit übergeben oder eine Zusatztabelle werden sollen, ob das Dokument direkt Seite 349 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x gedruckt, ein PDF erzeugt oder ob der Cursor nach Ausführung an eine bestimmte Stelle (Textmarke = Start) springen soll. Grundsätzlich werden alle Felder aus dem aktiven AG-VIP SQL Datensatz in das neu erzeugte Dokument, Excel-Sheet oder Email übergeben. Sie müssen in der Vorlage nur die entsprechenden Platzhalter definieren, die dann durch Feldinhalte aus dem aktuellen Datensatz ersetzt werden. Behandlung von Kennzeichenfeldern: Kennzeichen bestehen aus einem bis zu 8-stelligen Kürzel sowie einem Erklärungstext. In einem Hilfsmittel kann es wünschenswert sein, das Kürzel oder den Kennzeichentext in ein Dokument zu übergeben. Beispiel: Es gibt in der Adresstabelle das benutzerdefinierte Kennzeichenfeld Adress_Status. Hierfür gibt es ein Kennzeichen K = Kunde. Um nicht das Kürzel sondern den Erklärungstext (Kennzeichenbeschreibung) zu übergeben, benennen Sie die Dokumentvariable in Ihrer Vorlage entsprechend mit DOCVARIABLE „@Adress_Status“. Das gleiche Verfahren lässt sich auf Kennzeichenlisten anwenden. Die Dokumentvariable enthält dann alle in dieser Kennzeichenliste der aktuellen Adresse befindlichen Kennzeichen. 10. Mit der Tastenkombination STRG+S speichern Sie und schließen das Makrofenster. Speichert den Makro Schließt die Makrobearbeitung. Haben Sie Änderungen gemacht, werden Sie gefragt, ob die Änderungen gespeichert werden sollen. Der markierte Text wird ausgeschnitten Seite 350 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Kopiert den markierten Text in die Zwischenablage Fügt die aktuelle Zwischenablage an der aktuellen Cursorposition ein Macht den letzten Bearbeitungsschritt rückgängig Zeigt alle Felder der aktuellen Adresstabelle an. Felder können so leicht in Ihr Makro integriert werden: 11. Wechseln Sie in den Reiter Eintrag für Historie. Schreiben Sie einen Brief, wollen Sie i.d.R. hierfür auch einen Kontakteintrag in der Historie erzeugen. Haben Sie die Ausführungsart Starten und Eintrag mit Dateinamen in Historie einfügen, gewählt, wird auch der Verknüpfungspfad direkt in der Historie hinterlegt. Dazu können Sie eine Bemerkung und einen Kommunikationstyp wählen. Seite 351 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 12. Damit lässt sich z.B. folgender Historieneintrag automatisch bei Ausführung des Hilfsmittels erzeugen: 13. Um die Einrichtung des Hilfsmittels abzuschließen, wählen Sie den OKSchalter. 10.2 Hilfsmittel exportieren Zweck: Damit Sie Hilfsmittel auch für andere AG-VIP SQL –Installationen verwenden oder für spätere Verwendung archivieren können, lassen sich Hilfsmittel exportieren. Über die Hilfsmittelimportfunktion können Sie Hilfsmittel jederzeit wieder in eine AG-VIP SQL-Installation einfügen. 10.4 Hilfsmittel debuggen Seite 352 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Zweck: Der Schalter Debugger erlaubt den Test eines Hilfsmittels und prüft dabei im Debugger den hinterlegten Makrocode. Voraussetzung: Eine Adresse ist eingelesen. Der Anwender verfügt über das administrative Recht Markos zu debuggen. Vorgehensweise: 1. Aus dem Arbeitsbereich Administration, den Punkt Hilfsmittel aufrufen. 2. Zu testendes Hilfsmittel markieren und den Schalter Debugger auslösen. Hilfsmittel importieren Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Administrationsmenü im Arbeitsbereich Hilfsmittel. 2. Das Dialogfenster zur Bearbeitung der Hilfsmittel öffnet sich. Seite 353 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Markieren Sie die Hilfsmittel, die Sie exportieren möchten und aktivieren den Export-Schalter. Seite 354 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Geben Sie den gewünschten Dateinamen und das Zielverzeichnis an, unter dem das Hilfsmittel gespeichert werden soll. Über die Importfunktion für Hilfsmittel, können Sie das Hilfsmittel jederzeit wieder in eine AG-VIP SQL –Installation einfügen. Tipp: Wollen Sie alle globalen Hilfsmittel oder alle Hilfsmittel einer Adresstabelle exportieren, markieren Sie einfach die gewünschte Adresstabelle. Es werden dann alle Hilfsmittel dieses Bereichs exportiert. 10.3 Hilfsmittel debuggen Zweck: Der Schalter Debugger erlaubt den Test eines Hilfsmittels und prüft dabei im Debugger den hinterlegten Makrocode. Voraussetzung: Eine Adresse ist eingelesen. Der Anwender verfügt über das administrative Recht Markos zu debuggen. Vorgehensweise: 3. Aus dem Arbeitsbereich Administration, den Punkt Hilfsmittel aufrufen. 4. Zu testendes Hilfsmittel markieren und den Schalter Debugger auslösen. 10.4 Hilfsmittel importieren Zweck: Bestehende Hilfsmittel, die Sie zuvor aus einer AG-VIP SQL-Installation exportiert haben, können Sie jederzeit wieder importieren. Unterhalb der AG-VIP SQL-Programmverzeichnisses finden Sie einen Unterordner \Samples\. Hier finden Sie Musterhilfsmittel für MS-Word, MS-Excel und MSOutlook. 10.2 Hilfsmittel exportieren Seite 355 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Online finden Sie unter http://kb.grutzeck.de hilfreiche Musterhilfsmittel, die Sie einfach importieren und für Ihre Bedürfnisse anpassen können. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie in AG-VIP SQL aus der Arbeitsbereichsansicht den Punkt Administration, Hilfsmittel. 2. Markieren Sie die Adresstabelle, wenn die Hilfsmittel nur im Kontext einer bestimmten Adresstabelle zur Verfügung stehen sollen. Sollen die Hilfsmittel immer anwendbar sein, z.B. allgemeine Hilfsmittel für Terminerfassung in MS-Outlook, markieren Sie Globale Hilfsmittel. 3. Aktivieren Sie den Import-Schalter und wählen die zu importierende Hilfsmitteldatei aus: Seite 356 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Öffnen-Schalter. Der Import erfolgt und steht automatisch im globalen oder Adresstabellenkontext zur Verfügung. Importieren Sie Musterhilfsmittel müssen Sie noch die Pfade für die Vorlage und Ablage im Hilfsmittel verändern: 1. Markieren Sie einzeln jedes neu importierte Hilfsmittel und wählen den Ändern-Schalter. 2. Wechseln Sie in den Reiter Hilfsmittel Vorlage und passen den Pfad für die entsprechenden Vorlagedateien sowie den gewünschten Ablageort an. Jetzt können Sie die Hilfsmittel nutzen. 10.5 Hilfsmittel kopieren Zweck: Sie möchten ein bestehendes Hilfsmittel kopieren, um es in einer anderen Adresstabelle oder modifiziert wieder zu verwenden. Seite 357 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Im Gegensatz zum Export und Import von Hilfsmitteln können über die KopierenFunktion Hilfsmittel nur innerhalb einer SQL-Datenbank kopiert werden. Vorgehensweise: 1. Starten Sie im Administrationsbereich die Verwaltung der Hilfsmittel. 2. Markieren Sie das Hilfsmittel, das Sie kopieren möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Das kontextsensitive Menü öffnet sich. Wählen Sie den Befehl Kopieren. Positionen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Hilfsmittel als Kopie neu eingefügt werden soll, z.B. eine andere Adresstabelle: 3. 4. Seite 358 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 5. Öffnen Sie über den rechten Mausklick erneut das kontextsensitive Menü und wählen den Befehl Einfügen. Eine Kopie des Hilfsmittels wird nun angelegt. Sie könne nun die gewünschten Änderungen und Anpassungen über den Ändern-Schalter vornehmen. Seite 359 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 10.6 Hilfsmittel löschen Zweck: Ein bestehendes Hilfsmittel wird gelöscht. Bedenken Sie bitte, dass dieses Hilfsmittel für alle Anwender dieser Adresstabelle gelöscht wird! Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie die Administration der Hilfsmittel. 2. Markieren Sie das zu löschende Hilfsmittel und wählen den Schalter Löschen. Seite 360 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Mit Bestätigung der Kontrollabfrage wird das Hilfsmittel unwiderruflich gelöscht. 10.7 Hilfsmittel für MS-Outlook Über das MS-Outlook AddIn tragen Sie via Hilfsmittel in AG-VIP SQL Adressen, Termine und Aufgaben in MS-Outlook ein. Verschicken Sie Emails, können diese beim Versand automatisch in die Historie von AG-VIP SQL verknüpft werden. Da jede/r über AG-VIP SQL in MS-Outlook eingetragene Aufgabe /Termin mit den Adressinformationen übergeben werden, können Sie von jedem dieser Objekte direkt zur zugehörigen Adresse in AG-VIP SQL verzweigen. Emails können direkt aus Outlook in AG-VIP SQL archiviert werden. 10.7.1 Tipp: Bei der Einrichtung des Hilfsmittels können Sie im Reiter Makro über Parameter festlegen, ob Kontaktdaten: In den persönlichen Kontakteordner von Outlook In den öffentlichen Kontakteordner von Outlook (Exchange) In einen bestimmten Kontakteordner eines Mitarbeiters von Exchange übergeben werden sollen Musterbeispiele nebst ausführlicher Dokumentation finden Sie unter www.KB.Grutzeck.de Voraussetzung AG-VIP SQL Seite 361 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 10.7.2 MS-Outlook 2007 oder höher Adresse in AG-VIP SQL anzeigen Damit Sie von den aus AG-VIP in Outlook eingetragenen Terminen, Aufgaben und Kontakten jederzeit Ihre Adresse in AG-VIP angezeigt bekommen, finden Sie in den entsprechenden Formularen eine neue Schaltleiste. So können Sie per Knopfdruck auf die ursprüngliche Adresse in AG-VIP zugreifen. 10.7.3 Hilfsmittel „Adresse und Termin nach MS-Outlook übergeben“ Mit dem Hilfsmittel „Adresse und Termin nach MS-Outlook übergeben“ können Sie einen Termin zu Ihrer Adresse in AG-VIP SQL in MS-Outlook eintragen. Parallel wird die Adresse als Kontakt nach MS-Outlook übergeben und mit dem Termin verknüpft. Seite 362 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Details zur Parametrisierung und Download Muster unter www.KB.Grutzeck.de 10.7.4 Hilfsmittel „Aufgabe und Kontakt nach MS-Outlook übergeben“ Mit dem Hilfsmittel „Aufgabe und Kontakt nach MS-Outlook übergeben“ können Sie eine Aufgabe zu Ihrer Adresse in AG-VIP SQL in MS-Outlook eintragen. Parallel wird die Adresse mit nach MS-Outlook übergeben. Seite 363 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Details zur Parametrisierung und Download Muster unter www.KB.Grutzeck.de 10.7.5 Hilfsmittel „Adressaktivitäten in MSOutlook anzeigen“ Mit dem Hilfsmittel „Adressaktivitäten in MS-Outlook anzeigen“ sehen Sie alle Termine und Aufgaben zu dieser Adresse in MS-Outlook. Die Adresse wird in MS-Outlook aufgerufen und gleich der Reiter „Aktivitäten“ aufgerufen. 10.7.6 Hilfsmittel „Email schreiben mit AG-VIP SQL“ Sie haben die Möglichkeit Emails mit den Hilfsmitteln von AG-VIP SQL zu schreiben. Dadurch können Sie sich auch eigene Hilfsmittel Vorlagen in AG-VIP SQL einzurichten. Das Musterbeispiel „Emails schreiben mit Vorlage“ dient als Emailvorlage. Das Hilfsmittel „Email schreiben“, führt keine Kopie der Emailvorlage aus, d.h. Sie haben eine leere Email mit ggf. Ihrer eingerichteten Signatur in MS-Outlook. Details zur Parametrisierung und Download Muster unter www.KB.Grutzeck.de Seite 364 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 10.7.6.1 Emailvorlage in AG-VIP SQL einrichten Zweck: Erzeugt eine neue Emailvorlage. Achtung! Damit Sie in MS-Outlook Vorlagen als *.OFT-Datei abspeichern können, muss in älteren Outlook Versionen unter Extras, Optionen im Reiter E-Mail Format die Option E-Mail mit Microsoft Office bearbeiten deaktiviert sein. . Vorgehensweise: 1. 2. Gehen Sie im Administrationsbereich auf den Reiter Hilfsmittel. Wählen Sie das Emailhilfsmittel aus, drücken Sie auf die rechte Maustaste und betätigen Sie den Befehl Kopieren. Seite 365 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Markieren Sie die Adresstabelle, in der Sie die Emailvorlage verwenden möchten. Soll die Emailvorlage in mehreren Adresstabellen verwendet werden, markieren Sie GLOBALE HILFSMITTEL, drücken die rechte Maustaste und betätigen den Befehl Einfügen. 4. Markieren Sie das eingefügte Hilfsmittel und betätigen Sie den Button Ändern. Sie haben jetzt die Möglichkeit einen neuen Namen für das Hilfsmittel zu vergeben. Wenn Sie möchten, dass die Email in der Historie hinterlegt wird, 5. Seite 366 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x wählen Sie im Punkt Modus „Starten und Dateinamen mit Eintrag in Historie einfügen“ aus. 6. 