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Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 – Teil 1 (19.05.2008): Projektplanung 2 SS 2008 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 1 Agenda Organisatorisches Bericht des PL vom Teams 4 Netzplantechniken Ressourcen- und Kostenplanung II Ressourcenplanung Kostenplanung Planoptimierung Praxisbeispiel Ressourcen- und Kostenplanung II – mit MS Project Aufgabe 4 Vortrag 3: SWOT-Analyse im Projektmanagement Tipps zum Rede-Schluss Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 2 Termine 2008 (Stand: 19.05.2008) 14.04. 21.04. 5.5. 14.5. 19.5. 2.6 9.6. 16.6. 30.6 14.7. MS 1: MS 2: V2 V3 V4 V5 V6 V7 AbV1 Abnahme Lösung Lösung Lösung Lösung Abnahme Lösung Abgabe schluss„Planung und Aufgabe Aufgabe Aufgabe Aufgabe Prototyp Aufgabe Projekt- PräsenAufgaben1 2 3 4 5 Doku tation Verteilung“ Projektdokumentation Datum Aufgabe Team 1 21.04.08 1 V 05.05.08 2 x 19.05.08 3 02.06.08 4 16.06.08 5 30.06.08 6 14.07.08 AP x: Präsentation PL Team 2 Team 3 V x V x x V x x x 2 3 V: Vortrag aktuelles PM-Thema Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Team 5 x x 1 Team 4 V x 4 5 AP: Abschluss-Präsentation kubus-IT 3 Feedback zu den Lösungen von A3 (1) Insgesamt sehr ausgereifte Projektplanungen Jour fixe-Protokolle Ein am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Ergebnisse anhand des Protokolls nachvollziehen können Arbeitszeitnachweise Für jeden Monat sind die in diesem Monat geplanten Soll-Stunden einzutragen; Soll/Ist-Vergleich erfolgt am Projektende Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 4 Feedback zu den Lösungen von A3 (2) Durchgängigkeit beachten! PSP mit APs a AP-Beschreibungen a Vorgänge / Basisplan APs sind analysierte „Blätter“ des PSP Sie sind zu beschreiben (AP-Formular) Sie gehen als Vorgänge in den Basisplan ein Ein PSP muss sämtliche Projektaufgaben enthalten AP-Formular: „Erwartete Ergebnisse“ ergebnisorientiert und nicht tätigkeitsorientiert beschreiben statt: „Programmieren der wichtigsten Schnittstellen der Website“ besser: „Die wichtigsten Schnittstellen der Website sind programmiert“ noch besser und klarer: „Folgende Schnittstellen der Website ... (Aufzählung) sind programmiert“ Empfehlung zum JF-Protokoll: Aufgaben grundsätzlich personalisieren – mit einem Verantwortlichen (sonst besteht die Gefahr, dass sich keiner darum kümmert, da ja alle anderen sich darum kümmern sollen) Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 5 Aufgabe 3: Gliederungsvorgabe für die Präsentation (4) Projektsteckbrief Phasenplan Meilensteinplan Projektstrukturpläne Datei: Plan1-Team_x .ppt Objektorientierter PSP Funktionsorientierter PSP Gemischter PSP Arbeitspakete (Einzelbeschreibungen) Basisplan in MS Project (Screenshot) Erfahrungen Projektarbeit MS Project 2007 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 6 Projektplanung: Überblick Zeitplan Projektstrukturplan - Ergebnisse - Termine - Kosten AP1 AP2 AP3 Ressourcenplan AP4 Kostenplan APn Budgetansatz Mrz 03 Feb 04 Jan 04 Dez 03 Nov 03 Okt 03 Sep 03 Aug 03 Jul 03 Jun 03 Mai 03 Apr 03 Mrz 03 Feb 03 Jan 03 Dez 02 Nov 02 Okt 02 Sep 02 Aug 02 Jul 02 € 4.000.000 Arbeitspakete/Vorgänge - Name, AP-Nr. - Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen - Verantwortlicher - Aufwand, Dauer, Kosten Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3.000.000 