AG-VIP SQL - Anwender Handbuch für
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AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Handbuch für Anwender Version 1.5x Stand vom 06.03.2017 Seite 1 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 1 Vorwort Dieses Handbuch möchte Ihnen rasch den produktiven Nutzen von AG-VIP SQL ermöglichen. Dazu gliedert sich die Dokumentation in fünf Teile. Der erste Band für Administratoren beschreibt die Installation sowie Einrichtung der Software. Somit können Sie AG-VIP SQL auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens optimal anpassen. Der zweite Band des Handbuchs ist für Anwender gedacht, die AG-VIP SQL für Ihre tägliche Arbeit nutzen wollen und beschreibt verschiedene Funktionen für Anwender, wie das integrierte Wiedervorlagesystem oder die Verwaltung von Ansprechpartnern in einer grafischen Adresshierarchie. Der dritte Band beschäftigt sich mit der Einrichtung und Arbeitsweise des optionalen Workflows. AG-VIP SQL kennt einen Modus für das freie Arbeiten sowie das Arbeiten im Rahmen von vordefinierten Workflows. Die optionale Workflow-Engine stellt ein mächtiges Werkzeug dar, da Sie hiermit komplette Folgen von Arbeitsschritten (Prozesse) abbilden und automatisieren können. Der vierte Band dokumentiert die Makro-Schnittstelle mit dem Objektmodell sowie die Möglichkeiten, die Funktionalität von AG-VIP SQL individuell über VBScript-Makros zu erweitern. Der fünfte Band beschäftigt sich mit der Option xRM.“xRM“ steht dabei für die Abbildung „x“beliebiger Beziehungsgeflechte und stellt damit nicht mehr allein den Kunden in den Mittelpunkt, sondern alle Stakeholder eines Unternehmens. Seite 2 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 2 Inhaltsverzeichnis 1 2 3 4 Vorwort ..................................................................................................................2 Inhaltsverzeichnis ...................................................................................................3 Lizenzbestimmungen.............................................................................................. 8 Freies Arbeiten ..................................................................................................... 19 4.1 Was ist Freies Arbeiten? ............................................................................... 19 4.2 Erste Schritte ................................................................................................ 20 4.3 Aufbau und Ansichten einer Adresstabelle .................................................. 20 4.3.1 Wozu Ansichten? ................................................................................. 20 4.3.2 Ansichten verwalten ............................................................................. 21 4.3.2.1 Alle Ansichten anzeigen: .................................................................. 22 4.3.2.2 Alle Ansichten außer dieser ausblenden ........................................... 22 4.3.2.3 Ansicht ausblenden ........................................................................... 23 4.3.2.4 Ansicht Verwalten ............................................................................ 23 4.3.3 Ansicht von Listen ................................................................................ 24 4.3.4 Oberfläche ............................................................................................ 27 4.3.4.1 Symbolleisten ................................................................................... 27 4.3.4.2 Vorgehensweise: Symbolleisten, Anpassen ..................................... 29 4.3.4.3 Aussehen der Anwendung ................................................................ 38 4.4 Sounds .......................................................................................................... 40 5 Ribbon: Datei ....................................................................................................... 42 5.1 Adressen ....................................................................................................... 42 5.2 Projekte......................................................................................................... 43 5.3 Administration .............................................................................................. 45 5.4 Kennwort ändern .......................................................................................... 46 5.5 Telefon Optionen .......................................................................................... 48 5.6 Telefon Wahlparameter ................................................................................ 55 5.7 Einstellungen ................................................................................................ 57 5.7.1 Progamm Einstellungen ........................................................................ 58 5.7.2 Telefonie Einstellungen ........................................................................ 67 5.8 Info über AG-VIP SQL ................................................................................ 67 5.9 Schließen ...................................................................................................... 68 5.10 Beenden ........................................................................................................ 69 5.11 Beenden ........................................................................................................ 69 6 Ribbon Standard ................................................................................................... 69 6.1 Adresse speichern ......................................................................................... 70 Seite 3 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6.2 Neuen Ansprechpartner erfassen .................................................................. 70 6.3 Neue Adresse ............................................................................................... 72 6.4 Aktuellen Vorgang Parken ........................................................................... 75 6.5 Geparkte Vorgänge ...................................................................................... 76 6.6 Pause ............................................................................................................ 77 6.7 Bearbeiten abbrechen ................................................................................... 77 6.8 Aktualisieren ................................................................................................ 77 6.9 Adresse löschen............................................................................................ 78 6.10 Kopieren ....................................................................................................... 78 6.11 Auswertung .................................................................................................. 79 6.12 Suchen .......................................................................................................... 96 6.13 Globale Suche ............................................................................................ 101 6.14 Erste Adresse ............................................................................................. 105 6.15 Nächster Datensatz ..................................................................................... 106 6.16 Vorhergehende Adresse ............................................................................. 106 6.17 Letzte Adresse ............................................................................................ 107 6.18 Telefonanruf ............................................................................................... 107 6.19 Aktuelle Adressen in Workflow Bearbeitungsstufe einstellen ................... 108 6.20 Neues CRM-Ticket zur aktuellen Adresse erzeugen.................................. 109 6.21 Projektstatistik ............................................................................................ 110 6.22 Aktivitäten.................................................................................................. 110 6.22.1 Wiedervorlage erfassen ...................................................................... 110 6.22.2 Die Wiedervorlagenliste ..................................................................... 112 6.23 Arbeitsbereichsleiste .................................................................................. 116 6.24 Ausgabefenster ........................................................................................... 117 6.25 Hierarchie ................................................................................................... 117 6.25.1 Anzeigen des Hierarchiefensters ........................................................ 119 6.25.2 Funktionen im Hierarchiefenster ........................................................ 120 6.25.3 Hierarchie auswerten .......................................................................... 123 6.26 CRM Verknüpfung .................................................................................... 125 6.27 Monitor ...................................................................................................... 126 6.28 Notizbereich ............................................................................................... 126 6.29 Nächste Ansicht ......................................................................................... 127 6.30 Vorgehende Ansicht ................................................................................... 127 7 Ribbon Telefonie ............................................................................................... 128 7.1 Ruf annehmen ............................................................................................ 128 Seite 4 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 7.2 Telefonat beenden ...................................................................................... 129 7.3 Rückruf / Rückfrage ................................................................................... 129 7.4 Makeln ........................................................................................................ 134 7.5 Konferenz ................................................................................................... 134 7.6 Wahlwiederholung ..................................................................................... 134 7.7 Falsche Rufnummer ................................................................................... 135 8 Ribbon Ausgabefenster ...................................................................................... 136 8.1 Listeneintrag entfernen ............................................................................... 136 8.2 Exportieren ................................................................................................. 137 8.3 Datensätze löschen ..................................................................................... 143 8.4 Datensätze ändern....................................................................................... 144 8.5 Adressen kopieren ...................................................................................... 158 8.6 Datensätze verschieben .............................................................................. 161 8.7 Selektion ..................................................................................................... 162 8.7.1 Aktuellen Datensatz in Liste übernehmen .......................................... 163 8.7.2 Kopieren selektierte Datensätze ......................................................... 163 8.7.3 Kopieren alle Datensätze .................................................................... 165 8.7.4 Alle auswählen ................................................................................... 165 8.7.5 Auswahl aufheben .............................................................................. 165 8.7.6 Auswahl invertieren............................................................................ 166 8.7.7 Auswahl über Auswertung ................................................................. 166 8.8 Tickets in Bearbeitungsstufe einstellen ...................................................... 167 8.9 Sortieren ..................................................................................................... 167 8.10 Auswertung verfeinern ............................................................................... 169 8.11 Datensätze reduzieren ................................................................................. 170 8.12 Auswertung umwandeln in anderen Datensatztyp...................................... 172 8.13 Doppelte Adressen suchen ......................................................................... 173 8.14 Porto-Optimierung...................................................................................... 174 8.15 Statistik ....................................................................................................... 177 8.16 Projekt Statistik .......................................................................................... 181 8.17 CRM-Statistik ............................................................................................. 181 8.18 Liste drucken .............................................................................................. 182 8.19 Etiketten drucken ........................................................................................ 184 8.20 Report drucken ........................................................................................... 192 8.21 Anzeige anpassen ....................................................................................... 193 8.22 Aktualisieren .............................................................................................. 195 9 Ribbon Andere Fenster ....................................................................................... 195 Seite 5 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 9.1 Workflow Projektmonitor .......................................................................... 195 9.2 Benutzermonitor......................................................................................... 195 9.3 CRM Projektmonitor .................................................................................. 196 9.4 Performancemonitor ................................................................................... 196 9.5 Overdialmonitor ......................................................................................... 196 9.6 Administrative Aufgaben ........................................................................... 196 9.7 Projektstatistik ............................................................................................ 198 9.8 Scriptverlauf ............................................................................................... 199 9.9 Scriptansicht ............................................................................................... 199 9.10 Überschriftsleiste ....................................................................................... 199 9.11 Statusleiste ................................................................................................. 200 10 Ribbon Sonstiges ........................................................................................... 200 10.1 Reports ....................................................................................................... 200 10.2 Etikett für aktuelle Adresse ........................................................................ 201 10.3 Report für aktuellen Datensatz ................................................................... 202 10.4 Import......................................................................................................... 202 10.5 Doppelte Adressen suchen ......................................................................... 203 10.6 Adressen mit mehreren Workflow-Tickets ................................................ 209 10.7 Debuggen starten........................................................................................ 210 10.8 Hilfethemen................................................................................................ 211 10.9 Kontexthilfe ............................................................................................... 212 10.10 Handbücher ............................................................................................ 213 10.11 Knowledge Base .................................................................................... 213 10.12 Support Email ........................................................................................ 213 10.13 Fernwartung ........................................................................................... 213 11 Ribbon Hilfsmittel.......................................................................................... 215 11.1 Hilfsmittel: Ribbon anpassen ..................................................................... 215 11.2 Hilfsmittel verwenden ................................................................................ 217 11.3 Serienbrief .................................................................................................. 219 11.3.1 Steuerdatei in AG-VIP SQL erstellen ................................................ 219 11.3.2 Steuerdatei mit Seriendruckdokument verknüpfen ............................ 222 11.4 Serienemails versenden .............................................................................. 226 12 Einrichten Oberfläche .................................................................................... 228 14 Die Historie .................................................................................................... 229 14.1 Aufbau und Ansicht der Historie ............................................................... 230 14.1.1 Aufbau der Historie: ........................................................................... 231 Seite 6 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 14.1.2 Ansicht verändern ............................................................................... 233 14.2 Funktionen in der Historie .......................................................................... 235 14.3 Kontakt in Historie erfassen ....................................................................... 239 15 Schritt-für-Schritt Anleitung .......................................................................... 241 15.1 Erfassen einer neuen Adresse ..................................................................... 241 15.2 Einzelbrief / -fax ......................................................................................... 246 15.3 Import ......................................................................................................... 247 15.3.1 Vorgehensweise: ................................................................................ 247 15.3.2 Import von Excel-Daten ..................................................................... 254 15.4 Datenaustausch ........................................................................................... 257 15.4.1 Export der Daten ................................................................................ 259 15.4.2 Import der Daten ................................................................................ 262 15.5 Feldinhalte tauschen ................................................................................... 272 15.6 Telefonie..................................................................................................... 277 15.6.1 Einrichtung ......................................................................................... 278 15.6.2 Outbound ............................................................................................ 279 15.6.2.1 Sofortige Anwahl........................................................................ 279 15.6.2.2 Telefonat planen ......................................................................... 283 15.6.3 Inbound ............................................................................................... 285 16 Hotkeys .......................................................................................................... 286 17 Schlagwortregister .......................................................................................... 289 Seite 7 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3 Lizenzbestimmungen Dies ist ein rechtsgültiger Softwarelizenzvertrag zwischen Ihnen, entweder als natürliche oder als juristische Person (nachfolgend “Nutzer” genannt), und der Firma Grutzeck-Software GmbH, Hessen-Homburg-Platz 1, 63452 Hanau (nachfolgend “Lizenzgeber” genannt). Durch Öffnung der versiegelten Softwarepakete und/oder durch Benutzung der Software erklären Sie sich damit einverstanden, an die Bestimmungen dieses Vertrages gebunden zu sein. Wenn Sie diesen Softwarelizenzvertrag nicht akzeptieren wollen, senden Sie das versiegelte Softwarepaket und alle Zubehörteile an den Lizenzgeber gegen volle Rückerstattung des Kaufpreises zurück. Die Software, der Datenträger, das Manual und alle dazugehörigen Dokumentationen wie auch etwaige Kopien oder Teile hiervon sowie alle Symbole sind ein Produkt des Lizenzgebers und wurden unter dessen Lizenz hergestellt. Alle Urheberrechte und anderen intellektuellen Eigentumsrechte an der Software stehen ausschließlich dem Lizenzgeber zu. §1 Vertragsgegenstand (1) Der Lizenzgeber gewährt dem Nutzer ein nicht ausschließliches, zeitlich unbegrenztes Recht, die diesen Lizenzbestimmungen beiliegende Software zu den nachstehenden Bedingungen zu nutzen. (2) Die Programme werden dem Nutzer auf maschinenlesbaren Aufzeichnungsträgern überlassen, auf denen sie als Objektprogramme im ausführbaren Zustand aufgezeichnet sind. Des Weiteren werden dem Nutzer Dokumentationsunterlagen zur Anwendung in Form einer PDF-Datei oder als gedrucktes Handbuch überlassen. Programme und Dokumentation werden nachfolgend als „Lizenzmaterial“ bezeichnet. (3) Der Lizenzgeber ist nicht verpflichtet, dem Nutzer während der Dauer des Vertrags Update-Versionen des Lizenzmaterials zu überlassen. Der Erwerb von Update-Versionen bedarf den Abschluss eines gesonderten Vertrages mit dem Lizenzgeber. Seite 8 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x §2 Nutzungsumfang (1) Der Nutzer ist berechtigt, die überlassenen Programme in der erworbenen Anzahl von Lizenzen zu installieren und zu nutzen. Der Erwerb einer Lizenz berechtigt den Nutzer zur Installation und Benutzung der Software auf einer Datenverarbeitungseinheit mit einem Prozessor, unabhängig davon, ob es sich um eine Workstation oder einen Laptop handelt. Der Nutzer hat zu gewährleisten, dass die Software nicht gleichzeitig auf mehreren Workstations oder Laptops installiert und eingesetzt wird, es sei denn, der Nutzer ist Eigentümer aller betreffenden Datenverarbeitungseinheiten und stellt sicher, dass jeweils nur eine der installierten Softwareversionen genutzt werden kann. (2) „Nutzen“ im Sinne dieses Vertrages ist jedes dauerhafte oder vorübergehende ganze oder teilweise Laden, Anzeigen, Ablaufen, Übertragen oder Speichern der Software zum Zwecke ihrer Ausführung und der Verarbeitung der darin enthaltenen Datenbestände in der bestimmten Datenverarbeitungseinheit. In Geräten, die an die bestimmte Datenverarbeitungseinheit angeschlossen sind (z.B. Ein- und Ausgabegeräte), ist die Berechtigung zur Nutzung auf die Speicherung und Anzeige beschränkt. Zur Nutzung gehört auch die Ausführung der genannten Handlungen zum Zwecke der Beobachtung, Untersuchung oder zum Test der überlassenen Software. Dieses gilt auch für die Dokumentationsunterlagen. (3) Sofern Lizenzmaterial in druckschriftlicher Form überlassen wird, darf dieses nur mit schriftlicher Zustimmung des Lizenzgebers vervielfältigt werden. Zusätzliche Exemplare des druckschriftlichen Lizenzmaterials können vom Lizenzgeber unter diesem Vertrag gebührenpflichtig bezogen werden. (4) Zur vertragsgemäßen Nutzung gehört die Herstellung einer Sicherungskopie von der überlassenen Software. (5) Der Nutzer ist berechtigt, die Software mit anderen Computerprogrammen zu verbinden. Die Anwendungsdokumentation enthält eine Beschreibung der hierfür vorgesehenen Schnittstellen. Weitergehende Änderungen der Programme sowie Fehlerkorrekturen sind nur in dem Umfang zulässig, als sie zur bestimmungsgemäßen Benutzung der Programme notwendig sind. Auf § 9 wird Bezug genommen. Eine Rückübersetzung (Dekompilierung) des Programmcodes in eine andere Darstellungsform ist Seite 9 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x untersagt. Ausgenommen hiervon ist eine teilweise Übersetzung der Codeform zum Zwecke der Herstellung von Interoperabilität eines unabhängig geschaffenen Computerprogramms mit einem überlassenen Computerprogramm oder mit anderen Computerprogrammen unter den in § 69e UrhG angegebenen Beschränkungen. §3 Weitergabe des Programmpakets (1) Der Nutzer ist berechtigt, das Lizenzmaterial im Originalzustand und als Ganzes zusammen mit einer Kopie dieses Vertrages auf einen nachfolgenden Nutzer dauerhaft zu übertragen. Diese Berechtigung erstreckt sich nicht auf eine Weitergabe von Kopien oder Teilkopien des Lizenzmaterials und auch nicht auf die Weitergabe der geänderten oder bearbeiteten Fassungen oder davon hergestellter Kopien oder Teilkopien. (2) Mit der Übertragung des Lizenzmaterials geht die Berechtigung zur Nutzung gemäß § 1 auf den nachfolgenden Nutzer über, der damit im Sinne des Vertrages an die Stelle des Nutzers tritt. Zugleich erlischt die Berechtigung des Nutzers zur Nutzung gemäß § 1. Der Lizenzgeber ist von der Übertragung unter Nennung des Übertragungsempfängers unverzüglich durch den Nutzer zu benachrichtigen. (3) Mit der Weitergabe hat der Nutzer alle Kopien oder Teilkopien des Lizenzmaterials sowie geänderte oder bearbeitete Fassungen und davon hergestellte Kopien und Teilkopien umgehend und vollständig zu löschen oder auf andere Weise zu vernichten. Dies gilt auch für alle Sicherungskopien. (4) Abs. (1) bis (3) gelten auch, wenn die Weitergabe in einer zeitweisen Überlassung besteht. Die Vermietung des Programmpaketes oder von Teilen desselben ist ausgeschlossen. §4 Weitergabe durch nachfolgende Nutzer Für die Weitergabe des Lizenzmaterials durch den jeweiligen Nutzer an einen nachfolgenden Nutzer tritt dieser an die Stelle des vorausgehenden Nutzers. § 3 gilt sinngemäß. Seite 10 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x §5 Schutz des Lizenzmaterials (1) Unbeschadet der gemäß den § 1 und 2 eingeräumten Nutzungsrechten behält der Lizenzgeber alle Rechte am Lizenzmaterial einschließlich aller vom Nutzer hergestellten Kopien oder Teilkopien desselben. Das Eigentum des Nutzers an maschinenlesbaren Aufzeichnungsträgern, Datenspeichern und Datenverarbeitungsgeräten wird hiervon nicht berührt. (2) Der Nutzer verpflichtet sich, die im Lizenzmaterial enthaltenen Schutzvermerke, wie Copyrightvermerke und andere Rechtsvorbehalte unverändert beizubehalten sowie alle vom Nutzer hergestellten vollständigen oder teilweisen Kopien von maschinenlesbarem Lizenzmaterial in unveränderter Form zu übernehmen. (3) Der Nutzer wird über die von ihm vertragsgemäß hergestellten Kopien oder Teilkopien von maschinenlesbarem Lizenzmaterial Buch führen und sie an einem sicheren Ort aufbewahren sowie auf Anfrage hierüber Auskunft erteilen. (4) Der Nutzer verpflichtet sich, das Lizenzmaterial ohne ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Lizenzgebers weder im Original noch in Form von vollständigen oder teilweisen Kopien Dritten zugänglich zu machen. (5) Der Nutzer wird vor der Vernichtung, dem Verkauf oder der sonstigen Weitergabe von maschinenlesbaren Aufzeichnungsträgern, Speichern oder Datenverarbeitungsgeräten darin gespeichertes Lizenzmaterial vollständig löschen. §6 Lieferung (1) Der Nutzer erhält eine Lieferkopie der Programme auf einem maschinenlesbaren Aufzeichnungsträger (z.B. CD) sowie beim Erwerb einer Lizenz ein Exemplar der Anwendungsdokumentation. Auf Anfrage liefert der Lizenzgeber weitere Exemplare der Anwendungsdokumentation gegen gesonderte Vergütung nach. Seite 11 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x (2) Verliert der Nutzer den erhaltenen maschinenlesbaren Aufzeichnungsträger oder wird der das Lizenzmaterial enthaltende Aufzeichnungsträger während des Transports oder nach Empfang beim Nutzer beschädigt oder versehentlich gelöscht, so kann der Lizenzgeber für die Ersatzlieferung dem Nutzer eine Aufwandspauschale von Euro 50,00 in Rechnung stellen. (3) Neuauflagen und Ergänzungen des Lizenzmaterials werden dem registrierten Nutzer nach ihrer Verfügbarkeit zum entgeltlichen Erwerb angeboten. Ein Anspruch des registrierten Nutzers auf Neuauflagen und Ergänzungen des Lizenzmaterials (Updates) besteht nicht. §7 Testversion und Testzeitraum Während eines Zeitraums von 30 Tagen steht dem Nutzer das Lizenzmaterial als Testversion kostenlos zur Erprobung zur Verfügung. (2) Der Nutzer erhält entweder die Möglichkeit zum freien Download der Testversion im Internet auf der Homepage des Lizenzgebers oder er erhält eine Testversion des Lizenzmaterials auf einer gesonderten CD. (3) Der Testzeitraum beginnt mit dem Download der Testversion aus dem Internet bzw. mit dem Versand des Lizenzmaterials durch den Lizenzgeber und endet am selben Tage des darauffolgenden Monats. (4) Während des Testzeitraums prüft der Nutzer, ob das Lizenzmaterial seinen Anforderungen genügt. Ist dies nicht der Fall, so kann er die Lizenz für das getestete Programm fristlos kündigen. Erfolgt bis zur Beendigung des Testzeitraums keine Kündigung, gehen beide Vertragsparteien davon aus, dass das Programm für die Zwecke des Nutzers grundsätzlich brauchbar ist. Der Nutzer erhält nach Beendigung des Testzeitraums die aktuelle Vollversion als CD, welche über die Testversion installiert werden kann. (5) Bei wiederholter Lizenzierung des gleichen Programms im Sinne der § 3 und 4 wird der Testzeitraum insgesamt nur einmal gewährt. Seite 12 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x §8 Gebühren (1) Die Lizenzgebühren sind festgelegt als Einmalgebühr. Für etwaige Neuauflagen und Ergänzungen des Lizenzprogramms wird eine Zusatzgebühr als Einmalgebühr berechnet. (2) Die Gebühren werden mit Lieferung fällig. Die Umsatzsteuer wird gesondert berechnet. §9 Gewährleistung (1) Die Vertragsparteien stimmen darüber überein, dass es nicht möglich ist, Programme so zu entwickeln, dass sie für alle Anwendungsbedingungen fehlerfrei sind. Der Lizenzgeber macht für jedes von ihm angebotene Programm eine komplette Dokumentation als PDF-Datei oder in gedruckter Form verfügbar, welche die bestimmungsgemäße Benutzung und die Einsatzbedingungen des Programms angibt. (2) Für das Lizenzmaterial in der dem Nutzer überlassenen Fassung gewährleistet der Lizenzgeber den vertragsgemäßen Gebrauch in Übereinstimmung mit der bei Versand gültiger Programmdokumentation im Sinne des § 9 Absatz (1). Dies gilt insbesondere für zugesicherte Eigenschaften. Im Falle erheblicher Abweichungen von der Leistungsbeschreibung ist der Lizenzgeber zur Nachbesserung berechtigt und, soweit diese nicht mit unangemessenem Aufwand verbunden ist, auch verpflichtet. Gelingt es dem Lizenzgeber innerhalb einer angemessenen Frist nicht, durch Nachbesserung die erheblichen Abweichungen von der Leistungsbeschreibung zu beseitigen oder so zu umgehen, dass dem Nutzer eine vertragsgemäße Nutzung des Programms ermöglicht wird, kann der Nutzer eine Herabsetzung der Lizenzgebühren verlangen oder die Lizenz für das Programm fristlos kündigen. Die Verpflichtung zur Nachbesserung endet mit Ablauf der in der Anlage „Programmschein“ angegebenen Dauer des Kundendienstes, frühestens jedoch zwölf Monate nach dem Ende des Testzeitraums. Für Schadensersatzansprüche gilt § 12. (3) Der Nutzer ist verpflichtet, dem Lizenzgeber nachprüfbare Unterlagen über Art und Auftreten von Abweichungen von der Leistungsbeschreibung zur Verfügung zu stellen und bei der Eingrenzung von Fehlern mitzuwirken. Seite 13 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x (4) Die Gewährleistung erstreckt sich nicht auf Mängel, die durch Abweichen von den für das Programm vorgesehenen und in der Leistungsbeschreibung angegebenen Einsatzbedingungen verursacht werden. § 10 Kundendienst (1) Der Lizenzgeber leistet zur Fehlerbeseitigung kostenlos Telefonsupport für die Dauer von sechs Wochen nach Auslieferung des Lizenzmaterials. Voraussetzung hierfür ist der Einsatz einer gültigen Fassung des Lizenzmaterials sowie die Bereitstellung des Fehlerformulars gemäß Handbuch durch den Nutzer. Hilfe zur Fehlerbehebung findet sich auch im Internet auf der Homepage des Lizenzgebers. Der Kundendienst unterliegt den Bestimmungen von § 11 „Einsatzbedingungen“. (2) Dem Nutzer obliegt die Erstellung der Fehlerunterlagen gemäß diesbezüglicher Angaben in der Anwendungsdokumentation. Nach Eingang der Fehlerunterlagen beim Lizenzgeber erfolgt der zentrale Kundendienst telefonisch innerhalb der ersten sechs Wochen nach Auslieferung des Lizenzmaterials oder durch Übersendung von Informationen oder Überlassung von Unterlagen, wie Angaben zur Fehlerbeseitigung oder -umgehung oder berichtigte Programmteile. Ab der siebten Woche nach Auslieferung des Lizenzmaterials steht der Lizenzgeber dem Nutzer im Rahmen des Kundendienstes nur noch kostenpflichtig zur Verfügung oder bei Abschluss eines gesonderten Wartungsvertrages. (3) Beruht der Einsatz des Kundendienstes auf einem Anwenderfehler des Nutzers oder auf ähnlichen, vom Nutzer zu vertretenden Umständen, so kann der Lizenzgeber für sein Tätigwerden im Rahmen des Kundendienstes einen Stundensatz gemäß aktueller Preisliste dem Nutzer in Rechnung stellen. (4) Der Lizenzgeber leistet Programmpflege gegen eine Pauschalgebühr nur nach Abschluss eines separaten Wartungsvertrages. (5) Das dem Nutzer im Rahmen des Kundendienstes überlassene Material wird Bestandteil des Lizenzmaterials im Sinne von § 1 und unterliegt als solches den Bestimmungen dieses Vertrags. Seite 14 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x (6) Andere Dienste, wie Ausbildung von Mitarbeitern des Nutzers, Anpassungen des Programms an die besonderen Bedingungen des Nutzers oder andere Programmierleistungen, erfordern den Abschluss eines dafür vorgesehenen besonderen Vertrages. § 11 Einsatzbedingungen (1) Das dem Nutzer überlassene Lizenzmaterial wurde für den Einsatz auf bestimmten Datenverarbeitungsanlagen und für das Zusammenwirken mit bestimmten anderen Programmen entwickelt. Diese Einsatzbedingungen sind in der Leistungsbeschreibung angegeben. (2) Bei einer Benutzung des Lizenzmaterials ohne Einhaltung der Einsatzbedingungen gemäß Abs. (1) entfällt die Verpflichtung zur Gewährleistung nach § 9. Der Lizenzgeber wird sich in einem solchen Fall in einem angemessenen Umfang bemühen, den Kundendienst gemäß § 10 zu leisten. Der Kundendienst wird sich hierbei jedoch nur solcher Fehler annehmen, die bei Nutzung des