Schule in Bayern

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Schule in Bayern
Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“
Siegfried Zistler
Cham
24. Oktober 2011
Siegfried Zistler
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Grundbaustein 6 „Projektmanagement“
Siegfried Zistler
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Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1
Grundbaustein 6 „Projektmanagement“
Vorbereitung
Team
Geld
Zeit
Ziel
Infofluss
Material
Räume
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Grundbaustein 6 „Projektmanagement“
Siegfried Zistler
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Definition Projekt
Projektmanagement
Phasen der Projektorganisation
Prozesssteuerung
Teamleitung
Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen
Cham
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Grundbaustein 6 „Projektmanagement“
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1.
Definition Projekt
Projektziel, Zeitrahmen, Projektkosten,
Projektorganisation, Projektteam definiert!
Neu und komplex! (nach virtuellem Skript)
„Vorhaben, das im Wesentlichen durch die
Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer
Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B.
Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle
und andere Begrenzungen; Abgrenzung
gegenüber anderen Vorhaben;
projektspezifische Organisation.“
(nach ISB-Broschüre)
( DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e.V. )
-> www.bs-cham.de (Service)
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Grundbaustein 6 „Projektmanagement“
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2. Projektmanagement (PM) als Handwerkszeug
Was versteht man unter Projektmanagement (PM)?
„Gesamtheit von Führungsaufgaben, - organisation, - techniken und -mitteln für
die
Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von
Projekten“.
(nach DIN 69901-5:2009-01)
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3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript)
a) Vorbereitung/ Definition
Auftrag (Lehrerkonferenz, Schulleitung)
Problemanalyse
Zielklärung (Bezug zum Leitbild, Nutzen, Mindeststandard, Messbarkeit)
Machbarkeit (Geld, Personal, Zeit, Material, Räumlichkeiten, …)
Risiken (andere Verpflichtungen, Finanzplanung, Informationsfluss)
- Spielen Sie „advocatus diaboli“
-> Legt alles dar, was gegen das Projekt spricht!
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3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript)
b) Planung (und Steuerung)
Teamfindung
Teamleitung
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Teamerfolg nach C. Wagner (Internationale Führungsakademie Berchtesgaden)
Harte Faktoren:
Teamziele
Teamführung
Aufgabenverteilung
Entscheidungskompetenz
…
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Weiche Faktoren:
Vision
Kommunikation
Klima
Information
Teamgeist
Unterstützung
…
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Koordinator
Perfektionist
Beobachter
fördert
Entscheidungsprozesse
überprüft, stellt
optimale Ergebnisse
sicher
TEAM
untersucht
Vorschläge auf
Machbarkeit
Teamarbeiter
Macher
hat Mut,
Hindernisse zu
überwinden
Erfinder
verbessert
Kommunikation
Umsetzer
setzt Pläne in
die Tat um
Wegbereiter
bringt neue
Ideen ein
entwickelt
Kontakte
Teamrollen nach Belbin (Quelle: Wikipedia)
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Grundbaustein 6 „Projektmanagement“
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Fallbeispiel:
In der Lehrerkonferenz einigt man sich nach eingehender, z. T. sehr kontrovers
geführter Diskussion und anschließender anonymer Abstimmung (Ergebnis ca. 60% zu
40%) darauf, nach einer Pause von mehr als 15 Jahren wieder einen „Tag der offenen
Tür“ zu veranstalten!
Die Schulleitung beauftragt Sie mit diesem Projekt!
Arbeitsaufträge!
Cham
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3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript)
b) Planung (und Steuerung)
Teamfindung
Teamleitung
Kommunikations- und Informationswege
- www/geschützter Bereich
- Protokolle -> Muster 1 -> Muster 2
- Jour Fix, Besprechungen -> Terminfindung mit
www.doodle.de
- E-Mail-Verteiler
Projektstrukturplan (Projekteinzelteile; Was?)
Projektablaufplan (zeitliche Planung; Wann?)
Projektaktionsplan (Zuständigkeiten; Wer?)
- rechtzeitig beginnen, Pufferzeiten
- Meilensteine setzen
- Rückmeldung an Schulleiter/in
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3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript)
c) Realisierung
Das Paretoprinzip, auch Pareto-Effekt, 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80 % der
Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Die
verbleibenden 20 % der Ergebnisse verursachen die meiste Arbeit.