7. 8. Gehen Sie auf den Reiter Hilfsmittel Vorlage. Drücken Sie den Button Öffnen. Es wird eine Muster Email-Vorlage geöffnet. Gehen Sie auf Menp Datei Befehl Speichern unter. Geben Sie Ihrer Email-Vorlage einen neuen Namen und bestätigen Sie dies mit OK. Anschließend speichern und schließen Sie die Vorlage. 9. Betätigen Sie den Button OK. Damit ist Ihre Emailvorlage eingerichtet. Wird beim Ausführen der Emailvorlage automatisch keine Signatur in die E-Mail eingefügt, hinterlegen Sie diese bitte in der Emailvorlage. Seite 367 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 10.7.7 Tipp: Damit Sie Felder aus AG-VIP SQL in Ihre Vorlage einbinden können, müssen Sie folgende Syntax verwenden: %Feldname%. Auf Felder aus dem Benutzerprofil können Sie wie folgt zugreifen: %ActiveUser.FullName% = Voller Name des Benutzers %ActiveUser. = Durchwahl des Benutzers DirectPhoneNumber% %ActiveUser.Department% = Abteilung des Benutzers %ActiveUser.Email% = Emailadresse des Benutzers %ActiveUser.FaxNumber% = Faxnummer des Benutzers %ActiveUser.Function% = Funktion des Benutzers Vertrauenswürdigkeit MS-Outlook AddIn MS-Outlook besitzt ein integriertes Sicherheitssystem und warnt bei externem Zugriff auf bestimmte Funktionen von MS-Outlook. Das Com-AddIn für AG-VIP SQL können Sie aber mit einem Microsoft Exchange Server als vertrauenswürdig deklarieren. Damit hat das Com-AddIn vollen Zugriff auf MS-Outlook. Andernfalls erhalten Sie bei Ausführung des Hilfsmittels Email schreiben mit AG-VIP SQL einmalig eine Warnung von MS-Outlook. Wie Sie ein Com-AddIn als vertrauenswürdig deklarieren können, entnehmen Sie bitte der Microsoft Exchange Server Dokumentation. 10.7.8 Outlook: Eingehende Emails archivieren Zweck: Wenn Sie AG-VIP SQL auf einem Arbeitsplatz installieren, wird automatisch ein Seite 368 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Add-In in Outlook installiert. Ihr Outlook wird damit um eine Schalterleiste und ein spezielles Menü zur Emailarchivierung erweitert: Grundsätzliche Funktionsweise der Email Archivierung 1. 2. Markieren Sie die zu archivierende Email in Outlook und wählen entweder den Schalter , um die E-Mail in AG-VIP SQL zu verlinken oder den Schalter chivieren: , um nur den Text der Email in AG-VPI SQL zu ar- Anhand der Emailadresse des Absenders oder im Ordner Postausgang bzw. Gesendete Objekte anhand der Empfängeremailadresse, wird der zugehörige Datensatz in AG-VIP SQL über die Globale Suche gesucht und Treffer angezeigt. Seite 369 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Bei Doppelklick wird ein neuer Historiendatensatz erzeugt. Entsprechend der Einstellungen wird die zu archivierende Email direkt verlinkt oder nur der Text in die Historie geschrieben. 4. War der gewünschte Treffer nicht dabei, können Sie entweder über Neue Adresse einen neuen Adressdatensatz anlegen oder über den Schalter neue globale Suche durchführen. Seite 370 eine AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Durch AG-VIP SQL ergänzte Funktionen / Schalter in MS-Outlook: Adresse in AG-VIP SQL anzeigen Zeigt vom aktuell markierten Objekt in Outlook die zugehörige Adresse an. Voraussetzung: Das Objekt (Aufgabe, Termin, Email oder Kontakt) wurde über ein Hilfsmittel von AG-VIP SQL aus erzeugt. Ansonsten wird versucht, über ein anderes Suchargument die Adresse in AG-VIP SQL zu finden: Adresse in AG-VIP SQL eintragen / ergänzen Übernimmt den aktuell markierten Kontakt in die gerade geöffnete Adresstabelle in AG-VIP SQL. Wurde der Kontakt durch ein Hilfsmittel aus AG-VIP SQL erzeugt, werden die Kontaktdaten durch die Outlookdaten aktualisiert. Bevor ein neuer Kontakt aus Outlook in AG-VIP SQL eingetragen wird, erhalten Sie einen Infohinweis: Seite 371 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Email speichern in AG-VIP SQL mit Ablage 1. 2. Markieren Sie eine E-Mail und wählen den -Schalter Eine globale Suche über die Absender-Emailadresse wird in AG-VIP SQL ausgelöst und die Treffer Ihnen angezeigt: 3. Wählen Sie die richtige Adresse aus. Es wird automatisch ein Historieneintrag erzeugt. Dabei erhält der Eintrag das Symbol der eingehenden Email sowie das Datum der Archivierung. Die Emaildatei wird an dem in den Einstellungen zuvor definierten Ablageort gespeichert und in den Historieneintrag verlinkt. Der Historientext kann durch die Einstellungen mit Betreff und / oder dem Body der Email gefüllt werden. Im Workflow erfolgt ein analoger Historieneintrag. Sie greifen das Ticket auf und stufen das Ticket durch Abspeichern für den nächsten Bearbeitungsschritt ein. ACHTUNG Ticket im Workflow: Wird durch die Einstufung ein Hilfsmittel ausgelöst, das ebenfalls in der Historie verknüpft wird, geht der Link zur eingehenden Email verloren!!! In diesem Fall sollten Sie via Makro einen zweiten Historieneintrag erzeugen oder das Hilfsmittel in einer nachgelagerten Bearbeitungsstufe auslösen lassen. Email speichern in AG-VIP SQL ohne Ablage Diese Funktion ist analog zu oben, jedoch wird die Emaildatei nicht verlinkt. Der Text wird in den Historientext kopiert. Beachten Sie, dass mit dieser Funktion die Anlagen der Email verloren gehen. Ein Historieneintrag ist auf max. 2048 Zeichen beschränkt, so dass der Emailtext u.U. abgeschnitten werden kann. Seite 372 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 10.7.8.1 Einstellungen Grundsätzliche Funktionsweise Diese Einstellung gilt nur für die Archivierung von Emails aus Outlook in AG-VIP SQL. Zur Archivierung gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Verlinkung der eingegangenen Email: Dabei wird die Email (*.MSG-Datei) in einen in den Einstellungen definierten Pfad kopiert und anhand der Empfängeradresse gesuchten Datensatz in die Historie verlinkt. 2. Ablage direkt in der Historie: In diesem Fall kann der Betreff und / oder Emailtext in den Historientext abgelegt werden. Vorgehensweise: 1. Rufen Sie in Outlook aus dem Menü AG-VIP SQL den Befehl Einstellungen auf. 2. Geben Sie zunächst die Parameter für die Archivierung der eingehenden Email Seite 373 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x zur Ablage (Verlinkung der Emaildatei in die Historie) an: Wählen Sie den gewünschten Ablagepfad aus und definieren Sie den automatisch zu erzeugenden Dateinamen für die MSG-Datei. Über den Schalter können Sie Variablen zur Erzeugung des Dateinamens einfügen. Unter der Ablageart bestimmen Sie, was als Text in die Historie von AG-VP SQL eingetragen werden soll. 3. Bei der Emailarchivierungsfunktion ohne Ablage bestimmen Sie lediglich den Text der Historie. 4. Unter (3) Einstellungen legen Sie fest, wo diese Einstellungen gespeichert werden sollen. Wir empfehlen grundsätzlich die Einstellung Parameter für ALLE Benutzer des AddIns speichern. Dann werden die Parameter in der AGVIP.INI im AG-VIP SQL Programmverzeichnis abgelegt. Bei Netzwerkinstallationen, bei denen AG-VIP SQL in einem zentralen freigegebenen Laufwerk liegt, sind somit die Einstellungen für alle Arbeitsplätze identisch. Ist dies nicht gewünscht, weil jeder Anwender seinen eigenen Ablageordner benötigt, wählen Sie die Option Parameter nur für AKTUELLEN Benutzer speichern. Dann werden die Parameter in der Windows Registrierungsdatenbank unter HKEY_CURRENT_USER abgelegt. Jeder Anwender muss dann an jedem Rechner, an dem er arbeitet, diese Einstellungen neu für sich vornehmen. 5. Beenden Sie die Eingabe der Einstellungen über den Speichern-Schalter. 10.8 Emailversand via SMTP mit AG-VIP SQL Mit der SMTP-Schnittstelle von AG-VIP SQL haben Sie die Möglichkeit, direkt aus AG-VIP SQL Emails an einen SMTP-Server zu versenden. Durch das direkte Senden von Emails an einen SMTP-Server müssen keine Sicherheitseinstellungen von MS-Outlook beachtet werden. Diese Emails erscheinen nicht im Postausgang Ihres Mailclients! Die SMTP-Schnittstelle von AG-VIP SQL lässt sich via Makro steuern. Im Ordner \SAMPEL\ steht ein vordefiniertes Hilfsmittel als Beispiel zur Verfügung. Seite 374 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 10.8.1 Einrichtung Hilfsmittel SMTPEmailversand Zweck: Über ein Hilfsmittel wird ein beliebig personalisierbarer Text im Text- oder HTML-Format optional mit Anlagen versendet. Dazu benötigen Sie einen SMTPServer, über den Sie direkt Emails versenden können. Das kann Ihr lokaler MailServer oder ein Provider sein. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Administration und klicken dann auf Hilfsmittel. 2. Wählen Sie den Schalter Import. 3. Im Ordner \Sample\ finden Sie das Musterhilfsmittel Email versenden über SMTP-Server.agtool. 4. Das öffnen Sie bitte. Damit wird das Musterhilfsmittel importiert. 5. Markieren Sie nun das Hilfsmittel und wählen den Ändern-Schalter, um im Reiter Vorlagen die Vorlage für das Hilfsmittel zu bearbeiten. Seite 375 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. Hier schreiben Sie Ihren individuellen Text. Wenn Sie im Text %[interner Feldnamen aus AG-VIP SQL]% schreiben, wird dieser Variablentext beim Versand durch den Feldinhalt des aktuellen Datensatzes ersetzt (Personalisierung). 7. Wechseln Sie nun in den Reiter Makro und nehmen dort die notwendigen Einstellungen für die Verbindung zum SMTP-Server vor. Zum Bearbeiten des Makros klicken Sie bitte auf den Ändern-Schalter. Seite 376 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Im Makro definieren Sie darüber hinaus die Art des Eintrags in die Historie des aktuellen Datensatzes sowie ggf. welche Dateien als Anlage mit gesendet werden sollen. 8. Speichern Sie Ihre Änderungen ab. Testen Sie nun den Emailversand über dieses Hilfsmittel mit einer Testemailadresse. Dieses Hilfsmittel eignet sich .z.B. für den Informationsversand an Interessenten oder als Infoweiterleitung im Rahmen des Workflows: Beispiel: Batchexportstufe erzeugt eine Excel-Datei. In der Reaktion ist das Hilfsmittel SMTP-Emailversand eingebunden, dass die erzeugte Excel-Liste als Anhang direkt versendet. 10.8.1.1 Beschreibung der Methoden 10.8.1.2 Methode Port Mit der Methode Port kann die Portnummer für die Kommunikation mit dem SMTP-Server festgelegt werden. Seite 377 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 10.8.1.3 Methode Host Mit der Methode Host wird der SMTP-Server festgelegt. 10.8.1.4 Methode LoginMethod Mit der Methode LoginMethod kann das Loginverhalten am SMTP-Server festgelegt werden. Folgende Einstellungen sind möglich: 1. NoLoginMethod = Kein Login am SMTP-Server erforderlich. 2. CramMD5Method = Anmeldedaten werden verschlüsselt an den SMTPServer übertragen. 3. AuthLoginMethod = Anmeldedaten werden mit BASE64 verschlüsselt. Dies dient nur zum korrekten Darstellen der Umlaute bzw. Sonderzeichen. Die eigentlichen Daten werden im Klartext übertragen. 4. LoginPlainMethod = Anmeldedaten werden im Klartext übertragen. Von dieser Methode ist abzuraten. 10.8.1.5 Methode ConnectionType Mit der Methode ConnectionType kann eine SSL Verschlüsselung festgelegt werden. Folgende Einstellungen sind möglich: 1. 0 = Keine SSL Verschlüsselung 2. 1 = SSL Verschlüsselung aktiviert (Port Anpassung beachten z.B. 456) 10.8.1.6 Methode Username Mit der Methode Username kann der Benutzername für den SMTP-Server gesetzt werden. 10.8.1.7 Methode Password Mit der Methode Password kann das Passwort für die Benutzeranmeldung am SMTP-Server gesetzt werden. Seite 378 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 10.8.1.8 Methode FromName Mit der Methode FromName kann der Absendername ausgeschrieben gesetzt werden. 10.8.1.9 Methode From Mit der Methode From wird die Absender Emailadresse gesetzt. 10.8.1.10 Methode HTML Mit der Methode HTML können Sie festlegen, ob der Emailinhalt im HTML dargestellt werden soll oder nicht. 10.8.1.11 Methode To Mit der Methode To wird die Empfängeradresse gesetzt. 10.8.1.12 Methode CC Mit der Methode CC wird die Emailadresse für die Kopie der Email gesetzt. 10.8.1.13 Methode BCC Mit der Methode BCC wird die Emailadresse gesetzt für eine Kopie der Email. Allerdings sieht nur der jeweilige Emailempfänger seine Emailadresse. 10.8.1.14 Methode Subject Mit der Methode Subject wird die Betreffzeile der Email geschrieben. 