Protokoll der Sitzung 15.12.2005 - Zentral

AG BBLV : Erfahrungsaustausch zur Umstellung des Büchertransportdienstes
Protokoll des Treffens am 15.12. 2005 in der ZLB
Teilnehmer:
Frau Berghaus-Sprengel (ZLB / Leihverkehrszentrale)
Frau Meyer, Frau Wiese, Frau Banz ( Staatsbibliothek)
Frau Gaschütz ( UB Potsdam)
Herr Zäpke, Herr Harnack ( UB der HU)
Frau Berthold (UB der EUV, Frankfurt / O.)
Frau Bruske (UB der FU)
Frau Bahlburg, Frau Preuß, Herr Peter ( UB der TU)
Herr Triebel ( BTD der UB Göttingen)
Nach einer kurzen Einleitung durch Frau Berghaus-Sprengel stellt Herr Triebel nochmal das
Konzept des Büchertransportdienstes ( BTD) durch die UB Göttingen vor.
Das bisherige System des Büchertransportes in Berlin u. Brandenburg lief über verschiedene
Länderzentralen (mit Verteilstation in der Staatsbibliothek) und eigenem Bücherauto,
teilweise auch schon mit Containern. Der Durchlauf eines Buches dauerte mindestens 1
Woche häufig auch sehr viel länger.
Die Hauptpunkte der Verbesserung bei dem neuen System sollen wesentlich kürzere
Laufzeiten und eine Kostenoptimierung sein.
Laufzeiten / Versand
Um bessere Laufzeiten zu erreichen, ist es nötig, eine zentrale Hauptumschlagbasis (HUB) in
der Mitte Deutschlands zu haben, da nur von dort die Belieferung an alle Orte der
Bundesrepublik innerhalb von 24 Stunden gewährleistet werden kann.
Bei Tests mit Transporten zwischen Göttingen und Flensburg bzw. Göttingen und Konstanz
über einen Zeitraum von 3 Monaten erreichten 94 % der Lieferungen ihren Bestimmungsort
innerhalb von 24 Stunden.
Das System kann jedoch nur optimal funktionieren, wenn möglichst alle Bibliotheken
mitmachen und die noch existierenden Länderzentralen nicht zwischengeschaltet werden.
Zur Zeit werden ca.100 Bibliotheken mit täglichem Versand über Göttingen beliefert und ca.
200 Bibliotheken noch über die Länderzentralen (dadurch ergibt sich eine zeitliche
Verzögerung von 1-2 Tagen)
Unklarheit herrschte über den Unterschied zwischen dem Versand über Göttingen und dem
Direktversand an die zur Zeit noch bestehenden Länderzentralen bzw. direkt an die
Bibliotheken. Hierzu erklärte Herr Triebel:
Nur die Bibliotheken, die in der Liste mit einem Kreuz versehen sind, können direkt mit
einem Container beliefert werden, denn nur diese verfügen über eigene Container und die
entsprechende Transportmöglichkeit. Wird ein Container an eine Bibliothek direkt geschickt,
die nicht mit einem Kreuz gekennzeichnet ist, bekommt man seinen Container nicht zurück.
Direktversand unter Umgehung der Göttinger HUB an andere Länderzentralen ist auch bei
Bibliotheken möglich, bei denen als Verteilerzentrum hinter dem Sigel nicht Göttingen steht.
Auf Wunsch der Anwesenden wird Herr Triebel eine Liste mit den Adressen der noch
vorhandenen Länderzentralen schicken.
Ein umfangreicher Tauschversand ist über den Containertransport nicht vorgesehen,
ebensowenig der Versand aller Briefpost einer UB (Briefe in kleinen Mengen sind möglich).
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Es besteht sonst die Gefahr, daß sich der Preis pro Container erhöht, da das Auspacken und
Sortieren bei umfangreicher Briefpost zu lange dauert. (Bei der jetzigen Kalkulation wird für
einen Container eine Zeit von ca. 10 Minuten veranschlagt).
Der Kopienversand über die Container ist weiterhin möglich. Die Kopien werden nicht
gezählt und nicht berechnet.
Zum Schluß bittet Herr Triebel noch um eine möglichst große Kennzeichnung der
Bibliotheksadresse mit Angabe der Art der Bibliothek (UB, LB etc.), Stadt und Sigel
und möglichst klein die eigene Absenderadresse.
Kostenoptimierung / Kalkulation
Zu diesem Punkt s. die beigefügten Daten von Herrn Triebel im Attachment
Zur Erläuterung der Kostenkalkulation stellt Herr Triebel die dazu von Göttingen erhobenen
Daten vor. Grundlagen der Berechnungen waren geschätzte Zahlen nach dem alten
Transportsystem. Eine neue Kalkulation wurde mit den echten Zahlen aus der Zeit vom 1. 11.
bis 9. 12. 2005 erstellt.
In den 8,06 € die Göttingen pro Container berechnet, sind sämtliche Kosten enthalten wie z.B.
Kosten für die Dienststelle, Personalkosten etc. Mit dieser Summe werden die Kosten gedeckt
und kein Gewinn erzielt.