(Wikipedia)
- Koordinierung
+ Jour Fixe
+ Teamsitzungen
+ Mailverteiler
- Dokumentation
+ Fotos
+ Protokolle
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3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript)
d) Überprüfung
- Evaluation (Befragungen, Lernstandserhebungen, Reaktionen)
- Dokumentation/Präsentation
-> www: Tag der offenen Tür BS-Cham 2007
-> Fotobuch: Int. Brückenbau Rötz 2011
-> Video: Tag der offenen Tür 2007
-> Presse, Jahresbericht der Schule
- Ablauf des Projekts evaluieren/Nachbetrachtung als Vorarbeit für
evtl. Wiederholung des Projektes (lessons learned)
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4. Knackpunkte
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Berücksichtigen Sie besondere Belastungen einzelner Kollegen.
Beugen Sie der Überlastung des gesamten Kollegiums vor Sorgen Sie für ausreichend externe
Unterstützung
Halten Sie die Beeinträchtigung des Unterrichts durch Vorbereitungsaktivitäten für ein Fest in Grenzen
Bedenken Sie: Die Schüler stehen im Mittelpunkt des Geschehens – planen Sie nicht an deren
Bedürfnissen vorbei.
Bleiben Sie „Wächter“ über das Gesamtgeschehen.
Vermeiden Sie zeitliche Überschneidungen
Sorgen Sie für einen Plan B, wenn ein Ereignis die Zeitplanung umwirft (Krankheit, Lieferschwierigkeiten,
Gerät kaputt)
Lassen Sie sich nicht von unwichtigen Dingen ablenken und geraten so zeitlich ins Stolpern
Schätzen Sie realistisch ein, wie viel geschafft werden kann. Packen Sie nicht zu viel in einen Zeitraum
Verlieren Sie sich nicht im Detail. Perfektionismus ist ein Zeitfresser!
Bedenken Sie schulische Stoßzeiten wie Prüfungen, Zeugnisse, Schulanmeldung. In diesen Phasen verträgt
Ihr Kollegium nur wenig zusätzliche Arbeit.
Denken Sie in der Planungsphase nicht nur bis zum Zeitpunkt der Veranstaltung. Auch das Danach macht
noch eine Menge Arbeit, beispielsweise die Aufräumaktion oder die Pressearbeit.
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5. Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen
• Teamleitung als Schlüsselqualifikation
o (Sach- und Beziehungsebene)
o Teamuhr
o Konfliktstile Schaubild ausführliche Beschreibung
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5. Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen
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Frühzeitig Transparenz herstellen!
Struktur vereinbaren!
o Gesamtzahl an Sitzungen, sofern absehbar
o vereinbarte Dauer
o Leitung
o Mitschrift/Protokoll: ja (Zuständigkeit vereinbaren)/nein
Rahmenbedingungen erörtern!
o Zeit (Schuljahreszeit)
o Zeitpunkt (Wochentag, Tageszeit)
o Gruppengröße
(immer mit allen Untergruppen)
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-> Muster Projektplanung (.XLS)
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Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 10
Wenn die Projektidee stimmt, sind
die Finanzen zweitrangig!
„Wenn Du von der Idee überzeugt
bist, setze sie um! Das Geld treibt
man dann schon auf!“
Norbert Wick
(Zimmerermeister und Berufsschullehrer, Herisau/CH)
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 9
„Nein“ sagen können!
Projekte nur beginnen, wenn Sie die
zeitlichen Ressourcen dazu finden!
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 8
„Nein“ sagen können!
Setzen Sie Prioritäten!
Sortieren Sie unwichtige Tätigkeiten
oder Parallelarbeiten aus!
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 7
Man wird nie alle überzeugen!
Seien Sie nicht enttäuscht, wenn
nicht alle bei Neuerungen
„mitziehen“!
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 6
Positiver Stress OK!
Negativer Stress verboten!
Suchen Sie sich ihren Ausgleich
(Musik, Sport, etc.)
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 5
Profilierungsvorwurf von Kollegen!
- Nicht ärgern! „Wer viel bewegt, wird viel Staub
aufwirbeln!“
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Platz 4
Achten und schätzen Sie ältere
Kollegen/innen!
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Platz 3
Hören Sie viel zu!
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 2
Arbeiten Sie im Team!
Seien Sie kein Einzelkämpfer!
Suchen Sie sich Mitstreiter!
Bildung von Arbeitskreisen,
Aufbauen von Nachfolgern, etc.
Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen
Platz 1
Kritikfähig sein!
Seien Sie nicht beleidigt, wenn Sie
jemand kritisiert, versuchen Sie den
Kritiker mit ins „Boot“ zu holen und
seine Ideen mit zu berücksichtigen!
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