Nobilis Group

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Case Study
Eine feine Nase für Qualität
Seit über 20 Jahren agiert die Nobilis Group erfolgreich im Premiumsegment der
Luxus- und Prestigedüfte. Voraussetzung dafür ist neben innovativen Duftkreationen
eine ausgeprägte Kundenorientierung mit erstklassiger Beratung und Betreuung. Um
ihre Geschäftsprozesse transparent und produktiv zu gestalten, setzt die renommierte
Vertriebsgesellschaft seit 2009 auf Dokumenten-Management mit DocuWare.
Erst 1993 gegründet, avancierte Nobilis Group in den
vergangenen zwei Jahrzehnten zum erfolgreichen
Vertriebspartner für exklusive und internationale Düfte.
Namhafte Designermarken und exquisite Nischenlabels
aus der Duft- und Kosmetikbranche bauen auf die
Kompetenz der Vertriebsgesellschaft. Eine
Erfolgsgeschichte, die sich nicht in zahlreichen
Auszeichnungen, sondern auch in einem rasanten
Unternehmenswachstum von ursprünglich sechs auf
inzwischen knapp 100 Mitarbeiter widerspiegelt. Im
harten Wettbewerb um die Gunst anspruchsvoller
Kunden spielt neben der hohen Qualität der Produkte
die exzellente Betreuung der Handelspartner und
Lieferanten eine Schlüsselrolle. 2009 wurde die ITInfrastruktur von Nobilis den immer komplexer
werdenden Unternehmensstrukturen, aber auch den
steigenden ökonomischen und ökologischen
Anforderungen angepasst. Neben einer durchgängigen
Virtualisierung der Server- und Speichersysteme
beschlossen die Verantwortlichen, die sukzessive
Digitalisierung von Geschäftsprozessen voranzutreiben.
Nobilis Group
Nobilis Group GmbH
Branche:
Handel (Konsumgüter)
Standort:
65201 Wiesbaden
Einsatzbereiche:
Auftragsbearbeitung, Buchhaltung, Marketing,
Logistik
Dokumentarten:
Auftragsbestätigungen, Bestellungen,
Lieferscheine, Ein- und Ausgangsrechnungen
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Anforderungen und Rahmenbedingungen
Durch die konsequente Virtualisierung der
Rechnerlandschaft auf letztendlich nur noch sechs
Serversysteme mit 17 virtuellen Maschinen konnte der
Platz- und Energiebedarf des Datacenters relevant
reduziert werden. Ziel der IT-Umstrukturierung waren
jedoch nicht nur Einsparungen bei den fixen
Betriebskosten. Die gezielte Implementierung moderner ITApplikationen sollte zudem dazu beitragen, zentrale
Geschäftsprozesse transparenter, produktiver und
kundenfreundlicher zu gestalten.
Die Aufgabe
Abbau des Papierarchivs
Neustrukturierung des Fax-Eingangs
Integration in ERP-System Microsoft Dynamics
Digitale Geschäftsprozesse
Als neuralgischen Punkt bei der bisherigen Abwicklung
von Betriebsabläufen identifizierten die Verantwortlichen ein aufgrund der positiven Geschäftsentwicklung stark
anwachsendes Papieraufkommen. „Auffällig ist, dass die Parfumbranche in Sachen Auftragsabwicklung
vergleichsweise immer noch eher traditionell aufgestellt ist. Nur wenige namhafte Parfum- und Drogerieketten wie
Douglas oder Müller nutzen EDI. Der überwiegende Teil der Bestellungen erreicht uns nach wie vor per Fax. Die Belege
mussten bislang zeitintensiv per Hand sortiert und an die Sachbearbeiter im Customer Service verteilt werden“, erläutert
Matthias Heinz, verantwortlicher IT-Administrator bei Nobilis. Ähnlich aufwändig gestalteten sich die Abläufe bei der
abteilungsübergreifenden Bearbeitung der papierbasierten Eingangsrechnungen.