10.8.1.15 Methode Body Mit der Methode Body wird der Emailinhalt geschrieben. 10.8.1.16 Methode File Mit der Methode File können Dateianhänge an die E-Mail angehängt werden. Seite 379 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 10.8.1.17 Funktion Send Mit der Methode Send wird die erzeugte Email abgeschickt. 10.8.2 Beispiel Makro Die aktuellste Version des SMTP Hilfsmittels finden Sie zum kostenlosen Download unter www.KB.Grutzeck.de. ' US 2008-10-14 Version 1.09 ' Replace Bug, HTML-Replace Option Explicit Dim oAddress Set oAddress = Application.ActiveRecord ' Auf Projekt prrüfen If oAddress.Type=agRecordTypeProjectCRM Then ' OK Wir haben ein CRM Projekt. Wir prüfen ob im CRM Fenster etwas selektiert ist Dim oCRMEntry, oFound Set oFound = Nothing For Each oCRMEntry In ActiveRecord.CRMAddresses If oCRMEntry.IsSelected Then Set oFound = oCRMEntry End If Next ' OK wir haben die eine Adresse Set oAddress = oFound.Record ' Diese jetzt in den Historien datensatz einfügen HistoryEntry.Fields("IdLinkedAddresses").Value.Add(oAddress.Id) End If '********************************************************* *********************************************** ' Dieses Hilfsmittel verschickt via SMTP eine Email. Seite 380 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x ' Der Text der Email ("Body") wird als personalisierbare Vorlage im Reiter "Vorlage" definiert. ' Objekte bestimmen Dim Host, Username, Password, LoginMethod Dim From, FromName, Subject, Empfaenger, Kopie, Datei Dim Historie '********************************************************* ****************************************** ' ANMELDUNG SMTP SERVER ' Werte für die Optionen zum Emailversenden setzen. ' Host: ' Der Host ist der Name zum SMTP-Server wie z.B. "mail.gmx.de" oder "mail.web.de". Wenn der lokale SMTPServer ' über eine IP-Adresse angesprochen wird, kann diese auch beim HOST hinterlegt werden. ' ' Username: ' Beim Benutzernamen wird der Anmeldenamen für den SMTPServer hinterlegt. ' ' Password: ' Beim Password wird das Passwort für den Beutzernamen hinterlegt. ' ' From: ' Beim FROM geben Sie die Emailadresse an, mit der die Email versendet werden soll. An diese Adresse wird ' auch die Antwort des emüfängers gesendet. ' ' FromName: ' Beim FromName geben Sie den Namen zur Emailadresse an, der dem Emailampfänger angezeigt werden soll. ' ' Subject: Seite 381 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x ' Unter "Subject" versteht man den "Betreff" der Email. Analog zum Text der Email ("Body") kann auch ' der "Subject" durch Feldinhalte aus dem aktuellen Datensatz über %[interner Feldnamen]% personalisiert ' werden. Host = "svr-pluto" Username = "" Password = "" From = "[email protected]" FromName = "Grutzeck Software GmbH" Subject = "Ihr Businessprofil für die Veranstaltung 'Erfolgreiches Contactcenter 2015'" ' Durch die Variablen "Empfaenger" ("To") und "Kopie" ("CC") können Sie einstellen, ob die Email an einen bestimmten Empfänger ' bzw. eine Kopie der Email an einen bestimmten Empfänger geschickt werden soll. ' Beim "Empfaenger" können Sie eine feste Empfängeradresse einstellen, z.B. zur Informationsweiterleitung an einen ' Mandanten. Geben Sie keinen Empfänger vor, d.h. - Empfaenger = "" -, wird automatisch das Feld EMAIL1 aus dem aktuellen ' Datensatz als Empfänger verwendet. Empfaenger = "" Kopie = "" ' Die LoginMethod gibt an, wie Sie sich am SMTP-Server anmelden möchten. Folgende Möglichkeiten ' stehen Ihnen zur Auswahl: ' 0 = Keine Anmeldung, z.B. lokalem SMTP-Server ' 1 = Anmeldedaten werden verschlüsselt an den SMTP-Server übertragen (CramMD5Method), ' 2 = Anmeldedaten werden mit BASE64 versschlüsselt. Dies dient nur zum korrekten darstellen von Umlauten bzw. ' Sonderzeichen. Die eigentlichen Daten werden im Klartext übertragen (AuthLoginMethod), z.B. bei GMX, Freenet, ... Seite 382 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x ' 3 = Anmeldedaten werden im Klartext übertragen. Von dieser Methode ist abzuraten (LoginPlainMethod). LoginMethod = 0 ' DOKUMENTATION IN DER HISTORIE ' Fall 1: Keine Dokumentation gewünscht ' - Historie = 0 - und im Reiter "Allgemein" - Modus = Nur Starten, wenn Adresse ausgewählt ' Fall 2: Standardhistorientext ' - Historie = 0 - und im Reiter "Allgemein" - Modus = Starten und Eintrag in Historie anfügen ' Im Reiter "Bemerkung" Standardhistorieneintrag festlegen. ' Fall 3: Text der versendeten EMail in Historie anfügen ' Historie = 1 - und im Reiter "Allgemein" - Modus = Nur Starten, wenn Adresse ausgewählt -, Historie = 0 ' DATEIANHÄNGE ' Wenn Sie in der Email eine Datei mit anhängen möchten, können Sie diese in der Variable Datei hinterlegen. ' Wenn Sie mehrere Dateien anhängen möchten, müssen diese mit einem Semikolon oder einen Komma getrennt ' werden. Datei = "" '********************************************************* ****************************************** ' Vorlagedatei für die Email auslesen Dim EmailDatei EmailDatei = ActiveTool.Filename Dim Mail Set Mail = CreateObject("AGSendMailSMTP.Connect") Mail.Host = Host Seite 383 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x ' Wenn ein Username gesetzt ist, werden die Werte der Anmeldedaten gesetzt, ansonsten melden wir uns ' Anonym am SMTP-Server an. If Username <> "" Then Mail.Username = Username Mail.Password = Password Mail.LoginMethod = LoginMethod End If ' Setze Absenderinformationen Mail.From = From Mail.FromName = FromName ' Wir stellen fest, ob wir HTML verweden oder nicht. Dim EndFile EndFile = Right(EmailDatei, 3) EndFile = UCase(EndFile) If ((EndFile = "HTM") OR (EndFile = "TML")) Then Mail.HTML = True End If ' Emailkopf ertsellen mit Empfänger und ggf. Kopie für einen weiteren Emfpänger If Empfaenger = "" Then Empfaenger=oAddress.Fields("CommEMail1") End If Mail.To = Empfaenger If Kopie <> "" Then Mail.CC = Kopie End If ' Wenn eine Datei für die Anlage der Email hinterlegt ist, fügen wir diese hinzu If Datei <> "" Then Mail.File = Datei End If Seite 384 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x ' Datei mit Emailinhalt laden Dim objFso Dim EmailFile Dim Text Set objFso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") Set EmailFile = objFso.OpenTextFile(EmailDatei) ' Zeilen aus der Emailvorlage auslesen If objFso.FileExists(EmailDatei) Then Text = EmailFile.ReadAll Else MsgBox "Datei- oder Pfadangabe sind falsch!" Macro.Exit End If ' Emailtext und Betreffzeile setzen und Email senden Mail.Subject = ReplaceFields(Subject,false) Mail.Body = ReplaceFields(Text,Mail.HTML) Mail.Send ' Wir setzen die geschrieben Email in die Historie If Historie Then With oAddress.History.Add(5) .Fields("Text") = Mail.Body End With End If ' ********************************************************** ********************************************** Function ReplaceFields(strText,bEscapeHTML) Dim iPos, iNext, strReplace, strField, strFieldLen iPos = InStr(1,strText,"%") Do While iPos<>0 ' clear replace text Seite 385 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x strReplace = Empty ' find ending iNext = InStr(iPos+1,strText,"%") If iNext=0 Then Exit Do 'ElseIf iPos+1=iNext Then ' Replace double % into single % ' strReplace = "%" Else ' Get field strField = Mid(strText,iPos+1,iNext-iPos-1) ' In den Benutzerdaten von AG-VIP SQL können Daten wie z.B. Telefon, Email usw. hinterlegt sein. ' Diese Daten sollen bei Bedarf in eine Vorlage übergeben werden. If strField = "ActiveUserFullName" Then strReplace = Application.ActiveUser.FullName ElseIf strField = "ActiveUserPhoneNumber" Then strReplace = Application.ActiveUser.PhoneNumber ElseIf strField = "ActiveUserDirectPhoneNumber" Then strReplace = Application.ActiveUser.DirectPhoneNumber ElseIf strField = "ActiveUserDepartment" Then strReplace = Application.ActiveUser.Department ElseIf strField = "ActiveUserEmail" Then strReplace = Application.ActiveUser.Email ElseIf strField = "ActiveUserFaxNumber" Then strReplace = Application.ActiveUser.FaxNumber ElseIf strField = "ActiveUserFunction" Then strReplace = Application.ActiveUser.Function ElseIf strField = "Note" Then Seite 386 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x ' Das Feld Note gibt es nur im Workflow Mode If Context.WorkflowMode Then strReplace = Application.ActiveTicket.Note End If ElseIf Left(strField, 1) = "@" Then strFieldLen = Len(strField) strField = Right(strField, strFieldLen 1) ' Text für den Replace übernehmen, aber Fehler ignorieren. On Error Resume Next strReplace = oAddress.Fields(strField).Value.Description On Error Goto 0 Else ' Text für den Replace übernehmen, aber Fehler ignorieren. On Error Resume Next strReplace = oAddress.Fields(strField) If Err.Number <> 0 then strReplace=NULL End if On Error Goto 0 End If End If ' Replace text If Not IsNULL(strReplace) Then If bEscapeHTML Then strReplace = ReplaceHTMLtags(strReplace) End If strText = Mid(strText,1,iPos-1) & strReplace & Mid(strText,iNext+1) ' Adjust search position iNext = iPos+Len(strReplace)-1 Else Seite 387 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x ' We coulnd find the name part starting with % and ending with a % ' so we just move ahead one char iNext = iPos End If ' Get next string after the current iPos = InStr(iNext+1,strText,"%") Loop ReplaceFields = strText End Function '********************************************************* ****************************************** ' Funktion: ReplaceCHR Parameter: strText, sChr, nChr ' ' Beschreibung: ' Replace of characters in a given string (strText) where sChr will be replaced with nChr ' ' ' Author: Ulrich Sticker ' Date: 07/05/07 '********************************************************* ****************************************** Function ReplaceCHR(strText, sChr, nChr) Dim iPos 'Replace of sChr with nChr iPos = InStr(1,strText,sChr) Do While iPos<>0 ' Replace text strText = Mid(strText,1,iPos-1) & nChr & Mid(strText,iPos+Len(sChr)) ' Get next string after the current Seite 388 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x iPos = InStr(iPos+Len(nChr),strText,sChr) Loop ReplaceCHR = strText End Function '********************************************************* ****************************************** ' Function: ReplaceHTMLtags Parameter: strText ' ' Beschreibung: ' Replace of characters in a given string with typical HTML-Tags ' Uses Function ReplaceCHR ' e.g.: 'ä &auml; 'Ä &Auml; 'ö &ouml; 'Ö &Ouml; 'ü &uuml; 'Ü &Uuml; 'ß &szlig; 'CHR(13) <br /> ' & &amp; ' < &lt; ' > &gt; ' " &quot; ' ' Author: Ulrich Sticker ' Date: 07/05/07 '********************************************************* ****************************************** Function ReplaceHTMLtags(strText) ' Replace of ampersand Seite 389 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x strText=ReplaceCHR(strText, ' Replace of < strText=ReplaceCHR(strText, ' Replace of > strText=ReplaceCHR(strText, ' Replace of " strText=ReplaceCHR(strText, ' Replace of ä strText=ReplaceCHR(strText, ' Replace of Ä strText=ReplaceCHR(strText, ' Replace of ö strText=ReplaceCHR(strText, ' Replace of Ö strText=ReplaceCHR(strText, ' Replace of ü strText=ReplaceCHR(strText, ' Replace of Ü strText=ReplaceCHR(strText, ' Replace of ß strText=ReplaceCHR(strText, ' Replace of ß strText=ReplaceCHR(strText, "&", "&amp;") "<", "&lt;") ">", "&gt;") """", "&quot;") "ä", "&auml;") "Ä", "&Auml;") "ö", "&ouml;") "Ö", "&Ouml;") "ü", "&uuml;") "Ü", "&Uuml;") "ß", "&szlig;") Chr(13), "<br />") ReplaceHTMLtags = strText End Function 11 Kennzeichen Zweck: Kennzeichen sind Merkmalsausprägungen der Feldtypen Kennzeichenliste und Kennzeichenfeld. Sie gelten innerhalb einer AG-VIP SQL –-Datenbank über alle Adressund Zusatz- / Projekttabellen hinweg. Die Anzahl der unterschiedlichen Kennzeichenkategorien ist nicht beschränkt. Kennzeichenkategorien ordnen Sie beim Anlegen von neuen Spalten in Tabellen zu. Seite 390 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Beispiel für ein Kennzeichenfeld in der Oberfläche von AG-VIP: Mit den folgenden Merkmalsausprägungen: Eine Kennzeichenliste erlaubt eine Mehrfachauswahl, z.B. beim zugesandten Werbematerial: Hat der Benutzer das Recht Bearbeiten von Kennzeichen zulassen erlauben, kann der Benutzer auch während der Dateneingabe neue Kennzeichen anlegen. Seite 391 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Andernfalls kann der Anwender nur aus der Liste der Kennzeichen auswählen, die Sie als Administrator vordefiniert haben. 