Siemens Stundenschreibung Success Story
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Intuitiv & Übersichtlich: Siemens nutzt SharePoint Formulare zur Projekt- und Arbeitsstundenerfassung “novaCapta hat unsere komplexen Formulare in eine nutzerfreundliche Anwendung übertragen. Wir sparen damit Zeit, Kosten und sicherlich auch viele Nerven‘ Carlos Riedelbauch, Business Process Shared Services, Siemens AG Kundenprofil Siemens Ausgangssituation Zur Verwaltung und Auswertung der Projekt- und Arbeitsstunden nutzte Siemens komplexe Excel Tabellen. Siemens ist einer der größten Elektronik-Konzerne der Welt. Mit rund 350.000 Mitarbeiter in 190 Ländern bedient Siemens mit seinen vielfältigen Produkten den gesamten Weltmarkt. Branche Mit wachsender Tabellengröße und zusätzlichen Zusammenhängen zwischen den Inhalten wurde deren Handhabung laufend komplizierter. Insbesondere bei der Kostenzuordnung zu Verrechnungskonten lauerten zahlreiche Fehlerquellen. Darüber hinaus fehlte die Möglichkeit, ein Berechtigungskonzept abzubilden. Elektronik Siemens suchte daher nach einer Lösung, mit der Zeit Mitarbeiter besser ausgewertet werden können. und Kosten der Projekte einfacher nachverfolgt und ca. 350.000 Projektdauer 05.2015 bis 11.2015 in mehreren Iterationen Lösung novaCapta setzte die komplexen Excel-Formulare von Siemens in eine einfach zu bedienende, intuitive Anwendung in Microsoft SharePoint um. Die vielschichtige Validierungslogik verbirgt sich darin hinter einer eigens entwickelten, intuitiven Bedienoberfläche und ist mit einem kundenspezifischen, logischen Berechtigungskonzept ausgestattet. Die Anwendung wurde unter Verwendung von Java und SharePoint Funktionalitäten entwickelt. Die clientseitige Technologie ist Verbesserungen Cloud-Ready und nahezu versionsunabhängig. Intuitive Nutzeroberfläche Integriertes Berechtigungskonzept Wert für den Kunden Auch für mobile Endgeräte geeignet Die von novaCapta umgesetzte Formularlösung er- Cloud-Ready möglicht eine gesicherte Eingabe und Zuordnung. Die Versionsunabhängig - einfache Umstel- Mitarbeiter von Siemens können sowohl am Desktop- lung auf neue SharePoint Version PC als auch mobil einfach und intuitiv damit arbeiten. Darüber hinaus kann sie bei Bedarf bequem in eine neue SharePoint Version überführt werden. Zeit und Kosten sind die zwei kritischen Fakto- die neue Online-, Projekt- und Arbeitsstun- ren, die über Erfolg oder Misserfolg von Projek- denerfassung“, beschreibt Carlo Riedelbauch, IT ten entscheiden. Für die Mitarbeiter der Sie- Consultant bei Siemens und ergänzt: "Momen- mens AG gilt es, eine Vielzahl von Projekten un- tan nutzen wir noch SharePoint 2007. Da sich ter genau diesen Aspekten im Auge zu behal- das in absehbarer Zeit ändern wird, musste die ten und Abweichungen vom Plan damit früh- Lösung außerdem versionsunabhängig umge- zeitig zu erkennen. Bisher kamen dazu vor al- setzt werden.“ lem ausgefeilte Excel Tabellen zum Einsatz, in denen die Projekt- und Arbeitsstunden verwal- novaCapta stellte sich der Herausforderung tet und ausgewertet wurden. Mit der Zeit wur- und entwarf eine Single Page Application (SPA), den die Tabellen allerdings zusehends komple- in denen sich die komplexe Logik der ehemali- xer, so dass deren Bearbeitung stetig mehr Auf- gen Excel-Listen mit einer eigens gestalteten, wand verursachte. Auch eine Berechtigungs- intuitiven Nutzeroberfläche verbindet. struktur ließ sich in Excel nicht ausreichend abbilden. Versionsunabhängig und performant mit modernsten Frameworks