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Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 – Teil 1 (23.05.2005): Projektplanung 2 SS 2005 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Agenda Vortrag 3: Aufwandsschätzung von IT-Projekten Ressourcen- und Kostenplanung Netzplantechniken Ressourcenplanung Kostenplanung Planungsoptimierung Bericht: PL des Teams 4 zur Aufgabe 3 Ressourcen- und Kostenplanung - mit MS Project 2002 Neue Aufgabe 4 Projektrisikomanagement Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Organisatorisches Terminplan: Aufgaben und Vorträge 25.4. 9.5. 17.5. 23.5. 6.6. MS 1: Abnahme 13.6. 20.6. 4.7. MS 2: Abnahme AbschlussPräsentation Aufgabe Aufgabe Aufgabe Aufgabe Aufgabe • Projekt „Planung und Prototyp und 1 2 3 4 5 • Produkt AufgabenProjektdoku I Projektdoku Verteilung“ (Entwurf) Datum Aufgabe Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 25.4.05 1 V 2 3 4 9.5.05 2 1 V 23.5.05 3 V 4 6.6.05 4 3 V 20.6.05 5 1 2 4.7.05 AP 1 2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Team 5 5 5 V 3 4 5 3 Feedback zu den Lösungen von A3 Durchgängigkeit: PSP – APs – Basisplan! APs sind analysierte „Blätter“ des PSP und gehen als Vorgänge in den Basisplan ein Zur Basisplanerstellung (MS Project) Beginn mit den frühesten Vorgängen Sammelvorgänge erhöhen die Übersichtlichkeit Meilensteine nicht vergessen! Meilensteine i.a. nur zu den wichtigsten Sammelvorgängen Nicht mehrere Meilensteine zum gleichen Termin Meilensteine sind keine Inseln; sie setzen voraus, dass bestimmte Vorgänge abgeschlossen sind Dateien immer an Dozenten und Assistenten schicken Folien immer mit Fußzeile: Name/Team, Datum, Titel, Seitenzahl Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Projektplanung: Überblick Zeitplan Projektstrukturplan - Ergebnisse - Termine - Kosten AP1 AP2 AP3 Ressourcenplan AP4 Kostenplan APn Budgetansatz Mrz 03 Feb 04 Jan 04 Dez 03 Nov 03 Okt 03 Sep 03 Aug 03 Jul 03 Jun 03 Mai 03 Apr 03 Mrz 03 Feb 03 Jan 03 Dez 02 Nov 02 Okt 02 Sep 02 Aug 02 Jul 02 € 4.000.000 Arbeitspakete/Vorgänge - Name, AP-Nr. - Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen - Verantwortlicher - Aufwand, Dauer, Kosten Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3.000.000 2.000.000 1.000.000 0 5 Vortrag 3: Aufwandsschätzung von IT-Projekten Die Durchführung von Aufwandsschätzungen ist eine eminent wichtige Aufgabe, da Fehlschätzungen den Projekterfolg erheblich gefährden Arbeitsmaterial Manfred Bundschuh: „Aufwandsschätzung von IT-Projekten in der Praxis“, 21. Internationales Deutsches Projektmanagement Forum 2004, Kongressbericht, S.71 – 81. Vortragsinhalt Vorstellung der wichtigsten Inhalte und Aussagen des Dokumentes Termin: 23.05.2005 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Terminplanungsmethoden Review Terminliste AP Verantwortlicher Aufwand Endtermin Balkendiagramm Netzplantechnik Vernetztes Balkendiagramm Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Netzplantechnik (NPT) NPT: Planungsinstrument zur Analyse, Darstellung, Planung, Überwachung und Steuerung von Abläufen Graphische Darstellung aller Vorgänge mit Abhängigkeiten, Terminen, Kapazitäten und Kosten Basis: Graphentheorie (Netzplan: bewerteter Digraph) Grundbegriffe Vorgang (= AP): Zeitfordernde Tätigkeit mit definiertem Anfang und Ende Ereignis: Eintreten eines definierten Zustandes im Projektablauf Dauer: Zeitspanne zwischen Ende und Anfang eines Vorgangs Darstellungsmittel Knoten: Rechtecke und Kreise Pfeile Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Netzplanarten Vorgangsorientierte NPT Vorgänge werden aneinander gereiht Die Vorgänge beinhalten Ergebnisse und Zeitgrößen Darstellung aus Sicht der Projektdurchführenden: „Wie“ steht im