11.1 Administration der Kennzeichen öffnen Zweck: In diesem Abschnitt lernen Sie, wie Sie in die Verwaltung der Kennzeichen gelangen. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Arbeitsbereich die Administration und klicken auf Kennzeichen. Seite 392 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Das Dialogfenster zur Bearbeitung der Kennzeichen öffnet sich: Seite 393 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Das Schloss-Symbol vor dem Kennzeichen zeigt Ihnen, dass diese Kennzeichenkategorie aktuell in einer Tabelle verwendet wird. Über den Filter können Sie nach Stichwort die Anzeige der Kennzeichenkategorie einschränken. 11.2 Neues Kennzeichen anlegen und bearbeiten Zweck: Eine neue Kennzeichenkategorie wird angelegt. Diese können Sie dann in einem benutzerdefinierten Feld vom Typ Kennzeichenfeld oder Kennzeichenliste verwenden. Seite 394 Beim Anlegen von benutzerdefinierten Feldern des Typs Kennzeichenfeld oder Kennzeichenliste haben Sie auch direkt die Möglichkeit eine neue Kennzeichenkategorie anzulegen: AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. 2. Öffnen Sie die Administration der Kennzeichen. Klicken Sie auf den Neu-Schalter, um eine neue Kennzeichenkategorie anzulegen: 3. Geben Sie einen selbsterklärenden Namen ein, der das Thema der enthaltenen Kennzeichen beschreibt. Bedenken Sie in einer multilingualen Arbeitsumgebung, dass dieser Titel des Kennzeichens nur in einer Sprache dargestellt wird. Tipp: Wenn Sie für verschiedene Mandanten tätig sind, empfiehlt es sich den Namen des Mandanten voran zu stellen. Seite 395 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. 5. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der ENTER-Taste. Markieren Sie die neue Kennzeichenkategorie und aktivieren den ÄndernSchalter, um die einzelnen Merkmalsausprägungen anzulegen: Seite 396 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. 7. 8. Bei einer neuen Kennzeichenkategorie gibt es zunächst keine Merkmalsausprägungen. Um ein neues Kennzeichen anzulegen, wählen Sie den NeuSchalter. Alternativ können Sie über den Schalter Import direkt eine Liste, bestehend aus Kürzel und Erklärungstext, importieren. Unter Name geben Sie nun ein maximal 10-stelliges Kürzel an. In der Beschreibung definieren Sie zu dem Kürzel einen Erklärungstext. Gültige Zeichen für Kürzel sind: Buchstaben ohne Umlaute, Zahlen und der Unterstrich. Haben Sie alle gewünschten Kennzeichen angelegt, schließen Sie Ihre Eingabe über den Ok-Schalter ab. 11.3 Kennzeichen umbenennen Zweck: Sie möchten eine bestehende Kennzeichenkategorie umbenennen, z.B. um einen verständlicheren Namen zu vergeben. Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie die Administration der Kennzeichen. Seite 397 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Markieren Sie das umzubenennende Kennzeichen und aktivieren den Schalter Umbenennen. 3. Geben Sie den neuen gewünschten Namen ein und schließen Ihre Eingabe mit der Enter-Taste ab. Über den Schließen-Schalter verlassen Sie die Bearbeitung der Kennzeichen. 4. 11.4 Kennzeichenkategorie löschen Zweck: Sie möchten eine bestehende Kennzeichenkategorie löschen. Seite 398 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Sie können nur Kennzeichenkategorien löschen, die nicht mehr einem Feld zugeordnet worden sind. Kennzeichenkategorien, die in einer Tabelle in Verwendung sind, erkennen Sie am vorangestellten Schloss-Symbol: In diesem Fall wechseln Sie in die Administration der Adresstabellen und verändern im benutzerdefinierten Feld vom Typ Kennzeichenfeld bzw. Kennzeichenliste die Zuordnung zu dieser Kennzeichenkategorie oder löschen das Feld komplett. Dabei gehen alle ggf in diesem Feld erfassten Einträge verloren!!! Über den Info-Schalter sehen Sie, in welchen Feldern innerhalb welcher Adresstabelle diese Kennzeichenkategorie verwendet wird und wie oft hier Kennzeichen vergeben wurden. Die Anzahl unter Verwendung auf Ebene der Adresstabelle zeigt die Anzahl Adressdatensätze an. Seite 399 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. 2. Starten Sie die Administration der Kennzeichen. Markieren Sie die zu löschende Kennzeichenkategorie. Diese Kennzeichenkategorie darf nicht mehr verwendet werden, also kein vorangestelltes besitzen. 3. Wählen Sie den nun aktiven Löschen-Schalter. 4. Nach nochmaliger Kontrollabfrage wird diese Kennzeichenkategorie gelöscht. Seite 400 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Das Löschen eines Kennzeichens kann längere Zeit in Anspruch nehmen 11.5 Kennzeichenattribut löschen: Zweck: Löscht einen Wert innerhalb einer Kennzeichenkategorie. Achtung! Ist dieses Attribut noch in Datensätzen in Verwendung, wird das Attribut aus allen Datensätzen entfernt. Diese Daten gehen verloren! Vorgehensweise: 1. Markieren Sie die zu bearbeitende Kennzeichenkategorie und wählen den Ändern –Schalter. Die Werteliste der Kategorie erscheint. Seite 401 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Markieren Sie das zu löschende Kennzeichen und aktivieren den LöschenSchalter. 3. Sie erhalten eine Anzeige, in welchen Datenfeldern diese Kategorie im Kontext welcher Adresstabelle verwendet wird und wie oft das zum Löschen markierte Kennzeichen aktuell verwendet wird. Aktivieren Sie den Löschen-Schalter, wird das Kennzeichen in den Datensätzen gelöscht. Die Information geht unwiderruflich verloren. Steht in der Spalte Verwendung ein Fragezeichen „?“, existiert für diese Spalte kein Leserecht. Ist eine der Spalten grau, existieren keine Schreib- bzw. Löschrechte für dieses Feld in diesen Tabellen. In beiden Fällen kann das Löschen des Kennzeichens nicht ausgeführt werden. Es ist dann auch kein Löschen Schalter in der Anzeige vorhanden, sondern nur ein OK- Schalter. 12 Autotext Zweck: Autotexte sind kleine Textbausteine. Sie bestehen aus einem maximal 50-stelligem Kürzel und einem bis zu 70 Zeichen umfassenden Langtext. Autotexte lassen sich vom Seite 402 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Anwender in jedem Texteingabefeld verwenden. Dazu gibt der Anwender das Textkürzel ein und drückt die Taste F3. Automatisch erscheint anstelle des Kürzels der Erklärungstext. Autotexte können Funktionen, wie z.B. das Tagesdatum, den Benutzernamen oder Variablen für Felder enthalten. Sie gelten über alle Adresstabellen und Projekte hinweg im gesamten Kontext einer AG-VIP SQL Datenbank. Über die Taste F3 erhält der Anwender jederzeit eine Übersicht der vorhandenen Autotexte. Beispiel: Der Anwender gibt bei der Briefanrede „h“ ein. Jetzt drückt der Anwender die Taste F3. Der Autotext h wird expandiert in den Langtext: Sehr geehrter Herr [Titel] [Nachname], Seite 403 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Der Autotext hierzu sieht wie folgt aus: Hat der Benutzer das Recht Bearbeiten von Autotexteinträgen zulassen, kann der Benutzer auch während der Dateneingabe neue Autotexte definieren. Andernfalls kann der Anwender nur aus der Liste der bereits von Ihnen vordefinierten Autotexten auswählen. Seite 404 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 12.1 Aufrufen der Verwaltung der Autotexte Zweck: 1. Um in die Verwaltung der Autotexte zu gelangen, wählen Sie aus dem Arbeitsbereich den Punkt Administration und dann die Autotexte unter Verschiedenes aus: 2. Die Übersicht aller bereits vorhandenen Autotexte erscheint: Seite 405 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 12.2 Autotexte anlegen / bearbeiten Zweck: Sie verändern bestehende Autotexte oder legen neue Autotexte an. Vorgehensweise: 1. Starten Sie die Verwaltung der Autotexte über den Arbeitsbereich Administration_Verschiedenes_Autotexte wie im Abschnitt zuvor beschrieben. Seite 406 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Um einen neuen Autotext zu definieren, wählen Sie den Neu-Schalter. Wollen Sie einen bestehenden Eintrag verändern, markieren Sie den zu ändernden Autotext und aktivieren den Schalter Ändern. 3. Unter Kürzel geben Sie das Kurzzeichen ein, über das Sie den Langtext einfügen möchten. Das Kürzel kann aus Buchstaben, Zahlen oder dem Unterstrich bestehen. Bei Text geben Sie den Langtext ein, der eingefügt werden soll. Über den Schalter Funktion lassen sich spezielle Funktionen oder Variablen in den Langtext einfügen: Seite 407 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Funktion Datum Zeit Datum und Zeit Benutzername Vollständiger Benutzername Zähler Felder Seite 408 Beschreibung / Variablenname Fügt das aktuelle Tagesdatum ein. %!DATE% Fügt die aktuelle Uhrzeit in den Langtext ein %!TIME% Liefert das aktuelle Tagesdatum mit Angabe der aktuellen Uhrzeit. %!DATETIMESTAMP% Fügt den Anmeldenamen an AG-VIP SQL in den Langtext ein. %!USERNAME% Sie erhalten im Langtext den kompletten Benutzernamen aus der Anmeldung an AG-VIP SQL. %!USERFULLNAME% Fügt einen der zuvor definierten Zähler ein. Bevor Sie die Zähler verwenden können, müssen Sie die Zähler im Arbeitsbereich Administration_Verschiedenes_Zähler definieren. 13 Zähler Fügt ein beliebiges Feld aus den Standardfelder der Vorlage Adresstabelle ein: AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Funktion 4. Beschreibung / Variablenname Wählen Sie hierzu einfach das gewünschte Feld aus. In der Spalte Name wird der Feldname in Ihrer Sprachversion angezeigt. In den Langtext wird der Interne Name als Variable eingefügt: %NameLast%. In dieser Form können Sie auch andere benutzerdefinierte Felder aus einer speziellen Adresstabelle in den Langtext des Autotextes integrieren. Beachten Sie, dass dieser Autotext dann auch nur im Kontext dieser Adresstabelle funktioniert. Schließen Sie Ihre Eingabe mit dem Ok-Schalter ab. Anwender können den neuen Autotext nun in jedem Textfeld über Eingabe des Kürzels und drücken der F3-Taste aufrufen. 12.3 Autotexte löschen Zweck: Der markierte Autotext wird gelöscht. Seite 409 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Starten Sie die Verwaltung der Autotexte über den Arbeitsbereich Administration_Verschiedenes_Autotexte wie im Abschnitt zuvor beschrieben. 2. Markieren Sie den zu löschenden Autotext und wählen den LöschenSchalter: 3. 4. Wählen Sie Ja, wird der Autotext unwiderruflich gelöscht. Verlassen Sie die Verwaltung der Autotexte über den Ok-Schalter. 13 Zähler Zweck: AG-VIP SQL verfügt über neun unabhängige zentrale Zähler. Damit lassen sich z.B. Bestellungen zählen oder Angebots-Nr. in Hilfsmitteln erzeugen. Seite 410 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Im Bereich der Administration definieren Sie die Zähler und legen die Startzahl fest. Bei jeder Verwendung des Zählers wird dieser um eine Zahl hoch gezählt. Der Zähler lässt sich z.B. im Autotext verwenden, als Variable in ein Hilfsmittel einfügen oder in Makros, um z.B. eine Angebots-Nr. zu generieren. Vorgehensweise: 1. Um in die Verwaltung der Zähler zu gelangen, wählen Sie aus dem Arbeitsbereich Administration den Punkt Verschiedenes, Zähler 2. Die Übersicht der bereits definierten Zähler erscheint. Beim ersten Aufruf gibt es noch keine Zähler: Seite 411 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Markieren Sie eine Zeile, haben Sie folgende Möglichkeiten: Schalter Beschreibung Mit dem Namen beschreiben Sie die Art des Zählers. Der Name Name erscheint überall, wo Sie in Funktionen den Zähler auswählen können, z.B. beim Autotext. Im internen Makromodell von AG-VIP SQL erscheint der Zähler mit der internen Zählernummer, z.B. %!COUNT1% Wert Seite 412 Öffnet die Bearbeitung der Spalte Wert für den markierten Zähler. Der „Wert“ ist die Zeichenfolge, die durch die Variable bei Verwendung eingefügt wird. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Schalter Beschreibung Aktualisieren Ok Es empfiehlt sich beim Zähler mit führenden Nullen zu arbeiten, z.B. V030000001 Prüft die aktuellen Zählerstände und zeigt diese an. Über den Ok-Schalter verlassen Sie diesen Dialog 14 Ländereinstellungen Zweck: AG-VIP SQL ist multilingual aufgebaut und für die Kommunikation im internationalen Postverkehr vorbereitet. Die im Anschriftenfeld dargestellten dreistelligen Länderkürzel entstammen der ISO-Norm 3166-alpha 3. Nach internationalem Postrecht des Weltpostvereins (WPV/UPU) ist bei ausländischen Adressen der Ortsname in Großbuchstaben zu schreiben, da es bislang keine weltweit genormten Länderkürzel im Postverkehr gibt. Das Zielland wird ausgeschrieben und in Großbuchstaben darunter gesetzt. Generell gibt es für die Mehrsprachigkeit mehrere Einstellungsmöglichkeiten: Nr. Land Postversand Landessprache 1 2 Deutschland Österreich Deutsch Deutsch Sprache des Anwenders Deutsch Englisch Seite 413 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Fall-Nr. 1: Im Fall 1 ist der Fall klar. AG-VIP SQL wird von einem deutschsprachigen Anwender in Deutschland genutzt. Fall-Nr. 2: AG-VIP SQL wird z.B. in Österreich genutzt. Die Landessprache ist deutsch. Damit erscheint bei ausländischen Adressen der Ländernamen des Ziellandes ausgeschrieben in deutscher Sprache unter der Anschrift. Es ist aber denkbar, dass ein englischsprachiger Anwender AG-VIP SQL nutzt. Deswegen gibt es in AG-VIP SQL drei Einstellungsmöglichkeiten für das Land bzw. Sprache: Land Postversand Landessprache Sprache des Anwenders Abgelegt in den EinstelAnalog zu Land Postver- Die Spracheinstellungen lungen von AG-VIP SQL sand werden bei den Benutzeunter dem Menü Extras reinstellungen in der Befehl Einstellungen. Benutzerverwaltung Diese Informationen hinterlegt. werden in der AGVIP.INI im AG-VIP SQL Programmverzeichnis gespeichert. Im Bereich Ländereinstellungen des Arbeitsbereichs Administration legen Sie den Anschriftenaufbau für das jeweilige Land sowie den sprachspezifischen Ländernamen fest. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Arbeitsbereich Administration den Punkt Ländereinstellungen. Seite 414 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Die Übersicht aller bereits vordefinierten Länderkürzel nach ISO-Norm 3166alpha 3 öffnet sich: Seite 415 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Klicken Sie auf das vorangestellte Plus-Zeichen, sehen Sie den Ländername in der jeweiligen Sprache. Zurzeit sind Englisch, Deutsch, Französisch und Türkisch implementiert. 4. In der nächsten Spalte sehen Sie das Adressformat sowie die länderspezifische Vorwahl. Um den Anschriftenaufbau zu sehen oder ein anderes Adressformat auszuwählen, aktivieren Sie den Schalter Darstellung. 5. Seite 416 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 6. 7. 8. Wählen Sie das gewünschte Adressformat aus und schließen den Dialog über den Ok-Schalter. Land löschen: Um ein Land zu löschen, markieren Sie das Land und wählen den Schalter Löschen. Nach nochmaliger Kontrollabfrage wird das Land unwiderruflich gelöscht. Beachten Sie, dass in diesem Fall auch das gelöschte Länderkürzel aus allen Adressen entfernt wird und damit u.U. keine Landeszuordnung mehr möglich ist. Neues Land: Um ein neues Land anzulegen, wählen Sie den Neu-Schalter. Eine neue Eingabezeile wird angefügt. Geben Sie das Länderkürzel, den Seite 417 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x sprachspezifischen Namen, das Adressformat sowie die Landesvorwahl ein. 9. Land ändern: Um einen anderen Ländernamen einzugeben, klicken Sie einfach doppelt auf den Ländernamen und tragen den neuen Ländernamen ein. 10. Schließen Sie Ihre Eingabe mit dem Ok-Schalter ab. 15 Makro Includes Zweck: Makro Includes sind Makro“schnippsel“, die aus allen Makromöglichkeiten in AGVIP SQL aufgerufen werden können über: MacroInclude „[Name der Makrobibliothek“]. Damit lassen sich VB-Script-Codesequenzen auslagern, die immer wieder verwendet werden. Das reduziert den Pflegeaufwand und die Fehleranfälligkeit. Weitere Details zur Verwendung von Makrobibliotheken finden Sie im AG-VIP SQL Makro-Handbuch. Seite 418 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Datei, den Befehl Administration und dort den Punkt Makro Includes. 2. Es erscheint: Seite 419 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Es stehen Ihnen nun folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Neu Ändern Umbenennen Löschen Export Seite 420 Legt eine neue Makrobibliothek an. Bei der Benennung stehen Ihnen die gleichen Zeichen wie bei Dateinamen zur Verfügung. Beachten Sie, dass VB-Script Groß- und Kleinbuchstaben unterscheiden. Öffnet den Editor der markierten Makrobibliothek, um einen Makro zu bearbeiten. Ändert den Namen einer Makrobibliothek. Wenn Sie eine bestehende Makrobibliothek umbenennen, müssen Sie alle Makros, in denen diese Bibliothek aufgerufen wird, entsprechend anpassen. Sonst folgen Fehlermeldungen beim Ausführen der Makros. Löscht eine existierende Makrobibliothek. Stellen Sie zuvor unbedingt sicher, dass diese Bibliothek von keinem Makro mehr aufgerufen wird. Sonst erhalten Sie Fehlermeldungen, wenn ein Makro versucht diesen Include aufzurufen. Markieren Sie die zu exportierenden Makrobibliothe- AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Import Schließen ken. Wählen Sie den Export-Schalter und geben Sie das gewünschte Zielverzeichnis sowie den Dateinamen der zu erzeugenden Exportdatei an. Die Dateien erhalten die Endung *..agminc. Wählen Sie den Import-Schalter. Markieren Sie die zu importierende *.agminc-Datei und wählen den ÖffnenSchalter. Die Makrobibliothek(en) werden importiert. Ist bereits eine namensgleiche Bibliothek vorhanden, wird dem Namen der Makrobibliothek eine Eins „1“ angehängt. Beendet diesen Dialog. 16 Terminierungsprojekte Siehe separate Dokumentation unter http://www.grutzeck.de/de/download/bedienungsanleitung 17 Vorlagen für administrative Aufgaben Video: https://youtu.be/kzWnxwDK5A8 Zweck: „Administrative Aufgaben“ sind wie Checklisten mit Einzelaufgaben, die z.B. für die Projekteinrichtung abzuarbeiten sind. Sie bestehen aus einer Reihenfolge abzuarbeitender Teilaufgaben mit Beschreibung, Link zu weiteren Infos und dem direkten Aufruf der administrativen Funktion in AG-VIP. Damit geben Sie Administratoren einen Handlungsleitfaden vor. Seite 421 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 17.1 Einrichten und Bearbeiten von Vorlagen für administrative Aufgaben Vorgehensweise 1. Das entsprechende Zugriffsrecht vorausgesetzt, finden Sie im Arbeitsbereich Administration den Punkt Vorlagen für administrative Aufgaben. Hier definieren Sie Vorlagen, die Benutzer als Grundlage für konkrete Arbeitsaufträge in der Verwaltung von AG-VIP verwenden können. 2. Über den Import Schalter können Sie, z.B. aus http://kb.grutzeck.de herunter geladene Beispiel Vorlagen importieren. Mit der Tastenkombination STRG + C können Sie eine vorhandene Vorlage kopieren und anschließend mit STRG + V als neue Vorlage einfügen und modifizieren. Über den Ändern Schalter modifizieren Sie bestehende Vorlagen. Mit dem Neu Schalter erzeugen Sie eine neue leere Vorlage für administrative Aufgaben. Seite 422 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 3. Der Titel muss eindeutig sein und dient als Beschreibung in der Übersichtsliste. Die Beschreibung enthält weitere Informationen zu der Vorlage, z.B. dem Verwendungszweck. 4. Über den Neu Schalter legen Sie eine neue Teilaufgabe an: 5. Die Teilaufgabe besteht ebenfalls aus einem Titel, der Beschreibung einem Dateilink zu weiteren Informationen, z.B. einem erläuterndem Screenshot, PDF, Weblink oder Video. Die Aktion beinhaltet den Aufruf der administratiSeite 423 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x ven Funktion. Damit gelangt der Anwender hier z.B. direkt in den Tabellenexplorer. Das setzt immer das entsprechende administrative Recht voraus. 6. In diesem Stil lassen sich beliebig viele Teilaufgaben anlegen. 7. Über die Pfeiltasten kann die Reihenfolge der Aufgaben verändert werden. Über den Löschen Schalter können Sie Teilaufgaben entfernen und über den Ändern-Schalter bearbeiten. 8. Schließen Sie die Vorlagenerstellung über den OK Schalter ab. 17.2 Mit administrativen Aufgaben arbeiten Seite 424 Achtung! Die Verwendung von „Administrativen Aufgaben“ setzt das allgemeine Recht „Nutzung von Vorlagen für administrative Aufgaben“ voraus. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Zweck: Mit der Nutzung von „administrativen Aufgaben“ erhalten Projektleiter einen Handlungsleitfaden für die Verwaltung von Kampagnen. Vorgehensweise: 1. Im Ribbon Andere Fenster finden Sie das Symbol Administrative Aufgaben. Seite 425 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. In diesem Fall ist noch eine administrative Aufgabe mit entsprechenden Teilaufgaben offen. Die ersten Teilaufgaben sind bereits erledigt. Der Anwender sieht den Titel, die Beschreibung, kann direkt den Link ausführen (Alternativ: ) oder die administrative Funktion über die Aktion Klicken auf Teilaufgabe (Alternativ: 3. 4. 5. ) auslösen. Über die Spalte Erledigt oder den Schalter lassen sich Teilaufgaben als bearbeitet abhaken oder auch wieder aktivieren. Das Fenster „Administrative Aufgaben“ können Sie beliebig in der Anwendung docken oder hoovern wie Sie das von den anderen Fenstern in AG-VIP kennen. Markieren Sie den Titel der Administrativen Aufgabe (blauer Balken oben), können Sie: - den Titel sowie die Beschreibung der Aufgabe anpassen: - die gesamte Aufgabe löschen: 6. Eine neue Aufgabe erzeugen Sie über Seite 426 rechts oben im Fenster. AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 7. 8. Wählen Sie unter Vorlage eine der bereits angelegten Vorlagen aus. Definieren Sie einen neuen Titel und wählen eine individuelle Beschreibung für die konkrete Administrative Aufgabe. 18 Datenimport Zweck: Daten lassen sich aus den unterschiedlichsten Datenquellen, z.B. aus verschiedenen ASCII- oder dBase-Formaten, importieren. Dabei können Sie die Felder der Quelldatei frei den Feldern der Zieladresstabelle zuordnen. Importfilter lassen sich für die spätere Wiederverwendung speichern. Für den Datenaustausch zwischen verschiedenen AG-VIP SQL-Installationen nutzen Sie den Access-Vollexport bzw. –import. So lässt sich z.B. ein Datenaustausch mit Außendienstmitarbeitern oder Vertriebspartnern realisieren. Beachten Sie die ergänzenden Informationen im . AG-VIP SQL Handbuch für Anwender. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Import. Seite 427 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Wählen Sie das Datenformat der Quelldatei aus. Der Importfilter ANSI / Unicode erkennt automatisch den korrekten Zeichensatz. Bei der Option Keine Anführungszeichen werden Anführungszeichen ignoriert. Alle Daten zwischen den Trennzeichen werden komplett importiert. Die Option Anführungszeichen analysiert die Datenquelle. Sind Anführungszeichen enthalten, werden diese beim Import ignoriert. 3. Über den -Schalter, öffnen Sie einen Explorer und wählen die zu importierende Datei aus. Seite 428 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 4. Haben Sie bereits einen Importfilter gespeichert, können Sie diesen über den Laden-Schalter öffnen und wieder verwenden. Tipp. Wählen Sie zunächst die zu importierende Quelldatei aus und aktivieren Sie anschließend den Auto-Schalter. AG-VIP SQL analysiert die ersten 100 Datensätze der Quelldatei und schlägt dann das am besten geeignete Importformat vor. 5. Klicken Sie auf den Weiter-Schalter, um zum nächsten Schritt des Importassistenten zu gelangen. 6. In diesem Schritt definieren Sie die Ziel-Adresstabelle, in die die Daten importiert werden sollen. Sie können dabei eine bestehende Adresstabelle auswählen oder eine neue Adresstabelle wählen. Geben Sie in diesem Fall den Namen der neuen Adresstabelle an. Seite 429 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Um eine neue Adresstabelle anlegen zu können, benötigen Sie die entsprechenden Zugriffsrechte. 7. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter, um zur Feldzuordnung der Daten der Quelldatei zu den Feldern der Zieladresstabelle zu gelangen. 