2.000.000 1.000.000 0 kubus-IT 7 Terminplanungstechniken Review Terminliste AP-Nr. AP-Name geeignet für kleinere Projekte Verantwortlicher Dauer Start Ende Status Balkendiagramm Netzplantechnik geeignet für große Projekte mit vielen APs Vernetztes Balkendiagramm (entspricht Vorgangsknoten-Netzplan) Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 8 Netzplantechnik (NPT) NPT: Instrument zur Analyse, Darstellung, Planung, Überwachung und Steuerung von Abläufen Graphische Darstellung aller Vorgänge mit Abhängigkeiten, Terminen, Kapazitäten und Kosten Basis: Graphentheorie (Netzplan: bewerteter Digraph) Grundbegriffe Vorgang (= AP) Dauer Zeitfordernde Tätigkeit mit Zeitspanne zwischen Anfang definiertem Anfang und Ende und Ende eines Vorgangs Ereignis Eintreten eines definierten Zustandes/ Ergebnisses im Projektablauf (z.B. Meilenstein) Darstellungsmittel Knoten: Rechtecke und Kreise Pfeile Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 9 Netzplanarten: Basistypen Vorgangs-Pfeil-Netzplan Knoten: Ereignisse Pfeile: Vorgänge Beispiel: Critical Path Method (CPM) Ereignis Vorgang Ereignis Vorgangs-Knoten-Netzplan Knoten: Vorgänge Pfeile: Anordnungsbeziehungen Beispiel: Metra Potential Method (MPM) Vorgang Vorgang Ereignis Ereignis Ereignis-Knoten-Netzplan Knoten: Ereignisse Pfeile: Anordnungsbeziehungen Beispiel: Program Evaluation and Review Technique (PERT) Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 10 Anordnungsbeziehungen (AOB) Review Bezeichnung Normalfolge Ende-Anfang Anfangsfolge Anfang-Anfang Endfolge Ende-Ende Sprungfolge Anfang-Ende Überlappung Kürzel Beschreibung EA Der Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann AA Gleichzeitiger Start der beiden Vorgänge EE Aktueller Vorgang (Nachfolger) kann erst dann enden, wenn der andere Vorgang (Vorgänger) beendet ist. AE Der Beginn des Vorgängers ist Voraussetzung für das Ende des Nachfolgers ... + Zeit ... + % Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 11 Weitere Grundbegriffe Beginn Ende Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 4 FAZ FEZ FAZ Frühester Anfangszeitpunkt SAZ Spätester Anfangszeitpunkt FEZ Frühester Endzeitpunkt SEZ Spätester Endzeitpunkt D Dauer FEZ = FAZ + D; SEZ = SAZ + D Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia FP SAZ SEZ GP FP freier Puffer (Vorgang 3) := FAZ (V4) – FEZ (V3) GP Gesamt-Puffer (Vorgang 3) := SEZ – FEZ = SAZ – FAZ GP > FP kubus-IT 12 Critical Path Method (CPM) Hauptziele Auffinden des zeitkritischen Weges vom Projektstart zum Projektziel Wirtschaftlich vertretbare Kürzungen dieses Weges Erfinder: Morgan R. Walker u. James E. Kelley (1957) Vorgangs-Pfeil-Netzplan Pfeile = Vorgänge Knoten = Ereignisse Anwendung: Bei linearen Projekten (Wasserfall) Anfangsereignis Vorgang Vorg.-Dauer Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Endereignis kubus-IT 13 CPM: Beispiel (3) Materialkosten errechnen 1 3 10 11 3 3 (4) Lieferzeit des Materials 5 0 (6) Lohnkosten errechnen 0 0 (5) Arbeitskräfte einweisen 2 5 6 Frühester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann 16 16 4 10 10 Spätester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 0 0 Dauer des Vorgangs Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999 kubus-IT 14 Metra-Potential-Method (MPM) Hauptziel Darstellung komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem Vermaschungsgrad und Modularisierung Erfinder: B. Roy (1958) Vorgangs-Knoten-Netzplan Knoten := Vorgänge Pfeile := Anordnungsbeziehungen und/oder Dauer zwischen den Vorgängen Anwendung: Projekte mit parallelen Arbeitspaketen Vorg.