Elektronische Lohndeklaration

Elektronische Lohndeklaration
Kostenlose Zusatzleistung für Unternehmen
Entlastet Unternehmen bei der Administration
Erledigt per Knopfdruck jährlich die Lohndeklaration
Unterstützt den Datenaustausch mit Helsana, Behörden und Sozialversicherungen
Die moderne Art,
Lohndaten zu managen
Mit der elektronischen Lohndeklaration (Lohnstandard-CH) werden die
Lohndaten direkt aus Ihrer Lohnbuchhaltungssoftware via Internet
an Helsana übermittelt. Dafür muss die im Unternehmen verwendete
Lohnbuchhaltungssoftware von swissdec zertifiziert sein.
Swissdec ist das neue Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungen und ein Gemeinschaftsprojekt von Bund,
Steuerkonferenz, AHV/IV, des Schweizerischen
Versicherungsverbandes und der Suva. Dank neuesten Technologien ist ein system- und soft wareunabhängiger Datenaustausch möglich.
Die elektronische Lohndeklaration ist ganz einfach: Mit einem Mausklick lässt sich die jährliche
Administration mit Behörden, Ämtern und Sozialversicherungen erledigen. Bindeglied zwischen
den Unternehmen und den Empfängern bildet der
Distributor, welcher die Daten empfängt, filtert
und an die zuständigen Stellen weiterleitet (siehe
Grafi k). Dem Distributor kommt eine zentrale
Rolle zu: Er muss sicherstellen, dass alle Empfänger
nur die Daten erhalten, welche sie zur Erfüllung
ihrer Aufgaben tatsächlich benötigen.
Elektronische Datenübermittlung
entlastet Unternehmen
Lohnstandard-CH
Unternehmen
Distributor
Helsana
Andere
Andere Privatversicherer
UVG, UVGZ, KTG, BVG
Steuerverwaltungen
(BE)
1. Konfiguration der Lohnbuchhaltung
Diese Art von Datenübermittlung erfordert selbstverständlich auch ein hohes Mass an Datenschutz.
Dank einer digitalen Signatur und einer SSL-Verschlüsselung kann eine sichere Ü ber mittlung
garantiert werden. Nach der Übermittlung an die
Endempfänger werden die Daten beim Distributor
automatisch gelöscht.
Dieser Leitfaden hilft Ihnen, optimal auf den Start
zur elektronischen Lohndeklaration vorbereitet
zu sein. Er begleitet Sie schrittweise durch den Ablauf der elektronischen Lohndeklaration.
Um die Lohndaten zu übermitteln, muss die Lohnbuchhaltungssoft ware vor dem ersten Lohnlauf des
Jahres konfiguriert werden.
Folgende Schritte sind zu erledigen:
1. Erfassen Sie die Personengruppen, Höchstlohnsummen und versicherten Lohnbestandteile
gemäss dem bei liegenden Versicherungsprofil.
2. Weisen Sie Ihren versicherten Arbeitnehmenden
den jeweiligen Code für die betreffenden Personengruppen zu (Codezuweisung ist auch bei
Mutationen und Neueintritten zu realisieren).
3. Erfassen Sie bei den elektronischen Lohnempfängern Helsana als Ihren Versicherungspartner.
Nur bei einer exakten Erfassung der Daten kann
eine reibungslose Übermittlung und korrekte
Verarbeitung der Lohndaten sichergestellt werden.
Zusammenfassung der Lohndeklaration: Nach der
Anmeldung erscheinen die über mittelten Daten.
Bezeichnungen
Inhalte
2. Lohnabrechnung
Abrechnungsjahr
Die laufende Lohnabrechnung kann wie gewohnt
erfolgen.
Jahr, für welches die Lohndaten
deklariert werden
Absender
Name und Adresse des Unternehmens /Kunden
Kundennummer
Ihre Kundennummer
Vertragsnummer
Nummer des Vertrages, für den die
Lohndeklaration abgegeben wird
Erstellungsdatum
Zeitpunkt des Versands der Lohndaten aus der Lohnbuchhaltungssoftware
Empfangsdatum
Zeitpunkt des Empfangs der Lohndaten bei Helsana
Request ID
Übermittlungsidentifikationsnummer, welche Sie bei Supportanfragen
bereithalten sollten
Response ID
Bestätigungsidentifikationsnummer,
welche Sie bei Supportanfragen
bereithalten sollten
Total prämienpflichtige
Lohndaten
Anzeige der Lohndaten nach Personengruppen und ggf. nach Geschlecht
aufgeteilt. Personengruppen, die
gemäss Vertrag versichert sind, aber
keine Daten enthalten, werden trotzdem angezeigt.