8. Die linke Spalte Felder in der Adresstabelle zeigt Ihnen alle verfügbaren Felder der Ziel-Adresstabelle an. Rechts erscheinen die Felder in der Quelldatei. Um ein Feld der Quelldatei einem Feld der Ziel-Adresstabelle zuzuordnen, markieren Sie in beiden Listen die Felder und wählen den ZuordnenSchalter. Alternativ: Ein Feld markieren und auf dem gewünschten Feld der anderen Spalte doppelt mit der Maus klicken. Bereits zugeordnete Felder erscheinen in der rechten Spalte der Quelldatei mit einem voran gestellten -Symbol. Über den Zuordnen-Schalter können Sie auch mehrere Felder der Quelldatei einem Feld der Ziel-Adresstabelle zuordnen. Dies ist z.B. sinnvoll, wenn die Telefonvorwahl und Durchwahl in der Quelldatei in getrennten Feldern liegen. Seite 430 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Mit Hilfe des Entfernen-Schalters lösen Sie die Importzuordnung zwischen einem Feld der Quelldatei und der Ziel-Adresstabelle. Der Auto-Schalter ordnet namensgleiche Felder automatisch zu. Fehlt Ihnen ein Feld in der Ziel-Adresstabelle, um Felder aus der Quelldatei zuordnen, können Sie über den Neues Feld-Schalter direkt ein neues Feld erzeugen: 9. Über den Schalter Text… können Sie das markierte Feld mit einem beliebigen freien Text ergänzen: Seite 431 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Tipp: Briefanrede Besitzt die Quelldatei z.B. kein Feld für die Briefanrede, wohl aber die Anredeinformation (Herr / Frau) sowie den Nachnamen, können Sie die Felder Anrede, Titel, Nachname aus der Quelldatei über den Zuordnen-Schalter in das Feld Briefanrede der Ziel-Adresstabelle importieren lassen. Über den Text…-.Schalter ergänzen Sie das Komma als Endzeichen für die Briefanrede. Nach dem Import selektieren Sie alle Datensätze und tauschen über das Menü Datensätze Befehl Datensätze ändern im Feld Briefanrede das Wort Herr in Sehr geehrter Herr. Analog verfahren Sie mit Frau. Bei den Übrigen setzen Sie die Briefanrede auf Sehr geehrte Damen und Herren. 10. Geben Sie den gewünschten Feldnamen für das neue fehlende Feld ein und wählen Sie den gewünschten Datentyp. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem Ok-Schalter und ordnen Sie nun das Feld der Quelldatei dem neuen Feld der Ziel-Adresstabelle zu. 11. Die Option Alle Felder anzeigen zeigt Ihnen nur die Felder der ZielAdresstabelle an, denen bereits Felder aus der Quelldatei zugeordnet wurden. Seite 432 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 12. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter und bestimmen den gewünschten Importmodus: 13. Wählen Sie die gewünschten Optionen: - Ersten Datensatz überspringen: Aktivieren Sie diese Option, wenn der erste Datensatz ein Kopfdatensatz mit den Spaltenüberschriften ist. - Automatischer Überlauf für Felder Name1 bis Name3: Haben Sie z.B. ein sehr langes Feld mit dem Firmennamen, aktivieren Sie diese Option. Beim Import werden dann automatisch die Felder Name1 bis Name3 bestückt. Wird das Ende von Name1 erreicht, wird das nächste ganze Wort in Name2 importiert. - Automatische Aufteilung von PLZ und Ortsfeld: Wenn die Quelldatei Ort und PLZ in einem Feld zur Verfügung stellt, ordnen Seite 433 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 14. 15. 16. 17. Sie dieses Feld dem Feld Ort in der Ziel-Adresstabelle zu. Aktivieren Sie diese Option, wird die PLZ automatisch aus dem Ortsfeld herausgezogen und in das Feld PLZ in der Ziel-Adresstabelle gespeichert. AG-VIP SQL kennt vier verschiedene Importmodi: Alle Adressen als neu Die Datensätze der Quelldatei werden komplett in die Ziel-Adresstabelle importiert. Neue Adressen und Es werden neue Adressen importiert. Bereits in der Änderungen Ziel-Adresstabelle vorhandene Datensätze werden aktualisiert. Nur neue Adressen Ausschließlich Adressen, die noch nicht in der Ziel-Adresstabelle existieren, werden importiert. Nur Änderungen Es werden lediglich existierende Adressen in der Ziel-Adresstabelle aktualisiert (Update). Dabei werden nur die Felder überschrieben, die beim Import zugeordnet wurden. In den letzten drei Fällen legen Sie in der rechten Spalte Abgleich der Adressdaten über die Felder fest, über die verglichen werden soll, ob die Adresse bereits existiert. Die Option Für den ganzen Datenimport eine Datenbanktransaktion verwenden bewirkt, dass der gesamte Importvorgang als ein SQL-Statement zur Ausführung an den MS-SQL-Server übergeben wird. Betätigen Sie während des Importvorgangs dann den Abbrechen-Schalter, ist kein einziger Datensatz importiert worden. Denn der Importvorgang wird vom MS-SQL-Server in einer Aktion ausgeführt. Nachteilig ist, dass die Transaktionsdatei u.U. sehr groß werden kann. Wollen Sie den Importfilter wieder verwenden, aktivieren Sie den SpeichernSchalter und vergeben einen selbsterklärenden Namen. Über die Option Als globalen Eintrag speichern stellen Sie allen Anwendern im Netzwerk diesen Importfilter zur Verfügung. Ansonsten wird der Importfilter nur für Sie privat gespeichert. Seite 434 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 18. Wählen Sie den Fertig stellen –Schalter, um den Importvorgang zu starten. Ein Fortschrittsbalken zeigt, dass der Importvorgang läuft. 19. Am Ende erhalten Sie eine Übersicht aller gelesenen Datensätze,d.h. wie viele Adressen importiert, aktualisiert bzw. übersprungen wurden Seite 435 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 19 Fehler Zweck: In diesem Abschnitt finden Sie Hinweise zur Fehlerbehebung. 19.1 Fehler finden Zweck: Sie erfahren, welche Protokoll-Dateien automatisch mit AG-VIP SQL geschrieben werden, um Fehler rascher aufzufinden. AG-VIP SQL erzeugt bei einem Systemabsturz folgende Protokoll-Dateien: AGVIP_Error.log Diese Datei enthält allgemeine Informationen über den Grund, wenn AGVIP SQL unvorhergesehen beendet wird. Wie zum Beispiel bei Verlust der Verbindung zum SQL-Server. AGVIP.exe.log Dieser Datei enthält Informationen zur Art eines Absturzes, der durch einen Speicherfehler oder Programmierfehler entsteht. Er wird auch erzeugt, wenn Fremdprodukte (Office, Outlook) AG-VIP SQL zum Absturz bringen. AGVIP.exe.dmp Diese Datei ist ein Speicherabzug des Programmes zum Zeitpunkt des Absturzes. Unsere Hotline kann mit der Hilfe dieser Datei die Absturzursachen sehr genau feststellen. Es wird nur eine Dump Datei gespeichert. Erfolgt ein erneuter Absturz wird die letzte Dump Datei überschrieben. Die *.DMP-Datei enthält ebenso wie die *.LOG-Datei sehr viele Detailinformationen über die letzten Bearbeitungsschritte des Benutzers sowie Informationen über den Benutzer und die Uhrzeit, wann das Problem auftrat. Bei Abstürzen mit Abbruch z.B. der Verbindung zum MS-SQL-Server oder AG-VIP SQL Backend-Server, werden diese in der Datei AGVIP_ERROR.LOG protokolliert. Seite 436 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Diese Informationen helfen Grutzeck-Software im Support, Ursachen zu finden und Ihnen effektiv weiterzuhelfen. Wenn Sie eine Supportanfrage an Ihren Fachhändler oder Grutzeck-Software stellen, packen Sie die Protokolldateien (*.ZIP) vor dem Versand per Email. Hat ein Anwender kein Schreibrecht auf das aktuelle Programmverzeichnis, dann werden die Dateien im Temp-Verzeichnis des Anwenders gespeichert. Definiert wird dieses Verzeichnis durch das Betriebssystem Windows mit der EnvironmentVariablen %TMP%. Sie können dem TEMP-Ordner über Windows Start-Menü Ausführen (oder Windows-Taste + R) %Tmp% öffnen. Handbuch Administrator Programmparameter -fulldump. 19.2 Supportanfrage Folgende Wege für Supportanfragen stehen Ihnen offen: 19.2.1 Online-Supportbereich: Rund um die Uhr steht Ihnen unser ausführlicher Online-Supportbereich unter http://www.grutzeck.de zur Verfügung. Hier können Sie z.B. in den FAQs nach Stichwort suchen oder in Anwenderforen Ihre Anfrage einstellen. Des Weiteren finden Sie ein Supportanfrageformular, um eine individuelle Supportanfrage zu stellen. Tipps und Tricks zur Anwendung finden Sie direkt unter http://kb.grutzeck.de. 19.2.2 Email-Support: Zweck: Finden Sie im Online-Supportbereich unter http://www.grutzeck.de nicht die passende Lösung, nutzen Sie das Online-Formular, um eine individuelle Supportanfrage zu stellen. Oder Sie senden uns eine individuelle Email: Vorgehensweise: 1. Starten Sie AG-VIP SQL. Seite 437 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Wählen Sie aus dem Menü Hilfe den Befehl Info Über AG-VIP SQL. Sie erhalten Angaben über Ihre Serien-Nr, Versionsstand, Lizenzinhaber, eine zeitliche Begrenzung der Nutzung usw. 3. Wählen Sie hier die E-Mail: [email protected]. 4. Automatisch wird eine E-Mail erzeugt, die in der Betreffzeile bereits Informationen über Ihre Serien-Nr. und Lizensierung beinhaltet. Damit können wir Ihre Installation identifizieren und Ihre Anfrage einfacher bearbeiten. Seite 438 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 5. In die Email schreiben Sie bitte folgende Informationen über den aufgetretenen Fehler: Betriebssystem Client Betriebssystem Server Version des eingesetzten MS-SQL Servers Genauen Wortlaut der Fehlermeldung Ob der Fehler reproduzierbar ist? Wenn ja, wie Detaillierte Problembeschreibung Kontaktdaten des Ansprechpartners Auf welchem Wege können wir Sie am besten erreichen? Mit diesen Angaben kann das Supportteam Ihnen dann rasch weiterhelfen. Seite 439 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 19.3 Telefonie Zweck: Fehler in der Telefonie entstehen oftmals aus dem Zusammenspiel mit dem eingesetzten TAPI-Treiber oder den anderen eingesetzten Telefonsystemen. Der TAPITreiber und die Telefonsysteme (wie I3 und Elsbeth Predictive Dialer) wird Ihnen vom Hersteller der eingesetzten Wähleinrichtung (Telefon, Telefonanlage, …) zur Verfügung gestellt und unterliegt nicht der Pflege durch Grutzeck-Software GmbH. Deswegen protokolliert AG-VIP SQL die Kommunikation zwischen AG-VIP SQL und dem eingesetzten Telefonsystem. So wird nachvollziehbar, welche Informationen AG-VIP SQL vom Telefoniesystem erhält und welche Befehle das Telefonsystem wie umsetzt. Die Protokolldatei AGVIP_TAPI.LOG finden Sie in Ihrem lokalen TEMP-Verzeichnis. 19.3.1 Fehler simulieren Wenn Sie ein Fehlverhalten feststellen, versuchen Sie nach Möglichkeit den Fehler nachzuvollziehen. Provozieren Sie das Fehlverhalten bewusst. Nennen Sie dem Support den Zeitpunkt und die Telefon-Nr., sowie das fehlerhafte Verhalten. Denn im TAPI-Trace wird die Telefon-Nr. sowie die Zeit des Telefonats protokolliert. Das erleichtert dem Supportmitarbeiter die Fehleranalyse. Zusätzlich senden Sie bitte einen Screenshot des zugehörigen Historieneintrages des Telefonates mit. Daran erkennt der Support, wie das Telefonat innerhalb von AG-VIP SQL behandelt wurde. Einen Screenshot erzeugen Sie über die Tastenkombination ALT + Druck. Diese Datei können Sie über STRG + V in jedes Grafikprogramm oder ein WordDokument kopieren und dann an die E-Mail an das Supportteam anhängen. 19.3.2 TAPI-Protokoll an Support senden Die Protokolldatei AGVIP_TAPI.LOG befindet sich in Ihrem lokalen WindowsVerzeichnis und kann mit jedem Texteditor geöffnet werden. Um Ihr TMP-Verzeichnis zu finden gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie aus dem Start-Menü von Windows den Befehl Ausführen, oder drücken sie die Windows-Taste + R Seite 440 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 2. Geben Sie dort ein: %TMP% 3. Ihr lokales TEMP-Verzeichnis wird geöffnet. Hier finden Sie die Protokolldatei AGVIP_TAPI.LOG, sofern Sie die Protokollierung aktiviert hatten und AG-VIP SQL geschlossen wurde. 