Andrea Carlo Mazzocco: Der Live-Cycle von Unterlagen
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Der Lifecycle von Unterlagen Elektronische Informationsverwaltung und Archivierung 28. März 2017 Andrea C. Mazzocco, Präsident IG ICT Volkshaus Zürich «Blauer Saal» Stauffacherstrasse 60 8004 Zürich Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 1 Themen • Übersicht • Grundlagen der Informationsverwaltung I, II, III • Geschäftsverwaltung – RMS • Weitere Anforderung Anwendungen • Anforderungen – Ablieferung Archiv • Archiv – eigenes und Dienstleistung? • Stolpersteine und Leuchttürme • Fragen und Antworten • Weiterführende Links Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 2 Übersicht Bearbeitung Aufbewahrung Archivierung Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 3 Grundlagen der Informationsverwaltung I • Zweck Aktenführung • Rechtskonformität Geschäftsprozesse transparent – nachvollziehbar Ansprüche Staat belegt • Arbeitsunterstützung Übersicht Stand – Status der Bearbeitung Stellvertretung gewährleisten Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 4 Grundlagen der Informationsverwaltung II • Korrekte (rechtskonforme) Aktenführung • Authentisch – Urheber / Zeit / Geschäftszusammenhang • Zuverlässig - Unterlagen -> glaubwürdig und vollständig • Integer - Inhalt und Kontext -> geschützt vor Veränderung • Benützbar – Inhalt -> auffindbar und verständlich Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 5 Grundlagen der Informationsverwaltung III • Reglement • Geltungsbereich – Begriffe – Abläufe – Verantwortlichkeiten • Aktenplan • Leitung – Leistungserbringung – Support und Querschnittsaufgaben • Dossierprinzip • Einheit des Geschäfts - Ablage im Geschäftszusammenhang Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 6 Geschäftsverwaltung - RMS • Dossierprinzip • Ordnungssystem • Schutz und Sicherheit • Hinterlegung Metadaten (Bewertung, Fristen) • Abschliessen Dossiers (in ruhende Ablage) • Bewertung (in Archiv) Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 7 Weitere Anforderungen Anwendungen – Geschäftsverwaltung - RMS • Mindestanforderungen praxistauglich umgesetzt • Erweiterbarkeit garantiert – Die Welt dreht sich • Klare Schnittstelle Archiv - Einhalten Standards • Zusammenfassen gleicher Anforderungen über Organisationsgrenzen Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 8 Anforderungen an das Archiv • Ressourcen und institutionelle Verankerung • Policy (Prozesse, Datenmodelle, Überprüfung) • Übernahme - dokumentierter Prozess • Primär- und Metadaten - Mindestsatz deskriptive und technische Metadaten • Bitstream Preservation – archivtaugliche Speicherinfrastruktur • Benutzung - Zugangsprozesse / Darstellung Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 9 Ablieferung an das Archiv (Dateien) • Standard eCH 0160 SIP - Submission Information Package – Paket zur Ablieferung digitaler Unterlagen • Ablieferungstypen GEVER oder FILES Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 10 Ablieferung an das Archiv (Datenbanken) • Standard eCH-0165 (SIARD 2.0, 2016) SIARD - Software Independent Archiving of Relational Databases Archivierung von relationalen Datenbanken • Ablieferungstypen Oracle - Microsoft SQL Server – MySQL - DB/2 Microsoft Access Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 11 Eigenes Archiv – Angebot Bundesarchiv • Spezielle Archivserver • Garantierte Datenpflege • Service für Gemeinden • Staatsarchiv ZH Anstoss durch Gemeinden • Leistungserbringer CH - Webrecherche IG ICT • Angebot Bundesarchiv - Archivierung für Dritte (Stand 22.2.2017) • Kostenbeispiel 1 TB – Vertragslaufzeit 5 Jahre Investitionen einmalig 50‘950.Betriebskosten 402‘385.Total 453‘335.pro Jahr 90‘667.Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 12 Stolpersteine und Leuchttürme • Stolpersteine • Anwendungszoo Gemeinden Anzahl Gemeinden mal Anzahl Anwendungen = Anzahl Lösungen? aufwändig, unübersichtlich und kostentreibend • Leuchttürme • Lebenszyklus eingebaut – Kosten übernommen • Beratung Umstellung elektronisch Aktenführung Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 13 Stolpersteine und Leuchttürme Elektronische Archivierung – vzgv-Info 1/2017 Gemeinsam mit Vertretern der kantonalen Fachstellen (Staatsarchiv, Staatskanzlei, Direktion der Justiz und des Innern) und der IG ICT hat eine Delegation des VZGV-Vorstandes an einer Startsitzung eine erste Auslegeordnung zum Thema „Elektronische Archivierung“ gemacht. Viele Zürcher Gemeinden befinden sich in der Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung, einige (wenige) sind bereits vollständig umgestiegen. Entsprechend stellt sich mit zunehmender Dringlichkeit die Frage der elektronischen Archivierung. Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 14 Lebenszyklus eingebaut – ARTS / KStA (1) • Aufgabenteilung Steuerbezug KStA – Gemeinden • Gemeinsame Infrastruktur Veranlagung Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 15 Lebenszyklus eingebaut – ARTS / KStA (2) • Gemeinsame Infrastruktur Aufbewahrung • Verhandlungen Archivierung KSTA <–> Staatsarchiv • Eine Lösung für alle! Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 16 Fragen und Antworten ? Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 17 Weiterführende Links • Minimalanforderungen elektronische Records-Management-Systeme: http://kost-ceco.ch/cms/index.php?requirements_rm_de • Katalog archivischer Dateiformate des Bundes: http://kost-ceco.ch/wiki/whelp/KaD/index.php • Minimalanforderungen elektronische Archivierung: http://kost-ceco.ch/cms/index.php?minimal_specifications_de • Intranet Kanton Gemeinden – Beschreibungen Aufbewahrungslösung KStA • Muster Policy Minimalanforderungen GEVER-System http://www.gsv-lu.ch/files-gever/3-poli-09-05-2012.doc • Bundesarchiv Archivierung für Dritte https://www.bar.admin.ch/bar/de/home/archivierung/digitaleunterlagen/archivierung-fuer-dritte.html Lifecycle von Unterlagen 28. März 2017 / 18