Vordergrund Anforderungen ermitteln 10 t 1 2 System entwerfen 20 t 3 Ereignisorientierte NPT Ereignisse werden aneinander gereiht Die Ereignisse sind Ergebnisse mit Zeitgrößen Darstellung aus Management-Sicht : „Was“ steht im Vordergrund Start 10 t Anforderungen sind ermittelt nach 10 t Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 t System ist entworfen nach 30 t 9 Anordnungsbeziehungen Review Bezeichnung Normalfolge Ende-Anfang Anfangsfolge Anfang-Anfang Endfolge Ende-Ende Überlappung Kürzel Beschreibung EA Der Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann AA Gleichzeitiger Start der beiden Vorgänge EE Aktueller Vorgang (Nachfolger) kann erst dann enden, wenn der andere Vorgang (Vorgänger) beendet ist. ...+ Zeit ...+ % Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Weitere Grundbegriffe Beginn Ende Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 4 FAZ FEZ FAZ Frühester Anfangszeitpunkt SAZ Spätester Anfangszeitpunkt FEZ Frühester Endzeitpunkt SEZ Spätester Endzeitpunkt D Dauer FEZ = FAZ + D; SEZ = SAZ + D Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia FP SAZ SEZ GP FP freier Puffer (Vorgang 3) := FAZ (V4) – FEZ (V3) GP Gesamt-Puffer (Vorgang 3) := SEZ - FEZ GP > FP 11 Critical Path Method (CPM) Hauptziele Auffinden des zeitkritischen Weges vom Projektstart zum Projektziel Wirtschaftlich vertretbare Kürzungen dieses Weges Erfinder: Morgan R. Walker u. James E. Kelley (1957) Vorgangs-Pfeil-Netzplan Pfeile = Vorgänge Knoten = Ereignisse Anfangsereignis Vorgang Vorg.-Dauer Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Endereignis 12 CPM: Beispiel (3) Materialkosten errechnen 1 3 10 11 3 3 (4) Lieferzeit des Materials 5 0 (6) Lohnkosten errechnen 0 0 (5) Arbeitskräfte einweisen 2 5 6 Frühester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann 16 16 4 10 10 Spätester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 0 0 Dauer des Vorgangs Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999 13 Metra-Potential-Method (MPM) Hauptziel Darstellung komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem Vermaschungsgrad und Modularisierung Erfinder: B. Roy (1958) Vorgangs-Knoten-Netzplan Knoten := Vorgänge Pfeile := Anordnungsbeziehungen und/oder Dauer zwischen den Vorgängen Vorg.-Nr. Vorgang FAZ SAZ Dauer Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia FEZ SEZ 14 MPM: Beispiel (3) Materialkosten errechnen 3 6 (1) 4 7 10 (7) Material bestellen 0 0 3 3 3 (4) 3 3 (0) Lieferzeit des Materials 7 Selbstkosten ermitteln 10 11 5 15 16 10 10 1 Projektstart Projektziel (6) 0 0 (2) 0 1 5 6 Arbeitspläne aufstellen 5 5 6 (5) 5 6 Lohnkosten kalkulieren 5 16 16 10 11 (8) Arbeit ausführen 10 10 Arbeitskräfte einweisen 4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 10 6 16 16 Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999 15 Program Evaluation and Review Technique (PERT) Hauptziele: Überwachung von Abläufen durch Abprüfung von Ereigniseintritten Erfinder: W. Frazer (1958) Ereignis-Knoten-Netzplan Knoten = Ereignisse (= Ergebnisse aus Vorgängen) Pfeile = Ordnungsbeziehungen und Dauern zwischen Ereignissen Annahme: Gesamtdauer ist normalverteilt Schätzung von jeweils drei Zeiten pro Vorgang Optimistische Dauer: oD Pessimistische Dauer: pD Realistische Dauer: rD Erwartete mittlere Dauer: Knoten-Nr. oD/rD/pD Ereignis mD mD = (oD + 4*rD + pD) / 6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 PERT: Beispiel 1 3 1 Material bestellt 3 3 Material- und Lohnkosten berechnet 10 11 0 1 Projektstart 0 Projektziel 0 0 0 2 4 Arbeitspläne aufgestellt 5 6 0 16 16 Material angeliefert und Arbeitskräfte eingewiesen 10 10 Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 Balkendiagramme versus Netzpläne Balken-Diagramme + + + + + Weit verbreitet Sehr verständlich Schnell zu erstellen (mit PM-Tool) Geeignet für Präsentationen Vernetzte Gantt-Diagramme zeigen neben der zeitlichen Lage der APs auch die logischen Abhängigkeiten auf Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Netzpläne + Sehr gute Darstellung der zeitlichen und logischen Abhängigkeiten + Automatische Berechung des kritischen Wegs + Zuordnung von Mitarbeitern und Kosten zu den einzelnen Aufgaben möglich - Hoher Erstellungsaufwand - Umfangreiche Kenntnisse erforderlich - Ungeeignet für Präsentationen wegen hoher Komplexität - Für kleine und mittlere Projekte überdimensioniert 18 Ressourcenplanung Ressourcen Personen: interne und externe Mitarbeiter Sachmittel: Maschinen, Software, Räume, Verbrauchsmaterial Ressourcenplanung Bestimmung aller Ressourcen, die für die Projektdurchführung benötigt werden Abgleich der benötigten mit den vorhandenen Ressourcen Erstellung des Ressourcenplans (Einsatzplans), um einen optimalen zeitlichen Projektverlauf zu erzielen Ressourcen beeinflussen Termine durch ihre Verfügbarkeit Sachziele, wenn bestimmte Aufgaben nur von bestimmten Ressourcen durchgeführt werden können Kosten Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 Ressourcenplanung: Vorgehen 1. Ermittlung des Ressourcenbedarfs Vorgang a Ressourcen zur Erledigung des Vorgangs 2. 3. 4. Ressourcenart (Personalressourcen; Sachmittel) Menge der benötigten Ressource Terminliche Notwendigkeiten (Vorlauf beachten!) Ermittlung der im Projektzeitraum verfügbaren Kapazitäten SOLL/IST-Vergleich: benötigte Ressourcen vs. vorhandene Ressourcen Darstellungsmittel: Ressourcen-Histogramm Kapazitätsausgleich durchführen Anmerkungen Einsatz von PM-Tools zweckmäßig Achtung: Wechselwirkung mit Terminplanung! Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 Kapazitätsausgleich Problem: Kapazitätsüberlastung 08. Mai '00 S 15. Mai '00 M D M D F S S 22. Mai '00 M D M D F S S 100% Terminverschiebung um einen Tag Kapazitätsauslastung nach Kapazitätsausgleich 50% Benötigte Ressourceneinheiten: 100% Hubert Überlastet: 100% 100% 100% 100% 100% Zugeteilt: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 Möglichkeiten des Kapazitätsausgleichs Termintreue Verschiebung oder zeitliche Dehnung von nicht kritischen Vorgängen Personalerweiterung: unternehmensinterne Personalverschiebung, externes Personal heranziehen „Adding Manpower to a late project makes it later“ Brook´sches Gesetz Externer Einkauf von Teilfunktionalitäten Reduktion des Umfangs Kapazitätstreue Maximale Kapazitätsgrenze wird vorgegeben, die einzuhalten ist Projektende kann sich verschieben Ziel: optimale Ressourcenausnutzung Z.B. Verschiebung kritischer Vorgänge a Verschiebung des Projektende-Termins Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 22 Kostenplanung (1) Ziel: Ermittlung und Darstellung der Projektkosten Basis: für Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung Gliederung der Projektkostenplanung analog der Gliederung des Projektstrukturplans (Kosten pro AP) Webseite 2.400 € Planung 300 € AP1 100 € AP2 200 € Realisierung 1.300 € AP3 1.300 € Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Tests 800 € AP4 300 € AP5 500 € 23 Kostenplanung (2): nach APs Gliederung nach Arbeitspaketen Beispiel Muster-Projekt Ressourcen- und Kostenplan Nr. Vorgang 1 Prototyp herstellen Dauer in Tagen 40 2 Prototyp testen 10 Kostenart 2 Programmierer 1 Server 1 Entwicklungstool 1 Programmierer 1 Anwender Einzelbetrag Anzahl 500,00 EUR 5.000,00 EUR 800,00 EUR 500,00 EUR 300,00 EUR Projektgesamtkosten 40.000,00 EUR 5.000,00 EUR 1.600,00 EUR 5.000,00 EUR 300,00 EUR 51.900,00 EUR Fälligkeit der Kosten 80 1 2 10 1 Gesamtbetrag Kostenanfall Am Am Verteilt Anfang