ppt - Universität Würzburg

Professionelles Projektmanagement
in der Praxis
Veranstaltung 2 – Teil 2 (25.04.2005):
Arbeitstechniken
SS 2005
Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes
Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia
1
Arbeitstechniken
 Kreativitätstechniken





Brainstorming
Umkehrungstechnik
6-Hüte-Methode
Mind Mapping
Brainwriting
 Problemlösungstechniken


Delphi-Methode
Pro und Kontra
 Planungstechniken



Zeitplanung
Ressourcenplanung
Kostenplanung
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 Ist-Analyse-Techniken




Interview
Fragebogen
Selbstaufschreibung
Stichprobenverfahren
 Entscheidungstechniken



Punktebewertungsverfahren
Nutzwertanalyse
Portfolioanalyse
 Kommunikationstechniken



Moderation
Präsentation
Verhandlungstechniken
2
9-Punkte-Problem
 Problemstellung
Wie lassen sich 9 Punkte mit maximal 4 geraden
Strichen verbinden, ohne den Stift abzusetzen?
O
O
O
O
O
O
O
O
O
 Kreativität durch
Überschreitung von meist selbst auferlegter Grenzen
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3
Kreativitätstechniken
 Kreativitätstechniken
 Brainstorming
 Brainwriting / 635-Methode
 6-Hüte-Methode
 Umkehrungstechnik
 Mind Mapping
 TRIZ
 Rahmenbedingungen





Klare Aufgabenstellung und Zielstellung
Ungezwungene Arbeitsatmosphäre
Verschiedene Perspektiven / Optiken / Standpunkte
Erlaubnis, Dinge auf den Kopf zu stellen
Meeting außerhalb der täglichen Routine
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Brainstorming
Bekannteste Methode (A. S. Osborn)
1.
2.
3.
4.
Die 4 goldenen Brainstorming-Regeln
Keine Kritik oder Bewertung von Ideen
Quantität ist Qualität: Jede noch so wilde Idee erlaubt
Freie Entfaltung der Phantasie
Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiterentwickeln
Basis und Ablauf





Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator
Flipchart, Tafel und/oder Moderationswand für Vorschläge
Angenehme, offene Atmosphäre
Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Min.; anschließend Pause
Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Min.
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5
Brainwriting (6-3-5-Methode)
Schriftliche Form des Brainstormings
(Erfinder: Prof. Rohrbach)
 6-3-5-Methode
6 Teilnehmer
3 Lösungsvorschläge je Teilnehmer
5 Minuten Zeit
 Hohe Anzahl von Vorschlägen



Weitergabe der Vorschläge an den Nachbarn
Durchlesen der Vorgänger-Ideen und Ergänzung um 3 neue
Nach 30 Minuten: max. 108 Ideen
 Vorteile
+ Lösungen zum Teil durchdachter als beim Brainstorming
+ Kritische Ideen werden eher schriftlich formuliert
+ Zwang zur aktiven Mitarbeit in der gesamten Sitzung
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6
Brainwriting-Formular
Problemstellung:
1. Idee
Datum:
2. Idee
3. Idee
1. Teilnehmer
2. Teilnehmer
3. Teilnehmer
4. Teilnehmer
5. Teilnehmer
6. Teilnehmer
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e-Brainstorming:
Unternehmensweites Brainstorming
Web-Anwendung für unternehmensweites Brainstorming
(Eigenentwickelung)
 Einsatz des gesamten Mitarbeiterpotentials eines
Unternehmens zur Ideengenerierung
 Lösung: Realisierung der klassischen Brainstormingtechnik mittels Intranet-Technologie


Eingabe neuer Ideen - mit persönlicher Bewertung
(Nutzen für Kunden, Nutzen für das Unternehmen/Abteilung usw.)
Alle Mitarbeiter können alle zuvor eingegebenen Vorschläge ansehen
und – ggf. motiviert dadurch – neue Vorschläge eingeben
 Anreizerhöhung durch Verbindung mit Preisausschreiben