Lizenzmaterials unter den in der Leistungsbeschreibung angegebenen Einsatzbedingungen feststellbar sind. § 12 Haftungsbeschränkungen (1) Jede Vertragspartei haftet unabhängig vom Rechtsgrund für Schäden, die durch schuldhafte Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht in einer das Erreichen des Vertragszwecks gefährdenden Weise verursacht wurden. Die Haftung ist auf den vertragstypischen Schaden begrenzt, mit dessen Entstehen jede Vertragspartei bei Vertragsabschluss aufgrund der ihr zu diesem Zeitpunkt bekannten Umstände rechnen musste. (2) Der Lizenzgeber haftet nicht für mangelnden wirtschaftlichen Erfolg, entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden, Mangelfolgeschäden und Ansprüche Dritter mit Ausnahme von Ansprüchen aus Verletzung von Schutzrechten Dritter. (3) Der Schadensbetrag gemäß Abs. (1) und Abs. (2) ist begrenzt auf die Höhe der Einmalgebühr des Programms, das Gegenstand des Anspruchs ist Seite 15 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x oder den Schaden unmittelbar verursacht hat. Maßgebend sind die bei der Entstehung des Anspruchs geltenden Gebühren ohne Umsatzsteuer. (4) Für den Verlust von Daten und deren Wiederherstellung haftet der Lizenzgeber nach Maßgabe von Abs. (1) bis (3) nur dann, wenn ein solcher Verlust durch angemessene Datensicherungsmaßnahmen seitens des Nutzers nicht vermeidbar gewesen wäre. (5) Die Haftungsbeschränkungen gemäß Abs. (1) bis (4) gelten sinngemäß auch zugunsten der Mitarbeiter und Beauftragten des Lizenzgebers. (6) Die Haftung der Vertragsparteien für Schäden, die durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz von Mitgliedern der Geschäftsführung oder leitenden Angestellten der Vertragsparteien verursacht worden sind, sowie eine eventuelle Haftung des Lizenzgebers für das Fehlen zugesicherter Eigenschaften, für die Verletzung von Urheberrechten Dritter und für Ansprüche aufgrund des Produkthaftungsgesetzes bleiben unberührt. § 13 Schutzrechte Dritter (1) Der Lizenzgeber wird den Nutzer gegen alle Ansprüche verteidigen, die aus einer Verletzung eines gewerblichen Schutzrechts oder Urheberrechts durch das vertragsgemäß genutzte Lizenzmaterial in der Bundesrepublik Deutschland hergeleitet werden. Der Lizenzgeber übernimmt dem Nutzer gerichtlich auferlegte Kosten und Schadenersatzbeträge, sofern der Nutzer dem Lizenzgeber von solchen Ansprüchen unverzüglich schriftlich benachrichtigt hat und dem Lizenzgeber alle Abwehrmaßnahmen und Vergleichsverhandlungen vorbehalten bleiben. (2) Sind gegen den Nutzer Ansprüche gemäß Absatz (1) geltend gemacht worden oder zu erwarten, kann der Lizenzgeber auf seine Kosten das Lizenzmaterial in einem für den Nutzer zumutbaren Umfang ändern oder austauschen. Ist dies oder die Erwirkung eines Nutzungsrechts mit angemessenem Aufwand nicht möglich, kann jeder Vertragspartner die Lizenz für das betreffende Programm fristlos kündigen. In diesem Fall haftet der Lizenzgeber dem Nutzer für den ihm durch die Kündigung entstehenden Schaden nach Maßgabe von § 12. Seite 16 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x (3) Der Lizenzgeber hat keine Verpflichtungen, falls die Ansprüche gemäß Absatz (1) auf Nutzerseitig bereitgestellten Programmen oder Daten oder darauf beruhen, dass das Programm und darin enthaltene Datenbestände nicht in einer vom Lizenzgeber gelieferten gültigen, unveränderten Originalfassung oder unter anderen als in der Leistungsbeschreibung angegebenen Einsatzbedingungen benutzt wurden. § 14 Kündigung, Rückgabe und Löschung von Lizenzmaterial (1) Der Vertrag kann von beiden Seiten aus wichtigem Grund fristlos gekündigt werden. Dies gilt insbesondere bei Verletzung der Bestimmungen nach § 2 „Nutzungsumfang“ und § 5 „Schutz des Lizenzmaterials“. (2) Mit Wirksamwerden einer Kündigung, unabhängig von deren Zeitpunkt und Grund, ist der Nutzer verpflichtet, das Original sowie alle Kopien und Teilkopien des Lizenzmaterials an den Lizenzgeber zurückzugeben. Bei Lizenzmaterial, das auf maschinenlesbaren Aufzeichnungsträgern des Nutzers aufgezeichnet ist, tritt an Stelle der Rückgabe das vollständige Löschen der Aufzeichnung. § 15 Verjährung, Nebenabreden (1) Ansprüche aufgrund einer Verletzung von Bestimmungen nach § 2 „Nutzungsumfang“ und § 5 „Schutz des Lizenzmaterials“ verjähren sechs Jahre nach ihrer Entstehung, alle anderen Ansprüche aus diesem Vertrag drei Jahre nach ihrer Entstehung, sofern nicht kürzere gesetzliche Verjährungsfristen gelten. (2) Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform. (3) Ergänzend gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Lizenzgebers, die der Nutzer zur Kenntnis genommen hat. (4) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmungen tritt eine Seite 17 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Ersatzregelung, die dem mit der unwirksamen Bestimmung angestrebten Zweck möglichst nahe kommt. (5) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist der Sitz des Lizenzgebers. Anwendbar ist deutsches Recht unter Ausschluss des UNKaufrechts. Anmerkungen und Dank: Wir danken den Betreibern der Website http://www.geonames.org für ihre Arbeit und Beitrag. Ihr Software-Team Grutzeck-Software GmbH Hessen-Homburg-Platz 1 63452 Hanau Seite 18 Tel: + 49 (6181) 97010 Internet: http://www.grutzeck.de Email: [email protected] AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4 Freies Arbeiten 4.1 Was ist Freies Arbeiten? Das Freie Arbeiten erfordert das notwendige funktionale Benutzerrecht Direktzugriff. Ansonsten kann der Anwender keine Adresstabelle zum Bearbeiten öffnen. Damit kann der Anwender selbständig und frei im Rahmen seiner Zugriffsrechte adressbezogene Informationen verarbeiten. Im Gegensatz zum Arbeiten in Projekten der optionalen Workflow-Engine bleibt es dem Anwender selbst überlassen, was er tut. Seite 19 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4.2 Erste Schritte Startet der Anwender AG-VIP SQL, erscheint zunächst die nachfolgende Ansicht: In der Kopfzeile sieht der Anwender die individuell konfigurierbare Symbolleiste für den Schnellzugriff mit den wichtigsten Befehlen. Darunter befindet sich die Ribbonleiste. Am linken Rand erscheint die Navigationsleiste, über die Adresstabellen oder Projekte zum Arbeiten ausgewählt und AG-VIP SQL administriert werden kann. Dieser Arbeitsbereich kann über das Standard-Ribbon eingeblendet werden. Dazu einfach oben rechts anklicken. Die Zahl hinter dem Namen der Adresstabelle zeigt die Anzahl von Adressen mit fälligen Wiedervorlagen. Rechts unten finden Sie in der Statuszeile Ihren Benutzernamen. Links unten erscheinen ggf. ergänzende Informationen zur Bedienung von AG-VIP SQL. 4.3 Aufbau und Ansichten einer Adresstabelle 4.3.1 Wozu Ansichten? Ihr Administrator hat Ihnen eine Reihe von Ansichten zur Verfügung gestellt. Damit können Sie adressbezogene Informationen sehen und entsprechend Ihrer Zugriffsrechte bearbeiten. Seite 20 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x So kann Ihnen beispielsweise eine Ansicht die Stammdaten mit der Anschrift und weiteren Informationen zeigen und eine andere Ansicht die komplette Kontakthistorie. Sie sehen also die Daten in einem aufgabenbezogenen Kontext. 4.3.2 Ansichten verwalten Zweck: Nicht jeder Anwender braucht alle verfügbaren Ansichten. Manche sind ihm wichtiger als andere Ansichten. Dazu kann jeder Anwender die Ansichten frei verwalten. Vorgehensweise: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile der Reiterüberschrift der Ansicht. Seite 21 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 2. Ein kontextsensitives Menü öffnet sich: 4.3.2.1 Alle Ansichten anzeigen: Zweck: Alle verfügbaren Ansichten werden eingeblendet. 4.3.2.2 Alle Ansichten außer dieser ausblenden Zweck: Alle Ansichten werden ausgeblendet, bis auf die aktuelle Ansicht. Seite 22 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4.3.2.3 Ansicht ausblenden Zweck: Die aktuelle Ansicht wird ausgeblendet. Bei Bedarf können Sie die Ansicht über Alle Ansichten anzeigen oder Verwalten wieder einblenden. 4.3.2.4 Ansicht Verwalten Zweck: Sie können die Reihenfolge der Ansichten verändern, Ansichten aus- und einblenden. Vorgehensweise: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Reiterüberschrift der Ansichten und wählen aus dem kontextsensitiven Ribbon den Befehl Verwalten. Das nachfolgende Dialogfenster öffnet sich: 2. Alle verfügbaren Ansichten erscheinen in der aktuell angezeigten Reihenfolge. Wenn Sie den Haken setzen wird die Ansicht eingeblendet. Andernfalls erscheint Sie nicht. Seite 23 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Um die Reihenfolge der Ansichten zu verändern, markieren Sie eine Ansicht und schieben diese mit der Maus über Drag & Drop an die gewünschte Stelle oder nutzen die Pfeil-Schalter an der rechten Seite des Dialogs. Über den Schalter Alle anzeigen, werden möglichen Ansichten eingeblendet. 3. Schließen Sie Ihre Eingabe mit dem OK-Schalter ab. 4.3.3 Ansicht von Listen Zweck: AG-VIP SQL kennt eine Reihe von Standardlisten, z.B. die Ausgabeliste, die Ergebnisse von Suchen und Auswertungen erhält, oder die Aktivitätenliste, die Wiedervorlagen beinhaltet. Hinweis. Ausgabe- und Aktivitätenliste bleiben beim Wechsel zwischen freiem Arbeiten und Arbeiten im Workflow oder beim Wechsel zwischen verschiedenen Adresstabellen erhalten. Vorgehensweise: 1. Über das Standard-Ribbon und Listenfenster anzeigen lassen. 2. Dann erscheint die gewünschte Ausgabeliste: s Seite 24 können Sie sich nun ihr AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Alternativ: Über die Schalter können Sie die Listenfenster direkt ein- bzw. ausblenden. Die Fensterinhalte gehen dabei nicht verloren. Hierarchiefenster ein- / ausblenden Liste für Auswertungen / Suchergebnisse ein- / ausblenden Wiedervorlage, Verlauf, Tickets (Workflow) ein- / ausblenden. Der Verlauf zeigt alle zuletzt bearbeiteten Adressen inkl. der im Rahmen des optionalen Workflows bearbeiteten Datensätze an. Zeigt das Fenster der verknüpften xRM-Projekte aus der xRM-Option. Über die Tastenkombination STRG + F4 können Sie das aktive Listenfenster auch über die Tastatur ausblenden. Drücken Sie in einem nicht gedockten Listenfenster die ESC-Taste, wird der Fokus auf die aktuelle Ansicht zurückgesetzt und das Listenfenster ausgeblendet. 3. Positionieren Sie den Mauszeiger in den oberen äußeren Listenrahmen und halten die Maustaste gedrückt, können Sie die Liste frei auf der Oberfläche verschieben. An den Seitenrändern von AG-VIP SQL dockt das Fenster an. Dabei sehen Sie anhand der Pfeile bereits vorab, wie das Fenster andockt: Seite 25 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4. Über den Schalter im gedockten Fenster können Sie festlegen, ob das Ausgabefenster immer sichtbar bleibt oder nach unten einfährt: 5. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über Aktivitäten , wird das Fenster wieder ausgefahren. So wird die Anzeige des aktuellen Datensatzes nicht verdeckt. 6. Wenn Sie das Andocken verhindern möchten, halten Sie bei Verschieben des Listenfensters die Taste STRG gedrückt. 7. Die Größe des Fensters können Sie verändern, indem Sie den Mauszeiger auf den Rand des Listenfensters positionieren. Der Mauszeiger wird in einen Doppelpfeil verwandelt. Jetzt lässt sich die Größe verändern. Seite 26 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 8. Die angezeigten Spalten innerhalb des Listenfensters passen Sie über den Schalter an. 4.3.4 Oberfläche 4.3.4.1 Symbolleisten Zweck: Über die Funktion Symbolleisten können Sie Schalterleisten ein- und ausblenden sowie die Ribbonstruktur das Erscheinungsbild, Hotkeys, uvm. verändern. Diese Einstellungen werden lokal auf Ihrem Computer für jeden Anwender separat gespeichert. (Dies ist in der Registrierungsdatenbank von Windows unter HKey_Current_User abgelegt). Vorgehensweise: Schalterleisten ein-/ ausblenden 1. Klicken sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste Ribbon. Eine Übersicht aller Optionen erscheint. Gehen sie zu Symbolleiste anpassen. 2. Nun können sie durch Anklicken und dem Befehl hinzufügen bzw. entfernen, die Symbolleiste anpassen. Auf der linken Seite befinden sich Befehle, die hinzugefügt werden können. Auf der rechten Seite werden die Befehle angezeigt, die aus der Symbolleiste entfernt werden können. Die Symbolleisten im Einzelnen: Standard-Symbolleiste: Seite 27 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Arbeitsbereichsleiste: Telefonleiste: Die Telefonleiste ist automatisch aktiv, wenn Sie ein Telefonat führen. Hier stehen Ihnen Funktionen, wie die Wahlwiederholung, Makeln, Auflegen usw. zur Verfügung. Überschriftsleiste: Seite 28 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Zeigt den Kontext der ausgewählten Adresstabelle bzw. Projekttabelle an, in der aktuell gearbeitet wird und erscheint immer über Kurzname und Nummer. Statusleiste: Untere Applikationszeile, in der Erläuterungen zu den Funktionen, der aktuelle Status, der Anmeldename und weitere Systeminformationen eingeblendet werden. 4.3.4.2 Vorgehensweise: Symbolleisten, Anpassen Zweck: Die Tastenbelegung, die Inhalte von Ribbons, die Symbolleisten sowie die allgemeine Darstellung können Sie über den Befehl Symbolleisten, Anpassen frei anpassen. Vorgehensweise: 1. Klicken Sie in einem der Ribbons mit Rechtsklick in eine Symbolleiste, sodass ein kleines Untermenü erscheint. Nun klicken sie Symbolleiste Anpassen an. Das Fenster Symbolleiste anpassen erscheint: Seite 29 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 2. Im Reiter Anpassen sehen Sie eine Übersicht über alle Befehle in den jeweiligen Ribbons (Kategorien). Die Beschreibung erläutert den Zweck der einzelnen Befehle. 3. Im Fenster Symbolleiste Nun können sie per Drag und Drop einen Befehl in ein bestehendes Ribbon in der Ribbonleiste am oberen Rand von AG-VIP SQL ziehen oder einen Befehl aus einem bestehenden Ribbon entfernen: 4. Ebenso können Sie ein neues Ribbon einrichten, indem Sie aus der Kategorie das Neue Ribbon per Drag & Drop in die Ribbonleiste oben schieben. Dort ergänzen Sie dann wie zuvor beschrieben die gewünschten Befehle. 5. Um den Ribbontitel zu ändern, positionieren Sie die Maus auf das zu ändernde Ribbon und wählen den rechten Mausklick, um das kontextsensitive Ribbon zu öffnen. Seite 30 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6. Wählen Sie Schaltflächen-Erscheinungsbild und geben Sie unter Schaltfläche den gewünschten Titel ein. 7. Wechseln Sie in den Reiter Symbolleisten: Seite 31 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 8. Ein Haken vor der Symbolleiste zeigt Ihnen, dass diese Symbolleiste bereits eingeblendet ist. Um eine Symbolleiste ein- oder auszublenden, klicken Sie einfach die gewünschte Symbolleiste an. Der Schalter Zurücksetzen setzt die aktiven Symbolleisten zurück, während Alle zurücksetzen sämtliche Einstellungen auf den Auslieferungszustand zurücksetzt (Reset). 9. Wechseln Sie in den Reiter Tastatur: 10. Im Reiter Tastatur können Sie selbst Hotkeys zum Aufrufen für Sie wichtiger Funktionen vergeben. Wählen Sie dazu die gewünschte Kategorie. Markieren Sie den Befehl, zu dem Sie eine Tastenkombination definieren möchten. Geben Sie die neue Tastenkombination rechts unten ein. Es wird Ihnen unmittelbar angezeigt, ob diese Tastenkombination innerhalb von AG-VIP SQL bereits verwendet wird oder nicht. Aktivieren Sie den Schalter Zuweisen, um die neue Tastenkombination diesem Befehl zuzuweisen. 11. Wechseln Sie in den Reiter Ribbons. Hier definieren Sie die Darstellungsform der Ribbons in AG-VIP SQL: Seite 32 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 12. In der Ribbon-Animation legen Sie die Art und Weise fest, wie die Ribbons aufgeklappt werden. Optional können Sie bestimmen, ob Ribbons mit Schatten dargestellt werden. 13. Wechseln Sie in den Reiter Benutzeroberfläche. Hier können Sie die Oberfläche für Touchbedienung, z.B. für Windows-Tablets, Smartphones oder Laptops umstellen und die Größe der Anzeige skalieren und die Bedienung auf Ribbons umstellen: Seite 33 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 14. Diese Einstellungen werden erst nach Neustart in AG-VIP SQL wirksam! Eine Verkleinerung (also Werte unter „100“) ist nicht möglich. Bei Touchscreen wird der Platz für die Schalter vergrößert und der Zeilenabstand in Ribbons und Ausgabenlisten erweitert. Nicht angepasst werden jedoch Dialoge und Ribbons. Diese Attribute lassen sich auch als Parameter beim AG-VIP SQL Aufruf übergeben: /Mode:Touch oder /Mode:Mouse Für die Größenskallierung: /Scale:125 Die Einstellungen auf der Kommandozeile beim Aufruf von AG-VIP SQL übersteuern die Einstellungen im Dialog Anpassen. Seite 34 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Tipp: Über den Skalierungsfaktor können Sie z.B. sehbehinderten Menschen die Arbeit mit AG-VIP SQL erleichtern. Standarddarstellung: Darstellung im Tochmodus mit Skalierung 125 % Seite 35 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 15. Wechseln Sie in den Reiter Allgemein. Hier definieren Sie, welche Informationen zu den Befehlen in den Ribbons angezeigt werden sollen. 16. Unter Symbolleisten stellen Sie ein, ob die Quickinfo angezeigt werden sollen und optional auch die Tastenkombinationen mit eingeblendet werden sollen. Die Quickinfo ist eine Sprechblase mit der Beschreibung des Befehls, wenn Sie mit der Maus über ein Symbol in der Schalterleiste gehen: Mit der Option Große Schaltflächen werden die Schalter doppelt so groß wie im Standard dargestellt: Seite 36 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Benutzerdefinierte Ribbons und Symbolleisten - Option Zuletzt verwendete Befehle in den Ribbons zuerst anzeigen. Damit werden Ihnen zunächst die zuletzt und i.d.R. am häufig verwendeten Befehle sofort anzeigt. Option aktiviert Option deaktiviert: Ribbon vollständig - Option Vollständige Ribbons erst nach kurzer Wartezeit anzeigen Expandiert die Ribbons in die vollständige Befehlsliste nach kurzer Zeit ohne dass der Anwender auf Pfeil runter im Ribbon klicken muss. 17. Beenden Sie Ihre Eingabe über den Schließen-Schalter. Seite 37 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4.3.4.3 Aussehen der Anwendung Zweck: AG-VIP SQL erlaubt je Anwender die Anpassung des Oberflächendesigns. Dafür stehen unterschiedliche Designs zur Verfügung: Standard, Windows, Office 2003, Office 2007, 2010, 2013, 2016. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie oben rechts Stil und Ribbonklicken auf das gewünschte Design: 2. Das Oberflächendesign verändert sich entsprechend Beispiele: Standard: Seite 38 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Office 2007 Standard: Office 2010 Schwarz: Office 2016 farbig: Seite 39 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Office 2016 dunkelgrau: 4.4 Sounds Zweck: Die Sounds für den Alarm, den Start und das Ende einer AG-VIP SQL Sitzung können Sie individuelle je Anwender und Arbeitsplatz über die WindowsSystemsteuerung einstellen. Die Dialoge sind abhängig vom eingesetzten Windows-Betriebssystem. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie das Windows Start-Ribbon und dort den Punkt Systemeinstellungen. 2. Rufen Sie Sounds auf. Im Reiter Sounds finden Sie eine Rubrik AG-VIP SQL. Seite 40 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Unter Sound unten können Sie eine vorhandene Sound-Datei für dieses Ereignis auswählen oder über Durchsuchen eine neue Sounddatei einfügen. Wählen Sie (kein) aus, wird der Standard-Windows-Sound verwendet. Wollen Sie also keinen Sound haben, müssen Sie eine leere Wave-Datei auswählen. Die Wave-Datei bestimmt auch die Lautstärke. Ansonsten können Sie die Lautstärke über die Lautstärkeregelung von Windows allgemein für Ihren Computer steuern. Seite 41 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 5 Ribbon: Datei 5.1 Adressen Zweck: Eine Adresstabelle bezeichnet eine geschlossene Gruppe von Adressdaten. Wenn Sie AG-VIP SQL intern als Vertriebswerkzeug einsetzen, arbeiten Sie i.d.R. mit einer einzigen Adresstabelle. Arbeiten Sie hingegen als Dienstleister für verschiedene Auftraggeber, so werden Sie für jeden Auftraggeber eine eigene getrennte Adresstabelle (Mandanten) anlegen, um die Datenbestände sauber zu trennen. Diese Adresstabellen bestehen zumindest aus einer Adresstabelle mit nahezu beliebig vielen und frei definierbaren Zusatzinformationen, Zusatzrelationen, wie z.B. Produktinformationen und ggf. Projekttabellen. Handbuch für Administratoren Seite 42 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Über diesen Befehl wählen Sie die Adresstabelle zum freien Arbeiten aus. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Standard-Ribbon den Befehl Arbeitsbereichsleiste 2. Die Liste aller Adresstabellen, auf die Sie Zugriff haben, erscheint. Markieren Sie die gewünschte Adresstabelle und drücken die ENTER-Taste oder klicken doppelt auf die gewünschte Adresstabelle mit der Maus. 3. Nun öffnet sich die ausgewählte Adresstabelle und zeigt Ihnen die verfügbaren Ansichten auf die Daten an. 5.2 Projekte Zweck. Projekte sind ein zentraler Bestandteil der optionalen Workflow-Engine bzw. Seite 43 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x xRM-Option zu AG-VIP SQL. Über Workflows lassen sich Arbeitsprozesse automatisiert abbilden. Projekte bestehen aus einer Abfolge von aufeinander folgenden Bearbeitungsschritten. So könnte eine Abfolge im Vertrieb z.B. sein: a) Adresse qualifizieren: Adresse korrekt? Entscheider ermitteln, … b) Bedarf telefonisch erfragen: Mögliche Folgestufen: - Kein Interesse - Späterer Bedarf - Aktueller Bedarf Das können Sie beliebig vertieft fortsetzen. Damit geht Ihnen kein Kontakt mehr verloren. Über diesen Befehl sieht der Anwender auf einen Blick in seiner linken Navigationsleiste alle Projekte mit den jeweiligen Bearbeitungsschritten, denen er vom Teamleiter zugewiesen wurde. Vorgehensweise: Option Workflow 1. Wählen Sie aus dem Arbeitsbereich den Befehl Projekte. Es erscheint eine Ansicht aller Projekte mit den Arbeitsschritten, denen der aktuelle Anwender zugewiesen wurde. Seite 44 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 2. Durch Doppelklick wählen Sie einen Bearbeitungsschritt aus, den Sie abarbeiten möchten. Vorgehensweise: xRM Option 1. Wählen Sie aus dem Arbeitsbereich den Befehl Projekte. Es erscheint eine Ansicht aller xRM-Projekttabellen, auf die Sie Zugriff haben. Über einen Doppelklick gelangen Sie in das freie Arbeiten auf Ebene der xRM-Tickets. Ein xRM-Ticket repräsentiert dabei einen Verkaufsvorgang, zu dem Adressen und Anwender mit vordefinierten Rollen verknüpft werden können. 5.3 Administration Zweck: Im Bereich der Aministration können Sie AG-VIP SQL komplett an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie legen die Zugriffsrechte der einzelnen Anwender fest. Sie definieren die Datenbankstruktur. Sie erstellen Hilfsmittel, über die per Knopfdruck automatisch Dokumente erstellt werden können. Sie richten Projekte im Rahmen der optionalen Workflow-Engine bzw. der xRM-Option ein. Sie erstellen Ansichten für die Anwender, damit diese die vorhandenen Daten sehen Seite 45 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x und mit Ihnen arbeiten können und viele andere Dinge mehr. AG-VIP SQL Administratorhandbuch Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Arbeitsbereich den Befehl Administration. Entsprechend ihrer Zugriffsrechte finden Sie hier alle Einstellungen zu AG-VIP SQL. 5.4 Kennwort ändern Zweck: Sofern der Anwender über das entsprechende Zugriffsrecht verfügt, kann er sein Kennwort zum Starten von AG-VIP SQL selbst verändern. Dazu muss der Anwender das allgemeine Recht Ändern des eigenen Passwortes zulassen besitzen: Seite 46 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Damit hat der Administrator z.B. die Möglichkeit, jeden Benutzer mit einem Standardkennwort anzulegen. Der Anwender ändert dann selbst sein Kennwort individuell ab. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Ribbon den Befehl Kennwort ändern. 2. Geben Sie zunächst Ihr aktuelles Kennwort ein. 3. Anschließend schreiben Sie unter Neues Kennwort das neue gewünschte Seite 47 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Kennwort. 4. Die Eingabe des neuen Kennwortes wiederholen Sie bei Kontrolleingabe des neuen Kennwortes. 5. Schließen Sie die Eingabe mit dem OK-Schalter ab. 6. Haben Sie das alte Kennwort korrekt eingegeben und die Eingabe des neuen Kennwortes stimmt mit der Kontrolleingabe überein, wird die Kennwortänderung durchgeführt. Andernfalls erscheint die Fehlermeldung: 5.5 Telefon Optionen Zweck: In AG-VIP SQL ist Computertelefonie standardmäßig integriert. Dafür ist eine Wähleinrichtung notwendig, die einen TAPI-Treiber zur Verfügung stellt. TAPI (Telephony Application Programming Interface) ist eine normierte CTISchnittstelle von Microsoft über die Applikationen mit einer Wähleinrichtung (Telefon, ISDN-Karte oder Telefonanlage) kommunizieren. Der TAPI-Treiber wird Ihnen vom Hersteller der Wähleinrichtung zur Verfügung gestellt. Seite 48 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x So arbeitet die MS-TAPI Schnittstelle: Welche Telefonie-Anwendung gerade auch aktiv ist, sie übergibt ihre Daten an die zentral in Windows eingebundene TAPI. Diese leitet sie über das vom Hersteller des Endgerätes gelieferte SPI und den darauf aufsetzenden Treiber an das Endgerät weiter. Im Internet finden Sie unter unserer Homepage auch eine Seite mit den aktuellen Informationen über Hersteller und Anbieter TAPI fähiger Telefone und anderer Endgeräte wie Softphones oder ISDNKarten. Ausführliche Details zum Aufbau der TAPI-Schnittstelle und eine Übersichtsliste von Wähleinrichtungen mit TAPI-Schnittstelle finden Sie im Internet unter http://www.grutzeck.de. Unter Telefon Optionen stellen Sie alle Parameter ein, die AG-VIP SQL für die CTI-Funktionalität (Computer Telephony Integration) benötigt. Vorgehensweise: Wählen Sie aus dem Ribbon den Befehl Telefon Optionen. Der Reiter Verbinden erscheint: Seite 49 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Reiter Verbinden: Leitung: Hier finden Sie alle verfügbaren TAPI-Treiber für diesen lokalen PC aufgelistet. Standardmäßig wird mit AG-VIP SQL ein Dummy-TAPI-Treiber Namens AG manuell Anwahl ausgeliefert, über den die CTI-Funktionalität für abgehende Telefonate simuliert werden kann. Über den Schalter Einstellungen gelangen Sie in die Konfiguration des jeweiligen TAPI-Treibers. Adresse: Stellt der TAPI-Treiber mehrere Lines zur Verfügung, können Sie hier die gewünschte TAPI-Line auswählen. I.d.R. ist dies Ihre Nebenstellen-Nr.. Mehrere Lines gibt es normalerweise bei 3rd-Party-TAPI-Umgebungen. Rückrufnummer für Overdial-Server Einstellung nur für optionalen Overdialer notwendig. Ziffernanzahl für Nebenstellen: Geben Sie hier an, wie viel Stellen Ihre Nebenstellen-Nr. aufweisen. Damit erkennt AG-VIP SQL, ob es sich um ein internes oder externes Telefonat handelt. Das ist wichtig, da bei externen Gesprächen ggf. die Ziffer für die Amtsholung ergänzt werden muss. Die Amtsholung stellen Sie unter den Telefon Wahlparametern im Ribbon Seite 50 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Extras ein. Dies ist die normale Windows Wahlparameter Einstellung. Verbindungsinformationen lokal für diesen Arbeitsplatz speichern: Mit Hilfe dieser Option lassen sich die Telefon Optionen lokal auf dem aktuellen PC abspeichern. Andernfalls werden diese Informationen benutzerspezifisch gespeichert. In diesem Fall werden die Einstellungen unter HKey_Local_Users in der Registry gespeichert. Das erfordert entsprechende Windows-BenutzerZugriffsrechte. Wechseln Sie in den Reiter Ausgehende Anrufe. Hier definieren Sie die Parameter für abgehende Telefonate. Zeitlimit in Sekunden nach Anwahl: Geben Sie an, wie viel Sekunden nach dem Anwahl Vorgang der Anwahl Versuch als nicht erreichbar abgebrochen und ggf. in die Wiedervorlage eingestellt werden soll. Anzahl automatischer Wahlwiederholungen: Definieren Sie, wie oft ein Anwahl Versuch bei besetztem und nicht verbundenem Anschluss automatisch wiederholt werden soll. Nicht erfolgreiche Telefonate x Minuten zurückstellen: Seite 51 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Damit definieren Sie, wann im Falle einer automatischen Wahlwiederholung ein erneuter Anwahl Versuch nach Kontrollabfrage wieder gestartet werden soll. Besetzte Telefonate x Minuten zurückstellen Geben Sie an, nach wie viel Minuten die Wiedervorlage im Falle eines besetzten Telefonates erfolgen soll. Rufende Nummer Einige TAPI-Treiber und Telefonanlagen unterstützen direkt die Übergabe einer Clip über die TAPI-Funktionen: dwOrigAddressOffset sowie dwCallingPartyIDOffset Vorwahlziffern für die Telefonanlage: Bei einigen Telefonanlagen ist es möglich, durch eine spezielle Projekt- oder Kostenstellenvorwahl die anfallenden Gesprächsgebühren direkt innerhalb einer Telefonanlage auf eine spezielle Kostenstelle laufen zu lassen. Bitte erkundigen Sie sich bei dem Hersteller ihrer Telefonanlage, ob diese Funktion unterstützt wird. Wechseln Sie in den Reiter Eingehende Anrufe. Hier bestimmen Sie die Parameter für eingehende Telefonate. Eingehende Anrufe annehmen: Über die Schalterleiste Telefonleiste können Sie Telefonate auch annehmen, wenn Ihr TAPI-Treiber diese Funktion unterstützt. Deaktivieren Sie diese Funktion, Seite 52 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x reagiert AG-VIP SQL nicht auf eingehende Anrufe! Rufnummernerkennung: Adresse in aktueller Adressentabelle nach Telefonnummer suchen: Anhand der eingehenden Telefonnummer sucht AG-VIP SQL nach der passenden Adresse. Dabei wird aus Geschwindigkeitsgründen die Vorwahl in die zugehörige PLZ übersetzt und dann eine Feinsuche in allen Feldern vom Typ Telefon durchgeführt. Dabei findet AG-VIP SQL auch Adressen mit ähnlicher Rufnummer: Bsp.: Die Telefonzentrale ist in der Adressentabelle gespeichert. Der Anruf kommt aber von einer Nebenstellennummer. Nachfolgende führende Ziffer in Rufnummer entfernen / ergänzen: Hier haben Sie die Möglichkeit beliebige Ziffern bei eingehenden Anrufen ergänzen oder entfernen zu lassen. Einige Telefonanlagen, z.B. Alcatel, ergänzen bei jedem eingehenden Anruf automatisch die „0“ für die Amtsholung. Inländische Telefonnummern werden aber nicht mit 00 abgespeichert. Folglich würde die Telefonnummernsuche versagen. In diesem Fall wählen Sie: Bei Bedarf die lokale Vorwahl ergänzen: Erhalten Sie einen Anruf aus dem Ortsnetz und Ihre Telefonanlage übermittelt nicht die Telefonvorwahl, wird eine Telefonnummernsuche in AG-VIP SQL nicht erfolgreich sein. Deswegen haben Sie hier optional die Möglichkeit automatisch die Telefonvorwahl aus den Wahlparametern ergänzen zu lassen. Wartezeit für eingehende Telefonate in Millisekunden: AG-VIP SQL interpretiert bei einem eingehenden Anruf die Nummer des anrufenden Anschlusses (Caller ID) für die Anrufer Identifizierung. Anhand der gewählten Zielnummer kann AG-VIP SQL im Rahmen des optionalen Workflows automatisch das Inboundprojekt zuordnen und so die richtige Bearbeitungsstufe mit dem entsprechenden Meldetext anzeigen. Dazu werden die Redirecting ID bzw. die Called ID interpretiert. Einige TAPI-Treiber liefern diese Informationen jedoch verzögert (z.B. Siemens 1st-Party TAPI-Treiber CallBridge TA). Hier können Sie eine Verzögerung in Seite 53 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Millisekunden einstellen, wie lange AG-VIP SQL warten soll, bis alle Rufinformationen beisammen sind, um dann erst mit der Rufanalyse zu beginnen. Um herauszufinden, wann und ob diese Informationen durch den von Ihnen eingesetzten TAPI-Treiber geliefert werden, erzeugen Sie einen TAPI-Trace zwischen AG-VIP SQL und dem von Ihnen eingesetzten TAPI-Treiber. Im Reiter Sonstiges finden Sie nur Einstellungen, die Sie bei Problemen mit der Anwahl aktivieren sollten: Inbound: Use only digits: Damit AG-VIP SQL im Rahmen des optionalen Workflows das zugehörige Projekt identifizieren kann, wird die Redirecting ID bzw. Called ID interpretiert. Einige TAPI-Treiber liefern aber zunächst pauschal eine Zeichenkette, z.B. „***“ und erst später die eigentliche Projektnummer (z.B. Siemens CallBridge TA). Aktivieren Sie diese Option, interpretiert AG-VIP SQL nur Ziffern. Outbound: Dial only digits: Führt dazu, dass AG-VIP SQL nur Ziffern an den TAPI-Treiber zur Anwahl übergibt, aber keine Sonderzeichen, wie z.B. * oder #. Dies kann bei einigen Telefonanlagen ansonsten zu Problemen führen. Schließen Sie Ihre Eingabe mit dem OK-Schalter ab. Seite 54 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 5.6 Telefon Wahlparameter Zweck: Die Telefon Wahlparameter sind eine Windows-System-Einstellung für die Anwahl über die TAPI-Schnittstelle. Diesen Dialog erreichen Sie auch über die Windows Systemsteuerung. Die nachfolgende Dokumentation verwendet die Windows 7 Dialoge. Andere Windows-Betriebssysteme können abweichende Dialoge besitzen. Zu den Wahlparametern zählen die Angabe der Telefonvorwahl und die Amtsholung. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Ribbon den Befehl Telefon Wahlparameter. 2. Arbeiten Sie an verschiedenen Standorten mit diesem Computer, z.B. im Laptopbetrieb, lassen sich hier mehrere Standorte über den Neu-Schalter definieren. Normalerweise arbeiten Sie mit einem Standort. Über den Bearbeiten-Schalter gelangen Sie zur Einstellungen der Wahlparameter für Seite 55 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x diesen Standort. 3. Wählen Sie unter Land / Region Ihr Standortland sowie die zugehörige Ortskennzahl aus. Dabei können Sie die Vorwahl ohne führende Null eingeben. 4. Bei den Wählregeln geben Sie bitte die Amtskennziffern für Orts- und Ferngespräche an. Haben Sie direkt ein Amt, z.B. bei Euro-ISDN-Geräten, bleiben diese Felder leer. Nutzen Sie eine Telefonanlage, ist i.d.R. eine Null „0“ für die Amtsholung einzugeben. 5. Beenden Sie Ihre Eingabe mit dem OK-Schalter. Seite 56 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Die Anwahl über TAPI erfolgt intern in kanonischer Form, d.h. der Ländercode mit „+49“ für Deutschland, in runden Klammern die Ortsvorwahl ohne führende Null, z.B. (6181) gefolgt von der eigentlichen Telefonnummer des Teilnehmers, z.B.: +49(6181)97010 Testen Sie die eingestellten Wahlparameter über die Windows eigene Wahlhilfe. Sie finden dieses TAPI-basierte Telefonie Programm von Microsoft unter dem Windows-START-Ribbon und die Eingabe DIALER.EXE. Unter dem Ribbon Bearbeiten Befehl Optionen wählen Sie zunächst den korrekten TAPI-Treiber aus. Testen Sie dann die Anwahl einer Telefon-Nr. in kanonischer Form. Funktioniert dies bereits mit der Windows-Wahlhilfe nicht, wird eine Anwahl in AG-VIP SQL nicht erfolgreich sein können. Überprüfen Sie in diesem Fall die Wahlparameter und den ausgewählten TAPI-Treiber. 