Ausbildung Bürokauffrau Aufgaben und Tätigkeiten (Kurzform) Sie

Ausbildung Bürokauffrau
Aufgaben und Tätigkeiten (Kurzform)
Sie erledigen in Betrieben und Institutionen organisatorische und kaufmännischverwaltende Tätigkeiten - von allgemeinen Verwaltungsaufgaben über Buchhaltung,
Lohn- und Gehaltsabrechnung bis zu Rechnungswesen und Schriftverkehr. Zudem
kümmern sich Bürokaufleute um Steuer- und Versicherungsfragen sowie um
Bestands- und Verkaufszahlen. Sie schreiben Rechnungen, überwachen
Zahlungseingänge und leiten ggf. Mahnverfahren ein. In der Lagerwirtschaft prüfen
sie die eintreffende Ware, kontrollieren die Lagerbestände, erstellen Statistiken und
überwachen die Lagerkosten. Zu ihren Tätigkeiten können auch Aufgaben in
Vertrieb, Einkauf und Verkauf gehören. Um ihre vielseitigen Arbeiten effizient
erledigen zu können, müssen Bürokaufleute Textverarbeitungs- und
Tabellenkalkulationsprogramme ebenso beherrschen wie E-Mail-Clients,
Telefonanlagen und Faxgeräte.
Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)
Worum geht es?
Bürokaufleute übernehmen kaufmännische Aufgaben in Bereichen wie Buchführung,
Personalverwaltung oder Rechnungsbearbeitung. Außerdem erledigen sie
organisatorische Büroarbeiten: Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen
vor oder bearbeiten den Schriftverkehr.
Das Büro perfekt im Griff
Die Aufgaben von Bürokaufleuten sind vielfältig: Egal, ob es sich um die
Gehaltsabrechnung in einer Großbäckerei, um die Buchhaltung in einem ITUnternehmen oder um die Lagerverwaltung in einem Baugeschäft handelt Bürokaufleute wissen, wie sie Tätigkeiten dieser Art zu bewältigen haben. Als
Organisationstalente mit einem ausgeprägten Sinn für Ordnung behalten sie auch
dann den Überblick, wenn das Telefon klingelt, ein Kollege dringende
Arbeitsunterlagen benötigt und gleichzeitig eine wichtige Kundenbesprechung für
den nächsten Tag vorbereitet werden muss. Der Alltag im Büro ist ohne PC nicht
vorstellbar: Bürokaufleute erledigen den allgemeinen Schriftverkehr und erstellen
Abrechnungen, Auswertungen, Statistiken und Zwischenbilanzen zur laufenden
Berichterstattung und Betriebskontrolle. Außerdem planen, koordinieren und
überwachen sie Termine, sichten die eingehende Post, nehmen Aufträge entgegen,
prüfen Eingangsrechnungen und klären Differenzen ab. Zu ihren Aufgaben gehört es
auch, Rechnungsunterlagen zusammenzustellen, Rechnungen zu schreiben,
Zahlungsein- und -ausgänge zu prüfen und bei Zahlungsverzug Mahnungen zu
verschicken. Für ihre tägliche Arbeit benötigen sie gute Kenntnisse der
Rechtschreibung und Grammatik sowie ein gutes Zahlenverständnis, um aus großen
Datenbeständen die für den jeweiligen Zweck wichtigen Daten herausfiltern und
nutzen zu können. Fundierte Kenntnisse in der Standardsoftware (z.B.
Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme), aber ggf. auch in
betriebsspezifischen Anwendungsprogrammen sind erforderlich. Sind sie im Bereich
Öffentlichkeitsarbeit oder Marketing eingebunden, kann auch die Gestaltung und
Pflege von Social-Media-Angeboten oder die Betreuung des Onlineshops zu ihren
Aufgaben gehören.
Bestens organisiert
Wenn Bewerber oder Geschäftskunden in die Firma kommen, bereiten Bürokaufleute
die Räumlichkeiten vor, stellen Getränke bereit, legen Firmenprospekte aus,
empfangen die Besucher und begleiten sie zu den jeweiligen Ansprechpartnern in
der Firma. Ein gepflegtes Äußeres und gute Umgangsformen gehören hier
selbstverständlich dazu. Wenn Kollegen dienstlich verreisen, recherchieren
Bürokaufleute nach der besten Zugverbindung und reservieren Hotelzimmer. Um
Kunden, Kollegen, Behörden, Verbänden und Lieferanten fundierte Auskünfte
erteilen zu können, müssen Bürokaufleute natürlich ihren Betrieb, die verschiedenen
Arbeitsbereiche und die Zuständigkeiten von Kollegen und Vorgesetzten gut kennen.
In der Lagerwirtschaft erfassen und kontrollieren sie den Bestand, prüfen zusammen
mit den Lageristen die Qualität der eintreffenden Waren und veranlassen ggf. auch
Mängelrügen. In der Personalverwaltung bearbeiten und verwalten sie unter
Beachtung des Datenschutzes Anfragen, Bewerbungen sowie Personalakten und
erledigen die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Zum Teil wirken Bürokaufleute auch bei
Abstimmungen mit den Sozialversicherungsträgern mit.
Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen
Bürokaufleute haben hauptsächlich folgende Aufgaben:
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Aufträge und Rechnungen bearbeiten
o Zahlungs- und Liefertermine überwachen
o Aufträge entgegennehmen und bearbeiten
o Angebote unterbreiten und einholen
o Eingangsrechnungen kontrollieren
o Ausgangsrechnungen erstellen
o Zahlungen veranlassen
Aufgaben in der Lagerwirtschaft ausführen
o Lagerbestände und -kosten unter den Gesichtspunkten Qualität,
Sicherheit und Wirtschaftlichkeit kontrollieren
o Liefertermine überwachen
o Waren annehmen und kontrollieren, Warenmängel reklamieren, Waren
ein- und auslagern
Aufgaben im Personalbereich ausführen
o Personalakten führen und verwalten, z.B. Arbeits- und Fehlzeiten
erfassen
o bei der Entgeltabrechnung mitwirken
o Steuern und Sozialabgaben abführen
o bei der Planung und Ermittlung von Personaleinsatz und -bedarf
mitwirken
Arbeitsverträge ausstellen
Arbeits- und Verdienstbescheinigungen erstellen
Aufgaben im betrieblichen Rechnungswesen ausführen
o Belege sachgerecht erfassen, Kosten dokumentieren
o Geschäftsvorgänge buchen
o Kostenrechnungen durchführen
o Kalkulationen nach Anleitung durchführen
o Finanzbedarf ermitteln
o Kostenentwicklungen verfolgen
o
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Darüber hinaus führen sie auch folgende Tätigkeiten aus:
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allgemeine Bürowirtschaft und Organisationsaufgaben erledigen
o verwaltungstechnischen Schriftverkehr erledigen
o Besprechungs- und Telefongesprächsnotizen sowie Sitzungsprotokolle
anfertigen
o Schriftverkehr nach außen abwickeln, z.B. mit Auftraggebern, Kunden,
Lieferanten, Geschäftspartnern, Behörden, Verbänden
o Dienst- und Organisationspläne erstellen
o Informationen und Daten einholen, erstellen und aufbereiten
o Schriftsätze aller Art, Berichte, Aufstellungen, Statistiken und
Zwischenbilanzen anfertigen