novaCapta erstellt intuitives Formularportal mit Die SPA besteht aus einem aufeinander abge- nutzerfreundlicher Bedienoberfläche stimmten Mix der modernsten Java Frame- Um den Zeitaufwand für die Mitarbeiter zu ver- works. Selbst das zugrundeliegende SharePoint ringern und die Datenqualität zu verbessern, Development, wie zum Beispiel das Anlegen beauftragte die Siemens AG die novaCapta, die von Site Columns, Content Types und Listen, komplexen Formulare als nutzerfreundliche An- wurde mittels Java Script realisiert. „Wir haben wendung in Microsoft SharePoint umzusetzen. eigens für Siemens ein ORM, ein Object Relac- „Eine einfache Usability, ein verständliches In- tionship Management, auf Basis von JavaScript terface, gute Performance und klare Berechti- entwickelt. Mit diesem ORM erzielen wir auch gungsstrukturen waren unsere Kernaspekte für bei sehr großen Datenmengen und komplexen Logiken eine sehr gute Performance. Zusätzlichen Gewinn bringt das ORM, da die APIs damit klar definiert und dokumentiert sind. Sollten später werden kann. Der Zeitbalken, der die Auslas- Anpassungen oder Erweiterungen nötig wer- tung grafisch anzeigt, wird bei Änderungen in den, können diese dank der ORM mit sehr ge- Echtzeit aktualisiert. Es muss also nicht erst ge- ringem Aufwand umgesetzt werden“, gibt Mi- speichert werden, um zu sehen, welche Auswir- chael Matuschek, Director Sales bei novaCapta, kungen eine Eingabe zur Folge hätte. Die Pro- Auskunft. jektplanung kann damit besonders schnell und effektiv auf Änderungen reagieren. Daten übersichtlich erfassen und nachverfolgen im „Datagrid“ Gezielte Steuerung mit durchdachtem novaCapta gestaltete für die Projekt- und Ar- Rechtemanagement beitsstundenerfassung ein eigenes „Datagrid“, Auch an Stelle der SharePoint eigenen List- das den Mitarbeitern zur übersichtlichen Ar- Item-Security trat ein logisches Rechtekonzept beitsstundenerfassung dient. Die Daten- und auf Basis von JavaScript. Dieses Vorgehen hat Summenvalidierung findet darin bereits wäh- gleich mehrere Vorteile: rend der Dateneingabe statt, so dass keine offensichtlichen Fehleingaben entstehen können. Wiederverwendbares Framework Erkennt das System eine Eingabe als fehlerhaft, Einfaches Upgrade der Anwendung, ist der „Speichern“-Button ausgegraut. Inner- durch Kopieren der zugehörigen Ja- halb der Datagrids stehen den Mitarbeitern – je vaScript Dateien in die verwendete Doku- nach Berechtigung – mehrere Filter zur Verfü- mentenbibliothek gung, welche die angezeigte Ergebnismenge Umsetzung kundenspezifischer Anforde- einschränken. Hierüber können zum Beispiel rungen an das Berechtigungsmanage- auch die Arbeitsstunden mehrerer Mitarbeiter ment gleichzeitig angezeigt werden. Auch das gezielte Anlegen und Steuern von Projekten er- Bessere Performance auch bei großen Datenmengen folgt direkt über die Formularlösung. Die einfache und übersichtliche DatenverwalDie novaCapta Lösung beinhaltet darüber hin- tung der novaCapta Lösung wurde von den aus eine Partner- und Verrechnungsverwal- Siemens Mitarbeitern sehr gut angenommen. tung. Hierin wird die monatliche Verrechnung Die Aufwände für die Projekt- und Arbeitsstun- der Projektkosten an die einzelnen Konten eines denverwaltung konnten damit nachweislich ge- Projekts aufgeschlüsselt, wobei sowohl eine senkt werden. prozentuale wie auch fixe Verteilung gewählt novaCapta GmbH SOFTWARE & CONSULTING | Member of TIMETOACT GROUP Kranhaus 1, Im Zollhafen 18, 50678 Köln, Deutschland Tel +49 221 58919-343| [email protected]
