Head - GMVK Procurement Group

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Renditesteigerung beginnt bei der Beschaffung
Einkauf und Beschaffung können einen deutlichen Beitrag zur Rendite
eines Unternehmens leisten. Vorausgesetzt, der Bereich wird
konsequent nach einem ganzheitlichen, strategischen
Beschaffungsmanagement ausgerichtet. Wichtige Bedingungen dafür
sind ein reibungsloser Informationsfluss und eine systematische
Informationshaltung. Ein Beispiel aus der Beratungspraxis der GMVK
Consulting Group (GMVK) zeigt, welche Optimierungsmaßnahmen sich
für Unternehmen lohnen.
Düsseldorf, im Oktober 2009. Ein mittelständisches Unternehmen aus der
Metall verarbeitenden Industrie gab rund 6,5 Millionen Euro für den Einkauf
der C-Teile und der indirekten Materialien aus, also für Teile wie
Büroausstattung, EDV, Arbeitsschutz, Werkzeuge etc. Diese Kosten waren
auf insgesamt 52 Warengruppen verteilt. Der Bestellaufwand folgte einem
umgekehrten Pareto-Prinzip: Zwar machte der Beschaffungswert dieser
Teile nur 20 Prozent des gesamten Wareneinkaufs aus, er erforderte aber
80 Prozent des Arbeitsaufwands. „Mit diesem ungesunden Wert-AufwandVerhältnis haben sehr viele produzierende Unternehmen zu kämpfen –
besonders im C-Teile-Management“, weiß Ulrich Rehrmann,
Geschäftsführer der GMVK Consulting Group. Das Beratungsunternehmen
wurde beauftragt, die Prozesse im Bereich Beschaffung besser aufeinander
abzustimmen und zu verschlanken, damit das Preis-Leistungsverhältnis des
Unternehmens verbessert werden konnte. Die Methode: Information Chain
Management (ICM).
Schritt 1: Genaue Analyse des Ist-Zustands
Zunächst untersuchte das Berater-Team der GMVK dezidiert alle
Prozessschritte sowie die vorhandene Datenqualität und die bisherige
Informationshaltung. „Neben der Datenerhebung sind Einzelgespräche mit
allen Prozessbeteiligten extrem wichtig“, sagt Rehrmann. „So erfährt man
am besten, wo die Tücken und Effizienzfresser im Tagesgeschäft liegen.“
Obwohl das Unternehmen mit einem modernen Warenwirtschaftssystem
arbeitete, zeigte sich, dass die Daten zu den untersuchten Warengruppen
extrem schlecht gepflegt und für ein strukturiertes
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Beschaffungsmanagement völlig unzureichend waren. Es gab zudem keine
klaren Zuständigkeiten und es fehlte an einer professionellen
Abteilungsführung. „In vielen Firmen werden die Einkäufer schlicht zu
Bestellabwicklern degradiert“, weiß Rehrmann. „Mit strategischer und
wertschöpfender Beschaffung hat das wenig zu tun.“ In diesem Fall war es
nötig, die Mitarbeiter weiter zu qualifizieren. Es war einfach versäumt
worden, die notwendigen Veränderungsprozesse, die in anderen
strategischen Unternehmensbereichen durchgeführt worden waren, auf den
Einkauf auszuweiten. Über die Datenqualität hinaus überprüfte GMVK auch
das bisherige Lieferantenmanagement. Das Ergebnis: Eine unübersichtliche
Anzahl von Zulieferern erhielten teilweise Kleinstaufträge, manche schon
seit vielen Jahren, sodass die Preise überhaupt nicht mehr verglichen
wurden. Der Warenbestand wurde ungenügend dokumentiert und kaum mit
dem Eingang abgeglichen. Rehrmann: „Das gesamte System war einfach
nicht transparent – ein Klassiker.“ Insgesamt untersuchten die GMVKBerater über 10.000 Artikel und Dienstleistungen und führten unzählige
Gespräche mit Bestands- und potenziellen Neulieferanten.
Schritt 2: Optimierungs- und Einsparpotenziale aufzeigen
Die Analysephase ergab, dass das untersuchte jährliche Einkaufsvolumen
von 6,5 Millionen Euro mindestens 585.450 Euro Einsparpotenzial barg, also
knapp neun Prozent. Diese Summe ergab sich ausschließlich aus den im
Datenbestand dokumentierten vergleichbaren Artikeln und Dienstleistungen
– das war allerdings der kleinere Teil des Gesamtvolumens. Viele
Warengruppen waren überhaupt nicht aussagekräftig dokumentiert und so
prognostizierten die Berater zusätzliche Einsparungen in noch einmal der
gleichen Höhe. Die Berater der GMVK Consulting Group entwickelten
daraufhin für den Einkauf jeder Warengruppe konkrete
Handlungsanweisungen. Zusätzlich sollte durch die Einführung eines so
genannten E-Procurement-Systems innerhalb von zwölf Monaten eine
aussagekräftige Datenbasis für die bisher nicht erfassten Artikel geschaffen
werden. Das Ziel: Das Herstellen der notwendigen Datentransparenz, um
künftig den Einkauf aller Artikel ausschreiben und so günstigere Preise zu
erzielen zu können.
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Schritt 3: Konkrete Optimierungsmaßnahmen entwickeln
Aufgrund der Analyseerkenntnisse empfahlen die GMVK-Berater der
Unternehmensleitung schließlich eine umfassende Reorganisation der
Einkaufsabteilung. Rehrmann: „Auch wenn die Notwendigkeit erkannt wird,
bekommen unsere Ansprechpartner angesichts umfangreicher
Veränderungen oft Bedenken. Wir helfen dann mit ganz konkreten,
praxisnahen Vorschlägen.“ Ein weiterer Vorteil für den Auftraggeber: Die
GMVK unterstützt das Unternehmen bei der Einführung sämtlicher neuer
Prozesse und Tools und verbleibt so lange vor Ort, bis alles reibungslos
funktioniert. In diesem Fall dauerte es knapp elf Monate von der Analyse bis
zur vollständigen Implementierung eines strukturierten
Beschaffungsmanagements auf der Basis reibungsloser
Informationsprozesse.
Maßnahmen waren folgende:

Sämtliche Warengruppen wurden untersucht und in Anlehnung an
den BME-Standard neu strukturiert. Die benötigten Artikel konnten
nun gezielt und mithilfe digitaler Medien ausgeschrieben und so der
beste Preis erzielt werden.

Über eine so genannte E-Procurement-Lösung wurden
Unternehmen und Lieferanten elektronisch vernetzt und der
Bestellprozess zu weiten Teilen automatisiert. Das Personal konnte
sich wieder auf die strategischen Aufgaben konzentrieren.

Die Daten zu sämtlichen Materialien, Artikeln und Lieferanten
wurden konsequent erfasst, aktualisiert und gepflegt. Das
vorhandene SAP-System wurde dadurch wesentlich effizienter
genutzt.

Es wurde ein aktives Lieferantenmanagement eingeführt. Die Zahl
der Lieferanten wurde von über 300 auf etwa 150 reduziert. Mit
ihnen wurden teilweise Lieferverträge geschlossen, die
sicherstellen, dass stets genug Material vorhanden ist, aber kein
großer Warenbestand aufgebaut wird. Außerdem wurden die Kosten
transparenter und die Angebote vergleichbar.

Die Abteilung wurde neu strukturiert und Vorschläge gemacht, wie
die Mitarbeiter gezielt qualifiziert werden können.
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Rund 590.000 Euro pro Jahr konnte das Unternehmen nach der
Geschäftsprozessoptimierung durch die GMVK Consulting Group einsparen.
Die Kosten für die Beratung hatten sich in kürzester Zeit amortisiert.
Über GMVK Consulting Group GmbH
Die GMVK Consulting Group GmbH (GMVK) mit Sitz in Düsseldorf wurde 2004
gegründet. Das Beratungsunternehmen optimiert Geschäftsprozesse in
Unternehmen mit Hilfe der eigens entwickelten Methode „ICM Information Chain
Management“. Dabei werden interne und externe Informationsströme optimal
organisiert und der Umgang mit dem im Unternehmen vorhandenen Wissen
systematisiert. Ziel ist es, Kosten und Aufwand deutlich und nachhaltig zu
reduzieren. Tätigkeitsschwerpunkte der GMVK sind die Unternehmensbereiche
Produkt- und Dienstleistungskommunikation, Einkauf und Beschaffung sowie
Marketing und Vertrieb. Im Bereich Einkauf und Beschaffung verfügt die GMVK über
ein internationales Lieferantennetzwerk mit über 4.000 verhandelten Verträgen bei
mehr als 200 Kunden unterschiedlichster Branchen und Größen.
GMVK berät schwerpunktmäßig größere mittelständische Unternehmen aus Handel,
Industrie und Dienstleistung, die aufgrund umfangreicher Produktpaletten und
komplexer internationaler Unternehmensstrukturen einen hohen
Kommunikationsbedarf haben oder die ihr Wachstumspotenzial in internationalen
Märkten nutzen wollen. Je nach Ausgangssituation erzielt die GMVK für ihre
Auftraggeber Kosteneinsparungen zwischen zehn und 50 Prozent.
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Pressekontakt:
GMVK Consulting Group GmbH, Königsallee 48, 40121 Düsseldorf,
Telefon 0211/200 535-0, E-Mail [email protected]
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