5.7 Einstellungen Zweck: Unter Einstellungen werden übergreifende Parameter, Pfadangaben etc. definiert. Seite 57 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 5.7.1 Progamm Einstellungen Das Dialogfenster zur Einstellung der Parameter öffnet sich. Um einen Parameter zu verändern, markieren Sie den entsprechenden Parameter und aktivieren den Ändern-Schalter. Über den Schalter Vorgabe stellen Sie die Parameter wieder auf die Standardeinstellungen der Auslieferung zurück. Datenpfad für PLZ-Dateien: Geben Sie hierzu bitte den Pfad für die PLZ-Dateien an. Datenpfad für BLZ-Dateien: Geben Sie hierzu bitte den Pfad für die deutschen Bankleitzahlen-Dateien an. Verzeichnis für Dateien der Rechtschreibprüfung: Geben Sie bitte den Dateipfad an, an dem AG-VIP SQL das gewünschte Wörterbuch für die Rechtschreibprüfung findet. Standardmäßig werden Wörterbücher für Deutsch und Englisch installiert. Sie können jederzeit weitere Sprachen ergänzen. Details finden Sie unter Seite 58 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x http://kb.grutzeck.de. Die Wörterbücher sind identisch mit den Wörterbüchern, die in Open Office oder Mozilla Thunderbird verwendet werden. Sprache für Rechtschreibung Wählen Sie die für die Rechtschreibprüfung zu verwendende Sprache aus. Erfolgt hier keine Auswahl, wird die eingestellte Sprache verwendet, die der Anwender in Windows gewählt hat. Zu beachten ist, dass es für manche Sprachen auch Unterformen gibt wie z.B. Deutsch (Österreich). Entsprechende Wörterbücher können nachinstalliert werden. Es kann immer nur ein Wörterbuch für die Rechtschreibprüfung ausgewählt werden. Seite 59 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Funktionsweise der Rechtschreibprüfung In allen Textfeldern steht die Rechtschreibprüfung in AG-VIP SQL zur Verfügung. Als fehlerhaft erkannte Worte werden rot unterstrichen dargestellt. Klicken Sie rechts mit der Maus auf ein rot unterstrichenes Wort, öffnet sich das KontextRibbon mit alternativen Vorschlägen. Hinzufügen ergänzt das Wort zu Ihrem persönlichen Benutzerwörterbuch. Ignorieren übergeht den Fehler in dieser AG-VIP SQL Session und Immer Ignorieren wird das rot unterstrichene Wort auch zukünftig nicht mehr als Fehler beachten. Das benutzerdefinierte Wörterbuch wird für jeden angemeldeten Windowsbesucher separat geführt. Siehe dazu auch Artikel in der Knowledgebase http://kb.grutzeck.de Grundsätzlich sind Felder für Namen und Bezeichnungen von der Rechtschreibprüfung ausgenommen. Seite 60 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Stadtteil bei automatischer Ermittlung ergänzen Aktivieren Sie diese Einstellung werden bei allen Orten, die über das integrierte PLZ-Verzeichnis für Deutschland ermittelt werden, auch Ortszusätze ergänzt. Beispiel: statt Frankfurt erscheint Frankfurt am Main - Sachsenhausen Trennzeichen nach der Vorwahl Durch die integrierte PLZ-Ermittlung für Deutschland, werden bei der Erfassung von Telefonnummern auch Telefon-Vorwahlen vorgeschlagen. Automatisch wird das hier definierte Trennzeichen ergänzt. Sinnvolle Trennzeichen können z.B. sein - / () + Bei + wird die eingegebene Telefon-Nr. in kanonischer Form aufbereitet und ist somit auch an unterschiedlichen nationalen Standorten gültig Name des Telefonfilters: Angabe der Übersetzungstabelle zwischen Telefonvorwahl und PLZ. Für den Standort Deutschland schreiben Sie: TLF49.DLL, für Österreich TLF43.DLL und für die Schweiz TLF41.DLL. Damit werden in Verbindung mit dem Parameter WantFullMatch bei eingehenden Service- und Mobil-Ruf-Nr. nicht nach ähnlichen Telefon-Nr. gesucht. Ansonsten bleibt der Parameter leer. Name der Telefon Filter Routine: TranslateNumber Der Eintrag ordnet AG-VIP SQL eine Übersetzungstabelle zwischen Telefonvorwahl und PLZ zu. Dies dient einer beschleunigten Adresssuche bei eingehenden Anrufen. AG-VIP SQL übersetzt die eingehende Ortsvorwahl in die zugehörige PLZ und sucht alle relevanten Adressen heraus. Dann erst erfolgt eine Feinsuche nach allen Telefonnummernfeldern innerhalb des Kommunikationscontrollers. Damit werden Datensätze mit Telefon-Nr. ignoriert, die nicht zum PLZ-Bereich der zu suchenden Vorwahl passen. D.h. aber auch, dass z.B. ein Datensatz mit einer Telefonnummer 069 (für Frankfurt) in einem Berliner Datensatz (PLZ 11, 12 oder 14) nicht gefunden wird. Setzt die Angabe des Telefonfilters voraus. Name der Telefonfiltereigenschafts Routine: WantFullMatch Erkennt Mobil-Ruf-Nr. aus Deutschland, Österreich und Schweiz sowie Serviceund Vanity-Ruf-Nr. In diesem Sonderfall erfolgt keine Ähnlichkeitssuche der Telefon-Nr., sondern es gibt nur bei einem 1:1 Match einen Treffer. Seite 61 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Setzt die Angabe des Telefonfilters voraus. SQL Server Funktionen für die Suche nach Telefon-Nr. verwenden Aktivieren Sie diese Funktion, übernimmt der SQL-Server eine Voranalyse bei der Anrufer Identifizierung. Damit reduziert sich der Netzwerk-Traffic. Diese Option empfiehlt sich für Remote-Anwender. Anwender im LAN sollten diese Funktion nicht aktivieren (Nein), da die lokale Telefon-Nr.-Suche schneller und genauer funktioniert. Minimale Länge für Telefonnummernsuche Geben Sie hier die minimale Ziffernlänge für die Ähnlichkeitssuche bei TelefonNr. an, die mindestens übereinstimmen müssen, damit Treffer angezeigt werden. Beispiel: Wert = 6, bedeutet, dass mindestens die ersten 6 Stellen einer Telefonnummer übereinstimmen müssen. Ansonsten wird die Adresse sofort verworfen. Durch Erhöhen dieses Wertes kann man teilweise den Datenverkehr zwischen Server und Client minimieren. Sinnreiche Werte liegen zwischen 6 und 8. Ist die zu suchende Telefonnummer kürzer als die minimale Anwahl der Zeichen, so wird die minimale Länge auf die Länge der zu suchenden Nummer minus 2 begrenzt. Tipp: Bei der Telefonnummernsuche, z.B. bei einem eingehenden Anruf, wird anhand der Anzahl übereinstimmender Ziffern der beste Treffer gesucht. Werden also Datensätze gefunden, an denen z.B. die ersten 6 Ziffern identisch sind, wird weiter gesucht. Findet sich ein Treffer mit 7 übereinstimmenden Ziffern, werden die Treffer mit nur 6 zutreffenden Ziffern verworfen und nur die mit 7 Stellen übereinstimmende Ruf-Nr. als Treffer beibehalten. Man sieht daran, dass eine Erhöhung dieses Parameters nur bedingt zu einer größeren Genauigkeit der Ergebnisse führt. Erlaubte Unschärfe für Telefonnummernsuche Im Standard ist dieser Parameter leer. AG-VIP SQL optimiert das Ergebnis. Sie können hier angeben, wie viele Ziffern am Ende der Telefon-Nr. nicht genau Seite 62 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x übereinstimmen müssen, um einen Treffer in AG-VIP SQL bei der Suche auszulösen. Wählen Sie z.B. „0“ müssen alle Ziffern der zu suchenden Telefonnummer mit der Nummer in der Datenbank übereinstimmen. D.h. es darf keine Ziffer abweichen. Wird eine andere Anzahl angegeben, so wird diese entsprechende Anzahl an Ziffern rechts ignoriert. Hierbei gilt immer die kürzere Länge der Nummer, die gesucht wird, bzw. der Nummer, die in der Datenbank verglichen wird. Beispiel: Minimale Länge = 8, Unschärfe = 2 Suchparameter: „06181 97010“ In der Datenbank befinden sich: 06181 94444 06181 97222 06181 97099 06181 970120 AG-VIP SQL sucht die Telefon-Nr. mit der größten von vorne übereinstimmenden Anzahl Ziffern. Bei 06181 94444 und 06181 97222 stimmen die nur die ersten 6 bzw. 7 Ziffern überein und werden sofort verworfen. Die nächsten zwei Ziffern wären aufgrund der Unschärfe zulässig. Die Nummern 06181 97010 und 06181 97099 haben eine Übereinstimmung von mindestens 8 Ziffern bis zur 06181 970. Die 06181 970 99 wird auch als Treffer erkannt, da die ersten 8 Stellen übereinstimmen und auch nicht mehr als 2 Zeichen am Ende von der Nummern voneinander abweichen. Auch die nächste Nummer 06181 970120 ist ein Treffer. Diese Nummer ist länger, allerdings wird sie nur bis zur Ziffer 2 (der Länge der kürzeren zu suchenden Nummer) verglichen. Gegenüber der zu suchenden Nummer, weicht nur die Ziffer 0/2 am Ende der Nummer ab. Da aber bei dieser Nummer eine Ziffer mehr übereinstimmt, gegenüber dem bisherigen Suchergebnis bei 06181 97099, wird nur die letzte Telefonnummer 06181 970120 als Ergebnis angezeigt. Sofern ein Name der Telefonfiltereigenschafts Routine eingesetzt wird und damit zum Beispiel auch Mobilfunknummern erkannt werden, wird die Unschärfe beim Vergleich von Telefonnummern außer Kraft gesetzt. In diesem Fall wird bei entsprechenden zutreffenden Nummern immer die gesamte Ziffernfolge verglichen. Seite 63 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Standardland für Datenbank: Das Standardland ist die Vorbelegung für das Feld Land beim Erfassen von Adressen. Dies ist die Vorbelegung für das das Feld Land in der Adresstabellenvorlage. Bsp.: Sie haben einen Standort in Deutschland und einen in Österreich. Am Standort in Österreich sollen neu erfasste Adressen das Länderkennzeichen AUT erhalten, am Deutschen Standort aber DEU. Das lässt sich über unterschiedliche Einstellungen der Optionen hier regeln. Land Postversand : Angabe des Landes am Standort. Für alle Adressen mit diesem Länderkennzeichen wird bei der Ausgabe kein Ländername geschrieben. Wählen Sie Ihr Standortland aus der Länderliste aus. Sprache für Postversand: Sprache am Standort. Der Ländername ausländischer Adressen wird in dieser Sprache ausgegeben. Wählen Sie die Landessprache aus der vordefinierten Länderliste aus. Diese Spracheinstellung hat nichts mit der AG-VIP SQL Programmoberfläche zu tun, die anwenderspezifisch im Benutzerprofil von AG-VIP SQL abgelegt wird. Overdialer Der Overdialer ist eine Zusatzoption für AG-VIP SQL und setzt die Option Workflow voraus. Overdialing oder auch Predictive Dialing ist ein Anwahl Verfahren bei dem mehr Telefonate für ein Outboundteam angewählt werden als freie Agenten verfügbar sind. Dabei geht man davon aus, dass eine gewisse Anzahl Anwahlversuche fehlschlagen wird (falsche Ruf-Nr., besetzt, keine Verbindung). Erst wenn eine Verbindung erfolgreich hergestellt werden kann, wird das Telefonat vom Overdial Server an einen freien Agentenplatz gemakelt. Erst dann wird der Datensatz des Gesprächspartners am Arbeitsplatz des Agenten angezeigt. Seite 64 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Der Overdialer arbeitet mit 1. TAPI-fähigen TK-Anlagen, die über das Leistungsmerkmale Line Blind Transfer verfügen und auf einem Rechner mehrere TAPI-Lines steuern können (CTI-Server) 2. Anbindung an den Predictive Dialer Elsbeth von IT Campus. Über Elsbeth kann auch anstelle der TAPI-Schnittstelle die gesamte Telefonkommunikation laufen. Die nachfolgenden Parameter sind nur anzugeben, wenn Sie die Option Overdialer erworben haben und nutzen möchten. Siehe auch: Handbuch für AG-Overdial-Server Name des Overdial Servers: Hier geben Sie den Computernamen an, auf dem der Overdialer Service läuft. Die nachfolgenden zwei Parameter sind nur für die Anbindung an den Predictive Dialer Elsbeth von IT Campus notwendig. Overdial Server Port: Port, über den der Elsbeth Predictive Dialer erreichbar ist. Overdial Server Einwahlnummer: Seite 65 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Wird der Predictive Dialer an einem anderen Standort gehostet, kann hier die Einwahlnummer hinterlegt werden, unter der eine stehende Telefonleitung zum Dialer aufgebaut werden kann. Overdial Server Mandant Code:”XYZ” Wenn Sie den Elsbeth Predictive Dialer nutzen, geben Sie hier den Mandanten Code an. Damit weiß Elsbeth über welchen Mandanten innerhalb von Elsbeth die Anwahl ausgeführt werden soll. Overdial Server Mandant PIN: “1234” Geben Sie die Mandanten PIN an, wenn Sie den Elsbeth Predictivce Dialer nutzen, um sich an Elsbeth als Client erfolgreich anmelden zu können Schließen Sie Ihre Eingabe mit dem OK-Schalter ab. Die neuen Einstellungen werden beim nächsten Starten von AG-VIP SQL aktiv. Diese Parameter werden in der AGVIP.INI im AG-VIP SQL Programmverzeichnis abgelegt. Seite 66 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 5.7.2 Telefonie Einstellungen AG-VIP SQL unterstützt mehrere Telefonsysteme, die alle unterschiedlichen Schnittstellen zur Verfügung stellen. Dies sind im Einzelnen: Manuelles Test Interface TAPI (Telephony Application Programming Interface) Elsbeth Predictive Dialer Interactive Intelligence I3 (IceLib) Details finden Sie im AG-VIP SQL Administrator Handbuch beschrieben. 5.8 Info über AG-VIP SQL Zweck: Unter dem Befehl Info über AG-VIP SQL im Ribbon, finden Sie alle Informationen über Ihre aktuelle Lizenz von AG-VIP SQL: Seite 67 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Im oberen Teil sehen Sie Ihre gültige Serien-Nr., ggf. ein Ablaufdatum (gültig bis …), die Kontaktdaten Ihres Fachhändlers sowie Ihre Informationen als Lizenznehmer. Sind die Informationen als Lizenznehmer nicht Ihre eigenen, handelt es sich um eine Raubkopie. Der Besitz und die Verwendung von Raumkopien ist strafbar! Kontaktieren Sie bitte umgehend Ihren Fachhändler oder Grutzeck-Software. Auf der Website http://www.grutzeck.de finden Sie eine FAQ-Liste mit den häufigsten Fragen und Lösungsbeschreibungen. Außerdem gibt es dort ein Anwenderforum, in das Sie Probleme und Anfragen einstellen können. Haben Sie Supportanfragen, klicken Sie einfach auf [email protected]. Vervollständigen Sie bitte die Angaben über Ihre Systemumgebung. Beschreiben Sie den Fehler und wie Sie den Fehler ausgelöst haben. 5.9 Schließen Zweck: Die gerade geöffnete Adresstabelle wird geschlossen. Seite 68 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Wählen Sie links oben das Ordnersymbol den Befehl Schließen. Die geöffnete Adresstabelle wird geschlossen. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn Sie eine Adresstabelle geöffnet haben. 5.10 Beenden Zweck: Die AG-VIP SQL Anwendung wird geschlossen Vorgehensweise: Wählen Sie links oben das Ordnersymbol den Befehl Beenden. Das Arbeiten mit AG-VIP wird beendet und die Anwendung geschlossen. 5.11 Beenden Zweck: AG-VIP SQL wird geschlossen. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Ribbon Datei den Befehl Beenden, um AG-VIP SQL zu schließen. 6 Ribbon Standard Seite 69 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6.1 Adresse speichern Zweck: Die aktuelle Adresse wird gespeichert. Wiedervorlagen (ToDo´s) werden erst nach dem Abspeichern aktiviert. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Ribbon Standard den Befehl Datensatz speichern. Alternativ: F 12 –Taste 2. Der aktuelle Adressdatensatz wird gespeichert. Die Eingabefelder sind wieder leer zur Bearbeitung einer anderen Adresse. 6.2 Neuen Ansprechpartner erfassen Zweck: Sie möchten einen neuen Ansprechpartner zu einer bestehenden Adresse erfassen. Vorgehensweise: 1. Lesen Sie die Adresse ein, die dem neu zu erfassenden Ansprechpartner übergeordnet ist. Seite 70 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 2. Wählen Standard Ribbon den Befehl Neuer Ansprechpartner, um einen neuen Ansprechpartner anzulegen. 3. Automatisch wird ein neuer Datensatz erzeugt. Alle Felder, die Ihr Administrator bei der Definition des Datenbanklayouts mit der Eigenschaft Vererbung angelegt hat, werden durch die Daten der Hauptadresse vorbelegt. So wurde in obigem Beispiel die komplette Anschrift übernommen sowie die zentralen Kommunikationsdaten wie Internet, TelefonZentrale usw. übernommen. Seite 71 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4. Ergänzen Sie die neuen Informationen und speichern Sie den Adressdatensatz mit der Taste F12. 5. Wenn Sie die Adresse wieder einlesen und das Hierarchiefenster anzeigen lassen , sehen Sie nun den neuen Ansprechpartner: 6.3 Neue Adresse Zweck: Sie möchten eine neue Adresse erfassen oder eine Kopie der aktuell eingelesenen Seite 72 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Adresse anlegen. Vorgehensweise: Neue Adresse anlegen 1. Geben Sie den gewünschten Kurz-Namen und / oder Nummer ein. 2. Wählen Sie aus dem Standard-Ribbon den Befehl 3. War zuvor keine Adresse eingelesen worden, können Sie nun einfach die neue Adresse erfassen. Andernfalls werden Sie gefragt, ob von der zuvor eingelesenen Adresse eine Kopie erzeugt werden soll: 4. Beantworten Sie die Frage mit Nein. Die Adressfelder werden geleert und Sie können direkt eine neue Adresse erfassen. . Alternative Vorgehensweise, um eine neue Adresse anzulegen: 1. Speichern Sie mit der F12-Taste Ihre zuvor bearbeitete Adresseingabe ab oder drücken die Taste ESC, um die Adressfelder zu leeren. Alternativ: 2. = Speichern und = Abbruch Geben Sie nun einen neuen Kurz-Namen und / oder Nummer ein und drücken die Enter-Taste. Seite 73 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Bestätigen Sie die Frage, dass Sie eine neue Adresse eingeben möchten mit Ja. 4. Geben Sie nun die gewünschten Adressdaten und Zusatzinformationen ein. Vorgehensweise: Kopie einer Adresse anlegen 1. Lesen Sie den Ursprungsdatensatz ein, von dem Sie eine Kopie erzeugen möchten. 2. Wählen Sie aus dem Standard-Ribbon den Befehl Neuer Datensatz. 3. Der Datensatz wird nun 1:1 kopiert. Alle Informationen einschließlich der Informationen in Zusatztabellen werden übernommen. NICHT übernommen wird die Historie. Seite 74 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Bitte beachten Sie die Möglichkeiten der grafischen Adresshierarchie. Dabei können Sie eine Art Baumstruktur von Adressen aufbauen, also z.B. die Aufbauorganisation eines Unternehmens oder Filialen usw. abbilden. Identische Informationen aus übergeordneten Adressen lassen sich dabei in untergeordnete Adressen vererben. Dies ist oftmals sinnvoller, als eine Kopie eine Adressdatensatzes anzulegen. 6.4 Aktuellen Vorgang Parken Zweck: Parkt den aktuellen Adressdatensatz oder das Ticket. Damit können Sie sich bis zu zehn Datensätze für die spätere Weiterbearbeitung vormerken. Tipp: Bei einem eingehenden Ereignis, z.B. einem Anruf, werden Sie automatisch gefragt, ob Sie den aktuellen Datensatz bzw. Ticket parken möchten. Sie können maximal zehn Datensätze oder Tickets parken. Bevor Sie AG-VIP SQL verlassen, müssen Sie alle geparkten Datensätze und Tickets entparkt haben. Vorgehensweise: 1. Wenn Sie einen Adressdatensatz geöffnet haben oder ein Ticket im Workflow bearbeiten und diese später weiter bearbeiten wollen, können Sie aus dem Standard-Ribbon das Symbol Parken wählen. Alternativ steht Ihnen in der Symbolleiste der Schalter zur Verfügung. 2. Der Adressdatensatz ist nun geparkt. Die Eingabefelder sind leer. Sie können nun eine andere Aktion ausführen. 3. Über den Schalter Entparken weiter bearbeiten. können Sie den geparkten Datensatz wieder Seite 75 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6.5 Geparkte Vorgänge Zweck: Ermöglicht das Bearbeiten geparkter Adressdatensätze bzw. Tickets. Bevor Sie AG-VIP SQL verlassen, müssen Sie alle geparkten Datensätze und Tickets entparkt haben. Voraussetzung: Sie befinden sich im freien Arbeiten auf Ebene der Adress- bzw. Projekttabelle oder Sie haben keine Tabelle geöffnet. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Standard-Ribbon den Befehl Entparken. Alternativ nutzen Sie den Schalter 2. . Ist nur ein Adressdatensatz oder Ticket geparkt werden, wird dies sofort zur Bearbeitung eingelesen. Haben Sie bereits mehrere Datensätze oder Vorgänge geparkt, sehen Sie alle geparkten Elemente. Markieren Sie nun das zu bearbeitende Ticket bzw. den Adressdatensatz und wählen den OK-Schalter. Seite 76 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Der Datensatz wird zur weiteren Bearbeitung eingelesen. 6.6 Pause Zweck: Ist nur im optionalen Workflow aktiv. Über den „Pause“-Schalter wird das Arbeiten im Workflow gestoppt bzw. der Powerdialer angehalten. Die Projektampel erscheint auch, wenn es zuvor erfolglose Anwahlversuche gab. 6.7 Bearbeiten abbrechen Zweck: Die aktuelle Bearbeitung der Adresse wird abgebrochen. Dateneingaben werden nicht gespeichert. Der ursprüngliche Zustand der Adresse bleibt erhalten. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Ribbon Standard den Befehl Bearbeiten abbrechen. Alternativ: 2. -Schalter oder ESC-Taste Keinerlei Datenänderungen werden gespeichert. Der ursprüngliche Zustand des Adressdatensatzes bleibt erhalten. Die Eingabefelder sind wieder leer, um eine andere Adresse zu bearbeiten. 6.8 Aktualisieren Zweck: Der Adressdatensatz wird erneut eingelesen. Ggf. sehen Sie andere Informationen, falls durch andere Datenbankoperationen an diesem Datensatz Änderungen vorgenommen worden sein sollten. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Ribbon Standard den Befehl Aktualisieren. Alternativ: 2. -Schalter oder F 5 –Taste Die Adresse wird erneut zur Ansicht im aktuellen Datenzustand eingelesen. Seite 77 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6.9 Adresse löschen Zweck: Die aktuelle Adresse wird gelöscht, sofern Sie die entsprechenden Benutzerrechte besitzen. Ansonsten ist diese Funktion nicht aktiv. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Ribbon Standard den Befehl Datensatz löschen. Alternativ: 2. -Schalter Die aktuelle Adresse wird nach einer Kontrollabfrage mit allen damit verbundenen Informationen unwiderruflich gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. 6.10 Kopieren Zweck: Die Straßen- oder Postfachanschrift oder das aktuelle Feld, in dem sich der Cursor befindet werden in die Zwischenablage kopiert. Damit können Sie auf sehr einfache Art und Weise Anschriften an andere Anwendungen übergeben. Vorgehensweise: 1. Lesen Sie die gewünschte Adresse ein, aus der Sie Informationen über die Zwischenablage von Windows an andere Anwendungen übergeben wollen. 2. Wählen Sie aus dem Ribbon Standard den Befehl Kopieren. 3. Um die Straßenanschrift zu kopieren, wählen Sie den Befehl Seite 78 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Kopieren_Strassenadresse. Alternativ: STRG + Umschalt + S –Taste 4. Für die Postfachadresse Kopieren_Postfachadresse. Alternativ: STRG + Umschalt + P –Taste 5. Um das aktuelle Feld zu kopieren, positionieren Sie den Cursor in das gewünschte Feld und wählen den Befehl Kopieren_Aktuelles Feld In der anderen Anwendung können Sie diese Daten nun über die Tastenkombination STRG + V wieder einfügen. Straßenadresse und Postfachadresse sind komplett fertig aufbereitete Anschriften mit länderspezifischem Adresslayout und Unterdrückung von Leerzeilen. 6.11 Auswertung Video: https://youtu.be/dsHEwBc4Wkc Zweck: Auswertungen bilden die Grundlagen für Recherchen in Ihrem Datenbestand. Im Gegensatz zur Suchfunktion, lassen sich hier mehrere Merkmale UND oder ODER verknüpfen. Die Auswertung bildet die Grundlage für eine Reihe weiterer Funktionen, die sich auf mehrere Adressdatensätze beziehen, z.B. Export, Statistiken, Projektzuordnung (optional), in Zwischenablage sortieren uvm. Für weitere Möglichkeiten der Weiterverarbeitung von Listen: Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Standard-Ribbon den Befehl Auswertung. Seite 79 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Alternativ: -Schalter 2. Der Dialog zur Auswertung erscheint: 3. Unter Daten anzeigen aus Tabelle wählen Sie nun die Tabelle aus, die Sie als Zielergebnis erhalten möchten. Das kann Ihre Adresstabelle, eine Zusatz- oder Projekttabelle oder auch die Historie sein. Beispiel: Sie haben eine Zusatztabelle Produkte. Wenn Sie selektieren möchten, wie viel Produkte Artikel-Nr. XY Ihre Kunden einsetzen, wählen Sie als auszuwertende Primäre Tabelle „Produkte“. Als Ergebnis erhalten Sie alle Produkteinträge mit Artikel-Nr. XY. Hat ein Kunde das Produkt XY mehrmals gekauft, taucht hier der Kunde entsprechend mehrmals auf. Seite 80 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Machen Sie die gleiche Auswertung der Adresstabelle auf Basis der Primären Tabelle, erscheint jeder Kunde nur einmal, da dann die Adresse und nicht das Produkt als Zielergebnis geliefert werden. 4. Filter für Datenfelder Unter Filter für Datenfelder finden Sie alle verfügbaren Datenfelder mit den internen Feldnamen in alphabetischer Reihenfolge. Datenfelder aus Zusatztabellen enthalten dabei den Namen der Zusatztabelle vorangestellt (vgl. in obigem Beispiel Produkte). 5. Um ein Kriterium einzugeben, markieren Sie das gewünschte Feld und aktivieren den Ändern-Schalter auf der rechten Seite des Dialogs: Alternativ: 6. -Schalter am Ende des Datenfeldes. Der Eingabedialog zur Erfassung des Suchkriteriums öffnet sich. Seite 81 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 7. Für jeden Typ von Datenbankfeld finden Sie die Optionen Feld soll leer sein, d.h. es darf keinerlei Inhalt aufweisen, und Feld soll nicht leer sein, d.h. alle gefundenen Adressen müssen einen beliebigen Feldinhalt aufweisen, dürfen aber nicht leer sein. Nachfolgend die Erklärung zu bestimmten Feldtypen: a) Textfelder Unter Inhalt geben Sie die gewünschten Suchkriterien ein. Folgende Zusatzoptionen stehen Ihnen für die Suche zur Verfügung: - Suche am Textanfang: Es werden nur Adressen gefunden, die im Feld Nachname am Beginn des Feldes das Suchkriterium Schmidt enthalten. - Vollständige Übereinstimmung: Es werden nur Adressen angezeigt, die im Feld Nachnamen ausschließlich das Seite 82 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Wort Schmidt enthalten. - Teilweise Übereinstimmung: Adressen werden ausgegeben, die zumindest das Suchkriterium oder mehr enthalten; in unserem Beispiel also auch eine Adresse Schmidt -Software. - Abfrage über Formel Entsprechend der booleschen Logik können Werte gesucht werden. Das Leerzeichen zwischen Werten entspricht einer ODER-Verknüpfung. „-„ (Minus) bedeutet Ausschluss und „+“ (Pluszeichen), das beide Werte vorhanden sein müssen. - - Suche von/bis: Ein Wertebereich ab dem ersten Kriterium bis zum zweiten Kriterium wird gesucht, also z.B. alle Nachnamen, die von G bis H beginnen. - Feld soll nicht leer sein Irgendein Wert muss im Feld enthalten sein. - Feld soll leer sein Es darf kein Wert im Feld stehen. b) Numerische Felder Seite 83 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Numerische Felder lassen sich anhand eines Wertebereiches suchen. Das erste Eingabefeld stellt dabei die untere Schwelle und das zweite Feld die obere Schwelle dar. c) Kennzeichenfelder In Feldern vom Typ Kennzeichen können Sie entweder das zu suchende Kürzel direkt eingeben oder über den -Schalter direkt die Auswahl aus der definierten Übersichtsliste des aktuellen Kennzeichens auswählen: Seite 84 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Markieren Sie dazu die zu suchenden Merkmale mit der Maus. Drücken Sie die STRG-Taste, um mehrere Merkmale zu markieren oder die Umschalt-Taste, um einen ganzen Bereich zu markieren. Schließen Sie Ihre Eingabe mit dem OK-Schalter ab. Folgende Operatoren stehen Ihnen für die Suche in Feldern vom Typ Kennzeichen zur Verfügung: - = Minus: Das nachfolgende Merkmal darf nicht in den gefundenen Adressen enthalten sein. Beispiel: VA-VI Es werden Adressen ausgegeben, die das Merkmale VA nicht aber das Merkmal VI tragen. + = Plus: Beide Merkmale müssen enthalten sein. Beispiel: VA+VI Die gefundene Adresse muss dann beide Kennzeichenkürzel enthalten. Leerzeichen: eines der beiden Merkmale muss enthalten sein. Beispiel: VA VI * = Jokerzeichen: Der Stern ist eine Variable für beliebige Zeichenketten. Beispiel: V* Findet alle Adressen, die ein Kürzel tragen, das mit „V“ beginnt. ? = Jokerzeichen für genau ein Zeichen Das Fragezeichen dient als Platzhalter für genau ein Zeichen. d) Datumsfelder Seite 85 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Datumsfelder lassen sich in Wertebereichen von Datum mit optionaler Uhrzeitangabe (nur bei Datum-Zeit-Feldern) bis zu einem Enddatum mit optionaler Uhrzeit suchen. - Beispiel: Geburtstagsliste Sie können auch bei von Monat nur einen bestimmten Monat oder bei von Tag bestimmte Tage durchsuchen lassen. Wenn Sie z.B. ein Datenfeld Geburtsdatum besitzen, selektieren Sie bei Von Monat den aktuellen Monat und bei von Tag den Zeitraum der anzuzeigenden Geburtstage. Die oberste Eingabezeile von Datum … bis lassen Sie leer. Damit können Sie z.B. Geburtstagslisten erstellen. Seite 86 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x e) logisches Feld Logische Felder können nur zwei Ausprägungen annehmen: Haken gesetzt (=1) oder nicht gesetzt (=0). Logisches Feld: TriState Das TriState-Feld ist ein logisches Feld mit den drei Ausprägungen 1 = Ja, 0 = Nein und 2 = Keine Angabe. Seite 87 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x f) Benutzerfelder: Typ ID Benutzer, z.B. AngelegtVon / ÄnderungVon AG-VIP SQL protokolliert automatisch welcher Anwender den Datensatz angelegt oder importiert hat (= -AngelegtVon) bzw. wer die letzte Änderung an diesem Datensatz durchgeführt hat (= ÄnderungVon). Aktivieren Sie den Hinzufügen-Schalter, erscheint die Liste aller im System vorhandenen Anwender. Markieren Sie die auszuwertenden Benutzer. Für eine Mehrfachauswahl halten Sie die STRG-Taste gedrückt. Seite 88 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Mit dem OK-Schalter schließen Sie Ihre Auswahl ab. Nicht aktive Anwender in AG-VIP SQL erscheinen grau , die übrigen farbig . g) PLZ: Die Selektion einer Postleitzahl kann mit Angabe der einzelnen Postleitzahlen oder in Form einer von-bis Auswertung erfolgen: Seite 89 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Wählen Sie die Suchoption Suche nach stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: - Joker: * Variable für beliebige nachfolgende Zeichen. - einstelliger Joker: ? Das Fragezeichen dient als Variable für genau eine Stelle. - Minus-Zeichen: Schließt die nachfolgende PLZ aus. Mit der Suchoption Bereich geben Sie einfach den gewünschten PLZ-Bereich ein, z.B.: 60000 bis 90000. Suchoption Radius um Hier können Sie alle Postleitzahlen ermitteln lassen, die x Kilometer um eine bestimmte Postleitzahl liegen. Das ist z.B. ideal, wenn Sie Events (Messen) veranstalten und alle Interessenten im Umkreis von 100 km einladen wollen. Anhand der Geokoordinaten werden die zu suchenden PLZ ermittelt und als Selektionskriterium verwendet. Der maximale Radius beträgt 500 km. Seite 90 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x h) Hierarchie: 6.25.3 Hierarchie auswerten i) Historie: Alle Elemente der Historie stehen als Selektionsmerkmal zur Verfügung. Wählen Sie als Primäre Tabelle die Historie aus, erhalten Sie als Ergebnis einzelne Historieneinträge. Folgende Elemente stehen zur Verfügung: Historie: Ablaufdatum Bezeichnet das zeitliche Ende einer gesetzten Wiedervorlage. Historie: ÄnderungDatum Datum der letzten Änderung an einem Historieneintrag. Historie: ÄnderungVon Anwender, der die letzte Änderung vorgenommen hat Historie: AngelegtDatum Datum, an dem der Historieneintrag erzeugt wurde Historie: AngelegtVon Anwender, der den Historieneintrag erzeugt hat. Historie: AnrufStatus Filtert den Anrufstatus bei Einträgen vom Typ Telefonat: Historie: Anwender Der Anwender, für den der Historieneintrag eingetragen wurde. Seite 91 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Historie: Bearbeitungsstufe Liefert alle Historieneinträge ausgewählter Bearbeitungsstufen im optionalen Workflow. Historie: BearbeitungsZähler Wird ein Ticket im Workflow in der gleichen Bearbeitungsstufe weiter bearbeitet, wird der Bearbeitungszähler immer eins hoch addiert. Hiermit lassen sich z.B. alle Adressen selektieren, die bereits mehr als 3 Anwahlversuche hatten. Historie: Datei Sucht nach Textfragmenten in Dateilinks der Historieneinträge, z.B. alle Historieneinträge mit dem Dateinamenfragment „Angebot“. Historie: DauerBearbeitung Die Dauer der Bearbeitung (Ticketbearbeitung) wird beim Workflow automatisch gesetzt. Sie können hier einen Zeitbereich in Sekunden angeben. Historie: DauerTelefonat Ermöglicht die Selektion der Gesprächsdauer in Sekunden. Historie: Folgebearbeitungsstufe Ermöglicht die Selektion aller Datensätze, die in eine bestimmte Folgestufe im Workflow eingestuft / verschoben wurden. Historie: IdTicket Hiermit lassen sich gezielt Einträge von Tickets im Workflow filtern. Historie: Kommunikationsnummer Beliebiges Textfragment in der Spalte Kommunikationsnummer Historie: Medienrichtung Ermöglicht die Selektion ein- / ausgehender Aktivitäten. Historie: Medientyp Erlaubt das Filtern bestimmter Kommunikationskanäle. So lassen sich z.B. alle Besuche innerhalb eines Zeitraums selektieren: Seite 92 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Historie: Text Filtert Textfragmente innerhalb der Notiz einer Historie Historie: Typ: Selektiert die Art des Historieneintrages. So lassen sich z.B. gezielt Wiedervorlagen filtern. Historie: Zeit Datum des aktuell gesetzten Historieneintrages 8. Suchmodus: Wählen Sie nun den gewünschten Suchmodus. Wenn Sie mehrere Suchkriterien eingegeben haben, bestimmen Sie über den Suchmodus, ob alle eingegebenen Suchkriterien zutreffen müssen, damit die Adressen als Treffer selektiert werden (Alle Kriterien müssen zutreffen = UND-Verknüpfung) oder Seite 93 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x ob bereits die Erfüllung eines der angegebenen Suchkriterien ausreicht (Mindestens ein Kriterium muss zutreffen = ODER-Verknüpfung). 9. Ergebnisse nach: Unter Ergebnisse nach wählen Sie, ob das Selektionsergebnis in die Ausgabeliste Auswertung 1 oder Auswertung 2 fließen soll. So können Sie mit zwei Ergebnislisten parallel weiter arbeiten. 10. Option Alle Felder anzeigen: Damit reduzieren Sie die Anzeige auf alle Felder, in denen Sie Selektionskriterien angegeben haben. Damit erhalten Sie rasch einen Überblick, nach welchen Kriterien Sie im Augenblick suchen: Seite 94 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 11. Über den Speichern-Schalter können Sie die angegebenen Selektionskriterien unter einem selbsterklärenden Namen abspeichern und jederzeit wieder abrufen: 12. Die Option Als global speichern ermöglicht, dass andere Anwender auch auf diese Auswertung zugreifen dürfen. Aktivieren Sie diese Option nicht, steht nur Ihnen als Autor diese Selektionsvorschrift zur Verfügung. Mit dem OKSchalter speichern Sie Ihre Auswertung ab. Im Auswertungsdialog können Sie die gespeicherte Selektionsvorschrift jederzeit über den Laden-Schalter wieder aktivieren. 13. Mit dem OK-Schalter starten Sie die Auswertung. Ein Fortschrittsbalken zeigt an, dass der Auswertungsprozess läuft. Als Ergebnis erhalten Sie eine Listenansicht der Treffer: Bestehende Auswertung: Bestand in der gewählten Ausgabeliste bereits eine Trefferliste aus einer Seite 95 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x vorherigen Auswertung, haben Sie die Möglichkeit die alte Trefferliste zu ersetzen, zu ergänzen, die Schnittmenge oder das Komplement zu bilden: Wählen Sie die gewünschte Option aus und bestätigen mit dem OK-Schalter. 6.12 Suchen Zweck: Sie können nach Adressen mit Hilfe eines Kriteriums in der aktuell geöffneten Adresstabelle suchen. Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste der gefundenen Adressen bzw. im freien Arten der xRM-Option xRM-Vorgänge oder in Workflow-Projekten Tickets. Um Adressen nach mehreren Kriterien zu durchsuchen, verwenden Sie den Befehl Auswertung. Wissen Sie nicht, in welcher Adresstabelle sich die zu findende Adresse befindet, verwenden Sie die Funktion Globale Suche. Seite 96 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x In den Feldern Kurzname und Nummer können Sie einfach den Beginn des gesuchten Kurznamens oder Nummer eingeben und die Taste F3 drücken. Die gefundenen Adressen werden sofort im Ausgabefenster angezeigt. Vorgehensweise: 1. Um eine Adresse zu suchen, wählen Sie aus dem Standard-Ribbon den Befehl Suchen. Alternativ: -Schalter oder F 4 –Taste. 