Vorlesung Professionelles Projektmanagement
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Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 4 – Teil 2 (19.05.2003): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 1 Ablauf- und Terminplan mit MS Project 2002 1. Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info 2. Projektkalender einrichten 3. Projektstrukturplan Review Vorgangsnamen Gliederung der Vorgänge » Höherstufen » Tieferstufen » Vorgangsinformationen 4. Dauer der Einzelvorgänge Dauer: in min, h, t, w Meilensteine 5. Ablaufreihenfolge Verknüpfung der Vorgänge Ergebnis: Projektablauf- und Terminplan Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 2 Beispiel: Einführung einer PM-Software Menüpunkt Ansicht a Weitere Ansichten a Balkendiagramm: Einzelheiten <Auswahl> Review Ergebnis: Terminplan mit kritischem Pfad Puffer Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 3 Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2002 1. Ressourcen definieren: Ansicht a Ressource: Tabelle 2. Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender 3. „Ressourcen a Vorgängen“ zuordnen Ansicht a Balkendiagramm Extras a Ressourcen a Ressourcen zuordnen 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht a Ressource: Grafik bzw. Ansicht a Ressource: Einsatz 5. Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich 6. Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten Projekt a Projektinfo a Statistik 7. Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 4 Ressourcentabelle Personenname, Berufs- oder Maschinenbez., Materialname,... Maßeinheit des Materials (z.B. m, kg) Fester Kostensatz pro Einsatz einer Ressource Max. Kapazität der Ressource in % Arbeit Material (Personen- und Sachmittel) (Verbrauchsmaterialien) • bei Art = Arbeit: Kosten pro Zeiteinheit z.B. 30 €/h • bei Art = Material: Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Kosten pro Mengeneinheit Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 5 Beispiel: Ressourcenplanung 1. Ressourcentabelle anlegen Nr. 1 2 3 4 5 Ressourcenname Methodix Installix Schulix PM-Softw are + Doku Getränke und Büffet Art Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Kürzel M I S P G Gruppe Intern Intern Intern Fixkosten Fixkosten Max. Einh. Standardsatz Kosten/Einsatz Fällig amBasiskalender 100% 40,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard 100% 35,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard 50% 35,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard 100% 0,00 EUR/Std. 5.000,00 EUR Anteilig Standard 100% 0,00 EUR/Std. 250,00 EUR Anteilig Standard 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit Allgemein gültiges (z.B. 30.05.2003 ist Feiertag) im Standard (Projektkalender) definieren Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender Festlegung über Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 6 Beispiel: Ressourcenplanung Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 7 Beispiel: Ressourcenplanung 3. Ressourcen zuordnen Ansicht a Balkendiagramm Extras a Ressourcen a Ressourcen zuordnen Die Erstzuweisung von Ressourcen zu einem Vorgang legt die Arbeit fest! Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 8 Ressourcen zugeordnet Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 9 Beispiel: Ressourcenüberlastung 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht a Ressource: Einsatz Nr. 1 2 3 4 5 Ansicht a Ressource: Grafik 10. Jun '02 Einzelheiten Ressourcenname M D Arbeit Methodix 8h 8h Anforderungen definieren Arbeit Arbeit Angebote einholen Auswahl der PM-Software Arbeit 8h 8h Arbeit Präsentation und Mittelfreigabe 0h Arbeit Installix Arbeit Installation der Software auf Server Arbeit Installation der Software auf Client Arbeit Schulix Arbeit Schulung vorbereiten Schulung der Anwender Arbeit Arbeit PM-Softw are + Doku 0h Arbeit Präsentation und Mittelfreigabe 0h Arbeit Getränke und Büffet Arbeit Feier Überlastungen: mit rot gekennzeichnet 10. Jun '02 M M 200% M D F 200% 100% 100% S S 17. Jun '02 M D 180% 160% 140% 16h 8h 8h 4h 4h 8h 120% 100% 80% 8h 4h 4h 60% 40% 20% Benötigte Ressourceneinheiten: Installix Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia D Überlastet: Zugeteilt: Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 10 D Begriffe: Dauer, Einheiten, Arbeit Arbeitsumfang = Dauer 1 Vollzeitmitarbeiter ist der Ressource zugeordnet Arbeitsumfang = Dauer Mehrere Mitarbeiter oder Teilzeitmitarbeiter sind der Ressource zugeordnet Grundformel für die Berechnung von Arbeitsressourcen Arbeit (in Stunden) = Dauer (in Tagen) x Einheiten x Stunden pro Tag Bsp: 40 h Vorgangsdauer x 100% Ressourceneinheiten = 40 h Arbeit Umrechnungen Dauer (in Tagen) = Arbeit (in Stunden) / (Einheiten x Stunden pro Tag) Einheiten = Arbeit (in Stunden) / (Dauer (in Tagen) x Stunden pro Tag) Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 11 Vorgangsarten und Leistungssteuerung Feste Arbeit Feste Einheiten Feste Dauer Arbeit ist konstant Dauer und Einheiten sind variabel Einheiten sind konstant Dauer und Arbeit sind variabel Dauer ist konstant Einheiten und Arbeit sind variabel Leistungsgesteuerte Terminplanung Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der