-Nr. Vorgang FAZ SAZ Dauer Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia FEZ SEZ kubus-IT 15 MPM: Beispiel (3) Materialkosten errechnen 3 6 (1) 4 7 10 (7) Material bestellen 0 0 3 3 3 (4) 3 3 (0) Lieferzeit des Materials 7 Selbstkosten ermitteln 10 11 5 15 16 10 10 1 Projektstart Projektziel (6) 0 0 (2) 0 1 5 6 Arbeitspläne aufstellen 5 5 6 (5) 5 6 Lohnkosten kalkulieren 5 16 16 10 11 (8) Arbeit ausführen 10 10 Arbeitskräfte einweisen 4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 10 6 16 16 Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999 kubus-IT 16 Program Evaluation and Review Technique (PERT) Hauptziele: Überwachung von Abläufen durch Abprüfung von Ereigniseintritten Erfinder: W. Frazer (1958) Ereignis-Knoten-Netzplan Knoten = Ereignisse (= Ergebnisse aus Vorgängen) Pfeile = Anordnungsbeziehungen mit Dauer zwischen Ereignissen PERT berechnet die Wahrscheinlichkeit unter der Annahme: Gesamtdauer ist normalverteilt Statt der Vorgangsdauer jeweils drei Zeiten pro Vorgang Optimistische Dauer: oD Pessimistische Dauer: pD Realistische Dauer: rD Erwartete mittlere Dauer mD Knoten-Nr. Ereignis oD/rD/pD mD mD = (oD + 4*rD + pD) / 6 (Erwartungswert) Varianz v v = ((pD - oD) / 6)2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 17 PERT: Beispiel 1 3 1 Material bestellt 3 3 Material- und Lohnkosten berechnet 10 11 0 1 Projektstart 0 Projektziel 0 0 0 2 16 16 4 Arbeitspläne aufgestellt 5 6 0 Material angeliefert und Arbeitskräfte eingewiesen 10 10 Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 18 Balkendiagramme versus Netzpläne Balken-Diagramme + Weit verbreitet + Sehr verständlich + Schnell zu erstellen (mit PM-Tool) + Geeignet für Präsentationen + Vernetzte Balken-Diagramme zeigen neben der zeitlichen Lage der APs auch die logischen Abhängigkeiten auf Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Netzpläne + Sehr gute Darstellung der zeitlichen und logischen Abhängigkeiten + Automatische Berechung des kritischen Wegs + Zuordnung von Mitarbeitern und Kosten zu den einzelnen Aufgaben möglich - Hoher Erstellungsaufwand - Umfangreiche Kenntnisse/ Schulungsaufwand erforderlich - Ungeeignet für Präsentationen wegen hoher Komplexität - Für kleine und mittlere Projekte überdimensioniert kubus-IT 19 Netzplandiagramm mit kritischem Pfad in MS Project Vorbereitung Anfang: 22.05.06 Nr.: Ende: 07.06.06 Abg.: 0% 1 Dauer: 11 Tage Auswahl PM-Software Auswahl der der PM-Software Anforderungen definieren Angebote einholen Anfang: 22.05.06 Nr.: Anfang: 24.05.06 Nr.: Ende: Dauer: 2 Tage Ende: Dauer: 1 Woche Res.: 23.05.06 2 31.05.06 3 Res.: Anfang: 01.06.06 Anfang: 01.06.06 Nr.: Nr.: 4 4 07.06.06 Dauer: 4 Tage Ende:Ende: 07.06.06 Dauer: 4 Tage Res.:Res.: Präsentation und Mittelfreigabe Meilensteindatum: Mit 07.06.06 Nr.: 5 Installation der Software auf Server Durchführung Anfang: 08.06.06 Nr.: Ende: 14.06.06 Abg.: 0% 6 Dauer: 5 Tage Anfang: 08.06.06 Nr.: Ende: Dauer: 1 Tag 08.06.06 7 Res.: Installation der Software auf Clients Anfang: 08.06.06 Nr.: Ende: Dauer: 3 Tage 12.06.06 8 Res.: Schulung vorbereiten Anfang: 08.06.06 Nr.: Ende: Dauer: 2 Tage Res.: Beispiel: Einführung einer