2. Der Suchen Dialog öffnet sich. Wählen Sie nun das gewünschte Suchkriterium aus: 3. Dabei stehen folgende Suchkriterien zur Verfügung a) Kurz-Name Schnellsuchbegriff aus der Kopfzeile einer Adresse Seite 97 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x b) Nummer Schnellsuchbegriff aus der Kopfzeile einer Adresse c) Name Durchsucht alle Felder vom Typ Name, Nachname, Vorname. d) Nachname Durchsucht Felder vom Typ Nachnamen. e) Land / PLZ Suche nach regionalem Kriterium. Die angegebene Postleitzahl wird dabei in den Feldern PLZ und Postfach PLZ gesucht. Damit werden auch Adressen gefunden, bei denen evtl. nur eine Postfachadresse angegeben wurde. f) Telefonnummer Durchsucht alle Telefonnummer Felder, die im Kommunikationsfenster auftauchen. Um die Suche zu beschleunigen, wird dabei die Vorwahl in die zugehörige PLZ übersetzt. Es erfolgt also zunächst eine Grobsuche über die Felder PLZ und Postfach PLZ. Erst im zweiten Suchlauf werden dann alle verfügbaren Telefonnummernfelder je Datensatz durchsucht. Deshalb empfiehlt es sich zu jeder Adresse die PLZ zu erfassen. Die Telefonnummernsuche funktioniert auch korrekt, wenn Sie die Telefonnummer in kanonischer Form, z.B. +49(6181)97010, erfasst haben. e) Email Sucht das Argument in allen Feldern vom Typ Email. f) Anlagen Sucht in den Pfadbezeichnungen und Dateinamen in der Historie verknüpfter Dateien. Wichtig: Keine Suche in Inhalten verknüpfter Dateien. Seite 98 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x g) Begriff in allen Feldern Sämtliche Datenfelder der Adressen werden durchsucht. Optional können Sie die Suche auch auf die Historie und / oder Zusatztabellen ausdehnen. h) Text in… Hier können Sie jedes beliebige Feld der aktuellen Adresstabelle angeben, auf das Sie zumindest Lesezugriff haben. Damit lässt sich die Suche gezielt auf ein bestimmtes Feld beschränken. 4. Links unten geben Sie den zu suchenden Begriff ein. 5. Wählen Sie rechts unten unter Ergebnisse nach, ob die gefundenen Adressen in die Ausgabeliste Suchergebnis 1 oder Suchergebnis 2 ausgegeben werden sollen. 6. Nach Aktivierung des OK-Schalters beginnt der Suchvorgang. Die gefundenen Adressen werden Ihnen in einem separaten Ausgabefenster angezeigt: In der Reiterbeschriftung Suche 1 finden Sie in Klammern die Anzahl der gefundenen Adressen (hier: 6). 7. Um eine Adresse in die Ansicht einzulesen, markieren Sie die gewünschte Adresse in der Listenanzeige und drücken die ENTER-Taste. Alternativ: Doppelklick mit der Maus auf eine Zeile. Für weitere Möglichkeiten der Weiterverarbeitung von Listen Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. Seite 99 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Seite 100 Tipp: Schnellsuche in Suchfeldern In der Kopfzeile einer Ansicht finden Sie die Felder Kurzname bzw. Nummer. Geben Sie hier einfach den Beginn des zu suchenden Textes ein und drücken die Taste F3. Alle Adressen erscheinen, deren Kurzname mit Haus beginnen. AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Geben Sie z.B. Haus ein und drücken die Tastenkombination Umschalt + F3, werden alle Adressen angezeigt, deren Kurzname den Textteil Haus irgendwo enthält. Also z.B. Autohaus oder Hochhaus Unscharfe Suche: Bei den Suchargument ist es möglich mit Variablen zu arbeiten. Das Fragezeichen „?“ steht dabei als Platzhalter für ein Zeichen und der Stern „*“ für beliebige Zeichenketten. So führt das Suchargument „M?ller“ und die Tastenkombination Umschalt + F3 zum Treffer auf die Kurznamen „Möller“, Autohaus Müller“, „Hans Mäller“, … 6.13 Globale Suche Zweck: Die globale Suche ermöglicht eine Suche über alle Adresstabellen, auf die Sie als Anwender Zugriffsrechte haben. Sie geht damit weiter als die „normale“ Suchfunktion. Bei einem eingehenden Anruf wird über die globale Suche automatisch der zur eingehenden Ruf-Nummer gehörige Datensatz ermittelt. Dies setzt eine Seite 101 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x funktionierende CTI-Funktion voraus. Der TAPI-Treiber muss die Telefon-Nr. des Anrufenden übergeben und der Anrufer darf hierfür seine Ruf-Nummer nicht unterdrücken. Achtung! Der Anwender benötigt zumindest das Lese-Recht auf Adress- bzw. Projekttabelle und das Recht Direktzugriff oder muss einer Bearbeitungsstufe zugeordnet sein. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Standard-Ribbon den Befehl Globale Suche . Alternativ: Tastenkombination: Umschalt + F4 2. Geben Sie die gewünschten Suchkriterien ein. Unter Text aus wählen Sie das Feld aus, in dem der zu suchende Text gefunden werden soll. Geben Sie unter Ticket eine Nummer ein bzw. unter Ticketbeschreibung einen Suchtext, werden alle anderen Angaben ignoriert. 3. Aktivieren Sie den OK-Schalter, um die Suchfunktion auszulösen. Während dem Suchvorgang, der im Hintergrund abläuft, ist der Schalter Globale Suche Seite 102 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x rot gefärbt. Als Ergebnis erhalten Sie eine Trefferliste: Zuoberst werden mögliche Treffer angezeigt. Darunter gibt es die Möglichkeit neue Adressen bzw. Tickets anzulegen. Die Schalter bieten folgende Funktionalität: Wird der gewünschte Treffer nicht gefunden, können Sie über die Lupe ein neues Suchkriterium eingeben und den Suchvorgang erneut auslösen. Dabei bleibt die Verbindung des Suchvorganges zum aktuellen Ereignis (eingehender Anruf oder eingehende Email) erhalten. Löscht das aktuell angezeigte Suchergebnis. Reduziert die Trefferliste auf die Anzeige der Adresstabellen. Blendet die Ebene der Workflow- und xRM-Projekttabellen ein. Klappt die Trefferliste bis zur Ebene / Neu Anlage von Tickets auf. Hierüber definieren Sie die in der Trefferliste anzuzeigenden Spalten. Aktualisiert die Anzeige. 4. Wenn Sie ohne die optionale Workflow-Engine arbeiten, bekommen Sie eine Liste der gefundenen Adressen angezeigt. In obigem Beispiel wird mit der Workflow-Engine und der optionalen xRM Option gearbeitet. Zwei Adressen werden als mögliche Treffer angezeigt. Zu jeder Adressen kann direkt ein neuer Vorgang (Ticket) im Rahmen des Workflows erzeugt werden. Das ist z.B. hilfreich, wenn ein neuer Interessent anruft und direkt Informationsmaterial zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen zugesandt haben möchte. Unterhalb einer Bearbeitungsstufe werden ggf. vorhandene Tickets angezeigt: Dabei wird die jeweilige Ticket-Nr., z.B. 274 angezeigt. Fahren Sie mit der Seite 103 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Maus über ein Ticket, erscheinen in einem Tooltipp die Details mit Beschreibung usw. Der Anwender kann nun entscheiden, ob er mit Doppelklick das entsprechende Ticket direkt aufgreift oder das vorangestellte Plus-Zeichen vor einer Bearbeitungsstufe Doppelklick und somit ein neues Ticket in Rahmen der gewählten Bearbeitungsstufe erzeugt. Dies ist. z.B. Ideal für den Inboundfall. 5. Sie arbeiten wie gewohnt im Workflow und schließen Ihre Eingabe durch das Abspeichern mit F12 und der nachfolgenden Einstufung ab. Haben Sie die falsche Auswahl des Tickets getroffen, brechen Sie über die ESC-Taste einfach ab und gelangen direkt zurück zur globalen Suchergebnisliste. Seite 104 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Tipp: Gehen Sie mit der Maus über eine Ticket-Nr. erscheint ein Tooltipp mit Detailinformationen zu dem Ticket: Die globale Suche zeigt Ihnen nur Tickets, auf die Sie als Anwender Zugriff haben und somit auch die Bearbeitung aufgreifen können. Das betrifft auch die Möglichkeit der Neuanlage von Tickets. Ein Anwender in einer Telefonzentrale sollte somit allen notwendigen Bearbeitungsstufen zugeordnet werden! 6.14 Erste Adresse Zweck: Die allererste Adresse in der aktuellen Sortierung wird angezeigt. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Standard-Ribbon Suchen den Befehl Erste Adresse. Alternativ: -Schalter 2. Je nach Sortierung wird Ihnen nun die erste Adresse des Kurznamens oder der Nummer angezeigt. Seite 105 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6.15 Nächster Datensatz Zweck: Der nächste Datensatz in der aktuell gewählten Sortierung wird angezeigt. Vorgehensweise: 1. Geben Sie im Kurznamen den Anfang des gewünschten Datensatzes ein; hier z.B. g 2. Wählen Sie aus dem Standard-Ribbon den Alternativ: Bild-Runter-Taste. 3. Vor Kurzname sehen Sie nun als Merkmal, dass sich die aktuelle Sortierung nun alphabetisch nach Kurznamen richtet. Der nächste Datensatz, dessen Kurznamen mit „G“ beginnt, wird nun angezeigt. -Schalter. Schneller geht es, wenn Sie im Feld Kurzname oder Nummer den gewünschten Anfangswert eingeben und die F 3-Taste drücken. Automatisch erfolgt eine Schnellsuche und Sie erhalten eine Übersichtsliste aller Adressen deren Kurznamen bzw. Nummer mit der angegebenen Zeichenfolge beginnt. 6.16 Vorhergehende Adresse Zweck: Die in der aktuellen Sortierung alphabetisch vorliegende Adresse wird angezeigt. Die aktuelle Sortierung richtet sich danach, ob der Cursor sich im Feld Kurznamen oder Nummer befindet. Sie erkennen die Sortierung am -Zeichen. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Standard-Ribbon den Alternativ: Bild-Hoch-Taste. Seite 106 -Schalter . AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 2. Je nach aktueller Sortierung wird nun die Adresse mit dem alphabetisch vorher liegenden Kurznamen oder Nummer angezeigt. 6.17 Letzte Adresse Zweck: Die letzte Adresse in der aktuellen Sortierung wird angezeigt. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Standard-Ribbon den -Schalter 2. Je nach Sortierung wird Ihnen nun die letzte Adresse des Kurznamens oder der Nummer angezeigt. 6.18 Telefonanruf Zweck: Es wird eine ausgewählte Telefon-Nr. aus AG-VIP angewählt. Voraussetzung: TAPI fähige Wähleinrichtung am Arbeitsplatz Datensatz darf kein Opt-Out für Telefonanrufe haben Vorgehensweise: 1. 2. Wählen Sie aus dem Ribbon Standard das Icon Telefonanruf. Alle verfügbaren Telefon-Nr. werden angezeigt. Klicken Sie die anzuwählende Ruf-Nummer an. Der Anwahlvorgang beginnt und wird automatisch in die Kontakthistorie angezeigt. Seite 107 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6.19 Aktuelle Adressen in Workflow Bearbeitungsstufe einstellen Zweck: Es wird ein neuer Vorgang für die aktuelle Adresse im optionalen Workflow erzeugt. Voraussetzung: - Optionale Workflow-Engine für AG-VIP SQL. - Erforderliche Zugriffsrechte. Vorgehensweise: 1. Lesen Sie den gewünschten Adressdatensatz ein, z.B. über F4 Suchen. 2. Wählen Sie aus dem Ribbon Standard den Schalter Seite 108 . AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. 4. 5. Wählen Sie nun die gewünschte Startstufe aus, in der der neue Vorgang zu bearbeiten ist. Geben Sie den Startzeitpunkt der Bearbeitung an und wählen ggf. einen Anwender aus, der diesen Vorgang explizit bearbeiten soll. Lassen Sie die Voreinstellung <Global>, wird der nächste freie Mitarbeiter bei Fälligkeit diesen Vorgang bearbeiten. Unter Beschreibung können Sie eine Notiz für den Historieneintrag erzeugen. So kann der Anwender auf Besonderheiten dieses Vorgangs hingewiesen werden. Mit der Option Neue Tickets erzeugen für Adressen: bestimmen Sie, ob das Ticket in jedem Fall erzeugt wird oder nur, falls zu der aktuellen Adresse noch kein Ticket in dieser Bearbeitungsstufe bzw. diesem Projekt enthalten ist. Nun muss nur noch ausgewählt werden ob dies nur für die eine ausgewählte, oder für alle, in der Liste vorhanden Adressen gelten soll. Schließen Sie Ihre Eingabe über den OK-Schalter ab. 6.20 Neues CRM-Ticket zur aktuellen Adresse erzeugen Zweck: Zur aktuellen Adresse wird ein neues xRM-Ticket in der zusätzlich wählbaren xRM-Option erzeugt. Vorgehensweise: 1. Lesen Sie die gewünschte Adresse ein 2. Wählen Sie aus dem Ribbon Standard den Befehl Neues xRM-Ticket zur aktuellen Adresse erzeugen oder alternativ: 3. Gibt es mehrere xRM-Projekte werden Sie ggf. gefragt, in welchem Kontext das neue xRM-Ticket erzeugt werden soll. 4. Ansonsten wechseln Sie direkt zur Bearbeitung des neuen xRM-Vorgangs. Die aktuelle Adresse ist bereits mit dem xRM-Ticket verknüpft, aber noch keiner Rolle zugefügt. Sie als Anwender sind ebenfalls mit dem Recht Eigentümer mit dem xRM-Vorgang verlinkt. Handbuch AG-VIP SQL – xRM Option Seite 109 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6.21 Projektstatistik Funktion des optionalen Workflows AG-VIP SQL Administratorhandbuch. 6.22 Aktivitäten Zweck: In AG-VIP SQL ist ein komplettes Wiedervorlagemanagement integriert. Dazu wird der Zeitstrahl der Historie in die Zukunft verlängert. AG-VIP SQL kennt unterschiedliche Typen von Wiedervorlagen: Die „normale“ Wiedervorlage mit einem Aktivitätsbeginn und Fälligkeitsdatum Die Telefonwiedervorlage Wiedervorlagen lassen sich mit einer Bemerkung versehen. Um eine verlinkte Datei ergänzen und auch an andere Personen delegieren. Über die VB-Script-Programmierschnittstelle lassen sich auch Wiedervorlagen erzeugen. Beispiel: Ein Hilfsmittel erzeugt ein Angebot in MS-Word inkl. Kontakteintrag und Verknüpfung des Angebotsdokuments in der Historie. Gleichzeitig wird eine telefonische Wiedervorlage, die in fünf Tagen fällig wird, erzeugt. So werden Sie automatisch daran erinnert, das Angebot fünf Tage später telefonisch nachzufassen. 6.22.1 Wiedervorlage erfassen Vorgehensweise: 1. Lesen Sie die gewünschte Adresse ein. 2. Wechseln Sie in die Ansicht der Historie. Seite 110 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Klicken Sie auf den -Schalter, um eine neue Wiedervorlage zu erzeugen. Das Dialogfenster zur Erfassung der neuen Wiedervorlage erscheint: 4. Unter Fällig ab geben Sie ein, ab wann die Wiedervorlage aktiv werden soll. Ab diesem Zeitpunkt taucht die Wiedervorlage in Ihrer Wiedervorlageliste auf. Die Wiedervorlage erscheint in grüner Schrift. Denn jetzt sollten Sie die Aufgabe in Angriff nehmen. Beim Zu erledigen bis geben Sie das Datum ein, an dem die Wiedervorlage spätestens erledigt sein sollte. Ein optional aktivierbarer Wecker schlägt bei Erreichen des Ablaufdatums Alarm. In der Wiedervorlage erscheint die Aufgabe nun in roter Schrift: Das Uhrensymbol ist nun gefüllt. Das Warndreieck zeigt Ihnen, dass hierfür ein Wecker aktiviert wurde. Seite 111 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Die Felder Projekt, Phase, Fortschritt und Adressen werden nur eingeblendet, wenn Sie mit der xRM-Option von AG-VIP SQL arbeiten und die Adresse einem xRM-Ticket zugeordnet wurde. Bei Datei können Sie optional eine Verknüpfung zu einer Datei herstellen. So lässt sich z.B. ein Vertragsentwurf an einen Kollegen weiterreichen und um die Freigabe des Dokumentes bitten. Unter Benutzer können Sie die Person auswählen, die diese Aufgabe durchführen soll. 5. Eine Zeilenschaltung in der Bemerkung erreichen Sie mit der Tastenkombination STRG + Enter Schließen Sie Ihre Eingabe mit dem OK-Schalter ab. Die Wiedervorlage ist nun in Ihrer Historie sichtbar: 6.22.2 Die Wiedervorlagenliste Zweck: Die Wiedervorlagenliste enthält alle Wiedervorlagen der gerade geöffneten Adresstabelle. Von daher empfiehlt es sich möglichst mit einer einzigen Adresstabelle zu arbeiten. Standardmäßig sehen Sie im Wiedervorlagenfenster alle fälligen Wiedervorlagen. Aufgaben und geplanten Telefonate, die erst später fällig werden, sind ausgeblendet. Aus der Liste lassen sich Wiedervorlagen direkt erledigen oder geplante Telefonate durchführen. Seite 112 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Vorgehensweise: Wiedervorlagenliste öffnen Wählen Sie aus dem Standard Ribbon den Befehl Aktivitäten. Alternativ: Tastenkombination STRG + Umschalt + A. Die Wiedervorlagenliste für den aktuellen Tag wird geöffnet: Die Reiterbezeichnung zeigt Ihnen, wie viele Wiedervorlagen aktuell angezeigt werden: Standardmäßig ist ein Filter gesetzt, so dass Sie nur bereits eigene fällig gewordene Wiedervorlagen sehen. Dann werden auch private, fällige Tickets mit Prio aus dem optionalen Workflow hier angezeigt. Wird ein Filter mit anderen Kriterien und weiteren Benutzern angewendet, werden die privaten, fälligen Tickets mit Priorität aus dem Workflow nicht mehr angezeigt, um die Bearbeitung fremder Tickets zu vermeiden. Weiterhin sehen Sie hier Wiedervorlagen aus xRM-Tickets der optionalen xRMOption. Mit der Wiedervorlagenliste arbeiten Achtung! AG-VIP SQL kann Sie nur über fällige Wiedervorlagen informieren, wenn die Anwendung auch gestartet ist. Seite 113 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Wird eine Wiedervorlage mit Alarm fällig, erhalten Sie ein akustisches Signal. Die Art des Signals können Sie über die Windows Systemsteuerung einstellen. Die Wiedervorlagenliste kommt automatisch in den Vordergrund. Die Wiedervorlage, deren Alarm gerade fällig geworden ist, erscheint zur raschen Bearbeitung direkt markiert. Mit einem Doppelklick auf eine Wiedervorlage wird direkt die Adresse oder das Ticket im optionalen Workflow bzw. Option xRM zur Bearbeitung geöffnet. Tipp. Halten Sie die Taste STRG gedrückt und klicken doppelt auf eine Wiedervorlage, bleiben Sie nach Möglichkeit im aktuellen Arbeitsmodus. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen in der Wiedervorlagenliste zur Verfügung. Schalter Beschreibung Die markierte Wiedervorlage wird als erledigt markiert. Entsprechend verändert sich der Status von fällig : Auf erledigt : Der Datensatz wird gespeichert. Erledigen Sie ein geplantes Telefonat, wird das geplante Telefonat als „gelöscht“ in der Historie markiert: Wählt ein geplantes Telefonat an. Dabei wird automatisch der Datensatz in den Vordergrund gebracht. Die Historie öffnet sich, so dass Sie direkt Gesprächsnotizen erfassen können. Seite 114 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Schalter Beschreibung Filtert die Anzeige der Wiedervorlagen. Im Standard werden nur bis heute fällige Wiedervorlagen des aktuellen Anwenders angezeigt. In diesem Fall werden hier auch fällige private Tickets mit Prio aus dem optionalen Workflow aufgelistet. Über den Aktivitätenfilter können Sie die Anzeige nach Datumsbereich, Text in der Notiz, Typ und Art der Wiedervorlage sowie Anwendern filtern. Passt die Anzeige an. Hier legen Sie fest, welche Spalten in der Wiedervorlagenliste angezeigt werden. Seite 115 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Schalter Beschreibung Per Drag & Drop wählen Sie einfach die gewünschten Felder aus. 8.21 Anzeige anpassen Aktualisiert die Anzeige. Alternativ: F5-Taste 6.23 Arbeitsbereichsleiste Zweck: Blendet die Leiste des Arbeitsbereichs links ein bzw. aus. Seite 116 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6.24 Ausgabefenster Zweck: Blendet das Ausgabefenster ein bzw. aus. Das Ausgabefenster erhält das Ergebnis von Suchen oder Auswertungen. 6.25 Hierarchie Zweck: Blendet das Fenster für die grafische Adresshierarchie ein bzw. aus. Seite 117 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Die grafische Adresshierarchie ermöglicht es Adressen in Baumstrukturen abzubilden. So lassen sich z.B. die Aufbauorganisation eines Unternehmens oder Konzernstrukturen abbilden. Übergeordnete Adressen vererben Informationen an untergeordnete Adressen. Welche Felder Ihre Informationen vererben, legt der Administrator bei der Definition der Felder fest. Durch die Vererbung ändern Sie z.B. die Anschrift in der übergeordneten Adresse. Die Änderung wird auch in allen im Hierarchiebaum darunter befindlichen Adressen durchgeführt, die den gleichen Feldinhalt in diesem Feld haben und die Vererbung aus der übergeordneten Adresse über den Schalter nicht deaktiviert haben. - Beispiel: vollständige Vererbung Adresse1: Feldinhalt = XYZ Adresse2: Feldinhalt = XYZ Adresse3: Feldinhalt = XYZ Wird der Feldinhalt in Adresse1 manuell geändert, wird der Feldinhalt in allen untergeordneten Adressen ebenfalls geändert. Beispiel: unterbrochene Vererbung Adresse1: Feldinhalt = XYZ Adresse2: Feldinhalt = ABC Adresse3: Feldinhalt = XYZ Wird nun der Feldinhalt in Adresse1 manuell verändert, hat dies keinerlei Auswirkungen auf Adresse2 und Adresse3, da der Feldinhalt in Adresse2 abweicht. Seite 118 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Die Vererbung greift nicht, - wenn der -Schalter aktiviert wurde - wenn im Datenbankexplorer die Vererbung für dieses Feld nicht aktiviert wurde - durch Datenbankoperationen wie Import oder Ändern / Ergänzen 6.25.1 Anzeigen des Hierarchiefensters Zweck: Die Hierarchie der aktuellen Adresse wird angezeigt. Ist die Adresse in einer Hierarchie eingebunden, sehen Sie sofort die Position innerhalb der Hierarchie. Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie das Fenster der Hierarchie, indem Sie aus dem Ribbon Standard den Befehl Hierarchie wählen. Alternativ: Tastenkombination STRG + Umschalt + H Schalter: Hierarchiefenster im Workflow Besitzt der Anwender Schreib- oder Leserecht auf das Hierarchiefenster, kann er auch im optionalen Workflow bei der Bearbeitung eines Tickets das Hierarchiefenster anzeigen lassen und die Zuordnung der bestehenden Ansprechpartner verändern. Vorteil: Damit sieht der Anwender z.B. weitere Ansprechpartner zum aktuellen Vorgang Seite 119 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x oder Unternehmensbereiche. Über den Anpassen-Schalter lassen sich auch weitere Informationen zum Adressdatensatz im Hierarchiefenster auf Ebene der Adresstabelle einblenden. Nachteil: Es ist nicht möglich, auf andere Tickets zu verzweigen, die Historie anzuzeigen oder auf Informationen von Zusatztabellen zuzugreifen. Der Anwender erhält damit Zugriff auf Kontaktinformationen von Adressen, für die kein Ticket zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt wurde! Beachten Sie dazu bitte das Zugriffsrecht Hierarchie in der Benutzerverwaltung. 6.25.2 Funktionen im Hierarchiefenster Zweck: Sie können Adressen in einen Hierarchiebaum einfügen, entfernen, die Vererbung deaktivieren, andere Spalten anzeigen lassen oder alle Adressen zur Weiterverarbeitung selektieren. Übersicht der Funktionen: Schalter Funktion Führt dazu, dass beim Blättern in Adressdatensätzen immer auch das Hierarchiefenster aktualisiert wird. Wenn Sie eine Adresse in einen bestehenden Hierarchiebaum einfügen möchten, lesen Sie zunächst den Hierarchiebaum. Deaktivieren Sie den -Aktualisieren-Schalter. Lesen Sie nun den Adressdatensatz ein, den Sie in den Hierarchiebaum einfügen möchten. Markieren Sie die gewünschte Stelle im Hierarchiebaum, unter der die aktuelle Adresse eingefügt werden soll. Wählen Sie im Hierarchiefenster den Schalter . Die aktuell eingelesen Adresse wird an dieser Stelle neu eingefügt. Fügt den aktuell eingelesenen Adressdatensatz unterhalb dem im Hierarchiefenster markierten Ansprechpartner nach Seite 120 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Schalter Funktion Kontrollabfrage ein. Der aktuell markierte Ansprechpartner wird mit seinen ggf. vorhandenen untergeordneten Adressen aus dem aktuellen Hierarchiebaum entfernt. Die Datensätze sind weiter vorhanden, nur nicht mehr mit diesem Hierarchiebaum verknüpft. Für die im Hierarchiebaum markierte Adresse wird die Vererbung ausgeschaltet. D.h. Änderungen der übergeordneten Adressen wirken sich nicht auf die aktuell markierte Adresse aus. Dies ist sinnvoll, wenn Sie z.B. Endkunden Ihren Vertriebspartnern unterordnen, so dass Sie jederzeit den Vertriebsweg nachvollziehen können. Die Endkundenadressen sind i.d.R. jedoch inhaltlich ohne logischen Bezug zu Ihrem Vertriebspartner. Welche Felder vererbt werden, legt der Administrator im Datenbankexplorer in der Spalte Vererbung für jedes Feld fest: Seite 121 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Schalter Funktion Übernimmt die in der Hierarchie angezeigte Adresse zur weiteren Verarbeitung in eine Ausgabeliste: Damit stehen in alle Funktionen für die Weiterverarbeitung von Listen zur Verfügung. Anzeige anpassen Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. Seite 122 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Schalter Funktion Druckt die aktuelle Hierarchie Verändert die angezeigten Spalten im Hierarchiefenster. Dadurch können Sie sich die Informationen anzeigen lassen, die für Sie wichtig sind. Anzeige anpassen Aktualisiert die Anzeige in der Wiedervorlage. Alternativ: Taste F5 6.25.3 Hierarchie auswerten Zweck: Ermöglicht die Auswertung bestimmter Ebenen der Hierarchie. So lassen sich z.B. alle Hauptadressen oder Endknoten filtern. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Ribbon Suchen den Befehl Auswertung. 2. Markieren Sie das Feld Hierarchie und wählen Sie den Ändern-Schalter: Seite 123 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Wählen Sie nun, welche Elemente in den Hierarchiebäumen Sie selektieren möchten: 4. Wählen Sie nun aus, welche Elemente der Hierarchie Sie filtern möchten: Hauptadressen, die keine untergeordneten Adressen haben. Die Adresse ist mit keinen weiteren Adressen verknüpft. Seite 124 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Hauptadressen mit mindestens einer untergeordneten Adresse Hauptadressen, die nachfolgend eine beliebige Anzahl Kinder haben. In der Aufbauorganisation wäre dies z.B. der Geschäftsführer. Untergeordnete Adressen mit weiteren untergeordneten Adressen In einer Aufbauorganisation wäre dies das mittlere Management. Untergeordnete Adressen ohne weitere untergeordnete Adressen Blätter oder Endknoten. In der Aufbauorganisation entspricht dies dem Sachbearbeiter. 5. Haken Sie die gewünschten Optionen an und bestätigen Ihre Auswahl über den OK-Schalter. Im Auswertungsdialog können Sie ggf. weitere Filterkriterien definieren. 6. Über den OK-Schalter starten Sie die Auswertung. 6.26 CRM Verknüpfung Zweck: Öffnet das Fenster von mit diesem Datensatz verknüpften CRM Tickets. Voraussetzung: Sie benötigen die optionale CRM-Option für AG-VIP SQL. Seite 125 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6.27 Monitor Zweck: Blendet den Monitor ein bzw. aus. Monitore dienen dazu den aktuellen Systemzustand innerhalb von AG-VIP SQL zu kontrollieren. Der Benutzermonitor zeigt die aktiven Anwender. Nutzen Sie die Option Workflow, gibt es noch den Projektmonitor sowie den Performancemonitor zur Steuerung von Abläufen. Für das Outbound steht optional der Performance Monitor zur Verfügung. 6.28 Notizbereich Zweck: Blendet den Notizbereich beim Arbeiten im optionalen Workflow ein bzw. aus. Bemerkungen, die im Notizbereich eingetragen werden, werden automatisch in den Protokolleintrag in der Kontakthistorie ergänzt. Seite 126 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6.29 Nächste Ansicht Zweck: Die nächste Ansicht wird eingeblendet. Damit gelangen Sie zum nächsten Reiter in der Adressansicht. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Standard Ribbon den Befehl Nächste Ansicht Alternativ: F6-Taste. 2. Die nächste Ansicht wird aktiv: . 6.30 Vorgehende Ansicht Zweck: Die vorhergehende Ansicht wird aktiv. Damit können Sie eine Ansicht zurück Seite 127 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x „blättern“. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Standard Ribbon den Befehl Vorhergehende Ansicht Alternativ: Umschalt + F6-Taste 2. Die vorhergehende Ansicht erscheint. 7 Ribbon Telefonie Voraussetzung: Diese Funktionen sind abhängig von der Funktionalität des TAPI-Treibers Ihrer Wähleinrichtung, die Sie in Verbindung mit AG-VIP SQL einsetzen. Es kann sein, dass nicht alle Leistungsmerkmale über die TAPI-Schnittstelle bereitgestellt werden. 7.1 Ruf annehmen Zweck: Bei einem eingehenden Ruf, kann über diesen Schalter das Telefonat angenommen werden. Seite 128 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 7.2 Telefonat beenden Zweck: Das aktuelle Gespräch wird beendet. 7.3 Rückruf / Rückfrage Zweck: Erlaubt die Rückfrage bzw. das Makeln zu einem anderen Gesprächspartner. Voraussetzungen: Damit die Makeln-Funktion von AG-VIP SQL funktioniert, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein: Der eingesetzte TAPI-Treiber muss über die Leistungsmerkmale Line Blind Transfer und Line Complete Transfer verfügen. Für die Konferenzschaltung ist die TAPI-Funktion LineTransferMode Conference notwendig. Der AG-VIP SQL Backend-Service wurde installiert. Das ist die Voraussetzung, damit die Makeln-Funktion weiß, welche User aktuell mit welchem Status an AG-VIP SQL angemeldet sind. Details zur Einrichtung des Backendservice finden Sie im Administrator Handbuch. Sie haben im Benutzerprofil der AG-VIP SQL Anwender die Durchwahl eingetragen: Seite 129 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Wenn Sie AG-VIP SQL standortübergreifend verwenden, empfiehlt es sich die Telefon-Durchwahl komplett inkl. Vorwahl einzutragen. Vorgehensweise: 1. Es besteht ein Telefonat. Das kann durch einen ausgehenden oder eingehenden Anruf entstanden sein. 2. Sie wählen den R-Schalter aus der Telefonie Leiste. Seite 130 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Es erscheint eine Liste aller Anwender von AG-VIP SQL (max. 50). Diese Liste können Sie nach verschiedenen Kriterien filtern (Ribbonpunkt Filter unten), z.B. nur lokale oder angemeldete Anwender, Anwender meiner Benutzergruppen, denen mein Anwenderaccount zugeordnet ist. Der Punkt vor dem Namen zeigt den Status: nicht in AG-VIP angemeldet Grau: Rechner des Kollegen ist gesperrt (abwesend, aber in AG-VIP angemeldet) Anwender ist angemeldet, telefoniert aber bereits. Telefonisch erreichbar und in AG-VIP aktiv. 4. Wählen Sie hier den gewünschten Anwender aus. Das aktuelle Telefonat wird gehalten. Eine Verbindung zum gewünschten Anwender wird aufgebaut. 5. Beim angewählten Anwender wird die globale Suche aktiviert. Dort bekommt der Benutzer den Datensatz bzw. das Ticket angezeigt, das Sie aktuell bearbeiten. In der Kopfzeile der globalen Suche findet er Ihren Anwendernamen, so dass er sofort weiß, von wem der eingehende Anruf eingeht. Seite 131 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Der angerufene Anwender kann bereits den Datensatz bzw. das Ticket lesend öffnen. Erst wenn Sie den Datensatz bzw. das Ticket gespeichert haben, steht das Ticket dem Anwender schreibend zur Verfügung. 6. Nachdem der angerufene Anwender das Gespräch angenommen hat, können Sie das Gespräch übergeben, indem Sie das „Trennen“-Symbol Über den „Konferenz“-Schalter zusammen. wählen. schalten Sie alle Gesprächspartner Mit dem „Swap“-Schalter halten Sie die Verbindung zu dem angerufenen Anwender und können wieder mit dem ursprünglichen Gesprächspartner telefonieren. Was kann übergeben werden? Anrufender: Hat bestehendes Telefonat und leitet Rückfrage ein. Angerufener AG-VIP SQL Anwender Möglichkeiten angerufener AG-VIP SQL Anwender Adresse im freien Arbeiten geöffnet Zugriff auf freies Arbeiten dieser Adresstabelle Kann direkt Adressdatensatz weiter bearbeiten Adresse im freien Arbeiten geöffnet Keinen Zugriff auf diese Adresstabelle Sieht nichts Adresse im freien Arbeiten geöffnet Nur Zugriff auf einzelne Bearbeitungsstufen im Workflow dieser Adresstabelle Sieht Ticket, sofern sich die Adresse in der für ihn frei geschalteten Bearbeitungsstufe befindet. Kann das Ticket aufgreifen Ticketbearbeitung in Bearbeitungsstufe Auch Zugriff auf identische Bearbeitungsstufe Sieht das Ticket und kann das nach Einstufung durch den ursprünglichen Gesprächspartner Seite 132 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Anrufender: Hat bestehendes Telefonat und leitet Rückfrage ein. Angerufener AG-VIP SQL Anwender Möglichkeiten angerufener AG-VIP SQL Anwender aufgreifen. Wird das Ticket vom ursprünglichen Gesprächspartner in die gleiche Bearbeitungsstufe eingestuft, wird der Bearbeitungszähler nicht hochgezählt. Stuft der ursprüngliche Gesprächspartner das Ticket in eine andere Bearbeitungsstufe ein, in dem der angerufene Anwender keinen Zugriff hat, wäre zunächst der LesendeZugriff möglich, aber nach Einstufung des ersten kein Zugriff mehr möglich. Ticketbearbeitung in Bearbeitungsstufe Kein Zugriff auf Bearbeitungsstufe. Freies Arbeiten auf Ebene Adresstabelle Adressdatensatz kann bearbeitet werden Ticketbearbeitung in Bearbeitungsstufe Kein Zugriff auf Bearbeitungsstufe, kein freies Arbeiten auf Ebene Adresstabelle Kein Zugriff Seite 133 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 7.4 Makeln Zweck: Wechselt bei einer Rückfrage zwischen den zwei Telefonaten hin und her. Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn das der eingesetzte TAPI Treiber bzw. CTI Link unterstützt. 7.5 Konferenz Zweck: Stellt nach einer Rückfrage eine 3er Konferenz her Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn das der eingesetzte TAPI Treiber bzw. CTI Link unterstützt. 7.6 Wahlwiederholung Zweck: Das letzte durchgeführte Telefonat wird erneut geplant. Vorgehensweise: 1. Sie führen aus AG-VIP ein Telefonat durch und beenden das. 2. Anschließend wählen Sie aus dem Ribbon Standard, Wahlwiederholung. Seite 134 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Planen Sie anschließend, wann Sie den Kontakt unter welcher Telefonnummer erneut anrufen möchten. Im Notizbereich können Sie den Anrufgrund hinterlegen. 7.7 Falsche Rufnummer Zweck: Über einen Parameter in der AGVIP.INI lässt sich der Schalter Falsche Rufnummer einblenden. Damit wird das Problem behoben, dass viele TAPI Treiber kein Ereignis „Falsche Ruf-Nr.“ retournieren, sondern der Anwahlvorgang bis zum Time Out läuft, obwohl der Mitarbeiter im Telefonhörer hört, dass die Ruf-Nr. nicht korrekt ist. http://kb.grutzeck.de/content/21/125/de/verwendung-des-schalters-falschetelefonnummer-in-der-telefonleiste.html Seite 135 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Wenn der eingesetzte TAPI Treiber bzw. CTI Link falsche Ruf-Nr. erkennt (Bad Address oder Wrong Number), ist dieser Schalter eigentlich überhaupt nicht notwendig. AG-VIP sortiert dann im optionalen Workflow fehlerhafte Adressen selbst aus. Mehr dazu in der Knowledge Base unter http://kb.grutzeck.de/index.php?action=artikel&cat=21&id=36&artla ng=d Vorgehensweise: 1. Anwahlvorgang auslösen. Der Anwender hört, dass die Ruf-Nr. falsch ist, aber der eingesetzte TAPI Treiber erkennt das nicht. 2. Schalter Falsche Ruf-Nr wählen 3. Das Telefonat wird beendet. In der Historie wird dieser Anwahlversuch als falsche Ruf-Nr. dokumentiert. 8 Ribbon Ausgabefenster Diese Funktionen beziehen sich auf die Weiterverarbeitung von Adressen oder Datensätzen, die sich in einer Listenansicht befinden. Eine Liste erzeugen Sie z.B. über die Funktionen Suchen oder Auswertung. 8.1 Listeneintrag entfernen Zweck: Die aktuell markierten Datensätze werden aus der Liste entfernt. Die Datensätze sind dabei weiterhin in der Datenbank vorhanden. Sie werden lediglich von der Weiterverarbeitung ausgeschlossen. Vorgehensweise: 1. Markieren Sie die zu entfernenden Einträge aus der Liste. Halten Sie die STRG-Taste gedrückt, können Sie mehrere Datensätze auf einmal markieren. Um Bereiche zu markieren, halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt. 2. Wählen Sie aus dem Ribbon Datensätze den Befehl Listeneintrag entfernen. Alternativ: -Schalter oder ENTF-Taste. Seite 136 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Die markieren Einträge werden entfernt. 