Vorlesung Professionelles PM in der Praxis

Professionelles Projektmanagement
in der Praxis
Veranstaltung 5 – Teil 3 (06.06.2005):
Projektabschluss
Projektnachbetrachtung
SS 2005
Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes
Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia
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Projektverlauf: Phasenkonzept
 Projekt läuft in mehreren Phasen ab
 Hauptphasen:
Initialisierung
Planung
Durchführung
Abschluss
ProjektErgebnis
Projekt–Prozeß
Aufgaben des Projektleiters ändern sich
stark während der Laufzeit des Projektes
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Warum Projektabschluss-Phase?
 Projekte sind zeitlich begrenzt
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Festgelegter Anfangstermin
Festgelegter Endtermin
 Projektmitarbeiter, Geräte/Maschinen werden für
andere Aufgaben bzw. neue Projekte benötigt

Freigabe der eingesetzten Ressourcen erforderlich
 Projektergebnis (Produkt) muss an Auftraggeber
übergeben und von diesem abgenommen werden
Bei Softwareprojekten definiert in der Regel der
Meilenstein „Übergabe“ das formale Ende des Projektes
a Projektabschluss-Phase
rechtzeitig planen
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Projektabschluss
Ziel: Erfolgreicher Abschluss des Projektes
 Formaler Projektabschluss
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Abschluss der Projekt-Dokumentation
Übergabe der Ergebnisse an die Linie
Abschlusspräsentation
Abnahmeverfahren mit Projektabnahme durch den
Auftraggeber
ggf. Mängelbehebung
Freigabe der Projektmitglieder und -ressourcen
 Erfahrungssicherung

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Analyse Projektverlauf
Erfahrungssicherung
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Projektabschluss-Dokumentation

Produkt-Dokumentation
(z.B. Betriebshandbuch, Benutzeranleitung)
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Teil der Projektabnahme
Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit
 Projektabschlussbericht


Zusammenfassung des Projektverlaufs
(Ausgangslage, Vorgehensweise)
Darstellung der Projektergebnisse: erbrachte
Leistungen, Termine, Kosten, Erfahrungen,
Projektfortführung in der Line
Abschlussbericht
 Projektdokumentation
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
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Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich
Nach Wichtigkeit zusammenstellen
„Überholte“ Dokumentation am Projektende ausmisten
Idealerweise: CD mit sämtlichen relevanten Projektdateien
erstellen
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Abschlusspräsentation
 Zielgruppe: Auftraggeber /
Lenkungsausschuß
 Primäres Ziel: Projektabnahme
 Inhalt der Präsentation
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Darstellung: Ziele – Ergebnisse
Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des Projektes
Durchgeführte Arbeiten (nur im groben Überblick)
 Stellenwert der Präsentation
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Sehr hoch
Konsequenz
• Intensive Vorbereitung
• Abstimmung der Präsentation mit den Teammitgliedern
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Projektabnahmeverfahren
 Abnahmeverfahren
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Festlegung zu Beginn des Projektes (!)
Durchführung am Ende des Projektes
 Alternativen
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Empfehlenswert: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme
„Big Bang“-Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden
 Projektleiter: übergibt formal die Ergebnisse
(Produkte) an den Auftraggeber
 Auftraggeber: prüft, ob Projektziele erreicht wurden
und nimmt das Projekt ab
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Abnahmetest
 Üblich bei Softwareprojekten
 Überprüfung der Anwendung
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Installation und Tests in Testumgebung
_ Plausibilität der Ergebnisse prüfen
Vollständige Funktionalität?
Erfolgreiche Massentests (möglichst mit Echtdaten)?
Gutes Performanceverhalten (Antwortzeiten,
Verarbeitungszeiten) bei realistischen Datenmengen?
Störungsfreien Wiederanlaufs nach Abbruch?
Vollständigkeit der Dokumentation?
 Auftraggeber ist verantwortlich
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Für Aufbau der Testumgebung
Für Bereitstellung von
Testfällen/-daten
Anwender
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§§
Verantwortung
PL
AG
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Ressourcen-Freigabe
 Ressourcen (Mitarbeiter, Räume, Rechner etc.)
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sind nur für einen bestimmten Zeitraum bereitgestellt
müssen wieder freigegeben werden
ggf. Verträge für Räume, Geräte usw. kündigen
 Zielkonflikt beim Projektende


Erfahrenes Team muss das Projekt erfolgreich zu Ende führen
Projektmitarbeiter wollen Sicherheit und orientieren sich auf
Rückkehr in die Linie bzw. auf neue interessante Aufgaben
 Projektleiter besonders gefordert

Projektende und Auflösung des Teams gemeinsam planen
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Lessons learned
 Ziel: Erfahrungssicherung
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Zeitpunkt ist günstig
Erfahrungen sind noch „frisch“
„Lessons learned“: Essentielle Erfahrungen
für neue Projekte sammeln, auswerten und sichern
 Aktivitäten
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


Was war besonders gut und sollte für Folgeprojekte
übernommen werden?
Welche Planänderungen gab es und was waren die Ursachen?
Welche Checklisten/Templates sind zu ergänzen?
Was sollte bei einem ähnlichen neuen Projekt anders gemacht
werden?
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Projektabschlussveranstaltung
 Kritische Bewertung und Würdigung

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Projektleitung
Projektorganisation
Projektergebnis
Zusammenarbeit
Identifikation von Restaufgaben und
Regelung für deren zukünftige Erledigung
Gemeinsame Analyse der aufgetretenen Schwierigkeiten und
Planabweichungen
 „Feedback-Fragebogen“ zum Projekt
 Ideal mit anschließendem Abschluss-Event
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Praxis-Beispiel: Projektabschluss
 Korfu
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Abschlussworkshop mit Erfahrungssicherung des Projektteams
(separater Foliensatz)
Abschlusspräsentation und Projektabnahmen im
Lenkungsausschuss (separater Foliensatz)
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Projektabschluss mit MS Project
Erstellung von
Projektberichten
(ca. 40 Varianten):
Ansicht a Berichte ...
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Projektnachbetrachtung
 Häufige Situation: Projekterfolg tritt mit zeitlicher
Verzögerung zum Projektendetermin ein
Initialisierung
Planung
Durchführung
Abschluß
Nachbetrachtung
ca. 1 Jahr
Ist der erwartete Nutzen - in der geplanten Höhe - wirklich eingetreten?
 Vorgehen

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
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Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (Kosten vs. Nutzen) mit aktuellen
Daten wiederholen (z.B. Projektleiter/Linienverantwortlicher mit
Zentralem Projektbüro)
Ggf. Maßnahmen erarbeiten, um Nachhaltigkeit des Projekterfolgs
zu sichern
Bericht/Entscheidung an Auftraggeber / LA / Steuerkreis
Erfahrungssicherung für Folgeprojekte
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