3. Lohndeklaration
Am Ende des Jahres müssen die Lohndaten in Form
einer Lohndeklaration Helsana mitgeteilt werden.
Neu müssen Sie dank der elektronischen Über mittlung keine Lohndeklarationsformulare mehr ausfüllen, sondern dies geschieht direkt aus der Lohnbuchhaltungssoft ware heraus.
Folgende Punkte müssen Sie dazu beachten:
1. Übermitteln Sie Ihre Lohndaten mittels Mausklick.
2. Daraufhin erhalten Sie von Helsana eine Übermittlungsbestätigung.
3. Mit dem in der Übermittlungsbestätigung enthaltenen Link gelangen Sie auf die gesicherte
Bestätigungs-Webseite von Helsana. Dort können
Sie Ihre Lohndeklaration kontrollieren und freigeben (siehe dazu Punkt 4). Erst nach Ihrer Freigabe auf der Bestätigungs-Webseite berechnet
Helsana die definitive Prämie und stellt die definitive Abrechnung aus.
4. Lohndeklaration Bestätigungs-Webseite
Login: Melden Sie sich mit Ihrer Vertragsnummer
bei der Bestätigungs-Webseite an. Username und
Passwort werden aus Ihrer Lohnbuchhaltung automatisch übernommen (siehe Abbildung).
Lohndeklaration ergänzen: Sollte es Ihnen nicht
mehr möglich sein, Daten mit Ihrer Lohnbuchhaltungssoft ware zu bearbeiten, können Sie auch
bei der elektronischen Lohndeklaration nachträglich Lohnsummen korrigieren.
Lohndeklaration freigeben: Sind alle Personengruppen und Lohnsummen richtig angegeben, müssen
die Daten explizit freigegeben werden. Erst dann
werden die Daten von Helsana weiterbearbeitet, und
die Lohndeklaration ist abgeschlossen. Eine Bestätigungsseite steht als Druckversion zur Verfügung.
Lohndeklaration ausdrucken: Bitte drucken Sie die
Bestätigungsseite aus und archivieren Sie diese.
Senden Sie bei Bedarf weitere Exemplare der Bestätigungsseite an Ihren Broker oder Treuhänder.
XXX-00000-xx-0000-00
HEL-00257-de-0912-0002-18590
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Lohndeklaration zu löschen oder sich von der Bestätigungsseite abzumelden. Beachten Sie jedoch, dass Sie
beim Löschen der Lohndeklaration auf der Bestätigungsseite die Daten erneut aus Ihrer Lohnbuchhaltung an Helsana übermitteln müssen. Melden
Sie sich zwischendurch vom System ab, stehen
Ihnen die Daten weiterhin während max. 24 Stunden zur Verfügung, ohne dass Sie diese erneut
übermitteln müssen. Die erneute Anmeldung ist
nur über den Einstieg in der Lohnbuchhaltungssoft ware möglich. Ist die Frist von 24 Stunden abgelaufen, löschen wir die Daten aus Sicherheitsgründen.
Die Informationen entsprechen dem Stand bei Drucklegung.
Änderungen vorbehalten. Für die Leistungspflicht im Einzelnen sind die Vorschriften des Bundes sowie die Allgemeinen
und Zusätzlichen Versicherungsbedingungen (AVB / ZVB) der
Helsana Versicherungen AG verbindlich.
5. Definitive Abrechnung
Nach Freigabe Ihrer elektronischen Lohndekla ration berechnet Helsana die definitive Prämie und
stellt Ihnen die definitive Abrechnung per Post zu.
6. Support / Fragen
– Technische Probleme mit der Konfiguration
Ihrer Lohnbuchhaltungssoft ware oder bei der
Übermittlung Ihrer Lohndeklaration: Wenden
Sie sich bitte an den Kundendienst des Herstellers Ihrer Lohnbuchhaltungssoft ware.
– Fragen im Zusammenhang mit der Er fassung
der Personengruppen oder mit der Bestätigungsseite: Wenden Sie sich bitte an Ihren HelsanaUnternehmensberater.
Wir sind gerne für Sie da
Weitere Angaben zu Zusatzleistungen
und Personenversicherungen erhalten
Sie unter 0844 80 81 88. Oder wenden
Sie sich an Ihren Unternehmensberater.
Helsana Versicherungen AG
Marketing
Postfach
8081 Zürich
www.helsana.ch