8.2 Exportieren Zweck: Die aktuell in der Adressliste befindlichen Datensätze werden exportiert. Dabei bestimmen Sie das Ausgabeformat (Dateityp) sowie die zu exportierenden Felder. Bedenken Sie, dass Sie, um Zusatzrelationen sinnvoll exportieren zu können, bei der Auswertung bereits die Zusatzrelation als Primäre Tabelle auswählen müssen. Andernfalls lassen sich Informationen aus Zusatzrelationen nicht exportieren. Sie benötigen für diese Funktion das entsprechende Zugriffsrecht. Vorgehensweise: 1. Selektieren Sie die zu exportierenden Adressen über das Standard-Ribbon, Befehl Auswertung, so dass Sie eine Adressliste erhalten. 2. Wählen Sie aus dem Ausgabenfenster-Ribbon den Befehl Exportieren. Alternativ: -Schalter Das Dialogfenster zur Definition der Exportdatei öffnet sich: Seite 137 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Seite 138 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Grundsätzlich können Sie die Daten in einem flachen Tabellenformat oder komplett mit Zusatzrelationen als MS-Access-Datenbank exportieren. Bestimmen Sie das Exportformat beim flachen Export. Damit ist der zu erzeugende Dateityp gemeint. Zur Verfügung stehen die unterschiedlichsten ASCII-Formate mit den Trennzeichen Komma, Semikolon, Tabulator in der Zeichensätzen PC8, ANSI und UNICODE sowie Dbase, Excel, RTF, Word und WinWord. I.d.R. wird eines dieser Formate von jeder anderen Anwendung unterstützt, die auch über einen Datenimport verfügt. Seite 139 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4. Bestimmen Sie die Ausgabedatei und wählen Sie ob Sie alle oder nur die ausgewählten Datensätze exportieren möchten. 5. Über den Laden-Schalter lassen sich zuvor abgespeicherte Exportfilter aufrufen: 6. Wählen Sie den Weiter-Schalter, um den nächsten Schritt des Exportassistenten zu erreichen. Seite 140 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 7. Hier bestimmen Sie die zu exportierenden Felder: Die linke Spalte der verfügbaren Felder zeigt Ihnen in alphabetischer Sortierung alle verfügbaren Felder. Je nach Auswahl der Primären Tabelle bei der Auswertung sehen Sie entweder alle Felder der Adresstabelle oder auch die Felder der Zusatzrelationen. Die rechte Spalte ausgewählte Felder zeigt Ihnen die zu exportierenden Felder. 8. Um Felder für den Export auszuwählen, können Sie die Felder per Drag & Drop mit der Maus aus der linken Spalte verfügbare Felder in die rechte Spalte ausgewählte Felder ziehen. Alternativ können Sie die gewünschten Felder markieren (Mehrfachmarkierung über die Taste STRG) und mit den Schaltern zwischen den Listen hin und her schieben. Die Sortierung in der rechten Liste der ausgewählten Felder bestimmt dabei die Reihenfolge der Felder in der Exportdatei. Das oberste Feld ergibt also die erste Spalte der Exportdatei. Auch innerhalb der Liste können Sie die Seite 141 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Reihenfolge der Felder mit der Maus über Drag & Drop verschieben oder über die rechten 9. Schalter verändern. Über die Option sprachspezifische Feldnamen in der Kopfzeile der Exportdatei verwenden erhält die Exportdatei als Kopfzeile den Feldnamen in der gewählten Oberflächensprache aus AG-VIP SQL. 10. Aktivieren Sie den Schalter Fertig stellen, um den Export zu starten. Über den rechten Speichern-Schalter, können Sie das gerade definierte Exportformat unter einem selbsterklärenden Namen ablegen. Unter Name tragen Sie hierzu den gewünschten Namen ein. Ist dieses Exportformat nicht nur für Sie interessant, sondern auch für andere Anwender, wählen Sie die Option Als global speichern rechts oben im Dialogfenster. Bestätigen Sie Ihre Eingabe über den OK-Schalter. Über den Laden-Schalter können Sie dann jederzeit im Dialogfenster der Bestimmung des Exportformates diese Einstellung wieder laden. 11. Der Datenexport erfolgt. Sie sehen den Bearbeitungsvorgang an der Fortschrittsanzeige. Nach Abschluss haben Sie die Möglichkeit den Seite 142 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Dateinamen mit Pfadangabe der erzeugten Exportdatei in die Zwischenablage zu kopieren. So lässt sich die Exportdatei einfacher in anderen Anwendungen öffnen, z.B. für die Serienbriefschreibung in MS-Word. 12. Über den Kopieren –Schalter werden Pfadangabe und Exportdateinamen in die Zwischenablage kopiert. Ist das nicht gewünscht, wählen Sie den OKSchalter. Der Exportvorgang ist damit abgeschlossen. 8.3 Datensätze löschen Zweck: Die aktuell markierten Datensätze aus der Liste werden gelöscht. Diese Funktion lässt sich über die Zugriffsrechte für einzelne Anwender sperren. Vorgehensweise: 1. Markieren Sie in der Liste die zu löschenden Datensätze: Seite 143 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 2. Wählen Sie aus der Ausgabenfenster- Symbolleiste den Befehl Datensätze löschen. Alternativ: -Schalter 3. Nach einer Kontrollabfrage werden diese Datensätze wirklich unwiderruflich gelöscht!!! Die Datensätze sind nicht mehr verfügbar. 4. Wählen Sie, ob alle oder nur die selektierten Adressen gelöscht werden sollen. 8.4 Datensätze ändern Zweck: Mit Hilfe dieser Funktion können Sie in einem Vorgang die markierten oder alle Datensätze in der aktuellen Ausgabeliste ergänzen oder verändern. Beispiel: Sie schreiben an alle Interessenten ein Mailing und möchten diese Information in der Historie mit dem Datum des Postversands und der verknüpften Datei vermerken. Vorgehensweise: 1. Erstellen Sie eine Liste aller zu ändernder Datensätze, z.B. über das Standard-Ribbon über den Schalter Auswertung. 2. Wollen Sie nur einzelne Datensätze ändern oder ergänzen, markieren Sie diese mit der Maus. Seite 144 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Wählen Sie nun aus dem Ausgabenfenster-Ribbon den Befehl Datensätze ändern. Alternativ: -Schalter. Eine Liste aller aktuell verfügbaren Felder erscheint. 4. Dies ist abhängig von Ihren Zugriffsrechten und der Primär Tabelle, die Sie bei der Auswertung ausgewählt haben. Gibt es beispielsweise eine Zusatztabelle mit Produktinformationen, lassen sich diese nur ändern oder ergänzen, wenn Sie als primäre Tabelle die Zusatztabelle und nicht die Adresstabelle ausgewählt haben. Markieren Sie das zu ändernde Feld und wählen den Ändern-Schalter oder Seite 145 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x klicken direkt rechts im markierten Feld auf den -Schalter. Das Eingabefeld zum Überschreiben oder Ersetzen des Feldinhaltes öffnet sich. Die Möglichkeiten sind dabei vom jeweiligen Feldtypen und der gewünschten Aktion abhängig. Feldtyp Textfeld Aktion Ersetzen: Alten Wert durch neuen Wert ersetzen Ein bisheriger alter Wert, z.B. „Bäcker“, soll durch den neuen Wert ersetzt werden. Dazu wählen Sie die Option Alle Vorkommen des Textes tauschen und geben im oberen Eingabefeld den alten Wert, z.B. „Bäcker“ und im unteren Eingabefeld den neuen Wert „Bäckerei“ ein. In alle Datensätzen, die den Wert „Bäcker“ im Feld Branche tragen, wird nun „Bäckerei“ geschrieben. Ergänzen: Nur leere Felder mit neuem Inhalt versehen: Sie möchten Datensätze, in denen noch keine Branche angegeben wurde mit dem Inhalt „Bäckerei“ versehen. Wählen Sie dazu die Option Alle Vorkommen des Textes tauschen und geben im unteren Eingabefeld den neuen zu ergänzenden Wert ein. In diesem Beispiel also Bäckerei. Seite 146 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Feldtyp Aktion Überschreiben: Pauschal alle selektierten Datensätze mit dem neuen Wert überschreiben: Egal, welcher Feldinhalt zuvor in den Datensätzen in diesem Feld enthalten war. Der neue Wert soll eingetragen werden. In unserem Beispiel erhalten alle Datensätze die Branche Bäckerei Dazu wählen Sie die Option Alle Inhalte ersetzen. Im unteren Eingabefeld geben Sie den neuen Wert, also „Bäckerei“, ein: In selektierten Datensätzen Feldinhalt leeren Egal, welcher Feldinhalt zuvor in diesen Feld enthalten Seite 147 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Feldtyp Numerisches Feld Seite 148 Aktion war, durch den Änderungsvorgang sollen diese Feldinhalte entfernt werden und das Feld leer sein. In unserem Beispiel sollen bestehende Brancheneinträge geleert werden. Wählen Sie dazu die Option Alle Inhalte ersetzen und geben Sie im unteren Eingabefeld nichts ein. Wert setzen In allen Datensätzen wird das numerische Feld, hier die Angebotssumme, auf den neuen Wert gesetzt. Bestehende Feldinhalte werden dabei überschrieben. AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Feldtyp Aktion Wert addieren Der angegebene Wert wird absolut (+) oder prozentual (+ %) den bestehenden Feldinhalten hinzugefügt. Wert subtrahieren Der eingegebene Wert wird absolut ( - ) oder prozentual (%) vom bisherigen Feldinhalt abgezogen. Seite 149 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Feldtyp Aktion Feldinhalt mit Wert multiplizieren / dividieren Der aktuell vorhandene Feldinhalt wird mit dem eingegebenen Faktor multipliziert oder dividiert. Damit können Sie z.B. Währungsumstellungen durchführen oder in unserem Fall durch eine Produktpreissenkung die Angebotssummen pauschal korrigieren. Land Seite 150 Länderkennzeichen ändern AG-VIP SQL arbeitet mit dem 3-stelligen ISO-Code 3166. Beim Import gelangen oft andere Länderkürzel in das System. Um Länderkürzel zu tauschen, wählen Sie die Option Alle Vorkommen des Textes tauschen und geben bei Alter Text das / die Zeichen ein, die durch den neuen Text (3-stelliger ISO-Code aus Auswahlliste) zu ersetzen sind. AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Feldtyp Aktion Länderkennzeichen setzen Um direkt allen Adressen ein bestimmtes Länderkennzeichen zuzuordnen, wählen Sie die Option Alle Inhalte ersetzen und wählen aus der Länderliste unter Neuer Text das gewünschte Land aus. Logisches Feld Feld auf NEIN setzen Deaktivieren Sie den Haken, um das Feld auf den Wert NEIN zu setzen. Beachten Sie, dass diese Operation immer überschreibt! Feld auf JA setzen Seite 151 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Feldtyp Aktion Um das Feld auf JA zu setzen, setzen Sie den Haken. Der Wert überschreibt alle vorhandenen Einträge! Logisches Feld: TriState Das TriState-Feld funktioniert analog zum logischen Feld, kennt aber zusätzlich die Ausprägung „undefiniert“ bzw. „Keine Angabe“. Damit wird das Feld auf „undefiniert“ zurückgesetzt. Alle „Ja“ oder „Nein“ Angaben gehen in obigem Beispiel verloren. Kennzeichenfeld Seite 152 Ersetzen: Alte Wert(e) werden durch einen neuen Wert ersetzt. Im folgenden Beispiel wird in einem Feld Adress_Status der Status Int = Interessent durch Int_Ex = ehemaliger Interessent ersetzt. Im oberen Eingabefeld aktivieren Sie den HinzufügenSchalter. Die Liste aller verfügbaren Merkmale öffnet sich. AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Feldtyp Aktion Markieren Sie das oder die zu ersetzenden Merkmale und aktivieren den OK-Schalter. Im unteren Eingabefeld Nach wählen Sie das neue Merkmal aus; in unserem Beispiel Int_Ex = ehemaliger Interessent. Möchten Sie ein neues Merkmal anlegen und besitzen das entsprechende Zugriffsrecht, können Sie über den Neu-Schalter ein Seite 153 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Feldtyp Aktion neues Merkmal anlegen. Überschreiben: Der neue Wert wird in das ausgewählte Feld eingetragen. Dabei ist es egal, was zuvor in diesem Feld stand. Der alte ggf. vorhandene Wert wird überschrieben! Nachfolgend wird das Feld Adress_Status auf Kd = Kunde gesetzt. Dazu wählen Sie im oberen Eingabefeld Ändern von über den Hinzufügen-Schalter alle Merkmalsausprägungen aus und wählen im unteren Eingabefeld Nach dem neuen Wert aus der Liste aus. Feld leer setzen: Sie möchten Merkmale aus dem Feld entfernen und das Feld leer setzen. Dazu wählen Sie im oberen Eingabefeld Ändern Von über den Hinzufügen-Schalter die Merkmale aus, die Sie entfernen möchten. Lassen Sie das untere Eingabefeld Nach leer. In unserem Beispiel wird das Merkmal Int_Ex = Seite 154 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Feldtyp Aktion ehemaliger Interessent entfernt Leere Felder mit Kennzeichen versehen: Es sollen nur Datensätze mit dem neuen Kennzeichen versehen werden, deren Feld bislang leer ist. Nachfolgend wird das Feld Adress_Status auf Kd = Kunde gesetzt. Dazu lassen sich das obere Eingabefeld Ändern von leer und wählen im unteren Eingabefeld Nach den neuen Wert aus der Liste aus. Seite 155 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Feldtyp Kennzeichenliste Aktion Analog zu den Kennzeichen. Jedoch können in einem Vorgang auch mehrere vorhandene Kennzeichen in neue Kennzeichen getauscht werden. Im folgenden Beispiel werden bei Datensätzen in denen „H01“ und „H03“ vorkommen, diese durch „im“ und „mkg“ getauscht. Datumsfeld Überschreiben: Der angegebene Wert wird in das Datumfeld eingetragen. Ggf. vorhandene alte Werte werden überschrieben. Dazu wählen Sie das neue Datum. Über den Seite 156 -Schalter AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Feldtyp Aktion öffnet sich ein Kalenderblatt, über das Sie das Datum alternativ auswählen können. Feld leer setzen: Das Datumsfeld wird geleert. Alte Feldinhalte gehen verloren. Dazu lassen Sie das Datumsfeld leer. 5. Im Dialogfenster Ändern sehen Sie nun die durchzuführenden Änderungen in der Übersicht: 6. Bestimmen Sie links unten bei Ändern, ob alle oder nur die ausgewählten Datensätze geändert werden sollen. Seite 157 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 7. Über die Option Alle Felder anzeigen werden zur besseren Übersichtlichkeit nur die Felder angezeigt, für die Sie Datenoperationen vornehmen wollen. Damit können Sie vor Ausführung der Änderungsoperation leicht einen Überblick gewinnen, welche Daten wie verändert werden. Wählen Sie den OK-Schalter um den Änderungsvorgang zu starten. 8.5 Adressen kopieren Zweck: Die Datensätze in der Liste werden in eine andere Adresstabelle kopiert. Die Datensätze bleiben dabei in der Quell-Adresstabelle vorhanden. Alle Felder, die auch in der Ziel-Adresstabelle vorhanden sind, werden übernommen. Fehlen Felder, werden diese nicht übernommen. Sie bestimmen, ob nur noch nicht in der Ziel-Adresstabelle vorhandene, nur bereits bestehende oder alle Datensätze übernommen werden sollen. Seite 158 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Geben Sie einen neuen Adresstabellennamen an, wird eine neue Adresstabelle mit identischer Datenstruktur angelegt. Stimmt die Datenstruktur der Zieladresstabelle nicht mit der Quelle überein können Daten verloren gehen. Auch bei Namensgleichheit von Feldern werden Daten z.B. bei kürzeren Textfeldern u.U. abgeschnitten!!! Dabei wird eine SQLFehlermeldung ausgegeben. Wird die Historie übernommen, werden Einträge aus dem optionalen Workflow zu Historieneinträgen vom Typ Notiz. Achtung: Ist die zu kopierende Adresse in der Zieltabelle bereits vorhanden und die „Historie“ soll mit kopiert werden, wird die in der Zieladresse vorhandene Historie ersetzt! Beim Kopieren von Adressen inkl. Historie werden für Einträge aus Option Workflow / xRM „gelöscht“ Einträge erzeugt, sodass nachvollziehbar ist, in welchem Arbeitsmodus der Historieneintrag ursprünglich erzeugt wurde. Vorgehensweise: 1. Selektieren Sie die zu kopierenden Datensätze z.B. über den Befehl Auswertung aus dem Standard-Ribbon. 2. Wollen Sie nur bestimmte Datensätze kopieren, markieren Sie die gewünschten Datensätze in der Listenansicht. 3. Wählen Sie aus dem Ausgabenfenster-Ribbon den Befehl Adressen kopieren. Alternativ: -Schalter Seite 159 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4. Im Dialogfenster wählen Sie zunächst die Ziel Adresstabelle aus. Geben Sie einen neuen Adresstabellennamen ein, wird eine neue Adresstabelle mit identischer Datenstruktur angelegt. 5. Mit Auswahl der Option können Sie festlegen, welche Teile der zu kopierenden Datensätze in die Ziel-Adresstabelle übernommen werden sollen: - Historie kopieren: Sämtliche Kontaktdaten der Datensätze werden in die Ziel-Adresstabelle mit kopiert. Workflow-Einträge werden zu normalen Notizen. - Zusatztabellen kopieren: Alle Informationen, die in Zusatztabellen abgelegt sind, werden mit in die Ziel-Adresstabelle kopiert. - Hierarchie erhalten: Die grafische Adresshierarchie wird beim Kopiervorgang versucht aufrecht zu erhalten. Das gelingt nur, wenn komplett alle Datensätze einer Adresshierarchie kopiert werden. Treffen Sie Ihre Auswahl, indem Sie die entsprechenden Optionen anhaken. - Datensatzbenutzer Rechte kopieren Datensatzbezogene Rechte je Anwender können optional mit kopiert werden. Ansonsten werden die Datensätze für alle Anwender zugänglich. Seite 160 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6. Unter Modus legen Sie fest, welche Datensätze in die Ziel-Adresstabelle übernommen werden sollen: - Nur im Ziel neue Adressen kopieren Es werden nur Datensätze in die Ziel-Adresstabelle kopiert, die dort noch nicht vorhanden sind. - Nur im Ziel bestehende Adressen kopieren: Es werden nur Datensätze kopiert, die bereits in der Ziel-Adresstabelle vorhanden sind. - Alle Adressen einfügen bzw. ersetzen: Sämtliche Datensätze werden in die neue Ziel-Adresstabelle übernommen. 7. Definieren Sie links unten unter Speichern, ob alle oder nur ausgewählte Datensätze kopiert werden sollen. 8. Starten Sie den Kopiervorgang mit dem OK-Schalter. Eine Fortschrittsanzeige signalisiert den Kopiervorgang. 8.6 Datensätze verschieben Zweck: Entspricht in der Vorgehensweise der Funktion Datensätze kopieren (siehe oben). Der Datensätze werden aber aus der Quell-Adresstabelle entfernt und sind nur noch in der Ziel-Adresstabelle vorhanden. Geben Sie einen neuen Adresstabellennamen an, wird eine neue Adresstabelle mit identischer Datenstruktur angelegt. Stimmt die Datenstruktur der Zieladresstabelle nicht mit der Quelle überein können Daten verloren gehen. Auch bei Namensgleichheit von Feldern werden Daten z.B. bei kürzeren Textfeldern u.U. abgeschnitten!! Es kann sein, dass u.U. ein SQLFehler ausgegeben wird. Vorgehensweise: 1. Selektieren Sie die zu verschiebenden Datensätze z.B. über den Befehl Auswertung aus dem Standard-Ribbon. 2. Wollen Sie nur bestimmte Datensätze verschieben, markieren Sie die gewünschten Datensätze in der Listenansicht. Seite 161 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Wählen Sie aus dem Ausgabenfenster-Ribbon den Befehl Datensätze verschieben. Alternativ: -Schalter 4. Das Dialogfenster zur Definition, welche Daten und welche Teile verschoben werden sollen, öffnet sich. 5. Zur Funktionsweise des Dialogs siehe bitte Funktion Datensätze kopieren oben. Starten Sie den Verschiebevorgang über den OK-Schalter 8.7 Selektion Seite 162 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 8.7.1 Aktuellen Datensatz in Liste übernehmen Zweck: Der aktuell eingelesene Datensatz wird einer Ausgabeliste hinzugefügt. Somit können Sie manuell Listen zusammenstellen. Vorgehensweise: 1. 2. Lesen Sie die gewünschte Adresse ein, z.B. über die Suchfunktion. Wählen Sie aus dem Ribbon Ausgabefenster den Befehl Selektion, Aktuellen Datensatz in Liste übernehmen. Der Datensatz erscheint nun am Ende der aktuellen Ausgabeliste. Ist keine Ausgabeliste aktiv, wird der Datensatz der Ausgabeliste Auswertung 1 zugefügt. 8.7.2 Kopieren selektierte Datensätze Zweck: Sie möchten rasch Datensätze in andere Anwendungen übergeben, z.B. eine Referenzliste in ein MS-Word-Dokument einfügen oder Daten zur weiteren Verarbeitung an MS-Excel übergeben. Vorgehensweise: 1. Erstellen Sie eine Liste von Datensätzen, z.B. über das Standard-Ribbon Suchen oder Auswertung. 2. Markieren Sie die Datensätze, die Sie in die Zwischenablage kopieren wollen. 3. Prüfen Sie, ob das aktuelle Anzeigeformat alle gewünschten Felder enthält, die in die Zwischenablage kopiert werden sollen. Ggf. können Sie das Seite 163 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Anzeigeformat über das Ausgabenfenster Menü mit dem verändern. -Schalter 4. Wählen Sie aus dem Ribbon Standard den Befehl Selektion, Kopieren Selektierte Datensätze. Alternativ: -Schalter in der Schalterleiste des Ausgabefensters Die markierten Datensätze werden in der aktuellen Reihenfolge mit den aktuell in der Anzeige sichtbaren Feldern in die Zwischenablage kopiert. 5. Über die Tastenkombination STRG + V lassen sich diese Daten in anderen Anwendungen wieder einfügen, z.B. in MS-Excel: Als Spaltenüberschrift werden die internen Feldnamen in die Kopfzeile übergeben. Seite 164 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 8.7.3 Kopieren alle Datensätze Zweck: Analog dem Befehl Kopiere selektierte Datensätze. In diesem Fall werden aber alle Datensätze in der Ausgabeliste in die Zwischenablage kopiert. 8.7.4 Alle auswählen Zweck: Alle Datensätze in der Ausgabeliste werden selektiert. 8.7.5 Auswahl aufheben Zweck: Die Markierung im Ausgabefenster wird komplett entfernt. Seite 165 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 8.7.6 Auswahl invertieren Zweck: Die aktuelle Markierung in der Ausgabeliste wird umgekehrt. Nun ist die Markierung genau umgekehrt. 8.7.7 Auswahl über Auswertung Zweck: Sie markieren Datensätze in der Ausgabeliste über die Filtermöglichkeit der Auswertung. Vorgehensweise: 1. Führen Sie wie gewohnt eine Auswertung durch. 2. Rufen Sie aus dem Ribbon Ausgabefenster den Befehl Auswahl, Auswahl über Auswertung auf. Der bekannte Filterdialog der Auswertung erscheint: Seite 166 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Geben Sie die gewünschten Kriterien ein, um die relevanten Datensätze in der Ausgabeliste zu markieren. 4. Über den OK Schalter, lösen Sie die Markierung aus. 8.8 Tickets in Bearbeitungsstufe einstellen Betrifft optionalen Workflow AG-VIP SQL Workflow. 8.9 Sortieren Zweck: Bestimmt die Sortierreihenfolge der Ausgabeliste. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Ausgabenfenster Ribbon den Befehl Sortieren. Alternativ: -Schalter Seite 167 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 2. In der linken Spalte verfügbare Felder sehen Sie alle Felder, die Ihnen in diesem Kontext zur Verfügung stehen. Die rechte Spalte Ausgewählte Felder enthält die Felder, nach denen die Ausgabeliste sortiert wird. Das oberste Feld ist dabei das primäre Kriterium. In unserem Beispiel wird also die Ausgabeliste primär nach PLZ sortiert. Sollte die PLZ identisch sein, wird der Kurzname als nächstes Sortierkriterium herangezogen. Ist auch dieser noch gleich, wird das Gründungsdatum herangezogen. In der zweiten Spalte Aufsteigend legen Sie die Sortierreihenfolge fest: + = aufsteigend - = absteigend Für Datumsfelder besteht die Option Jahr unterdrücken. Damit lassen sich z.B. Geburtstagslisten erzeugen. Über den Speichern-Schalter können Sie die gewählte Sortierung unter einem selbsterklärenden Namen abspeichern, so dass Sie diese jederzeit über den Laden-Schalter wieder abrufen können. Schließen Sie die Sortierung mit dem OK-Schalter ab. Seite 168 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Mit einem einfachen Doppelklick auf die Spaltenüberschrift lässt sich die Ausgabeliste rasch nach einem in der Anzeige befindlichen Feld umsortieren. Das Feld, nach dem die Ausgabeliste sortiert ist, erkennen Sie an dem grauen Dreieck: 8.10 Auswertung verfeinern Zweck: Sie haben bereits Datensätze über die Suchen- oder Auswertungsfunktion in einer Listenansicht. Dies sind aber für die Folgeaktion immer noch zu viele Datensätze und Sie möchten die Auswahl verfeinern. Dann können Sie über die Funktion Auswertung verfeinern die Selektion auf Basis der in der Ausgabeliste befindlichen Datensätze fortführen und diese weiter verfeinern. Vorgehensweise: 1. Sie haben bereits durch eine beliebige Aktion eine Ausgabeliste mit Datensätzen erzeugt. Diese Datensätze möchten Sie nun weiter verfeinern. 2. Wählen Sie aus dem Ausgabenfenster-Ribbon den Befehl Auswertung verfeinern. Alternativ: -Schalter Seite 169 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Sie haben nun die gleichen Möglichkeiten wie unter Ribbon Suchen Befehl Auswertung beschrieben: Globale Suche Die Primär Tabelle ist dabei jedoch auf die ursprüngliche Tabelle festgelegt. 4. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein und aktivieren den Auswertungsvorgang mit dem OK-Schalter. 8.11 Datensätze reduzieren Zweck: Die Funktion Datensätze reduzieren führt 1:n-Beziehungen in eine 1:1-Beziehung über. Beispiel: Sie selektieren in einer Zusatztabelle Produkte alle Kunden, die generell ein Produkt von Ihnen gekauft haben. Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste aller Produkte. Seite 170 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Wie Sie sehen, taucht Grutzeck zweimal auf, da der Kunde Grutzeck zwei Produkte gekauft hat. Nun möchten Sie alle Ihre Kunden über die Veränderung Ihrer Bankverbindung informieren. In diesem Fall soll jeder Kunde das Anschreiben aber nur ein einziges Mal erhalten. Über die Funktion Datensätze reduzieren können Sie nun die Liste soweit reduzieren, dass jeder Adressdatensatz nur genau einmal vorkommt. Damit stehen Ihnen aber nicht mehr die Felder der Zusatztabelle für die Anzeige in der Liste, den Export oder sonstige Dinge der Weiterverarbeitung zur Verfügung. Dies beschränkt sich nun auf die Felder der Adressentabelle. Vorgehensweise: 1. Nehmen Sie die gewünschte Auswertung über das Standard-Ribbon den Befehl Auswertung vor. Wählen Sie als Primäre Tabelle eine Zusatzrelation. 2. Ggf. haben Sie jetzt einen Adressdatensatz mehrfach, da in der Zusatzrelation mehrere Treffer enthalten waren. 3. Um die Anzeige auf eine Adresse je Kunden zu reduzieren, wählen Sie aus dem Ausgabenfenster Ribbon den Befehl Datensätze reduzieren. Seite 171 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Alternativ: 4. -Schalter. Die Anzeige wird anlog dem obigen Beispiel reduziert. Felder der Zusatzrelation stehen nun für die Weiterverarbeitung nicht mehr zur Verfügung! 8.12 Auswertung umwandeln in anderen Datensatztyp Zweck: Die ausgewählten Datensätze werden um eine Relation erweitert. Wenn Sie als Zieltabelle Adressen ausgewählt haben, können Sie sich z.B. dazu Zusatztabelleneinträge in einer Produktliste, die zugehörigen Tickets im optionalen Workflow oder xRM-Option anzeigen lassen. Vorgehensweise: 1. Nehmen Sie die gewünschte Auswertung über das Standard-Ribbon Befehl Auswertung vor. Wählen Sie als Primäre Tabelle z.B. die Adresstabelle. 2. Als Ergebnis erhalten Sie dann Adressen. Um jetzt aber die alle Tickets im optionalen Workflow zu diesen Adressen angezeigt zu bekommen, wählen Sie aus dem Ausgabenfenster Ribbon Datei den Befehl Auswertung umwandeln. Alternativ: -Schalter. 3. Wählen Sie nun die Tabelle aus, auf die Sie die Ergebnisliste erweitern möchten, z.B. die Zusatztabelle Produkte, um alle Produkte zu diesen Datensätzen anzeigen zu lassen, oder die Tickets einer Projekttabelle: Seite 172 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4. In der Ergebnisliste finden Sie nun alle Tickets zu den zuvor ausgewählten Adressdatensätzen wieder 8.13 Doppelte Adressen suchen Zweck: Es werden doppelte Adressen gesucht, aber nur auf Basis der Datensätze, die aktuell in der Ausgabeliste enthalten sind. Hinweis. Über das Ribbon Sonstiges, Befehl Doppelte Adressen suchen erhalten Sie einen wirkungsvollen Dublettencheck über den gesamten Datenbestand der aktuellen Adresstabelle. Doppelte Adressen suchen Seite 173 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 8.14 Porto-Optimierung Zweck: Für Mailings bietet die Deutsche Post AG in Deutschland die günstige Versandart Dialogpost (vormals Infopost) an. Dialogpost: Für die Dialogpost benötigen sie mindestens 200 Sendungen in dieselbe Leitregion (Übereinstimmung der ersten beiden Stellen der Postleitzahl) oder 4.000 Sendungen bundesweit. Bei "Dialogpost Easy" genügen 500 Briefe, wenn der Inhalt nur werblich ist. Aufzahlungen sind jederzeit möglich und werden von AGVIP SQL bei der Porto-Optimierung automatisch kalkuliert. So kostet ein Brief im Format Standard z.B. nur € 0,28 statt regulär € 070. Weitere Informationen zu diesen Versandarten und einzuhaltenden Voraussetzungen erhalten Sie bei der Deutschen Post AG unter https://www.deutschepost.de/de/d/dialogpost/konditionen.html Für die Porto-Optimierung selektieren Sie in AG-VIP SQL die gewünschte Zielgruppe. Anschließend aktivieren Sie die Porto-Optimierung. AG-VIP SQL berechnet welcher Tarif für diese Adressen am günstigsten ist, sortiert die Adressen in der korrekten Reihenfolge, stellt aufgrund fehlender Adressangaben unzustellbare Adressen an das Ende der Liste und zeigt das zu zahlende Porto an. Vorgehensweise: 1. 2. Stellen Sie über den-Ribbon Standard Befehl Auswertung die gewünschte Zielgruppe zusammen. Starten Sie die Porto-Optimierung über den Ribbon Ausgabe, PortoOptimierung. Der Assistent zur Porto-Optimierung öffnet sich: Seite 174 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. 4. Geben Sie nun die Versandart an. Darunter versteht man die Größe des Briefumschlages, den Sie versenden. Rechts werden Ihnen dazu die ergänzenden Mindest- und Maximalwerte je Versandart angezeigt. Wiegen Sie Ihren Brief (Umschlag, Inhalt, ggf. Briefmarke + Tolleranzzugabe von 1-2 gr.) und geben diesen Wert bei Gewicht ein. Informativ werden Ihnen die Tarife für einen Brief dieser Größe und mit diesem Gewicht bei normalem Versand als Infobrief und Infopost angezeigt. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter. Seite 175 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 5. 6. Wählen Sie nun, ob Sie primär an die Strassenadresse oder Postfachadresse schreiben. Enthält eine Adresse keine Postfachadresse, wird automatisch die Straßenadresse herangezogen. Wichtig ist, dass Sie in Ihrem Serienbrief oder auf den Etiketten auch das hier gewählte Feld exportieren, da sonst das Ergebnis der Porto-Optimierung ungültig ist!! Aktivieren Sie den Fertig stellen-Schalter, um den Optimierungsvorgang zu starten: Seite 176 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 7. 8. In obigem Beispiel hat AG-VIP SQL die Adressen optimiert. Eine Aufzahlung ist nicht notwendig. 1.370 postalisch unzustellbare Adressen stehen nun am Ende der Ergebnisliste. Das sind z.T. Briefempfänger im Ausland oder mit unvollständiger Anschrift. Drucken Sie dieses Ergebnis einfach über den Drucken-Schalter aus. Diese Werte übertragen Sie dann in das Einlieferungsformular der Deutschen Post AG. Über den OK-Schalter schließen Sie das Fenster. Anschließend drucken Sie Etiketten oder Ihren Serienbrief. 11.3 Serienbrief 8.15 Statistik Zweck: Analysiert die Ausprägungen eines beliebigen Feldes. Dabei wählen Sie die zu gruppierenden Merkmalsausprägungen und bestimmen die Schrittweite. Bei Zahlen- oder Datumsfeldern werden zusätzlich Minimum, Maximum und Durchschnittswert angegeben. In Form eines Säulendiagramms wird die Verteilung angegeben. Das Maximum wird dabei grün und das Minimum rot dargestellt. Der Durchschnittswert lässt sich als vertikale Linie einblenden. Die kumulierten Werte können Sie über die Zwischenablage in jede andere Anwendung übertragen und dort weiter analysieren oder in anderer Form grafisch Seite 177 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x darstellen lassen. Über die Statistikfunktion sehen Sie z.B. rasch: Wie sich die Adressen regional verteilen In welcher Akquise Stufe sich gerade wie viele Kontakte befinden (Konzept des Auftragstrichters) Wer wie viele Adresse pflegt Ob die Leads gleichmäßig auf alle Vertriebsmitarbeiter verteilt sind Wie alt Ihre Adressen bereits sind Wie lange welche Adressen nicht mehr aktiv bearbeitet wurden Uvm. Vorgehensweise: 1. Führen Sie die gewünschte Auswertung oder Suche durch. Sie erhalten eine Trefferliste von Datensätzen zur Analyse. Nehmen Sie z.B. einfach alle Datensätze in die Auswertungsliste, in dem Sie im Standard Ribbon den Befehl Auswertung wählen und ohne Eingabe eines Suchkriteriums den Ok-Schalter drücken. 2. Wählen Sie aus dem Ausgabenfenster-Ribbon den Befehl Statistik oder aktivieren im Listenfenster den Schalter . Der Statistik-Assistent startet. Seite 178 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Wählen Sie das auszuwählende Feld aus, z.B. PLZ, und aktivieren den Weiter-Schalter. (Über den Laden-Schalter können Sie zuvor abgelegte Statistiken erneut durchführen lassen.) Seite 179 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4. 5. Geben Sie nun die Merkmale an, die ausgewertet werden sollen. Geben Sie z.B. die erste Stelle der PLZ sowie einen Stern „*“ ein, können Sie auswerten lassen, wie sich Ihre Daten auf die einzelnen PLZ-Regionen verteilen. Aktivieren Sie dabei die Option Ergebnisse für Gruppen mit Jokerzeichen zusammenfassen werden in obigem Beispiel 10 Klassen erzeugt. Andernfalls würde jede einzelne PLZ eine separate statistische Klasse bilden. Über den Speichern-Schalter können Sie diese Statistik unter einem Klartext für spätere erneute Verwendung abspeichern. Über den Laden-Schalter im ersten Schritt des Assistenten lässt sich diese Statistik dann wieder ausführen. Aktivieren Sie den Fertig stellen –Schalter, um die Statistik zu erzeugen: Seite 180 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6. Das Maximum wird grün und das Minimum rot dargestellt. Die vertikale schwarze Linie zeigt Ihnen den Durchschnittswert an. Über den Schalter können Sie die vertikale Durchschnittswertlinie ein- und ausblenden. blendet Klassen mit Null-Werten ein- bzw. aus. Über den Schalter kopieren Sie die kumulierten Werte in die Zwischenablage und können so die Daten in anderen Anwendungen weiterverarbeiten, z.B. MS-Excel. Drucken lässt sich die Statistik über den Schalter . 8.16 Projekt Statistik Voraussetzung Option Workflow zu AG-VIP SQL. Zweck: Die Projektstatistik wird in diesem Fall für die Datensätze erzeugt, die sich aktuell in der Ausgabeliste befinden. Damit kann man z.B. eine Projektstatistik für eine bestimmte Adressgruppe (Adressherkunft oder –charge) erzeugen, um verschiedene Adressquellen zu bewerten oder zu entdecken, wie diese Adressgruppe im Projekt weiter verarbeitet wurde. Vorgehensweise: 1. Führen Sie zunächst über das Standard-Ribbon und den Befehl Auswertung die gewünschte Selektion der auszuwertenden Datensätze durch. 2. Wählen Sie dann aus dem Ausgabenfenster-Ribbon den Befehl Projekt Statistik oder aus dem Ausgabefenster das Symbol . Es erscheinen alle Möglichkeiten der Projektstatistik wie ausführlich beschrieben unter AG-VIP SQL Workflow. 8.17 CRM-Statistik Voraussetzung CRM Option zu AG-VIP SQL. Zweck: Zu selektierenden CRM-Tickets wird die Projektstatistik angezeigt. Seite 181 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Für weitere Details: Handbuch „CRM Option“ 8.18 Liste drucken Zweck: Druckt alle oder markierte Datensätze der Liste. Dabei können Sie das Ausgabeformat, die Schriftart usw. bestimmen. Gedruckt werden alle aktuell in der Anzeige befindlichen Spalten. Vorgehensweise: 1. Um markierte Adressen einer Liste zu drucken, markieren Sie zunächst die zu druckenden Datensätze. 2. Stellen Sie über den Befehl Anpassen im Ribbon Datensätze die auszudruckenden Spalten und deren Reihenfolge ein. Seite 182 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. 