PM-Software Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 20 09.06.06 9 Ressourcen- und Kostenplanung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 21 Ressourcenplanung Workshopteil Welche Projektressourcen (Einsatzmittel) gibt es? Arbeitskräfte Kapital Werkzeuge Räumlichkeiten Know-How Material Wie geht man bei der Ressourcenplanung vor? Status Quo feststellen Feststellen, wie weit man Ressourcen beeinflussen kann Vermeiden, dass Ressourcen doppelt verplant werden Ermittlung der Ressourcen-Kosten Strukturiertes Vorgehen und laufende Überprüfung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 22 Kostenrechnung (Exkurs) Kostenrechnung Welche Kosten sind angefallen? Wo sind die Kosten angefallen? Wofür sind die Kosten angefallen? Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträgerrechnung Systematische Erfassung aller Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung von Leistungen innerhalb einer Periode entstehen Rechnerische Verteilung der anfallenden Kosten der einzelnen Kostenarten auf die Kostenstellen im Unternehmen Systematische Erfassung aller Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung von Leistungen entstehen Kostenarten Kostenstellen Kostenträger Personalkosten Sachkosten Investitionen ... (nach Organisationseinheiten) Informationstechnologie Vertrieb Organisation ... Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Produkte Projekte Dienstleistungen Aufträge ... kubus-IT 23 Kostenarten in Projekten Personalkosten: Löhne, Gehälter, Sozialleistungen, Erfolgsbeteiligung Reise-, Übernachtungs-, Bewirtungskosten Schulungskosten (extern, inhouse) Externe Beratungsleistungen Hardware: Investitionskosten, Betriebskosten Software: Investitionskosten, Betriebskosten Verbrauchsmaterial: z.B. Papier, Rohstoffe, CDs Finanzmittel Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 24 Ressourcenplanung (syn. Einsatzmittelplanung) Bestimmung der benötigten Einsatzmittel für das Projekt Ermittlung der verfügbaren Einsatzmittel Abgleich der benötigten mit den verfügbaren Einsatzmitteln Erstellung des Ressourcenplans (Einsatzmittelplans), um einen optimalen Projektverlauf zu erzielen Der Projekterfolg ist entscheidend von der Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen abhängig: zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der geforderten Art, Qualität und Menge Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 25 Es gibt zwei Arten der Einsatzmittelplanung Termintreue Einsatzmittelplanung Vorgabe: Termin Aufgabe: Ermittlung der erforderlichen Einsatzmittel, um diesen vorgegebenen Termin zu erreichen Kapazitätstreue Einsatzmittelplanung Vorgabe: Einsatzmittel Aufgabe: Das Projekt möglichst frühzeitig mit den vorgegebenen Einsatzmitteln abschließen Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 26 Erstellung des Ressourcenplanes auf der Basis der Arbeitspakete 1. Schritt: Ermittlung des SOLL-Ressourcenbedarfs Vorgang a Ressourcen zur Erledigung des Vorgangs Welche Ressourcen? • • • Personalressourcen (Qualifikationen/Skills) Sachmittel (Betriebsmittel, Material) Finanzmittel Welche Mengen? Zu welchen Zeitpunkten (Vorlauf beachten!) 