Arbeit für diesen Vorgang berechnet Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt unverändert Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 12 Beispiel: Ressourcenplanung 5. Kapazitätskonflikte lösen Manuelle Methoden Automatische Methode Vorgangsdauer verlängern „Kapazitätsabgleich“ überlasteter Ressourcen Zusätzliche Personalressourcen einfügen Extras a Kapazitätsabgleich - aufwendig Neu abgleichen + überschaubar + leistungsfähiges Tool - Aktivitäten nicht immer leicht nachvollziehbar 10. Jun '02 M D M D F S 100% 100% 100% S 17. Jun '02 M D 100% 80% 60% 40% 20% Benötigte Ressourceneinheiten: Installix Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Überlastet: 100% Zugeteilt: Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 13 Beispiel: 6. Kostenplanung 6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht _ Ressource: Tabelle Nr. 1 2 3 4 5 Ressourcenname Methodix Installix Schulix PM-Softw are + Doku Getränke und Büffet 6.2 Kosten pro Vorgang: Ansicht _ Vorgang: Einsatz Ansicht a Tabelle: Einsatz a Kosten Art Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Kürzel M I S P G Gruppe Intern Intern Intern Fixkosten Fixkosten Max. Einh. Standardsatz Kosten/Einsatz Fällig amBasiskalender 100% 40,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard 100% 35,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard 50% 35,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard 100% 0,00 EUR/Std. 5.000,00 EUR Anteilig Standard 100% 0,00 EUR/Std. 250,00 EUR Anteilig Standard Vorgangsname Vorbereitungen Anforderungen definieren Methodix Angebote einholen Methodix Ausw ahl der PM-Softw are Methodix Präsentation und Mittelfreigabe Methodix PM-Software + Doku Durchführung Installation der Softw are auf Server Installix Installation der Softw are auf Client Installix Schulung vorbereiten Schulix Schulung der Anw ender Schulix Feier Getränke und Büffet Feste Kosten Fälligkeit fester Kosten 0,00 EUR Anteilig 0,00 EUR Anteilig 0,00 EUR Anteilig 0,00 EUR Anteilig 0,00 EUR Anteilig 0,00 EUR 0,00 EUR Anteilig Anteilig 0,00 EUR Anteilig 0,00 EUR Anteilig 0,00 EUR Anteilig 0,00 EUR Anteilig 20. Mai '02 Gesamtkosten 8.520,00 EUR 640,00 EUR 640,00 EUR 1.600,00 EUR 1.600,00 EUR 1.280,00 EUR 1.280,00 EUR 5.000,00 EUR 0,00 EUR 5.000,00 EUR 1.930,00 EUR 280,00 EUR 280,00 EUR 840,00 EUR 840,00 EUR 280,00 EUR 280,00 EUR 280,00 EUR 280,00 EUR 250,00 EUR 250,00 EUR Einzelheiten Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Arbeit Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 14 D F Kostenplanung mit MS Project 6.3 Projektgesamtkosten Projekt Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia _ Projekt-Info Statistik... Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 15 Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen: 1. Geben Sie die Daten in MS Project 2002 ein und speichern Sie die resultierende Datei unter dem Namen „BP2-Team_x.mpp“ 2. Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem „jour fixe“ und Protokollerstellung „P_nTeam_x.doc“ 3. Aufgabe des Projektleiters ist es insbesondere, eine Präsentation „Plan2-Team_x.ppt“ zu erstellen; Schwerpunkte: Ergebnisse der Projektplanung (I+II) – ohne Arbeitspaket-Darstellungen Ressourcenplan vor und nach dem Kapazitätsabgleich Kostenplan Stand der Umsetzung der Arbeiten Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit MS Project 2002 4. Spätester Abgabetermin für die Dateien ist der 30.05.2003 Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 16 Zu Aufgabe 4: Projektplanung II Es ist weiterhin ein wöchentlicher „jour fixe“ des Projektteams durchzuführen Der jeweils verantwortliche Projektleiter erstellt das (wöchentliche) Protokoll. Die jour fixe-Protokolle sind Bestandteile der später abzugebenden Projektdokumentation Die Protokolle „P_2-Team_x.doc“ und „P_3-Team_x.doc“ sind mit den anderen Dateien zu versenden Die Projektarbeitszeiten jedes Mitarbeiters sind zu erfassen Die Datei „Team_x-Name.xls“ ist von jedem Teammitglied anzulegen und mit den geplanten Aufwänden (in h) für die Monate Mai/Juni zu füllen Die tatsächlichen Aufwände für das Projekt sind tagesgenau zu erfassen Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 17 Aufgabe 3: Projektplanung I Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass die innovative soziale Dienstleistung spätestens zum 23.06.2003 bereitsteht. Die „Projektplanung“ ist an diesem Termin auszurichten. 1. Erstelle Sie für die wichtigsten Teilaufgaben des Projektes einen 3-stufigen Projektstrukturplan in Organigrammform 2. Ermitteln Sie sämtliche Arbeitspakete mit Aufwänden (in h), Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten 3. Erstellen Sie einen Meilensteinplan 4. Geben Sie die Planungsdaten in MS Project 2002 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter „BP1-Team_x.mpp“ 5. Die Ergebnisse von 1. - 4. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit in der Datei „Plan1-Team_x.ppt“ darzustellen 6. Abgabetermin für die beiden Dateien ist der 16.05.2003 Universität Würzburg Fachbereich Informatik Prof. Dr. P. Tran-Gia Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2003 Dr. Harald Wehnes V 4 .2 / 18