4. Alternativ: Anzeige anpassen Um die Liste zu drucken, wählen Sie aus dem Ribbon Datensätze den Befehl Liste drucken. Alternativ: Unter Drucker wählen Sie den gewünschten Drucker aus. Über den Eigenschaften-Schalter gelangen Sie zu den Parametern des Druckers. Beim Druckbereich wählen Sie aus, ob alle, bestimmte Seiten oder nur markierte Datensätze gedruckt werden sollen. Die Option Für überlaufende Spalten zusätzliche Seiten Drucken sorgt dafür, dass Spalten eines Datensatzes, die nicht auf eine Seitenbreite passen auf eine zweite Seite gedruckt werden. Unter Überschrift können Sie eine freie Überschrift für den Ausdruck der Adressliste eingeben. AG-VIP SQL speichert die letzten 20 verwendeten Überschriften je Anwender. Der Schalter Layout ermöglicht die Auswahl der gewünschten Schriftart und –größe, der Seitenränder sowie der Ausrichtung des Papiers (Hoch-/ Querformat). Seite 183 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 5. Um den Ausdruck zu starten, aktivieren Sie den OK-Schalter. Vertriebsliste Kurzname 1 A & B Telco 2 Abba PLZ 60368 10467 Ort Frankfurt Berlin 3 20987 Hamburg Acdc 20.02.2014 13:00 - 1/1 Name1 A & B Telecom Abba Entertainment AC / DC Hardrock 8.19 Etiketten drucken Zweck: Druckt für alle bzw. markierte Datensätze einer Adressliste Etiketten. Einstellungen: Das Etikettenformat stellen Sie einmalig ein. Dann können Sie Ihre Einstellungen unter einem selbsterklärenden Namen für die spätere Verwendung abspeichern. 1. Um in die Einstellungen zum Etikettendruck zu gelangen, wählen Sie aus dem Ausgabenfenster-Ribbon den Befehl Etikett drucken oder bei einer aktiven Adressliste den Befehl Etiketten drucken aus dem Ausgabenfenster-Ribbon. Der Reiter Drucken erscheint: Seite 184 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Drucker Zeigt den aktuell ausgewählten Drucker an. Über den Einrichten-Schalter können Sie einen anderen Drucker auswählen. Format Zeigt das Format der Anzahl der Zeilen und Spalten sowie das gewählte Papierformat an, auf das Etiketten gedruckt werden. Über den Laden-Schalter können Sie andere vordefinierte Etikettenformate auswählen. In den nachfolgenden Reitern definieren Sie ein eigenes Etikettenformat. Erstes Etikett auf Position AG-VIP SQL merkt sich, wie viele Etiketten auf einem Bogen bereits gedruckt wurden. Beim nächsten Druck wird deshalb das nächst folgende Etikett vorgeschlagen. Somit werden Etikettenbögen bis zum Ende verbraucht. Zu druckende Kopien Gibt die Anzahl an, wie oft ein Etikett mit der gleichen Anschrift gedruckt werden soll. 1 bedeutet, dass die Anschrift einmal gedruckt wird. Seite 185 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Etiketten in umgekehrter Folge drucken Die Option Etiketten in umgekehrter Folge drucken bewirkt, dass der Etikettenbogen von unten beginnend zuerst gedruckt wird. Damit bleibt das Papier für den Drucker bis zum letzten Etikett gut greifbar. Druckbereich Beim Druckbereich geben Sie an, ob alle, nur in der Liste markierten (Auswahl) oder ein bestimmter Adressbereich (von Adresse x bis y) gedruckt werden soll. Laden Lädt eine der bereits vordefinierten Standardetikettenformate. Die gängigsten Formate sind dabei bereits vordefiniert. Beachten Sie bitte, dass jeder Drucker einen anderen nicht-druckbaren Bereich hat. Somit ist immer ein gewisses Feintuning im Reiter Format notwendig. Über den Speicher-Schalter können Sie auch individuelle Etikettenformate abspeichern. Speichern Speichert ein individuelles Etikettenformat. Einrichten Wählt einen anderen Drucker aus und bestimmt das Seitenformat. Dieser Einstellungsdialog entstammt Ihrem Druckertreiber. OK Startet den Etikettendruck. Abbrechen Bricht den Etikettendruck ohne Ausdruck ab. 2. Wechseln Sie in den Reiter Layout. Seite 186 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Zusätzliche Kopfzeile (Vorausverfügung) Die Post erlaubt eine Reihe von Vorausverfügungen, z.B. Wenn verzogen zurück an Absender mit neuer Anschrift. Alle Möglichkeiten erklärt Ihnen Ihr zuständiges Postamt. Alternativ können Sie jeden beliebigen Text drucken lassen. Absender Information Die Absender-Information ist eine weitere Textzeile, die Sie individuell mit Text für das Etikett bestücken können. Üblicherweise ist dies die Anschrift des Absenders. Nach der Absenderangabe wird auf dem Etikett eine dünne Linie zur Abgrenzung der Empfängeradresse gedruckt. Zusatzinformation Die Zusatzinformation kann jedes beliebige Feld der aktuellen Adresstabelle sein. Dieses Feld wird unterhalb der Anschrift und vor der Empfängeradresse gedruckt. Seite 187 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Straßen- / Postfachanschrift drucken Wählen Sie, ob primär die Straßen- oder die Postfachanschrift gedruckt werden soll. Diese Einstellung ist eine Priorisierung, d.h. wenn Sie Postfachanschrift wählen, aber eine Adresse in der Liste besitzt kein Postfach, wird automatisch die Straßenanschrift gedruckt. Der Aufbau der Empfängeradresse richtet sich nach dem gewählten Adressaufbau für das jeweilige Land. Font Legt die Schriftart und -größe des betreffenden Elements fest. Der Font kann dabei für die Vorausverfügung, die Absenderinformation sowie die Empfängeradresse getrennt eingestellt werden. OK Druckt die Etiketten. Abbrechen Beendet die Etikettenfunktion ohne Ausdruck. Abbruch. 3. Wechseln Sie in den Reiter Format. Seite 188 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Papierformat Einzug Wählen Sie das gewünschte Papierformat sowie den zu verwendenden Papierschacht Ihres Druckers. Die Papierformate werden dabei von dem ausgewählten Drucker zur Verfügung gestellt. Die meisten Drucker verfügen über ein Sonderformat oder manuell. Damit können Sie Breite und Höhe des Papierformates selbst einstellen, z.B. für den Direktdruck auf Briefumschläge. Anzahl der Etiketten je Bogen: Spalten, Zeilen Geben Sie an, aus wie vielen Zeilen und Spalten Ihr Etikettenbogen je Seite besteht. Um Briefumschläge direkt zu bedrucken, wählen Sie Spalte: 1, Zeile: 1. Über den Seitenrand und das Etiketten Maß positionieren Sie dann die Empfängeradresse auf die gewünschte Position. Seitenrand: Messen Sie den Abstand links und oben zum ersten Seite 189 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Links, Oben Etikett links oben. Etiketten Maße: Breite, Höhe Abstand zum nächsten Etikette nach: Rechts, Unten Einrichten Messen Sie, wie breit und hoch ein Etikett ist. Anpassen Richtet die Abstände anhand des gewählten Seitenformates und der angegebenen Zeilen und Spalten der Etiketten auf dem Papier automatisch aus. OK Beginnt den Ausdruck. Abbrechen Bricht die Funktion ohne Druck ab. Seite 190 Geben Sie den Abstand zum nächsten Etikett nach rechts und unten an. Wenn Sie 0,00 eingeben, wird die nächste Empfängeradresse unmittelbar an die zuvor gedruckte Empfängeradresse geschrieben. Wählt den zu verwendenden Drucker für den Etikettendruck aus. AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Standard Ribbon, den Befehl Auswertung, um die zu druckenden Adressen auszuwählen. Als Ergebnis erhalten Sie eine Adressliste. 2. Aktivieren Sie aus dem Ausgabenfenster Ribbon den Befehl Etiketten drucken. 3. Prüfen Sie, ob die gewünschten Einstellungen zum Etikettendruck stimmen. Seite 191 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4. Um den Druck zu starten, aktivieren Sie den OK-Schalter. 8.20 Report drucken Zweck: Für die in der Ausgabeliste befindlichen Datensätze wird ein Report erzeugt. Vorgehensweise: 1. Filtern Sie über die Auswertung die gewünschten Datensätze. Beachten Sie bitte dabei, was Sie über die Auswahl der primären Tabelle für Ergebnisse in die Ausgabeliste laden, z.B. Adressen, Tickets oder Einträge der Zusatztabelle. 2. Wählen Sie aus dem Ribbon Ausgabe den Befehl Report drucken: 3. Alle für Sie in diesem Ergebnistabellenkontext verfügbaren Reports werden angeboten. 4. Wählen Sie den gewünschten Report aus und aktivieren rechts oben den Drucken-Schalter. In der Vorschau sehen Sie den Report. Seite 192 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 8.21 Anzeige anpassen Zweck: Sie legen fest, welche Felder in den Spalten der Ausgabeliste angezeigt werden. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Ausgabenfenster Ribbon den Befehl Anzeige anpassen. Alternativ: -Schalter. 2. Das Dialogfenster zur Definition der anzuzeigenden Spalten in der Liste öffnet sich. In der linken Spalte sehen Sie alle aktuell verfügbaren Felder. Die rechte Spalte (ausgewählte Felder) zeigt Ihnen alle Felder, die aktuell in der Liste angezeigt werden. Das oberste Feld ist dabei die erste Spalte der Liste. Seite 193 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Um ein Feld der aktuellen Anzeige hinzuzufügen, markieren Sie das Feld in der linken Spalte der verfügbaren Felder und klicken auf den Schalter. Das Feld erscheint nun in der rechten Spalte der ausgewählten Felder. 4. Über die Pfeilschalter rechts der Spalte der ausgewählten Felder können Sie ein markiertes Feld nach oben oder unten verschieben und so die Reihenfolge der angezeigten Spalten in der Ausgabeliste verändern. Sie können Felder zwischen den Spalten auch mit der Maus mittels Drag & Drop verschieben. Ebenso lässt sich so die Reihenfolge der Felder innerhalb der Liste der ausgewählten Felder verändern 5. Über den Speichern-Schalter können Sie dieses Anzeigeformat speichern. Über den Laden-Schalter lassen sich dann fest definierte Listenanzeigen einfach abrufen. So lässt sich z.B. eine Liste als Kontaktliste, als Forecastliste oder Telefonliste abspeichern. 6. Schließen Sie Ihre Eingabe mit dem OK-Schalter ab. Die geänderte Anzeige erscheint in der Listenansicht. Seite 194 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 8.22 Aktualisieren Zweck: Die Anzeige der in der Liste befindlichen Daten wird aktualisiert. Dies ist sinnvoll, wenn zwischenzeitlich Datenänderungen durch andere Anwender durchgeführt wurden. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Ribbon Ausgabe den Befehl Aktualisieren. Alternativ: 2. -Schalter oder F5-Taste Die Daten werden neu in die Liste eingelesen und aktualisiert angezeigt. 9 Ribbon Andere Fenster Über die Schalter dieses Ribbons blenden Sie Elemente in AG-VIP ein oder aus. 9.1 Workflow Projektmonitor Zweck: Zeigt den Füllungsstand der Workflow und Kampagnen. Funktion des optionalen Workflows AG-VIP SQL Administratorhandbuch. 9.2 Benutzermonitor Zweck: Zeigt welche Anwender gerade in AG-VIP angemeldet sind und in welchem Bereich diese tätig sind. Funktion des optionalen Workflows AG-VIP SQL Workflow-Handbuch. Seite 195 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 9.3 CRM Projektmonitor Zweck: Zeigt die Verteilung der Verkaufschancen, den gewichteten Forecast sowie die Erfolgsstatistik der letzten Monate. Funktion der optionalen xRM-Option AG-VIP SQL xRM-Option. 9.4 Performancemonitor Zweck: Hier sehen Sie die Erreichbarkeit in Outbound-Bearbeitungsstufen sowie die Wandlungsquoten im Zeitverlauf eines Tages für ein Team. Funktion des optionalen Workflows AG-VIP SQL Workflow. Setzt den Einsatz des AG-VIP SQL Backend-Service voraus. 9.5 Overdialmonitor Zweck: Bei Einsatz des optionalen Overdialers sehen Sie hier die Erreichbarkeit in Outbundprojekten. Funktion des optionalen Overdialers AG-VIP SQL Overdialer. 9.6 Administrative Aufgaben Zweck: Öffnet die Administrativen Aufgaben. Damit nutzen Sie eine vordefinierte Checkliste um administrative Tätigkeiten innerhalb von AG-VIP Schritt für Schritt abzuarbeiten. Seite 196 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Voraussetzung Ihr Administrator hat für Sie zuvor administrative Aufgaben definiert und Sie verfügen über die notwendigen Rechte Vorgehensweise: 1. Starten Sie wie zuvor beschrieben die Administrativen Aufgaben. 2. Wählen Sie rechts oben den Schalter Neue administrative Aufgabe 3. Unter Vorlage wählen Sie nun die passende Checkliste aus. Bei Titel oder Beschreibung können Sie die Texte beliebig für sich anpassen. 4. Die Beschreibung der durchzuführenden administrativen Aufgabe wird geladen: Seite 197 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 5. Sie finden für jeden Arbeitsschritt einen Beschreibungstext sowie ggf. Link mit weiteren Hinweisen. Über einen Doppelklick auf einen Arbeitsschritt öffnet sich direkt der zugehörige administrative Bereich innerhalb von AG-VIP. Oder Sie nutzen den Schalter: 6. Haben Sie einen Schritt abgeschlossen, können Sie den markieren Schritt über den Schalter aus „erledigt“ setzen. Die Details dieses Schrittes werden dann ausgeblendet. 9.7 Projektstatistik Zweck: Hier finden Sie verschiedene Statistiken zur Steuerung von Geschäftsprozessen und Kampagnen im optionalen Workflow Handbuch AG-VIP SQL Workflow Seite 198 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 9.8 Scriptverlauf Zweck: Blendet den Scriptverlauf im interaktiven Gesprächsleitfaden der Option Workflow ein. Damit sehen Sie welchen Verlauf durch den Fragebaum Sie genommen haben. Handbuch AG-VIP SQL Workflow 9.9 Scriptansicht Zweck: Blendet die Gliederungsansicht im interaktiven Gesprächsleitfaden der Option Workflow aus. Damit haben Sie eine Übersicht über die Fragepunkte, die im Rahmen des Gesprächs auf Sie zukommen. Handbuch AG-VIP SQL Workflow 9.10 Überschriftsleiste Zweck: Blendet die Kopfleiste mit Angabe der Adresstabelle, ggf. Workflow Projekttabelle und Bearbeitungsstufe ein / aus, in der Sie aktuell arbeiten: Seite 199 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 9.11 Statusleiste Zweck: Blendet die Statusleiste am unteren Anwendungsrand von AG-VIP ein bzw. aus. In der Statusleiste sehen Sie rechts den Benutzernamen und links den Systemstatus von AG-VIP. 10 Ribbon Sonstiges 10.1 Reports Zweck: Zeigt alle Reports, die im Kontext der aktuellen Arbeitsweise und dem Rechtekontext des Anwenders zur Verfügung stehen. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Ribbon Sonstiges den Schalter Reports Seite 200 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 2. Eine Übersicht aller in diesem Kontext verfügbaren und zuvor definierten Reports erscheint. 3. Markieren Sie den auszuführenden Report und wählen rechts oben den Schalter Drucken. 4. Die Reportvorschau erscheint. 10.2 Etikett für aktuelle Adresse Zweck: Drucken Sie aus AG-VIP SQL direkt Etiketten für eine einzelne Adresse. Vorgehensweise: 1. Lesen Sie die gewünschte Adresse ein. 2. Wählen Sie aus dem Ribbon Sonstiges den Befehl Etikett drucken. 3. Prüfen Sie, ob die Einstellungen für den Etikettendruck korrekt sind: Seite 201 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4. Über den Laden-Schalter können Sie bestehende Etikettenformate laden. Im Reiter Layout können Sie eine Absenderinformation oder Vorausverfügung eingeben. 5. Aktivieren Sie den OK-Schalter, beginnt der Ausdruck. 10.3 Report für aktuellen Datensatz Zweck: Löst einen Report für den aktuell eingelesenen Datensatz aus. Es erscheint die Liste aller für diese Ausführungsart in diesem Kontext verfügbaren Reports. 10.4 Import Zweck: Adressdaten aus externen Datenquellen lassen sich in unterschiedlichen ASCII oder Dbase-Formaten importieren. 15.3.1 Import Seite 202 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 10.5 Doppelte Adressen suchen Video: https://youtu.be/n0oOnWVENq0 Zweck: Über einen phonetischen Abgleich oder Abgleich nach Telefon, Email, sonstigen Feldern werden doppelte Adressen in der aktuellen Adresstabelle gesucht und angezeigt. Dabei legen Sie fest, welche Felder in den Abgleich einbezogen werden sollen, wie viel Prozent der Silben übereinstimmen müssen und welche der gefundenen Adressen als Dubletten ausgegeben werden sollen. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Sonstiges-Ribbon den Befehl Doppelte Adressen suchen. Seite 203 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 2. Wählen Sie den Modus aus: Identische Adresse Gleicht nach der postalischen Anschrift phonetisch und nach ab. phonetischen Kriterien Seite 204 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Gleicher Telefonnummer Filter erlauben die Begrenzung der zu prüfenden Datenmenge nach Land, Postleitzahl oder ÄnderungDatum. Aufgrund der Worttrefferquote wird geprüft, wie viel Prozent der Silben übereinstimmen, um zu entscheiden, ob es sich um eine Dublette handelt oder nicht. Unter Weitere optionale Prüfungen können Sie weitere Felder in den Dubletten Abgleich mit einbeziehen. Standardmäßig werden die ersten zwei Stellen der Postleitzahl, Straße und Ort sowie die Felder Name1-3 geprüft. Dabei werden Namensbestandteile, wie z.B. Gesellschaft GmbH, normiert und gehen mit einem geringeren Gewichtungsfaktor in die Prüfung ein. Die übrigen Namensbestandteile werden in phonetische Silben zergliedert. Durchsucht alle Felder vom Typ Telefon und sucht nach identischen Einträgen Seite 205 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Gleiche Emailadresse Seite 206 Haken Sie hier die Telefon-Nr. Felder an, die in den Abgleich einbezogen werden sollen. Durchsucht alle Felder vom Typ Email und sucht identische Einträge AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Gleichem Feldinhalt Haken Sie die Email-Felder an, die für den Abgleich berücksichtigt werden sollen. Freie Auswahlmöglichkeit, welche Felder 1:1 gegeneinander abgeglichen werden Seite 207 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Hier können Sie beliebig Felder zum Abgleich angeben. Dabei werden Felder immer 1:1 miteinander verglichen, d.h. z.B. das Feld Nummer nur mit dem Feld Nummer aber nicht mit dem Feld Straße, wenn Sie beide Felder für den Abgleich ausgewählt hätten. 3. Legen Sie fest, ob Sie nur doppelte Adressen oder auch das Original angezeigt bekommen möchten: 4. Unter Ermittlung der Originaladresse können Sie eine Bedingung angeben, anhand der das Original ermittelt wird. Dabei legen Sie fest, ob die Originaladressen den größten oder kleinsten Wert im Feld xy besitzen. Aktivieren Sie den Fertig stellen-Schalter, beginnt die Suche nach doppelten Adressen. 5. Seite 208 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6. Die Dubletten werden durch eine Trennlinie voneinander abgegrenzt. Sie können nun das Ergebnis überprüfen und die Adressen bearbeiten, Feldinhalte zusammenführen, global als Dubletten markieren oder Adressen löschen . Hinweis. Den Dublettencheck können Sie auch auf eine Liste von Datensätzen anwenden. Machen Sie also eine Auswertung und führen Sie dann im Ribbon Ausgabefenster die Funktion Doppelte Adressen suchen durch. 10.6 Adressen mit mehreren Workflow-Tickets Zweck: Wird die Option Workflow genutzt, lassen sich über diese Funktion Adressen bzw. Tickets finden, die es innerhalb eines Workflow-Projektes bzw. Bearbeitungsstufe mehrfach gibt. So kann eine doppelte Bearbeitung vermieden werden. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Sonstiges-Ribbon den Befehl Adressen mit mehreren Workflow-Tickets suchen. Seite 209 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 2. Nun geben Sie den Suchbereich an, in dem doppelte Tickets gesucht werden sollen. Dazu können Sie eine Workflow-Projekttabelle oder eine Bearbeitungsstufe auswählen. Mit OK lösen Sie diese aus. 3. Die doppelten Tickets werden Ihnen in der gewählten Ausgabeliste angezeigt. Sie können nun Tickets löschen oder verschieben. Über den -Schalter können Sie die Sicht auf Adressen reduzieren. 10.7 Debuggen starten Zweck: Durch Aktivieren des Schalter Debuggen wird sofort zu Beginn eines Makros der Makro Debugger gestartet. Somit sind alle Werte von Variablen und Datenfelder direkt einsehbar und es lässt sich leicht verfolgen, was bei Ausführung eines Makros ggf. schief läuft. AG-VIP Handbuch Makroprogrammierung Seite 210 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 10.8 Hilfethemen Zweck: Öffnet das Online-Hilfssystem. Damit bekommen Sie rasch Informationen, wenn Sie Fragen zur Anwendung von AG-VIP SQL haben. Alternativ öffnen Sie die kontextsensitive Hilfe über die F1-Taste. Seite 211 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Achtung! Durch aktuelle Sicherheitseinstellungen durch neue WindowsUpdates wird das Ausführen von Hilfedateien, die auf einem Netzwerklaufwerk liegen, verhindert. Es erscheint die Fehlermeldung: „Aktion abgebrochen“ Lösung: Es ist möglich weiterhin den Zugriff auf diese chm Hilfedateien zu erlauben. Dazu wird der Zugriff auf Hilfedateien gewährt, die innerhalb des eigenen Intranets liegen. Die Sicherheitseinstellungen werden dadurch leicht gelockert. Vorgehensweise: 1. Starten Sie den Editor (Notepad) 2. Kopieren Sie den unten stehenden Text aus diesem Artikel der zwischen den Strichzeilen steht in den Editor. 3. Speichern Sie die Datei unter dem Namen „CHM-IntranetFix.reg“. Achten Sie beim Speichern darauf, dass Sie den neuen Namen in Anführungszeichen setzen, sonst wird die Datei mit der Endung .txt gespeichert und nicht mit der Endung .reg. 4. Doppelklicken Sie auf jedem betroffenen Rechner diese Datei. ;-----------REGEDIT4 [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\HTML Help\1.x\ItssRestrictions] “MaxAllowedZone”=dword:00000001 ;------------ 10.9 Kontexthilfe Zweck: Rufen Sie die Kontexthilfe auf, ändert sich das Mauszeiger zum einem Seite 212 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Fragezeichen. Klicken Sie mit der Maus auf die Stelle in der AG-VIP Anwendung, zu der Sie Fragen haben. Die kontextbezogene Hilfeseite öffnet sich. 10.10Handbücher Zweck: Direkter Zugriff auf die kompletten Handbücher zu AG-VIP. Die aktuellste Version finden Sie übrigens online unter http://www.grutzeck.de/de/download/bedienungsanleitung 10.11Knowledge Base Zweck: Öffnet die Knowlege Base zu AG-VIP unter http://kb.grutzeck.de/ mit Praxisbeispielen, Antwort zu vielen Fragen, Analysemöglichkeiten im Fehlerfall uvm. 10.12Support Email Zweck: Sie wissen nicht mehr weiter? Dann wenden Sie sich per Email an unseren Kundenservice. Die aus dem System ausgelöste Email beinhaltet bereits Ihre Lizenz-Nr. und wichtige Angaben, die den Service Mitarbeitern die Bearbeitung erleichtern. 10.13Fernwartung Zweck: Öffnet den Fernwartungszugriff, so dass Sie vom Kundenservice optimal unterstützt werden können. Machen Sie die ggf. auf Anforderung des Serviceteams. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Ribbon Sonstiges den Befehl Fernwartung Seite 213 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 2. Bestätigen Sie die Abfrage, ob der Fernwartungsassistent gestartet werden soll. 3. Stimmen Sie dem Haftungsausschluss zu. Sie behalten während der Fernwartungssitzung die komplette Kontrolle: 4. Klicken Sie dazu auf den Annehmen Schalter. 5. Der Fernwartungsclient wird gestartet und zeigt Ihnen Ihre ID des Computers an: Seite 214 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6. Bitte nennen Sie dem Service-Mitarbeiter Ihre ID, damit der Kollege Ihren Bildschirm sehen und Sie optimal unterstützen kann. 11 Ribbon Hilfsmittel Zweck: Zeigt Ihnen alle in diesem Kontext verfügbaren Hilfsmittel an. Ein Hilfsmittel kann z.B. ein personalisiertes Dokument in Word oder eine Email erzeugen, die Google Maps Routenplanung aufrufen etc. 11.1 Hilfsmittel: Ribbon anpassen Zweck: Ihr Administrator hat Ihnen eine Reihe von Hilfsmittel zum Erstellen von Dokumenten in MS-Word oder MS-Excel eingerichtet. Als Anwender haben Sie die Möglichkeit die Reihenfolge der zur Verfügung stehenden Hilfsmittel zu verändern oder Hilfsmittel auszublenden. Seite 215 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Um die Symbolleiste der Hilfsmittel einzublenden, wählen Sie aus dem Ribbon Ansicht den Befehl Symbolleisten, Hilfsmittelleiste: Vorgehensweise: Schalterleiste anpassen 1. Aktivieren Sie aus der Schalterleiste Hilfsmittel den kleinen rechten Schalter . Die Liste aller verfügbaren Ansichten wird angezeigt. Dabei sehen Sie zunächst alle aktuell verfügbare Hilfsmittel und anschließend auf der rechten Seite alle aktuell von Ihnen verwendeten Hilfsmittel. 2. Hilfsmittel ein- / ausblenden: Um ein Hilfsmittel einzublenden, ziehen sie es einfach per Drag & Drop in den Ausgewählte Hilfsmittel Kasten. Sie können auch alternativ die Pfeilschalter in der Mitte nutzen. Dazu klicken sie ihr Hilfsmittel an, welches sie verschieben möchten und navigieren dieses mit den Pfeilschaltern in den anderen Kasten. Ausgeblendete Hilfsmittel sehen Sie im rechten Kasten Verfügbare Hilfsmittel. Seite 216 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Reihenfolge vertauschen: Um die Reihenfolge zu verändern, markieren Sie das Hilfsmittel und verändern die Position über die rechten Pfeil hoch / runter –Schalter: Alternativ können Sie auch ein Hilfsmittel markieren und mit der Maus über Drag & Drop die Position verändern. 4. Schließen Sie Ihre Eingaben mit dem OK-Schalter ab. 11.2 Hilfsmittel verwenden Zweck: Sie lernen, wie Sie einfach einen Brief in MS-Word über Hilfsmittel schreiben. Dazu lesen Sie die Empfängeradresse ein und wählen das gewünschte Hilfsmittel. Automatisch wird das Dokument in MS-Word erzeugt, eine Notiz in die Historie eingetragen und optional das neue Dokument auch direkt mit der Adresse verknüpft. Vorgehensweise: 1. Lesen Sie die gewünschte Empfängeradresse ein. Dazu steht Ihnen die Suchfunktion ( 6.12 Suchen), die Auswertung ( 6.13 Globale Suche) oder die direkte Eingabe des Kurznamen oder der Nummer zur Verfügung. 2. Wählen Sie aus der Hilfsmittelleiste das gewünschte Hilfsmittel aus. Gehen Sie mit der Maus über einen Schalter, erhalten Sie in einer Sprechblase den Titel des Hilfsmittels angezeigt. Seite 217 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Automatisch wird MS-Word gestartet und ein neues Dokument erzeugt: 4. Je nach Hilfsmittel, geben Sie den gewünschten Betreff ein oder passen den Brief an. Drucken Sie das Dokument aus oder versenden Sie es über Ihre FaxSoftware. Seite 218 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 5. Gleichzeitig wurde bei der betreffenden Adresse ein Kontakteintrag in der Historie vorgenommen. Wenn gewünscht, können Sie hier Ergänzungen vornehmen: 11.3 Serienbrief Zweck: Für einen Serienbrief selektieren Sie zunächst die relevante Zielgruppe. Anschließend erzeugen Sie die Steuerdatei für die Serienbriefschreibung in MSWord. In MS-Word verknüpfen Sie die Steuerdatei mit Ihrer Serienbriefvorlage. Ob Sie die Datei als Brief drucken, über eine Fax-Software versenden oder als Serienemail über einen MAPI-fähigen Mailclient verschicken, bleibt Ihnen überlassen. Die nachfolgende Vorgehensweise ist eine Dokumentation für die Serienbriefschreibung mit MS-Word 2007. In anderen Versionen kann es Abweichungen geben. Lesen Sie dazu bitte die Dokumentation Ihrer MS-WordVersion. 11.3.1 Steuerdatei in AG-VIP SQL erstellen Vorgehensweise: 1. Selektieren Sie über das Standard Ribbon, Befehl Auswertungen die Seite 219 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x gewünschte Zielgruppe. Alternativ: -Schalter. 6.13 Globale Suche 2. Achten Sie darauf, wenn Sie Serienfaxe oder –E-Mails versenden wollen, dass Sie Adressen selektieren, deren Fax- bzw. Emailfeld nicht leer ist und das Opt-In erteilt wurde! Speichern Sie die Adressen als Steuerdatei ab. Dazu wählen Sie aus dem Ausgabenfenster Ribbon den Befehl Exportieren ( -Schalter). 3. Der Exportassistent öffnet sich: 4. Wählen Sie als Export Format das RTF (Rich Text Format) aus. Das hat den Vorteil, dass Sie diese Datei auch direkt als Tabelle in Word öffnen können, um so eine individuelle Adressliste zu erzeugen. Seite 220 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Gehen Sie den Namen und Ablageort der Ausgabedatei an und bestimmen im unteren Teil des Dialoges, ob alle oder nur die ausgewählten Datensätze exportiert werden sollen. 5. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter. 6. Wählen Sie die gewünschten Felder aus. Die Felder AdresseStraße und AdressePostfach enthalten die fertig aufbereitete länderspezifische Anschrift. Wollen Sie die Sendungen nicht per Post, sondern per Email oder Fax versenden, denken Sie daran in die Steuerdatei auch E-Mail1 und / oder TeleFaxFirma bzw. TeleFaxPrivat zu übergeben. 11.4 Serienemails versenden Seite 221 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Tipp: Über den Speichern-Schalter können Sie einen Standardexportfilter für die Serienbriefschreibung definieren, der bereits alle notwendigen Felder beinhaltet. Damit können Sie im ersten Schritt des Exportassistenten einfach über den LadenSchalter den Exportfilter laden und über Fertig stellen direkt die Steuerdatei erzeugen. 7. Wählen Sie den Schalter Fertig stellen, um die Steuerdatei zu erzeugen. 8. Es wird Ihnen nochmals der Pfad und der Dateiname der Steuerdatei angezeigt. 9. Wählen Sie den Kopieren-Schalter. So können Sie nachher die Steuerdatei in Word einfacher verknüpfen. 10. Damit ist der Vorgang für AG-VIP SQL im Prinzip abgeschlossen. Später werden wir noch eine Notiz in der Historie hinterlegen, dass diese Adressen alle diesen Serienbrief erhalten haben. Wechseln Sie nun zu MS-Word. 11. Zwei Möglichkeiten stehen zur Auswahl: a) Sie haben bereits ein bestehendes Seriendruckdokument b) Sie möchten ein neues Seriendruckdokument erstellen 11.3.2 Steuerdatei mit Seriendruckdokument verknüpfen 1. Öffnen Sie in MS-Word das bestehende Seriendruckdokument oder ein Seite 222 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x komplett neues Dokument. 2. Wählen Sie in MS-Word aus dem Ribbon Sendungen den Befehl Seriendruck Starten, Briefe. 3. Um die aus AG-VIP SQL exportierte Steuerdatei mit dem Dokument zu verknüpfen, wählen Sie Empfänger auswählen, Vorhandene Liste verwenden: 4. Unter Dateiname kopieren Sie mit der Tastenkombination STRG + V den Inhalt der Zwischenablage, d.h. den zuvor aus AG-VIP SQL gespeicherten Pfad und Namen der Steuerdatei, hinein. Wählen Sie den Öffnen-Schalter, um die Steuerdatei zu verknüpfen. Seite 223 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 5. Bestätigen Sie die nachfolgende Abfrage. Das aktuelle Dokument ist nun mit der Steuerdatei aus AG-VIP SQL verbunden. 6. Über Seriendruckfeld einfügen können Sie nun die einzelnen zuvor aus AG-VIP SQL exportierten Felder in Ihre Serienbriefvorlage einfügen: Seite 224 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 7. Ihr Serienbriefdokument gestalten Sie nun fertig: 8. Über den Schalter Vorschau Ergebnisse können Sie schon vorab schauen, wie Ihr Brief für den Empfänger aussehen wird. Die Seriendruckfelder werden dabei mit den Inhalten der Daten aus AG-VIP SQL gefüllt angezeigt. Über die Pfeiltasten können Sie den nächsten Adressdatensatz im Dokument anzeigen lassen. Seite 225 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 9. Stimmt alles, wählen Sie den Schalter Fertig stellen und zusammenführen. Damit ist Ihr Seriendruck abgeschlossen 11.4 Serienemails versenden Zweck: Eine einzelne Email kann direkt aus AG-VIP SQL durch Markieren der EmailNummer und betätigen des Anwahl Schalters ausgelöst werden. Alternativ können Sie hierfür ein Hilfsmittel hinterlegen, so dass Sie im Zusammenspiel mit Seite 226 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x MS-Outlook auch die versendete Email direkt in der Historie verknüpft wird. Bei Serienemails ist dies etwas komplexer. Die Vorgehensweise entspricht dem zuvor beschriebenen Seriendruck mit MS-Word. Voraussetzung: AG-VIP SQL als zentrale Kommunikationsdatenbank MS-Word MAPI-fähiger Emailclient Vorgehensweise 1. Sie gehen analog wie zuvor beim Seriendruck beschrieben vor. Im Schritt 3 wählen Sie statt Briefe bitte E-Mail-Nachrichten. Im letzten Schritt Definition der Ausgabe wählen Sie E-Mail-Nachrichten senden: 2. Bei Zu: wählen Sie das Seriendruckfeld aus, das die Emailadresse enthält, z.B. Email1. In die Betreffzeile geben Sie den gewünschten Text ein. Als Nachrichtenformat empfehlen wir Nur-Text, da es bei html mit OutlookExpress zu Problemen kommen kann. 3. Aktivieren Sie den OK-Schalter, um den Versand über Ihren MAPI-fähigen Mailclient zu starten. Seite 227 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Der Serienemailversand aus MS-Word ermöglicht nicht, Anhänge mit zu versenden. Dazu benötigen Sie eine Newsletter-Software wie z.B. SuperMailer (www.SuperMailer.de) o.ä. 12 Einrichten Oberfläche Seite 228 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 14 Die Historie Zweck: Die Historie in AG-VIP SQL zeigt in chronologischer Reihenfolge alle Kontakte mit diesem Ansprechpartner. Darin sind z.B. Informationen enthalten, welcher Benutzer Kontakt hatte, über welchen Kommunikationskanal der Kontakt stattfand, Bemerkungen sowie Links zu ggf. verknüpften Dateien, z.B. dem Schriftverkehr. Über Hilfsmittel lassen sich automatisch Kontakteinträge erzeugen. So wird z.B. direkt protokolliert, dass Sie an diese Adressen einen Brief geschrieben haben. Die Historie zeigt aber nicht nur den Blick in die Vergangenheit, sondern enthält auch Wiedervorlagen für die Zukunft. Tipp. Innerhalb eines Memofeldes oder des Eingabefeldes erreichen Sie eine Zeilenschaltung über die Tastenkombination STRG + Enter. Einen TAB erreichen Sie über die Tastenkombination STRG + TAB Seite 229 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Über die Zugriffsrechte definieren Sie, ob Anwender alle Einträge oder nur eigene Einträge bearbeiten können, d.h. verändern und auch löschen! In der Ansicht legen Sie fest, ob alle Historieneinträge sichtbar sind, nur die Einträge des aktuellen Anwenders oder die Einträge des ausgewählten Projektes im Rahmen der Workflow-Engine: 14.1 Aufbau und Ansicht der Historie Zweck: Die Historie zeigt die Kontakte zu dieser Adresse in tabellarischer Form. Die Ansicht lässt sich filtern, durchsuchen, in die Zwischenablage kopieren uvm. Seite 230 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 14.1.1 Aufbau der Historie: Die Historie kennt drei Grundtypen von Einträgen: Notiz: Ein Kontaktbericht mit Angabe, wer den Kontakt über welchen Kommunikationsweg zu welchem Zeitpunkt einschließlich Bemerkung hatte. Wiedervorlage: Eine Aufgabe, die für die Zukunft geplant ist. Die Wiedervorlage enthält Informationen, wer die Aufgabe erledigen soll, ab wann die Aufgabe fällig wird, bis wann Sie zu erledigen ist uvm. geplantes Telefonat: Ein Telefonat wird für die Zukunft mit einer spezifischen Telefon-Nr. zu dieser Adresse geplant. Dabei geben Sie die gewünschte Telefon-Nr., den Anwender, eine Bemerkung usw. an. Ideal, um z.B. ein Angebot nachzufassen. Insgesamt beinhaltet die Historie folgende Felder: Feld Ablaufdatum ÄnderungDatum ÄnderungVon Bedeutung Der Zeitpunkt bis zu dem eine Aufgabe erledigt sein muss. Wichtig für Wiedervorlagen. Datum, wann dieser Eintrag zuletzt verändert worden ist. Wird automatisch vom System gespeichert. Name des Benutzers, der die letzte Änderung an diesem Seite 231 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Feld AngelegtDatum AngelegtVon Anwender Bearbeitungsstufe Bearbeitungszähler Datei Dauer Bearbeitung Dauer Telefonnummer Folgebearbeitungsstufe ID Adresse ID Phase ID Ticket KommunikationsNr Seite 232 Bedeutung Eintrag vorgenommen hat. Wird automatisch vom System gespeichert. Datum, an dem der Kontakteintrag erfolgte. Systeminformation Der Name des Benutzers, der diesen Kontakt angelegt hat. Systeminformation Name des Anwenders, der die Aufgabe erfüllen soll bzw. der den Kontakt hatte. Stufe, in der sich ein Ticket zu diesem Eintrag im optionalen Workflow befunden hat. Alle Arbeitsschritte im Workflow werden automatisch in der Historie dokumentiert. Zähler, wie oft das Ticket im optionalen Workflow in der gleichen Stufe bearbeitet wurde. Im freien Arbeiten gibt der Zähler für Telefonate die Anzahl bereits erfolgter Anwahlversuche an. Verknüpfte Datei. Kann z.B. durch ein Hilfsmittel automatisiert werden. Zeitdauer, die ein Anwender den Vorgang im optionalen Workflow bearbeitet hat. Gesprächsdauer eines Telefonates. Angewählte Telefonnummer bei einem ausgehenden Telefonat. Gibt im optionalen Workflow die nächste Stufe an, in der das Ticket weiter bearbeitet wurde (Einstufung). Nachname und Vorname, der zu diesem Historieneintrag zugeordneten Adresse. In der xRM-Option können einem Historieneintrag in xRM-Tickets auch mehrere Adressen zugeordnet werden. Zeigt die Phasenzuordnung des Historieneintrags in der xRM-Option zu AG-VIP SQL an. Ticket-Nr. des Vorgangs im optionalen Workflow bzw. der xRM Option Nummer, über die ggf. kommuniziert wurde. Das kann die ein- / ausgehende Telefon-Nr. oder eingehende AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Feld Bedeutung Emailadresse etc. sein. Name der Projekttabelle im optionalen Workflow bzw. xRM-Option. Bemerkungstext zu einem Historieneintrag. Erscheint unterhalb der übrigen Spalten Eindeutiger Schlüssel zu jedem Historieneintrag. Zeitpunkt, für wann der Kontakt eingetragen wurde bzw. ab wann die Aufgabe zu erledigen ist. Projekt Text UID Zeit 14.1.2 Ansicht verändern Zweck: Die anzuzeigenden Felder in der Historie lassen sich individuell je Benutzer einstellen. Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie die Ansicht mit der Historie. 2. Wählen Sie aus der Schalterleiste der Historie den -Schalter. Seite 233 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Die linke Spalte zeigt alle in der Historie verfügbaren Felder an. In der rechten Spalte sehen Sie die ausgewählten Felder für die aktuelle Ansicht. Dabei ist das oberste Feld die erste Spalte in der Ansicht. Über Drag & Drop können Sie weitere Felder der Ansicht der Historie ergänzen. Oder Sie markieren ein Feld und wählen , um die Felder zwischen den Listen hin- und her zu schieben. Mit - Schalter am rechten Rand können Sie die Reihenfolge der angezeigten Felder verändern. 4. Über den Speichern-Schalter können Sie Ihre Auswahl unter einem selbsterklärenden Namen abspeichern. Über den Laden-Schalter lässt sich diese Einstellung wieder abrufen. 5. Über den OK-Schalter beenden Sie den Dialog. Sie sehen die Historie nun mit geänderter Ansicht. Seite 234 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Die Spaltenbreite können Sie in der Historie jederzeit selbst anpassen. Dazu positionieren Sie den Cursor einfach in die Trennlinie zwischen den Spalten. Der Cursor wird nun als Doppelpfeil dargestellt. Halten Sie die Maustaste gedrückt und schieben die Trennlinie an die gewünschte Position. Sinnvoll ist dies insbesondere beim Feld Datei, da hier lange Verknüpfungspfade existieren können. Das Bemerkungsfeld wird so breit angezeigt wie die darüber befindlichen Spalten insgesamt breit sind. Deswegen rollt der Text ggf. nach rechts. Gehen Sie mit der Maus über einen Historieneintrag, der umfangreichern Text enthält, der nicht komplett angezeigt wird, sehen Sie eine Sprechblase mit dem gesamten Textinhalt: 14.2 Funktionen in der Historie Zweck: In der Historie lässt sich suchen, die Anzeige filtern, Einträge markieren und in die Zwischenablage kopieren. Sie erzeugen neue Kontakteinträge oder Wiedervorlagen. Übersicht: Schalte r Funktion Seite 235 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Schalte r Funktion Kontakt eintragen Wiedervorlage planen Telefonat planen Markierten Eintrag bearbeiten. Alternativ: Doppelklick mit der Maus aus dem Eintrag. Geplantes, offenes Telefonat als erledigt abhaken (weil z.B. ein Rückruf zwischenzeitlich erfolgt ist). Bei einer Wiedervorlage wird der Status von „offen“ auf „erledigt“ oder umgekehrt gewechselt. Löscht nach Kontrollabfrage den markierten Historieneintrag. Alternativ: Entf-Taste Wählt die aktuell markierte telefonische Wiedervorlage sofort an. Kopiert die gesamte, selektierte oder über Bookmarks markierten Historieneinträge in die Zwischenablage. Bookmark markiert Historieneinträge. Damit können Sie rasch für Sie wichtige Stellen in der aktuellen Historie markieren. Alternativ können Sie über die Tastenkombination STRG + F2 Bookmarks setzen oder entfernen. Nutzen Sie die Suchfunktion innerhalb der Historie, werden auch Fundstellen mit Bookmarks gekennzeichnet. Mit der F2-Taste können Sie von Bookmark zu Bookmark springen. Seite 236 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Schalte r Funktion Bookmarks werden auch für Treffer gesetzt, wenn Sie z.B. nach Stichwort in der Historie suchen. Die Ansicht der Historie wird gefiltert. Dabei können Sie die Ansicht der Historie filtern nach: Einträgen, die einen oder keinen Dateianhang aufweisen Historientyp: Kommunikationsrichtung, d.h. ein- / ausgehend Seite 237 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Schalte r Funktion Anwender, die an dieser Adresse gearbeitet haben Alle übrigen Anwender Dieser Filter bleibt gesetzt, auch wenn Sie sich andere Adressdatensätze anzeigen lassen! Der Filterschalter ist gedrückt: Erst wenn Sie wieder im Filterdialog den Alle-Schalter wählen, wird die gesamte Historie wieder angezeigt. Suchen in der Historie im Bemerkungstext: Das Suchwort „Angebot“ wird nun im Bemerkungsfeld der aktuellen Historie gesucht. Trefferstellen werden mit einem Bookmark versehen: Mit der F2-Taste können Sie nun von Fundstelle zu Fundstelle Seite 238 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Schalte r Funktion springen. Druckt die Historie aus. Dabei können Sie eine Überschrift, den Schriftfont, die Papierausrichtung, den Druckbereich sowie die Seitenränder bestimmen. Passt die Ansicht der Spalten in der Historie an. 14.1.2 Ansicht verändern 14.3 Kontakt in Historie erfassen Zweck: Die Historie dient der Dokumentation aller Kontaktpunkte mit diesem Kunden. Dazu lässt sich der Anwender erfassen, der die Kontakt mit dem Ansprechpartner hatte, das Kommunikationsmedium festlegen, Bemerkungen eintragen uvm. Vorgehensweise: 1. Lesen Sie die Adresse ein, zu der Sie Kontaktinformationen erfassen möchten und wechseln in die Ansicht der Historie. Seite 239 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 2. Aktivieren Sie den -Schalter in der Schalterleiste der Historie. Alternativ: Doppelklick auf leere weiße Fläche am unteren Rand der Historie. Der Eingabedialog zur Erfassung des neuen Kontaktes öffnet sich: 3. Hinweis. Die Zeilen Projekt, Aktivität, Fortschritt sind nur in der optionalen xRM-Option verfügbar und ansonsten ausgeblendet. Näheres dazu finden Sie im Handbuch AG-VIP SQL xRM-Option. Wählen Sie den gewünschten Kommunikationstyp aus, indem Sie die DropDown-Liste öffnen. Diese Symbole erscheinen in der ersten Spalte der Historie. Seite 240 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4. Geben Sie das Datum ein, an dem Sie mit dem Ansprechpartner Kontakt hatten. Wählen Sie den Benutzer aus, der den Kontakt mit dem Ansprechpartner hatte. Erfassen Sie die gewünschten Bemerkungen. Über die Tastenkombination STRG + EINGABE können Sie eine Zeilenschaltung einfügen. Einen Tabulator erreichen Sie über die Tastenkombination STRG + TAB. Optional lässt sich eine Datei mit dem Kontakteintrag verknüpfen. 5. Über den OK-Schalter beenden Sie Ihre Eingabe. Schon haben Sie Ihren Kontakt erfasst. Sobald der Adressdatensatz gespeichert wird (F12), ist auch der neue Historieneintrag endgültig gespeichert. 15 Schritt-für-Schritt Anleitung In diesem Kapitel lernen Sie verschiedene Vorgehensweise kennen, um bestimmte Aufgaben durchzuführen. Dabei werden die einzelnen Schritte grob skizziert. Details zu den Schritten finden Sie im vorherigen Kapitel. 15.1 Erfassen einer neuen Adresse Zweck: Sie lernen eine neue Adresse zu erfassen. Voraussetzung: Sie haben eine Adresstabelle geöffnet. Die Eingabefelder sind leer, d.h. es ist aktuell kein Datensatz eingelesen. Ggf. aktivieren Sie den -Schalter oder ESC Taste, um den aktuellen Datensatz ohne speichern zu verlassen oder den -Schalter zum Speichern und Schließen des aktuellen Datensatzes. Seite 241 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Vorgehensweise: 1. Geben Sie den gewünschten Kurznamen und/oder die Nummer ein. Beide Begriffe können alphanumerisch sein und fungieren als Suchbegriffe, um die Adresse rasch wieder zu finden. 2. Drücken Sie die ENTER-Taste. 3. Gibt es für diese Kurznamen-Nummer-Kombination noch keinen Datensatz, werden Sie gefragt, ob Sie eine neue Adresse anlegen möchten. Bestätigen Sie dies mit Ja. 4. Der Cursor befindet sich nun in der ersten Namenszeile der Anschrift. Geben Sie nun die Anschrift wie in einer Karteikarte ein. Seite 242 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 5. Die ersten drei Namenszeilen dienen für die Bezeichnung der Organisation, also z.B. den Firmennamen. Anschließend geben Sie die Abteilung, ggf. die Funktion sowie den Ansprechpartner (Anrede, Titel, Vorname, Nachname) an. 6. Aktivieren Sie den Haken im Kästchen bei Funktion wird bei der Adressausgabe des Feldes AdresseStraße bzw. AdressePostfach die Reihenfolge der Anschriftenfelder vertauscht: Der Ansprechpartner steht dann in der ersten Zeile der Anschrift, die Firmenbezeichnung darunter. Somit gilt das postalisch als private Post an den Ansprechpartner im Unternehmen: Personalisierte Adressansprache: Standard Adresslayout: Abteilungsleiter Grutzeck-Software GmbH Seite 243 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Herr Markus Grutzeck Grutzeck-Software GmbH Training und Dokumentation Training und Dokumentation Abteilungsleiter Herr Markus Grutzeck Die personalisierte Adressansprache verwenden Sie z.B. für persönliche Einladungen, Geburtstagsgrüße usw. und entspricht der früheren c/o-Regelung. 7. Die Felder AdresseStraße bzw. AdressePostfach: Die Felder AdresseStraße und AdressePostfach sind für Sie fertig aufbereitete Anschriftenfelder bei der Ausgabe der Daten z.B. in einem Einzelbrief über ein Hilfsmittel, über die Zwischenablage (Tastenkombination STRG + Umschalt + S) oder im Export, z.B. bei Serienbriefen. Die Anschrift wird dabei gemäß dem länderspezifischen Adressaufbau umgestellt. Leerzeilen werden automatisch unterdrückt. Wählen Sie für die Ausgabe AdressePostfach und die Adresse besitzt kein Postfach, erscheint automatisch die Straßenanschrift. Geben Sie die Straße, das Land (als dreistelliges Länderkürzel. Über die F3Taste gelangen Sie in die Länderübersicht) sowie die PLZ bzw. den Ort ein. AG-VIP SQL verfügt über ein integriertes PLZ-Verzeichnis für Deutschland und ermittelt so automatisch den fehlenden Ort oder die PLZ. Bei Orten mit mehr als 50.000 Einwohnern wird die korrekte PLZ anhand des Straßennamens ermittelt. Ist die angegebene Straße nicht bekannt, schlägt AG-VIP SQL Ihnen ähnlich klingende Straßen in diesem Ort vor und korrigiert ggf. die Straßenangabe. Ebenso wird bei Angabe eines Postfachs diese Angabe geprüft. Kann keine korrekte Straße ermittelt werden oder fehlen andere Angaben, erhalten Sie einen Dialog angeboten, indem Sie die fehlende Angabe suchen oder aus Vorschlägen auswählen können: Seite 244 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 8. Im Feld Briefanrede geben Sie die komplette Anrede ein, wie Sie später in einem Anschreiben erscheinen soll. Über Autotexte können Sie die Eingabe vereinfachen. ( Administratorhandbuch) So könnten Sie beispielsweise definieren, dass die Eingabe: H + F3-Taste zu Sehr geehrter Herr [Titel] [Nachnahme], führt. Eine Übersicht der definierten Autotexte erhalten Sie über die Taste F3. Autotexte selbst definieren Haben Sie die notwendigen Zugriffsrechte, können Sie selbst in jedem Textfeld Autotexte definieren. Dazu geben Sie das gewünschte Kürzel ein und drücken die F3-Taste. Der Erfassungsdialog erscheint. Mit OK wird der Autotext angelegt. 9. Geben Sie die gewünschten Kommunikationsnummern ein. Erweitern Sie die Seite 245 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Anzeige über den -Schalter oder klicken Sie doppelt mit der Maus auf die weiße Fläche der Kommunikationsfelder. 10. Markieren Sie eine Telefon-Nr., können Sie über den -Schalter diese Telefon-Nr. direkt anwählen. Über den -Schalter lassen sich Telefonwiedervorlagen planen. Die direkte Anwahl setzt eine TAPI-fähige Wähleinrichtung voraus. Markieren Sie eine Emailadresse und gehen auf den -Schalter, öffnet sich Ihr installierter Mailclient und übernimmt die Emailadresse direkt zum Schreiben einer Email. Ebenso lassen sich Internetadressen direkt aufrufen. Für Faxe erstellen Sie auf Knopfdruck über ein Hilfsmittel ein Faxdokument in MS-Word und versenden dies dann über Ihre Faxsoftware. Somit dient AG-VIP SQL als komplettes Kommunikationsadressbuch für alle Kommunikationskanäle. 11. Je nach Definition der Ansicht sehen Sie nun die zur Verfügung stehenden Kommunikationsnummern wie Telefon, Fax, Email, Internet usw... In Telefon-Nr.-Feldern wird Ihnen die Telefonvorwahl bei deutschen Adressen direkt vorgeschlagen. Mit der Ende-Taste gelangen Sie an das Ende der Vorwahl und können die Ortswahl eingeben. Die Vorwahl erscheint markiert, weil die PLZ-Gebiete nicht 100 % mit den Vorwahlgebieten übereinstimmen! Abweichungen sind also möglich. 12. Geben Sie, falls gewünscht, weitere Informationen in den übrigen Reitern ein. 13. Speichern Sie Ihre Eingabe über die F12-Taste. Alternativ: -Schalter. 15.2 Einzelbrief / -fax Zweck: Um rasch einen einzelnen Brief in Verbindung mit MS-Word zu schreiben, bietet AG-VIP SQL Ihnen Hilfsmittel. Das sind Schalter, über die Sie per Knopfdruck ein spezielles Dokument in Word erzeugen, eine Kontaktnotiz in die Historie der aktuellen Adresse eintragen und ggf. das neu erzeugte Dokument auch direkt mit Seite 246 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x der Adresse verknüpfen (Dokumentenmanagement). Ihr Administrator hat für Sie Hilfsmittel je Adresstabelle oder global definiert ( Administratorhandbuch). 15.3 Import Video: https://youtu.be/GTkCkP5jhio In diesem Abschnitt lernen Sie die Vorgehensweise kennen, wie Sie aus bestimmten Datenquellen Daten in AG-VIP SQL importieren können. Ein Spezialfall stellt dabei der Komplettimport im Access-Format dar, über den Daten aus verschiedenen AG-VIP SQL Installationen ausgetauscht werden können. Daten lassen sich auf Ebene der Adresstabelle, der xRM-Projekttabelle und von Zusatztabellen importieren. Beachten Sie hierzu die weiterführende Dokumentation im Handbuch für Administratoren. 15.3.1 Vorgehensweise: Voraussetzung: Zum Import von adressbezogenen Daten benötigen Sie eine ASCII- oder DBaseDatei. Die Felder müssen dabei durch Feldtrennzeichen getrennt und mit einer Zeilenschaltung abgeschlossen sein. Um diese Funktion aufrufen zu können, benötigen Sie das funktionale Recht Datenimport. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Sonstiges Ribbon den Befehl Import. Der Seite 247 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Importassistent öffnet sich: 2. Wählen Sie das Import Format der Quelldatei aus. Es stehen hierfür unterschiedliche Text-Varianten zur Verfügung. Diese unterscheiden sich durch den Zeichensatz (OEM oder ANSII/ Unicode) sowie das Trennzeichen (TAB, Komma, Semikolon). Über den AUTO-Schalter können Sie das am besten geeignete Importformat finden lassen, wenn Sie zuvor eine Quelldatei für den Import angegeben haben. Näheres zum Import von Excel-Dateien finden Sie im nachfolgenden Abschnitt 15.3.2 Import von Excel-Daten Über den Laden-Schalter können Sie einen zuvor gespeicherten Importfilter aufrufen. Das spart bei immer wiederkehrenden Importvorgängen Zeit. 3. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter und wählen die Ziel-Adresstabelle aus: Seite 248 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4. Sie haben die Wahl, ob Sie die Daten in eine bestehende Adresstabelle, Zusatz- oder xRM-Projekttabelle importieren wollen oder ob für den Import eine neue Adresstabelle angelegt werden soll. Um eine neue Adresstabelle anlegen zu können, benötigen Sie die notwendigen Rechte. 5. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter und nehmen anschließend die gewünschten Feldzuordnungen vor: Auf der linken Seite sehen Sie alle Felder der von Ihnen als Zieltabelle gewählten Tabelle. In der rechten Spalte sehen Sie alle Felder der Quelldatei. Importieren Sie Daten in eine Zusatztabelle können Felder aus der übergeordneten Adresstabelle nicht zugeordnet werden und werden grau dargestellt. Markieren Sie nun ein Feld der rechten und ein Feld der linken Spalte. Aktivieren Sie den Zuordnen Schalter. Nun wird das markierte Feld der Quelldatei in das markierte Feld der Zieltabelle importiert. Dabei lassen sich auch mehrere Felder der Quelldatei in ein Feld der Zieltabelle importieren. Sie können auch ein Feld der Quelldatei mehreren Feldern in der Adresstabelle zuordnen. So macht es z.B. Sinn den Firmenname der Quelldatei in das Feld Name1 und in das Feld Kurzname zuzuordnen. - Schalter Text: Ergänzt beim Import einen Text in das gewählte Feld. So können Sie z.B. eine Bemerkung über die Herkunft der Adresse eintragen lassen oder das Komma Seite 249 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x bei der Briefanrede automatisch ergänzen. - Schalter Entfernen: Löst eine Zuordnung. - Schalter Neues Feld: Sofern Sie das Recht besitzen und die Adresstabelle gerade nicht in Benutzung ist, können Sie hier direkt ein neues Feld anlegen. Denn oftmals enthält die Quelldatei Felder, die in der Adresstabelle noch gar nicht angelegt sind. Das können Sie hier beim Import direkt nachholen. - Schalter Auto: Prüft, ob Feldnamen identisch sind und nimmt dann automatisch eine Zuordnung namensgleicher Felder vor. Bereits zugeordnete Felder erkennen Sie an dem vorangestellten Schlosssymbol in der rechten Spalte: . Bei Deaktivieren der Option Alle Felder anzeigen, werden nur die zugeordneten Felder der Adresstabelle angezeigt. Seite 250 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6. Import in Zusatztabellen. Felder auf Ebene der Adresstabelle werden grau dargestellt. Hier werden keine Daten importiert, aber eine eindeutige Zuordnung ist notwendig, damit AG-VIP SQL weiß, unter welcher Adresse diese Daten in die Zusatztabelle importiert werden sollen. Sie benötigen also einen Primärschlüssel (oder eindeutige Schlüsselkombination) wie z.B. eine Kunden-Nr.. Die Schwarzen Felder sind die Datenfelder der Zusatztabelle, in die die Quelldatei importiert wird. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter, um zur Auswahl des Importmodus zu gelangen: - Option Ersten Datensatz überspringen Aktivieren Sie diese Option, wenn Ihre Quelldatei Spaltenüberschriften besitzt. - Option Automatischer Überlauf für die Felder Name1 bis Name3 Diese Option ist sinnvoll für Sie, wenn Sie sehr lange Firmen- oder Organisationsnamen in der Quelldatei haben und diese dort in einem Feld stehen. AG-VIP SQL bietet je Namenszeile 40 Zeichen. Bei Erreichen des Randes wird das ganze Wort bei Aktivierung dieser Option umgebrochen. - Option Automatische Aufteilung von PLZ und Ortsfeld Sind in der Quelldatei PLZ und Ort in einem Feld zusammengefasst, kann durch diese Option beim Import automatisch eine Auftrennung stattfinden. Seite 251 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x - Importmodus für Adressen a) Alle Adressen als neu importieren Sämtliche Adressen werden als neue Datensätze importiert. Ggf. entstehen hierdurch Dubletten. b) Neue Adressen und Änderungen Sie nehmen ein Update der Daten durch. Damit bestehende Adressen aktualisiert werden können, müssen Sie die entsprechenden Identifizierungsfelder bei Abgleich der Adressdaten über anklicken. c) Nur neue Adressen Es werden nur Adressen importiert, die noch nicht in Ihrer Ziel-Adresstabelle enthalten sind. d) Nur Änderungen Es werden nur Adressen aktualisiert, die bereits in Ihrer Ziel-Adresstabelle vorhanden sind. Damit können Sie z.B. Umsatzzahlen aus der Buchhaltung regelmäßig übernehmen und über eine eindeutige Kunden-Nr. abgleichen, die Sie zuvor in den AG-VIP Datensätzen eingepflegt haben. Abgleich der Adressdaten über Für die Fälle der Importmodi b), c), d) müssen Sie Felder zur Identifizierung bestehender Adressen angeben. Hier tauchen alle zuvor in der Feldzuordnung zugeordnete Felder der Adresstabelle auf. Beim Import werden die Feldinhalte dann 1:1 überprüft. Gibt es einen Treffer, werden die zugeordneten Daten aktualisiert. Import in Zusatztabellen. Wenn Sie Daten in eine Zusatztabelle importieren, müssen Sie zwingend Felder der Adresstabelle zum Abgleich angeben, damit AG-VIP SQL weiß, zu welchen Adressen die Einträge in die Zusatztabelle importiert werden sollen. Diese Felder werden hier mit einen vorangestellten Stern „*“ versehen. Wenn Sie Daten in eine Zusatztabelle importieren, müssen Sie zwingend Felder der Adresstabelle zum Abgleich angeben, damit AG-VIP SQL weiß, zu welchen Adressen die Einträge in die Zusatztabelle importiert werden sollen. Alle passenden Datensätze ändern Seite 252 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Diese Option ist bei den Importmodi Neue Adressen und Änderungen sowie Nur Änderungen möglich. Wird diese Option aktiviert, werden alle gefundenen vorhandenen Datensätze aktualisiert. Im anderen Fall erfolgt nur die Aktualisierung des zuerst zufällig gefundenen übereinstimmenden Datensatzes. Tipp: Machen Sie z.B. einen Abgleich über eine Kundennummer, um Umsatzzahlen bei einem Import zu aktualisieren, macht es Sinn die Option zu aktivieren, damit bei allen Datensätzen mit dieser übereinstimmenden Kunden-Nr. die aktuellen Zahlen ergänzt werden. Für den ganzen Datenbankimport eine Transaktion verwenden Bei Aktivierung dieser Option wird der Import durch ein SQL-Statement vollzogen. Bei Abbruch des Importvorgangs durch den Anwender sind keine Daten importiert worden. Ansonsten wird der Import datensatzweise durchgeführt. Schalter Speichern Hierüber lässt sich dieser Importfilter unter einem selbsterklärenden Namen abspeichern und dann später immer wieder aufrufen. So können Sie rasch Ihre eigenen Standardimportfilter definieren: Aktivieren Sie hier die Option Als global speichern steht dieser Importfilter allen anderen Anwendern auch zur Verfügung. Seite 253 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Aktivieren Sie den Fertig stellen –Schalter, um den Import durchzuführen. Ein horizontaler Fortschrittsbalken rechts unten zeigt den Arbeitsfortschritt. Nach erfolgreichem Import erhalten Sie eine Bestätigung: Die neu importieren Daten können Sie über Ribbon Suchen Befehl Auswertung direkt wieder selektieren. Es handelt sich um die Datensätze mit Ihrem Benutzernamen im Feld AngelegtVon bzw. ÄnderungVon und dem heutigem Importdatum AngelegtDatum bzw. ÄnderungDatum. 15.3.2 Import von Excel-Daten Zweck: Sie möchten Daten aus MS-Excel in eine Adresstabelle in AG-VIP SQL importieren. Dazu öffnen Sie die MS-Excel-Tabelle und speichern im Format TEXT TAB ab. Diese ASCII-Datei lässt sich dann direkt in AG-VIP SQL wie im Abschnitt zu vor beschrieben importieren. Vorgehensweise: 1. Öffnen Sie die Excel-Datei, in der die zu importierenden Adressdaten abgespeichert sind. 2. Stellen Sie die optimale Spaltenbreite ein, da bei einigen Excel-Versionen sonst Felder abgeschnitten werden. Markieren Sie die ganze Tabelle, indem Sie im linken oberen Kasten einmal mit der Maus klicken (Eckpunkt der Beschriftung von Spalte und Zeile). Klicken Sie doppelt mit der Maus auf einen Spaltenrand. Jetzt ist in jeder Spalte der gesamte Feldinhalt sichtbar. Seite 254 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Haben Sie Spalten, mit z.B. Telefon-Nr., beachten Sie bitte, dass Sie diese Spalten als TEXT formatieren. Bei ZAHL verlieren Sie sonst die führende Null der Vorwahl! Wählen Sie aus dem Ribbon Datei den Befehl Speichern unter (oder Taste F12) und wählen als Ausgabeformat Text Tabstopp getrennt aus. Seite 255 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4. Schließen Sie die Excel-Datei. Sonst kann AG-VIP SQL beim Import nicht auf die Datei zugreifen. 5. Nun wird eine ASCII-Datei mit Ihren Adressdaten erzeugt. Die ASCII-Datei können Sie direkt in AG-VIP SQL über den Importfilter Winword ANSI TAB getrennt importieren. Wählen Sie dazu in AG-VIP SQL aus dem Ribbon Datei den Befehl Import. Seite 256 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6. Als Dateiformat wählen Sie bitte WinWord (ANSI//Tab-getrennt) und geben die aus Excel erzeugte Textdatei als Quelldatei an. Aktivieren Sie den WeiterSchalter und wählen die Ziel-Adresstabelle aus: Die weiteren Punkte entsprechen den unter „Vorgehensweise“ beschriebenen Schritten. 15.4 Datenaustausch Zweck: Der Datenaustausch zwischen unterschiedlichen AG-VIP SQL Installationen erfolgt über das Access-Dateiformat. Dabei lassen sich – im Gegensatz zu sonstigen Importformen – alle Daten einschließlich der Historie oder Zusatztabellen importieren. Somit eignet sich der Datenaustausch z.B. zum Datenaustausch zwischen Außendienstmitarbeiter und Vertriebsinnendienst oder der Weitergabe von Leads in einer indirekten Vertriebsorganisation. Seite 257 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Im Gegensatz zur reinen Import ist optional beim Access-Import auch das Anlegen neuer Kennzeichen möglich. Benutzereinträge können übernommen und auch Historieneinträge ergänzt werden. Achtung! Wenn Sie die Option Workflow oder xRM zu AG-VIP SQL nutzen, beachten Sie bitte, dass Historieneinträge aus Workflowoder xRM-Bewegungen zu „normalen“ Notizen werden. D.h. es werden keine Workflow- oder xRM-Tickets ausgetauscht. Dafür ist ein direkter Datenzugriff auf den zentralen Datenbankserver notwendig! In den meisten Fällen ist der Direktzugriff via VPN-Tunnel günstiger. Auch die Microsoft SQL-Server Replikation ist keine befriedigende Lösung. Sprechen Sie uns ggf. an. Der Datenaustausch erfolgt in zwei Schritten: 1. Export der Daten im Access-Format auf der einen Seite, z.B. Außendienst: Welche Daten sollen an den Vertriebsinnendienst übergeben werden? 2. Import der Access-Datei im Vertriebsinnendienst. Wie sollen die Daten abgeglichen werden? Voraussetzung: Damit Datensätze aktualisiert werden können, muss der Bestand an einer Stelle einmal zentral in einer Adresstabelle erfasst werden. Dadurch erhält jeder Datensatz intern eine eineindeutige Adress-Nr. (ID). Nun werden die Daten an die dezentralen Stellen (Außendienstler) zur weiteren Bearbeitung über den AccessDatenaustausch von AG-VIP SQL übergeben. Kommen jetzt über den AccessDatenaustausch Daten wieder in die Zentrale zurück, können durch die eindeutige Adress-Nr. bestehende Datensätze wieder identifiziert werden. Seite 258 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Hinweis. Der Microsoft SQL-Server besitzt eigene Replikationsmechanismen für dezentrales Arbeiten. Dabei kann eine Synchronisation der Daten weitestgehend automatisiert werden. Eine ausführliche Dokumentation finden Sie hierzu in der Vollversion des Microsoft SQL Servers im Enterprise Manager. Einschränkungen aus Tests: 15.4.1 Nach Aktivierung der Synchronisation kann das Datenbanklayout von AG-VIP SQL nicht mehr geändert werden. Der SQL-Server sperrt Änderungen der Datenstruktur einer SQL-Datenbank, die synchronisiert werden soll. Die Synchronisation erfolgt datensatzweise, d.h. dass z.B. ein ganzer Datensatz der Adresstabelle überschrieben wird. Bei der Historie ist dies unproblematisch Arbeiten mit optionalem Workflow oder der xRM-Option ist nicht möglich, da sonst Tickets an beiden Arbeitsplätzen zeitgleich fällig werden Export der Daten Zweck: Um alle Daten von Datensätzen in AG-VIP SQL auszutauschen, wählen Sie Access als Exportformat. Vorgehensweise: 1. Selektieren Sie alle Datensätze, die abgeglichen werden sollen. Dazu wählen Sie aus dem Standard Ribbon den Befehl Auswertung. Ein sinnvolles Suchkriterium könnte z.B. das Feld ÄnderungDatum sein. Damit selektieren Sie alle seit dem angegebenen Datum geänderten oder neu erfassten Adressen. 6.13 Globale Suche 2. Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste aller gefundenen Adressen. 3. Wählen Sie nun aus dem Ausgabenfenster Ribbon den Befehl Exportieren. Seite 259 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4. Haben Sie bereits ein Exportformat angelegt, können Sie dies über den Laden-Schalter direkt wieder benutzen. Ansonsten wählen Sie bei Export-Format die Option Kompletter Datenexport. Legen Sie den Namen und Speicherort der Ausgabedatei fest. Wählen Sie, ob Sie Alle oder nur die ausgewählten Datensätze exportieren wollen. 5. Aktivieren Sie den Weiter –Schalter. Seite 260 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6. Klicken Sie nun in der Spalte Exportieren alle Felder an, die Sie exportieren, d.h. z.B. an den Vertriebsinnendienst, übergeben möchten. Dabei können alle Felder inkl. Historie, Zusatztabelle oder Projekttabelle übergeben werden. Projekteinträge in der Historie werden beim Exportvorgang zu „normalen“ Historieneinträgen. Über den Speichern-Schalter können Sie diesen persönlichen Exportfilter zur späteren Verwendung unter einem selbsterklärenden Namen abspeichern. Wählen Sie den Fertig stellen-Schalter, um die Access-Exportdatei im gewünschten Zielverzeichnis zu erzeugen. 7. Nach abgeschlossenem Export können Sie über den Kopieren-Schalter den Ablageort inkl. Dateiname der Exportdatei in die Zwischenablage kopieren. So können Sie die Exportdatei z.B. direkt einer Email als Anlage anhängen. Seite 261 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 15.4.2 Import der Daten Zweck: Zuvor im Access-Format exportiert Daten aus einer AG-VIP SQL Installation werden importiert. Über Abgleichregeln definieren Sie die Art der Datenzusammenführung. Voraussetzung: Um Daten durch einen Import aktualisieren oder ergänzen zu können, benötigen Sie zumindest Schreibrecht auf die entsprechenden Felder in der Ziel-Adresstabelle. Um einen Access-Import durchführen zu können, benötigen Sie das funktionale Recht Daten synchronisieren. Grutzeck-Software empfiehlt das Arbeiten mit einem zentralen Datenbestand. Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Ausgabefenster Ribbon den Befehl Import. Seite 262 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 2. Haben Sie bereits für den Datenaustausch einen Importfilter definiert, rufen Sie diesen über den Laden-Schalter einfach auf. Ansonsten wählen Sie beim Import Format die Option Kompletter Datenimport und geben die Quelldatei an. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter. Seite 263 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Wählen Sie nun die Adresstabelle, in die Daten importiert werden sollen. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter. Seite 264 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 4. AG-VIP SQL analysiert nun die Datenstruktur der zu importierenden Quelldatei und der ausgewählten Ziel-Adresstabelle. Alle Felder, bei denen die internen Feldnamen übereinstimmen, werden zum Import angeboten. Klicken Sie nun die Felder an, die Sie importieren möchten. Evtl. bereits vorhandene Daten werden dann durch die Quelldatei überschrieben. Besonderheiten: Optionen (Auswahl über Taste F2) Historie Option: nur Neue Es werden nur neue Historieneinträge aus der Quelldatei in den entsprechenden Datensatz der Ziel-Adresstabelle übernommen. Dabei können auch Wiedervorlagen für andere Benutzer übergeben werden. Beispiel: Der Außendienst hat einen Kunden X besucht und trägt für den Benutzer Schmidt im Innendienst zu dieser Adresse eine Wiedervorlage für eine Angebotserstellung Seite 265 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x ein. Option: Änderungen Neue Einträge werden ergänzt und bereits vorhandene Historieneinträge aktualisiert. Damit kommen geänderte Historienbeschreibungen aber auch erledigte Wiedervorlagen in die Ziel-Adresstabelle Nur mit dieser Option ist es in Verbindung mit dem Löschdatum auf der nachfolgenden Seite des Importassistenten auch Historieneinträge über den Import löschen zu lassen! Dies erfordert das Zugriffsrecht Löschen auf die Historie sowie das funktionale Recht Vollzugriff auf Historie. Projekteinträge in der Historie verlieren Ihren Projektkontext und erscheinen als „Notizen“. Das Kommunikationssymbol bleibt erhalten. In der Projektund Bearbeitungsspalte sehen Sie die ursprünglichen Werte in Klammern. Diese Einträge erscheinen aber nicht in einer Projektstatistik. Es handelt sich nur um „Schatten“ Einträge. Kennzeichenliste Option: neue Hinzufügen Damit werden Kennzeichen aus der Quelldatei in der Ziel-Adresstabelle hinzugefügt, die dort dem Datensatz bislang nicht zugeordnet waren. Beispiel: Kennzeichenliste Quelldatei Zieltabelle Zieltabelle nach Abgleich B A A C C B C Option: Ersetzen Die Kennzeichen der Quelldatei ersetzen die in der Ziel- Seite 266 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Adresstabelle zugeordneten Kennzeichen. Beispiel: Kennzeichenliste Quelldatei Zieltabelle Zieltabelle nach Abgleich B A B C C C Wählen Sie unter den Kennzeichen-Kategorien (ganz unten bei der Feldauswahl) den gewünschten Importmodus für Kennzeichen aus. Zusatzliste In Zusatzlisten können Sie die Felder wählen, die durch den Import überschrieben werden sollen. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Option Neue hinzufügen Neue Zeilen in der Zusatztabelle der Quelldatei werden in der Ziel-Adresstabelle hinzugefügt. Beispiel: Zusatztabelle Zusatztab. Zusatztab. Quelldatei Zieltabelle B A C C Zusatztab. Zieltabelle nach Abgleich A B C Option: Hinzufügen und aktualisieren Neue Zeilen werden ergänzt und bestehende geänderte Zeilen durch die Daten der Quelldatei überschrieben. Beispiel: Zusatztabelle Quelldatei Zieltabelle B A Cneu C Zieltabelle nach Abgleich A B Cneu Option: Ersetzen Die Einträge der Zusatztabelle der Quelldatei werden 1:1 Seite 267 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x in die Ziel-Adresstabelle übernommen. Alle Einträge der Ziel-Adresstabelle gehen dabei verloren. Beispiel: Zusatzliste Quelldatei Zieltabelle B A C C Kennzeichen Kategorie Zieltabelle nach Abgleich B C Möglicherweise wurden in der Quelldatei Kennzeichen verwendet, die in der Ziel-Adresstabelle nicht vorhanden sind. Aufgrund der referentiellen Integrität einer SQLDatenbank können aber nur Kennzeichen übernommen werden, die auch in der AG-VIP SQL Installation definiert worden sind. Option: Neue hinzufügen Neue, in der Quelldatei verwendete aber in der ZielAdresstabelle noch nicht vorhandene Kennzeichen, werden der Kennzeichenkategorie hinzugefügt. Option: Nur bestehende Es werden nur Kennzeichen importiert, die auch in der aktuellen AG-VIP SQL Installation definiert sind. Achtung! Enthält die Quelldatei ein neues Kennzeichen, wird das Kennzeichenfeld nach dem Import in der Zieltabelle leer sein!!! Benutzer Beim Anlegen oder Ändern eines Datensatzes wird automatisch der Benutzername in den Feldern AngelegtVon sowie ÄnderungVon hinterlegt. Historieneinträge enthalten ebenfalls eine Benutzerinformation wer den Eintrag gemacht hat. Für diese Informationen stehen zwei Importoptionen zur Auswahl: Option: nur bestehende Seite 268 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Gibt es den Benutzer bereits in der AG-VIP SQL Installation, werden die Benutzerinformationen 1:1 übernommen. Ansonsten gehen die Benutzerinformationen verloren. Stattdessen erscheint der Eintrag <System>. Option: Neue hinzufügen Es wird ein Schattenkonto des neuen Benutzers angelegt. Die Benutzerinformationen bleiben in eckigen Klammern erhalten. Dieser Benutzer taucht in der Benutzerverwaltung nicht auf. Der Benutzer wird wie ein gelöschter Benutzer geführt! Damit können Sie die Benutzerinformationen übernehmen, ohne Ihre Benutzerverwaltung aufzublähen. 