2. Schritt: Ermittlung der verfügbaren IST-Kapazitäten im Projektzeitraum 3. Schritt: SOLL/IST-Vergleich: benötigte Ressourcen vs. vorhandene Ressourcen (Darstellungsmittel: Ressourcen-Histogramm) 4. Schritt: Optimale Auslastung der eingesetzten Ressourcen; ggf. Kapazitätsausgleich durchführen Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 27 Besonderheiten der Personaleinsatzplanung Personelle Einsatzplanung ist in der Regel nicht rein quantitativ durchführbar; Restriktionen: Verfügbare Personalkapazität Spezialwissen, -kenntnisse, -erfahrungen Zeitliche und örtliche Verfügbarkeit Organisatorische Zugehörigkeit Rollenkonzept / Zuordnung / Optimierung Vom Planer werden zunächst Rollen mit den Skills definiert, die für das Projekt wichtig sind. Diese Rollen werden im 2. Schritt durch verfügbare/eingeplante Personen besetzt Danach findet eine Optimierung der Auslastung statt Tipps: 1. Linienvorgesetzte frühzeitig in die Planungen einbeziehen (bei Matrixorganisation) 2. Projektmitarbeiter frühzeitig in die Planungen einbeziehen Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 28 Personaleinsatzplan mit Qualifikationen auf Ebene der APs/Vorgänge (Beispiel) Qualifikation Vorgang 1. Pflichtenheft erstellen Informatiker (DB) Informatiker (Design) 1 1 2. Rechtsfragen klären 3. Businessplan erstellen Gesamt Betriebswirt 2 Summe 2 1 1 Jurist 2 1 3 2 1 3 1 7 Wichtiger Hinweis: Keine Überstunden in die Planung aufnehmen, da Überstunden eine der wenigen Möglichkeiten sind, auf die bei Projektschwierigkeiten zurückgegriffen werden kann Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 29 Einsatzmittelplanung (Mengengerüst) auf Ebene der APs/Vorgänge Vorgang Personal* Hardware Software Kommunikation Reisen Qualifizierung Sonstiges 1. Pflichtenheft erstellen 2. Rechtsfragen klären 3. Businessplan erstellen Summe *) Mengenmaßstab: Personenstunden, -tage, -monate oder -jahre Für jedes Arbeitspaket werden alle benötigten Ressourcen ermittelt und tabellarisch zusammengefasst Ergebnis: Einsatzmittelplan (Ressourcenplan) Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 30 Betrachtung von Engpass-Ressourcen Problem: Kapazitätsüberlastung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 31 Lösung durch Kapazitätsausgleich Kapazitätsauslastung nach Kapazitätsausgleich S 15. Mai '00 M D M D F S S 22. Mai '00 M D M D F S S 100% Terminverschiebung um einen Tag 50% Benötigte Ressourceneinheiten: 100% Hubert Überlastet: 100% 100% 100% 100% 100% Zugeteilt: Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 32 Möglichkeiten des Kapazitätsausgleichs Termintreue Vorgegebener Endetermin ist einzuhalten Maßnahmen • • • • Verschiebung oder zeitliche Dehnung von nicht kritischen Vorgängen Externer Einkauf von Teilfunktionalitäten Reduktion des Projektumfangs Personalerweiterung: unternehmensinterne Personalverschiebung, externes Personal heranziehen Brook´sches Gesetz: „Adding Manpower to a late project makes it later“ Kapazitätstreue Vorgegebene maximale Kapazitätsgrenzen sind einzuhalten (Ziel: optimale Ressourcenausnutzung) Maßnahmen: • Verschiebung, zeitliches Strecken oder Splitten auch von kritischen Vorgängen a Verschiebung des Projektende-Termins Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 33 Beispiel für erfolgreiches Kapazitätsmanagement Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 34 Kostenplanung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 35 Kostenplanung (1) Ziel: Ermittlung und Darstellung der Projektkosten Basis: für Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung Gliederung der