Für jedes über Göttingen transportierte Buch kommt man so auf einen Preis von ca. 0,31 €.
Durch den Direktversand können die Bibliotheken weitere Kosten einsparen, da dann die
zusätzliche Berechnung der Container in Göttingen (8,06 €) wegfällt.
Nach Auswertungen in NRW schätzt die HUB, daß ca. 20 % der Sendungen an der HUB
vorbeigeschickt werden könnten. (Das ist abhängig von der Größe der Bibliothek und der
Menge der Lieferungen)
Die eingesparten Kosten im Direktversand widersprechen jedoch dem Bedürfnis nach
schnellerer Lieferung, da bei den meisten Bibliotheken für einen lohnenden Direktversand
Bücher gesammelt werden müßten und sich dadurch der Transport wieder verzögert.
Zur Zeit schickt auch die HUB Göttingen ihre Sendungen noch an andere Länderzentralen
und auch direkt an Bibliotheken.
Langfristiges Ziel der HUB ist es jedoch, alle Lieferungen über Göttingen laufen zu lassen
damit die Lieferzeit von 48 Stunden verwirklicht werden kann.
Die Länderzentralen werden vermutlich nach und nach abgeschafft. (als nächstes beendet die
Länderzentrale für Hamburg und Schleswig Holstein ihre Arbeit Ende 2006)
Rahmenvertrag
Auch hier gab es noch große Unklarheiten bei den Anwesenden. Es herrschte Einigkeit
darüber, daß der Beginn der Testphase sehr unglücklich verlief und dadurch einige
Mißverständnisse entstanden waren. Auch der Kontakt mit DHL verlief bei fast allen
Bibliotheken anfangs nur sehr unbefriedigend.
Der Rahmenvertrag für den Containerversand wird zwischen DHL und der teilnehmenden
Bibliothek geschlossen. Die UB Göttingen vermittelt diesen Vertrag. Je mehr Bibliotheken
sich diesem Rahmenvertrag mit DHL anschließen umso stärker wird die
Verhandlungsposition die Göttingen gegenüber DHL wahrnehmen kann, da sich dadurch die
Gesamtzahl der Pakete, die über Göttingen laufen stark erhöht. Zur Zeit werden ca. 220.000
Pakete über Göttingen versandt (Umschlag von ca. 120 Containern täglich) Es steht jeder
Bibliothek jedoch frei mit einem anderen Versand einen Rahmenvertrag abzuschließen.
Der Preis pro Paket (als solches gilt auch 1 Container bis maximal 31,5 kg) beträgt 3,54 € .
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Bibliotheken, die im Jahr weniger als 500 Pakete verschicken, müssen den Versand mit
Paketmarken organisieren, die im voraus von DHL gekauft werden müssen.
Eine Bibliothek kann, wenn sie das wünscht, auch ihren gesamten Postverkehr über diesen
Rahmenvertrag mit DHL laufen lassen, daß muß dann jedoch extra vereinbart und Göttingen
gemeldet werden.
Nach dem Ende der Testphase wird den Bibliotheken eine Vereinbarung zugeschickt, mit
deren Unterschrift die Teilnahme vertraglich geregelt wird. Diese Vereinbarung gilt zwischen
BTD Göttingen und der jeweiligen Bibliothek. (s. Mustervertrag im Attachment)
In ihr werden die Laufzeit der Vereinbarung, der Gegenstand der Vereinbarung, die Kosten,
die Zahlungsweise (= vierteljährliche Rechnung), die Zahl der Container und die Haftung
geregelt.
Die Rechnung aus Göttingen gilt nur für die aus der Vertragsbibliothek gelieferten Container.
Wenn eine Bibliothek noch Partnerbibliotheken mit beliefert, muß sie diese Unterverrechnung
selbst erstellen.
Für den Direktversand der nicht über Göttingen gehen soll, sollte sich jede Bibliothek
zusätzliche eigene (DHL-kompatible) Container bestellen, da sonst die Zahl der umlaufenden
Container nicht ausreicht. Es besteht die Möglichkeit diese Container über Herrn Triebel mit
einer Sammelbestellung günstiger zu beziehen ( Preis ca. 22 € pro Container).
Leere Container können jederzeit kostenlos zusammen mit einer vollen Kiste nach
Göttingen geschickt werden und ebenso retour. Jeder Container ist mit 500 € versichert. Die
Container können von den Bibliotheken auf Wunsch ( mit Kabelbindern) verplombt werden.
Ca. 10 % der Container werden verplombt nach Göttingen geliefert. Nach dem Sortieren
gehen sie von Göttingen unverplombt weiter. In den 7 Jahren des Containerversandes ist
bisher aber nur 1 Container verschwunden.
Auf Grund des etwas schwierigen Verlaufs der Testphase erklärt sich Herr Triebel damit
einverstanden, diese bis zum 31.1. 20006 zu verlängern. (Solange entstehen den testenden
Bibliotheken keine Kosten)
Auf Vorschlag von Frau Berghaus-Sprengel veranlaßt Herr Triebel, daß den Bibliotheken
rechtzeitig vorgefertigte Verträge (Laufzeit ab 1.2. 2006) zugeschickt werden.
Protokoll: Annette Preuß
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