Schule in Bayern
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Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 1 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 2 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Vorbereitung Team Geld Zeit Ziel Infofluss Material Räume Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 3 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 4 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 1. 2. 3. 4. 5. 6. Definition Projekt Projektmanagement Phasen der Projektorganisation Prozesssteuerung Teamleitung Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 5 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 1. Definition Projekt Projektziel, Zeitrahmen, Projektkosten, Projektorganisation, Projektteam definiert! Neu und komplex! (nach virtuellem Skript) „Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“ (nach ISB-Broschüre) ( DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e.V. ) -> www.bs-cham.de (Service) Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 6 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 2. Projektmanagement (PM) als Handwerkszeug Was versteht man unter Projektmanagement (PM)? „Gesamtheit von Führungsaufgaben, - organisation, - techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten“. (nach DIN 69901-5:2009-01) Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 7 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript) a) Vorbereitung/ Definition Auftrag (Lehrerkonferenz, Schulleitung) Problemanalyse Zielklärung (Bezug zum Leitbild, Nutzen, Mindeststandard, Messbarkeit) Machbarkeit (Geld, Personal, Zeit, Material, Räumlichkeiten, …) Risiken (andere Verpflichtungen, Finanzplanung, Informationsfluss) - Spielen Sie „advocatus diaboli“ -> Legt alles dar, was gegen das Projekt spricht! Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 8 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript) b) Planung (und Steuerung) Teamfindung Teamleitung Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 9 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler Teamerfolg nach C. Wagner (Internationale Führungsakademie Berchtesgaden) Harte Faktoren: Teamziele Teamführung Aufgabenverteilung Entscheidungskompetenz … Cham 24. Oktober 2011 Weiche Faktoren: Vision Kommunikation Klima Information Teamgeist Unterstützung … Siegfried Zistler 10 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler Koordinator Perfektionist Beobachter fördert Entscheidungsprozesse überprüft, stellt optimale Ergebnisse sicher TEAM untersucht Vorschläge auf Machbarkeit Teamarbeiter Macher hat Mut, Hindernisse zu überwinden Erfinder verbessert Kommunikation Umsetzer setzt Pläne in die Tat um Wegbereiter bringt neue Ideen ein entwickelt Kontakte Teamrollen nach Belbin (Quelle: Wikipedia) Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 11 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler Fallbeispiel: In der Lehrerkonferenz einigt man sich nach eingehender, z. T. sehr kontrovers geführter Diskussion und anschließender anonymer Abstimmung (Ergebnis ca. 60% zu 40%) darauf, nach einer Pause von mehr als 15 Jahren wieder einen „Tag der offenen Tür“ zu veranstalten! Die Schulleitung beauftragt Sie mit diesem Projekt! Arbeitsaufträge! Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 12 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript) b) Planung (und Steuerung) Teamfindung Teamleitung Kommunikations- und Informationswege - www/geschützter Bereich - Protokolle -> Muster 1 -> Muster 2 - Jour Fix, Besprechungen -> Terminfindung mit www.doodle.de - E-Mail-Verteiler Projektstrukturplan (Projekteinzelteile; Was?) Projektablaufplan (zeitliche Planung; Wann?) Projektaktionsplan (Zuständigkeiten; Wer?) - rechtzeitig beginnen, Pufferzeiten - Meilensteine setzen - Rückmeldung an Schulleiter/in Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 13 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript) c) Realisierung Das Paretoprinzip, auch Pareto-Effekt, 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse verursachen die meiste Arbeit. (Wikipedia) - Koordinierung + Jour Fixe + Teamsitzungen + Mailverteiler - Dokumentation + Fotos + Protokolle Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 14 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript) d) Überprüfung - Evaluation (Befragungen, Lernstandserhebungen, Reaktionen) - Dokumentation/Präsentation -> www: Tag der offenen Tür BS-Cham 2007 -> Fotobuch: Int. Brückenbau Rötz 2011 -> Video: Tag der offenen Tür 2007 -> Presse, Jahresbericht der Schule - Ablauf des Projekts evaluieren/Nachbetrachtung als Vorarbeit für evtl. Wiederholung des Projektes (lessons learned) Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 15 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 4. Knackpunkte • • • • • • • • • • • • Berücksichtigen Sie besondere Belastungen einzelner Kollegen. Beugen Sie der Überlastung des gesamten Kollegiums vor Sorgen Sie für ausreichend externe Unterstützung Halten Sie die Beeinträchtigung des Unterrichts durch Vorbereitungsaktivitäten für ein Fest in Grenzen Bedenken Sie: Die Schüler stehen im Mittelpunkt des Geschehens – planen Sie nicht an deren Bedürfnissen vorbei. Bleiben Sie „Wächter“ über das Gesamtgeschehen. Vermeiden Sie zeitliche Überschneidungen Sorgen Sie für einen Plan B, wenn ein Ereignis die Zeitplanung umwirft (Krankheit, Lieferschwierigkeiten, Gerät kaputt) Lassen Sie sich nicht von unwichtigen Dingen ablenken und geraten so zeitlich ins Stolpern Schätzen Sie realistisch ein, wie viel geschafft werden kann. Packen Sie nicht zu viel in einen Zeitraum Verlieren Sie sich nicht im Detail. Perfektionismus ist ein Zeitfresser! Bedenken Sie schulische Stoßzeiten wie Prüfungen, Zeugnisse, Schulanmeldung. In diesen Phasen verträgt Ihr Kollegium nur wenig zusätzliche Arbeit. Denken Sie in der Planungsphase nicht nur bis zum Zeitpunkt der Veranstaltung. Auch das Danach macht noch eine Menge Arbeit, beispielsweise die Aufräumaktion oder die Pressearbeit. Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 16 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 5. Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen • Teamleitung als Schlüsselqualifikation o (Sach- und Beziehungsebene) o Teamuhr o Konfliktstile Schaubild ausführliche Beschreibung Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 17 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 5. Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen • • • Frühzeitig Transparenz herstellen! Struktur vereinbaren! o Gesamtzahl an Sitzungen, sofern absehbar o vereinbarte Dauer o Leitung o Mitschrift/Protokoll: ja (Zuständigkeit vereinbaren)/nein Rahmenbedingungen erörtern! o Zeit (Schuljahreszeit) o Zeitpunkt (Wochentag, Tageszeit) o Gruppengröße (immer mit allen Untergruppen) Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 18 Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler -> Muster Projektplanung (.XLS) Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler 19 Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 10 Wenn die Projektidee stimmt, sind die Finanzen zweitrangig! „Wenn Du von der Idee überzeugt bist, setze sie um! Das Geld treibt man dann schon auf!“ Norbert Wick (Zimmerermeister und Berufsschullehrer, Herisau/CH) Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 9 „Nein“ sagen können! Projekte nur beginnen, wenn Sie die zeitlichen Ressourcen dazu finden! Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 8 „Nein“ sagen können! Setzen Sie Prioritäten! Sortieren Sie unwichtige Tätigkeiten oder Parallelarbeiten aus! Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 7 Man wird nie alle überzeugen! Seien Sie nicht enttäuscht, wenn nicht alle bei Neuerungen „mitziehen“! Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 6 Positiver Stress OK! Negativer Stress verboten! Suchen Sie sich ihren Ausgleich (Musik, Sport, etc.) Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 5 Profilierungsvorwurf von Kollegen! - Nicht ärgern! „Wer viel bewegt, wird viel Staub aufwirbeln!“ Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 4 Achten und schätzen Sie ältere Kollegen/innen! Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 3 Hören Sie viel zu! Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 2 Arbeiten Sie im Team! Seien Sie kein Einzelkämpfer! Suchen Sie sich Mitstreiter! Bildung von Arbeitskreisen, Aufbauen von Nachfolgern, etc. Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen Platz 1 Kritikfähig sein! Seien Sie nicht beleidigt, wenn Sie jemand kritisiert, versuchen Sie den Kritiker mit ins „Boot“ zu holen und seine Ideen mit zu berücksichtigen!