4. Senden Sie diese Datei an Ihren Fachhändler oder Grutzeck-Software mit folgenden ergänzenden Angaben: Betriebssystem Client Betriebssystem Server Version des eingesetztes MS-SQL Servers Eingesetzte Wähleinrichtung und TAPI-Treiber Genauen Wortlaut der Fehlermeldung Ob der Fehler reproduzierbar ist? Wenn ja, wie Detaillierte Problembeschreibung Kontaktdaten des Ansprechpartners Auf welchem Wege können wir Sie am besten erreichen? Seite 441 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 19.4 Inbound: Caller-ID und Called-ID tauschen Zweck: Wenn Sie z.B. einen Büroservice betreiben und für externe Auftraggeber Anrufe entgegen nehmen, ist es wichtig zu wissen, für welchen Auftraggeber der Anruf eingeht. Nur so wissen Sie, wie Sie sich melden müssen. Über die TAPI-Schnittstelle sind drei Informationen bei einem eingehenden Anruf erhältlich: Caller-ID: Das ist die Rufnummer des anrufenden Teilnehmers. Damit wird durch AG-VIP SQL diese Telefonnummer im Datenbestand gesucht und die Treffer angezeigt. => Identifizierung des Anrufenden Called-ID: Das ist die vom Teilnehmer gewählte Zielrufnummer. Das kann also z.B. Ihre Telefon-Nummer sein. Je nach Implementierung des TAPi-Treibers Ihres Herstellers erhalten Sie darin die Projektnummer oder die Rufnummer der Nebenstellen, an dem der Anruf klingelt und angenommen wird. => Identifizierung des Projektes Redirected-ID: Arbeiten Sie mit einer Anrufverteilung (ACD = Automatic Call Distribution), wird hier die Information übergeben, über welche ACD-Gruppe der Anruf eingegangen ist. => Identifizierung des Projektes Problem: Im Falle des Büroservices stellen die externen Auftraggeber über eine Rufweiterleitung Ihre Anrufe an Sie als Dienstleister um. Damit erscheint als Caller-ID oftmals die Telefonnummer des externen Auftraggebers und nicht des Anrufenden. Wird keine ACD eingesetzt, wird die Redirected-ID vom eingesetzten TAPITreiber nicht sinnvoll gefüllt und als Called-ID nur die Ruf-Nummer der Nebenstelle ausgegeben, sodass Sie keine Möglichkeit haben die Anrufe den externen Auftraggebern zuzuordnen. Seite 442 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Vorgehensweise: Über einen Eintrag in der AGVIP.INI bzw. in der lokalen Registrierungsdatenbank von Windows ist es innerhalb von AG-VIP SQL möglich, Caller-ID und Called-ID für die globale Suche zur Identifizierung eingehender Anrufe zu tauschen. Einstellung in der AGVIP.INI-Datei: 1. Öffnen Sie die AGVIP.INI Datei im AG-VIP SQL Programmverzeichnis 2. Ergänzen Sie die AGVIP.INI um folgenden Eintrag: [Tapi] MiscSetting_SwapCallerAndCalledID=1 Bei einer zentralen Netzwerkserverinstallation können Sie damit die Einstellung pauschal für alle Arbeitsplätze vornehmen. Einstellung in der lokalen Registrierungsdatenbank: REGEDIT 1. Wählen Sie aus dem Windows-Start-Menü den Befehl Ausführen und geben REGEDIT ein. Bestätigen Sie mit der Enter-Taste. Der Registrierungseditor öffnet sich: 2. Im Bereich HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Grutzeck Software\AGVIP SQL\Tapi\Miscellaneous erstellen Sie einen neuen Eintrag mit SwapCallerAndCalledID als DWORD Wert 1. Die Einstellungen werden zuerst aus der zentralen AGVIP.INI Datei im AG-VIP SQL Programmverzeichnis gelesen. Sollte ein weiterer Eintrag in der Registry vorhanden sein, so überschreibt dieser den Eintrag in der AGVIP.INI Datei. So ist es z.B. möglich, zentral den Tausch vorzunehmen, so dass die Projektidentifizierung für Inboundgespräche erfolgen kann, aber auf einigen Vertriebsarbeitsplätzen, die normale Anruferidentifizierungslogik von AG-VIP SQL zu nutzen. Seite 443 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x 20 Schlagwortregister 3rd-Party-TAPI .............................. 278 Ablaufdatum .................................... 84 Active Directory............................. 276 Admin ............................................ 270 Administrative Aufgaben ............... 421 Adresstabelle .................................. 116 Adrestabelle ................................... 117 AG-VIP 5 ......................................... 89 AGVIP.INI ....................................... 64 AGVIP5Import.EXE ........................ 89 Anbindung externe Anwendung .... 219 Anmelden ....................................... 262 Anmeldevorgang ............................ 264 Anmeldung..................................... 261 Anruferkennung ............................. 327 Anschrift weitere ........................................ 226 Anschrift prüfen ............................. 227 Anschriftenkorrektur ...................... 226 Ansicht ........................................... 153 Alles auswählen ......................... 191 Ausschneiden ............................. 190 Bearbeiten .......................... 166, 189 Bearbeiten Rückgängig .............. 189 Bearbeiten Wiederholen ............. 189 Datenbankfelder prüfen.............. 230 Eigenschaften ............................. 191 Einfügen ..................................... 190 Entfernen .................................... 189 Erstellen ..................................... 155 Export......................................... 188 Fehler ......................................... 223 Felder ................................. 192, 196 Feldgruppen ............................... 226 Seite 444 Feldreihenfolge .......................... 225 Fenster ....................................... 250 Grafik ......................................... 217 Größe ......................................... 234 Hilfsmittel .................................. 223 Hotkeys ...................................... 256 Hotkeys definieren ..................... 246 Import ........................................ 187 Kopieren .................................... 190 Links ausrichten ......................... 235 Löschen...................................... 182 Manuell erstellen ....................... 166 Menü .......................................... 240 Menüdarstellung ........................ 247 Oben ausrichten ......................... 237 Öffnen ........................................ 181 Rechts ausrichten ....................... 236 RTF-Text ................................... 196 Schalter ...................................... 256 Schließen ................................... 184 Speichern ................................... 184 Speichern Unter ......................... 186 Tabelle ....................................... 223 Testen ........................................ 223 Titel............................................ 166 Unten ausrichten ........................ 238 Workflow only ........................... 172 Ansichteneditor .............................. 153 Ansicht erstellen ........................ 155 Assistent .................................... 156 Starten ........................................ 155 Anzeige .......................... Siehe Ansicht Ausgehende Anrufe ....................... 326 Auswahllisten AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Werte ......................................... 390 Automatische Nummerierung ....... 137 Autotext ......................................... 402 Bearbeiten ................................. 406 Löschen ..................................... 409 Verwaltung ................................ 405 Backend Service .............................. 78 Bank Gültigkeit................................... 134 Bank prüfen ................................... 228 Bankverbindung ............................ 226 Bearbeiten Ansicht ...................................... 189 Bemerkung Start ........................................... 141 Benutzer ........................................ 201 Admin ........................................ 270 Benutzer ID ................................... 202 Benutzerbezogene Telefoneinstellungen ..................... 317 Ausgehende Anrufe ................... 326 Eingehende Anrufe .................... 327 Elsbeth Predictive Dialer ........... 323 Interactive I3 ............................. 325 TAPI .......................................... 318 Benutzerdefinierte Tabelle ............ 205 Benutzerverwaltung ...................... 261 Benutzerkonto ändern................ 291 Benutzerkonto löschen .............. 292 Benutzerkonto sperren ............... 288 Gruppe ändern ........................... 301 Gruppe löschen .......................... 303 Gruppen – Benutzer .................. 265 Neue Gruppe ............................. 294 Neues Benutzerkonto ................ 270 Starten ....................................... 267 Telefonieeinstellungen ...... 319, 329 Berechtigungen Hintergrund Prozesse Service ...... 77 Betrieb Hintergrund Prozesse Service ...... 77 Betriebsrat ...................................... 280 Bibliothek....................................... 418 Bilder ............................................. 217 Brief schreiben ............................... 335 Browserfeld .................................... 219 Büroservice .................................... 442 Called-ID ....................................... 442 Caller-ID ........................................ 442 CTI ................................................. 307 DAGVIPDBUpdate.EXE................. 70 Datenbank Anlegen ...................................... 117 Update .......................................... 70 Datenbankfelder prüfen Ansicht ....................................... 230 Datenbankmanager ........................ 117 Datenimport ................................... 427 Datensatzbezogene Zugriffsrechte . 280 Datensicherung .............................. 102 MS-SQL 2005 Batch.................. 110 MS-SQL 2012 ............................ 106 SQL Express .............................. 104 Datenstruktur ................................. 118 Kopieren..................................... 147 löschen ....................................... 145 Datenstruktur verändern ................. 117 Datentypen ..................................... 132 Datenübernahme AG-V.I.P. 5 .................................. 89 Datum / Zeit ................................... 201 Desgin ............................................ 255 Dongle .............................................. 35 Fehlermeldung ............................. 40 Seite 445 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Durchwahl ........................................ 64 Eingabefeld .................................... 199 Eingabereihenfolge ........................ 225 Eingehende Anrufe ........................ 327 Einrichtung..................................... 116 AGVIP Backend Service ............. 78 Job Scheduler Service .................. 74 Installation ............................... 75 Rechte-Kontext ........................ 77 Einstellungen Global......................................... 257 Einzelplatz ....................................... 23 Elsbeth Predictive Dialer ............... 323 Elsbeth Preditive Dialer ......... 315, 316 Email Inbound ...................................... 368 SMTP ......................................... 375 Excel .............................................. 335 Export Ansicht ....................................... 188 Datenstruktur.............................. 149 Hilfsmittel .................................. 352 Extras Wahlparameter ........................... 332 Fehler ............................................. 436 Ansicht ....................................... 223 Backend Service ........................... 82 Protokoll..................................... 436 Supportanfragen ......................... 437 Telefonie .................................... 440 voller Dump ................................. 60 Feld Benutzer ............................. 201, 202 benutzerdef. Tabelle ................... 205 Dateilink..................................... 202 Datum......................................... 200 Datum / Zeit ............................... 201 Seite 446 Historie ...................................... 207 Kennzeichenliste ........................ 204 Kenzeichen ................................ 203 Kombinationsfeld Benutzerliste 210 Kombinationsfeld Werteliste ..... 211 Kommunikation ......................... 210 Logisch ...................................... 203 Numerisch.................................. 200 Optionsliste ................................ 213 Zeit ............................................. 201 Felder ............................................. 117 Ansicht ....................................... 192 Feldgruppen ................................... 226 Feldreihenfolge .............................. 225 Feldtypen ....................................... 132 Fenster Ansicht ....................................... 250 Look & Feel ............................... 255 Weitere, Ansicht ........................ 252 Freischaltung ................................... 86 Grafik............................................. 217 Größe Skalieren ............................... 62 Gruppe Neu ............................................ 294 Gruppen ......................................... 