Angestrebt wurde die komplette Digitalisierung sowohl der Bestell- als auch der Rechnungsdokumente. Das zu
implementierende DMS sollte als zentraler elektronischer Dokumenten-Pool jede Art von Eingangs- und
Ausgangsdokumenten sowie – zu einem späteren Zeitpunkt – auch Personalunterlagen und weitere vertrauliche
Geschäftsdokumente, beispielsweise Verträge, sicher archivieren und verwalten. Zu diesem Zweck und mit dem Ziel,
eine einfache Bedienung durch die etwa 50 zukünftigen DMS-Clients (25 Intensivnutzer, 25 sporadische Nutzer) zu
gewährleisten, sollte das System nahtlos in das bei Nobilis zum Einsatz kommende Warenwirtschaftssystem Microsoft
Dynamics integriert werden. Das mit der Pflege der ERP-Software beauftragte Systemhaus empfahl DocuWare.
Ausschlaggebende Auswahlkriterien waren eine zertifizierte Dynamics-Schnittstelle, eine intuitiv zu bedienende
Benutzeroberfläche sowie das modulare Produktkonzept, das Anwendern ein hohes Maß an Flexibilität hinsichtlich
späterer Ausbaustufen bietet.
Die Lösung
Eine Schlüsselrolle bei der angestrebten Digitalisierung
der genannten Bearbeitungsabläufe bildete die
Neustrukturierung des Faxeingangs. Mandantenabhängig
wurden verschiedene Faxnummern für die
Bestellannahme eingerichtet; vier über einen PC-Faxserver
sowie ein klassisches Faxgerät mit Papierausgabe.
„Unsere Außendienstmitarbeiter wurden mit BarcodeAufklebern ausgestattet. Sie sammeln die Bestellungen,
kleben, je nach Mandant, einen unterschiedlichen Barcode
auf das Bestellformular und schicken das Dokument dann
an die zugehörige PC-Faxnummer“, erläutert Matthias
Heinz. Direkte Bestellungen von Kleinkunden, die nicht
über den Nobilis-Außendienst betreut werden, laufen nach
wie vor auf dem Faxgerät mit Papierausgabe ein. Dort
werden sie – wie in der Vergangenheit – manuell sortiert,
mit Barcode-Aufklebern versehen und über leistungsstarke
Multifunktionsgeräte von Konica Minolta eingelesen und
digitalisiert.
Erfasst und klassifiziert werden alle eintreffenden
Bestellungen über die elektronische
Belegerfassungssoftware RecSolution. Dabei handelt es
sich um eine effektive Lösung zur automatischen
Erfassung von und Datenextraktion aus Rechnungen,
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Avisen und weiteren Dokumenten, die sich nahtlos in
DocuWare integrieren lässt. Die Dokumente können dabei
nicht nur ausgelesen und mit bestehenden Datenstämmen
abgeglichen, sondern auch direkt klassifiziert, geprüft,
archiviert und verbucht werden. Über einen integrierten
Scan-Client kann RecSolution Daten sowohl aus
Papierdokumenten als auch aus elektronischen
Dokumenten erfassen. Dabei ist es egal, ob es sich bei
den Dokumenten um Bilddateien (PDF, TIF usw.) oder um
strukturierte Textdateien (XLS, XML, EDIFACT usw.)
handelt.
Eingesetzte Module
Active Import
Task Manager
RecSolution
MS SQL Runtime for DocuWare
Ebenfalls in den neukonzipierten Erfassungskreislauf
integriert wurden Bestellungen, die per E-Mail eintreffen.
Sie werden in PDF-Dateien umgewandelt und in einen Briefkorb verschoben, der ebenfalls von RecSolution überwacht
wird. Auch Eingangsrechnungen werden im Bereich der Buchhaltung digitalisiert und im zentralen Dokumenten-Pool
abgelegt. Beteiligte Fachabteilungen werden per E-Mail über die vorliegende Eingangsrechnung informiert.
Fachbereichsleiter können das entsprechende elektronische Dokument überprüfen, ablehnen oder zur Zahlung
freigeben.
Die Vorteile
Insbesondere aufgrund der neuen Fax-Architektur im
Bestellwesen konnte das Papieraufkommen nach
Angaben von Matthias Heinz, sowohl was die
Schreibtische der Sachbearbeiter als auch das
Papierarchiv betrifft, drastisch reduziert werden. „Etwa 70
% der Bestellungen laufen heute bereits digital ein. Die
restlichen 100 bis 150 Bestellungen, die uns täglich noch
papierbasiert erreichen, werden nach dem Scannen
direkt vernichtet und gelangen nicht in den
Bearbeitungskreislauf“, erläutert der IT-Spezialist. Die
Arbeitsplätze der Mitarbeiter im Customer Service sind
mit zwei Bildschirmen ausgestattet. Die digital
vorliegenden Bestellungen können so auf einem
separaten Monitor aufgerufen und die einzelnen
Positionen bequem in das ERP-System übernommen
werden.