Bewertung der Vorschläge
Preisverleihung für die besten Vorschläge rden bewertet und die
besten werden durch Preise honoriert
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Umkehrungstechnik
Methode
Bisherige
bekannte Lösung
Beispiel
Schlittschuhe
für den Winter
Vgl. Marchand, Rene; Boethius, Stefan:
Das Vorsprungs-Prinzip. 2001, 49,90 DM
Überreuther, Frankfurt, ISBN 3-7064-0759-0
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Mind Mapping
Kreativitäts- und Visualisierungstechnik
Erfinder: Toni Buzan
Mittelpunkt: Hauptthema
Ableitung von Neben- und Untergedanken
Beispiel:
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6-Hüte-Methode
objektiv/neutral
Prinzip der 6 Hüte Methode




Erfinder: Edward de Bono
Jeder „Denkhut“ hat eine Farbe und symbolisiert eine
Denkrichtung / Betrachtungsart
6 Hüte sind übersichtlich und vielfältig
Jede beteiligte Person setzt jeden Hut einmal auf
Erkenntnisse werden notiert
 Jeder erhält ein umfassendes Problembild
 Verbesserung der Problemlösung
emotional
objektiv negativ
objektiv positiv
Vorteile
 Jeder hat die Möglichkeit, alles loszuwerden
 Jeder konzentriert sich durch die symbolischen Hüte
auf das Wesentliche
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neue Ideen
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Dirigent
Ist-Analysetechniken
 Auswertung vorhandener Unterlagen
 Interview (Mitarbeiter- bzw. Kundenbefragung)


muss gut vorbereitet werden (Inhalte und Interviewpartner)
relativ hoher Aufwand
 Fragebogen


z.B. über DB-basierte Web-Applikation
Geringerer Aufwand und kürzere Untersuchungszeit
Regeln
» Fragen kategorisieren, kurz und verständlich halten
» Ausfüllzeit max. 15 Minuten
» Tests vor der Durchführung mit kleinem Personenkreis
 Selbstaufschreibung


Zur Ermittlung von Arbeitszeiten von immer wiederkehrenden
Vorgängen
Betroffene müssen für das Untersuchungsziel motiviert sein!
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Problemlösungstechniken
 Delphi-Methode




Verschiedene Experten erarbeiten – getrennt voneinander –
Lösungsvorschläge für ein bestimmtes Problem
Anonyme Verteilung der Vorschläge
Beurteilung der Vorschläge; ggf. Überarbeitung des eigenen
Vorschlags
Auswahl der besten Alternative
 Pro-und-Kontra-Spiel





Ausgangspunkt: Mehrere Lösungsalternativen liegen bereits vor
Je Lösungsalternative zwei Vertreter des Lösungsteams
1. Runde: Beide Vertreter tragen Pro- bzw. Kontra-Argumente vor
2. Runde: Rollentausch, d.h. Pro-Vertreter der 1. Runde trägt
Kontra-Argumente vor und umgekehrt.
Argumente werden protokolliert und vom Plenum bewertet
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Entscheidungstechniken
Entscheidung zwischen verschiedenen Alternativen
 Techniken