Projektkostenplanung analog der Gliederung des Projektstrukturplans (Kosten pro AP) Webseite 2.600 € Planung 300 € AP1 100 € AP2 200 € Realisierung 1.300 € AP3 1.300 € Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Tests 800 € AP4 300 € AP5 500 € Projektmanagement 200 € AP6 200 € kubus-IT 36 Kostenplanung (2): nach APs Gliederung nach Arbeitspaketen Beispiel Muster-Projekt Ressourcen- und Kostenplan Nr. Vorgang 1 Prototyp herstellen Dauer in Tagen 40 2 Prototyp testen 10 Kostenart 2 Programmierer 1 Server 1 Entwicklungstool 1 Programmierer 1 Anwender Einzelbetrag 500,00 EUR 5.000,00 EUR 800,00 EUR 500,00 EUR 300,00 EUR Projektgesamtkosten 80 1 2 10 1 Gesamtbetrag 40.000,00 EUR 5.000,00 EUR 1.600,00 EUR 5.000,00 EUR 300,00 EUR 51.900,00 EUR Fälligkeit der Kosten Anzahl Kostenanfall Am Am Verteilt Anfang Ende x x x x x Am Beginn des Vorgangs Am Ende des Vorgangs Anteilsmäßig nach Fortschritt Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 37 Kostenplanung (3): nach Kostenarten Gliederung nach Kostenarten Personalkosten, Reisekosten, Schulungen, Betriebsmittel (Hardware, Lizenzen), Materialkosten Fremdleistungen, Beratungskosten Kapital- und Finanzierungskosten, Steuern, Versicherungen, Gebühren Beispiel: Personal Schulung Hardware Lizenzen Sonstiges Gesamt Jan. 04 Feb. 04 60.000 € 120.000 € 40.000 € 10.000 € 0 € 40.000 € 0 € 12.000 € 5.000 € 5.000 € 105.000 € 187.000 € Mrz. 04 Apr. 04 120.000 € 75.000 € 5.000 € 0€ 40.000 € 40.000 € 12.000 € 12.000 € 5.000 € 5.000 € 182.000 € 132.000 € 606.000 € Sonstiges Lizenzen Apr. 04 Hardware Mrz. 04 Feb. 04 Schulung Jan. 04 Personal Sonstiges 0 EUR 20.000 40.000 60.000 80.000 100.000 120.000 EUR EUR EUR EUR EUR EUR Lizenzen Jan. 04 Feb. 04 Hardware Mrz. 04 Schulung Apr. 04 Personal 0€ 100.000 € 200.000 € 300.000 € 400.000 € kumuliert Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 38 Kostenplanung (4): Kostenverlauf Kostenkurve 200.000 EUR 180.000 EUR 160.000 EUR 140.000 EUR Sonstiges 120.000 EUR Lizenzen 100.000 EUR Hardware 80.000 EUR Schulung 60.000 EUR Personal 40.000 EUR Kumulierte Kostenkurve 20.000 EUR 0 EUR Jan 04 Feb 04 Mrz 04 Apr 04 700.000 EUR 600.000 EUR 500.000 EUR Sonstiges 400.000 EUR Lizenzen Hardware 300.000 EUR Schulung 200.000 EUR Personal 100.000 EUR 0 EUR Jan 04 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia Feb 04 Mrz 04 Apr 04 kubus-IT 39 Praxisbeispiel: Ressourcen- und Kostenplanung im Projekt NIMBUS Prozessschritte 1. Teilprojekte (Verantwortung: Teilprojektleiter) erarbeiten die Ressourcenanforderungen ihres Teilprojektes 1. Personalressourcen 2. Hardware-Investitionen 3. Software-Investitionen 4. Externe Unterstützung 5. Qualifizierungsmaßnahmen (Projektstart, Projektverlauf) 6. Literatur, Sonstiges 2. Zusammenführung und Konsolidierung des Ressourcenbedarfs im Kernteam; Ergänzung Ressourcenbedarf für Projektmanagement 3. Erstellung Kostenplan und Budget für das Projekt 4. Genehmigung des Projektbudgets Ergebnisse Ressourcenplan (Personal, Technik) Kostenplan Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 40 Tätigkeit Konzeptphase Schulung- und Testphase Pilotierung Server Server Server Konzeptphase Schulung- und Testphase Pilotierung AntiViren AntiViren AntiViren Konzeptphase Ermitteln der Anwendungen Pilotierung und Testphase Schulung Paketierung Office Office Office Office Office Konzeptphase Schulung Test- und Pilotphase