5. Wählen Sie den Weiter-Schalter 6. Wählen Sie den gewünschten Importmodus. Es empfiehlt sich der Seite 269 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Importmodus Neue Adressen und Änderungen, wenn eine Aktualisierung bestehender Daten stattfinden soll. Der Importmodus Alle Adressen als NEU importieren, vergibt für jede Adresse neue GUIDs, d.h. neue eindeutige Adress-IDs und verwendet nicht die GUIDs aus der Importdatei. Damit ist dann kein Datenaustausch / -abgleich mit einem bestehenden AG-VIP SQLDatenbestand möglich. Letztes Importdatum für die Historie Dieses Datum benötigen Sie nur, wenn durch den Import auch bestehende Historieneinträge in der Ziel-Adresstabelle gelöscht werden sollen. Dies erfordert das Zugriffsrecht Löschen auf die Historie sowie das funktionale Recht Vollzugriff auf Historie. Entscheidend für das Abgleichdatum ist das AngelegtDatum bzw. ÄnderungDatum des Historieneintrages. Beispiel: Kein Abgleichdatum Quelldatei Ziel-Adresstabelle Ziel-Adresstabelle nach Abgleich A - B B² B wenn Modus Änderungen - C C bleibt bestehen A wird immer kopiert Beispiel: Abgleichdatum wird angegeben Quelldatei ZielAdresstabelle Abgleichdatum (Z) Ziel-Adresstabelle nach Abgleich A A² A < A² < Z A² Beide Einträge sind älter als das Abgleichdatum. Nichts Seite 270 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x passiert. B B² B <B² > Z B² Es wird in der ZielAdresstabelle nichts verändert, weil der Historieneintrag in der Zieltabelle aktueller ist als das Abgleichdatum C C² C > C² > Z C Wenn Modus Änderung, wird der Eintrag C aktualisiert. D D² D > D² > Z D Wenn Modus Änderungen, wird der Eintrag D aktualisiert. E—E < Z Nichts Der Eintrag E ist in der ZielAdresstabelle nicht vorhanden. Er muss also in der Zentrale vor dem Abgleichdatum gelöscht worden sein.— F² F² < Z F² wird in Modus Änderungen und mit notwendigen Rechten auf die Historie (Vollzugriff + Löschrecht), gelöscht. Denn in der Quelldatei ist dieser Eintrag offensichtlich nach dem Abgleichdatum gelöscht worden. G—G > Z G Der Eintrag G wurde nach dem Abgleichdatum in der Quelldatei neu angelegt. Der H² > Z H² H² bleibt unverändert erhalten, da der Eintrag nach dem Abgleichdatum neu angelegt wurde. Seite 271 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x neue Eintrag wird in die ZielAdresstabelle kopiert.—H² Schalter Speichern Speichern Sie Ihre Importeinstellungen mit einem selbsterklärenden Namen für die spätere Wiederverwendung ab. Aktivieren Sie den Fertig stellen-Schalter, um den Import zu starten. 7. Sie erhalten eine Information über die Anzahl gelesener, neu angelegter, geänderter und ignorierter Datensätze. 8. Um zu sehen, welche Datensätze durch den Datenimport neu hinzugekommen oder aktualisiert wurden, wählen Sie aus dem Standard Ribbon den Befehl Auswertung. Definieren Sie im Feld AbgleichDatum das Datum des Abgleichs und alle geänderten oder neu angelegten Adressen werden Ihnen entsprechend angezeigt. 15.5 Feldinhalte tauschen Zweck: Oftmals wird es notwendig, Feldinhalte von AG-VIP SQL in ein anderes Feld zu übernehmen. Im Folgenden wird der Feldinhalt von TelefonFirma nach Seite 272 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x TelefonZentrale übernommen. Dabei wird zunächst ein Datenexport mit anschließendem Reimport vorgenommen. Vorgehensweise: 1. Selektieren Sie alle Adressen, indem Sie aus dem Standard Ribbon den Punkt Auswertung wählen oder aktivieren Sie das Symbol. Geben Sie kein Selektionskriterium an, sondern wählen nur den OK -Schalter. Es erscheint eine Liste aller Adressen der aktuellen Adresstabelle. 2. Wählen Sie aus dem Ausgabenfenster Ribbon den Befehl exportieren, den Punkt Exportieren oder aktivieren das Symbol in der Listenanzeige. Der Exportassistent öffnet sich: Seite 273 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 3. Wählen Sie als Exportformat z.B. Ascii-Datei (Komma / ANSI). Aktivieren Sie den Weiter-Schalter, um die Exportfelder auszuwählen. 4. Für die Ausgabefelder wählen Sie die ID sowie die TelefonFirma. Die ID dient der Identifikation der einzelnen Datensätze beim Reimport. Wählen Sie anschließend den Fertig stellen-Schalter. 5. Jetzt starten Sie den Import in AG-VIP SQL über das Sonstiges Ribbon,Ribbon Import. Seite 274 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 6. Wählen Sie als Datenformat das zuvor exportierte Format Ascii-Datei (Komma / ANSI) aus. Bei Quelldatei geben Sie Ihre zuvor erzeugte Exportdatei an. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter. 7. Wählen Sie die Ziel-Adresstabelle aus, aus der Sie die Felder tauschen möchten und aktivieren Sie den Weiter –Schalter. Seite 275 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 8. Nehmen Sie nun die gewünschte Feldzuordnung vor. Das Feld Telefon der Quelldatei ordnen Sie nun dem Feld TelefonZentrale der Zieladresstabelle zu. Damit erscheint der Inhalt von Telefon in TelefonZentrale. Die ID können Sie über den Auto-Schalter automatisch zuordnen lassen. Aktivieren Sie den Weiter-Schalter, um zum nächsten Schritt des Import-Assistenten zu gelangen. Seite 276 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 9. Wählen Sie als Importmodus für Adressen nun Nur Änderungen. Denn Sie möchten ja keine neuen Datensätze anlegen, sondern nur die bestehenden Datensätze aktualisieren. Damit der Import auch bei den richtigen Adressen erfolgt, aktivieren Sie unter Abgleich der Adressdaten über das Feld ID. 10. Über den Fertig stellen-Schalter starten Sie den Importvorgang. Das Feld TelefonFirma befindet sich nun im Feld TelefonZentrale. Analog können Sie dies mit jedem anderen Feld in der Adresstabelle machen. 15.6 Telefonie In AG-VIP SQL integriert ist die Telefonanbindung über die standardisierte MSTAPI-Schnittstelle. Darüber können Sie mit einer TAPI-fähigen Wähleinrichtung (Telefon, Telefonanlage, ISDN-Karte, …) direkt aus der aktuellen Adresse telefonieren, Anrufe planen oder auch eingehende Anrufer identifizieren. Den notwendigen TAPI-Treiber erhalten Sie vom Hersteller Ihrer Wähleinrichtung. Eine Übersichtsliste von TAPI-fähigen Wähleinrichtungen finden Sie im Internet unter http://www.grutzeck.de. In diesem Abschnitt wird die Telefonie im Rahmen des freien Arbeitens dokumentiert. Projektbezogene Telefonie im Powerdial ist im Rahmen der Seite 277 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x optionalen Workflow-Engine möglich und wird dort auch dokumentiert. Handbuch optionaler Workflow 15.6.1 Einrichtung Zweck: Damit Sie von Ihrem Arbeitsplatz aus Telefonieren können, müssen Sie einmalig die notwendigen Parameter einrichten. Die Einrichtung ist nur vorzunehmen, falls Ihr Administrator noch keine Einrichtung über die Benutzerverwaltung für Sie vorgenommen hat oder Sie mit einer FirstParty-TAPI-Lösung arbeiten, d.h. das Arbeitsplatztelefon über ein Kabel direkt mit Ihrem PC verbunden ist. In jedem Fall müssen die Wahlparameter einmalig auf jedem Arbeitsplatz eingerichtet werden. Darin sind Angaben zur Ortsvorwahl und Amtsholung enthalten. Vergleichen Sie bitte auch die ausführliche Dokumentation im Administratorhandbuch von AG-VIP SQL Vorgehensweise: 1. Wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Telefon Optionen. Detaillierte Hinweise finden Sie unter Telefon Optionen 2. Im zweiten Schritt stellen Sie die Wahlparameter für diesen Arbeitsplatz ein. Dazu aktivieren Sie den Befehl Wahlparameter aus dem Menü Datei. Geben Sie hier die Telefonvorwahl ein und legen die Amtsholung fest. Bei einem ISDN-Basisanschluss gibt es i.d.R. keine Amtsholung. Verwenden Sie eine Telefonanlage erfolgt die Amtsholung zumeist über die Null „0“. Weitere Details: Telefon Wahlparameter Seite 278 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 15.6.2 Outbound Zweck: Sie können aus einer aktuellen Adresse, direkt einen Anruf tätigen oder einen Anruf planen. Die Telefonie Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie über eine TAPI-fähige Wähleinrichtung verfügen und die notwendigen Parameter korrekt eingerichtet wurden. 15.6.2.1 Sofortige Anwahl Vorgehensweise: 1. Lesen Sie die gewünschte Adresse in AG-VIP SQL ein. 2. Es stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: 3. Aktivieren Sie aus der oberen Standard Symbolleiste den -Schalter. Es werden Ihnen alle verfügbaren Telefon-Nr. zur Anwahl angezeigt. Treffen Sie Ihre Auswahl: 4. Oder: Wechseln Sie in eine Ansicht mit der Kommunikationsliste. Markieren Sie dort die gewünschte Telefon-Nr. und aktivieren den grünen Anwahlschalter bzw. den Schalter , um ein Telefonat zu planen: Seite 279 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 5. Der Wahlvorgang beginnt. Links in der unteren Statusleiste sehen Sie den aktuellen Anwahl Status: 6. Kommt die Verbindung zustande und der Gesprächspartner nimmt das Gespräch entgegen, kommt die Kontakthistorie in den Vordergrund. Sie können direkt Notizen zum Gespräch eingeben: Seite 280 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 7. Die Telefonleiste ist nun aktiv. Abhängig vom eingesetzten TAPI-Treiber stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Lautsprecher ein- / ausschalten, sofern diese Funktion über den TAPI-Treiber gesteuert werden kann. Auflegen. Beendet das aktuelle Telefonat. Dabei wird automatisch bei ausgehenden Gesprächen auch die Gesprächsdauer in der Historie protokolliert. Erlaubt die Rückfrage bzw. das Makeln zu einem anderen Gesprächspartner. Aktivieren Sie das Drop-Down-Feld, werden alle Anwender von AG-VIP SQL angezeigt: Seite 281 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Anwender ist eingeloggt. Die Leitung ist frei. Anwender ist nicht in AG-VIP SQL angemeldet. Anwender ist angemeldet, telefoniert aber aktuell. Diese Information hängt davon ab, ob der AG-VIP SQL Backend Services eingesetzt wird. Wechselt bei einer Rückfrage zwischen erstem und zweitem Gespräch Konferenzschaltung, sofern der TAPI-Treiber das unterstützt. Wiedervorlage. Nach Gesprächsende können Sie direkt ein neues Telefonat planen. Einzelne Email schreiben: Direkt aus AG-VIP SQL können Sie aus der Kommunikationsliste eine Email schreiben. Dazu markieren Sie einfach die gewünschte Emailadresse und klicken auf den Schalter: Es wird ein Mailto-Befehl an die Windows-Shell mit dieser Emailadresse abgesetzt. Damit startet Ihr im System als primäres Emailprogramm registrierter E-Mail-Client, z.B. MS-Outlook oder Outlook Express, und übernimmt direkt die E-Mail-Adresse in die Empfängerzeile: Seite 282 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x In Verbindung mit MS-Outlook finden Sie vordefinierte Beispielhilfsmittel, die eine Email in Outlook erzeugen und die neu erzeugte Email auch direkt mit dem Historieneintrag verknüpfen. 15.6.2.2 Telefonat planen Zweck: Sie haben z.B. Ihrem Kunden ein Angebot geschrieben. Jetzt möchten Sie nach vier Tagen das Angebot telefonisch nachfassen. Dazu bietet AG-VIP SQL die Möglichkeit, Telefonate zu planen. Zum gegebenen Zeitpunkt weist AG-VIP SQL Sie auf das nun zu tätigende Telefonat hin. Vorgehensweise: 1. Lesen Sie die gewünschte Adresse ein. 2. Markieren Sie entweder in der Kommunikationsliste die gewünschte TelefonNr. oder aktivieren den -Schalter. 3. oder Wechseln Sie in die Ansicht der Historie und aktivieren dort den Schalter. 4. - Das Dialogfenster zur Erfassung des geplanten Telefonates erscheint: Seite 283 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 8. 5. Geben Sie Datum und Uhrzeit ein, wann das Telefonat durchgeführt werden soll. Aktivieren Sie die Option Wecker, wenn Sie durch ein akustisches Signal erinnert werden wollen, dass dieses Telefonat nun fällig geworden ist. Unter Benutzer können Sie die Telefonwiedervorlage einem anderen Anwender zuweisen. Im letzten Eingabe- und Auswahlfeld bestimmen Sie die anzuwählende Telefon-Nr. Im Bemerkungsfeld hinterlegen Sie eine Information über den Grund des Anrufs. Ggf. lässt sich eine Datei verknüpfen. 6. Aktivieren Sie den OK-Schalter, um die Telefonwiedervorlage zu speichern. Sobald Sie den gesamten Datensatz über die F12-Taste speichern, wird auch die Telefonwiedervorlage abgespeichert. 7. Wird die Telefonwiedervorlage fällig, erscheint diese in der Aktivitätenliste: Über den Seite 284 -Schalter lösen Sie den Anwahl Vorgang aus. AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x 15.6.3 Inbound Zweck: Bei einem eingehenden Anruf sucht AG-VIP SQL anhand der eingehenden RufNummer den oder die zugehörigen Adressdatensätze und zeigt Ihnen diese an. Dies setzt voraus: 1. dass Sie eine TAPI-fähige Wähleinrichtung nutzen und so Informationen über eingehende Anrufe an AG-VIP SQL übergeben werden können. 2. Dass der externe Teilnehmer seine Ruf-Nummer nicht unterdrückt. 3. In den Telefonieeinstellungen von AG-VIP SQL (Extras, Telefon Optionen, Reiter Inbound) die eingehende Anruf Signalisierung aktiv ist. Vorgehensweise: 1. Ein Anruf geht ein. AG-VIP SQL sucht anhand der übergebenen RufNummer des externen Teilnehmers die zugehörigen Adressen und zeigt diese in der Ausgabeliste der globalen Suche an: 2. Durch Doppelklick auf die gewünschte Adresse, haben Sie sofort alle relevanten Informationen für ein effektives Gespräch verfügbar. In der Historie lassen sich nun direkt Gesprächsnotizen eingeben. Seite 285 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Führt die Suche zu genau einem eindeutigen Treffen, wird der Datensatz direkt eingelesen. In obigen Screenshot werden auch Tickets zur gefundenen Adresse im optionalen Workflow zur Bearbeitung angezeigt. 16 Hotkeys Die Tastenbelegung kann individuell verändert werden. Hier werden die Standardvorgaben beschrieben: Tasten Funktion ESC Abbrechen. Leert die aktuellen Eingabefelder ohne zu speichern F1 Online-Hilfe starten F2 Eintrag umbenennen bzw. Feld bearbeiten F4 Datensatz suchen F5 Datensatz einlesen bzw. Ansicht aktualisieren F6 Zeigt die nächste Ansicht an F12 Speichern der Adresse bzw. Abschluss der Ticketbearbeitung im optionalen Workflow. Im Scriptmodus nächste Seite. Leertaste In manchen Listenanzeigen: Bearbeiten des Datensatzes Bei logischen Feldern: Haken setzen / entfernen Bild Unten Nächsten Datensatz einlesen Bild Oben Vorhergehenden Datensatz einlesen Tab Springt in nächstes Feld Seite 286 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Tasten Funktion Strg + C Kopiert den markierten Text in die Zwischenablage. Strg +1, 2, … Springt zur Ansicht Nr. 1, 2, … Strg + N Neue Adresse anlegen bzw. eine Kopie der aktuell angezeigten Adresse erzeugen. Strg + S Adresse manuell selektieren Strg + V Fügt den Inhalt der Zwischenablage an der aktuellen Cursorposition ein. Strg + F4 Verlässt den aktuellen Bearbeitungsmodus, z.B. Adresstabelle im freien Arbeiten schließen. STRG+TAB Der nächste Reiter wird angezeigt. Das kann eine Ansicht oder der nachfolgende Reiter in einer Liste sein. STRG+ Bild Unten Nächste Reiter wird angezeigt Umschalt + F4 Globale Suche über alle Adresstabellen, in denen Sie Zugriffsrechte besitzen. Umschalt + F6 Zeigt die vorhergehende Ansicht an Umschalt + Tab Springt in das vorhergehende Feld Umschalt + Strg + A Öffnet das Aktivitätenfenster mit Wiedervorlagen und dem Verlauf der zuletzt bearbeiteten Adressen Umschalt + Strg + H Öffnet das Hierarchiefenster Umschalt + Strg + M Öffnet das Monitorfenster Umschalt + Strg + N Öffnet das Monitorfenster im Workflowmodus Umschalt + Strg + O Öffnet das Ausgabefenster: Such- und Selektionsergebnisse Umschalt + Strg + P Kopiert die Postfachanschrift in die Zwischenablage Seite 287 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Tasten Funktion Umschalt + Strg + S Kopiert die Straßenanschrift in die Zwischenablage Umschalt + Strg + W Öffnet das Arbeitsbereichsfenster Umschalt + Strg + T Öffnet die Symbolleiste für die Telefonie Umschalt + Strg + Bild Unten Vorhergehende Ansicht wird geöffnet Alt + STRG + N Neuen Ansprechpartner zur aktuellen Adresse anlegen (Hierarchie) Alt + Pfeil Unten Öffnet Dropdownauswahlliste in Kennzeichen- oder Datumsfeldern Alt + Pfeil Rechts Nächste Ansicht wird geöffnet Seite 288 17 Schlagwortregister 1 1-Beziehung ............................... 170 Access Export ........................................ 259 Import ........................................ 262 Administration................................. 45 Administrative Aufgaben .............. 196 Adresse Ändern ....................................... 144 Bearbeiten abbrechen ................... 77 Erfassen...................................... 241 Exportieren................................. 137 Kopieren ................................ 72, 74 Löschen ........................................ 78 Löschen mehrere ........................ 143 Neu anlegen ................................. 73 Speichern ..................................... 70 Suchen.......................................... 96 Zwischenablage ................. 163, 165 Adressen Kopieren in Adresstabelle .......... 158 AdressePostfach .......... Siehe Anschrift AdresseStraße .............. Siehe Anschrift Adresstabelle Auswählen ................................... 42 Kopieren .................................... 158 Verschieben ............................... 161 Aktivitäten ..................................... 112 Aktivitätenliste ................................ 24 Aktualisieren einzelne Adresse .......................... 77 Liste ........................................... 195 Alarm .............................. 40, 111, 113 Amtsholung ..................................... 50 Analyse .......................................... 177 Andere Fenster .............................. 195 Ändern mehrere Datensätze .................... 144 Annehmen ..................................... 128 Anruf Siehe Telefonat, Siehe Telefonat Anruferkennung ............................... 53 Anschrift ........................................ 244 Ansicht Anpassen ...................................... 29 Hilfsmittel ................................... 215 Hotkeys definieren ........................ 32 Listen ............................................ 24 Nächste Ansicht .......................... 127 Ribbondarstellung......................... 32 Symbolleisten anpassen ................ 29 Vorhergehende Ansicht .............. 127 Ansichten Alle anzeigen ................................ 22 Ausblenden ................................... 23 Verwalten ..................................... 23 Verwalten und Anzeigen .............. 21 wozu ............................................. 20 Ansprache personalisiert............................... 243 Ansprechpartner ........ Siehe Hierarchie Neuer ............................................ 70 Arbeitsbereichsleiste ...................... 116 Aufgaben ............ Siehe Wiedervorlage Ausgabefenster ....................... 117, 136 Außendienst ................................... 257 Auswahl alle .............................................. 165 aufheben ..................................... 165 über Auswertung ........................ 166 Auswertung ...................................... 79 Verfeinern ................................... 169 Autotext ......................................... 245 Auwahl invertieren ................................... 166 Bearbeiten ...................................... 144 Abbrechen .................................... 77 Aktualisieren................................. 77 Etikett drucken............................ 201 Seite 289 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Geparkte Vorgänge ....................... 76 Kopieren ....................................... 78 Löschen ........................................ 78 Neue Adresse ................................ 72 Parken ........................................... 75 Speichern ...................................... 70 Beenden ........................................... 69 Benutzermonitor ............................ 195 Bookmark....................................... 236 Brief ............................................... 246 c/o ............................. Siehe Ansprache Checkliste....................................... 196 Controlling ..................................... 177 CRM Monitor ................................ 196 CRM Verknüpfung ........................ 125 CRM-Statistik ................................ 181 CTI ................................................... 48 Datei Administration .............................. 45 Adressen ....................................... 42 Beenden ........................................ 69 Doppelte Adressen suchen .......... 203 Import ......................................... 202 Projekte ......................................... 43 Ribbon .......................................... 42 Schließen ...................................... 68 Daten Anzeigen ....................................... 20 Datenabgleich ................................ 257 Datenaustausch .............................. 257 Datensatz Erste Adresse .............................. 105 Letzte Adresse ............................ 107 Nächster ...................................... 106 Vorhergehender .......................... 106 Datensätze Seite 290 Aktualisieren .............................. 195 Ändern ........................................ 144 Anzeige anpassen ....................... 193 Auswertung verfeinern ............... 169 Erweitern .................................... 172 Etiketten drucken ....................... 184 Exportieren ................. 137, 163, 165 Kopieren in Zwischenablage ..... 163, 165 Listeneintrag entfernen ............... 136 Löschen ...................................... 143 manuell übernehmen .................. 163 Reduzieren.................................. 170 Sortieren ..................................... 167 Verschieben in Adresstabelle ..... 161 Debuggen ....................................... 210 Design .............................................. 38 Dialogpost...................................... 174 Docken ............................................. 24 Dokument ...................................... 246 Doppelte Adressen ................. 173, 203 Drucken Liste ............................................ 182 Report ......................................... 192 Dubletten ....................................... 173 Dupletten ....................................... 203 Einrichtung .................................... 228 Telefonie .................................... 278 Einstellung ...................Siehe Optionen Einstellungen ................................... 57 Elsbeth ......................... Siehe Overdial Email ..................................... 226, 245 einzeln ........................................ 282 Enternen Datensatz aus Liste ..................... 136 Erscheinungsbild ........................... 228 Etikett einzeln ........................................ 201 Etikette einrichten ................................... 184 mehrere Adressen ...................... 184 Excel.............................................. 254 Export ............................................ 137 über Zwischenablage ......... 163, 165 Extras Kennwort ändern.......................... 46 Telefon Optionen ......................... 48 Wahlparameter ............................. 55 F1 .................................................. 211 falsche Ruf-Nr ............................... 135 Fax ................................................. 245 Fehler .................................... 210, 213 Feldinhalte tauschen ...................... 272 Fenster ............................................. 24 Fenster Look & Feel ................................. 38 Fernwartung .................................. 213 Filter Historie ...................................... 237 Freies Arbeiten ................................ 19 Erste Schritte ................................ 20 Geokoordinaten ............................... 90 Geparkt ............................................ 76 globale Suche ................................ 101 Größe Darstellung ........................... 33 H .................................................... 123 Handbücher ................................... 213 Händler .............................................. 8 Hierarchie ...................................... 117 Anzeigen .................................... 119 Funktionen ................................. 120 Neuer Ansprechpartner ................ 70 Workflow ................................... 119 Hilfe ...................................... 211, 213 Probleme bei Aufruf .................. 212 Hilfsmittel ............................. 215, 246 Ansicht ....................................... 215 Verwenden .................................. 217 Historie........................................... 229 Filter ....................................... 237 Abgleich ..................................... 270 Ansicht................................ 230, 233 Aufbau ........................................ 230 Funktionen .................................. 235 Kontakt erfassen ......................... 239 Suchen ........................................ 238 Hotkeys .................................... 32, 286 Import ............................................ 202 Excel ........................................... 254 Vorgehensweise .......................... 247 Inbound ............................................ 61 Inbound nur Ziffern analysieren ................. 54 Inbound .......................................... 101 Inbound .......................................... 285 Internet ........................................... 245 kanonische Form. ............................. 61 Kennwort Ändern durch Benutzer ................. 46 Knowledge Base ............................ 213 Kommunikation ............................. 245 Konferenz....................................... 134 Kontakte ........................ Siehe Historie Kontexthilfe ................................... 212 Kopieren Adressen in Adresstabelle .......... 158 Aktuelles Feld ............................... 78 Anschrift ....................................... 78 Land Datenbank ..................................... 64 Sprache ......................................... 64 Standort ........................................ 64 Lautstärke......................................... 40 Liste ............................................... 182 Liste ............................................... 167 Statistik ....................................... 177 Liste Spalten anzeigen ......................... 193 Seite 291 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Liste Aktualisieren............................... 195 Listen ............................................... 24 Lizenz ................................................ 8 Löschen Datensätze .................................. 143 Einzelne Adresse .......................... 78 Makeln ........................................... 134 Makros ........................................... 210 Monitor .......................................... 126 Benutzer ...................................... 195 CRM ........................................... 196 Overdial ...................................... 196 Performance ................................ 196 Projektmonitor ............................ 195 Nebenstelle....................................... 50 Notizbereich ................................... 126 Oberfläche .................................. 27, 38 Online-Hilfe ................................... 211 Optionen..................................... 57, 67 Land Standort ............................... 64 Sprache Standort ........................... 64 Telefon.......................................... 48 Ortsteil ergänzen .............................. 61 Outbound ....................................... 279 Overdial ........................................... 64 Overdial Server Einwahlnummer ........................... 65 Mandant Code .............................. 66 Mandant PIN ................................ 66 Name ............................................ 65 Port ............................................... 65 Overdialmonitor ............................. 196 Parameter .............. 57, Siehe Optionen Parken .............................................. 75 Passwort ..................... Siehe Kennwort Seite 292 Pause ................................................ 77 Performancemonitor ...................... 196 Personalisierte Ansprache .............. 243 PLZ Anschrift Onlineprüfung ........................ 244 Ermittlung .................................. 244 PLZ-Pfad ......................................... 58 Porto .............................................. 174 Porto-Optimierung ......................... 174 Predictive Dialing ........ Siehe Overdial Projekt Statistik ............................. 181 Projekte Auswählen .................................... 43 Projektstatistik ............................... 198 Raubkopie .......................................... 8 Rechtschreibprüfung .................. 58, 59 Reduzieren Auswertung ................................ 169 Datensätze .................................. 170 Report ............................................ 202 Drucken ...................................... 192 Reports........................................... 200 Ribbon ....................................... 27, 33 Rückfrage ...................................... 129 Ruf annehmen ................................ 128 Ruf-Nr. Identifzierung ................... 101 Schalter Historie ....................................... 235 Schließen ......................................... 68 Scriptansicht .................................. 199 Scriptverlauf .................................. 199 Sehbehinderung ............................... 33 Selektion ......... 162, Siehe Auswertung manuell ....................................... 163 Serienbrief ............................. 174, 219 Serienemail ............................ 219, 226 Serienfax ....................................... 219 Sonstiges ....................................... 200 Sortieren Liste ........................................... 167 Sounds ............................................. 40 Spalten Anzeige in Listen ....................... 193 Speichern Unter ............... Siehe Export Standard........................................... 69 Statistik Balkengrafik............................... 177 CRM .......................................... 181 Workflow ................................... 181 Statusleiste..................................... 200 Style ................................................ 38 Suche Telefon-Nr. .................................. 62 Suchen Adressen ...................................... 96 Auswertung .................................. 79 Doppelte Tickets ........................ 209 Erste Adresse ............................. 105 global ......................................... 101 Historie ...................................... 238 Letzte Adresse............................ 107 Nächster Datensatz .................... 106 Schnellsuche .............................. 106 Telefon-Nr. .................................. 62 Vorhergehende Adresse ............. 106 Support .................................... 67, 213 Symbolleiste Hilfsmittel .................................. 215 Symbolleisten .................................. 27 Arten ........................................... 27 ein-/ausblenden ............................ 31 Tablet .............................................. 33 Tabulator ....................................... 241 TAPI .................................. 48, 67, 277 Auswahl Treiber .......................... 50 Einrichtung................................. 278 Tastenbelegung ........................ 32, 286 Tauschen ........................................ 272 Telefon Optionen ....................................... 61 Telefon Amtsholung .................................. 56 Anruferkennung ............................ 53 Nebenstelle ................................... 50 Optionen ....................................... 48 TAPI ............................................. 48 Wahlparameter ............................. 55 Telefon ............................................. 67 Telefonanruf................................... 107 Telefonat Annehmen .................................. 128 Beenden ...................................... 129 Eingehend ................................... 285 Geplant ....................................... 283 Konferenz ................................... 134 Makeln ........................................ 134 Rückfrage ................................... 129 Wahlwiederholung ..................... 134 Telefonie ................................ 128, 277 Einrichtung ................................. 278 falsche Nr ................................... 135 Inbound ....................................... 285 Outbound .................................... 279 Telefon-Nr. .............................. 61, 245 Telefon-Nr. Suche ............................ 62 Tickets erzeugen...................................... 167 ToDo .................. Siehe Wiedervorlage Touch Oberfläche............................. 33 Trennzeichen .................................... 61 Überschriftsleiste ........................... 199 Umkreissuche ................................... 90 Vererbung .............................. 118, 121 Verlauf ............................................. 25 Verschieben Adressen in Adresstabelle .......... 161 Version ...............................................8 Seite 293 AG-VIP SQL - Anwender Release 1.5x Vorgehensweisen ........................... 241 Wahlparameter ................................. 55 Wahlwiederholung ......................... 134 Wecker ....................... 40, Siehe Alarm Wiedervorlage .................................. 24 Wiedervorlage ................................ 110 Wiedervorlage Liste ............................................ 112 Wiedervorlage Liste ............................................ 113 Wiedervorlage Telefonisch ................................. 283 Seite 294 Wiedervorlagen Filtern ......................................... 115 Word ...................................... 219, 246 Workflow Hierarchie ................................... 119 Tickets ........................................ 209 Workflow Projektmonitor .............. 195 Zeilenschaltung .............................. 241 Zwischenablage alle Datensätze kopieren............. 165 Historie ....................................... 236 Mehrere Datensätze kopieren ..... 163