265 Händler .............................................. 8 Hierarchie Zugriff........................................ 287 Hilfe Ansicht ....................................... 254 Hilfsmittel Bearbeiten .................................. 342 Einrichten .................................. 335 Exportieren ................................ 352 Importieren ........................ 353, 355 Kennzeichen .............................. 350 Kopieren .................................... 357 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Löschen ..................................... 360 testen ................................. 352, 355 Hintergrundprozess Service ............ 74 Historie .......................................... 207 Zugriff ............................... 283, 286 Hotkey ........................................... 225 Hotkeys ......................................... 246 Ansichteneditor ......................... 256 IBAN ............................................. 133 Import AG-V.I.P. 5 ................................. 89 Ansicht ...................................... 187 Daten 427, Siehe Handbuch AG-VIP SQL "Anwender" Datenstruktur ............................. 151 Hilfsmittel ................................. 355 Inbound ausschalten ................................ 328 Email ......................................... 368 TAPI .......................................... 442 Include ........................................... 418 Index.............................................. 444 Info über Tabelle ............................... 143 Infoversand .................................... 375 INI-Datei ......................................... 64 Installation ................................. 19, 23 Ansichten................................... 153 Arbeitsplatz ................................. 33 Backend Service .......................... 78 Benutzerverwaltung .................. 261 Client ........................................... 33 Datenbanklayout........................ 117 Dongle ......................................... 35 Eigenschaften bei Programmstart 54 Hintergrund Prozesse Service ..... 75 Job Scheduler Service ................. 75 Projekt .................................... 57, 58 Remote ......................................... 35 unterschiedliche Server ................ 59 Update .......................................... 65 Verbindungsdatei erzeugen .......... 42 Interactive Intelligence I3 ...... 315, 325 Internetexplorer .............................. 219 Job Scheduler Service Wartung ....................................... 77 Kennzeichen........................... 137, 390 Administration öffnen ................ 392 Attribut löschen .......................... 401 löschen ....................................... 398 Makro ......................................... 350 Neue Gruppe .............................. 394 umbenennen ............................... 397 Kennzeichenliste ............................ 204 Kenzeichenfeld .............................. 203 Kombinationsfeld Werteliste ......... 211 Kommunikationsfelder .................. 210 Konto-Nr. Prüfung ......................... 226 Kopieren Hilfsmittel .................................. 357 Tabelle ....................................... 147 Krankheit ....................................... 289 Kreditkarte Gültigkeit ................................... 134 Ländereinstellungen ....................... 413 Laptopbetrieb ................................... 59 Lieferanschrift ................................ 226 Links ausrichten ............................. 235 Lizenz .......................................... 8, 86 Lizenzänderung ................................ 39 Log .............................. Siehe Protokoll Logfile .............................................. 60 Logisches Feld ............................... 203 Löschen Seite 447 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Ansicht ....................................... 182 Benutzerkonto ............................ 292 Hilfsmittel .................................. 360 Kennzeichen ............................... 398 Tabelle ....................................... 145 Makro Includes ...................................... 418 Kennzeichen ............................... 350 Manuelles Test Interface ................ 309 Multiplechoice ............... 137, 203, 390 Nebeneinander ............................... 251 Nebenstelle..................................... 319 Numerisches Feld........................... 200 Nummerierung ............................... 137 Nutzungszeitraum ...................... 84, 86 Oben ausrichten ............................. 237 Oberfläche .................. 62, 63, 153, 255 Öffnen Ansicht ....................................... 181 Optionsfelder Werte.......................................... 390 Optionsliste .................................... 213 Outlook .......................................... 361 Email .......................................... 368 Overdialer Auswahl ..................................... 314 Elsbeth Preditive Dialer ............. 315 TAPI........................................... 314 PDA ............................................... 361 Plausibilität .................... 133, 134, 226 PLZ ................................................ 226 Privatanschrift ................................ 226 Programmparameter ......................... 54 -ad ................................................ 56 -fulldump ..................................... 60 -ini ................................................ 64 -phone .......................................... 64 Seite 448 -pr ................................................ 57 -ribbon ......................................... 63 -scale ............................................ 62 -showdbname ............................... 62 -st ................................................. 58 -touch ........................................... 62 Verbindungsdatei ......................... 59 Projekt löschen ....................................... 145 Projektleiter ................................... 284 Projekttabelle ................................. 117 Protokoll .......................... 60, 436, 440 Rahmen .......................................... 216 Raubkopie .......................................... 8 Rechte ............................................ 261 benutzerspezifisch ..................... 304 datensatzbezogen ....................... 304 Rechte-Kontext Job Scheduler Service .................. 77 Rechts ausrichten ........................... 236 Reiter Sicht ........................................... 153 Titel............................................ 166 Ribbons ............................................ 63 Roll Out ........................................... 35 Schalter .......................................... 215 Ansichteneditor .......................... 256 Schließen Ansicht ....................................... 184 Schreibschutz ................................. 195 Sehbehinderung ............................... 62 Server ............................................... 23 Sicherheit ....................................... 263 Sicht ............................................... 153 SMTP............................................. 375 Spalte Ändern ....................................... 130 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Neu anlegen ............................... 128 Typen......................................... 132 Spalten ........................................... 117 Ansicht ...................................... 192 Speichern Ansicht .............................. 184, 186 Sprache .......................................... 413 SQL Verbindungsdatei erzeugen ......... 42 Starten Adresstabelle direkt ..................... 56 Bearbeitungsstufe ........................ 58 Projekt direkt ............................... 57 SQL-Server sichtbar .................... 62 unterschiedliche Server ............... 59 voller Dump ................................ 60 Statistik Zugriffsrechte ............................ 280 Support .......................................... 437 Symbole anordnen ......................... 251 Symbolleiste Anpassen, Ansicht ..................... 242 Datenfelder, Ansicht .................. 240 Eigenschaften, Ansicht .............. 241 Feldarten, Ansicht ..................... 240 Standard, Ansicht ...................... 240 Symbolleisten Ansicht ...................................... 240 ein-/ausblenden.......................... 245 System einrichten ................................... 116 Tabelle ........................................... 223 Export ........................................ 149 Import ........................................ 151 Info ............................................ 143 Infotext ...................................... 141 Kopieren .................................... 147 löschen ....................................... 145 Makro ......................................... 139 Neu anlegen ............................... 125 Vorlage....................................... 122 Tabellen ......................................... 117 Tabellenexplorer Starten ........................................ 120 TAB-Reihenfolge ........................... 225 TAPI ...................................... 307, 311 benutzerspezifisch ...................... 278 Einstellungen.............................. 318 Fehler ......................................... 440 TAPI-Overdialer ............................ 314 Task................................................ 113 Tastenbelegung .............................. 246 Teamleiter ..................................... 285 Telefon Amtsholung ................................ 334 Anruferkennung ......................... 327 Einstellungen.............................. 278 Nebenstelle ................................. 319 Wahlparameter ........................... 332 Telefoneinstellungen Allgemein................................... 307 Benutzerbezogen ........................ 317 Wahlparameter ........................... 332 Telefonie Einstellungen.............................. 307 Fehlersuche ................................ 440 Telefonieeinstellungen ... 307, 319, 329 Telefonverbindung Allgemein................................... 307 Benutzerbezogene Telefoneinstellungen .............. 317 Elsbeth Preditive Dialer ............. 316 für das gesamte System .............. 307 Interactive Intelligence I3 .......... 315 Seite 449 AG-VIP SQL - Administrator Release 1.5x Manuelles Test Interface ............ 309 Overdialer .......................... 307, 314 PredictiveDialer ......................... 307 Primär......................................... 307 TAPI........................................... 311 Termin .................................... 361, 421 Text RTF ............................................ 196 Statisch ....................................... 196 Textbaustein ................. Siehe Autotext Textbausteine ................................. 402 Textkürzel ............ 402, Siehe Autotext Touch Bedienung ............................. 62 Überlappend ................................... 250 Unten ausrichten ............................ 238 Update ........................................ 65, 70 Seite 450 Urlaub ............................................ 289 Verbindungsdatei ............................. 42 Version ...................................... 8, 254 VPN ................................................. 59 Wahlparameter .............................. 332 Wartung Job Scheduler Service .................. 77 Web ............................................... 219 Werte ............................................. 390 Word .............................................. 335 Zähler ............................................. 410 Zeit................................................. 201 Zeitlimit ........................................... 84 Zeitsteuerung ................................. 113 Zugriffsrechte ................................ 261 Zusatztabelle .......................... 117, 205