Ende x x x x x Am Beginn des Vorgangs Am Ende des Vorgangs Anteilsmäßig nach Fortschritt Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 24 Kostenplanung (3): nach Kostenarten Gliederung nach Kostenarten Personalkosten, Reisekosten, Schulungen, Betriebsmittel, Materialkosten Fremdleistungen, Beratungskosten Kapital- und Finanzierungskosten, Steuern, Versicherungen, Gebühren Beispiel Personal Schulung Hardware Lizenzen Sonstiges Gesamt Jan. 04 Feb. 04 60.000 € 120.000 € 40.000 € 10.000 € 0 € 40.000 € 0 € 12.000 € 5.000 € 5.000 € 105.000 € 187.000 € Mrz. 04 Apr. 04 120.000 € 75.000 € 5.000 € 0€ 40.000 € 40.000 € 12.000 € 12.000 € 5.000 € 5.000 € 182.000 € 132.000 € 606.000 € Sonstiges Lizenzen Apr. 04 Hardware Schulung Mrz. 04 Feb. 04 Jan. 04 Personal Sonstiges 0 EUR 20.000 40.000 60.000 80.000 100.000 120.000 EUR EUR EUR EUR EUR EUR Lizenzen Jan. 04 Feb. 04 Hardware Mrz. 04 Schulung Apr. 04 Personal 0€ 100.000 € 200.000 € 300.000 € 400.000 € Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 25 Kostenplanung (4): Kostenverlauf Kostenkurve 200.000 EUR 180.000 EUR 160.000 EUR 140.000 EUR Sonstiges 120.000 EUR Lizenzen 100.000 EUR Hardware 80.000 EUR Schulung 60.000 EUR Personal 40.000 EUR Kumulierte Kostenkurve 20.000 EUR 0 EUR Jan 04 Feb 04 Mrz 04 Apr 04 700.000 EUR 600.000 EUR 500.000 EUR Sonstiges 400.000 EUR Lizenzen Hardware 300.000 EUR Schulung 200.000 EUR Personal 100.000 EUR 0 EUR Jan 04 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Feb 04 Mrz 04 Apr 04 26 Kostenplanung (5): Praxisbeispiel Ressourcen- und Kostenplanung im Projekt Korfu sep. Foliensatz Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 27 Planoptimierung Ziel: Optimierung des Projektplanes Projekt soll zum frühest möglichen Termin enden Ressourcen sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden Kosten sollen so gering wie möglich sein Idee/Vorgehen Ersten Planungsentwurf iterativ überarbeiten Mehrere Planungsalternativen erstellen a optimale Lösung wählen Termine: Konzentration auf den kritischen Pfad Zeitliche Reduktion kritischer Vorgänge verkürzt Endtermin Achtung: Nicht kritische Vorgänge können dabei „kritisch“ werden Ressourcen: Bessere Auslastung der Ressourcen erzielen Kosten: Teuere Ressourcen durch preiswertere ersetzen dadurch Kostenreduktion (erzeugt ggf. späteren Projektendetermin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit Auftraggeber erforderlich!) Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 28 Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht? Gesicherter Vorgehensplan für die Projektdurchführung Zielgerechter Ressourcen-Einsatz Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind ermittelt a Verminderung des Projektrisikos Projektplan: Basis für effiziente Projektsteuerung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 29 Aufgabe 3: Projektplanung I Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass das innovative Internet-Unternehmen spätestens zum 01.07.2005 online geht. Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten. 1. Erstellen Sie 4 verschiedene Projektstrukturpläne in Organigrammform 2. Wählen Sie einen PSP aus und erstellen Sie dazu alle Arbeitspakete. Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (78 h für Informatiker; ca. 15 – 20 h für NichtInformatiker) eingehalten werden. Die Informatiker sollen in etwa gleichgroße Programmieranteile übernehmen. 3. Geben Sie die Planungsdaten mit den Meilensteinen in MS Project 2003 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp 4. Die Ergebnisse von 1. - 3. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit den Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in der Präsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 30