Umsetzung Standorte Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Server(Zeit-/Zutrittskontrolle) Konzeptphase Schulung- und Testphase Pilotierung Datensicherung Datensicherung Datensicherung je FT-MA 1 Tag pro Woche (13x25) je FT-MA 4x5Tage (13x20) je FT-MA 2 Tag pro Woche (13x4) von - bis 1.7.06-21.12.06 22.12.06-15.2.07 16.2.07-19.4.07 Okt./Nov. 2006 Jan./Feb. 2006 Mrz 06 je FT-MA je FT-MA je FT-MA je FT-MA PT 325 260 52 Konzeptphase je FT-MA 1 Tag pro Woche (4x25) Professionelles ProjektmanagementAnwendungen in der Praxis, (DLZ) © 2008 Dr. Harald Wehnes Schulungund Testphase (DLZ) je FT-MA 25 Tage (4x25) Universität Würzburg, FB Informatik,Anwendungen Prof. Dr. P.Tran-Gia Pilotierung Anwendungen (DLZ) je FT-MA 1 Tag pro Woche (4x8) von - bis PT 6 24 6 5 Tage (9 MA ) 5 Tage (7 MA) 1 Tag pro Woche (7MA x9 W) je 7Tage (9 MA x 7) je FT-MA 1 Tag pro Woche (5x25) je FT-MA 4x5Tage (5x20) je FT-MA 2 Tag pro Woche (5x4) DLZ Office Wordbox Paketierung TP Anwendungen Terminalserver AD/Exchange Zutrittskontrolle Datensicherung Virenschutz Druckserver (Peripherie) TP Server Bemerkung Fachteam Teilprojekt Praxisbeispiel: Personalressourcen (Ausschnitt) Okt.-Dez. 2006 Aug.-Sep. 2006 Jan.-Feb. 2007 Mär.-Dez 2007 27 10 40 80 1.7.06-21.12.06 22.12.06-15.2.07 16.2.07-19.4.07 125 100 20 kubus-IT Sep 06 OKT 06 - Dez 06 Jan 07 - Feb 07 Aug 06 Jam 07 45 35 63 56 21 1.7.06-21.12.06 41 22.12.06-15.2.07 16.2.07-19.4.07 100 100 32 Kostenart Position Betrag DLZ Office Wordbox Paketierung TP Anwendungen Terminalserver AD/Exchange Zutrittskontrolle Datensicherung Virenschutz Druckserver (Peripherie) TP Server Bemerkung Fachteam Teilprojekt Praxisbeispiel: Technische Ressourcen Anforderungen der Teilprojekte (Ausschnitt) Fälligkeit Betrag Fälligkeit Hardware Server = 12x Server a 10.000€ Server zentrale Sonderserver 6x große 64-Bit Cluster (2xFile, 2xMail, SQL, Print) 10x zusätzliche Standardserver a 5.000€ Server 2x Storagesysteme (10-15 TB) Server(Zeit-/Zutritt) 20 x 5000€ TC´s TC´s Peripheriegeräte (Scanner / Cardreader / DCam) Arbeitsplatz (WS) Arbeitsplatz (WS) Peripherie 700 Stück * 365 € 2100 Stück * 365 € kompatibel m. neuer Struktur 30 x TS für ca. 300 Perseus-User 6 x Server für lokale WinApo-Lösung Anwendungen (DLZ) Zusatzbedarf im Worstcase (30 x 4000 €) Anwendungen (DLZ) 6 x 4000 € 300 x Server für TS-Farm Server (Terminalserver)300 x 5000€ 1 x Server für TC-Management, 1 x Server für TSSoftwareverteilung Systemmanagement Vorhandene Hardware nutzen 20 Standorte - Umrüstung Zutritt auf TCP/IP 120.000,00 02/0712/07 50.000,00 02/0712/07 500.000,00 02/0712/07 100.000,00 02/0712/07 120.000,00 02/0712/07 24.000,00 02/0712/07 1.500.000,00 02/0712/07 Software Server für Clusterserver Server für zentrale und dezentrale Server 12x MS Windows 2003 Server Enterprise 50x MS Windows 2003 Server Standard 10000x MS Windows Server Client Access Lizenz (CAL) Server Server 4x MS SQL Server Prozessorlizenz a 15.000€ CAL-Lizenzen (TS) Zentraler Testserver (Frameware Server) Arbeitsplatz (WS) Arbeitsplatz (WS) 18.000,00 02/0712/07 25.000,00 02/0712/07 200.000,00 02/0712/07 60.000,00 02/0712/07 10000 Stück * 60 € vorhandene Hardware Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 42 Kostenart Position Betrag (brutto) Ursrünglicher Ansatz DLZ Office Wordbox Paketierung TP Anwendungen Ursrünglicher Ansatz Terminalserver AD/Exchange