Punktebewertungsverfahren
ABC-Analyse
Nutzwertanalyse
Portfolio-Analyse
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Punktebewertungsverfahren
1. Schritt:
Sammeln von Lösungsvorschlägen
2. Schritt:
Jeder Teilnehmer hat n Punkte, die er entsprechend seiner
persönlichen Priorisierung auf die Lösungsalternativen
verteilt
3. Schritt:
Summierung der Punkte pro Lösung ergibt Rangfolge der
Vorschläge
Beispiel: Studenten-Service der AOK im Internet;
Priorisierung der Funktionalitäten
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ABC-Analyse (1)
Motto „Konzentration auf das Wesentliche“
 Ziel: Herausfinden, welchen Dingen (Leistungen,
Produkten, Vorschlägen, Kunden, Lieferanten usw.)
besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden soll
 Prinzip: Klassifizierung von Aufgaben, Probleme,
Produkte, Prozessen in drei Klassen:
A = sehr wichtig / hochwertig / umsatzstark
B = mittelwichtig / mittelwertig / mittlere Umsatzstärke
C = weniger wichtig / niedrigwertig / umsatzschwach
 Pareto-Prinzip oder 80/20-Regel:
Nur ein mengenmäßig kleiner Teil hat einen sehr
hohen Wertanteil (Klasse A)
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ABC-Analyse (2)
Klasse
Mengenanteil
Wertanteil
A
ca. 10 %
ca. 70 %
B
ca. 25 %
ca. 15 %
C
ca. 65 %
ca. 15 %
Wertanteil (%)
100
85
70
Mengenanteil (%)
10
35
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100
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Nutzwertanalyse (1)
Kriterium Gewicht Alternative 1
G
GesamtNutzen
Alternative 2
Alternative 3
Note G x Note Note G x Note Note G x Note
100
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Nutzwertanalyse: Beispiel
Kriterium Gewicht Alternative 1
G
Alternative 2
Alternative 3
Note G x Note Note G x Note Note G x Note
K1
10
3
30
5
50
4
40
K2
40
8
320
5
200
5
200
K3
30
5
150
3
90
3
90
K4
20
4
80
10
200
7
140
GesamtNutzen
100
580
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540
470
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Präferenzmatrix der Bewertungskriterien
Aufgabe: Bewertungskriterien gewichten
 Kriterien wählen
 2er-Vergleich der Kriterien untereinander
 Häufigkeit der „Siege“ ist die Basis für die Gewichtung der Kriterien
Kriterien
A
B
C
D
E
„Siege“
Vergleiche
AB
AC
AD
AE
BC
BD
BE
CD
CE
(mit Beispielwerten)
DE
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1
4
0
2
3
20
Effizientes Zeitmanagement
„Nimm Dir Zeit zum Planen,
dann hast Du Zeit für die anderen Dinge“
Konsequentes
Zeitmanagement
Erfolg
genießen
Ziele
setzen
Neuen Tag
vorbereiten
Prioritäten
setzen
BesprechungsRegeln beachten
Gleichartiges
zusammenfassen
Abschirmen
Delegieren
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Schwieriges
aufteilen
Quelle: J. Seiwert, 1x1 des
Zeitmanagements, Gabal,
Offenbach, 1995.
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Eisenhower-Matrix
 Prinzip: Aufteilung der Aufgaben nach zwei Kriterien


Wichtigkeit: wichtig oder unwichtig
Dringlichkeit: dringend oder nicht dringend
wichtig
A - Aufgaben
- Krisen
- dringliche Termine/Probleme
a sofort erledigen
B – Aufgaben
- Ziele setzen
- Strategien, Konzepte
a in Zeitplanung aufnehmen
C - Aufgaben
- Zeitfresser
- wenig Effektives
D-Aufgaben
- Zeitverschwender
a reduzieren bzw. delegieren
a
Papierkorb
dringend
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Richtiges Zeitmanagement
 Konzentration auf B-Aufgaben
 nur ca. 60% der Zeit verplanen
B
Dauerstress
C
D
dringend
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wichtig
wichtig
A - Aufgaben
B-Aufgaben
A
C
Ziel: vermeiden,
dass B-Aufgaben
dringlich werden!
D
dringend
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Präsentationstechniken (1)
 Gründliche Vorbereitung






Thema
Ziel und Zielgruppe
Botschaft und Inhalte der Präsentation
Visualisierung
Organisation und Zeitplan
Technische Hilfsmittel
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Präsentationstechniken (2)
 Medieneinsatz




