ELOas Automation Service - ELO Digital Office GmbH
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ELOas Automation Service Automatisierung von Abläufen im Archiv Sebastian Hanisch Trainer ELO Akademie [email protected] ELOas Automation Service Einsatzmöglichkeiten des ELOas Der ELOas Automation Service soll den Anwendern die tägliche Arbeit erleichtern und helfen Fehler zu vermeiden bzw. zu korrigieren. • • • • • • • Automatisches Verschieben im Archiv Befüllen der Verschlagwortung Setzen der Zugriffsrechte (ACL) Zugriff auf externe Datenquellen Korrektur von fehlerhaften Daten Vererbung von Informationen Erweiterungen durch Java-Script ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 2 ELOas Beispiel 1 Verschieben Unsortiert abgelegte Dokumente automatisch verschieben Anhand eines Beispiels können Sie sehen, wie ELOas nach Dokumenten sucht, diese verschiebt und zur gleichen Zeit die Zugriffsrechte einrichtet. Ablage und Verschlagwortung des Dokuments ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall auslösen z.B.: ein Schlagwort ELOas verschiebt das Dokument im Archiv und erstellt wenn nötig die erforderlichen Strukturelemente. Die ACL wird ebenfalls von ELOas nach unseren Vorgaben verändert. ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 3 ELOas Beispiel 1 Verschieben Unsortiert abgelegte Dokumente automatisch verschieben Das abgelegte Dokument wird durch die ELO Dropzone voll verschlagwortet abgelegt. Im Zuge dessen wird auch ein Indexfeld mit einem Suchwert für den ELOas befüllt. Ablage und Verschlagwortung des Dokuments ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall auslösen z.B.: ein Schlagwort ELOas verschiebt das Dokument im Archiv und erstellt wenn nötig die erforderlichen Strukturelemente. Die ACL wird ebenfalls von ELOas verändert. ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 4 ELOas Beispiel 1 Verschieben Unsortiert abgelegte Dokumente automatisch verschieben Der Suchwert für ELOas lautet in diesem Fall „unbearbeitet“. Findet ELOas ein Dokument mit diesem Wert wird eine Aktion (Regel) ausgelöst. Ablage und Verschlagwortung des Dokuments ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall auslösen z.B.: ein Schlagwort ELOas verschiebt das Dokument im Archiv und erstellt wenn nötig die erforderlichen Strukturelemente. Die ACL wird ebenfalls von ELOas verändert. ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 5 ELOas Beispiel 1 Verschieben Unsortiert abgelegte Dokumente automatisch verschieben Findet ELOas Dokumente mit „unbearbeitet“ wird das Dokument verschoben und die Zugriffsrechte werden neu vergeben. Ablage und Verschlagwortung des Dokuments ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall auslösen z.B.: ein Schlagwort ELOas verschiebt das Dokument im Archiv und erstellt wenn nötig die erforderlichen Strukturelemente. Die ACL wird ebenfalls von ELOas verändert. ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 6 ELOas Beispiel 2 externe Datenquellen Zugriff auf eine SQL Datenbank und austauschen der Verschlagwortung In diesem Beispiel sehen Sie wie ELOas Verschlagwortungsinformationen austauscht und dafür auf eine Datenbank als Quelle zugreift. Ablage und Verschlagwortung der Dokumente. ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall auslösen z.B.: ein Schlagwort Durch eine Skripterweiterung greift ELOas auf eine Datenbank zu und tauscht die Verschlagwortung aus. ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 7 ELOas Beispiel 2 externe Datenquellen Zugriff auf eine SQL Datenbank und austauschen der Verschlagwortung Es werden Dokumente mit dem Barcodemodul abgelegt. Die Informationen aus dem Barcode werden in die Verschlagwortungsmaske eingetragen. Ablage und Verschlagwortung der Dokumente. ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall auslösen z.B.: ein Schlagwort Durch eine Skripterweiterung greift ELOas auf eine Datenbank zu und tauscht die Verschlagwortung aus. ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 8 ELOas Beispiel 2 externe Datenquellen Zugriff auf eine SQL Datenbank und austauschen der Verschlagwortung ELOas findet die Dokumente anhand eines Schlagworts im Archiv. Die Regel für das austauschen der Verschlagwortung wird ausgeführt. Ablage und Verschlagwortung der Dokumente. ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall auslösen z.B.: ein Schlagwort Durch eine Skripterweiterung greift ELOas auf eine Datenbank zu und tauscht die Verschlagwortung aus. ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 9 ELOas Beispiel 2 externe Datenquellen Zugriff auf eine SQL Datenbank und austauschen der Verschlagwortung ELOas gleicht die alten Werte in der Verschlagwortung mit einer Datenbank ab. Die Verschlagwortung wird danach ausgetauscht und die Dokumente verschoben. Ablage und Verschlagwortung der Dokumente. ELOas sucht nach Kriterien die einen Regelfall auslösen z.B.: ein Schlagwort Durch eine Skripterweiterung greift ELOas auf eine Datenbank zu und tauscht die Verschlagwortung aus. ELO ECM-Tour 2015 | www.elo.com 10 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Haben Sie noch Fragen? ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D-70178 Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Industriestrasse 50b, CH-8304 Wallisellen Die ELO Homepage finden Sie unter: www.elo.com ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft®, MS®, Windows®, Word® und Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. 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