Die Vorteile
Kostenreduktion bei der Papierablage
Effizientere Prozesse
Geringere Fehlerquoten
Bessere Auskunftsfähigkeit durch mehr
Transparenz
Engere Kundenbindung
Eine Vorgehensweise, die nicht nur ökologischen
Anforderungen Rechnung trägt, sondern die Produktivität
der Bearbeitung deutlich erhöht, indem lästige
Suchzeiten vermieden und Fehler bei der
Bestellerfassung reduziert werden. Auch die
Auskunftsfähigkeit, die im Hinblick auf die
Kundenbindung und das Verhältnis zu den Zulieferern
eine wichtige Rolle spielt, konnte deutlich verbessert
werden. Aufgrund der Tatsache, dass sowohl die
Bestellformulare als auch die Eingangsrechnungen per
Knopfdruck sofort verfügbar sind, können eventuelle
Unstimmigkeiten bei Bestellungen oder der
Bearbeitungsstatus einer Eingangsrechnung im direkten
Dialog mit dem Anrufer ermittelt und geklärt werden.
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Fazit
„Obwohl wir keine detaillierte ROI-Kalkulation erstellt haben, ist inzwischen sehr deutlich geworden, dass sich die
Investition in das Dokumentenmanagement-Projekt schnell amortisiert hat. Nicht nur wegen der gesteigerten
Produktivität, sondern auch weil wir die Kosten für ein exponentiell wachsendes Papierarchiv vermeiden konnten",
resümiert Matthias Heinz. Rund 500.000 Dokumente wurden in den vergangenen vier Jahren im zentralen DokumentenPool abgelegt. Als ein Beispiel für nachweisbare Zeiteinsparungen nennt er das tägliche Sortieren der einlaufenden
Bestellungen. Die dafür aufgebrachte Zeit konnte von teilweise mehr als zwei Stunden auf heute maximal 30 Minuten
reduziert werden.
Die betriebswirtschaftlichen Vorteile, aber auch die hohe Akzeptanz seitens der Mitarbeiter, haben die NobilisVerantwortlichen dazu animiert, sukzessiv weitere Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Die Ansatzpunkte dafür sind
nach den Worten von Matthias Heinz vielfältig. So soll mittelfristig der papierbasierte Faxeingang gänzlich eliminiert
werden, beispielsweise indem Kleinkunden mit vorgefertigten Bestellformularen ausgestattet werden, die bereits mit
Barcode versehen sind. Neben der Weiterentwicklung der bestehenden Lösungen im Bereich der Buchhaltung und im
Customer Service stehen auch Pläne für den DMS-Einsatz in der Personalabteilung und im Vertriebsaußendienst auf
der Agenda. „Im sicherheitskritischen Personalwesen prüfen wir derzeit, inwieweit sich die technologischen
Möglichkeiten mit den gesetzlichen Rahmenbedingungen in Einklang bringen lassen. Aufgrund der enorm wachsenden
Bedeutung der Mobilität denken wir außerdem darüber nach, unsere Außendienstler, die bislang über Blackberry
Smartphones mit der Unternehmenszentrale kommunizieren, mit modernen Tablet-Computern auszustatten“, so
Matthias Heinz. Unter akutem Handlungs- und Zeitdruck sieht er sich diesbezüglich allerdings nicht. „Der Leitsatz
,Qualität vor Schnelligkeit‘ gilt nicht nur für das Design neuer innovativer Duftkreationen, sondern auch für die
Digitalisierung unser Geschäftsprozesse“, macht IT-Administrator Heinz deutlich.
„Die Parfumbranche ist in Sachen Auftragsabwicklung vergleichsweise
traditionell aufgestellt. Somit erreichen uns nach wie vor viele Bestellungen
hauptsächlich per Fax. Die zeitintensive Bearbeitung der Faxe nahm vor dem
DMS-Einsatz in der Regel täglich mehr als zwei Stunden in Anspruch. Heute
ist dieser Vorgang in maximal 30 Minuten erledigt.“
Matthias Heinz, IT-Administrator, Nobilis Group GmbH, Wiesbaden
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