Zutrittskontrolle Datensicherung Virenschutz TP Server Bemerkung Fachteam Teilprojekt Praxisbeispiel: Technische Ressourcen Konsolidierter Ressourcenbedarf (Ausschnitt) Fälligkeit Betrag (brutto) Hardware 6x große 64-Bit Cluster (2xFile, 2xMail, SQL, Print) Server = 12x Server a 10.000€ 142.800,00 10x zusätzliche Standardserver a 5.000€ Server zentrale Sonderserver 59.500,00 2x Storagesysteme (10-15 TB) Server 20 Standorte - Umrüstung Zutritt auf TCP/IP Server(Zeit-/Zutritt) 20 x 5000€ TC´s TC´s Peripheriegeräte (Scanner / Cardreader / DCam) Arbeitsplatz (WS) Arbeitsplatz (WS) Peripherie 700 Stück * 365 € 2100 Stück * 365 € kompatibel m. neuer Struktur 30 x TS für ca. 300 Perseus-User Anwendungen (DLZ) 6 x Server für lokale WinApo-Lösung Anwendungen (DLZ) Zusatzbedarf im Worstcase (30 x 4000 €) 6 x 4000 € 240 x Server für TS-Farm Server (Terminalserver) 270 x 5000€ 1 x Server für TC-Management, 1 x Server für TSSoftwareverteilung Systemmanagement 595.000,00 Vorhandene Hardware nutzen Zwischensumme HW 0,00 120.000,00 02/0712/07 50.000,00 02/0712/07 500.000,00 02/0712/07 100.000,00 02/0712/07 0,00 120.000,00 0,00 24.000,00 1.428.000,00 1.500.000,00 02/0712/07 0 2.225.300,00 0,00 Software 12x MS Windows 2003 Server Enterprise Server für Clusterserver 10000x MS Windows Server Client Access Lizenz (CAL) Server 4x MS SQL Server Prozessorlizenz a 15.000€ Server Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 33.700,00 0,00 70.000,00 18.000,00 02/0712/07 200.000,00 02/0712/07 60.000,00 02/0712/07 Klärung am 13./14.06.06 43 kubus-IT Ansatz gegenüber Anforderung reduziert Ansatz gegenüber Anforderung aufgestockt Praxisbeispiel: Kostenplan (Ausschnitt) Kostenplan in Euro - SOLL - Projekt NIMBUS Kom ponenten/Zeitraum Investitionen Projekt-Budget direkte Projektkosten Aug 06 Sep 06 Okt 06 Nov 06 Dez 06 4.276.121 - geplant Personalkosten Jul 06 8.506 0 0 0 0 1.358.180 2.304.000 115.200 115.200 115.200 115.200 115.200 115.200 558.800 49.283 48.333 43.333 53.333 43.333 43.333 7.138.921 172.989 163.533 158.533 168.533 158.533 1.516.713 (Sachkosten) Gesam t-Budget in Euro Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 44 Planoptimierung Ziel: Optimierung des Projektplanes Projekt soll zum frühest möglichen Termin enden Ressourcen sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden Kosten sollen so gering wie möglich sein Idee/Vorgehen Ersten Planungsentwurf iterativ überarbeiten Mehrere Planungsalternativen erstellen a optimale Lösung wählen Termine: Konzentration auf den kritischen Pfad Zeitliche Reduktion kritischer Vorgänge verkürzt Endtermin Achtung: Nicht kritische Vorgänge können dabei „kritisch“ werden! Ressourcen: Bessere Auslastung der Ressourcen erzielen durch Analyse der Ressourcenhistogramme Kosten: Teure Ressourcen durch preiswertere ersetzen dadurch Kostenreduktion (erzeugt ggf. späteren Projektendtermin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit Auftraggeber erforderlich!) Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 45 Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht? Gesicherter Vorgehensplan für die Projektdurchführung Zielgerechter Ressourceneinsatz Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind ermittelt a Verminderung des Projektrisikos Projektplan: Basis für effiziente Projektsteuerung Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia kubus-IT 46