PC mit Beamer; Funkmaus, Laserpointer
Overheadprojektor und Transparentfolien
Pinwände mit Packpapier (Medienkoffer)
Flipchart, Tafel, ...
Kombi-Technik häufig zweckmäßig,
z.B. Beamer und Overheadprojektor
 Tipps zur Folienerstellung






Gute Lesbarkeit
Kurz und treffend
Einheitlicher Aufbau
Einfache Bilder statt vieler Worte
Graphiken verwenden
Farbig, aber max. 3 Farben pro Folie
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Präsentationstechniken (3)
 Körpersprache



Blickkontakt!
Festes authentisches Auftreten – gleichzeitig
entspannt sein
Hände: Gestik muß das Gesagte bekräftigen;
sparsam einsetzen
 Stimme





Rhythmuswechsel
Lautstärke und Tonlage variieren
Gezielt Pausen einsetzen
Fragen
Humor
Gute Vorbereitung: Rolle des Zuhörers einnehmen, proben,
Welche Fragen sind zu erwarten?, ...
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Präsentationstechnik (4)
 Präsentationsdurchführung
Eröffnung
• Anlass
• Thema
• Ziel
Hauptteil
• Inhalte klar und
übersichtlich vermitteln
• Zusammenfassung
Schluss
• Appell
• Dank
• Fragen/Diskussion
 Präsentationsnachbereitung




Ziel erreicht?
Was ist gut gelaufen?
Wo gab es Probleme?
Was sollte das nächste Mal besser gemacht werden?
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Aufgabe 2: Projektantrag
für ein innovatives Internet-Unternehmen
1. Ergänzen Sie Ihre Ideenfindung durch Anwendung der Umkehrmethode – sofern in Aufgabe 1 nicht bereits geschehen
2. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projektideen und ggf.
neuen Ideen eine Nutzwertanalyse - zunächst Referenzmatrix
bilden, dann Alternativenbewertung - durch
3. Wie sieht die Ideallösung Ihrer besten Projektidee aus?
4. Legen Sie die Erfolgskriterien fest: Wann ist Ihr Projekt
„innovatives Internet-Unternehmen“ besonders erfolgreich?
5. Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag zu erarbeiten;
Termin: Ihr Internet-Unternehmen soll zum 1.7.2005 online gehen

Aufgaben des neuen Projektleiters



Koordination und Moderation
Dokumentation (ppt-Datei: Antrag-Team_x.ppt) der einzelnen Schritte
Abgabetermin: spätestens 05.05.2005 für alle Teams
•
An: [email protected]
•
CC: [email protected]
Präsentationen in der nächsten Vorlesung (9.5.05): PL der Teams 1, 5
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Gliederungsvorschlag zur Aufgabe 2




Nutzwertanalyse mit Referenzmatrix
Idealvorstellungen (Zielgruppen-spezifisch)
Besondere Erfolgskriterien für das Projektergebnis
Der Projektantrag
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Projektname (aussagekräftiger Name)
Projektinhalte (Kurzbeschreibung des Vorhabens)
Projektziele (Meßbarkeit!)
1. Sachziele (Ergebnisse) 2. Terminziele 3. Kostenziele
Projektorganisation
Projektleiter, Projektteam, mögliche Teilprojekte
Ressourcen und Kosten
1. Direkte Projektkosten: Personalkosten, Reisekosten,
Schulungen/ Qualifizierungsmaßnahmen, Raumkosten, Sonstiges
2. Investitionen: Software, Hardware, Sonstiges
Nutzenbetrachtung
Interessenanalyse
Meilensteinplan
Projektrisiken
Erfahrungen in der Projektarbeit
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A1: Idee für eine innovatives &
erfolgreiches InternetUnternehmen
 Vorgehen und Ergebnisse
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Zieldefinition
Lösungsalternativen
Entscheidungskriterien
Bewertungsverfahren
Commitment: „Ergebnis“
To-Do-Liste
 Erfahrungen in der Projektarbeit
Datei: Idee-Team_x.ppt
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